PANASONIC KX-TVM200NE, KX-TVM50NE User Manual

Système de Messagerie vocale

Guide de l'abonné

KX-TVM50

Modèle KX-TVM200

Merci d'avoir acquis un Système de Messagerie vocale de Panasonic.

Veuillez lire attentivement ce manuel avant d'utiliser ce produit et gardez-le pour toute consultation ultérieure.

KX-TVM50/KX-TVM200: Version 1.0

Guide de l'abonné

Introduction

Merci d’avoir acquis le Système de Messagerie vocale de Panasonic KX-TVM50/KX- TVM200. Nous confions que ce produit vous fournira un service fiable pendant plusieurs années.

Ce Guide de l’abonné est conçu pour vous aider à configurer votre boîte vocale, utiliser les fonctions communes de messagerie vocale et vous introduire aux nombreuses fonctions avancées qui amélioreront votre productivité de plusieurs façons.

La structure de ce manuel

Ce manuel contient les sections suivantes:

Chapitre 1 Introduction au SMV

Ce chapitre vous donne un bref sommaire de ce qu’est le SMV et ce qu’il peut vous aider à faire.

Chapitre 2 Connexion à votre boîte vocale et la configurer

Ce chapitre vous montrera comment vous connecter à votre boîte vocale du SMV et la personnaliser pour l’adapter à vos besoins.

Chapitre 3 Lecture des messages et fonctions relatives

Ce chapitre vous aidera à lire les messages laissés dans votre boîte vocale et à utiliser d’autres fonctions associées à la lecture des messages.

Chapitre 4 Envoyer des messages

Ce chapitre vous indiquera comment envoyer des messages à d’autres personnes de votre bureau et à des correspondants externes.

Chapitre 5 Autres fonctions

Ce chapitre vous introduira aux nombreuses fonctions avancées que le SMV propose.

Remarque

•Ce manuel pourrait parler de produits qui ne sont pas disponibles dans votre région/pays.

•Les suffixes du numéro de modèle sont omis au travers de ce manuel.

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	Guide de l'abonné
Table des matières
1	Introduction au SMV.....................................................	5
1.1	Introduction au SMV ......................................................................	5
2 Connexion à votre boîte vocale et la configurer........		8
2.1	Connexion à votre boîte vocale......................................................	8
2.2	Didacticiel pour l'abonné (configuration facile de boîte vocale) ...	10
2.3	Changer ou supprimer vos messages d'accueil personnel .........	13
2.4	Changer ou supprimer votre mot de passe..................................	15
2.5	Changer ou supprimer votre nom d’abonné ................................	16
2.6	Commandes de service et commandes de navigation communes...	17
3 Lecture des messages et fonctions relatives ..........		18
3.1	Lecture des messages.................................................................	18
3.2	Répondre aux messages.............................................................	22
3.3	Transférer des messages.............................................................	24
3.4	Accès à distance..........................................................................	26
4	Envoyer des messages ..............................................	28
4.1	Envoyer des messages—Aperçu.................................................	28
4.2	Livraison de messages ................................................................	29
4.3	Message de livraison externe ......................................................	32
4.4	Recevoir des messages de livraison externe...............................	35
5	Autres fonctions .........................................................	36
5.1	Transfert d'appels.........................................................................	36
5.2	Traitement d'appels incomplets....................................................	38
5.3	Attribuer votre poste de réacheminement....................................	40
5.4	Boîte vocale d’interview ...............................................................	41
5.5	Mode de réception de messages.................................................	43
5.6	Listes personnelles de groupes de distribution............................	44
5.7	Listes de livraison de messages externes ...................................	46
5.8	Signalisation de message en attente ...........................................	48

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Guide de l'abonné
5.9	Intégration E-mail (Signalisation de messages par courriel)........	50
5.10	Message d'accueil personnel sur ID d'appelant...........................	51
5.11	Annonce du nom de l'appelant personnel....................................	54
5.12	Filtrage d'appels en direct (LCS) .................................................	56
5.13	Enregistrer vos conversations......................................................	57
5.14	Renvoi d'appels à distance ..........................................................	58

5.15Attribuer et annuler des numéros de téléphone pour le Transfert

d’appels vers ligne externe ..........................................................

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5.16Attribuer vos numéros de téléphone pour les fonctions Présent

	Automatique et Crédit taxe...........................................................	61
5.17	Service personnalisé personnel...................................................	62
5.18	Rappel de rendez-vous................................................................	65
5.19	Marqueur (Signet)........................................................................	66
5.20	Restaurer des messages supprimés ...........................................	67
5.21	Avertissement de capacité de boîte vocale .................................	68
Annexe ...............................................................................		69
Référence rapide.....................................................................................		69
Glossaire ............................................................................		73
Index	...................................................................................	87

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Guide de l'abonné

Chapitre 1 Introduction au SMV

1.1Introduction au SMV

Le Système de Messagerie vocale (SMV) Panasonic est un puissant outil qui vous aidera à gérer vos communications vocales tout en augmentant votre productivité. En tant qu’abonné (le propriétaire d’une boîte vocale de SMV) vous pouvez:

a)Envoyer des messages à une ou plusieurs personnes au sein ou en dehors de votre bureau.

b)Transférer des messages à d’autres abonnés et ajouter vos propres commentaires.

c)Accéder à votre boîte vocale et écouter vos messages, même si vous n’êtes pas au bureau.

d)Laisser le SMV vous appeler, vous beeper ou vous envoyer un courriel lorsque quelqu’un vous laisse un message.

e)Etre notifié par le voyant Message en attente sur votre poste lorsque de nouveaux messages ont été enregistrés dans votre boîte vocale.

f)Filtre vos appels.

g)Crée un ensemble d’options et de fonctions exclusives pour votre boîte vocale (Service personnalisé personnel) que vos appelants pourront sélectionner.

h)Et plus encore...

Avant de commencer

Pour utiliser le SMV en tant qu’abonné, vous devez connaître les informations

suivantes. Le gestionnaire système du SMV peut vous aider si vous ne connaissez pas ces informations.

a)Le numéro de poste du SMV que vous devez composer pour accéder au SMV.

b)Votre numéro de boîte vocale et numéro de poste (souvent, il s’agit du même numéro, mais il est possible qu’ils soient différents).

c)Votre mot de passe de boîte vocale (si programmé).

d)Le numéro de téléphone du gestionnaire système. Le gestionnaire système est la personne que vous devriez consulter lorsque vous avez des problèmes avec le SMV.

Avec ces inforamtions vous êtes prêt à utiliser le SMV.

Utiliser le SMV

Vous pouvez utiliser le SMV de deux manières; soit en tant qu’abonné, soit en tant qu’appelant.

Un abonné est un utilisateur du SMV qui possède sa propre boîte vocale. Les abonnés peuvent lire leurs propres messages, laisser des messages pour d’autres abonnés, enregistrer des messages qui seront envoyés à plusieurs correspondants (y compris des correspondants externes), enregistrer des messages d’accueil, etc. Pour utiliser le SMV en tant qu’abonné, vous devez d’abord vous "connecter" à votre boîte vocale. Ceci inclut généralement de composer votre numéro de boîte vocale et saisir votre mot de passe. Dès que vous êtes connecté, vous pouvez utiliser des "Services d’abonné"; les services d’abonné sont toutes les fonctions

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Guide de l'abonné

auxquelles vous avez accès ou que vous pouvez exécuter en tant qu’abonné. Généralement, un appelant sera un correspondant externe. Les appelants peuvent laisser des messages pour les abonnés du SMV ou utiliser le SMV pour se connecter à des postes spécifiques, mais ils ne se connectent pas au SMV en utilisant ces fonctions et le nombre de fonctions qu’ils peuvent utiliser est limité.

Invites

Une des caractéristiques essentielles du SMV est son utilisation des "invites". Ceux-ci sont des messages d’assistance vocale enregistrés qui vous aident à programmer et à utiliser les fonctions du SMV. Les invites guides aident également les appelants lorsque le SMV traite leurs appels. Selon la programmation de votre SMV, les abonnés et les appelants peuvent sélectionner la langue qu’ils préfèrent pour les invites du SMV.

Exemple d’une invite:

Menu principal des services d’abonné "Pour recevoir le message, appuyez sur [1]."

"Pour livrer un message, appuyez sur [2]."

"Pour la gestion de la boîte vocale, appuyez sur [3]."

"Pour l'état de l'accueil automatique, appuyez sur [4]."

"Pour configurer la Signalisation de message en attente, appuyez sur [5]." "Pour d'autres fonctions, appuyez sur [6]."

"Pour terminer cet appel, appuyez sur []."

Menu MV

Certains PBX (systèmes téléphoniques) et téléphoniques sont compatibles avec

le "Menu MV"; cette fonction affiche des invites du SMV à l’écran de votre téléphone, vous invitant de façon visuelle en lieu d'écoute. Pour sélectionner une opération du SMV affichée à l’écran, appuyez sur la touche polyvalente en face de l'invite désirée. Utilisez la touche Navigation pour faire défiler pour visualiser d’autres messages si disponibles (Lorsque la touche de navigation n’est pas utilisée pour parcourir les options, elle peut être utilisée pour ajuster le volume.).

Les opérations illustrées dans ce manuel sont pour l’opération du SMV en suivant l’assistance audible.

Les opérations nécessaires pour utiliser le SMV par le biais du Menu MV varient légèrement de ces instructions.

Exemple d’un Menu MV:

Menu principal des services d’abonné

Cette fonction n’est pas disponible avec certains PBX et peut être désactivée par l’administrateur système ou par le gestionnaire système de votre boîte vocale.

Menu Principal

Réception Msg.

Livraison Msg.

Gestion BV.

Etat A.A.

QUIT

Remarque

•Si trop d’abonnés utilisent simultanément le Menu MV, les messages du Menu MV ne seront pas affichés et les invites seront audibles.

•Cette fonction n’est disponible qu’avec les PBX de la série KX-TDA de Panasonic utilisant l’intégration TPN. Pour de plus amples informations,

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Guide de l'abonné

consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

Vous connecter à votre boîte vocale pour la première fois

La première fois que vous vous connectez à votre boîte vocale, vous devrez exécuter certaines configurations avant d’utiliser d’autres services d’abonné. Ces paramètres vous identifient en tant que propriétaire de votre boîte vocale et sont décrits dans le "Chapitre 2 Connexion à votre boîte vocale et la configurer".

a)Mot de passe

b)Nom d’abonné

c)Messages d'accueil personnels

Votre SMV peut être programmé pour commencer par un "Didacticiel pour l'abonné" à la première fois que vous vous connectez à votre boîte vocale. Si le Didacticiel pour l'abonné est activé, les invites du SMV vous guideront au travers du processus de configuration de la boîte vocale.

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Guide de l'abonné

Chapitre 2

Connexion à votre boîte vocale et la configurer

2.1Connexion à votre boîte vocale

Pour accéder aux services d’abonné (pour reproduire des messages, changer des paramètres de la boîte vocale, etc.), vous devez d’abord vous connecter à votre boîte vocale. Il y a 2 façons de vous connecter à votre boîte vocale:

a)Présent Automatique:

Lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale à partir de votre propre poste, vous ne devez pas saisir de commandes spéciales ni votre numéro de boîte vocale. Cette fonction n’est pas disponible avec certains PBX et peut être désactivée par l’administrateur système ou par le gestionnaire système de votre boîte vocale.

b)Présent manuel:

Vous devez saisir la commande du service de boîte vocale [#6] suivie par [] et votre numéro de boîte vocale. La connexion manuelle est nécessaire lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale à partir du poste d’une autre personne, lorsque la fonction Présent Automatique n’est pas disponible sur votre PBX ou lorsque la fonction Présent Automatique n’est pas activée pour votre boîte vocale.

Vous remarquerez que vous êtes correctement connecté car le SMV annoncera soit le menu principal des services d’abonné, soit le nombre de nouveaux messages que vous avez ou le menu MV sera affiché.

Présent Automatique

1.Décrochez.

2.Saisissez le numéro de poste du SMV.

3. Mot de passe #

•Vous pouvez passer cette étape si votre boîte vocale n’a pas de mot de passe.

Présent manuel

1.Décrochez.

2.Saisissez le numéro de poste du SMV.

3. # 6

4. et votre numéro de boîte vocale.

5. Mot de passe #

•Vous pouvez passer cette étape si votre boîte vocale n’a pas de mot de passe.

Remarque

•Si la fonction Lecture Auto Nouveau Message est activée pour votre boîte vocale, les nouveaux messages seront automatiquement reproduits à chaque connexion à votre boîte vocale. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

•Si le Didacticiel pour l'abonné est activé pour votre boîte vocale, les invites du SMV vous guideront au travers du processus de configuration de la boîte vocale à la première fois que vous vous connectez à la boîte

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Guide de l'abonné

vocale (voir 2.2 Didacticiel pour l'abonné (configuration facile de boîte vocale)).

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Guide de l'abonné

2.2Didacticiel pour l'abonné (configuration facile de boîte vocale)

Votre SMV peut être programmé pour vous présenter un "Didacticiel pour l'abonné" à la première fois que vous vous connectez à votre boîte vocale. Si le Didacticiel pour l'abonné est activé, les invites du SMV vous guideront au travers du processus de configuration de la boîte vocale. En suivant simplement les invites, vous pouvez configurer les éléments suivants. Vous pouvez configurer manuellement ces éléments ultérieurement si nécessaire, comme l’explique plus bas ce chapitre.

Cette fonction peut être désactivée par l’administrateur système ou par le gestionnaire système de votre boîte vocale.

Mot de passe: Si votre boîte vocale dispose d’un mot de passe, vous devez d’abord le saisir par le biais des touches de numérotation (0–9) à chaque fois que vous vous connectez à votre boîte vocale. Votre mot de passe peut contenir jusqu'à 16 chiffres.

Nom d’abonné: Ceci est un enregistrement de votre nom. Les autres abonnés entendront votre nom lorsqu’ils écoutent les messages que vous leur avez laissés. Les appelants l’entendront également lorsqu’ils utilisent la fonction Numérotation par nom.

Message d'accueil personnel: Lorsque les appelants sont dirigés vers votre boîte vocale, ils entendront un des 3 Messages d'accueil personnel. Après le message d’accueil, une tonalité sera émise et l’appelant pourra laisser un message. a) Message sur Non Réponse:

Les appelants entendront ce message lorsque vous ne répondez pas à leurs appels. Un exemple d’un message simple pourrait être "Vous êtes bien chez (nom). Je ne peux répondre à votre appel pour l'instant...".

b)Message sur signal d’occupation:

Les appelants entendront ce message lorsque vous êtes occupé avec un autre appel. Un exemple d’un message simple pourrait être "Vous êtes bien chez (nom). Je suis en ligne pour l'instant...".

c)Message après les heures d’ouverture:

Les appelants entendront ce message lorsque le SMV est en mode Nuit. Un exemple d’un message simple pourrait être "Vous êtes bien chez (nom). Je suis absent pour la journée...".

Remarque

•Vour pourriez être invité à saisir votre mot de passe après la connexion à votre boîte vocale. Si vous ne connaissez pas ce mot de passe, demandez à votre Administrateur système.

Démarrer le didacticiel pour l'abonné

1.Connectez-vous à votre boîte vocale.

•Reportez-vous à 2.1 Connexion à votre boîte vocale si nécessaire.

2.Confirmez que le Didacticiel pour l'abonné a commencé.

•Le SMV annoncera "Bienvenue au Système de Messagerie Vocale Panasonic. Je suis le

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Guide de l'abonné

service de didacticiel pour l'abonné.".

•Si le didacticiel ne démarre pas, il pourrait être désactivé pour votre boîte vocale. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

3.Continuez depuis "Programmer votre mot de passe pour la première fois" ou "Changer ou supprimer votre mot de passe" comme nécessaire.

Programmer votre mot de passe pour la première fois

1.Programmez votre mot de passe à l’invite en saisissant le mot de passe désiré et en appuyant sur

# .

•N’appuyez sur [#] que si vous souhaitez ne pas programmer un mot de passe.

•Pour empêcher des accès nonautorisés, nous recommandons vivement de sélectionner un mot de passe long et aléatoire. Veuillez éviter d’utiliser des combinaisons de chiffres évidentes en tant que mot de passe.

•Il est nécessaire de programmer un mot de passe égal ou plus long que le nombre de chiffres par défaut spécifié. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

2.2 pour accepter.

3.Continuez à partir de "Enregistrer le nom du propriétaire (votre nom d’abonné)".

Changer ou supprimer votre mot de passe

1. 1 pour changer votre mot de passe.

2.Programmez votre nouveau mot de passe en saisissant le mot de passe désiré et en appuyant sur

#.

•N’appuyez sur [#] que lorsque vous souhaitez supprimer votre mot de passe.

•Pour empêcher des accès nonautorisés, nous recommandons vivement de sélectionner un mot de passe long et aléatoire. Veuillez éviter d’utiliser des combinaisons de chiffres évidentes en tant que mot de passe.

3.2 pour accepter.

4.Continuez à partir de "Enregistrer le nom du propriétaire (votre nom d’abonné)".

Enregistrer le nom du propriétaire (votre nom d’abonné)

1.Dites votre nom après la tonalité.

2.1 pour arrêter l'enregistrement.

3.2 pour accepter.

4.Continuez à partir de "Enregistrer vos messages de bienvenue".

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Guide de l'abonné

Enregistrer vos messages de bienvenue

Le SMV vous invitera à enregistrer vos messages de bienvenue pour Nonréponse, Signal d’occupation et Après les heures. Si vous n’enregistrez pas un message de bienvenue, un message de bienvenue pré-enregistré sera utilisé.

1.Enregistrez votre message de bienvenue après la tonalité.

2.1 pour arrêter l'enregistrement.

3.Suivez les invites comme nécessaire.

•1 pour revoir.

•2 pour accepter.

•3 pour enregistrer à

nouveau le message.

•4 pour ajouter.

• pour supprimer et quitter.

Confirmez vos paramètres

1. 1 pour confirmer vos paramètres.

2. Raccrochez.

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Guide de l'abonné

2.3Changer ou supprimer vos messages d'accueil personnel

Dès que les appelants atteignent votre boîte vocale, ils entendront votre message d'accueil personnel. Vous pouvez enregistrer 4 types de Message d'accueil personnel; les appelants entendront le message approprié. Si vous supprimez ou n’enregistrez pas un message de bienvenue, un message de bienvenue pré-enregistré sera utilisé.

a)Message sur Non Réponse:

Les appelants entendront ce message lorsque vous ne répondez pas à leurs appels. Un exemple d’un message simple pourrait être "Vous êtes bien chez (nom). Je ne peux répondre à votre appel pour l'instant...".

b)Message sur signal d’occupation:

Les appelants entendront ce message lorsque vous êtes occupé avec un autre appel. Un exemple d’un message simple pourrait être "Vous êtes bien chez (nom). Je suis en ligne pour l'instant...".

c)Message après les heures d’ouverture:

Les appelants entendront ce message lorsque le SMV est en mode Nuit. Un exemple d’un message simple pourrait être "Vous êtes bien chez (nom). Je suis absent pour la journée...".

d)Message d'accueil temporaire:

Un message de bienvenue spécial que, lorsqu’il est enregistré, les appelants entendront au lieu des autres messages d'accueil. Un exemple d’un message simple pourrait être "Vous êtes bien chez

(nom). Je ne suis pas au bureau cette semaine...".

Suivez les étapes ci-dessous pour enregistrer ou supprimer vos messages d'accueil personnels.

1.Connectez-vous à votre boîte vocale.

•Reportez-vous à 2.1 Connexion à votre boîte vocale si nécessaire.

2.

3

1

3.Sélectionnez le message d’accueil désiré.

1Message sur Non Réponse.

2Message sur signal d’occupation.

3Message après les heures d’ouverture.

4Message sur ID de l'appelant (pourrait ne pas être disponible; voir 5.10 Message d'accueil personnel sur ID d'appelant).

5Message d'accueil personnel temporaire.

4.Suivez les invites comme nécessaire.

1pour changer le message de bienvenue.

3 pour supprimer le message de bienvenue sélectionné.

•Le message de bienvenue sera supprimé; raccrochez pour terminer.

5.Enregistrez votre message de bienvenue après la tonalité.

•Nous recommandons d’annoncer votre nom dans vos

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Guide de l'abonné

messages de bienvenue, pour que les appelants sachent qu’ils ont atteint la boîte vocale correcte.

•Par défaut, la longueur maximale de chaque message de bienvenue est 1 minute.

6.1 pour arrêter l'enregistrement.

7.Suivez les invites comme

nécessaire ou continuez depuis l’étape 8.

•1 pour revoir.

•3 pour réenregistrer le

message de bienvenue (répétez les étapes ci-dessus comme nécessaire).

•4 pour ajouter au message

de bienvenue que vous venez d’enregistrer.

• pour supprimer le message de bienvenue et quitter.

8.2 pour accepter.

9.Suivez les invites comme

nécessaire pour enregistrer ou supprimer d’autres messages de bienvenue ou continuez depuis l’étape 10.

1Message sur Non Réponse.

2Message sur signal d’occupation.

3Message après les heures d’ouverture.

4Message sur ID de l'appelant (pourrait ne pas être disponible; voir 5.10 Message d'accueil personnel sur ID d'appelant).

5 Message d'accueil personnel temporaire.

10. Raccrochez.

Remarque

•Un message d'accueil personnel temporaire est passé au lieu de tous vos autres messages de bienvenue jusqu’à ce qu’il est supprimé. Chaque fois que vous vous connectez à votre boîte vocale, le SMV vous demandera si vous souhaitez désactiver (supprimer) votre message d'accueil personnel temporaire.

•Assurez-vous de ne raccrocher qu’après avoir accepté votre nouveau message de bienvenue à l’étape 8. Si vous raccrochez sans accepter votre nouveau message de bienvenue, il ne sera pas sauvegardé.

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Guide de l'abonné

2.4	Changer ou supprimer	5. Raccrochez.
	votre mot de passe
Vous pouvez protéger votre boîte vocale
pour empêcher les accès non-autorisés à
votre boîte vocale. Si votre boîte vocale
dispose d’un mot de passe, vous devez
d’abord le saisir par le biais des touches
de numérotation (0–9) à chaque fois que
vous vous connectez à votre boîte vocale.
Votre mot de passe peut contenir jusqu'à
16 chiffres.
Vous pouvez modifier votre mot de passe
à tout instant. Veuillez éviter d’utiliser des
combinaisons de chiffres évidentes en
tant que mot de passe. Si vous oubliez
votre mot de passe, demandez à votre
administrateur système ou à votre
gestionnaire système d’effacer votre mot
de passe. Vous pourrez ensuite en
programmer un autre.

1.Connectez-vous à votre boîte vocale.

•Reportez-vous à 2.1 Connexion à votre boîte vocale si nécessaire.

2.	3	2	1
3.	Saisissez le mot de passe désiré,
	puis appuyez sur # .

•N’appuyez sur [#] que lorsque vous souhaitez supprimer votre mot de passe.

•Il est nécessaire de programmer un mot de passe égal ou plus long que le nombre de chiffres par défaut spécifié. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

4.2 pour accepter.

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Guide de l'abonné

2.5Changer ou supprimer votre nom d’abonné

Vous pouvez enregistrer votre nom dans le SMV. Ensuite, le SMV pourra annoncer votre nom aux appelants pour qu’ils sachent qu’ils ont atteint la boîte vocale correcte. Lorsqu’un appelant ne connaît pas votre numéro de boîte vocale, il pourra essayer de vous atteindre en saisissant les premières lettres de votre nom ou prénom (fonction Numérotation par nom). Après avoir saisi les premières lettres de votre nom, le SMV annoncera les noms des abonnés au SMV correspondants à ces lettres et l’appelant peut alors sélectionner votre nom.

1.Connectez-vous à votre boîte vocale.

•Reportez-vous à 2.1 Connexion à votre boîte vocale si nécessaire.

2. 3 3 1

•Saisissez [3] [3] [3] pour supprimer votre nom d’abonné, puis raccrochez pour terminer.

3.Dites votre nom après la tonalité.

4.1 pour arrêter l'enregistrement.

5.2 pour accepter.

6.Raccrochez.

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Guide de l'abonné

2.6Commandes de service et commandes de navigation communes

Commandes pour changer le service SMV actuel

Après avoir décroché et de composer un numéro de poste du SMV, vous pouvez saisir une commande de service pour accéder rapidement à certaines fonctions du SMV. Pendant l’exécution de l’assistance du SMV, vous pouvez également utiliser les commandes de service pour, par exemple, passer à un mode de service SMV différnt. Quelquesunes des commandes les plus utilisées sont listées ci-dessous. Pour une liste complète, reportez-vous à Annexe.

	#	2	Active le service
			personnalisé. Vous serez
			invité à saisir un numéro
			de service personnalisé
			(1–100).
	#	6	Active le Service de
			messagerie vocale. Vous
			pouvez enregistrer un
			message pour un autre
			abonné en saisissant son
			numéro de boîte vocale à
			l’invite. Vous pouvez
			également vous connecter
			à votre boîte vocale en
			saisissant cette
			commande suivie par
			votre numéro de boîte
			vocale.

	#	8	Active le service d’accueil
			automatique. Vous pouvez
			appeler un poste en
			composant le numéro de
			poste désiré à l’invite. Si le
			correspondant ne répond
			pas, le SMV peut vous
			offrir d’autres options,
			telles que laisser un
			message, appeler
			l'opérateur, etc.
			Remarquez que ces
			options ne sont
			disponibles que lorsque
			vous appelez le poste par
			le biais du service
			d’accueil automatique, c.-
			à-d. après avoir saisie
			cette commande de
			service.

Commandes sur invite uniquement

Les commandes suivantes peuvent être utilisées pour vous aider à naviguer dans les menus du SMV.

			Vous renvoie à l'écran
			précédent.
	0		Répète le menu actuel.
	#	7	Vous renvoie à l'écran
			principal.

Commande pour menu MV uniquement

	#	#	Vous renvoie au menu
			principal (début) des
			invites.

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Guide de l'abonné

Chapitre 3

Lecture des messages et fonctions relatives

3.1Lecture des messages

Les appelants et les autres abonnés peuvent vous laisser des messages et vous pouvez les écouter ultérieurement, après vous être connecté à votre boîte vocale.

Les messages dans votre boîte vocale sont déclinés en 3 types:

a)Nouveaux messages:

Les messages dans votre boîte vocale que vous n’avez pas encore écoutés.

b)Anciens messages:

Les messages dans votre boîte vocale que vous avez écoutés mais pas encore supprimés.

c)Messages supprimés:

Les messages dans votre boîte vocale que vous avez supprimés. Vous pouvez "restaurer" vos messages supprimés, après quoi ils seront traités comme des anciens messages (voir 5.20 Restaurer des messages supprimés). Si vous ne restaurez pas les messages supprimés, ils seront définitivement supprimés à la fin de la journée suivante.

Lorsque vous écoutez un message, le SMV peut également annoncer "l’enveloppe" du message—la date et l’heure du message et les informations de l’émetteur du message.

1.Connectez-vous à votre boîte vocale.

•Reportez-vous à 2.1 Connexion à votre boîte vocale si nécessaire.

2.1

3.Suivez les invites comme

nécessaire.

1pour écouter les nouveaux messages.

2pour écouter les anciens messages.

3pour écouter les messages supprimés.

4.Ecoutez le message.

Des fonctions additionnelles sont disponibles pendant ou après la lecture du message. Reportez-vous au tableau ci-dessous et appuyez sur la touche de numérotation appropriée. Remarquez que, selon le type de message (nouveau, ancien, supprimé), certaines fonctions ne sont pas disponibles.

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Guide de l'abonné

	Touche		Fonction	Type de message
				Nouveau	Ancien	Supprimé
1			Répéter le message
1	1		Repasser le message précédent
1	2		Passer le message suivant
2			Pauser/redémarrer la lecture du
			message
			(en lecture uniquement)
2	3		Passer l’enveloppe du message
2	4		Programmer un marqueur/signet			—
			(en lecture uniquement)
2	5		Commencer la lecture à partir du			—
			marqueur
2	6		Sauvegarder ce message comme		—	—
			nouveau
3	(+ 1		) Supprimer ce message			—
3			Restaurer ce message	—	—
4			Répondre à ce message			—
5	*		Rembobiner (en lecture
			uniquement)
6	*		Avance rapide, ignorer l’enveloppe
			(en lecture uniquement)
7			Transférer ce message			—
8			Régler le volume
			(en lecture uniquement)
9	*		Régler la vitesse
			(en lecture uniquement)
9	0	* Reproduire à la vitesse normale
			(en lecture uniquement)

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Guide de l'abonné

* Ces touches fonctionnent également en utilisant le menu MV.

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Guide de l'abonné

Remarque

•La programmation du SMV détermine si l’enveloppe du message est reproduite avant chaque message, après chaque message ou uniquement lorsque vous appuyez sur

[2][3]. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

•Le SMV supprimera automatiquement les nouveaux et les anciens messages après un nombre spécifié de jours.

Votre administrateur système ou votre gestionnaire système contrôle combien de jour les messages seront retenus. Chaque fois que vous écoutez un ancien ou nouveau message, le compteur de sauvegarde des messages est réinitialisé.

•Lorsque des messages sont supprimés, ils seront retenus jusqu’à la fin de la journée suivante. Par exemple, si vous supprimez un message le lundi-matin, il sera définitivement supprimé à la fin de la journée du mardi. Les messages supprimés peuvent être restaurés avant la suppression définitive en appuyant sur [3] lors ou après l’écoute.

•Un marqueur/signet vous permet de programmer un endroit dans un message vers lequel vous pouvez sauter rapidement en l’écoutant (voir 5.19 Marqueur (Signet)). Vous pouvez programmer un marqueur/signet pour chaque message dans votre boîte vocale. Si vous programmez un second marqueur/signet dans le même message, le premier marqueur/ signet est supprimé.

•Lors de l’écoute, vous pouvez régler le volume et la vitesse en appuyant sur

[8]et [9] respectivement. Appuyez à plusieurs reprises sur la touche appropriée pour régler le volume et la vitesse de lecture. Si le volume ou la vitesse sont déjà réglés au maximum,

une nouvelle impulsion sur la touche de numérotation sélectionnera le réglage inférieur, comme illustré cidessous.

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3 (par défaut)

Niveau 4

Niveau 5

21

Guide de l'abonné

3.2Répondre aux messages

Vous pouvez répondre aux messages laissés dans votre boîte vocale en rappelant l’appelant ou en laissant un message dans la boîte vocale de l’appelant.

Rappeler est possible lorsque la personne qui vous a laissé le message est un autre abonné. Rappeler des appelants externes est possible si leurs informations d’ID de l’appelant sont reçues par le PBX et par le SMV, cependant, cette fonction n’est pas disponible avec certains PBX et peut être désactivée par l’administrateur système ou par le gestionnaire système de votre boîte vocale.

Répondre en laissant un message dans la boîte vocale de l’appelant n’est possible que lorsque l’appelant est un autre abonné (c.-à-d. la personne doit posséder une boîte vocale). Lorsque vous répondez en laissant un message dans la boîte vocale de l’appelant, vous programmer les éléments suivants:

a)Statut urgent:

Le destinataire entendra ce message avant tout autre message.

b)Statut Confidentiel:

Le destinataire ne pourra pas renvoyer les message, ce qui assure la confidentialité.

c)Réception Auto:

Vous recevrez une indication (message de réception) lorsque le destinataire à écouté le message.

Finalement, vous pouvez envoyer immédiatement votre réponse ou définir un délai de livraison. Veuillez cependant noter que vous ne pouvez répondre aux messages de réception.

Rappeler l’émetteur du message

1.Ecoutez le message désiré.

•Reportez-vous à 3.1 Lecture des messages si nécessaire.

•Vous ne pouvez répondre qu’à des messages anciens et nouveaux. Pour répondre à un message supprimé, vous devez d’abord le restaurer (voir 5.20 Restaurer des messages supprimés).

2.4 après la lecture du message.

3.1 pour appeler l’émetteur.

Remarque

•Rappeler les appelants externes (Rappel sur ID de l’appelant) n’est disponible qu’avec les PBX de la série KX-T de Panasonic utilisant l’intégration TPA ou TPN. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

Laisser un message pour l’émetteur

1.Ecoutez le message désiré.

•Reportez-vous à 3.1 Lecture des messages si nécessaire.

•Vous ne pouvez répondre qu’à des messages anciens et nouveaux. Pour répondre à un message supprimé, vous devez d’abord le restaurer (voir 5.20 Restaurer des messages supprimés).

2.4 pendant ou après la lecture du message.

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3. 2 pour démarrer l'enregistrement.

4.	Parlez après la tonalité.
	• Vous pouvez faire une pauser
		et résumer l’enregistrement en
		appuyant sur [2]. Si vous faites
		une pause pendant plus de 20
		secondes, l’enregistrement
		sera automatiquement arrêté.
5.	1	pour arrêter l'enregistrement.
6.	2	pour accepter.
7.	1	1 pour programmer le

délai de livraison du message.

1 2 pour envoyer immédiatement le message (continuez avec l’étape 12).

8.Saisissez le délai de livraison désiré, puis # .

Par exemple:

•Pour saisir 5:00, appuyez sur

[5][#].

•Pour saisir 5:15, appuyez sur

[5][1] [5] [#].

9.1 pour AM.

2 pour PM.

•Cette option pourrait ne pas être disponible si le SMV est programmé pour utiliser le format en 24-heures.

10.Saisissez le jour du mois de livraison, puis # .

Par exemple:

•Si la date actuelle est le 16 février et que vous saisissez [1]

[7][#], le message sera livré demain.

•Si la date actuelle est le 16 février et que vous saisissez [5] [#], le message sera livré le 5 mars.

11.2 pour accepter.

12.1 pour indiquer que le

message est urgent.

2 pour continuer.

13.1 pour indiquer que le

message est confidentiel.

2 pour continuer.

14.1 pour demander un accusé de

réception.

2pour continuer.

15.Raccrochez.

Remarque

•Réception automatique n’est pas activé par défaut. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

•Les nouveaux messages urgents sont reproduits avant tout autre message. Cependant, les anciens messages urgents sont reproduits avec les autres messages, dans l’ordre original.

23

4.

5.

Guide de l'abonné

3.3Transférer des messages

Vous pouvez transférer (renvoyer) des messages dans votre boîte vocale vers d’autres abonnés. Veuillez remarquer cependant que vous ne pouvez transférer les messages de réception ni les messages configurés en tant que confidentiels par l’émetteur.

En transférant un appel, vous pouvez:

a)Spécifier le destinataire en saisissant le numéro de boîte vocale d’un autre abonné.

b)Spécifiez plusieurs destinataires en saisissant un numéro de liste personnelle de groupes de distribution (voir 5.6 Listes personnelles de groupes de distribution) ou un numéro de Groupe de boîtes vocales.

c)Enregistrez vos propres commentaires et les envoyer ensemble avec le message transféré.

Spécifier les destinataires par le biais du numéro

1.Ecoutez le message désiré.

•Reportez-vous à 3.1 Lecture des messages si nécessaire.

•Vous ne pouvez transférer que des messages anciens et nouveaux. Pour transférer un message supprimé, vous devez d’abord le restaurer (voir 5.20 Restaurer des messages supprimés).

2.7 pendant ou après la lecture du message.

3.Saisissez un des éléments suivants:

Un numéro de boîte vocale.

Un numéro de liste personnelle de

groupes de distribution, puis # .

Un numéro de Groupe de boîtes vocales.

2 pour accepter.

1 pour transférer le message sans enregistrer vos commentaires (continuez avec l’étape 8).

2 pour enregistrer vos commentaires.

6.Enregistrez vos commentaires après la tonalité.

7.1 pour arrêter l'enregistrement.

8.2 pour accepter.

9.Raccrochez.

Spécifier les destinataires par le biais du nom (Numérotation par nom)

1.Ecoutez le message désiré.

•Reportez-vous à 3.1 Lecture des messages si nécessaire.

•Vous ne pouvez transférer que des messages anciens et nouveaux. Pour transférer un message supprimé, vous devez d’abord le restaurer (voir 5.20 Restaurer des messages supprimés).

2.7 pendant ou après la lecture du message.

3.# 1

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4.Par le biais des touches de numérotation, saisissez le 3 ou 4 premières lettres du nom du destinataire désiré.

5.1 pour sélectionner le nom annoncé.

2 pour écouter le prochain nom.

3pour répéter le nom actuel.

6.Saisissez un des éléments suivants:

1pour transférer le message sans enregistrer vos commentaires (continuez avec l’étape 10).

2 pour enregistrer vos commentaires.

7.Enregistrez vos commentaires après la tonalité.

8.1 pour arrêter l'enregistrement.

9.2 pour accepter.

10.Raccrochez.

Remarque

•Aucune confirmation ne sera donnée pour indiquer que le message a été transféré.

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3.4Accès à distance

Vous pouvez appeler le SMV depuis l’extérieur et vous connecter à votre boîte vocale afin d’écouter vos messages. Il y a 2 façons de vous connecter à votre boîte vocale à distance:

a)Présent Automatique:

Lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale à partir d’un téléphone externe préprogrammé, vous ne devez pas saisir de commandes spéciales ni votre numéro de boîte vocale. Le SMV peut reconnaître le numéro de téléphone à partir duquel vous appelez et donc déterminer que vous êtes l'appelant (voir 5.16 Attribuer vos numéros de téléphone pour les fonctions Présent Automatique et Crédit taxe). Cette fonction n’est pas disponible avec certains PBX et peut être désactivée par l’administrateur système ou par le gestionnaire système de votre boîte vocale.

b)Présent manuel:

Vous devez saisir la commande du service de boîte vocale [#6] suivie par [] et votre numéro de boîte vocale. La connexion manuelle est nécessaire lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale lorsque la fonction Présent Automatique n’est pas disponible sur votre PBX, lorsque la fonction Présent Automatique n’est pas activée pour votre boîte vocale ou lorsque vous appelez à partir d’un numéro de téléphone non programmé avec la fonction Présent Automatique.

Présent Automatique à distance

1.Appelez le SMV à partir du numéro de téléphone externe préprogrammé.

•Demandez à votre Administrateur système ou à votre Gestionnaire système quel est le numéro de téléphone que vous devez composer pour accéder à distance au SMV.

2. Mot de passe #

•Vous pouvez passer cette étape si votre boîte vocale n’a pas de mot de passe.

3.1 pour écouter des messages.

4.Suivez les invites ou sélectionnez

un des éléments suivants, comme nécessaire.

#8 pour appeler un poste.

	#	8	0 pour appeler
	l'opérateur.
5.	#	9	lorsque vous avez
	terminé.
6.	Raccrochez.

Remarque

•Cette fonction n’est disponible qu’avec les PBX de la série KX-T de Panasonic utilisant l’intégration TPA ou TPN. Pour de plus amples informations, consultez votre Administrateur système ou votre Gestionnaire système.

Présent manuel à distance

1.Appelez le SMV à partir d’un téléphone externe.

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Guide de l'abonné

•Demandez à votre Administrateur système ou à votre Gestionnaire système quel est le numéro de téléphone que vous devez composer pour accéder à distance au SMV.

2.	#	6
3.		et votre numéro de boîte
	vocale.
4.	Mot de passe #

•Vous pouvez passer cette étape si votre boîte vocale n’a pas de mot de passe.

5.1 pour écouter les nouveaux

messages.

6.Suivez les invites ou sélectionnez un des éléments suivants, comme nécessaire.

#8 pour appeler un poste.

	#	8	0 pour appeler
	l'opérateur.
7.	#	9	lorsque vous avez
	terminé.
8.	Raccrochez.

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Chapitre 4

Envoyer des messages

4.1Envoyer des messages—Aperçu

Vous pouvez enregistrer des messages et les envoyer à d’autres abonnés, à des utilisateurs de postes de PBX qui ne possèdent pas leur propre boîte vocale de SMV et même à des correspondants externes. Les messages peuvent être envoyés par le biais d'une des méthodes suivantes:

a)Livraison de messages:

Envoyer un message à d’autres abonnés (voir 4.2 Livraison de messages).

b)Message de livraison externe:

Envoyer un message à des correspondants qui n’ont pas de boîtes vocales dans le SMV, c.-à-d. des utilisateurs de postes du PBX et les correspondants externes (voir 4.3 Message de livraison externe).

Il y a plusieurs manières de déterminer les destinataires de vos messages. Vous pouvez spécifier des destinataires par:

a)Le numéro de boîte vocale ou le nom d’abonné (spécifie un destinataire individuel pour la livraison de messages).

b)Numéro de liste personnelle de groupes de distribution ou numéro de Groupe de boîtes vocales (spécifie un groupe de destinataires pour la livraison de messages).

c)Le numéro de poste ou le numéro de téléphone (spécifie un destinataire individuel pour la livraison de messages externes).

d)Numéro de liste de livraison de messages externes (spécifie un groupe de destinataires pour la livraison de messages externes).

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