HP LASERJET 9000MFP, LASERJET 4345, LASERJET 9065MFP, LASERJET 9055MFP, LASERJET 4345MFP User Manual

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hp mfp digital sending

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Edition 5, 12/2007

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Table des matières

1 HP MFP Digital Sending Software version

Fonctions et options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Présentation de l'architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Prise en charge héritée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

HP Address Book Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Anciens modèles de MFP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Environnements et protocoles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Systèmes d'exploitation réseau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Prise en charge de Novell NetWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Types de destination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Messagerie électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Télécopie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Authentification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Méthodes d'authentification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Fonctions d'adressage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Disponibilité de l’authentification et du carnet d’adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Carnets d’adresses personnels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Conservation des carnets d’adresses MFP locaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Licence du logiciel HP DSS version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2 Outils de prise en charge et procédures

Outils de prise en charge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Utilisation du service Windows pour démarrer et arrêter le logiciel. . . . . . . . . . . . . . . .24

Utilisation de l'utilitaire Configuration Utility du logiciel HP MFP DSS . . . . . . . . . . . . . . 24

Utilisation du journal d'activités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Utilisation du journal des événements Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Utilisation de l'ABM (HP Address Book Manager). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

3 Dépannage

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Sources d'informations liées aux problèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Problèmes d'envoi numérique courants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Messages du journal de l’observateur Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Messages du panneau de commande. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Messages de l’utilitaire Configuration Utility du logiciel HP MFP DSS . . . . . . . . . . . . .38

Code d’erreur DSMP (Distributed Session Management Protocol). . . . . . . . . . . . . . . . 40

4 Assistance clientèle et garantie

Support technique et assistance clientèle HP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

Déclaration de garantie limitée Hewlett-Packard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Termes de la licence du logiciel HP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Partie 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Index

FRWW Table des matières iii

iv Table des matières FRWW

HP MFP Digital Sending

Software version

Fonctions et options

Le logiciel HP MFP Digital Sending version (logiciel DSS version permet aux MFP HP (multifunction peripheral - périphérique multifonction) d'envoyer des documents numérisés directement vers divers types de destination.

● Messagerie électronique

Envoyez le document sous la forme d'une pièce jointe vers une ou plusieurs adresses électroniques. Les destinataires peuvent imprimer, stocker et transmettre les documents qu'ils reçoivent par ce biais . Ils peuvent également ouvrir les documents dans différents programmes et les modifier en fonction de leurs besoins.

● Télécopie

Envoyez le document vers un ou plusieurs télécopieurs. Les destinataires reçoivent les documents comme toute autre télécopie. Trois types de télécopie sont pris en charge : Télécopie pour réseau local (LAN fax), télécopie Microsoft télécopie Internet.

● Dossier

Envoyez le document vers un ou plusieurs dossiers réseau partagés. Les utilisateurs peuvent choisir dans une liste de dossiers prédéfinie ou spécifier une destination, si elle est authentifiée, à partir du panneau de commande.

Les systèmes d’exploitation prenant en charge les destinations de dossier incluent Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 et Novell.

FRWW Fonctions et options 1

Windows® 2000 ou XP et

● Messagerie secondaire

La fonction de messagerie secondaire est conçue pour les solutions nécessitant le sécurisation des données. Cette fonction agit en interaction avec une application tierce pour fournir une solution complète. La f oncti on de messagerie secondaire diffèr e de la f onction de messagerie électronique classique : les données échangées entre le MFP et le serveur HP DSS sont ch iffrées. Un message électronique conforme rfc822 avec les données numérisées en pièce jointe est créé dans le dossier « \hpemail2 » dans le répertoire du programme DSS. L’application tierce qui gère ce dossier traite les messages électroniques et les envoie de façon sécurisée.

Le nom de la touche du panneau de commande sur le MFP est défini par l’administrateur HP DSS . La fonction est identique à celle de la messagerie électronique et utilise les mêmes champs et carnets d’adresses.

● Workflow

Le Workflow permet aux utilisateurs de MFP d’envoyer avec les documents numérisés des informations complémentaires, vers un emplacement réseau spécifié. Les invites du panneau de commande MFP sont utilisées pour demander à l’utilisateur des informations spécifiques. Les applications tierces qu i gèrent le dossier réseau peuvent ensuite récupérer et déchiffrer les informations pour effectuer les opérations souhaitées sur l’image numérisée.

● Envoi vers une imprimante, envoi vers un serveur FTP

La fonction de Workflow permet d’envoyer des documents vers des imp rimantes réseau et des serveurs FTP de destination accessibles à partir du réseau.

Le processus d'envoi n umérique transf orme des inf ormations imprimées en images numériques . Les documents sont numérisés dans un premier temps sur le MFP, puis transmis à un PC connecté à un réseau, sur lequel est installé le logiciel HP DSS version Le logiciel HP DSS version peut également être configuré de façon à demander l'authentification de l'utilisateur, ce qui garantit que seules les personnes autorisées utilisent les fonctions d'envoi numérique du MFP.

Sur le panneau de commande du MFP, les utilisateurs sélectionnent l'option d'envoi v oulue . A ce stade, les fonctions dépendent de l'option.

Option

Fonctions

d’envoi

Courrier électronique

Télécopie

Dossier

Messagerie secondaire

Workflow

● Remplissez les champs A, De, CC, CCI, Objet manuellement.

● Sélectionnez les destinataires du message électronique dans un carnet d’adresses.

● Choisissez la numérisation recto verso et d'autres paramètres de numérisation

(comme le format du fichier) à partir du panneau de commande.

● Saisissez manuellement les numéros de télécopie.

● Faites votre choix dans la liste de numérotation rapide.

● Choisissez la numérisation recto verso à partir du panneau de commande.

● Sélectionnez les destinations de votre dossier à partir d'une liste prédéfinie

● Entrez un chemin de dossier spécifique (si authentifié)

● Spécifiez les paramètres de fichier, tels que Type de fichier/Résolution/Taille du

fichier/Couleur ou N/B et Nom du fichier

● Remplissez les champs A, De, CC, CCI, Objet manuellement.

● Sélectionnez les destinations de messagerie électronique dans un carnet

d'adresses.

● Choisissez la numérisation recto verso et d'autres paramètres de numérisation

(comme le format du fichier) à partir du panneau de commande.

● Spécifiez une destination de Workflow à partir du menu

● Entrez les informations dans les champs de l’invite en les tapant ou en les

sélectionnant dans des listes déroulantes. Les données saisies peuvent contenir l’heure, la date et des données numériques ou des chaînes (données alphanumériques)

2 Chapitre 1 - HP MFP Digital Sending Software version FRWW

Le logiciel HP DSS version permet d'effectuer les opérations suivantes :

● Authentifie les préférences de connexion de l'utilisateur sur le MFP, si ce dernier a été

paramétré pour cette opération.

● Gère la transmission simultanée d'images numérisées à partir de chaque MFP du réseau

vers plusieurs types de destination.

● Ajoute des informations d’adressage.

● Code le message.

● Communique avec les serveurs configurés par l'administrateur pour l'envoi numérique (par

exemple, un serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour les messages électroniques ou un serveur LAN fax pour les télécopies).

● Met à jour les carnets d’adresses.

● Synchronise les carnets d’adresses avec le serve ur LDAP (Lightweight Directory Access

Protocol), s'il est paramétré pour effectuer cette opération.

Configuration

La configuration du logiciel HP DSS version est renforcée dans l’utilitaire Configuration Utility du logiciel HP MFP DSS qui configure toutes les options et est installé sur l’ordinateur de l’administrateur. Utilisez cet utilitaire pour configurer toutes les options d'envoi numérique et contrôler les activités.

Utilisation de l’utilitaire Configuration Utility du logiciel HP MFP Digital Sending Software

L’utilitaire Configuration Utility du logiciel HP MFP Digital Sending Software peut être utilisé pour configurer toutes les fonctions d’envoi numériques.

Suivez les instructions ci-après pour ouvrir le progra mme.

1 Sur le serveur sur lequel le logiciel HP DSS est installé, cliquez sur Démarrer,

Programmes, Hewlett-Packard, puis sur HP MFP Digital Sending Software et enfin sur Configuration Utility.

2 Dans la boîte de dialogue Configuration de HP Digital Sending Software, sélectionnez

Cet ordinateur et cliquez sur OK.

Utilisation de l’onglet Général

L’onglet Général contient la licence HP DSS et les coordonnées de l’administrateur. Lors de l’installation initiale du logiciel HP Digital Sending, celui-ci est totalement opérationnel en

mode d'évaluation pour une période donnée. La section Licences de l’onglet Général affiche l’entrée Licence d'évaluation. La période d'évaluation restante s’affiche dans cette entrée. Une fois que cette période a expiré, le logiciel devient inutilisable jusqu’à l’installation d’une licence valide. Reportez-vous à la section « plus d’informations.

Ajout d’une licence 1 Cliquez sur le bouton Ajouter. La boîte de dialogue Ajouter une licence apparaît. 2 Entrez le code de clé de licence à 20 chiffres correspondant à la licence que vous installez.

Licence du logiciel HP DSS version », page 22 pour

3 Cliquez sur OK. 4 Si elle est valide, la nouvelle licence apparaît dans la liste des licences installées et le

nombre total de postes est mis à jour pour refléter les postes fournis par cette licence.

FRWW Fonctions et options 3

Suppression de licences

1 Dans la liste des licences installées, choisissez celles que vous voulez supprimer. 2 Cliquez sur le bouton Supprimer. 3 Les licences sélectionnées sont supprimées de la liste et le nomb re total de postes est mis à

jour pour refléter le nombre courant de postes fournis par les licences restantes, le cas échéant.

Remarque Les licences de communication et d’accès sécurisé provenant de la version précédente du logiciel

HP Digital Sending (version 3.0) sont prises en charge. Ces types de licences sont automatiquement convertis en licences de processus de Workflow et de gestion de documents.

Saisissez les informations de contact de l’administrateur dans la zone Informations sur

l'administrateur de cet onglet. Sélectionnez la case Signaler les erreurs critiques à l'administrateur si vous souhaitez recevoir par courrier électronique une notification des erreurs

nécessitant une assistance de l’administrateur.

Utilisation de l’onglet Messagerie électronique

Le service d’envoi numérique utilise le protocole SMTP pour envoyer des messages électroniques aux adresses Internet. Il est fortement recommandé d’installer la passer elle SMTP sur votre propre réseau local. Cependant, vous pouvez également configurer votre produit pour la fonctionnalité de courrier électronique même si vos services de messagerie sont offerts par un fournisseur de services Internet (ISP) via une ligne d’abonné numérique (DSL).

Vous pouvez aussi utiliser le protocole SMTP étendu (ESMTP, Extended SMTP) pour envoyer des messages électroniques, si votre serveur le prend en charge. Cette fonctionnalité est automatiquement détectée et aucune configuration spécifique n’est requise. Le service de messagerie électronique est également compatible avec la norme DSN (Delivery Status Notification, notification de l’état de la distribution).

Le document numérisé ave c le périphérique devient une pièce jointe du message électronique. Le format de fichiers .PDF (Portable Document Format) est le plus utilisé pour les pièces jointes car il permet aux destinataires d’afficher et d’imprimer les documents. Les utilisateurs peuvent obtenir une version g r atuite d’Ado be® Acrobat ® Reade r pour visualiser les fichiers .PDF à partir du site Web d’Adobe Systems Incorporated (http://www.adobe.com) .

Utilisez l’onglet Messagerie électroniqu e du programme de configuration pour configurer et organiser les serveurs de messagerie SMTP utilisés par le logiciel HP DSS pour envoyer des messages électroniques.

Pour ajouter des serveurs SMTP :

1 Cliquez sur Rechercher les serveurs pour rechercher tous les serveurs SMTP du réseau. 2 La liste des serveurs SMTP apparaît. Sélectionnez-en un ou plusieurs puis cliquez sur OK.

Les serveurs sélectionnés sont chargés dans la liste Serveur de passerelle SMTP.

Remarque Si le processus de recherche ne trouve aucun serveur SMTP, utilisez le bouton Ajouter de l’onglet

Messagerie électroni que pour ajouter le serveur SMTP manu ellement en saisissant son nom d’hôte

ou son adresse IP.

3 Sélectionnez chaque serveur, puis cliquez sur le bouton Modifier.... La boîte de dialogue

Modifier la passerelle SMTP apparaît.

4 Si la passerelle SMTP spécifiée possède une taille de fichier maximale, sélectionnez-la dans

la liste déroulante Taille de fichier maximale.

5 Cliquez sur Tester pour vérifier la présence de la passerelle SMTP.

4 Chapitre 1 - HP MFP Digital Sending Software version FRWW

Remarque Si le test échoue, vérifiez de nouveau l’adresse de la passerelle, puis contactez l’administrateur du

réseau pour savoir si le serveur SMTP fonctionne.

6 Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres SMTP. 7 Ajoutez autant de serveurs SMTP que nécessaire et utilisez les flèches de déplacement

pour changer l’ordre de priorité.

8 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les para mètres de courrier électronique.

Utilisation de l’onglet Messagerie secondaire

De nombreux fournisseurs de logiciels tiers offrent d es se rvices de distribution de messages électroniques sécurisée. Par exemple, Omtool propose une solution de messagerie sécurisée qui crypte les messages électroniques et nécessite l’authentification des destinataires po ur que le message puisse être transmis. La fonction Messagerie secondaire est conçue po ur fonctionner avec des programmes tiers qui ajoutent un niveau de sécurité supplémentaire aux données. Cette fonction diffère de la fonction de messagerie électronique classique dans la mesure où les données échangées entre le périphérique et le serveur HP DSS sont chiffrées. Un message électronique conforme rfc822 avec les données numérisées en p ièce jo inte est créé dans le dossier « \HPEMAIL2 » da ns le rép ertoire du programme HP DSS du serveur HP DSS. Le programme tiers qui gère ce dossier traite les messages électroniques et les envoie de façon sécurisée.

1 Cochez la case Activer Envoyer vers messagerie secondaire pour activer l’option de

messagerie secondaire.

2 La liste déroulante Nom d'affichage de l'écran d'accueil vous permet de sélectionner le

nom d’affichage qui apparaît à l’écran du panneau de commande MFP pour la messagerie secondaire. Saisissez un nom d’affichage personnalisé dans la zone Nom d'affichage de l'écran d'accueil ou sélectionnez l’une des options suivantes :

• Messagerie secondaire

• Messagerie sécurisée

• Messagerie spécialisée

3 Cliquez sur le bouton Avancés de cet onglet pour spécifier les en-têtes que vous souhaitez

intégrer à vos courriers.

Utilisation de l’onglet Authentification

L’onglet Authentification permet de contrôler la méthode d’authentification des utilisateurs lorsque ceux-ci utilisent les fonctions d’envoi numérique. L’authentification est une fonctionnalité de sécurité importante. Il est fortement recommandé d’activer l’authentification afin d’empêcher toute utilisation non autorisée des fonctions d’envoi numérique.

Pour activer l’authentification, commencez par sélectionner une option dans la liste déroulante Méthode d’authentification. Les options sont les suivantes :

● Aucun

● Microsoft Windows

● Serveur LDAP

● Novell NDS (si le logiciel client Novell est disponible)

● Novell Bindery (si le logiciel client Novell est disponible)

FRWW Fonctions et options 5

Utilisation de la configuration LDAP

Après sélection d’une méthode d’authentification dans l’ong let Authentification, les paramètres de configuration LDAP apparaissent. Le protocole LDAP extrait l’adresse électronique d’un utilisateur authentifié. Une fois que ce dernier a saisi des informations de connexion valides, le programme les utilise afin de trouver un attribut correspondant dans la base de données LDAP. Une fois la correspondance établie, identifiant ainsi l'utilisateur dans la base de données, l'adresse électronique de celui-ci est extraite via un autre attribut de cette base. Les paramètres LDAP comprennent :

● Options de configuration du logiciel HP DSS pour obtenir l’accès au serveur LDAP

● Options de recherche dans la base de données pour obtenir des adr esses él ectroniques

d’utilisateur

Suivez les instructions ci-après pour configurer le serveur LDAP. 1 Cliquez sur le bouton Rechercher les serveurs. Le programme recherche les serveurs

LDAP sur le réseau, puis la boîte de dialogue Sélectionner le serveur LDAP, contenant la liste des serveurs LDAP du réseau, apparaît.

2 Sélectionnez le serveur LDAP que vous souhaitez utiliser. Les informations relatives à ce

serveur s’affichent.

3 Cliquez sur OK pour accepter le serveur sélectionné. Les informations du serveur

apparaissent dans l’onglet Authentification.

4 Cliquez sur le bouton Tester dans l’onglet Authentification pour tester les paramètres.

Dans la boîte de dialogue Tester l'authentification de l'utilisateur, saisissez les informations de connexion au réseau d’un utilisateur pour vérifier si le serveur LDAP réussit à extraire une adresse électronique.

Remarque Si le processus de recherche de serveurs ne trouve aucun serveur LDAP, vous pouvez saisir le nom

d’hôte ou l’adresse IP du serveur LDAP dans la zone de texte Serveur LDAP, puis utiliser le bouton Rechercher les paramè tres pour extraire les paramètres du serveu r. Si la communication avec le

serveur LDAP est impossible, contactez votre administrateur réseau pour obtenir de l’aide en vue du dépannage.

Utilisation de l’onglet Télécopie

L’onglet Télécopie permet de contrôler tous les paramètres de télécopie de HP DSS. Pour configurer l’option de télécopie, commencez par sélectionner la liste déroulante Méthode

de télécopie. Les options suivantes sont disponibles :

● Aucun

● Réseau local (LAN fax)

● Télécopie Internet

● Télécopie MS Windows 2000

Selon la méthode sélectionnée, le paramètres applicables s’affichent dans l’onglet Télécopie. Pour configurer un service de télécopie pour réseau local

Suivez ces instructions pour configurer la télécopie à l’aide du service de télécopie de votre réseau local.

1 Sélectionnez LAN fax dans la liste déroulante de l’onglet Télécopie. 2 Sélectionnez le nom de votre logi ciel de télécopie en réseau dans la zone déroulante Nom

du produit.

3 Cliquez sur le bouton Avancés… pour configurer les paramètres d’entrée et de sortie de

votre logiciel de télécopie en réseau local.

6 Chapitre 1 - HP MFP Digital Sending Software version FRWW

4 Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier réseau utilisé par votre logiciel

de télécopie.

5 Remplissez la zone Informations d’identifi cation pour accéder au doss ier , si nécessaire.

Utilisez le bouton Vérifier l’accès au dossier pour test er les informations de connexion et vous assurer que vous avez accès au dossier.

6 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les para mètres de télécopie en réseau local. Pour configurer un service de télécopie Internet

Avec un service de télécopie Internet, les télécopies sont envoyées au moyen de la messagerie électronique. Le logiciel HP DSS permet à l’utilisateur de spécifier un numéro de télécopie de manière traditionnelle. Ensuite, le logiciel crée et envoie la télécopie sous forme de message électronique.

1 Sélectionnez Télécopie Internet dans la liste déroulante de l’onglet Télécopie. 2 Saisissez le nom de domaine de votre fournisseur de télécopies Internet dans la zone de

texte Domaine fournisseur télécopie. Le logiciel HP DSS utilise le numéro de téléphone saisi dans le périphérique, puis utilise ce nom de domaine pour créer l’adresse de messagerie électronique. Par exemple, [numéro tél]@efax.com

3 Saisissez une adresse de messagerie valide dans la zone de texte Adresse électronique

du compte de télécopie par défaut. Cette adresse sera utilisée pour toute télécopie

Internet retournée ou ayant échoué.

4 Cochez cette case si vous souhaitez sur le logiciel HP DSS utilise l’adresse électronique de

l’utilisateur comme adresse de renvoi.

5 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les para mètres de télécopie Internet. Pour configurer un service de télécopie Windows 2000

Pour utiliser le service de télécopie Windows 2000, vous devez disposer d’un modem de télécopieur sur le serveur HP DSS.

1 Sélectionnez Télécopie MS Windows 2000 dans la liste déroulante de l’onglet Télécopie. 2 Cliquez sur le bouton Propriétés de télécopie. La boîte de dialogue de configuration de la

télécopie de Windows apparaît. Saisissez les informations requises.

3 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les para mètres de télécopie Windows 2000.

Utilisation de l’onglet Envoyer vers dossier

L’onglet Envoyer vers dossier est utilisé pour configurer la fonction d'envoi vers un dossier. Pour activer cette option, sélectionnez la case Activer Envoyer vers dossier.

1 Cliquez sur Ajouter… pour ajouter un nouveau dossier. La boîte de di alogue Ajout d’un

dossier prédéfini apparaît.

2 Saisissez un nom pour le dossier dans la zone de texte Pseudonyme. Ce nom apparaît

ensuite dans l’interface du panneau de commande du périphérique.

3 Cliquez sur Parcourir… pour rechercher l’emplacement d’un dossier, puis cliquez sur OK

pour l’accepter.

Remarque Les systèmes d’exploitation pris en charge pour les destinations de dossiers sont Windows 98,

Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 et Novell.

4 Sélectionnez les informations de connexion que vous souhaitez utiliser pour accéder au

dossier à partir de la liste déroulante Informations d’accès. Si vous sélectionnez Public, le programme utilise l’option Informations d’identification pour accéder aux dossiers publics de l’onglet Dossiers. Si vous sélectionnez Utilisateur du MFP, le programme utilise les informations de connexion avec lesquelles l’utilisateur s’est connecté au périphérique.

FRWW Fonctions et options 7

5 Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres. Le nouveau dossier est ajouté à la liste.

6 Répétez les étapes 1 à 5 pour ajouter d’autres dossiers. 7 Saisissez les informations de connexion publiques permettant d’accéder aux dossiers dans

la zone Informations d’identification pour accéder aux dossiers publics de l’onglet Dossiers. Ces informations sont nécessaires à l’enregistrement de la liste des dossiers.

8 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les nouveaux dossiers.

Utilisation de l’onglet Envoyer vers Workflow

Grâce aux Workflows, les utilisateurs peuvent numériser un document et l’envoyer à une destination de Workflow personnalisée. La fonction de Workflow vous donne la possibilité d’envoyer des informations supplémentaires sous la forme d’un fichier enregistré avec le document numérisé dans un emplacement réseau ou FTP indiqué. Les invites du panneau de commande servent à rassembler des informations spécifiques. Un programme tiers qui gère le dossier réseau ou le site FTP peut ensuite récupérer et déchiffr er les informations pour réaliser les opérations spécifiées sur l’image numérisée. Vous pouvez également configurer une imprimante comme destination de Workflow afin que les utilisateurs puissent numériser un document et l’envoyer directement à une autre imprimante réseau pour impression.

Utilisez l’onglet Workflow pour configurer les processus de Workflow qui sont utilisés avec les programmes tiers. Pour activer cette fonction, commencez par sélectionner la case Activer les Workflows en haut de l’onglet.

La création d’un processus de Workflow se compose de trois parties :

● Le groupe de Workflow

● Le menu de Workflow

● Le formulaire de Workflow

Pour créer un groupe de Workflow

1 Cliquez sur le bouton Ajouter un groupe. La boîte de dialogue Groupe de Workflow

apparaît.

2 Entrez le nom du nouveau groupe. Ce nom doit être unique.

Remarque Le nom « Groupe de MFP courant » ne peut être modifié.

3 Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau groupe.

Pour créer un menu de Workflow

1 Dans l’arborescence du Workflow, sélectionnez le groupe que vous venez de créer. 2 Cliquez sur le bouton Ajouter un menu. La boîte de dialogue Menu de Workflow apparaît. 3 Entrez le nom du nouveau menu. Ce nom doit être unique au sein du groupe de Workflow. 4 Sélectionnez le style du menu de Workflow. Le style détermine les options disponibles pour

les formulaires de Workflow au sein du menu de Workflow. Le seul choix disponible est le suivant : Amélioré.

5 Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau menu de Workflow.

Pour créer un formulaire de Wo rkflow d’envoi vers un dossier

1 Sélectionnez le menu de Workflow que vous venez de créer. 2 Cliquez sur le bouton Ajouter un formulaire…. La boîte de dialogue Formulaire de

Workflow apparaît.

3 Saisissez un nom pour le nouveau formulaire dans la zone de texte Nom du formulaire.

8 Chapitre 1 - HP MFP Digital Sending Software version FRWW

4 Sélectionnez le type de destination dans la liste déroulante Type de destination. Les

options disponibles sont Dossier, Site FTP et Imprimante.

Remarque Les options de la boîte de dialogue Formulaire de Workflow changent en fonction de l’option que

vous sélectionnez. La suite de ce tte procédure s’applique à l’option Dossier . Consultez les procédures suivantes pour obtenir des instructions sur la création d’un formulaire de Workflow pour un site FTP ou une imprimante.

5 Entrez le chemin du dossier de destination dans la zone de texte Chemin du dossier ou

utilisez le bouton Parcourir pour sélectionner le chemin.

6 Sélectionnez la méthode d’accès au dossier dans la liste déroulante Inf ormat ions d’accès .

Les choix possibles sont Public et Utilisateur du MFP. Si l’option Utilisateur du MFP est sélectionnée, le logiciel HP DSS utilise les informations de connexion de l’utilisateur connecté au périphérique. Si l’option Public est sélectionnée, le logiciel HP DSS utilise les

informations d’identifi cation pour accéder aux dossiers publics entrées dans l’onglet Workflow principal.

7 Dans Paramètres de fichier ima ge, sélectionnez les paramètres pour le fichier numérisé.

Ces paramètres sont nécessaires au logiciel tiers chargé du traitement du fichier.

8 Sélectionnez le type du fichier de métadonnées dans la liste déroulante Format de fichier.

Les options disponibles sont Aucun, .HPS ou .XML. Il s’agit du fichier qui contient des données rassemblées par les invites de Workflow. Si vous ne créez aucune invite, choisissez Aucun.

9 Cochez la case Générer un fichier OCR sous Paramètres OCR si le programme de

traitement nécessite un fichier OCR (reconnaissance optique de caractères). Cliquez sur le bouton Paramètres pour spécifier les paramètres OCR de langue et de format du fichier de sortie.

10 Dans la zone Invites, vous pouvez définir des invites et les réponses attendues à l’intention

de l’utilisateur du formulaire de Workflow. Les invites apparaissent sur le panneau de commande du périphérique. Les réponses aux invites sont enregistrées dans le fichier de métadonnées stocké avec le document image pour être utilisé par le programme de Workflow tiers. Suivez ces instructions pour ajouter des invites :

a Cliquez sur le bouton Ajouter… pour ajouter des invites. b Dans la boîte de dialogue Ajouter des invites, cliquez sur le bouton Nouveau pour créer

une invite. La boîte de dialogue Invite de Workflow s’ouvre.

c Dans la boîte de dialogue Invite de Workflow, sous Paramètres d’invite, saisissez le

nom de l’invite, le texte de l’invite et le texte de l’aide de l’invite. Le texte de l’aide

s’affiche si l’utilisateur touche le bouton AIDE sur le panneau de commande du MFP lorsque l’invite est affichée.

d Dans Paramètres de réponse, sélectionnez le Format de réponse et le Type de

réponse. Les options du format de réponse sont Chaîne, Nombre, Date, Heure et

Confidentialité. Le type de réponse peut être modifiable par l’utilisateur ou être une liste de sélection. S’il est modifiable par l’utilisateur, vous pouvez cocher la case L’utilisateur

doit donner une réponse pour demander une réponse.

Remarque Le format de réponse Confidentialité utilise des astérisques (*) pour masquer les caractères saisis par

l’utilisateur sur le panneau de commande. Ce type de réponse peut-être utilisé pour des informations privées, comme un mot de passe ou un numéro d’employé.

e Le cas échéant, saisissez une réponse par défaut dans la zo ne de texte Réponse par

défaut. Le programme utilise la réponse par défaut si l’utilisateur ne fournit aucune

réponse à l’invite.

FRWW Fonctions et options 9

f Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres de l’invite. La nouv elle invite est ajoutée à

la liste des invites de la boîte de dialogue Ajouter des invites. g Répétez les étapes b à f si vous voulez créer d’autres invites. h Une fois que vous avez créé toutes les invites requises, utilisez les boutons de

déplacement au bas de la liste pour organiser l’ordre des invites. i Cliquez sur OK pour accepter le nouvel ensemble d’invites. Les nouvelles invites

apparaissent dans la zone Invites de la boîte de dialogue Formulaire de Workflow.

11 Cliquez sur OK pour accepter tous les paramètres de la boîte de dialogu e Formulaire de

Workflow. Le nouveau formulaire apparaît dans la liste des Workflows de l’onglet Envoyer vers Workflow.

Remarque Vous pouvez modifier un Workflow à tout moment en le sélectionnant et en cliquant sur le

bouton Propriétés.

12 Saisissez les informations de connexion publiques permettant d’accéder aux dossie r s de

Workflow dans la zone Informations d’identification pour accéder aux dossiers publics de l’onglet Workflow. Ces informations sont nécessaires à l’enregistrement des paramè tr es de Workflow.

13 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les nouveaux paramètres de Workflow.

Pour créer un formulaire de Workflow pour un site FTP

1 Dans la boîte de dialogue Formulaire de Workflow, sélect ionnez Site FTP dans la zone

déroulante Type de destination.

2 Saisissez le nom d’hôte ou l’adresse IP du serveur FTP dans la zone de texte Serveur FTP. 3 Cliquez sur le bouton Informations d’identification, puis saisissez le nom d’utilisateur et le

mot de passe requis pour le serveur FTP. Cliquez sur OK pour enregistrer les informations de connexion.

4 Dans la zone de texte Che min du FTP, saisissez le chemin au répertoire sur le serveur FTP

à utiliser pour les documents numérisés.

5 Suivez les étapes 7 à 11 de la procédure précédente pour compléter les paramètres du

formulaire de Workflow restants et ajouter d’autres invites.

Pour créer un Workflow pour une imprimante

Vous pouvez utiliser un formulaire de Workflow pour envoyer un document numérisé à une imprimante réseau pour impression.

1 Dans la boîte de dialogue Formulaire de Workflow, sélectionnez Imprimante dans la zone

déroulante Type de destination.

2 Sélectionnez une imprimante dans la zone déroulante Sélectionner une imprimante. Elle

répertorie les imprimantes réseau disponibles.

3 Sélectionnez l’un des boutons radio pour utiliser les préférences par défaut de l’imprimante

ou les préférences personnalisées de l’imprimante. Si vous sélectionnez les préférences personnalisées de l’imprimante, cliquez sur le bouton Préférences pour les configurer.

4 Cliquez sur OK pour enregistrer le formulaire de Workflow. 5 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les paramètres dans l’onglet Workflow.

10 Chapitre 1 - HP MFP Digital Sending Software version FRWW

Utilisation de l’onglet Adressage

L’onglet Adressage est utilisé pour configurer le logiciel HP DSS afin de rendre des carnets d’adresses centralisés disponibles pour les utilisateurs du MFP.

Le Digital Sending Software permet aux utilisateurs d'accéder aux adresses contenues dans un carnet d’adresses centralisé situé sur un serveur LDAP. Toutefois, pour améliorer les performances lors de l'accès à ces adresses, u ne copie locale du carnet d’adresses peut être téléchargée à partir du serveur LDAP, puis répliquée.

Pour configure r une réplication automatique du serveur LDAP :

1 Cliquez sur le bouton Paramètres. La boîte de dialogue Réplication d’un carnet

d’adresses LDAP apparaît. 2 Cochez la case Activer la réplication du répertoire LDAP. 3 Dans l’onglet Paramètres LDAP, définissez les paramètres nécessaires pour accéder au

serveur LDAP et effectuer des recherches dans la base de données LDAP. Reportez-vous à

la section « 4 Dans l’onglet Réplication, sélection nez le progr amme de réplication de la b ase de données

LDAP. Si vous sélectionnez Tous les jours, Toutes les semaines ou Tous les mois, vous

pouvez définir une heure et un jour de la semaine pour le processus de réplication.

Carnets d’adresses personnels

Cochez la case Activer les CAP pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs carnets d’adresses personnels pour adresser des messages électroniques sur le MFP. La prise en charge des carnets d’adresses personnels n’est possible que si l’authentification est activée et que la méthode d’authentification est définie pour Microso ft Windows (voir «

l’onglet Authentification », page 5). L'interface MAPI (Messaging API) Microsoft est également

requise pour assurer l'accès aux carnets d’adresses personnels d'un utilisateur. Assurez-vous que le composant Windows Messaging est bien installé. Si vous avez déjà installé un programme client MAPI (comme Microsoft Outlook), ce composant doit déjà être en place.

Utilisation de la configuration LDAP », page 6 pour plus d’informations.

Utilisation de

Carnets d’adresses du logiciel DSS

Le logiciel HP DSS utilise des carnets d’adresses pour stocker les adresses électroniques qui sont saisies manuellement dans le périphérique par l’utilisateur. Si l’authentification de l’utilisateur est activée sur le périphérique, les adresses sont stockées dans un carnet d’adresses personnel de l’utilisateur dans le logiciel HP DSS. Dans le cas contraire, les adresses sont stockées dans un carnet d’adresses public du logiciel HP DSS. Les carnets d’adresses du logiciel HP DSS sont disponibles pour chaque MFP qu’il prend en charge. Si les adresses contenues dans ces carnets ne sont plus nécessaires, vous pouvez effacer le contenu d’un ou de tous les car net s en cliqu ant sur le b outon Effacer de la zone Carnets d’adresses DSS. La liste des carnets d’adresse s existants apparaît, ce qui vous per m et d’en effacer un ou plusieurs.

Utilisation de l’onglet Préférences

L’onglet Préférences spéficie le chemin d’accès aux fichiers temporaires du logiciel HP DSS. Ces fichiers peuvent être très volumineux, aussi il convient de choisir un emplacement pourvu d’un espace disque suffisant. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner l’emplacement.

Utilisation de l'onglet Configuration MFP

L’onglet Configuration MFP indique les MFP qui utilisent le service HP DSS et offre également une interface permettant la personnalisation des fonctions du logiciel HP DSS pour des périphériques d’envoi numérique spécifiques.

FRWW Fonctions et options 11

Pour ajouter un nouveau MFP

1 Cliquez sur le bouton Ajouter situé au bas de l’onglet. La boîte de dialogue Ajouter des

MFP apparaît.

2 Cliquez sur le bouton Rechercher les MFP pour trouver tous les MFP du réseau.

Sélectionnez le périphérique à ajouter dans la liste qui s’affiche.

Remarque Si vous connaissez le nom d’hôte ou l’adresse IP du périphérique, vous pouvez le/la saisir dans la

zone de texte Nom de l'hôte ou adresse IP située sous Saisir manuellement le nom réseau d'un MFP au lieu d’utiliser le bouton Rechercher les MFP.

3 Si vous souhaitez que le périphérique ajouté utilise les mêmes paramètres qu’un

périphérique précédemment configuré, sélectionnez ce dernier dans la liste déroulante Lors de l'ajout de MFP, copier les paramètres de :.

4 Cliquez sur le bouton Ajouter--> pour ajouter le périphérique à la liste des MFP.

Remarque V ous pouv ez ajouter au tant de MFP que v ous disposez de « postes » dans v otre licence HP DSS. Le

nombre de postes disponibles est indiqué en haut de la boîte de dialogue Ajouter des MFP.

5 Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Ajouter des MFP.

Pour configurer un MFP particulier :

1 Sélectionnez le MFP dans la liste de l’onglet Configuration MFP. 2 Cliquez sur le bouton Configurer le MFP. La boîte de dialogue qui apparaît est similaire à

l’interface du programme de configur ation principal. Cette interf ace permet de personnaliser les paramètres d’env oi numérique pou r un périphérique spécifique. Les pa ramètres indiqués dans ces onglets remplacent ceux des onglets du programme de configuration du logiciel HP MFP DSS.

Remarque V ous de vez utiliser cette interf ace pour activer les f onctions d’envoi n umérique pour les périphériques

spécifiques. Même si une fonction est activée dans les onglets du programme de configuration du logiciel HP MFP DSS, elle n’est pas activée dan s le périphérique tant qu’elle n’a pas ét é activée dans l’interface Configuration de MFP.

3 Dans l’onglet Authentification, cochez la case Activer l’authentification pour activer

l’authentification pour le périphérique sélectionné. Cochez les cases en r egard des f onctio ns que vous activez. Cette action nécessite que l’utilisateur soit connecté avant d’utiliser cette fonction. Sélectionnez le domaine du réseau dans la zone déroulante Domaine par défaut.

4 Dans l’onglet Envoyer vers messagerie, cochez la case Activer Envoyer vers

messagerie, puis sélectionnez via le service Digital Sending dans la liste déroulante Envoyer des messages électroniques.

5 Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent ajouter leur propre message électronique lors

de l’envoi de courrier électronique (si le MFP le permet), cliquez sur le bouton Avancés et cochez la case Modifiable par l'utilisateur.

6 Dans l’onglet Adressage, cochez la case Permettre au MFP d'accéder directement à un

carnet d'adresses LDAP. Sélectionnez le serveur LDAP précédemment configuré dans la

liste déroulante des serveurs LDAP.

7 Dans l’onglet Envoyer vers messagerie (2), cochez la case Activer Envoyer vers

messagerie secondaire si vous utilisez la f onction de messagerie secondaire. Sélectionnez le nom d’affichage du service de messagerie secondaire dans la liste déroulante Nom d'affichage de l'écran d'accueil.

12 Chapitre 1 - HP MFP Digital Sending Software version FRWW

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