HP Deskjet 6940 series
用户指南
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经惠普公司事先书面许可，不得对本手
册进行复制、改编或翻译。
HP 产品与服务的唯一担保已在这些产
品与服务随附的书面担保声明中阐明。
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制定。HP 将不会对本文包含的技术或
编辑错误或者疏忽负责。
声明
Microsoft、Windows 和 Windows XP
是 Microsoft Corporation 的注册商标。
TrueType 是 Apple Computer, Inc. 在
美国的商标。
Adobe、Adobe Photoshop 和 Acrobat
是 Adobe Systems Incorporated 的商
标。
Bluetooth 商标归其所有者所有，
Hewlett-Packard Company 经授权使
用。
版权所有 2005 Hewlett-Packard
Development Company, L.P.
术语和约定
本《用户指南》中使用下列术语和约
定。
术语
HP Deskjet 打印机亦指 HP 打印机或
打印机。
小心和警告
注意说明可能会对 HP Deskjet 打印机
或其他设备造成损坏。例如：
小心 不要触摸打印墨盒墨水
喷嘴或铜质触点。触摸这些部
件将会引起墨水阻塞、不喷墨
和电路接触不良。
警告标示可能会对您自己或其他人造成
的伤害。例如：
警告 将新的和用过的打印墨
盒放在儿童接触不到的地方。
目录
1
欢迎使用 .....................................................................................................4
2
特殊功能 .....................................................................................................5
3
使用入门 .....................................................................................................6
打印机功能 .................................................................................................6
按钮和指示灯 ..............................................................................................8
纸盘 ..........................................................................................................11
照片/信封进纸器 .......................................................................................13
打印墨盒 ...................................................................................................16
墨水备份模式 ............................................................................................17
自动纸张类型传感器 .................................................................................18
宁静模式 ...................................................................................................18
4
连接打印机 ...............................................................................................19
USB ..........................................................................................................19
有线以太网连网 ........................................................................................20
Bluetooth 无线打印 ...................................................................................33
5
打印照片 ...................................................................................................37
打印无边界照片 ........................................................................................37
打印带边框的照片 ....................................................................................39
HP Real Life 技术 .....................................................................................41
照片打印墨盒 ............................................................................................42
最大 dpi ....................................................................................................42
高级颜色设置 ............................................................................................43
颜色管理 ...................................................................................................43
灰色照片打印墨盒 ....................................................................................44
Exif 打印 ...................................................................................................44
存放和处理照片纸 ....................................................................................45
打印照片时节省金钱 .................................................................................45
其他照片项目 ............................................................................................46
与朋友和家人分享照片 .............................................................................46
6
从数码相机打印照片 .................................................................................47
使用 PictBridge 相机 ................................................................................47
使用 Bluetooth 相机手机 ..........................................................................49
7
打印其它文档 ............................................................................................50
电子邮件 ...................................................................................................50
信函 ..........................................................................................................51
文档 ..........................................................................................................52
信封 ..........................................................................................................53
小册子 .......................................................................................................54
用户指南
1
贺卡 ..........................................................................................................56
明信片 .......................................................................................................57
投影胶片 ...................................................................................................58
标签 ..........................................................................................................59
索引卡和其它小介质 .................................................................................60
小册子 .......................................................................................................61
海报 ..........................................................................................................63
烫印转印纸 ...............................................................................................64
条幅纸 .......................................................................................................65
CD/DVD 刻图 ...........................................................................................66
8
打印提示 ...................................................................................................68
打印快捷方式 ............................................................................................68
快速/经济打印 ...........................................................................................68
一般打印 ...................................................................................................69
演示打印 ...................................................................................................69
灰度打印 ...................................................................................................69
选择打印质量 ............................................................................................69
设置页面顺序 ............................................................................................70
在单张纸上打印多页 .................................................................................70
打印预览 ...................................................................................................70
设置自定义纸张尺寸 .................................................................................71
选择纸张类型 ............................................................................................71
选择纸张来源 ............................................................................................72
打印任务快速设置 ....................................................................................73
自动双面打印 ............................................................................................74
手动双面打印 ............................................................................................75
调整文档尺寸 ............................................................................................78
水印 ..........................................................................................................79
9
打印机软件 ...............................................................................................80
打印机属性对话框 ....................................................................................80
“这是什么？”帮助 .................................................................................80
墨水状态窗口 ............................................................................................80
下载打印机软件更新 .................................................................................81
10
维护 ..........................................................................................................83
安装打印墨盒 ............................................................................................83
设置自动关闭功能 ....................................................................................86
校准打印墨盒 ............................................................................................87
校准颜色 ...................................................................................................87
自动清洗打印墨盒 ....................................................................................87
打印测试页 ...............................................................................................88
查看估计墨水量 ........................................................................................88
维护打印机机身 ........................................................................................88
去除皮肤和衣物上的墨水 ..........................................................................88
2
HP Deskjet 6940 series
目录
手动清洗打印墨盒 ....................................................................................89
维护打印墨盒 ............................................................................................90
打印机工具箱 ............................................................................................91
11
故障排除 ...................................................................................................92
以太网问题 ...............................................................................................92
打印机不打印 ............................................................................................94
卡纸 ..........................................................................................................95
纸张问题 ...................................................................................................97
纸张不符 ...................................................................................................98
打印机停止运作 ........................................................................................99
打印墨盒问题 ............................................................................................99
照片未正确打印 ......................................................................................101
PictBridge 问题 .......................................................................................104
Bluetooth 打印问题 .................................................................................105
条幅纸未正确打印 ..................................................................................106
打印质量不佳 ..........................................................................................107
文档打印错误 ..........................................................................................108
无边界文档相关问题 ...............................................................................109
错误信息 .................................................................................................114
打印机指示灯亮起或闪烁 ........................................................................116
文档打印缓慢 ..........................................................................................118
如果问题仍然存在 ..................................................................................118
HP 支持程序 ...........................................................................................119
12
附件 ........................................................................................................120
自动双面打印附件（双面打印器） .........................................................120
250 张普通纸纸盘 ...................................................................................127
具备小型纸盘的自动双面打印附件 .........................................................133
13
耗材 ........................................................................................................144
纸张 ........................................................................................................144
USB 电缆 ................................................................................................144
附件 ........................................................................................................144
14
规格 ........................................................................................................145
打印机规格 .............................................................................................145
15
环保信息 .................................................................................................146
环保声明 .................................................................................................146
打印墨盒回收利用 ..................................................................................147
索引................................................................................................................149
用户指南
3
1
欢迎使用
若要查找问题的答案，请选择以下主题之一：
●
特殊功能
●
使用入门
●
连接打印机
●
打印照片
●
从数码相机打印照片
●
打印其它文档
●
打印提示
●
打印机软件
●
维护
●
故障排除
●
可选附件
●
耗材
●
规格
●
环保信息
4
HP Deskjet 6940 series
2
特殊功能
祝贺您！您购买的 HP Deskjet 打印机配备数种特殊功能：
●
内建连网功能：在不需要使用外接式打印服务器的情形下，连接到有线网
络。
●
墨水备份模式：使用墨水备份模式可以在其它打印墨盒的墨水用完时，仅
使用一个打印墨盒继续打印。
●
“取消打印”按钮：只需按下一个按钮即可取消打印作业。
●
无边界打印：使用无边界功能打印照片和小册子时，能有效利用整个页
面。
●
Real Life 技术：Real Life 技术可让您更轻易地获得更精美的照片。用于增
强阴影中细节的自动消除红眼和适应性照明是所包含众多技术的其中一
些。
●
六种颜色墨水的可升级打印：使用六种颜色墨水照片打印墨盒（个别购
买）来增强照片打印。
HP Vivera 墨水提供逼真的照片质量和杰出的防褪色功能，使艳丽色彩更持
久。HP?Vivera 墨水经特别配方以及使用科学方式对质量、纯度和防褪色
功能进行测试。
●
从数码相机打印：使用正面 USB 端口从 PictBridge 兼容型相机直接打印照
片。
●
自动纸张类型传感器：使用自动纸张类型传感器优化各种纸张的打印质
量。
●
宁静模式:您可以在需要更安静地打印时使用宁静模式功能 ，例如有婴儿在
附近睡觉或客户正在办公室时。
●
照片/信封进纸器：您可以使用照片/信封进纸器打印单个信封、照片或明信
片。
●
Bluetooth 打印：您可以在不需要电缆的情形下使用 Bluetooth 打印图像。
使用可选的 HP Bluetooth 无线打印机适配器从 Bluetooth 设备将图像打印
到打印机而不需要进行电缆连接。
●
可选的自动双面打印附件：购买自动双面打印附件以自动打印双面文档。
●
可选的具备小型纸盘的自动双面打印附件：购买可选的具备小型纸盘的自
动双面打印附件以自动打印双面文档，以及从打印机的背面装入小型介
质。
●
可选的 250 张普通纸纸盘附件：购买可选的 250 张普通纸纸盘附件扩展打
印机的纸张处理能力。
用户指南
5
3
使用入门
●
打印机功能
●
按钮和指示灯
●
纸盘
●
照片/信封进纸器
●
打印墨盒
●
墨水备份模式
●
自动纸张类型传感器
●
宁静模式
若要获得可选附件的说明，请参阅可选附件页。
打印机功能
打印机备有几个功能部件，可使打印更容易、更有效。
1
按钮和指示灯
2
纸盘
3
照片/信封进纸器
4
正面 USB 端口
6
HP Deskjet 6940 series
1
打印墨盒
2
自动纸张类型传感器 (无说明例子)
3
墨水备份模式（无说明例子）
1
背面 USB 端口
2
有线以太网端口
可选附件
用户指南
自动双面打印附件
（可选）
250 张普通纸纸盘附
件（可选）
具备小型纸盘的自动双面打印
附件（可选）
7
第 3 章
按钮和指示灯
您可以使用打印机按钮来打开和关闭打印机电源、取消打印作业，以及重新开
始作业。打印机指示灯为您提供有关打印机状态的可视指示。
1
电源按钮和指示灯
2
“取消打印”按钮
3
“继续”按钮和指示灯
4
“网络”指示灯
5
“报告页”按钮
6
打印墨盒状态指示灯
要获得关于下列按钮和指示灯的说明，请单击适当的选项：
●
“报告页”按钮
●
“网络”指示灯
电源按钮和指示灯
使用电源按钮来打开和关闭打印机电源。按下电源按钮几秒钟后，打印机电源
才会打开。
打印机处理作业时，电源按钮上的指示灯会闪烁。
小心 始终使用电源按钮来打开和关闭打印机电源。使用电源板、电涌
保护器或墙式开关打开和关闭打印机电源可能会导致打印机发生故障。
打印机设计为具备自动关闭功能，设置此功能后，将会在打印机闲置 30 分钟
后自动将它置于低功耗模式。在此模式中，打印机会继续消耗最多 3.0 瓦特的
电力，以及在打印作业发送到打印机时自动重新打开。您也可以通过按住电源
按钮三秒钟来手动关闭打印机电源。若手动关闭打印机电源，打印机使用的电
力将少于一瓦特。
注意 为避免不必要的能源消耗，可关闭打印机，然后断开打印机电源
线与电源的连接。
8
HP Deskjet 6940 series
“取消打印”按钮
按下“取消打印”按钮可以取消当前的打印作业。
“继续”按钮
“继续”指示灯会在需要某项操作时闪烁，例如，需要装入纸张或清除卡纸
时。问题解决后，按下“继续”按钮可以继续打印。
打印墨盒状态指示灯
打印墨盒状态指示灯标示打印墨盒的状态。
用户指南
1
打印墨盒状态指示灯
9
第 3 章
1.
左侧状态指示灯代表安装于打印墨盒底座左侧的三色打印墨盒。
–
三色打印墨盒墨水不足时，该指示灯会持续亮起。
–
三色打印墨盒需要进行维修时，该指示灯会闪烁。
2.
右状态指示灯代表安装在打印墨盒底座右边的打印墨盒。该打印墨盒可能
是黑色打印墨盒、照片打印墨盒，或灰色照片打印墨盒。
–
黑色、照片或灰色照片打印墨盒墨水不足时，该指示灯会持续亮起。
–
黑色、照片或灰色照片打印墨盒需要进行维修时，该指示灯会闪烁。
PictBridge 指示灯
使用数码相机 USB 电缆将具备 PictBridge 的相机插接到正面 USB 端口可打印
数码照片。
10
1
连接指示灯
2
错误指示灯
正确连接 PictBridge 兼容型相机时，绿色的“连接”指示灯将会亮起。从相机
打印时，打印机“电源”指示灯和“连接”指示灯将持续亮起。如果相机不是
PictBridge 兼容型或不处于 PictBridge 模式，琥珀色的“错误”指示灯将会闪
烁。
HP Deskjet 6940 series
纸盘
打印机具备两个纸盘：
进纸盘
进纸盘可容纳纸张或其它介质。
1
进纸盘
滑动纸张导轨，使其紧贴您要打印的介质的边沿。
用户指南
1
纸张宽度导轨
2
纸张长度导轨
出纸盘
打印的页面会存放到出纸盘中。
11
第 3 章
1
出纸盘
2
照片/信封进纸器
您可以使用照片/信封进纸器打印单个信封、小型照片和卡片。
抬起出纸盘以装入纸张或其它介质。在打印前，放低出纸盘。
12
要防止纸张从出纸盘掉落，请拉出出纸盘延伸架。如果您以“快速”模式打
印，请展开出纸盘延伸架止块。
在打印 legal 纸张时，不要展开出纸盘延伸架止块。
1
出纸盘延伸架
2
出纸盘延伸架止块
打印作业完成后，折叠出纸盘延伸架止块，然后将出纸盘延伸架推入出纸盘。
HP Deskjet 6940 series
照片/信封进纸器
您可以使用照片/信封进纸器打印各种尺寸的介质，包括下列文档：
●
信封
●
照片
●
明信片
1
照片/信封进纸器
用户指南
13
第 3 章
信封
要使用照片/信封进纸器打印单个信封：
1.
将信封放入照片/信封进纸器，使要打印的面朝下和有封口的一侧靠左。
2.
将信封尽可能推入打印机而不使其弯曲。
3.
打印信封。
照片
要使用照片/信封进纸器打印单张照片：
1.
将照片纸放入照片/信封进纸器，使要打印的面朝下。
2.
将照片纸轻轻尽可能推入照片/信封进纸器直到不能顺利推入为止。
14
3.
将照片/信封进纸器尽可能向前推入。
HP Deskjet 6940 series
4.
打印照片。
明信片
要使用照片/信封进纸器打印单张明信片：
1.
将明信片放入照片/信封进纸器，使要打印的面朝下。
2.
将明信片尽可能轻轻推入照片/信封进纸器直到不能顺利推入为止。
3.
将照片/信封进纸器尽可能向前推入。
用户指南
4.
打印明信片。
15
第 3 章
打印墨盒
打印机可以使用四种打印墨盒。
1
2
3
4
使用打印墨盒
可按以下几种方式使用打印墨盒：
●
●
●
黑色打印墨盒
三色打印墨盒
照片打印墨盒
灰色照片打印墨盒
注意 打印墨盒的提供将因不同的国家/地区而有所不同。
一般打印：使用黑色和三色打印墨盒进行一般打印作业。
优质彩色照片：要在打印彩色照片或其它特殊文档时获得更加生动鲜明的
色彩，请取出黑色打印墨盒并安装照片打印墨盒。照片打印墨盒与三色打
印墨盒结合使用可获得细腻、无颗粒感的照片。
优质黑白照片：若要获得杰出的黑白照片，请取出黑色打印墨盒然后将灰
色照片打印墨盒与三色打印墨盒联合使用。
16
更换打印墨盒
购买打印墨盒时，请先查看打印墨盒的选择号。
您可以在三个地方找到选择号：
●
选择号标签：查看您替换的打印墨盒上的标签。
HP Deskjet 6940 series
1
●
打印机文档：要获得打印墨盒选择号的列表，请参阅打印机随附的参考指
南。
●
“打印墨盒订购信息”对话框：要获得打印墨盒选择号的列表，请打开打
印机工具箱，单击“估计墨水量”标签，然后单击“打印墨盒信息”按
钮。
如果打印墨盒墨水用完，打印机可以在墨水备份模式下操作。
有关安装替换打印墨盒的信息，请参阅安装打印墨盒页。
墨水备份模式
使用墨水备份模式可使打印机仅用一个打印墨盒打印。从打印墨盒底座取出某
个打印墨盒时，墨水备份模式即会启动。
墨水备份模式输出
在墨水备份模式下进行打印会降低打印机的打印速度并影响打印输出的质量。
选择号标签
用户指南
已安装打印墨盒
结果
黑色打印墨盒 打印机按灰度方式打印彩色。
三色打印墨盒
可以打印彩色文档，但黑色将按灰度方式打印，
并非真正的黑色。
照片打印墨盒 打印机按灰度方式打印彩色。
灰色照片打印墨盒 打印机按灰度方式打印彩色。
注意 HP 建议不要在备用墨水模式下使用照片打印墨盒或灰色照片打印
墨盒进行打印。
退出墨水备份模式
在打印机中安装两个打印墨盒，以退出墨水备份模式。
要获得关于安装打印墨盒的说明，请参阅安装打印墨盒页。
17
第 3 章
自动纸张类型传感器
HP 自动纸张类型传感器会检测打印机中的纸张，然后为该介质选择最佳的打
印设置。由此您可以省略开始打印的步骤，以及自动优化普通纸、照片纸、小
册子纸和其他高质量纸张的打印质量。传感器也会检查纸张宽度以确保它与打
印机软件中所选取的尺寸相符。如果宽度不同，打印机将向您发出警告从而避
免您浪费纸张。
启动“自动纸张类型传感器”时，打印机会使用红色光传感器扫描文档的第一
页，以确定最佳的纸张类型设置以及检查纸张宽度。如果纸张宽度与打印机软
件中的不同，打印机将向您发出警告从而让您有机会停止打印。如果宽度相
符，打印机将确定纸张类型设置然后开始打印。
注意 “自动纸张类型传感器”不适用于从 250 张普通纸纸盘附件或具
备小型纸盘的自动双面打印附件进行打印的文档。
要获得更多关于使用自动纸张类型传感器的信息，请参阅选择纸张类型。
小心 不要将打印机放在阳光可以直射的地方。直射的阳光会干扰自动
纸张类型传感器的正常操作。
宁静模式
您可以在需要更安静地打印时使用宁静模式功能，例如有婴儿在附近睡觉或客
户正在办公室时。要启动“宁静模式”，请打开打印机属性对话框，单击“纸
张/质量”标签，然后单击“宁静打印”。通过启动“宁静模式”，打印作业的
速度和音量都会降低。要恢复正常打印速度，请再次单击“宁静打印”以消除
这项功能。
“宁静模式”可在“正常”、“比正常快”和“草稿”打印模式中使用。
18
HP Deskjet 6940 series
4
USB
连接打印机
●
有线以太网连网
●
连接数码相机
● USB
●
Bluetooth 无线打印
您可以使用“通用串行总线”(USB) 电缆将打印机连接至计算机。要使用 USB
电缆，您的计算机必须运行 Windows 98 SE 或更新版本的操作系统。
要获得关于使用 USB 电缆连接打印机的说明，请参阅打印机随附的安装海
报。
用户指南
注意 打印机包装箱内可能未随附 USB 电缆。
将 USB 连接更改为以太网连接
若您原本将打印机安装为具有 USB 连接的独立打印机，但之后决定要在网络
上设置打印机，您必须更改打印机的存取方式。如果您已经知道如何连接到网
络，则可以使用常规方法进行更改。要获得有关将打印机连接到网络的更详尽
说明，请参阅安装海报。
1.
从打印机背面断开 USB 连接。
2.
将以太网电缆从打印机背面的以太网端口连接到路由器、交换机或访问点
上的可用以太网端口。
3.
将打印机软件 CD 插入计算机的 CD-ROM 驱动器中。
“设置向导”将启动。
4.
在连接类型屏幕上，选择有线网络，然后单击下一步。
5.
按照屏幕上的说明完成网络安装。
6.
安装完成后，打开控制面板中的打印机和传真，然后删除通过 USB 安装的
打印机。
19
第 4 章
有线以太网连网
要获得安装信息，请单击以下其中一个选项：
●
以太网基本信息
●
有线网络所需组件
●
在以太网络上安装打印机
要获得关于打印机的以太网功能说明，请单击下列选项之一：
●
“以太网”指示灯
●
“报告页”按钮
●
“网络”指示灯
●
报告页
●
嵌入 Web 服务器 (EWS)
其它信息：
●
将打印机重置为工厂默认设置
●
故障排除
●
词汇表
以太网基本信息
打印机的内建以太网功能可以让您在不需要外接式打印服务器的援助下，将打
印机直接连接到 10/100 Base-T 以太网络。
要在以太网络上安装打印机，请按照以太网安装说明进行。
20
硬件
集线器、交换机和路由器
在以太网络上，每个设备（如：计算机和打印机）都会连接到一个网络集线
器、交换机或路由器。
集线器、交换机和路由器看起来可能极其类似，但它们各具有重要的不同点：
●
集线器是被动的。网络上的其他设备插接到集线器以便互相通信。集线器
不管理网络。
●
交换机可以让网络上的设备以通畅和有效的方式直接互相通信。交换机会
监视和指示网络通信，以便使每一次的传输都能使用最大的带宽。通过监
视网络通信，交换机可以将冲突减到最低和达到最快的速度。
●
路由器主要连接不同的网络（例如，将家庭网络和互联网连接）。路由器
是主动的。路由器具备网络管理工具，如：防火墙和 DHCP。路由器可以
作为一个网关，而集线器和交换机则不能。
电缆
您可以使用 CAT-5 以太网电缆将打印机连接到以太网络。以太网电缆具有一
个 RJ-45 插头。
HP Deskjet 6940 series
1
RJ-45 插头
网络通信
TCP/IP
网络上的设备使用一种称为协议的“语言”互相通信。打印机的设计使其可以
在使用 TCP/IP 的流行协议的网络上操作。
IP 地址
网络上的每个装备以唯一的 IP 地址识别其自己。多数网络使用一种软件工具，
如：DHCP 或 AutoIP，以自动指定 IP 地址。
互联网连接
网络可以不连接到互联网。
如果您将打印机放置到已连接互联网的网络上，建议您使用网关以便使打印机
的 IP 地址可以通过 DHCP 指定。
网关既可以是路由器，也可以是运行互联网连接共享 (ICS) 的 Windows 计算
机。要获得关于 ICS 的更多信息，请参阅 Windows 计算机随附的文档。
以太网络示例
要查看以太网络的一些示例，请参阅以太网络示例页。
打印
网络上的计算机直接将打印作业发送到打印机，打印机会根据接收顺序进行打
印。
打印机可以接收从四个用户同时发送的打印作业。
例如，如果有五个用户，每个用户在同一时间发送一个打印作业到打印机，打
印机将会接受前面四个打印作业而拒绝第五个。发送第五个打印作业的用户需
要等待几分钟，然后再重新发送该打印作业。
用户指南
21
第 4 章
有线网络所需组件
要将打印机连接到有线网络，需要以下设备：
●
一个包含以太网路由器、交换机或带以太网端口之无线访问点的可运行以
太网。
●
CAT-5 以太网电缆
虽然标准的以太网电缆看起来与标准的电话电缆相似，但它们是不可互换
的。每种电缆中的导线数目不同，并且每种电缆的接头也不同。以太网电
缆接头（也称为 RJ-45 接头）更宽更厚，且终端通常有八个接口。电话连
接器的接口数在 2 个到 6 个之间。
●
以有线或无线方式连接到路由器或访问点的台式计算机或膝上型电脑。
●
宽带互联网访问（建议），如电缆或 DSL。
以太网络示例
这是以太网络的一些常用配置示例：
使用路由器作为网关的共享互联网连接
22
在此示例中，路由器管理网络连接，并作为网络和互联网之间的网关。
使用计算机作为网关的共享互联网连接
在此示例中，网络设备将连接到集线器。网络中的一台计算机被用作网络和互
联网之间的网关。网关计算机使用 Windows 互联网连接共享 (ICS) 管理网络连
接以及为其他设备提供互联网访问。
HP Deskjet 6940 series
不含网关的 DSL 或电缆互联网连接
此示例看起来与第一示例相似。然而，在此示例中，网络设备是连接到集线
器，而不是路由器。集线器可直接连接到互联网。
小心 HP 不建议使用此配置。如有可能，使用网关来管理网络的互联网
访问，以便限制曝露于病毒的几率以及保护网络免受不必要的侵入。
不使用互联网连接的以太网络
在此示例中，网络设备将连接到集线器。设备使用 AutoIP 来取得 IP 地址。
在以太网络上安装打印机
在以太网络上安装打印机包含两部分程序。
首先，您必须将打印机连接到网络。然后，您必须在每一台要使用该打印机的
计算机上安装打印机软件。
●
将打印机连接到以太网络
●
安装打印机软件
将打印机连接到以太网络
执行以下步骤将打印机连接到以太网络：
1.
如有必要，安装打印机硬件。
要获得有关打印机硬件安装的说明，请参阅打印机随附的安装海报。
2.
检查打印机电源是否已打开。
3.
将以太网电缆连接到网络集线器或路由器上的可用端口。
用户指南
23
第 4 章
注意 不要将以太网电缆插入标有 WAN、Uplink 或 Internet 的端
口。
4.
将以太网电缆连接到打印机背面的“Ethernet”（以太网）端口。
5.
执行下列操作之一：
6.
打印 “HP 报告”页。
7.
在每一台要使用该打印机的计算机上安装打印机软件。
安装打印机软件
在连网的计算机上安装打印机软件前，请检查下列项目：
●
打印机已安装而且电源已打开。
●
网络集线器、交换机或路由器的电源已打开并且可正确操作。
●
网络上的所有计算机电源已打开且连接到网络。
●
已在网络上安装打印机。
“链接”指示灯的状
任务
态
亮起
熄灭
移到步骤 6。
重复步骤 2 到 4。如果指示灯仍然亮起，请检查以
下事项：
–
打印机电源已打开。
–
网络集线器或路由器电源已打开。
–
所有电缆牢固连接。
–
您使用的是以太网电缆。
小心 建议打印机和使用该打印机的计算机处于同个子网。跨越子网
安装打印机可能存在许多问题，视所使用的路由器而定。
24
HP Deskjet 6940 series
之前的安装
若之前曾将打印机软件安装到计算机上，您必须使用打印机软件 CD 在计算机
上安装打印机驱动程序的以太网版本。按照下面的步骤操作。打印机软件安装
向导将会在整个安装过程中指引您。
小心 建议打印机和使用该打印机的计算机处于同个子网。跨越子网安
装打印机可能存在许多问题，视所使用的路由器而定。
软件安装
执行以下步骤在计算机上安装打印机软件：
1.
关闭计算机上所有正在运行的应用程序。
2.
将打印机软件 CD 插入计算机的 CD-ROM 驱动器中。
3.
根据屏幕上的指令执行操作。在“连接类型”屏幕中，选择“有线网络”
4.
安装完成后，按照屏幕上的说明打印测试页。
“以太网”指示灯
打印机的以太网指示灯标示打印机的以太网连接状态。
“链接”指示灯
“链接”指示灯会在打印机已连接到以太网络并且已打开电源时稳定亮起。
“链接”指示灯的
打印机的状态
状态
亮起 已连接到以太网络并且已打开电源。
熄灭 未连接到以太网络或已关闭电源。
“活动”指示灯
当打印机在以太网连接上接收或传输数据时，“活动”指示灯就会闪烁。
用户指南
25
第 4 章
“活动”指示灯的
状态
闪烁 正在以太网连接上接收或传输数据。
熄灭 未在以太网连接上接收或传输数据。
“报告页”按钮
您可以使用“报告页”按钮执行下列操作：
●
打印 “HP 报告”页
●
将打印机重置为工厂默认设置
打印机的状态
1
“报告页”按钮
“网络”指示灯
“网络”指示灯会在打印机连接到以太网络时亮起。
图标的状态
亮起 已连接到以太网络。
26
打印机网络连接的状态
HP Deskjet 6940 series
HP 报告页
（续）
图标的状态 打印机网络连接的状态
熄灭 未连接到以太网络。
“HP 报告”页提供关于打印机的有线以及正面 USB 端口连接的有用信息。
打印 “HP 报告”页
要打印“HP 报告”页，请检查并确认打印机电源已打开并处于空闲状态，然
后按下报告页按钮一次。
用户指南
如果打印机刚连接到网络，请等待几分钟后才打印“HP 报告”页，以便让打
印机可以有时间获取有效的设置。
27
第 4 章
选择语言
“HP 报告”页的预设语言是英文。要以其他语言打印报告页：
1.
按下报告页按钮以打印英文版本的报告页。
2.
在报告页的底端部分，查找您要的语言。
3.
要以该语言打印报告页，请按照对应该语言的说明进行。
例如，要以法文打印报告页，按住报告页按钮，按下继续按钮两次，然后
放开报告页按钮。
解读“HP 报告”页
“HP 报告”页列出以下您可能经常需要了解的信息：
一般信息
适用于以太网络的一般信息：
项目
含义
网络状态 打印机的网络状态：
●
就绪：打印机已就绪进行打印。
●
脱机：打印机未连接到网络。
现用连接类型 打印机所连接的网络类型：
●
有线：打印机已连接到以太网络。
●
已禁用：打印机未连接到网络。
URL
硬件地址
用以打开打印机的嵌入 Web 服务器地址。
打印机的媒体访问控制 (MAC) 地址。
(MAC)
固件版本 打印机内部软件的版本号。
HP 服务与支持中心可能会要求您提供此项目。
主机名 打印机在网络上的主机名。
IP 地址
打印机在网络上的当前 IP 地址。
子网屏蔽 打印机的子网屏蔽。
默认网关 打印机的网关地址。
配置方式
打印机取得其 IP 地址的方式：
●
自动：AutoIP 或 DHCP
●
手动：静态 IP 地址
28
DNS 服务器
打印机网域名称服务器的 IP 地址。未指定表示未设置 IP 地
址。此设置不适用于打印机。
HP Deskjet 6940 series
（续）
项目 含义
mDNS
打印机在网络上的 mDNS 服务名称。
此名称由 Apple Rendezvous 用以识别 Mac OS X v10.2.3
和更高版本上的打印机。
管理密码
说明打印机的嵌入 Web 服务器是否受密码保护。
●
已设置：需要密码。
●
未设置：不需要密码。
链接配置 网络链接配置：
● 10T-Full
● 10T-Half
● 100TX-Full
● 100TX-Half
802.11 无线
802.11 无线信息不适用于 HP Deskjet 6940 series 打印机。
其他
“其他”部分包含适用于以太网和 PictBridge 连接的信息：
项目
含义
传输的数据包总数已正确发送的数据包数量。
HP 服务与支持中心可能会要求您提供此项目。
接收的数据包总数已正确接收的数据包数量。
PictBridge 状
态
PictBridge 上
一次错误
嵌入 Web 服务器 (EWS)
嵌入 Web 服务器 (EWS) 为您提供在网络上管理打印机的简易方式。
用户指南
HP 服务与支持中心可能会要求您提供此项目。
●
已连接：打印机已连接到数字相机。
●
错误：PictBridge 连接出现问题。
上次打开打印机后，在打印机 PictBridge 功能中发生的上一
次已知错误。
29
第 4 章
您可以使用打印机的 EWS 执行下列操
作：
●
检查打印机的状态。
●
调整打印机的网络配置。
●
检查打印墨盒中的估计墨水量。
●
查看网络统计资料。
●
配置 Bluetooth 设置。
●
拜访 HP 的网站查找支持信息和购买
耗材。
小心 建议打印机和使用该打印机的计算机处于同个子网。跨越子网安
装打印机可能存在许多问题，视所使用的路由器而定。
使用打印机的内置 Web 页前，请检查并确认打印机和计算机的电源已打开并
且已连接到网络。
打开嵌入 Web 服务器
要打开打印机的内置 Web 页：
1.
启动您的 Internet 浏览器。
使用 Microsoft Internet Explorer 5.0 或更高版本或者 Netscape 4.75 或更
高版本。
2.
在浏览器的地址框中输入打印机的 IP 地址或主机名。
注意 如果打印机处于和计算机不同的子网，请在浏览器的地址框中
输入打印机的 IP 地址（例如：http://192.168.1.1）以打开嵌入 Web
服务器。此外，如果计算机是使用代理服务器访问互联网，您可能
需要将您的浏览器配置为略过代理服务器以便访问 EWS。
如果您不知道打印机 IP 地址或主机名，请打印 “HP 报告”页。
小心 更改打印服务器的网络设置时请务必格外小心；否则，您将会失
去连接。如果失去连接，您可能需要使用新的设置来重新连接。如果打
印机失去其网络连接，您可能需要将它重置为工厂默认设置并重新安装
软件。
在网络打印机上配置 Bluetooth 设置
下表说明当使用以太网电缆将打印机连接到网络时，您可以在打印机嵌入
Web 服务器 (EWS)的 “Bluetooth” 标签上配置的 Bluetooth 设置：
注意 如果您的打印机未连接到网络，请使用 USB 电缆将计算机连接到
打印机的背面 USB 端口，然后打开打印机工具箱以配置 Bluetooth 设
置。
30
HP Deskjet 6940 series
参数 说明
设备地址 Bluetooth 设备的硬件地址。
注意 您不能更改此地址。
设备名称
为让其他 Bluetooth 设备能够识别而分配给打印机的
设备名称。
密钥
用户必须输入的 4 位数值，以便使用 Bluetooth 打
印。默认密钥为 0000。
可见性
说明打印机是否要让范围内的其他 Bluetooth 设备可
见。
●
全部可见：范围内的任何 Bluetooth 设备都可以
打印到打印机 。
●
不可见：只有已经存储了打印机的设备地址的
Bluetooth 设备才可以打印到该打印机。
安全性? 为连接到 Bluetooth 打印机所设置的安全性级别。
●
高：打印机需要 Bluetooth 设备提供密钥才能将
打印作业发送给它。
●
低：打印机不需要密钥。范围内的任何
Bluetooth 设备都可以打印到该打印机。
重置 Bluetooth 将打印机的 Bluetooth 设置重置为工厂默认设置。
●
是，重置 Bluetooth：将 Bluetooth 重置为工厂
默认设置。
●
否：设置将保留不变。
将打印机重置为工厂默认设置
打印机完成网络配置后，其配置设置将会存储到其内存中。
将打印机重置为其工厂默认设置将会清除打印机内存中您所有的网络设置。应
该将此操作作为对打印机进行故障排除时最后考虑的方法。
此外，将打印机重置为其工厂默认设置也会清除嵌入 Web 服务器 (EWS) 管理
员密码。
将打印机重置为其工厂默认设置可能需要您重新安装打印机软件。此外，您也
将需要重新配置打印机的安全性设置。
要将打印机重置为工厂默认设置：
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
按住报告页按钮。
3.
在按住报告页按钮时，按下取消按钮三次。
4.
放开报告页按钮。
用户指南
31
第 4 章
32
HP Deskjet 6940 series
Bluetooth 无线打印
使用可选的 HP Bluetooth 无线打印机适配器从 Bluetooth 设备将图像打印到打
印机，而不需要进行电缆连接。只需将 Bluetooth 适配器（也称为配用器） 插
入打印机的正面 USB 端口，即可从 Bluetooth 设备，如 PDA、相机手机或计
算机进行打印。有关详情，请参阅适配器随附的文档。
使用打印机的嵌入 Web 服务器 (EWS) 或打印机工具箱来配置打印机上的
Bluetooth 设置，视打印机是否连接到网络而定。
所有具备 Bluetooth 无线技术的设备使用相同的基本打印步骤：
1.
让设备搜索可用的 Bluetooth 打印机。
2.
当打印机图标在设备上显示时将它选取。
3.
发送打印作业。
要获得详细说明，请查阅设备随附的文档。
连接 HP Bluetooth 无线打印机适配器
1.
将 HP Bluetooth 无线打印机适配器插入打印机的正面 USB 端口。
1
正面 USB 端口
2.
有些 Bluetooth 设备会在互相通信以及建立连接时交换设备地址。而且，一
些 Bluetooth 设备也会在建立连接后显示打印机的名称。
如果 Bluetooth 设备要求打印机的地址
a.
打印“HP 报告”页。
Bluetooth 打印机适配器的设备地址会在 Bluetooth 设置中列出。
b.
按照 Bluetooth 设置提供的说明，将设备地址输入 Bluetooth 设备。
如果 Bluetooth 设备显示打印机的名称
➔
按照 Bluetooth 设置提供的说明，选择要进行打印的打印机，或更改所
显示的打印机名称。
配置 Bluetooth 设置
配置打印机的 Bluetooth 设置的方法，取决于打印机是否连接到网络。
用户指南
33
第 4 章
如果您的打印机未连接到网络
注意 如果打印机未连接到网络，您将需要 USB 电缆来配置 Bluetooth
设置。
1.
使用 USB 电缆将计算机连接到打印机的背面 USB 端口。
2.
打开打印机工具箱。
3.
单击“配置 Bluetooth 设置”标签。
4.
配置所需的设置，然后单击“应用”。
如果您的打印机通过以太网电缆连接到网络
1.
打开打印机的嵌入 Web 服务器 (EWS)。
2.
单击 “Bluetooth” 标签。
3.
配置所需的设置，然后单击“应用”。
下表说明 Bluetooth 设置：
选项
说明
设备地址 Bluetooth 无线打印机适配器的 MAC 地址。
设备名称
为让其他 Bluetooth 设备能够识别而分配给打印机的设备
名称。
密钥
您要使用 Bluetooth 打印时所必须输入的 4 位数值。默认
密钥为 0000。
更改密钥
●
工具箱：单击“更改密钥”，然后输入一个新的 4 位
数号码。
●
EWS：输入一个新的 4 位数号码。
重置 Bluetooth
可见性
将 Bluetooth 重置为工厂默认设置
●
工具箱：单击“重置设备访问”。
●
EWS：单击“是，重置 Bluetooth”。
选择其他 Bluetooth 设备对打印机的可见性
●
工具箱：单击“让其他 Bluetooth 设备可见设备”复
选框，使范围内的所有 Bluetooth 设备都可发现和使
用打印机。如果不选择此框，只有已经存储了打印机
34
HP Deskjet 6940 series
（续）
选项 说明
●
的 Bluetooth 设备地址的发送设备可以发现和使用打
印机。
EWS：选择下列选项之一：
–
“全部可见”：范围内的任何 Bluetooth 设备都
可以打印到打印机 。
– “不可见”：只有已经存储了打印机的设备地址
的 Bluetooth 设备才可以打印到该打印机。
安全性级别
HP iPAQ Bluetooth 打印
要使用 Bluetooth 以无线方式从 HP iPAQ 袖珍型计算机打印文件，请执行以下
步骤：
步骤 1：安装移动打印
通过 Microsoft ActiveSync，从台式计算机将“HP 移动打印”安装到袖珍型计
算机。
1.
从 www.hp.com/go/pocketpcprint_software，将安装程序
(hpmobileprinting.exe) 保存到台式计算机。
2.
使用 ActiveSync 底座，将袖珍型计算机连接到台式计算机。要正确安装此
软件，袖珍型计算机必须在 ActiveSync 底座中。如果您需要有关使用
ActiveSync 连接的帮助，请参阅袖珍型计算机用户指南。
3.
双击台式计算机上的 hpmobileprinting.exe。安装程序会将必要文件复制
到袖珍型计算机。
设置安全性的级别
选择下列选项之一：
●
低：打印机不需要密钥。范围内的任何 Bluetooth 设
备都可以打印到打印机 。
●
高：打印机要求 Bluetooth 设备提供密钥以便将打印
作业发送给该打印机。
用户指南
步骤 2：将打印机添加到打印机列表。
1.
将 Bluetooth 无线打印机适配器插入打印机，然后按下打印机上的报告页按
钮以打印“HP 报告”页。
注意 打印机的默认 Bluetooth 设备名称是 Deskjet 6940 series。
2.
在 iPAQ 的“HP 移动打印”程序中，点按工具，然后点按打印配置。
3.
选择打印机标签，然后点按添加。
4.
在“添加打印机”屏幕上，选择网络标签，然后点按下一步。
35
第 4 章
5.
在“添加 Bluetooth 打印机”屏幕上，选择搜索最靠近我的 Bluetooth 打
印机，执行可用的本机 Bluetooth 设备搜索。
6.
搜索完成后，通过打印机的 Bluetooth 名称进行选取，然后点按下一步。
7.
选择制造商和机型。
8.
从下列复选框选择（若适用）：
–
启用原始文件类型：将未处理的文件（如 .PDF）直接发送到打印机。
–
设置为默认打印机：将当前打印机设置为默认打印机。
9.
点按完成。“配置”屏幕将会显示。
10.
在“配置”屏幕上，点按确定。“我的打印机”屏幕和所添加的打印机将
会显示。
步骤 3：打印文件
注意 要获得支持的文件类型信息，请参阅 www.hp.com/go/
pocketpcprint。
1.
打开“HP 移动打印”然后点按命令栏中的文件视图图标。
2.
执行以下其中一项操作：
–
要在袖珍型计算机上显示文件：在命令栏中，点按我的设备图标。
–
要在袖珍型计算机上显示文件：在命令栏中，点按网络图标，键入路
径名，然后点按确定。系统可能会提示您输入用户名和密码。
3.
选择要打印的文件。
4.
点按打印。
5.
从打印机列表选择打印机，然后点按“打印”。
36
HP Deskjet 6940 series
5
打印照片
打印机软件有几个功能，可使打印数码照片更为简单并提高照片质量。
了解如何执行下列任务：
●
打印无边界照片。
●
打印带边框的照片。
●
您可以使用 HP Real Life 技术为照片润色。
●
使用照片打印墨盒获得色彩鲜明且细腻、无颗粒感的照片。
●
要获得杰出的黑白照片，请使用灰色照片打印墨盒。
●
使用最大 dpi 实现最高打印分辨率。
●
使用下列软件选项改善打印色彩：
– 高级颜色设置
– 颜色管理
●
如果您安装了具备“Exif 打印”功能的软件，则可以打印 Exif 打印格式的
照片。
●
要防止照片纸卷曲，请遵循照片纸存放和处理原则。
●
打印照片时，使用 HP 普通照片纸可节省金钱和墨水。
打印无边界照片
使用无边界打印功能可在特定类型的纸张边沿和多种尺寸的纸张上进行打印 从 3x5 英寸照片纸到 210x594 毫米（8.5x23.4 英寸）自定义尺寸照片纸。
用户指南
原则
●
为了获得高质量效果，请将照片打印墨盒与三色打印墨盒联合使用。
●
不要在墨水备份模式下打印无边界照片。始终在打印机中安装两个打印墨
盒。
●
在软件程序（如：HP Photosmart 软件或 Adobe Photoshop）中打开文
件，然后指定照片尺寸。确保指定的尺寸和您要用来打印照片的纸张尺寸
相符。
●
如果您有安装 HP Photosmart 软件，您可以在打印前用它来拼接宽型（全
景）数码照片。
●
要获得最好的防褪色效果，请使用 HP 超级照片纸。
●
检查您正在使用的照片纸是否平直。要获得关于如何防止照片纸卷曲的信
息，请参阅照片纸存放说明。
●
不要超过进纸盘容量：25 张照片纸。
37
第 5 章
准备打印
要打印单张小型照片，请使用照片/信封进纸器。
要打印更大或多张照片，则请执行这些步骤：
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
对于小型照片，取下出纸盘。对于大型照片，抬起出纸盘。从进纸盘中取
出所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
检查并确定照片纸平直。
5.
将照片纸放入进纸盘，使打印面朝下。
如果您使用带裁剪边的照片纸，请检查裁剪边是否背向打印机。
6.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
38
1
小型照片
2
大型照片
注意 一些宽型纸张尺寸可能会超越进纸盘的边沿。
7.
对于小型照片，装回出纸盘。对于大型照片，放下出纸盘。
HP Deskjet 6940 series
打印
注意 如果软件程序包含照片打印功能，请按照软件程序提供的说明操
作。否则，请按照这些说明进行。
1.
在允许编辑的应用程序（如：HP Photosmart 软件或 Adobe Photoshop）
中打开照片。
2.
打开打印机属性对话框。
3.
单击“打印快捷方式”标签。
4.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“照片打印-无边界”，然后
选择以下选项：
–
打印质量：“正常”或“最佳”。
注意 要获得最大 dpi 质量，请移到“纸张/质量标签”，然后
在“打印质量”下拉列表中，单击“最大 dpi”。
–
纸张类型：合适的照片纸类型
–
纸张尺寸：合适的无边界照片纸尺寸
–
方向：“纵向”或“横向”
5.
适当设置 HP Real Life 技术。
6.
单击“确定”以打印照片。
如果您在带裁剪边的照片纸上打印，请撕下裁剪边以使文档完全无边界。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
打印带边框的照片
要打印带白色边框的照片，请按以下说明操作：
原则
●
为了获得高质量效果，请将照片打印墨盒与三色打印墨盒联合使用。
●
要获得最好的防褪色效果，请使用 HP 超级照片纸。
●
在软件程序（如：HP Photosmart 软件或 Adobe Photoshop）中打开文
件，然后指定照片尺寸。确保指定的尺寸和您要用来打印照片的纸张尺寸
相符。
●
如果您有安装 HP Photosmart 软件，您可以在打印前用它来拼接宽型（全
景）数码照片。
●
检查您正在使用的照片纸是否平直。要获得关于如何防止照片纸卷曲的信
息，请参阅照片纸存放说明。
●
不要超过进纸盘容量：25 张照片纸。
准备打印
用户指南
39
第 5 章
要打印单张小型照片，请使用照片/信封进纸器。
要打印更大或多张照片，则请执行这些步骤：
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
对于小型照片，取下出纸盘。对于大型照片，抬起出纸盘。从进纸盘中取
出所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
检查并确定照片纸平直。
5.
将照片纸放入进纸盘，使要打印的面朝下。
6.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
1
小型照片
40
2
大型照片
注意 一些宽型纸张尺寸可能会超越进纸盘的边沿。
7.
对于小型照片，装回出纸盘。对于大型照片，放下出纸盘。
打印
注意 如果软件程序包含照片打印功能，请按照软件程序提供的说明操
作。否则，请按照这些说明进行。
1.
在允许编辑的应用程序（如：HP Photosmart 软件或 Adobe Photoshop）
中打开照片。
2.
打开打印机属性对话框。
3.
单击“打印快捷方式”标签。
HP Deskjet 6940 series
4.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“照片打印-带白色边框”，
然后选择以下选项：
–
打印质量：“正常”或“最佳”
–
纸张类型：合适的照片纸类型
–
纸张尺寸：合适的照片纸尺寸
–
方向：“纵向”或“横向”
5.
适当设置 HP Real Life 技术。
6.
单击“确定”以打印照片。
使用这是什么
？帮助
HP Real Life 技术
HP Real Life 技术可以让您轻松获得更佳照片。用于增强阴影中细节的自动消
除红眼和适应性照明是所包含众多技术的其中一些。
打开 HP Real Life 技术
要打开 HP Real Life 技术对话框，请执行这些步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签，然后单击 “Real Life 数字摄影”按钮。
注意 要获得最大 dpi 质量，请移到“纸张/质量标签”，然后
在“打印质量”下拉列表中，单击“最大 dpi”。
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
用户指南
使用 HP Real Life 技术
使用“HP Real Life 技术”对话框来设置以下选项：
1.
自动消除红眼：单击“启用”以自动消除或减少照片中的红眼。
2.
照片增亮：自动增强泛白照片的彩色和对比度。单击“自动”以使打印机
软件智慧地仅着重于需要调整的部分增亮照片。
3.
“适应性照明”：调整照片中黑暗部分的曝光以显示细节。单击“自
动”以使打印机软件自动平衡亮度和暗度。
4.
SmartFocus（智能聚焦）：增强低分辨率图像（如：从互联网下载的图
像）的图像质量和清晰度。单击“启用”以使打印机软件自动锐化图像中
的细节。
5.
清晰度：按照您的喜好调整图像的清晰度。单击“自动”以使打印机软件
自动设置图像的清晰程度。
6.
平滑度：柔化图像。单击“自动”以使打印机软件自动设置图像的平滑程
度。
注意 如果您有安装 HP Photosmart 软件，您可以用它来进行编辑和进
一步增强数码照片。
41
第 5 章
照片打印墨盒
将照片打印墨盒与三色打印墨盒结合使用，可获得细腻、无颗粒感的照片。如
果在 HP 超级照片纸上打印，还可获得卓越的防褪色效果。
如果打印机没有随附照片打印墨盒，您可以单独购买此类墨盒。
安装照片打印墨盒
要安装照片打印墨盒，请从打印机取处黑色打印墨盒，然后将照片打印墨盒安
装在打印墨盒底座的右侧。
注意 要保护未安装在打印机上的打印墨盒，请遵循下列存放原则。
使用照片打印墨盒
1.
2.
3.
4.
5.
6.
存放照片打印墨盒
存放照片打印墨盒时，请遵循以下原则。
最大 dpi
最大 dpi 打印质量设置提供优化的 4800x1200 点/英寸 (dpi) 打印。
4800 x 1200 优化 dpi 是本打印机的最高质量分辨率。如果在打印机软件中选
择了 4800x1200 优化 dpi，三色打印墨盒将以 4800x1200 优化 dpi 模式进行打
印（高达 4800x1200 优化 dpi 彩色和 1200 输入 dpi）。
打开打印机属性对话框。
单击“打印快捷方式”标签。
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“照片打印-无边界”或“照
片打印-带白色边框”。
在“打印质量”下拉列表中，单击“正常”或“最佳”。
注意 要获得最大 dpi 质量，请在“纸张/质量标签”标签上，然后
在“打印质量”下拉列表中，单击“最大 dpi”。
在“纸张类型”下拉列表中，单击适当的照片纸类型。
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
42
HP Deskjet 6940 series
如果也安装了照片打印墨盒，打印质量将会获得增强。如果您的打印机没有随
附照片打印墨盒，您可以单独购买此类墨盒。
注意 使用“最大 dpi”将增加打印时间并需要大量磁盘空间。
要以 4800 x 1200 优化 dpi 模式打印，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签。
3.
在“类型是”下拉列表中，单击“其它”，然后选择适当的照片纸类型。
4.
在“打印质量”下拉列表中，单击“最大 dpi”。
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
注意 以最大 dpi 模式打印时请使用 HP 高级照片纸，以增强颜色匹配及
照片中的细节。
高级颜色设置
使用“高级颜色设置”对话框调整打印在照片上的色彩。
调整这些设置会使打印出来的颜色与计算机显示器上所显示的颜色不同。
要指定高级颜色设置，请执行以下步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“颜色”标签，然后单击“高级颜色设置”按钮。
“高级颜色设置”对话框将会显示。
3.
您可以调整以下设置：
–
–
高级颜色设置：调整“饱和度”、“亮度”和“色调”可影响整体颜
色的打印效果。
特殊的颜色设置：调整“青色”、“品红色”、“黄色”和“黑
色”滑块可指定各颜色在打印中使用的级别。
4.
5.
颜色管理
颜色管理定义可以打印的颜色范围。打印机软件可将照片的颜色从当前颜色设
置转换为选定的颜色管理选项。
按以下步骤选择颜色管理选项：
1.
2.
用户指南
注意 调整颜色设置时，所做更改将在“预览”框中得到反映。
指定颜色设置后，单击“确定”。
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
打开打印机属性对话框。
单击“颜色”标签。
43
第 5 章
3.
在“颜色管理”下拉列表中，单击下列的其中一个选项：
–
ColorSmart/sRGB：ColorSmart/sRGB 是多数打印作业的适用选项。
它用于多数基于 Web 的文档和当前的影像设备。
–
AdobeRGB：使用 AdobeRGB 通过专业软件程序进行打印时，请关闭
程序中的颜色管理，并允许打印机软件管理颜色空间。打印最初在
AdobeRGB 颜色空间中创建的照片时，请使用 AdobeRGB 设置。
–
Managed by application（由应用程序管理）：使用此选项可让打印
所用的程序管理照片颜色。
–
ICM（图像颜色管理）：ICM 是一项 Microsoft 技术，可以帮助确保彩
色图像、图形或文本的打印尽可能接近其原始颜色，以及帮助保持其
色彩的一致性和准确度。
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
灰色照片打印墨盒
将灰色照片打印墨盒和三色打印墨盒联合使用，可以打印高质量的黑白照片。
如果产品没有随附灰色照片打印墨盒，您可以个别购买此类墨盒。
安装灰色照片打印墨盒
要安装灰色照片打印墨盒，先从打印机取出黑色打印墨盒，然后将灰色照片打
印墨盒安装到打印墨盒支架右边的间隔里。
要获得更多信息，请参阅安装打印墨盒页。
使用灰色照片打印墨盒
要使用灰色照片打印墨盒，请执行打印黑白照片的步骤。
存储灰色照片打印墨盒
要维持打印墨盒的良好状态，请按照打印墨盒存储原则执行。
Exif 打印
Exif 打印（可交换图像文件格式 2.2）是一种国际数字影像标准，它可以简化
数字摄影并增强打印的照片。如果照片是用具备“Exif 打印”的数码相机拍摄
的，“Exif 打印”就会捕获数码相机的信息，如：曝光时间、闪光类型以及色
44
HP Deskjet 6940 series
彩饱和度等，并将其存储到图像文件中。HP Deskjet 打印机软件随后便可使用
这些信息，并根据图像自动执行增强功能，从而获得令人称奇的绝美照片。
要打印通过“Exif 打印”增强的照片，您需准备以下物件：
●
支持“Exif 打印”的数码相机
●
具备“Exif 打印”的照片软件
要打印增强型“Exif 打印”照片，请执行下列步骤：
1.
在允许编辑的应用程序（如：HP Photosmart 软件或 Adobe Photoshop）
中打开照片。
2.
打开打印机属性对话框。
3.
单击“纸张/质量”标签。
4.
在“类型是”下拉列表中，单击“其它”，然后选择适当的照片纸类型。
5.
在“打印质量”下拉列表中，单击“正常”、“最佳”或“最大 dpi”。
6.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
打印机软件会自动优化打印的图像。
存放和处理照片纸
要保证 HP 品牌照片纸的质量，请按以下说明操作。
存储
●
将未用过的照片纸存放在塑料袋中。将包装好的照片纸放在凉爽位置的平
直台面上。
●
准备好打印时，立即从塑料袋仅取出您打算使用的纸张。完成打印后，将
任何未使用的照片纸放回塑料袋。
●
请勿将未使用的照片纸留在纸盘中。照片纸可能开始卷曲，这会降低照片
的质量。
处理
●
永远从边沿握住照片。照片纸上出现指印将会降低打印质量。
●
如果照片纸边角的卷曲程度超过 10 毫米（0.4 英寸），请将其放在存放袋
内，然后沿与卷曲相反的方向弯曲照片纸，直到照片纸放下后能保持平
整。
照片纸必须平直才能打印。
打印照片时节省金钱
要在打印照片时节省金钱和墨水，请使用 HP 普通照片纸并将打印质量设
为“正常”。
HP 普通照片纸可使用较少墨水制作质量良好的照片。
注意 要获得更高质量的照片，请使用 HP 超级照片纸并将打印质量设
为“最佳”或最大 dpi。
用户指南
45
第 5 章
其他照片项目
HP Photosmart 软件协调 HP 成像设备的功能：扫描仪、相机、打印机，以及
All-in-one 设备。根据您的安装设备及其功能，您可以快速和轻松的组织、编辑
以及分享数码图像。
以创新方式组织、编辑和分享数码图像。
如果您执行打印机软件的典型默认安装，您也同时安装了 HP Photosmart 软
件。使用 HP Photosmart 软件以简易地：
●
打印照片和数码图像
●
将图像从相机传送到存储卡
●
以放映幻灯片的方式查看图像
●
编辑图像
●
创建相册和传单
●
与朋友和家人分享照片
与朋友和家人分享照片
如果您执行打印机软件的典型默认安装，您也同时安装了 HP Photosmart 软
件。如果您有安装 HP Photosmart 软件，请参阅 HP Photosmart 帮助以了解
您可以如何使用该软件选择图像，然后在不需要使用大型附件的情形下通过电
子邮件分享图像。
46
HP Deskjet 6940 series
6
从数码相机打印照片
了解如何从数码相机直接打印照片。
●
使用 PictBridge 相机
●
使用 Bluetooth 相机手机
使用 PictBridge 相机
使用具备 PictBridge 的相机，您不需要通过计算机打印数码照片。您需要做的
只是将相机连接到打印机的正面 USB 端口。
注意 除了 PictBridge 兼容型相机和 Bluetooth 配用器外，请勿将其他
USB 设备插接到正面 USB 端口。
1
正面 USB 端口
将具备 PictBridge 的相机连接到正面 USB 端口时，默认打印机设置将以纵向
打印 4 x 6 英寸的无边界照片。要获得从相机打印的详情，请参阅相机随附的
文档。
PictBridge 打印
要从数码相机直接打印照片，您需要具备下列设备：
●
PictBridge 兼容型相机
●
数码相机 USB 电缆
用户指南
注意 当两个 PictBridge 设备通信时，它们将仅提供共有的服务。例
如，某些相机可能允许将照片格式化为 TIFF 或 JPEG 然后通过
PictBridge 连接打印，但是，由于打印机在 PictBridge 连接上不支持
TIFF，因此只有 JPEG 会打印。
47
第 6 章
查阅相机随附的文档以确定相机支持 PictBridge。
要从 PictBridge 兼容型相机打印照片，请执行这些步骤：
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
对于小型照片，取下出纸盘。对于大型照片，抬起出纸盘。从进纸盘中取
出所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将照片纸放入进纸盘，使打印面朝下。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
6.
对于小型照片，装回出纸盘。对于大型照片，放下出纸盘。
7.
使用相机随附的 USB 电缆将相机连接到打印机的正面 USB 端口。
8.
打开相机电源，然后将它设置为 PictBridge 模式。
如果您不知道如何将相机设置为 PictBridge 模式，请参阅相机随附的文
档。
注意 正确连接相机时，“连接”指示灯将会亮起。从相机打印
时，“连接”指示灯将会呈绿色闪烁。如果相机不是 PictBridge 兼
容型或不处于 PictBridge 模式，“错误”指示灯将会闪烁。
48
1
连接指示灯
2
错误指示灯
成功将相机连接至打印机后，您即可打印照片。确定打印机中装入的纸张尺寸
与相机上的设置相符。要获得从相机打印的详情，请参阅相机随附的文档。
HP Deskjet 6940 series
使用 Bluetooth 相机手机
如果您的相机手机具有 Bluetooth 无线技术，则可以购买可选的 HP Bluetooth
无线打印机适配器，并使用 Bluetooth 无线连接从相机打印。
从 Bluetooth 相机手机打印照片
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
对于小型照片，取下出纸盘。对于大型照片，抬起出纸盘。从进纸盘中取
出所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将照片纸放入进纸盘，使打印面朝下。
如果您使用带裁剪边的照片纸，请检查裁剪边是否背向打印机。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
6.
对于小型照片，装回出纸盘。对于大型照片，放下出纸盘。
7.
将 HP Bluetooth 无线打印机适配器插入打印机的正面 USB 端口。
用户指南
1
正面 USB 端口
适配器上的指示灯将指示其状态：
显示
说明
每秒闪烁两次 设备已安装且电源已打开。
快速闪烁
发送设备发现了 HP 无线打印机适配器。
持续亮起 HP 无线打印机适配器正在接收数据。
8.
按照数码相机随附文档中的说明将照片发送到打印机。
49
7
打印其它文档
电子邮件 信函 文档 信封
小册子 贺卡 明信片 投影胶片
标签 索引卡 小册子 海报
打印提示:使用打印提示可将所用成本和投入的精力降至最低，同时获得最高质
量的打印件。
打印机软件：了解关于打印机软件的信息。
电子邮件
原则
不要超过进纸盘容量：150 张普通纸。
准备打印
1.
2.
3.
4.
5.
50
条幅纸 烫印转印纸 CD/DVD 刻图
检查打印机电源是否已打开。
抬起出纸盘。
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
将普通纸放入进纸盘，然后将纸张推入打印机直到停住为止。
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
HP Deskjet 6940 series
信函
6.
放低出纸盘。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“一般打印”或“快速/经济
打印”，然后指定下列打印设置：
–
纸张类型：“自动”或“普通纸”
–
纸张尺寸：合适的纸张尺寸
4.
按照需要，选择下列打印设置值：
–
打印质量
–
纸张来源
–
灰度打印
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么
原则
●
了解如何将水印加入您的信函。
●
有关在信封上进行打印的帮助，请参阅信封。
●
不要超过进纸盘容量：150 张纸。
？帮助
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
用户指南
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
抬起出纸盘。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将纸张放入进纸盘，然后将其推入打印机直到停住为止。
注意 如果您使用信头纸，请检查信头纸是否正面朝下且朝向打印机
内部。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
51
第 7 章
6.
放低出纸盘。
在打印 legal 纸张时，不要展开出纸盘延伸架止块。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“演示打印”，然后指定下
列打印设置：
–
纸张类型：“自动”或“普通纸”
–
纸张尺寸：合适的纸张尺寸
4.
按照需要，选择下列打印设置值：
–
打印质量
–
纸张来源
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么
？帮助
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
文档
52
原则
●
对于草稿文档，使用快速/经济打印。
●
使用双面打印节省纸张。
●
了解如何在文档中添加水印。
●
不要超过进纸盘容量：150 张纸。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
抬起出纸盘。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将普通纸放入进纸盘，然后将纸张推入打印机直到停住为止。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
HP Deskjet 6940 series
1
Letter 或 A4 纸张
2
Legal 纸（伸出进纸盘边沿）
6.
放低出纸盘。
在打印 legal 纸张时，不要展开出纸盘延伸架止块。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“一般打印”或“快速/经济
打印”，然后指定下列打印设置：
–
纸张类型：“自动”或“普通纸”
–
纸张尺寸：合适的纸张尺寸
4.
选择下列打印设置：
–
打印质量
–
纸张来源
–
如果您要在纸张两面打印，请选择双面打印。
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
信封
用户指南
53
第 7 章
原则
●
避免使用具备下列性质的信封：
– 带夹子或窗口
– 有厚边、不规则边或卷边
– 有光亮涂层或浮饰
– 有褶皱、撕破或其它破损
●
首先对齐信封边沿，然后将信封放入进纸盘。
●
不要超过进纸盘容量：20 个信封。
准备打印
要打印单个信封，请使用照片/信封进纸器。
要打印多个信封，请执行这些步骤：
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
取下出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将信封放入进纸盘，尽可能靠右。
要打印的一面应朝下，且封口应在左侧。
5.
将信封推入打印机直到停住为止。
6.
滑动纸张导轨，使其紧贴信封。
小册子
54
7.
重新装上出纸盘。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签，然后选择下列打印设置：
–
尺寸是：合适的信封尺寸
–
类型是：“自动”或“普通纸”
3.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
HP Deskjet 6940 series
原则
●
不要在墨水备份模式下打印无边界文档。始终在打印机中安装两个打印墨
盒。
●
在软件程序中打开文件，然后指定小册子尺寸。确保指定的尺寸和您要用
来打印小册子的纸张尺寸相符。
●
不要超过进纸盘容量：25 张小册子纸。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
抬起出纸盘。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将小册子纸放入进纸盘，然后将纸张推入打印机直到停住为止。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
6.
放低出纸盘。
用户指南
打印无边界小册子
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签，然后指定下列打印设置：
–
尺寸是：合适的纸张尺寸
–
类型是：单击“其它”，然后选择合适的小册子纸或其它纸张类型。
不要选择“自动”。
注意 并非所有纸张尺寸和类型均可用于无边界打印。
3.
选择“无边界打印”复选框。
4.
将打印质量设为“最佳”。
5.
单击“完成”标签，设置方向，然后选择“双面打印”，以在纸张两面打
印。
有关详情，请参阅双面打印。
6.
单击“确定”以进行打印。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
55
第 7 章
贺卡
打印带边框的小册子
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“演示打印”，然后指定下
列打印设置：
–
纸张类型：合适的小册子纸。
不要选择“自动”。
–
纸张尺寸：合适的纸张尺寸
4.
按照需要，选择下列打印设置值：
–
打印质量
–
灰度打印
–
双面打印
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击确定。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
原则
●
展开预先折叠的卡片，将它们放入进纸盘中。
●
不要超过进纸盘容量：30 张卡片。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
提起出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
搓动贺卡的边沿以分开它们，然后对齐边沿。
5.
将贺卡放入进纸盘，使要打印的面朝下。
6.
将卡片推入打印机直到停住为止。
7.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
8.
放低出纸盘。
56
HP Deskjet 6940 series
明信片
打印
注意 如果软件程序包含贺卡打印功能，请按照软件程序提供的说明操
作。否则，请按照下列说明进行。
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签，然后指定下列打印设置：
–
尺寸是：合适的卡片尺寸
–
来源是：上层纸盘
–
类型是：单击“其它”，然后选择合适的卡片类型。
–
打印质量：“正常”
3.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么
？帮助
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
如果打印机有连接可选的具备小型纸盘的自动双面打印
附件，请执行使用具备小型纸盘的自动双面打印附件打
印明信片的步骤。
原则
●
只能使用符合打印机纸张尺寸规格的卡片。要获得关于规格的信息，请参
阅打印机随附的参考指南。
●
不要超过进纸盘容量：60 张卡片。
用户指南
准备打印
要打印单张卡片，请使用照片/信封进纸器。
要打印多张卡片，则请执行这些步骤：
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
取下出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将卡片装入进纸盘，尽可能靠右。
要打印的一面应朝下，且短边应朝向打印机。
5.
将卡片推入打印机直到停住为止。
6.
滑动纸张导轨，使其紧贴卡片边沿。
57
第 7 章
7.
打印
1.
2.
3.
使用这是什么
投影胶片
重新装上出纸盘。
打开打印机属性对话框。
单击“纸张/质量”标签，然后指定下列打印设置：
–
尺寸是：合适的卡片尺寸
–
类型是：“自动”或单击“其它”，然后选择合适的卡片类型。
–
来源是：上层纸盘
–
打印质量：“正常”或“最佳”
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
？帮助
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
58
原则
不要超过进纸盘容量：30 张投影胶片。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
提起出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将投影胶片放入进纸盘。
要打印的一面应朝下，且粘合带应朝上并朝向打印机。
5.
将投影胶片小心推入打印机直到停住为止，注意不要让粘合带粘在一起。
HP Deskjet 6940 series
标签
6.
滑动纸张导轨，使其紧贴投影胶片。
7.
放低出纸盘。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“演示打印”，然后指定下
列打印设置：
–
纸张类型：“自动”或单击“其它”，然后选择合适的投影胶片。
–
纸张尺寸：合适的纸张尺寸
–
纸张来源：上层纸盘
4.
按照需要，选择下列打印设置值：
–
打印质量
–
灰度打印
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
原则
●
只能使用专为喷墨打印机设计的纸张、塑料或透明标签。
●
只能使用整页的标签。
●
避免使用有粘连、皱褶或从保护性衬背上脱离的标签。
●
不要超过进纸盘容量：30 张标签（仅使用 Letter 或 A4 尺寸的标签）。
用户指南
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
提起出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
搓动标签的边沿以分开它们，然后对齐边沿。
5.
将标签纸放入进纸盘，使标签面朝下。
6.
将纸张推入打印机直到停住为止。
7.
滑动纸张导轨，使其紧贴标签纸边沿。
59
第 7 章
8.
放低出纸盘。
打印
注意 如果软件程序包含标签打印功能，请按照软件程序提供的说明操
作。否则，请按照下列说明进行。
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“一般打印”，然后指定下
列打印设置：
–
纸张类型：“自动”或“普通纸”
–
纸张尺寸：合适的纸张尺寸
–
纸张来源：上层纸盘
4.
按照需要，选择下列打印设置值：
–
打印质量
–
灰度打印
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么
？帮助
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
索引卡和其它小介质
原则
●
只能使用符合打印机纸张尺寸规格的卡片和小介质。要获得关于规格的信
息，请参阅打印机随附的参考指南。
●
不要超过进纸盘容量：60 张卡片。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
取下出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
60
如果打印机有连接可选的具备小型纸盘的自动双面打印
附件，请执行使用具备小型纸盘的自动双面打印附件打
印小型介质的步骤。
HP Deskjet 6940 series
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将卡片装入进纸盘，尽可能靠右。
要打印的一面应朝下，且短边应朝向打印机。
5.
将卡片推入打印机直到停住为止。
6.
滑动纸张导轨，使其紧贴卡片。
7.
重新装上出纸盘。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签，然后指定下列打印设置：
–
尺寸是：合适的卡片尺寸
–
类型是：单击“其它”，然后选择合适的卡片类型。
–
来源是：上层纸盘
3.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
小册子
用户指南
如果打印机有连接可选的双面打印附
件，请按照自动打印小册子的步骤进
行。
小册子打印操作会自动排列文档的页面并调整其大小，以便使文档在折叠成小
册子时保持正确的页面顺序。
例如，在纸张两面打印四页小册子时，页面将会重新排序并以下列方式打印：
61
第 7 章
原则
不要超过进纸盘容量：150 张纸。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
抬起出纸盘。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将普通纸放入进纸盘，然后将纸张推入打印机直到停住为止。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
62
6.
放低出纸盘。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“小册子打印”。
4.
在“双面打印”下拉列表中，单击下列的其中一个装订选项：
–
沿左侧装订成册
–
沿右侧装订成册
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
6.
在系统提示时，如下图所示，将打印的页重新放入进纸盘。
HP Deskjet 6940 series
海报
7.
单击“继续”以完成小册子的打印。
使用这是什么
原则
●
打印完海报各部分内容后，将各单页的边沿修齐，然后用胶带将各单页粘
？帮助
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
在一起。
●
不要超过进纸盘容量：150 张纸。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
抬起出纸盘。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将普通纸放入进纸盘，然后将纸张推入打印机直到停住为止。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
用户指南
63
第 7 章
6.
放低出纸盘。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签，然后指定下列打印设置：
–
尺寸是：合适的纸张尺寸
–
来源是：上层纸盘
–
类型是：“自动”或“普通纸”
3.
单击“完成”标签，然后指定下列打印设置：
–
每张和海报的页数：“海报 2 x 2”、“海报 3 x 3”、“海报 4 x 4”
或 “海报 5 x 5”
–
方向：“纵向”或“横向”
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么
？帮助
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
烫印转印纸
原则
●
打印镜像图像时，文本和图片与计算机画面上显示的效果在水平方向上相
反。
●
不要超过进纸盘容量：20 张烫印转印纸。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
提起出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
64
HP Deskjet 6940 series
4.
将烫印转印纸装入进纸盘，使打印面朝下。
5.
将纸张推入打印机直到停住为止。
6.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张。
7.
放低出纸盘。
打印
注意 如果软件程序包括烫印转印打印功能，请按照软件程序提供的说
明进行。否则，请按照下列说明进行。
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击纸张/质量标签，然后指定下列打印设置：
–
尺寸是：合适的纸张尺寸
–
类型是：单击“其它”，然后选择 “HP 烫印转印纸”。
–
来源是：上层纸盘
–
打印质量：“正常”或“最佳”
3.
单击“完成”标签。
4.
选择“镜像图像”复选框。
条幅纸
用户指南
注意 某些烫印转印软件程序不要求您打印镜像图像。
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
原则
●
装入进纸盘前，先取下条幅纸的所有打孔条带。
65
第 7 章
●
不要超过进纸盘容量：20 张。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
取下出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
将条幅纸装入进纸盘，使未连接的边在纸叠的最上面并指向打印机。
1
5.
滑动纸张宽度导轨，使其紧贴纸张。
打印
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击纸张/质量标签，然后指定下列打印设置：
–
–
–
3.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击确定。
您可以使用“这是什么？”帮助了解打印机属性对话框内显示的功能。
CD/DVD 刻图
原则
●
要获得最新的打印提示，请参阅介质随附的说明。
●
要避免损坏打印机，请不要将刻图页送进打印机超过一次。
未连接的边
注意 打印条幅纸时，让出纸盘离开打印机。
尺寸是：Letter 或 A4
来源是：上层纸盘
类型是：HP 条幅纸
66
HP Deskjet 6940 series
●
打印前将刻图的任何部分从保护背页分开可能会损坏打印机。请确保刻图
完全覆盖整个背页且没有任何显露的空间。
●
不要使用已经从背页分开、皱摺或出现任何损坏的刻图。
●
如果不能将刻图顺畅送进打印机，请尝试以下建议之一：
– 不要超过进纸盘容量。
– 散开刻图纸叠。
– 一次送进一张刻图。
准备打印
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
取下出纸盘，然后取出进纸盘中的所有纸张。
3.
将纸张宽度导轨完全向左滑动，然后拉出纸张长度导轨。
4.
放入一张纸，将它完全推入打印机直到停住为止。
5.
滑动纸张导轨，使其紧贴纸张边沿。
6.
重新装上出纸盘。
打印
注意 打印刻图前，先打印练习页来试验设计的布局。设计可能需要稍
微调整。
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击纸张/质量标签，然后指定下列打印设置值：
–
尺寸是：Letter 或 A4
–
来源是：上层纸盘
–
类型是：HP CD/DVD 刻图
用户指南
注意 选择这种纸张类型将自动产生镜像图像。
3.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击确定。
67
8
打印提示
节省时间
●
使用打印快捷方式标签。
●
为您经常打印的文档创建打印任务快速设置。
●
使用 250 张普通纸纸盘附件减少重新装载打印机的操作。
●
设置页面的打印顺序。
节省金钱
●
使用快速/经济打印。
●
在单张纸上打印多个页面。
●
自动或手动打印双面文档。
●
使用 HP 普通照片纸可以在打印照片时节省金钱和墨水。
增强打印输出的质量
●
打印前预览文档。
●
在自定义纸张尺寸上打印。
●
选择正确的纸张类型。
●
选择正确的打印质量。
●
在必要时调整文档的尺寸。
●
加入水印。
●
打印无边界小册子。
打印快捷方式
“打印快捷方式”标签可使您为要打印的文档轻松设定打印选项。
执行下列打印任务时使用“打印快捷方式”标签：
●
一般打印
●
照片打印-无边界
●
照片打印-带白色边框
●
快速/经济打印
●
演示打印
●
双面打印
●
明信片打印
快速/经济打印
您可以使用快速/经济打印快速制作草稿质量的打印输出。
要使用快速/经济打印，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“快速/经济打印”。
68
HP Deskjet 6940 series
4.
5.
使用这是什么？帮助了解您在“打印机属性”对话框上看到的功能。
一般打印
使用一般打印快速打印文档。
●
●
演示打印
使用演示打印打印高质量的文档，包括：
●
●
●
灰度打印
要以灰度打印，请执行这些步骤：
1.
2.
3.
4.
指定您所需的打印设置。
单击“确定”。
文档
电子邮件
信函
小册子
投影胶片
打开打印机属性对话框。
单击“颜色”标签。
单击“灰度打印”复选框，然后单击以下选项之一：
–
高质量：使用此选项可获得照片和其它高质量的打印输出。
–
仅限于黑色打印墨盒：使用此选项可进行快速、经济的打印。
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
选择打印质量
要选择打印质量，请执行下列操作：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
从“打印质量”下拉列表中选择以下选项之一：
–
–
–
–
–
用户指南
快速：使用最少量的墨水并以最快的打印速度打印。
比正常快：以比“正常”模式更快和以比“快速”更高的打印质量打
印。
正常：提供质量和速度的最佳平衡。这是适用于多数文档的设置。
最佳：提供高质量打印。
最大 dpi：提供最高质量的打印，但需要的打印时间比“最佳”长，且
需要大量磁盘空间。
69
第 8 章
注意 “最大 dpi” 在“纸张/质量”标签上提供。
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
注意 “打印快捷方式”标签提供的打印质量选项根据要打印的文档类
型不同而有所不同。
设置页面顺序
页面顺序将决定多页文档的打印顺序。
要设置页面顺序，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“高级”标签。
3.
单击“文档选项”，然后单击“布局选项”。
4.
选择下列“页面顺序”选项之一：
–
从前向后：文档的第一页最后打印。使用此设置能节省时间，因为您
无需重新排序打印的页面。此设置适用于大多数的打印作业。
–
从后向前：文档的最后一页最后打印。
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
在单张纸上打印多页
使用打印机软件在单张纸上打印一个文档的多个页面。打印机软件会自动调整
文档文本和图像的大小，以符合打印页面的尺寸。
要在单张纸上打印一个文档的多个页面，请执行下列步骤：
1.
2.
3.
4.
5.
6.
打印预览
打印文档之前使用打印预览功能在计算机上查看打印输出。如果打印输出似有
不妥，您可以取消打印作业并按需要调整打印设置。
要预览打印文档，请执行以下步骤：
1.
2.
3.
4.
打开打印机属性对话框。
单击“完成”标签。
在“每张和海报的页数”下拉列表中，单击您要在每张纸上显示的页面数
量。
如果您要在打印到单张纸上的每一页图像周围显示边界，请选择“打印页
边界”复选框。
在“页面顺序是”下拉列表中，单击每张纸的布局。
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
打开打印机属性对话框。
单击“完成”标签。
选择“显示打印预览”复选框。
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
70
HP Deskjet 6940 series
打印文档前，将会显示预览。
5.
执行下列操作之一：
–
单击“文件”，然后单击“打印至 HP Deskjet” 以打印文档。
–
单击“文件”，然后单击“取消打印”以取消打印作业。再次打印文
档前，按照需要调整打印设置值。
设置自定义纸张尺寸
使用“自定义纸张尺寸”对话框在特殊尺寸纸张上打印。
注意 并非所有的纸张类型均可使用此功能。
要定义自定义纸张尺寸，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“纸张/质量”标签。
3.
单击“自定义”按钮。
“自定义纸张尺寸”对话框将会显示。
4.
在“名称”下拉列表中，单击自定义纸张尺寸的名称。
5.
在“宽度”和“长度”框中输入纸张尺寸。
每个框的下方会显示最小和最大的尺寸。
6.
单击测量单位：“英寸”或“毫米”。
7.
单击“保存”，保存自定义纸张尺寸。
8.
单击“确定”，退出“自定义纸张尺寸”对话框。
选择纸张类型
要确定打印作业使用的纸张类型，请选择“自动”以使用自动纸张类型传感器
或选择特殊纸张类型。
使用自动纸张类型传感器
自动是默认纸张类型设置。使用此选项时，自动纸张类型传感器会自动选择适
用于打印所用介质的打印设置，尤其是在使用 HP 纸张和介质时。
注意 自动纸张类型传感器不能用在从 250 张普通纸纸盘附件打印的文
档。
要使用自动纸张类型传感器，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“纸张类型”下拉列表中，单击“自动”。
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
注意 要获得高质量打印输出，请不要使用“自动”，相反，要选择特
殊纸张类型。
用户指南
71
第 8 章
选择特殊纸张类型
在打印较高质量的文档时，HP 建议您选择特殊纸张类型。
要选择特殊纸张类型，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“纸张类型”下拉列表中，单击适当的纸张类型。
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
选择纸张来源
打印机提供三种纸张来源：
进纸盘
250 张普通纸纸盘附件 具备小型纸盘的自动双
要选择纸张来源：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击打印快捷方式标签或纸张/质量标签。
3.
查找适当的下拉列表：
标签
下拉列表
打印快捷方式 纸张来源
纸张/质量
来源是
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击确定。
4.
在下拉列表中，选择下列的其中一个选项：
–
上层纸盘：从进纸盘打印。
–
下层纸盘：从 250 张普通纸纸盘附件打印。
–
先上层，再下层：从进纸盘打印。如果进纸盘清空，打印机将会从
250 张普通纸纸盘附件打印。
–
先下层，再上层：从 250 张普通纸纸盘附件打印。如果附件清空，打
印机将会从进纸盘打印。
–
后方纸盘：从具备小型纸盘的自动双面打印附件打印。此选项只有在
将附件连接到打印机时显示。
面打印附件
72
HP Deskjet 6940 series
打印任务快速设置
使用打印任务快速设置，您可以使用您常用的打印设置进行打印或保存这些打
印设置。
例如，如果您经常打印信封，则可以创建一个打印任务，其中包含您在打印信
封时常用的纸张尺寸、打印质量以及方向设置。创建打印任务后，您只需在打
印信封时将它选取，而不需要个别设置每一项打印设置。
注意 打印机软件可以保存多达 25 个打印任务快速设置。
创建一个打印任务，或使用“打印任务快速设置”下拉列表中特别设计的打印
任务。
使用打印任务快速设置
要使用打印任务快速设置，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
“打印任务快速设置”下拉列表会显示在多数标签的顶部。
2.
移到任何显示“打印任务快速设置”的标签。
3.
在下拉列表中，单击您要使用的打印任务。
4.
单击“确定”。
注意 要恢复默认打印设置，请在“打印任务快速设置”下拉列表中单
击“默认打印设置”，然后单击“确定”。
用户指南
创建打印任务快速设置
要创建打印任务快速设置，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
选择您要包含于新的打印任务中的选项。
3.
移到任何显示“打印任务快速设置”的标签。
4.
为“打印任务快速设置”下拉列表中新的打印任务键入一个名称，然后单
击“保存”。
该打印任务快速设置将会添加到下拉列表上。
注意 如果您要在打印任务中添加更多选项，请重新命名该打印任务，
然后单击“确定”。
删除打印任务快速设置
要删除打印任务快速设置，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
“打印任务快速设置”下拉列表会显示在多数标签的顶部。
2.
移到任何显示“打印任务快速设置”的标签。
3.
在下拉列表中选择您要删除的打印任务，然后单击“删除”。
73
第 8 章
注意 一些打印任务快速设置无法删除。
自动双面打印
要自动打印双面文档，您的打印机必须连接下列的其中一个附件：
双面打印附件仅支持某些特定纸张类型。要获得被支持的纸张类型列表，请参
阅附件随附的文档。
如果打印机没有连接双面打印附件，或者您是在不被支持的纸张类型上打印，
请使用手动双面打印。
装订类型
选择您要用于双面文档的装订类型，然后按照该装订的步骤进行：
自动双面打印附件
具备小型纸盘的自动双面打印附件
74
书籍式装订 便笺式装订
注意 书籍式装订是最普遍的装订类型。
书籍式装订
要打印具备书籍式装订的双面文档，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击打印快捷方式标签，然后在下拉列表中，单击双面（双工）打印。
3.
在双面打印下拉列表中，单击自动。
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击确定。
打印其中的一个页面后，打印机会暂停运行，以使墨水晾干。墨水晾干后，纸
张将被送回双工器，以便打印另一面。
HP Deskjet 6940 series
注意 在两个页面都完成打印前不要将纸张从打印机取出。
便笺式装订
要打印具备便笺式装订的双面文档，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击完成标签。
3.
选择双面打印复选框。
4.
选择使用自动双面打印器复选框。
5.
选择保留布局复选框。
6.
选择向上翻页复选框。
7.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击确定。
打印其中的一个页面后，打印机会暂停运行，以使墨水晾干。墨水晾干
后，纸张将被送回双工器，以便打印另一面。
在两个页面都完成打印前不要将纸张从打印机取出。
手动双面打印
如果打印机有连接可选的双面打印附
件，请按照自动双面打印的说明进
行。
用户指南
使用双面打印，亦称两面打印，可以让您在纸张的两面打印。在纸张的两面打
印不仅经济，还具有环保意义。
打印双面文档。
要打印双面文档，请执行这些步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“双面打印”。
4.
在“双面打印”下拉列表中，单击“手动”。
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
打印机会先打印奇数页。
6.
奇数页打印完成后，重新装入打印的页面，使打印过的一面朝上。
75
第 8 章
7.
单击“继续”以完成偶数页的打印。
创建装订双面文档
选择您希望双面文档采用的装订类型，然后按以下步骤进行装订。
书籍式装订
76
书籍式装订
便笺式装订
注意 书籍式装订是最普遍的装订类型。
要打印具备书籍式装订的双面文档，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“打印快捷方式”标签。
3.
在“您要进行何种操作？”下拉列表中，单击“双面打印”。
4.
在“双面打印”下拉列表中，单击“手动”。
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
打印机会先打印奇数页。
6.
奇数页打印完成后，重新装入打印的页面，使打印过的一面朝上。
HP Deskjet 6940 series
便笺式装订
7.
单击“继续”以完成偶数页的打印。
要打印具备便笺式装订的双面文档，请执行下列步骤：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“完成”标签。
3.
选择下列复选框：
–
“双面打印（手动）”
–
“保留布局”
–
“向上翻页”
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
打印机会先打印奇数页。
5.
奇数页打印完成后，重新装入打印的页面，使打印过的一面朝上，且与文
档方向一致（纵向或横向）。
用户指南
纵向
77
第 8 章
横向
6.
单击“继续”以完成偶数页的打印。
调整文档尺寸
您可以使用打印机软件执行这些任务：
●
将文档打印到与其格式化的尺寸不同的纸张尺寸。
●
缩小或放大打印页面上的文字及图形。
在不同的纸张尺寸上打印
您可以使用此功能在一个纸张尺寸上，打印已格式化为另一个纸张尺寸的文
档。如果您没有可用的正确纸张尺寸，执行此操作将会很有用。
例如，如果您创建的文档已格式化为 letter 尺寸的纸张，但是您没有可用的
letter 尺寸纸张，您可以将该文档打印到另一个可用的纸张尺寸。
要将文档调整为不同的纸张尺寸，请执行下列操作：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“效果”标签。
3.
选择“将文档打印在”复选框，然后从下拉列表中选择目标纸张尺寸。
目标纸张尺寸是您要打印的纸张的尺寸，而不是文档的格式化尺寸。
4.
执行下列操作之一：
目的
操作
缩小或放大文档以适合目标纸张尺寸。选择“比例匹配”复选框。
在选取的纸张尺寸上以文档的原始
不要选择“比例匹配”复选框。
尺寸打印。
5.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
78
HP Deskjet 6940 series
水印
缩小或放大文字及图形
您可以使用此功能缩小或放大打印的文字与图形而不更改纸张尺寸。
要缩小或放大文字与图形：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“效果”标签。
3.
在“正常尺寸的 %” 框，键入您要缩小或放大文字与图形的百分比。
百分比为 100 时呈现文字与图形的实际尺寸。键入小于 100 的数字可缩小
文字与图形。键入大于 100 的数字则可放大文字与图形。
4.
选择您需要的任何其它打印设置，然后单击“确定”。
水印在文档上显示为背景打印。
应用现有水印
要将现有水印应用到文档中，请执行下列操作：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“效果”标签。
3.
从“水印”下拉列表中单击一个水印。
如果您不要使用列表上的水印，您可以创建新的水印。
4.
请选择以下操作之一：
–
如果您只要在第一页显示水印，请选择“仅限于首页”复选框。
–
如果您要在所有的打印页面上显示水印，请不要核选“仅限于首
页”复选框。
5.
按照纸张类型的说明打印文档。
用户指南
创建或更改水印
要创建或更改水印，请执行下列操作：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“效果”标签。
3.
单击“编辑”按钮。
“水印详情”对话框将会显示。
4.
请选择以下操作之一：
–
单击“新建”按钮。
–
选取现有水印以进行更改。
5.
键入水印信息，然后选择信息角度和字体属性。
6.
设置水印详情后，请单击“确定”。
有关应用水印的说明，请按将现有水印应用到文档的相关步骤操作。
使用这是什么？帮助了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
79
9
打印机软件
●
使用打印机属性对话框选择打印选项。
●
使用这是什么
●
您可以使用打印快捷方式标签快速指定打印设置。
●
查看墨水状态窗口，了解每个打印墨盒的大约墨水量。
●
下载打印机软件更新以获得最新的功能和改进。
打印机属性对话框
打印机由安装在计算机上的软件控制。使用打印机软件（亦称打印机驱动程
序）可以更改文档的打印设置。
要更改打印设置，请打开“打印机属性”对话框。
注意 “打印机属性”对话框亦称“打印机首选项”对话框。
打开“打印机属性”对话框。
要打开打印机属性对话框，请执行以下步骤：
1.
打开您要打印的文件。
2.
单击“文件”，单击“打印”，然后单击“属性”或“首选项”。
“打印机属性”对话框将会显示。
？帮助
进一步了解特定打印设置。
注意 根据您所使用的软件程序，“打印机属性”对话框的路径可能会
有所不同。
“这是什么？”帮助
使用这是什么
？帮助
“这是什么？”帮助
单击“这是什么？”帮助了解关于可用打印选项的更多信息。
1.
将光标移到您要更了解的功能。
2.
单击鼠标右键。
“这是什么？”框将会显示。
3.
将光标移至“这是什么？”框，然后单击鼠标左键。
该功能的解释将会显示。
墨水状态窗口
“墨水状态”窗口会在打印机每次打印文件时显示。该窗口显示每个打印墨盒
的大约墨水量。要关闭墨水状态窗口，请单击“关闭”。
80
了解“打印机属性”对话框内显示的功能。
HP Deskjet 6940 series
注意 如果打印机在非 Microsoft 的配置中操作，“墨水状态”窗口可能
不会显示。
打印墨盒信息和订购
要获得关于打印墨盒的信息或链接至 HP 网站以订购打印墨盒，请单击“打印
墨盒信息”按钮。
显示“墨水状态”窗口
如果您不要在打印时显示墨水状态窗口，请选择窗口左下角的“不再显示此信
息”复选框。
如果您之前选择不显示墨水状态窗口但现在希望在打印时显示此窗口，请执行
下列步骤：
1.
对于 Windows 2000，请单击“开始”，然后单击“设置”。对于
Windows XP，请单击“开始”，然后单击“打印机和传真”。
包含计算机上所安装打印机的列表将会显示。
2.
高亮度显示打印机名称，然后右击以显示选项列表。
3.
单击“属性”。
“打印机属性”对话框将会显示。
4.
单击“设备设置”标签。
5.
在“显示墨水状态窗口”下，请单击“启用”，然后单击“确定”。
下载打印机软件更新
用户指南
每数月下载最新的打印机软件更新一次以确保您拥有最新的功能和改进：
1.
确定您已连接至互联网。
2.
对于 Windows 2000，请单击“开始”，单击“程序”，单击 “HP”，然
后单击 “HP 软件更新”。对于 Windows XP，请单击“开始”，单
击“所有程序”，单击 “HP”，然后单击 “HP 软件更新”。
“HP 软件更新”窗口将会显示。
3.
单击“下一步”。
“HP 软件更新”会搜索 HP 网站查找打印机软件更新。
–
如果计算机已安装最新版本的打印机软件，“HP 软件更新”窗口中将
会显示 “No updates are available for your system at this time”（此
时没有您系统可用的更新）。
–
如果计算机未安装最新版本的打印机软件，“HP 软件更新”窗口中将
会显示软件更新。
4.
如果软件更新可用，请选择更新名称旁边的复选框。
5.
单击“安装”。
6.
按照画面上的说明执行。
81
第 9 章
下载 HP Photosmart 软件
安装您从 HP 网站下载的打印机软件更新并不会更新您可能已在计算机上安装
的 HP Photosmart 软件。要获得有关更新 HP Photosmart 软件的信息，请参
阅《HP Photosmart 软件帮助》。
82
HP Deskjet 6940 series
10
维护
●
安装打印墨盒
●
设置自动关闭功能
●
校准打印墨盒
●
校准颜色
●
自动清洗打印墨盒
●
打印测试页
●
查看估计墨水量
●
维护打印机机身
●
去除皮肤和衣物上的墨水
●
手动清洗打印墨盒
●
维护打印墨盒
●
打印机工具箱
安装打印墨盒
当您需要更换打印墨盒时，请确定您拥有可用于打印机的正确打印墨盒，然后
才将它们安装到打印墨盒底座中。
打印墨盒组合
对于多数的文档打印，使用三色打印墨盒以及黑色打印墨盒。对于照片打印，
请结合使用三色打印墨盒和照片打印墨盒。要打印高质量的黑白照片，请将灰
色照片打印墨盒和三色打印墨盒联合使用。
始终将三色打印墨盒安装于打印墨盒底座的左侧。
将黑色、照片打印墨盒，或灰色照片打印墨盒安装到打印墨盒底座的右侧。
用户指南
注意 要简易识别安装打印墨盒时的底座侧面，请将打印墨盒标签上的
符号，与打印墨盒底座上方的符号匹配。
选择号
购买替换打印墨盒时，请查看打印墨盒的选择号。
您可以在三个地方找到选择号：
●
选择号标签：查看您替换的打印墨盒上的标签。
83
第 10 章
1
选择号标签
●
打印机文档：要获得打印墨盒选择号的列表，请参阅打印机随附的参考指
南。
●
“打印墨盒信息”对话框：要获得打印墨盒选择号的列表，请打开打印机
工具箱，单击“估计墨水量”标签，然后单击“打印墨盒信息”按钮。
墨水备份模式
打印机可以在仅安装一个打印墨盒的情形下操作。有关详情，请参阅墨水备份
模式。
安装说明
84
要安装打印墨盒，请执行以下步骤：
1.
检查打印机电源是否已打开。
2.
在进纸盘内装入 Letter 或 A4 尺寸的普通白纸。
3.
打开打印机顶盖。
4.
等待直到打印墨盒底座移到打印机的右侧以及闲置和安静，然后将打印墨
盒闩提起到打开位置。
HP Deskjet 6940 series
5.
将打印墨盒滑出打印墨盒底座。
6.
将替换打印墨盒从包装中取出，小心撕下胶带。握住打印墨盒，使铜带位
于下方且朝向打印机。
用户指南
1
撕下胶带
小心 不要触摸打印墨盒墨水喷嘴或铜质触点。触摸这些部件将会引
起墨水阻塞、不喷墨和电路接触不良。不要卸下铜带。它们是必需
的电子触点。
7.
握住打印墨盒，使铜带位于下方以及朝向打印机，然后将打印墨盒滑入底
座。如图所示。
85
第 10 章
8.
向下推打印墨盒闩直到卡入定位。
9.
合上打印机顶盖。
打印机将会自动打印校准页。
有关存放打印墨盒的信息，请参阅维护打印墨盒。
有关回收空打印墨盒的信息，请参阅打印墨盒回收利用。
警告 将新的和用过的打印墨盒放在儿童接触不到的地方。
设置自动关闭功能
打印机的设计具备自动关闭功能，会在打印机闲置 30 分钟后自动将它置于低
功耗模式。在此模式中，打印机会继续消耗最多 3.0 瓦特的电力，以及在打印
作业发送到打印机时自动重新打开。您也可以通过按住电源按钮三秒钟来手动
关闭打印机电源。在手动关闭打印机电源后，打印机使用的电力将少于一瓦
特。如果打印机与其他无线设备互相产生干扰或您打算长时间不使用打印机，
建议您手动关闭打印机电源。
选择自动关闭将取消 FEMP 能源节约模式。
86
HP Deskjet 6940 series
为避免不必要的能源消耗，可关闭打印机，然后断开打印机电源线与电源的连
接。
要激活自动关闭功能，请执行下列操作：
1.
对于 Windows 2000，请单击开始，单击“设置”，然后单击打印机。对
于 Windows XP，请单击“开始”，然后单击“打印机和传真”。
包含计算机上所安装打印机的列表将会显示。
2.
高亮度显示打印机名称，然后右击以显示选项列表。
3.
单击“属性”。
“打印机属性”对话框将会显示。
4.
单击“设备设置”标签。
5.
要“激活硬件自动关闭功能”，请单击“启用”，然后单击“确定”。
校准打印墨盒
安装新的打印墨盒后，打印机会自动校准打印墨盒。您也可以在其他时间校准
打印墨盒以确保获得最佳打印质量。
要校准打印墨盒：
1.
在进纸盘内装入 Letter 或 A4 尺寸的普通白纸。
2.
打开打印机工具箱。
3.
单击“校准打印墨盒”。
4.
单击“校准”，然后按照画面上的说明进行。
校准颜色
如果使用照片打印墨盒打印的照片颜色持续不正确时，请执行颜色校准。
执行颜色校准之前，请先校准打印墨盒，然后重新打印照片。如果颜色仍不正
确，则执行颜色校准。
要校准颜色：
1.
在进纸盘内装入 Letter 或 A4 尺寸的普通白纸。
2.
检查打印机是否同时安装了三色打印墨盒和照片打印墨盒。
3.
打开打印机工具箱。
4.
单击“校准颜色”。
5.
单击“启动”，然后按照画面上的说明进行。
自动清洗打印墨盒
如果打印页未打印出某些行或点，或者上面有墨水条纹，则表示打印墨盒的墨
水量不足或者需要清洗打印墨盒。
如果并非打印墨盒的墨水量不足，请执行这些步骤自动清洗打印墨盒：
1.
打开打印机工具箱。
2.
单击“清洗打印墨盒”。
3.
单击“清洗”，然后按照画面上的说明进行。
用户指南
87
第 10 章
清洗后，如果仍不能打印出文档的某些行或点，请更换打印墨盒。
小心 请仅在必要时才清洗打印墨盒。不必要的清洗会浪费墨水，并且
会缩短墨盒的使用寿命。
打印测试页
要打印测试页，请按以下说明操作：
1.
打开打印机工具箱。
2.
单击“打印测试页”按钮，然后按照画面上的说明进行。
查看估计墨水量
请按以下说明查看打印机上安装的打印墨盒的估计墨水量。
1.
打开打印机工具箱。
2.
单击“估计墨水量”标签。
注意 如果打印墨盒在安装到打印机前已用过，估计墨水量将不会显示
在“估计墨水量”标签上。
“估计墨水量”标签还包含打印墨盒订购信息。要查看此信息，请单击“打印
墨盒信息”按钮。
维护打印机机身
由于打印机是通过向纸张喷射细小墨滴来进行打印，因而打印机机身及其周围
难免会出现墨水污渍。请使用蘸水的柔软湿布除去打印机外部的污迹、污点或
已干的墨水。
清洗打印机时，请遵循以下指示：
●
请勿清洗打印机内部。不要让打印机内部沾上任何液体。
●
请勿使用家用清洁剂或去污剂。如果已使用了家用清洁剂或去污剂清洗打
印机，请用蘸水的柔软湿布擦拭外表。
●
请勿润滑打印墨盒底座在其上前后滑动的支撑杆。前后移动底座时听到噪
音是正常情况。
去除皮肤和衣物上的墨水
要去除皮肤和衣物上的墨水，请执行以下步骤：
表面
皮肤 用磨蚀皂清洗该部位。
白色织物 用氯漂在冷水中清洗白色织物。
彩色织物 用起泡的氨化合物在冷水中清洗彩色织物。
补救方法
88
HP Deskjet 6940 series
小心 去除织物上的墨水时一定要使用冷水。温水或热水会使墨水渗入
织物。
手动清洗打印墨盒
如果在一个多灰尘的环境中使用打印机，可能会有少量尘屑堆积在打印墨盒的
连接点上。
准备清洗耗材
清洗打印墨盒时需要下列物品。
●
蒸馏水（自来水可能含有可以损坏打印墨盒的污染物）
●
不会粘到打印墨盒上的棉签或其他的无绒柔软材料
清洗时请注意不要让墨水溅到手上或衣服上。
准备清洗
1.
打开打印机顶盖。
2.
等待打印墨盒底座移至打印机右侧，且处于闲置状态，未进行任何活动。
3.
取出打印墨盒并将它们放在一张纸上，铜带朝上。
小心 请勿将打印墨盒放在打印机外超过 30 分钟。
清洗说明
1.
用蒸馏水稍微浸湿棉签，然后从棉签挤出任何多余的水分。
2.
用棉签擦拭打印墨盒的铜质触点。
用户指南
小心 切勿触摸打印墨盒的墨水喷嘴。触摸墨水喷嘴将会引起墨水阻
塞、不喷墨和电路接触不良。
1
墨水喷嘴（请勿触摸）
2
铜质触点
3.
重复此过程，直到棉签上看不到墨水残迹或灰尘。
4.
将打印墨盒插入打印机，然后合上打印机顶盖。
89
第 10 章
维护打印墨盒
下列提示将有助于维护 HP 打印墨盒并确保一致的打印质量：
●
在需要使用前，应始终将所有打印墨盒存放在各自的密封包装中。打印墨
盒应在室温环境中存放（15°至 35°C 或 59°至 95°F）。
●
在将打印墨盒安装到打印机中之前，请勿撕下覆盖在墨水喷嘴上的胶带。
如果已从打印墨盒上撕下胶带，则不要试图将其重新粘上。重新粘上胶带
会损坏打印墨盒。
请按照下列说明存储打印墨盒。
存储打印墨盒
从打印机卸下打印墨盒后，请将打印墨盒存放在密封的塑料容器内或随照片打
印墨盒提供的打印墨盒保护器中。
如果将打印墨盒存放在密封的塑料容器中，则请确保墨水喷嘴朝下并且没有与
容器接触。
将打印墨盒插入打印墨盒保护器
将打印墨盒稍稍倾斜，滑入保护器，并使其牢牢卡入到位。
90
将打印墨盒从打印墨盒保护器中取出
向下并向后按保护器的顶部以松开打印墨盒。将打印墨盒滑出保护器。
小心 请勿跌落打印墨盒。跌落打印墨盒可能会使它损坏。
HP Deskjet 6940 series
打印机工具箱
打印机“工具箱”包含许多可提高打印机性能的有用工具。
使用打印机“工具箱”执行下列任务：
●
设置自动关闭功能
●
校准打印墨盒
●
校准颜色
●
清洗打印墨盒
●
打印测试页
●
查看估计墨水量
●
配置 Bluetooth 设置（如果已通过 USB 电缆将打印机连接到计算机）
使用工具箱
要使用打印机工具箱，请按以下说明操作：
1.
打开打印机属性对话框。
2.
单击“服务”标签，然后单击“维修此设备”按钮。
用户指南
91
11
故障排除
●
以太网问题
●
打印机不打印
●
卡纸
●
纸张问题
●
纸张不符
●
打印机停止运作
●
打印墨盒问题
●
照片未正确打印
●
PictBridge 问题
●
Bluetooth 打印问题
●
条幅纸未正确打印
●
打印质量不佳
●
文档打印错误
●
无边界文档相关问题
●
错误信息
●
打印机指示灯亮起或闪烁
●
文档打印缓慢
●
如果问题仍然存在
●
HP 支持程序
以太网问题
下列问题可能会在使用以太网连接时发生。
打印机不打印
打印“HP 报告”页。
如果 “HP 报告”页无法打印，请检查下列项目：
●
打印机已安装而且电源已打开。
●
打印墨盒已安装正确。
●
打印机电源已打开和纸盘已装入纸张。
●
打印机没有出现卡纸。
“链接”指示灯
如果打印机仍然无法打印，则请查看打印机后方的“链接”指示灯：
“链接”指示灯的状
态
闪烁 重新发送文档，然后查看活动指示灯。
92
任务
HP Deskjet 6940 series
（续）
“链接”指示灯的状态任务
熄灭 检查以下项目：
●
以太网电缆已牢固连接到打印机。
●
网络集线器、交换机或路由器电源已打开并且可
正确操作。
●
打印机已连接到网络。
“活动”指示灯
如果“链接”指示灯亮起而打印机无法打印，请执行这些步骤：
1.
等待直到打印机处于闲置状态。
2.
尝试重新打印文档。
3.
查看打印机后方的“活动”指示灯。
用户指南
“活动”指示灯的
任务
状态
闪烁 以太网连接可正确操作。再次尝试这些解决方法。
熄灭 检查以下项目：
–
已从您尝试打印的应用程序选择打印机。
–
计算机已连接到网络。
–
个人软件防火墙可能会阻隔打印机和计算机之
间的通信。请按照这些步骤执行。
93
第 11 章
无法打开打印机的嵌入 Web 服务器 (EWS)
检查以下项目：
●
您不是使用电话线将打印机连接到网络
●
以太网电缆已牢固连接到打印机。
●
网络集线器、交换机或路由器电源已打开并且可正确操作。
●
您使用的计算机已连接到网络。
如果您仍然无法访问打印机的 EWS，则请执行这些步骤：
1.
打印“HP 报告”页。
2.
查找打印机的 IP 地址。
3.
启动您的 Internet 浏览器。
注意 使用 Microsoft Internet Explorer 5.0 或更高版本或者
Netscape 4.75 或更高版本。
4.
在地址框中输入打印机的 IP 地址，然后按下 Enter。
个人软件防火墙阻隔打印机和计算机之间的通信
个人软件防火墙是一种安全保护程序，它可以保护计算机不被侵入。但是，个
人防火墙可能会阻隔计算机和打印机之间的通信。
如果您无法与打印机通信，请尝试禁用个人防火墙。如果您仍然无法与打印机
通信，则请重新启用防火墙。
如果停用防火墙可以让您与打印机通信，您可能需要为打印机指定一个静态 IP
地址然后重新启用防火墙。要为打印机指定一个静态 IP 地址，请参阅打印机随
附的网络指南。
打印机不打印
检查以下情况
如果打印机不打印，请检查是否满足以下条件：
●
打印机已连接至电源。
●
电缆牢固连接。
●
打印机电源已打开。
●
打印墨盒是打印机的正确打印墨盒并且安装正确。
●
纸张或其他介质已正确装入进纸盘。
●
打印机顶盖已关闭。
●
后检修门已装上。
检查打印机指示灯
打印机指示灯标示打印机的状态并提醒您潜在的问题。
有关详情，请参阅打印机指示灯亮起或闪烁。
94
HP Deskjet 6940 series
检查打印机电缆的连接
如果您的打印机和计算机之间通过 USB 连接并且无法互相通信，请尝试执行
以下操作：
●
确保电源线已牢固地连接到打印机并且插入电源插座。
●
检查 USB 电缆。如果使用的电缆太旧，该电缆本身可能已经损坏。如果遇
到问题，可能需要更换 USB 电缆。确认电缆的长度不超过 3 米（9.8 英
尺）。
●
检查打印机和计算机之间的连接。确认 USB 电缆已牢固连接到打印机背面
的 USB 端口。确保 USB 电缆的另一端插入计算机的 USB 端口。正确连
接电缆后，请关闭打印机，然后重新打开。
●
如果是通过 USB 集线器连接，请确保集线器的电源已打开。如果集线器的
电源已打开，请尝试直接连接到计算机。
●
试着将 USB 电缆连接到计算机的另一个 USB 端口上。检查完连接后，请
尝试重新启动计算机。关闭您的打印机，然后重新打开。
检查打印队列
如果打印作业被锁定在打印队列中，打印机将不会打印。要解决打印作业被锁
定在队列中的问题，请完成下列步骤：
1.
对于 Windows 2000，请单击开始，单击“设置”，然后单击打印机。对
于 Windows XP，请单击“开始”，然后单击“打印机和传真”。
2.
双击 HP Deskjet 打印机的名称。
3.
单击打印机菜单，然后单击暂停打印。
4.
再次单击打印机菜单，然后单击取消所有文档。
5.
单击是。
6.
单击打印机菜单，然后单击继续打印。
7.
如果列表中仍有文档，请重新启动计算机。
8.
重新启动后，如果列表中还有文档，请重复执行步骤 1-6。
卡纸
用户指南
如果打印机仍然无法打印
1.
选择能够最恰当地描述问题的以下主题：
–
卡纸
–
缺纸信息
–
打印机弹出纸张
–
打印机停止运作
2.
如果打印机仍然无法打印，请关闭计算机然后重新启动。
95
第 11 章
要清除卡纸，请执行这些步骤：
1.
按下继续按钮。
如果卡纸没有清除，请移到下个步骤。
2.
关闭打印机电源。
3.
将打印机后检修门上的两个闩锁把手相互推进，然后卸下后检修门。
4.
从打印机的后方，将打印机内部的所有纸张拉出。
如果您正在打印标签，请检查标签在通过打印机时是否没有从标签纸上脱
落。
5.
稳固装回后检修门。
96
6.
如果无法从打印机后方清除卡纸，请抬起打印机顶盖，从打印机的前方清
除卡纸，然后放下顶盖。
小心 小心清除卡纸，因为从打印机前方清除卡纸可能会损坏打印
机。
7.
打开打印机电源，然后按下继续按钮。
8.
重新打印文档。
注意 如果经常发生卡纸，请尝试使用较重的纸张。有关纸张重量规
格，请参阅参考指南。
HP Deskjet 6940 series
附件
纸张问题
打印机不进纸
尝试下列的一种或多种解决方法：
●
●
●
打印机弹出纸张
如果打印件弹出纸张，请尝试下列解决方法之一：
●
●
●
●
●
●
？
如果打印机有连接双面打印附件，请执行从双面打印附件清
除卡纸的步骤。
如果打印机连接了具备小型纸盘的自动双面打印附件，请执
行从具备小型纸盘的自动双面打印附件清除卡纸的步骤。
减少进纸盘中的纸张数量。
取出进纸盘中的纸张，然后重新装入。
使用不同类型的纸张。
将打印机远离阳光可以直射的地方。打印机可能置于直射的阳光下，使自
动纸张类型传感器受到影响。
选择一种纸张类型，而不要选择“自动”。
如果您正在执行颜色校准，请同时安装三色及照片打印墨盒。
如果您在打印无边界文档时“继续”指示灯和“打印墨盒状态”指示灯闪
烁，请按照无边界打印原则进行。
检查是否已从打印墨盒撕下胶带的保护片。
如果您在打印无边界文档时“继续”指示灯和“打印墨盒状态”指示灯闪
烁，可能是因为您试图在仅安装黑色打印墨盒的情形下打印无边界文档。
打印无边界文档时，请始终确保同时安装了三色打印墨盒和黑色或照片打
印墨盒。
用户指南
缺纸信息
如果显示缺纸信息，请按以下原则操作。
卡纸
要获得关于清除卡纸的信息，请参阅卡纸页。
打印机一次打印多页
如果打印机一次打印几页，请按以下原则操作。
97
第 11 章
打印机一次打印多页
如果打印机一次打印几页，请检查以下各项：
纸张重量
如果纸张重量轻于建议的纸张重量，打印机可能会一次打印多页。请使用符合
建议规格的纸张。要获得有关纸张重量规格的信息，请参阅打印机随附的参考
指南。
纸张可能未正确装入
如果纸张在装入时离打印机后部太远，或纸张导轨没有紧贴纸张，打印机可能
会一次打印多页。将纸张重新装入进纸盘，并且尽量向里推，直至推不动为
止，然后滑入纸张导轨使它紧贴纸叠边缘。
如果进纸盘中装入了不同类型的纸张，打印机也可能一次打印多页。例如，照
片纸可能会和普通纸混合。清空进纸盘，仅装入适合所打印文档的纸张类型。
纸张不符
如果您收到关于纸张不符的错误信息，这表示您在软件程序或打印机软件中所
选取的纸张尺寸或类型，与进纸盘中的纸张不符。
您可以按下继续按钮，使用不符的纸张继续打印。要取消打印，请按下取消按
钮。
要更正纸张不符，请更改软件程序或打印机软件中的纸张尺寸和类型选择，或
更换进纸盘中的纸张。
在软件程序中，请执行下列操作：
1.
按下取消按钮。
2.
打开“文件”菜单，然后单击“页面设置”。
3.
在“页面设置”画面上，检查所选取的纸张尺寸和类型。
如果纸张尺寸和类型与进纸盘中的纸张相符，请执行以下的步骤 2。
如果尺寸和类型不符，请选择相符的纸张尺寸和类型或更换进纸盘中的纸
张。
4.
按下继续按钮以继续打印。
在打印机软件中，请执行下列操作：
1.
按下取消按钮。
2.
打开打印机属性对话框。
3.
在“纸张/质量”标签上，检查所选取的纸张尺寸和类型是否与进纸盘中的
纸张相符。
如果尺寸和类型不符，请选择相符的纸张尺寸和类型或更换进纸盘中的纸
张。
4.
按下继续按钮以继续打印。
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