PANASONIC KX-TVM200NE, KX-TVM50NE User Manual
Système de Messagerie vocale
Guide de l'abonné
KX-TVM50
Modèle
KX-TVM200
Merci d'avoir acquis un Système de Messagerie vocale de Panasonic.
Veuillez lire attentivement ce manuel avant d'utiliser ce produit et gardez-le pour
toute consultation ultérieure.
KX-TVM50/KX-TVM200: Version 1.0
Guide de l'abonné
Introduction
Merci d’avoir acquis le Système de Messagerie vocale de Panasonic KX-TVM50/KXTVM200. Nous confions que ce produit vous fournira un service fiable pendant
plusieurs années.
Ce Guide de l’abonné est conçu pour vous aider à configurer votre boîte vocale, utiliser
les fonctions communes de messagerie vocale et vous introduire aux nombreuses
fonctions avancées qui amélioreront votre productivité de plusieurs façons.
La structure de ce manuel
Ce manuel contient les sections suivantes:
Chapitre 1 Introduction au SMV
Ce chapitre vous donne un bref sommaire de ce qu’est le SMV et ce qu’il peut vous
aider à faire.
Chapitre 2 Connexion à votre boîte vocale et la configurer
Ce chapitre vous montrera comment vous connecter à votre boîte vocale du SMV
et la personnaliser pour l’adapter à vos besoins.
Chapitre 3 Lecture des messages et fonctions relatives
Ce chapitre vous aidera à lire les messages laissés dans votre boîte vocale et à
utiliser d’autres fonctions associées à la lecture des messages.
Chapitre 4 Envoyer des messages
Ce chapitre vous indiquera comment envoyer des messages à d’autres personnes
de votre bureau et à des correspondants externes.
Chapitre 5 Autres fonctions
Ce chapitre vous introduira aux nombreuses fonctions avancées que le SMV
propose.
Remarque
• Ce manuel pourrait parler de produits qui ne sont pas disponibles dans votre région/pays.
• Les suffixes du numéro de modèle sont omis au travers de ce manuel.
2
Guide de l'abonné
Table des matières
1 Introduction au SMV..................................................... 5
1.1 Introduction au SMV ...................................................................... 5
2 Connexion à votre boîte vocale et la configurer........ 8
2.1 Connexion à votre boîte vocale...................................................... 8
2.2 Didacticiel pour l'abonné (configuration facile de boîte vocale) ... 10
2.3 Changer ou supprimer vos messages d'accueil personnel ......... 13
2.4 Changer ou supprimer votre mot de passe.................................. 15
2.5 Changer ou supprimer votre nom d’abonné ................................ 16
2.6
3 Lecture des messages et fonctions relatives .......... 18
3.1 Lecture des messages................................................................. 18
3.2 Répondre aux messages............................................................. 22
3.3 Transférer des messages............................................................. 24
3.4 Accès à distance.......................................................................... 26
4 Envoyer des messages .............................................. 28
4.1 Envoyer des messages—Aperçu................................................. 28
4.2 Livraison de messages ................................................................ 29
4.3 Message de livraison externe ...................................................... 32
4.4 Recevoir des messages de livraison externe............................... 35
Commandes de service et commandes de navigation communes
... 17
5 Autres fonctions ......................................................... 36
5.1 Transfert d'appels......................................................................... 36
5.2 Traitement d'appels incomplets.................................................... 38
5.3 Attribuer votre poste de réacheminement.................................... 40
5.4 Boîte vocale d’interview ............................................................... 41
5.5 Mode de réception de messages................................................. 43
5.6 Listes personnelles de groupes de distribution............................ 44
5.7 Listes de livraison de messages externes ................................... 46
5.8 Signalisation de message en attente........................................... 48
3
Guide de l'abonné
5.9 Intégration E-mail (Signalisation de messages par courriel)........ 50
5.10 Message d'accueil personnel sur ID d'appelant........................... 51
5.11 Annonce du nom de l'appelant personnel.................................... 54
5.12 Filtrage d'appels en direct (LCS) ................................................. 56
5.13 Enregistrer vos conversations...................................................... 57
5.14 Renvoi d'appels à distance .......................................................... 58
5.15 Attribuer et annuler des numéros de téléphone pour le Transfert
d’appels vers ligne externe
5.16 Attribuer vos numéros de téléphone pour les fonctions Présent
Automatique et Crédit taxe
5.17 Service personnalisé personnel................................................... 62
5.18 Rappel de rendez-vous................................................................ 65
5.19 Marqueur (Signet) ........................................................................ 66
5.20 Restaurer des messages supprimés ........................................... 67
5.21 Avertissement de capacité de boîte vocale ................................. 68
.......................................................... 60
........................................................... 61
Annexe ............................................................................... 69
Référence rapide..................................................................................... 69
Glossaire............................................................................ 73
Index ................................................................................... 87
4
Guide de l'abonné
Chapitre 1 Introduction au SMV
1.1 Introduction au SMV
Le Système de Messagerie vocale (SMV)
Panasonic est un puissant outil qui vous
aidera à gérer vos communications
vocales tout en augmentant votre
productivité. En tant qu’abonné (le
propriétaire d’une boîte vocale de SMV)
vous pouvez:
a) Envoyer des messages à une ou
plusieurs personnes au sein ou en
dehors de votre bureau.
b) Transférer des messages à d’autres
abonnés et ajouter vos propres
commentaires.
c) Accéder à votre boîte vocale et
écouter vos messages, même si vous
n’êtes pas au bureau.
d) Laisser le SMV vous appeler, vous
beeper ou vous envoyer un courriel
lorsque quelqu’un vous laisse un
message.
e) Etre notifié par le voyant Message en
attente sur votre poste lorsque de
nouveaux messages ont été
enregistrés dans votre boîte vocale.
f) Filtre vos appels.
g) Crée un ensemble d’options et de
fonctions exclusives pour votre boîte
vocale (Service personnalisé
personnel) que vos appelants
pourront sélectionner.
h) Et plus encore...
Avant de commencer
Pour utiliser le SMV en tant qu’abonné,
vous devez connaître les informations
suivantes. Le gestionnaire système du
SMV peut vous aider si vous ne
connaissez pas ces informations.
a) Le numéro de poste du SMV que vous
devez composer pour accéder au
SMV.
b) Votre numéro de boîte vocale et
numéro de poste (souvent, il s’agit du
même numéro, mais il est possible
qu’ils soient différents).
c) Votre mot de passe de boîte vocale (si
programmé).
d) Le numéro de téléphone du
gestionnaire système. Le
gestionnaire système est la personne
que vous devriez consulter lorsque
vous avez des problèmes avec le
SMV.
Avec ces inforamtions vous êtes prêt à
utiliser le SMV.
Utiliser le SMV
Vous pouvez utiliser le SMV de deux
manières; soit en tant qu’abonné, soit en
tant qu’appelant.
Un abonné est un utilisateur du SMV qui
possède sa propre boîte vocale. Les
abonnés peuvent lire leurs propres
messages, laisser des messages pour
d’autres abonnés, enregistrer des
messages qui seront envoyés à plusieurs
correspondants (y compris des
correspondants externes), enregistrer
des messages d’accueil, etc. Pour utiliser
le SMV en tant qu’abonné, vous devez
d’abord vous "connecter" à votre boîte
vocale. Ceci inclut généralement de
composer votre numéro de boîte vocale
et saisir votre mot de passe. Dès que
vous êtes connecté, vous pouvez utiliser
des "Services d’abonné"; les services
d’abonné sont toutes les fonctions
5
Guide de l'abonné
auxquelles vous avez accès ou que vous
pouvez exécuter en tant qu’abonné.
Généralement, un appelant sera un
correspondant externe. Les appelants
peuvent laisser des messages pour les
abonnés du SMV ou utiliser le SMV pour
se connecter à des postes spécifiques,
mais ils ne se connectent pas au SMV en
utilisant ces fonctions et le nombre de
fonctions qu’ils peuvent utiliser est limité.
Invites
Une des caractéristiques essentielles du
SMV est son utilisation des "invites".
Ceux-ci sont des messages d’assistance
vocale enregistrés qui vous aident à
programmer et à utiliser les fonctions du
SMV. Les invites guides aident également
les appelants lorsque le SMV traite leurs
appels. Selon la programmation de votre
SMV, les abonnés et les appelants
peuvent sélectionner la langue qu’ils
préfèrent pour les invites du SMV.
Exemple d’une invite:
Menu principal des services d’abonné
"Pour recevoir le message, appuyez
sur [1]."
"Pour livrer un message, appuyez sur
[2]."
"Pour la gestion de la boîte vocale,
appuyez sur [3]."
"Pour l'état de l'accueil automatique,
appuyez sur [4]."
"Pour configurer la Signalisation de
message en attente, appuyez sur [5]."
"Pour d'autres fonctions, appuyez sur
[6]."
"Pour terminer cet appel, appuyez sur
[ ]."
Menu MV
Certains PBX (systèmes téléphoniques)
et téléphoniques sont compatibles avec
le "Menu MV"; cette fonction affiche des
invites du SMV à l’écran de votre
téléphone, vous invitant de façon visuelle
en lieu d'écoute. Pour sélectionner une
opération du SMV affichée à l’écran,
appuyez sur la touche polyvalente en
face de l'invite désirée. Utilisez la touche
Navigation pour faire défiler pour
visualiser d’autres messages si
disponibles (Lorsque la touche de
navigation n’est pas utilisée pour
parcourir les options, elle peut être
utilisée pour ajuster le volume.).
Les opérations illustrées dans ce manuel
sont pour l’opération du SMV en suivant
l’assistance audible.
Les opérations nécessaires pour utiliser
le SMV par le biais du Menu MV varient
légèrement de ces instructions.
Exemple d’un Menu MV:
Menu principal des services d’abonné
Cette fonction n’est pas disponible avec
certains PBX et peut être désactivée par
l’administrateur système ou par le
gestionnaire système de votre boîte
vocale.
Menu Principal
Réception Msg.
Livraison Msg.
Gestion BV.
Etat A.A.
QUIT
Remarque
• Si trop d’abonnés utilisent
simultanément le Menu MV, les
messages du Menu MV ne seront pas
affichés et les invites seront audibles.
• Cette fonction n’est disponible qu’avec
les PBX de la série KX-TDA de
Panasonic utilisant l’intégration TPN.
Pour de plus amples informations,
6
consultez votre Administrateur
système ou votre Gestionnaire
système.
Vous connecter à votre boîte
vocale pour la première fois
La première fois que vous vous
connectez à votre boîte vocale, vous
devrez exécuter certaines configurations
avant d’utiliser d’autres services
d’abonné. Ces paramètres vous
identifient en tant que propriétaire de
votre boîte vocale et sont décrits dans le
"Chapitre 2
vocale et la configurer".
Connexion à votre boîte
a) Mot de passe
b) Nom d’abonné
c) Messages d'accueil personnels
Votre SMV peut être programmé pour
commencer par un "Didacticiel pour
l'abonné" à la première fois que vous
vous connectez à votre boîte vocale. Si le
Didacticiel pour l'abonné est activé, les
invites du SMV vous guideront au travers
du processus de configuration de la boîte
vocale.
Guide de l'abonné
7
Guide de l'abonné
Chapitre 2
Connexion à votre boîte
vocale et la configurer
2.1 Connexion à votre boîte vocale
Pour accéder aux services d’abonné
(pour reproduire des messages, changer
des paramètres de la boîte vocale, etc.),
vous devez d’abord vous connecter à
votre boîte vocale. Il y a 2 façons de vous
connecter à votre boîte vocale:
a) Présent Automatique:
Lorsque vous vous connectez à votre
boîte vocale à partir de votre propre
poste, vous ne devez pas saisir de
commandes spéciales ni votre
numéro de boîte vocale. Cette
fonction n’est pas disponible avec
certains PBX et peut être désactivée
par l’administrateur système ou par le
gestionnaire système de votre boîte
vocale.
b) Présent manuel:
Vous devez saisir la commande du
service de boîte vocale [#6] suivie par
[
] et votre numéro de boîte vocale.
La connexion manuelle est
nécessaire lorsque vous vous
connectez à votre boîte vocale à partir
du poste d’une autre personne,
lorsque la fonction Présent
Automatique n’est pas disponible sur
votre PBX ou lorsque la fonction
Présent Automatique n’est pas
activée pour votre boîte vocale.
Vous remarquerez que vous êtes
correctement connecté car le SMV
annoncera soit le menu principal des
services d’abonné, soit le nombre de
nouveaux messages que vous avez ou le
menu MV sera affiché.
Présent Automatique
1. Décrochez.
2. Saisissez le numéro de poste du
SMV.
Mot de passe
3.
• Vous pouvez passer cette
étape si votre boîte vocale n’a
pas de mot de passe.
#
Présent manuel
1. Décrochez.
2. Saisissez le numéro de poste du
SMV.
#
3.
6
4. et votre numéro de boîte
vocale.
Mot de passe
5.
• Vous pouvez passer cette
étape si votre boîte vocale n’a
pas de mot de passe.
Remarque
• Si la fonction Lecture Auto Nouveau
Message est activée pour votre boîte
vocale, les nouveaux messages
seront automatiquement reproduits à
chaque connexion à votre boîte
vocale. Pour de plus amples
informations, consultez votre
Administrateur système ou votre
Gestionnaire système.
• Si le Didacticiel pour l'abonné est
activé pour votre boîte vocale, les
invites du SMV vous guideront au
travers du processus de configuration
de la boîte vocale à la première fois
que vous vous connectez à la boîte
#
8
vocale (voir 2.2 Didacticiel pour
l'abonné (configuration facile de boîte
vocale)).
Guide de l'abonné
9
Guide de l'abonné
2.2 Didacticiel pour l'abonné (configuration facile de boîte vocale)
Votre SMV peut être programmé pour
vous présenter un "Didacticiel pour
l'abonné" à la première fois que vous
vous connectez à votre boîte vocale. Si le
Didacticiel pour l'abonné est activé, les
invites du SMV vous guideront au travers
du processus de configuration de la boîte
vocale. En suivant simplement les invites,
vous pouvez configurer les éléments
suivants. Vous pouvez configurer
manuellement ces éléments
ultérieurement si nécessaire, comme
l’explique plus bas ce chapitre.
Cette fonction peut être désactivée par
l’administrateur système ou par le
gestionnaire système de votre boîte
vocale.
Mot de passe: Si votre boîte vocale
dispose d’un mot de passe, vous devez
d’abord le saisir par le biais des touches
de numérotation (0–9) à chaque fois que
vous vous connectez à votre boîte vocale.
Votre mot de passe peut contenir jusqu'à
16 chiffres.
Nom d’abonné: Ceci est un
enregistrement de votre nom. Les autres
abonnés entendront votre nom lorsqu’ils
écoutent les messages que vous leur
avez laissés. Les appelants l’entendront
également lorsqu’ils utilisent la fonction
Numérotation par nom.
Message d'accueil personnel: Lorsque
les appelants sont dirigés vers votre boîte
vocale, ils entendront un des 3 Messages
d'accueil personnel. Après le message
d’accueil, une tonalité sera émise et
l’appelant pourra laisser un message.
a) Message sur Non Réponse:
Les appelants entendront ce
message lorsque vous ne répondez
pas à leurs appels. Un exemple d’un
message simple pourrait être "Vous
êtes bien chez (nom). Je ne peux
répondre à votre appel pour
l'instant...".
b) Message sur signal d’occupation:
Les appelants entendront ce
message lorsque vous êtes occupé
avec un autre appel. Un exemple d’un
message simple pourrait être "Vous
êtes bien chez (nom). Je suis en ligne
pour l'instant...".
c) Message après les heures
d’ouverture:
Les appelants entendront ce
message lorsque le SMV est en mode
Nuit. Un exemple d’un message
simple pourrait être "Vous êtes bien
chez (nom). Je suis absent pour la
journée...".
Remarque
• Vour pourriez être invité à saisir votre
mot de passe après la connexion à
votre boîte vocale. Si vous ne
connaissez pas ce mot de passe,
demandez à votre Administrateur
système.
Démarrer le didacticiel pour
l'abonné
1. Connectez-vous à votre boîte
vocale.
• Reportez-vous à 2.1
Connexion à votre boîte vocale
si nécessaire.
2. Confirmez que le Didacticiel pour
l'abonné a commencé.
• Le SMV annoncera "Bienvenue
au Système de Messagerie
Vocale Panasonic. Je suis le
10
Guide de l'abonné
service de didacticiel pour
l'abonné.".
• Si le didacticiel ne démarre
pas, il pourrait être désactivé
pour votre boîte vocale. Pour
de plus amples informations,
consultez votre Administrateur
système ou votre Gestionnaire
système.
3. Continuez depuis "Programmer
votre mot de passe pour la
première fois" ou "Changer ou
supprimer votre mot de passe"
comme nécessaire.
Programmer votre mot de passe
pour la première fois
1. Programmez votre mot de passe à
l’invite en saisissant le mot de
passe désiré et en appuyant sur
#
.
• N’appuyez sur [#] que si vous
souhaitez ne pas programmer
un mot de passe.
• Pour empêcher des accès nonautorisés, nous
recommandons vivement de
sélectionner un mot de passe
long et aléatoire. Veuillez éviter
d’utiliser des combinaisons de
chiffres évidentes en tant que
mot de passe.
• Il est nécessaire de
programmer un mot de passe
égal ou plus long que le
nombre de chiffres par défaut
spécifié. Pour de plus amples
informations, consultez votre
Administrateur système ou
votre Gestionnaire système.
2
2. pour accepter.
3. Continuez à partir de "Enregistrer
le nom du propriétaire (votre nom
d’abonné)".
Changer ou supprimer votre mot
de passe
1
1. pour changer votre mot de
passe.
2. Programmez votre nouveau mot
de passe en saisissant le mot de
passe désiré et en appuyant sur
#
.
• N’appuyez sur [#] que lorsque
vous souhaitez supprimer votre
mot de passe.
• Pour empêcher des accès nonautorisés, nous
recommandons vivement de
sélectionner un mot de passe
long et aléatoire. Veuillez éviter
d’utiliser des combinaisons de
chiffres évidentes en tant que
mot de passe.
2
3. pour accepter.
4. Continuez à partir de "Enregistrer
le nom du propriétaire (votre nom
d’abonné)".
Enregistrer le nom du propriétaire
(votre nom d’abonné)
1. Dites votre nom après la tonalité.
1
2. pour arrêter l'enregistrement.
2
3. pour accepter.
4. Continuez à partir de "Enregistrer
vos messages de bienvenue".
11
Guide de l'abonné
Enregistrer vos messages de
bienvenue
Le SMV vous invitera à enregistrer vos
messages de bienvenue pour Nonréponse, Signal d’occupation et Après les
heures. Si vous n’enregistrez pas un
message de bienvenue, un message de
bienvenue pré-enregistré sera utilisé.
1. Enregistrez votre message de
bienvenue après la tonalité.
1
2. pour arrêter l'enregistrement.
3. Suivez les invites comme
nécessaire.
1
• pour revoir.
2
• pour accepter.
3
• pour enregistrer à
nouveau le message.
4
• pour ajouter.
• pour supprimer et quitter.
Confirmez vos paramètres
1
1. pour confirmer vos
paramètres.
2. Raccrochez.
12
Guide de l'abonné
2.3 Changer ou supprimer vos messages d'accueil personnel
Dès que les appelants atteignent votre
boîte vocale, ils entendront votre
message d'accueil personnel. Vous
pouvez enregistrer 4 types de Message
d'accueil personnel; les appelants
entendront le message approprié. Si
vous supprimez ou n’enregistrez pas un
message de bienvenue, un message de
bienvenue pré-enregistré sera utilisé.
a) Message sur Non Réponse:
Les appelants entendront ce
message lorsque vous ne répondez
pas à leurs appels. Un exemple d’un
message simple pourrait être "Vous
êtes bien chez (nom). Je ne peux
répondre à votre appel pour
l'instant...".
b) Message sur signal d’occupation:
Les appelants entendront ce
message lorsque vous êtes occupé
avec un autre appel. Un exemple d’un
message simple pourrait être "Vous
êtes bien chez (nom). Je suis en ligne
pour l'instant...".
c) Message après les heures
d’ouverture:
Les appelants entendront ce
message lorsque le SMV est en mode
Nuit. Un exemple d’un message
simple pourrait être "Vous êtes bien
chez (nom). Je suis absent pour la
journée...".
d) Message d'accueil temporaire:
Un message de bienvenue spécial
que, lorsqu’il est enregistré, les
appelants entendront au lieu des
autres messages d'accueil. Un
exemple d’un message simple
pourrait être "Vous êtes bien chez
(nom). Je ne suis pas au bureau cette
semaine...".
Suivez les étapes ci-dessous pour
enregistrer ou supprimer vos messages
d'accueil personnels.
1. Connectez-vous à votre boîte
vocale.
• Reportez-vous à 2.1
Connexion à votre boîte vocale
si nécessaire.
1
3
2.
3. Sélectionnez le message d’accueil
désiré.
1
Message sur Non Réponse.
2
Message sur signal
d’occupation.
3
Message après les heures
d’ouverture.
4
Message sur ID de l'appelant
(pourrait ne pas être disponible;
voir
5.10 Message d'accueil
personnel sur ID d'appelant).
Message d'accueil personnel
5
temporaire.
4. Suivez les invites comme
nécessaire.
1
pour changer le message de
bienvenue.
3
pour supprimer le message
de bienvenue sélectionné.
• Le message de bienvenue sera
supprimé; raccrochez pour
terminer.
5. Enregistrez votre message de
bienvenue après la tonalité.
• Nous recommandons
d’annoncer votre nom dans vos
13
Guide de l'abonné
messages de bienvenue, pour
que les appelants sachent
qu’ils ont atteint la boîte vocale
correcte.
• Par défaut, la longueur
maximale de chaque message
de bienvenue est 1 minute.
1
6. pour arrêter l'enregistrement.
7. Suivez les invites comme
nécessaire ou continuez depuis
l’étape 8.
1
• pour revoir.
3
• pour réenregistrer le
message de bienvenue
(répétez les étapes ci-dessus
comme nécessaire).
• pour ajouter au message
4
de bienvenue que vous venez
d’enregistrer.
• pour supprimer le
message de bienvenue et
quitter.
2
8. pour accepter.
9. Suivez les invites comme
nécessaire pour enregistrer ou
supprimer d’autres messages de
bienvenue ou continuez depuis
l’étape 10.
Message d'accueil personnel
5
temporaire.
10. Raccrochez.
Remarque
• Un message d'accueil personnel
temporaire est passé au lieu de tous
vos autres messages de bienvenue
jusqu’à ce qu’il est supprimé. Chaque
fois que vous vous connectez à votre
boîte vocale, le SMV vous demandera
si vous souhaitez désactiver
(supprimer) votre message d'accueil
personnel temporaire.
• Assurez-vous de ne raccrocher
qu’après avoir accepté votre nouveau
message de bienvenue à l’étape 8. Si
vous raccrochez sans accepter votre
nouveau message de bienvenue, il ne
sera pas sauvegardé.
14
1
Message sur Non Réponse.
2
Message sur signal
d’occupation.
3
Message après les heures
d’ouverture.
Message sur ID de l'appelant
4
(pourrait ne pas être disponible;
voir 5.10 Message d'accueil
personnel sur ID d'appelant).
Guide de l'abonné
2.4 Changer ou supprimer votre mot de passe
Vous pouvez protéger votre boîte vocale
pour empêcher les accès non-autorisés à
votre boîte vocale. Si votre boîte vocale
dispose d’un mot de passe, vous devez
d’abord le saisir par le biais des touches
de numérotation (0–9) à chaque fois que
vous vous connectez à votre boîte vocale.
Votre mot de passe peut contenir jusqu'à
16 chiffres.
Vous pouvez modifier votre mot de passe
à tout instant. Veuillez éviter d’utiliser des
combinaisons de chiffres évidentes en
tant que mot de passe. Si vous oubliez
votre mot de passe, demandez à votre
administrateur système ou à votre
gestionnaire système d’effacer votre mot
de passe. Vous pourrez ensuite en
programmer un autre.
1. Connectez-vous à votre boîte
vocale.
• Reportez-vous à 2.1
Connexion à votre boîte vocale
si nécessaire.
2
3
2.
3. Saisissez le mot de passe désiré,
puis appuyez sur .
• N’appuyez sur [#] que lorsque
vous souhaitez supprimer votre
mot de passe.
• Il est nécessaire de
programmer un mot de passe
égal ou plus long que le
nombre de chiffres par défaut
spécifié. Pour de plus amples
informations, consultez votre
Administrateur système ou
votre Gestionnaire système.
2
4. pour accepter.
1
#
5. Raccrochez.
15
Guide de l'abonné
2.5 Changer ou supprimer votre nom d’abonné
Vous pouvez enregistrer votre nom dans
le SMV. Ensuite, le SMV pourra annoncer
votre nom aux appelants pour qu’ils
sachent qu’ils ont atteint la boîte vocale
correcte. Lorsqu’un appelant ne connaît
pas votre numéro de boîte vocale, il
pourra essayer de vous atteindre en
saisissant les premières lettres de votre
nom ou prénom (fonction Numérotation
par nom). Après avoir saisi les premières
lettres de votre nom, le SMV annoncera
les noms des abonnés au SMV
correspondants à ces lettres et l’appelant
peut alors sélectionner votre nom.
1. Connectez-vous à votre boîte
vocale.
• Reportez-vous à 2.1
Connexion à votre boîte vocale
si nécessaire.
3 3
2.
• Saisissez [3] [3] [3] pour
supprimer votre nom d’abonné,
puis raccrochez pour terminer.
3. Dites votre nom après la tonalité.
1
1
4. pour arrêter l'enregistrement.
2
5. pour accepter.
6. Raccrochez.
16
Guide de l'abonné
2.6 Commandes de service et commandes de navigation communes
Commandes pour changer le
service SMV actuel
Après avoir décroché et de composer un
numéro de poste du SMV, vous pouvez
saisir une commande de service pour
accéder rapidement à certaines fonctions
du SMV. Pendant l’exécution de
l’assistance du SMV, vous pouvez
également utiliser les commandes de
service pour, par exemple, passer à un
mode de service SMV différnt. Quelquesunes des commandes les plus utilisées
sont listées ci-dessous. Pour une liste
complète, reportez-vous à
#
Active le service
2
personnalisé. Vous serez
invité à saisir un numéro
de service personnalisé
(1–100).
#
Active le Service de
6
messagerie vocale. Vous
pouvez enregistrer un
message pour un autre
abonné en saisissant son
numéro de boîte vocale à
l’invite. Vous pouvez
également vous connecter
à votre boîte vocale en
saisissant cette
commande suivie par
votre numéro de boîte
vocale.
Annexe.
#
Active le service d’accueil
8
automatique. Vous pouvez
appeler un poste en
composant le numéro de
poste désiré à l’invite. Si le
correspondant ne répond
pas, le SMV peut vous
offrir d’autres options,
telles que laisser un
message, appeler
l'opérateur, etc.
Remarquez que ces
options ne sont
disponibles que lorsque
vous appelez le poste par
le biais du service
d’accueil automatique, c.à-d. après avoir saisie
cette commande de
service.
Commandes sur invite
uniquement
Les commandes suivantes peuvent être
utilisées pour vous aider à naviguer dans
les menus du SMV.
Vous renvoie à l'écran
précédent.
0
#
Répète le menu actuel.
Vous renvoie à l'écran
7
principal.
Commande pour menu MV
uniquement
# #
Vous renvoie au menu
principal (début) des
invites.
17
Guide de l'abonné
Chapitre 3
Lecture des messages
et fonctions relatives
3.1 Lecture des messages
Les appelants et les autres abonnés
peuvent vous laisser des messages et
vous pouvez les écouter ultérieurement,
après vous être connecté à votre boîte
vocale.
Les messages dans votre boîte vocale
sont déclinés en 3 types:
a) Nouveaux messages:
Les messages dans votre boîte
vocale que vous n’avez pas encore
écoutés.
b) Anciens messages:
Les messages dans votre boîte
vocale que vous avez écoutés mais
pas encore supprimés.
c) Messages supprimés:
Les messages dans votre boîte
vocale que vous avez supprimés.
Vous pouvez "restaurer" vos
messages supprimés, après quoi ils
seront traités comme des anciens
messages (voir
messages supprimés). Si vous ne
restaurez pas les messages
supprimés, ils seront définitivement
supprimés à la fin de la journée
suivante.
Lorsque vous écoutez un message, le
SMV peut également annoncer
"l’enveloppe" du message—la date et
l’heure du message et les informations de
l’émetteur du message.
5.20 Restaurer des
• Reportez-vous à 2.1
Connexion à votre boîte vocale
si nécessaire.
1
2.
3. Suivez les invites comme
nécessaire.
1
pour écouter les nouveaux
messages.
2
pour écouter les anciens
messages.
3
pour écouter les messages
supprimés.
4. Ecoutez le message.
Des fonctions additionnelles sont
disponibles pendant ou après la lecture
du message. Reportez-vous au tableau
ci-dessous et appuyez sur la touche de
numérotation appropriée. Remarquez
que, selon le type de message (nouveau,
ancien, supprimé), certaines fonctions ne
sont pas disponibles.
1. Connectez-vous à votre boîte
vocale.
18
Guide de l'abonné
Touche Fonction
1
1 1
1
2
2
Répéter le message
Repasser le message précédent
Passer le message suivant
Pauser/redémarrer la lecture du
message
(en lecture uniquement)
2 3
2
2
2
(+ )
3
3
4
5
6
Passer l’enveloppe du message
Programmer un marqueur/signet
(en lecture uniquement)
Commencer la lecture à partir du
marqueur
Sauvegarder ce message comme
nouveau
Supprimer ce message —
1
Restaurer ce message — —
Type de message
Nouveau Ancien Supprimé
—
—
— —
4
* Rembobiner (en lecture
5
Répondre à ce message —
uniquement)
* Avance rapide, ignorer l’enveloppe
6
7
8
(en lecture uniquement)
Transférer ce message —
Régler le volume
(en lecture uniquement)
* Régler la vitesse
9
* Reproduire à la vitesse normale
0
9
(en lecture uniquement)
(en lecture uniquement)
19
Guide de l'abonné
* Ces touches fonctionnent également en utilisant le menu MV.
20
Guide de l'abonné
Remarque
• La programmation du SMV détermine
si l’enveloppe du message est
reproduite avant chaque message,
après chaque message ou
uniquement lorsque vous appuyez sur
[2] [3]. Pour de plus amples
informations, consultez votre
Administrateur système ou votre
Gestionnaire système.
• Le SMV supprimera automatiquement
les nouveaux et les anciens messages
après un nombre spécifié de jours.
Votre administrateur système ou votre
gestionnaire système contrôle
combien de jour les messages seront
retenus. Chaque fois que vous
écoutez un ancien ou nouveau
message, le compteur de sauvegarde
des messages est réinitialisé.
• Lorsque des messages sont
supprimés, ils seront retenus jusqu’à
la fin de la journée suivante. Par
exemple, si vous supprimez un
message le lundi-matin, il sera
définitivement supprimé à la fin de la
journée du mardi. Les messages
supprimés peuvent être restaurés
avant la suppression définitive en
appuyant sur [3] lors ou après l’écoute.
• Un marqueur/signet vous permet de
programmer un endroit dans un
message vers lequel vous pouvez
sauter rapidement en l’écoutant (voir
5.19 Marqueur (Signet)). Vous pouvez
programmer un marqueur/signet pour
chaque message dans votre boîte
vocale. Si vous programmez un
second marqueur/signet dans le
même message, le premier marqueur/
signet est supprimé.
• Lors de l’écoute, vous pouvez régler le
volume et la vitesse en appuyant sur
[8] et [9] respectivement. Appuyez à
plusieurs reprises sur la touche
appropriée pour régler le volume et la
vitesse de lecture. Si le volume ou la
vitesse sont déjà réglés au maximum,
une nouvelle impulsion sur la touche
de numérotation sélectionnera le
réglage inférieur, comme illustré cidessous.
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
(par défaut)
Niveau 4
Niveau 5
21
Guide de l'abonné
3.2 Répondre aux messages
Rappeler l’émetteur du message
Vous pouvez répondre aux messages
laissés dans votre boîte vocale en
rappelant l’appelant ou en laissant un
message dans la boîte vocale de
l’appelant.
Rappeler est possible lorsque la
personne qui vous a laissé le message
est un autre abonné. Rappeler des
appelants externes est possible si leurs
informations d’ID de l’appelant sont
reçues par le PBX et par le SMV,
cependant, cette fonction n’est pas
disponible avec certains PBX et peut être
désactivée par l’administrateur système
ou par le gestionnaire système de votre
boîte vocale.
Répondre en laissant un message dans
la boîte vocale de l’appelant n’est
possible que lorsque l’appelant est un
autre abonné (c.-à-d. la personne doit
posséder une boîte vocale). Lorsque
vous répondez en laissant un message
dans la boîte vocale de l’appelant, vous
programmer les éléments suivants:
a) Statut urgent:
Le destinataire entendra ce message
avant tout autre message.
b) Statut Confidentiel:
Le destinataire ne pourra pas
renvoyer les message, ce qui assure
la confidentialité.
c) Réception Auto:
Vous recevrez une indication
(message de réception) lorsque le
destinataire à écouté le message.
Finalement, vous pouvez envoyer
immédiatement votre réponse ou définir
un délai de livraison. Veuillez cependant
noter que vous ne pouvez répondre aux
messages de réception.
1. Ecoutez le message désiré.
• Reportez-vous à 3.1 Lecture
des messages si nécessaire.
• Vous ne pouvez répondre qu’à
des messages anciens et
nouveaux. Pour répondre à un
message supprimé, vous
devez d’abord le restaurer (voir
5.20 Restaurer des messages
supprimés).
2. après la lecture du message.
4
1
3. pour appeler l’émetteur.
Remarque
• Rappeler les appelants externes
(Rappel sur ID de l’appelant) n’est
disponible qu’avec les PBX de la série
KX-T de Panasonic utilisant
l’intégration TPA ou TPN. Pour de plus
amples informations, consultez votre
Administrateur système ou votre
Gestionnaire système.
Laisser un message pour
l’émetteur
1. Ecoutez le message désiré.
• Reportez-vous à 3.1 Lecture
des messages si nécessaire.
• Vous ne pouvez répondre qu’à
des messages anciens et
nouveaux. Pour répondre à un
message supprimé, vous
devez d’abord le restaurer (voir
5.20 Restaurer des messages
supprimés).
4
2. pendant ou après la lecture
du message.
22
Guide de l'abonné
2
3. pour démarrer
l'enregistrement.
4. Parlez après la tonalité.
• Vous pouvez faire une pauser
et résumer l’enregistrement en
appuyant sur [2]. Si vous faites
une pause pendant plus de 20
secondes, l’enregistrement
sera automatiquement arrêté.
1
5. pour arrêter l'enregistrement.
2
6. pour accepter.
1 1
7. pour programmer le
délai de livraison du message.
2
1
pour envoyer
immédiatement le message
(continuez avec l’étape 12).
8. Saisissez le délai de livraison
désiré, puis .
Par exemple:
• Pour saisir 5:00, appuyez sur
[5] [#].
• Pour saisir 5:15, appuyez sur
[5] [1] [5] [#].
1
9. pour AM.
2
pour PM.
• Cette option pourrait ne pas
être disponible si le SMV est
programmé pour utiliser le
format en 24-heures.
#
10. Saisissez le jour du mois de
#
livraison, puis
Par exemple:
• Si la date actuelle est le 16
février et que vous saisissez [1]
[7] [#], le message sera livré
demain.
.
• Si la date actuelle est le 16
février et que vous saisissez [5]
[#], le message sera livré le 5
mars.
2
11. pour accepter.
1
12. pour indiquer que le
message est urgent.
2
pour continuer.
1
13. pour indiquer que le
message est confidentiel.
2
pour continuer.
1
14. pour demander un accusé de
réception.
2
pour continuer.
15. Raccrochez.
Remarque
• Réception automatique n’est pas
activé par défaut. Pour de plus amples
informations, consultez votre
Administrateur système ou votre
Gestionnaire système.
• Les nouveaux messages urgents sont
reproduits avant tout autre message.
Cependant, les anciens messages
urgents sont reproduits avec les autres
messages, dans l’ordre original.
23
Guide de l'abonné
3.3 Transférer des messages
Vous pouvez transférer (renvoyer) des
messages dans votre boîte vocale vers
d’autres abonnés. Veuillez remarquer
cependant que vous ne pouvez transférer
les messages de réception ni les
messages configurés en tant que
confidentiels par l’émetteur.
En transférant un appel, vous pouvez:
a) Spécifier le destinataire en saisissant
le numéro de boîte vocale d’un autre
abonné.
b) Spécifiez plusieurs destinataires en
saisissant un numéro de liste
personnelle de groupes de
distribution (voir
personnelles de groupes de
distribution) ou un numéro de Groupe
de boîtes vocales.
c) Enregistrez vos propres
commentaires et les envoyer
ensemble avec le message transféré.
Spécifier les destinataires par le
biais du numéro
5.6 Listes
3. Saisissez un des éléments
suivants:
Un numéro de boîte vocale.
Un numéro de liste personnelle de
groupes de distribution, puis
Un numéro de Groupe de boîtes
vocales.
2
4. pour accepter.
1
5. pour transférer le message
sans enregistrer vos
commentaires (continuez avec
l’étape 8).
2
commentaires.
pour enregistrer vos
#
6. Enregistrez vos commentaires
après la tonalité.
1
7. pour arrêter l'enregistrement.
2
8. pour accepter.
9. Raccrochez.
Spécifier les destinataires par le
biais du nom (Numérotation par
nom)
.
1. Ecoutez le message désiré.
• Reportez-vous à 3.1 Lecture
des messages si nécessaire.
• Vous ne pouvez transférer que
des messages anciens et
nouveaux. Pour transférer un
message supprimé, vous
devez d’abord le restaurer (voir
5.20 Restaurer des messages
supprimés).
7
2. pendant ou après la lecture
du message.
24
1. Ecoutez le message désiré.
• Reportez-vous à 3.1 Lecture
des messages si nécessaire.
• Vous ne pouvez transférer que
des messages anciens et
nouveaux. Pour transférer un
message supprimé, vous
devez d’abord le restaurer (voir
5.20 Restaurer des messages
supprimés).
7
2. pendant ou après la lecture
du message.
#
3.
1
4. Par le biais des touches de
numérotation, saisissez le 3 ou 4
premières lettres du nom du
destinataire désiré.
1
5. pour sélectionner le nom
annoncé.
2
pour écouter le prochain
nom.
3
pour répéter le nom actuel.
6. Saisissez un des éléments
suivants:
1
pour transférer le message
sans enregistrer vos
commentaires (continuez avec
l’étape 10).
2
pour enregistrer vos
commentaires.
7. Enregistrez vos commentaires
après la tonalité.
1
8. pour arrêter l'enregistrement.
Guide de l'abonné
2
9. pour accepter.
10. Raccrochez.
Remarque
• Aucune confirmation ne sera donnée
pour indiquer que le message a été
transféré.
25
Guide de l'abonné
3.4 Accès à distance
Vous pouvez appeler le SMV depuis
l’extérieur et vous connecter à votre boîte
vocale afin d’écouter vos messages. Il y a
2 façons de vous connecter à votre boîte
vocale à distance:
a) Présent Automatique:
Lorsque vous vous connectez à votre
boîte vocale à partir d’un téléphone
externe préprogrammé, vous ne
devez pas saisir de commandes
spéciales ni votre numéro de boîte
vocale. Le SMV peut reconnaître le
numéro de téléphone à partir duquel
vous appelez et donc déterminer que
vous êtes l'appelant (voir
Attribuer vos numéros de téléphone
pour les fonctions Présent
Automatique et Crédit taxe). Cette
fonction n’est pas disponible avec
certains PBX et peut être désactivée
par l’administrateur système ou par le
gestionnaire système de votre boîte
vocale.
b) Présent manuel:
Vous devez saisir la commande du
service de boîte vocale [#6] suivie par
[
] et votre numéro de boîte vocale.
La connexion manuelle est
nécessaire lorsque vous vous
connectez à votre boîte vocale
lorsque la fonction Présent
Automatique n’est pas disponible sur
votre PBX, lorsque la fonction Présent
Automatique n’est pas activée pour
votre boîte vocale ou lorsque vous
appelez à partir d’un numéro de
téléphone non programmé avec la
fonction Présent Automatique.
5.16
Présent Automatique à distance
1. Appelez le SMV à partir du numéro
de téléphone externe
préprogrammé.
• Demandez à votre
Administrateur système ou à
votre Gestionnaire système
quel est le numéro de
téléphone que vous devez
composer pour accéder à
distance au SMV.
Mot de passe
2.
#
• Vous pouvez passer cette
étape si votre boîte vocale n’a
pas de mot de passe.
1
3. pour écouter des messages.
4. Suivez les invites ou sélectionnez
un des éléments suivants, comme
nécessaire.
#
8
pour appeler un poste.
#
8
pour appeler
0
l'opérateur.
#
5. lorsque vous avez
9
terminé.
6. Raccrochez.
Remarque
• Cette fonction n’est disponible qu’avec
les PBX de la série KX-T de Panasonic
utilisant l’intégration TPA ou TPN. Pour
de plus amples informations,
consultez votre Administrateur
système ou votre Gestionnaire
système.
Présent manuel à distance
26
1. Appelez le SMV à partir d’un
téléphone externe.
• Demandez à votre
Administrateur système ou à
votre Gestionnaire système
quel est le numéro de
téléphone que vous devez
composer pour accéder à
distance au SMV.
#
2.
6
3. et votre numéro de boîte
vocale.
Mot de passe
4.
#
• Vous pouvez passer cette
étape si votre boîte vocale n’a
pas de mot de passe.
1
5. pour écouter les nouveaux
messages.
6. Suivez les invites ou sélectionnez
un des éléments suivants, comme
nécessaire.
#
8
pour appeler un poste.
#
8
pour appeler
0
l'opérateur.
#
7. lorsque vous avez
9
terminé.
8. Raccrochez.
Guide de l'abonné
27
Guide de l'abonné
Chapitre 4
Envoyer des messages
4.1 Envoyer des
messages—Aperçu
Vous pouvez enregistrer des messages
et les envoyer à d’autres abonnés, à des
utilisateurs de postes de PBX qui ne
possèdent pas leur propre boîte vocale
de SMV et même à des correspondants
externes. Les messages peuvent être
envoyés par le biais d'une des méthodes
suivantes:
a) Livraison de messages:
Envoyer un message à d’autres
abonnés (voir 4.2 Livraison de
messages).
b) Message de livraison externe:
Envoyer un message à des
correspondants qui n’ont pas de
boîtes vocales dans le SMV, c.-à-d.
des utilisateurs de postes du PBX et
les correspondants externes (voir
Message de livraison externe).
Il y a plusieurs manières de déterminer
les destinataires de vos messages. Vous
pouvez spécifier des destinataires par:
a) Le numéro de boîte vocale ou le nom
d’abonné (spécifie un destinataire
individuel pour la livraison de
messages).
b) Numéro de liste personnelle de
groupes de distribution ou numéro de
Groupe de boîtes vocales (spécifie un
groupe de destinataires pour la
livraison de messages).
c) Le numéro de poste ou le numéro de
téléphone (spécifie un destinataire
individuel pour la livraison de
messages externes).
4.3
d) Numéro de liste de livraison de
messages externes (spécifie un
groupe de destinataires pour la
livraison de messages externes).
28
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