Xerox WORKCENTRE 7242, WORKCENTRE 7232 User Manual

Xerox WorkCentre® 7232/7242

Quick Scan Features

701P47281 v1.0

Setup Guide

This guide includes instructions for:

 Scan to E-mail on page 1  Scan to Mailbox Setup (O p tional) on page 6  Network Scanning Setup (Optio nal) on page 9  Scan to PC (O p tional) on page 14

Scan to E-mail

Hard copies can be scanned at t he device and se nt to remote clie nts as E-mail attachments in TIFF/JPEG, Multi-page TIFF, Single-page TIFF, JPEG, and PDF format. SMTP and POP3 mail servers are used to send and receive E-mail respectively.

See also:

System Administrator Guide: Contain s d etail about E-mail setup. InteractiveU se r G u ide: Contains information on how to send an E-mail and how to set

various E-mail options.

Scan to E-mail

Prerequisites for Scan to E-mail Setup

Confirm that:

1. An existing operational ne twork using TCP/IP is available.

2. The device has been set u p w ith DN S (if you will be entering the Host Nam e of the

SMTP server into the machine).

3. The Domain Name sett in gs for the network have been corre ctly setup for the device.

Data to Setup E-mail Install Requirement Comments

SMTP mail server Host Name or IP address

SMTP login/password Required* WorkCentre E-mail address Required This E-mail address will fill

Local E-mail addresses Optional A Local Address Book can

LDAP server address can be enabled

Required If using an external mail

LDAP Host Name Displays only E-mail

server, your Internet Service Provider will provide you with the mail server name or IP address.

in the "From" field on the Emails sent from the device.

be created to store E-mail addresses.

addresses on the corporate (LDAP) internal address book.

* Only if the SMTP server requires log in and password for authentication.

Scan to E-mail

Procedure for Scan to E-mail Setup

1. Press Log In/Out, then type the Login ID 11111 and press Enter.

2. Press Machine Status, then touch th e Tools tab.

3. Select System Settings, then touch Connectivity and Network Setup.

4. Select Port Settings.

5. On the Port Settings screen, scroll to and select Send E-mail and then select Change

Settings.

6. On the Send E-mail screen, select Port Status and select Change Settings.

7. On the Send E-mail Port Status screen, select Enabled then select Save.

8. Touch Close.

9. On the Port Settings screen, scroll to and select Receive E-mail, then select Change

Settings.

10. On the Receive E-mail screen, select Port Status, then Change Settings.

11. On the Receive E-mail Por t Status screen, select Enabled, then Save and Close.

12. On the Port Settings screen, scroll to and select E-mail Notification Service, then

select Change Settings.

13. On the E-mail Notification Service screen, select Port Status, then Change Settings.

14. On the E-mail Notification Service - Port Status screen, select Enabled, the n Save.

15. Select Close until the Tools tab screen is displayed.

16. Press the Log In/Out button.

17. Select Reboot Now to save the changes and restart the machine.

Scan to E-mail

Procedure for Configuring the Outgoing E-mail Settings

1. From a workstation, open up a web bro wser (such as Internet Explorer), and then ent er

the IP address in the format http://xxx.xxx.xxx.xxx (the xxx's rep resent the device IP address). If connected prope rly, you should see a CentreWare Internet Services web page for your device.

2. Set up the SMTP server configu ration via CentreWare Internet Services: a. Click the Properties tab. b. On the Configuration Overview screen, click the Settings... button for E-mail

(in the Services area).

c. Click the Configure... button for SMTP Server. d. Enter the SMTP Server IP Address / Host Name & Port (the default is port 25).

If the Host Na me of the SMTP se r ver is entered, then the mach ine must be set up with DNS settings.

e. Enter the WorkCentre E-mail Address. f. Select a Login Credentials type, if required. g. Enter a Login Name and Password to be used for credentials, if required. h. Click Apply. i. Enter the user name of 11111 and the password of x-admin if prompted for a User

name and Password.

j. Click on Reboot Machine.

3. From the device, load a sample document into t h e document feeder.

4. Press the All Services button.

5. Touch the E-Mail icon.

6. Touch the New Recipients button

7. Use the touch screen keyboard to enter an E-mail address.

8. Touch the Add button.

9. Press the Start button.

10. Verify that the recipie nt received the E- m ail with the docume nt attached.

Scan to E-mail

Note

Scan to E-mail Troubleshooting

For internal corporate mail servers, substitute the word "Corporate" for "ISP" in the following troubleshootin g ta ble .

Symptom Possible Cause Resolution/Validation

SMTP error at multifunction device

Incorrect Mail Server or Host Name

Incorrect settings in Microsoft Outlook Express

Incorrect multifunction device E-mail address entered

ISP requires SMTP authentication to their mail server

ISP does not allow mail on the standard port number 25

ISP requires login to the Email account via Microsoft Outlook Express before allowing mail to be sent

Validate that the correct ISP mail server name has been entered in the SMTP Host Name field.

Verify that you can access the ISP mail server from within Microsoft Outlook Express and that all settings are correct.

Verify that the device is using the correct E-mail address in the From: field. The E-mail address must match what the ISP's mail server is expecting.

Check with your ISP to determine if this is a requirement. If so, enable SMTP authenticat ion for the multifunction device via CentreWare Internet Services.

Check with your ISP to determine if this is the problem. Ask if they can accept mail on another port number. If so, change the SMTP port number for the multifunction device via CentreWare Internet Services.

Check with your ISP to determine if this is a requirement. If so, login to the Microsoft Outlook Express account, and then try sending the E-mail. If this is successful, you can set Outlook Express to check E-mail every 5 or 10 minutes for the multifunction device's E-mail account.

The remaining topics in this guide apply ONLY to options available in the Network Scanning kit. If you have purchased ONLY the Scan to E-mail kit, the rest of the topics in this guide are not applicable.

Scan to Mailbox Setu p (Optional)

Scan to Mailbox Setup (Optional)

This feature allows documents to be stored in a mailbox for futu re processing. Scan to Mailbox can be setup at the ma chi ne control panel or at a network computer through the CentreWare Internet Services webpage. Instructions for eac h m et hod are shown.

See also:

System Administrator Guide: Contains detail con cer ni ng N e twork Scanning setup. Interactive Us er Guide: Contains in form ation on using mailboxes.

Prerequisites for Scan to Mailbox Setup

Confirm that:

1. An existing operational network utilizing TCP/IP is available.

Procedure for Scan to Mailbox Setup through the Control Panel

1. Press Log In/Out.

2. On the keypad enter 11111 or the current User ID. Touch Enter when finished.

3. Press the Machine Status button on the Control Panel.

4. Press the Tools tab.

5. Press Setup and Calibration, then touch Setup.

6. Press the Create Mailbox button.

7. Scroll through the list to locate an unassigned M ailbox number with a Mailbox Name

of Not in Use.

8. Select an unassi gn ed Mailbox number from the displayed l ist.

9. Touch the Create/Delete button.

10. When the New Mailbox - Assign Passcode screen displays, use the On and Off

buttons to determine whethe r or not a pa sscode will be required to access the Mailbox. If On is selected, use the numeric keypad to enter a numbered passcode, then select the appropriate Target Operation button to control when the passcode will be required.

11. Press the Save button to save your settings.

12. When the Mailbox Settings screen appears, five setting selections will be displayed on

numbered horizontal lines. The avail ab le selec tions in clude: Mailbox Name, Check Passcode, Delete Documents After Retrieval, De let e Do cuments with Expire Date, and Link Job Flow Sheet to Mailbox.

13. To assign a name to the Mailbox, press the Mailbox Nam e selection line.

14. Press the Change Settings button.

15. Use the touch screen ke yboard to enter a name for your Mailbox.

16. When finished entering a name, press the Save button. (To exit the screen, without

saving changes, press the Cancel button.)

17. On the Mailbox settings screen, press any other selections as required an d use t he

Change Settings button to access and make setting changes. Then touch Save.

18. To exit th e Mailbox settings screen, press the Close button.

To exit th e Create Mailbox screen, touch Close.

19.

20. Press Log In/Out.

21. Select Logout to save the changes and exit the System Administrator’s Tools mode.

Scan to Mailbox Setu p (Optional)

Note

Procedure for Scan to Mailbox Setup through CentreWare Internet Services

1. From a workstation, open up a web bro wser (such as Internet Explorer), and then ent er

the device's IP address in the form at htt p: // xxx.xxx.xxx.xxx (the xxx's repre s ent the device's IP address). If connected pr ope rl y, you should see a CentreWare Internet Services web page for your device.

2. Click the Scan tab.

3. Select Mailbox in the dir ectory tree.

4. When the numbered list of Mailboxes is show n, locate an unassigned mailbox with a

Mailbox Name of Not in Use from the displayed list and cli ck the Create button for that mailbox.

5. Type in a name for this Mailbox in the Mailbox Name entry box.

6. Type in a pass code in the Passcode entry box. The passcode must be numeric.

7. Confirm the pass code by retyping it in the Re-enter Passcode box.

8. Use the drop-down arrow to set Check Mailbox Passcode (recommended) to secu re

your mailbox.

9. Place a checkmark in th e Auto Delete Documents box if you wish to delete documents

from your mailbox after retrieving same.

10. Place a checkmark in the Delete Documents after Print or Retrieve box if required.

11. Place a checkmark in the Delete Expired Documents to delete old documents that

have not been printed or retrieve d.

12. Click Apply when done.

If prompted to enter a User Name and Password, the default settings are 11111 and x-admin respectively.

Scan to Mailbox Setu p (Optional)

Note

Procedure for Scanning to Mailbox

1. From the device's All Services screen, press the Scan to Mailbox button.

2. When the Scan to Mailbox screen displays, a list of mailboxes w ill be show n. Use the

scroll bar to scroll through th e ico n s to locate your mailbox.

3. Select your mailbox by touching its selection line on the touch screen.

4. If a passcode was assigned to the mailbox when it was created, enter the passcode

(series of numbers) into the Passcode screen using the Control Panel's numeric keypad. Otherwise, proceed to step 6.

5. Press the Confirm button on the touch screen.

6. Select each of the tabbed scr ee ns to acce ss controls to set up scanning parameter s .

7. Place your document in the docume nt handler and press Start.

8. Press the Services button to return to the de vi ce's main screen.

To retrieve the scan ned document to a Windows PC, install the scan driv er on the PC or use CentreWare Internet Services. More information can be found on t he CentreWare Utilities CD-ROM and the "C entr eWare Internet Ser vice s" ch a pter of the User Guide.

Network Scanning Setup (Optional)

Network scanning uses FTP or SMB protocols to transfer scanned documents on to a serv er or a client. Templates (scanned file properties) and repositories (destinati on fo lde rs) ne e d to be set up to enable network scanning.

See also:

Interactive Us er Guide: Contains information on how to perform a ne twork scan, as

well as information on how to set up templates and repositories. System Administrator Guide: Contains details about Ne twork Scanning setup.

Prerequisites for Network Scanning Setup

Confirm that:

1. An existing operational network utilizing TCP/IP is available.

2. A repository (folder) exists on the FTP or SMB server to hold the sca nne d documents.

A user account for the device must be created on the server that allows access to the repository folder.

Network Scanning Setup (Optional)

Note

Procedure for Setup of Network Scanning Ports

To use Network Scanning, enable the applicable Ports (SMB or FTP client) on the D ev ic e, and make sure that an IP address has been set on the machine.

The configuration can also be performed using CentreWare Internet Services. For information on how to use CentreWare Internet Services, refer to the Internet Services section of this guide.

1. Display the Syste m Adm inistrator Menu screen. a. Press the Log In/Out button. b. Enter the Login ID (11111) with the numeric keypad or the keybo ard dis played

on screen, then touch Confirm.

c. Press the Machine Status button on the Control Panel . d. Touch the Tools tab.

2. If you plan on using the SMB protocol with Network Scanning, enable the SMB port

on the device.

a. Select System Settings. b. Touch Connectivity and Network Setup. c. Select Port Settings. d. Select SMB and then sele ct Change Settings. e. Select Port Status and then select C hange Settings. f. Select Enabled then select Save. g. Select Close until the Port Settings screen is displayed.

3. If you plan on using the FTP protocol with Netw ork Scanning, enable the FTP client

port on the device.

a. Select System Settings. b. Touch Connectivity and Network Setup. c. Select Port Settings. d. From the Port Settings screen, select FTP Client and then select C hange

Settings.

e. Select Port Status and then select f. Select Enabled then select Save. g. Select Close repeated ly un til the Tools tab screen is displayed.

4. Wait several seconds for the Auto Clear s ervice to log you out.

5. If you changed any settings, the device wil l a uto m at ic ally reboot to register and enable

your new settings. After the machin e is re sta rt ed, pri nt out a Configuration Report to confirm that the po rts are enabled and TCP /IP is correctly confi gured.

Change Settings.

Network Scanning Setup (Optional)

Procedures for Configuring a Repository and Creating a Template

Templates can be created with either CentreWare Internet Services or SMARTsend software running on a r emo te template pool ser ver. To create and configur e this template with Internet Services, perform the following steps.

1. At your workstation, open your Web browser and enter the IP address of the machine in

the Address or Location field. Then press Enter.

2. Click the Properties tab.

3. Click the Services file folder.

4. Click the Network Scanning fi le folder.

5. Click File Repository Setup.

6. Click Edit for the Def ault File Dest ination.

7. Enter appropriate in form a ti on including a name for the Reposit ory, the destination

server IP address or Host Name, the Document Path and a Log in Name and Password as necessary. Note that if the "anonymous" log in name is being entered into the Repository settings, a Password must be entere d as w e ll.

8. Click Apply to save the changes, or Undo to exit without saving changes. If you

clicked Apply, be prepared to enter the administrator User Name (default of 11111) and Password (default of x-admin), if prom pted.

9. Click the Scan tab at the top of the CentreWare Internet Services screen to create a new

Template.

10. Fill in the Template Name fie ld with a name f or the new Template and f ill in the

optional Description and Owner fields if necessary.

11. Click Add to create the new Template.

12. Click Edit for File Destinations.

13. Select a filing policy from the drop-down list. Note that you can simply accept the

default policy (Rename New File).

14. For File Destin ation, note that the displayed destination should match the information

previously entered when you configured your Scan Filing Repository. If you have more than one repository, the drop-down list allows you to choose your repository.

15. Click Apply to save any changes, or Undo to exit without saving changes. If you

clicked Apply, be prepared to enter the administrator User Name (default of 11111) and Password (default of x-admin), if prom pted.

Network Scanning Setup (Optional)

Note

16. To set parameters for Document Management Fields (optional), click Add in the

Document Management Field information sec ti on. (If th is box contains listings, you can make individual sel ec tions, then click Edit instead.) This information is filed with your scanned document in th e Job Log. The Job Log can then be accessed by third party software and the information retrieved and associate d with the scanned file.

a. Refer to the displayed descriptions to set your parameters as desired. b. Click Apply when done.

17. To set scanning parameters for the new Template, select Edit for any of the available

categories of settings. Th ese inc lude: Network Scanning, Adv anced Settings, Layout Adjustment, Filing Options, Report Options, and Compression Capability.

18. Click Apply to save your settings.

Select MRC Compression, if available, to use Mixed Raster Content (MRC) compression. MRC is used to divide the sca nne d im a ge based on content, and then compress each area in the optimal manner for that image area. This option allows for smaller output files with better image quality.

Note regarding Searchable XPS: If this option is available, the Searchable Format provides a second laye r of da ta w ith the text of the scanned docume nt . The second laye r is converted to an optica l character readable f ormat, enabling the text of the document to be searched on, copied, and pasted, as desi re d.

Network Scanning Setup (Optional)

Note

Procedure for Network Scanning

1. At the device select All Services and Network Scanning.

2. Select a template from the list. You can also change any other value from the control

panel without impacting the template configuration; only the current job will be affected.

3. Load a sample document into the document feeder.

4. Press the green Start button. The job is sent to the server using FTP or SMB protocol

as defined within the template.

5. From a workstation, log on to the FTP or SMB Server. Navigate to the repository

(destination) that was specified earlier. Your scanned document is located in that folder.

If remote authentication has been enabled, a separate login screen appears when the Network Scanning feature is selected. Documents are not scanned unless the remote authentication server authenticates user access.

Scan to PC (Optional)

Files can be scanned on the multifunction device and routed to a server or a client using FTP or SMB protocols. Directory structures (repositories) need to be created on the server to hold the scanned documents.

See also:

System Administrator Guide: Contains more detai l c onc erning Scan to PC setup. Interactive Us er Guide: Contains information on how to scan to PC.

Prerequisites for Scan to FTP

When using FTP transmission, one of the follow i ng FTP servers, with an account on that server (login name and password ), is requ ire d.

 Microsoft Windows Server 2003

 FTP service of Microsoft Internet Informa tion Se rve r 6. 0

 Microsoft Windows NT Server 4.0, Microsoft Windows 2000 Server, Microsoft

Windows NT Workstation 4.0, Microsoft Windows 2000 Professional, or Micro soft Windows XP

 FTP service of Microsoft Internet Informa tion Se rver 3.0 or later

 Mac OS X

 FTP service of Mac OS X 10.1.5/10.2.x/10. 3. 8/ 10. 3. 9/ 10. 4. 2

 Novell NetWare

 FTP service of NetWare 5.11 or 5.12

Refer to the manual provided with the software for how to configur e th e FT P servi c e.

Prerequisites for Scan to SMB

When using SMB transmission, a computer running one of the following Operating Systems, which includes a shared folder, is required.

 ·Microsoft Windows 98  ·Microsoft Windows Me  ·Microsoft Windows NT 4.0  ·Microsoft Windows 2000  ·Microsoft Windows Server 2003  ·Microsoft Windows XP

Scan to PC (Optional)

Note

Procedure for Setup of Scan to PC

To use S ca n to PC (FTP/S MB ) you need to ena bl e th e ap pl icable Ports (SMB or FTP client) on the Device, and make sure th at an IP address has been set on the machine.

The configuration can also be performed using CentreWare Internet Services. For information on how to use CentreWare Internet Services, refer to the Internet Services section of this guide.

1. Display the Syste m Adm inistrator Menu screen. a. Press the Log In/Out button. b. Enter the Login ID (11111) with the numeric keypad or the keybo ard dis played

on screen, then touch Confirm.

c. Press the Machine Status button on the Control Panel. d. Touch the Tools tab.

2. When using the SMB protocol, enable the SMB port. a. Select System Settings. b. Touch Connectivity and Network Setup. c. Select Port Settings. d. Select SMB and then sele ct Change Settings. e. Select Port Status and then select Change Settings. f. Select Enabled then select Save. g. Select Close until the Port Settings screen is displayed.

3. When using the FTP protocol, enable the FTP client port. a. Select System Settings. b. Touch Connectivity and Network Setup. c. Select Port Settings. d. From the Port Settings screen, select FTP Client and then select C hange

Settings.

e. Select Port Status and then select C hange Settings. f. Select Enabled then select Save. g. Select Close repeated ly un til the Tools tab screen is displayed.

4. Wait several seconds for the Auto Clear s ervice to log you out.

5. If you changed any settings, the Device will automatically reboot to register and enable

your new settings. After the machin e is re sta rt ed, pri nt out a Configuration Report to confirm that the po rts are enabled and TCP /IP is correctly confi gured.

If remote authentication has been enabled, a separate login screen appears when the Scan to PC feature is s elected. Documents are not scanned in unless the remote authenti cation server authenticates us er access.

Scan to PC (Optional)

Procedure for Scan to PC (FTP/SMB)

After the appropriate Ports have been enabled and TCP/IP has be en configured, the Scan to PC (FTP/SMB) feature can be used as follows.

1. Select Scan to PC from the All Services screen.

2. Touch Transfer Protocol, select a protocol, and touc h Save.

3. Touch the blank lines on the screen and manually enter Server setti ngs. For SMB you

can also browse the Microsoft Net w ork.

4. Place your document in the docume nt handler and press Start. Progress of the data

transfer will be displayed on screen

Xerox WorkCentre® 7232/7242

Guide de configuration

v1.0

des fonctions de numérisation

Ce guide contient des informations sur les points suivants :

 Numérisation vers un courrier électronique à la page 1  Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option) à la page 6  Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option) à la page 9  Numérisation bureau (en option) à la page 14

Numérisation vers un courrier électronique

Des documents papier peuvent être numérisés sur le périphérique et envoyés vers des clients éloignés sous forme de fichiers joints à un courrier électronique au format TIFF/JPEG, TIFF multipage, TIFF une page, JPEG ou PDF. Des serveurs SMTP et POP3 sont utilisés pour envoyer et recevoir des courriers électroniques, respectivement.

Voir aussi :

Guide de l'administrateur système : contient des informations détaillées sur la

configuration de la fonction de courrier électronique. Guide utilisateur interactif : contient des informations sur l'envoi d'un courrier électronique et le réglage des différentes options de courrier électronique.

Numérisation vers un courrier électronique

Conditions requises pour la configuration de la fonction Numérisation vers un courrier électronique

Vérifier les points suivants :

1. Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

2. Le périphérique a été configuré avec DNS (si le nom d'hôte du serveur SMTP doit être

entré sur la machine).

3. Les paramètres de nom de domaine pour le réseau ont été configurés correctement pour

le périphérique.

Données de

configuration du

courrier

électronique

Conditions pour

l'installation Commentaires

Nom d'hôte ou adresse IP du serveur de messagerie SMTP

Connexion/Mot de passe SMTP

Adresse électronique du WorkCentre

Adresses électroniques locales

Adresse du serveur LDAP éventuellement activée

Obligatoire Lors de l'utilisation d'un

Obligatoire*

Obligatoire Cette adresse électronique

Facultatif Un carnet d'adresses local

Nom d'hôte LDAP N'affiche que les adresses

serveur de messagerie externe, l'adresse IP ou le nom d'hôte est fourni par le fournisseur d'accès Internet.

apparaîtra dans le champ "De" des courriers envoyés depuis le périphérique.

peut être créé pour stocker des adresses électroniques.

électroniques du carnet d'adresses interne (LDAP) de l'entreprise.

* Uniquement si le serveur SMTP nécessite un nom de connexion et un mot de passe pour l'authentification.

Numérisation vers un courrier électronique

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers un courrier électronique

1. Appuyer sur la touche Accès, puis entrer l'ID utilisateur 11111 et appuyer sur Entrer.

2. Appuyer sur la touche État de la machine, puis sur l'onglet Outils.

3. Sélectionner Paramètres système puis Configuration réseau et connectivité.

4. Sélectionner Paramètres de port.

5. Sur l'écran Paramètres de port, appuyer sur le bouton de défilement et sélectionner

Envoi courrier électronique puis Modifier les paramètres.

6. Sur l'écran Envoi courrier électronique, sélectionner État du port puis Modifier les

paramètres.

7. Sur l'écran Envoi courrier électronique - État du port, sélectionner Activé puis

Enregistrer.

8. Sélectionner Fermer.

9. Sur l'écran Paramètres de port, appuyer sur le bouton de défilement et sélectionner

Réception courrier électronique puis Modifier les paramètres.

10. Sur l'écran Réception courrier électronique, sélectionner État du port puis Modifier

les paramètres.

11. Sur l'écran Réception courrier électronique - État du port, sélectionner Activé puis

Enregistrer et Fermer.

12. Sur l'écran Paramètres de port, appuyer sur le bouton de défilement et sélectionner

Service de notification par courriel puis Modifier les paramètres.

13. Sur l'écran Service de notification par courriel, sélectionner État du port puis

Modifier les paramètres.

14. Sur l'écran

puis Enregistrer.

15. Sélectionner Fermer jusqu'à ce que l'onglet Outils s'affiche.

16. Appuyer sur la touche Accès.

17. Sélectionner Redémarrer maintenant pour enregistrer les modifications et redémarrer

la machine.

Service de notification par courriel - État du port, sélectionner Activé

Numérisation vers un courrier électronique

Procédure de configuration des paramètres de courrier électronique sortant

1. Depuis un poste de travail, ouvrir un navigateur Web (par exemple Internet Explorer),

puis entrer l'adresse IP du système multifonction sous la forme http://xxx.xxx.xxx.xxx (où les xxx représentent l'adresse IP du périphérique). Si la connexion aboutit, la page Web des Services Internet CentreWare du système multifonction s'affiche.

2. Configurer le serveur SMTP via les Services Internet CentreWare : a. Sélectionner l'onglet Propriétés. b. Sur l'écran Présentation de la configuration, cliquer sur le bouton Paramètres...

pour Courrier électronique (dans la zone Services).

c. Cliquer sur le bouton Configurer... pour Serveur SMTP. d. Entrer les informations requises pour Adresse IP du serveur SMTP/Nom d'hôte

et port (port 25 par défaut). Si le nom d'hôte du serveur SMTP est spécifié, les paramètres DNS doivent être configurés sur la machine.

e. Entrer l'Adresse électronique du WorkCentre. f. Sélectionner un type de Références de connexion, si nécessaire. g. Entrer un Nom de connexion et un Mot de passe, si nécessaire. h. Sélectionner Appliquer. i. Entrer le nom d'utilisateur 11111 et le mot de passe x-admin si un nom et un mot

de passe sont demandés.

j. Sélectionner Redémarrer la machine.

3. Sur le périphérique, placer un document échantillon dans le chargeur de documents.

4. Appuyer sur la touche Tous les services.

5. Appuyer sur l'icône Courrier électronique.

6. Appuyer sur le bouton Nouveaux destinataires.

7. Utiliser le clavier qui s'affiche à l'écran pour entrer l'adresse électronique.

8. Appuyer sur le bouton Ajouter.

9. Appuyer sur la touche Marche.

10. Vérifier que le destinataire a bien reçu le courrier électronique avec le document joint.

Numérisation vers un courrier électronique

Résolution des problèmes de la fonction Numérisation vers un courrier électronique

Pour les serveurs de messagerie internes d'entreprise, remplacer le mot « ISP » (fournisseur d'accès Internet) par « Entreprise » dans le tableau des incidents suivant.

Symptôme Cause possible Résolution/Validation

Erreur SMTP sur le périphérique multifonction

Nom d'hôte ou serveur de messagerie incorrect

Paramètres incorrects dans Microsoft Outlook Express

Adresse électronique du système multifonction incorrecte

Le fourniss eur d'accès requier t une authentification SMTP vers le serveur de messagerie

Le fourniss eur d'accès Intern et n'autorise pas le courrier sur le numéro de port standard 25

Le fournisseur d'accès à Internet exige l'accès à un compte via Microsoft Outlook Express pour autoriser l'envoi de courriers électroniques

Vérifier l'exactitude du nom du serveur de messagerie de l'ISP entré dans le champ Nom d'hôte SMTP.

Vérifier qu'il est possible d'accéder au serveur de messagerie de l'ISP à partir de Microsoft Outlook Express et que tous les paramètres sont corrects.

Vérifier que l'adresse électronique s'affichant dans le champ De est correcte. Elle doit correspondre à l'adresse attendue par le serveur de messagerie du fournisseur d'accès à Internet (ISP).

Vérifier auprès du fournisseur d'accès Internet s'il s'agit d'une condition requise. Dans l'affirmative, activer l'authentification SMTP pour le périphérique multifonction via les Services Internet CentreWare.

Vérifier auprès du fournisseur s'il s'agit de la source du problème. Demander si les courriers électroniques sont pris en charge sur un autre numéro de port. Dans l'affirmative, modifier le numéro de port SMTP pour le périphérique multifonction via les Services Internet CentreWare.

Vérifier auprès du fournisseur d'accès Internet s'il s'agit d'une condition requise. Si c'est le cas, se connecter au compte Microsoft Outlook Express puis essayer d'envoyer le courrier. Si l'envoi réussit, Outlook Express peut être configuré pour vérifier toutes les 5 ou 10 minutes le compte de courrier électronique du système multifonction.

Remarque

Les rubriques suivantes de ce guide s'appliquent UNIQUEMENT aux options disponibles dans le kit Numérisation réseau. Si SEUL le kit Numérisation vers un courrier électronique a été acquis, ces rubriques ne sont pas applicables.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option)

Cette fonction permet le stockage des documents dans une boîte aux lettres pour un traitement ultérieur. La fonction Numérisation vers boîte aux lettres peut être configurée sur le panneau de commande de la machine ou sur un réseau informatique via la page Web des Services Internet CentreWare. Des instructions pour chaque méthode sont présentées.

Voir aussi :

Guide de l'administrateur système : contient des informations sur la configuration de la

fonction de numérisation réseau. Guide interactif de l'utilisateur : contient des informations sur l'utilisation des boîtes aux lettres.

Conditions requises pour la configuration de la fonction de numérisation vers une boîte aux lettres

Vérifier les points suivants :

1. Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres depuis le panneau de commande

1. Appuyer sur la touche Accès.

2. Sur le clavier, entrer 11111 ou l'ID utilisateur en cours. Appuyer sur Entrer.

3. Appuyer sur la touche État de la machine du panneau de commande.

4. Sélectionner l'onglet Outils.

5. Appuyer sur Configuration et calibrage, puis sur Configurer.

6. Appuyer sur le bouton Créer boîte aux lettres.

7. Faire défiler la liste jusqu'à un numéro de boîte aux lettres non attribué, avec le nom

Non utilisé.

8. Sélectionner un numéro de boîte aux lettres non attribué dans la liste.

9. Appuyer sur le bouton Créer/Supprimer.

10. Lorsque l'écran Nouvelle boîte aux lettres - Définir un code d'accès s'affiche, utiliser

les boutons Activé et Désactivé pour spécifier si un code d'accès sera requis pour accéder à la boîte. Si Activé est sélectionné, utiliser le pavé numérique pour entrer le code, puis sélectionner le bouton Opération cible approprié pour définir sous quelle condition le code sera nécessaire.

11. Appuyer sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres.

12. Sur l'écran Paramètres des boîtes aux lettres qui apparaît, cinq sélections sont

disponibles. Ces paramètres sont les suivants : Nom de boîte aux lettres, Vérifier code d'accès, Supprimer documents après récupération, Supprimer documents ayant expiré et Lier la feuille de distribution à la BAL.

13. Pour attribuer un nom à la boîte aux lettres, appuyer sur la ligne Nom de boîte aux

lettres.

14. Appuyer sur le bouton Modifier les paramètres.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option)

15. Utiliser le clavier qui s'affiche à l'écran pour entrer le nom de la boîte aux lettres.

16. Appuyer sur Enregistrer. (Pour fermer l'écran sans enregistrer les modifications,

appuyer sur Annuler.)

17. Sur l'écran des paramètres de la boîte aux lettres, appuyer sur les paramètres requis

puis utiliser le bouton Modifier les paramètres et effectuer les modifications requises. Sélectionner ensuite Enregistrer.

18. Pour quitter l'écran des paramètres de la boîte aux lettres, appuyer sur Fermer.

19. Pour quitter l'écran Créer boîte aux lettres, appuyer sur Fermer.

20. Appuyer sur la touche Accès.

21. Appuyer sur Déconnexion pour appliquer les modifications et quitter le mode

Administrateur système.

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres via les Services Internet CentreWare

1. Sur un poste de travail, ouvrir un navigateur Web (tel que Internet Explorer), puis entrer

l'adresse IP du système multifonction sous la forme http://xxx.xxx.xxx.xxx (où les xxx représentent l'adresse IP du système multifonction). Si la connexion aboutit, la page Web des Services Internet CentreWare du système multifonction s'affiche.

2. Sélectionner l'onglet Numérisation.

3. Sélectionner Boîte aux lettres dans l'arborescence.

4. Lorsque la liste de boîtes aux lettres s'affiche, repérer une boîte non attribuée, avec le

nom Non utilisé, dans la liste puis cliquer sur le bouton Créer de cette boîte.

5. Entrer un nom pour cette boîte aux lettres dans le champ Nom de boîte aux lettres.

6. Entrer un code d'accès dans le champ Code d'accès. Ce code doit être numérique.

7. Confirmer le code d'accès.

8. Utiliser la flèche vers le bas pour sélectionner Vérifier le code d'accès à la BAL

(recommandé) pour protéger la boîte aux lettres par code d'accès.

9. Cocher la case Suppression automatique des documents pour supprimer les

documents de la boîte après récupération.

10. Cocher la case Supprimer les documents après impression ou récupération si

nécessaire.

11. Cocher la case Supprimer les documents expirés pour supprimer les anciens

documents qui n'ont pas été imprimés ou récupérés.

12. Sélectionner Appliquer.

Remarque

Si une invite de saisie du nom utilisateur et du mot de passe s'affiche, les valeurs par défaut sont 11111 et x-admin, respectivement.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option)

Procédure de numérisation vers une boîte aux lettres

1. Sur l'écran Tous les services, appuyer sur Numérisation boîte aux lettres.

2. Lorsque l'écran Numérisation boîte aux lettres s'affiche, une liste des boîtes aux

lettres apparaît. Utiliser la barre de défilement pour parcourir les icônes et repérer la boîte aux lettres.

3. Sélectionner cette dernière en touchant sa ligne de sélection sur l'écran.

4. Si un code d'accès a été associé à la boîte aux lettres à sa création, entrer le code d'accès

(série de chiffres) à l'aide du pavé numérique du panneau de commande. Sinon, passer à l'étape 6.

5. Appuyer sur le bouton Confirmer sur l'écran tactile.

6. Sélectionner chacun des onglets pour accéder aux paramètres de numérisation.

7. Placer le document dans le chargeur de documents et appuyer sur Marche.

8. Appuyer sur le bouton Services pour retourner à l'écran principal.

Remarque

Pour récupérer le document numérisé sur un PC Windows, installer le pilote de numérisation sur le PC ou utiliser les Services Internet CentreWare. De plus amples informations se trouvent sur le CD-ROM des utilitaires CentreWare et dans le chapitre « Services Internet CentreWare » du guide de l'utilisateur.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

La numérisation réseau utilise les protocoles FTP ou SMB pour transférer des documents numérisés vers un serveur ou un client. La mise en œuvre de cette fonction présuppose la configuration des modèles (propriétés des fichiers numérisés) et des espaces d'archivage (dossiers de destination).

Voir aussi :

Guide interactif de l'utilisateur : décrit comment effectuer une numérisation réseau et

configurer des modèles et des espaces d'archivage. Guide de l'administrateur système : contient des informations sur la configuration de la fonction de numérisation réseau.

Conditions requises pour la configuration de la fonction de numérisation réseau

Vérifier les points suivants :

1. Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

2. Un espace d'archivage (dossier) est présent sur le serveur FTP ou SMB pour contenir

les documents numérisés. Un compte utilisateur pour le périphérique doit être créé sur le serveur qui autorise l'accès au dossier de l'espace d'archivage.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

Procédure de configuration des ports de numérisation réseau

Pour utiliser la numérisation réseau, activer les ports applicables (client SMB ou FTP) sur le périphérique et s'assurer qu'une adresse IP a été définie sur la machine.

Remarque

La configuration peut également être effectuée à l'aide des Services Internet CentreWare. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces derniers, consulter la section Services Internet de ce guide.

1. Afficher l'écran Menu Administrateur système. a. Appuyer sur la touche Accès. b. Entrer l'ID de connexion (11111) à l'aide du pavé numérique ou du clavier affiché

à l'écran puis sélectionner Confirmer.

c. Appuyer sur la touche État de la machine sur le panneau de commande. d. Sélectionner l'onglet Outils.

2. Si le protocole SMB doit être utilisé avec la numérisation réseau, activer le port SMB

sur le périphérique.

a. Sélectionner Paramètres système. b. Sélectionner Configuration réseau et connectivité. c. Sélectionner Paramètres de port. d. Sélectionner SMB puis Modifier les paramètres. e. Sélectionner État du port puis Modifier les paramètres. f. Sélectionner Activé puis Enregistrer. g. Sélectionner Fermer jusqu'à ce que l'écran Paramètres de port s'affiche.

3. Si le protocole FTP doit être utilisé avec la numérisation réseau, activer le port client

FTP sur le périphérique.

a. Sélectionner Paramètres système. b. Sélectionner Configuration réseau et connectivité. c. Sélectionner Paramètres de port. d. Sur l'écran Paramètres de port, sélectionner Client FTP puis Modifier les

paramètres.

e. Sélectionner État du port puis Modifier les paramètres. f. Sélectionner Activé puis Enregistrer. g. Sélectionner Fermer jusqu'à ce que l'onglet Outils s'affiche.

4. Attendre quelques secondes que le service Annulation auto procède à la déconnexion.

5. Si des paramètres ont été modifiés, le périphérique redémarre automatiquement pour

enregistrer et activer les nouveaux paramètres. Une fois la machine redémarrée, imprimer un relevé de configuration pour confirmer l'activation des ports et la configuration correcte de TCP/IP.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

Procédures de configuration d'un espace d'archivage et de création d'un modèle

Il est possible de créer des modèles à l'aide des Services Internet CentreWare ou du logiciel SMARTsend exécuté sur un serveur de modèles distant. Pour créer et configurer un modèle avec les Services Internet, suivre les étapes ci-dessous.

1. Sur le poste de travail, ouvrir le navigateur Web et entrer l'adresse IP de la machine

dans le champ Adresse ou Emplacement. Appuyer sur Entrer.

2. Sélectionner l'onglet Propriétés.

3. Sélectionner le dossier Services.

4. Sélectionner le dossier Numérisation réseau.

5. Sélectionner Configuration de l'espace d'archivage des fichiers.

6. Sélectionner Modifier pour Destination fichier par défaut.

7. Entrer les informations appropriées, y compris un nom pour l'espace d'archivage,

l'adresse ou le nom d'hôte du serveur de destination, le chemin du document et un nom de connexion/mot de passe si nécessaire. Noter que si le nom de connexion « anonyme » est spécifié, un mot de passe doit également être spécifié.

8. Sélectionner Appliquer pour enregistrer les modifications ou Défaire pour quitter sans

enregistrer les modifications. Si Appliquer a été sélectionné, il peut être nécessaire d'entrer le nom d'utilisateur (11111, par défaut) et le mot de passe (x-admin, par défaut) administrateur.

9. Cliquer sur l'onglet Numérisation en haut de l'écran Services Internet CentreWare pour

créer un nouveau modèle.

10. Spécifier le nom du nouveau modèle dans le champ Nom du modèle et remplir les

champs Description et Propriétaire si nécessaire.

11. Sélectionner Ajouter pour créer le nouveau modèle.

12. Sélectionner Modifier pour Destinations des fichiers.

13. Sélectionner une méthode d'archivage dans la liste déroulante. Il est néanmoins

possible d'accepter la méthode par défaut (Nom automatique).

14. Pour Destination du fichier, la destination affichée doit correspondre aux informations

entrées précédemment lors de la configuration de l'espace d'archivage de numérisation. S'il existe plusieurs espaces d'archivage, il est possible d'en choisir un dans la liste déroulante.

15. Sélectionner Appliquer pour enregistrer les modifications ou Défaire pour quitter sans

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

16. Pour définir les paramètres de champs de gestion de document (en option), sélectionner

Ajouter dans la section Champs de gestion de document. (Si une liste s'affiche, il est

possible d'effectuer des sélections individuelles et il convient donc de sélectionner Modifier à la place.) Ces informations sont enregistrées avec le document numérisé dans le relevé des travaux. Le relevé des travaux est accessible via un logiciel tiers et les informations peuvent être récupérées et associées au fichier numérisé.

a. Se référer aux descriptions affichées pour définir les paramètres selon les besoins. b. Sélectionner Appliquer.

17. Pour définir les paramètres de numérisation du nouveau modèle, sélectionner Modifier

pour les catégories de paramètres disponibles. Ces paramètres incluent : Numérisation réseau, Paramètres avancés, Mise en page, Options archivage, Options de relevé et Capacité de compression.

18. Sélectionner Appliquer pour enregistrer les paramètres.

Remarque

Sélectionner Compression MRC, si cette option est disponible, pour utiliser ce type de compression. MRC permet de fractionner une image numérisée selon le contenu puis de compresser chaque zone de façon optimale pour cette partie de l'image. Cette option permet d'obtenir de plus petits fichiers dotés d'une meilleure qualité d'image.

Remarque

Remarque relative à l'option XPS avec recherche : si cette option est disponible, ce format fournit une seconde couche de données avec le texte du document numérisé. Cette couche est convertie en un format lisible de caractère optique, qui permet d'effectuer des recherches sur le texte, de copier et de coller ce dernier.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

Procédure de numérisation réseau

1. Sur le périphérique multifonction, sélectionner Tous les services puis

Numérisation réseau.

2. Sélectionner un modèle dans la liste. Il est également possible de modifier des valeurs

depuis le panneau de commande sans incidence sur configuration du modèle, les nouvelles valeurs s'appliquant uniquement au travail en cours.

3. Placer un document dans le chargeur de documents.

4. Appuyer sur la touche Marche. Le travail est envoyé au serveur au moyen du

protocole FTP ou SMB, conformément aux paramètres définis dans le modèle.

5. Se connecter au serveur FTP ou SMB à partir d'un poste de travail. Localiser l'espace

d'archivage (destination) spécifié au préalable. Ce dossier contient le document numérisé.

Remarque

Si l'authentification à distance est activée, un écran de connexion distinct s'affiche lors de la sélection de la fonction Numérisation réseau. Les documents sont numérisés uniquement lorsque le processus d'authentification de l'utilisateur aboutit.

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