Hp LASERJET 4100MFP, 9200C, LASERJET 4345MFP, LASERJET 9040, LASERJET 9055MFP mfp digital sending software 4 [nl]

mfp digital sending

hp

software

4

gebruik

hp mfp digital sending

4

software

gebruik

Copyrightinformatie

© 2004 Copyright
Hewlett-Packard Development Company, L.P.

Verveelvuldiging, bewerking en vertaling
zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming zijn verboden, behalve zoals
toegestaan door het auteursrecht.

De informatie in dit document kan zonder
kennisgeving worden gewijzigd.

De enige garantie voor producten en
services van HP worden uiteengezet in de
garantieverklaring die bij dergelijke
producten en services wordt geleverd. Niets
in deze verklaring mag worden opgevat als
een aanvullende garantie. HP is niet
aansprakelijk voor technische of redactionele
fouten of weglatingen in deze verklaring.

Aan de gebruiker van het bij deze
handleiding behorende Hewlett-Packard
softwareproduct wordt een licentie verleend
voor de volgende activiteiten: a) het maken
van afdrukken van deze handleiding voor
PERSOONLIJK, INTERN of
BEDRIJFSMATIG gebruik, met dien
verstande dat de afdrukken niet worden
verkocht, doorverkocht of anderszins worden
verspreid; en b) het plaatsen van een
elektronische kopie van deze handleiding op
een netwerkserver, mits de elektronische
kopie alleen wordt gebruikt voor
PERSOONLIJK, INTERN gebruik van het
Hewlett-Packard softwareproduct waar deze
handleiding betrekking op heeft.

Edition 3, 12/2007

WAARSCHUWING VOOR GEBRUIKERS IN
AMERIKAANSE OVERHEIDSDIENST:
GEBRUIKERS: COMMERCIËLE
COMPUTERPROGRAMMATUUR MET
BEPERKTE RECHTEN: “Gebruik,
vermenigvuldiging of bekendmaking door de
regering is onderworpen aan bepalingen als
gedefinieerd in subparagraaf (c) (1)(ii) van de
Rechten in de clausule over technische data
onder DFARS 52.227-7013.”

Gegevens die met behulp van dit product
worden gescand, kunnen vallen onder
bescherming door wetten en regels, zoals de
wetten op het auteursrecht. De klant is
geheel verantwoordelijk voor het nale v en van
al deze wetten en voorschriften.

Handelsmerken

®

Adobe

en Acrobat® zijn handelsmerken van

Adobe Systems Incorporated.

®

Microsoft

, Windows® en Windows NT® zijn
in de V.S. geregistreerde handelsmerken van
Microsoft Corporation.

®

Pentium

is een in de V.S. geregistreerd

handelsmerk van Intel Corporation.
Alle andere producten die hierin worden

genoemd, kunnen handelsmerken zijn van
de respectieve bedrijven.

Inhoud

Inleiding tot Digital Sending

Informatie over deze handleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Informatie over Digital Sending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Methoden voor het gebruik van het bedieningspaneel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

Stappen voor het verzenden

Digital Sending Software gebruiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Meer informatie

Gemaakte documenttypen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Verificatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Originele instellingen beschrijven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Scaninstellingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Problemen met Digital Sending oplossen

MFP online Help-systeem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Mogelijke problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

NLWW Inhoud iii

iv Inhoud NLWW

Inleiding tot Digital Sending

4

4

Informatie over deze handleiding

Deze handleiding is een naslagwerk voor het gebruik van de HP MFP Digital Sending Software
versie (DSS versie waarmee de digitale verzendmogelijkheden van een
HP multifunctioneel randapparaat (MFP) worden vergroot.

Raadpleeg de gebruikershandleiding die bij de MFP is geleverd voor instructies bij de volgende
taken:

het gebruik van het bedieningspaneel, de glasplaat van de scanner en de automatische

●

documentinvoer (ADI)
het laden van afdrukmateriaal

●

het oplossen van mechanische problemen (zoals storingen) en andere problemen die geen

●

betrekking hebben op Digital Sending

NLWW Informatie over deze handleiding 1

Informatie over Digital Sending

Met Digital Sending kunt u in één procedure een document op papier scannen met e en MFP en
het vervolgens rechtstreeks naar verschillende typen bestemmingen verzenden.

●

E-mail

Verzend het document als bijlage naar een of meer op internet gebaseerde e-mailadressen.
Ontvangers die de documenten op deze wijze ontvangen, kunnen deze afdrukken, opslaan
en doorsturen. Ze kunnen de documenten ook openen en bewerken in verschillende
programma’s om deze aan hun specifieke behoeften aan te passen.

●

Fax

Verzend het document naar een of meer faxapparaten. Deze documenten worden op
dezelfde wijze als elk ander faxbericht ontvangen.

●

Map

Verzend het document naar een of meer gedeelde netwerkmappen. Gebruikers kunnen
kiezen uit een lijst met van vooraf gedefinieerde mappen of, wanneer ze daartoe gerechtigd
zijn, via het bedieningspaneel een doelmap specificeren.

●

Secundaire e-mail

De DSS-beheerder stelt de naam van de toets op het bedieningspaneel van de MFP in.
Deze functie is identiek aan de e-mailfunctie en gebruikt dezelfde velden en adresboeken.

●

Workflow

Workflows bieden MFP-gebruikers de mogelijkheid om extra informatie aan het gescande
document toe te voegen en het geheel naar een opgegeven netwerklocatie te verzenden.

Met de MFP kunt u zowel originelen in zwart-wit als in kleur scannen. U kunt originelen op de
glasplaat of in de ADI plaatsen. De glasplaat is geschikt voor afdrukmateriaal van verschillende
formaten en typen, afhankelijk van de mogelijkheden van de MFP die u gebruikt.

2 Inleiding tot Digital Sending NLWW

Methoden voor het gebruik van het bedieningspaneel

De verschillende MFP-modellen bieden verschillende methoden voor het gebruik van het
bedieningspaneel: een toetsenblok of touch-screen.

Overeenkomsten tussen beide methoden

De knoppen START,STOP en HERSTELLEN voor de bediening van het

●

apparaat
Lampjes Klaar, Gegevens en Attentie voor het weergeven van de status

●

Numeriek toetsenblok voor het invoeren van cijfers

●

Toetsenblok gebruiken

Unieke kenmerken:

een toetsenblok voor het invoeren van

●

informatie, vergelijkbaar met een
standaardtoetsenbord van de computer

pijltoetsen voor het bladeren door de

●

onderdelen van het display

knop voor het selecteren van

●

elementen en het openen van menu’s

Voorbeeld:

HP LaserJet 4100mfp

●

Touch-screen gebruiken

Unieke kenmerken:

een touch-screen waarop u de gewenste

●

opties kunt aanraken en onderdelen van
het display kunt doorlopen

een toetsenbord dat indien nodig op het

●

touch-screen verschijnt zodat u
alfabetische tekens kunt invoeren

Voorbeeld:

HP LaserJet 9000mfp-serie

●

Voorbeeld:

HP LaserJet 9500mfp-serie

●

NLWW Methoden voor het gebruik van het bedieningspaneel 3

Stappen voor het verzenden

Digital Sending Software gebruiken

1 Plaats het document op de glasplaat of in de ADI.
2 Selecteer het bestemmingstype:

E-mail
Fax
Map
Secundaire e-mail
Workflow

Opmerking De tweede e-mailnaam op het bedieningspaneel kan door de beheerder worden gewijzigd.

3 Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in wanneer dit wordt gevraagd.

Meer informatie vindt u op:

Verificatie“op pagina 6.

T “

4 Voer de informatie in die vereist is voor het verzenden naar het specifieke

bestemmingsbestand.

E-mail

Fax
Map

Secundaire
e-mail

Workflow

5 Optioneel. Gebruik Instellingen om de standaardinstellingen te wijzigen voor het gescande

document dat u maakt (u kunt bijvoorbeeld de gewenste bestandsindeling wijzigen).
Meer informatie vindt u op:

Scaninstellingen“op pagina 8.

T “

6 Optioneel. Gebruik Beschrijf origineel om de standaardinstellingen te wijzigen voor het

document dat u wilt verzenden (bijvoorbeeld het documentformaat). Wanneer u een
dubbelzijdig document verzendt, moet u het document beschrijven als een tweezijdig
document.

Vul de velden Van:, Aan:,CC:, BCC:, Onderwerp: en Bericht: in. Uw
gebruikersnaam of e-mailadres verschijnen mogelijk in het veld Van:. Indien dit
het geval is, kunt u deze niet wijzigen.

Vul het veld Faxnummers: in.
Selecteer een bestemmingsmap uit de lijst of typ een map-pad, als u een

geverifieerde gebruiker bent.
Vul de velden Van:, Aan:,CC:, BCC:, Onderwerp:, en Bericht: in. Uw

gebruikersnaam of e-mailadres verschijnen mogelijk in het veld Van:. Indien dit
het geval is, kunt u deze niet wijzigen.

Selecteer een workflowbestemming.
Voer de vereiste informatie voor het document in.

Meer informatie vindt u op:

Originele instellingen beschrijven“op pagina 7.

T “

TART

7 Druk op S
8 Wanneer u klaar bent, verwijdert u het document van de glasplaat of uit de ADI.

4 Stappen voor het verzenden NLWW

om het verzenden te starten.

Meer informatie

Gemaakte documenttypen

Het documenttype dat u hebt gemaakt, is afhankelijk van de gekozen verzendoptie (zie de
volgende tabel). Elke v erz endoptie beschikt over standaardinstellingen die zijn ingesteld door de
beheerder. De standaard bestandsindeling voor e-maildocument en kan bijvoorbeeld .PDF zijn.
U kunt de instellingen van de e-mailopties wel wijzigen met behulp van Instellingen.

Verzendoptie Documenttype

E-mail Het document dat u hebt gemaakt, wordt een bijlage bij een e-mailbericht. U selecteert

het bestandstype voor de bijlage.
Bij gebruik van de bestandstypen PDF en MTIFF worden alle gescande pagina’s in

één bijlage geplaatst. Bij gebruik van de bestandstypen TIFF en JPEG wordt één
e-mailbijlage gemaakt voor elke gescande pagina.

Fax Het document dat u hebt gemaakt, wordt een fax.

Faxvoorbladen worden gebruikt op een van de hierna vermelde manieren. Controleer
bij de beheerder welke methode wordt gebruikt.

Er wordt automatisch een voorblad voor faxberichten gemaakt. Het type faxservice

●

dat op het netwerk wordt gebruikt, bepaalt welke informatie op het voorblad komt.
De informatie bestaat doorgaans uit de afzender, de datum en de tijd.

Er wordt geen automatisch voorblad v oor f axberichten gemaakt. Als u een voorblad

●

aan het faxbericht wilt toevoegen, maakt u een voorblad voor het document dat u
hebt gescand en plaatst u dit voor het document.

Bij gebruik van de bestandstypen PDF en MTIFF worden alle gescande pagina’s in
één bijlage geplaatst. Bij gebruik van de bestandstypen TIFF en JPEG wordt één

e-mailbijlage gemaakt voor elke gescande pagina.
Map Het document wordt in een netwerkmap geplaatst.
Secundaire

e-mail

Workflow De gebruiker kan het bestandsformaat niet zelf selecteren. Dit wordt bepaald door de

Het document dat u hebt gemaakt, wordt een bijlage bij een

e-mailbericht. U kiest het bestandstype voor de bijlage.

Bij gebruik van de bestandstypen PDF en MTIFF worden alle gescande pagina’s in

één bijlage geplaatst. Bij gebruik van de bestandstypen TIFF en JPEG wordt één

e-mailbijlage gemaakt voor elke gescande pagina.

systeembeheerder van de workflow.

NLWW Gemaakte documenttypen 5

Verificatie

Verificatie is een beveiligingsfunctie. Wanneer de beheerder deze functie heeft ingeschakeld,
dient u uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren als u gebruik wilt maken van de functies
voor de MFP Digital Sending.

U dient de volgende informatie te verstrekken voor verificatie van Windows-netwerksystemen.

Gebruikersnaam

●

Wachtwoord

●

Domein

●

U dient de volgende informatie te verstrekken voor verificatie van Novell-directorysystemen.

Gebruikersnaam

●

Wachtwoord

●

Zoals vereist

●

• Boomstructuur

• Server

• Internet

Voor bepaalde Digital Sending-functies (e-mail, fax) of bestemmingen binnen een bestand
(netwerkmappen, workflows) is gebruik ers v erificatie vereist. Nadat een gebruiker is geverifieerd,
wordt deze gedurende de rest van de sessie niet opnieuw gevraagd zich te verifiëren.

Als de gebruikerAfmelden selecteert via het bedieningspaneel of de prompt Doorgaan of

afmelden, of op de toets Herstellen klikt, moet de gebruiker zich opnieuw verifiëren.

6 Meer informatie NLWW

Originele instellingen beschrijven

Gebruik Beschrijf origineel op het bedieningspaneel om de instellingen voor het document dat
u wilt verzenden, te wijzigen. Selecteer de opties die het best overeenkomen met het document
(bijvoorbeeld voor het documentformaat).

Instelling Opties Beschrijving

Formaat Letter

Legal
Ledger
Executive
A3

Afdrukstand Staand Gebruik deze optie wanneer het origineel een document is met

Liggend Gebruik deze optie wanneer het origineel een document is met

Zijden Enkelzijdig Gebruik deze optie wanneer het origineel slechts aan één zijde is

Dubbelzijdig Gebruik deze optie wanneer het origineel aan beide zijden is

Pagina­inhoud

Tekst Gebruik deze optie wanneer het origineel tekst in zwart-wit bevat.
Foto Gebruik deze optie wanneer het origineel een foto of afbeelding is.
Gemengd Gebruik deze optie wanneer het origineel grijstinten, een

A4
A5
B4
B5

De opties die beschikbaar zijn voor het formaat, zijn afhankelijk
van de MFP die u gebruikt.

een staande afdrukrichting.

een liggende afdrukrichting.

bedrukt.

bedrukt.

combinatie van tekst en afbeeldingen of een combinatie van kleur
en zwart-wit bevat.

NLWW Originele instellingen beschrijven 7

Scaninstellingen

Gebruik Instellingen op het bedieningspaneel om de instellingen (bijvoorbeeld het gewenste
bestandstype) voor het gescande document dat u hebt gemaakt, te wijzigen.

Scaninstellingen zijn niet van toepassing op de verzendopties voor faxen.

Instelling Opties Beschrijving

Kleur Zwart-wit Gebruik deze optie als het origineel zwart-wit is of als u een complex

Bestandstype .PDF Dit is de standaardinstelling die over het algemeen de beste tekst- en

origineel als zwartwitbestand wilt verzenden om de bestandsgrootte en
de overdrachttijd te verminderen.

Kleur Gebruik deze optie wanneer het origineel grijstinten, een combinatie van

tekst en afbeeldingen of een combinatie van kleur en zwart-wit bevat. Als
u deze optie kiest, neemt de bestandsgrootte en overdrachttijd toe.

®

afbeeldingskwaliteit biedt. Ontvangers moeten Adobe
op hun computer hebben geïnstalleerd om dit type bestand te kunnen
lezen.
Wanneer u dit bestandstype gebruikt voor E-mail, wordt één
e-mailbijlage gemaakt die alle gescande pagina’s bevat.

.TIFF Dit is een standaard bestandstype dat in softwareprogramma’s kan

worden geopend en bewerkt door de ontvanger. Wanneer u dit
bestandstype gebruikt voor E-mail, wordt voor elke gescande pagina een
e-mailbijlage gemaakt.

Acrobat® Reader

.MTIFF Dit is een multipage .TIFF-bestand, waarmee u meerdere gescande

pagina’s in één bestand opslaat. De bestanden kunnen in
softwareprogramma’s worden geopend en bewerkt door de ontvanger.
Wanneer u dit bestandstype gebruikt voor E-mail, wordt één
e-mailbijlage gemaakt die alle gescande pagina’s bevat.

.JPEG Dit bestandstype is optimaal voor weergave in een internetbrowser. De

bestanden kunnen in softwareprogramma’s worden geopend en bewerkt
door de ontvanger. Wanneer u dit bestandstype gebruikt voor E-mail,
wordt voor elke gescande pagina een e-mailbijlage gemaakt.

Resolutie De volgende opties zijn beschikbaar:

75 dpi

●

150 dpi

●

200 dpi

●

300 dpi

●

Bestands­grootte

Verbeteren De volgende opties zijn beschikbaar:

De volgende opties zijn beschikbaar:

Klein

●

Standaard

●

Groot

●

Scherpte

●

Achtergrond verwijderen

●

8 Meer informatie NLWW

Problemen met Digital Sending oplossen

Dit gedeelte bevat informatie waarmee u problemen kunt oplossen die mogelijk optreden als u
de Digital Sending-functies van de MFP gebruikt.

Neem contact op met de beheerder als u meer hulp nodig hebt.

MFP online Help-systeem

De MFP beschikt over een online Help-systeem dat aanwijzingen biedt voor het oplossen van
algemene problemen. Druk op ? op het bedieningspaneel om de Help te openen.

NLWW MFP online Help-systeem 9

Mogelijke problemen

Probleem Mogelijke oplossing

Digital Sending werkt niet.
De MFP accepteert uw

wachtwoord niet.

De afdrukkwaliteit is slecht.

Wanneer de ADI wordt
gebruikt, worden meerdere
vellen ingevoerd, wordt
papier scheef ingevoerd of
treden vaak
papierstoringen op.

Een e-mail is niet op het
e-mailadres aangekomen.

Controleer of de MFP is ingeschakeld.

●

Controleer of u het juiste wachtwoord gebruikt.

●

Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig. Zorg dat u het wachtwoord typt

●

met de juiste combinatie van hoofdletters en kleine letters.
Controleer of er niet al een pagina op de glasplaat ligt wanneer de

●

gescande pagina’s leeg of wit zijn of herhaalde patronen hebben.
Controleer of het document dat u probeert te verzenden, op de juiste wijze

●

in de ADI of op de glasplaat is geplaatst.
Zorg dat de glasplaat schoon is. Maak de glasplaat schoon met een

●

droge, zachte doek wanneer deze vuil is.
Raadpleeg de ondersteuningshandleiding van de MFP voor instructies.

●

Verzend het e-mailbericht opnieuw wanneer u het e-mailadres op het

●

bedieningspaneel hebt getypt. Zorg dat u het adres juist invoert in de
juiste indeling (zonder spaties, met @-teken, met punt).

Verzend de e-mail opnieuw. Zorg dat u een naam in de juiste indeling in

●

het veld Van: invoert, zodat het bericht niet wordt geweigerd en u een
bericht ontvangt wanneer de verzending van de e-mail mislukt.

Neem contact op met de beheerder als het probleem zich blijft voordoen.

●

Een verzonden fax is niet
op de bestemming
aangekomen.

Het onderste gedeelte van
een verzonden pagina is
afgesneden.

Verzend het document opnieuw wanneer u het faxnummer op het

●

bedieningspaneel hebt getypt. Zorg dat u het faxnummer juist invoert.
Het ontvangende faxapparaat is uitgeschakeld of in het apparaat is een

●

fout opgetreden (er zit bijvoorbeeld geen papier in de invoerlade of de
toner is op). Neem contact op met de ontvanger.

Het systeem kan bezig zijn met het verzenden van andere faxen of

●

wachten totdat andere faxnummers opnieuw zijn gekozen. Het maximum
aantal faxverzendingen in de wachtrij kan zijn bereikt. Wacht even en
probeer het vervolgens opnieuw.

Controleer faxrapporten die zijn teruggekomen (bijvoorbeeld

●

e-mailberichten in uw e-mailpostvak of afgedrukte verzendrapporten
wanneer deze rapporten beschikbaar zijn bij uw faxservice) voor
informatie over de verzending.

Verzend het faxbericht opnieuw.

●

Als het probleem blijft optreden, kunt u contact opnemen met de

●

beheerder om in het logboek te controleren welk soort faxtransport wordt
gebruikt. Logboeken bevatten vaak informatie over de reden waarom een
faxzending is mislukt.

Wanneer deze vanaf de glasplaat wordt verzonden, kan de

●

documentpagina te lang zijn. Raadpleeg de ondersteuningshandleiding
van de MFP voor informatie over de maximumlengte.

10 Problemen met Digital Sending oplossen NLWW

© 2004 Hewlett-Packard Development Company, LP

www.hp.com