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MC 520
User Manual
90 pgs1.14 Mb1

AASTRA MC 520, MC 520N, MC 640 User Manual

4 (3)
MC 520N
Postes 520 / 520N / 640
MC 640
GUIDE UTILISATEUR
MC 520
●
Introduction ………………………………………………………………………………… p 2
●
Les “Numériques” MC 520/520N/640 …………………………………………………… p 3
1 Appeler un correspondant ……………………………………………………………… p 9
●
Codes des principaux services …………………………………………………………… p 86
Sommaire
Sommaire
1
Introduction
Introduction
2
Un nouveau poste téléphonique ou un nouveau système vient de vous être installé.
Il offre de nombreuses possibilités et facilités.
Ce guide a pour objectif de vous guider, pas à pas, lors de la prise en main de ce nouvel outil.
Prenez-en connaissance tranquillement en prévoyant un peu de temps. Lorsque vous maîtriserez vos manipulations les plus courantes... tout sera joué.
Rien n’est difficile, ni incompréhensible, il vous suffit de lire et de suivre les instructions.
Vous découvrirez alors la rapidité, le gain de temps et ne pourrez plus vous passez de ce poste, totalement adapté à vos besoins.
Alors... suivez le guide !
Une technologie de pointe pour un très grand confort d’utilisation
Le téléphone est un outil essentiel de votre efficacité quotidienne.
Vous souhaitez disposer d’un outil à la fois complet et performant, mais aussi, simple et rapide d’utilisation.
MATRA NORTEL COMMUNICATIONS a conçu cette gamme de terminaux pour ceux qui trou­vaient leur téléphone trop compliqué ou pas assez performant.
Laissez-vous guider par votre terminal…
Introduction
3
Les “Numériques”
MC 520/520N/640
Les “Numériques”
MC 520/520N/640
Introduction
4
L’un des avantages déterminants de ces terminaux est leur écran interactif, qui vous informe au bon moment des services téléphoniques à votre disposition : seules apparaissent les fonctions effectivement utilisables à un moment donné.
Les exemples donnés dans ce guide peuvent ne pas correspondre exactement à ce que vous voyez sur votre terminal. Les services proposés dépendent dynamiquement de vos choix.
Pour ce faire, cinq touches interactives, correspondant aux messages affichés sur l’écran, vous permettent d’accéder à ces services par simple pression sur la touche de votre choix.
Plus besoin de rechercher l’information dans un guide, pas de numéros de code compliqués à mémoriser : vous vous laisser tout simplement guider par votre terminal, vous dialoguez avec lui. Ses messages sont clairs et simples.
Communiquez efficace
Vos terminaux sont de véritables téléphones “mains libres”, pour renforcer encore l’efficacité de vos communications. Sans décrocher, vous appelez votre correspondant et entrez en communication avec lui. Ainsi, vous consultez vos dossiers ou prenez des notes en toute liberté. De même, vous pouvez répondre à tout appel sans aucune manipulation grâce à la touche
☞
MAINS LIBRES
Introduction
5
Simplifiez-vous la vie… Laissez-vous guider par l’afficheur de votre terminal
L’afficheur du terminal :
La première ligne ❶ indique ici le jour, la date et l’heure ou la situation dans laquelle se trouve votre terminal à un instant donné (dans notre cas, au démarrage de l’installation). Messages reçus, renvois effectués, etc… peuvent ensuite apparaître sur cet écran). La deuxième ligne
❷ propose les exploitations accessibles à partir des touches interactives ❸ situées sous l’afficheur. Vous avez au maximum 5 messages ou services simultanément. Chaque service proposé correspond à une touche interactive. Dans certains cas, le nombre de services disponibles peut être supérieur à 5. Votre afficheur vous en informe en faisant apparaître le message. Appuyez sur la touche interactive associée à ce message pour faire apparaître les services suivants. Pour revenir en arrière, appuyez sur la touche interactive correspondant au message
Remarque : Le contenu de l’afficheur est fonction des possibilités offertes.
Mercredi 18 Septembre 16 : 04
Comm Récup. Service Langue
❶ ❷
❸
❹
☞
☞
SUITE
OU
Les “Numériques”
MC 520/520N/640
Introduction
6
Les touches interactives ❸ servent à mettre en œuvre les services téléphoniques proposés sur la deuxième ligne de votre afficheur.
Les touches personnalisables ❹ servent à appeler les numéros enregistrés, ou à activer/désactiver les facilités programmées sur ces touches, ou à superviser des postes…
L’exemple ci-dessus correspond à la présentation de votre terminal en situation de repos.
Les dialogues proposés,
correspondent aux dialogues de “Commandes” : pour téléphoner.
vous permet, votre terminal en situation de repos :
● d’activer ou de désactiver une facilité,
● de programmer votre terminal.
Dans ce cas, vous pouvez également utiliser la touche
qui vous permet de choisir la langue utilisée sur l’afficheur.
qui vous permet de régler le niveau de contraste de l’afficheur
(selon version)
COMM. RÉCUP.
SERVICE
LANGUE
ECRAN
☞
PROGRAMMATION
Introduction
7
Apprenez à utiliser votre téléphone
Vous trouverez, dans ce manuel, les manipulations pour accéder aux principales fonctions de votre terminal :
● appeler un correspondant par son numéro, qu’il soit interne (voir 1.1.) ou externe
(voir 1.2.) à l’entreprise,
● appeler un correspondant (interne ou externe) par la fonction de prénumérotation
(voir 1.3.1.) ou par répétition du dernier numéro composé (voir 1.3.2.) ou par une touche programmée
(voir 1.3.3.) ou par son n° abrégé dans votre répertoire (voir 1.3.4.)
ou par son nom (voir 1.3.5.),
● appeler un 2
e
correspondant pendant que vous êtes en communication (voir 2.1.),
puis reprendre le 1
er
(voir 2.2.) ou passer alternativement de l’un à l’autre (voir 2.3.) ou communiquer en même temps avec les 2 (voir 2.4.) ou transférer la communication entre les 2 correspondants
(voir 2.5.),
● recevoir un appel (voir 3.1.) ou plusieurs et passer de l’un à l’autre (voir 3.3.), dévier
un appel
(voir 3.2.),
Les “Numériques”
MC 520/520N/640
Introduction
8
● intercepter un appel, qu’il vienne de la sonnerie générale (voir 4.1.) ou d’un poste
appartenant ou non à votre groupe d’interception
(voir 4.3. et 4.2.),
● filtrer un appel entre deux postes : Directeur et Secrétaire (voir 5.1., 5.2. et 5.3.) ou
l’annuler
(voir 5.4.),
● renvoyer vos appels vers un autre poste ou vers un numéro extérieur ou vers une boîte
vocale, soit immédiatement, soit en différé, soit sur occupation
(voir 6.1) ou annuler les
renvois
(voir 6.2.),
● personnaliser votre poste en programmant des numéros abrégés dans votre répertoire
(voir 7.1.), ou un rendez-vous (voir 7.2.), ou un code personnel de verrouillage (voir 7.3.) ou une interdiction d’appels extérieurs (voir 7.4.) ou plus de réception
d’appels (ne pas déranger)
(voir 7.5.) ou la protection de votre ligne pendant une
transmission de données
(voir 7.6.) ou des touches ou services (voir 7.7.).
Remarque :
Ce guide n’est pas exhaustif, il ne présente que les possibilités les plus courantes du produit.
Appeler un correspondant
9
Appeler
un correspondant
1.1. CORRESPONDANT INTERNE
1.1.1. Appel d’un correspondant interne à votre entreprise
Cas courant
A partir de votre clavier de numérotation :
Décrochez
Composez le n° de poste de votre correspondant
ou voir 1.3.
Sur l’afficheur de votre terminal, vous voyez comme ci-dessous :
- le nom de votre correspondant,
- l’état de son poste (libre, occupé, etc.),
- les nouveaux services proposés.
☞
N° POSTE
A. ANTOINE LIBRE
Dé but Rappel Aviser
Appeler un correspondant
10
☞
Lorsque votre correspondant répond, parlez.
En fin de communication, raccrochez ou appuyez sur la touche
Remarque :
Pour mettre en service le haut-parleur :
● Appuyez sur la touche .
En cours de communication, en appuyant sur les touches ou , vous pouvez régler le niveau d’écoute :
- du haut-parleur si celui-ci est activé,
- du combiné sur les postes acceptant cette fonction, lorsque le haut-parleur est désactivé.
Remarques :
Vous pouvez appeler un correspondant sans décrocher votre combiné :
° Composez son numéro
le haut-parleur se met automatiquement en service.
° Dès que vous entendez votre correspondant, parlez ° Pour raccrocher, appuyez sur la touche
Dans la suite du guide, “Raccrochez” signifie :
- soit raccrochez le combiné,
- soit appuyez sur la touche si vous n’avez pas décroché votre combiné.
Appeler
un correspondant
-
+
Appeler un correspondant
11
Cas particulier : le standard
A partir de votre clavier de numérotation :
Saisissez directement le code
ou
Appuyez successivement sur les touches interactives
puis
puis
Lorsque le standard répond, décrochez ou parlez si vous êtes en mains libres
En fin de conversation, raccrochez.
☞
COMM.
☞
STANDARD
☞
☞
☞
9
Appeler un correspondant
12
Appeler
un correspondant
1.1.2. Si le poste du correspondant interne que vous appelez est occupé
Rappel automatique
Votre correspondant est en ligne, vous pouvez demander un rappel automatique de votre poste. Pour cela :
Appuyez sur la touche interactive
Raccrochez.
Dès que la ligne de votre correspondant “en rappel” est libre, votre téléphone sonne. Puis, dès que vous décrochez votre combiné, le téléphone de votre correspondant “en rappel” sonne aussi. La communication s’établit alors entre les deux postes.
☞
☞
RAPPEL
Appeler un correspondant
13
1.2. CORRESPONDANT EXTERNE
1.2.1. Appel d’un correspondant externe à votre entreprise
Cas courant
A partir de votre clavier de numérotation :
Composez le code d’accès à l’extérieur
puis, le n° complet de votre correspondant.
ou voir 1.3.
En fin de communication, raccrochez.
Numéro abrégé
Un correspondant externe peut être appelé par un numéro abrégé que vous pouvez trouver en consultant l’annuaire de votre entreprise. Dans ce cas, pour l’appeler :
Composez le n° abrégé (sans le code d’accès à l’extérieur)
En fin de communication, raccrochez.
☞ ☞
☞
0
☞
☞
N° EXTÉRIEUR
N° ABRÉGÉ
Appeler
un correspondant
Appeler un correspondant
14
1.2.2. Si le poste du correspondant externe que vous appelez est occupé ou ne répond pas
Stockage du n° de votre correspondant
Votre correspondant extérieur est en ligne, vous pouvez enregistrer provisoirement son n° pour essayer de le rappeler ultérieurement. Pour cela :
Appuyez sur la touche
Le n° de votre correspondant est alors mémorisé et vous pourrez le rappeler plus tard. C’est la fonction de stockage. Un voyant lumineux s’allume.
Raccrochez.
Appuyez à nouveau sur la touche pour rappeler le n° enregistré
(même si ce n’est pas le dernier numéro composé). C’est la fonction de réémission.
☞
☞
☞
STOCKAGE RÉÉMISSION
STOCKAGE RÉÉMISSION
Appeler un correspondant
15
Annulation du stockage
Pour annuler votre stockage :
Enregistrez un nouveau numéro par dessus le précédent
ou
Saisissez successivement les codes
Le voyant lumineux s’éteint.
ou
Au moyen de l’afficheur interactif :
Appuyez successivement sur les touches
puis
puis
☞
7
9
SERVICE
☞
FACULTÉ
☞
☞
Appeler
un correspondant
Appeler un correspondant
16
puis
puis
puis
Raccrochez.
Le numéro n’est plus mémorisé. Le voyant lumineux s’éteint.
MÉMOIRE
STOCKAGE
☞
ANNUL.
☞ ☞
☞
Appeler un correspondant
17
1.3. POUR TOUS LES CORRESPONDANTS
1.3.1. Fonction de prénumérotation
A tout moment, vous pouvez composer un numéro, le modifier au moyen de la touche
“Gomme”, et établir la communication quand vous le souhaitez en appuyant sur la touche “Appel”. Pour cela :
Appuyez successivement sur les touches interactives
puis
Composez alors le numéro de votre correspondant
Pour corriger le n° de votre correspondant
Appuyez sur la touche interactive
Le dernier chiffre affiché s’efface.
Retapez le chiffre
☞
☞
COMM.
☞
PRENUM
☞
☞
GOMME
N° POSTE ou N° EXTER
NE
N°
Appeler
un correspondant
Appeler un correspondant
18
Pour déclencher l’appel après avoir numéroté
Appuyez sur la touche interactive
Parlez.
En fin de conversation, raccrochez.
1.3.2. Répétition du dernier numéro composé
Pour rappeler le dernier numéro composé :
Appuyez sur la touche
Lorsque votre correspondant répond, décrochez et parlez.
En fin de communication, raccrochez.
APPEL
☞
BIS
☞
☞
☞
Appeler un correspondant
19
1.3.3. Appel d’un correspondant par une touche personnalisable
Le numéro de votre correspondant peut être mémorisé au niveau d’une touche personnalisable. Pour établir une communication avec ce correspondant :
Appuyez directement sur cette touche programmée
(cf. paragraphe 7.7. sur la programmation des touches personnalisables).
Lorsque votre correspondant répond, parlez.
En fin de communication, raccrochez.
1.3.4. Appel d’un correspondant par son n° abrégé de votre répertoire
Votre correspondant peut avoir un n° abrégé que vous avez créé au moyen de la fonction répertoire personnel
(cf. paragraphe 7.1. sur la programmation des touches
d’un répertoire)
.
Pour établir une communication avec ce correspondant :
Appuyez sur la touche
Sélectionnez le n° abrégé correspondant au n° de répertoire (entre 0 et 9) de votre interlocuteur, en appuyant sur l’une des touches numériques du clavier
Parlez.
☞
☞
☞
RÉPERTOIRE
☞
DE 0 À 9
Appeler
un correspondant
Appeler un correspondant
20
En fin de communication, raccrochez.
1.3.5. Appel d’un correspondant par son nom
Pour appeler un correspondant par son nom en utilisant l’annuaire des noms déclarés :
Appuyez successivement sur les touches interactives
puis
Si vous possédez un poste à 40 touches (MC640 ou MC520 + MC600 ou MC520N + MC500N)
Appuyez successivement sur les touches programmables correspondant aux lettres du nom
Ou, si vous possédez un poste à 20 touches (MC520, MC520N)
Appuyez sur les touches de numérotation correspondant aux lettres du nom. Lorsque 2 lettres
d’une même touche doivent être saisies à la suite, forcer l’avance du curseur à l’aide de la touche #.
Pour corriger, utilisez si nécessaire la touche interactive
NOM
NOM
☞ ☞
☞
☞
COMM.
☞
GOMME
NOM INT.
NOM
NOM
MATRA
Consult. Appel Gomme
Appeler un correspondant
21
Pour vérifier le nom, appuyez sur la touche interactive
puis jusqu’au bon nom
enfin, parlez.
En fin de communication, raccrochez.
Remarques :
Vous pouvez appeler des n° extérieurs si les noms correspondants ont été déclarés. Dans ce cas, utilisez la touche interactive NOM EXT.
1.3.6. Mise en attente d’un correspondant
Vous êtes en communication avec un correspondant et vous désirez le mettre en attente :
Appuyez sur la touche
Une musique d’attente ou une tonalité se met en route pour faire patienter le correspondant en ligne. Le voyant s’allume.
Pour le reprendre appuyez sur la touche
Le voyant s’éteint.
☞
CONSULT.
☞
SUITE
☞
☞
APPEL
GARDE
GARDE
☞ ☞
Appeler un deuxième
correspondant
Appeler un deuxième correspondant
22
2.1. DOUBLE APPEL
Vous êtes en communication avec un correspondant, et vous désirez communiquer avec un 2
e
correspondant, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise.
A partir de votre afficheur interactif :
Appuyez sur la touche interactive
Saisissez le n° de votre 2
e
correspondant
puis appuyez sur la touche interactive
ou A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez sur la touche
puis numérotez
ou
Appuyez sur une touche programmée
N° POSTE ou EXTER
NE
☞
N° POSTE ou EXTER
NE
☞
PRENUM
☞
APPEL
☞ ☞
R
☞
A. ANTOINE
Comm. Prenum Début Parking
Vous êtes en communication avec votre 2e correspondant, votre 1ercorrespondant est mis sur musique d’attente ou avec une tonalité. Vous avez alors le choix entre les solutions que vous montre l’afficheur :
A titre d’exemple, vous êtes en communication avec Antoine (à gauche de l’afficheur) et Charles est en attente (à droite de l’afficheur).
2.2. REPRISE
Si vous désirez récupérer votre 1ercorrespondant (celui de droite sur l’afficheur), et libérer votre 2
e
correspondant.
A partir de votre afficheur interactif :
Appuyez sur la touche
ou A partir de votre clavier de numérotation :
Saisissez les codes suivants
Vous récupérez alors votre 1ercorrespondant, la communication avec le 2eest coupée.
Appeler un deuxième correspondant
23
A. ANTOINE C.CHARLES
Reprise Alternat Conf. Début Transf
☞
☞
R
1
REPRISE
Appeler un deuxième
correspondant
Appeler un deuxième correspondant
24
2.3. ALTERNAT
Si vous désirez passer alternativement du 1erau 2ecorrespondant. A partir de votre afficheur interactif :
Appuyez sur la touche
ou
A partir de votre clavier de numérotation :
Saisissez les codes suivants
Vous communiquez alternativement avec chacun des 2 correspondants, mais ils ne peuvent communiquer entre eux. L’afficheur évolue à chaque fois : le correspondant avec qui vous parlez est à gauche de l’afficheur.
2.4. CONFÉRENCE
Si vous désirez communiquer en même temps avec vos 2 correspondants. A partir de votre afficheur interactif :
Appuyez sur la touche
☞
☞
☞
R
2
ALTERNAT.
CONF.
ou
A partir de votre clavier de numérotation :
Saisissez les codes suivants
Vous établissez une conférence à 3 personnes. Un “et” apparaît sur l’afficheur entre le nom de vos deux correspondants. Si l’un raccroche, vous restez en ligne avec l’autre.
2.5. TRANSFERT
Si vous désirez transférer la communication de votre 1ercorrespondant à votre 2e correspondant.
Appuyez sur la touche interactive
Raccrochez votre combiné
Vos 2 correspondants sont alors seuls en ligne, sans vous.
Remarque :
Le transfert n’est pas toujours possible entre 2 correspondants extérieurs à l’entreprise. En cas d’échec, votre poste sonne à nouveau. En aucun cas vous ne perdez le correspondant.
Appeler un deuxième correspondant
25
☞
☞
☞
TRANSF.
R
3
Recevoir
un ou plusieurs appels
Recevoir un ou plusieurs appels
26
3.1. RÉCEPTION D’UN APPEL
Votre téléphone sonne, vous avez un appel :
Décrochez le combiné téléphonique
ou
Appuyez sur la touche
Votre correspondant est alors en ligne.
Parlez.
En fin de communication, raccrochez.
Remarque :
Vous pouvez entendre un correspondant sans décrocher votre combiné :
° Appuyez sur la touche “ Mains Libres ” quand votre téléphone est au repos. ° Dès que quelqu’un vous appelle, vous entendez une seule sonnerie, ° Vous pouvez alors communiquer avec votre correspondant sans décrocher votre
combiné, il vous suffit de parler.
☞
☞
MAINS LIBRES
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