Alcatel ADVANCED REFLEXES OFFICE User Manual
1
Manuel utilisateur
En choisissant un téléphone de la gamme REFLEXESTM, vous faites confiance
à ALCATEL : nous vous en remercions.
Votre poste numérique Advanced REFLEXES vous apporte tous les avantages
de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Ergonomique, votre poste Advanced REFLEXES vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien
en matière souple,
des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants
par leur nom,
des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate
de vos programmations (appels directs, fonctions...).
Performant, votre poste Advanced REFLEXES vous propose :
un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro
ou le nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre
(transfert d’appel, conférence à 3...),
des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans
la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...),
un ensemble complet de boîtiers de connexions pour transmettre des données,
utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux
analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou Numéris (PC avec carte RNIS, fax G4...).
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
F
22
Symboles utilisés
dans la documentation
Actions, événements
Navigateur
Afficheur et touches afficheur
Touches programmables et icones
Touche pré-programmée
(fonction symbolisée par son icone).
touche programmée
“Services”
Touche accédant à un service
s’il a été programmé par l’installateur.
Icone associée à une touche.
Touche d’appel.
Touche afficheur.
Vue partielle de l’afficheur.
Indique le déplacement à suivre.
Indique le résultat de l’action.
Description d’une action
ou d’un contexte.
texte sur fond bleu
Raccrocher.
Décrocher.
Appuyer sur.
Claviers
Touches audios
Autres touches fixes
Autres symboles utilisés
Choix entre différents modes opératoires
dans une séquence d’actions.
Autre alternative
à la séquence d’action.
Signale une remarque.
Signale une information importante.
Raccrocher
ou attendre 2 secondes
Touche fixe.
Réglage “plus”.
Réglage “moins”.
Mains libres.
Écoute amplifiée.
Touche spécifique
du clavier numérique.
Clavier alphabétique.
Clavier numérique.
Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
3
Sommaire général
Présentation du poste ............................................................. p. 4
Téléphoner..................................................................................... p. 7
Appeler un correspondant, recevoir un appel,
mémoriser temporairement un numéro...
Traiter plusieurs appels.......................................................... p. 13
Appeler ou recevoir un second appel en cours de communication,
transférer un appel, passer d’un correspondant à l’autre,
converser à trois, mettre un correspondant interne
ou externe en attente...
Travailler en équipe .................................................................. p. 19
Filtrer vos appels, intercepter un appel, répondre à la place
de l’opératrice, envoyer un message écrit...
En votre absence - A votre retour ..................................... p. 25
Effectuer un renvoi vers un autre numéro, vers la messagerie
vocale, annuler un renvoi, consulter les messages vocaux,
les messages de rappel...
Gérer vos coûts .......................................................................... p. 31
Imputer le coût de vos communications sur un compte client,
à votre Société...
Personnaliser et régler votre poste .................................. p. 33
Programmer votre code personnel, votre répertoire personnel,
modifier la valeur associée à une touche, régler votre sonnerie,
choisir la langue d’affichage...
Lexique............................................................................................ p. 37
Index / touches afficheurs .................................................... p. 39
F
4
Présentation du poste
Ӎդ
èéàù
Touche secret pour que
votre correspondant ne
vous entende plus.
Voyant lumineux
indiquant la
présence
de messages.
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par nom,
la messagerie et la programmation.
Vous disposez d’une étiquette autocollante
“Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.
pour augmenter le volume du HP
ou du combiné.
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation.
Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.
Touches audio
Navigateur
Permet de parcourir plusieurs pages
de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne
(la ligne du bas est active implicitement).
Page précédente Page suivante
Ligne du haut
Ligne du bas
Touche guide : informer ou modifier votre programmation.
Définition de la fonction des touches afficheur
au repos et des touches pré-programmées.
+
Modification de la valeur associée à une touche.
+
Identité du poste.
+
•
Terminer
un appel ou une
programmation.
pour diminuer le volume du HP
ou du combiné.
•
•
•
•
•
•
•
•
5
Présentation du poste
Afficheur et touches afficheur
Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant
et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.
Rappeler le numéro de votre choix. Renvoyer vos appels vers un autre numéro.
Rappeler le dernier numéro émis. Afficher plus d’informations si besoin.
Interdire l’envoi d’appels externes. Personnaliser votre poste.
Fixer un rendez-vous. Programmer les données de l’entreprise.
Intercepter un appel destiné à un tiers. Programmer et gérer l’installation.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication Icones de fonction
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur en fonction
de vos besoins :
Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.
Accéder à votre répertoire personnel.
Transférer un appel vers un autre poste.Accéder aux différents services de messagerie.
Appeler un correspondant Numéris.Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Communication en garde commune.
Occupation du poste ou d’une ligne.Communication en attente.
Fonction nécessitant une action.Communication en cours.
Fonction activée.Appel en cours (clignotant).
Précautions d’emploi
Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer
votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager les surfaces
plastique de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
Placer les étiquettes des touches programmables
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste,
à placer sous les touches programmables.
Insérez un objet à bout plat dans l’encoche
(1 encoche par bloc de touches).
Soulevez le cache bloc de touches.
Glissez votre étiquette imprimée.
Remettez le cache en place.
11
22
33
44
F
6
7
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres) ............................................................................................................................... p. 8
Appeler à l’extérieur de l’entreprise................................................................................. p. 8
Appeler à l’intérieur de l’entreprise.................................................................................. p. 8
Appeler votre correspondant par son nom
(annuaire de l’entreprise) ...................................................................................................... p. 9
Appeler par votre répertoire personnel ......................................................................... p. 9
Appeler un numéro du répertoire collectif................................................................... p. 9
Recevoir un appel...................................................................................................................... p. 10
Rappeler le dernier numéro composé (bis)............................................................... p. 10
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler
votre appel ..................................................................................................................................... p. 10
Être rappelé automatiquement si un correspondant interne
est occupé...................................................................................................................................... p. 10
Recevoir un appel interne en interphonie ................................................................... p. 11
Émettre en fréquences vocales......................................................................................... p. 11
Appeler un correspondant Numéris................................................................................ p. 11
Garder secrète votre identité............................................................................................... p. 12
Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) ................................................................................................................. p. 12
Vous isoler de votre correspondant (secret).............................................................. p. 12
2
F
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres)
Prendre la position mains libres : Répondre en mains libres :
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
Établir un appel :
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
Si le correspondant interne ou externe ne répond pas :
mémoriser
le numéro pour
rappeler
ultérieurement
transmettre
un message
écrit
demander
le rappel
du poste
occupé
passer un
message sur
le haut-parleur
d’un poste libre
nom et n° de la
personne
appelée
touche
d’appel
n° de poste
code par défaut
de la fonction
“Appel des
opératrices”
n° de poste
vous informe sur
l’état de votre
communication
n° de votre
correspondant
code d’accès
au réseau
public
touche d’appel
“N° externe”
Vous êtes
en communication
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné
sans interrompre l’appel.
terminer
votre appel
nom de votre
correspondant
n° de votre
correspondant
touche
d’appel
vous êtes
en position
mains libres
8
Téléphoner
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
Si le nom convient :
Si le nom du correspondant ne vous convient pas :
Appeler par votre répertoire personnel
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
n° abrégé
accéder aux autres
correspondants
appeler un
correspondant choisi
* Pour programmer vos numéros, voir page 35
présente les 10 premiers noms
du répertoire
déjà programmés*
revenir
au menu
principal
effacer
le nom
affiché
accéder
à l’écran
suivant
afficher
le nom
précédent
afficher
le nom
suivant
effacer la
dernière
lettre saisie
étendre la
recherche
appeler votre correspondant
premières lettres
du nom de votre
correspondant
propose un nom suivi de son numéro de téléphone
et de son numéro d’ordre dans une liste
9
F
Téléphoner
Recevoir un appel
Pour répondre :
Rappeler le dernier numéro composé (bis)
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel
Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
Être rappelé automatiquement si un correspondant interne
est occupé
Annuler la demande de rappel :
l’acceptation du rappel
s’affiche
correspondant
interne occupé
n° mémoriséappel
enregistrer
le n° composé
avant de
raccrocher
le numéro reste mémorisé jusqu’à
l’enregistrement d’un autre numéro
le poste de votre
correspondant
ne répond pas.
n° appelébis
nom ou numéro
du correspondant
votre poste sonne
10
Téléphoner
Recevoir un appel interne en interphonie
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode
mains libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
Émettre en fréquences vocales (serveur vocal, standard automatique
ou consultation de répondeur)
Appeler un correspondant Numéris
*Envoyer une sous-adresse (après avoir appuyé sur “Serv”) :
Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sous-adresse”
de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone...).
composer la sous-adresse
sur le clavier
revenir
à l’écran
initial
effacer le
dernier
caractère
accéder aux
services
Numéris
envoyer
votre appel
n° du
correspondant
l’écran affiche
le n° composé
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.
désactiver
Tous les chiffres
composés sont alors
émis en fréquences vocales.
vous êtes en cours
de communication
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.
désactiver
l’interphonie
activer
l’interphonie
la diode associée
s’allume
11
*
F
Téléphoner
Garder secrète votre identité (appel Numéris)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné Numéris,
votre numéro lui est automatiquement transmis.
Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel.
Si vous voulez masquer votre identité pour tous les appels :
Pour annuler le secret d’identité :
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché)
Vous isoler de votre correspondant (secret)
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
reprendre
la conversation
désactiver
le micro
la diode associée
à la touche s’allume
vous êtes
en communication
désactiver
le haut-parleur
régler le volume
(7 niveaux)
activer le
haut-parleur
vous êtes
en communication
fonction programmée
“Secret”
touche
programmée
“Secret”
laisse le secret actif
tant que l’icone
de la touche est allumé
fonction inhibée
à la fin de
la communication
votre identité n’est
pas communiquée
à votre correspondant
n° de votre
correspondant
affichage de l’état
du secret d’identité
12
13
Traiter plusieurs appels
Appeler un second correspondant en cours de communication.................. p. 14
Recevoir un second appel en cours de communication.................................... p. 14
Transférer un appel................................................................................................................... p. 14
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)................................................... p. 15
Converser simultanément avec 2 correspondants
internes et/ou externes (conférence)............................................................................. p. 15
Mettre votre correspondant en attente (garde)......................................................... p. 16
Mettre un correspondant externe en attente (parcage) ...................................... p. 16
S’informer sur les appels en attente .............................................................................. p. 17
Entrer en tiers dans une communication interne................................................... p. 17
3
F
Traiter plusieurs appels
Appeler un second correspondant en cours de communication
Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez
votre premier correspondant.
Recevoir un second appel en cours de communication
Un second correspondant cherche à vous joindre :
Pour retrouver votre premier correspondant :
Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.
Transférer un appel
Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :
n° du poste
le premier correspondant
est mis en attente
vous êtes en
communication
touche d’appel
associée à l’icone
touche d’appel
dont l’icone clignote
nom de l’appelant
pendant 3 secondes
le premier correspondant
est mis en attente
vous êtes en
communication
touche d’appel
dont l’icone clignote
le premier correspondant
est mis en attente
touche d’appelnom du second
correspondant
n° du second
correspondant
vous êtes en
communication
14
Loading...