Alcatel ADVANCED REFLEXES OFFICE GUEST User Manual

MANUEL DU POSTE

DE RÉCEPTION

Symboles utilisés dans la documentation

Actions, événements

Navigateur

Afficheur et touches afficheur

Touches programmables et icones

Touche pré-programmée (fonction symbolisée par son icone).

touche programmée

“Services”

Touche accédant à un service s’il a été programmé par l’installateur.

Icone associée à une touche.

Touche d’appel.

Touche afficheur.

Vue partielle de l’afficheur.

Indique le déplacement à suivre.

Indique le résultat de l’action.

Description d’une action ou d’un contexte.

texte sur fond bleu

Raccrocher.

Décrocher.

Appuyer sur.

Claviers

Touches audios

Autres touches fixes

Autres symboles utilisés

Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d’actions.

Autre alternative à la séquence d’action.

Signale une remarque.

Signale une information importante.

Raccrocher ou attendre 2 secondes

Touche fixe.

Réglage “plus”.

Réglage “moins”.

Mains libres.

Écoute amplifiée.

Touche spécifique du clavier numérique.

Clavier alphabétique.

Clavier numérique.

Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes de fonction implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes en page 47.

Sommaire général

Présentation du poste ............................................................. p. 6

Accueil du client (check-in).................................................. p. 9

Consultation du client.............................................................. p. 13

Imprimer un ticket d’information client, modifier l’heure de réveil, consulter l’état du réveil, check-out, gérer la messagerie, la discrimination...

Départ du client (check-out)................................................. p. 19

Imprimer une facture téléphonique, pré-check-out et check-out.

Personnaliser votre appareil................................................ p. 23

Personnaliser l’heure de réveil, la langue, la discrimination l’ unité monétaire...

État des chambres (room status) ..................................... p. 27

Indiquer l’état des chambres, consulter l’état des chambres éditer un ticket de room-status...

Index ................................................................................................ p. 31

Présentation du poste

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Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus.

Voyant lumineux indiquant la présence de messages.

Clavier alphabétique

Protégé par un rabat, permet l’appel par nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.

pour augmenter le volume du HP ou du combiné.

Haut-parleur (HP) :

pour partager une conversation.

Mains libres :

pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.

Touches audio

Navigateur

Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement).

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Ligne du haut

Ligne du bas

Touche guide : informer ou modifier votre programmation.

Définition de la fonction des touches afficheur au repos et des touches pré-programmées.

Modification de la valeur associée à une touche.

Identité du poste.

•

Terminer un appel ou une programmation.

pour diminuer le

volume du HP ou du combiné.

•

Touches programmables et icones

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones :

Icones de communication Icones de postes de chambre

Icones de fonction

Touches de fonction pré-programmées d’origine :

Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur en fonction de vos besoins :

Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.

Accéder à votre répertoire personnel.

Transférer un appel vers un autre poste.Accéder aux différents services de messagerie.

Appeler un correspondant Numéris.Renvoyer les appels vers un autre destinataire.

Occupation du poste ou d’une ligne.

Fonction nécessitant une action.

Fonction activée.

Communication en garde commune.

Communication en attente.

Communication en cours.

Appel en cours (clignotant).

Présentation du poste

Afficheur et touches afficheur

Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.

Rappeler le numéro de votre choix. Renvoyer vos appels vers un autre numéro. Rappeler le dernier numéro émis. Afficher plus d’informations si besoin. Interdire l’envoi d’appels externes. Personnaliser votre poste. Fixer un rendez-vous. Programmer les données de l’entreprise. Intercepter un appel destiné à un tiers. Programmer et gérer l’installation.

Placer les étiquettes des touches programmables

Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables.

Insérez un objet à bout plat dans l’encoche

(1 encoche par bloc de touches).

Soulevez le cache bloc de touches.

Glissez votre étiquette imprimée.

Remettez le cache en place.

Chambre

libre

Chambre

faite

Poste

libre

Chambre

occupée

Chambre non faite

Poste

occupé

Problème

réveil

Problème

chambre

Poste

sonne*

*appel interne ou externe

segment

segment 3e segment

Clignotant

Allumé

Éteint

Accueil du client (

check-in

)

Enregistrer un client à son arrivée .................................................................................. p. 10

Accueil du client (check-in)

Enregistrer un client à son arrivée

À l’arrivée d’un client et pour l’enregistrer, sélectionnez une chambre libre et faite :

En fonction de l’enchaînement des écrans d’interrogation programmés vous devez :

1. renseigner les champs “vides” (le nom du client par exemple),

2. modifier les champs qui ne correspondent pas aux valeurs par défaut

(la langue par exemple),

3. valider à fur et à mesure tous les écrans du check-in.

La validation (touche OK) du dernier écran d’interrogation correspond à la sortie du CHECK-IN ; la chambre est considérée occupée, un “ticket d’information client” est automatiquement émis.

Les écrans correspondant au check-in sont les suivants (six écrans maximum parmi huit) :

■ Valeur/crédit :

Une avance (crédit de taxes) est proposée par défaut. Vous pouvez modifier le montant ou sélectionner “NoPrep” (pas d’avance).

■ Nom de l’hôte :

Entrer le nom du client.

■ Heure de réveil :

Une heure de réveil est proposée par défaut. Vous pouvez modifier l’heure ou sélectionner “Efface” pas de réveil.

■ NPD :

Activer (NPD) ou désactiver (npd) la fonction “Ne pas déranger”.

■ Langue

Sélectionner la langue du client parmi les possibilités proposées. Remarque : la langue est affectée automatiquement à la boîte vocale et au poste (si afficheur) du client.

■ Numéro SDA

L’attribution d’un n° SDA au client est automatique. Sélectionner “Choix” pour en attribuer un autre puis communiquez le au client.

Le montant de l’avance du client est converti en nombre d’impulsions de taxes (crédit de taxes). À épuisement de son crédit, un signal sonore prévient le client que :

- sa communication va être coupée,

- il ne pourra plus effectuer d’autres appels externes,

- il est invité à déposer une nouvelle avance.

n° d’annuaire de la chambre

touche correspondant à une chambre libre

touche programmée

“Hôtel”

Accueil du client (check-in)

Enregistrer un client à son arrivée (suite)

■ Appels externes (DISCRI) :

La ligne du client est discriminée par défaut. Sélectionner “Choix” pour modifier la discriminationdu poste.

■ Mot de passe chambre :

L’attribution d’un mot de passe au client est automatique. Sélectionner “Choix” pour en attribuer un autre puis communiquez-le au client.

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