Hp LASERJET 9065MFP, 9200C, LASERJET 4345MFP, LASERJET 9040, LASERJET 9055MFP mfp digital sending software 4 [de]

MFP Digital Sending-

HP

Software

4

verwendung

HP MFP Digital Sending-

4

Software

Verwendung

Copyright

© 2004 Copyright
Hewlett-Packard Development Company, L.P.

Vervielfältigung, Adaption oder Übersetzung
sind ohne vorherige schriftliche
Genehmigung nur im Rahmen des
Urheberrechts zulässig.

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Dem Benutzer des in diesem Handbuch
beschriebenen Softwareprodukts von
Hewlett-Packard wird folgende Lizenz erteilt:
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diese Ausdrucke nicht zu verkaufen,
weiterzuverkaufen oder auf sonstige Weise
zu verbreiten; und b) eine elektronische
Kopie dieses Handbuchs auf einem
Netzwerkserver abzulegen, solange der
Zugriff auf diese elektronische Kopie auf
PERSÖNLICHE INTERNE Benutzer des in
diesem Handbuch beschriebenen
Softwareprodukts von Hewlett-Packard
beschränkt ist.

Edition 3, 12/2007

HINWEIS FÜR BENUTZER IM DIENSTE
DER US-REGIERUNG: KOMMERZIELLE
COMPUTERSOFTWARE MIT
BESCHRÄNKTEN NUTZUNGSRECHTEN:
„Die Verwendung, Vervielfältigung oder
Bekanntmachung durch die Regierung
unterliegt den in Unterparagraph (c) (1) (ii)
der „Rights in Technical Data Clause“ unter
DFARS 52.227-7013 ausgeführten
Beschränkungen.“

Material, das mit diesem Produkt gescannt
wird, steht möglicherweise unter dem Schutz
staatlicher Gesetze und anderer
Bestimmungen, wie z.B. dem Urheberrecht.
Der Kunde allein ist verantwortlich für die
Einhaltung aller dieser Gesetze und
Bestimmungen.

Markenhinweise

®

Adobe

und Acrobat® sind Marken von

Adobe Systems Incorporated.

®

Microsoft

, Windows® und Windows NT®
sind eingetragene Marken der Microsoft
Corporation.

®

Pentium

ist eine eingetragene Marke der

Intel Corporation.
Alle anderen hier beschriebenen Produkte

sind möglicherweise Marken der
entsprechenden Unternehmen.

Inhalt

Digital Sending

Informationen zu diesem Handbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

Informationen zum Digital Sending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Bedienfeldverfahren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

Ablauf des Sendevorgangs

Verwenden der Digital Sending-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Weitere Informationen

Typen von erstellten Dokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Authentifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Original beschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Scaneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Beheben häufig auftretender Probleme beim Digital Sending

Online-Hilfe für MFP-Geräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Mögliche Probleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

DEWW Inhalt iii

iv Inhalt DEWW

Digital Sending

4

4

Informationen zu diesem Handbuch

Dieses Handbuch dient als Referenz für die Verwendung der HP MFP Digital Sending­Software (DSS mit der für HP Multifunktionsprodukte (MFP) der Funktionsumfang von
Digital Sending erweitert werden kann.

Im Handbuch Verwendung, das im Lief erumf ang des MFP-G eräts enthalten ist, w erden folgende
Themen behandelt:

Verwenden des Bedienfeldes, des Scannerglases und des automatischen Vorlageneinzugs

●

(ADF, Automatic Document Feeder)
Einlegen von Druckmedien

●

Beheben von mechanischen Problemen (z.B. Druckmedienstaus) und anderen Problemen,

●

die nicht die Digital Sending-Funktione n be tr ef fen

DEWW Informationen zu diesem Handbuch 1

Informationen zum Digital Sending

Beim Digital Sending handelt es sich um ein Verfahren, über das ein gedrucktes Dokument mit
einem MFP-Gerät gescannt und direkt an verschiedene Arten von Zielen gesendet wer den ka nn.

●

E-Mail

Senden von Dokumenten als Anhang an eine oder mehrere Internet-E-Mail-Adressen. Die
Empfänger können die auf diese Weise empfangenen Dokumente drucken, speichern oder
weiterleiten. Die Dokumente können in verschiedenen Programmen geöffnet und beliebig
bearbeitet werden.

●

Fax

Senden von Dokumenten an ein oder mehrere Faxgeräte. Die Dokumente werden wie
herkömmliche Faxnachrichten empfangen.

●

Ordner

Senden von Dokumenten an einen oder mehrere freigegebene Netzwerkordner. Benut zer
können einen Ordner aus einer Li ste v orgegebe ner Ordner a us wählen oder einen Zielordner
über das Bedienfeld angeben, sofern sie authentifiziert wurden.

●

Sekundärer E-Mail-Host

Der DSS-Administrator legt den Namen der Bedienfeldtaste auf dem MFP-Gerät fest. Diese
Funktion entspricht der E-Mail-Funktion. Es werden dieselben Felder und Adressbücher
verwendet.

●

Workflow

Mit Hilfe von Workflows können MFP-Benutzer zusätzliche Informationen zusammen mit
dem gescannten Dokument an einen zuvor festgelegten Speicherort im Netzwerk senden.

Das MFP-Gerät eignet sich zum Scannen von schwarzweißen und farbigen Originalen. Die
Originale können auf das Scannerglas oder in den automatischen Vorlageneinzug gelegt
werden. Über das Scannerglas können Druckmedien in unterschiedlichen Formaten gescannt
werden, abhängig von den Funktionen des jeweiligen MFP-Geräts.

2 Digital Sending DEWW

Bedienfeldverfahren

Je nach MFP-Modell kann das Bedienfeld auf unterschiedliche Art und Weise bedient werden:
über ein Tastenfeld oder über einen Touchscreen.

Gemeinsamkeiten der beiden Verfahren

Tasten START, STOPP und ZURÜCKSETZEN zum Steuern der

●

Bedienvorgänge
Bereit-, Daten- und Achtung-LEDs für die Statusanzeige

●

Numerisches Tastenfeld für die Eingabe von Zahlen

●

Tastenfeld

Besondere Merkmale:

Tastenfeld zur Eingabe von

●

Informationen, ähnlich einer
herkömmlichen Computertastatur

Steuerungstasten zum Blättern durch

●

die Optionen in der Anzeige

Taste zum Auswählen von

●

Elementen und Öffnen von Menüs

Beispiel:

HP LaserJet 4100MFP

●

Touchscreen

Besondere Merkmale:

Touchscreen-Anzeige zum Auswählen

●

der Optionen und Blättern durch die
Optionen durch Berühren der Anzeige

Touchscreen-Tastatur, die bei Bedarf zur

●

Eingabe von alphanumerischen Zeichen
eingeblendet wird

Beispiel:

HP LaserJet 9000MFP Series

●

Beispiel:

HP LaserJet 9500MFP Series

●

DEWW Bedienfeldverfahren 3

Ablauf des Sendevorgangs

Verwenden der Digital Sending-Software

1 Legen Sie das Dokument auf das Scannerglas oder in den automatischen Vorlageneinzug.
2 Wählen Sie die Art des Ziels aus:

E-Mail
Fax
Ordner
Sekundärer E-Mail-Host
Workflow

Hinweis Der Administrator kann den sekundären E-Mail-Namen im Bedienfeld ändern.

3 Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihren Benut zernamen und Ihr Kennwort ein.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Authentifizierung“ auf Seite 6.

T „

4 Geben Sie die Informationen ein, die zum Senden an das ange gebene Date iziel erforderlich

sind.

E-Mail

Fax
Ordner

Sekundärer
E-Mail-Host

Workflow

5 Optional: Über Einstellungen können Sie die Standardeinstellungen für das zu scannende

Dokument ändern (z.B. das gewünschte Dateiformat).
Weitere Informationen finden Sie unter:

Scaneinstellungen“ auf Seite 8.

T „

6 Optional: Mit Hilfe von Original beschreiben können Sie die Standardeinstellungen

(z.B. die Dokumentgröße) für das zu sendende Dokument ändern. Wenn Sie ein beidseitig
bedrucktes Dokument senden möchten, müssen Sie das Original als beidseitig be schreiben.

Füllen Sie die Feld er Von:, An:, CC:, BCC:, Betreff: und Nachricht: aus.
Im Feld Von: wird möglicherweise Ihr Benutzername oder Ihre E-Mail-Adresse
angezeigt. In diesem Fall können Sie keine Änderungen vornehmen.

Füllen Sie das Feld Faxnummern: aus.
Wählen Sie ein Ordnerziel aus der Liste aus, oder geben Sie einen Ordnerpfad

ein, sofern Sie als Benutzer authentifiziert wurden.
Füllen Sie die Feld er Von:, An:, CC:, BCC:, Betreff: und Nachricht: aus.

Im Feld Von: wird möglicherweise Ihr Benutzername oder Ihre E-Mail-Adresse
angezeigt. In diesem Fall können Sie keine Änderungen vornehmen.

Wählen Sie ein Workflowziel aus.
Geben Sie die erforderlichen Informationen für das Dokument ein.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Original beschreiben“ auf Seite 7.

T „

TART

7 Drücken Sie S
8 Nehmen Sie nach Abschluss des Vorgangs das Dokument aus dem Vorlageneinzug bzw.

vom Scannerglas.

4 Ablauf des Sendevorgangs DEWW

, um den Sendevorgang zu starten.

Weitere Informationen

Typen von erstellten Dokumenten

Der Typ des erstellten Dokuments hängt von der Sendeoption ab (siehe nachstehende Tabelle).
Für jede Sendeoption gibt es Standardeinstellungen, die von Ihrem Administrator festgelegt
werden. Als Standarddateiformat für E-Mail-Dokumente ist beispielsweise das Format PDF
eingerichtet. Sie können die E-Mail-Optionen mit Hilfe von Einstellungen ändern.

Sendeoption Dokumenttyp

E-Mail Das gescannte Dokument wird als Anhang an eine E-Mail-Nachricht angefügt.

Sie wählen den Dateityp des Anhangs aus.
Bei den Dateitypen PDF und MTIFF wird eine einzelne Datei für alle gescannten

Seiten angehängt. Bei den Dateitypen TIFF und JPEG wird für jede gescannte Seite
ein separater E-Mail-Anhang erstellt.

Fax Das gescannte Dokument wird als Faxnachricht gesendet.

Faxdeckblätter können auf zweierlei Weise erstellt werden. Erkundigen Sie sich beim
Administrator nach der verwendeten Methode.

Für Faxnachrichten wird automatisch ein Deckblatt erstellt. Die auf dem Deckblatt

●

angegebenen Informationen hängen von der Art des im Netzwerk verwendeten
Faxdienstes ab. Üblicherweise bestehen die Angaben aus dem Absender, dem
Datum und der Uhrzeit.

Das Deckblatt für Faxnachrichten wird nicht automatisch erstellt. Wenn der

●

Faxnachricht ein Deckblatt hinzugefügt werden soll, erstellen Sie das Deckblatt für
das zu scannende Dokument selbst, und legen Sie es an erster Stelle ein.

Bei den Dateitypen PDF und MTIFF wird eine einzelne Datei für alle gescannten
Seiten angehängt. Bei den Dateitypen TIFF und JPEG wird für jede gescannte Seite

ein separater E-Mail-Anhang erstellt.
Ordner Das Dokument wird in einem Netzwerkordner abgelegt.
Sekundärer

E-Mail-Host

Workflow Das Dateiformat wird nicht vom Benutzer, sondern vom Administrator der

Das gescannte Dokument wird als Anhang an eine

E-Mail-Nachricht angehängt. Sie wählen den Dateityp des Anhangs aus.

Bei den Dateitypen PDF und MTIFF wird eine einzelne Datei für alle gescannten

Seiten angehängt. Bei den Dateitypen TIFF und JPEG wird für jede gescannte Seite

ein separater E-Mail-Anhang erstellt.

Workfloweinrichtung festgelegt.

DEWW Typen von erstellten Dokumenten 5

Authentifizierung

Bei der Authentifizierung handelt es sich um eine Sicherheitsfunktion. Wenn die
Benutzerauthentifizierung durch den Administrator aktiviert wurde, müssen Sie zum Verwenden
der Digital Sending-Funktionen des MFP-Geräts Ihre Netzwerkanmeldeinformationen eingeben.

Bei Windows-Netzwerksystemen müssen Sie zur Authentifizierung folgende Informationen
angeben:

Benutzername

●

Kennwort

●

Domäne

●

Bei Verzeichnissystemen von Novell müssen Sie zur Authentifizierung folgende Informationen
angeben:

Benutzername

●

Kennwort

●

Falls erforderlich

●

• Baum

• Server

• Internet

Bestimmte Digital Sending-Funktionen (E-Mail, Fax) oder Ziele innerhalb einer Funktion
(Netzwerkordner, Workflows) erfordern möglicherweise Benutzerauthentifizierung. Wenn ein
Benutzer authentifiziert wurde, ist im weiteren Verlauf der Sitzung keine erneute
Authentifizierung erforderlich.

Wenn der Benutzer auf dem Bedienfeld bzw. bei einer Aufforderung zum Fortfahren oder
Abmelden die Option Abmelden auswählt oder die Taste Zurücksetzen drückt, muss der
Benutzer sich erneut authentifizieren.

6 Weitere Informationen DEWW

Original beschreiben

Über das Bedienfeld können Sie mit Hilfe der Option Orig inal besch reiben die Ein stellungen für
das Dokument ändern, das gesendet werden soll. Wählen Sie die Option en aus, die sich am
besten für das Dokument eignen (z.B. das Dokumentformat).

Einstellung Optionen Beschreibung

Format Letter

Legal
Ledger
Exec
A3

Seitenausrichtung Hochform at Originale im Hochformat

Querformat Originale im Querformat

Bedruckte Seiten Einseitig Originale, die nur auf einer Seite bedruckt sind

Beidseitig Originale, die auf beiden Seiten bedruckt sind

Seiteninhalt Text Originale mit schwarz gedrucktem Text

Foto Fotografien oder Zeichnungen als Originale
Gemischt Originale mit Grauschattierungen, mit Text- und

A4
A5
B4
B5

Die verfügbaren Optionen für das Format hängen von dem
jeweils verwendeten MFP-Gerät ab.

Grafikkomponenten oder mit farbigen und schwarzweißen
Bereichen.

DEWW Original beschreiben 7

Scaneinstellungen

Auf dem Bedienfeld können Sie über Einstellungen die Einstellungen für das zu scannende
Dokument ändern, das Sie erstellen (z.B. das gewünschte Dateiformat).

Scaneinstellungen haben keine Auswirkungen auf die Sendeoptionen für Faxnachrichten.

Einstellung Optionen Beschreibung

Farbe Schwarzweiß Schwarzweiße Originale oder zum Senden eines Originals in

Dateityp PDF Standardeinstellung. Beste Druckqualität bei Text und Grafiken. Zum

schwarzweiß, damit die Größe der Datei verringert und Übertragungszeit
eingespart wird

Farbe Originale mit Grauschattierungen, mit Text- und Grafikkomponenten oder

mit farbigen und schwarzweißen Bereichen. Bei dieser Auswahl nimmt
die Größe der Datei zu, und die Übertragungszeit verlängert sich.

Anzeigen dieses Dateityps muss auf dem Computer des Empfängers das
Programm Adobe
Bei V erwendung in Verbindung mit E-Mail wird über diese Option ein
E-Mail-Anhang mit allen gescannten Seiten erstellt.

TIFF Standard-Dateityp, der vom Empfänger in verschiedenen Programmen

geöffnet und bearbeitet werden kann. Bei Ve rw endung in Verbindung mit
E-Mail wird über diese Option für jede gescannte Seite ein E-Mail-
Anhang erstellt.

MTIFF Mehrseitige TIFF-Datei, in der mehrere Seiten in einer Datei gespeichert

werden. Die Dateien können vom Empfänger in Anwendungen geöffnet
und bearbeitet werden. Bei Verw endung in Verbindung mit E-Mail wird

über diese Option ein E-Mail-Anhang mit allen gescannten Seiten erstellt.

®

Acrobat® Reader installiert sein.

JPEG Dieser Dateityp eignet sich am besten zum Anzeigen der Datei in einem

Internetbrowser. Die Dateien können vom Empfänger in Anwendungen
geöffnet und bearbeitet werden. Bei V erwendung in Verbindung mit
E-Mail wird über diese Option für jede gescannte Seite ein E-Mail-
Anhang erstellt.

Auflösung Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

75 DPI

●

150 DPI

●

200 DPI

●

300 DPI

●

Dateigröße Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Klein

●

Standard

●

Groß

●

Optimierungs­einstellungen

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Schärfe

●

Hintergrundentf.

●

8 Weitere Informationen DEWW

Beheben häufig auftretender Probleme beim Digital Sending

In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zum Beheben von Problemen, die bei den Digital
Sending-Funktionen des MFP-Geräts auftreten können.

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich an den Administrator.

Online-Hilfe für MFP-Geräte

Das MFP-Gerät verfügt über eine Online-Hilfe mit Anweisungen zum Beheben von häufig
auftretenden Problemen. Wenn Sie die Hilfe aufrufen möchten, drücken Sie ? auf dem
Bedienfeld.

DEWW Online-Hilfe für MFP-Geräte 9

Mögliche Probleme

Problem Maßnahme

Digital Sending funktioniert
nicht.

Kennwort wird nicht
erkannt.

Schlechte Bildqualität.

Gleichzeitiges oder
schiefes Einziehen
mehrerer Blätter bzw.
häufige Druckmedienstaus
bei Verwendung des
automatischen
Vorlageneinzugs.

Eine von Ihnen gesendete
E-Mail wurde nicht
empfangen.

Gesendete Faxnachricht
wurde nicht empfangen.

Unterer Rand einer
gesendeten Seite ist
abgeschnitten.

Überprüfen Sie, ob das MFP-Gerät eingeschaltet ist.

●

Überprüfen Sie, ob Sie das richtige Kennwort eingegeben haben.

●

Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinbuchstaben

●

unterschieden. Achten Sie darauf, dass Sie das Kennwort mit den
richtigen Groß- und Kleinbuchstaben eingeben.

Wenn gescannte Seiten leer oder weiß oder mit sich wiederholenden

●

Mustern ausgegeben werden, überprüfen Sie, ob sich nicht bereits eine
Seite auf dem Scannerglas befindet.

Achten Sie darauf, dass Sie das zu sendende Dokument richtig in den

●

automatischen Vorlageneinzug oder au f das Scannerglas legen.
Vergewissern Sie sich, dass das Scannerglas sauber ist. Reinigen Sie

●

das Scannerglas mit einem trockenen weichen Tuch, wenn es
verschmutzt ist.

Diesbezügliche Maßnahmen werden im Handbuch Unterstützung des

●

MFP-Geräts beschrieben.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse über das Bedienfeld eingegeben haben,

●

senden Sie das Dokument erneut, und achten Sie darauf, dass Sie die
Adresse richtig und im vorgeschriebenen Format eingeben (@-Zeichen
und Punkt überprüfen, keine Leerzeichen einfügen).

Senden Sie die E-Mail erneut. Geben Sie im Feld Von: einen Namen im

●

richtigen Format an, damit die E-Mail nicht abgelehnt wird und Sie beim
Fehlschlagen der E-Mail-Übertragung eine Benachrichtigung erhalten.

Wenn das Problem weiterhin auftritt, wenden Sie sich an den

●

Administrator.
Wenn Sie die Faxnummer über das Bedienfeld eingegeben haben,

●

senden Sie das Dokument erneut, und achten Sie darauf, dass Sie die
Faxnummer richtig eingeben.

Das empfangende Faxgerät ist möglicherweise ausgeschaltet, oder ein

●

Fehler ist aufgetreten (z.B. kein Papier oder kein Toner). Wenden Sie sich
an den Empfänger.

Das System sendet unter Umständen gerade andere Faxnachrichten

●

oder befindet sich im Wahlwiederholungsmodus für andere
Faxnachrichten. Möglicherweise hat das System auch die maximale
Anzahl von ausstehenden Faxübertragungen erreicht. Senden Sie die
Faxnachricht zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Informationen zur Übertragung können Sie aus zurückgesendeten

●

Faxbenachrichtigungen entnehmen (z.B. E-Mail-Benachrichtigungen im
E-Mail-Eingangsordner oder gedruckte Faxübertragungsprotokolle,
sofern der verwendete Faxdienst dies anbietet).

Senden Sie die Faxnachricht erneut.

●

Wenn das Problem weiterhin auftritt, bitten Sie den Administrator, das

●

Protokoll für die verwendete Faxübertragung zu überprüfen. In den
Protokollen finden sich häufig Hinweise zu den Ursachen eines
erfolglosen Übertragungsversuchs.

Wenn Sie das Dokument über das Scannerglas gesendet haben, ist die

●

Dokumentseite möglicherweise zu lang. Informationen zur maximalen
Länge finden Sie im Handbuch Unterstützung des MFP-Geräts.

10 Beheben häufig auftretender Probleme beim Digital Sending DEWW

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