HP COLOR LASERJET CM6030, LASERJET M5035, LASERJET M5025, LASERJET M3027, COLOR LASERJET CM4730 User Manual

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Digital Send

Setup and Problem Solving Guide

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Edition 1, 10/2007

Part number: 5851-3398

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Microsoft®, Windows®, and Windows NT® are U.S. registered trademarks of Microsoft Corporation.

Table of contents

1 Advantages of digital sending technology

2 Set up Send to Folder using Scan Setup Wizard

3 Set up Digital Sending using Embedded Web Server

4 Configure Send-to-Folder

Set up a shared folder .......................................................................................................................... 7

Configure Send-to-Folder destinations ............................................................................................... 11

Configuration for sending a file to a folder on your PC ...................................................... 11

Configuration for sending a file to a network folder ........................................................... 12

Configuration for sending a file to an FTP site ................................................................... 12

English

5 Configure Send-to-Email

Configure Send-to-Email in the EWS ................................................................................................. 15

Configure the address book ............................................................................................................... 16

Use Import/Export to Establish an Address Book .............................................................................. 16

6 Work with scanned documents

Control image quality and file size ...................................................................................................... 17

Settings for the smallest possible file size ......................................................................... 18

Setting for the best possible image quality ........................................................................ 18

General purpose settings ................................................................................................... 20

Edit the text in a scanned document .................................................................................................. 21

Use the digital-send log ...................................................................................................................... 21

Send a 2-sided paper document ........................................................................................................ 21

7 Problem Solving

ENWW iii

English

iv ENWW

1 Advantages of digital sending

technology

Digital sending technology offers a fast, simple, and reliable way to capture valuable information from paper-based documents and convert it to a digital format that can be processed and routed.

Using digital sending to scan and convert documents, you can do the following:

Send files directly to e-mail destinations

●

Fax files from existing local area networks (LAN), Internet, Microsoft® Windows®, or other network

●

fax solutions

Archive files on a local computer or network storage by using Send-to-Folder technology

●

With the correct digital sending solution in place, an organization can expect to:

English

Improve productivity and be more competitive

●

Merge paper and electronic data so both are easier to share, edit, print, store, and retrieve

●

Streamline business processes to reduce costs

●

ENWW 1

English

2 Chapter 1 Advantages of digital sending technology ENWW

2 Set up Send to Folder using Scan Setup

Wizard

If you want to quickly set up a desktop folder to scan document to, you should use Scan Setup Wizard software. This tool is designed for our customers who do not have IT administrators and would like to set up Send to Folder feature quickly.

The following are the steps to run Scan Setup Wizard:

1. Open the Embedded Web Server by opening a Web browser and typing the product IP address

or hostname in the URL window. The IP address can be found on the Configuration Page.

2. Click the Digital Sending tab.

3. In the left column, click Send to Folder.

English

4. On the Send to Folder page, click the Enable Scan Setup Wizard checkbox.

5. Click the Apply button.

6. Insert the Printing System CD into your computer.

7. At the Welcome screen, click Scan Setup Wizard.

8. Follow the steps in the setup tool. A network folder connected to your device will be created. You

are now ready to scan documents to the folder you created.

If you have completed the above steps, you do not have to use Embedded Web Server to set up folders, unless you desire some advanced features. However, for Email setup, you will still need to use Embedded Web Server.

ENWW 3

English

4 Chapter 2 Set up Send to Folder using Scan Setup Wizard ENWW

3 Set up Digital Sending using Embedded

Web Server

Although most digital sending activities can be carried out using the device control panel, some critical digital sending settings must be set up initially using the Embedded Web Server (EWS). The EWS is a set of device features and tools embedded in the device that can be accessed by using a Web browser (for example, Internet Explorer) as long as the device is turned on.

In order to set up the digital sending configurations, you will need to get the following information:

1. Device IP address: Go to the device control panel, and touch Network address on the control

panel screen. An example of the IP address is: 16.88.158.182.

2. Your SMTP Server name or IP address: SMTP server is your email server. All your e-mails pass

through your SMTP server on the network and then are delivered to your email box by identifying your email address. If you don’t have an in-house SMTP server, your Internet Service Provider (ISP) should be able to provide you with the SMTP server name or SMTP server IP address. An example of the SMTP server name is: smtp.msn.net. It could also be an IP address.

English

3. SMTP server Authentication: Authentication is typically carried out by specifying the user name

and password. Only your Internet Service Provider knows your SMTP server needs user name/ password authentication or not. If it does, get your SMTP server’s user name and password for later use.

4. Your Windows domain, user name, password and your computer name. Right click My

Computer on the desktop, then click Properties. Click My Computer tab. You will find your computer name and the domain on that page. Please make sure to write down the Full Computer Name in the format of JoesComputer.USA.msn.net. Your windows user name and password are

those that you use to log into your computer.

When you collect the above information, you are ready to go into the Embedded Web Server to set up the Digital Sending features.

The following instructions will show you how to access the device Embedded Web Server:

1. Open a Web browser (for example, Internet Explorer)

2. Type in the Device IP address you collected earlier in the Web browser’s address bar and press

Enter. The device embedded Web page will open up.

3. Click Digital Sending tab. The left column of the Digital Sending page contains the links for Send

to Folder, Send to Email and other setup information.

Now you are ready to perform the Digital Sending tasks in the Embedded Web Server.

ENWW 5

English

6 Chapter 3 Set up Digital Sending using Embedded Web Server ENWW

4 Configure Send-to-Folder

Set up a shared folder

Before you can use the scan-to-folder feature you must share the folder to which you want to send the scanned documents. Use the following instructions to set up a shared folder in Windows XP.

NOTE: To learn how to share a folder in other Windows operating systems, open the Help

documentation and search for the term “share a folder”.

Share a folder in Windows XP

1. In Windows Explorer or My Computer, right-click the folder to be shared and choose Sharing and

Security.

NOTE: If you do not see Sharing and Security when right-clicking the folder, you might not have

installed the Microsoft File and printer Sharing for Microsoft Networks component. To check, right-click My Network Places, select Properties, right-click Local Area Connection, and select Properties. File and printer Sharing for Microsoft Networks should appear in the dialog box. If it does not, install the component. Either search Microsoft Help for information about folder sharing and security, or contact Microsoft directly.

English

NOTE: For network folders, a network administrator usually must give folder permissions to the

necessary users.

ENWW Set up a shared folder 7

2. Click the Sharing tab.

English

3. Select Share this folder. If necessary, type a the new name in the Share name field. The share

name is the name that appears on the network.

4. Click Permissions.

8 Chapter 4 Configure Send-to-Folder ENWW

English

To allow anyone on the network to access the folder, click Everyone, select Full Control in

●

the Allow column, and click OK. Then proceed with step 5.

To give only certain users access to the folder:

●

a. Select Everyone and click Remove.

b. Click Add.

c. In the Enter the object names to select field, type the name of the first user account

that will have access to the folder and then click Check Names to verify the name is valid. To add multiple user accounts, type a semicolon after the first account name and then repeat from step b for each account that is added. Each user account appears and is separated from others by a semicolon.

d. Click OK when the account list is complete.

e. Change the permissions for each user account that has access to this folder. Click once

on the name of the user account. While it is selected, allow or deny privileges according to the available options by selecting or clicking to clear the check boxes next to the permissions. Read allows the user to read the files in the folder. Change allows the user to add, alter, or delete files in the folder. Full Control allows the user to read, add, alter, and delete files in the folder as well as to adjust these permissions or take ownership of the folder.

5. When the permissions for all users have been set, click OK.

ENWW Set up a shared folder 9

6. Click the Security tab and click Add.

English

NOTE: If you do not see a Security tab, the task is complete. Proceed with the job.

7. On the Security tab, add all of the user accounts added in step 4.

a. In the Enter the object names to select field, type the name of each user account that will

have access to the folder and click Check Names. Each account appears in the format of ComputerName\UserName, and the accounts are separated by a semicolon.

b. Click OK when finished.

8. Click Apply, and then click OK. The folder icon changes to look like a folder resting in a hand:

Any user who was given permissions to access the folder can now use the Scan-to-Folder feature to scan to the shared folder.

10 Chapter 4 Configure Send-to-Folder ENWW

Configure Send-to-Folder destinations

After setting up a shared folder, you need to configure the Send-to-Folder settings in the EWS. The exact settings depend on where you intend to send a scanned document.

Configuration for sending a file to a folder on your PC

1. Verify that you have properly set up a shared folder. See Set up a shared folder on page 7 for

instructions.

2. Open the EWS for the desired product.

3. Click the Digital Sending tab.

4. Click Send to Folder.

5. In the Predefined Folder section of the page, click Add.

6. Select Shared Folder, and then click OK.

7. In the Folder Path field, provide the path the shared folder you have already created. The path

must be in one of the following formats:

\\MyComputerName\SharedFolderName

\\MyComputerIPAddress\SharedFolderName

TIP: To find your computer name, right-click My Computer on the Desktop, click Properties,

and then click Computer Name. Be sure to use the name displayed in the Full computer name field.

TIP: To find your computer IP address, open a Windows Command prompt, type ipconfig /

all, and press Enter.

English

8. In the Access Credentials list box, select Use Public Credentials. Type your Windows domain,

user name, and password to access the shared folder.

TIP: To discover your Windows domain, right-click on My Computer and look on the Computer

Name tab.

9. Click Test Folder Access to verify that the settings are correct.

You can now send a file to a folder on your PC. Other settings on the screen are optional.

ENWW Configure Send-to-Folder destinations 11

Configuration for sending a file to a network folder

English

1. Verify that the network folder gives intended users full permissions. If not, right-click the folder and

set the permissions on the Security tab.

NOTE: In most cases the network administrator must perform this task.

2. Find the IP address of the network location:

a. First find out the network drive name by opening My Computer and looking at the list of drives.

Network drive names are displayed in single quotation marks, such as

'NetworkDriveName'.

b. After discovering the network-drive name, open a Windows Command Prompt, type

nslookup [NetworkDriveName], and press Enter. The IP address of the network drive is displayed.

3. Open the EWS for the desired product.

4. Click the Digital Sending tab.

5. Click Send to Folder.

6. In the Predefined Folder section of the page, click Add.

7. Select Shared Folder, and then click OK.

8. In the Folder Path field, type the network drive IP address followed by the full network path to the

shared folder, using the following format: \\NetworkIPaddress\MySharedFolderPath.

NOTE: MySharedFolderPath has to include the full network path to the network folder. For

example, assume that you intend to scan a file to the network folder Archive. From My

Computer, you can see the network path to that folder is MyPath\Archive on 'MyNetworkName' If the IP address of MyNetworkName is 0.0.0.0, then you will need to type \ \0.0.0.0\MyPath\Archive in the Folder Path field.

9. Choose Use Public Credentials in the Access Credentials box. Specify your Windows domain,

user name, and password to access the shared folder.

TIP: To discover your Windows domain, right-click on My Computer and look on the Computer

Name tab.

10. Click Test Folder Access to verify that the settings are correct.

You can now send a file to the network folder. Other settings on the screen are optional.

Configuration for sending a file to an FTP site

1. Open the EWS for the desired product.

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click Send to Folder.

4. Select the Enable Send to Folder check box.

5. Click Add.

6. Select FTP Site, and then click OK.

12 Chapter 4 Configure Send-to-Folder ENWW

7. Provide the FTP connection settings.

8. Click Test FTP Credentials to verify that the settings are correct.

English

ENWW Configure Send-to-Folder destinations 13

English

14 Chapter 4 Configure Send-to-Folder ENWW

5 Configure Send-to-Email

Configure Send-to-Email in the EWS

To configure Send To Email, you must provide an SMTP gateway. When the gateway address is set up correctly, any document can be sent from the product directly to an e-mail address.

Specify an SMTP gateway

1. Open the EWS for the desired product.

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click E-mail Settings.

4. Click Find Gateways. A dialog with the available gateway IP addresses opens.

English

5. Select an IP address and click OK.

NOTE: If the Find Gateways command does not provide a valid IP address, call your Internet

service provider (ISP) to get the SMTP gateway server host name or IP address, and then type it in the SMTP Gateway field. A sample host name is smtp.msn.net. A sample IP address is

16.88.158.182.

6. Click Test to test and validate the SMTP setting.

7. Click Apply.

This page also allows you to configure the following optional settings:

Maximum attachment size: A drop-down list specifies the maximum size of the e-mail attachments. If the document size is larger than the maximum file size, the attachment is broken into smaller files and sent in multiple e-mails. Your e-mail server administrator or ISP can tell you the maximum size that your system supports, and you can use that information to configure this setting. If no maximum size exists, this can be set to the default.

SMTP authentication: Most of the SMTP servers in corporate environments do not require SMTP authentication, so this check box is usually not selected.

If the ISP SMTP server does require authentication, make sure you select Use Public Credentials. If you choose Use Device Credentials, configure the settings on the Settings tab on the E-mail Server page.

NOTE: The user name and password are typically set by an ISP or system administrator on the

SMPT server, and these credentials might not correspond to your Windows logon credentials. Contact an administrator to get the user name and password for the SMTP server.

ENWW Configure Send-to-Email in the EWS 15

Configure the address book

English

An e-mail address book contains the e-mail addresses that are stored on the product. The address book can store frequently-used e-mail addresses that can be selected on the product control panel. Use the E-mail Address Book page to add e-mail addresses into the product one at a time, and to edit e-mail addresses that have been saved in the product.

The product Import/Export feature can also be used to save a large list of frequently used e-mail addresses all at once, rather than adding them one at a time.

To add e-mail addresses to more than one product, HP recommends saving them on one product, making any necessary edits to the list, and then using the Import/Export feature to transfer the addresses to other products.

Use Import/Export to Establish an Address Book

To import an address book to the product using the EWS, click the Digital Sending tab, click Import/ Export, click the Help link at the upper-right corner, and follow the onscreen instructions.

16 Chapter 5 Configure Send-to-Email ENWW

6 Work with scanned documents

Control image quality and file size

Several settings affect the file size and image quality of a scanned document. These settings can be changed at the product control panel or through the EWS.

NOTE: When a digital-send setting is changed in the EWS, the new setting applies to all future digital-

send jobs. When a digital-send setting is changed at the product control panel, the setting applies to the current job only.

Change scan settings from the product control panel

1. Touch E-mail or Network Folder.

2. Touch More Options. A set of scan-related menus is displayed.

English

3. Change the following settings as needed:

Document File Type

●

Output Quality

●

Resolution

●

Color/Black

●

Optimize Text/Picture

●

ENWW Control image quality and file size 17

Change scan settings through the EWS

English

1. Open the EWS for the desired product.

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click Send to Folder.

4. In the Predefined Folder section of the page, click a destination folder and then click Edit.

5. Scroll down to the Edit Default Document Settings section and change the following settings as

needed:

Color Preference

●

File Format

●

Resolution

●

Default File Size

●

NOTE: In the EWS you cannot configure the “Optimize Text/Picture” setting because this setting

always differs from job to job and should be set at the control panel.

6. Click OK.

In general, high quality images require larger file sizes. Likewise, smaller file sizes result in a decrease in image quality. The default settings of Color, 150 dpi, and Standard file size typically provide acceptable quality with reasonable file sizes.

Settings for the smallest possible file size

The smallest possible file size for a scanned document is generated by using the following settings:

File type: PDF or TIFF/MTIFF

Color mode: B&W

Optimize text/ picture:

Resolution: 75 dpi

Output quality: Low

Text

Be aware that the smallest possible file size results in fairly poor image quality.

Setting for the best possible image quality

Best image quality typically results in large file sizes. A single page can be as large as 5 MB.

The best possible image quality for a scanned document is generated by using the following settings:

File type: JPEG or PDF

Color mode: Color

Optimize text/ picture:

Printed picture

18 Chapter 6 Work with scanned documents ENWW

Resolution: 300 dpi

Output quality: High

If you only need the best-possible quality once in a while, be sure to change these settings on the product control panel so that they apply only to the current scan. If you change these settings in the EWS, they will apply to all future scan jobs.

English

ENWW Control image quality and file size 19

General purpose settings

English

The following general purpose settings allow you to achieve acceptable quality with reasonable file size for textual documents, pictorial documents, and mixed-content documents.

Table 6-1 Settings for textual documents

Source

Example Settings

All text.

●

Text is of primary interest; non-text

●

Contract

●

Letter or memo on letterhead

●

File type: PDF or TIFF

●

Color mode: B&W

●

elements are not important.

Document containing line charts

Text is of primary interest; important

●

non-text elements are simple and do not use shades or grey or color to convey information.

Important text and graphical elements must not be light in color. The color of text does not convey information that needs to

●

Invoice

●

Map

●

Content mode: Text

●

Resolution: 150 dpi

●

be captured. No text is smaller than 8 points.

These settings generate a 1-bit, text-enhanced image.

Table 6-2 Settings for pictorial documents

Source Example Settings

Pictures, shaded diagrams, and other

Edit the text in a scanned document

This editing feature is typically referred to as Optical Character Recognition (OCR). Use this feature to convert all the text in the scanned in documents so that it can be edited. Use the HP Digital Send Service Windows Utility for this task. A trial version of that software is in the box with this software. After the trial period, purchase a license to continue to use it.

Use the digital-send log

Use the Log page of the EWS to view digital-send job information and error events that are associated with the product.

1. Open the EWS for the desired product.

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click Log. The digital-send log is displayed. The following options are available:

In the Maximum Entries drop-down list, select the number of product log entries to be

●

displayed at any one time. Selecting 0 (zero) disables the product logging.

NOTE: This setting is not available on all products.

Click the Save button to save the log information to a file.

●

Click the Clear button to clear the information from the log.

●

English

NOTE: This function only clears the log display. Log entries remain intact on the product for

job-accounting purposes.

Click the Refresh button to update the view with the latest log information.

●

Click the Details button to view the log entry details.

●

Send a 2-sided paper document

1. To send a file to e-mail, touch E-mail on the product control panel home screen.

To send a file to a folder, touch Network Folder on the product control panel home screen.

2. Touch More Options.

3. Touch Original Sides.

4. Select 2-sided.

NOTE: It is possible to set 2-sided scanning as the default by setting it in the EWS (click the Digital

Sending tab, click Preferences, and select the 2 Sided Document option). However, because using

2-sided scanning slows down the scanning process significantly, HP recommends that you change the setting on a job-by-job basis at the product control panel.

ENWW Edit the text in a scanned document 21

English

22 Chapter 6 Work with scanned documents ENWW

7 Problem Solving

The Digital Sending tab in the EWS does not appear

English

Cause

An administrative logon and password might be configured. Open the EWS and click Log On in the upper-right corner of

The message Not a valid SMTP gateway server appears in the EWS.

The message Email Gateway Not Responding appears on the front panel display when attempting to send an e-mail.

Cause

The SMTP setting might be incorrect. 1. Open the EWS for the desired product.

Solution

the screen.

Solution

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click E-mail Settings.

4. Click Find Gateways. A dialog box opens that contains

the available gateway IP addresses. Select an address and click OK.

NOTE: If the Find Gateways command does not

provide the necessary information, call your Internet service provider (ISP) to get the SMTP gateway server host name or IP address and type it in the SMTP Gateway box. The SMTP server authentication username and password should be acquired from the ISP.

5. Click Test to test and validate the SMTP setting.

The From address cannot be changed on the printer front panel.

Cause

The user is prevented from changing the default From address 1. Open the EWS for the desired product.

Solution

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click E-mail Settings.

4. Uncheck the Prevent Device user from changing the

Default From: Address checkbox.

5. Click Apply.

ENWW 23

The DSS has been uninstalled, but the message DSS has ownership over the printer appears.

English

Cause

Communication error 1. Turn off and then turn on the product.

The Network Folder icon does not appear on the product control-panel home screen even when Send to Email is configured.

Solution

2. Restart the EWS.

Cause

Send to Folder is not enabled in the EWS. 1. Open the EWS for the desired product.

Cannot type a new e-mail address at the control panel.

Cause

Digital Send is set to use address book entries only 1. Open the EWS for the desired product.

Solution

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click Send to Folder.

4. Select the Enable Send to Folder option.

5. Click Apply.

Solution

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click E-mail Settings.

4. Click to clear the Use Address Book entries only check

box.

5. Click Apply.

Cannot send to E-mail.

Cause

Authentication error, or the SMTP gateway is not correct. 1. Open the EWS for the desired product.

Solution

2. Click the Digital Sending tab.

3. Click E-mail Settings.

4. Click Find Gateways. A dialog box opens that contains

the available gateway IP addresses. Select an address and click OK.

24 Chapter 7 Problem Solving ENWW

Cannot send to E-mail.

Cause

Cannot send file to network or computer folder.

Cause

A folder path is not valid

Authentication failure.

The folder might not be shared correctly.

Solution

NOTE: If the Find Gateways command does not

5. Click Test to test and validate the SMTP setting.

Solution

See Configure Send-to-Folder on page 7.

English

ENWW 25

English

26 Chapter 7 Problem Solving ENWW

Communication numérique

Setup and Problem Solving Guide

Français

Marques commerciales

Français

Toute reproduction, adaptation ou traduction sans autorisation expresse par écrit est interdite, sauf dans les cas permis par les lois régissant les droits d'auteur.

Edition 1, 10/2007

Numéro de référence : 5851-3398

Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées sans préavis.

Les seules garanties pour les produits et services HP sont décrites dans les déclarations de garantie expresses accompagnant ces mêmes produits et services. Les informations contenues dans ce document ne constituent en aucun cas une garantie supplémentaire. HP n'est pas responsable des erreurs d'ordre technique ou éditorial ou des omissions contenues dans ce document.

Microsoft®, Windows® et Windows NT® sont des marques déposées aux Etats-Unis de Microsoft Corp.

Sommaire

1 Avantages de la technologie de la communication numérique

2 Configuration de la fonction Envoyer vers dossier avec l'assistant de configuration de numérisation

3 Configuration de la communication numérique avec le serveur Web

4 Configuration de la fonction Envoyer vers dossier

Configuration d'un dossier partagé ...................................................................................................... 7

Configuration des destinations pour la fonction Envoyer vers dossier ............................................... 11

Configuration pour envoyer un fichier vers un dossier sur votre PC ................................. 11

Configuration pour envoyer un fichier vers un dossier réseau .......................................... 12

Configuration pour envoyer un fichier vers un site FTP ..................................................... 12

5 Configuration de la fonction d'envoi vers la messagerie

Configuration de la fonction d'envoi vers la messagerie dans le serveur Web intégré ...................... 15

Configuration du carnet d'adresses .................................................................................................... 17

Utilisation de la fonction Importer/Exporter pour créer un carnet d'adresses ..................................... 17

6 Utilisation de documents numérisés

Contrôle de la qualité d'image et de la taille de fichier ....................................................................... 19

Paramétrages pour la plus petite taille de fichier possible ................................................. 20

Paramétrages pour la meilleure qualité d'image possible ................................................. 20

Paramétrages pour un usage général ............................................................................... 22

Modification du texte dans un document numérisé ............................................................................ 24

Utilisation du journal de communication numérique ........................................................................... 24

Envoi d'un document papier recto verso ............................................................................................ 24

Français

7 Résolution de problèmes

FRWW iii

Français

iv FRWW

1 Avantages de la technologie de la

communication numérique

La technologie de la communication numérique offre un moyen rapide, simple et fiable de capturer des informations précieuses à partir de documents papier et de les convertir dans un format numérique qui peut être traité et acheminé.

Le recours à la communication numérique pour numériser et convertir des documents vous permet d'exécuter les tâches suivantes :

Envoyer des fichiers directement à des adresses de courrier électronique

●

Envoyer des fichiers par télécopie depuis des réseaux locaux (LAN) existants, Internet, Microsoft®

●

Windows® ou d'autres solutions de télécopie en réseau

Archiver des fichiers sur un ordinateur local ou un stockage réseau avec la technologie Send-to-

●

Folder

Français

Le choix d'une solution de communication numérique correcte peut s'avérer payante à plus d'un titre pour une organisation :

Amélioration de la productivité et renforcement de la compétitivité

●

Fusion des données sur papier et des données électroniques, le partage, l'édition, l'impression, le

●

stockage et la récupération devenant plus simple dans les deux cas

Rationalisation des processus métier permettant de réduire les coûts

●

FRWW 1

Français

2 Chapitre 1 Avantages de la technologie de la communication numérique FRWW

2 Configuration de la fonction Envoyer

vers dossier avec l'assistant de configuration de numérisation

Si vous voulez configurer rapidement un dossier du bureau pour y numériser des document, utilisez l'assistant de configuration de numérisation. Cet outil est conçu pour ceux de nos clients qui n'ont pas d'administrateurs informatiques et souhaitent configurer rapidement la fonction Envoyer vers dossier.

Pour exécuter l'assistant de configuration de numérisation, procédez comme suit :

1. Ouvrez le serveur Web intégré en ouvrant un navigateur Web et en tapant l'adresse IP ou le nom

d'hôte du produit dans la fenêtre d'URL. L'adresse IP se trouve sur la page Configuration.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Envoyer vers dossier.

4. Sur la page Envoyer vers dossier, cliquez sur la case à cocher Activer l'assistant de

configuration de numérisation.

5. Cliquez sur le bouton Appliquer.

6. Insérez le CD du système d'impression dans votre ordinateur.

7. Sur l'écran d'accueil, cliquez sur Assistant de configuration de numérisation.

8. Suivez la procédure indiquée par l'outil de configuration. Un dossier réseau connecté à votre

périphérique est créé. Vous êtes maintenant prêt à numériser des documents dans le dossier que vous avez créé.

Si vous avez exécuté la procédure ci-dessus, vous n'êtes pas obligé d'utiliser le serveur Web intégré pour configurer des dossiers, sauf si vous désirez recourir à des fonctions avancées. Toutefois, vous devrez quand même utiliser le serveur Web intégré pour la configuration du courrier électronique.

Français

FRWW 3

Français

4 Chapitre 2 Configuration de la fonction Envoyer vers dossier avec l'assistant de configuration de

numérisation

FRWW

3 Configuration de la communication

numérique avec le serveur Web

Bien que la plupart des activités de communication numérique puissent être effectuées à l'aide du panneau de commande du périphérique, certains paramètres critiques doivent être définis initialement avec le serveur Web intégré (EWS). Le serveur Web intégré (EWS) est un ensemble de fonctions et d'outils intégrés dans le périphérique, accessibles à l'aide d'un navigateur Web (par exemple, Internet Explorer) lorsque le périphérique est sous tension.

Pour effectuer les configurations de la communication numérique, vous devrez vous procurer les informations suivantes :

1. Adresse IP du périphérique : Accédez au panneau de commande du périphérique et appuyez

Adresse réseau l'écran du panneau de commande. Exemple d'adresse IP : 16.88.158.182.

2. Nom ou adresse IP de votre serveur SMTP : Le serveur SMTP est votre serveur de messagerie.

Tous vos courriers électroniques transitent par votre serveur SMTP sur le réseau, puis sont distribués dans votre boîte aux lettres après identification de votre adresse électronique. Si vous n'avez pas de serveur SMTP interne, votre fournisseur d'accès Internet devrait pouvoir vous fournir le nom ou l'adresse IP du serveur SMTP. Exemple de nom de serveur SMTP : smtp.msn.net. Il peut également s'agir d'une adresse IP.

Français

3. Authentification du serveur SMTP : L'authentification s'effectue normalement en spécifiant le

nom et le mot de passe de l'utilisateur. Votre fournisseur d'accès Internet est le seul à savoir si votre serveur SMTP exige une authentification par nom/mot de passe ou non. Si c'est le cas, procurez-vous votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour un usage ultérieur.

4. Vos domaine, nom d'utilisateur, mot de passe Windows et votre nom d'ordinateur. Cliquez

avec le bouton sur Poste de travail sur le bureau, puis cliquez sur Propriétés. Cliquez sur l'onglet Poste de travail. Vous trouverez votre nom d'ordinateur et le domaine sur cette page. Veillez à inscrire le nom d'ordinateur complet dans le format suivant : JoesComputer.USA.msn.net. Vos nom d'utilisateur et mot de passe Windows sont ceux que vous utilisez pour vous connecter à votre ordinateur.

Lorsque vous avez collecté les informations ci-dessus, vous pouvez accéder au serveur Web intégré pour configurer les fonctions de communication numérique.

FRWW 5

Français

Les instructions suivantes vous indiqueront comment accéder au serveur Web intégré du périphérique :

1. Ouvrez un navigateur Web (par exemple, Internet Explorer).

2. Tapez l'adresse IP du périphérique que vous avez collectée précédemment dans la barre

d'adresse du navigateur Web et appuyez sur Entrée. La page Web intégrée du périphérique s'ouvre.

3. Cliquez sur l'onglet Communication numérique. La colonne gauche de la page Communication

numérique contient les liens Envoyer vers dossier, Envoyer vers messagerie et d'autres informations de configuration.

Vous êtes maintenant prêt à exécuter les tâches de communication numérique dans le serveur Web intégré.

6 Chapitre 3 Configuration de la communication numérique avec le serveur Web FRWW

4 Configuration de la fonction Envoyer

vers dossier

Configuration d'un dossier partagé

Avant de pouvoir utiliser la fonction d'envoi vers un dossier, vous devez partager le dossier vers lequel vous souhaitez envoyer les documents numérisés. Suivez les instructions ci-dessous pour configurer un dossier partagé dans Windows XP.

REMARQUE : Pour savoir comment partager un dossier dans les autres systèmes d'exploitation

Windows, ouvrez la documentation d'aide et recherchez l'expression « partager un dossier ».

Partager un dossier dans Windows XP

1. Dans l'Explorateur Windows ou Poste de travail, cliquez avec le bouton droit sur le dossier à

partager et choisissez Partage et sécurité.

REMARQUE : Si la commande Partage et sécurité n'apparaît pas lorsque vous cliquez sur le

dossier avec le bouton droit, il se peut que vous n'ayez pas installé le composant Microsoft Partage de fichiers et d'imprimantes pour les réseaux Microsoft. Pour vérifier, cliquez avec le bouton droit sur Favoris réseau, sélectionnez Propriétés, cliquez avec le bouton droit sur Connexion au réseau local, puis sélectionnez Propriétés. Partage de fichiers et d'imprimantes pour les réseaux Microsoft apparaît normalement dans la boîte de dialogue. Si tel n'est pas le cas, installez

le composant. Recherchez des informations sur le partage des dossiers et la sécurité dans l'Aide Microsoft ou contactez directement Microsoft.

REMARQUE : Pour les dossiers réseau, un administrateur réseau doit généralement accorder

des autorisations d'accès aux utilisateurs concernés.

Français

FRWW Configuration d'un dossier partagé 7

Français

2. Cliquez sur l'onglet Partage.

3. Sélectionnez Partager ce dossier. Si nécessaire, tapez un nouveau nom dans le champ Nom du

partage. Le nom du partage est le nom qui apparaît sur le réseau.

4. Cliquez sur Autorisations.

8 Chapitre 4 Configuration de la fonction Envoyer vers dossier FRWW

Pour autoriser tous les utilisateurs sur le réseau à accéder au dossier, cliquez sur Tout le

●

monde, sélectionnez Contrôle total dans la colonne Autoriser, puis cliquez sur OK. Passez ensuite à l'étape 5.

Pour autoriser certains utilisateurs seulement à accéder au dossier :

●

a. Sélectionnez Tout le monde et cliquez sur Supprimer.

b. Cliquez sur Ajouter.

c. Dans le champ Entrez les noms des objets à sélectionner, tapez le nom du premier

compte utilisateur qui aura accès au dossier, puis cliquez sur Vérifier les noms pour vérifier si le nom est valide. Pour ajouter plusieurs comptes utilisateur, tapez un pointvirgule après le nom du premier compte et répétez la procédure à partir de l'étape b pour chaque compte ajouté. Chaque compte utilisateur apparaît, séparé des autres par un point-virgule.

Français

d. Cliquez sur OK lorsque la liste des comptes est complète.

e. Changez les autorisations pour chaque compte utilisateur qui a accès à ce dossier.

Cliquez une fois sur le nom du compte utilisateur. Pendant qu'il est sélectionné, accordez ou refusez les privilèges selon les options disponibles en sélectionnant ou en désélectionnant les cases à cocher en regard des autorisations. Lire autorise l'utilisateur à lire les fichiers dans le dossier. Modifier autorise l'utilisateur à ajouter, modifier ou supprimer des fichiers dans le dossier. Contrôle total autorise l'utilisateur à lire, ajouter, modifier et supprimer des fichiers dans le dossier ainsi qu'à définir les autorisations ou prendre possession du dossier.

FRWW Configuration d'un dossier partagé 9

5. Lorsque vous avez défini les autorisations pour tous les utilisateurs, cliquez sur OK.

6. Cliquez sur l'onglet Sécurité et cliquez sur Ajouter.

REMARQUE : Si l'onglet Sécurité n'est pas visible, la tâche est terminée. Poursuivez votre

travail.

7. Sous l'onglet Sécurité, ajoutez tous les comptes utilisateur ajoutés à l'étape 4.

a. Dans le champ Entrez les noms des objets à sélectionner, tapez le nom de chaque compte

utilisateur qui aura accès au dossier, puis cliquez sur Vérifier les noms. Chaque compte apparaît dans le format NomOrdinateur\NomUtilisateur et les comptes sont séparés par un point-virgule.

Français

b. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

8. Cliquez sur Appliquer, puis cliquez sur OK. L'icône du dossier prend la forme d'un dossier posé

sur une main :

Tout utilisateur muni des autorisations d'accès au dossier peut dorénavant utiliser la fonction Numériser vers dossier pour effectuer des numérisations vers le dossier partagé.

10 Chapitre 4 Configuration de la fonction Envoyer vers dossier FRWW

Configuration des destinations pour la fonction Envoyer vers dossier

Après avoir défini un dossier partagé, vous devez configurer les paramètres de la fonction Envoyer vers dossier dans le serveur Web intégré. Les paramètres exacts dépendent de l'endroit où vous projetez d'envoyer un document numérisé.

Configuration pour envoyer un fichier vers un dossier sur votre PC

1. Vérifiez que vous avez défini correctement un dossier partagé. Pour obtenir des instructions,

reportez-vous à la section

2. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

3. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

4. Cliquez sur Envoyer vers dossier.

5. Dans la section Dossier prédéfini de la page, cliquez sur Ajouter.

6. Sélectionnez Dossier partagé, puis cliquez sur OK.

7. Dans le champ Chemin du dossier, indiquez le chemin d'accès du dossier partagé que vous avez

déjà créé. Ce chemin doit avoir l'un des formats suivants :

\\NomMonOrdinateur\NomDossierPartagé

Configuration d'un dossier partagé à la page 7.

Français

\\AdresseIPMonOrdinateur\NomDossierPartagé

ASTUCE : Pour trouver le nom de votre ordinateur, cliquez avec le bouton sur Poste de

travail sur le bureau, cliquez sur Propriétés, puis cliquez sur Nom de l'ordinateur. Veillez à utiliser le nom affiché dans le champ Nom complet de l'ordinateur.

ASTUCE : Pour trouver l'adresse IP de votre ordinateur, ouvrez une invite de commande

Windows, tapez ipconfig /all et appuyez sur Entrée.

8. Dans la zone de liste Informations d'identification d'accès, sélectionnez Utiliser les

informations de connexion publiques. Saisissez vos domaine, nom d'utilisateur et mot de passe

Windows pour accéder au dossier partagé.

ASTUCE : Pour découvrir votre domaine Windows, cliquez avec le bouton droit sur Poste de

travail et examinez l'onglet Nom de l'ordinateur.

9. Cliquez sur Tester l'accès au dossier pour vérifier que les paramètres sont corrects.

Vous pouvez maintenant envoyer un fichier vers un dossier sur votre PC. Les autres paramètres affichés à l'écran sont facultatifs.

FRWW Configuration des destinations pour la fonction Envoyer vers dossier 11

Français

Configuration pour envoyer un fichier vers un dossier réseau

1. Vérifiez que le dossier réseau donne des autorisations complètes aux utilisateurs prévus. Sinon,

cliquez avec le bouton droit sur le dossier et définissez les autorisations sous l'onglet Sécurité.

REMARQUE : Dans la plupart des cas, cette tâche doit être exécutée par l'administrateur réseau.

2. Recherchez l'adresse IP de l'emplacement réseau :

a. Commencez par rechercher le nom du lecteur réseau en ouvrant Poste de travail et en

examinant la liste des lecteurs. Les noms des lecteurs réseau sont affichés entre guillemets simples. Exemple : 'NomLecteurRéseau'.

b. Après avoir découvert le nom du lecteur réseau, ouvrez une invite de commande Windows,

tapez nslookup [NomLecteurRéseau] et appuyez sur Entrée. L'adresse IP du lecteur réseau s'affiche.

3. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

4. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

5. Cliquez sur Envoyer vers dossier.

6. Dans la section Dossier prédéfini de la page, cliquez sur Ajouter.

7. Sélectionnez Dossier partagé, puis cliquez sur OK.

8. Dans le champ Chemin du dossier, tapez l'adresse IP du lecteur réseau, suivie du chemin réseau

complet jusqu'au dossier partagé, en utilisant le format suivant : \\AdresseIPRéseau \CheminMonDossierPartagé.

REMARQUE : CheminMonDossierPartagé doit inclure le chemin réseau complet jusqu'au

dossier réseau. Supposons, par exemple, que vous voulez numériser un fichier vers le dossier réseau Archive. Comme vous pouvez le voir dans Poste de travail, le chemin réseau jusqu'à ce dossier est MonChemin\Archive sur 'NomMonRéseau' Si l'adresse IP de NomMonRéseau est

0.0.0.0, vous devrez taper \\0.0.0.0\MonChemin\Archive dans le champ Chemin du

dossier.

9. Dans la zone Informations d'identification d'accès, sélectionnez Utiliser les informations de

connexion publiques. Spécifiez vos domaine, nom d'utilisateur et mot de passe Windows pour

accéder au dossier partagé.

ASTUCE : Pour découvrir votre domaine Windows, cliquez avec le bouton droit sur Poste de

travail et examinez l'onglet Nom de l'ordinateur.

10. Cliquez sur Tester l'accès au dossier pour vérifier que les paramètres sont corrects.

Vous pouvez maintenant envoyer un fichier vers le dossier réseau. Les autres paramètres affichés à l'écran sont facultatifs.

Configuration pour envoyer un fichier vers un site FTP

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Cliquez sur Envoyer vers dossier.

12 Chapitre 4 Configuration de la fonction Envoyer vers dossier FRWW

4. Sélectionnez la case à cocher Activer Envoyer vers dossier.

5. Cliquez sur Ajouter.

6. Sélectionnez Site FTP, puis cliquez sur OK.

7. Fournissez les paramètres de connexion FTP.

8. Cliquez sur Tester les informations d'identification du FTP pour vérifier que les paramètres

sont corrects.

Français

FRWW Configuration des destinations pour la fonction Envoyer vers dossier 13

Français

14 Chapitre 4 Configuration de la fonction Envoyer vers dossier FRWW

5 Configuration de la fonction d'envoi

vers la messagerie

Configuration de la fonction d'envoi vers la messagerie dans le serveur Web intégré

Pour configurer la fonction Envoyer vers messagerie, vous devez fournir une passerelle SMTP. Lorsque l'adresse de la passerelle est configurée correctement, tout document peut être envoyé directement du produit vers une adresse électronique.

Spécifier une passerelle SMTP

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

Français

3. Cliquez sur Param. messagerie élec.

4. Cliquez sur Rechercher les passerelles. Une boîte de dialogue contenant les adresses IP de

passerelle disponibles s'ouvre.

5. Sélectionnez une adresse IP et cliquez sur OK.

REMARQUE : Si la commande Rechercher les passerelles ne fournit pas d'adresse IP valide,

appelez votre fournisseur d'accès Internet pour obtenir le nom d'hôte ou l'adresse IP de la passerelle SMTP, puis entrez cette information dans le champ Passerelle SMTP. Exemple de nom d'hôte : smtp.msn.net. Exemple d'adresse IP : 16.88.158.182.

6. Cliquez sur Tester pour tester et valider le paramétrage SMTP.

7. Cliquez sur Appliquer.

Cette page vous permet également de configurer les paramètres facultatifs suivants :

Taille de pièce jointe maximale : une liste déroulante permet de spécifier la taille maximale des pièces jointes pour les messages électroniques. Si la taille du document dépasse la taille de fichier maximale, la pièce jointe est découpée en petits fichiers et envoyée dans plusieurs courriers électroniques. L'administrateur de votre messagerie électronique ou votre fournisseur d'accès Internet vous indiquera la taille maximale prise en charge par votre système et vous pourrez utiliser l'information pour configurer ce paramètre. S'il n'existe pas de taille maximale, celle-ci peut être définie sur la valeur par défaut.

Authentification SMTP : La plupart des serveurs SMTP dans les environnements d'entreprise n'ont pas besoin d'une authentification SMTP ; cette case à cocher est donc généralement désélectionnée.

FRWW Configuration de la fonction d'envoi vers la messagerie dans le serveur Web intégré 15

Français

Si le serveur SMTP du fournisseur d'accès Internet exige l'authentification, veillez à sélectionner

Utiliser les informations d'identification publiques. Si vous choisissez Utiliser les informations d'identification publiques, configurez les paramètres sous l'onglet Paramètres sur la page Serveur de courrier électronique.

REMARQUE : Le nom de l'utilisateur et le mot de passe sont normalement définis par un

fournisseur d'accès Internet ou un administrateur système sur le serveur SMPT, et ces informations d'identification ne correspondent pas forcément à celles de votre connexion Windows. Contactez un administrateur afin d'obtenir le nom d'utilisateur et le mot de passe pour le serveur SMTP.

16 Chapitre 5 Configuration de la fonction d'envoi vers la messagerie FRWW

Configuration du carnet d'adresses

Un carnet d'adresses électroniques contient les adresses électroniques qui sont stockées sur le produit. Le carnet d'adresses peut stocker les adresses électroniques fréquemment utilisées qu'il est possible de sélectionner sur le panneau de commande du produit. Utilisez la page Carnet d'adresses électroniques pour ajouter des adresses électroniques dans le produit une par une et pour modifier les adresses électroniques qui ont été enregistrées sur le produit.

Vous pouvez également utiliser la fonction d'importation/exportation pour enregistrer une liste importante d'adresses électroniques fréquemment utilisées en une seule fois, au lieu d'ajouter les adresses une par une.

Pour ajouter des adresses électroniques à plusieurs produits, HP recommande de les enregistrer sur un produit, d'apporter les modifications requises à la liste, puis de transférer les adresses vers les autres produits à l'aide de la fonction d'importation/exportation.

Utilisation de la fonction Importer/Exporter pour créer un carnet d'adresses

Pour importer un carnet d'adresses avec le serveur Web intégré, cliquez sur l'onglet Communication numérique , cliquez sur Importer/Exporter, cliquez sur le lien Aide dans l'angle supérieur droit et

suivez les instructions affichées à l'écran.

Français

FRWW Configuration du carnet d'adresses 17

Français

18 Chapitre 5 Configuration de la fonction d'envoi vers la messagerie FRWW

6 Utilisation de documents numérisés

Contrôle de la qualité d'image et de la taille de fichier

Plusieurs paramètres influent sur la taille de fichier et la qualité d'image d'un document numérisé. Il est possible de modifier ces paramètres sur le panneau de commande du produit ou via le serveur Web intégré.

REMARQUE : Lorsqu'un paramètre de communication numérique est modifié dans le serveur Web

intégré, le nouveau paramètre s'applique à tous les nouvelles tâches de communication numérique. Lorsqu'un paramètre de communication numérique est modifié sur le panneau de commande du produit, le paramètre s'applique uniquement à la tâche en cours.

Modification des paramètres de numérisation à partir du panneau de commande du produit

1. Appuyez sur Courrier électronique ou sur Dossier réseau.

Français

2. Appuyez sur Plus d'options. Un ensemble de menus relatifs à la numérisation s'affiche.

3. Au besoin, modifiez les paramètres suivants :

Type de fichier

●

Qualité sortie

●

Résolution

●

Couleur/noir

●

Optimiser le texte/l'image

●

FRWW Contrôle de la qualité d'image et de la taille de fichier 19

Français

Modification des paramètres de numérisation par l'intermédiaire du serveur Web intégré

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Cliquez sur Envoyer vers dossier.

4. Dans la section Dossier prédéfini de la page, cliquez sur un dossier de destination et cliquez sur

Modifier.

5. Faites défiler l'écran jusqu'à la section Modifier les paramètres du document par défaut et, au

besoin, modifiez les paramètres suivants :

Préférences de couleur

●

Format de fichier

●

Résolution

●

Taille de fichier par défaut

●

REMARQUE : Dans le serveur Web intégré, vous ne pouvez pas configurer le paramètre

« Optimiser le texte/l'image », car ce paramètre diffère toujours d'une tâche à l'autre et doit être configuré sur le panneau de commande.

6. Cliquez sur OK.

En général, des images de haute qualité nécessitent des tailles de fichier plus importantes. Inversement, des tailles de fichier plus petites résultent en une diminution de la qualité d'image. Les valeurs par défauts Couleur, 150 ppp et Taille de fichier standard donnent généralement une qualité acceptable avec des tailles de fichier raisonnables.

Paramétrages pour la plus petite taille de fichier possible

La plus petite taille de fichier possible pour un document numérisé est obtenue avec les valeurs suivantes :

Type de fichier : PDF ou TIFF/MTIFF

Mode couleur : N/B

Optimiser le texte/ l'image :

Résolution : 75 ppp

Qualité sortie : Faible

Texte

Sachez que la plus petite taille de fichier possible donne une qualité d'image relativement faible.

Paramétrages pour la meilleure qualité d'image possible

La meilleure qualité d'image donne normalement des tailles de fichier importantes. Une seule page peut atteindre 5 Mo.

La meilleure qualité d'image possible pour un document numérisé est obtenue avec les valeurs suivantes :

20 Chapitre 6 Utilisation de documents numérisés FRWW

Type de fichier : JPEG ou PDF

Mode couleur : Couleur

Optimiser le texte/ l'image :

Résolution : 300 ppp

Qualité sortie : Elevé

Image imprimée

Si vous avez besoin de la meilleure qualité possible de manière ponctuelle, veillez à modifier ces paramètres sur le panneau de commande afin qu'il s'appliquent uniquement à la numérisation en cours. Si vous modifiez ces paramètres dans le serveur Web intégré, ils s'appliqueront aux futures tâches de numérisation.

Français

FRWW Contrôle de la qualité d'image et de la taille de fichier 21

Paramétrages pour un usage général

Les paramétrages suivants vous permettent d'obtenir une qualité acceptable avec une taille de fichier raisonnable pour les documents texte, les documents image et les documents à contenu mixte.

Tableau 6-1 Paramétrages pour les documents texte

Source

Exemple Paramètres

Français

Texte uniquement.

●

Le texte est d'un intérêt primordial ;

●

Contrat

●

Lettre ou mémo sur papier à en-tête

●

Type de fichier : PDF ou TIFF

●

Mode couleur : N/B

●

les éléments non textuels ne sont pas importants.

Le texte est d'un intérêt primordial ;

●

les éléments non textuels sont simples et n'utilisent pas les

Document contenant des courbes

●

Facture

●

Carte

●

Mode contenu : Texte

●

Résolution : 150 ppp

●

ombrages, le gris ou la couleur pour véhiculer l'information.

Les éléments textuels et graphiques importants ne doivent pas avoir une couleur claire. La couleur du texte ne véhicule pas d'informations qui doivent être capturées. Aucun texte n'a une taille inférieure à 8 points.

Ces paramètres génèrent une image texte enrichi 1 bit.

Tableau 6-2 Paramétrages pour les documents image

Source Exemple Paramètres

Le contenu le plus important correspond

●

Publicités

●

à des images, des schémas avec des ombres et d'autres éléments non

Photographies

●

textuels.

●

Ces valeurs sont prévues pour capturer une image qui véhicule le profil général du document et permet la transmission d'informations. Pour une reproduction haute fidélité du contenu image, il convient d'utiliser une résolution et/ou une qualité de sortie supérieures.

Les images PDF et JPEG en noir et blanc seront en échelle de gris 8 bits. Toutes les images en couleurs seront en 24 bits. Les images en couleurs seront plus volumineuses que les images en échelle de gris.

Type de fichier : JPEG ou PDF

Mode couleur : N/B ou Couleur

Mode contenu : Image/Photo

Qualité sortie : Faible

Résolution : 150 ppp

Tableau 6-3 Paramétrages pour les documents mixtes

Source Exemple Paramètres

Tout document pour lequel les éléments textuels et graphiques ont la même importance.

Rapports avec schémas et photographies

●

Type de fichier : JPEG ou PDF

Mode couleur : N/B ou Couleur

Mode contenu : Mixte

22 Chapitre 6 Utilisation de documents numérisés FRWW

Tableau 6-3 Paramétrages pour les documents mixtes (suite)

Source Exemple Paramètres

●

Ces valeurs sont prévues pour capturer une image qui véhicule le profil général du document et permet la transmission d'informations. Pour une reproduction haute fidélité, il convient d'utiliser une résolution et/ou une qualité de sortie supérieures.

Qualité sortie : Faible

Résolution : 150 ppp

Français

FRWW Contrôle de la qualité d'image et de la taille de fichier 23

Français

Modification du texte dans un document numérisé

Cette fonction d'édition est généralement désignée sous le nom de « reconnaissance optique de caractères » (OCR, Optical Character Recognition). Utilisez cette fonction pour convertir tout le texte d'un document numérisé de manière à pouvoir l'éditer. Servez-vous de l'application HP Digital Send Service Windows Utility pour cette tâche. Une version d'évaluation de cette application est incluse dans la boîte de ce logiciel. A l'issue de la période d'évaluation, achetez une licence si vous souhaitez continuer de l'utiliser.

Utilisation du journal de communication numérique

Utilisez la page Journal du serveur Web intégré pour afficher les informations sur les tâches de communication numérique et les événements de type erreur en rapport avec le produit.

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Cliquez sur Journal. Le journal de communication numérique s'affiche. Les options suivantes sont

disponibles :

Dans la liste déroulante Nombre maximum d'entrées, sélectionnez le nombre d'entrées du

●

journal du produit à afficher simultanément. La valeur 0 (zéro) désactive la journalisation pour le produit.

REMARQUE : Ce paramètre n'est pas disponible sur tous les produits.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les informations du journal dans un fichier.

●

Cliquez sur le bouton Effacer pour effacer les informations du journal.

●

REMARQUE : Cette fonction efface simplement le journal à l'affichage. Les entrées du

journal demeurent intactes sur le produit, ceci pour des raisons liées à la comptabilité des tâches.

Cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour l'affichage avec les informations du journal

●

les plus récentes.

Cliquez sur le bouton Détails pour afficher les entrées détaillées du journal.

●

Envoi d'un document papier recto verso

1. Pour envoyer un fichier vers la messagerie, appuyez sur Courrier électronique sur l'écran d'accueil

du panneau de commande du produit.

Pour envoyer un fichier vers un dossier, appuyez sur Dossier réseau sur l'écran d'accueil du panneau de commande du produit.

2. Appuyez sur Plus d'options.

3. Appuyez sur Côtés de l'original.

4. Sélectionnez Recto verso.

24 Chapitre 6 Utilisation de documents numérisés FRWW

REMARQUE : Vous pouvez définir la numérisation recto verso par défaut dans le serveur Web intégré

(cliquez sur l'onglet Communication numérique, cliquez sur Préférences, puis sélectionnez l'option Document recto verso). Toutefois, dans la mesure où la numérisation recto verso ralentit

considérablement le processus de numérisation, HP recommande de changer le paramètre en fonction de chaque tâche à partir du panneau de commande du produit.

Français

FRWW Envoi d'un document papier recto verso 25

Français

26 Chapitre 6 Utilisation de documents numérisés FRWW

7 Résolution de problèmes

L'onglet Envoi numérique du serveur Web intégré ne s'affiche pas

Cause

Vous devez peut-être configurer une connexion et un mot de passe d'administration.

Le message Pas un serveur de passerelle SMTP valide apparaît dans le serveur Web intégré.

Le message La passerelle de messagerie ne répond pas s'affiche sur le panneau de commande avant lorsque vous essayez d'envoyer un courrier électronique.

Cause

Le paramètre SMTP est peut-être incorrect. 1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

Solution

Ouvrez le serveur Web intégré et cliquez sur Connexion dans l'angle supérieur droit de l'écran.

Solution

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Cliquez sur Param. messagerie élec..

4. Cliquez sur Rechercher les passerelles. Une boîte de

dialogue contenant les adresses IP de passerelle disponibles s'ouvre. Sélectionnez une adresse et cliquez sur OK.

REMARQUE : Si la commande Rechercher les

passerelles ne fournit pas les informations nécessaires,

appelez votre fournisseur d'accès Internet pour obtenir le nom d'hôte ou l'adresse IP de la passerelle SMTP et entrez cette information dans la zone Passerelle SMTP. Procurez-vous le nom d'utilisateur et le mot de passe d'authentification du serveur SMTP auprès de votre fournisseur d'accès Internet.

Français

5. Cliquez sur Tester pour tester et valider le paramétrage

SMTP.

L'adresse De ne peut pas être modifiée sur le panneau avant de l'imprimante.

Cause

L'utilisateur n'a pas la possibilité de modifier l'adresse De par défaut

Solution

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Cliquez sur Param. messagerie élec..

FRWW 27

L'adresse De ne peut pas être modifiée sur le panneau avant de l'imprimante.

Français

Cause

Le DSS a été désinstallé, mais le message DSS est propriétaire de l'imprimante s'affiche.

Cause

Erreur de communication 1. Mettez le produit hors tension, puis de nouveau sous

L'icône Dossier réseau n'apparaît pas sur l'écran d'accueil du panneau de commande du produit, même lorsque Envoyer vers messagerie est configuré.

Cause

Envoyer vers dossier n'est pas activé dans le serveur Web intégré.

Solution

4. Désélectionnez la case à cocher Empêcher l'utilisateur

du périphérique de modifier l'adresse par défaut du champ De.

5. Cliquez sur Appliquer.

Solution

tension.

2. Redémarrez le serveur Web intégré.

Solution

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Cliquez sur Envoyer vers dossier.

4. Sélectionnez l'option Activer Envoyer vers dossier.

5. Cliquez sur Appliquer.

Impossible de saisir une adresse électronique sur le panneau de commande.

Cause

La Communication numérique est configurée pour utiliser exclusivement les entrées du carnet d'adresses

Impossible d'envoyer vers la messagerie

Cause

Solution

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

3. Cliquez sur Param. messagerie élec..

4. Cliquez sur la case à cocher Utiliser exclusivement les

entrées du carnet d'adresses pour la désélectionner.

5. Cliquez sur Appliquer.

Solution

Erreur d'authentification ; ou la passerelle SMTP n'est pas correcte.

1. Ouvrez le serveur Web intégré pour le produit voulu.

2. Cliquez sur l'onglet Communication numérique.

28 Chapitre 7 Résolution de problèmes FRWW

Impossible d'envoyer vers la messagerie

Cause

Impossible d'envoyer le fichier vers un dossier réseau ou un dossier d'ordinateur.

Cause

Le chemin d'accès d'un dossier n'est pas valide

Echec de l'authentification.

Solution

3. Cliquez sur Param. messagerie élec..

4. Cliquez sur Rechercher les passerelles. Une boîte de

dialogue contenant les adresses IP de passerelle disponibles s'ouvre. Sélectionnez une adresse et cliquez sur OK.

REMARQUE : Si la commande Rechercher les

passerelles ne fournit pas les informations nécessaires,

5. Cliquez sur Tester pour tester et valider le paramétrage

SMTP.

Solution

Reportez-vous à la section Configuration de la fonction

Envoyer vers dossier à la page 7.

Français

Le dossier n'est peut-être pas partagé correctement.

FRWW 29

Français

30 Chapitre 7 Résolution de problèmes FRWW

Envío digital

Setup and Problem Solving Guide

Español

Avisos de marcas comerciales

Prohibida la reproducción, adaptación o traducción sin autorización previa y por escrito, salvo lo permitido por las leyes de propiedad intelectual (copyright).

Edition 1, 10/2007

Nº de referencia: 5851-3398

La información contenida en este documento está sujeta a cambios sin previo aviso.

Las únicas garantías de productos y servicios HP se establecen en la declaración de garantía expresa que acompaña al producto o servicio en cuestión. Nada de lo contenido en el presente documento podrá interpretarse como una garantía adicional. HP no será responsable de los errores u omisiones técnicos o editoriales contenidos en este documento.

Microsoft®, Windows® y Windows NT® son marcas comerciales registradas en EE.UU. de Microsoft Corporation.

Español

Tabla de contenido

1 Ventajas de la tecnología de envío digital

2 Configuración de Envío a carpeta con el Asistente de configuración de escaneo

3 Configuración del envío digital con el servidor Web incorporado

4 Configuración de Envío a carpeta

Configuración de una carpeta compartida ........................................................................................... 7

Configuración de destinos de Envío a carpeta ................................................................................... 11

Configuración para enviar un archivo a una carpeta del PC ............................................. 11

Configuración para enviar un archivo a una carpeta de red .............................................. 12

Configuración para enviar un archivo a un sitio FTP ......................................................... 12

5 Configuración de Enviar a correo electrónico

Configuración de Enviar a correo electrónico en el EWS .................................................................. 15

Configuración de la libreta de direcciones ......................................................................................... 17

Uso de Importar/Exportar para crear una libreta de direcciones ........................................................ 17

6 Trabajo con documentos escaneados

Control de la calidad de imagen y el tamaño del archivo ................................................................... 19

Configuración del tamaño de archivo más pequeño posible ............................................. 20

Configuración de la mejor calidad de imagen posible ....................................................... 20

Configuración general ........................................................................................................ 22

Edición de texto en un documento escaneado .................................................................................. 24

Uso del registro de envío digital ......................................................................................................... 24

Envío de un documento a dos caras .................................................................................................. 24

7 Solución de problemas

Español

ESWW iii

Español

iv ESWW

1 Ventajas de la tecnología de envío

digital

La tecnología de envío digital es una forma rápida, sencilla y fiable de capturar valiosa información a partir de documentos en papel y convertirla a formato digital, que puede procesarse y enrutarse.

Al usar el envío digital para escanear y convertir documentos, puede hacer lo siguiente:

Enviar archivos directamente a destinos de correo electrónico

●

Enviar archivos por fax desde redes locales (LANs), Internet, Microsoft® Windows®, o cualquier

●

otra solución de fax en red

Archivar archivos en un ordenador local o almacenamiento en red mediante la tecnología de envío

●

a carpeta

Con la solución correcta de envío digital, una organización puede esperar:

Mejorar la productividad y ser más competitivo

●

Fusionar datos en papel y electrónicos para que sea más fácil compartirlos, editarlos, imprimirlos,

●

almacenarlos y recuperarlos

Racionalizar los procesos empresariales para reducir costes

●

Español

ESWW 1

Español

2 Capítulo 1 Ventajas de la tecnología de envío digital ESWW

2 Configuración de Envío a carpeta con el

Asistente de configuración de escaneo

Si desea configurar rápidamente una carpeta del escritorio para escanear documentos en ella, debería usar el software del Asistente de configuración de escaneo. Esta herramienta está diseñada para aquellos clientes que no tienen administradores de TI y desean configurar rápidamente la función Envío a carpeta.

Éstos son los pasos para ejecutar el Asistente de configuración de escaneo:

1. Abra el servidor Web incorporado abriendo un explorador Web y escribiendo la dirección IP del

producto o el nombre del host en la ventana de la URL. La dirección IP puede encontrarse en la página de configuración.

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. En la columna de la izquierda, haga clic en Envío a carpeta.

4. En la página Envío a carpeta, haga clic en la casilla Activar el Asistente de configuración de

escaneo.

5. Haga clic en el botón Aplicar.

6. Inserte el CD del sistema de impresión en el ordenador.

7. En la pantalla de bienvenida, haga clic en Asistente de configuración de escaneo.

8. Siga los pasos de la herramienta de configuración. Se creará una carpeta de red conectada al

dispositivo. Ya está preparado para escanear documentos en la carpeta que ha creado.

Si ha completado los pasos anteriores, no tiene que usar el servidor Web incorporado para configurar carpetas, a menos que desee añadir funciones avanzadas. No obstante, para la configuración del correo electrónico, sí tendrá que emplear el mencionado servidor.

Español

ESWW 3

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4 Capítulo 2 Configuración de Envío a carpeta con el Asistente de configuración de escaneo ESWW

3 Configuración del envío digital con el

servidor Web incorporado

Pese a que la mayoría de las actividades de envío digital puede llevarse a cabo usando el panel de control del dispositivo, algunos ajustes críticos deben configurarse inicialmente con el servidor Web incorporado (EWS). El EWS es un grupo de funciones y herramientas integradas en el dispositivo a las que se puede acceder mediante un explorador Web (por ejemplo, Internet Explorer) siempre y cuando el dispositivo esté encendido.

Para llevar a cabo la configuración del envío digital, debe obtener la información siguiente:

1. Dirección IP del dispositivo: En el panel de control del dispositivo, pulse Dirección de red en la

pantalla del panel. Éste es un ejemplo de dirección IP: 16.88.158.182.

2. El nombre del servidor SMTP o su dirección IP: El servidor SMTP es el servidor de correo

electrónico. Todos los correos pasan por el servidor SMTP de la red y luego se envían a su buzón mediante la identificación de su dirección de correo electrónico. Si no dispone de un servidor SMTP interno, su proveedor de servicios de Internet (ISP) debe proporcionarle el nombre del servidor y su dirección IP. Por ejemplo, un nombre de servidor SMTP sería el siguiente: smtp.msn.net. También podría ser una dirección IP.

Español

3. Autenticación en el servidor SMTP: La autenticación suele efectuarse especificando el nombre

de usuario y la contraseña. Sólo su proveedor de servicios Internet sabe si el servidor SMTP necesita autenticación con nombre de usuario y contraseña o no. En caso afirmativo, obtenga su nombre de usuario y contraseña para su uso posterior.

4. Su dominio de Windows, nombre de usuario, contraseña y nombre del ordenador. Haga clic

con el botón derecho en Mi PC en el escritorio y luego en Propiedades. Haga clic en la ficha Mi

PC. En esta página encontrará el nombre del ordenador y el dominio. Asegúrese de anotar el Nombre completo de equipo con el formato OrdenadorDeJose.ES.msn.net. El nombre de

usuario y la contraseña de Windows son los que utiliza para iniciar una sesión en el ordenador.

Una vez recogida la información anterior, estará preparado para pasar al servidor Web incorporado y configurar las opciones del envío digital.

Las instrucciones siguientes le indican la forma de acceder al servidor Web incorporado del dispositivo.

1. Abra un explorador Web (por ejemplo, Internet Explorer).

2. Escriba la dirección IP del dispositivo en la barra de direcciones del explorador Web y pulse

Intro. Se abrirá la página Web incorporada del dispositivo.

3. Haga clic en la ficha Envío digital. La columna izquierda de la página Envío digital contiene

enlaces con Envío a carpeta, Enviar a correo electrónico y otra información de configuración.

Ahora está preparado para realizar tareas de envío digital en el servidor Web incorporado.

ESWW 5

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6 Capítulo 3 Configuración del envío digital con el servidor Web incorporado ESWW

4 Configuración de Envío a carpeta

Configuración de una carpeta compartida

Antes de poder usar la función Envío a carpeta, debe compartir la carpeta a la que desea enviar los documentos escaneados. Siga estas instrucciones para configurar una carpeta compartida en Windows XP.

NOTA: Para saber cómo compartir una carpeta en otros sistemas operativos Windows, abra la

documentación de ayuda y busque “compartir una carpeta”.

Uso compartido de una carpeta en Windows XP

1. En el Explorador de Windows o Mi PC, haga clic en la carpeta que desea compartir y elija

Compartir y seguridad.

NOTA: Si no ve la opción Compartir y seguridad cuando hace clic con el botón derecho en la

carpeta, puede que no tenga instalado el componente Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft. Para comprobarlo, haga clic con el botón derecho en Mis sitios de red, seleccione Propiedades, haga clic con el botón derecho en Conexión de área local y elija Propiedades. Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft debe aparecer en el

cuadro de diálogo. En caso contrario, instale el componente. Busque información en la ayuda de Microsoft sobre seguridad y cómo compartir carpetas o póngase en contacto directamente con Microsoft.

Español

NOTA: Para carpetas de red, normalmente el administrador de la red debe otorgar permisos

para esa carpeta a los usuarios adecuados.

ESWW Configuración de una carpeta compartida 7

2. Haga clic en la ficha Compartir.

Español

3. Seleccione Compartir esta carpeta. Si es necesario, escriba un nuevo nombre en el campo

Nombre del recurso compartido. Este nombre será el que aparezca en la red.

4. Haga clic en Permisos.

8 Capítulo 4 Configuración de Envío a carpeta ESWW

Para permitir que cualquiera en la red pueda acceder a la carpeta, haga clic en Todos,

●

seleccione Control total en la columna Permitir y haga clic en Aceptar. Continúe entonces con el paso 5.

Para dar acceso a la carpeta sólo a ciertos usuarios:

●

a. Seleccione Todos y haga clic en Quitar.

b. Haga clic en Agregar.

c. En el campo Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar , escriba el

nombre de la cuenta del primer usuario que tendrá acceso a la carpeta y haga clic en Comprobar nombres para verificar que el nombre es válido. Para añadir múltiples cuentas de usuario, escriba un punto y coma después del primer nombre de cuenta y repita a partir del paso b para cada cuenta que añada. Se muestra cada cuenta de usuario separada de las demás por un punto y coma.

d. Haga clic en Aceptar cuando la lista de cuentas esté completa.

e. Cambie los permisos de cada cuenta de usuario con acceso a esta carpeta. Haga clic

una vez en el nombre de la cuenta del usuario. Mientras esté seleccionada, conceda o deniegue privilegios de acuerdo con las opciones disponibles seleccionando o haciendo clic en las casillas situadas junto a los permisos. Lectura permite al usuario leer los archivos de la carpeta. Cambio permite al usuario añadir, modificar o borrar archivos de la carpeta. Control total permite al usuario leer, añadir, modificar y borrar archivos de la carpeta, así como ajustar estos permisos o asumir la propiedad de la carpeta.

Español

ESWW Configuración de una carpeta compartida 9

5. Cuando haya ajustado los permisos de todos los usuarios, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en la ficha Seguridad y luego en Agregar.

NOTA: Si no ve una ficha Seguridad, la tarea ha terminado. Continúe con el trabajo.

7. En la ficha Seguridad, añada todas las cuentas de usuario agregadas en el paso 4.

a. En el campo Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar , escriba el nombre

de cada cuenta de usuario que tendrá acceso a la carpeta y haga clic en Comprobar nombres. Cada una de las cuentas se muestra con el formato NombreOrdenador \NombreUsuario y las cuentas están separadas por un punto y coma.

b. Haga clic en Aceptar cuando termine.

8. Haga clic en Aplicar y luego en Aceptar. El icono de la carpeta cambia y toma el aspecto de una

mano que sujeta la carpeta:

Cualquier usuario con permisos para acceder a la carpeta puede ahora usar la función Envío a carpeta para escanear en la carpeta compartida.

Español

10 Capítulo 4 Configuración de Envío a carpeta ESWW

Configuración de destinos de Envío a carpeta

Tras crear una carpeta compartida, debe configurar los ajustes de Envío a carpeta en el EWS. Los ajustes exactos dependen de dónde tenga la intención de enviar un documento escaneado.

Configuración para enviar un archivo a una carpeta del PC

1. Verifique que ha configurado correctamente una carpeta compartida. Consulte Configuración de

una carpeta compartida en la página 7 para obtener instrucciones al respecto.

2. Abra el EWS para el producto deseado.

3. Haga clic en la ficha Envío digital.

4. Haga clic en Envío a carpeta.

5. En la sección Carpeta predefinida de la página, haga clic en Agregar.

6. Seleccione Carpeta predefinida y haga clic en Aceptar.

7. En el campo Ruta de la carpeta, indique la ruta de la carpeta compartida que ha creado. La ruta

debe tener uno de los formatos siguientes:

\\NombreMiPC\NombreCarpetaCompartida

\\DirecciónIPMiPC\NombreCarpetaCompartida

SUGERENCIA: Para encontrar el nombre del ordenador, haga clic con el botón derecho en Mi

PC en el escritorio, haga clic en Propiedades y haga clic en Nombre de equipo. Asegúrese de usar el nombre indicado en el campo Nombre completo de equipo.

SUGERENCIA: Para localizar la dirección IP del ordenador, abra el símbolo del sistema de

Windows, escriba ipconfig /all y pulse Intro.

8. En el cuadro de lista Credenciales de acceso, seleccione Utilizar credenciales públicas.

Escriba su dominio de Windows, nombre de usuario y contraseña para acceder a la carpeta compartida.

SUGERENCIA: Para conocer su dominio de Windows, haga clic con el botón derecho en Mi

PC y busque en la ficha Nombre de equipo.

9. Haga clic en Prueba de acceso a carpeta para verificar que los ajustes son correctos.

Ahora ya puede enviar un archivo a una carpeta del PC. Otros ajustes que aparecen en pantalla son opcionales.

Español

ESWW Configuración de destinos de Envío a carpeta 11

Configuración para enviar un archivo a una carpeta de red

1. Verifique que la carpeta de red otorga a los usuarios adecuados permisos completos. En caso

contrario, haga clic en la carpeta y defina los permisos en la ficha Seguridad.

NOTA: En la mayoría de los casos, el administrador de la red debe realizar esta tarea.

2. Busque la dirección IP de la ubicación de red:

a. Averigüe primero el nombre de la unidad de red abriendo Mi PC y mirando la lista de unidades.

Los nombres de las unidades de red se muestran con comillas simples, como

'NombreUnidadRed'.

b. Tras conocer el nombre de la unidad de red, abra el símbolo del sistema de Windows, escriba

nslookup [NombreUnidadRed] y pulse Intro. Se muestra entonces la dirección IP de la unidad de red.

3. Abra el EWS para el producto deseado.

4. Haga clic en la ficha Envío digital.

5. Haga clic en Envío a carpeta.

6. En la sección Carpeta predefinida de la página, haga clic en Agregar.

7. Seleccione Carpeta predefinida y haga clic en Aceptar.

Español

8. En el campo Ruta de la carpeta, escriba la dirección IP de la unidad de red seguida de la ruta

completa de la carpeta compartida en la red, usando el formato siguiente: \\DirecciónIPRed \RutaCarpetaCompartida.

NOTA: RutaCarpetaCompartida debe incluir la ruta completa de red de la carpeta de red. Por

ejemplo, digamos que va a escanear un archivo en la carpeta de red Archivo. En Mi PC puede ver que la ruta de red de esa carpeta es MiRuta\Archivo en 'NombreDeMiRed'. Si la dirección IP de NombreDeMiRed es 0.0.0.0, debe escribir \\0.0.0.0\MiRuta\Archivo en el campo

Ruta de la carpeta.

9. Elija Utilizar credenciales públicas en el cuadro Credenciales de acceso. Especifique su

dominio de Windows, nombre de usuario y contraseña para acceder a la carpeta compartida.

SUGERENCIA: Para conocer su dominio de Windows, haga clic con el botón derecho en Mi

PC y busque en la ficha Nombre de equipo.

10. Haga clic en Prueba de acceso a carpeta para verificar que los ajustes son correctos.

Ahora ya puede enviar un archivo a la carpeta de red. Otros ajustes que aparecen en pantalla son opcionales.

Configuración para enviar un archivo a un sitio FTP

1. Abra el EWS para el producto deseado.

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Envío a carpeta.

4. Seleccione la casilla Activar envío a carpeta.

5. Haga clic en Agregar.

12 Capítulo 4 Configuración de Envío a carpeta ESWW

6. Seleccione Sitio FTP y haga clic en Aceptar.

7. Proporcione los ajustes de conexión con el FTP.

8. Haga clic en Probar credenciales FTP para verificar que los ajustes son correctos.

Español

ESWW Configuración de destinos de Envío a carpeta 13

Español

14 Capítulo 4 Configuración de Envío a carpeta ESWW

5 Configuración de Enviar a correo

electrónico

Configuración de Enviar a correo electrónico en el EWS

Para configurar Enviar a correo electrónico, debe proporcionar una puerta de enlace SMTP. Cuando la dirección de la puerta de enlace está configurada correctamente, es posible enviar cualquier documento desde el producto directamente a una dirección de correo electrónico.

Especificación de una puerta de enlace SMTP

1. Abra el EWS para el producto deseado.

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.

4. Haga clic en Buscar puertas de enlace. Se abre entonces un cuadro de diálogo con las

direcciones IP de las puertas de enlace disponibles.

5. Seleccione una dirección IP y haga clic en Aceptar.

NOTA: Si el comando Buscar puertas de enlace no proporciona una dirección IP válida,

póngase en contacto con su proveedor de servicios de Internet (ISP) para obtener el nombre del host o la dirección IP del servidor de puerta de enlace SMTP y escríbalo en el campo Puerta de enlace SMTP. smtp.msn.net es un ejemplo de nombre de host. 16.88.158.182 es un ejemplo de dirección IP.

6. Haga clic en Prueba para comprobar y validar la configuración SMTP.

7. Haga clic en Aplicar.

Esta página también le permite configurar los siguientes ajustes opcionales:

Tamaño máximo de archivo adjunto: Una lista desplegable especifica el tamaño máximo de los archivos adjuntos de correo electrónico. Si el tamaño del documento es mayor que el máximo permitido, el archivo adjunto se divide en archivos más pequeños y se envían en varios correos electrónicos. El administrador del servidor de correo electrónico o su ISP puede indicarle el tamaño máximo que admite el sistema y puede usar esa información para configurar este ajuste. Si no existe un tamaño máximo, este ajuste puede configurarse con el valor predeterminado.

Autenticación SMTP: La mayoría de los servidores SMTP de entornos corporativos no precisan autenticación SMTP, por lo que esta casilla no suele seleccionarse.

Español

ESWW Configuración de Enviar a correo electrónico en el EWS 15

Si el servidor SMTP del ISP no requiere autenticación, asegúrese de seleccionar Utilizar credenciales públicas. Si elige Utilizar las credenciales del usuario del dispositivo, configure los ajustes de la ficha Configuración de la página Servidor de correo electrónico.

NOTA: El nombre de usuario y la contraseña suelen ser configurados por el ISP o el

administrador del sistema en el servidor SMPT y estas credenciales podrían no corresponderse con las de inicio de sesión de Windows. Póngase en contacto con el administrador para obtener el nombre de usuario y la contraseña para el servidor SMTP.

Español

16 Capítulo 5 Configuración de Enviar a correo electrónico ESWW

Configuración de la libreta de direcciones

Una libreta de direcciones de correo electrónico contiene las direcciones de correo almacenadas en el producto. La libreta de direcciones puede almacenar direcciones utilizadas con frecuencia que pueden seleccionarse en el panel de control del producto. Use la página Libreta de direcciones de correo electrónico para añadir direcciones al producto una por una y editar direcciones ya grabadas en él.

También puede usar la función Importar/Exportar del producto para guardar de golpe una larga lista de direcciones de correo electrónico usadas con frecuencia, en lugar de añadirlas una por una.

Para añadir direcciones de correo a más de un producto, HP recomienda guardarlas en un producto, hacer las modificaciones que haga falta, y usar la función Importar/Exportar para transferir las direcciones a otros productos.

Uso de Importar/Exportar para crear una libreta de direcciones

Para importar una libreta de direcciones al producto que usa el EWS, haga clic en la ficha Envío digital, haga clic en Importar/Exportar, haga clic en el enlace Ayuda de la esquina superior derecha,

y siga las instrucciones que se muestren en la pantalla.

Español

ESWW Configuración de la libreta de direcciones 17

Español

18 Capítulo 5 Configuración de Enviar a correo electrónico ESWW

6 Trabajo con documentos escaneados

Control de la calidad de imagen y el tamaño del archivo

Varios ajustes afectan al tamaño del archivo y la calidad de imagen de un documento escaneado. Estos ajustes pueden cambiarse en el panel de control del producto o con el EWS.

NOTA: Cuando se cambia un ajuste de envío digital en el EWS, el nuevo ajuste se aplica a todos los

futuros trabajos de envío digital. Si el cambio se hace en el panel de control del producto, el ajuste sólo se aplica al trabajo actual.

Cambio de la configuración de escaneo con el panel de control del producto

1. Pulse Correo electrónico o Carpeta de red.

2. Pulse Más opciones. Se muestra un grupo de menús relacionados con el escaneo.

3. Modifique los ajustes siguientes según sea necesario:

Tipo de archivo del documento

●

Calidad de salida

●

Resolución

●

Color/negro

●

Optimizar texto/imagen

●

Español

ESWW Control de la calidad de imagen y el tamaño del archivo 19

Cambio de la configuración de escaneo con el EWS

1. Abra el EWS para el producto deseado.

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Envío a carpeta.

4. En la sección Carpeta predefinida de la página, haga clic en una carpeta de destino y luego en

Editar.

5. Desplácese a la sección Editar configuración de documento predeterminada y modifique los

ajustes siguientes según sea necesario:

Preferencia de color

●

Formato de archivo

●

Resolución

●

Tamaño de archivo predeterminado

●

NOTA: En el EWS no puede configurar el ajuste “Optimizar texto/imagen” porque este ajuste

varía de un trabajo a otro y debe configurarse en el panel de control.

6. Haga clic en Aceptar.

En general, las imágenes de alta calidad requieren archivos de mayor tamaño. De igual forma, los

Español

archivos más pequeños reducen la calidad de imagen. La configuración predeterminada de Color, 150 dpi, y de Tamaño de archivo estándar suele proporcionar una calidad aceptable con tamaños de

archivo razonables.

Configuración del tamaño de archivo más pequeño posible

El tamaño de archivo más pequeño posible de un documento escaneado se genera usando los ajustes siguientes:

Tipo de archivo: PDF o TIFF/MTIFF

Modo color: Blanco y negro

Optimizar texto/ imagen:

Resolución: 75 dpi

Calidad de salida: Bajo

Texto

Tenga en cuenta que el tamaño de archivo más pequeño posible genera una calidad de imagen pobre.

Configuración de la mejor calidad de imagen posible

La mejor calidad de imagen suele generar archivos de gran tamaño. Una sola página puede tener hasta 5 MB.

La mejor calidad de imagen posible de un documento escaneado se genera usando los ajustes siguientes:

20 Capítulo 6 Trabajo con documentos escaneados ESWW

Tipo de archivo: JPEG o PDF

Modo color: Color

Optimizar texto/ imagen:

Resolución: 300 dpi

Calidad de salida: Alto

Imagen impresa

Si sólo necesita la mejor calidad posible de vez en cuando, asegúrese de cambiar estos ajuste en el panel de control del producto para que únicamente se apliquen al escaneo actual. Si modifica estos ajustes en el EWS, se aplicarán a todos los futuros trabajos de escaneo.

Español

ESWW Control de la calidad de imagen y el tamaño del archivo 21

Configuración general

Los siguientes ajustes generales le permiten obtener una calidad aceptable con un tamaño de archivo razonable para documentos de texto, de imágenes y de contenido mixto.

Tabla 6-1 Configuración para documentos de texto

Origen

Ejemplo Configuración

Todo texto.

●

El texto es de máxima importancia;

●

Contrato

●

Carta o memorando con membrete

●

Tipo de archivo: PDF o TIFF

●

Modo color: Blanco y negro

●

los elementos que no sean de texto no son importantes.

El texto es de máxima importancia;

●

los elementos importantes que no sean de texto son sencillos y no

Documento con gráficos de líneas

●

Factura

●

Mapa

●

Modo contenido: Texto

●

Resolución: 150 dpi

●

utilizan sombras, grises ni color para comunicar información.

El texto importante y los elementos gráficos deben tener colores claros. El color del texto no comunica información que deba ser capturada. Ningún texto es más pequeño de 8 puntos.

Estos ajustes generan una imagen con texto mejorado de 1 bit.

Tabla 6-2 Configuración para documentos con imágenes

Origen Ejemplo Configuración

Español

Las imágenes, diagramas sombreados y

●

Anuncios

Tipo de archivo: JPEG o PDF

●

otros elementos que no sean de texto son el contenido más importante.

●

Fotografías

Modo color: Blanco y negro o

●

color

Modo contenido: Imagen/Foto

●

Calidad de salida: Bajo

●

Resolución: 150 dpi

●

Estos ajustes se utilizan para capturar una imagen que exprese el carácter general del documento y permita transmitir información. Para reproducción de alta fidelidad de contenido gráfico, debe emplearse una resolución y/o calidad de salida más alta.

Las imágenes en blanco y negro PDF y JPEG presentarán una escala de grises de 8 bits. Las imágenes en color serán de 24 bits. Las imágenes en color serán mayores que las imágenes en escala de grises.

Tabla 6-3 Configuración para documentos mixtos

Origen Ejemplo Configuración

Cualquier documento en el que el texto

Informe con diagramas y fotografías

Tipo de archivo: JPEG o PDF

●

y los elementos gráficos tienen la misma

Modo color: Blanco y negro o

importancia.

●

color

Modo contenido: Mixto

●

22 Capítulo 6 Trabajo con documentos escaneados ESWW

Tabla 6-3 Configuración para documentos mixtos (continuación)

Origen Ejemplo Configuración

Calidad de salida: Bajo

●

Resolución: 150 dpi

●

Estos ajustes se utilizan para capturar una imagen que exprese el carácter general del documento y permita transmitir información. Para reproducción de alta fidelidad, debe emplearse una resolución y/o calidad de salida más alta.

Español

ESWW Control de la calidad de imagen y el tamaño del archivo 23

Edición de texto en un documento escaneado

Esta función de edición suele llamarse reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Utilice esta función para convertir todo el texto de los documentos escaneados de forma que pueda editarse. Emplee la utilidad HP Digital Send Service Windows Utility para esta tarea. Este software se suministra con una versión de prueba de la utilidad. Tras el periodo de prueba, adquiera una licencia para seguir utilizándola.

Uso del registro de envío digital

Use la página Registro del EWS para ver información e incidencias de error del trabajo de envío digital asociadas con el producto.

1. Abra el EWS para el producto deseado.

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Registro. Se muestra el registro de envío digital. Están disponibles las opciones

siguientes:

En la lista desplegable Máximo número de entradas, seleccione el número de entradas del

●

registro del producto que se van a mostrar de golpe. La selección de 0 (cero) desactiva el registro del producto.

NOTA: Este ajuste no está disponible en todos los productos.

Español

Haga clic en el botón Guardar para almacenar la información del registro en un archivo.

●

Haga clic en el botón Borrar para eliminar la información del registro.

●

NOTA: Esta función sólo elimina la visualización del registro. Las entradas permanecen

intactas con fines de análisis de trabajos.

Haga clic en el botón Actualizar para actualizar la vista con la información más reciente del

●

registro.

Haga clic en el botón Detalles para ver los detalles de las entradas del registro.

●

Envío de un documento a dos caras

1. Para enviar un archivo al correo electrónico, pulse Correo electrónico en la pantalla de inicio del

panel de control del producto.

Para enviar una carpeta al correo electrónico, pulse Carpeta de red en la pantalla de inicio del panel de control del producto.

2. Pulse Más opciones.

3. Pulse Caras originales.

4. Seleccione 2 caras.

24 Capítulo 6 Trabajo con documentos escaneados ESWW

NOTA: Es posible establecer el escaneo a 2 caras como ajuste predeterminado configurándolo en el

EWS (haga clic en la ficha Envío digital, haga clic en Preferencias y seleccione la opción Documento a 2 caras). No obstante y dado que el escaneo a 2 caras ralentiza significativamente el proceso de

escaneo, HP recomienda que realice el ajuste para el trabajo que lo necesite en el panel de control del producto.

Español

ESWW Envío de un documento a dos caras 25

Español

26 Capítulo 6 Trabajo con documentos escaneados ESWW

7 Solución de problemas

La ficha Envío digital del EWS no aparece.

Causa

Puede que se hayan configurado un inicio de sesión administrativo y una contraseña.

El mensaje Servidor de puerta de enlace SMTP no válido se muestra en el EWS.

El mensaje La puerta de enlace de correo electrónico no responde aparece en el panel frontal al intentar enviar un mensaje de correo electrónico.

Causa

Es posible que la configuración SMTP no sea correcta. 1. Abra el EWS para el producto deseado.

Solución

Abra el EWS y haga clic en Inicio de sesión en la esquina superior derecha de la pantalla.

Solución

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.

4. Haga clic en Buscar puertas de enlace. Se abre

entonces un cuadro de diálogo con las direcciones IP de las puertas de enlace disponibles. Seleccione una dirección y haga clic en Aceptar.

NOTA: Si el comando Buscar puertas de enlace no

proporciona la información necesaria, póngase en contacto con su proveedor de servicios de Internet (ISP) para obtener el nombre del host o la dirección IP del servidor de puerta de enlace SMTP y escríbalo en el campo Puerta de enlace SMTP. El nombre de usuario y la contraseña de autenticación en el servidor SMTP debe proporcionarlos el ISP.

Español

5. Haga clic en Prueba para comprobar y validar la

configuración SMTP.

La dirección De no puede cambiarse en el panel frontal de la impresora.

Causa

El usuario no puede cambiar la dirección De predeterminada. 1. Abra el EWS para el producto deseado.

Solución

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.

ESWW 27

La dirección De no puede cambiarse en el panel frontal de la impresora.

Causa

El DSS se ha desinstalado pero se muestra el mensaje DSS tiene la propiedad de la impresora.

Causa

Error de comunicación 1. Apague y encienda el producto.

El icono de la carpeta de red no se muestra en la pantalla de inicio del panel de control del producto incluso si ha configurado Enviar a correo electrónico.

Causa

Envío a carpeta no está activado en el EWS. 1. Abra el EWS para el producto deseado.

Español

Solución

4. Elimine la marca de la casilla Evitar que el usuario del

dispositivo cambie la dirección De: predeterminada.

5. Haga clic en Aplicar.

Solución

2. Reinicie el EWS.

Solución

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Envío a carpeta.

4. Seleccione la opción Activar envío a carpeta.

5. Haga clic en Aplicar.

No se puede escribir una nueva dirección de correo electrónico en el panel de control.

Causa

Envío digital está configurado para usar sólo las entradas de

la libreta de direcciones.

No se puede enviar correo electrónico.

Causa

Error de autenticación o la puerta de enlace SMTP no es correcta.

Solución

1. Abra el EWS para el producto deseado.

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.

4. Haga clic para eliminar la marca de la casilla Usar sólo

entradas de la libreta de direcciones.

5. Haga clic en Aplicar.

Solución

1. Abra el EWS para el producto deseado.

2. Haga clic en la ficha Envío digital.

3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.

28 Capítulo 7 Solución de problemas ESWW

No se puede enviar correo electrónico.

Causa

No se puede enviar un archivo a una carpeta de red o del PC.

Causa

La ruta de la carpeta no es válida.

Fallo de autenticación.

Es posible que la carpeta no esté compartida correctamente.

Solución

4. Haga clic en Buscar puertas de enlace. Se abre

entonces un cuadro de diálogo con las direcciones IP de las puertas de enlace disponibles. Seleccione una dirección y haga clic en Aceptar.

NOTA: Si el comando Buscar puertas de enlace no

5. Haga clic en Prueba para comprobar y validar la

configuración SMTP.

Solución

Consulte Configuración de Envío a carpeta en la página 7.

Español

ESWW 29

Español

30 Capítulo 7 Solución de problemas ESWW

HP COLOR LASERJET CM6030, LASERJET M5035, LASERJET M5025, LASERJET M3027, COLOR LASERJET CM4730 User Manual

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

4 Configure Send-to-Folder

Set up a shared folder

Configure Send-to-Folder destinations

Configuration for sending a file to a folder on your PC

Configuration for sending a file to a network folder

Configuration for sending a file to an FTP site

5 Configure Send-to-Email

Configure Send-to-Email in the EWS

Configure the address book

Use Import/Export to Establish an Address Book

6 Work with scanned documents

Control image quality and file size

Settings for the smallest possible file size

Setting for the best possible image quality

General purpose settings

Edit the text in a scanned document

Use the digital-send log

Send a 2-sided paper document

7 Problem Solving

Configuration d'un dossier partagé

Configuration des destinations pour la fonction Envoyer vers dossier

Configuration pour envoyer un fichier vers un dossier sur votre PC

Configuration pour envoyer un fichier vers un dossier réseau

Configuration pour envoyer un fichier vers un site FTP

Configuration de la fonction d'envoi vers la messagerie dans le serveur Web intégré

Configuration du carnet d'adresses

Utilisation de la fonction Importer/Exporter pour créer un carnet d'adresses

6 Utilisation de documents numérisés

Contrôle de la qualité d'image et de la taille de fichier

Paramétrages pour la plus petite taille de fichier possible

Paramétrages pour la meilleure qualité d'image possible

Paramétrages pour un usage général

Modification du texte dans un document numérisé

Utilisation du journal de communication numérique

Envoi d'un document papier recto verso

7 Résolution de problèmes

4 Configuración de Envío a carpeta

Configuración de una carpeta compartida

Configuración de destinos de Envío a carpeta

Configuración para enviar un archivo a una carpeta del PC

Configuración para enviar un archivo a una carpeta de red

Configuración para enviar un archivo a un sitio FTP

Configuración de Enviar a correo electrónico en el EWS

Configuración de la libreta de direcciones

Uso de Importar/Exportar para crear una libreta de direcciones

6 Trabajo con documentos escaneados

Control de la calidad de imagen y el tamaño del archivo

Configuración del tamaño de archivo más pequeño posible

Configuración de la mejor calidad de imagen posible

Configuración general

Edición de texto en un documento escaneado

Uso del registro de envío digital

Envío de un documento a dos caras

7 Solución de problemas