Alcatel ADVANCED REFLEXES OFFICE User Manual

1
Manuel utilisateur
En choisissant un téléphone de la gamme REFLEXESTM, vous faites confiance à ALCATEL : nous vous en remercions.
Votre poste numérique Advanced REFLEXES vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Ergonomique, votre poste Advanced REFLEXES vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien
en matière souple,
des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants
par leur nom,
des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate
de vos programmations (appels directs, fonctions...).
Performant, votre poste Advanced REFLEXES vous propose :
un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre (transfert d’appel, conférence à 3...),
des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...),
un ensemble complet de boîtiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou Numéris (PC avec carte RNIS, fax G4...).
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
F
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Symboles utilisés dans la documentation
Actions, événements
Navigateur
Afficheur et touches afficheur
Touches programmables et icones
Touche pré-programmée (fonction symbolisée par son icone).
touche programmée
“Services”
Touche accédant à un service s’il a été programmé par l’installateur.
Icone associée à une touche.
Touche d’appel.
Touche afficheur.
Vue partielle de l’afficheur.
Indique le déplacement à suivre.
Indique le résultat de l’action.
Description d’une action ou d’un contexte.
texte sur fond bleu
Raccrocher.
Décrocher.
Appuyer sur.
Claviers
Touches audios
Autres touches fixes
Autres symboles utilisés
Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d’actions.
Autre alternative à la séquence d’action.
Signale une remarque.
Signale une information importante.
Raccrocher ou attendre 2 secondes
Touche fixe.
Réglage “plus”.
Réglage “moins”.
Mains libres.
Écoute amplifiée.
Touche spécifique du clavier numérique.
Clavier alphabétique.
Clavier numérique.
Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
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Sommaire général
Présentation du poste ............................................................. p. 4
Téléphoner..................................................................................... p. 7
Appeler un correspondant, recevoir un appel, mémoriser temporairement un numéro...
Traiter plusieurs appels.......................................................... p. 13
Appeler ou recevoir un second appel en cours de communication, transférer un appel, passer d’un correspondant à l’autre, converser à trois, mettre un correspondant interne ou externe en attente...
Travailler en équipe .................................................................. p. 19
Filtrer vos appels, intercepter un appel, répondre à la place de l’opératrice, envoyer un message écrit...
En votre absence - A votre retour ..................................... p. 25
Effectuer un renvoi vers un autre numéro, vers la messagerie vocale, annuler un renvoi, consulter les messages vocaux, les messages de rappel...
Gérer vos coûts .......................................................................... p. 31
Imputer le coût de vos communications sur un compte client, à votre Société...
Personnaliser et régler votre poste .................................. p. 33
Programmer votre code personnel, votre répertoire personnel, modifier la valeur associée à une touche, régler votre sonnerie, choisir la langue d’affichage...
Lexique............................................................................................ p. 37
Index / touches afficheurs .................................................... p. 39
F
4
Présentation du poste
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èéàù
Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus.
Voyant lumineux indiquant la présence de messages.
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.
pour augmenter le volume du HP ou du combiné.
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation.
Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.
Touches audio
Navigateur
Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement).
Page précédente Page suivante
Ligne du haut
Ligne du bas
Touche guide : informer ou modifier votre programmation.
Définition de la fonction des touches afficheur au repos et des touches pré-programmées.
+
Modification de la valeur associée à une touche.
+
Identité du poste.
+
Terminer un appel ou une programmation.
pour diminuer le volume du HP
ou du combiné.
5
Présentation du poste
Afficheur et touches afficheur
Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.
Rappeler le numéro de votre choix. Renvoyer vos appels vers un autre numéro. Rappeler le dernier numéro émis. Afficher plus d’informations si besoin. Interdire l’envoi d’appels externes. Personnaliser votre poste. Fixer un rendez-vous. Programmer les données de l’entreprise. Intercepter un appel destiné à un tiers. Programmer et gérer l’installation.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication Icones de fonction
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur en fonction de vos besoins :
Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.
Accéder à votre répertoire personnel.
Transférer un appel vers un autre poste.Accéder aux différents services de messagerie.
Appeler un correspondant Numéris.Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Communication en garde commune.
Occupation du poste ou d’une ligne.Communication en attente.
Fonction nécessitant une action.Communication en cours.
Fonction activée.Appel en cours (clignotant).
Précautions d’emploi
Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager les surfaces plastique de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
Placer les étiquettes des touches programmables
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables.
Insérez un objet à bout plat dans l’encoche
(1 encoche par bloc de touches).
Soulevez le cache bloc de touches.
Glissez votre étiquette imprimée.
Remettez le cache en place.
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44
F
6
7
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres) ............................................................................................................................... p. 8
Appeler à l’extérieur de l’entreprise................................................................................. p. 8
Appeler à l’intérieur de l’entreprise.................................................................................. p. 8
Appeler votre correspondant par son nom
(annuaire de l’entreprise) ...................................................................................................... p. 9
Appeler par votre répertoire personnel ......................................................................... p. 9
Appeler un numéro du répertoire collectif................................................................... p. 9
Recevoir un appel...................................................................................................................... p. 10
Rappeler le dernier numéro composé (bis)............................................................... p. 10
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler
votre appel ..................................................................................................................................... p. 10
Être rappelé automatiquement si un correspondant interne
est occupé...................................................................................................................................... p. 10
Recevoir un appel interne en interphonie ................................................................... p. 11
Émettre en fréquences vocales......................................................................................... p. 11
Appeler un correspondant Numéris................................................................................ p. 11
Garder secrète votre identité............................................................................................... p. 12
Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) ................................................................................................................. p. 12
Vous isoler de votre correspondant (secret).............................................................. p. 12
2
F
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres)
Prendre la position mains libres : Répondre en mains libres :
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
Établir un appel :
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
Si le correspondant interne ou externe ne répond pas :
mémoriser le numéro pour rappeler ultérieurement
transmettre un message écrit
demander le rappel du poste occupé
passer un message sur le haut-parleur d’un poste libre
nom et n° de la personne appelée
touche d’appel n° de poste
code par défaut de la fonction
“Appel des opératrices”
n° de poste
vous informe sur l’état de votre communication
n° de votre correspondant
code d’accès au réseau public
touche d’appel
“N° externe”
Vous êtes
en communication
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel.
terminer votre appel
nom de votre correspondant
n° de votre correspondant
touche d’appel
vous êtes
en position
mains libres
8
Téléphoner
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
Si le nom convient :
Si le nom du correspondant ne vous convient pas :
Appeler par votre répertoire personnel
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
n° abrégé
accéder aux autres correspondants
appeler un
correspondant choisi
* Pour programmer vos numéros, voir page 35
présente les 10 premiers noms
du répertoire
déjà programmés*
revenir au menu principal
effacer le nom affiché
accéder à l’écran suivant
afficher le nom précédent
afficher le nom suivant
effacer la dernière lettre saisie
étendre la recherche
appeler votre correspondant
premières lettres du nom de votre correspondant
propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son numéro d’ordre dans une liste
9
F
Téléphoner
Recevoir un appel
Pour répondre :
Rappeler le dernier numéro composé (bis)
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel
Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
Être rappelé automatiquement si un correspondant interne est occupé
Annuler la demande de rappel :
l’acceptation du rappel
s’affiche
correspondant interne occupé
n° mémoriséappel
enregistrer le n° composé
avant de
raccrocher
le numéro reste mémorisé jusqu’à
l’enregistrement d’un autre numéro
le poste de votre
correspondant
ne répond pas.
n° appelébis
nom ou numéro du correspondant
votre poste sonne
10
Téléphoner
Recevoir un appel interne en interphonie
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
Émettre en fréquences vocales (serveur vocal, standard automatique ou consultation de répondeur)
Appeler un correspondant Numéris
*Envoyer une sous-adresse (après avoir appuyé sur “Serv”) :
Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sous-adresse” de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone...).
composer la sous-adresse
sur le clavier
revenir à l’écran initial
effacer le dernier caractère
accéder aux services Numéris
envoyer votre appel
n° du correspondant
l’écran affiche
le n° composé
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.
désactiver
Tous les chiffres
composés sont alors
émis en fréquences vocales.
vous êtes en cours
de communication
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.
désactiver l’interphonie
activer l’interphonie
la diode associée
s’allume
11
*
F
Téléphoner
Garder secrète votre identité (appel Numéris)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné Numéris, votre numéro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel.
Si vous voulez masquer votre identité pour tous les appels :
Pour annuler le secret d’identité :
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché)
Vous isoler de votre correspondant (secret)
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
reprendre la conversation
désactiver le micro
la diode associée
à la touche s’allume
vous êtes
en communication
désactiver le haut-parleur
régler le volume
(7 niveaux)
activer le haut-parleur
vous êtes
en communication
fonction programmée
“Secret”
touche programmée
“Secret”
laisse le secret actif
tant que l’icone
de la touche est allumé
fonction inhibée
à la fin de
la communication
votre identité n’est
pas communiquée
à votre correspondant
n° de votre correspondant
affichage de l’état
du secret d’identité
12
13
Traiter plusieurs appels
Appeler un second correspondant en cours de communication.................. p. 14
Recevoir un second appel en cours de communication.................................... p. 14
Transférer un appel................................................................................................................... p. 14
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)................................................... p. 15
Converser simultanément avec 2 correspondants
internes et/ou externes (conférence)............................................................................. p. 15
Mettre votre correspondant en attente (garde)......................................................... p. 16
Mettre un correspondant externe en attente (parcage) ...................................... p. 16
S’informer sur les appels en attente .............................................................................. p. 17
Entrer en tiers dans une communication interne................................................... p. 17
3
F
Traiter plusieurs appels
Appeler un second correspondant en cours de communication
Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant.
Recevoir un second appel en cours de communication
Un second correspondant cherche à vous joindre :
Pour retrouver votre premier correspondant :
Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.
Transférer un appel
Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :
n° du poste
le premier correspondant
est mis en attente
vous êtes en
communication
touche d’appel associée à l’icone
touche d’appel dont l’icone clignote
nom de l’appelant pendant 3 secondes
le premier correspondant
est mis en attente
vous êtes en
communication
touche d’appel dont l’icone clignote
le premier correspondant
est mis en attente
touche d’appelnom du second
correspondant
n° du second correspondant
vous êtes en
communication
14
Traiter plusieurs appels
Transférer un appel (suite)
Si le destinataire du transfert répond :
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement sans attendre la réponse de votre correspondant par une des deux possibilités indiquées ci-dessus.
Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient)
En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre :
Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence)
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :
Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système).
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
raccrocher avec tous vos correspondants
annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant
converser à trois
touche d’appel associée à l’icone
votre premier
correspondant
est mis en attente
Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système).
si la configuration du système le permet
15
F
Traiter plusieurs appels
Mettre votre correspondant en attente (garde)
Mise en garde exclusive :
Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.
Reprendre le correspondant en garde :
Mise en garde commune :
Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne.
Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste :
Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :
Pour retrouver votre correspondant parqué :
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1 mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.
n° du poste à l’origine du parcage
code de la
fonction
“Reprise de parcage”
n° du poste à l’origine du parcage
code de la fonction
“Parcage”
vous êtes
en communication.
touche d’appel associée à l’icone
votre correspondant
est mis en attente
touche d’appel associée à l’icone
touche d’appel
votre correspondant
est mis en attente
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Traiter plusieurs appels
S’informer sur les appels en attente
Un correspondant cherche à vous joindre :
Consulter à nouveau l’identité des correspondants qui cherchent à vous joindre :
Entrer en tiers dans une communication interne
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :
Se protéger contre l’entrée en tiers :
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
n° de votre correspondant
touche programmée
ou code de la fonction
“Protection d’une communication”
même touche pour désactiver
terminer la consultation
touche d’appel associée à l’icone
répondre à l’appel affiché
consulter les autres
appels
dernier appel arrivé
affichage momentané de son identité
bip sonore
il est mis en attente
automatiquement
vous êtes en communication,
vous percevez un bip
17F18
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Travailler en équipe
Recevoir la sonnerie des appels supervisés ............................................................. p. 20
Répondre à la sonnerie générale..................................................................................... p. 20
Filtrer vos appels........................................................................................................................ p. 20
Intercepter un appel ................................................................................................................. p. 21
Répondre momentanément à la place de l’opératrice......................................... p. 21
Devenir destinataire des appels d’autres postes .................................................... p. 22
Groupement de postes ........................................................................................................... p. 22
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) ............. p. 22
Appeler un correspondant sur son haut-parleur..................................................... p. 23
Envoyer un message écrit à un correspondant interne...................................... p. 23
Envoyer un message écrit à un correspondant Numéris.................................. p. 24
Envoyer un message à votre groupe de diffusion ................................................. p. 24
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif ......................................... p. 24
Allouer une ligne extérieure................................................................................................. p. 24
4
F
Travailler en équipe
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
Répondre à la sonnerie générale
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent à une sonnerie générale. Pour répondre :
Filtrer vos appels
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires.
À partir du poste patron ou secrétaire :
Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associé à la touche programmée “filtrage”
même touche pour annuler
touche programmée “Filtrage”
les appels du poste patron sont filtrés par la personne
choisie (secrétaire,...)
touche programmée
ou code de la fonction
“Réponse à la sonnerie générale”
même touche pour annuler
touche programmée
“Sonnerie d’appel supervisé”
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Travailler en équipe
Intercepter un appel
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.
Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous :
Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous :
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
À chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel :
À chaque appel pour le standard :
touche programmée
“Aide opératrice”
un appel pour le standard
sonne sur votre poste
même touche pour annuler
touche programmée
“Aide opératrice”
votre poste sonnera en
même temps que le
standard
Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception.
n° du poste qui sonne
touche programmée
ou code de la fonction
“Interception d’appel de poste”
n° du poste qui sonne
touche programmée
ou code de la fonction
“Interception d’appel de groupe”
21
F
Travailler en équipe
Devenir destinataire des appels d’autres postes
Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros maximum par touche programmée) :
Groupement de postes
Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.
Sortir temporairement de votre groupement de poste :
Réintégrer votre groupement :
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.
touche programmée
ou code de la fonction
“Recherche de personne”
n° du
correspondant
affichage de la recherche
en cours
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro.
n° de votre groupement
touche programmée
ou code de la fonction
“Retour dans le groupement ”
n° de votre groupement
touche programmée
ou code de la fonction
“Sortie du groupement”
même touche pour annuler
touche programmée
“Pilotage d’appels”
votre poste sonnera en
même temps
que les autres
22
Travailler en équipe
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance :
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*) 2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) 3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE 5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) 6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE N° xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER 12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER 13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique.
sortir de la messagerie
valider votre choix
changer la langue du message
créer un message personnel temporaire (à l’aide du clavier alphabétique)
saisir directement le n° du message souhaité
message suivant
premier message de la liste (27)
n° du poste destinataire
vous êtes connecté sur le haut-parleur
du poste de votre correspondant
(s’il possède la fonction mains libres)
23
F
Travailler en équipe
Envoyer un message écrit à un correspondant Numéris
Envoyer un message à votre groupe de diffusion
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.
Allouer une ligne extérieure
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe.
Si vous voulez connaître le coût de la communication, appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation” à la place de la touche “Allocation externe” pendant l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”).
touche programmée
“Allocation externe”
votre correspondant interne
est sur le réseau public
et peut numéroter
en communication
avec le correspondant
interne
n° de votre poste
code de la fonction
“Réponse à la recherche de personne”
votre récepteur
portatif sonne
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.
n° du groupe de diffusion
parlez, vous disposez
de 20 secondes
Vous pouvez le faire en cours d’appel.
n° de votre correspondant
procéder comme
pour un correspondant
interne
24
25
En votre absence À votre retour
Choix des appels à renvoyer .............................................................................................. p. 26
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)...................... p. 26
Renvoyer les appels vers une messagerie vocale................................................. p. 26
Renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif
de recherche de personne................................................................................................... p. 26
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste ................................................... p. 27
Effectuer un renvoi sélectif ................................................................................................... p. 27
Renvoyer les appels de votre groupement................................................................. p. 27
Annuler tous les renvois........................................................................................................ p. 28
Annuler un renvoi particulier............................................................................................... p. 28
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication
(renvoi sur occupation) .......................................................................................................... p. 28
Ne pas être dérangé................................................................................................................ p. 28
Consulter les messages vocaux....................................................................................... p. 29
Laisser un message d’absence à vos appelants internes................................ p. 29
Consulter les messages écrits laissés en votre absence.................................. p. 29
5
F
En votre absence - À votre retour
Choix des appels à renvoyer
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appel que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.).
Renvoyer les appels vers une messagerie vocale
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :
touche programmée
ou code de la fonction
“Renvoi sur la recherche de personne”
touche programmée
ou n° de la
“Messagerie vocale”
choisir le type de renvoi
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.
n° du destinataire
l’acceptation du renvoi
s’affiche
modifier le type d’appel
le type d’appel
renvoyé s’affiche
26
En votre absence - À votre retour
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
Effectuer un renvoi sélectif
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant :
Pour annuler ce renvoi :
Renvoyer les appels de votre groupement
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne :
n° du destinataire du renvoi
touche programmée
ou code de la fonction
“Renvoi des appels
de groupement”
l’acceptation du renvoi
s’affiche
touche programmée
ou code de la fonction
“Renvoi sélectif”
Pour annuler le renvoi, consulter page 28.
n° de votre poste
touche programmée
ou code de la fonction
“Faire suivre ses appels”
n° de votre poste
27
F
En votre absence - À votre retour
Annuler tous les renvois
Annuler un renvoi particulier
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation)
Ne pas être dérangé
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
touche programmée
ou code de la fonction
“Ne pas déranger”
n° du destinataire du renvoi
touche programmée
ou code de la fonction
“Renvoi sur occupation”
n° destinataire du renvoi
l’acceptation du renvoi
s’affiche
touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif)
touche programmée
ou code de la fonction
“Annulation de tout renvoi”
28
En votre absence - À votre retour
Consulter les messages vocaux
L’icone associé à et la diode verte de votre poste indiquent la présence d’un ou plusieurs messages.
Pour plus d’informations sur la messagerie vocale, consulter le livret spécialisé.
Laisser un message d’absence à vos appelants internes
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’afficheur du poste qui vous appelle.
Consulter les messages écrits laissés en votre absence
L’icone associé à et la diode verte de votre poste indiquent la présence d’un ou plusieurs messages.
quitter la consultation
revenir au menu précédent
rappeler l’auteur du message
effacer le message
lire le message
message précédent
message suivant
le nom de l’émetteur, la date, l’heure de dépôt, le rang du message
nombre de messages reçus
Le choix du message se fait de la même façon que dans le paragraphe “Envoyer un message écrit à un correspondant interne” (page 23).
premier des 27 messages
touche programmée “Texte”
choix du message
en suivant les indications
données
suivez les instructions
du guide parlant
29F30
31
Gérer vos coûts
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes client…...... p. 32
Connaître le coût d’une communication externe établie
pour un usager interne depuis votre poste................................................................ p. 32
Imputer le coût d’une communication externe à votre Société ...................... p. 32
6
F
Gérer vos coûts
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients…
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients.
Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :
Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste
En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...).
2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation.
Imputer le coût d’une communication externe à votre Société*
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la communication à votre Société.
*Pour plus de détails, contacter
le gestionnaire de votre système.
n° du réseau public
n° du poste et le code de contrôle
n° de votre société
nom de l’usager interne
et coût de la communication
transfert de l’appel à votre correspondant en attente
n° externe demandé
touche programmée
ou code de la fonction
“Rappel de taxation”
votre
correspondant
est mis en attente
en communication
avec l’usager
interne
touche programmée
“Code affaire en cours de communication”
n° du compte client concerné
touche programmée ou
code de la fonction
“Code affaire”
32
33
Personnaliser et régler votre poste
Programmer votre code personnel.................................................................................. p. 34
Régler votre sonnerie............................................................................................................... p. 34
Régler le contraste des afficheurs ................................................................................... p. 34
Choisir la langue ........................................................................................................................ p. 34
Modifier la valeur associée à une touche de votre poste .................................. p. 35
Programmer votre répertoire personnel ....................................................................... p. 35
Programmer un rappel de rendez-vous....................................................................... p. 35
Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez ...................................................... p. 36
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur................................. p. 36
Verrouiller votre poste.............................................................................................................. p. 36
7
F
Personnaliser et régler votre poste
Programmer votre code personnel
Ce code vous permet de verrouiller votre poste (voir p.36).
Le code par défaut de votre poste est 1515.
Régler votre sonnerie
Vous pouvez choisir la mélodie de votre poste et son niveau sonore.
Régler le contraste des afficheurs
Choisir la langue
Vous avez le choix entre 4 langues prédéfinies.
pour confirmer votre choix
appuis successifs
langue en cours
Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16.
valider
votre choix
appuis successifs pour choisir
les niveaux de contraste de l’écran ou des icones
validerrégler le niveau sonore (7)
écouter les mélodies proposées (8)
Chaque chiffre du code est symbolisé par un astérisque.
nouveau code (4 chiffres)
ancien code (4 chiffres)
34
Personnaliser et régler votre poste
Modifier la valeur associée à une touche de votre poste
Pour modifier le paramètre :
Programmer votre répertoire personnel
Vous pouvez également utiliser les touches écran suivantes :
Programmer un rappel de rendez-vous
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent tous les jours à la même heure :
Pour définir un rappel permanent (tous les jours à la même heure) :
composer l’heure du rendez-vous
composer l’heure du rendez-vous
effacer l’heure courante
définir le type de rendez-vous (temporaire par
défaut)
pour un rappel temporaire
l’afficheur indique
“RdV : ... : ...”
émettre la suite du numéro en fréquence vocale
insérer une pause dans le numéro
effacer le
numéro
effacer le dernier caractère tapé
validern° du correspondant à programmer
taper le nom de votre correspondant
touche afficheur
Attention : vous ne pouvez pas modifier le rôle de la touche (seul l’installateur peut effectuer cette modification).
entrer la nouvelle valeur
effacer le dernier caractère
choisir la touche
le numéro de la touche choisie,
la fonction ainsi que la
valeur courante sont affichées
35
F
Personnaliser et régler votre poste
Programmer un rappel de rendez-vous (suite)
A l’heure programmée votre poste sonne :
Pour annuler votre demande de rappel :
Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :
Verrouiller votre poste
Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :
annuler l’opération en cours
déverrouiller
votre poste
verrouiller
votre poste
n° de code
personnel
(4 chiffres
1515 par défaut)
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché.
même touche pour annuler
poste au repos,
vous entendez la musique
2 fois
indique le numéro du poste
et le nom associé s’affichent
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit pas le renvoi.
pour valider la réponse
36
37
Lexique
CODE PERSONNEL :
Ce code agit comme un mot de passe contrôlant l’accès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par l’usager (code par défaut : 1515).
CONFÉRENCE :
Ce service permet à un usager, en communication avec deux correspondants, d’établir une communication à trois.
ENTRÉE EN TIERS :
Ce service permet de parler à un correspondant que vous voulez joindre même s’il est déjà en communication.
FILTRAGE :
Ce service, offert à des tandems “patron/secrétaire”, permet de diriger les appels destinés au poste patron vers un ou plusieurs postes secrétaires.
GARDE EXCLUSIVE :
Ce service permet de mettre un correspondant en attente afin d’effectuer une seconde opération, avant reprise ultérieure à partir du même poste.
GROUPEMENT DE POSTES :
Ensemble de postes groupés sous un même numéro d’annuaire. Un appel vers ce numéro aboutit sur l’une des lignes libres des postes du groupe.
GROUPEMENT D’INTERCEPTION :
Ce service permet de répondre à un appel destiné à un autre poste. L’interception d’appel se fait à l’intérieur d’un groupe d’interception.
INTERPHONIE :
Ce service permet de répondre à des appels internes, en les connectant automatiquement sur le haut-parleur sans décrocher le combiné.
NUMÉRIS :
Réseau public numérique français, également appelé RNIS (Réseau Numérique à Intégration de Services).
NUMÉROTATION A FRÉQUENCES VOCALES :
En cours de conversation, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales. Ce type de numérotation est utilisé lorsqu’un usager souhaite consulter un serveur vocal, accéder à un standard automatique ou à un répondeur consulté à distance.
8
F
Lexique
PATRON/SECRÉTAIRE :
Ensemble de services particuliers (filtrage, renvoi) entre un poste patron et un poste secrétaire.
POSTE MULTILIGNE :
Poste qui dispose de plusieurs lignes pour gérer plusieurs communications.
RÉPERTOIRE COLLECTIF :
Ce répertoire contient l’ensemble des numéros abrégés accessibles aux usagers d’une installation.
RÉPERTOIRE PERSONNEL :
Ce répertoire contient les numéros de téléphone personnels de l’usager d’un poste.
RÉPONSE A UN APPEL DE NUIT :
Ce service permet de répondre à un appel signalé par la sonnerie générale.
SONNERIE GÉNÉRALE :
En l’absence d’opératrice, les appels internes et externes qui lui sont destinés aboutissent à un dispositif de signalisation externe, qui permet à tout poste autorisé de répondre à ces appels.
SOUS-ADRESSE :
Pour joindre par Numéris le fax, l’ordinateur personnel ou le téléphone de votre correspondant, il peut être nécessaire d’ajouter à son numéro une “sous-adresse” de quatre chiffres.
TOUCHE DE LIGNE :
Touche qui effectue une prise de ligne lorsqu’elle est actionnée.
TRANSFERT DE COMMUNICATION :
Fonction permettant de “passer” une communication à un autre usager de l’installation.
VA-ET-VIENT :
Fonction permettant de passer alternativement d’un correspondant à l’autre, si vous avez plusieurs communications simultanées.
38
Index / touches afficheurs
A
Absence :
laisser un message d'absence à vos appelants internes............................................. p. 29
consulter les messages écrits laissés en votre absence.............................................. p. 29
Afficheur (régler le contraste)........................................................................................................... p. 34
Appel :
extérieur....................................................................................................................................................... p. 8
interne/opératrice.................................................................................................................................. p. 8
d'un second correspondant en cours de communication ............................................ p. 14
par nom....................................................................................................................................................... p. 9
Appels en attente (s'informer sur)................................................................................................. p. 17
B
Bip :
appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif ..................................... p. 22
renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif................................................................ p. 26
répondre au “bip" sonore de votre récepteur portatif ...................................................... p. 24
Bis :
rappeler le dernier numéro composé........................................................................................ p. 10
mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel.................... p. 10
C
Code (programmer votre code personnel)................................................................................ p. 34
Compte client (imputer directement vos appels sur des comptes clients)........... p. 32
Conférence................................................................................................................................................... p. 15
Coût :
connaître le coût d’une communication externe................................................................. p. 32
imputer le coût d'une communication externe à votre Société.................................. p. 32
D
Double appel (appeler un second correspondant).............................................................. p. 14
E
Entrée en tiers (dans une communication interne) ............................................................ p. 17
39
9
F
Index
F
Filtrage............................................................................................................................................................ p. 20
Fréquences vocales ............................................................................................................................... p. 11
G
Garde (mettre votre correspondant en attente) ...................................................................... p. 16
Groupement :
de postes.................................................................................................................................................... p. 22
devenir destinataire des appels d'autres postes................................................................ p. 22
renvoyer les appels de votre groupement .............................................................................. p. 27
sortir temporairement de votre groupement de postes.................................................. p. 22
H Haut-parleur :
appeler un correspondant sur son haut-parleur................................................................ p. 23
diffuser une musique d'ambiance sur votre haut-parleur............................................. p. 36
mettre le haut-parleur en cours de communication......................................................... p. 12
I
Identité :
identifier le poste sur lequel vous vous trouvez.................................................................. p. 36
garder secrète votre identité ........................................................................................................... p. 12
Interception (d'un appel sur un autre poste)........................................................................... p. 21
Interphonie (recevoir un appel en interphonie)...................................................................... p. 11
L
Langue (choisir la)................................................................................................................................... p. 34
Ligne (allouer une ligne extérieure)............................................................................................... p. 24
M
Mains libres (appeler ou répondre sans décrocher).......................................................... p. 8
Mémoire (mémoriser temporairement un numéro)............................................................. p. 10
Message :
consulter les messages vocaux ................................................................................................... p. 29
laisser un message d'absence à vos appelants internes............................................. p. 29
consulter les messages écrits laissés en votre absence.............................................. p. 29
40
Index
M (Suite)
Messagerie :
envoyer un message écrit à un correspondant interne ................................................. p. 23
envoyer un message écrit à un correspondant Numéris.............................................. p. 24
renvoyer les appels vers une messagerie vocale.............................................................. p. 26
Mise en attente :
mettre un correspondant externe en attente (parcage).................................................. p. 16
mettre votre correspondant en attente (garde).................................................................... p. 16
Musique (diffuser une musique d'ambiance sur votre HP) ............................................ p. 36
N
Ne pas être dérangé.............................................................................................................................. p. 28
Nom (appeler votre correspondant interne par son nom)............................................... p. 9
Numéris (appeler un correspondant Numéris)....................................................................... p. 11
O
Opératrice :
répondre momentanément à la place de l'opératrice......................................................... p. 21
P
Parcage (mettre un correspondant externe en attente) .................................................... p. 16
Passer d'un correspondant à l'autre (va-et-vient) .............................................................. p. 15
Personnaliser et régler votre poste :
choisir la langue..................................................................................................................................... p. 34
programmer un rappel de rendez-vous .................................................................................. p. 35
modifier la valeur associée à une touche............................................................................... p. 35
programmer votre code personnel ............................................................................................. p. 34
programmer votre répertoire personnel................................................................................... p. 35
régler le contraste des afficheurs ................................................................................................ p. 34
régler votre sonnerie............................................................................................................................ p. 34
R
Rappel automatique (être rappelé automatiquement si votre correspondant
interne est occupé) .................................................................................................................................. p. 10
Réception d'appel :
recevoir un appel................................................................................................................................... p. 10
recevoir un second appel en cours de communication................................................. p. 14
rendez-vous (programmer un rappel de RdV).................................................................... p. 35
41
F
Index
R (suite)
Renvoi :
annuler tous les renvois.................................................................................................................... p. 28
annuler un renvoi particulier........................................................................................................... p. 28
choix des appels.................................................................................................................................... p. 26
effectuer un renvoi sélectif ............................................................................................................... p. 27
faire suivre vos appels à partir d'un autre poste................................................................ p. 27
renvoyer les appels de votre groupement .............................................................................. p. 27
renvoyer les appels dès que vous êtes en communication ........................................ p. 28
renvoyer les appels vers un autre numéro............................................................................ p. 26
renvoyer les appels vers une messagerie vocale.............................................................. p. 26
renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne ... p. 26
Répertoire :
appeler par votre répertoire personnel..................................................................................... p. 9
appeler un numéro du répertoire collectif .............................................................................. p. 9
programmer votre répertoire personnel................................................................................... p. 35
S
Secret :
garder secrète votre identité ........................................................................................................... p. 12
vous isoler de votre correspondant ............................................................................................ p. 12
Sonnerie :
recevoir la sonnerie des appels supervisés.......................................................................... p. 20
régler votre sonnerie............................................................................................................................ p. 34
répondre à la sonnerie générale.................................................................................................. p. 20
T
Touches (modifier la valeur associée à une touche).......................................................... p. 35
Transfert......................................................................................................................................................... p. 14
V
Va-et-vient (passer d'un correspondant à l'autre)................................................................ p. 15
Verrouillage/déverrouillage (du poste)....................................................................................... p. 36
42
Index
Index des touches afficheurs
Définitions de certaines touches afficheurs de votre poste. Les touches afficheur associées à des icones sont décrites dans le chapitre 1, présentation du poste, page 5.
43
effacer la dernière lettre saisie
Gomme
désactiver la fréquence vocale
FV
tous les chiffres composés sont alors émis en fréquence vocale
FV
consultation de la file des appels en attente
FilAtt
renvoi des appels externes et locaux
ExtLoc
activer l’action
Envoi
sortir de la communication
Entre
entrer en tiers dans une communication interne
Entre
effacer complètement une valeur
Efface
contraste de l’écran
Ecran
créer un message personnel temporaire (clavier alphabétique)
Créer
annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant
Conf
converser à tois
Conf
code personnel
Code
choix parmi les valeurs
Choix
renvoi sur récepteur portatif
Bip
votre correspondant est mis en attente
Attent
lancer un appel
Appel
annuler les renvois
Annul
sous adresse Numéris
Adress
action programmée
entrer le prénom
Prénom
précédent
Préc
n° de poste
Poste
insertion d’une pause dans un numéro
Pause
reprendre un correspondant externe parqué
Parqué
mettre en attente un correspondant externe (parcage)
Parc
choix entre différents types de RdV
Param
confirmer l’action
Oui
valider votre choix
Ok
renvoi sur occupation
Occup
saisir directement le n° du message souhaité
NumMsg
ne pas déranger
NPD
annuler l’action
Non
lire le message
Msg
enregistrer un n° composé
Mémo N°
écouter les mélodies proposées
Mélod
réglage de la luminosité des afficheurs
Lumin
changer la langue courante
Langue
impression
Impr.
renvoi immédiat
Immed
renvoi sélectif
IdRnv
contraste des icones
Icone
appeler un correspondant choisi dans le répertoire personnel
Hélène
F
Index
44
revenir au menu/écran principal
Sortie
sonnerie générale
SonGén
accéder aux services Numéris
Serv
garder secrète son identité Numéris
Secret
revenir au menu précédent
Retour
arrêt de l’alarme du rendez-vous
RdvOk
annuler la demande
Rappel
être rappelé automatiquement
Rapp
prise d’un appel
Prise
afficheur vierge
......
régler le niveau sonore
Volume
messagerie vocale
Voix
renvoi répondeur texte
Texte
messagerie écrite
Texte
consultation du coût d’une communication externe
TaxeOk
faire suivre ses appels
Suivr
suivant
Suiv
45F4646
La gamme numérique des postes Alcatel Reflexes :
4 postes, boîtiers de connexion, modules de supervision
Téléphone numérique le plus convivial :
12 touches programmables ; multilignes,
numéro ou nom du correspondant (afficheur)
écoute amplifiée et mains libres,
combiné confort,
appel par le nom (clavier alphabétique),
icones de communication
(pour vous guider d’un correspondant à l’autre...).
Options :
modules de supervision
20 ou 40 touches,
boîtiers de connexion intégrés.
Téléphone numérique le plus performant :
24 touches programmables ; multilignes,
information et actions contextuelles (large afficheur)
navigateur et touches associées à l’afficheur,
écoute amplifiée et mains libres,
combiné confort,
appel par le nom des correspondants
internes (clavier alphabétique),
icones de communication
(pour vous guider d’un correspondant à l’autre...).
Options :
modules de supervision 20 ou 40 touches,
boîtiers de connexion intégrés.
Module de 20 touches :
touches d’appel direct,
icones de communication,
touches de fonction.
Module de 40 touches :
touches d’appel direct,
icones de communication,
touches de fonction.
Modules de supervision
4747
Téléphone numérique le plus simple :
8 touches mémoires ; monoligne,
lampe message,
compact & mural.
Option :
boîtiers de connexion externes.
Téléphone numérique le plus efficace :
8 touches programmables ; 2 lignes,
numéro ou nom du correspondant (afficheur)
lampe message,
écoute amplifiée,
compact & mural.
Option :
boîtiers de connexion externes.
Boîtiers de connexion :
disponibles pour toute la gamme, permettant :
d’utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI),
de transmettre des données (V24,...),
de connecter des terminaux analogiques (fax, modem,...),
de connecter des terminaux Numéris (PC avec carte RNIS, fax G4...).
F
Garantie : indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. Toutefois cette garantie ne s’applique pas en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil, d’une installation non conforme aux règles en vigueur ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabriquant ou le revendeur.
Conformité : cet appareil est conçu pour être raccordé derrière un PABX Alcatel 4200 et à une ligne téléphonique classée TBTS au sens de la norme NF EN 60950. Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes :
89/336/CEE (compatibilité électromagnétique) 73/23/CEE (basse tension)
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Groupe Extrême
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