PITNEY BOWES DM50 User Manual

Série DM50 Machines à affranchir numériques

(Série K700)

Notice d’utilisation

Table des matières

1 • Introduction

Les machines Small Office Series™ de Pitney Bowes...........	1-1
Votre machine Série DM50......................................................	1-1
Les téléchargements vers votre Série DM50..........................	1-2
Exigences postales..................................................................	1-3
Sécurité...................................................................................	1-4
Caractéristiques.......................................................................	1-5
Équipement.............................................................................	1-5
Caractéristiques des plis.........................................................	1-5
Caractéristiques du compteur..................................................	1-6

2 • Présentation de votre Série DM50

Machine à affranchir numérique DM50 - la face avant............	2-1
Panneau de commande..........................................................	2-2
Machine à affranchir numérique DM50 - Partie arrière...........	2-4

3 • Traitement du courrier

Avant de commencer...............................................................	3-1
Points à contrôler.....................................................................	3-1
Écran d’accueil........................................................................	3-1
Sélection du montant d’affranchissement................................	3-2
Entrée manuelle directe du montant d’affranchissement...	3-2
Emploi de la balance avec le module de tarification interne.. 3-3
Mode maintien du poids/maintien du montant d’affranch........	3-3

Entrée manuelle du poids, avec module de tarification activé.. 3-3 Sélection d’un compte en vue du suivi des affranchissements.. 3-4

Impression d’une flamme et/ou d’une mention........................	3-4
Avance de la date imprimée....................................................	3-6
Vérification et effacement des compteurs d’un lot...................	3-7
Vérification des compteurs d’un lot..............................	3-7
Impression des compteurs de lot.................................	3-7
Mise à 0 des compteurs de lot.....................................	3-7
Affranchissement du courrier...................................................	3-8

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Table des matières

4 • Connexion au serveur de télérelevé / Télé-recharge

Le système de Télé-Recharge................................................	4-1
Comment fonctionne le système ?.....................................	4-1
Vérification du fonds disponible dans votre Série DM50 ........	4-1
Préparation pour la télé-recharge............................................	4-2
Connexion de votre Série DM50 à une ligne téléphonique
analogique...............................................................................	4-2
Téle-rechargement de fonds...................................................	4-3
Connexion au SERVEUR de Télérelevé...................................	4-4
Téléchargement à partir du SERVEUR de Télérelevé vers
votre Série DM50........................................................................	4-4

5 • Réglages de la machine

Réglages de la machine..........................................................	5-1
Réglage du contraste de l’affichage........................................	5-1
Programmer le traitement le plus couramment utilisé.............	5-2
Activation et désactivation du traitement programmé .......	5-3
Enregistrer le traitement programmé.................................	5-3
Affichage du traitement programmé...................................	5-4
Appel traitement programmé..............................................	5-4
Changement du code de verrouillage......................................	5-5
Réglage du délai de mise en veille..........................................	5-6
Activation manuelle du mode veille.........................................	5-6
Réglage de l’avertissement de valeur haute...........................	5-7
Réglage de l’avertissement de fonds bas................................	5-7
Réglages de la balance optionnelle.........................................	5-8
Remise de la balance à zéro..............................................	5-8
Activation/désactivation du mode maintien du poids........	5-8
Réglage du délai de maintien de la valeur
d’affranchissement.............................................................	5-8
Entrée du préfixe de numérotation pour ligne externe............	5-9
Sélection de tonalité/impulsion pour appeler le SERVEUR de
Télérelevé................................................................................	5-9
Changer la langue.................................................................	5-10
Autres réglages.....................................................................	5-10

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Table des matières

6 • Entretien du système d’impression

Avertissement niveau d’encre bas...........................................	6-1
Remplacement de la cartouche d’encre..................................	6-1
Impression d’une mire de test.................................................	6-3
Nettoyage des buses d’imprimante.........................................	6-4
Remplacement de la tête d’impression...................................	6-5
Remplacement du bac à encre................................................	6-6

7 • Rapports

Rapport de fonds.....................................................................	7-1
Rapport sommaire de recharges.............................................	7-1
Rapports de compte................................................................	7-2
Rapport de version de logiciel.................................................	7-2
Afficher les versions de logiciel (ne s’imprime pas).................	7-3
Rapport de bilan journalier......................................................	7-3
Rapport consommation journalière..........................................	7-4
Afficher la date de la prochaine connexion (ne s’imprime pas)...	7-4

8 • Gestion de compte

Fonction optionnelle de gestion de compte.............................	8-1
Activation et désactivation de la gestion de compte................	8-1
Création d’un compte..............................................................	8-2
Modification d’un compte existant...........................................	8-3
Afficher la consommation des comptes...................................	8-3
Mise à 0 des compteurs de consommation des comptes........	8-4
Suppression d’un compte........................................................	8-5

9 • Dépannage

Pour obtenir de l’aide...............................................................	9-1
Messages d’erreur...................................................................	9-2
Absence de tout affichage.......................................................	9-3
Impression incomplète, ou de qualité insuffisante...................	9-3
Problème d’affichage (lecture à l’écran)..................................	9-4
Problèmes de connexion.........................................................	9-4
Impression accidentelle d’un montant d’affranchissement
erroné......................................................................................	9-4

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iii

Table des matières

10 • Fournitures et options

Comment passer commande................................................	10-1
Fournitures disponibles.........................................................	10-1
Options..................................................................................	10-2

Annexe A

Quand utilise-t-on du texte ?...................................................	A-1
Comment entre-t-on du texte ?................................................	A-1
Noms de comptes .............................................................	A-1
Caractères spéciaux..........................................................	A-2

Annexe B

Glossaire.................................................................................

B-1

iv	SDC710C Rev B

Section 1

Introduction

Les machines Small Office Series™ de Pitney Bowes

Les machines Small Office Series™ de Pitney Bowes forment une gamme unique de machines de traitement du courrier destinées aux petites entreprises et aux professionnels travaillant à domicile. Pitney Bowes entend aider les entreprises à gérer leurs besoins postaux en leur évitant des visites au bureau de poste souvent coûteuses en temps.

Votre machine Série DM50

Votre machine à affranchir numérique DM50 possède les caractéristiques suivantes :

•Compacité et faible encombrement

•Affichage de lecture aisé vous montrant l’état du système et vous guidant au travers des opérations de préparation

•Avance automatique de la date

•Publicités et mentions postales sélectionnables sur le clavier

•Ajout commode de fonds d’affranchissement par téléphone grâce au système de Télé-Recharge de votre compteur (nécessite une ligne téléphonique analogique)

•Imprimante jet d’encre donnant des impressions nettes et claires

•Balance de pesée des plis

•Fonction de tarification calculant l’affranchissement correct

•Fonction de comptabilité en option permettant de suivre les frais postaux par département

•Protection par mot de passe limitant l’accès aux personnes autorisées

•Capacités complètes de production de rapports sur papier de vos transactions postales

•Port de communication USB (pour de futures fonctions en option).

REMARQUE : Bien que ce guide décrive toutes les fonctions mentionnées plus haut, votre Série DM50 est une machine configurable et la disponibilité de ses fonctions dépendra de votre modèle, des options achetées, et des exigences appliquées dans votre pays.

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1 • Introduction

Votre machine Série DM50

Votre DM50 utilise le compteur d’affranchissement IntelliLink® qui vous permet de télécharger de l’information directement vers votre machine. La technologie de comptage d’affranchissement IntelliLink® vous donne les moyens de :

Commodément ajouter du crédit d’affranchissement via le modem interne

Vous pouvez ajouter du crédit à votre Série DM50 par voie électronique en passant par le Centre de Télé-Recharge (ce qui nécessite une ligne téléphonique analogique).

Télécharger des mises à jour de tarifs postaux

Les montants des tarifs postaux les plus récents peuvent être achetés et téléchargés au moment précis où vous en avez besoin.

Ajouter des fonctionnalités sur demande

Il vous est possible de télécharger des publicités et mentions postales à imprimer sur les enveloppes (le cas échéant) ainsi que des options, par exemple la comptabilité par département. Pour passer commande de ces fonctionnalités, prière de contacter le fournisseur de votre machine.

Maintenir votre machine à affranchir à jour

La faculté d’importer des logiciels signifie que votre Série DM50 sera toujours munie de la version la plus récente du système d’exploitation.

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1 • Introduction

Exigences postales

Le compteur de votre machine à affranchir doit avoir reçu une autorisation de votre Autorité postale et vous êtes tenus d’observer un certain nombre d’exigences fondamentales.

•Le courrier traité par la machine doit porter la date correcte et être affranchi du montant correct.

•Si vous changez d’adresse, les données de l’Autorité postale devront être mises à jour en conséquence. Appelez votre fournisseur pour tous conseils à ce sujet.

•Connectez la machine au serveur de télérelevé à chaque fin de période.

•Les étiquettes d’affranchissement doivent remplir les spécifications de La Poste. Pour en être sûr, achetez ces étiquettes auprès de Pitney Bowes.

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1-3

1 • Introduction

Sécurité

Dans certains pays, l’équipement est fourni avec un cordon d’alimentation et une fiche moulés. Dans certains pays, ainsi que dans les cas où la machine est livrée sans cordon, l’information suivante est applicable :

1.Utilisez un cordon d’alimentation approuvé pour le pays où la machine sera installée.

2.Comme les couleurs des fils du cordon d’alimentation de cet équipement pourraient ne pas être les mêmes que celles des bornes de votre fiche, procédez comme suit :

-Le fil de couleur vert et jaune doit être relié à la borne de la fiche repérée par la lettre « E » ou par le symbole de terre ou ayant la couleur vert ou vert et jaune.

-Le fil de couleur bleu doit être relié à la borne de la fiche repérée par la lettre « N » ou ayant la couleur noir.

-Le fil de couleur brun doit être relié à la borne repérée par la lettre « L » ou ayant la couleur rouge.

3.Les fils du cordon d’alimentation fourni avec la machine ont les codes couleur suivants :

Vert et jaune	-	Terre
Bleu	-	Neutre
Brun	-	Phase

ATTENTION

CET ÉQUIPEMENT DOIT ÊTRE MIS À LA TERRE

La prise murale doit être aussi proche que possible de la machine et d’accès facile.

Afin de remplir les normes d’hygiène et de sécurité, les opérateurs doivent observer toutes les précautions standard locales de sécurité relatives aux équipements de bureau. En particulier, NE PAS

retirer les couvercles de la machine, et confier tout l’entretien à un personnel qualifié.

Garder mains, bijouterie, cravates, cheveux longs etc. à distance de toutes les parties en mouvement de la machine.

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1 • Introduction

Caractéristiques

Équipement

Dimensions du modèle de base :

213 mm de hauteur x 351 mm de longueur x 264 mm de profondeur

Dimensions du modèle de base avec balance en option :

231 mm de hauteur x 351 mm de longueur x 264 mm de profondeur Poids : 3,6 kg sans balance, 4,0 kg avec balance

Alimentation électrique : 220 -240 VCA, 50/60 Hz, 0,25 A

Ports de communications : 1 USB ; 1 RJ-11, 1 Série Température ambiante : 14°C à 35°C

Affichage LCD : 2 lignes, 20 caractères de longueur

Débit : Dix-huit lettres au maximum

Le débit effectif variera en fonction du matériau utilisé, du graphisme imprimé, de l’ambiance de la machine et de l’habileté de l’opérateur.

Définition d’impression : 300 x 600 dpi

Zone maximum d’impression d’images : 25,2 mm x 140 mm

Durée de vie de la cartouche : Votre consommation d’encre variera en fonction de la fréquence d’utilisation de votre Série DM50, des graphismes imprimés et des conditions ambiantes.

Les étiquettes d’affranchissement : doubles autocollantes Stockage interne d’images publicitaires : 15 au maximum Stockage interne de mentions : 15 au maximum

Comptabilité par département (en option) : Le nombre de comptes possibles dépend des options achetées et du modèle.

Caractéristiques des plis

Taille minimum : 127mm x 89mm

Épaisseur : 0,18 mm à 8,0 mm

IMPORTANT : Pour obtenir les meilleurs résultats, vérifier que vos plis ont les caractéristiques indiquées.

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1 • Introduction

Caractéristiques du compteur

Montant d’impression maximum :	999,99 €
Nombre de plis :	Jusqu’à 8 chiffres (ne peut
	être remis à zéro)

Les machines de traitement du courrier Pitney Bowes sont toutes fabriquées aux normes des Autorités postales pour les machines à affranchir.

Il est certifié que ce système de traitement du courrier est conforme aux exigences de la Directive concernant les basses tensions 73/23/CEE, de la Directive

concernant la compatibilité électromagnétique 89/336/CEE et de la Directive concernant les équipements hertziens et les équipements terminaux de télécommunications 1995/5/CE.

Le système est conçu de manière à fonctionner sur tous les réseaux de télécommunications analogiques européens. Pour obtenir une déclaration officielle de conformité, veuillez contacter notre service Compliance Engineering au

[phone].

1-6	SDC710C Rev B

Section 2

Présentation de votre Série DM50

Machine à affranchir numérique DM50 - la face avant

2 3

1

4

5

1.Panneau de commande — vous permet d’entrer et de configurer de l’information sur votre machine.

2.LED — diode électroluminescente qui s’allume en orangé quand votre DM50 ne contient plus beaucoup d’encre (un clignotement signifie que l’encre est épuisée).

3.Balance (optionnelle sur certains marchés) — vous permet de peser un pli afin de pouvoir calculer l’affranchissement correct.

4.Couvercle supérieur — s’ouvre pour permettre le remplacement de la cartouche d’encre. Voir la Sect on 7 - Entret en du système d’encre, pour les instructions nécessaires.

5.Plateau d’alimentation — supporte les enveloppes, cartes postales ou étiquettes que vous insérez pour l’impression.

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2-1

2 • Présentation de votre Série DM50

Panneau de commande

1

2

3

4 5

1	2	3
4	5	6
7	8	9
C	0	.

8

9

67

1.Affichage LCD — vous montre l’état actuel de votre DM50 et vous conduit au travers des opérations de préparation au moyen d’un afficheur à cristaux liquides à deux lignes.

2.Touche de verrouillage — empêche l’emploi non autorisé de votre DM50 si la machine est en « mode veille ». En entrant votre mot de passe à quatre chiffres, vous déverrouillez (réveillez) la machine.

3.Classe — vous permet de sélectionner la classe et de calculer l’affranchissement sur la base du service sélectionné, si vous disposez de la fonction de tarification interne. Voir la Section 3

-Traitement du courrier pour plus de précisions.

4.Fonds — vous permet de vérifier le crédit dont vous disposez sur votre Série DM50 et d’en ajouter. Voir la Section 5 - Ajout de fonds d’affranchissement pour plus de précisions.

5.Menu — vous permet d’accéder aux options de configuration de votre machine à affranchir, par exemple de la date, etc. Voir la

Section 6 - Réglages de la machine pour plus de précisions.

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2 • Présentation de votre Série DM50

6.Effacer/Annuler — vous permet d’effacer ou d’annuler une entrée quelconque ou de retourner à l’écran ou au niveau de menu précédent.

7.Pavé alphanumérique — vous permet de taper des nombres et des lettres pour inscrire des noms de compte, des valeurs d’affranchissement et autres informations. Voir Annexe A - Entrée de texte pour plus de précisions.

8.Touches de Revue — vous permet de faire défiler des choix sur l’afficheur à LCD ou passer en revue les configurations courantes.

9.Touches Entrer/Oui et Non — vous permet de confirmer une opération ou de répondre « Oui » ou « Non » à une invitation. La touche Entrer/Oui sert également de touche Entrer confirmant l’entrée de données.

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2 • Présentation de votre Série DM50

Machine à affranchir numérique DM50 - Partie arrière

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1 3

4	6
	5

1.Connecteur téléphonique — vous permet de relier la machine à une ligne téléphonique, telle que celle utilisée par un télécopieur. Le connecteur reçoit une fiche téléphonique fournie. Quand votre machine à affranchir Série DM50 est reliée à une ligne téléphonique analogique, vous pouvez la relier au serveur de données pour télécharger les données exigées par votre autorité postale et pour recharger votre crédit d’affranchissement, ainsi que pour télécharger de nouveaux logiciels pour votre système.

2.Port série — vous permet de connecter la balance optionnelle afin de peser vos plis.

3.Port USB — pour de futures fonctions optionnelles.

4.Prise d’alimentation électrique — Assure l’alimentation électrique du système.

5.Bac à encre — contient l’excédent d’encre dégagé par le processus d’impression. Voir la Section 7 - Entretien du système d’encre pour plus de précisions.

6.Levier du bac à encre — en faisant coulisser ce levier, vous pouvez sortir le bac à encre.

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Section 3

Traitement du courrier

Avant de commencer

Avant de traiter du courrier sur votre système, lisez et vérifiez les points suivants.

Points à contrôler

•Vérifiez que votre machine à affranchir est branchée correctement sur une prise reliée à la terre. Observez toujours les précautions de sécurité de la Section 1, Introduction.

•Si vous prévoyez d’imprimer sur des étiquettes, vérifiez que votre stock d’étiquettes est suffisant. Consultez la section 11, Fournitures et Options, pour des précisions sur la commande de ces étiquettes.

•Vérifiez que vous disposez d’un montant d’affranchissement suffisant pour traiter le courrier prévu. Appuyez sur la touche Fonds pour voir le solde courant.

Écran d’accueil

Lorsque vous mettez votre système sous tension, l’écran d’accueil apparaît sur l’afficheur.

Un écran d’accueil typique est reproduit ci-dessous (votre écran pourrait en différer légèrement) :

0,54 €
LETTRE	19 MAI

L’appui des touches Revue ▲▼ lorsque l’écran d’accueil est affiché provoque le défilement des options d’impression, telles que compte, flamme, etc. que vous avez couramment sélectionnées.

SDC710C Rev B

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3 • Traitement du courrier

Sélection du montant d’affranchissement

Vous avez plusieurs moyens de sélectionner le montant d’affranchissement sur votre machine à affranchir :

•Tapez le montant d’affranchissement directement sur le clavier si vous connaissez déjà ce montant.

•Placez le pli sur la balance optionnelle et faites calculer le poids par le système puis le montant d’affranchissement en utilisant la fonction de tarification interne du système (si vous avez la fonction optionnelle de tarification).

•Entrez le poids du pli manuellement et faites calculer le montant d’affranchissement en utilisant la fonction de tarification interne du système (si vous avez la fonction optionnelle de tarification).

Chaque méthode est décrite à sa propre section ci-dessous.

REMARQUES :

•Pour affranchir un pli, il n’est pas nécessaire de relier la Série DM50 à une ligne téléphonique. Mais chaque fois que vous aurez besoin d’ajouter des fonds à votre machine, celle-ci devra être reliée à une ligne téléphonique (voir la

Section 5 - Ajout de fonds d’affranchissement/Connexion au SERVEUR de Télérelevé, pour plus de précisions).

•La date de la machine est avancée automatiquement à minuit.

•S’il vous faut choisir un pays en sélectionnant une classe, vous pouvez soit utiliser les touches Revue ▲▼ pour faire défiler la liste alphabétique des pays, soit taper la lettre initiale du nom du pays afin de passer immédiatement à cette lettre sur la liste.

Entrée manuelle directe du montant d’affranchissement

1.A partir de l’écran d’accueil, tapez le montant d’affranchissement sur le clavier. Il n’est pas nécessaire de taper la virgule décimale.

2.Appuyez sur Entrer/Oui pour confirmer le montant.

Dans certains pays la DM50 vous demandera de sélectionner une classe d’expédition postale et/ou d’entrer un mot de passe avant de vous permettre de traiter du courrier.

3-2	SDC710C Rev B

3 • Traitement du courrier

Emploi de la balance avec le module de tarification interne

Cette procédure s’utilise quand on veut utiliser la balance pour automatiquement peser le pli et en calculer le montant d’affranchissement.

1.Placez le pli sur la balance. Le poids du pli apparaît sur l’affichage.

2.Vérifiez que la classe est affichée et, si nécessaire, modifiez-la pour obtenir la classe souhaitée : Appuyez sur la touche Classe. Sélectionnez la classe souhaitée puis suivez les instructions pour les options et/ou les services disponibles pour cette classe.

3.L’affichage montre le montant d’affranchissement définitif et la classe choisie.

Mode maintien du poids/maintien du montant d’affranchissement

En fonction des exigences de votre pays, votre Série DM50 pourrait comprendre le mode Maintien du poids ou le mode Maintien du montant d’affranchissement. Ces modes s’utilisent quand un pli de grande taille couvre l’écran d’affichage. L’affichage conserve le poids ou l’affranchissement après le retrait du pli hors de la balance, vous permettant de traiter ce courrier. En utilisant ces modes :

•Sélectionnez premièrement la classe requise.

•Quand le mode Maintien du poids est actif, l’information s’affiche pendant que le poids est maintenu.

•La valeur du poids et/ou le montant d’affranchissement restent affichés pendant un délai préréglé après le retrait du pli.

•Pour effacer le poids et/ou le montant avant la remise à l’état initial de l’affichage, appuyez sur Effacer/Annuler.

Vous trouverez des instructions pour la configuration de ces modes à la

Section 6 - Réglages de la machine.

Entrée manuelle du poids lorsque la tarification interne est active

Cette fonction pourrait constituer une option supplémentaire sur votre modèle ou ne pas y être disponible.

La procédure s’utilise quand on connaît déjà le poids d’un pli sans devoir utiliser une balance intégrée, ou lorsque le poids du pli dépasse la capacité de la balance.

1. Appuyez sur Menu.

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3 • Traitement du courrier

2.Utilisez les touches Revue ▲▼ pour passer à « Entrer le poids ? », puis appuyez sur Entrer/Oui pour confirmer.

3.Tapez le poids du pli en grammes puis appuyez sur Entrer/Oui.

4.Si aucune classe n’a été sélectionnée, la Série DM50 vous demande automatiquement de choisir une classe à ce momentlà. Sélectionnez la classe souhaitée puis suivez les instructions concernant les options et/ou services disponibles pour cette classe postale.

Si une classe a déjà été sélectionnée, la Série DM50 retiendra cette sélection.

5.L’affichage montre le montant d’affranchissement définitif et la classe choisie.

Sélection d’un compte en vue du suivi des affranchissements

Vous pouvez sélectionner un compte pour suivre les affranchissements si la fonction optionnelle de comptabilité par département est installée sur votre machine et activée. La

comptabilité par département pourrait ne pas être disponible sur certains modèles. Voir la Section 9, Comptabilité par département, pour des précisions sur l’activation de cette fonction.

1.A partir de l’écran d’accueil, appuyez sur la touche Revue ▼ jusqu’à ce que « Compte » s’affiche, puis appuyez sur Entrer/Oui.

2.L’écran « Sélectionner compte » apparaît. Pour sélectionner un compte, soit :

A.Appuyez sur les touches de Revue ▲▼ jusqu’à l’apparition du compte requis, puis appuyez sur Entrer/Oui. Ou bien…

B.Tapez le premier chiffre du numéro de compte si vous le connaissez et appuyez sur Entrer/Oui.

4.Si un mot de passe a été affecté à ce compte, vous serez priés de l’entrer à ce moment-là. Tapez le mot de passe à quatre chiffres si nécessaire, puis appuyez sur Entrer/Oui.

5.Vous serez alors ramenés à l’écran d’accueil sur lequel figurera le nouveau compte sélectionné.

Impression d’une flamme et/ou d’une mention

En affranchissant votre courrier, vous pouvez également y imprimer une publicité (flamme) et/ou une mention à côté de la marque d’affranchissement.

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3 • Traitement du courrier

REMARQUES :

•Des flammes sont proposées sur tous les modèles.

•Consultez la Section 11, Fournitures et Options, pour plus de précisions sur les flammes et mentions disponibles.

1.A partir de l’écran d’accueil, appuyez sur la touche Revue ▼ et sélectionnez « Flamme » pour imprimer une flamme ou, sélectionnez « Mention ». Appuyez ensuite sur Entrer/Oui.

2.Appuyez sur les touches Revue ▲▼ jusqu’à ce que la rubrique voulue apparaisse, puis appuyez sur Entrer/Oui.

3.Vous êtes maintenant ramenés à l’écran d’accueil affichant la nouvelle rubrique sélectionnée pour l’impression.

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