ALCATEL Advanced Reflexes User Manual [fr]
ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD
Alcatel Advanced Reflexes
Alcatel OmniPCX Office
™
Manuel utilisateur
En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à
Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste numérique Alcatel Advanced Reflexes vous apporte tous les
avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Ergonomique, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière
souple,
des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur
nom,
des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate de vos
programmations (appels directs, fonctions...).
Performant, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous propose :
un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro ou le
nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre
(transfert d’appel, conférence à 3...),
des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans
la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...),
un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données,
utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des
terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS,
fax G4...).
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
How
2
Comment utiliser ce guide?
Vous disposez d’un poste numérique Alcatel Advanced Reflexes. De grandes
zones d’affichage, un navigateur et un clavier alphabétique, vous feront bénéficier
de son ergonomie et de son confort d’utilisation.
How
• Actions • Clavier
décrocher. Clavier numérique.
raccrocher. Clavier alphabétique.
Description d’une action
ou d’un contexte.
• Navigateur • Touches audios
Déplacer la touche de
navigation vers le haut,
le bas, la gauche ou la
droite.
• Afficheur et touches afficheur
Dupond Guy
• Touches programmables et
icones
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes
implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans
le feuillet annexe.
Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d’un astérisque (*) ne sont
accessibles que pour certaines versions logicielles.
Vue partielle de
l’afficheur.
Touche afficheur. Touche fixe.
touche d’appel.
Icone associée à une
touche.
Touche préprogrammée (fonction
symbolisée par son
icone).
• Autres touches fixes
• Autres symboles utilisés
Touche spécifique du
clavier numérique.
Écoute amplifiée.
mains libres.
Réglage “moins”.
Réglage “plus”.
Touche MENU.
Autre alternative à la
séquence d’action.
Informations
importantes.
3
Sommaire
Votre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8
1.
Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
1.2 Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.3 Appeler à l’intérieur de l’entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de
l’entreprise). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13
1.5 Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . p.14
1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . p.14
1.7 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
1.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . p.15
1.9 Rappeler * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouve-
ler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre cor-
respondant interne est occupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
1.12 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . p.17
1.13 Émettre en fréquences vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
1.14 Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . p.19
1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . p.20
1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.21
Toc
4
2.
En cours de communication. . . . . . . . . . . . . . . p.22
2.1 Appeler un second correspondant en cours de commu-
nication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
2.2 Recevoir un second appel en cours de communication p.22
2.3 Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
2.4 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . p.24
2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants inter-
nes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . p.25
2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p.26
2.8 S’informer sur les appels en attente. . . . . . . . . . . . . . . . p.27
2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . p.28
2.10 Mémoriser un numéro * . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28
3.
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29
3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . p.29
3.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29
3.3 Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30
3.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30
3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . p.31
3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . p.32
3.7 Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32
3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur
portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.33
3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . p.33
3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . p.34
3.11 Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS. . . p.36
3.12 Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . . p.36
3.13 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste
de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.38
3.14 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe
de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39
.15 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif p.39
3
.16 Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40
3
Sommaire
5
4.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi im-
médiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . p.42
4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . p.42
4.5 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous join-
dre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42
4.6 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de re-
cherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43
4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . p.44
4.8 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44
4.9 Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . p.45
4.10 Annuler tous les renvois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.45
4.11 Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46
4.12 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communica-
tion (renvoi sur occupation). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46
4.13 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
4.14 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . p.48
4.15 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. p.49
4.16 Consulter les messages écrits laissés en votre absence. p.50
5.
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des
comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie
pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.51
5.3 Imputer le coût d’une communication externe à votre
Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52
6
6.
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.53
6.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53
6.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53
6.3 Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . p.54
6.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . p.55
6.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.55
6.7 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . p.56
6.8 Programmer votre répertoire personnel. . . . . . . . . . . . p.57
6.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . p.58
6.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . p.59
6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur p.59
6.12 Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60
Sommaire
7
Votre téléphone
i
e
e
u
A
e
r
e
r
Navigateur
Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne
du bas est active implicitement).
précédente
Page
Ligne du haut
Ligne du bas
Page
suivante
Touche guide
Elle permet :
• d'obtenir des infos sur le poste
• de programmer les touches
Voyant lumineux
diquant la présence de
messages.
Touche secret
que votre correspondant ne vous entende
plus.
Touche raccrocher
pour terminer un appel ou
une programmation.
Touches audio
pour diminuer le
pour partager une conversation
volume du HP
ou du combiné
pour prendre une ligne ou répondre
8
in-
pour
Haut-parleur (HP) :
Mains libres :
à un appel sans décrocher
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la
programmation.
Vous disposez d’une étiquette
autocollante “
l’intérieur du rabat.
Mémo
” à placer à
Afficheur et touches afficheur
Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les
fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.
N°Mémo
Rappeler le numéro de votre choix.
Verrou
Interdire l’envoi d’appels externes. Afficher plus d’informations si besoin.
RdV
Fixer un rendez-vous. Personnaliser votre poste.
Intercepter un appel destiné à un
IntApp
tiers.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Renvoyer vos appels vers un autre
Renvoi
numéro.
Lire+
Perso.
Programmer les données de
Opérat
l’entreprise.
Icones de communication:
Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.
Icones de fonction:
Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Accéder aux différents services de messagerie.
Accéder à votre répertoire personnel.
Transférer un appel vers un autre poste.
Appeler un correspondant Numéris.
9
Placer les étiquettes des touches
programmables
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les
touches programmables.
1. Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de
touches).
2. Soulevez le cache bloc de touches.;
3. Glissez votre étiquette imprimée.
4. Remettez le cache en place.
How
10
1
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
1.1
(mains libres)
Other
touche
d’appel
Hélène
nom de votre
correspondant
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre
combiné sans interrompre l’appel.
vous êtes en communication
n° de votre
correspondant
vous êtes en position
mains libres
terminer
votre appel
11
1
1.2
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
• Établir un appel :
0155667000
touche d’appel
° externe”
“N
vous informe sur l’état de
votre communication
0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public.
1.3
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
n
° de votre
correspondant
12
n° de poste code par défaut de la
° de la personne
nom et n
appelée
fonction “Appel des
opératrices”
touche d’appel n°
de poste
• Si le correspondant interne ou externe ne répond pas :
¤Entre
¤Rapp
Texte
1
passer un message sur le
haut-parleur du poste
libre
accéder à l’écran suivant mémoriser le numéro pour
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire
1.4
de l’entreprise)
premières lettres
du nom de votre
correspondant
propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son
numéro d’ordre dans une liste
demander le rappel
du poste occupé
rappeler ultérieurement
Dupond Guy
transmettre un
MémoN°
• Si le nom convient
Envoi
appeler votre correspondant
message écrit
Téléphoner
13
1
• Si le nom du correspondant ne vous convient pas :
Prénom
Gomme
Suiv
étendre la
recherche
afficher le nom précédent revenir au menu principal
1.5
Appeler par votre répertoire personnel
Hélène
appeler un
correspondant choisi
* Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre répertoire personnel'.
1.6
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
n° abrégé
effacer la dernière lettre
saisie
Préc
présente les 10 premiers noms du répertoire
déjà programmés*
accéder aux autres
correspondants
Sortie
afficher le nom suivant
14
1.7
Recevoir un appel
1
votre poste sonne
Dupond Guy
nom ou numéro du
correspondant
• Pour répondre :
1.8
Filtrage d’appel via la messagerie vocale
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale.
Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication
avec elle.
• Activer le filtrage :
touche programmée
'Filtrage MV'
entrer votre mot de
passe
• A la réception d’un appel :
vous entendez la personne
0155667000
nom ou n° de
l’appelant
déposer son message
pour arrêter
l’écoute seulement
mains libres pour
prendre l’appel
même touche pour arrêter
l’écoute et désactiver le
filtrage
Téléphoner
15
1
1.9
Rappeler*
Bis
sélectionner la
fonction "Bis"
Mémoriser temporairement un numéro pour
1.10
renouveler votre appel
le poste de votre correspondant
ne répond pas
le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un
Suiv
sélectionner le n° parmi les 10
derniers émis
autre numéro
Préc
MémoN°
enregistrer le n°
composé
• Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
N°Mémo
appel n° mémorisé
Demander un rappel automatique lorsque votre
1.11
correspondant interne est occupé
correspondant interne occupé
l’acceptation du rappel s’affiche
0155667000
¤Rapp
Appel
rappeler le
numéro de
votre choix
16
• Annuler la demande de rappel :
×Rapp
1.12
Recevoir un appel interne en interphonie
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains
libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
la diode associée s’allume
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode
interphonie est toujours activé.
1.13
Émettre en fréquences vocales
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences
vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique
ou d’un répondeur consulté à distance.
1
Téléphoner
en cours de
communication
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la
communication.
¤FV
pour activer pour désactiver
×FV
17
1
1.14
Appeler un correspondant RNIS
n° du correspondant
l’écran affiche le n° composé
Envoi
envoyer votre
appel
Gomme
effacer le dernier
caractère
Sortie
revenir à l’écran initial
*
Adress
accéder aux services
RNIS
Texte
envoyer un message écrit
* Envoyer une sous-adresse
Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sousadresse” de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son
téléphone...).
Adress
composer la sous-
adresse sur le clavier
ajouter une sous-
adresse
OK
Secret
garder secrète votre
identité
Envoi
18
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