ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD
Alcatel Advanced Reflexes
Alcatel OmniPCX Office
™
Manuel utilisateur
En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à
Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste numérique Alcatel Advanced Reflexes vous apporte tous les
avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Ergonomique, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière
souple,
des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur
nom,
des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate de vos
programmations (appels directs, fonctions...).
Performant, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous propose :
un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro ou le
nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre
(transfert d’appel, conférence à 3...),
des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans
la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...),
un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données,
utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des
terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS,
fax G4...).
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
How
2
Comment utiliser ce guide?
Vous disposez d’un poste numérique Alcatel Advanced Reflexes. De grandes
zones d’affichage, un navigateur et un clavier alphabétique, vous feront bénéficier
de son ergonomie et de son confort d’utilisation.
How
• Actions • Clavier
décrocher. Clavier numérique.
raccrocher. Clavier alphabétique.
Description d’une action
ou d’un contexte.
• Navigateur • Touches audios
Déplacer la touche de
navigation vers le haut,
le bas, la gauche ou la
droite.
• Afficheur et touches afficheur
Dupond Guy
• Touches programmables et
icones
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes
implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans
le feuillet annexe.
Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d’un astérisque (*) ne sont
accessibles que pour certaines versions logicielles.
Vue partielle de
l’afficheur.
Touche afficheur. Touche fixe.
touche d’appel.
Icone associée à une
touche.
Touche préprogrammée (fonction
symbolisée par son
icone).
• Autres touches fixes
• Autres symboles utilisés
Touche spécifique du
clavier numérique.
Écoute amplifiée.
mains libres.
Réglage “moins”.
Réglage “plus”.
Touche MENU.
Autre alternative à la
séquence d’action.
Informations
importantes.
3
Sommaire
Votre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8
1.
Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
1.2 Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.3 Appeler à l’intérieur de l’entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de
l’entreprise). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13
1.5 Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . p.14
1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . p.14
1.7 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
1.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . p.15
1.9 Rappeler * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouve-
ler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre cor-
respondant interne est occupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
1.12 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . p.17
1.13 Émettre en fréquences vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
1.14 Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . p.19
1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . p.20
1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.21
Toc
4
2.
En cours de communication. . . . . . . . . . . . . . . p.22
2.1 Appeler un second correspondant en cours de commu-
nication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
2.2 Recevoir un second appel en cours de communication p.22
2.3 Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
2.4 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . p.24
2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants inter-
nes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . p.25
2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p.26
2.8 S’informer sur les appels en attente. . . . . . . . . . . . . . . . p.27
2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . p.28
2.10 Mémoriser un numéro * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28
3.
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29
3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . p.29
3.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29
3.3 Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30
3.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30
3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . p.31
3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . p.32
3.7 Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32
3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur
portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33
3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . p.33
3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . p.34
3.11 Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS. . . p.36
3.12 Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . . p.36
3.13 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste
de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38
3.14 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe
de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39
.15 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif p.39
3
.16 Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40
3
Sommaire
5
4.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi im-
médiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . p.42
4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . p.42
4.5 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous join-
dre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42
4.6 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de re-
cherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43
4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . p.44
4.8 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44
4.9 Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . p.45
4.10 Annuler tous les renvois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45
4.11 Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46
4.12 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communica-
tion (renvoi sur occupation). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46
4.13 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
4.14 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . p.48
4.15 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. p.49
4.16 Consulter les messages écrits laissés en votre absence. p.50
5.
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des
comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie
pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.51
5.3 Imputer le coût d’une communication externe à votre
Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52
6
6.
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.53
6.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53
6.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53
6.3 Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . p.54
6.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . p.55
6.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55
6.7 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . p.56
6.8 Programmer votre répertoire personnel. . . . . . . . . . . . p.57
6.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . p.58
6.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . p.59
6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur p.59
6.12 Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60
Sommaire
7
Votre téléphone
i
e
e
u
A
e
r
e
r
Navigateur
Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne
du bas est active implicitement).
précédente
Page
Ligne du haut
Ligne du bas
Page
suivante
Touche guide
Elle permet :
• d'obtenir des infos sur le poste
• de programmer les touches
Voyant lumineux
diquant la présence de
messages.
Touche secret
que votre correspondant ne vous entende
plus.
Touche raccrocher
pour terminer un appel ou
une programmation.
Touches audio
pour diminuer le
pour partager une conversation
volume du HP
ou du combiné
pour prendre une ligne ou répondre
8
in-
pour
Haut-parleur (HP) :
Mains libres :
à un appel sans décrocher
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la
programmation.
Vous disposez d’une étiquette
autocollante “
l’intérieur du rabat.
Mémo
” à placer à
Afficheur et touches afficheur
Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les
fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.
N°Mémo
Rappeler le numéro de votre choix.
Verrou
Interdire l’envoi d’appels externes. Afficher plus d’informations si besoin.
RdV
Fixer un rendez-vous. Personnaliser votre poste.
Intercepter un appel destiné à un
IntApp
tiers.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Renvoyer vos appels vers un autre
Renvoi
numéro.
Lire+
Perso.
Programmer les données de
Opérat
l’entreprise.
Icones de communication:
Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.
Icones de fonction:
Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Accéder aux différents services de messagerie.
Accéder à votre répertoire personnel.
Transférer un appel vers un autre poste.
Appeler un correspondant Numéris.
9
Placer les étiquettes des touches
programmables
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les
touches programmables.
1. Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de
touches).
2. Soulevez le cache bloc de touches.;
3. Glissez votre étiquette imprimée.
4. Remettez le cache en place.
How
10
1
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
1.1
(mains libres)
Other
touche
d’appel
Hélène
nom de votre
correspondant
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre
combiné sans interrompre l’appel.
vous êtes en communication
n° de votre
correspondant
vous êtes en position
mains libres
terminer
votre appel
11
1
1.2
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
• Établir un appel :
0155667000
touche d’appel
° externe”
“N
vous informe sur l’état de
votre communication
0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public.
1.3
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
n
° de votre
correspondant
12
n° de poste code par défaut de la
° de la personne
nom et n
appelée
fonction “Appel des
opératrices”
touche d’appel n°
de poste
• Si le correspondant interne ou externe ne répond pas :
¤Entre
¤Rapp
Texte
1
passer un message sur le
haut-parleur du poste
libre
accéder à l’écran suivant mémoriser le numéro pour
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire
1.4
de l’entreprise)
premières lettres
du nom de votre
correspondant
propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son
numéro d’ordre dans une liste
demander le rappel
du poste occupé
rappeler ultérieurement
Dupond Guy
transmettre un
MémoN°
• Si le nom convient
Envoi
appeler votre correspondant
message écrit
Téléphoner
13
1
• Si le nom du correspondant ne vous convient pas :
Prénom
Gomme
Suiv
étendre la
recherche
afficher le nom précédent revenir au menu principal
1.5
Appeler par votre répertoire personnel
Hélène
appeler un
correspondant choisi
* Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre répertoire personnel'.
1.6
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
n° abrégé
effacer la dernière lettre
saisie
Préc
présente les 10 premiers noms du répertoire
déjà programmés*
accéder aux autres
correspondants
Sortie
afficher le nom suivant
14
1.7
Recevoir un appel
1
votre poste sonne
Dupond Guy
nom ou numéro du
correspondant
• Pour répondre :
1.8
Filtrage d’appel via la messagerie vocale
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale.
Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication
avec elle.
• Activer le filtrage :
touche programmée
'Filtrage MV'
entrer votre mot de
passe
• A la réception d’un appel :
vous entendez la personne
0155667000
nom ou n° de
l’appelant
déposer son message
pour arrêter
l’écoute seulement
mains libres pour
prendre l’appel
même touche pour arrêter
l’écoute et désactiver le
filtrage
Téléphoner
15
1
1.9
Rappeler*
Bis
sélectionner la
fonction "Bis"
Mémoriser temporairement un numéro pour
1.10
renouveler votre appel
le poste de votre correspondant
ne répond pas
le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un
Suiv
sélectionner le n° parmi les 10
derniers émis
autre numéro
Préc
MémoN°
enregistrer le n°
composé
• Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
N°Mémo
appel n° mémorisé
Demander un rappel automatique lorsque votre
1.11
correspondant interne est occupé
correspondant interne occupé
l’acceptation du rappel s’affiche
0155667000
¤Rapp
Appel
rappeler le
numéro de
votre choix
16
• Annuler la demande de rappel :
×Rapp
1.12
Recevoir un appel interne en interphonie
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains
libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
la diode associée s’allume
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode
interphonie est toujours activé.
1.13
Émettre en fréquences vocales
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences
vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique
ou d’un répondeur consulté à distance.
1
Téléphoner
en cours de
communication
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la
communication.
¤FV
pour activer pour désactiver
×FV
17
1
1.14
Appeler un correspondant RNIS
n° du correspondant
l’écran affiche le n° composé
Envoi
envoyer votre
appel
Gomme
effacer le dernier
caractère
Sortie
revenir à l’écran initial
*
Adress
accéder aux services
RNIS
Texte
envoyer un message écrit
* Envoyer une sous-adresse
Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sousadresse” de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son
téléphone...).
Adress
composer la sous-
adresse sur le clavier
ajouter une sous-
adresse
OK
Secret
garder secrète votre
identité
Envoi
18
1.15
Garder secrète votre identité (appel RNIS)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné
RNIS, votre numéro lui est automatiquement transmis.
Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel.
1
Secret
n° de votre
correspondant
affichage de l’état du
secret d’identité
Envoi
fonction inhibée à la fin de la
communication
Choix
votre identité n’est pas communiquée
à votre correspondant
OK
• Si vous voulez masquer votre identité pour tous les appels :
touche programmée
“Secret”
la iss e l e se cre t ac tif t ant que l ’ic one de la t ouc he
est allumé
• Pour annuler le secret d’identité :
fonction programmée
“Secret”
Téléphoner
19
1
1.16
Identifier un appelant malveillant (appel RNIS)
Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public
d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux
correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...).
vous êtes en communication
l’acceptation du service s’affiche
L’utilisation de ce service nécessite un abonnement
préalable auprès de l’opérateur du réseau.
Mettre le haut-parleur en cours de communication
1.17
(combiné décroché)
vous êtes en communication
régler le volume
(7 niveaux)
20
Malvei
activer le haut-parleur
désactiver le haut-parleur
1.18
Vous isoler de votre correspondant (secret)
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
en communication
désactiver le micro
1
Téléphoner
la diode associée à la touche
s’allume
reprendre la
conversation
21
2
En cours de communication
Appeler un second correspondant en cours de
2.1
communication
vous êtes en
communication
n° du second
correspondant
Other
nom du second
correspondant
touche
d’appel
Hélène
le premier correspondant est
mis en attente
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
touche d’appel
dont l’icone
clignote
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez
votre premier correspondant.
Recevoir un second appel en cours de
2.2
communication
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
vous êtes en
communication
le premier correspondant est mis en
attente
Dupond Guy
nom ou n° de l’appelant
clignotant pendant 3
secondes
touche d’appel dont
l’icone clignote
22
• Pour retrouver votre premier correspondant :
touche d’appel associée à
l’icone
Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.
2.3
Transférer un appel
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre
poste :
2
vous êtes en
communication
n° du poste
le premier correspondant est
mis en attente
• Si le destinataire du transfert répond :
Transf
si la configuration du système le permet
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la
réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées cidessus.
Le transfert entre deux correspondants externes n’est
généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de
la programmation du système).
En cours de communication
23
2
2.4
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
votre premier correspondant est mis en
touche d’appel
associée à l’icone
Converser simultanément avec 2 correspondants
2.5
internes et/ou externes (conférence)
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :
¤Conf
converser à trois annuler la conférence et
raccrocher avec
tous vos
correspondants
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux
correspondants en liaison :
¤Conf
Transf
attente
reprendre votre premier
correspondant
×Conf
24
2.6
Mettre votre correspondant en attente (garde)
• Mise en garde exclusive :
Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en
attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.
votre correspondant est mis en attente
touche d’appel
• Reprendre le correspondant en garde :
touche d’appel associée à
l’icone
• Mise en garde commune :
Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre
installation qui supervise la ligne.
2
En cours de communication
Attent
• Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe
quel poste :
touche d’appel
associée à l’icone
votre correspondant est mis en attente
25
2
Mettre un correspondant externe en attente
2.7
(parcage)
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à
partir d’un autre poste :
vous êtes en
communication
Parc
code de la fonction
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
IntApp
code de la fonction
“Reprise de
parcage”
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans
un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers
l’opératrice.
Parqué
n
° du poste à l’origine
n
du parcage
° du poste à l’origine
du parcage
“Parcage”
26
2.8
S’informer sur les appels en attente
• Un correspondant cherche à vous joindre :
vous êtes en communication, vous
percevez un bip
bip sonore
2
il est mis en attente automatiquement
Dupond Guy
affichage momentané de
son identité
• Consulter à nouveau l’identité des correspondants qui
cherchent à vous joindre :
FilAtt
dernier appel arrivé consulter les autres appels
Prise
répondre à l’appel affiché
Suiv
Préc
En cours de communication
27
2
2.9
Entrer en tiers dans une communication interne
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous
pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :
¤Entre
même touche pour désactiver
×Entre
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
touche programmée ou code
de la fonction “Protection
d’une communication”
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
2.10
Mémoriser un numéro*
En cours de communication, pour enregistrer dans le répertoire personnel le
numéro affiché :
»Rep
......
sélectionner une
entrée du répertoire
n
° de votre
correspondant
saisir le nom de votre
correspondant
OK
valider
(2 fois)
28
3
L’Esprit d’Entreprise
Other
3.1
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
supervisé”
3.2
Répondre à la sonnerie générale
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent
à une sonnerie générale. Pour répondre :
IntApp
touche programmée ou code de la
fonction “Réponse à la sonnerie
générale”
même touche pour
SonGén
annuler
29
3
3.3
Filtrage patron/secrétaire
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/
secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs
secrétaires.
• A partir du poste patron ou secrétaire :
vos appels sont filtrés par la personne choisie
touche programmée
“Filtrage”
même touche pour
annuler
Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par
l’icone associée à la touche programmée “filtrage”.
3.4
Intercepter un appel
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut
répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.
(secrétaire,…)
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe
d’interception que vous :
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
groupe”
30
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que
vous :
IntApp
Poste
n° du poste qui sonne
3
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
3.5
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et
vous pourrez répondre à l’appel :
touche programmée
“Aide opératrice”
poste”
Par programmation du système, certains postes peuvent
être protégés contre l’interception.
votre poste sonnera en même temps
que le standard
n° du poste qui sonne
même touche
pour annuler
• A chaque appel pour le standard :
un appel pour le standard sonne sur
votre poste
touche programmée “Aide
opératrice”
L’Esprit d’Entreprise
31
3
3.6
Devenir destinataire des appels d’autres postes
Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros
maximum par touche programmée) :
votre poste sonnera en même temps
touche programmée
“Pilotage d’appels”
3.7
Groupement de postes
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en
composant le numéro du groupement.
que les autres
même touche
pour annuler
• Sortir temporairement de votre groupement de poste :
touche programmée ou code de la
fonction “Sortie de groupement”
n° de votre
groupement
• Réintégrer votre groupement :
touche programmée ou code de la
fonction “Retour dans le
groupement'
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune
incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez
toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
° de votre
n
groupement
32
Appeler un correspondant interne sur son récepteur
3.8
portatif (bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un
récepteur portatif :
n
° du correspondant touche programmée ou code de la
fonction “Recherche de personne”
3
affichage de la recherche en cours
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe
quel poste de l’entreprise.
3.9
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé,
“décrocher” son poste à distance :
¤Entre
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
L’Esprit d’Entreprise
33
3
3.10
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
Texte
premier message de la liste
saisir directement le n
message souhaité
Langue
changer la langue du
message
34
01/27 Rapp.
(27)
NumMsg
n° du poste
destinataire
message suivant
° du
temporaire (clavier alphabétique)
valider votre choix sortir de la
saisir les premières lettres
Suiv
Créer
créer un message personnel
OK
du nom
messagerie
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx
8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS
TELECOPIES
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE
COURRIER
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE
RENVOI
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A
L’ACCUEIL
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier
(*)
xx : xx (*)
xx xx (*)
23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx
xx xx (*)
24 JE SUIS EN SALLE N
25 EN REUNION - NE PAS
DERANGER
27 MALADE
numérique
° xxxx (*)
3
L’Esprit d’Entreprise
35
3
3.11
Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS
n° de votre
correspondant
Texte
procéder comme pour un correspondant
3.12
Suiv
choisir le message à copier par appuis successifs
n
° du poste
destinataire
interne
Vous pouvez le faire en cours d’appel.
Envoyer une copie d’un message vocal
Voix
mot de passe
affichage du nombre de nouveaux et d’anciens
messages
Préc
nom du destinataire
36
OK
Msg
Copie
OK
3
Envoi
envoyer le message enregistrer un commentaire *
* Pour enregistrer un commentaire :
Prêt à enreg.
démarrer l’enregistrement du
Stop
fin de
l’enregistrement
Enreg
réenregistrer un commentaire
Enreg
commentaire
envoyer le message réécouter le
Enreg
enregistrement en cours
OK
OK
Enregistrement..
L’Esprit d’Entreprise
Ecoute
commentaire
37
3
Envoyer un message vocal à un destinataire / une
3.13
liste de diffusion
Voix
mot de passe
n° du destinataire
ou de la liste
Prêt à enreg.
Enregistrement..
enregistrement en cours fin de l’enregistrement valider
réécouter le message réenregistrer un message
nom du destinataire ou de
démarrer l’enregistrement du
Ecoute
la liste
Enreg
message
Stop
Enreg
Envoi
OK
OK
OK
38
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un
3.14
groupe de postes
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des
postes de votre groupe de diffusion :
parlez, vous disposez de 20 secondes
n° du groupe de
diffusion
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs
entendent le message.
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur
3.15
portatif
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de
l’entreprise.
votre récepteur portatif
sonne
code de la fonction
“Réponse à la
recherche de personne”
n° de votre poste
3
L’Esprit d’Entreprise
39
3
3.16
Allouer une ligne extérieure
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre
poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe.
en communication avec le
correspondant interne
touche programmée
“Allocation externe”
votre correspondant interne est sur le réseau
public et peut numéroter
Si vous voulez connaître le coût de la communication,
appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation”
à la place de la touche “Allocation externe” pendant
l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”).
40
4
Rester en contact
Other
4.1
Choix des appels à renvoyer
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous
souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...
Renvoi
Choix
modifier le type
d’appel
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi
4.2
immédiat)
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un po rtable, d’un téléphone de voiture,
de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.).
n° du destinataire
l’acceptation du renvoi s’affiche
ExtLoc
OK
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste
destinataire peut vous joindre.
le type d’appel renvoyé
OK
s’affiche
41
4
4.3
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
Renvoi
type de renvoi
4.4
Activer/désactiver l’assistant personnel
ON/OFF
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous
4.5
joindre
NumInt
saisir le n
° d’un collègue
ou de votre assistante ou
autre
saisir le n
° de votre téléphone
mobile ou de votre DECT
42
Perso.
Perso.
Mobile
Choix
Assist
Assist
Perso:ON
Assist
choisir le type de renvoi
NumExt
saisir un numéro externe
Opérat
activer / désactiver le transfert
vers le standard
Assist
Perso:OFF
valider
Menu
OK
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de
4.6
recherche de personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans
l’entreprise :
4
Renvoi
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sur la recherche de
Bip¡
personne”
Rester en contact
43
4
4.7
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
Renvoi
touche programmée ou code de la
fonction “Faire suivre ses
appels”
Pour annuler le renvoi, voir 'Annuler tous les renvois'.
4.8
Effectuer un renvoi sélectif
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de
l’appelant :
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sélectif”
Suivr¡
n
° de votre poste
° de votre poste
n
44
• Pour annuler ce renvoi :
Renvoi
4.9
Renvoyer les appels de votre groupement
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un
destinataire interne :
Annul¡
4
Rester en contact
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi des appels de
groupement”
l’acceptation du renvoi s’affiche
4.10
Annuler tous les renvois
touche programmée ou code de la fonction
“Annulation de tout renvoi”
programmer un autre type de renvoi
n° du destinataire du
renvoi
45
4
4.11
Annuler un renvoi particulier
touche programmée correspondant au type de renvoi
Renvoyer les appels dès que vous êtes en
4.12
communication (renvoi sur occupation)
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans
l’entreprise :
Renvoi
l’acceptation du renvoi s’affiche
touche programmée ou code
de la fonction “Renvoi sur
occupation”
(groupe ou sélectif)
Occup¡
n° destinataire du
renvoi
n° du destinataire
du renvoi
46
4.13
Ne pas être dérangé
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
4
Renvoi
touche programmée ou code de la
fonction “Ne pas déranger”
NPD
Rester en contact
47
4
4.14
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Voix
mot de passe
affichage du nombre de nouveaux et d’anciens
Msg
Préc
sélectionner le message de votre choix écouter le message
Efface
effacer le message rappeler l’auteur du message
Copie
copier le message
messages
affichage du nom de l’émetteur, de la date, de
l’heure et du rang du message
Suiv
Ecoute
Appel
48
Laisser un message d’absence à vos appelants
4.15
internes
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écranafficheur du poste qui vous appelle.
4
touche
programmée
“Texte”
01/27 Rapp.
premier des 27 messages
Le choix du message se fait de la même façon que dans :
'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'.
Renvoi
ch oix du mess a ge en sui van t les indic ati o ns
Texte¡
données
Rester en contact
49
4
Consulter les messages écrits laissés en votre
4.16
absence
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Texte
nombre de messages
reçus
Lire +
le nom de l’émetteur la
date, l’heure de dépôt le
rang du message
Préc
message précédent effacer le message
Appel
rappeler l’auteur du
message
Efface
Retour
revenir au menu
précédent
Lire +
Suiv
message suivant
quitter la
consultation
50
5
Gérer vos coûts
Imputer directement le coût de vos appels sur des
5.1
comptes clients
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros
de comptes associés à vos clients.
Other
touche programmée ou code de
la fonction “Code affaire”
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de
communication :
touche programmée “Code affaire en cours de
Connaître le coût d’une communication externe
5.2
établie pour un usager interne depuis votre poste
en communication avec
l’usager interne
touche programmée
'Rappel de taxation'
votre correspondant est
mis en attente
n° du compte client
communication”
n° externe
demandé
concerné
code de la fonction
'Rappel de taxation'
transfert de l’appel à
votre correspondant en
Transf
attente
51
5
• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
1.lire les informations relatives à la communication (coût, durée,
nombre de taxes...).
TaxeOk
nom de l’usager interne et coût de
la communication
2.imprimer un ticket de taxation. 3.
Impr.
Imputer le coût d’une communication externe à
5.3
votre Société *
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre
domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la
communication à votre Société.
n° de votre
société
* Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système.
n° du poste et le code
de contrôle
Terminer la consultation.
TaxeOk
n° du réseau public
52
6
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Other
6.1
Initialiser votre messagerie vocale
le voyant lumineux
clignote
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie
vocale et pour verrouiller votre téléphone.
6.2
Personnaliser votre accueil vocal
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce
personnelle.
Perso.
Prêt à enreg.
pour démarrer
l’enregistrement
Stop
fin de
l’enregistrement
OK
valider pour revenir à l’annonce par
entrer votre mot de passe puis
enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal
BteVoc
Enreg
Perso
Enregistrement..
enregistrement en
Défaut
défaut
cours
Oui
53
6
6.3
Modifier votre mot de passe
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour
verrouiller votre téléphone.
Perso.
ancien code
(4 chiffres)
6.4
Mélod
appuis successifs
pour choisir la
sonnerie (8)
nouveau code
(4 chiffres)
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le
mot de passe est 1515.
Choisir votre sonnerie et régler son volume
Perso.
Option
Régler
Volume
appuis successifs pour
choisir le volume (7)
Code
OK
Mélod
OK
54
6.5
Régler le contraste de votre écran
6
Perso.
Ecran
OK
Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16.
6.6
Choisir la langue
Perso.
Français
langue en cours appuis successifs pour confirmer
Vous avez le choix entre 2 langues prédéfinies.
Régler
Icone
Option
Choix
Lumin
choix d’un niveau parmi ceux
proposés par appuis successifs
Langue
OK
votre choix
Votre poste s’ajuste à vos besoins
55
6
6.7
Programmer les touches d’appel direct
appuyer sur une
touche
programmée
entrer le numéro
OK
valeur courante de la
0_. . . . . . .
touche sélectionnée
56
6.8
Programmer votre répertoire personnel
6
OK
° du
n
correspondant
à programmer
. . . . . .
appuyer sur une
touche afficheur
OK
valider
saisir le nom de
votre
correspondant
• Vous pouvez également utiliser les touches écran suivantes :
Gomme
effacer le dernier
caractère tapé
ForcMF
émettre la suite du
numéro en fréquence
vocale
Efface
effacer le numéro insérer une pause dans le
Pause
numéro
Votre poste s’ajuste à vos besoins
57
6
6.9
Programmer un rappel de rendez-vous
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures)
ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure).
RdV
Param
définir le type de
rendez-vous
(temporaire par
défaut)
OK
RdV
temporaire :
Efface
effacer l’heure
proposée
RdV :
pour un rappel
temporaire
l’heure du rendez-vous s’affiche
• A l’heure programmée votre poste sonne :
RdV OK
pour valider la réponse
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est
émise. Après un troisième rappel sans réponse, une
demande temporaire est annulée mais une demande
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne
suit pas le renvoi.
composer l’heure
du rendez-vous
58
• Pour annuler votre demande de rappel :
RdV
6.10
Connaître le numéro de votre téléphone
Appuyer deux fois sur cette touche.
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-
6.11
parleur
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) :
Param
Efface
OK
6
poste au repos, vous entendez la
même touche pour annuler
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en
communication et reprend dès que vous avez raccroché.
6.12
Verrouiller votre poste
Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication
externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :
Verrou
mot de passe
(4 chiffres, 1515 par
défaut)
musique
Votre poste s’ajuste à vos besoins
59
Garantie et clauses
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un
an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède 1 an, la garantie
légale est alors seule applicable.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée.
Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux
instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations
provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause
extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.),
d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées
par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
Déclaration de conformité
Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel Advanced
Reflexes est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive
1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.
Toute modification non autorisée du produit annule cette déclaration de
conformité. Une copie de l’original de cette déclaration de conformité peut être
obtenue par courrier à :
Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care
1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France
Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes :
- 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
- 73/23/CEE (basse tension)
- 1999/5/CE (R&TTE)
Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont
accessibles après programmation par votre installateur.
Copyright © Alcatel Business Systems. 2001. Tous droits réservés.
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de
modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.
Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F-92707 Colombes Cedex
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3EH 21033 AAAA Ed.01
howtoc
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