ALCATEL Advanced Reflexes User Manual [fr]

Alcatel Advanced Reflexes™

Alcatel OmniPCX Office

A R C H I T E C T S O F A N I N T E R N E T W O R L D

Manuel utilisateur

En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions.

Votre poste numérique Alcatel Advanced Reflexes vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Ergonomique, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous offre :

un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple,

des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie,

un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom,

des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions...).

Performant, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous propose :

un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre (transfert d’appel, conférence à 3...),

des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...),

un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...).

*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique

2

Comment utiliser ce guide?

Vous disposez d’un poste numérique Alcatel Advanced Reflexes. De grandes zones d’affichage, un navigateur et un clavier alphabétique, vous feront bénéficier de son ergonomie et de son confort d’utilisation.

• Actions	• Clavier
décrocher.			Clavier numérique.
raccrocher.			Clavier alphabétique.
Description d’une action			Touche spécifique du
ou d’un contexte.			clavier numérique.

• Navigateur

Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite.

• Afficheur et touches afficheur

	Dupond Guy			Vue partielle de
				l’afficheur.
				Touche afficheur.

•Touches programmables et icones

touche d’appel.

Icone associée à une touche.

Touche préprogrammée (fonction symbolisée par son icone).

• Touches audios

Écoute amplifiée.

mains libres.

Réglage “moins”.

Réglage “plus”.

• Autres touches fixes

Touche fixe.

Touche MENU.

• Autres symboles utilisés

Autre alternative à la séquence d’action.

Informations importantes.

De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe.

Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d’un astérisque (*) ne sont accessibles que pour certaines versions logicielles.

3

Sommaire

	Votre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	p.8
1.	. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Téléphoner	p.11

1.1Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné

	(mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	p.11
1.2	Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . .	p.12
1.3	Appeler à l’intérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . .	p.12

1.4Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de

l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 1.5 Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . p.14 1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . p.14 1.7 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15 1.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . p.15 1.9 Rappeler * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16

1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouve-

ler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16

1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16

1.12 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . p.17 1.13 Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 1.14 Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18 1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . p.19 1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . p.20

1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20

1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.21

4

2.

. . . . . . . . . . . . . . .En cours de communication

p.22

2.1Appeler un second correspondant en cours de commu-

nication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22

2.2 Recevoir un second appel en cours de communication p.22

2.3 Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23

2.4 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . p.24

2.5Converser simultanément avec 2 correspondants inter-

nes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24

2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . p.25

2.7Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p.26

	2.8	S’informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . .	p.27
	2.9	Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . .	p.28
	2.10 Mémoriser un numéro * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .		p.28
3.	. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .L’Esprit d’Entreprise		p.29

3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . p.29 3.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 3.3 Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30 3.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30 3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice . . p.31 3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . p.32 3.7 Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32

3.8Appeler un correspondant interne sur son récepteur

	portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	p.33
3.9	Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . .	p.33
3.10	Envoyer un message écrit à un correspondant interne .	p.34
3.11	Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS. . .	p.36
3.12	Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . .	p.36
3.13	Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste
	de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	p.38
3.14	Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe
	de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	p.39
3.15	Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif	p.39
3.16	Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	p.40

Sommaire

5

4.		. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Rester en contact	p.41
		. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.1 Choix des appels à renvoyer	p.41

4.2Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi im-

médiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41 4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . p.42 4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . p.42

4.5L’assistant personnel : un seul numéro pour vous join-

dre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42

4.6Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de re-

cherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43 4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . p.44 4.8 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44 4.9 Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . p.45 4.10 Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45 4.11 Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46

4.12 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communica-

tion (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46 4.13 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47 4.14 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . p.48

4.15Laisser un message d’absence à vos appelants internes. p.49

4.16Consulter les messages écrits laissés en votre absence. p.50

5.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Gérer vos coûts

p.51

5.1Imputer directement le coût de vos appels sur des

comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51

5.2Connaître le coût d’une communication externe établie

pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.51

5.3Imputer le coût d’une communication externe à votre

Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52

6

6.

. . . . . . . . . .Votre poste s’ajuste à vos besoins

p.53

6.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53 6.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53 6.3 Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54 6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . p.54 6.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . p.55 6.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55 6.7 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . p.56 6.8 Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . p.57 6.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . p.58 6.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . p.59 6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur p.59 6.12 Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59

Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60

Sommaire

7

So

Votre téléphone

Navigateur

Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement).

	Ligne du haut
Page		Page
précédente		suivante
	Ligne du bas

Touche guide

Elle permet :

•d'obtenir des infos sur le poste

•de programmer les touches

Voyant lumineux indiquant la présence de messages.

Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus.

Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation.

Touches audio

Haut-parleur (HP) :

pour partager une conversation

pour diminuer le		pour augmenter
volume du HP		le volume du HP
ou du combiné		ou du combiné

Mains libres :

pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher

Clavier alphabétique

Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la programmation.

Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.

8

Afficheur et touches afficheur

Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.

				Rappeler le numéro de votre choix.				Renvoyer vos appels vers un autre
	N°Mémo
						Renvoi
								numéro.

Verrou	Interdire l’envoi d’appels externes.	Lire+	Afficher plus d’informations si besoin.

RdV

IntApp

Fixer un rendez-vous.

Intercepter un appel destiné à un tiers.

Perso.

Opérat

Personnaliser votre poste.

Programmer les données de l’entreprise.

Touches programmables et icones

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones :

Icones de communication:

Appel en cours (clignotant).

Communication en cours.

Communication en attente.

Communication en garde commune.

Icones de fonction:

Fonction activée.

Fonction nécessitant une action.

Occupation du poste ou d’une ligne.

Touches de fonction pré-programmées d’origine :

Renvoyer les appels vers un autre destinataire.

Accéder aux différents services de messagerie. Accéder à votre répertoire personnel.

Transférer un appel vers un autre poste.

Appeler un correspondant Numéris.

9

Placer les étiquettes des touches programmables

Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables.

1.Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de touches).

2.Soulevez le cache bloc de touches.;

3.Glissez votre étiquette imprimée.

4.Remettez le cache en place.

10

1Téléphoner

Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné 1.1 (mains libres)

touche

d’appel

n° de votre

correspondant

	Hélène				vous êtes en position
					mains libres
	nom de votre					terminer
correspondant						votre appel

En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel.

vous êtes en communication

11

1

1.2	Appeler à l’extérieur de l’entreprise
• Établir un appel :

0155667000

touche d’appel			n° de votre
“N° externe”			correspondant

vous informe sur l’état de votre communication

0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public.

1.3	Appeler à l’intérieur de l’entreprise

n° de poste	code par défaut de la
	fonction “Appel des
	opératrices”

touche d’appel n°

de poste

nom et n° de la personne appelée

12

• Si le correspondant interne ou externe ne répond pas :

¤Rapp

Texte

¤Entre

sur le

demander le rappel

transmettre un

passer un message

haut-parleur du poste

du poste occupé

message écrit

libre

MémoN°

accéder à l’écran suivant

mémoriser le numéro pour

rappeler ultérieurement

Appeler votre correspondant par son nom (annuaire 1.4 de l’entreprise)

Dupond Guy

premières lettres

du nom de votre

correspondant

propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son numéro d’ordre dans une liste

• Si le nom convient

Envoi

appeler votre correspondant

1

Téléphoner

13

Tél

1

• Si le nom du correspondant ne vous convient pas :

Prénom

Gomme

Suiv

étendre la

effacer la dernière lettre

afficher le nom suivant

recherche

saisie

Préc

Sortie

afficher le nom précédent

revenir au menu principal

1.5	Appeler par votre répertoire personnel

présente les 10 premiers noms du répertoire déjà programmés*

Hélène
appeler un	accéder aux autres
correspondant choisi	correspondants

* Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre répertoire personnel'.

1.6	Appeler un numéro du répertoire collectif

Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.

n° abrégé

14

1.7	Recevoir un appel

votre poste sonne

• Pour répondre :

Dupond Guy

nom ou numéro du correspondant

1.8	Filtrage d’appel via la messagerie vocale

Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle.

• Activer le filtrage :

touche programmée

'Filtrage MV'

entrer votre mot de passe

• A la réception d’un appel :
	vous entendez la personne
0155667000	déposer son message
nom ou n° de	mains libres pour
l’appelant	prendre l’appel

1

Téléphoner

pour arrêter			même touche pour arrêter
l’écoute seulement			l’écoute et désactiver le
			filtrage

15

Tél

1

1.9 Rappeler*

Bis

sélectionner la fonction "Bis"

Suiv

Préc

Appel

sélectionner le n° parmi les 10	rappeler le
derniers émis	numéro de
	votre choix

Mémoriser temporairement un numéro pour 1.10 renouveler votre appel

le poste de votre correspondant ne répond pas

MémoN°

enregistrer le n°

composé

le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un autre numéro

• Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :

N°Mémo
	0155667000
appel	n° mémorisé

Demander un rappel automatique lorsque votre 1.11 correspondant interne est occupé

correspondant interne occupé	¤Rapp
l’acceptation du rappel s’affiche

16

• Annuler la demande de rappel :

×Rapp

1.12	Recevoir un appel interne en interphonie

Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.

la diode associée s’allume

1

Téléphoner

Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.

1.13	Émettre en fréquences vocales

En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.

en cours de communication

¤FV	×FV
pour activer	pour désactiver

La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.

17

Tél

1

1.14	Appeler un correspondant RNIS

	l’écran affiche le n° composé
n° du correspondant
Envoi	Gomme	Sortie
envoyer votre	effacer le dernier	revenir à l’écran initial
appel	caractère

accéder aux services RNIS

	*
Adress	Secret
ajouter une sous-	garder secrète votre
adresse	identité

Texte

envoyer un message écrit

* Envoyer une sous-adresse

Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sousadresse” de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son téléphone...).

Adress	OK	Envoi
	composer la sous-
	adresse sur le clavier

18