HP LASERJET 3300MFP, LASERJET 3300 User Manual

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fax guide

Part number C9126-90913 First edition, September 2001

Warranty

The information contained in this document is subject to change without notice.

Hewlett-Packard makes no warranty of any kind with respect to this information. HEWLETT-PACKARD SPECIFICALLY DISCLAIMS THE IMPLIED WARRANTY OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.

Hewlett-Packard shall not be liable for any direct, indirect, incidental, consequential, or other damage alleged in connection with the furnishing or use of this information.

NOTICE TO U.S. GOVERNMENT USERS: RESTRICTED RIGHTS COMMERCIAL COMPUTER SOFTWARE: “Use, duplication, or disclosure by the Government is subject to restrictions as set forth in subparagraph (c) (1)(ii) of the Rights in Technical Data Clause at DFARS 52.227-7013.”

Safety Information WARNING! Potential Shock Hazard

Always follow basic safety precautions when using this product to reduce risk of injury from fire or electric shock.

1 Read and understand all

instructions in the electronic user guide.

2 Observe all warnings and

instructions marked on the product.

3 Use only a grounded

electrical outlet when connecting the HP LaserJet 3330 product to a power source. If you do not know whether the outlet is grounded, check with a qualified electrician.

4 Do not touch the contacts

on the end of the telephone cord or any of the sockets on the HP LaserJet 3330 product. Replace damaged cords immediately.

5 Never install telephone

wiring during a lightning storm.

6 Unplug this product from

wall outlets and telephone jacks before cleaning.

7 Do not install or use this

product near water or when you are wet.

8 Install the product securely

on a stable surface.

9 Install the product in a

protected location where no one can step on or trip over the telephone line and the telephone line will not be damaged.

10 If the product does not

operate normally, see the electronic user guide.

11 Refer all servicing

questions to qualified personnel.

Information regarding FCC Class B, Parts 15 and 68 requirements and other regulatory requirements can be found in the electronic user guide.

Trademark Credits

Microsoft®, Windows®, and Windows NT® are U.S. registered trademarks of Microsoft Corporation.

All other products mentioned herein may be trademarks of their respective companies.

Local country laws may prohibit the use of this product outside of the countries specified. It is strictly forbidden by law in most countries to connect nonapproved telecommunications equipment (fax machines) to public telephone networks.

Hewlett-Packard Company 11311 Chinden Boulevard Boise, Idaho 83714 U.S.A.

1 Setting up

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Connecting the product to a phone line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

To connect the product to a phone line. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Connecting additional devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

To connect additional devices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Specifying the fax settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

To enter text from the control panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

To set the time and date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

To set the fax header. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Setting the answer mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

To set the answer mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Setting rings-to-answer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Recommended rings-to-answer table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

To set the number of rings-to-answer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Enabling answer ring patterns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

To enable answer ring patterns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Faxing (basic)

Loading originals to fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

To load fax documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Sending faxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

To send a fax to one recipient. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Changing the default contrast and resolution for outgoing faxes . . . . 18

To change the default contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

To change the default resolution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Deleting faxes from memory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

To delete faxes from memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Sending faxes from the software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

To send a fax from the software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

English

3 Faxing (advanced)

About speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes . . . . 21

To program speed-dial codes and one-touch keys . . . . . . . . . . . 21

To delete speed-dial codes and one-touch keys. . . . . . . . . . . . . 22

To quickly program speed-dial codes or one-touch keys . . . . . . 23

To program a one-touch key for alternate long distance. . . . . . . 23

To manage group-dial codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

To program group-dial codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

To delete group-dial codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

To delete an individual from a group-dial code . . . . . . . . . . . . . . 25

To delete all phone book entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

ENXC Contents 3

Using dialing characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

To insert a pause or wait. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Inserting a dial prefix. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

To set the dial prefix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Enabling an extension phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Using manual dial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

To use manual dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Printing the fax activity log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

To print the fax activity log. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Changing the fax call report print times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

To set fax call report print times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4 Troubleshooting

Is your fax set up correctly? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

What type of phone line are you using? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Are you using a surge protection device?. . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Are you using a phone company voice messaging service?. . . . 32

Are you using an answering machine? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

General fax problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Receiving fax problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Sending fax problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Accessing the electronic user guide. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

To access the electronic user guide from the product software . 40

To access the electronic user guide from the product CD-ROM. 40

4 ENXC

Introduction

Setting up

English

Congratulations on your purchase of the HP LaserJet 3330mfp, a powerful business tool with the capabilities of a full range of office equipment. You can use the product to fax, print, copy, and scan.

This guide was written to describe the fax functions of this product and to help you complete the following tasks:

● Connect your product to a phone line

● Connect additional devices

● Specify your fax settings

● Set the answer mode and rings-to-answer

● Enable answer ring patterns

We recommend that you save this Fax Guide so you can refer back to instructions on specific fax features.

If you need general setup instructions for your product, such as instructions for installing the print cartridge, installing the media input trays and the automatic document feeder (ADF) input tray, installing the product software, and connecting the product to a network, please see the getting started guide that came with the product.

Connecting the product to a phone line

The first step toward using your fax is connecting the product to the phone line.

Note In order for the produ ct to fax correctly , it must be the first device connected

to the phone jack.

ENXC Introduction 5

Note If you do not hav e an R J11 phone jac k or if an RJ11 adapter did not c ome

with the product, you must buy and install one to convert the phone jack to an RJ11 phone jack.

To connect the product to a phone line

Use these steps to connect the product to a

phone line, even if you have two telephone numbers on that line and use a ring pattern service (such as distinctive ring).

1 If a phone cord is p lugged i nto the ph one

jack, unplug the cord and set it aside.

2 Open the print cartridge door and swing

open the left side panel to reveal the phone line sockets.

3 Take the phone cord included with the

product and plug one end of it into the product’s line socket (the socket on top).

Note

You must use the phone cord that came with the product in order for the product to function correctly.

6 Chapter 1 Setting up ENXC

4 Close the left side panel and the print

cartridge door. When closing the left side panel, ensure the phone line is routed through the upper notch in the panel.

5 Pl ug the other end of the phone cord into

the phone jack on the wall.

If you want to connect additional devices, such as a phone, to the phone line , con tinue to “Connecting additional devices” on page 8.

If you do not want to connect other devices, continue to “Specifying the fax settings” on

page 11.

English

ENXC Connecting the product to a phone line 7

Connecting additional devices

Depending on the setu p of your phone lines, you can connect add itional devices to the phone line along with your HP LaserJet 3330.

As a general rule, no more than three or four devices should be connected to a s ingle phon e line . If too m an y devices are c onnec ted to a single phone line, one or more of the devices may not detect an incoming call. If this occurs, disconnect one or more of the devices.

Note The HP LaserJet 3330 cannot replace a computer modem. It will not act

as a data modem for sending and receiving e-mail, connecting to the Internet, or communicating with other computers.

Dedicated fax line

If you connecte d you r HP La serJet 333 0 to a phon e line that is used o nly for fax calls, you may want to connect the following devices:

● Modem: You can connect a computer modem (external or internal)

to the fax line if you want to use the fax line for e-mail or for access

to the Internet, but y ou canno t send or receive fax e s while using t he

line for these purposes.

● Extra phone: You can connect an extra phone to the fax line if you

want to make outgoing calls on the fax line. You should not connect the following devices:

● Answering machine or c omputer voi cem ail: If you use computer

voicemail, you must connect a modem (external or internal) to your

dedicated voice line. Then, use the dedicated voice line to connect

to the Internet and receive voicemail.

Shared phone line

If you connected your HP LaserJet 3330 to a phone line that is shared between fax calls and voice calls, or if you have one phone line with two phone numbers and a ring pattern service, y o u m ay want to connect the following devices:

● Modem: You can connect a computer modem (external or internal)

to the shared line if you want to use the shared line for e-mail or for

access to the Internet, but you cannot send or receive faxes while

using the line for these purposes.

● Phone: You can connect a phone to the shared line if you want to

make or receive voice calls on the shared line.

● Answering machine or computer voicemail: You should connec t

these devices to the same phone jack as the product to make sure

the different devices do not interfere with one another.

8 Chapter 1 Setting up ENXC

Note It is possible to con nect device s to another phone jack for the same phone

line (in another room, for example); however, the devices may interfere with faxing and with each other.

To connect additional devices

Connect additional devices in the order shown below. The output for each device is connected to the input of the next, forming a chain. If you do n ot want to connect a device, skip it and continue to the next device.

1 Unplug the power for all devices you

want to connect.

2 If you have not yet connected your

product to a phone line , see “

the product to a phone line” on page 5

before proceeding. The product should already be connected to a phone jack.

3 Open the print cartridge door and swing

open the left side panel to reveal the phone line sockets.

4 Remove the plastic insert from the

bottom phone socket inside the left side panel of the product.

Connecting

English

ENXC Connecting additional devices 9

5 To connect an internal or external

modem on a compu ter , plug on e end of a phone cord into the product’s “phone” socket (the socket on the bottom). Plug the other end of the phone cord into the modem’s “line” socket.

Note

Some modems ha ve a second “l ine” soc ket to

connect to a dedicate d voice line. If you hav e two “line” sockets, check your computer documentation to make sure you connect to the correct “line” socket.

6 To connect an answering machine, plug

a phone cord into the previ ous device’s “phone” sock et. Plug the other end of the phone cord into the ans wering machin e’s “line” socket.

7 To connect a phone, plug a phone cord

into the previous device’ s “phone ” socket. Plug the other end of the phone cord into the phone’s “line” socket.

8 After you have finished connecting

additional de vice s, pl ug all o f the d ev ices into their power sources.

9 Close the product’s left side panel and

the print cartridge door. When closing the left side panel, a ssure that th e phone line is routed through the upper notch in the panel.

10 Chapter 1 Setting up ENXC

Specifying the fax settings

Before you can begin using your product’s fax features, you must complete the following tasks:

● Set the time and date

● Set your fax header

● Set the answer mode

● Set rings-to-answer

● Enable answer ring patterns, if needed

Note If you will be installing the product software on your computer, you can

skip the remaining instructions in this chapter. The software install will automatically w alk you th rough setting up the fax settin gs. See the getti ng started guide for instructions .

Note In the U.S. and many other regions, setting the time, date, and other fax

header information is a legal requirement.

To enter text from the control panel

Use the following instructions to enter information from the product’s control panel with the alphan um eric k eypad and the < and > buttons:

● Numbers: To enter numbers, p ress the numeric button for the

number you need.

● Letters: To enter letters, repeatedly press the n umeric button for the

letter you need until t hat let ter app ears (for example , if the firs t lette r

you need is a “C,” press 2 repeatedly until a “C” appears in the

control panel display).

● Punctuation marks: To enter punctuation marks, repe ate dly pres s

* until the character you want appears in the control panel display.

● Spaces: After entering any character, press > twice to create a

space after that char acter and mov e th e c urs or t o a n i nse rtion point

after the space.

● Errors: If you enter a character incorrectly, use the < button to

erase the incorrect character, then enter the correct character.

English

To set the time and date

To set or change the time and date, use the following steps. If you need help entering any information, see “

on page 11.

1 On the control panel, press menu/enter. 2 Using the < and > buttons, select Time/Date, Header, and press

menu/enter.

ENXC Specifying the fax settings 11

To enter text from the control panel”

3 Press menu/enter to select Time/Date. 4 Us ing the < and > buttons , spec ify eit her the 12-hour or th e 24-hour

clock, and press menu/enter. 5 Using the alphanumer ic keypad, enter the current time. 6 If you specified the 12-hour clock, use the < and > buttons to move

the cursor past the fourth character. Select 1 for a.m. or 2 for p.m.,

and press menu/enter.

If you specified the 24-hour clock, press menu/enter. 7 Using the alphanumeric keypad, enter the current date.

• Make sure you use two digits to specify the month and day (for example, use “05” for May and “01” for the first day of the month).

8 Press menu/enter.

To set the fax header

To set or change the fax header information, use the following steps. If you need help entering any information, see “

control panel” on page 11.

1 On the control panel, press menu/enter. 2 Using the < and > buttons, select Time/Date, Header, and press

menu/enter.

3 Using the < and > buttons, select Fax Header, and press

menu/enter.

4 Using the alphanumeric keypad, enter your fax number, and press

menu/enter.

5 Using the alphanumeric keypad, add the name of your company,

and press menu/enter.

To enter text from the

Setting the answer mode

Depending on your situation, you can set the HP LaserJet 3330’s answer mode to automatic or manual.

● Automatic: In automatic answer mode, the product answers

incoming calls after a specified number of rings or upon recognitio n of special fax tones. To specify the number of ring s, s ee “Setting

rings-to-answer” on page 14.

● Manual: In manual answer mode, the product never answers calls.

You must start the fax-receiving process y ourself , either by pre ssing start fax on the control pane l or by pic king up a p hone connec ted to that line and dialing 1-2-3.

The default answer mode is automatic.

12 Chapter 1 Setting up ENXC

Note Although most users leave answer mode set to automatic, voice callers

who dial the fax phone number will hear fax tones if the phone is not answered, or if they do not hang up by the specified number of rings-to-answ er . If y ou do not w ant v oice calle rs to hear fax to nes, use th e manual setting, b ut remember that f ax calls are not recei ved automatic ally .

To set the answer mode

To set or change the answer mode, use the following steps:

1 On the control panel, press menu/enter. 2 Using the < and > buttons, select Fax Setup, and press

menu/enter.

3 Using the < and > buttons, select Fax Recv. Setup, and press

menu/enter. 4 Press menu/enter to select Answer Mode. 5 Using the < and > buttons, select Automatic or Manual, and press

menu/enter. 6 The control panel display shows the answer mode setting that you

specified.

English

ENXC Setting the answer mode 13

Setting rings-to-answer

When the answer mode is set to Automatic, the product’s rings-to-answ er se tting determines the number of time s the pho ne rin gs before an incoming call is answered.

If the product is connected to a line receiving both fax and voice calls (a shared line) with an answering machine, you may need to adjust the rings-to-answer. The number of rings-to-answer for the product must be greater than the rings-to-answer on the answering machine. This allows the answering machine to answer the incoming call and record a message if it is a voice call. When the answering machine answers the call, the product listens to the call and automatically answers it if it detects fax tones.

The default setting for rings-to-answer is two.

Recommended rings-to-answer table

Use the following table to determine the number of rings-to-answer to use.

Type of phone line Recommended rings-to-answer

Dedicated fax line (receiving only fax calls)

One line with two separate numbers and ring pattern service

Shared line (receiving both fax and voice calls) with only an attached phone

Shared line (receiving both fax and voice calls) with an attached answering machine or computer voicemail

Switzerland: leave at two rings or set to three rings. Ireland: leave at two rings.

Leave at two ring s. (If you have an answering machine or computer voicemail for the other phone number, make sure the product is set to a lesser number of rings than the answering system. Also, see “

patterns” on page 15.)

Set to five rings.

Two rings more than the answering machine or computer voicemail. (You cannot set the product to more than six rings.)

Enabling answer ring

14 Chapter 1 Setting up ENXC

To set the number of rings-to-answer

To set or change the number of rings-to-answer, use the following steps:

1 On the control panel, press menu/enter. 2 Using the < and > buttons, select Fax Setup, and press

menu/enter. 3 Using the < and > buttons, select Fax Recv. Setup, and press

menu/enter. 4 Using the < and > buttons, select Rings To Answer, and press

menu/enter. 5 Using the alphanumer ic keypad, enter the number of

rings-to-answer, and press menu/enter.

Enabling answer ring patterns

Ring pattern or distinctive ring service is available through some local phone companies an d al lows you to have more than o ne p hone number on a single line. Each phone num ber has a uni que ring pa ttern, a llowing you to answer voice calls and the product to answer fax calls.

If you subscribe to a ring pattern service with your phone company, you must set the product to answer the correct ring pattern.

Note If you do not have ring pattern service and you change the ring pattern

settings to some thing other than All Rings, the pro duct might not be ab le to receive faxes.

English

To enable answer ring patterns

To enable answer ring patterns, use the following steps:

1 On the control panel, press menu/enter. 2 Using the < and > buttons, select Fax Setup, and press

menu/enter. 3 Using the < and > buttons, select Fax Recv. Setup, and press

menu/enter. 4 Using the < and > buttons, select Answer Ring Type, and press

menu/enter. 5 Using the < and > buttons, select the ring pattern you want, and

press menu/enter. 6 After product installation is complete, ask someone you know to

send you a fax in order to verify that the ring pattern service is

working correctly.

ENXC Enabling answer ring patterns 15

16 Chapter 1 Setting up ENXC

Faxing (basic)

This chapter will present some of the basic faxing features available on your HP LaserJet 3330. For complete information on all fax features, as well as information about all other product features, refer to the electronic user guide that came on your product CD-ROM. For instructions on accessing the electronic user guide see “Accessing the

electronic user guide” on page 40.

Loading originals to fax

Use the following instructions to load original documents for faxing.

To load fax documents

1 Be fore loadin g the fax documents into the ADF inpu t tray, make sure

there is nothing on the scanner glass. 2 Put the top ends of the document to be faxed print side up in the

ADF input tray with the first page to be scanned at the top of the

stack.

3 Push the document up against the side of the ADF input tray. 4 Slide the document into the ADF input tray until it does not move

any farther. The document is now ready to be faxed.

English

Sending faxes

To send a fax to one recipient

Note If you want to improve the quality of a paper document before faxing it,

scan the document, straighten or clean the image, and send it as a fax from the software. For more information, see the electronic user guide.

1 Dial the fax number using one of the following methods:

• Use the alphanumeric keypad on the product’s control panel.

• If the fax number you are calling has been assigned to a one-touch ke y, press that key.

ENXC Loading originals to fax 17

• If the fax number you are calling has a speed-dial code, press speed dial, enter the speed-dial code using the alphanumeric keypad, and press menu/enter.

Note When dialing with the alpha num eric k e ypa d, inc lude a ny pa uses or othe r

needed numbers, such as an area code, an access code for numbers outside a PBX system (usually a 9 or 0), or a long-distance prefix. For more information, see “Using dialing characters” on page 26.

2 Load the document into the ADF input tray. 3 Adjust any fax settings, such as resolution. 4 Press fax/send.

When the last page of the fax has exited the product, you can start sending another fax, copying, or scanning.

To fax to numbers you use regularly, you can assign a one-touch key or speed-dial code. See “To program speed-dial codes and one-touch

keys” on page 21 and “To program group-dial codes” on page 24. If you

have electronic phone books available, you may be able to use them for selecting recipients. Electronic phone books are generated with third-party applications.

Changing the default contrast and resolution for outgoing faxes

The contrast affects the lightness and darkness of an outgoing fax as it is being sent. Resoluti on affec ts the sh arpnes s of outgoi ng faxe s. It also affects the transmission speed of faxes.

To change the default contrast

The default contrast is the contrast normally applied to items being faxed. The slider is set to the middle as the default contrast setting.

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Fax Setup and press menu/enter. 3 Use the < or > button to select Fax Send Setup and press

menu/enter. 4 Use the < or > button to select Def. Light/Dark. 5 Us e the < button to move the slider to the left to make the fax lighter

than the original, or use the > button to move the slider to the right

to make the fax darker than the original.

6 Press menu/enter to save your sele ction.

18 Chapter 2 Faxing (basic) ENXC

To change the default resolution

Resolution aff ects the qu ality, in dots per inch, of documents to be f ax ed. It also affects the transmission speed.

Use this procedure to change the default resolution for all faxes.

1 Press resolution to display the current resolution setting. 2 Use the < or > button to display the desired resolution setting. 3 Press menu/enter to save the selection.

Deleting faxes from memory

Use this procedure only if y o u are c onc erned som eon e els e has ac ces s to your product and will try to reprint faxes from the reprint memory.

CAUTION In addition to clearing the reprint memory, this procedure clears any fax

currently being sent, unsent faxes pending redial, faxes scheduled to be sent at a future time, and faxes not printed or forwarded.

To delete faxes from memory

1 Press menu/enter. 2 Press > once to display Fax Functions and press menu/enter. 3 Use the < or > button to select Clear Saved Faxs, and press

menu/enter. 4 Press menu/enter to confirm the deletion.

English

Sending faxes from the software

This section and the following section contain some instructions about sending and receiving faxes using the software that came with the product. All other software-related topics are covered in the software help, which can be accessed from the software program’s Help menu.

Note The HP LaserJet Director and HP LaserJet Document Manager are not

supported for Microsoft Windows 95. If you use Windows 95, you can s end, but not receive, faxes with the software. However, all fax features are available from the control panel.

You can fax electronic documents from your computer in the following situations:

● The HP LaserJet product is connected directly to your computer or

connected to your computer over a network using an HP Jetdirect

print server.

ENXC Deleting faxes from memory 19

Note See the getting started guide for a co mplete list of supported HP Jetdire ct

print servers.

● The product software is installed on your computer.

● You are using Microsoft Windows 98, ME, NT 4.0 SP3, 20 00, or XP,

or Mac OS 9.1 or X.

To send a fax from the software

The procedure for faxing jobs from the software may vary; the most typical steps are listed below.

1 Select a document to fax using one of the following methods:

• Open the document in the HP LaserJet Document Manager on Windows-compatible computers.

• Open the document in the HP LaserJet Workplac e on Macintosh-compatible computers.

• Open a document in a Windows application such as Microsoft Word. From the application, select Print from the File menu, then select HP LaserJet Series Fax from the Printer Name drop-down list in the print dialog box. Click OK.

• Load the document into the ADF input tray.

2 Add one or more recipients on the HP LaserJet Send Fax dialog

box.

3 Include a cover page (optional). 4 Click Send Now.

OR Click Send Later and select a date and time.

For more i nf ormation on send ing a f ax using the HP La serJe t Workplace (Mac OS), the HP LaserJet Document Manager (Windows), or the HP LaserJet D irector, see the electronic user guide.

20 Chapter 2 Faxing (basic) ENXC

Faxing (advanced)

This chapter will present a fe w of the a dvanced fax in g features available on your HP LaserJet 3330. For complete information on all fax features, as well as information about all other product features, refer to the electronic user guide that came on your product CD-ROM. For instructions on accessing the electronic user guide see “Accessing the

electronic user guide” on page 40.

About speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes

You can store frequently dia led f ax nu mbers or g roups of fax numbe rs as one-touch keys, speed-dial codes, or group-dial codes.

In the product’s phone book, there are a total of 2 75 co des a v a ilab le that can be used for speed-dial codes and group-dial codes. For example, if you program 225 of the codes as speed-dials, the remaining 50 can be used for group-dials.

See the following procedures for more information about how to use speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes:

English

To program speed-dial codes and one-touch keys

Speed-dial codes 1 through 9 are also associated with their corresponding one-touch keys o n t he control panel. The one -tou ch keys can be used for speed-dial or group-dial codes. A maximum of 50 characters can be entered for a single fax number.

Note Speed-dial codes , one-to uch k e ys , a nd g roup-dia l code s are m ore eas ily

programmed from the software. For instructions on programming speed-dial codes , one-touch ke ys, and group-d ial codes using the pro duct software, see the electronic user guide.

Use the following steps to program speed-dial codes and one-touch keys from the product’s control panel:

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Fax Setup and press menu/enter.

ENXC About speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes 21

3 Press menu/enter to select Phone Book. 4 Press menu/enter to select Individual Setup. 5 Press menu/enter to select Add. 6 Using the alphanumeric keypad, enter the speed-dial code number

you want to associate with this fax number, and press menu/enter. Choosing a number from 1 to 9 also associates the fax number with the corresponding one-touch key.

Note When entering a fax n umber , you ca n use a comma (,) f or a p ause, or the

letter R if you want the product to wait fo r a dial tone.

7 Using the alphanumer ic keypad, enter the fax number. Include any

pauses or other needed n umber s, such as a n ar ea code , a n acces s code for nu mbers out side a PBX syste m (usuall y a 9 or 0), o r a lon g distance prefix.

8 Press menu/enter. 9 Using the alphanumeric keypad, enter a name for the fax number.

To do so, repeatedly press the numeric button for the letter you need until the letter appears. (For a list of characters, see “Using

dialing characters” on page 26.)

Note To insert punctuation, pr ess the as terisk (*) repeate dly until the char acter

you want appears and press > to go to the next space.

10 Press menu/enter to save the information. 11 If you have more speed-dial codes or one-touch keys to program,

repeat steps 1 through 10.

To delete speed-dial codes and one-touch keys

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Fax Setup and press menu/enter. 3 Press menu/enter to select Phone Book. 4 Press menu/enter to select Individual Setup. 5 Use the < or > button to select Delete and press menu/enter. 6 Using the alphanumeric keypad, enter the number of the speed-dial

code you want to delete, and press menu/enter.

7 Press menu/enter to confirm the deletion.

22 Chapter 3 Faxing (advanced) ENXC

To quickly program speed-dial codes or one-touch keys

Note The follo wing procedure cannot be u sed to program a g roup-dial code. F or

group-dial code instructions, see “To program group-dial codes” on

page 24.

Use the following method to program speed-dial codes and one-touch keys easily from the product control panel:

1 On the product control panel, press phone book, enter an

unprogrammed speed-dial code, and press menu/enter.

Press an unprogrammed one-touch key. The control panel display will notify you that the speed-dial code or one-touch key has not been programmed.

2 Press menu/enter to program the speed-dial code or one-touch

key .

3 Enter the fax number and press menu/enter. Include pauses, or

other needed numbers, such as an area code, an access code for numbers outside a PBX system (usua lly a 9 or 0), or a long distanc e prefix. (See “Using dialing characters” on page 26 information.)

Note When entering a fax number you can use a comma (,) for a pause , or the

letter R if you want the product to wait fo r a dial tone.

for more

English

4 Enter a name for the fax number. To do so, repeatedly press the

numeric button for the letter you need until the letter appears. (See

“Using dialing characters” on page 26

5 Press menu/enter to save the information.

for a list of characters.)

To program a one-touch key for alternate long distance

If you use an alternate long distance carrier, you can program a one-touch key to dial the service’s access number before a fax number. When you n eed to use this one -tou ch k e y, press it, enter the fax number, and press fax/send. Both the access number and the fax number are then dialed together. If the access number is used almost e v ery time y ou dial a fax, it might be easier to program the access number as a dialing prefix (see “Inserting a dial prefix” on page 27

Note Speed-dial codes , one-to uch k e ys , a nd g roup-dia l code s are m ore eas ily

programmed from the software (not available in Windows 95). For instructions on programming speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial cod es using the product software, see the electronic user gu ide.

ENXC About speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes 23

for more information).

Use this procedure i f the acces s numb er has more tha n 10 ch aracters or if you only occasionally use the access number.

1 Follow steps 1 through 6 of “To program speed-dial codes and

one-touch keys” on page 21. When entering the fax number, you

might also have to do one or both of the following tasks:

• If you have to wait for an access tone at some point in the number, enter one or more three-second pauses by pressing pause/redial.

• Enter a personal identification number (PIN), if applicable.

2 When you are finished entering the access number, press

pause/redial. A pause at the end of the string tells the produc t not

to dial this number until you dial the fax number.

3 Continue with steps 7 through 10 of “To program speed-dial codes

and one-touch keys” on page 21.

To manage group-dial codes

If you send information to the same group of people on a regular basis, you can program a group-dial code to simplify the task. Any available speed-dial code s can be programmed with g r ou p-d ial co des. Group-dial codes using numbers 1 through 9 are also associated with the corresponding one-touc h ke y on the cont rol panel. An y individual can be added to a group . All grou p members m ust hav e prog rammed sp eed-dial codes or one-touch keys assigned to them before being added to the group-dial code.

Use the instructions below to manage your group-dial codes.

Note Speed-dial codes , one-to uch k e ys , a nd g roup-dia l code s are m ore eas ily

programmed from the software. For instructions on programming speed-dial codes , one-touch ke ys, and group-d ial codes using the pro duct software, see the electronic user guide.

To program group-dial codes

1 As sign a speed-d ial code to ea ch f ax num ber you want in the group .

(For instructions, see “To program speed-dial codes and one-touch

keys” on page 21.)

2 Press menu/enter. 3 Use the < or > button to select Fax Setup and press menu/enter. 4 Press menu/enter to select Phone Book. 5 Us e the < or > button to select Group Setup and press menu/enter. 6 Use the < or > button to select Add Group and press menu/enter.

24 Chapter 3 Faxing (advanced) ENXC

7 Using the alphanumeric keypad, enter the number you want to

associate with this group and press menu/enter. Choosing 1 through 9 also associates the group with the corresponding one-touch key.

8 Using the numeric keypad, enter a name for the group. See “Using

dialing charac ters ” on pag e 26 for instructions on using the keypad.

After the name of the group has been entered, press menu/enter.

9 Press the one-touch key or choose the speed-dial code for the

group member you want, and press menu/enter. Press menu/enter again to confirm the addition. R epeat this st ep fo r each group member you want to add.

10 When you are finished, press cancel. 11 If you have more group-dial codes to enter, press menu/enter and

repeat steps 1 through 11.

To delete group-dial codes

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Fax Setup, and press menu/enter. 3 Press menu/enter to select Phone Book. 4 Use the < or > b u tton to s elect Group Setup, and press menu/enter. 5 Use the < or > button to select Delete Group, and press

menu/enter.

6 Us ing the alphanumeric ke ypa d, en ter th e n um ber of the group-dial

you want to delete and press menu/enter.

7 Press menu/enter to confirm the deletion.

English

To delete an individual from a group-dial code

menu/enter.

6 Us e the < or > butto n to selec t the indiv idual y ou w ant to delet e from

the group.

7 Press menu/enter to confirm the deletion. 8 Repeat steps 6 and 7 to delete other individuals from the group.

Press cancel if you are finished.

ENXC About speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes 25

To delete all phone book entries

You can delete all speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes that are programmed in the product.

CAUTION Once speed-di al codes, one-touch ke ys, and group-di al codes are deleted,

they cannot be recovered.

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Fax Setup, and press menu/enter. 3 Press menu/enter to select Phone Book. 4 Use the < or > button to select Delete All, and press menu/enter. 5 Press menu/enter to confirm the deletion.

Using dialing characters

When using the control pan el t o enter y ou r name in the heade r or type a name for a o ne-touch k ey, speed-dial code, or g roup -dial code , pres s the appropriate numeric b utton repeatedly until the letter you nee d a ppe ars. Then, press > to selec t that le tter and mo v e to the next space. T his tab l e shows which letters and numbers appear on each numeric button when the default language is set to English:

button number characters

2 A B C a b c

3D E F d e f

4 G H I g h i

5J K L j k l

6M N O m n o

7P Q R S p q r s

8 T U V t u v

26 Chapter 3 Faxing (advanced) ENXC

9 W X Y Z w x y z

* ( ) + - . / , “ * & @

#space #

To insert a pause or wait

You can insert pauses into a fax nu mber y ou a re dialin g or prog r ammi ng to a one-touch key, speed-dial code, or group-dial code. Pauses are often needed when dialing internationally or connecting to an outside line.

Press pause/redial to enter a three-second pause in your dialing sequence. A comma app ea rs on the con trol panel display, indicating the pause will occur at that point in the dialing sequence.

Inserting a dial prefix

A dial prefix is a n umber o r g roup o f n umber s auto matic ally added t o the beginning of e very fax number you enter at the control pa nel or fro m th e software.

By default, this setting is off. You may want to turn this setting on and enter a prefix if, for example, you have to dial a number such as 9 to get a phone line ou tsi de your compan y’s phone system. While this s etting is on, you can still dial a f ax num ber w ithout the di al pref ix b y using man ual dial. For instructions, see “Using manual dial” on page 28

English

To set the dial prefix

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Fax Setup, and press menu/enter. 3 Press > once to select Fax Send Setup, and press menu/enter. 4 Us e the < or > b utton to selec t Dial Prefix, and press menu/enter. 5 Use the < or > button to select On or Off, and press menu/enter. 6 If you choose On, use the numeric buttons to enter the prefix, and

press menu/enter. You can use numbers, pauses, and dialing symbols.

ENXC Inserting a dial prefix 27

Enabling an extension phone

With this setting turned on, you can alert the product to pick up the incoming fax call by pressing 1-2-3 sequentially on the telephone keypad. Th e d ef aul t is Yes. Turn this setting off only i f y ou h ave a service from your telephone company that also uses the 1-2-3 sequence. The service will not work if it conflicts with the product.

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Fax Setup, and press menu/enter. 3 Use the < or > button to select Fax Recv. Setup, and press

menu/enter.

4 Use the < or > button to select Extension Phone, and press

menu/enter.

5 Use the < or > button to select On or Off, and press menu/enter to

save your selection.

Using manual dial

Normally, the product dials after you press fax/send. At times, however, you might want the product to dial each number as you press it. For example , if yo u are ch arging yo ur f ax cal l to a calling card, y ou ma y nee d to dial the fax number, wait for the acceptance tone of your telephone company, and then dial the calling card number. When dialing internationally, you might need to dial part of the number and th en li sten for dial tones before continuing to dial.

To use manual dial

1 Load the document into the ADF input tray. 2 Press fax/send. 3 Begin dialing. The fax number dials as you press each digit. This

allows you to wait f or pauses , dial tone s, inte rnational acce ss tones, or calling card acceptance tones before continuing to dial.

Printing the fax activity log

On demand, you can print a log of the last 40 faxes. This log includes entries for:

● All faxes received to the product

● All faxes sent from the control panel

● All faxes sent from the HP LaserJet Document Manager (for

Windows-compatible computers directly connected to the product)

● All faxes sent from the HP Workplace (for Macintosh-compatible

computers directly connected to the product)

28 Chapter 3 Faxing (advanced) ENXC

Note The HP LaserJet Document Manager is not supported for Microsoft

Windows 95.

To print the fax activity log

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Reports and press menu/enter. 3 Use the < or > button to select Fax Activity Log and press

menu/enter.

4 Press menu/enter to select Print Log Now. The product exits the

menu settings and prints the log.

Changing the fax call report print times

The fax call rep ort is a brief report indicating the status of the la st sent or received fax. You can set your product to print a fax call report after the following events:

● Every Fax Error (the default)

● Send Fax Error

● Receive Fax Error

● Every Fax

● Send Fax Only

● Never

English

Note If you choose Ne ver , you will ha ve no indicat ion that a fax f ailed to transmit

unless you print a fax activity log.

To set fax call report print times

Use the following steps to set when the fax call report prints:

1 Press menu/enter. 2 Use the < or > button to select Reports and press menu/enter. 3 Use the < or > button to select Fax Call Report and press

menu/enter.

4 Press the > button once to select Print Report and press

menu/enter.

5 Use the < or > button to sele ct the optio n for when you want the fax

call reports to print.

6 Press menu/enter to save your selection.

ENXC Changing the fax call report print times 29

30 Chapter 3 Faxing (advanced) ENXC

Troubleshooting

Use the information in this chapter to troubleshoot general fax issues. For more advanced fax troubleshooting information, see the electronic user guide.

Is your fax set up correctly?

Use the foll o w in g c hecklist to help you define what is cau sin g a n y faxing problems you might be encountering.

● Are you using the phone cord supplied with the product?

This product has been tested with the supplied phone cord to meet RJ11 specifications.

● Is the Fax/Phone line connector installed in the correct socket

on the product?

It should be plugged in to the product ’ s line s ock et (the so ck et on top with an “L” next to it). You must open the left side panel to access the socket. See “Connecting the product to a phone li ne” o n pa ge5 for details.

● Is the Fax/Phone line connector seated into the socket on the

product?

Gently pull on the Fax/Phone line connector to make sure it is well seated into the socket.

● Is the phone wall jack working properly?

Verify that a dial tone exists by attaching a phone to the wall jack. Can you hear a dial tone and can you make a phone call?

English

What type of phone line are you using?

● Dedicated line: A unique fax/phone num ber assigned to receiv e or

send faxes. The phone cord should be connected to the top port inside the left side panel of the product (the one that is not labeled with a telephone icon).

● Shared phone line: A system where both phone calls and faxes

are received or sent using the same phone n um be r and pho ne l ine. A single standard phone line can only perform one function at a time. You cannot send a fax while talking on the phone or while connecting to the Internet using the same phone line.

ENXC Is your fax set up correctly? 31

PBX system: A business environment phone system. Standard

●

home phones and the HP LaserJet 3330 use an analog phone signal. PBX systems are digital and are incompatible with standard phones and with devices such as the HP LaserJet 3330. You need to have access to a s tandard an alog phone line in ord er to send an d receive faxes.

● Roll-over lines: A phone system feature where, when one

incoming line is busy, the next call “rolls over” to the next available line. Try attaching the product to the first incoming phone line. The product will answer the phone after it rings the number of times set in the product’s rings-to-answer setting. (See “Setting

rings-to-answer” on page 14.)

● Distinctive ring service: The phone company can assign two

phone numbers to one physical line and assign each number a distinctive ring pattern. Make sure the product is set to respond to the correct distinct ive ring pat tern assigned to the f ax phone number by your phone service provider. (See “Enabling answer ring

patterns” on page 15.)

Are you using a surge protection device?

This is a device used between the wall jack and the product to protect the product against electrical power passed through the phone lines. These can cause some fax communication problems by degra ding the quality of the phone signal. If you are having problems sending or receiving f axes and are using one of th es e devices, con nec t th e product directly to the phone jack on the wall to determine whether the problem is with the surge protection device.

Are you using a phone company voice messaging service?

This is a voice messaging service used to replace telephone answering devices. If the messaging service’s rings-to-answer setting is lower than the product’s rings-to-answer setting, the messaging service answers the call and the product is not able to receive faxes. If the product’s rings-to-answer setting is lower than that of the messaging service, the product will answer all calls and no call will ever be routed to the messaging service. The only voice messaging solution that can be successfully us ed with th e product is a st and-alo ne teleph one ans we ring machine.

Are you using an answering machine?

An answering machine should be connected directly to the port located inside the left sid e pane l of the produc t that i s lab eled wi th the teleph one icon or should be shared on the same phone line extension.

32 Chapter 4 Troubleshooting ENXC

Set the product’s rings-to-answer for one ring more than the number of rings for which the answering machine is set. See “Setting

rings-to-answer” on page 14 for more information.

Note If an answering machine is connected on the same phone line but on a

different jack, it may interfere with the product’s ability to receive faxes.

General fax problems

Use the tables in this section to solve fax problems.

Problem Cause Solution

English

Document stops feeding in the middle of faxing.

Fax activity logs or fax call reports are printi ng at unwanted times.

The volume for soun ds coming from the product is too high or too low.

The maximum length of a page you can load is 381 mm (15 inches). Faxing of a longer page stops at 38 1 mm (15 inches).

The minimum page size for the ADF is 127 by 12 7 mm (5 by 5 inches). If the i tem is too small, it can jam inside the ADF.

The fax activity log or fax call reports settings are not correct.

The volume setting needs to be adjusted.

If there is no jam and it has been less than one minute, wait a moment befor e pressing Cancel. If there is a jam, see the topics in the electronic user guide on clearing jams. Then, resend the job.

If there is a jam, see the topics in the electronic user guide on clearing jams.

Print a configuration report and check when the re ports print. See the topics in the electronic user guide on printing a configuration report, setting when the fax call report prints, and setting the fax activity log to print automatically.

See the topic in the elect r oni c us er guide on changing the sound volume for instructions about changing volume settings.

ENXC General fax problems 33

Receiving fax problems

Use the table in this section to solve problems that might occur when receiving faxes.

Problem Cause Solution

Unable to start receiving faxes from an extension phone.

V oice calls are not being received by the phone or answering machine connected to the line.

The extension phone set t ing might be disabled.

The telephone cord might no t be securely connected.

The phone cord might not be connected properly.

The answer mode or rings-to-answer set t in gs might not be set properly.

See “ Enabl ing an e xtension phone”

on page 28 for instructions about

changing this setting.

Check that the telephone cord is securely connected between the phone and the product (or other device connected to the product). Press 1-2-3 in sequence, wait for three seconds, and then hang up.

See “Connecting the product to a

phone line” on page 5 to check the

installation. The product must be the first device connected to the phone line.

See “Setting the ans wer mode” on

page 12 or “Setting rings-to-answ er” on pag e 14 to

determine which settings you need. The rings-to-answ er mus t be set higher than for the answering machine.

The answering machi ne or phone might not be functioning.

Incoming fax calls are not being answered by the product.

34 Chapter 4 Troubleshooting ENXC

The answer mode might be set to manual.

Connect the phone or answering machine directly to the phone line and determine whether it works by itself.

If the answer mode is set to manual, the pr oduct ne v er ans w ers calls. You have to answer the phone and start receiving the fax yourself. See “Setting the answer

mode” on page 12 for more

information.

Problem Cause Solution

Incoming fax calls are not being answered by the product (continued).

The rings-to-answer se ttin g might not be set correctly.

The answer ring pattern feature might be turned on, but you do not have the service, or you do have the service and the feature is not set correctly.

The phone cord might not be connected properly, or the phone cord is not working.

The product may not be able to hear incoming fax tones due to a v oice mess age being played by the answering machine.

Check the rings-to-answer setting for your configuration. See “Setting

rings-to-answ er” on pag e 14 to

determine which setting you need.

Check the answer ring pattern feature to make sure it is set properly. See “Enabling answer

ring patterns” on page 15.

See “Connecting the product to a

phone line” on page 5 to check the

installation. Make sure you are using the phone cord that came with the product.

Re-record you r answ ering machi ne message, leaving at least two seconds of silenc e at the begi nning of the message.

English

There might be too many devices connected to the phone line.

The phone line might not be working.

ENXC Receiving fax problems 35

Try removing the last device connected and determine whether the product works. If not, continue removing de vices one at a time and retry after removing each one.

Do one of the following:

● Turn up the volume on the

product and press fax/send on the control panel. If you hear a dial tone, the phone line is working.

● Disconnect the product from

the phone jack and connect a phone. Try to make a phone call to make sure the phone line is working.

Problem Cause Solution

Incoming fax calls are not being answered by the product (continued).

Faxes are transmitting or being received very slowly.

A voice messaging service may be interfering with the product answering calls.

The product might be out of paper and the memory is full.

You might be sending or receiving a very complex fax, such as one with many graphics.

Do one of the following:

● Discontinue the messaging

service.

● Get a phone line dedicated to

fax calls.

● Set the product to answer in

manual mode. In manual mode, you must start the faxreceive process yourself.

● Leave the product set to

automatic mode and lower the rings-to-answ er for the product to a number less than the rings-to-answer for the voice mail (see “Setting

rings-to-answer” on page 14).

The product will answer all incoming calls.

Refill the paper input tray. The product will print all of the faxes it has saved in memory and will then resume answering fax calls.

Complex faxes take longer to be sent or received.

The receiving fax machine might have a slow modem speed.

The resolution at which the fax was sent or is being received is very high. A higher resolution typically results in better quality, but also requires a longer transmission time.

The product only sends the fax at the fastest modem speed the receiving f a x mac hi ne can use.

If you are receiv ing the f ax, call and ask the sender to lower the resolution and resend the fax. If you are sending, lower the resolution and resend the fax. See

“Changing the default contrast and resolution for outgoing faxes” on page 18 to change the default

setting.

36 Chapter 4 Troubleshooting ENXC

Problem Cause Solution

Faxes are transmitting or being received very slowly (continued).

Faxes are not printing or are printing incorrectly at the product.

Faxes are printing on two pages instead of one.

If there is a poor phone line connection, the product and the receiving fax ma chi ne slow down the transmission to adjust for errors.

There is no media in the media input tray.

The receive to PC option might be selected, and faxes are being received by the computer.

The autoreduction setting may not be set correctly.

Hang up and resend the fax. Have the phone company check the phone line.

Load media. Any faxes received while the input tray is empty are stored in memory and will print once the tray has been refilled.

Check to determine whether the computer is receiving faxes: Click Start, point to Programs, point to HP LaserJet 3 300, point to

Tools, and click HP LaserJet Device Configuration.

Click the Fax tab, then th e Receive tab. Clear the Receiv e to PC check box if it is selec ted, and click OK.

If you want faxes to be reduced to fit on one page, the autoreduction setting should be on. If the setting is off, faxes ma y print on mul t ip le pages. See the autoreduction topic in the electronic user guide to adjust the setting.

English

Received faxes are too light or are printing only on half of the page.

ENXC Receiving fax problems 37

The product ran out of toner while printing a fax.

The product stores up to 10 of the most recently printed faxes. As soon as possible, replace the print cartridge and see the instructions for reprinting a fax in the electronic user guide.

Sending fax problems

Use the table in this section to solve problems that might occur when sending faxes.

Problem Cause Solution

Faxes quit during sending.

The product is receiving faxes but is not sending them.

The fax machine to w hich you are sending might be malfunctioning.

Your phone line might not be working.

If your product is on a PBX system, the PBX system might be generating a dial tone the product cannot detect.

There might be a poor phone connection.

Tr y sending to another fax machine.

Do one of the following:

● Turn up the volume on the

product and press fax/send on the control panel. If you hear a dial tone, the phone line is working.

● Disconnect the product from

the phone jack and connect a phone. Try to make a phone call to make sure the phone line is working.

Disable the detect dial tone setting. See the dial tone setting topic in the electronic user guide.

Tr y again later.

The fax machine to w hich you are sending might be malfunctioning.

38 Chapter 4 Troubleshooting ENXC

Tr y sending to another fax machine.

Problem Cause Solution

The product is receiving faxes but is not sending them (continued).

Outgoing fax calls keep dialing.

Faxes you send are not arriving at the receiving fax machine.

Your phone line might not be working.

The product will automatical ly redial a fax number if the redial on busy option is set to on.

The receiving fax machine might be off or have an error condition, such as being out of paper.

A fax might be in memory because it is waiting to redial a busy number, there are other jobs ahead of it waiting to be sent, or the fax is set up for a delayed send.

Do one of the following:

● Turn up the volume on the

product and press fax/send on the control panel. If you hear a dial tone, the phone line is working.

● Disconnect the product from

the phone jack and connect a phone. Try to make a phone call to make sure the phone line is working.

To stop the redials while the product is dialing, press Cancel. See the redial topic in the electronic user gui de if you need to change the setting.

Call the recipient to make sure the fax machine is on and ready to receive faxes.

If a fax job is in memory for any of these reasons, an entry for the job appears in the fax log. Print the fax activity log (see “Printing the fax

activity log” on page 28) and check

the Status column for jobs with a Pendi ng des ig nation.

English

You cannot dial all of the numbers in a long fax number.

ENXC Sending fax problems 39

The maximum number of digits or characters that can be entered into a fax number is 50.

Tr y dialing the fax number in manual mode. See “Using manual

dial” on page 28.

Accessing the electronic user guide

To access the electronic user guide from the product software

If you ha ve installed the prod uc t s oftware, you can access the electro nic user guide by selecting User Guide from the software’s Help menu.

To access the electronic user guide from the product CD-ROM

If you have not installed the product software, you can still view the electronic user guide on your computer by following these steps:

1 To open the Wel co me screen , ins ert the product so ftware CD-ROM

in your computer’s CD drive.

• If the Welcome screen does not open, click Start on the Windows task bar, click Run, type Z:\setup (where Z is your CD drive letter), and click OK.

2 From the Welcome screen, click Documentation. 3 From the Documentation screen, click PDF Format or HTML Help

Format in the User Guide Viewing Options box.

Note If you ar e running Windows 95 on y our compute r, you must have Internet

Explorer 4.01 or g reater to v iew or print t he electroni c user guid e in HTML Help format.

To view or print the electronic user guide in PDF format, you must have Adobe Acrobat Reader installed on your computer.

40 Chapter 4 Troubleshooting ENXC

hp LaserJet 3330mfp

Français

guide du télécopieur

Informations sur le copyright

Numéro de référence C9126-90913 Première édition, septembre 2001

Garantie

Les informations contenues dans ce document sont sujettes à modification sans préavis.

Hewlett-Packard ne fournit aucune garantie relative à ces informations. HEWLETT-PACKARD EXCLUT SPECIFIQUEMENT TOUTE GARANTIE IMPLICITE DE COMMERCIALISATION ET D’ADAPTATION A UN USAGE PARTICULIER.

Hewlett-Packard ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages directs, indirects, fortuits, consécutifs ou autres pouvant résulter de la mise à disposition ou de l’usage de ces informations.

NOTICE POUR LES UTILISATEURS DU GOUVERNEMENT DES ETATS-UNIS : RESTRICTION DES DROITS - LOGICIELS INFORMATIQUES COMMERCIAUX : “L’utilisation, la reproduction ou la divulgation par le Gouvernement est soumise aux restrictions stipulées dans le sous-paragraphe (c) (1) (ii) de la clause intitulée The Rights in Technical Data (Droits sur les données techniques) au DFARS

52.227-7013.”

Informations relatives à la sécurité AVERTISSEMENT : Risques d’électrocution

Pour réduire les risques de blessures liées au feu ou à une décharge électrique, respectez toujours les règles de sécurité de base lors de l’utilisation du produit.

1 Lisez attentivement toutes

les instructions contenues dans le guide d’utilisation électronique.

2 Tenez compte de toutes

les instructions et de tous les avertissements indiqués sur le produit.

3 Lorsque vous connectez le

produit HP LaserJet 3300 à une source d’alimentation, utilisez impérativement une prise reliée à la terre. Si vous ne savez pas si votre prise est reliée à la terre, demandez l’aide d’un électricien.

4 Ne touchez pas les

contacts situés à l’extrémité du cordon téléphonique, ni les connecteurs du produit HP LaserJet 3300. Remplacez immédiatement tout câble endommagé.

5 N’installez jamais les fils

téléphoniques lors d’un orage.

6 Avant de nettoyer ce

produit, débranchez-le de toutes les prises murales et téléphoniques.

7 N’installez pas ce produit

près d’une source d’eau et ne l’utilisez pas non plus si

vous avez été en contact avec de l’eau.

8 Installez le produit sur une

surface stable.

9 Installez le produit dans un

emplacement sûr afin d’éviter qu’une personne marche ou trébuche sur le cordon et l’endommage.

10 Si le produit présente des

dysfonctionnements, reportez-vous au guide d’utilisation électronique.

11 Pour toute question

relative à la maintenance, consultez le personnel qualifié.

Des informations relatives aux exigences FCC pour les appareils de classe B, sections 15 et 68, sont fournies dans le guide d’utilisation électronique.

Marques

Microsoft®, Windows® et Windows NT® sont des marques déposées aux Etats-Unis de Microsoft Corporation.

Tous les autres produits cités dans cette documentation sont des marques de leur propriétaire respectif.

Les législations locales peuvent interdire d’utiliser ce produit en dehors des régions ou pays spécifiés. Il est strictement interdit par la législation de la plupart des pays de connecter un équipement de télécommunication non homologué (télécopieur) au réseau téléphonique public.

Hewlett-Packard Company 11311 Chinden Boulevard Boise, Idaho 83714, Etats-Unis

Sommaire

1 Installation

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Connexion du produit à une ligne téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Pour connecter le produit à une ligne téléphonique . . . . . . . . . . . 6

Connexion d’appareils supplémentaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Pour connecter des appareils supplémentaires . . . . . . . . . . . . . . 9

Spécification des paramètres du télécopieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Pour entrer un texte à partir du panneau de commande. . . . . . . 11

Pour régler la date et l’heure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Pour configurer l’en-tête de télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Configuration du mode de réponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Pour configurer le mode de réponse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Configuration de nombre de sonneries avant réponse. . . . . . . . . . . . 14

Tableau du nombre de sonneries avant réponse recommandé . 14

Pour configurer le nombre de sonneries avant réponse . . . . . . . 15

Activation des motifs de sonnerie de réponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Pour activer les motifs de sonnerie de réponse . . . . . . . . . . . . . 16

2 Télécopie (fonctions de base)

Chargement d’originaux à télécopier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Pour charger un document à télécopier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Envoi de télécopies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Pour envoyer une télécopie à un destinataire. . . . . . . . . . . . . . . 18

Modification du contraste et de

la résolution par défaut des télécopies envoyées . . . . . . . . . . . . 19

Pour modifier le contraste par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Pour modifier la résolution par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Suppression de télécopies en mémoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Pour supprimer des télécopies en mémoire . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Envoi de télécopies à partir du logiciel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Pour envoyer une télécopie à partir du logiciel . . . . . . . . . . . . . . 21

Français

3 Télécopie (fonctions avancées)

A propos des codes et touches de

numérotation et des codes de liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Pour programmer des codes et

des touches de numérotation rapide. . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Pour supprimer des codes et des

touches de numérotation rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Pour programmer rapidement des

codes ou des touches de numérotation rapide . . . . . . . . . . 25

FRXC Sommaire 3

Pour programmer une touche de

numérotation rapide pour un autre

service longue distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Pour gérer les codes de numérotation de liste . . . . . . . . . . . . . . 27

Pour programmer des codes de numérotation de liste . . . . . . . . 27

Pour supprimer des codes de numérotation de liste. . . . . . . . . . 28

Pour supprimer un individu

d’un code de numérotation de liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Pour supprimer toutes les entrées de l’annuaire. . . . . . . . . . . . . 29

Utilisation de caractères de numérotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Pour insérer une pause ou un délai d’attente . . . . . . . . . . . . . . . 30

Insertion d’un préfixe de numérotation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Pour configurer le préfixe de numérotation. . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Activation d’un téléphone personnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Utilisation de la numérotation manuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Pour utiliser la numérotation manuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Impression du relevé d’activité de télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Pour imprimer le relevé d’activité de télécopie . . . . . . . . . . . . . . 32

Modification du moment

d’impression du rapport d’appel de télécopie . . . . . . . . . . . . . . . 33

Pour configurer le moment

d’impression du rapport d’appel de télécopie. . . . . . . . . . . . 33

4 Dépannage

Votre télécopieur est-il correctement configuré ? . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Quel type de ligne téléphonique utilisez-vous ? . . . . . . . . . . . . . 35

Utilisez-vous un protecteur de surtension ? . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Utilisez-vous un service de messagerie

vocale d’une compagnie de téléphone ?. . . . . . . . . . . . . . . 36

Utilisez-vous un répondeur ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Problèmes généraux de télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Problèmes de réception de télécopie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Problèmes d’envoi de télécopies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Accès au guide d’utilisation électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Pour accéder au guide d’utilisation

électronique à partir du logiciel du produit . . . . . . . . . . . . . . 46

Pour accéder au guide d’utilisation

électronique à partir du CD-ROM du produit . . . . . . . . . . . . 46

4 FRXC

Installation

Introduction

Français

Vous venez d’acquérir le produit HP LaserJet 3330mfp, nous vous remercions de votre confiance. Le produit HP LaserJet 3330mfp est un puissant outil bureautique qui comprend les fonctionnalités d’une gamme complète d’équipement de bureau. Vous pouvez utiliser ce produit pour imprimer, télécopier, copier et numériser.

Ce guide a été rédigé pour décrire les fonctions de télécopie de ce produit et pour vous aider à réaliser les tâches suivantes :

● Connexion du produit à une ligne téléphonique

● Connexion d’a ppa reils supplémentaires

● Spécification des paramètres du télécopieur

● Définition du mode de réponse et du nombre de sonneries avant

réponse

● Activation des motifs de sonnerie de réponse

Nous vous recommandons de conserver ce guide afin de vous y reporter pour obtenir des instructions sur des fonctions spécifiques du télécopieur.

Pour obtenir des instructions générales d’installation du produit, telles que des instructions sur l’installation de la cartouche d’impression, des bacs d’alimentation de support et du bac d’alimentation automatique (BAA), du logiciel du pro duit, ainsi que des instructi ons s ur l a connexion du produit à un réseau, reportez-vous au guide de mise en marche fourni avec le produit.

FRXC Introduction 5

Connexion du produit à une ligne téléphonique

La première étape dans l’utilisation du télécopieur consiste à connecter le produit à une ligne téléphonique.

Remarque Afin que le produit puisse téléco pier correctemen t, il doit s’agi r du premier

appareil connecté à la prise téléphonique.

Remarque Si vous ne disposez pas de prise téléphonique RJ11 ou si aucun

adaptateur RJ11 n’a été livré avec le produit, vous devez en acheter un et l’installer pour convertir la prise téléphonique en prise téléphonique RJ11.

Pour connecter le produit à une ligne téléphonique

Suivez la procédure ci-dessous pour

connecter le produit à une ligne téléphonique, même si vous d isposez de deux numéros de t élépho ne s ur cet te ligne et utilisez un service de motif de sonnerie service (telle qu’une sonnerie distincte).

1 Si un cordon de téléphone est branché

sur la prise téléphonique, débranchez-le et mettez-le de côté.

2 O uvrez la trap pe d’accès aux c artouches

d’impression et ouvrez le panneau latéral gauche pour faire apparaître les prises de ligne téléphonique.

3 Munissez-vous du cordon téléphonique

inclus avec le produit et branchez l’une de ses extrémités sur la prise téléphonique du produit (prise du haut).

6 Chapitre 1 Installation FRXC

Remarque

Vous devez utiliser le cordon téléphonique fourni avec le produit pour assurer un fonctionnement correct de ce dernier.

4 Fermez le panneau latéral gauche et la

trappe d’accès aux cartouches d’impression. Lors de la fermeture du panneau latéral gauche, assurez-vous que la ligne téléphonique passe par l’encoche supérieure du panneau.

5 Branchez l’autre extrémité du cordon

téléphonique sur la prise télépho niq ue murale.

Pour brancher d’autres appareils, tel qu’un téléphone, sur la ligne télé ph oni que, reportez-vous à la section « Connexion

d’appareils supplémentaires », page 8.

Sinon, passez à la section « Spécification

des paramètres du télécopieur », page 11.

Français

FRXC Connexion du produit à une ligne téléphonique 7

Connexion d’appareils supplémentaires

En fonction de la configuration de vos lignes téléphoniques, vous pouvez connecter des appareils supplémentaires sur la ligne téléphonique en sus du produit HP LaserJet 3330.

En règle générale, ne connectez pas plus de trois ou quatre appareils sur une même ligne téléphonique. Si vous raccordez un nombre trop élevé d’appareils sur une seule ligne téléphonique, un ou plusieurs de ceux-ci peuvent ne pas détecter un appel entrant. Si cela se produit, déconnectez un ou plusieurs appareils.

Remarque Le produit HP LaserJet 3330 ne peut pas remplacer un modem

d’ordinateur . Il n’ag it pas comme un modem de donn ées pour l’en vo i et la réception de cou rriers électroniques , pour la conne xion à I nternet ou pour la communication avec d’autres ordinateurs.

Ligne de télécopie dédiée

Si vous avez connecté le produit HP LaserJet 3330 à une ligne téléphonique utilisée uniquement pour les appels de télécopie, vous pouvez souhaiter raccorder les appareils suivants :

● Modem : Vous pouvez connecter un modem d’ordinateur (externe

ou interne) à la ligne du télécopieur si vous souhaitez utiliser cette ligne pour le courrier éle ctronique ou pour un ac cès à Internet, mais vous ne pouvez pas envoyer ni recevoir de télécopies lors de l’emploi de cette ligne pour ces besoins.

● Téléphone supplémentaire : Vous pouvez connecter un

téléphone supplémentaire à la ligne du télécopieur si vous souhaitez effectuer des appels sortants sur cette ligne.

Ne connectez pas les appareils suivants :

● Répondeur ou messagerie vocale d’ordinateur : Si vous utilisez

une messagerie vo cale gé rée par ord inateu r , v ou s de v ez c onnec ter un modem (externe ou interne) à votre ligne normale dédiée. Utilisez ensuite la ligne normale dédiée pour vous connecter à Internet ou pour recevoir le courrier électronique.

Ligne téléphonique partagée :

Si vous avez connecté le produit HP LaserJet 3330 à une ligne téléphonique partagée entre les appels de télécopie et les appels vocaux, ou si vous disposez d’une ligne téléphonique dotée de deux numéros de téléphone et d’un service de motif de sonnerie, vous pouvez souhaiter raccorder les appareils suivants :

● Modem : Vous pouvez connecter un modem d’ordinateur (externe

ou interne) à la ligne partagée si vous souhaitez utiliser cette ligne pour le courrier électroniq ue ou pour un ac cès à Internet, mais vou s ne pouvez pas envoyer ni recevoir de télécopies lors de l’emploi de cette ligne pour ces besoins.

8 Chapitre 1 Installation FRXC

● Téléphone : Vous pouvez connecter un téléphone à la ligne

partagée si vous souhait ez effectuer ou rece v oir des ap pels v o caux sur cette lig ne.

● Répondeur ou messagerie vocale d’ordinateur : Il est

recommandé de connecter ces appareils à la même prise téléphonique que le produit pour vous assurer que les différents appareils n’interfèrent pas les uns avec les autres.

Remarque Il est possible de conn ecter des appa reils à une autre pris e téléphoni que

de la même ligne (dans une autre pièce, par exemple). Toutefois, les appareils peuv en t interf érer entre eux et avec le téléco pie ur.

Pour connecter des appareils supplémentaires

Connectez les appareils supplémentaires dans l’ordre indiqué ci-après. La sortie de chaque appareil est connectée à l’entrée du suivant, en formant une chaîne. Si vous ne souhaitez pas connecter l’un de ces appareils, ignorez-le et passez au suivant.

1 Débranchez l’alimentation de tous les

appareils à connecter.

2 Si vous n’avez pas encore connecté le

produit à une ligne téléphonique, reportez-vous à la section « Connexion

du produit à une ligne téléphonique », page 6 avant de continue r. Le produit

doit déjà être branché sur une prise téléphonique.

3 O uvrez la trap pe d’accès aux c artouches

d’impression et ouvrez le panneau latéral gauche pour faire apparaître les prises de ligne téléphonique.

4 Ret irez la protecti on plastique de la prise

téléphonique inférieure située dans le panneau latéral gauche du produit.

Français

FRXC Connexion d’appareils supplémentaires 9

5 Pour connecter un modem interne ou

externe à un ordinateur, branchez une des extrémit és du cordon téléphonique sur la prise « téléphone » du produit (la prise du bas). Branchez l’autre extrémité du cordon sur la prise «ligne » du modem.

Remarque

Certains modems disposent d’une deuxième prise « ligne » permettant de se connecter à une ligne voca le dédié e. Si v ous di spos ez de deux prises « ligne », reportez-vous à la documentation de votre ordinateur pour vérifier que vous effectuez le branchement sur la prise « ligne » appropriée.

6 Pour connecter un répondeur, branchez

un cordon téléphonique sur la prise « téléphone » de l’appareil précédent. Branchez l’autre e xtrém ité du cordon s ur la prise « ligne » du modem.

7 Pour connecter un téléphone, branchez

un cordon téléphonique sur la prise « téléphone » de l’appareil précédent. Branchez l’autre e xtrém ité du cordon s ur la prise « ligne » du modem.

8 Une fois les appareils supplémentaires

connectés, rebranchez-les tous sur leur source d’alimentation .

9 Fermez le panneau latéral gauche et la

trappe d’accès aux cartouches d’impression. Lors de la fermeture du panneau latéral gauche, assurez-vous que la ligne téléphonique passe par l’encoche supérieure du panneau.

10 Chapitre 1 Installation FRXC

Spécification des paramètres du télécopieur

Av ant de pouv o ir ut iliser l es fonctions de téléco pie de v otre produi t, vous dev ez effectuer les tâches su ivantes :

● Réglage de l’heure et de la date

● Configuration de l’en-tête de télécopie

● Configuration du mode de réponse

● Configuration du nombre de sonneries avant réponse

● Activation des motifs de sonnerie de réponse, si requis

Remarque Si vous en visag ez d’i nstaller l e logi ciel d u produi t sur un ordina teur, vous

pouvez omettre les instructions restantes de ce chapitre. Le programme d’installation d u logiciel v ous guidera autom atiquement dans l a procédure de configuration des paramètres du télécopieur. Pour obtenir les instructions d’installation, reportez-vous au guide de mise en marche.

Remarque Aux Etats-Uni s et dans plusi eurs autr es pa ys ou régions , la confi gurat ion

de l’heure, de la date et d’autres informations d’en-tête de télécopie est requises par la loi.

Pour entrer un texte à partir du panneau de commande

Français

Pour entrer des informations à partir du panneau de commande du produit à l ’aide du clavier alphanumérique et des touc hes < et >, procédez comme suit :

● Nombres : Pour entrer un nombre, appuyez sur la touche

numérique du nombre souh aité.

● Lettres : Pour entrer une lettre, appuyez plusieurs fois sur la

touche numérique de la lettre souhaitée jusqu’à ce que celle-ci s’affiche (par exemple, si la première lettre requis e est « C », appuyez plusieurs fois sur 2 jusqu’à ce que « C » apparaisse sur l’affichage du panneau de commande).

● Signes de ponctuation : Pour entrer un signe de ponctuation,

appuyez plusieurs fois sur * jusqu’à ce que le caractère souhaité apparaisse sur l’affichage du panneau de commande.

● Espaces : Une fois un caractère entré, appuyez deux fois sur >

pour créer un espace a près ce car actère et déplacer l e curseur v ers un point d’insertion après l’espace.

● Erreurs : En cas d’erreur lors de l’entrée d’un caractère, utilisez la

touche < pour effacer le c aractère incorrec t, puis ent rez le car actère correct.

FRXC Spécification des paramètres du télécopieur 11

Pour régler la date et l’heure

Pour régl er ou m odi fie r la date et l’heure, procédez comme sui t. Si vous nécessitez de l’aide lors de l’entrée d’informations, reportez-vous à la section « Pour entrer un texte à partir du panneau de commande »,

page 11.

1 Sur le panneau de commande, appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez les touches < et > pour sélectionner Hre/Date, En-tête,

puis appuyez sur entrée/menu.

3 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Heure/Date. 4 Utilisez les touches < et > pour configurer le format horaire sur

12 heures ou 24 heures, puis appuyez sur entrée/menu.

5 A l’aide des touches numériques, entrez l’heure actuelle. 6 Si vous avez choisi le format 12 heures, utilisez les touches < et >

pour positionner le curseur derrière le quatrième caractère. Sélectionnez 1 pour am ou 2 pour pm, puis appuyez sur

entrée/menu. OU Si vous avez choisi le format 24 heures, appuyez sur entrée/menu.

7 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez la date actuelle.

• Veill ez à uti liser deux c hiffres p our spéc ifier le m ois et l e jour (pa r

exemple, utilisez «05 » pour Mai et « 01 » pour le premier jour du mois).

8 Appuyez sur entrée/menu.

Pour configurer l’en-tête de télécopie

Pour c onfigur er o u modi fier l’ en-tête de tél écopi e, proc édez comm e suit. Si vous nécessitez de l’aide lors de l’entrée d’informations, reportez-vous à la sec tio n «Pour entrer un texte à partir du panneau de

commande », page 11.

1 Sur le panneau de commande, appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez les touches < et > pour sélectionner Hre/Date, En-tête,

puis appuyez sur entrée/menu.

3 Ut i lis ez le s touches < et > pour sélecti onn er En-tête télécop, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le numéro de votre

télécopieur, puis appuyez sur entrée/menu.

5 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le nom de votre société,

puis appuyez sur entrée/menu.

12 Chapitre 1 Installation FRXC

Configuration du mode de réponse

En fonction de votre situation, vous pouvez configurer le mode de réponse du produit HP LaserJet 3330 sur automatique ou manuel.

● Automatique : En mode de réponse automatique, le produit

répond aux appels entra nts aprè s un nom bre de son neries spé cifié ou suivant la reconnaissance de tonalités spéciales de télécopieur. Pour spécifier le nombre de sonneries, reportez-vous à la section

« Configuration de nombre de sonneries avant réponse », page 14.

● Manuel : En mode de réponse manuel, le produit ne répond ja mais

aux appels. Pour démarrer la réception d’une té léc op ie , vous devez vous-même appuyer sur la touche fax/envoi du panneau de commande ou décrocher un téléphone connecté à la ligne et composer 1-2-3.

Le mode de réponse par défaut est automatique.

Remarque Bien que la plupart des utilisateurs conservent le mode de réponse

configuré sur automati que, les correspon dants qui compo sent le num éro du télécopieur enten dent des tonalités de télécopieur si v ous ne répondez pas au téléphone ou s ’ils ne racc rochent pas le combiné après le n ombre de sonneries avant réponse spécifié. Si vous ne souhaitez pas que vos correspondants ent end ent les tonalités de téléco pie, choisissez l e mo de manuel, mais souvenez-vous que les télécopies ne seront pas reçues automatiquement.

Français

Pour configurer le mode de réponse

Pour configurer ou modifier le mode de réponse, procédez comme suit.

1 Sur le panneau de commande, appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez les touches < et > pour sélectionner Config. télécop.,

puis appuyez sur entrée/menu.

3 A l’aide des touches < et >, sélectionnez Conf récep téléc, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Mode réponse. 5 Utilisez les touches < et > pour sélectionner Automatique ou

Manuel, puis appuyez sur entrée/menu.

6 L’affichage du panneau de commande indique le réglage de mode

de réponse que vous avez spécifié.

FRXC Configuration du mode de réponse 13

Configuration de nombre de sonneries avant réponse

Lorsque le mode de réponse est configuré sur automatique, le réglage du nombre de sonn eries a v ant répo nse du pro dui t spécifi e le no mb re de fois que le téléphone sonne avant de répondre à un appel entrant.

Si le produit est connecté à une ligne recevant des appels vocaux et de télécopie (une ligne partagée) avec un répondeur, vous pouvez avoir à régler le nombre de sonneries avant réponse. Le nombre de sonneries avant réponse du produit doit être plus élevé que celui du répondeur. Ainsi, le répondeur peut répondre aux appels entrants et enregistrer les messages vocaux. Lorsque le répondeur répond à l’appel, le produit écoute l’appel et répond automatiquement s’il détecte des tonalités de télécopieur.

Le réglage par défaut du nombre de sonneries avant réponse est deux.

Tableau du nombre de sonneries avant réponse recommandé

Consultez le tableau suivant pour déterminer le nombre de sonneries à utiliser.

Type de lign e télé phonique Nombre de sonneries avant réponse

recommandé

Ligne de télécopie dédiée (réception d’appels de télécopie uniquement)

Ligne dotée de deux numéros distincts et d’un service de motif de sonnerie

Ligne partagée (recevant des appels vocaux et des télécopies) avec uniquement un téléphone relié

14 Chapitre 1 Installation FRXC

Suisse : laissez sur deux sonneries ou réglez sur trois sonneries. Irlande : laissez sur deux sonneries.

laissez sur deux son neries. (Si un répondeur ou une messagerie vocale gérée par ordinateur correspond au second numéro de téléphone, assurez-vous que le produit est configuré sur un nombre de sonneries inférieur à celui du répondeur ou de la boîte vocale. Reportez-vous également à la section « Activation des motifs de

sonnerie de réponse», page 15.)

Réglez sur cinq sonneries.

Type de lign e télé phonique Nombre de sonneries avant réponse

recommandé

Ligne partagée (recevant des appels vocaux et des télécopies) avec une messagerie vocale gérée par ordinateur ou un répondeur relié

Deux sonneries en plus du nombre de sonneries du répondeur ou de la messagerie vocale. (Vous ne pouvez pas configurer le produit sur plus de 6 sonneries.)

Pour configurer le nombre de sonneries avant réponse

Pour configurer ou modifier le nombre de sonneries avant réponse, procédez comme suit :

1 Sur le panneau de commande, appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez les touches < et > pour sélectionner Config. télécop.,

puis appuyez sur entrée/menu.

3 A l’aide des touches < et >, sélectionnez Conf récep téléc, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Utilisez les touches < et > pour sélectionner Sonns avt répnse,

puis appuyez sur entrée/menu.

5 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le nombre de sonneries

avant réponse, puis appuyez sur entrée/menu.

Activation des motifs de sonnerie de réponse

Français

Un service de sonnerie distincte ou de motif de sonnerie est disponible via certaines compagnies de téléphone locales et p ermet de disposer d e plusieurs numéros de téléph one sur une seule lig ne. C haque n uméro de téléphone possède un motif de sonnerie unique qui vous permet de répondre aux appels voc au x alors que le produit répond aux appels de télécopie.

Si vous v ous abon nez à un s ervice de m otif de so nnerie aup rès d e v otre compagnie de téléphone, vous devez configurer le produit pour répondre au motif de sonnerie correct.

Remarque Si vous ne disposez pas d’un service de motif de sonnerie et que vous

passez du param ètre Toutes sonner. à un autre, le produit peut ne pl us recevoir les télécopies.

FRXC Activation des motifs de sonnerie de réponse 15

Pour activer les motifs de sonnerie de réponse

Pour activer les motifs de sonnerie de réponse, procédez comme suit :

1 Sur le panneau de commande, appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez les touches < et > pour sélectionner Config. télécop.,

puis appuyez sur entrée/menu.

3 A l’aide des touches < et >, sélectionnez Conf récep téléc, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Ut i lis ez le s to uc hes < et > po ur s éle cti on ner Type sonner rép, puis

appuyez sur entrée/menu.

5 Utilisez les touches < et > pour sélectionner le motif de sonnerie

souhaité, puis appuyez sur entrée/menu.

6 Une fois l’installation du produit terminée, demandez à une

personne de vous envoyer une télécopie afin de vérifier que le service de motif de sonnerie fonctio nne correctement.

16 Chapitre 1 Installation FRXC

Télécopie (fonctions

de base)

Ce chapitre présente certaines des fonctions de base du télécopieur disponibles sur le produit HP LaserJet 3330. Pour obtenir des informations co mplèt es sur tout es les f onc tions d u télé copie ur, ainsi que des informations sur toutes les autres fonctions du produit, reportez-vous au guide d’ utili sation électro nique livré su r le CD-R OM du produit. Pour obtenir des instructions sur l’accès au guide d’utilisation électronique, reportez-vous à la section «Accès au guide d’utilisation

électronique », page 46.

Chargement d’originaux à télécopier

Pour charger un document original à télécopier, procédez comme suit.

Pour charger un document à télécopier

1 Avant de charger un document à télécopier dans le bac

d’alimentation automatique (BAA), assurez-vous qu’aucun objet n’est présent sur la vitre du scanner.

2 Placez l’extrémité supérieure du document à télécopier face

imprimée vers le haut dans le BAA, la première page à numériser en haut de la pile.

3 Poussez le document contre le côté du BAA. 4 Faites glisser le document dans le BAA afin de le bloquer en

position.

Le document est maintenant prêt à être télécopié.

Français

FRXC Chargement d’originaux à télécopier 17

Envo i de télécopies

Pour envoyer une télécopie à un destinataire

Remarque Pour améliorer la qualité d’un document papier avant de le télécopier,

numérisez-le, redressez ou nettoyez l’image, puis envoyez le document en tant que télécopie à partir du logiciel. Pour plus d’informations, reportez-vous au guide d’utilisation électronique.

1 Composez le numéro de télécopie via l’une des méthodes

suivantes :

• Utilisez le clavier alphan umérique du panneau de co mmande du

produit.

• Si le numéro de télécopie que vous appelez est associé à une

touche de numérotation rapide, appuyez sur cette touche.

• Si le numéro de télécopie que vous appelez est associé à un

code de numérotation rapide, appuyez sur numérotation abrégée, entrez le code app roprié à l’aide du clavier alphanumérique, puis appuyez sur entrée/menu.

Remarque Lorsque vous composez un numéro à l’aide du clavier alphanumérique,

vous pouvez inclure des pauses ou d’autres chiffres, tels qu’un code de zone, un code d’accès pour les numéros externes à un système PBX (il s’agit général ement du 9 ou du 0) ou un préfix e longue distan ce. P our plus d’informations, reportez-vous à la section « Utilisation de caractères de

numérotation », page 29.

2 Chargez le document dans le bac d’alimentation automatique. 3 Réglez les paramètres de télécopie, telle que la résolution. 4 Appuyez sur fax/envoi.

Une fois la dernière page de télécopie sortie du produit, vous pouvez envoyer une autre télécopie, ou copier ou numériser un nouveau document.

Pour télécopier vers des numéros que vous utilisez fréquemment, vous pouvez leur affecter une touche ou un code de numérotation rapide. Reportez-vous aux sections « Pour programmer des codes et des

touches de numérotation rapide », page 23 et « Pour programmer des codes de numé rotation de lis te », page 27. Si vous disposez d’annuaire s

électroniques, vous pouvez les utiliser pour sélectionner des destinataires. Les annuaires électroniques sont générés par des applications tierces.

18 Chapitre 2 Télécopie (fonctions de base) FRXC

Modification du contraste et de la résolution par défaut des télécopies envoyées

Le contraste joue sur les teintes claires et foncées des télécopies émises, lors de leur envoi. La résolution a une influence sur la netteté des télécopies émise s. Elle a éga lemen t une incide nce sur la vitess e de transmission des télécopies.

Pour modifier le contraste par défaut

Le contraste par défaut est celui normalement appliqué aux documents télécopiés. Le paramètre de contraste par défaut correspond à un positionnement central du curseur.

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Conf envoi téléc, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Clair/Foncé déf.. 5 Utilisez la touche < pour déplacer le curseur vers la gauche et

rendre la télécopie plus claire que l’original, ou utilisez la touche > pour déplacer le curseur vers la droite et rendre la télécopie plus foncée que l’original.

6 Appuyez sur entrée/menu pour enregistrer la sélection.

Français

Pour modifier la résolution par défaut

La résolution joue sur la qualité (en points par pouce) des documents à télécopier. Elle influence également la vitesse de transmission.

Pour mo di fier la ré so lution par défaut de toutes les téléc opi es, procédez comme suit.

1 Appuyez sur la touche résolution pour afficher le paramètre de

résolution actuel.

2 Utilisez la touche < ou > pour afficher le paramètre de résolution

souhaité.

3 Appuyez sur entrée/menu pour enregistrer la sélection.

FRXC Modification du contraste et de la résolution par défaut des télécopies envoyées 19

Suppression de télécopies en mémoire

Utilisez cette proc édure u nique ment p our évi ter que d ’autres utili sa teurs ayant accès à votre produit tentent de réimprimer les télécopies stockées dans la mémoire de réimpression.

ATTENTION Outre le fait de supprimer les télécopies stockées dans la mémoire de

réimpression, cett e procédure supprime la t élécopie en cours d’env oi, les télécopies non envoyées en attente de rappel, les télécopies programmées pour u n en voi ultérieur et le s télé copie s non imprimée s ou non transmises .

Pour supprimer des télécopies en mémoire

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Appuyez une fois sur la touche > pour afficher l’option Fonctions

téléc., puis appuyez sur entrée/menu.

3 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Eff tél stockées, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Appuyez sur entrée/menu pour confirmer la suppression.

Envo i de télécopies à par tir du log iciel

Cette section et la suivante contiennent des instructions sur l’envoi et la réception de télécopies à l’aide du logiciel livré avec le produit. Toutes les rubriques associées au logiciel sont présentées dans l’aide de ce dernie r et sont accessibles à partir de son menu Aide.

Remarque Les utilitaires HP LaserJet Director et Gestionnaire de documents HP

LaserJet ne son t pas pris en charge sou s Mic rosof t Wind ow s 95 . Si v o us utilisez Windo ws 95, v ous pouv ez env o yer des télécopies a v ec le logicie l, mais non en recevoir. Toutefois, toutes les fonctions de télécopie sont disponibles à partir du panneau de commande.

Vous pouvez télécopier des documents électroniques à partir de votre ordinateur dans les cas suivants:

● Le produit HP LaserJet est directement connecté à l’ordinateur ou

est relié à ce dernier via le réseau à l’a ide d’un serveur d’ impression HP Jetdirect.

Remarque Pour obtenir une liste complète des serveurs d’impression HP Jetdirect

pris en charge, reportez-vous au guide de mise en marche.

● Le logiciel du produit est installé sur votre ordinateur.

● Vous utilisez Microsoft Windows 98, ME, NT 4.0 SP3, 2000 ou XP,

ou Mac OS 9.1 ou X.

20 Chapitre 2 Télécopie (fonctions de base) FRXC

Pour envoyer une télécopie à partir du logiciel

La procédure de télé co pie de travaux à partir du logic ie l pe ut varier . Le s étapes les plus courantes sont décrites ici.

1 Sélectionnez un document à télécopier via l’une des méthodes

suivantes :

• Ouvrez le document dans l’utilitaire Gestionnaire de documents

HP LaserJet sur un ordinateur compatible Windows.

• Ouvrez le document dans l’utilitaire HP LaserJet Workplace sur

un ordinateur compatible Macintosh.

• Ouvrez le document dans une application Windows telle que

Microsoft Word. A partir de l’application, sélectionnez l’option

Imprimer du menu Fichier, puis sélectionnez HP LaserJet Series Fax dans la liste déroulante Nom d’imprimante de la

boîte de dialogue d’impression. Cliquez sur OK.

• Chargez le document dans le bac d’alimentation automatique.

2 Ajoutez un ou plusieurs destinataires dans la boîte de dialogue

d’envoi de télécopies HP LaserJet (HP LaserJet Send Fax).

3 Incluez une page de garde (facultatif). 4 C li quez sur Envoyer maintenant.

OU Cliquez sur Envoyer ultérieurement et sélectionnez une date et une heure de report.

Pour plus d’informations sur l’envoi d’une télécopie à l’aide de HP LaserJet Workplace (Mac OS), Gestionnaire de documents HP LaserJet (Windows) ou HP LaserJet Director, reportez-vous au guide d’utilisation électronique.

Français

FRXC Envoi de télécopies à partir du logiciel 21

22 Chapitre 2 Télécopie (fonctions de base) FRXC

Télécopie (fonctions

avancées)

Ce chapitre présente certaines des fonctions avancées du télécopieur disponibles sur le produit HP LaserJet 3330. Pour obtenir des informations co mplèt es sur tout es les f onc tions d u télé copie ur, ainsi que des informations sur toutes les autres fonctions du produit, reportez-vous au guide d’ utili sation électro nique livré su r le CD-R OM du produit. Pour obtenir des instructions sur l’accès au guide d’utilisation électronique, reportez-vous à la section «Accès au guide d’utilisation

électronique », page 46.

A propos des codes et touches de numérotation et des codes de liste

V ous pouvez stoc ke r d es n umé ros d e télé copie f réquem ment comp osés ou des listes de numéros de télécopie sous forme de touches de numérotation rapide, de codes de numérotation rapide ou de codes de numérotati on de liste.

L’annuaire du produit contient 275 codes disponibles qui peuvent être utilisés pour les codes de numérotation rapide et de numérotation de liste. Par ex em pl e , s i vous program m ez 2 25 c ode s po ur la numérotation rapide, vous pouvez utiliser les 50 autres pour la numérotation de liste.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des codes et des touches de numérotation rapide, ainsi que des codes de numérotation de liste, reportez-vous aux procédures suivantes :

Français

Pour programmer des codes et des touches de numérotation rapide

Les codes de numérotation rapide 1 à 9 sont également associés à la touche de numérotation rapide correspondante du panneau de commande. Vous pouvez utiliser les touches de numérotation rapide pour les cod es de numérotation rapide ou de numérotation de liste. Vous pouvez entrer un maximum de 50 caractères pour un numéro de télécopie.

FRXC A propos des codes et touches de numérotation et des codes de liste 23

Remarque Le logiciel simp lifie davant age la programmation de s codes et des touches

de numérotation rapide, ainsi que des codes de numérotation de liste. Pour obtenir des instructions sur la programmation des codes et des touches de numérotation rapide, et des codes de numérotation de liste via le logiciel du produit, reportez-vous au guide d’utilisation électronique.

Pour programmer les codes et les touches de numérotation rapide à partir du panneau de commande du produit, procédez comme suit :

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Annuaire. 4 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Conf. n° individ. 5 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Ajouter. 6 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le numéro du code de

numérotation rapide à asso cier à ce numéro de télécopie, puis appuyez sur entrée/menu. Si vous sélectionnez un numéro compris entre 1 et 9, le numéro de télécopie est associé à la touche de numérotation rapide correspondante.

Remarque Lors de l’entrée d’un numéro de télécopie , vous pouv ez utiliser une virgule

(,) pour insérer une pau se, ou la lettre R si vous souhaitez que le pro duit attende une tonalité.

7 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le numéro de télécopie.

Vous pouvez inclure des espaces ou d’autres chiffres, tels qu’un code de zone, un code d’accès pour les numéros externes à un système PBX (habituellement 9 ou 0) ou un préfixe longue distance.

8 Appuyez sur entrée/menu. 9 A l ’aide du cl avi er alphan umérique, entrez le nom c orrespond ant au

numéro de télécopie. Pour ce faire, appuyez plusieurs fois sur la touche associée à la lettre à entrer, jusqu’à ce que la lettre souhaitée apparaisse. (Pour obtenir la liste des caractères disponibles, reportez-vous à la section « Utilisation de caractères

de numérotation », page 29.)

Remarque Pour ins érer un signe de ponctua tion, appuyez p lusieurs foi s sur la touche

* jusqu’à ce que le car actère so uhaité ap parais se. App uye z ensuit e sur >

pour passer à l’espace suivant.

10 Appuyez sur entrée/menu pour enregistrer ces informations. 11 Si vous devez programmer d’autres codes ou touches de

numérotati on rapide, répétez les étapes 1 à 10.

24 Chapitre 3 Télécopie (fonctions avancées) FRXC

Pour supprimer des codes et des touches de numérotation rapide

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Annuaire. 4 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Conf. n° individ. 5 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Supprimer, puis appuyez

sur entrée/menu.

6 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le numéro du code de

numérotation rapide à supprimer, puis appuyez sur entrée/menu.

7 Appuyez sur entrée/menu pour confirmer la suppression.

Pour programmer rapidement des codes ou des touches de numérotation rapide

Remarque Cette procédure ne peut pas être utilisée pour programmer un code de

numérotation de liste . P our obtenir des instruct ions sur la pr ogr ammatio n de codes de numérotation de liste, reportez-vous à la section «Pour

programmer des codes de numérotation de liste », page 27.

Pour programmer aisément les codes et les touches de numérotation rapide à partir du panneau de commande du produit, procédez comme suit :

1 Sur le panneau de commande du produit, appuyez sur répertoire,

entrez un code de numérotation rapide non programmé, puis appuyez sur entrée/menu.

Appuyez sur une touche de numérotation rapide non programmée. L’affichage du panneau de commande vous indique si la touche ou le code de numérotation rapide n’a pas été programmé.

2 Appuyez sur entrée/menu pour programmer le code ou la touche

de numérotation rapide.

3 Entrez le numéro de télécopie, puis appuyez sur entrée/menu.

caractères de numérotation », page 29.)

Français

Remarque Lors de l’entrée d’un numéro de télécopie , vous pouv ez utiliser une virgule

(,) pour insérer une pau se, ou la lettre R si vous souhaitez que le pro duit attende une tonalité.

FRXC A propos des codes et touches de numérotation et des codes de liste 25

4 Indiquez le nom correspondant au numéro de télécopie. Pour ce

faire, appuyez plusieurs fois sur la touche associée à la lettre à entrer, jusqu’à ce que la lettre souhaitée apparaisse. (Pour obtenir la liste des caractères disponibles, reportez-vous à la section

« Utili sation de caractères de numérotation », page 29

5 Appuyez sur entrée/menu pour enregistrer ces informations.

Pour programmer une touche de numérotation rapide pour un autre service longue distance

Si vous utilisez un autre service longue distance, vous pouvez programmer une touche de numérotation rapide afin de composer le numéro d’accès correspondant avant le numéro de télécopie. Lorsque vous devez utiliser cette touche de numérotation rapide, appuyez dessus, entrez le num éro de téléc opie , puis app uy ez sur fax/envoi. Les numéros d’accès e t de téléc opie sont composés si multan ément. Si v ous composez le numéro d’accè s pour pr atiqu ement c haque tél écopi e, il est plus simple de le programmer en tant que préfixe de numérotation (reportez-vous à la section « In sertion d’un préfixe de numérotation »,

page 30).

Remarque Le logiciel simp lifie davant age la programmation de s codes et des touches

de numérotation ra pide, ainsi que des co des de numérotation d e liste (non disponible sous Windows 95). Pour obteni r des instructions sur la programmatio n des codes et des touche s de nu mérotation rapid e, et des codes de numérotati on de liste via le logiciel du produit, reportez-vo us au guide d’utilisation électronique.

Si le numéro d’accès comporte plus de 10 caractères ou si vous n’utilisez que rarement ce dernier, procédez comme suit.

1 Su iv ez les ét apes 1 à 6 d e la s ection « Pour programmer des codes

et des touches de n umér otatio n rap ide», page 23. Lors de la saisie

du numéro de télécopie, vous pouvez également devoir effectuer une ou plusieurs des tâches suivantes :

• Si vous devez attendre une tona lité d’accès lors de la

composition du numéro, insérez au moins une pause de trois secondes en appuyant sur pause/rappel.

• Entrez un PIN (personal identification number - numéro

d’identification personnel), si nécessaire.

2 Une fois le numéro d’accès saisi, appuyez sur pause/rappel. Une

pause à la fin de la chaîne indique au produit de ne pas composer ce numéro avant que vous ayez composé le numéro de télécopie.

3 Passez aux étapes 7 à 10 de la section « Pour programmer des

codes et des touches de numérotation rapide », page 23.

26 Chapitre 3 Télécopie (fonctions avancées) FRXC

Pour gérer les codes de numérotation de liste

Si vous envoyez régulièrement des informations vers la même liste de personnes, vous pouvez programmer un code de numérotation de liste pour simplifier la tâche. Tout code de numérotation rapide disponible peut être programmé avec les codes de numérotation de liste. Les codes de numérotation de liste 1 à 9 sont également associés à la touche de numérotation rapide correspondante du panneau de commande. Tout particulier peut être ajouté à une liste. Une touche ou un code de numérotation rapide programmé doit être attribué à tous les membres de li ste avant que ces derniers puissent être ajoutés au code de numérotation de liste.

Pour gérer vos codes de numérotation de liste, procédez comme suit.

Remarque Le logiciel simp lifie davant age la programmation de s codes et des touches

Pour programmer des codes de numérotation de liste

1 Attribuez un code de numérotation rapide à chaque numéro de

télécopie à ajouter à cette liste. (Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la section « Pour programmer des codes et des

touches de numérotation rapide », page 23.)

2 Appuyez sur entrée/menu. 3 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Annuaire. 5 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Configur. groupe, puis

appuyez sur entrée/menu.

6 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Ajouter groupe, puis

appuyez sur entrée/menu.

7 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le numéro à associer à

cette liste, puis appuyez sur entrée/menu. Si vous sélectionnez un numéro compris entre 1 et 9, cette liste est assoc ié e à la touc he de numérotation rapide correspondante.

8 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le nom correspondant à

la liste. Pour obtenir des instructions sur l’utilisation du clavier, reportez-vous à la section « Utilisation de caractères de

numérotation », page 29. Une fois le nom de la liste entré, appuyez

sur entrée/menu.

Français

FRXC A propos des codes et touches de numérotation et des codes de liste 27

9 Appuyez sur la touche de numérotation rapide ou sélectionnez le

code de numérotation rapide du membre souhaité, puis appuyez sur entrée/menu. Appuyez de nouveau sur entrée/menu pour confirmer l’ajout. Répétez cette étape pour chaque membre à ajouter.

10 Une fois terminé, appuyez sur annuler. 11 Si vous devez saisir d’autres codes de numérotation de liste,

appuyez sur entrée/menu, puis répétez les étapes 1 à 11.

Pour supprimer des codes de numérotation de liste

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Annuaire. 4 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Configur. groupe, puis

appuyez sur entrée/menu.

5 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Supprimer groupe, puis

appuyez sur entrée/menu.

6 A l’aide du clavier alphanumérique, entrez le numéro du code de

numérotation de liste à supprimer, puis appuyez sur entrée/menu.

7 Appuyez sur entrée/menu pour confirmer la suppression.

Pour supprimer un individu d’un code de numérotation de liste

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Annuaire. 4 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Configur. groupe, puis

appuyez sur entrée/menu.

5 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Supp n° groupe, puis

appuyez sur entrée/menu.

6 Ut i lis ez la touc he < ou > po ur s éle cti on ner l ’in div id u à s up primer d e

la liste.

7 Appuyez sur entrée/menu pour confirmer la suppression. 8 Rép étez le s étapes 6 et 7 pour supp rimer d’autre s particuliers de la

liste.

OU Appuyez sur annuler si vous avez terminé.

28 Chapitre 3 Télécopie (fonctions avancées) FRXC

Pour supprimer toutes les entrées de l’annuaire

Vous pouvez supprimer la totalité des codes et des touches de numérotation rapide, ainsi que des codes de numérotation de liste programmés dans le produit.

ATTENTION Une fois q ue vous av ez supprimé les codes et les touches de nu mérotation

rapide, ainsi que les codes de numérotation de liste, vous ne pouvez pas les récupére r.

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Annuaire. 4 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Tout supprimer, puis

appuyez sur entrée/menu.

5 Appuyez sur entrée/menu pour confirmer la suppression.

Utilisation de caractères de numérotation

Lors de l’utilisation du panneau de commande pour entrer votre nom dans l’en-tête, pour entrer le nom d’une touche ou d’un code de numérotation rapide, ou d’un code de numérotation de liste, appuyez plusieurs fois sur une touche numérique jusqu’à ce que la lettre voulue apparaisse. Appuyez ensuite sur la touche > pour sélectionner cette lettre et passer à l’espace suivant. Le tableau ci-dessous présente les lettres et numéros insc rits sur chaque to uche du cla vier alpha numérique lorsque la langue par défaut est configurée sur l’anglais:

Français

Numéro de touche Caractères

2 A B C À Á Â Ã Ä Å Æ Ç a b c à

á â ã ä å æ ç 2

3 D E F È É Ê Ë d e f è é ê ë 3

4 G H I Ì Í Î Ï g h i ì í î ï 4

5J K L j k l 5

FRXC Utilisation de caractères de numérotation 29

6 M N O Ñ Ò Ó Ô Õ Ö Œ m n o

ñ ò ó ô õ ö œ 6

7P Q R S p q r s 7

8 T U V Ù Ú Û Ü t u v ù ú û ü 8

9 W X Y Z w x y z 9

* ( ) + - . / , “ * & @

# espace #

Pour insérer une pause ou un délai d’attente

Vous pouvez insérer des pauses dans le numéro de télécopie que vous composez, ou que vous programmez sous forme d’une touche ou d’un code de numé rotation r apide , ou d ’un code de nu mérotation de list e. Les pauses s’avèrent souvent nécessaires lors de la composition d’un numéro international ou de la connexion à une ligne extérieure.

Appuyez sur pause/rappel pour inclure une pause de trois secondes dans la séquence de num érotati on. Un e virgul e appar aît sur le panneau de commande. Elle indique la présence d’une pause en ce point de la séquence de numérot atio n.

Insertion d’un préfixe de numérotation

Un préfixe de numérotation représ ente un ou plus ieur s nu méros ajouté s automatiquement au début de chaque numéro de télécopie saisi via le panneau de commande ou à partir du logiciel.

Par défaut, ce paramètre est désactivé. Vous pouvez activer ce paramètre et entrer un préfixe, par exemple si vous devez composer un numéro tel que « 9 » pour accéder à une ligne externe. Lorsque ce paramètre est act ivé, i l est tou jours po ssib le de c ompos er un num éro de télécopie ne comportant pas de préfixe de numérotation à l’aide de la numérotation manuelle. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la section « Utilisation de la numérota tion manuelle », page 31

30 Chapitre 3 Télécopie (fonctions avancées) FRXC

Pour configurer le préfixe de numérotation

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Appuyez une fois sur > pour sélectionner Conf envoi téléc, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Préfixe, puis appuyez

sur entrée/menu.

5 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Actif ou Inactif, pui s

appuyez sur entrée/menu.

6 Si vous avez sélectionné Actif, utilisez les touches numériques

pour saisir le préfixe, puis appuyez sur entrée/menu. Vous pouvez utiliser des numéros, des pauses et des symboles de numérotation.

Activation d’un téléphone personnel

Lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez signaler au produit qu’il doit se charger de l’appel de télécopie entrant en appuyant dans l’ordre sur 1-2-3 sur le clavier du téléphone. Par défaut, ce paramètre est activé. Ne désactivez ce paramètre que si vous disposez d’un service de votre compagnie de téléphone qui utilise également la séquence 1-2-3. Le service ne fonctionnera pas s’il est en conflit avec le produit.

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Config. télécop., puis

appuyez sur entrée/menu.

3 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Conf récep téléc, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Extension téléph, puis

appuyez sur entrée/menu.

5 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Actif ou Inactif, pui s

appuyez sur entrée/menu pour enregistrer votre sélection.

Français

Utilisation de la numérotation manuelle

En règle générale , le produit co mpose le n uméro une f ois que vo us av ez appuyé sur fax/envoi. Vous pouvez cependant souhaiter que le produit compose le numéro au fur et à mesure que vous appuyez sur les chiffres. P ar exemple , s i vo us f ac turez votre appel sur une carte d’appel, vous devez composer le numéro de télécopie, attendre la tonalité d’acceptation de votre compagnie de téléphone, puis composer le numéro de la carte d’appel. Lorsque vous effectuez des appels internationaux, vous devez composer une partie du numéro, puis attendre les tonalités avant de poursuivre la numérotation.

FRXC Activation d’un téléphone personnel 31

Pour utiliser la numérotation manuelle

1 Chargez le document dans le bac d’alimentation automatique. 2 Appuyez sur fax/envoi. 3 Commencez la numérotation. Le numéro de télécopie est composé

au fur et à mesure que vous appuyez sur les chiffres. Vous pouvez ainsi attendre les pauses ou les tonalités d’accès international ou d’acceptation de la carte d’appel avant de poursuivre la numérotation.

Impression du relevé d’activité de télécopie

Vous pouvez, à la demande, imprimer un relevé des 40 dernières télécopies. Ce relevé contient les entrées suivantes :

● Toutes les télécopies reçues sur le produit

● Toutes les télécopies envoyées à partir du panneau de commande

● Toutes les télécopies envoyées via le Gestionnaire de documents

HP LaserJet (pour les ordinateurs compatibles Windows directement connectés au produit)

● Toutes les télécopies envoyées via HP Workplace (pour les

ordinateurs compatibles Macintosh directement connectés au produit)

Remarque L’utilitaire Gestionnaire de documents HP LaserJet n’est pas pris en

charge sous Microsoft Windows 95.

Pour imprimer le relevé d’activité de télécopie

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Rapports, puis appuyez

sur entrée/menu.

3 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Relevé télécopie, puis

appuyez sur entrée/menu.

4 Appuyez sur entrée/menu pour sélectionner Imprimer relevé. Le

produit quitte le menu de configuration et imprime le relevé.

32 Chapitre 3 Télécopie (fonctions avancées) FRXC

Modification du moment d’impression du rapport d’appel de télécopie

Un rapport d’appel de télécopie est un rapport bref qui indique l’état de la dernière télécopie envoyée ou reçue. Vous pouvez configurer le produit pour qu’il imprime un rapport d’appel de télécopie à la suite des événements suivants :

● Chaque erreur de télécopie (paramètre par défaut)

● Erreur d’envoi de télécopie

● Erreur de réception télécopie

● Chaque télécopie

● Envoi de télécopie uniquement

● Jamais

Remarque Si vous sélecti onn ez Jamais, vo us n’au rez auc un e ind ic ati on p ermettant

de savo ir si la transmis sion de la télécopi e a réussi, sauf si v ous imprimez un relevé d’activité de télécopie.

Pour configurer le moment d’impression du rapport d’appel de télécopie

Pour configure r le moment d’impressio n du ra pport d’appel de téléc opie, procédez comme suit :

1 Appuyez sur entrée/menu. 2 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Rapports, puis appuyez

sur entrée/menu.

3 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner Rapport appels téléc,

puis appuyez sur entrée/menu.

4 Appuyez une fois sur la touche > pour sélectionner Imprimer

rapport, puis appuyez sur entrée/menu.

5 Utilisez la touche < ou > pour sélectionner l’option correspondant

au moment où vous voulez imprimer les rapports d’appel de télécopie.

6 Appuyez sur entrée/menu pour enregistrer la sélection.

Français

FRXC Modification du moment d’impression du rapport d’appel de télécopie 33

34 Chapitre 3 Télécopie (fonctions avancées) FRXC

Dépannage

Utilisez les informations de ce chapitre pour résoudre des problèmes généraux de télécopie. Pour obtenir des informations de dépannage plus avancées, reportez-vous au guide d’utilisation électronique.

Votre télécopieur est-il correctement configuré ?

Reportez-vous à la liste de vérifications suivante pour déterminer les causes des problèmes de télécopie que vous risquez de rencontrer.

● Utilisez-vous le cordon téléphonique fourni avec le produit ?

Ce produit a été testé avec le cordon téléphonique fourni pour répondre à la norme RJ11.

● Le connecteur de ligne de télécopie/téléphone est-il installé

dans la prise correcte du produit ?

Il doit être branché sur la prise de ligne du produit (la prise supérieure indiquée par un « L »). Vous devez ouvrir le panneau latéral gauche pour accéder à la prise. Pour plus de détails, reportez-vous à la section « Connexion du produit à une ligne

téléphonique », page 6.

● Le connecteur de ligne de télécopie/téléphone est-il

correctement inséré à l’arrière du produit ?

Tirez doucement sur le connecteur de ligne de télécopie/téléphone pour vérifier qu’il est fermement fixé sur le produit.

● La prise téléphonique murale fonctionne-t-elle correctement ?

Vérifiez la présence d’une tonalité en connectant un téléphone à la prise murale. En tendez -v ous une ton alité et pouvez-vous pas ser u n appel ?

Quel type de ligne téléphonique utilisez-vous ?

● Ligne dédiée : Un numéro de télécopie/téléphone unique attribué

pour la réception ou l’envoi de télécopies. Le cordon téléphonique doit être connecté au port supérieur dans le panne au latéral gauche du produit (celui non représenté par une icône de téléphone).

● Ligne téléphonique partagée : Système dans lequel les

télécopies et le s app els té léphoniques sont reçus ou envoyés via la même ligne téléphonique et le même numéro. Une ligne

Français

FRXC Votre télécopieur est-il correc tem ent confi guré? 35

téléphonique standard simple peut uniquement effectuer une fonction à la fois. Vous ne pouvez pas envoyer de télécop ie lorsq ue vous parlez au téléphone ou lors d’une connexion à Internet via la même ligne téléphonique.

● Système PBX : Système téléphonique utilisé dans un

environnement professionnel. Les téléphones de particulier standard et le produit HP LaserJet 3330 utilisent un signal téléphonique anal ogique. Les s ystèmes PBX sont n umériques et ne sont pas compatibles avec les téléphones de particulier et avec les appareils tels que le produit HP LaserJet 3330. Vous devez avoir accès à une ligne téléphonique analogique standard pour envoyer ou recevoir des télécopies.

● Lignes de transfert : Caractéristique de système téléphonique

dans laquelle , lorsqu’u ne ligne en trant e est occupé e, l’ appel sui va nt est reconduit vers la prochaine ligne disponible. Essayez de connecter le produit à la première ligne téléphonique entrante. Le produit répondr a à l’appel après le no mbre de son neries déf ini dans le paramètre de nombre de sonneries avant réponse du produit. (Reportez-vous à la section « Configuration de nombre de

sonneries avant réponse », page 14.)

● Service de sonnerie distincte : La compagnie de téléphone peut

attribuer deux numéros de téléphone à une ligne physique et affecter à chaque numéro un motif de sonnerie différent. Assurez-vous que le produit est configuré pour répondre au motif de sonnerie distincte correct attribué par votre compagnie de téléphone. (Reportez-vous à la section « Activation des motifs de

sonnerie de réponse », page 15.)

Utilisez-vous un protecteur de surtension ?

Il s’agit d’un périphérique placé entre la prise murale et le produit pour protéger ce dernier de la puissance électrique circulant dans les lignes téléphoniques. Cette puissance électrique peut provoquer certains problèmes de communication de télécopieur en dégradant la qualité du signal téléphonique . Si v ous renc ontrez des prob lèmes lors de l’env oi ou de la réception de télécopies et utilisez un de ces périphériques, connectez directement le produit à la prise de téléphone murale pour déterminer si le problème est lié au protect eur de surtension.

Utilisez-vous un service de messagerie vocale d’une compagnie de téléphone ?

Il s’agit d’un service de messagerie vocale utilisé pour remplacer les répondeurs téléphoniques. Si le paramètre de sonneries avant réponse du service de messagerie est inférieur à celui du produit, le service de messagerie répond à l’appel et le produit ne peut pas recevoir les télécopies. Si le paramètre de sonneries avant réponse du produit est inférieur à celui du service de messagerie, le produit répond à tous les appels et aucun appel n’est dirigé vers le service de messagerie. La

36 Chapitre 4 Dépannage FRXC

seule solution de messagerie vocale pouvant être utilisée avec satisfaction avec le produit consiste en un répondeur téléphonique autonome.

Utilisez-vous un répondeur ?

Tout répondeur téléphonique doit être directement connecté au port situé dans le panneau latéral gauche du produit (identifié par une icône de téléphone) ou partagé sur le même poste de ligne téléphoni que.

Configurez le nombre de sonneries avant réponse du produit sur une sonnerie de plus que le répondeur. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section « Configuration de nombre de sonneries

avant répo nse», page 14.

Remarque Si un répondeur est connecté sur la même ligne téléphonique mais sur

une prise différente, il peut interférer avec la possibilité du produit de recevoir des télécopies.

Problèmes généraux de télécopie

Reportez-vous aux tableaux de cette section pour résoudre les problèmes de t élécopie.

Problème Cause Solution

Français

L’entraînement du document est interrompu en cours de télécopie.

FRXC Problèmes généraux de télécopie 37

Vous ne devez pas charger des pages dont la longueur dépasse 381 mm (15 pouces). La télécopie d’une page plus longue s’arrête au bout de 381mm (15 pouces).

Le format de page minimum pour le bac d’alimentation automatique est 127 x 127 mm (5 x 5 pouces). Les documents dont le format est trop petit risquent de se bloquer dans le bac d’alimentation automatique.

Si aucun bourrage ne s’est produit et que le temps écoulé ne dépasse pas une minute, attendez un moment avant d’appuyer sur

Cancel.

Si un bourrage s’est produit, reportez-vous aux rubriques relatives à la suppression des bourrages dans le guide d’utilisation électronique. Envoyez ensuite à nouveau le travail.

Si un bourrage s’est produit, reportez-vous aux rubriques relatives à la suppression des bourrages dans le guide d’utilisation électronique.

Problème Cause Solution

Les relevés d’ activité d e télécopie ou les rapports d’appel de télécopie sont imprimés à des heures imprévues.

Le volume des sons émis par le produit est trop élevé ou trop faible.

Les paramètres des relevés d’activité de télécopie ou des rapports d’appel de télécopie sont incorrects.

Vous devez régler le volume. Dans le guide d’utilisation

Imprimez un rapport de configuration e t r ech erc hez l’ heu re d’impression des rapports. Dans le guide d’utilisation él ectronique, reportez-vous aux rubriques relatives à l’impression d’un rapport de configuration, à la configuration du mom en t d’impression d u r apport d’appel de télécopie et à la configuration de l’impression aut omatique du relev é d’activité de télécopie.

électronique, reportez-vous à la rubrique relative à la modification du volume sono re pour ob tenir des instructi ons sur la modification des paramètres.

Problèmes de réception de télécopie

Reportez-vous au tableau de cette sec tio n p our rés oud re les problèmes pouvant surven ir lors de la récepti on de télé co pie.

Problème Cause Solution

Impossible de recevoir des télécopies à partir d’un téléphone personnel

38 Chapitre 4 Dépannage FRXC

Le paramètre de téléphone personnel peut être désactivé.

Le cordon téléphonique n’est pas fermement connecté.

Pour ob tenir des instructions sur la modification de ce paramètre, reportez-vous à la section

« Activation d’un téléphone personnel », page 31.

Assurez-vous que le cordon téléphonique est correctement connecté au téléphone et au produit (ou à tout autre appareil connecté au produit). Appuyez consécutivement sur 1-2-3, attendez trois secondes, puis raccrochez.

Problème Cause Solution

Le téléphone ou le répondeur connecté à la ligne ne reçoit pas les appels téléphoniques.

Le produit ne répond pas aux appels de télécopie entrants.

Le cordon téléphonique n’est pas correctement connecté.

Le mode de réponse ou le nombre de sonneries avant réponse n’est pas correctement configuré .

Le répondeur ou le téléphon e ne fonctionne pas.

Le mode de réponse est configuré sur Manuel.

Pour vérifier l’installation, reportez-vous à la section

« Connexion du produi t à une ligne téléphonique », page 6. Le produit

doit être le premier appareil connecté à la ligne téléphonique.

Pour déterminer les paramètres requis, reportez-vous à la section

« Configuration du mode de réponse », page 13 ou « Configuration de nombre de sonneries avant réponse », page 14. Le nombre de sonneries

avant réponse doit être supé rieur à celui défini pour le répondeur.

Connectez le téléph one ou le répondeur directement à la ligne téléphonique et assurez-vous qu’il fonctionne.

En mode de réponse manuelle, le produit ne répond jamais aux appels. Vous devez répondre aux appels et activer vous-même la réception des té lécopies . P ou r plus d’informations, reportez-vous à la section « Configuration du mode

de réponse », page 13.

Français

Le nombre de sonneries avant réponse n’ est pas correctement configuré .

FRXC Problèmes de réception de télécopie 39

Vérifiez le nombre de sonneries avant réponse de votre configuration. Pour déterminer le paramètre requis, reportez-vous à la section « Configuration de

nombre de sonneries avant réponse », page 14.

Problème Cause Solution

Le produit ne répond pas aux appels de télécopie entrants. (suite)

La fonction des motifs de sonnerie de réponse est activée, mais vous ne disposez pas du service correspondant ou, vous en disposez, mais cette fonction n’est pas correctement configurée.

Le cordon téléphonique n’est pas correctement br anch é ou ne fonctionne pas.

Le produit peut ne pas entendre les tonalités de télécopieur en raison de la présence d’un mess age vocal lu par le répondeur.

Le nombre d’appareils connectés à la ligne téléphonique est trop élevé.

Vérifiez la configuration de la fonction des motifs de sonnerie de réponse. Reportez-vous à la section « Activation des motifs de

sonnerie de réponse», page 15.

Pour vérifier l’installation, reportez-vous à la section

« Connexion du produi t à une ligne téléphonique », page 6. Vérifiez

que vous utilisez le cordon USB fourni avec le produit.

Enregistrez à nouveau le message du répondeur, en laissant au minimum deux secondes de silence au début du message.

Débranchez le dernier appare il connecté et assurez-vous que le produit fonctionne. Dans la négative, continuez à retirer des appareils un par un et réessayez après chaque retrait.

La ligne téléphonique ne fonctionne pas.

Procédez de l’une des manières suivantes :

● Augmentez le volume sur le

produit et appuyez sur fax/envoi sur le panneau de commande. Si vous entendez une tonalité, la ligne téléphonique f on cti on ne .

● Débranchez le produit de la

prise téléphonique et connectez un téléphone. Essayez d’effectuer un appel téléphonique pour vérifier que la ligne téléphonique fonctionne.

40 Chapitre 4 Dépannage FRXC

Problème Cause Solution

Le produit ne répond pas aux appels de télécopie entrants. (suite)

Un service de messagerie vocale électronique perturbe la réception des a ppels par le produit.

Le produit manque de papier et la mémoire est saturée.

Procédez de l’une des manières suivantes :

● Désactivez le service de

messagerie.

● Faites installer une ligne

téléphonique dédiée aux appels de télécopie.

● Configurez le mode de

réponse du produit su r Manuel. En mode de réponse manuelle, vous devez lancer vous-même la réception des télécopies.

● Conservez le produit configuré

sur le mode automatique et diminuez le nombre de sonneries av an t répons e du produit sur un nombre inf érieur à celui du répondeur (reportez-vous à la section

« Confi guration de nombre de sonneries av an t répons e», page 14). Le produit répond

alors à tous les appels entrants.

Rechargez le ba c d’alimentatio n en papier . Le produit im primera toute s les télécopies enregistrées en mémoire, puis reprendra la réponse aux appels de télécopie.

Français

La transmission ou la réception des télécopies est très lente.

FRXC Problèmes de réception de télécopie 41

Vous envoyez ou recevez une télécopie complexe, telle qu’une télécopie comportant de nombreux graphiques.

La vitesse de tra nsmission du modem du télécopieur de destination est lente .

La transmission ou la réception des télécopies complexes est plus longue.

Le produit envoie la télécopie uniquement à la vit esse de mo dem maximale prise en charge par le télécopieur de destin ation.

Problème Cause Solution

La transmission ou la réception des télécopies est très lente. (suite)

Le produit n’imprime pas les télécopies ou ne les imprime pas correctement.

La résolution d’envoi ou de réception de la télécopie est très élevée. Une haute résolution améliore la qualité mais augmente en contrepa rtie la durée de transmission.

Si la connexion de la ligne téléphonique est mauvaise , le produit et le télécopieur de destination ralentissent la transmission afin de réduire le risque d’erreur.

Le bac d’alimentation en papier est vide.

Si vous êtes le destinataire de la télécopie, appelez son expéditeur, demandez-l ui de réduire l a résolution et de renvoyer la télécopie. Si vous êtes l’expéditeur de la télécopie, réduisez la résolution, puis renvoyez la télécopie. Pour modifier la va leur du par amètre pa r défaut, reportez-vous à la section

« Modification du contras te et de la résolution par défaut des télécopies envoyées », page 19.

Raccrochez et renvoyez la télécopie. Faite s vérifier l a ligne téléph onique par votre compagnie de téléphone.

Chargez le support. Les télécopies reçues lorsque le b ac es t v id e s ont stockées en mémoi re et impri mées une fois le bac rempli.

L’option de réception de l’ordinateur est sélectionnée et les télécopies sont reçues par ce dernier.

42 Chapitre 4 Dépannage FRXC

Vérifiez si l’ordinateur est en train de recevoir des télécopies: Cliquez sur Démarrer, pointez sur

Programmes, su r HP LaserJet 3300, sur Outils, puis cliquez sur Configuration du périphérique HP LaserJet.

Cliquez sur l’onglet Télécopier, puis sur l’onglet Recevoir. Désactivez la case Recevoir sur le PC si ce n’est pas déjà fait, puis cliquez sur OK.

Problème Cause Solution

Les télécopies sont imprimées sur deux pages au lieu d’une.

Les télécopies reçues sont trop claires ou seule la moitié de la page s’imprime.

La configuration de la réduction automatique est incorrecte.

La cartouche d’encre du produit s’est vidée pendant l’impression d’une télécopie.

Problèmes d’envoi de télécopies

Pour réduire les télécopies afin qu’elles tiennent sur une seule page, vous devez activer l’option de réduction automatique. Si ce paramètre est désactivé, les télécopies risquent d’être imprimées sur plusieurs pages. Dans le guide d’utilisation électronique, reportez-vous à la rubrique relative à la réduction automatique pour modi fier ce paramètre.

Français

Le produit stocke les 10 télécopies imprimées en dernier. Dès que possible, remplacez la cartouche d’impression et reportez-vous aux instructions de réimpression d’une télécopie dans le g uide d’u tilis ation électronique.

Reportez-vous au tableau de cette sec tio n p our rés oud re les problèmes pouvant survenir lors de l’envoi de télécopies.

Problème Cause Solution

L’envoi de télécopie s’est interrompu.

FRXC Problèmes d’envoi de télé co pies 43

Le télécopieur auquel vous envoyez la télécopie ne fonctionne pas correctement.

Essayez d’envoyer la télécopie à un autre télécopieur.

Problème Cause Solution

L’envoi de télécopie s’est interrompu. (suite)

Le produit reçoit des télécopies mais ne peut pas en envoyer.

Votre ligne téléphonique ne fonctionne pas.

Si votre produit est connecté à un système PBX, il est possible que ce dernier produise une tonalité que le produit ne peut pas détecter.

La connexion téléphonique est peut-être mauvaise.

Procédez de l’une des manières suivantes :

● Augmentez le volume sur le

produit et appuyez sur fax/envoi sur le panneau de commande. Si vous entendez une tonalité, la ligne téléphonique f on cti on ne .

● Débranchez le produit de la

prise téléphonique et connectez un téléphone. Essayez d’effectuer un appel téléphonique pour vérifier que la ligne téléphonique fonctionne.

Désactivez la détection de la tonalité. Reportez-vous à la rubrique relative à la configuration de la tonalité dans le guide d’utilisation électronique.

Réessayez plus tard.

Le télécopieur auquel vous envoyez la télécopie ne

Essayez d’envoyer la télécopie à un autre télécopieur.

fonctionne pas correctement.

Votre ligne téléphonique ne fonctionne pas.

Procédez de l’une des manières suivantes :

● Augmentez le volume sur le

produit et appuyez sur fax/envoi sur le panneau de commande. Si vous entendez une tonalité, la ligne téléphonique f on cti on ne .

● Débranchez le produit de la

prise téléphonique et connectez un téléphone. Essayez d’effectuer un appel téléphonique pour vérifier que la ligne téléphonique fonctionne.

44 Chapitre 4 Dépannage FRXC

Problème Cause Solution

La numérotation des appels de télécopie sortants ne s’interrompt pas.

Les télécopies envoyées ne parviennent pas au télécopieur de destination.

Le produit recompose automatiquement un numéro de télécopie si l’optio n Rappel si occupé est activée.

Le télécopieur de destination est hors tension ou présente une erreur, par exemple un manque de papier.

Une télécopie peut être stockée en mémoire car elle attend le rappel du numéro occupé, car d’autres travaux sont prioritaires sur la liste d’attente des envois ou parce qu’elle est configurée pour l’envoi en différé.

Pour interrompre les rappels lorsque le produit compose un numéro, appuyez sur annuler. Si vous devez modifier le paramètre, reportez-vous à la rubrique relative à la renumérotation dans le guide d’utilisation électronique.

Appelez le destinataire pour vous assurer que son télécopieur est sous tension et qu’il est prêt à recevoir des télécopies.

Si un travail de télécopie est en mémoire pour l’u ne de ces r aison s, une entrée correspondant à ce travail apparaît dans le relevé de télécopie. Imprimez le relevé d’activité de télécopie (reportez-vous à la section

« Impression du rele vé d’activ ité de télécopie », page 32) et

recherchez les travaux dont l’état est Attente dans la colonne Etat.

Français

Vous ne pouvez pas composer tous les numéros inclus dans un long numéro de télécopie.

FRXC Problèmes d’envoi de télé co pies 45

Le nombre max imum de chiffres ou de caractères pouvant être saisis dans un numéro de télécopie est de 50.

Essayez de composer le numéro de télécopie en mode manuel. Reportez-vous à la section

« Utilisation de la numérotation manuelle », page 31.

Accès au guide d’utilisation électronique

Pour accéder au guide d’utilisation électronique à partir du logiciel du produit

Si vous avez installé le logiciel du produit, vous pouvez accéder au guide d’utilisation électronique en sélectionnant Guide d’utilisation

électronique dans le menu Aide du logiciel.

Pour accéder au guide d’utilisation électronique à partir du CD-ROM du produit

Si vous n’avez pas installé le logiciel du produit, vous pouvez tout de même afficher le guide d’utilisation électronique sur l’ordinateur en procédant comme suit :

1 Pour ouvrir l’écran de bienvenue, insérez le CD-ROM du logiciel du

produit dans le lecteur de CD de l’ordinateur.

• Si l’écran de bienvenue n’apparaît pas, cliquez sur Démarrer

sur la barre des tâches de Windows, puis sur Exécuter, entrez

Z:\setup (où Z est la lettre du lecteur de CD), puis cliquez sur

OK. 2 Dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Documentation. 3 Dans l’écran Document ati on, cl iqu ez su r Format PDF ou Format

HTML dans la boîte de dialogue des options d’affichage du guide

d’utilisation.

Remarque Si votre ordinateur f onctionne sous Windows 95, vous de vez a voir instal lé

Internet Explorer version 4.01 ou ultérieure pour afficher ou imprimer le guide d’utilisation électronique dans le format d’aide HTML.

Pour afficher ou im primer le guide d ’utilisation électronique dans le f ormat PDF, vous devez disposer d’Adobe Acrobat installé sur votre ordinateur.

46 Chapitre 4 Dépannage FRXC

hp LaserJet 3330mfp

Deutsch

Faxhandbuch

Alle Rechte vorbehalten. Außer im Rahmen der geltenden Copyright-Gesetze darf kein Teil dieses Handbuchs ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Herstellers reproduziert, adaptiert oder in eine andere Sprache übersetzt werden.

Teilenummer C9126-90913 Erste Ausgabe, September 2001

Gewährleistung

Die in diesem Handbuch enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden.

Hewlett-Packard übernimmt keinerlei Gewährleistung in Bezug auf diese Informationen. HEWLETT-PACKARD ÜBERNIMMT KEINE GEWÄHRLEISTUNG DAFÜR, DASS DAS PRODUKT VON DURCHSCHNITTLICHER QUALITÄT UND FÜR DEN NORMALEN GEBRAUCH SOWIE FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK GEEIGNET IST.

Hewlett-Packard übernimmt keine Haftung fü r direkte, indirekte, zufäll ige, Folge- oder andere Schäden, die im Zusammenhang mit der Bereitstellung oder Verwendung dieser Informatione n stehen sollen.

HINWEIS FÜR BENUTZER IM DIENSTE DER US-REGIERUNG: KOMMERZIELLE COMPUTERSOFTWARE MIT BESCHRÄNKTEN NUTZUNGSRECHTEN: „Die Benutzung, Vervielfältigung oder Offenlegung durch die Regierung der USA unterliegt den Beschränkungen nach

Maßgabe des Paragraphen (c)(1)(ii) der Bestimmung über die Rechte an technischen Daten und Co mputersoftware in DFARS 52.227-7013.“

Sicherheitsinformationen WARNUNG! Stromschlagrisiko

Treffen Sie beim Gebrauch dieses Produkts stets grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, um Verletzungen durch Feuer oder einen elektrischen Schlag zu vermeiden.

1 Lesen Sie alle Anleitungen

im elektronischen Benutzerhandbuch aufmerksam durch.

2 Beachten Sie alle

Warnungen und Anleitungen auf dem Produkt.

3 Wenn Sie den HP LaserJet

3330 an eine Stromquelle anschließen, verwenden Sie nur eine geerdete elektrische Steckdose. Wenn Sie nicht wissen, ob die Steckdose geerdet ist, ziehen Sie einen qualifizierten Fachmann zu Rate.

4 Berühren Sie keine

Kontakte am Ende des Telefonkabels oder an den Anschlüssen des HP LaserJet 3330. Ersetzen Sie beschädigte Kabel unverzüglich durch neue Kabel.

5 Installieren Sie

Telefonkabe

6 l nie während eines

Gewitters.

7 Trennen Sie das Gerät vor

der Reinigung vom Stromnetz sowie von Telefondosen.

8 Installieren Sie das Gerät

nicht in der Nähe von Wasser oder wenn Sie selbst nass sind.

9 Installieren Sie das Gerät

sicher auf einer stabilen Stellfläche.

10 Installieren Sie das Gerät

an einem sicheren Standort, an dem niemand auf den Telefonanschluss treten bzw. darüber stolpern kann und an dem der Telefonanschluss vor Beschädigungen geschützt ist.

11 Wenn das Gerät nicht

einwandfrei arbeitet, sehen Sie im elektronischen Benutzerhandbuch nach.

12 Überlassen Sie die

Wartung nur qualifiziertem Personal.

Informationen zu Anforderungen gemäß Abschnitt 15 und 68 der FCC-Bestimmungen für Geräte der Klasse B und zu anderen gesetzlichen Bestimmungen finden Sie im Benutzerhandbuch.

Marken

Microsoft®, Windows® und Windows NT® sind in den USA registrierte Marken der Microsoft Corporation.

Alle anderen in diesem Dokument genannten Produkte sind möglicherweise Marken der jeweiligen Unternehmen.

Lokale Gesetze können die Verwendung dieses Geräts außerhalb der angegebenen Länder bzw. Regionen untersagen. In den meisten Ländern und Regionen ist es strengstens untersagt, nicht genehmigte Telekommunikationsgeräte (Faxgeräte) an öffentliche Telefonnetze anzuschließen.

Hewlett-Packard Company 11311 Chinden Boulevard Boise, Idaho 83714, USA

Inhalt

1 Einrichten

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Verbinden des Geräts mit einer Telefonleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

So schließen Sie das Gerät an die Telefonleitung an . . . . . . . . . . 6

Anschließen zusätzlicher Geräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Zusätzliche Geräte zum Verbinden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Festlegen der Faxeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

So geben Sie Text über das Bedienfeld ein . . . . . . . . . . . . . . . . 11

So stellen Sie Uhrzeit und Datum ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

So richten Sie die Faxkopfzeile ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Festlegen des Antwortmodus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

So legen Sie den Antwortmodus fest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Einstellen der Ruftöne bis zur Rufannahme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Tabelle mit Empfehlungen zur

Ruftonanzahl bis zur Rufannahme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

So legen Sie die Anzahl der Ruftöne bis zur Rufannahme fest. . 15

Aktivieren von Ruftonmustern bei Antwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

So aktivieren Sie Ruftonmuster bei Antwor. . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Faxen (Grundlagen)

Einlegen von Originalen in das Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

So legen Sie Faxdokumente ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Senden von Faxen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

So senden Sie ein Fax an einen Empfänger. . . . . . . . . . . . . . . . 18

Ändern von Standardkontrast und Auflösung für abgehende Faxe . . 19

So ändern Sie den Standardkontrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

So ändern Sie die Standardauflösung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Löschen von Faxen aus dem Speicher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

So löschen Sie Faxe aus dem Speicher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Senden von Faxen über die Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

So senden Sie ein Fax über die Software. . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

3 Faxen (erweiterte Funktionen)

Kurzwahlcodes, Direktwahltasten und Gruppenwahlcodes . . . . . . . . 23

So programmieren Sie Kurzwahlcodes und Direktwahltasten. . . 23

So löschen Sie Kurzwahlcodes und Direktwahltasten. . . . . . . . . 25

So programmieren Sie Kurzwahlcodes

oder Direktwahltasten im Schnellverfahren . . . . . . . . . . . . . 25

So programmieren Sie Direktwahltasten für alternative

Ferngespräche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

So verwalten Sie Gruppenwahlcodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

So programmieren Sie Gruppenwahlcodes. . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Deutsch

DEXC Inhalt 3

So löschen Sie Gruppenwahlcodes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

So löschen Sie einzelne

Einträge aus einem Gruppenwahlcode . . . . . . . . . . . . . . . . 28

So löschen Sie alle Telefonbucheinträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Verwenden von Wählzeichen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

So fügen Sie Pausen ein. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Einfügen eines Wählpräfix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

So legen Sie das Wählpräfix fest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Aktivieren von Nebenstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Manuelles Wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

So wählen Sie manuell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Drucken des Faxaktivitätsprotokolls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

So drucken Sie das Faxaktivitätsprotokoll. . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Ändern der Druckzeiten des Faxanrufberichts. . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

So ändern Sie die Druckzeiten des Faxanrufberichts . . . . . . . . . 34

4 Fehlerbehebung

Ist Ihr Fax korrekt eingerichtet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Welche Art von Telefonanschluss verwenden Sie? . . . . . . . . . . 35

Verwenden Sie einen Überspannungsschutz? . . . . . . . . . . . . . . 36

Verwenden Sie den

Voicemail-Dienst einer Telefongesellschaft?. . . . . . . . . . . . 36

Verwenden Sie einen Anrufbeantworter? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Allgemeine Faxprobleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Probleme beim Faxempfang. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Probleme bei Faxsendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Aufrufen des elektronischen Benutzerhandbuchs . . . . . . . . . . . . . . . 46

So greifen Sie von der Produktsoftware auf das elektr onische

Benutzerhandbuch zu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

So greifen S ie von der CD-ROM

des Geräts auf das elektronische Benutzerhandbuch zu. . . 46

4 DEXC

Einführung

Einrichten

Wir gratulieren Ihnen zum Kauf des HP LaserJet 3330mfp. Sie besitzen damit ein leistungs sta rk es Ge rät fü r de n ge sc häftlichen Einsatz, das di e Fähigkeiten einer breiten Palette von Bürogeräten in sich vereint. Sie können mit dem Gerät faxen, drucken, kopieren und scannen.

In diesem Handbuch werden die Faxfunktionen dieses Geräts sowie folgende Aufgaben beschrieben:

● Verbinden des Geräts mit einer Telefonleitung

● Anschließen zusätzlicher Geräte

● Festlegen der Faxeinstellungen

● Einstellen des Antwortmodus und der Anzahl der Ruftöne bis zur

Rufannahme

● Aktivieren von Ruftonmustern bei Antwort

Sie sollten dieses Faxhandbuch aufbewahren, damit Sie die Anleitungen zu bestimmten Faxfunktionen jederzeit nachlesen können.

Im Leitfaden zur Inbetriebnahme, der mit dem Gerät geliefert wurde, finden Sie allgemeine Anleitungen zu Ihrem Gerät, z. B. zur Installation der Druckpatrone, der Medienzufuhrfächer, der automatischen Dokumentzufuhr (ADF) und der Produktsoftware sowie zum Anschließen des Geräts an ein Netzwerk.

Deutsch

Verbinden des Geräts mit einer Telefonleitung

Im ersten Schritt schließen Sie das Gerät an die Telefonleitung an.

Hinweis Damit das Gerät ordungsgemä ß fax en kan n, muss es als erste s Gerät an

die Telefonbuchse angeschlossen werden.

DEXC Einführung 5

Hinweis Falls keine RJ11 -T elefonbuchse v orhanden ist oder kein RJ11-Adap ter mit

dem Produkt mitgeliefert wurde, müssen Sie einen Adapter kaufen und installieren, um aus der vorhandenen Telefonbuchse eine RJ11-Telefonbuchse zu machen.

So schließen Sie das Gerät an die Telefonleitung an

Führen Sie folgende Schritte aus, um das

Gerät an eine Telefonleitung anzuschließen, selbst, wenn für diese Leitung zwei Telefonnummern vorhanden sind und ein Ruftonmuster (z. B. ein e Spezialt onfolge) verwendet wird.

1 Falls ein Telefonkabel an die

Telefonbuchse angeschlossen ist, ziehen Sie das Kabel heraus und legen es zur Seite.

2 Ö ffnen Sie die Druck patronenklappe u nd

die linke Seitenabdeckung, um die Telefonanschlussbuchsen freizulegen.

3 Ste ck en Sie ein Ende des mit dem Gerät

gelieferten Telefonkabels in die Anschlussbuchse (obere Buchse) des Geräts.

6 Kapitel 1 Ei nrichten DEXC

Hinweis

Damit das Gerät ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie das mit dem Gerät gelieferte Telefonkabel verwenden.

4 Sc hließen Sie die link e Seitenabde ckung

und die Druckpatronenklappe. Vergewissern Sie sich beim Schließen der linken Seitenabdeckung, dass die Telefonleitung durch die obere Kerbe in der Abdeckung geführt wird.

5 Stecken Sie das andere Ende des

Telefonkabels in die Telefonanschlussbuchse.

Wenn Sie w ei tere Geräte, wie b eis pi elsweise ein Telefon, mit der Telefonleitung verbinden möchten, fahren Sie mit „

zusätzlicher Geräte“ auf Seite 8 fort.

Wenn Sie k eine weit eren Geräte anschlie ßen möchten, fahren Sie mit „Festlegen der

Faxeinstellungen“ auf Seite 11 fort.

Anschließen

Deutsch

DEXC Verbinden des Geräts mit einer Telefonleitung 7

Anschließen zusätzlicher Geräte

Abhängig vom Setup Ihrer Telefonleitungen können Sie zusätzliche Geräte zusammen mit dem HP LaserJet 3330 damit verbinden.

Im Allgemeinen sollten nicht mehr als drei oder vier Geräte mit einer einzelnen Telefonleitung verbunden werden. Wenn zu viele Geräte mit einer einzelnen Telefonleitung verbunden sind, stellen ein oder mehrere Geräte keinen ankommenden Anruf fest. In diesem Fall müssen Sie ein oder mehrere Geräte von der Leitung trennen.

Hinweis Der HP LaserJet 3330 kann ei n Computermodem nicht e rsetzen. Es kan n

nicht als Datenmodem zum Senden und Empf ang en von E-Mai ls, für den Zugriff auf das Internet oder zur K o mmu nikat ion mi t and eren Comp utern verwendet werden.

Separater Faxanschluss

Wenn Sie den HP LaserJet 3330 an eine Telefonlei tung ans chließen , die nur für Faxanrufe verwendet wird, können Sie folgende Geräte anschließen:

● Modem: Sie können ein Computermodem (extern oder intern) mit

der Faxleitung verbinden, wenn Sie die Faxleitung für E-Mails oder den Zugriff auf das Internet verwenden möchten. Während Sie die Leitung für diese Zwecke nutzen, können Sie jedoch keine Faxe senden oder empfangen.

● Zusätzliches Telefon: Sie können ein zusätzliches Telefon mit der

Faxleitung verbinden, wenn Sie abgehende Gespräche über die Faxle itu ng täti gen möch ten .

Folgende Geräte dürfen nicht angeschlossen werden:

● Anrufbeantworter oder Voicemail-Computer: Wenn Sie einen

V oicemail-Computer verwenden, müssen Sie ein Mode m (extern oder intern) mit dem separaten Gesprächsanschluss verbinden. Verwenden Sie dann den separaten Gesprächsanschluss für den Aufbau einer Internetverbindung und das Empfangen von Voicemails.

Gemeinschaftstelefonanschluss

Wenn Sie den HP LaserJet 3330 an eine Telefonleitung mit gemeinsamem Fax- und Gesprächsanschluss angeschlossen haben oder Sie über eine Telefonleitung mit zwei Telefonnummer n und verschiedenen Ruftonmustern verfügen, können Sie folgende Geräte anschließen:

● Modem: Sie können ein Computermodem (extern oder intern) mit

dem Gemeinschaftsanschluss verbinden, wenn Sie den Gemeinschaftsanschluss für E-Mails oder den Zugriff auf das

8 Kapitel 1 Ei nrichten DEXC

Internet verwenden möchten. W ährend Sie de n Anschluss für diese Zwecke nutzen, können Sie jedoch keine Faxe senden oder empfangen.

● Telefon: Sie können ein Telefon mit dem Gemeinschaftsanschluss

verbinden, w enn Sie Ges präche üb er den Geme inschaf tsans chluss tätigen oder erhalten möchten.

● Anrufbeantworter oder Voicemail-Computer: Diese Geräte

müssen an dieselbe Telefonbuchse wie dieses Gerät angeschlossen werden, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Geräte sich nicht gegenseitig stören.

Hinweis Sie können auch Geräte an eine andere Telefonbuchse für dieselbe

Telefonleitung anschließen (z. B. in einem anderen Zimmer). Jedoch können dann Geräte Faxvorgänge und andere Geräte stören.

Zusätzliche Geräte zum Verbinden

Schließen Sie zusätzliche Geräte in der unten gezeigten Reihenfolge an. Der Ausgang eines Geräts ist jeweils mit dem Eingang des nächsten Geräts verbunden. Die Geräte bilden eine Kette. Wenn Sie ein Gerät nicht anschließen möchten, lassen Sie es aus und schließen Sie erst wieder das nächste Gerät an.

1 Trennen Sie alle Geräte, die Sie

anschließen möchten, vom Stromnetz.

2 Wenn Sie das Gerät noch nicht an eine

Telefonleitung angeschlossen haben, lesen Sie den Abschnitt „

Geräts mit einer Telefonleitung“ auf Seite 5, bevor Sie diese Schritte

ausführen. Das Produkt s oll te bereits an einer Telefonbuchse angeschlossen sein.

3 Ö ffnen Sie die Druck patronenklappe u nd

die linke Seitenabdeckung, um die Telefonanschlussbuchsen freizulegen.

4 Entfernen Sie die Plastikeinlage aus der

unteren Telefonbuchse auf der Innenseite der linken Seitenabdeckung des Produkts.

Verbinden des

Deutsch

DEXC Anschließen zusätzlicher Geräte 9

5 Ein internes oder externes Modem

schließen Sie an einen Computer an, indem Sie ein Ende eines Telefonkabels in die „Telefon“-Buchse (die Buchse auf der Unterseite) des Produkts stecken. Stecken Sie das andere Ende des Telefonkabels in die „Leitungs“-Buchse des Modems.

Hinweis

Einige Modems verfügben über eine zweite „Leitungs“-Buchse, mit der eine separate Sprechleitung angeschlossen werden kann. Wenn zwei „Leitungs“-Buchsen vorhanden sind, schlagen Sie in der Dokumentation zu Ihrem Computer nach, welche die richtige „Leitungs“-Buchse ist.

6 Wenn Sie einen Anrufbeantworter

anschließen möchten, stecken Sie ein Telefonkabel in die „Telefon“-Buchse des Geräts. Stecken Sie das andere Ende des Telefonkabels in die „Leitungs“-Buchse des Anrufbeantworters.

7 Wenn Sie ein Telefon anschließen

möchten, stecken Sie das Telefonkabel in die „Telefon“-Buchse des vorherigen Geräts. Stecken Sie das andere Ende des Telefonkabels in die „Leitungs“-Buchse des Telefons.

8 Wenn Sie die zusätzlichen Geräte

angeschlossen hab en, v erbinden Si e sie wieder mit dem Stromnetz.

9 Sc hließen Sie die link e Seitenabde ckung

des Produkts und die Druckpatronenklappe. Vergewissern Sie sich beim Schließen der linken Seitenabdeckung, dass die Telefonleitung durch die obere Kerbe in der Abdeckung geführt wird.

10 Kapitel 1 Einrichten DEXC

Festlegen der Faxeinstellungen

Bevor Sie die Faxfunktionen des Geräts verwenden können, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

● Uhrzeit und Datum einstellen

● Faxkopfzeile einrichten

● Antwortmodus festlegen

● Ruftöne bis zur Rufannahme einstellen

● Ruftonmuster bei Antwort aktivieren (falls erforderlich)

Hinweis Wenn Sie die Produktsoftw are auf dem Computer installieren , können Sie

die restlichen Anleitungen in diesem Kapitel überspringen. Das Softwareinstall ationsprogramm führt Sie automatisch durch das Setup der Fax einstellungen. Im Lei tfaden zur Inbetriebnahme f inden Sie Anleitungen zur Installation dieser Software.

Hinweis In den USA und in vielen an der en Län dern ist da s Eins telle n der Uhrz eit,

des Datums und der Informationen der Faxkopfzeile gesetzlich vorgeschrieben.

So geben Sie Text über das Bedienfeld ein

Führen Sie die folgenden Anweisungen aus, um die Informationen vom Bedienfeld des Geräts aus mithilfe der alphanumerischen Tastatur sowie der Tasten < und > einzugeben:

● Nummern: Zum Eingeben von Nummern drücken Sie die

numerische Taste der gewünschten Nummer.

● Buchstaben: Zum Eingeben von Buchstaben drücken Sie

mehrmals die numerische Taste für den gewünschten Buchstaben, bis der Buchstabe angezeigt wird (wenn Sie z. B. zuerst ein „C“ benötigen, drücken Sie mehrmals die Taste 2, bis ein „C“ in der Anzeige des Bedienfelds angezeigt wird).

● Interpunktionszeichen: Zum Ei ngeben von Interpunktionszeichen

drücken Sie mehrmals die Taste *, bis das gewünschte Zeichen in der Anzeige des Bedienfelds angezeigt wird.

● Leerzeichen: Wenn Sie hinter einem Zeichen ein Leerzeichen

einfügen und den Cursor an den Einfügepunkt nach dem Leerzeichen verschieben möchten, drücken Sie zweimal die Taste >.

● Fehler: Wenn Sie ein Zeichen falsch eingeben, drücken Sie die

Taste <, um das falsche Zeichen zu löschen, und geben dann das korrekte Zeichen ein.

Deutsch

DEXC Festlegen der Faxeinstellungen 11

So stellen Sie Uhrzeit und Datum ein

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Uhrzeit und das Datum einzustellen. Weitere Hilfe zum Eingeben von Informationen finden Sie unter „So geben Sie Text über das Bedienfeld ein“ auf Seite 11.

1 Drücken Sie auf dem Bedienfeld die Taste Menü/Enter. 2 Wä hl en Si e mi t den Tasten < und > die Option Time/Date, Header

(Uhrzeit/Datum, Kopfzeile) und drücken Sie dann Menü/Enter.

3 Dr ü cken Sie Menü/Enter, um Time/Date (Uhrzeit/Datum)

auszuwählen.

4 Wählen Sie mit den Tasten < und > aus, ob die Zeit im 12- oder

24-Stunden-Modus angezeigt wird, und drücken Sie dann

Menü/Enter.

5 Geben Sie die aktuelle Uhrzeit über die alphanumerischen

Tasten ein.

6 Wenn Sie die 12-Stunden-Anzeige gewählt haben, bewegen Sie

den Cursor mit den Tasten < und > hinter das vierte Zeichen. Wählen Sie 1 für vormittags ode r 2 für nachm ittags un d dr ück e n Sie dann die Taste Menü/Enter.

ODER

Wenn Sie das 24-Stunden-Format gewählt haben, drücken Sie die Taste Menü/Enter.

7 Geben Sie das aktuelle Datum über die alphanumerischen

Tasten ein.

• Verwenden Sie für die Angabe von Monat und Tag zwei Ziffern

(z. B. „05“ für Mai und „01“ für den ersten Tag im Monat).

8 Drücken Sie die Taste Menü/Enter.

So richten Sie die Faxkopfzeile ein

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Faxkopfzeile einzurichten oder zu ändern. Weitere Hilfe zum Eingeben von Informationen finden Sie unter „So geben Sie Text über das Bedienfeld ein“ auf Seite 11

1 Drücken Sie auf dem Bedienfeld die Taste Menü/Enter. 2 Wä hl en Si e mi t den Tasten < und > die Option Time/Date, Header

(Uhrzeit/Datum, Kopfzeile) und drücken Sie dann Menü/Enter.

3 Wä hlen Sie mi t den Tasten < und > die Option Faxkopf und drücken

Sie dann Menü/Enter.

4 Geben Sie mithilfe der alphanumerischen Tasten Ihre Faxnummer

ein und drücken Sie die Taste Menü/Enter.

5 Geben Sie mithilfe der alphanumerischen Tasten den Namen Ihrer

Firma ein und drücken Sie die Taste Menü/Enter.

12 Kapitel 1 Einrichten DEXC

HP LASERJET 3300MFP, LASERJET 3300 User Manual

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Contents

Introduction

Setting up

Connecting the product to a phone line

To connect the product to a phone line

Connecting additional devices

To connect additional devices

Specifying the fax settings

To enter text from the control panel

To set the time and date

To set the fax header

Setting the answer mode

To set the answer mode

Setting rings-to-answer

Recommended rings-to-answer table

To set the number of rings-to-answer

Enabling answer ring patterns

To enable answer ring patterns

Faxing (basic)

Loading originals to fax

To load fax documents

Sending faxes

To send a fax to one recipient

Changing the default contrast and resolution for outgoing faxes

To change the default contrast

To change the default resolution

Deleting faxes from memory

To delete faxes from memory

Sending faxes from the software

To send a fax from the software

Faxing (advanced)

About speed-dial codes, one-touch keys, and group-dial codes

To program speed-dial codes and one-touch keys

To delete speed-dial codes and one-touch keys

To quickly program speed-dial codes or one-touch keys

To program a one-touch key for alternate long distance

To manage group-dial codes

To program group-dial codes

To delete group-dial codes

To delete an individual from a group-dial code

To delete all phone book entries

Using dialing characters

To insert a pause or wait

Inserting a dial prefix

To set the dial prefix

Enabling an extension phone

Using manual dial

To use manual dial

Printing the fax activity log

To print the fax activity log

Changing the fax call report print times

To set fax call report print times

Troubleshooting

Is your fax set up correctly?

What type of phone line are you using?

Are you using a surge protection device?

Are you using a phone company voice messaging service?

Are you using an answering machine?

General fax problems

Receiving fax problems

Sending fax problems

Accessing the electronic user guide

To access the electronic user guide from the product software

To access the electronic user guide from the product CD-ROM

Sommaire

Installation

Introduction

Connexion du produit à une ligne téléphonique

Pour connecter le produit à une ligne téléphonique

Connexion d’appareils supplémentaires

Pour connecter des appareils supplémentaires

Spécification des paramètres du télécopieur

Pour entrer un texte à partir du panneau de commande

Pour régler la date et l’heure

Pour configurer l’en-tête de télécopie

Configuration du mode de réponse