ADOBE Acrobat Connect Pro 7.5 Instruction Manual [fr]

Utilisation

d'ADOBE® ACROBAT® CONNECT™ PRO 7.5

Utilisation d'Adobe

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® Acrobat® Connect™ Pro 7.5

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Sommaire

Chapitre 1 : Ressources

Aide et assistance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Nouveautés d'Acrobat Connect Pro 7.5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Chapitre 2 : Adobe Acrobat Connect Pro Meeting

Rubriques Procédures pour Acrobat Connect Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Notions de base de Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Création et participation aux réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Mise à jour des réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Affichage des données relatives aux réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Partage de contenu pendant une réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Gestion des participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Enregistrement et lecture des réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Création et gestion de séminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Adobe Acrobat Connect Pro Webcast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

iii

Chapitre 3 : Adobe Acrobat Connect Pro Training

A propos d'Adobe Acrobat Connect Pro Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Création de cours de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Création de curriculums de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Création de classes virtuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Contrôle de la formation avec des rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Animation d'une formation avec Acrobat Connect Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Participation aux réunions et sessions de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Chapitre 4 : Adobe Acrobat Connect Pro Events

A propos d'Adobe Acrobat Connect Pro Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Création et modification des événements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Gestion des événements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Participation aux événements Connect Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Chapitre 5 : Conférence audio et visioconférence

Options de conférence audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Utilisation de la fonctionnalité de voix universelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Utilisation d'adaptateurs intégrés sans fonctionnalité de voix universelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Module Caméra et Voix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Chapitre 6 : Gestion du contenu

Utilisation des fichiers et dossiers de la bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Utilisation du contenu de la bibliothèque de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Affichage des données relatives au contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO 7.5

Sommaire

Chapitre 7 : Administration d'Acrobat Connect Pro

Prise en main - Administration de comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Rubriques Procédures pour Connect Pro Central . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Configuration des fournisseurs audio pour la fonctionnalité de voix universelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Création et importation d'utilisateurs et de groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Gestion des utilisateurs et des groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Définition d'autorisations pour les fichiers et dossiers de la bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Génération de rapports dans Connect Pro Central . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Chapitre 1 : Ressources

Avant de commencer à utiliser votre logiciel, prenez quelques instants pour lire la présentation des nombreuses ressources disponibles.

Aide et assistance

Aide communautaire

L'aide communautaire est un environnement intégré sur adobe.com offrant un accès au contenu créé par la communauté et géré par Adobe et les experts du secteur.

L'aide communautaire s'appuie sur un certain nombre de ressources, notamment :

• Vidéos, didacticiels, conseils et techniques, blogs, articles et exemples à l'intention des développeurs et des

ingénieurs.

• Tout le reste du contenu se trouve sur Adobe.com, notamment les articles de la base de connaissances, les

téléchargements et les mises à jour, Developer Connection, et bien plus encore.

Rendez-vous sur www.adobe.com/support/connect/ pour accéder à la page Aide et assistance du produit, le portail menant à tous les contenus d'aide communautaire de votre logiciel.

Les sites que le moteur de recherche de l'aide communautaire permet d'explorer sont spécifiquement choisis et leur qualité est vérifiée par Adobe et les experts de la communauté Adobe. Ces experts veillent également à ce que les premiers résultats d'une recherche renvoient à différents types de contenus, dont des références à l'aide en ligne du produit.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'aide communautaire, voir

http://help.adobe.com/en_US/CommunityHelp/.

Une vidéo présentant l'aide communautaire est disponible à l'adresse www.adobe.com/go/lrvid4117_xp_fr.

Pour accéder aux questions fréquentes sur l'aide communautaire, reportez-vous à

www.adobe.com/go/comm_help_faq_en.

Remarque : certaines fonctions web, telles que le commentaire utilisateur, ne sont pas disponibles pour l'aide Acrobat Connect Pro.

Aide du produit

Adobe fournit un guide de l'utilisateur complet pour Acrobat Connect Pro à la fois sous forme d'aide en ligne sur le produit et de fichier PDF. Le menu Aide du produit ouvre l'aide de ce produit.

Si vous êtes connecté à Internet, vous pouvez accéder à l'aide communautaire et au PDF depuis la page Aide et assistance du produit à l'adresse suivante : www.adobe.com/support/connect. (Le lien vers le PDF se trouve sous Aide supplémentaire.) Lorsque vous effectuez une recherche dans l'aide communautaire, les résultats répertorient les informations sur le produit.

Remarque : Dans les environnements où de nombreux utilisateurs ne sont pas connectés à Internet, un administrateur système peut télécharger la documentation et la mettre à la disposition de ces utilisateurs sur l'intranet de l'entreprise.

UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO 7.5

Ressources

Ressources d'assistance

Consultez la page Aide et assistance du produit, à l’adresse www.adobe.com/support/connect, pour en savoir plus sur les options d’assistance technique gratuites et payantes.

Centre de ressources

Visitez le Centre de ressources Acrobat Connect Pro à l'adresse www.adobe.com/resources/acrobatconnect/ pour accéder aux didacticiels d'apprentissage personnalisé, aux recommandations d'usage et aux conseils et astuces concernant tous les modules Connect Pro.

Nouveautés d'Acrobat Connect Pro 7.5

Les fonctionnalités suivantes sont nouvelles ou ont été modifiées dans Acrobat Connect Pro 7.5 :

Voix universelle La solution de voix universelle d'Acrobat Connect Pro 7.5 vous permet de diffuser par VoIP une conférence audio en direct pour des participants à une réunion. Vous pouvez également enregistrer la conférence audio en direct avec la réunion Connect Pro.

Partagez les fichiers PDF Adobe® Partagez des fichiers PDF dans des salles de réunion. Dans une salle de réunion, sélectionnez dans la bibliothèque de contenu Connect Pro Central ou dans votre ordinateur les fichiers PDF que vous souhaitez partager. Dans la bibliothèque de contenu, les fichiers PDF sont stockés sous forme de fichiers PDF. Pour être affichés dans la salle de réunion, les fichiers PDF sont convertis en fichiers SWF.

Partage de bureau sécurisé Empêche les utilisateurs de partager des applications ou des processus non autorisés en créant une liste blanche répertoriant les applications et processus autorisés. Créez des listes blanches distinctes pour Windows et pour Mac OS.

Prise en charge améliorée de Microsoft® PowerPoint Utilisez moins de bande passante pour afficher du contenu PowerPoint de meilleure qualité. La présentation est simplifiée car vous pouvez précharger du contenu PowerPoint dans une salle de réunion pour l'organiser. Au cours d'une réunion, la zone latérale Adobe Presenter propose des options de navigation supplémentaires.

Adobe Acrobat Connect Pro Add-in pour IBM Lotus Notes Planifiez et gérez les réunions Adobe Acrobat Connect Pro depuis Lotus Notes. Pour plus d'informations, consultez les documents sur le déploiement et l'utilisation d'Adobe Acrobat Connect Pro Add-in pour IBM Lotus Notes. Les liens vers ces documents sont disponibles depuis la page Aide et assistance du produit à l'adresse suivante : www.adobe.com/support/connect (sous Aide supplémentaire).

Liens Prise en charge et Etat du menu d'aide de la salle de réunion Les administrateurs de compte peuvent ajouter un lien vers la page Prise en charge et un autre vers la page Etat au menu d'aide de la salle de réunion. Les URL permettent aux utilisateurs de la réunion de consulter les informations relatives aux options de prise en charge et d'état du système.

Chapitre 2 : Adobe Acrobat Connect Pro Meeting

Rubriques Procédures pour Acrobat Connect Pro

Rubriques Procédures pour Hôtes et Présentateurs

• « Création et utilisation de profils audio » à la page 9

• « Création de réunions » à la page 8

• « Démarrage de réunions » à la page 14

• « Démarrage ou arrêt d'une conférence audio avec fonctionnalité de voix universelle » à la page 147

• « Diffusion du son avec fonctionnalité de voix universelle » à la page 147

• « Enregistrement d'une réunion » à la page 59

• « Invitation de participants et accord ou refus d'accès » à la page 15

• « Démarrage ou arrêt d'une conférence audio » à la page 148

• « Partage d'un écran » à la page 29

• « Partage d'un document ou d'un fichier PDF » à la page 33

• « Partage d'une présentation » à la page 31

• « Affichage ou modification du rôle d'un participant » à la page 57

• « Prise de notes pendant une réunion » à la page 40

• « Conversation et Q & R dans des réunions » à la page 42

• « Suspension ou clôture d'une réunion » à la page 18

Rubriques Procédures pour Participants

• « Participation à une réunion » à la page 18

• « Mise en silence du son avec fonctionnalité de voix universelle » à la page 148

• « Participation à une conférence audio (sans fonctionnalité de voix universelle) » à la page 151

• « Configuration de la diffusion audio » à la page 152

• « Configuration de la diffusion vidéo » à la page 154

• « Partage d'un écran » à la page 29

• « Conversation et Q & R dans des réunions » à la page 42

• « Poser une question ou y répondre au cours d'une session de formation ou réunion » à la page 120

• « Lecture d'une réunion enregistrée » à la page 63

UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO 7.5

Adobe Acrobat Connect Pro Meeting

Notions de base de Meeting

A propos des réunions

Une réunion Adobe® Acrobat® Connect™ Pro est une conférence en ligne et en direct pour plusieurs utilisateurs. La salle de réunion est une application en ligne que vous utilisez pour diriger une réunion. Cette salle de réunion est constituée de divers volets d'affichage (modules) et composants. Vous pouvez choisir parmi plusieurs modes d’affichage prédéfinis ou personnaliser un affichage en fonction de vos besoins. La salle de réunion permet à plusieurs utilisateurs, ou participants à la réunion, de partager des fichiers ou des écrans d'ordinateur, de converser, de diffuser du contenu audio et vidéo en direct et de prendre part à d'autres activités interactives en ligne.

Dès qu'une salle de réunion est créée, elle existe jusqu'à ce que vous la supprimiez. L'emplacement de la salle de réunion correspond à une URL attribuée par le système au moment de la création de la réunion. Lorsque vous cliquez sur cette URL, vous entrez dans la salle de réunion virtuelle. Vous pouvez utiliser la même salle de réunion autant de fois que nécessaire pour la même réunion hebdomadaire. L'hôte peut laisser la salle de réunion ouverte ou fermée entre les réunions prévues. Si une salle de réunion reste ouverte entre des réunions, des participants sont libres d'y entrer à tout moment pour en consulter le contenu.

Pour participer à une réunion, vous devez disposer d'un navigateur, d'une copie de Flash® Player 8 ou version ultérieure et d'une connexion Internet. Vos capacités d'action au sein de la réunion dépendent du rôle et des autorisations qui vous ont été affectés.

Voir aussi

« Création et participation aux réunions » à la page 8

« Création et utilisation de modèles de salles de réunion » à la page 12

Disposition d'une salle de réunion

Le contenu d'une salle de réunion est affiché dans des modules ; il s'agit de volets qui peuvent contenir divers types de supports. Les différents modules contiennent la liste des personnes qui assistent à la réunion, des notes, des conversations, des fichiers et du contenu vidéo. L'hôte peut transférer des participants de la salle de réunion principale vers des ateliers (sous-réunions) afin de collaborer au sein d'un petit groupe.

Une seconde zone d'affichage, réservée aux seuls présentateurs, est visible par les hôtes et les présentateurs, et non par les participants. Ces derniers peuvent l'utiliser pour préparer le contenu à partager avec les participants ou pour afficher un contenu confidentiel ne devant pas être partagé avec les participants.

La barre de menus contient plusieurs menus : un hôte peut afficher les menus Réunion, Présentation, Modes d'affichage, Modules et Aide ; un présentateur ou un participant peut afficher uniquement les menus Réunion et Aide. Dans le coin droit de la barre de menus, la barre de couleur indique l'état de connexion de la salle de réunion. Les messages et les avertissements apparaissent également à cet endroit. Un cercle rouge dans la barre de menus indique que l'hôte enregistre la réunion. Le verrou Secure Sockets (SSL) indique que la réunion est connectée via un socket sécurisé (qui vérifie l'identité du serveur de l'hôte)

La barre de navigation des modes d'affichage, située au bas de la fenêtre de la salle de réunion, est visible par les hôtes uniquement. Les modes d'affichage par défaut sont Partage, Discussion et Collaboration. Lorsque l'hôte clique sur un autre affichage dans la barre de navigation, la nouvelle disposition s'affiche sur l'écran de tous les participants.

Remarque : les administrateurs Acrobat Connect Pro peuvent modifier les modules, le partage et d'autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les salles de réunion et ce qu'il est possible d'y faire. Pour plus d'informations, voir « Utilisation des paramètres de conformité et de contrôle » à la page 184.

UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO 7.5

Adobe Acrobat Connect Pro Meeting

Voir aussi

« Création et participation aux réunions » à la page 8

Rôles et autorisations de réunion

Votre rôle détermine vos capacités de partage, de diffusion et d'autres activités dans une réunion Acrobat Connect Pro. Pour les personnes présentes dans une salle de réunion, ces rôles sont au nombre de trois : hôte, présentateur et participant.

Par défaut, le créateur d'une réunion est désigné comme hôte. L'hôte peut spécifier le rôle de chaque participant, y compris désigner d'autres participants comme hôtes de la réunion. Pour chaque rôle, les autorisations sont les suivantes :

Hôte Les hôtes peuvent organiser une réunion, faire participer des invités, ajouter du contenu dans la

bibliothèque, partager du contenu et ajouter ou modifier des modes d'affichage dans une salle de réunion. Ils peuvent promouvoir d'autres participants au rôle d'hôte ou de présentateur de salle de réunion, ou accorder des autorisations supérieures à un participant sans le promouvoir. Les hôtes peuvent démarrer, arrêter, rejoindre et quitter des conférences audio. Ils peuvent également démarrer et arrêter la diffusion du son dans une salle de réunion. Les hôtes peuvent créer et gérer de petits ateliers au sein d'une réunion. Ils peuvent également effectuer toutes les tâches réalisées par un présentateur ou un participant.

Présentateur Les présentateurs peuvent partager du contenu qui est déjà chargé dans la salle de réunion depuis la

bibliothèque et partager du contenu de leur ordinateur, notamment les fichiers de présentation Adobe® Presenter (PPT), les fichiers d'application Flash® (SWF), les fichiers d'image (JPEG), les fichiers PDF Adobe, les fichiers MP3 et les fichiers FLV. Ils peuvent partager leur écran avec tous les participants, converser et diffuser des données audio et vidéo en direct. Les présentateurs peuvent mettre en silence et annuler la mise en silence des diffusions du son sur leur ordinateur.

Participant Les participants peuvent afficher le contenu partagé par le présentateur, écouter et regarder le contenu

audio et vidéo que le présentateur diffuse et utiliser la conversation textuelle. Les participants peuvent mettre en silence et annuler la mise en silence des diffusions du son sur leur ordinateur.

Voir aussi

« Affectation de droits de participation supérieurs » à la page 58

A propos de la bibliothèque de réunions

L'onglet Réunions d'Acrobat Connect Pro Central contient trois volets destinés à l'accès aux réunions : Réunions partagées, Réunions utilisateurs et Mes réunions. Chaque volet contient des dossiers et des fichiers comportant des enregistrements et du contenu de réunion. Les utilisateurs peuvent créer et gérer du contenu dans le volet Mes réunions qui s'affiche lorsqu'ils sont connectés à Acrobat Connect Pro Central. L'accès au contenu dans les autres volets dépend des autorisations de la bibliothèque des réunions définies pour chaque utilisateur par l'administrateur Acrobat Connect Pro Central.

Le contenu placé dans la bibliothèque des réunions ne peut être utilisé que dans les réunions. Si vous souhaitez que ce contenu soit disponible pour d'autres activités lancées dans Acrobat Connect Pro Central (des événements, des séminaires ou des formations, par exemple), transférez-le vers la bibliothèque de contenu ou déplacez-le de la bibliothèque des réunions vers la bibliothèque de contenu.

UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO 7.5

Adobe Acrobat Connect Pro Meeting

Voir aussi

« Utilisation du contenu de la bibliothèque de contenu » à la page 162

« Types de fichiers pris en charge dans la bibliothèque de contenu » à la page 162

Fonctions d'accessibilité

Un document ou une application est dit accessible lorsqu'une personne souffrant d'un handicap (mobilité réduite, cécité ou déficience visuelle) peut l'utiliser. Les fonctions d'accessibilité d'Acrobat Connect Pro permettent aux personnes souffrant d'un handicap d'utiliser la fonctionnalité Réunion autant que possible sans la souris.

Navigation dans les menus

Il est possible de parcourir les menus situés dans la partie supérieure du client de réunion (menus de la barre d'application) et de les exécuter intégralement depuis le clavier.

• Appuyez sur Ctrl+ Espace pour activer le menu Réunion.

• Les touches fléchées gauche et droite activent les menus adjacents de la barre d'application.

• La touche fléchée vers le bas active le menu en cours. Pour sélectionner une option du menu, utilisez les touches

fléchées vers le bas, le haut, la gauche et la droite.

• La touche Entrée sélectionne l'option du menu en cours.

• La touche Echap ferme le menu en cours.

Navigation dans les modules

Vous pouvez parcourir les modules visibles entièrement depuis le clavier.

• Appuyez sur la touche Tab pour accéder au module suivant de la séquence des modules visibles.

• Appuyez sur les touches Maj+Tab pour accéder au module précédent de la séquence des modules visibles.

• Lorsque vous accédez à un module, un rectangle de sélection entoure le module pour indiquer qu'il est sélectionné.

Vous pouvez indiquer la couleur de ce rectangle pour toutes les réunions d'un compte. Cliquez sur Administration > Personnalisation > Personnaliser la réunion > Survol des boutons.

Lorsqu'ils sont sélectionnés avec la touche Tab, certains modules ont un champ qui est sélectionné par défaut. Par exemple :

Module Conversation L'application active par défaut le nouveau champ de message.

Module Note L'application active par défaut la note qui vous permet de modifier le message.

Module Liste des participants L'application active par défaut les utilisateurs sélectionnés dans la liste ou le premier

utilisateur de la liste si aucun utilisateur n'est sélectionné.

Lorsque le client Acrobat Connect Pro démarre,·l'application active par défaut la zone de saisie des messages du module Conversation visible. Si le client Acrobat Connect Pro perd cette activation (par exemple, si vous passez à une autre application) et la récupère ensuite, tout élément précédemment activé dans un module sélectionné est perdu et l'application Meeting active de nouveau la zone de saisie de message du module Conversation qui est visible.

Raccourcis clavier

Les raccourcis clavier suivants améliorent l'accessibilité pour que le client Acrobat Connect Pro Meeting puisse être utilisé autant que possible sans souris.

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Résultat Windows Macintosh

Active le microphone (verrouillé) ou le désactive. Ctrl+M Contrôle+M

Active ou désactive l'état de main levée. Ctrl+Flèche vers le haut Contrôle+Flèche vers le haut

Active ou désactive le mode Plein écran. S'applique au module Partage sélectionné.

Promeut en hôte. Nécessite la sélection d'un ou de plusieurs éléments dans la liste des participants.

Rétrograde en participant. Nécessite la sélection d'un utilisateur dans la liste des participants.

Promeut en présentateur. Nécessite la sélection d'un utilisateur dans la liste des participants.

Démarre/Arrête l'enregistrement. Pour le démarrage, affiche la boîte de dialogue Démarrer l'enregistrement.

Termine la réunion. Affiche la boîte de dialogue Arrêter la réunion. Ctrl+\ Contrôle+\

Démarre/Arrête le partage de bureau. S'applique au module Partage activé. Ctrl+[ Contrôle+[

Affiche le premier menu de la barre d'application pour la navigation au clavier. Ctrl+Espace Contrôle+Espace

Active/Met en pause la lecture des réunions enregistrées. P P

Ctrl+. Contrôle+.

Ctrl+' Contrôle+'

Ctrl+] Contrôle+]

Ctrl+/ Contrôle+/

Ctrl+, Contrôle+,

Raccourcis relatifs au contenu du présentateur dans le module Partage

Les raccourcis clavier suivants offrent une meilleure accessibilité aux présentateurs qui utilisent le module Partage.

Résultat Windows et Macintosh

Page/Diapositive suivante Page Haut ou touche fléchée vers la droite

Page/Diapositive précédente Page Bas ou touche fléchée vers la gauche

Lecture/Pause P

Arrêter S

Mise en silence M

Changement de vue F

Raccourcis du tableau blanc

Les raccourcis clavier suivants offrent une meilleure accessibilité aux présentateurs qui utilisent le tableau blanc.

Résultat Windows Macintosh

Effacer Ctrl-D Contrôle-D

Imprimer Ctrl-P Contrôle-P

Annuler Ctrl-Z Contrôle-Z

Répéter Ctrl-Y Contrôle-Y

Supprime les éléments sélectionnés Suppr Supprimer

Déplace les éléments sélectionnés dans une direction définie

Touches fléchées Touches fléchées

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Raccourcis du module Conversation

Les raccourcis clavier suivants offrent une meilleure accessibilité lors de l'utilisation du module Conversation.

Résultat Windows Macintosh

Lorsque le curseur se trouve dans la zone de saisie du message, envoie le message

Entrée Retour

Raccourcis des boîtes de dialogue

Les raccourcis clavier suivants offrent une meilleure accessibilité lors de l'accès aux boîtes de dialogue.

Résultat Windows Macintosh

Ferme ou annule une boîte de dialogue Echap Echap

Exécute l'action par défaut (définie par boîte de dialogue). Entrée Renvoi

Création et participation aux réunions

Création de réunions

Vous créez des réunions dans Acrobat Connect Pro Central. Pour intégrer l'enregistrement dans votre réunion, vous devez accéder à l'onglet Evénements. Reportez-vous à la section « A propos d'Adobe Acrobat Connect Pro Events » à la page 123.

Pour votre usage personnel, vous pouvez créer des salles de réunion dans lesquelles vous revenez régulièrement, et y laisser du contenu permanent.

1. Création d'un profil audio (pour les conférences audio)

Utilisez la fenêtre Mes profils audio (Mon profil > Mes profils audio) pour configurer un profil audio à utiliser avec une conférence audio. Les profils audio utilisent les paramètres de conférence associés au fournisseur audio sélectionné pour démarrer la conférence audio. Reportez-vous à la section « Création et utilisation de profils audio » à la page 9.

2. Ouverture de l'Assistant de création de réunion

Deux méthodes vous permettent de lancer cet Assistant. Pour créer une réunion dans votre dossier Mes réunions personnel, naviguez jusqu'à la page d'accueil d'Acrobat Connect Pro Central, localisez la barre de menus Nouveau et cliquez sur Réunion. Pour créer votre réunion dans un autre dossier pour lequel vous disposez de l'autorisation de gestion, naviguez jusqu'à ce dossier dans la bibliothèque des réunions, puis cliquez sur le bouton Nouvelle réunion.

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3. Saisie des informations sur la réunion

Dans la première page de l'Assistant de création de réunion, saisissez les informations détaillées relatives à la réunion. Ces informations sont les suivantes : nom, adresse URL personnalisée, résumé, date, modèle, langue, restrictions d'accès et paramètres de conférence audio. (Seuls le nom et la langue sont obligatoires.) S'il est disponible, vous pouvez sélectionner un profil audio dans le menu contextuel au lieu de saisir manuellement les paramètres de conférence audio. Pour plus d'informations sur les profils audio, reportez-vous à la section « Création et utilisation de profils

audio » à la page 9.

4. Sélection des participants à une réunion

Utilisez la liste Utilisateurs et groupes disponibles pour ajouter des participants. Vous pouvez les rechercher par leur nom et développer des groupes pour sélectionner des membres individuellement. Au besoin, vous pouvez leur attribuer des rôles en sélectionnant des noms de participants et en cliquant sur Autorisations au bas de la liste des participants. Passez ensuite à la dernière étape et envoyez des invitations ou quittez l'Assistant pour envoyer des invitations ultérieurement.

5. Envoi d'invitations

L'Assistant vous guide tout au long de deux processus distincts, selon que la réunion est publique ou réservée aux utilisateurs inscrits. Dans le premier cas, sélectionnez Envoyer des invitations et un groupe à inviter (par exemple, hôtes uniquement), puis modifiez le texte du message. Vous avez la possibilité d'inclure un rendez-vous de calendrier Microsoft Outlook. Dans le second cas, cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour ouvrir votre client de messagerie et ajouter des invités à la liste de distribution de votre message électronique.

Voir aussi

« Modification des informations sur les réunions » à la page 23

« Affichage des données relatives aux réunions avec le tableau de bord » à la page 26

Création et utilisation de profils audio

Un profil audio est un ensemble de paramètres de conférence audio qui correspond à un fournisseur audio. Vous utilisez des profils dès que vous utilisez un fournisseur audio avec une réunion Connect Pro. Les fournisseurs audio sont des entreprises qui proposent des services de conférence audio fonctionnant avec Acrobat Connect Pro. Pour plus d'informations sur les fournisseurs audio, consultez la section « Options de conférence audio » à la page 144.

Création d'un profil audio

Tous les profils audio comprennent le fournisseur audio et le nom du profil. Les autres informations répertoriées sont les numéros et les codes d'accès que fournissent les hôtes pour les réunions. Les zones de texte qui apparaissent pour la saisie de ces informations dépendent du fournisseur. Pour les fournisseurs intégrés, les informations demandées sont issues de leur code de configuration. Pour les fournisseurs configurés par l'utilisateur, les informations demandées sont issues des étapes définies par l'hôte dans la séquence de numérotation. Reportez-vous à la section « Définition

d'une séquence de numérotation » à la page 193.

Remarque : Vous pouvez vérifier que les paramètres de conférence audio et les autres informations de profil démarrent correctement une conférence audio. Exécutez le test de la page Entrer les informations sur le fournisseur (Administration > Fournisseurs audio ou Mon profil > Mes profils audio, puis sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Modifier). Reportez-vous à la section « Test d'une séquence de numérotation » à la page 195.

Les hôtes de réunion, les administrateurs limités et les administrateurs peuvent créer des profils audio

1 Cliquez sur Mon profil > Mes profils audio.

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2 Cliquez sur Nouveau profil.

3 Sélectionnez un fournisseur audio et donnez un nom au profil.

Fournisseur Fournisseurs audio configurés pour la fonctionnalité de voix universelle par un administrateur de

compte ou un hôte. La sélection d'un fournisseur relie le profil audio aux informations configurées pour le fournisseur.

Nom du profil Nom unique ayant un sens particulier pour vous. Il peut s'agir par exemple de l'objectif du profil

audio.

Si l'administrateur de compte ou l'hôte a ajouté l'adresse URL du fournisseur, cette dernière apparaît dans la fenêtre Informations sur le profil. Cette adresse URL permet d'établir le lien à une page d'informations comportant la procédure détaillée de création du profil audio.

4 Complétez les autres informations et cliquez sur Enregistrer. Lorsque le profil est enregistré, il est automatiquement

disponible.

Fenêtre Nouveau profil audio avec informations propres au fournisseur

Pour activer ou désactiver un profil audio existant, sélectionnez-le dans Mes profils audio, cliquez sur Modifier, modifiez le menu Etat du profil et cliquez sur Enregistrer.

Modification ou suppression d'un profil audio

Vous pouvez changer le nom du profil et activer/désactiver un profil audio existant. Vous ne pouvez pas modifier le fournisseur audio. Vous ne spécifiez un fournisseur que lorsque vous créez un profil.

1 Dans Acrobat Connect Pro, cliquez sur Mon profil > Mes profils audio.

2 Sélectionnez un profil et cliquez sur Modifier.

3 Modifiez le nom ou l'état du profil, puis cliquez sur Enregistrer.

4 Pour supprimer un profil audio, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.

Association d'un profil audio à une réunion

Lorsque vous associez un profil audio à une réunion, vous incluez les paramètres de conférence audio définis pour le fournisseur audio.

1 Effectuez l'une des opérations suivantes :

• Créez une réunion et saisissez les informations nécessaires (cliquez sur Réunions > Nouvelle réunion).

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• Ouvrez une réunion existante et cliquez sur l'onglet Modifier les infos.

2 Dans la section Paramètres de conférence audio, sélectionnez Inclure cette conférence audio dans cette réunion.

Sélectionnez le profil dans le menu et cliquez sur Enregistrer.

Tous les profils que vous avez créés apparaissent dans le menu.

Remarque : Si vous modifiez le profil audio après avoir commencé la réunion, les nouveaux paramètres de conférence n'entrent en vigueur que lorsque vous avez mis fin à la réunion et l'avez redémarrée. Patientez quelques minutes pour voir les changements.

Sélection d'un profil audio pour une réunion

Démarrage d'une conférence audio à l'aide d'un profil audio

Vérifiez que vous avez créé un profil audio et que vous l'avez associé à la réunion. Acrobat Connect Pro utilise les étapes de connexion du fournisseur figurant dans le profil pour établir la connexion au fournisseur audio et commencer la réunion automatiquement.

1 Naviguez jusqu'à la page Informations sur la réunion qui vous intéresse.

2 Cliquez sur Entrer dans la salle de réunion.

3 Cliquez sur Options de conférence audio au bas du module Liste des participants.

4 Pour qu'Acrobat Connect Pro rejoigne la conférence audio, sélectionnez Rejoindre la conférence audio ou

Commencer la conférence audio dans le menu.

Remarque : le type de fournisseur audio que vous avez sélectionné pour votre profil audio détermine l'option qui apparaît.

5 Pour commencer la diffusion du son dans la salle de réunion, sélectionnez Démarrage de la diffusion audio dans le

menu Options de conférence audio.

Voir aussi

« Affichage de fournisseurs audio » à la page 190

« Utilisation de la fonctionnalité de voix universelle » à la page 145

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Création et utilisation de modèles de salles de réunion

Un modèle est simplement une salle de réunion qui a déjà été conçue. Il peut contenir plusieurs modes d'affichage dotés de différents volets (ou modules), contenus et configurations. Les modes d'affichage peuvent être optimisés pour une tâche spécifique, telle que la présentation d'un diaporama ou la possibilité de collaborer avec les autres intervenants. Vous pouvez récupérer des modes d'affichage et du contenu, ce qui vous évite certaines tâches de personnalisation répétitives chaque fois que vous créez une réunion. Créez vos propres modèles ou utilisez les modèles par défaut inclus dans Acrobat Connect Pro.

Acrobat Connect Pro propose trois modèles intégrés qui permettent de créer rapidement une salle de réunion : Réunion par défaut, Formation par défaut et Evénement par défaut. Lorsque vous créez une réunion à l'aide de l'Assistant Nouvelle réunion d'Acrobat Connect Pro Central, il vous suffit de sélectionner l'un de ces trois modèles pour votre salle de réunion, d'ajouter le contenu, puis de commencer la réunion.

Lorsque vous créez une salle de réunion à partir d'un modèle, la toute dernière version du contenu est ajoutée à la salle. La modification du fichier source du contenu incorporé n'altère pas le contenu de la salle de réunion. Pour mettre à jour le contenu, transférez le fichier modifié sur le serveur Acrobat Connect Pro, puis remplacez le contenu actuel par celui situé sur le serveur.

Modèle de réunion par défaut Modèle général de réunion. Il contient trois modes d'affichage : Partage, Discussion et

Collaboration. La disposition Partage est optimisée pour le partage de contenu (présentations Microsoft PowerPoint, vidéo, Adobe PDF, etc.). L'affichage Discussion est optimisé pour des discussions interactives et pour la prise de notes. L'affichage Collaboration est optimisé pour l'annotation du contenu et l'ajout de dessins sur ce dernier.

Affichages du modèle de réunion par défaut

Modèle de formation par défaut Utilisé pour les classes virtuelles et les instructions de collaboration en ligne. Il

contient trois modes d'affichage : Salle d'attente, Salle de cours et Etude. La disposition Salle d'attente·est l'endroit où vous pouvez exposer une présentation autonome ou d'autres contenus préliminaires. Laissez cet affichage ouvert pour que les personnes présentes puissent consulter le contenu avant le début de la réunion. L'affichage Présentation vous permet de lancer une présentation PowerPoint ou encore de partager votre écran ou un tableau blanc. La disposition Etude vous permet de collaborer avec les étudiants, de fournir des fichiers à télécharger et des liens à visiter, ainsi que d'utiliser un tableau blanc pour donner des instructions.

Modèle d'événement par défaut Modèle destiné aux réunions ou aux séminaires susceptibles de rassembler un large

public. Il contient trois modes d'affichage : Salle d'attente, Présentation et Questions et réponses. La disposition Salle d'attente·est l'endroit où vous pouvez écouter de la musique, exposer une présentation autonome ou afficher d'autres contenus préliminaires. Laissez cet affichage ouvert pour que les personnes présentes puissent consulter le contenu avant le début de la réunion. Dans l'affichage Présentation vous pouvez lancer une présentation PowerPoint, partager votre écran ou afficher un tableau blanc. L'affichage Questions et réponses autorise une session Q & R ouverte avec les participants.

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Informations conservées dans un modèle

Une salle de réunion convertie en modèle est un double de l'original. Les affichages, les modules, les informations sur la salle et la plupart des types de contenu sont préservés dans le modèle, notamment les éléments suivants :

• Des affichages avec le nom, l'ordre et l'état de départ (sélectionné)

• Des modules avec le nom, la taille, la position et les paramètres de sélection de l'affichage Plein écran

• Le contenu du module

• Numéro de page dans les fichiers PDF et position de la barre de recherche dans les fichiers FLV

• Les contenus superposés dans le tableau blanc

• L'état du sondage (Préparer, Ouvrir et Fermer), les questions, les réponses et la diffusion des résultats

• Les questions et les réponses, le lien du module Conversation et l'état (Ouvertes, Résolues et Toutes)

• Texte dans le module Note

• Les paramètres Caméra et Voix

• La mise en attente de la salle (Oui ou Non)

• La valeur de l'entrée invité

• Les messages présentés aux utilisateurs lorsqu'une réunion est mise en attente ou interrompue

• L'arrière-plan de la salle, la résolution de l'écran et la bande passante

• L'état de la zone réservée aux présentateurs

• La description des invités

Certaines informations ne sont pas enregistrées dans le modèle. Les paramètres de conférence audio, les paramètres de l'Assistant Configuration audio et le contenu d'un module Conversation ne sont pas enregistrés dans le modèle.

Remarque : ne convertissez pas en modèles les réunions contenant des ateliers.

Application d'un modèle à une nouvelle réunion

1 Dans la barre de menus Nouveau de la page d'accueil d'Acrobat Connect Pro Central, cliquez sur Réunion.

2 Sur la page Entrer les informations sur la réunion, à proximité de l'option Sélectionner un modèle, cliquez sur le

menu et faites votre sélection. (La valeur par défaut est Modèles partagés\Modèle de réunion par défaut.)

Conversion d'une salle de réunion en modèle

En tant qu'hôte, vous pouvez créer un modèle de salle de réunion. Pour ajouter une salle de réunion au dossier Modèles partagés, vous devez disposer des autorisations de gestionnaire sur ce dossier. Par défaut, vous disposez des autorisations complètes sur les réunions et les modèles situés dans votre dossier de réunions utilisateur.

1 Dans l'onglet Réunions d'Acrobat Connect Pro Central, accédez à la salle de réunion à convertir.

2 Cochez la case en regard de la salle de réunion.

3 Cliquez sur Déplacer dans la barre de navigation.

Deux colonnes sont affichées dans Acrobat Connect Pro Central. Celle de gauche indique le nom de la salle de réunion. Dans la colonne de droite, sous l'en-tête Déplacer dans ce dossier, le dossier Réunions utilisateurs > [votre compte] est sélectionné par défaut. Si vous souhaitez utiliser ce dossier, allez à l'étape 5.

4 Localisez et sélectionnez un dossier de modèles, par exemple le dossier Modèles partagés.

5 Cliquez sur Déplacer en bas de la colonne.

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La salle de réunion se trouve désormais dans le dossier de modèles sélectionné. Le modèle est ajouté à la liste dans le dossier approprié.

Lorsque vous créez une réunion à l'aide de l'Assistant, vous pouvez sélectionner un modèle que vous venez de créer dans le menu Sélectionnez un modèle. Vous pouvez personnaliser cette salle de la même manière que les autres en fonction de vos besoins. Une fois la réunion ouverte, il est impossible d'y appliquer un nouveau modèle. Pour cela, créez d'abord une réunion à l'aide du nouveau modèle.

Démarrage de réunions

Si vous êtes un hôte, il vous suffit, pour démarrer une réunion, de vous connecter à votre salle de réunion et d'inviter d'autres personnes par courrier électronique ou messagerie instantanée. Les réunions peuvent être spontanées ou prédéfinies.

Une fois dans la salle de réunion, vous pouvez effectuer différentes tâches afin de configurer la réunion pour les participants. Vous pouvez par exemple définir des informations sur la conférence, accepter ou refuser des demandes de participation à la réunion, réorganiser les modules ou encore prendre des notes.

Voir aussi

« Suspension ou clôture d'une réunion » à la page 18

« Création et utilisation de profils audio » à la page 9

Entrée dans une salle de réunion

❖ Effectuez l'une des opérations suivantes :

• Dans la page d'accueil d'Acrobat Connect Pro Central, cliquez sur Mes réunions, puis sur le bouton Ouvrir

correspondant à la réunion de votre choix.

• Dans Acrobat Connect Pro Central, naviguez jusqu'à la page d'informations de la réunion qui vous intéresse,

puis cliquez sur Entrer dans la salle.

• Cliquez sur l'URL de la réunion dans le message électronique d'invitation que vous avez reçu. Tapez votre nom

d'utilisateur et votre mot de passe Acrobat Connect Pro, puis cliquez sur Entrez dans la salle.

• Entrez l'URL de la réunion dans votre navigateur. Tapez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Acrobat

Connect Pro, puis cliquez sur Entrez dans la salle.

La première fois que vous vous rendez dans une salle de réunion, marquez-la d'un signet afin d'y accéder plus rapidement les prochaines fois.

Démarrage d'une réunion à l'aide du bouton Démarrer la réunion

Le bouton Démarrer la réunion est inclus dans les applications logicielles telles qu'Adobe Acrobat ® 8, Adobe Reader® 8 et certaines applications Microsoft Office. En tant qu'hôte de la réunion, utilisez le bouton Démarrer la réunion pour accéder à l'écran de connexion de votre salle de réunion ou pour configurer un nouveau compte Acrobat Connect Pro.

Remarque : Dans Acrobat 9 et Reader 9, vous pouvez utiliser pour les réunions en ligne Adobe ConnectNow, l'outil personnel de conférence Internet.

1 Cliquez sur Démarrer la réunion .

2 Si la page de bienvenue à la réunion apparaît, cliquez sur Créer un compte d'essai pour configurer un nouveau

compte ou cliquez sur Connexion si vous en possédez déjà un.

3 Dans la boîte de dialogue de connexion à la réunion, tapez l'URL de votre réunion, votre nom d'utilisateur et votre

mot de passe, puis cliquez sur Connexion.

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Remarque : dans Acrobat 8 ou Reader 8, vos préférences de réunion déterminent les informations de connexion que vous devez saisir avant l'ouverture de la salle de réunion. Pour changer vos préférences de réunion pour Acrobat ou Reader, sélectionnez Modifier > Préférences (Windows) ou Acrobat > Préférences ou Reader > Préférences (Mac OS), puis sélectionnez Réunion à gauche.

Voir aussi

« Suspension ou clôture d'une réunion » à la page 18

Définition de la bande passante d'une salle de réunion

L'hôte définit la bande passante réservée à la salle de réunion afin de déterminer le débit (kbits/seconde) auquel sont envoyées les données de la réunion aux participants. L'hôte doit choisir de préférence une bande passante adaptée au débit de la connexion des participants. Si les participants utilisent des vitesses de connexion différentes, choisissez le débit le plus faible. Par exemple, si certains participants utilisent des modems, choisissez la bande passante Modem afin d'être certain que tous les participants disposent d'une bonne connexion et que les machines client ne sont pas surchargées.

Voici quelques recommandations générales concernant les paramètres de bande passante des salles de réunion. La vitesse réelle peut varier avec chaque environnement réseau :

• Modem : un présentateur peut générer environ 26 kbit/s de données. Pour une bonne connexion, les participants

ont besoin d'environ 29 kbit/s. Il est déconseillé d'utiliser le paramètre Modem en présence de plusieurs présentateurs. Le partage d'écran est également déconseillé avec le paramètre Modem.

• DSL : un présentateur peut générer environ 125 kbit/s de données. Pour une bonne connexion, les participants ont

besoin d'environ 128 kbit/s. Si vous utilisez le partage d'écran, les participants doivent disposer d'un débit de 200 kbit/s.

• RLE : un présentateur peut générer environ 250 kbit/s de données. Les participants ont besoin d'environ 255 kbit/s.

Si vous utilisez le partage d'écran, les participants doivent disposer d'un débit de 400 kbit/s.

1 Dans une salle de réunion, sélectionnez Réunion > Performances et apparence de la salle > Optimiser la bande

passante réservée pour la salle.

2 Sélectionnez Modem, DSL/Câble ou RLE.

Pour consulter un article sur la gestion et la surveillance de la bande passante réservée aux réunions, reportez-vous à

http://connectusers.com/tutorials/2009/03/connection_status/index.php.

Invitation de participants et accord ou refus d'accès

Pendant qu'ils sont dans la salle de réunion, les hôtes peuvent inviter des personnes à participer à une réunion. Un hôte peut choisir de bloquer l'accès à une réunion et accepter ou refuser les demandes d'accès à une réunion bloquée.

Remarque : les noms des invités sont visibles seulement si l'administrateur Acrobat Connect Pro a activé la fonction Liste des invités. (Les administrateurs peuvent également utiliser la fonction de conformité pour désactiver la liste des invités. Pour plus d'informations, voir « Utilisation des paramètres de conformité et de contrôle » à la page 184.)

Voir aussi

« Affichage et modification d'une liste de participants » à la page 20

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Contact d'invités à partir d'une réunion

Après avoir démarré une réunion, vous pouvez ouvrir le module Invités pour voir quelles sont les personnes invitées et, le cas échéant, communiquer avec elles. Cela s'avère particulièrement utile si les invités sont en retard et si vous souhaitez les contacter pour savoir s'ils ont l'intention d'assister à la réunion.

Remarque : Les noms des invités sont visibles seulement si l'administrateur Acrobat Connect Pro a activé la fonction Liste des invités.

1 Démarrez une réunion.

2 Cliquez sur Contacter les invités .

3 Dans le module Invités, sélectionnez un seul invité dans la liste, sélectionnez-en plusieurs en maintenant la touche

Ctrl ou Maj enfoncée, ou cliquez sur Tout sélectionner.

4 Effectuez l'une des opérations suivantes :

• Cliquez sur MI. Tapez votre message dans le module Converser avec des invités, cliquez sur , sélectionnez Coller

l'URL de la réunion, puis cliquez sur Envoyer .

• Cliquez sur Courrier électronique. Cliquez sur Rédiger un courrier électronique. Le cas échéant, modifiez l'objet ou

le message dans votre client de messagerie par défaut, puis cliquez sur Envoyer.

5 Pour fermer les modules Invités et Converser avec des invités, cliquez sur Masquer la liste des invités .

Invitation de participants en cours de réunion

Les hôtes peuvent inviter des utilisateurs à participer à une réunion depuis la salle de réunion Acrobat Connect Pro.

1 Effectuez l'une des opérations suivantes :

• Dans la barre de menus, sélectionnez Réunion > Gérer l'accès et l'entrée > Inviter des participants.

• Dans le module Liste des participants, cliquez sur le bouton Options du module situé dans le coin inférieur droit

et sélectionnez Inviter des participants.

2 Dans la boîte de dialogue Inviter des participants, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Cliquez sur le bouton Rédiger un courrier électronique pour ouvrir votre client de messagerie par défaut et envoyer

aux invités un courrier électronique généré automatiquement et contenant l'URL de la réunion.

• Copiez l'URL de la réunion de la boîte de dialogue Inviter des participants dans un message électronique ou un

message instantané et envoyez celui-ci aux invités. Revenez dans la salle de réunion et cliquez sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue.

Blocage des participants entrants

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Réunion > Gérer l'accès et l'entrée > Bloquer l'entrée des participants.

2 Pour que les personnes qui arrivent puissent demander l'accès à la réunion, sélectionnez Les nouveaux participants

peuvent demander l'accès. Désactivez cette option pour interdire les demandes d'accès à la réunion.

3 (Facultatif) Dans la zone de texte, modifiez le message destiné aux participants qui rejoignent la réunion. Pour

enregistrer le message pour une future utilisation, sélectionnez Enregistrer le message.

4 Cliquez sur OK.

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Utilisation des modules

Les hôtes peuvent afficher, masquer, ajouter, supprimer et réorganiser les modules. Plusieurs instances d'un module peuvent être affichées simultanément dans une réunion (à l'exception des modules Liste des participants et Caméra et Voix).

Voir aussi

« Partage d'un écran » à la page 29

« Partage de contenu dans le module Partage » à la page 28

Affichage ou dissimulation d'un module

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Modules, puis le nom du module à afficher. Une coche s'affiche à côté du nom

des modules actuellement visibles dans la réunion. Pour masquer un module, sélectionnez de nouveau son nom ou cliquez sur le bouton Masquer (signe moins) situé à droite de la barre de titre du module.

2 Pour les modules qui peuvent avoir plusieurs instances (tous les modules à l'exception des modules Liste des

participants et Caméra et Voix), sélectionnez le nom de l'instance dans le sous-menu des modules pour afficher ou masquer une instance spécifique.

Ajout d'un module

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Modules, puis le nom d'un module.

2 Dans le sous-menu du module, sélectionnez Nouveau [nom du module] .

Déplacement et redimensionnement des modules

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Modules > Déplacer et redimensionner les modules. Une coche apparaît à

côté de l'option lorsqu'elle est activée.

2 Pour déplacer un module, faites-le glisser par sa barre de titre. Pour redimensionner un module, faites glisser son

coin inférieur droit.

Affichage d'un module en mode Plein écran

1 A droite de la barre de titre du module, cliquez sur le bouton Agrandir le module (l'icône représentant un écran).

2 Pour rétablir la taille d'origine du module, cliquez de nouveau sur ce bouton.

Organisation des modules

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Modules > Organiser les modules.

2 Utilisez l’une des méthodes suivantes :

• Pour supprimer des modules, sélectionnez-les dans le volet gauche et cliquez sur Supprimer.

• Pour renommer un module, sélectionnez-le dans le volet gauche et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau

nom dans la boîte de dialogue Renommer le module, puis cliquez sur OK.

• Pour localiser tous les modules non utilisés, cliquez sur Sélectionner les éléments inutilisés. Tous les modules

inutilisés sont mis en surbrillance dans la liste située à gauche. Cliquez sur Supprimer si vous souhaitez supprimer les modules inutilisés.

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3 Cliquez sur Terminé.

Participation à une réunion

Les participants peuvent accéder à la réunion en tant qu'invités ou en tant qu'utilisateurs enregistrés, selon les paramètres choisis par l'hôte de la réunion.

Avant de participer à une réunion, vérifiez sa date et son heure pour savoir si elle a déjà commencé. (Si la date est dépassée, la réunion apparaît dans votre liste des réunions expirées.)

Si votre connexion au serveur échoue, Acrobat Connect Pro Central affiche un message d'erreur et propose un lien vers l'Assistant de test d'Acrobat Connect Pro Central, qui vous guide tout au long de la procédure de test de l'état de votre connexion.

Remarque : si l'administrateur de votre réunion a activé les certificats côté client, la boîte de dialogue de sélection de certificat s'affiche lorsque vous tentez d'accéder à une réunion et vous invite à sélectionner un certificat pour contrôler votre identité. En outre, un administrateur peut avoir activé un avis de conditions générales d'utilisation qui, pour des raisons de conformité, doit être accepté avant d'entrer en réunion. (Pour plus d'informations, voir « Utilisation des

paramètres de conformité et de contrôle » à la page 184.)

1 Utilisez l'une des méthodes suivantes :

• Si vous avez été invité à une réunion par une personne de votre société, sélectionnez Mes réunions dans l'onglet

Accueil d'Acrobat Connect Pro. Dans la liste des réunions de gauche, recherchez la réunion à laquelle vous souhaitez participer et cliquez sur Entrer.

• Cliquez sur l'adresse URL de la réunion (reçue généralement par courrier électronique ou messagerie instantanée).

2 Connectez-vous à la salle de réunion en tant qu'invité ou en tant qu'utilisateur Acrobat Connect Pro :

• Sélectionnez Entrer en tant qu'invité. Tapez le nom qui vous identifiera pendant la réunion, puis cliquez sur Entrez

dans la salle.

• Sélectionnez Entrer avec votre nom de connexion et votre mot de passe. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot

de passe. Cliquez sur Entrez dans la salle.

Si la réunion a commencé, votre navigateur affiche immédiatement la salle de réunion. Si elle n'a pas commencé, vous recevez le message suivant : « La réunion n'a pas encore commencé. Vous pourrez y accéder dès que l'hôte sera arrivé. Merci de patienter. »

Suspension ou clôture d'une réunion

Pour bloquer temporairement l'accès à une salle de réunion, l'hôte peut placer les participants en attente. Les hôtes et les présentateurs ont toujours la possibilité d'entrer dans la salle de réunion et de mener à bien leurs activités pendant que les participants demeurent en attente. Les téléconférences audio sont suspendues.

L'hôte peut placer une réunion en attente pour permettre aux présentateurs d'entrer dans la salle de réunion pendant que la réunion n'est pas en session et de préparer des documents. Lorsqu'une réunion est en pause, une icône Arrêter la réunion s'affiche à droite de la barre de menus.

Pour empêcher quiconque d'accéder à la salle de réunion, y compris les hôtes, les présentateurs et les participants, l'hôte peut retirer tous les participants d'une réunion et y mettre fin. Les téléconférences sont déconnectées. Si le compte Acrobat Connect Pro est facturé à la minute, les hôtes peuvent mettre fin à la réunion pour arrêter les frais lorsque la réunion n'est pas en session. Lorsqu'un hôte a mis fin à une réunion, un message s'affiche pour signaler que la réunion est terminée.

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Un bouton permettant de redémarrer la réunion apparaît pour les hôtes. Une fenêtre de notification indique à l'hôte le nombre de participants qui attendent d'entrer dans la salle de réunion. Les participants qui se connectent à une réunion en attente y accèdent automatiquement dès qu'elle reprend.

Pour signaler l'état de la réunion aux personnes présentes, les hôtes peuvent envoyer des messages de réunion en attente ou de fin de réunion.

Mise en attente des participants

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Réunion > Gérer l'accès et l'entrée > Mettre les participants en attente.

2 Au besoin, modifiez le message pour les participants, puis cliquez sur OK pour suspendre la réunion et envoyer le

message aux participants.

Pour connaître le nombre de participants qui attendent pour accéder à une réunion interrompue, placez le pointeur sur l'icône Arrêter la réunion, à droite de la barre de menus de la salle de réunion.

Clôture d'une réunion

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Réunion > Arrêter la réunion.

2 Au besoin, modifiez le message, puis cliquez sur OK pour arrêter la réunion et envoyer le message aux participants.

Composition d'un message En attente ou Arrêter la réunion

Vous pouvez rédiger un message de mise en attente ou de fin de réunion sans interrompre la réunion. Cela vous permet de rédiger le message pendant la réunion, puis de l'envoyer au moment opportun.

1 Dans la barre de menus, sélectionnez Réunion > Gérer l'accès et l'entrée > Mettre les participants en attente.

2 Relisez le message affiché dans la zone de texte.

3 Cliquez ensuite sur Enregistrer le message afin de le conserver pour une utilisation ultérieure et de reprendre la

réunion.

Reprise d'une réunion mise en attente ou arrêtée

❖ Dans le coin supérieur droit de la salle de réunion, placez le pointeur de la souris sur l'icône de suspension de la

réunion et dans la fenêtre de notification, cliquez sur Démarrer la réunion.

Mise à jour des réunions

Après avoir créé une réunion, vous pouvez mettre à jour les informations à son sujet, modifier la liste des participants et gérer le contenu qui y est associé.

Obtention d'informations sur une réunion

Vous pouvez obtenir, à tout moment, des informations sur une réunion.

1 Cliquez sur Mes réunions dans l'onglet Accueil d'Acrobat Connect Pro Central.

2 Cliquez sur le nom de la réunion sous Mes réunions.

Cette page s'affiche dans la partie droite de l'écran. Elle présente les renseignements suivants :

Nom Titre de la réunion.

URL Adresse Web de la réunion (emplacement virtuel de la salle de réunion).

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Résumé Brève description de la réunion.

Date de début Date et heure auxquelles la réunion commence.

Durée Durée prévue de la réunion.

Langue Langue dans laquelle se tiendra la réunion.

Informations téléphoniques Numéro de téléphone que les participants doivent composer pour se joindre à la réunion

et code à saisir (nécessaire uniquement lorsque la réunion a déjà commencé).

3 A partir de là, cliquez sur le bouton Ouvrir en regard du nom de la réunion pour y participer.

Voir aussi

« Affichage des données relatives aux réunions avec le tableau de bord » à la page 26

« Rapports sur les réunions » à la page 26

Affichage et modification d'une liste de participants

Si vous disposez d'autorisations de gestion pour une réunion, vous pouvez afficher la liste de tous les participants invités pour chaque salle de réunion. Toutefois, si cette réunion est présentée en tant qu'événement, vous devez afficher et gérer ses participants dans l'onglet Gestion des événements. Pour plus d'informations, consultez la section « Adobe

Acrobat Connect Pro Events » à la page 123.

En tant qu'administrateur ou utilisateur disposant d'autorisations de gestion pour ce dossier de réunions, vous pouvez ajouter et supprimer des participants à une réunion et modifier le paramètre d'autorisation du participant (hôte, présentateur ou participant).

Les participants supprimés ne reçoivent aucune notification et ne peuvent accéder à la réunion à moins que le paramètre d'accès soit modifié de manière à laisser entrer toute personne disposant de l'URL de la réunion.

Voir aussi

« Procédure de création et d'importation d'utilisateurs et de groupes » à la page 195

« Invitation de participants et accord ou refus d'accès » à la page 15

Affichage de la liste des participants à une réunion

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants dans la barre de navigation.

Ajout de participants à une réunion

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants de la barre de navigation.

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5 Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l'une des opérations suivantes dans la liste Utilisateurs

et groupes disponibles :

• Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj

enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).

• Pour développer un groupe et y sélectionner des individus, double-cliquez sur son nom. Lorsque la sélection des

membres est terminée, double-cliquez sur Dossier parent dans la liste pour rétablir la liste originale.

• Pour rechercher un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher dans la partie inférieure de la fenêtre, entrez le nom

à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.

6 Cliquez sur Ajouter.

7 Pour chaque nouveau groupe ou utilisateur participant ajouté, sélectionnez le type d'autorisation approprié

(participant, présentateur, hôte ou refusé) dans le menu Définir le rôle de l'utilisateur en bas de la liste des participants actuels.

Suppression de participants à la réunion

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants dans la barre de navigation.

5 Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l'une des opérations suivantes dans la liste des

participants actuels :

• Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj

enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).

• Pour rechercher un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher dans la partie inférieure de la fenêtre, entrez le nom

à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.

6 Cliquez sur Supprimer.

Modification de l'autorisation de réunion d'un participant

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les participants de la barre de navigation.

5 Dans la liste des participants actuels, sélectionnez les utilisateurs ou groupes pour lesquels vous souhaitez·modifier

les autorisations par l'une des méthodes suivantes :

• Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj

enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).

• Pour rechercher un nom dans la liste, cliquez sur Rechercher dans la partie inférieure de la fenêtre, entrez le nom

à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.

6 Pour chaque nom, sélectionnez le nouveau rôle d'utilisateur (participant, présentateur, hôte ou refusé) dans le

menu Définir le rôle de l'utilisateur situé au bas de la liste des participants actuels.

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Affichage et gestion du contenu transféré

Vous pouvez à tout moment afficher le contenu transféré, déplacer le contenu dans la bibliothèque de contenu ou encore supprimer le contenu transféré.

Voir aussi

« Utilisation du contenu de la bibliothèque de contenu » à la page 162

« Partage de contenu dans le module Partage » à la page 28

« Partage de contenu pendant une réunion » à la page 27

Affichage de la liste du contenu transféré

Si vous disposez d'autorisations de gestion pour un dossier de réunions, vous pouvez afficher la liste du contenu déjà transféré sur le serveur depuis une salle de réunion dans ce dossier.

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Contenu transféré dans la barre de navigation.

5 La liste de tous les contenus transférés s'affiche. A partir de là, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Pour consulter des informations sur un élément spécifique de la liste, cliquez sur son nom.

• Déplacez le contenu transféré dans la bibliothèque de contenu.

• Supprimez le contenu transféré.

• Pour déterminer si le contenu est toujours utilisé dans la salle de réunion, consultez la colonne Référencé. Un Oui

indique qu'il est toujours utilisé. Une colonne vide indique qu'il ne l'est pas.

Déplacement du contenu transféré dans la bibliothèque de contenu

Pour déplacer du contenu transféré dans la biblothèque de contenu, vous devez assumer la fonction d'administrateur ou d'utilisateur autorisé à gérer le dossier spécifique de la bibliothèque des réunions contenant cette réunion.

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Contenu transféré dans la barre de navigation.

5 Activez la case à cocher située à gauche de chaque fichier à déplacer.

6 Dans la barre de navigation, cliquez sur le bouton Déplacer dans un dossier.

7 Au choix, cliquez sur les titres des dossiers ou sur le bouton Dossier parent pour parcourir les dossiers de la

bibliothèque de contenu jusqu'au nouvel emplacement voulu et y placer le fichier de contenu.

8 Cliquez sur Déplacer.

9 Cliquez sur OK.

Suppression du contenu transféré

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

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3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Contenu transféré dans la barre de navigation.

5 Activez la case à cocher située à gauche de chaque fichier à supprimer.

6 Cliquez sur Supprimer.

7 Sur la page de confirmation, cliquez sur Supprimer pour effacer définitivement le contenu sélectionné.

Modification des informations sur les réunions

Si vous êtes un administrateur ou un utilisateur disposant d'autorisations de gestion pour ce dossier de réunions, vous pouvez modifier les propriétés de réunion dans la page d'informations sur la réunion.

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Modifier les infos dans la barre de navigation.

5 Modifiez toute information sur la réunion, telle que l'heure de début ou la durée.

6 Cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi

« Obtention d'informations sur une réunion » à la page 19

« Rapports sur les réunions » à la page 26

« Affectation de minutes de réunion à des centres de coûts » à la page 183

Options de la page d'informations sur la réunion

Nom Ce champ doit obligatoirement être renseigné car sa valeur apparaît dans la liste des réunions, dans la page de

connexion à la réunion et dans les rapports.

Résumé Description de la réunion qui apparaît dans la page Informations sur la réunion et est incluse par défaut dans

vos invitations à la réunion. La longueur du résumé est limitée à 1 000 caractères.

Date de début Mois, jour, année et heure retenus pour le début de la réunion.

Remarque : certains modèles de tarification d'Acrobat Connect Pro ignorent les dates de début des réunions et permettent aux participants d'accéder à celles-ci avant la date de début désignée. Selon le modèle de tarification choisi par votre société, il se peut que, si vous repoussez le début de la réunion à une date ultérieure après la création de la réunion, les participants et les présentateurs aient malgré tout accès à la salle de réunion. Connectez-vous à la salle de réunion pour en interdire l'accès aux participants entre deux réunions.

Durée Durée de la réunion en heures et minutes.

Langue Langue principale utilisée dans la réunion.

Remarque : Si vous créez une réunion dans une langue, puis changez de langue sur la page de modification des informations, les noms des modules de la salle de réunion restent dans la langue initiale. Il est donc préférable de définir la langue lors de la création d'une réunion et de ne pas en changer.

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Accès Il existe trois options :

• Seuls les utilisateurs enregistrés sont admis à la réunion (l'accès des invités est bloqué) Cette option autorise les

participants et utilisateurs enregistrés à entrer dans la salle en utilisant leurs nom d'utilisateur et mot de passe. L'accès est bloqué pour les invités.

• Seuls les utilisateurs enregistrés et les visiteurs acceptés sont admis à la réunion Avec cette option, la salle de

réunion n'est accessible qu'aux personnes qui ont été invitées en tant qu'utilisateurs enregistrés et aux invités qui sont acceptés dans la salle par l'hôte.

Les utilisateurs enregistrés doivent fournir leur nom d'utilisateur et leur mot de passe pour pénétrer dans la salle de réunion. Les invités sont acceptés dans la salle par l'hôte. Acrobat Connect Pro peut générer un rapport de participation individuel pour chaque utilisateur enregistré pour la réunion. Les invités acceptés sont ajoutés au nombre total de participants dans les rapports de la réunion, mais aucun rapport de participation individuel n'est disponible.

Remarque : pour certains comptes Acrobat Connect Pro, un hôte doit être présent dans la salle de réunion pour que des participants puissent y pénétrer.

• Toute personne en possession de l'adresse URL de la réunion peut entrer dans la salle. Toute personne recevant

l'adresse URL de la réunion. Pour créer une invitation électronique dans votre propre client de messagerie, cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail. Ce nouveau message présente un objet prédéfini (Invitation Connect Pro) et un texte déjà rédigé (contenant la date, l'heure, la durée, le lieu et le résumé de la réunion) modifiable à votre convenance.

Centre de coûts Détermine le mode d'allocation des coûts des minutes des salles de réunion. Utilisez le menu pour

sélectionner une option et facturer les coûts à des utilisateurs individuels, à votre centre de coûts ou à un centre de coûts spécifié.

Paramètres de conférence audio Vous pouvez choisir de ne pas inclure de son dans la réunion ou sélectionner l'une

de ces options de conférence :

• Inclure cette conférence audio dans cette réunion Profils audio avec paramètres de conférence audio

préconfigurés. Sélectionnez un profil à associer à la réunion. Acrobat Connect Pro utilise le profil pour établir la connexion à la salle de réunion et commencer la conférence audio automatiquement.

• Inclure une autre conférence audio dans cette réunion Numéros de téléphone et autres paramètres permettant de

rejoindre une conférence audio lorsque le fournisseur audio n'a pas été configuré avec une séquence de numérotation. Les paramètres sont destinés uniquement à être affichés, par exemple dans l'invitation et la salle de réunion. Vous devez disposer d'un compte avec le fournisseur.

Remarque : si vous n'avez pas ajouté de paramètres de conférence audio lors de la création de la réunion, vous pouvez les ajouter au cours de la réunion. Demandez à tous les utilisateurs de se déconnecter de la réunion pendant que vous ajoutez des paramètres de conférence, puis de se reconnecter.

Actualiser les informations de tous les éléments liés à cet élément Activez cette case à cocher pour mettre à jour tous

les éléments associés à la réunion avec les nouvelles informations sur cette réunion.

Envoi d'invitations pour une réunion existante

Vous pouvez envoyer des invitations pour une réunion déjà créée si vous en êtes l'hôte, un administrateur ou un utilisateur disposant d'autorisations de gestion pour le dossier de cette réunion.

Il s'agit d'invitations électroniques transmises aux participants pour les informer de la date, de l'heure, de la durée, du résumé, de l'URL et des renseignements sur la conférence audio. Vous pouvez également choisir de joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook au message électronique. Cela permet aux participants d'ajouter la réunion à leur calendrier Outlook.

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Le type de réunion définit le mode d'envoi des invitations :

Utilisateurs enregistrés seulement Si votre réunion est réservée uniquement aux utilisateurs enregistrés, créez un

message électronique personnalisé à partir d'Acrobat Connect Pro Central. Envoyez une invitation par courrier électronique à tous les hôtes, participants et présentateurs ou seulement aux présentateurs ou aux participants. Vous pouvez modifier l'objet et le corps du message.

Tout le monde Si l'accès à votre réunion est libre et que toute personne recevant l'adresse URL peut y accéder, cliquez

sur Envoyer des invitations par e-mail pour créer une invitation électronique dans votre propre client de messagerie. Ce nouveau message contient un objet (le nom de la réunion) et un texte (contenant la date, l'heure, la durée, l'URL et le résumé de la réunion) que vous êtes libre de modifier.

Voir aussi

« Modification des informations sur les réunions » à la page 23

Envoi d'invitations aux invités enregistrés uniquement

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Invitations dans la barre de navigation.

5 Dans le menu A, sélectionnez le groupe à inviter : Tous les hôtes, présentateurs et participants ; Hôtes seulement ;

Présentateurs seulement ; ou Participants.

6 Au besoin, modifiez l'objet et le contenu du message.

7 Pour joindre un événement de calendrier Outlook au message électronique, cochez la case en regard de l'option

Joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook (iCal) au message. Dans le cas contraire, désactivez cette case à cocher.

8 Cliquez sur Envoyer.

Envoi d'invitations à une réunion à accès illimité

1 Cliquez sur l'onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d'accueil Acrobat Connect Pro Central.

2 Le cas échéant, naviguez jusqu'au dossier contenant la réunion.

3 Cliquez sur le nom de la réunion dans la liste.

4 Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur le lien Invitations dans la barre de navigation.

5 Effectuez l'une des opérations suivantes :

• Cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour afficher automatiquement un nouveau message vierge dans

votre client de messagerie.

• Créez manuellement un nouveau message électronique, puis copiez et collez l'adresse URL de la réunion (affichée

dans les détails relatifs à la réunion) dans le message.

6 Saisissez les adresses électroniques des personnes invitées ou sélectionnez-les dans votre carnet d'adresses.

7 Saisissez ou modifiez l'objet et le texte du message électronique.

8 Envoyez l'invitation électronique.

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Affichage des données relatives aux réunions

Affichage des données relatives aux réunions avec le tableau de bord

Le tableau de bord des réunions fournit une représentation graphique des données statistiques relatives à vos réunions. Pour afficher le tableau de bord, cliquez sur Réunions dans l'onglet Accueil, puis sur Tableau de bord des réunions. Les données de toutes les réunions créées sont affichées dans trois graphiques à barres. Pour ouvrir le rapport de synthèse de la réunion, cliquez dans l'un de ces graphiques.

Réunions les plus actives ces 30 derniers jours Déterminé par le nombre de sessions.

Réunions les plus fréquentées ces 30 derniers jours Déterminé par le nombre de participants. Cette fonctionnalité

compte uniquement les participants enregistrés ; les participants invités ne sont pas repris dans le décompte. Ces derniers sont toutefois inclus dans les données figurant dans le rapport de synthèse de chaque réunion.

Enregistrements les plus consultés ces 30 derniers jours Déterminé par le nombre de consultations (nombre de fois

où chaque réunion archivée a été consultée).

Les graphiques à barres s'affichent dans l'onglet Réunions d'Acrobat Connect Pro Central. Cliquez sur Version imprimable pour exporter le tableau de bord dans une fenêtre du navigateur en vue de l'imprimer.

Voir aussi

« Obtention d'informations sur une réunion » à la page 19

Rapports sur les réunions

La fonctionnalité Rapports d'Acrobat Connect Pro Central vous permet de créer des rapports présentant une réunion donnée sous différentes perspectives. Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez à la page d'informations d'une réunion, puis cliquez sur le lien Rapports. Cela a pour effet d'afficher des liens qui vous permettent de définir les informations suivantes sur la réunion :

Résumé Premier type de rapport qui s'affiche lorsque vous accédez à la fonctionnalité Rapports. Le résumé vous

présente des informations consolidées sur la réunion : nom, URL d'affichage, sessions uniques (instance au cours de laquelle un utilisateur donné a rejoint, puis quitté la réunion), date de la dernière entrée d'un invité dans la salle de réunion (session la plus récente), nombre de personnes invitées, nombre de participants, nombre maximum de personnes présentes dans la salle de réunion en même temps (nombre maximal d'utilisateurs).

Par participants Liste des noms et adresses de messagerie de tous les participants à la réunion, avec leurs dates et

heures d'entrée et de sortie.

Par sessions Liste des heures de début et de fin de chaque session, le numéro de la session et le nombre de participants.

Un clic sur le numéro de la session affiche la liste des participants de cette session, ainsi que leur nom et les heures d'entrée et de sortie.

Par questions Liste des sondages par session, nombre et question. Sélectionnez une vue en cliquant sur l'une des

options suivantes dans la colonne Rapport :

• « Voir la distribution des réponses » affiche un graphique circulaire dans lequel chaque réponse est codée par une

couleur.

• « Voir les réponses des utilisateurs » fournit une clé de réponse énumérant chaque réponse de ce sondage et son

numéro correspondant. Ces numéros se retrouvent sur le graphique circulaire. Cette option présente la liste de tous les participants ayant répondu à ce sondage et le numéro de la réponse qu'ils ont sélectionnée (si la question autorisait plusieurs réponses, elles apparaissent toutes pour l'utilisateur).

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