Panasonic KX-TVM50, KX-TVM200 User Manual [de]

Sprachprozessorsystem

Benutzerhandbuch

KX-TVM50

Modell

KX-TVM200

Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem von Panasonic entschieden haben. Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Benutzung sorgfältig durch und bewahren Sie diese für den späteren Gebrauch auf.

KX-TVM50/KX-TVM200: Version 1.0

Benutzerhandbuch

Einleitung

Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem KX-TVM50/KX-TVM200 von Panasonic entschieden haben. Dieses Produkt wird ihnen über viele Jahre einen zuverlässigen Dienst erweisen.

Dieses Benutzerhandbuch wird Sie bei der Konfiguration Ihrer Mailbox sowie der Verwendung der Voicemail-Funktionen unterstützen und Ihnen eine Einführung in die vielen ausgefeilten Funktionen geben, mit deren Hilfe Sie Ihre Produktivität auf vielerlei Art und Weise verbessern können.

Aufbau des Handbuchs

Das Handbuch ist in folgende Kapitel unterteilt:

Kapitel 1 Einführung in das SPS

In diesem Kapitel wird kurz beschrieben, was das SPS ist und in welcher Weise es Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt.

Kapitel 2 Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie sich in Ihre SPS-Mailbox einloggen und Ihre Mailbox Ihren Anforderungen anpassen.

Kapitel 3 Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen

In diesem Kapitel wird die Wiedergabe der in Ihrer Mailbox hinterlassenen Nachrichten und die Verwendung der mit der Nachrichtenwiedergabe in Zusammenhang stehenden Funktionen beschrieben.

Kapitel 4 Nachrichten senden

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Nachrichten an andere Personen in Ihrem Büro oder an externe Teilnehmer senden.

Kapitel 5 Weitere Funktionen

In diesem Kapitel erhalten Sie eine Einführung in die vielen ausgefeilten Funktionen, die das SPS zu bieten hat.

Hinweis

• Einige der in diesem Handbuch erwähnten Produkte sind in Ihrem Land/Ihrer Region ggf. nicht erhältlich.

• Die Modellnummernzusätze sind in diesem Handbuch weggelassen worden.

Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung in das SPS................................................. 5

1.1 Einführung in das SPS................................................................... 5

2 Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox............... 8

2.1 Einloggen in Ihre Mailbox............................................................... 8

2.2 Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht) .............. 10

2.3 Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen .............. 13

2.4 Ändern oder Löschen Ihres Passworts........................................ 16

2.5 Ändern oder Löschen Ihres Teilnehmernamens .......................... 17

2.6 Häufig verwendete Dienstbefehle und Navigationsbefehle.......... 18

Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen

3.1 Abspielen von Nachrichten .......................................................... 20

3.2 Nachrichten beantworten............................................................. 24

3.3 Vermittlung von Nachrichten........................................................ 27

3.4 Fernzugriff.................................................................................... 29

4 Nachrichten senden ................................................... 31

4.1 Nachrichten senden – Überblick.................................................. 31

4.2 Nachrichtenübermittlung.............................................................. 32

4.3 Externe Nachrichtenübermittlung ................................................ 35

4.4 Externe Nachrichtenübermittlungen empfangen ......................... 39

....... 20

5 Weitere Funktionen .................................................... 41

5.1 Gespräch vermitteln..................................................................... 41

5.2 Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe............................ 43

5.3 Zuweisung Ihres Stellvertreters ................................................... 45

5.4 Interview-Mailbox ......................................................................... 47

5.5 Nachrichtenempfangsart.............................................................. 49

5.6 Persönliche Gruppenverteilungslisten ......................................... 50

5.7 Externe Nachrichtenweiterleitung ................................................ 52

5.8 Nachrichtenanzeige ..................................................................... 54

Benutzerhandbuch

5.9 E-Mail Integration (Nachrichtenhinweis per E-Mail)..................... 56

5.10 Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID......................................... 57

5.11 Ansage des persönlichen Anrufernamens ................................... 60

5.12 Vorabfrage der Sprachmailbox..................................................... 62

5.13 Aufzeichnung Ihrer Gespräche .................................................... 63

5.14 Rufweiterleitung von extern ......................................................... 64

5.15 Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern" zuweisen und entfernen

5.16 Zuweisung Ihrer externen Rufnummern für Automatisches Login von extern und kostenfreie Fernvorabfrage

5.17 Persönlicher benutzerspezifischer Ablauf .................................... 71

5.18 Terminruf/Weckruf........................................................................ 74

5.19 Markierung................................................................................... 76

5.20 Gelöschte Nachrichten zurückholen ............................................ 77

5.21 Mailbox Kapazitätswarnung ......................................................... 78

...................................................................................... 67

................................. 69

Anhang............................................................................... 79

Kurzanleitung .......................................................................................... 79

Glossar............................................................................... 83

Stichwortverzeichnis ........................................................ 97

Benutzerhandbuch

Kapitel 1 Einführung in das SPS

1.1 Einführung in das SPS

Das Panasonic Sprachprozessorsystem (SPS) ist ein leistungsfähiges Tool, das Sie bei der Abwicklung Ihrer Sprachkommunikation unterstützt und auf diese Weise Ihre Produktivität verbessert. Als Teilnehmer (Benutzer einer SPS-Mailbox) können Sie:

a) Eine Nachricht an eine oder mehrere

Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Büros senden.

b) Nachrichten unter Hinzufügung Ihres

eigenen Kommentars an andere Teilnehmer übermitteln.

c) Auf Ihre Mailbox zugreifen und Ihre

Nachrichten abhören, auch wenn Sie sich nicht im Büro aufhalten.

d) Das SPS so einstellen, dass Sie eine

Benachrichtigung auf Ihrem Pieper oder per E-Mail erhalten, sobald jemand eine Nachricht für Sie hinterlässt.

e) Durch die Nachrichtenlampe an Ihrer

Nebenstelle einen Hinweis erhalten, wenn in Ihrer Mailbox neue Nachrichten aufgezeichnet wurden.

f) Ihre Anrufe vorabfragen. g) Eine Reihe individueller Optionen und

Funktionen für Ihre Mailbox einrichten (Persönlicher benutzerspezifischer Ablauf), die Ihren Anrufern zur Auswahl gestellt werden.

h) Und vieles mehr...

Bevor Sie beginnen

Um das SPS als Teilnehmer nutzen zu können, benötigten Sie die unten aufgeführten Informationen. Bei Bedarf kann der System-Manager des SPS Sie bei der Zusammenstellung dieser Informationen unterstützen.

a) Die Nebenstellennummer des SPS,

die Sie wählen müssen, um auf das SPS zuzugreifen.

b) Ihre Mailboxnummer und

Nebenstellennummer (Diese Nummern sind in vielen Fällen identisch, müssen es jedoch nicht sein).

c) Ihr Mailbox-Passwort (falls

festgelegt).

d) Die Rufnummer des System-

Managers. Der System-Manager ist die Person, an die Sie sich bei Problemen mit dem SPS wenden sollten.

Sobald Ihnen diese Informationen vorliegen, können Sie mit der Verwendung des SPS beginnen.

Verwendung des SPS

Sie können das SPS auf zweierlei Art und Weise nutzen; als Teilnehmer oder als Anrufer.

Als Teilnehmer wird ein SPS-Benutzer bezeichnet, der über eine eigene Mailbox verfügt. Teilnehmer können ihre eigenen Nachrichten abspielen, Nachrichten für andere Teilnehmer hinterlassen, eine Nachricht zur Übermittlung an mehrere Teilnehmer (einschließlich externe Teilnehmer) aufzeichnen, Begrüßungen aufzeichnen usw. Um das SPS als Teilnehmer zu nutzen, müssen Sie zunächst das "Login" in Ihre Mailbox vornehmen. Zu diesem Zweck müssen Sie in der Regel Ihre Mailboxnummer

Benutzerhandbuch

wählen und Ihr Passwort eingeben. Sobald Sie sich eingeloggt haben, können Sie "Teilnehmerdienste" nutzen; als Teilnehmerdienste werden alle Merkmale und Funktionen bezeichnet, die Ihnen als Teilnehmer zum Zugriff und zur Ausführung zur Verfügung stehen.

Ein Anrufer kann in der Regel als externer Teilnehmer betrachtet werden. Anrufer können Nachrichten für SPS-Teilnehmer hinterlassen oder das SPS nutzen, um sich mit bestimmten Nebenstellen verbinden zu lassen; zur Nutzung dieser Funktionen müssen sie sich nicht in das SPS einloggen; die Anzahl der ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen ist begrenzt.

Sprachansagen

Ein wesentliches Merkmal des SPS ist die Verwendung von "Sprachansagen". Bei Sprachansagen handelt es sich um aufgezeichnete Meldungen, die Sie bei der Einstellung und Nutzung der SPSFunktionen unterstützen. Auch Anrufer werden bei der Abwicklung Ihrer Anrufe durch das SPS von Sprachansagen begleitet. Je nach Programmierung Ihres SPS können Teilnehmer und Anrufer die Sprache auswählen, in der sie die SPSSprachansagen hören möchten.

Beispiele für Sprachansagen: Hauptmenü der Teilnehmerdienste

"Um die Nachricht zu empfangen, drücken Sie [1]."

"Um eine Nachricht zu übermitteln, drücken Sie [2]."

"Für Mailboxverwaltung drücken Sie [3]."

"Für den Status der automatischen Abfrage drücken Sie [4]."

"Um die Nachrichtenanzeige einzustellen, drücken Sie [5]."

"Für weitere Funktionen drücken Sie [6]."

Um diesen Anruf zu beenden, drücken Sie [

]."

VM-Menü

Bestimmte TK-Anlagen (Telefonanlagen) und Telefone sind mit der Funktion "VMMenü" kompatibel; diese Funktion zeigt SPS-Meldungen auf dem Display Ihres Telefons an, kommuniziert also nicht akustisch, sondern visuell mit Ihnen. Um eine auf dem Display angezeigte SPSFunktion auszuwählen, drücken Sie die entsprechende Soft-Taste neben der gewünschten Meldung. Mithilfe der Navigationstaste können Sie nach oben bzw. unten scrollen, um ggf. weitere Meldungen anzuzeigen (Wenn die Navigationstaste nicht zum Navigieren durch die Optionen verwendet wird, kann damit die Lautstärke eingestellt werden.).

Die in diesem Handbuch beschriebenen Vorgänge beziehen sich auf die Verwendung des SPS anhand von akustischen Sprachansagen.

Die Bedienung des SPS über das VMMenü weicht von diesen Anweisungen leicht ab.

VM-Menü-Beispiel: Hauptmenü der Teilnehmerdienste Diese Funktion steht bei einigen TK-

Anlagen nicht zur Verfügung und kann durch den Systemadministrator oder System-Manager für Ihre Mailbox deaktiviert werden.

Hauptmenü Empfang Nachr Verteilung Nachricht

Mailboxverwaltung

Autom.Vermittl.Status

Ende

Hinweis

• Wenn das VM-Menü von zu vielen Teilnehmern gleichzeitig genutzt wird, werden die VM-Menü-Meldungen nicht angezeigt und stattdessen Sprachansagen wiedergegeben.

• Diese Funktion steht nur bei Panasonic TK-Anlagen der Serie KXTDA mit Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.

Erstmaliges Einloggen in Ihre Mailbox

Wenn Sie sich zum ersten Mal in Ihre Mailbox einloggen, müssen Sie zunächst einige Mailboxeinstellungen vornehmen, bevor Sie andere Teilnehmerdienste verwenden können. Diese Einstellungen identifizieren Sie als Benutzer Ihrer Mailbox; sie werden in "Kapitel 2 Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox" beschrieben.

a) Passwort b) Name des Teilnehmers c) Persönliche Begrüßungen

Benutzerhandbuch

Kapitel 2 Einloggen und

Konfiguration Ihrer Mailbox

2.1 Einloggen in Ihre Mailbox

Um auf Teilnehmerdienste (Abspielen von Nachrichten, Ändern der Mailboxeinstellungen usw.) zugreifen zu können, müssen Sie sich zunächst in Ihre Mailbox einloggen. Zum Einloggen in Ihre Mailbox stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

a) Automatisches Login:

Beim Einloggen in Ihre Mailbox von Ihrer eigenen Nebenstelle aus müssen Sie keine speziellen Befehle oder Ihre Mailboxnummer eingeben. Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und kann durch den Systemadministrator oder System-Manager für Ihre Mailbox deaktiviert werden.

b) Manuelles Login:

Sie müssen den Voicemail-DienstBefehl [#6] gefolgt von [

Mailboxnummer eingeben. Das manuelle Login müssen Sie anwenden, wenn Sie sich von der Nebenstelle einer anderen Person in Ihre Mailbox einloggen möchten, wenn das automatische Login an Ihrer TK-Anlage nicht zur Verfügung steht oder wenn das automatische Login für Ihre Mailbox nicht aktiviert ist.

Sie wissen, dass Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, wenn das SPS entweder das Hauptmenü der Teilnehmerdienste bzw. die Anzahl Ihrer

] und Ihrer

neuen Nachrichten ansagt, oder wenn das VM-Menü angezeigt wird.

Benutzerhandbuch

Automatisches Login

1. Heben Sie den Hörer ab.

2. Geben Sie die

Nebenstellennummer des SPS ein.

Passwort

• Wenn für Ihre Mailbox kein Passwort festgelegt wurde, können Sie diesen Schritt überspringen.

Manuelles Login

1. Heben Sie den Hörer ab.

2. Geben Sie die

Nebenstellennummer des SPS ein.

4. und Ihre Mailboxnummer.

Passwort

• Wenn für Ihre Mailbox kein Passwort festgelegt wurde, können Sie diesen Schritt überspringen.

Hinweis

• Wenn die automatische Wiedergabe neuer Nachrichten für Ihre Mailbox aktiviert wurde, werden jedes Mal, wenn Sie sich in Ihre Mailbox einloggen, automatisch alle neuen Nachrichten abgespielt. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.

• Wenn für Ihre Mailbox die Benutzerführung aktiviert wurde, werden Sie beim erstmaligen Einloggen in Ihre Mailbox von SPSSprachansagen durch den

Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox begleitet (weitere Informationen finden Sie unter Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht)).

2.2

Benutzerhandbuch

2.2 Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht)

Ihr SPS kann so programmiert werden, dass Sie beim erstmaligen Einloggen in Ihre Mailbox eine "Benutzerführung" erhalten. Wenn die Benutzerführung aktiviert wurde, werden Sie von SPSSprachansagen durch den Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox begleitet. Indem Sie einfach die Sprachansagen befolgen, können Sie Folgendes konfigurieren. Sie können diese Konfigurationsvorgänge auch zu einem späteren Zeitpunkt manuell vornehmen, wie weiter hinten in diesem Kapitel beschrieben. Diese Funktion kann durch den Systemadministrator oder SystemManager für Ihre Mailbox deaktiviert werden.

Passwort: Wenn für Ihre Mailbox ein Passwort existiert, müssen Sie dieses beim Einloggen in Ihre Mailbox über die Wähltasten (0–9) eingeben. Ihr Passwort kann aus bis zu 16 Ziffern bestehen.

Teilnehmername: Dies ist eine Aufzeichnung Ihres Namens. Andere Teilnehmer hören Ihren Namen, wenn sie Nachrichten abhören, die Sie ihnen hinterlassen haben. Auch Anrufer hören diesen Namen, wenn sie die Funktion "Wählen über Name" verwenden.

Persönliche Begrüßungen: Wenn Anrufer an Ihre Mailbox geleitet werden, hören sie eine von 3 persönlichen Begrüßungen. Nach der Wiedergabe der Begrüßung hört der Anrufer einen Ton und kann eine Nachricht hinterlassen.

a) Begrüßung nach Zeit:

Diese Begrüßung hören die Anrufer, wenn Sie ihre Anrufe nicht entgegennehmen. Beispiel für eine

solche Begrüßung: "Sie sind mit dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich kann Ihren Anruf zurzeit nicht entgegennehmen..."

b) Begrüßung im Besetztfall:

Diese Begrüßung hören die Anrufer, wenn Sie ein anderes Telefongespräch führen. Beispiel für eine solche Begrüßung: "Sie sind mit dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich führe zurzeit ein anderes Telefongespräch..."

c) Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten:

Diese Begrüßung hören Anrufer, wenn das SPS sich in der Betriebsart Nacht befindet. Beispiel für eine solche Begrüßung: "Sie sind mit dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich habe das Büro bereits

verlassen...."

Hinweis

• Nach dem Einloggen in Ihre Mailbox werden Sie ggf. aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben. Wenn Sie dieses Passwort nicht kennen, fragen Sie Ihren Systemadministrator.

Benutzerhandbuch

Starten der Benutzerführung

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter Einloggen in Ihre Mailbox.

2.1

2. Bestätigen Sie, dass die

Benutzerführung begonnen hat.

• Das SPS sagt Folgendes an: "Herzlich Willkommen beim Panasonic Voicemail-System. Dies ist der MailboxEinrichtungsdienst."

• Wenn die Benutzerführung nicht startet, ist sie wahrscheinlich für Ihre Mailbox deaktiviert worden. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder System-Manager.

3. Fahren Sie bei "Erstmalige

Einstellung Ihres Passworts" oder "Ändern oder Löschen Ihres Passworts" fort.

Erstmalige Einstellung Ihres Passworts

1. Legen Sie, sobald Sie dazu

aufgefordert werden, Ihr Passwort fest, indem Sie das gewünschte

Passwort eingeben und dann drücken.

• Wenn Sie kein Passwort festlegen möchten, drücken Sie nur [#].

• Um den unberechtigten Zugriff zu verhindern, empfehlen wir dringend die Festlegung eines langen, zufällig ausgewählten

Passworts. Verwenden Sie keine leicht zu erratenden Zahlenkombinationen als Passwort.

• Es muss ein Passwort mit einer Länge festgelegt werden, die der Standardeinstellung für die Anzahl der Ziffern entspricht oder diese übersteigt. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder System-Manager.

2. Zur Bestätigung drücken.

3. Fahren Sie bei "Aufzeichnung des

Benutzernamens (Ihr Teilnehmername)" fort.

Ändern oder Löschen Ihres Passworts

1. Wählen Sie , um Ihr Passwort

zu ändern.

2. Legen Sie Ihr Passwort fest, indem

Sie das gewünschte Passwort eingeben und dann

• Wenn Sie Ihr Passwort löschen möchten, drücken Sie nur [#].

• Um den unberechtigten Zugriff zu verhindern, empfehlen wir dringend die Festlegung eines langen, zufällig ausgewählten

Passworts. Verwenden Sie keine leicht zu erratenden Zahlenkombinationen als Passwort.

3. Zur Bestätigung drücken.

4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung des

Benutzernamens (Ihr Teilnehmername)" fort.

drücken.

Benutzerhandbuch

Aufzeichnung des Benutzernamens (Ihr Teilnehmername)

1. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren

Namen auf.

2. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

3. Zur Bestätigung drücken.

4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung Ihrer

Begrüßungen" fort.

Aufzeichnung Ihrer Begrüßungen

Das SPS fordert Sie auf, Ihre Begrüßungen für nach Zeit, im Besetztfall und außerhalb der Geschäftszeiten aufzuzeichnen. Wenn Sie keine Begrüßung aufzeichnen, wird stattdessen eine voraufgezeichnete Begrüßung verwendet.

1. Zeichnen Sie nach dem Ton Ihre

Begrüßung auf.

Bestätigung Ihrer Einstellungen

1. Wählen Sie , um Ihre

Einstellungen zu bestätigen.

2. Legen Sie den Hörer auf.

2. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

3. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen.

• Um Ihre Aufzeichnung zu überprüfen, wählen Sie

• Zur Bestätigung wählen.

• Um die Meldung erneut aufzuzeichnen, wählen Sie

• Um etwas hinzuzufügen, wählen Sie .

• Um zu löschen oder das Menü zu verlassen, wählen Sie

Benutzerhandbuch

2.3 Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen

Wenn ein Anrufer Ihre Mailbox erreicht, hört er Ihre persönliche Begrüßung. Sie können 4 verschiedene persönliche Begrüßungen aufzeichnen; die jeweils passende wird den Anrufern vorgespielt. Wenn Sie eine Begrüßung löschen oder keine aufzeichnen, wird stattdessen eine voraufgezeichnete Begrüßung verwendet.

a) Begrüßung nach Zeit:

Diese Begrüßung hören die Anrufer, wenn Sie ihre Anrufe nicht entgegennehmen. Beispiel für eine solche Begrüßung: "Sie sind mit dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich kann Ihren Anruf zurzeit nicht entgegennehmen..."

b) Begrüßung im Besetztfall:

c) Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten:

verlassen...."

d) Vorübergehende Begrüßung:

Eine spezielle Begrüßung, die bei entsprechender Aufzeichnung von Anrufern anstelle der anderen Begrüßungen gehört wird. Beispiel für eine solche Begrüßung: "Sie sind mit

dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich bin diese Woche leider nicht im Büro..."

Führen Sie folgende Schritte aus, um Ihre persönlichen Begrüßungen aufzuzeichnen oder zu löschen.

Benutzerhandbuch

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter

2.1

Einloggen in Ihre Mailbox.

3. Wählen Sie die gewünschte

Begrüßung aus.

Begrüßung nach Zeit.

Begrüßung im Besetztfall.

Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten.

Anrufer-ID-Begrüßung (steht

ggf. nicht zur Verfügung; weitere Informationen finden Sie unter

5.10 Persönliche Begrüßung für

Anrufer-ID).

Vorübergehende Begrüßung.

4. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen.

Wählen Sie , um die

Begrüßung zu ändern.

Wählen Sie , um die

ausgewählte Begrüßung zu löschen.

• Die Begrüßung wird gelöscht; legen Sie den Hörer auf, um den Vorgang abzuschließen.

5. Zeichnen Sie nach dem Ton Ihre

Begrüßung auf.

• Wir empfehlen Ihnen, in Ihren Begrüßungen Ihren Namen zu erwähnen, damit die Anrufer wissen, dass sie die richtige Mailbox erreicht haben.

• Standardmäßig ist die maximale Länge einer

Begrüßung auf 1 Minute festgelegt.

6. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

7. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen oder fahren Sie bei Schritt 8 fort.

• Um Ihre Aufzeichnung zu überprüfen, wählen Sie

• Um die Begrüßung neu aufzuzeichnen, wählen Sie

(wiederholen Sie bei Bedarf die oben angegebenen Schritte).

• Um der soeben aufgezeichneten Begrüßung etwas hinzuzufügen, wählen

Sie

• Um die Begrüßung zu löschen und das Menü zu verlassen,

wählen Sie

8. Zur Bestätigung drücken.

9. Zeichnen Sie bei Bedarf weitere

Begrüßungen auf, indem Sie die Sprachansagen befolgen, oder fahren Sie bei Schritt 10 fort.

Begrüßung nach Zeit.

Begrüßung im Besetztfall.

Begrüßung außerhalb der

Geschäftszeiten.

Anrufer-ID-Begrüßung (steht ggf. nicht zur Verfügung; weitere Informationen finden Sie unter

5.10 Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID).

Vorübergehende Begrüßung.

10. Legen Sie den Hörer auf.

Hinweis

• Eine vorübergehende persönliche Begrüßung wird anstelle aller anderen Begrüßungen wiedergegeben, bis sie gelöscht wird. Jedes Mal, wenn Sie sich in Ihre Mailbox einloggen, werden Sie vom SPS gefragt, ob Sie Ihre vorübergehende persönliche Begrüßung deaktivieren (löschen) möchten.

• Achten Sie darauf, erst dann den Hörer aufzulegen, wenn Sie Ihre neue Begrüßung in Schritt 8 akzeptiert haben. Wenn Sie den Hörer auflegen, ohne Ihre neue Begrüßung zu akzeptieren, wird diese nicht gespeichert.

Benutzerhandbuch

2.4 Ändern oder Löschen Ihres Passworts

Sie können Ihre Mailbox durch ein Passwort vor dem Zugriff durch nicht berechtigte Personen schützen. Wenn für Ihre Mailbox ein Passwort existiert, müssen Sie dieses beim Einloggen in Ihre Mailbox über die Wähltasten (0–9) eingeben. Ihr Passwort kann aus bis zu 16 Ziffern bestehen.

Sie können Ihr Passwort jederzeit ändern. Vermeiden Sie bei der Auswahl des Passworts die Verwendung leicht zu erratender Zahlenkombinationen. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen, lassen Sie es durch Ihren Systemadministrator oder System-Manager löschen. Sie können dann ein neues festlegen.

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter Einloggen in Ihre Mailbox.

2.1

3. Geben Sie das gewünschte

Passwort ein und drücken Sie

• Drücken Sie [#] nur, wenn Sie Ihr Passwort löschen möchten.

4. Zur Bestätigung drücken.

5. Legen Sie den Hörer auf.

2.5 Ändern oder Löschen Ihres Teilnehmernamens

Sie können Ihren Namen im SPS aufzeichnen. Das SPS sagt Ihren Namen dann für Anrufer an, damit diese wissen, dass sie die richtige Mailbox erreicht haben. Wenn ein Anrufer Ihre Mailboxnummer nicht kennt, kann er versuchen, Sie durch Eingabe der ersten Buchstaben Ihres Vor- oder Nachnamens zu erreichen (Funktion Wählen über Name). Nach Eingabe der ersten Buchstaben Ihres Namens sagt das SPS die SPS-Teilnehmer an, deren Namen diesen Buchstaben entsprechen, sodass der Anrufer Ihren Namen auswählen kann.

Benutzerhandbuch

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter Einloggen in Ihre Mailbox.

3 3

• Geben Sie [3] [3] [3] ein, um Ihren Teilnehmernamen zu löschen, und legen Sie den Hörer auf, um den Vorgang abzuschließen.

2.1

3. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren

Namen auf.

4. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

5. Zur Bestätigung drücken.

6. Legen Sie den Hörer auf.

Benutzerhandbuch

2.6 Häufig verwendete Dienstbefehle und Navigationsbefehle

Befehle zum Ändern des aktuellen SPS-Dienstes

Nach dem Abheben des Hörers und Wählen einer Nebenstellennummer des SPS können Sie einen Dienstbefehl eingeben, um schnell auf bestimmte SPS-Funktionen zuzugreifen. Wenn Sie die SPS-Führung hören, stehen auch Service-Befehle zur Verfügung, zum Beispiel, um auf eine andere SPSBetriebsart umzuschalten. Einige der häufiger verwendeten Befehle werden nachfolgend aufgeführt. Ein vollständige Liste finden Sie im

Anhang.

Aktiviert den benutzerspezifischen Ablauf. Sie werden aufgefordert, die Nummer eines benutzerspezifischen Ablaufs (1–100) einzugeben.

Aktiviert den

automatischen Abfragedienst. Sie können eine Nebenstelle anrufen, indem Sie bei entsprechender Aufforderung die gewünschte Nebenstellennummer wählen. Wenn der angerufene Teilnehmer den Anruf nicht entgegennimmt, kann das SPS Ihnen weitere Optionen anbieten, wie z.B. das Hinerlassen einer Nachricht, das Anrufen des Abfrageplatzes usw. Beachten Sie, dass diese Optionen nur zur Verfügung stehen, wenn das Anrufen der Nebenstelle über den automatischen Abfragedienst erfolgt, d.h. wenn Sie diesen Dienstbefehl eingegeben haben.

Aktiviert den Voicemail-

Dienst. Sie können eine Nachricht für einen anderen Teilnehmer aufzeichnen, indem Sie nach entsprechender Aufforderung seine Mailboxnummer eingeben. Sie können diesen Befehl gefolgt von Ihrer Mailboxnummer eingeben, um sich in Ihre Mailbox einzuloggen.

Befehle für Sprachansagen

Die folgenden Befehle erleichtern Ihnen die Navigation durch die SPS-Menüs.

Bringt Sie zum vorherigen Menü zurück.

Benutzerhandbuch

Wiederholt das aktuelle Menü.

Bringt Sie zum

Hauptmenü zurück.

Befehl für VM-Menü

# #

Bringt Sie ins Hauptmenü der Sprachansagen.

Benutzerhandbuch

Kapitel 3 Nachrichtenwiedergabe

und verwandte Funktionen

3.1 Abspielen von Nachrichten

Anrufer und andere Teilnehmer können Nachrichten für Sie hinterlassen, die Sie später, nachdem Sie sich in Ihre Mailbox eingeloggt haben, abhören können.

Die Nachrichten in Ihrer Mailbox werden in 3 Arten unterteilt:

a) Neue Nachrichten:

Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie noch nicht abgehört haben.

b) Alte Nachrichten:

Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie abgehört, aber noch nicht gelöscht haben.

c) Gelöschte Nachrichten:

Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie gelöscht haben. Sie können Ihre gelöschten Nachrichten "zurückholen", sodass diese genau wie alte Nachrichten behandelt werden (weitere Informationen finden Sie unter zurückholen). Wenn Sie gelöschte Nachrichten nicht zurückholen, werden diese am Ende des Folgetages endgültig gelöscht.

5.20 Gelöschte Nachrichten

Bei der Wiedergabe einer Nachricht kann das SPS auch die "Nachricht-/ Absenderdaten" der Nachricht ansagen – Datum und Uhrzeit der Nachricht und Absenderdaten.

1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox

ein.

• Weitere Informationen finden

2.1

Sie bei Bedarf unter Einloggen in Ihre Mailbox.

3. Befolgen Sie bei Bedarf die

Sprachansagen.

Wählen Sie , um neue

Nachrichten abzuspielen.

Wählen Sie , um alte

Nachrichten abzuspielen.

Wählen Sie , um gelöschte

Nachrichten abzuspielen.

4. Hören Sie die Nachricht an.

Bei und/oder nach der Wiedergabe einer Nachricht stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. In der folgenden Tabelle sind die Befehle mit den entsprechenden Wähltastenkombination aufgeführt. Beachten Sie, dass je nach Nachrichtenart (neu, alt, gelöscht) bestimmte Befehle nicht zur Verfügung stehen.

Benutzerhandbuch

Taste Funktion

1 1

Nachricht wiederholen

Vorherige Nachricht erneut abspielen

Nächste Nachricht abspielen

Nachrichtenwiedergabe unterbrechen/fortsetzen (nur während Wiedergabe)

2 3

(+ )

Nachricht-/Absenderdaten wiedergeben

Markierung setzen (nur während Wiedergabe)

Wiedergabe bei Markierung starten

Diese Nachricht als Neu speichern

Diese Nachricht löschen

Diese Nachricht zurückholen

Nachrichtenart

Neu Alt Gelöscht

—

— —

—

— —

Diese Nachricht beantworten

Rücklauf (nur während Wiedergabe)

Schneller Vorlauf, Nachricht-/ Absenderdaten überspringen

—

(nur während Wiedergabe)

Diese Nachricht übermitteln

Wiedergabelautstärke anpassen

—

(nur während Wiedergabe)

Benutzerhandbuch

Taste Funktion

Nachrichtenart

Neu Alt Gelöscht

Wiedergabegeschwindigkeit anpassen (nur während Wiedergabe)

Mit normaler Geschwindigkeit abspielen (nur während Wiedergabe)

* Diese Tasten funktionieren auch bei Verwendung des VM-Menüs.

Benutzerhandbuch

Hinweis

• Über die SPS-Programmierung wird festgelegt, ob die Nachricht-/ Absenderdaten vor jeder Nachricht, im Anschluss an jede Nachricht oder nur nach Drücken von [2] [3] wiedergegeben werden. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.

• Nach Ablauf einer festgelegten Anzahl von Tagen löscht das SPS automatisch sowohl neue als auch alte Nachrichten. Ihr Systemadministrator oder System-Manager legt fest, wieviele Tage Nachrichten aufbewahrt werden. Jedes Mal, wenn Sie eine neue oder alte Nachricht abspielen, wird der Zähler für die Nachrichtenspeicherdauer zurückgesetzt.

• Nachrichten, die gelöscht wurden, bleiben noch bis zum Ende des Folgetages erhalten. Wenn Sie zum Beispiel Montagmorgen eine Nachricht löschen, wird diese erst am Ende des darauffolgenden Dienstags endgültig gelöscht. Gelöschte Nachrichten können vor diesem Zeitpunkt durch Drücken von [3] während oder nach ihrer Wiedergabe zurückgeholt werden.

• Mithilfe einer Markierung können Sie eine Stelle in einer Nachricht festlegen, zu der Sie bei der Wiedergabe der Nachricht springen können (weitere Informationen finden Sie unter Nachricht in Ihrer Mailbox können Sie jeweils eine Markierung setzen. Sobald Sie in derselben Nachricht eine zweite Markierung setzen, wird die erste gelöscht.

• Während der Wiedergabe können Sie die Lautstärke und Geschwindigkeit der Wiedergabe durch Drücken von [8] bzw. [9] anpassen. Drücken Sie die gewünschte Taste wiederholt, um die

5.19 Markierung). Für jede

Lautstärke und Geschwindigkeit wie erforderlich anzupassen. Wenn Sie für die Lautstärke oder Geschwindigkeit bereits den höchsten Wert ausgewählt haben, wird durch nochmaliges Drücken der entsprechenden Wähltaste wie unten abgebildet wieder die niedrigste Einstellung ausgewählt.

Stufe 1

Stufe 2

(Standardeinstellung)

Stufe 3

Stufe 4

Stufe 5

Benutzerhandbuch

3.2 Nachrichten beantworten

Sie können auf in Ihrer Mailbox hinterlassene Nachrichten antworten, indem Sie entweder den Anrufer zurückrufen oder eine Nachricht in der Mailbox des Anrufers hinterlassen.

Ein Rückruf ist möglich, wenn es sich bei der Person, die Ihnen die Nachricht hinterlassen hat, um einen anderen Teilnehmer handelt. Ein Rückruf von externen Anrufern ist möglich, wenn die TK-Anlage und das SPS entsprechende Anrufer-ID-Informationen empfangen haben; diese Funktion steht bei einigen TK-Anlagen jedoch nicht zur Verfügung und kann durch den Systemadministrator oder System-Manager für Ihre Mailbox gesperrt werden.

Das Beantworten durch Hinterlassen einer Nachricht in der Mailbox des Anrufers ist nur dann möglich, wenn es sich bei dem Anrufer um einen anderen Teilnehmer im SPS handelt (d.h. die Person muss über eine eigene Mailbox verfügen). Beim Beantworten durch Hinterlassen einer Nachricht in der Mailbox des Anrufers können Sie eines der folgenden Merkmale festlegen:

a) Status Dringend:

Die Nachricht wird vom Empfänger vor allen anderen Nachrichten abgehört.

b) Status Privat:

Um die Vertraulichkeit der Nachricht zu gewährleisten, ist es dem Empfänger nicht möglich, die Nachricht weiterzuleiten.

c) Auto Empfang:

Sobald der Empfänger die Nachricht abgehört hat, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Antwort sofort zu senden oder einen Zeitpunkt für die Nachrichtenübermittlung festzulegen. Beachten Sie jedoch, dass Sie auf Empfangsnachrichten nicht antworten können.

Benutzerhandbuch

Zurückrufen des Nachrichtenabsenders

1. Spielen Sie die gewünschte

Nachricht ab.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter Abspielen von Nachrichten.

• Es können nur neue und alte Nachrichten beantwortet werden. Um eine gelöschte Nachricht zu beantworten, müssen Sie diese zunächst zurückholen (weitere Informationen finden Sie unter

5.20 Gelöschte Nachrichten zurückholen).

3.1

2. Wählen Sie nach der

Nachrichtenwiedergabe

3. Um den Absender anzurufen,

drücken Sie .

Hinweis

• Das Zurückrufen externer Anrufer (Rückruf Anrufer CLIP) steht nur bei Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T mit Integration über analoge oder digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.

Eine Nachricht für den Absender hinterlassen

1. Spielen Sie die gewünschte

Nachricht ab.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter Abspielen von Nachrichten.

3.1

• Es können nur neue und alte Nachrichten beantwortet werden. Um eine gelöschte Nachricht zu beantworten, müssen Sie diese zunächst zurückholen (weitere Informationen finden Sie unter

5.20 Gelöschte Nachrichten zurückholen).

2. Wählen Sie während oder nach

der Nachrichtenwiedergabe

3. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu starten.

4. Sprechen Sie nach dem Ton.

• Sie können die Aufzeichnung unterbrechen und fortsetzen, indem Sie [2] drücken. Wenn Sie die Aufzeichnung für mehr als 20 Sekunden unterbrechen, wird diese automatisch beendet.

5. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

6. Zur Bestätigung drücken.

1 1

7. wählen, um den

Zeitpunkt der Nachrichtenübermittlung festzulegen. Um die Nachricht sofort abzusenden, wählen Sie

12 fort).

(fahren Sie bei Schritt

8. Geben Sie den gewünschten

Zeitpunkt der Nachrichtenübermittlung ein und

wählen Sie . Beispiel:

• Um 5:00 einzugeben, drücken Sie [5] [#].

Benutzerhandbuch

• Um 5:15 einzugeben, drücken Sie [5] [1] [5] [#].

9. Wählen Sie für AM.

Wählen Sie für PM.

• Wenn für das SPS die Verwendung des 24-StundenFormats festgelegt wurde, steht diese Option nicht zur Verfügung.

10. Geben Sie das Datum der

Nachrichtenübermittlung ein und wählen Sie .

Beispiel:

• Wenn heute der 16 Februar ist, geben Sie [1] [7] [#] ein, um die Nachricht morgen übermitteln zu lassen.

• Wenn heute der 16 Februar ist, geben Sie [5] [#] ein, um die Nachricht am 5. März übermitteln zu lassen.

11. Zur Bestätigung drücken.

12. Wählen Sie, um die

Nachricht als Dringend zu kennzeichnen.

Wählen Sie , um fortzufahren.

Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator oder System-Manager.

• Neue dringende Nachrichten werden vor den anderen Nachrichten abgespielt. Alte dringende Nachrichten jedoch werden zusammen mit allen anderen Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs abgespielt.

13. Wählen Sie, um die

Nachricht als Privat zu kennzeichnen.

Wählen Sie , um fortzufahren.

14. Um eine Empfangsbestätigung

anzufordern, wählen Sie Wählen Sie , um fortzufahren.

15. Legen Sie den Hörer auf.

Hinweis

• Auto Empfang ist in der Standardeinstellung nicht aktiviert.

Benutzerhandbuch

3.3 Vermittlung von Nachrichten

Sie können in Ihrer Mailbox vorliegende Nachrichten an andere Teilnehmer vermitteln (weiterleiten). Beachten Sie jedoch, dass Sie Empfangsnachrichten und Nachrichten, die vom Absender als "privat" gekennzeichnet wurden, nicht vermitteln können.

Beim Vermitteln einer Nachricht können Sie:

a) Den Empfänger festlegen, indem Sie

die Mailboxnummer eines anderen Teilenehmers eingeben.

b) Mehrere Empfänger festlegen, indem

Sie die Nummer einer persönlichen Gruppenverteilungsliste (weitere Informationen finden Sie unter Persönliche Gruppenverteilungslisten) oder Mailboxgruppe eingeben.

c) Ihre eigenen Kommentare

aufzeichnen und zusammen mit der vermittelten Nachricht versenden.

5.6

Festlegung der Empfänger über die Nummer

1. Spielen Sie die gewünschte

Nachricht ab.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter Abspielen von Nachrichten.

• Es können nur neue und alte Nachrichten vermittelt werden. Um eine gelöschte Nachricht zu vermitteln, müssen Sie diese zunächst zurückholen (weitere Informationen finden Sie unter Nachrichten zurückholen).

5.20 Gelöschte

3.1

2. Wählen Sie während oder nach

der Nachrichtenwiedergabe

3. Geben Sie eine der folgenden

Informationen ein: Eine Mailboxnummer. Die Nummer einer persönlichen

Gruppenverteilungsliste, drücken

Sie dann Die Nummer einer Mailboxgruppe.

4. Zur Bestätigung drücken.

5. Wählen Sie , um die

Nachricht ohne eigene Kommentare sofort zu übermitteln (fahren Sie bei Schritt 8 fort).

Wählen Sie , um Ihre Kommentare aufzuzeichnen.

6. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren

Kommentar auf.

7. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

8. Zur Bestätigung drücken.

9. Legen Sie den Hörer auf.

Benutzerhandbuch

Festlegung der Empfänger über den Namen (Wählen über Name)

1. Spielen Sie die gewünschte

Nachricht ab.

• Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter Abspielen von Nachrichten.

5.20 Gelöschte

3.1

2. Wählen Sie während oder nach

der Nachrichtenwiedergabe

4. Geben Sie über die Wähltasten die

ersten 3 oder 4 Buchstaben des gewünschten Empfängernamens ein.

5. Wählen Sie , um den

angesagten Namen auszuwählen. Wählen Sie , um den

nächsten Namen zu hören. Wählen Sie , um den

aktuellen Namen zu wiederholen.

6. Geben Sie eine der folgenden

Informationen ein:

7. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren

Kommentar auf.

8. Wählen Sie , um die

Aufzeichnung zu beenden.

9. Zur Bestätigung drücken.

10. Legen Sie den Hörer auf.

Hinweis

• Es erfolgt keine Bestätigung darüber, dass die Nachricht vermittelt wurde.

Wählen Sie , um die Nachricht ohne eigene Kommentare sofort zu übermitteln (fahren Sie bei Schritt 10 fort).

Wählen Sie , um Ihre

Kommentare aufzuzeichnen.

Benutzerhandbuch

3.4 Fernzugriff

Sie können das SPS von außerhalb anrufen und sich in Ihre Mailbox einloggen, um Ihre Nachrichten abzuhören. Zum Einloggen in Ihre Mailbox von extern stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

a) Automatisches Login:

Beim Einloggen in Ihre Mailbox von einem vorprogrammierten externen Telefon aus müssen Sie keine speziellen Befehle oder Ihre Mailboxnummer eingeben. Das SPS kann die Rufnummer erkennen, von der aus Sie anrufen, und Sie anhand dieser Nummer als Anrufer identifizieren (weitere Informationen finden Sie unter externen Rufnummern für Automatisches Login von extern und kostenfreie Fernvorabfrage). Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und kann durch den Systemadministrator oder System-Manager für Ihre Mailbox deaktiviert werden.

b) Manuelles Login:

Sie müssen den Voicemail-DienstBefehl [#6] gefolgt von [

Mailboxnummer eingeben. Das manuelle Login müssen Sie beim Einloggen in Ihre Mailbox anwenden, wenn das automatische Login an Ihrer TK-Anlage nicht zur Verfügung steht, wenn Ihre Mailbox nicht entsprechend der Verwendung des automatischen Logins programmiert ist oder wenn Sie von einer Rufnummer aus anrufen, für die das automatische Login nicht programmiert ist.

5.16 Zuweisung Ihrer

] und Ihrer

Automatisches Login von extern

1. Rufen Sie das SPS von der

vorprogrammierten externen Rufnummer aus an.

• Fragen Sie Ihren Systemadministrator oder System-Manager, welche Rufnummer Sie wählen müssen, um von extern auf das SPS zuzugreifen.

Passwort

• Wenn für Ihre Mailbox kein Passwort festgelegt wurde, können Sie diesen Schritt überspringen.

3. Wählen Sie , um Nachrichten

abzuspielen.

4. Befolgen Sie die Sprachansagen

oder wählen Sie bei Bedarf eine der folgenden Optionen aus.

, um eine Nebenstelle

anzurufen.

, um den

Abfrageplatz anzurufen.

5. , wenn Sie den Vorgang

beendet haben.

6. Legen Sie den Hörer auf.

Hinweis

• Diese Funktion steht nur bei Panasonic TK-Anlagen der Serie KX-T mit Integration über analoge oder digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.

Benutzerhandbuch

Manuelles Login von extern

1. Rufen Sie das SPS von einer

externen Rufnummer aus an.

• Fragen Sie Ihren Systemadministrator oder System-Manager, welche Rufnummer Sie wählen müssen, um von extern auf das SPS zuzugreifen.

3. und Ihre Mailboxnummer.

Passwort

• Wenn für Ihre Mailbox kein Passwort festgelegt wurde, können Sie diesen Schritt überspringen.

5. Wählen Sie , um neue

Nachrichten wiederzugeben.

6. Befolgen Sie die Sprachansagen

oder wählen Sie bei Bedarf eine der folgenden Optionen aus.

, um eine Nebenstelle

anzurufen.

, um den

Abfrageplatz anzurufen.

7. , wenn Sie den Vorgang

beendet haben.

8. Legen Sie den Hörer auf.

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