Hp LASERJET 4100MFP, LASERJET 9040, 9200C, LASERJET 9065MFP, LASERJET 4345MFP mfp digital sending software 4 [sv]

...

hp mfp digital sending

software

support

hp mfp digital sending

software

support

Mångfaldigande, anpassning eller översättning utan föregående skriftligt tillstånd är förbjudet, utom i de fall som upphovsrättslagstiftningen medger.

Denna information kan komma att ändras utan föregående meddelande.

De enda garantierna för HP:s produkter och tjänster framläggs i de uttryckliga garantimeddelanden som medföljer dessa produkter och tjänster. Inget av detta skall anses utgöra någon extra garanti. HP ansvarar inte för tekniska eller redaktionella fel eller utelämnanden i denna information.

Användaren av den Hewlett-P ackard-skrivare som avses i den här användarhandboken har rätt att: a) skriva ut användarhandboken för PERSONLIG, INTERN eller FÖRETAGSMÄSSIG användning men inte sälja, sälja vidare eller på annat sätt distribuera papperskopior; och b) placera en elektronisk kopia av den här användarhandboken på en nätverksserver under förutsättning att åtkomsten till den elektroniska kopian är begränsad till PERSONLIGA och INTERNA användare av den Hewlett-Packard-skrivaren hör till den här användarhandboken.

Edition 5, 12/2007

MEDDELANDE TILL ANVÄNDARE INOM MYNDIGHETER I USA: I USA: BEGRÄNSADE RÄTTIGHETER BETRÄFFANDE DATORPROGRAMVARA: Användning, duplicering eller offentliggörande av myndigheter i USA begränsas enligt klausulen om tekniska data, underparagraf (c)(1)(ii) i DFARS 52.227-7013.

Material som skannats av denna produkt kan vara skyddat av lagar och förordningar, t.ex. Lagen om upphovsrätt. Användaren är därför ensam ansvarig för att gällande lagar och förordningar efterföljs.

Varumärken

Adobe

och Acrobat® är varumärken som

tillhör Adobe Systems Incorporated.

Microsoft

, Windows® och Windows NT® är i USA registrerade varumärke som tillhör Microsoft Corporation.

Pentium

är ett i USA registrerat varumärke

som tillhör Intel Corporation. Alla övriga produkter som nämns i det här

dokumentet kan vara registrerade varumärken som tillhör respektive företag.

Innehåll

1 HP:s MFP Digital Sending Software, v.

Funktioner och alternativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

Konfigurera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Strukturöversikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Support av äldre modeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

HP Address Book Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Äldre MFP-modeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Miljöer och protokoll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Nätverksoperativsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Novell NetWaresupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Typer av destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

E-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Verifiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Verifieringsmetoder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Adresseringsfunktioner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Verifiering och åtkomst till adressbok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Personliga adressböcker. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Spara lokala adressböcker på MFP-enheten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

HP DSS v. licensiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

2 Stödverktyg och procedurer

Stödverktyg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Använda Windows-tjänsten för att starta och stoppa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Använda HP MFP DSS Configuration Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Använda aktivitetsloggen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Använda händelseloggen i Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Använda HP Address Book Manager (ABM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

3 Felsökning

Inledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Källor till information om problem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Vanliga fel vid digital sändning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Meddelanden i Loggboken i Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Meddelanden på kontrollpanelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

HP MFP DSS Configuration Utility-meddelanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Felkoder för DSMP (Distributed Session Management Protocol) . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

4 Kundsupport och garantiinformation

HP Customer Care - service och support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

Hewlett-Packards deklaration avseende be gr änsad garanti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

HP programlicensavtal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Del 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Sakregister

SVWW Innehåll iii

iv SVWW

HP:s MFP Digital Sending

Software, v.

Funktioner och alternativ

HP MFP Digital Sending Software v. (HP DSS v. är ett program som gör det möjligt för flerfunktionsenheter (MFP-enheter) från HP att skicka skannade dokument direkt till olika typer av destinationer.

●

E-post

Skicka dokumentet som en bilaga till en eller flera e-postadresser. Mottagarna kan skriva ut, spara och vidarebefordra dokument som de får på det här sättet. De kan också öppna dokumenten i olika program och redigera dem efter sina särskilda behov.

●

Fax

Skicka dokumentet till en eller flera f axmaskiner. Mottagarna tar emot de här dokumenten på samma sätt som andra faxmeddelanden. Tre sorters faxmaskiner stöds: LAN-fax, Microsoft Windows

●

Mapp

Skicka dokumentet till en eller fle ra utde lade nätverkskataloger. An vändar e kan välja från en lista med fördefinierade mappar. Med rätt behörighet kan de också ange destinationer från kontrollpanelen.

Som mappdestinationer stöds operativsystemen Windows 98/2000/XP/2003 samt Novell.

SVWW Funktioner och alternativ 1

2000- eller XP-fax och Internet-fax.

●

Sekundär e-post

Funktionen för sekundär e-post har utformats för lösningar med höga krav på datasäkerhet. Tillsammans med ett tredjepartsprogram bidrar den här funktionen till en komplett lösning. Vad som skiljer funktionen för sekundär e-post från den vanliga e-postfunktionen är att data mellan MFP-enheten och HP DSS-servern krypteras. Ett rfc822-kompatibelt e-postmeddelande med den skannade informationen som bifogad fil skapas i mappen ”\hpemail2” i DSS-programkatalogen. Tredjepa rtsprogrammet, som övervakar denna mapp, bearbetar e-postmeddelandet och skickar tillbaka det på ett säkert sätt.

Namnet på kontrollpanelsknappen på MFP-enheten anges av HP DSS-administratören. Funktionen är identisk med e-post och använder samma fält och adressböcker.

●

Arbetsflöde

Med arbetsflöden kan MFP-användare skicka ytterligare information tillsammans med det skannade dokumentet till en angiven nätverksplats. Meddelanden på MFP-enhetens kontrollpanel uppmanar användaren att ange specifik information. Tredjepartsprogrammen som övervakar nätverksmappen kan sedan hämta och dechiffrera informationen och utföra begärd åtgärd på den skannade bilden.

●

Skicka till skrivare, skicka till FTP-server

Med arbetsflödesfunktionen kan du skicka dokument till nätverksansanslutna skrivare och FTP-serverdestinationer som kan nås från nätverket.

Den digitala sändningsprocessen omvandlar pappersbaserad information till digitala bilder. Dokumenten skannas först på MFP-enheten och överförs sedan till en nätverksansluten dator där HP DSS v. är installerat. HP DSS v. kan också ställas in så att användarna måste verifieras, vilket garanterar att endast behöriga personer kan använda de digitala sändningsfunktionerna på MFP-enheten.

På MFP-enhetens kontrollpane l väljer användarna önskat alternativ. Funktionerna i det stadiet beror på alternativet.

Sändnings-

Funktioner

alternativ

E-post

Faxa

Mapp

Sekundär e-post

Arbetsflöde

Ange Till:/Från:/CC:BCC:/Ämne: informationen manuellt

●

Välj e-postdestinationer ur en adressbok

●

Kontrollera dubbelsidig skanning och andra skannerinställningar

●

(som t.ex. filformat) från kontrollpanelen Skriv in faxnummmer manuellt

●

Välj från en lista över kortnummer

●

Kontrollera dubbelsidig skanning från kontrollpanelen

●

Välj mappdestinationer från en fördefinierad lista

●

Ange en mappsökväg (med rätt behörighet)

●

Gör filinställningar som Filtyp, Upplösning, Filstorlek, Färg eller S/V och Filnamn

●

Ange Till:/Från:/CC:BCC:/Ämne: informationen manuellt

●

Välj e-postdestinationer ur en adressbok

●

Kontrollera dubbelsidig skanning och andra skannerinställningar

●

(som t.ex. filformat) från kontrollpanelen Ange en arbetsflödesdestination från menyn

●

Ange information i fälten genom att skriva eller välja ett alternativ från listrutorna.

●

Data som anges kan vara datum/tid och numeriska data eller strängar (data med alfanumeriska tecken)

2 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. SVWW

HP DSS v. gör följande:

Verifierar användarens inloggningsuppgifter på MFP-enheten, om programmet har ställts in

●

för det Hanterar simultansändning av skannade bilder från varje MFP i nätverket till någon av

●

destinationstyperna Lägger till adressinformation

●

Kodar meddelandet

●

Kommunicerar med den server som administratören har konfigurerat för digital sändning

●

(t.ex. en SMTP-server för e-post eller en LAN-faxserver för fax) Uppdaterar adressböcker

●

Synkroniserar adressböcker med en LDAP-server, om programmet har ställts in för det

●

Konfigurera

Konfiguration av HP DSS v. görs centralt i HP MFP Configuration Utility varifrån alla alternativ konfigureras och installeras på en administratörsdator. Du använder HP MFP DSS Configuration Utility till att konfigurera alla digitala sändningsalternativ och övervaka aktiviteter.

Använda HP MFP Digital Sending Software Configuration Utility

Du kan använda HP MFP Digital Sending Software Configuration Utility till att konfigurera alla digitala sändningsfunktioner.

Gör så här när du vill öppna programmet.

1 På servern där HP DSS-programvaran installerades, klickar du på Start och sedan på

Program och sedan på Hewlett-Packard och sedan på HP MFP Digital Sending Software och slutligen klickar du på Configuration Utility.

2 I dialogrutan HP Digital Sending Software Configuration väljer du Den här datorn och

klickar på OK.

Använda fliken Allmänt

Fliken Allmänt innehåller information om HP DSS-licensen och hur du kontaktar administratören.

När HP Digital Sending Software installeras för första gången fungerar programmet i provläge under en given tidsperiod. Avsnittet Licenser under fliken Allmänt visar en ”Provlicens”-post. Den kvarvarande t iden på provperioden visas i den posten . När provperioden tar slut blir programmet oanvändbart tills en giltig licens installeras. I ”

sidan 20 finns mer information.

Lägga till en licens 1 Klicka på knappen Lägg till. Dialogrutan Lägg till licens visas. 2 Ange den 20-siffriga nyckelkoden för licensen som du installerar. 3 Klicka på OK.

HP DSS v. licensiering” på

4 Den nya licensen (om den är giltig) visas i listan över installerade licenser och det totala

antalet platser uppdateras med de platser som läggs till genom den här licensen.

Ta bort licenser 1 Från listan över installerade licenser väljer du den/de licens(er) som du vill ta bort. 2 Klicka på knappen Ta bort.

SVWW Funktioner och alternativ 3

3 De markerade licenserna tas bort från listan och det totala antalet platser uppdateras för att

visa det aktuella antalet platser som fås genom de återstående licenserna, om några sådana finns.

Obs! Licenstyperna säker åtkomst och kommunikationer fr ån den tidigare v ersionen av HP Digital Sending

Software (version 3.0) stöds. Dessa licenstyper konverteras automatiskt till Arbetsflöde och dokumenthanteringslicenser.

Ange kontaktinformation för administratör i avsnittet Administratörsinformation på den här fliken. Markera kryssrutan Meddela administ ratören om allvarliga fel uppstår om du vill få ett meddelande via e-post om fel uppstår som kräver administratörens hjälp.

Använda fliken E-post

Digital sending-tjänsten använder SMTP för att skicka e-post till internet-adresser. Det rekommenderas starkt att du hittar SMTP-gatewayen på ditt eget LAN-nätverk. Du kan dock konfigurera produkten för att fungera med e-post även om din e-posttjänst tillhandahålls via en utomstående internetleverantör över modem.

Om din server stöder det kan du an vänd a ESMTP (Extended SMTP) när du skickar e-post. Den möjligheten upptäcks automatiskt och ingen speciell konfigurering behövs. E-posttjänsten är också kompatibel med DSN-standarden (Delivery Status Notification).

Det dokument du skannar på enheten blir en bilaga till e-postmeddelandet. PDF-filformatet är det som oftast används till bilagorna, vilket ger mottagaren möjligheten att både visa och skriva ut dem. Användare kan få en gratis kopia av Adobe® Acrobat® Reader för visning av .PDF-filer från Adobe Systems Incorporated webbsida (http://www.adobe.com).

Använd fliken E-Post i konfigurationsprogrammet om du vill konfigurera och organisera SMTP- och e-postservrarna som HP DSS använder för att skicka e-postmeddelanden.

Så här lägger du till SMTP-servrar:

1 Klicka på Hitta servrar om du vill hitta alla SMTP-servrar på nätverket. 2 En lista över SMTP-servrar visas. Välj en eller fler servrar och klicka på OK. De valda

servrarna läggs till i SMTP-gatewayserver-listan.

Obs! Om sökprocessen inte hittar någon SMTP-server kan du använda knappen Lägg till på fliken E-post

om du vill lägga till en SMTP-server manuellt genom att ange SMTP-serverns värdnamn eller IP-adress.

3 Markera varje server och klicka på knappen Redigera.... Dialogrutan Redigera SMTP-

gateway visas.

4 Om den angivna SMTP-gatewayen har en maximal filstorlek väljer du den i listrutan

Maximal filstorlek.

5 Klicka på Test om du vill kontrollera att SMTP-gatewayen finns.

Obs! Om testet misslyckas ska du dubbelkolla gateway-adressen och sedan kontakta din

nätverksadministratör och se om SMTP-servern fungerar.

6 Klicka på OK om du vill spara SMTP-inställningarna. 7 Lägg till fler SMTP-servrar om det behövs och använd pilknapparna Flytta om du vill ändra

prioritetsordningen.

8 Klicka på Använd om du vill spara e-postinställningarna.

4 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. SVWW

Använda fliken Sekundär e-post

Ett antal försäljare av tredjepartsprogram erbjuder tjänst er f ör säker e-postleverans. Exempelvis erbjuder Omtool en säker e-postlösning som krypterar e-postmeddelanden och kräver autentisering av mottagare innan e-postmeddelandet kan levereras. Den sekundära e-po stfunktionen är utformad för att fungera tillsammans med en a v dessa tredjepartsprogrammen för användare som behöver extra datasäkerhet. Vad som skiljer funktionen för sekundär e-post från den vanliga e-postfunktionen är att data mellan enheten och HPDSS-servern krypteras. Ett rfc822-kompatibelt e-postmeddelande med den skannade informationen som bifogad fil skapas i mappen

”\HPEMAIL2” i HP DSS-programkatalogen på HP DSS-servern. Tredjepartsprogrammet, som övervakar denna mapp, bearbetar e-postmeddelandet och skickar tillbaka det på ett säkert sätt.

1 Markera kryssrutan Aktivera Skicka till sekundär e-post om du vill aktivera alternativet

sekundär e-post.

2 Använd rullistan Visa namn på startfönster om du vill markera namnet som visas i MFP-

teckenfönstret för sekundär e-post. Ange ett eget namn i rutan Visa namn på startfönster eller välj ett av följande alternativ:

• Sekundär e-post

• Säker e-post

• Särskild e-post

3 Klicka på knappen Avancerat... på den här fliken om du vill ange e ventuella X-Headers som

du vill ha med i e-postmeddelandena.

Använda fliken Verifiering

Alternativen på fliken Verifiering styr hur användare verifieras när digitala sändningsfunktioner används. Verifiering är en viktig säkerhetsfunktion. Det rekommenderas starkt att autentisering aktiveras så att obehörig åtkomst av de digitala sändningsfunktionerna förhindras.

Du aktiverar verifiering genom att först välja ett alternativ i listrutan Verifieringsmetod. Alternativen är:

Ingen

●

Microsoft Windows

●

LDAP-server

●

Novell NDS (om det finns Novell-klientprogramvara)

●

Novell Bindery (om det finns Novell-klientprogramvara)

●

Använda LDAP-konfiguration

När en autentiseringsmetod har valts på fliken Autentisering visas konfigurationsinställningarna för LDAP. LDAP hämtar e-postadresser för den autentiserade användaren. När användaren har angivit giltiga behörighetsuppgifter användes den informationen till att matchas med ett attribut i LDAP-databasen. Efter att en matchning har gjorts och användaren har identifierats i databasen hämtas användarens e-posta dress med e tt anna t da taba sattribut. LDAP-inställningen inkluder ar följande:

Alternativ för konfiguration av HP DSS för åtkomst av LDAP-servern

●

Alternativ för sökning efter användarnas e-postadresser i databasen

●

Gör så här för att konfigurera LDAP-servern. 1 Klicka på knappen Hitta servrar. Programmet söker i nätverket efter LDAP-servrar och

sedan visas dialogrutan Välj LD AP-server med en lista av LDAP-servrar på nätverket.

2 Markera LDAP-servern som du vill använda. Information om den valda servern visas. 3 Klicka på OK om du godkänner de n mark er ade servern. Serverinf ormationen fylls i på flik en

Verifiering.

SVWW Funktioner och alternativ 5

4 Klicka på knappen Test på fliken Verifiering om du vill testa inställningarna. I dialogrutan

Testa användarverifiering anger du användaruppgifter för inloggning på nätverket för att prova om LDAP kan hämta en e-postadress.

Obs! Om processen för att hitta servrar inte hittar någon LDAP-server kan du ange LD AP-serverns

värdnamn eller IP-adress direkt i textrutan LDAP-server och sedan använda knappen Hitta inställningar för att hitta serverns inställningar. Om du inte kan komm unicera med LD AP-servern bör

du kontakta nätverksadministratören och få hjälp med felsökning.

Använda fliken Fax

Med alternativen på fliken Fax styr du alla faxinställningar för HP DSS. Om du vill konfigurera faxalternativet markerar du först en faxtyp i listrutan Faxmetod. Följande

alternativ är tillgängliga:

Ingen

●

LAN-fax

●

Internetfax

●

MS Windows 2000 Fax

●

Beroende på vilken metod som är vald visas tillhörande inställningar på fliken Fax. Konfigurera en LAN-faxtjänst

Följ dessa instruktioner om du vill ställa in faxning med hjälp av nätverkets LAN-faxtjänst.

1 Välj LANFax i rullistan på fliken Fax. 2 Markera ditt programvarunamn för LAN-fax i listrutan Produktnamn. 3 Klicka på knappen Avancerat och ange indata- och utdatainställningar för din LAN-

faxprodukt.

4 Använd knappen Bläddra och välj nätverksmappen som ditt faxprogram använder. 5 Fyll i avsnittet Uppgifter för mappåtkomst om så kr ävs. Använd knappen Kontrollera

mappåtkomst om du vill testa behörighetsuppgifterna och kontrollera att du har åtkomst till

mappen.

6 Klicka på Använd om du vill spara LAN-faxinställningarna. Konfigurera en internet-faxtjänst

Med en internet-faxtjänst skickas fax med hjälp av e-post. Med HP DSS kan användaren ange ett faxnummer precis som vanligt och sedan skapas och skickas e-postmeddelandet bakom kulisserna.

1 Välj Internetfax i rullistan på fliken Fax. 2 Ange domännamnet till din internetfax-leverantör i textrutan Domän för faxleverantör.

HP DSS tar telefonnumret som är angivet i enheten och använder sedan det här domännamnet till att skapa e-postmeddelandet. Exempelvis, [telefonnummer]@efax.com.

3 Ange en giltig e-postadress i textrutan Standard-e-postadress för faxkonto. Det är

e-postadressen som används till internetfax som returneras eller misslyckas.

4 Markera kryssrutan om du vill att HP DSS ska använda användarens e-postadress som

retur-e-postadress.

5 Klicka på Använd om du vill spara internetfaxinställningarna.

6 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. SVWW

Konfigurera en Windows 2000-faxtjänst

Om du vill använda Windows 2000-faxtjänsten måste du ha ett faxmodem installerat på HP DSS-servern.

1 Välj MS Windows 2000 Fax i rullistan på fliken Fax. 2 Klicka på knappen Egenskaper. Dialogrutan för Windows fax-konfiguration visas. Ange den

information som krävs.

3 Klicka på Använd om du vill spara Windo w s 2000-faxinställningarna.

Använda fliken Mappar

Du använder fliken Mappar när du vill konfigurera funktionen Skicka till mapp. Du aktiverar alternativet genom att markera kryssrutan Aktivera Skicka ti ll mapp.

1 Klicka på Lägg till… om du vill lägga till en ny mapp. Dialogrutan Lägg till fördefinierad

mapp visas.

2 Ange ett namn för mappen i textrutan Alias-namn. Det här namnet visas i gränssnittet på

enhetens kontrollpanel.

3 Klicka på Bläddra… om du vill bläddra till en mapplats och klicka sedan på OK när du vill

godkänna det.

Obs! Operativsystem som stöds för mapplatser är Windows 98, Windows NT , Windows 2000, Windows XP,

Windows 2003 och Novell.

4 Välj vilka åtkomstuppgifter du vill använda för att få åtkomst till mappen från listrutan

Åtkomstuppgifter. Om du väljer Allmän använder programmet Åtkomstuppgifter för allmänna mappar på fliken Mappar. Om du väljer MFP-användare använder programmet

de åtkomstuppgifter som användaren loggade in till enheten med.

5 Klicka på OK om du vill spara inställningarna. En ny mapp läggs till i listan. 6 Upprepa steg 1 till 5 om du vill lägga till fler mappar. 7 Ange de allmänna åtk omstup pgifterna för att få åtk omst till mappar under Åtkomstuppgifter

för allmänna mappar i fliken Mappar. Den här informationen krävs innan du kan spara

mapplistan.

8 Klicka på Använd om du vill spara de nya mapparna.

Använda fliken Arbetsflöden

Med arbetsflöden kan användare skanna ett dokument och skicka det till en anpassad arbetsflödesdestination. Med arbetsflödesfu nktionen kan du skic ka e xtr a inf ormation i f orm av en fil som sparas med det skannade dokumentet på en angiven nätv erks- eller FTP-plats . Ledt e xte r på kontrollpanelen används till att samla in specifik information. Ett tredjepartsprogram som övervakar nätverksmappen eller FTP-platsen kan sedan hämta och dechiffrera informationen och utföra specifik åtgärd på den skannade bilden. Du kan också ang e en skrivare som en arbetsflödesdestination, så att användare kan skanna ett dokument och sedan skicka det direkt till en annan nätverksskrivare och skriva ut det.

Använd fliken Arbetsflöden om du vill konfigurera arbetsflöden som ska användas med tredjepartsprogram. Du aktiverar funktionen genom att först markera kryssrutan Aktivera arbetsflöden, längst upp på fliken.

Att skapa en arbetsflödesprocess består av tre delar:

arbetsflödesgruppen

●

arbetsflödesmenyer

●

arbetsflödesformuläret

●

SVWW Funktioner och alternativ 7

Så här skapar du en arbetsflödesgrupp

1 Klicka på knappen Lägg till grupp.... Dialogrutan Arbetsflödesgrupp visas.

2 Ange namnet på den nya gruppen. Namnet måste vara unikt.

Obs! Du kan inte ändra namnet ”Gemensam MFP-grupp”.

3 Klicka på OK om du vill spara den nya gruppen.

Så här skapar du en arbetsflödesmeny

1 I arbetsflödesträdet markerar du gruppen du just skapade.

2 Klicka på knappen Lägg till meny.... Dialogrutan Arbetsflödesmeny visas.

3 Ange namnet på den nya menyn. Namnet måste vara unikt i arbetsflödesgruppen. 4 Välj stil på arbetsflödesmenyn. Stilen bestämmer vilka alternativ som är tillgängliga för

arbetsflödesformulär från denna arbetsflödesmeny. Det enda tillgängliga alternativet är

Förbättrad.

5 Klicka på OK om du vill spara den nya menyn.

Så här skapar du ett arbetsflödesformulär för att skicka till mapp

1 Markera menyn du just skapade.

2 Klicka på knappen Lägg till formulär.... Dialogrutan Arbetsflödesformulär visas.

3 Ange ett namn för formuläret i textrutan Formulärnamn. 4 Välj destinationstyp från listrutan Destinationstyp. Alternativen är Mapp, FTP-plats och

Skrivare.

Obs! Beroende på vilket alternativ du väljer ändras alternativen i dialogrutan Arbetsflödesformulär. Resten

av den här proceduren gäller alternativet Mapp. Se följande procedurer om du vill veta hur du skapar ett arbetsflödesformulär för en FTP-plats eller en skrivare.

5 Ange sökvägen till destinationsmappen i textrutan Sökväg för mapp eller använd knappen

Bläddra och gå till en sökväg.

6 Välj åtkomstmetod för mappen från listrutan Åtkomstuppgifter. Alternativen är Allmän och

MFP-användare . Om du väljer MFP-an vändare k ommer uppgift erna för den som är inloggad på enheten att användas i HP DSS. Om du väljer Allmän kommer Åtkomstuppgifter för

allmänna mappar som är angivna på fliken Arbetsflöden att användas i HP DSS.

7 Under Bildfilsinställningar väljer du inställningar för den skannade filen. Det ska vara

inställningarna som krävs av tredjepartsprogrammet som behandlar filen.

8 Välj filtyp för metadatafilen från listrutan Filformat. Alternativen är Inget, .HPS och .XML.

Det här är filen som innehåller datan som samlades in av arbetsflödesledtexterna. Om du inte skapar några ledtexter kan du välja Inget.

9 Markera kryssrutan Generera OCR-fil under OCR-inställningar om det bearbetande

programmet behöver en OCR-fil (optisk teckeninläsning). Klicka på knappen Inställningar om du vill ange OCR-inställningarna för språk och utdatafilformat.

8 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. SVWW

10 Under Ledtexter kan du ange ledtexter och förväntade svar för användaren av

arbetsflödesformuläret. Ledtexterna visas på enhetens kontro llpanel. Svaren på ledtexterna sparas i metadatafilen, som lagras med dokumentbilden och används av tredjepartsarbetsflödesprogrammet. Så här lägger till ledtexter:

a Du lägger till ledtext genom att klicka på knappen Lägg till....

b I dialogrutan Läg g till ledtexter klickar du på knappen Ny om du vill skapa en ny ledtext.

Då öppnas dialogrutan Ledtext för arbetsflöde.

c Under Inställningar för ledtext i dialogrutan Ledtext för arbetsflöde anger du Namnet

på ledtexten, själva Ledtexten, och eventuell Hjälptext för ledtexten. Hjälptexten visas

när användaren trycker på knappen HJÄLP på MFP-enhetens kontrollpanel medan ledtexten visas.

d Under Svarsinställningar markerar du Svarsformat och Svarstyp. Alternativen för

svarsformat är sträng, numerisk, datum, tid eller sekretess. Svarstypen är antingen kan redigeras av användaren eller vallista. Om du väljer kan redigeras av användaren kan du markera kryssrutan Användare måste ge ett svar om du vill kräva ett svar.

Obs! Sekretess-svarsformatet använder asterisker (*) för att dölja vad användaren skrive r i kontrollpanelen.

Den här svarstypen kan användas till privat inf ormation till exempel lösenord eller anställningsnummer.

e Du kan ange ett standardsvar, om tillämpligt, i textrutan Standardsvar. Programmet

använder standardsvaret om användaren inte anger ett svar till ledtexten.

f Klicka på OK om du vill spara inställningarna för ledtexterna. Den nya ledtexten läggs till i

Ledtextlistan i dialogrutan Lägg till ledtexter. g Upprepa steg b till f om du vill skapa fler ledtexter. h När du har skapat alla ledtexter som krävs använder du knapparna Flytta längst ner på

listan om du vill justera ordningen på ledtexterna.

i Klicka på OK om du vill godkänna de nya ledtexterna. De nya ledtexterna visas under

Ledtexter i dialogrutan Arbetsflödesformulär.

11 Klicka på OK om du vill godkänna alla inställningar i dialog rutan Arbetsflödesformulär. Det

nya formuläret visas i arbetsflödeslistan på fliken Arbetsflöden.

Obs! Du kan när som helst redigera ett arbetsflödesformulär genom att markera det och klicka på knappen

Egenskaper.

12 Ange de allmänna åtkomstuppgifterna för att få åtkomst till arbetsflödesmappar under

Åtkomstuppgifter för allmänna mappar i fliken Arbetsflöden. Den här informationen krävs innan du kan spara arbetsflödesinställningarna.

13 Klicka på Använd om du vill spara de nya arbetsflödesinställningarna.

Så här skapar du ett arbetsflödesformulär för en FTP-plats

1 I dialogrutan Arbetsflödesformulär väljer du FTP-plats i listrutan Destinationstyp. 2 Ange FTP-serverns värdnamn eller IP-adress i textrutan FTP Server. 3 Klicka på knappen Åtkomstuppgifter och ange sedan det användarnamn och lösenord som

krävs för FTP-servern. Klicka på OK om du vill spara åtkomstuppgifterna.

4 I textrutan FTP-sökväg anger du sökvägen till den katalogen på FTP-servern som du vill

använda för de skannade dokumenten.

5 Följ steg 7 till 11 i den föregående proceduren om du vill slutföra resten av inställningarna till

arbetsflödesformulär och lägg till ledtexter.

SVWW Funktioner och alternativ 9

Så här skapar du ett arbetsflöde för en skrivare

Du kan använda ett arbetsflödesformulär till att skicka ett skannat dokument till en nätverksskrivare för utskrift.

1 I dialogrutan Arbetsflödesformulär väljer du Skrivare i listrutan Destinationstyp. 2 Välj en skrivare i listrutan Välj skrivare. Där listas alla tillgängliga nätverksskrivare. 3 Välj en av alternativknapparna till att välja standard- eller egna skrivarinställningar. Om du

väljer standardskrivarinställningar klickar du på knappen Inställningar så du kan ställa in dem.

4 Klicka på OK om du vill spara arbetflödesformuläret. 5 Klicka på Använd om du vill spara inställningarna på fliken Arbetsflöde.

Använda fliken Adressering

Du använder fliken Adressering för att konfigurera HP DSS så att centraliserade adressböcker blir tillgängliga för MFP-användare.

Med Digital Sending Software kan användarna få åtkomst till adresser i en central adressbok som finns på en LDAP-server. För att prestandan ska bli bättre vid åtkomst till adresserna hämtas dock en lokal kopia av adressboken från LDAP-servern och kopieras.

Så här konfigurerar du automatisk kopiering av LDAP-servern:

1 Klicka på knappen Inställningar... Dialogrutan Kopierar LDAP-adressbok visas. 2 Markera kryssrutan Aktivera LDAP-katalogreplikering. 3 På fliken LDAP-inställningar konfigurerar du parametrar för åtkomst till LDAP-servern och

för sökning i LDAP-databasen. I ” information.

4 På fliken Kopiering väljer du schema för kopiering av LDAP- databasen. Om du väljer

Dagligen, Varje vecka eller Varje månad kan du ange en specifik tid och veckodag för

kopieringen.

Personliga adressböcker

Markera kryssrutan Aktivera personliga adressböcker om du vill låta användare använda sina personliga adressböcker när de adresserar e-postmeddelanden i MFP-enheten. Stöd för personlig adressbok finns endast tillgängligt om verifiering är aktiverad och verifieringsmetoden är inställd på Microsoft Windows (se ” Messaging API) krävs för att en användarna ska kunna få åtkomst till sina personliga adressböcker. Kontrollera att Windows Messaging Component är installerad. Om du har ett MAPI-klientprogram installerat (t.ex. Microsoft Outlook) finns den här komponent en redan.

DSS-adressböcker

HP DSS använder adressböcker till att lagra e-postadresser som anges manuellt av en användare vid enheten. Om användarverifiering är aktiverat på enheten lagras adresserna i en användares personliga HP DSS-adressbok. Annars lagras adresserna i en allmän HP DSSadressbok. HP DSS-adressböcker är tillgängliga på varje MFP som HP DSS stöder. Om adresserna som finns i de här adressböckerna inte längre behövs kan du radera vilken adressbok du vill genom att trycka på knappen Radera i avsnittet DSS-adressböcker. En lista över befintliga adressböcker visas och du kan radera en eller flera.

Använda LDAP-konfiguration” på sidan 5 finns mer

Använda fliken Verifiering” på sidan 5). MAPI (Micro so ft

Använda fliken Inställningar

På fliken Inställningar kan du ange sökväg för de tillfälliga filerna i HP DSS. Eftersom dessa filer kan vara mycket stora bör du välja en plats med mycket diskutrymme. Välj en plats genom att

klicka på Bläddra....

10 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. SVWW

Använda fliken MFP-konfigurering

Fliken MFP-konfiguration anger vilka MFP-enheter som använder HP DSS-tjänsten och ger också ett gränssnitt för att anpassa HP DSS-funktionerna för specifika digital sending-enheter.

Så här lägger du till en ny MFP

1 Klicka på knappen Lägg till..., längst ned på fliken. Dialogrutan Lägg till MFP-enheter

visas.

2 Klicka på knappen Sök MFP-enheter om du vill hitta alla MFP-enheter på nätverket. Välj

enheten som du vill lägga till i listan som visas.

Obs! Om du känner till enhetens värdnamn eller IP-adress, kan du ange det i textrutan Värdnamn eller

IP-adress under Ange manuellt en MFP-enhets nätverksnamn i stället för att använda knappen Sök MFP-enheter.

3 Om du vill att enheten som du lägger till ska ha samma inställningar som en tidigare

konfigurerad en het väljer du de n ti digare konfigurerade enheten från rullistan När du lägger till nya MFP-enheter kopierar du inställningen från listrutan.

4 Klicka på knappen Lägg till--> om du vill lägga till enheten i MFP-listan.

Obs! Du kan bara lägga till så många MFP-enheter som du har "platser" i din HP DSS-licens. Nästan högst

upp på dialogrutan Lägg till MFP-enheter kan du se hur många platser som är tillgängliga.

5 Klicka på Stäng när du vill stänga fönstret Lägg till MFP-enheter.

Så här konfigurerar du en enskild MFP

1 Markera MFP-enheten i listan på fliken MFP-konfigurering.

2 Klicka på knappen Konfigurera MFP.... Dialogrutan som visas liknar gränssnittet på

huvudkonfigureringsprogrammet. Använd det här gränssnittet när du vill anpassa inställningarna för digital-send speciellt för den här enheten. Inställningar som anges på de här flikarna åsidosätter inställningarna som gjordes på de allmänna programflikarna för HP MFP DSS-konfigurering.

Obs! Du måste använda det här g ränssnittet om du vill aktiver a digital sending-funktionerna för de enskilda

enheterna. Även om en funktion är aktiverad på DSS-konfigurationsfliken är den inte aktiverad på enheten förrän den har blivit akti verad i gränssnittet Konfigurera MFP-enheter.

3 På fliken Verifiering markerar du kryssrutan Aktivera verifiering om du vill aktivera

verifiering för den angivna enheten. Markera kryssrutan bredvid funktionen som du akti ver ar. Användaren måste logga in innan den fu nktionen kan användas. Välj nätverksdomän i listrutan Standarddomän.

4 På fliken Skicka till e-post markerar du kryssrutan Aktivera skicka till e-post och väljer

med hjälp av Digital Sending-tjänsten i listrutan Skicka e-postmeddelanden.

5 Om du vill att användare ska kunna lägga till ett eget e-postmeddelande när de skickar

e-post (om det stöds av MFP-enheten) klickar du på knappen Avancerat och markerar kryssrutan Redigerbar av användaren.

6 På fliken Adressering markerar du kryssrutan Tillåt direkt åtkomst till en LDAP-

adressbok för MFP-enheten. Välj den tidigare konfigurerade LDAP-servern i

LDAP-serverlistrutan.

7 På fliken Skicka till e-post (2) markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till sekundär

e-post om du använder den sekundära e-postfunktionen. Välj visningsnamnet för den

sekundära e-posttjänsten i listrutan Visa namn på startfönster.

SVWW Funktioner och alternativ 11

8 På fliken Skicka till fax markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till fax om du använder

faxfunktionen. Kontrollera att med hjälp av Digital Se nding-tjänsten är markerad i listrutan Skicka fax.

9 På fliken Skicka till mapp markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till mapp om du

använder den här funktionen.

10 På fliken Skicka till arbetsflöden markerar du kryssrutan Aktivera Skicka till arbetsflöden

om du använder arbetsflöden. I listrutan Arbetsflödesgrupp väljer du gruppen som innehåller arbetsflödesmenyn och -formuläret som du har skapat.

11 Klicka på OK om du vill spara alla ändringarna. 12 Klicka på Använd om du MFP-konfigurationsinställningarna.

Obs! Inställningarna börjar inte användas på MFP- en he te n förrän knappen Använd klickats.

Använda fliken Logg

Fliken Logg ger åtkomst till aktivitetsloggen i HP DSS. Informationen som visas i listan för varje loggpost innefattar:

Allvarlighetsgrad

●

Händelse

●

Tid

●

När du klickar på knappen Information öppnas dialogrutan Information som innehåller ytterligare information om den valda logghändelsen.

Använda fliken Om

Fliken Om visar versionsinformation för HP DSS.

Avinstallera programvaran

Du avinstallerar prog rammet HP DSS genom att följa anvisningarna nedan.

Så här avinstallerar du all programvara med hjälp av avinstallationsprogrammet

Obs! För att kunna avinstallera programmet från Windows 2000 eller XP måste du logga in med

administratörsbehörighet.

1 Stäng alla öppna program. 2 På Start-menyn pekar du på Program, på Hewlett-Packard, på HP MFP Digital Sending

Software och klickar sedan på Avinstallera. 3 I dialogrutan Bekräfta avinstallation klickar du på OK. 4 Med avinstallationsprocessen tar bort programmet från datorn. Efter processen kanske du

måste starta om din dator.

Avinstallera programvaran med hjälp av Lägg till eller ta bort program

Du kan också avinstallera Digital Sending Software med hjälp av Windows Lägg till eller ta bort program.

1 Klicka på Start, peka på Inställningar och klicka på Kontrollpanelen. 2 Klicka på Lägg till eller ta bort program. 3 Bläddra igenom listan över program och klicka på HP MFP Digital Sending Software. 4 Klicka på Ta bort.

12 Kapitel 1 - HP:s MFP Digital Sending Software, v. SVWW

+ 40 hidden pages