Panasonic KX-TVM50, KX-TVM200 User Manual [nl]

Voice Processing systeem

Gebruikershandleiding

KX-TVM50

Model

KX-TVM200

Hartelijk dank voor uw aankoop van een Panasonic Voice Processing Systeem. Lees eerst deze handleiding voordat u dit product in gebruik neemt en bewaar deze handleiding voor toekomstig gebruik.

KX-TVM50/KX-TVM200: Versie 1.0

Gebruikershandleiding

Introductie

Hartelijk dank voor uw aankoop van het Panasonic Voice Processing Systeem (VPS) KX-TVM50/KX-TVM200. Wij vertrouwen erop dat u vele jaren plezier zal hebben van de betrouwbare service die dit product u zal schenken.

De Gebruikershandleiding is gemaakt om u te helpen met de configuratie van uw mailbox, voor het gebruik van algemene voice mail funkties, en om u kennis te laten maken met de vele geavanceerde funkties die uw productiviteit op ontelbare manieren zullen verhogen.

De structuur van deze handleiding

Deze handleiding bevat de volgende hoofdstukken:

Hoofdstuk 1 Introductie aan het VPS

Dit hoofdstuk verschaft u een kort overzicht van wat het VPS is en hoe het u kan helpen.

Hoofdstuk 2 Inloggen bij en Configuratie van uw mailbox

Dit hoofdstuk laat u zien hoe u moet inloggen bij uw VPS mailbox en uw mailbox kan aanpassen naar uw wensen.

Hoofdstuk 3 Boodschappen beluisteren en verwante funkties

Dit hoofdstuk legt uit hoe u de boodschappen in uw mailbox kunt beluisteren en hoe u andere funkties kunt gebruiken die verwant zijn met de funktie Boodschappen beluisteren.

Hoofdstuk 4 Boodschappen verzenden

Dit hoofdstuk legt uit hoe u boodschappen verzendt naar andere personen in en buiten uw kantoor.

Hoofdstuk 5 Overige funkties

Dit hoofdstuk zal u introduceren aan de vele geavanceerde funkties die door het VPS worden aangeboden.

Opmerking

• Het kan voorkomen dat in deze handleiding wordt verwezen naar producten die niet in uw land/regio verkrijgbaar zijn.

• In het vervolg van deze handleiding zullen de extensies van modelnummers niet worden vermeld.

Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

1 Introductie aan het VPS ............................................... 5

1.1 Introductie aan het VPS................................................................. 5

2 Inloggen bij en configuren van uw mailbox ............... 8

2.1 Inloggen bij uw mailbox.................................................................. 8

2.2 Uitleg voor abonnees (Eenvoudige mailboxconfiguratie) ............... 9

2.3 Wijzigen of verwijderen van uw Persoonlijke begroetingen ......... 12

2.4 Uw wachtwoord wijzigen of verwijderen ...................................... 14

2.5 Uw abonneenaam wijzigen of verwijderen................................... 15

2.6 Algemene Service commando's en Navigatiecommando's ......... 16

Boodschappen beluisteren en verwante funkties

3.1 Boodschappen beluisteren .......................................................... 17

3.2 Boodschappen beantwoorden ..................................................... 21

3.3 Boodschappen doorverbinden..................................................... 23

3.4 Toegang op afstand ..................................................................... 25

4 Boodschappen verzenden......................................... 27

4.1 Boodschappen verzenden—Overzicht......................................... 27

4.2 Boodschapverzending ................................................................. 28

4.3 Externe boodschapverzending .................................................... 31

4.4 Ontvangen van Extern verzonden boodschappen....................... 34

..... 17

5 Overige funkties ......................................................... 35

5.1 Gesprek Doorverbinden............................................................... 35

5.2 Onvolledige gespreksafhandeling ................................................ 37

5.3 Toewijzen van uw Waarnemend toestel....................................... 39

5.4 Interview mailbox ......................................................................... 40

5.5 Boodschap ontvangstmodus........................................................ 42

5.6 Persoonlijke-groepsverzendlijsten................................................ 43

5.7 Lijsten voor externe boodschapverzending.................................. 45

5.8 Boodschap Wacht indicatie.......................................................... 47

Gebruikershandleiding

5.9 E-mail integratie (Boodschapaankondiging via E-mail) ............... 49

5.10 Persoonlijke begroeting voor Beller-ID......................................... 50

5.11 Persoonlijke aankondiging naam van beller................................. 52

5.12 Directe Gesprekscontrole (LCS) .................................................. 54

5.13 Opnemen van uw gesprekken ..................................................... 55

5.14 Gesprek Doorschakelen op afstand............................................. 56

5.15 Toewijzen en Annuleren van telefoonnummers voor Gesprek Doorverbinden naar netlijn

5.16 Toewijzen van telefoonnummers voor Automatisch inloggen op afstand en Kostenbesparingsfunktie

5.17 Persoonlijke speciale service....................................................... 60

5.18 Herinneringsalarm ....................................................................... 63

5.19 Bookmark..................................................................................... 64

5.20 Verwijderde boodschappen herstellen ......................................... 65

5.21 Mailboxcapaciteit waarschuwing.................................................. 66

........................................................... 58

............................................ 59

Appendix ............................................................................ 67

Verkorte instructies ................................................................................. 67

Verklarende woordenlijst.................................................. 71

Index ................................................................................... 85

Gebruikershandleiding

Hoofdstuk 1 Introductie aan het VPS

1.1 Introductie aan het VPS

Het Panasonic Voice Processing Systeem is een krachtig hulpmiddel dat u zal helpen de communicatie en productiviteit te verhogen. Als abonnee (de eigenaar van een VPS mailbox), kunt u:

a) Een boodschap sturen naar één of

meerdere personen binnen of buiten uw bedrijf.

b) Boodschappen doorverbinden naar

andere abonnees en uw opmerkingen eraan toevoegen.

c) Uw mailbox openen en de

boodschappen beluisteren, zelfs als u niet op kantoor bent.

d) Het VPS u laten opbellen, oproepen

of e-mailen als iemand een boodschap voor u heeft achtergelaten.

e) Gewaarschuwd worden door middel

van de Boodschap Wacht indicator op uw toestel indien er nieuwe boodschappen zijn opgenomen in uw mailbox.

f) Uw inkomende gesprekken

controleren.

g) Een set opties en funkties creëren die

aleen voor uw mailbox gelden (Persoonlijke Speciale Service), en die door bellers kunnen worden selecteerd.

h) En meer ...

Voordat u begint

Om als abonnee het VPS te kunnen gebruiken, dient u de volgende informatie te weten. De VPS-systeembeheerder kan u helpen indien u niet op de hoogte mocht zijn van deze informatie.

a) Het interne toestelnummer van het

VPS dat u moet kiezen om toegang te krijgen tot het VPS.

b) Uw mailboxnummer en

toestelnummer (in veel gevallen zijn deze identiek aan elkaar, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn).

c) Het wachtwoord van uw mailbox

(indien ingesteld).

d) Het telefoonnummer van de

systeembeheerder. De systeembeheerder is de persoon die u dient te raadplegen als u problemen heeft met het VPS.

Als u deze informatie eenmaal weet, kunt u aan de slag met het VPS.

Het gebruik van het VPS

Er zijn twee manieren waarop het VPS kan worden gebruikt; als abonnee of als beller.

Een abonnee is een gebruiker die zijn of haar eigen mailbox bij het VPS heeft. Abonnees kunnen hun boodschappen afspelen, boodschappen voor andere abonnees achterlaten, een boodschap opnemen en die voorts naar meerdere partijen verzenden (inclusief externe partijen), begroetingteksten opnemen, enz. Om het VPS als abonnee te kunnen gebruiken, moet u eerst bij uw mailbox "inloggen". Dit doet u in de regel door uw mailboxnummer te kiezen en uw wachtwoord in te voeren. Als u eenmaal bent ingelogd, kunt u "Abonnee Services" gebruiken; Abonnee Services zijn alle

Gebruikershandleiding

mogelijkheden en funkties die u kunt activeren of uitvoeren als abonnee zijnde.

Een beller kan in het algemeen worden omschreven als een externe partij. Bellers kunnen boodschappen voor het VPS achterlaten of via het VPS verbinding krijgen met bepaalde interne toestellen, maar om deze mogelijkheden te kunnen benutten hoeven zij niet in te loggen bij het VPS, en het aantal mogelijkheden die zij kunnen gebruiken is ongelimiteerd.

Prompts

Een essentieel kenmerk van het VPS is haar gebruik van "prompts". Prompts zijn vooraf ingesproken helpteksten, die u helpen bij het instellen en gebruiken van de VPS-mogelijkheden. Prompts bieden hulp aan bellers wanneer het VPS hun gesprekken afhandelt. Afhankelijk van hoe uw VPS is geprogrammeerd, kunnen abonnees en bellers de taal kiezen van de VPS prompts.

Voorbeeld van een prompt: Hoofdmenu van Abonnee Services

"Om de boodschap te ontvangen, druk op [1]."

"Om de boodschap te verzenden, druk op [2]."

"Voor mailbox beheer, druk op [3]." "Voor de status van de Voice Prompt

service, druk op [4]." "Voor het instellen van de funktie

Boodschap Wacht indicatie, druk op [5]."

"Voor overige mogelijkheden, druk op [6]."

"Om dit gesprek te beëindigen, druk op [

Voice Mail Menu

Bepaalde PBX systemen (telefoonsystemen) en telefoons zijn compatibel met "Voice Mail Menu"; deze funktie toont VPS prompts op het display van uw telefoon, instrueert u dus visueel in plaats van auditief. Om een VPS funktie die op het display wordt weergegeven te kiezen, drukt u op de soft toets naast de gewenste prompt. Gebruik de Navigatietoets om omhoog of omlaag te bladeren om de overige prompts, indien aanwezig, te bekijken (Indien de Navigatietoets niet wordt gebruikt om door de opties te bladeren, kan het worden gebruikt voor het instellen van het volume.).

De in deze handleiding getoonde bedieningsinstructies zijn bedoeld in het geval het VPS gebruikt wordt met hoorbare prompts (auditief).

Bedieningsinstructies die noodzakelijk zijn voor bediening van het VPS met behulp van Voice Mail Menu, zullen ietwat afwijken van deze instructies.

Voorbeeld van Voice Mail Menu: Hoofdmenu van Abonnee Services Deze funktie is niet beschikbaar voor

bepaalde PBX systemen en kan voor uw mailbox zijn uitgeschakeld door de systeemprogrammeur of systeembeheerder.

Hoofdmenu Ontvang BDS Verzend BDS Mbx.beheer VPS STATUS EIND

Opmerking

• Als te veel abonnees tegelijkertijd gebruik maken van het Voice Mail Menu, zullen Voice Mail Menuboodschappen niet op het display verschijnen en in plaats daarvan hoort men prompts.

• Deze funktie is alleen beschikbaar met Panasonic PBX systemen uit de KXTDA series die gebruik maken van DPT integratie. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

Voor de eerste keer inloggen bij uw mailbox

Als u voor de eerste keer bij uw mailbox inlogt, zijn er bepaalde mailboxinstellingen die u dient uit te voeren met behulp van één van de overige Abonnee Services. Deze instellingen identificeren u als de eigenaar van uw mailbox, en worden beschreven in "Hoofstuk 2

Inloggen bij en

configuren van uw mailbox".

a) Wachtwoord b) Naam van de abonnee c) Persoonlijke begroetingen

Gebruikershandleiding

Hoofdstuk 2 Inloggen bij en configuren van uw

mailbox

2.1 Inloggen bij uw mailbox

Voor toegang tot Abonnee Services (afspelen van boodschappen, mailboxinstellingen wijzigen, enz.), dient u eerst in te loggen bij uw mailbox. Er zijn 2 manieren waarop u kunt inloggen bij uw mailbox:

a) Automatisch inloggen:

Als u vanaf uw eigen toestel inlogt bij uw mailbox, is invoeren van een speciaal commando of uw mailboxnummer niet nodig. Deze funktie is niet beschikbaar voor bepaalde PBX systemen en kan voor uw mailbox zijn uitgeschakeld door de systeemprogrammeur of systeembeheerder.

b) Handmatig inloggen:

U dient het Voice Mail Service commando [#6] in te voeren gevolgd

door [ Handmatig inloggen is noodzakelijk als u bij uw mailbox inlogt vanaf het interne toestel van iemand anders, als Automatisch inloggen niet mogelijk is met uw PBX, of als Automatisch inloggen voor uw mailbox is uitgeschakeld.

Als u succesvol bent ingelogd, zal het VPS ofwel het Hoofdmenu van Abonnee Services aankondigen ofwel het aantal nieuwe boodschappen die u heeft ontvangen, of het Voice Mail Menu zal op het display verschijnen.

] en uw mailboxnummer.

Automatisch inloggen

1. Neem de hoorn van de haak.

2. Voer het toestelnummer in van het

VPS.

Wachtwoord

• U kunt deze stap overslaan als uw mailbox geen wachtwoord heeft.

Handmatig inloggen

1. Neem de hoorn van de haak.

2. Voer het toestelnummer in van het

VPS.

4. en uw mailboxnummer.

Wachtwoord

• U kunt deze stap overslaan als uw mailbox geen wachtwoord heeft.

Opmerking

• Als voor uw mailbox de funktie Automatisch afspelen van een nieuwe boodschap is geactiveerd, zullen nieuwe boodschappen telkens automatisch worden afgespeeld als u inlogt bij uw mailbox. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

• Als "Uitleg voor abonnees" is geactiveerd voor uw mailbox, zullen VPS prompts u door het mailboxconfiguratieproces helpen als u voor de eerste keer inlogt bij uw mailbox

2.2 Uitleg voor abonnees

(zie (Eenvoudige mailboxconfiguratie)).

Gebruikershandleiding

2.2 Uitleg voor abonnees (Eenvoudige mailboxconfiguratie)

Uw VPS kan zo zijn geprogrammeerd dat u een "Uitleg voor abonnees" krijgt aangeboden als u voor de eerste keer inlogt bij uw mailbox. Als de Uitleg voor abonnees is geactiveerd, wordt u door VPS prompts door het mailboxconfiguratieproces geholpen. Door simpelweg de prompts te volgen, kunt u de volgende items configureren. Indien nodig kunt deze items later handmatig configuren, zoals uitgelegd in het vervolg van dit hoofdstuk. Het is mogelijk dat deze funktie voor uw mailbox is uitgeschakeld door de systeemprogrammeur of systeembeheerder.

Wachtwoord: Als uw mailbox een wachtwoord heeft, moet u dit telkens invoeren met behulp van de cijfertoetsen (0–9) als u inlogt bij uw mailbox. Uw wachtwoord kan bestaan uit maximaal 16 cijfers.

Naam van de abonnee: Dit is een opname van uw naam. Andere abonnees zullen uw naam horen als zij uw boodschappen beluisteren. Ook bellers die gebruik maken van de funktie Kiezen volgens naam, kunnen uw naam horen.

Persoonlijke begroetingen: Wanneer bellers naar uw mailbox worden gerouteerd, zullen zij één van de 3 Persoonlijke begroetingen te horen krijgen. Nadat de begroeting is afgespeeld, klinkt een toon, en de beller kan een boodschap inspreken.

a) Begroeting indien Afwezig:

Deze wordt afgespeeld aan bellers als u hun gesprekken niet beantwoordt. Een algemeen voorbeeld is bijvoorbeeld, "U spreekt

met (naam). Ik kan u momenteel niet te woord staan ...".

b) Bezettoon indien het toestel bezet

is:

Deze wordt afgespeeld aan bellers als uw toestel bezet is. Een algemeen voorbeeld is bijvoorbeeld, "U spreekt met (naam). Het toestel is momenteel bezet...".

c) Begroeting na sluitingstijd:

Bellers horen deze begroeting als het VPS in Nacht modus is. Een algemeen voorbeeld is bijvoorbeeld, "U spreekt met (naam). Ik ben niet aanwezig...".

Opmerking

• U kunt gevraagd worden uw wachtwoord in te voeren nadat u bij uw mailbox bent ingelogd. Als u dit wachtwoord niet weet, kunt u uw systeemprogrammeur raadplegen.

Starten van Uitleg voor abonnees

1. Log in bij uw mailbox.

•Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig.

2. Bevestig dat de Uitleg voor

abonnees is begonnen.

• Het VPS zal aankondigen, "Welkom bij het Panasonic Voice Mail Systeem. Dit is de service Uitleg voor abonnees.".

• Als de uitleg niet begint, is deze mogelijk uitgeschakeld voor uw mailbox. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

3. Ga indien nodig verder vanaf "Voor

de eerste keer uw wachtwoord

Gebruikershandleiding

instellen" of "Uw wachtwoord wijzigen of verwijderen".

Voor de eerste keer uw wachtwoord instellen

1. Als u erom gevraagd wordt, stelt u

uw wachtwoord in door het gewenste wachtwoord in te voeren

en druk daarna op .

• Druk uitsluitend [#] als u geen wachtwoord wilt instellen.

• Om gebruik door onbevoegden te voorkomen, raden wij ten zeerste aan een lang en willekeurig wachtwoord te kiezen. Maak geen wachtwoord dat bestaat uit voor de hand liggende cijfercombinaties.

• Het aantal cijfers van het wachtwoord dat u instelt, moet in ieder geval gelijk zijn aan dat van het standaardwachtwoord maar het mag ook langer zijn. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

2. om te accepteren.

3. Ga verder vanaf "De naam van de

eigenaar opnemen (Uw abonneenaam)".

Uw wachtwoord wijzigen of verwijderen

1. om uw wachtwoord te

wijzigen.

2. Stel uw nieuwe wachtwoord in door

het gewenste wachtwoord in te

voeren en druk daarna op

• Druk uitsluitend op [#] als u uw wachtwoord wilt verwijderen.

• Om gebruik door onbevoegden te voorkomen, raden wij ten zeerste aan een lang en willekeurig wachtwoord te kiezen. Maak geen wachtwoord dat bestaat uit voor de hand liggende cijfercombinaties.

3. om te accepteren.

4. Ga verder vanaf "De naam van de

eigenaar opnemen (Uw abonneenaam)".

De naam van de eigenaar opnemen (Uw abonneenaam)

1. Bevestig uw naam na de toon.

2. om het opnemen te stoppen.

3. om te accepteren.

4. Ga verder vanaf "Uw begroetingen

opnemen".

Uw begroetingen opnemen

Het VPS zal u vragen uw begroetingen op te nemen in geval van Afwezig, Bezettoon, en Na sluitingstijd. Als u geen begroeting opneemt, zal een al bestaande begroeting worden gebruikt.

1. Neem uw begroeting op na de

toon.

2. om het opnemen te stoppen.

3. Volg indien nodig de prompts.

• om opnieuw te bekijken.

• om te accepteren.

• om de boodschap opnieuw op te nemen.

• om toe te voegen.

• om te verwijderen en te stoppen.

Uw instellingen bevestigen

1. om uw instellingen te

bevestigen.

2. Leg de hoorn op de haak.

Gebruikershandleiding

2.3 Wijzigen of verwijderen van uw Persoonlijke begroetingen

Als bellers uw mailbox hebben bereikt, zullen zij uw persoonlijke begroeting horen. U kunt 4 soorten Persoonlijke begroetingen opnemen; de bijpassende begroeting zal aan bellers worden afgespeeld. Als u een al opgenomen begroeting verwijdert of geen begroeting opneemt, zal een al bestaande begroeting worden gebruikt.

a) Begroeting indien Afwezig:

Deze wordt afgespeeld aan bellers als u hun gesprekken niet beantwoordt. Een algemeen voorbeeld is bijvoorbeeld, "U spreekt met (naam). Ik kan u momenteel niet te woord staan ...".

b) Bezettoon indien het toestel bezet

is:

Deze wordt afgespeeld aan bellers als uw toestel bezet is. Een algemeen voorbeeld is bijvoorbeeld, "U spreekt met (naam). Het toestel is momenteel bezet...".

c) Begroeting na sluitingstijd:

Bellers horen deze begroeting als het VPS in Nacht modus is. Een algemeen voorbeeld is bijvoorbeeld, "U spreekt met (naam). Ik ben niet aanwezig...".

d) Tijdelijke begroeting:

Een speciale begroeting die, indien opgenomen, in plaats van de andere begroetingen zullen worden gehoord door bellers. Een algemeen voorbeeld is bijvoorbeeld, "U spreekt met (naam). Ik ben deze week niet op kantoor ...".

Volg de onderstaande stappen voor het opnemen of verwijderen van uw Persoonlijke begroetingen.

1. Log in bij uw mailbox.

•Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig.

3. Kies de gewenste begroeting.

Begroeting indien Afwezig.

Bezettoon indien het toestel

bezet is.

Begroeting na sluitingstijd.

Beller-ID begroeting (niet altijd beschikbaar; zie 5.10 Persoonlijke begroeting voor Beller-ID).

Tijdelijke begroeting.

4. Volg indien nodig de prompts.

om de begroeting te wijzigen.

om de gekozen begroeting te verwijderen.

• De begroeting zal worden

verwijderd; leg de hoorn op de haak als u wilt stoppen.

5. Neem uw begroeting op na de

toon.

• Wij raden aan dat u uw naam

vermeldt in uw begroetingen, zodat bellers zullen weten of zij bij de juiste mailbox zijn.

• De maximale duur van elke

begroeting is standaard ingesteld op 1 minuut.

6. om het opnemen te stoppen.

7. Volg indien nodig de prompts, of ga

verder vanaf stap 8.

Gebruikershandleiding

• om opnieuw te bekijken.

• om de begroeting opnieuw op te nemen (herhaal de bovenstaande stappen indien nodig).

• om de begroeting, die u

zojuist heeft opgenomen, toe te voegen.

• om de begroeting te verwijderen en te stoppen.

8. om te accepteren.

9. Indien gewenst neemt u of

verwijdert u overige begroetingen door de prompts te volgen, of ga verder vanaf stap 10.

Begroeting indien Afwezig.

Bezettoon indien het toestel

bezet is.

Begroeting na sluitingstijd.

Beller-ID begroeting (niet altijd beschikbaar; zie 5.10 Persoonlijke begroeting voor Beller-ID).

zal de begroeting niet worden opgeslagen.

Tijdelijke begroeting.

10. Leg de hoorn op de haak.

Opmerking

• Een Tijdelijke persoonlijke begroeting wordt afgespeeld, in plaats van al uw andere begroetingen, tot deze wordt verwijderd. Telkens wanneer u inlogt bij uw mailbox, zal het VPS vragen of u de Tijdelijke persoonlijke begroeting wilt uitschakelen (verwijderen).

• Zorg dat u de hoorn pas op de haak legt als u uw nieuwe begroeting heeft geaccepteerd in stap 8. Als u hoorn op de haak legt zonder ue nieuwe begroeting te hebben geaccepteerd,

Gebruikershandleiding

2.4 Uw wachtwoord wijzigen of verwijderen

U kunt uw mailbox beveiligen met een wachtwoord om te voorkomen dat onbevoegden gebruik maken van uw mailbox. Als uw mailbox een wachtwoord heeft, moet u dit telkens invoeren met behulp van de cijfertoetsen (0–9) als u inlogt bij uw mailbox. Uw wachtwoord kan bestaan uit maximaal 16 cijfers.

U kunt te allen tijde uw wachtwoord wijzigen. Maak geen wachtwoord dat bestaat uit voor de hand liggende cijfercombinaties. Als u uw wachtwoord vergeet, laat dan uw systeemprogrammeur of systeembeheerder uw wachtwoord wissen. U kunt dan een nieuw wachtwoord instellen.

1. Log in bij uw mailbox.

•Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig.

3. Voer het gewenste wachtwoord in,

en druk daarna op .

• Druk uitsluitend op [#] als u uw wachtwoord wilt verwijderen.

4. om te accepteren.

5. Leg de hoorn op de haak.

2.5 Uw abonneenaam wijzigen of verwijderen

U kunt uw naam opnemen in het VPS. Het VPS kondigt dan uw naam aan voor bellers om hen te laten weten dat zij bij de juiste mailbox zijn. Als een beller uw mailboxnummer niet weet, kan de beller proberen u te bereiken door een paar beginletters van uw voornaam of achternaam in te voeren (Kiezen volgens naam). Nadat de beginletters van uw naam zijn ingevoerd, zal het VPS de namen aankondigen van VPS abonnees die dezelfde beginletters in hun naam hebben, en de beller kan dan uw naam kiezen.

1. Log in bij uw mailbox.

•Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig.

3 3

• Voer in [3] [3] [3] om uw abonneenaam te verwijderen, leg daarna de hoorn op de haak als u wilt stoppen.

3. Bevestig uw naam na de toon.

Gebruikershandleiding

4. om het opnemen te stoppen.

5. om te accepteren.

6. Leg de hoorn op de haak.

Gebruikershandleiding

2.6 Algemene Service commando's en Navigatiecommando's

Commando's om de huidige VPS service te wijzigen

Nadat u de hoorn van de haak heeft genomen en het interne toestelnummer van het VPS heeft gekozen, kunt u een service commande invoeren voor snelle toegang tot bepaalde VPS funkties. Tijdens de VPS-instructies kunt u ook service commando's gebruiken om bijvoorbeeld naar een andere VPS service modus over te schakelen. Enkele van de meest gebruikte commando's vindt u hieronder. Voor een complete lijst, zie

Appendix.

Activeert Speciale service.

U zal instructies krijgen om een Speciaal servicenummer in te voeren (1–100).

Activeert Voice Mail

service. Indien gevraagd, kunt u een boodschap opnemen voor een andere abonnee door zijn of haar mailboxnummer in te voeren. U kunt ook bij uw mailbox inloggen door dit commando in te voeren gevolgd door uw eigen mailboxnummer.

Activeert Voice Prompt

service. U kunt een intern toestel opbellen door na de prompt het gewenste interne toestelnummer te kiezen. Als de gebelde partij niet antwoordt, kan het VPS u andere opties bieden, zoals het inspreken van een boodschap, de telefoniste opbellen, enz. Let wel dat deze opties alleen beschikbaar zijn als het interne toestel wordt opgebeld via Voice Prompt service, d.w.z. nadat u dit service commando heeft ingevoerd.

Prompt-commando's

De volgende commando's kunnen gebruikt worden om u te helpen navigeren door VPS menu's.

Neemt u mee terug naar het vorige menu.

Herhaalt het huidige menu.

Neemt u mee terug naar

het hoofdmenu.

VM menu-commando's

# #

Schakelt u naar het hoofdmenu (bovenste menu) van de prompts.

Gebruikershandleiding

Hoofdstuk 3 Boodschappen beluisteren en verwante

funkties

3.1 Boodschappen beluisteren

Bellers en andere abonnees kunnen voor u een boodschap achterlaten, en u kunt ze later beluisteren nadat u bent ingelogd bij uw mailbox.

Boodschappen in uw mailbox zijn verdeeld in 3 typen:

a) Nieuwe boodschappen:

Boodschappen in uw mailbox die u nog niet heeft beluisterd.

b) Oude boodschappen:

Boodschappen in uw mailbox die u al wel heeft beluisterd maar nog niet heeft verwijderd.

c) Verwijderde boodschappen:

Boodschappen in uw mailbox die u heeft verwijderd. U kunt uw verwijderde boodschappen "herstellen", waarna zij zullen worden beschouwd als oude boodschappen (zie

5.20 Verwijderde boodschappen herstellen). Als verwijderde boodschappen niet herstelt, zullen zij permanent worden verwijderd aan het einde van de volgende dag.

Tijdens het beluisteren van een boodschap, kan het VPS ook de details van de boodschap aankondigen—de datum en tijd van de boodschap, en de informatie van de afzender.

3. Volg indien nodig de prompts.

om nieuwe boodschappen te

beluisteren.

om oude boodschappen te

beluisteren.

om verwijderde

boodschappen te beluisteren.

4. Beluister de boodschap.

Extra funkties zijn beschikbaar tijdens en/ of na het afspelen van de boodschap. Raadpleeg de onderstaande tabel en druk op de bijbehorende cijfertoets. Let erop dat bepaalde funkties niet beschikbaar zijn afhankelijk van het type boodschap (nieuw, oud, verwijderd).

1. Log in bij uw mailbox.

•Zie 2.1 Inloggen bij uw mailbox indien nodig.

Gebruikershandleiding

Toets Funktie

1 1

Herhaal de boodschap

Herhaal de vorige boodschap

Speel de volgende boodschap af

Pauze/herstart afspelen van boodschap (alleen tijdens afspelen)

2 3

(+ )

Speel de boodschapdetails af

Stel Bookmark in (alleen tijdens afspelen)

Begin af te spelen vanaf de Bookmark

Bewaar de boodschap als nieuw — —

Verwijder deze boodschap —

Herstel deze boodschap — —

Antwoord op deze boodschap —

Type boodschap

Nieuw Oud Verwijderd

—

* Terugspoelen (alleen tijdens

afspelen)

* Snel vooruitspoelen, details

overslaan (alleen tijdens afspelen)

Deze boodschap doorverbinden —

Het geluidsvolume afstellen (alleen tijdens afspelen)

* De afspeelsnelheid afstellen

(alleen tijdens afspelen)

Gebruikershandleiding

Toets Funktie

Nieuw Oud Verwijderd

* Op normale snelheid afspelen

(alleen tijdens afspelen)

* Deze toetsen werken ook als u het VM menu gebruikt.

Type boodschap

Gebruikershandleiding

Opmerking

• VPS programmering bepaalt of de boodschapdetails vóór of na elke boodschap worden afgespeeld of alleen wanneer u drukt op [2] [3]. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

• Het VPS zal automatisch zowel nieuwe als oude boodschappen verwijderen nadat een bepaald aantal dagen zijn verstreken. Uw systeemprogrammeur of systeembeheerder bepaalt hoeveel dagen boodschappen worden bewaard. Telkens wanneer u een nieuwe of oude boodschap afspeelt, zal de dagenteller worden gereset.

• Wanneer boodschappen worden verwijderd, zullen zij worden bewaard tot het einde van de volgende dag. Bijvoorbeeld, als u op maandagmorgen een boodschap verwijderd, zal het permanent verwijderd worden op dinsdag aan het einde van de dag. Verwijderde boodschappen kunnen voordien hersteld worden door tijdens of na het afspelen te drukken op [3].

• Een Bookmark stelt u in staat een markering te plaatsen in een boodschap, zodat u tijdens het afspelen snel naar die markering kunt gaan (zie Bookmark instellen voor elke boodschap in uw mailbox. Als u een tweede Bookmark in dezelfde boodschap plaatst, wordt de eerste verwijderd.

• Tijdens afspelen, kunt u het geluidsvolume en afspeelsnelheid afstellen door te drukken op respectievelijk [8] en [9]. Druk net zolang op de gewenste toets tot volume en snelheid naar wens zijn. Als volume of snelheid het hoogste niveau heeft bereikt en u drukt in dat geval weer op de cijfertoets, dan wordt het

5.19 Bookmark). U kunt één

laagste niveau ingesteld zoals hieronder wordt getoond.

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

(standaard)

Niveau 4

Niveau 5

Gebruikershandleiding

3.2 Boodschappen beantwoorden

U kunt antwoorden op boodschappen die u in uw mailbox heeft ontvangen door ofwel de beller terug te bellen of door een boodschap te sturen naar de mailbox van de beller.

Terugbellen is mogelijk als de afzender van de boodschap eveneens een abonnee is. Terugbellen naar externe bellers is mogelijk als hun Beller-ID informatie wordt ontvangen door de PBX en het VPS, echter, deze funktie is niet beschikbaar met bepaalde PBX systemen en kan voor uw mailbox zijn uitgeschakeld door de systeemprogrammeur of systeembeheerder.

Antwoorden via het sturen van een boodschap naar de mailbox van de beller is alleen mogelijk als de beller eveneens een abonnee is (d.w.z. de persoon moet een eigen mailbox hebben). Wanneer u antwoordt via het sturen van een boodschap, kunt u één van de volgende instellingen kiezen:

a) Urgentie status:

De ontvanger krijgt de boodschap als eerste van alle andere boodschappen te horen.

b) Privé status:

De ontvanger kan de boodschap niet doorsturen, uw privacy garanderend.

c) Auto Ontvangst:

U wordt gewaarschuwd (ontvangstbevestiging) als de ontvanger uw boodschap heeft afgespeeld.

Ten slotte kunt u uw antwoord onmiddellijk verzenden of een bepaald tijdstip van verzending instellen. Op

ontvangstbevestigingen kunt u echter geen antwoord sturen.

Terugbellen naar de afzender van de boodschap

1. Beluister de gewenste boodschap.

•Zie 3.1 Boodschappen beluisteren indien nodig.

• Antwoorden kan alleen op nieuwe en oude boodschappen. Om te antwoorden op een verwijderde boodschap, dient u de boodschap eerst te herstellen (zie

5.20 Verwijderde

boodschappen herstellen).

2. na het afspelen.

3. om op te bellen naar de

afzender.

Opmerking

• Terugbellen naar externe bellers (Beller-ID terugbellen) is alleen beschikbaar met Panasonic PBX systemen uit de KX-T series die gebruik maken van APT of DPT integratie. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

Een boodschap achterlaten voor de afzender

1. Beluister de gewenste boodschap.

•Zie 3.1 Boodschappen beluisteren indien nodig.

• Antwoorden kan alleen op nieuwe en oude boodschappen. Om te antwoorden op een verwijderde boodschap, dient u de

Gebruikershandleiding

boodschap eerst te herstellen (zie

5.20 Verwijderde

boodschappen herstellen).

2. tijdens of na het afspelen.

3. om de opname te starten.

4. Spreek na de toon.

• U kunt het opnemen pauzeren en voortzetten door te drukken op [2]. Als u meer dan 20 seconden pauzeert, zal het opnemen automatisch worden gestopt.

5. om het opnemen te stoppen.

6. om te accepteren.

1 1

7. om de verzendtijd van

de boodschap in te stellen.

om de boodschap onmiddellijk te verzenden (ga verder vanaf stap 12).

8. Voer de gewenste verzendtijd in,

en dan .

Bijvoorbeeld:

• Om 5:00 in te voeren, druk op

• Om 5:15 in te voeren, druk op

9. voor AM.

• Deze optie is niet mogelijk als

[5] [#].

[5] [1] [5] [#].

voor PM.

het VPS is geprogrammeerd op 24-uurs weergave.

10. Voer de dag van de maand in

waarop verzending moet

plaatsvinden, en dan

Bijvoorbeeld:

• Als het vandaag 16 februari is

en u voert in [1] [7] [#], zal de

boodschap morgen worden verzonden.

• Als het vandaag 16 februari is en u voert in [5] [#], zal de boodschap worden verzonden op 5 Maart.

11. om te accepteren.

12. om urgentiestatus aan de

boodschap te geven.

om verder te gaan.

13. om privéstatus aan de

boodschap te geven.

om verder te gaan.

14. om ontvangstbevestiging te

vragen.

om verder te gaan.

15. Leg de hoorn op de haak.

Opmerking

• De funktie Auto Ontvangst is standaard uitgeschakeld. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

• Nieuwe urgente boodschappen worden vooraf aan andere boodschappen ten gehore gebracht. Echter, oude urgente boodschappen worden afgespeeld zoals de andere boodschappen, in de oorspronkelijke volgorde van binnenkomst.

Gebruikershandleiding

3.3 Boodschappen doorverbinden

U kunt boodschappen in uw mailbox doorverbinden (doorsturen) naar andere abonnees. Echter, ontvangstbevestigingen of boodschappen die door de afzender "privé" werden verstuurd, kunt u niet doorverbinden.

Wanneer u een boodschap doorstuurt, kunt u:

a) De ontvanger kiezen door het

gewenste mailboxnummer in te voeren.

b) Meerdere ontvangers kiezen door

invoeren van een Persoonlijkegroepsverzendlijst (zie Persoonlijke-groepsverzendlijsten) of een Mailboxgroepnummer.

c) Uw eigen opmerkingen opnemen en

deze samen met de boodschap doorsturen.

De ontvangers kiezen via nummer

1. Beluister de gewenste boodschap.

•Zie 3.1 Boodschappen beluisteren indien nodig.

• Alleen nieuwe en oude boodschappen kunnen worden doorgestuurd. Om een verwijderde boodschap door te sturen, dient u de boodschap eerst te herstellen (zie Verwijderde boodschappen herstellen).

2. tijdens of na het afspelen.

3. Voer één van de volgende

mogelijkheden in: Een mailboxnummer.

5.6

5.20

Een nummer van een Persoonlijke-

groepsverzendlijst, dan Een Mailboxgroepnummer.

4. om te accepteren.

5. voor doorsturen van de

boodschap zonder dat u uw opmerkingen opneemt en meestuurt (ga verder vanaf stap 8).

om uw opmerkingen op te

nemen.

6. Spreek u opmerkingen in na de

toon.

7. om het opnemen te stoppen.

8. om te accepteren.

9. Leg de hoorn op de haak.

De ontvangers kiezen via naam (Kiezen volgens naam)

1. Beluister de gewenste boodschap.

•Zie 3.1 Boodschappen beluisteren indien nodig.

• Alleen nieuwe en oude boodschappen kunnen worden doorgestuurd. Om een verwijderde boodschap door te sturen, dient u de boodschap eerst te herstellen (zie Verwijderde boodschappen herstellen).

2. tijdens of na het afspelen.

5.20

4. Met behulp van de cijfertoetsen

voert u eerst 3 of 4 letters in van de naam van de gewenste ontvanger.

Gebruikershandleiding

5. als u de aangekondigde

naam wilt selecteren.

als u de volgende naam wilt

horen.

als u de genoemde naam

nogmaals wilt horen.

6. Voer één van de volgende

mogelijkheden in:

voor doorsturen van de boodschap zonder dat u uw opmerkingen opneemt en meestuurt (ga verder vanaf stap

10).

om uw opmerkingen op te

nemen.

7. Spreek u opmerkingen in na de

toon.

8. om het opnemen te stoppen.

9. om te accepteren.

10. Leg de hoorn op de haak.

Opmerking

• U krijgt geen bericht dat de boodschap is doorgestuurd.

Gebruikershandleiding

3.4 Toegang op afstand

U kunt het VPS vanaf buiten bellen en inloggen bij uw mailbox om uw boodschappen te beluisteren. Er zijn 2 manieren waarop u vanaf een andere locatie kunt inloggen bij uw mailbox:

a) Automatisch inloggen:

Als u vanaf een andere locatie inlogt bij uw mailbox via een voorgeprogrammeerde telefoon, is invoeren van een speciaal commando of uw mailboxnummer niet nodig. Het VPS kan bepalen wie opbelt omdat het systeem telefoonnummers kan herkennen (zie telefoonnummers voor Automatisch inloggen op afstand en Kostenbesparingsfunktie). Deze funktie is niet beschikbaar voor bepaalde PBX systemen en kan voor uw mailbox zijn uitgeschakeld door de systeemprogrammeur of systeembeheerder.

b) Handmatig inloggen:

U dient het Voice Mail Service commando [#6] in te voeren gevolgd

door [

] en uw mailboxnummer. Handmatig inloggen is noodzakelijk als u bij uw mailbox inlogt als Automatisch inloggen niet mogelijk is met uw PBX, uw mailbox niet geprogrammeerd is voor Automatisch inloggen, of als u belt vanaf een telefoonnummer dat niet is geprogrammeerd voor Automatisch inloggen.

Automatisch inloggen op afstand

1. Bel naar het VPS vanaf het

voorgeprogrammeerde externe telefoonnummer.

5.16 Toewijzen van

• Vraag uw systeemprogrammeur of systeembeheerder welk telefoonnummer u moet kiezen om op afstand toegang te krijgen tot het VPS.

Wachtwoord

• U kunt deze stap overslaan als uw mailbox geen wachtwoord heeft.

3. om boodschappen af te

spelen.

4. Volg de prompts of kies indien

nodig één van de volgende mogelijkheden.

om te bellen naar een

intern toestel.

om op te bellen

naar de telefoniste.

5. indien u gereed bent.

6. Leg de hoorn op de haak.

Opmerking

• Deze funktie is alleen beschikbaar met Panasonic PBX systemen uit de KX-T series die gebruik maken van APT of DPT integratie. Voor meer informatie kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder raadplegen.

Op afstand Handmatig inloggen

1. Bel naar het VPS vanaf een extern

telefoontoestel.

• Vraag uw systeemprogrammeur of systeembeheerder welk telefoonnummer u moet kiezen om op afstand toegang te krijgen tot het VPS.

Gebruikershandleiding

3. en uw mailboxnummer.

Wachtwoord

• U kunt deze stap overslaan als uw mailbox geen wachtwoord heeft.

5. om nieuwe boodschappen af

te spelen.

6. Volg de prompts of kies indien

nodig één van de volgende mogelijkheden.

om te bellen naar een

intern toestel.

om op te bellen

naar de telefoniste.

7. indien u gereed bent.

8. Leg de hoorn op de haak.

Gebruikershandleiding

Hoofdstuk 4 Boodschappen verzenden

4.1 Boodschappen verzenden—Overzicht

U kunt boodschappen opnemen en deze naar andere abonnees verzenden, naar gebruikers van interne systeemtoestellen die geen VPS mailboxen hebben, en zelfs ook naar externe partijen. Boodschappen kunnen verzonden worden via één van de volgende funkties:

a) Boodschapverzending:

Een boodschap verzenden naar andere abonnees (zie Boodschapverzending).

b) Externe boodschapverzending:

Een boodschap verzenden naar partijen die geen VPS mailboxen hebben, d.w.z. gebruikers van interne systeemtoestellen en externe partijen (zie

4.3 Externe

boodschapverzending).

Er zijn diverse manieren waarop u de ontvangers van uw boodschappen kunt bepalen. U kunt ontvangers bepalen via:

a) Mailboxnummer of abonneenaam

(Boodschapverzending naar een individuele ontvanger).

b) Nummer van een Persoonlijke-

groepsverzendlijst of Mailboxgroepnummer (Boodschapverzending aan een groep ontvangers).

c) Intern toestelnummer of

telefoonnummer (Externe boodschapverzending naar een individuele ontvanger).

4.2

d) Nummer van een Lijst voor externe

boodschapverzending (bepaalt een groep ontvangers voor Externe boodschapverzending).

+ 63 hidden pages