Xerox WORKCENTRE 7242, WORKCENTRE 7232 User Manual

Quick Scan Features

Setup Guide

Xerox WorkCentre® 7232/7242

701P47281 v1.0

This guide includes instructions for:

Scan to E-mail on page 1

Scan to Mailbox Setup (Optional) on page 6

Network Scanning Setup (Optional) on page 9

Scan to PC (Optional) on page 14

Scan to E-mail

Hard copies can be scanned at the device and sent to remote clients as E-mail attachments in TIFF/JPEG, Multi-page TIFF, Single-page TIFF, JPEG, and PDF format. SMTP and POP3 mail servers are used to send and receive E-mail respectively.

See also:

System Administrator Guide: Contains detail about E-mail setup.

InteractiveUser Guide: Contains information on how to send an E-mail and how to set various E-mail options.

Scan to E-mail

Prerequisites for Scan to E-mail Setup

Confirm that:

1.An existing operational network using TCP/IP is available.

2.The device has been set up with DNS (if you will be entering the Host Name of the SMTP server into the machine).

3.The Domain Name settings for the network have been correctly setup for the device.

Data to Setup E-mail	Install Requirement	Comments

SMTP mail server Host	Required	If using an external mail
Name or IP address		server, your Internet Service
		Provider will provide you
		with the mail server name or
		IP address.

SMTP login/password	Required*

WorkCentre E-mail address	Required	This E-mail address will fill
		in the "From" field on the E-
		mails sent from the device.

Local E-mail addresses	Optional	A Local Address Book can
		be created to store E-mail
		addresses.

LDAP server address can	LDAP Host Name	Displays only E-mail
be enabled		addresses on the corporate
		(LDAP) internal address
		book.

* Only if the SMTP server requires login and password for authentication.

Scan to E-mail

Procedure for Scan to E-mail Setup

1.Press Log In/Out, then type the Login ID 11111 and press Enter.

2.Press Machine Status, then touch the Tools tab.

3.Select System Settings, then touch Connectivity and Network Setup.

4.Select Port Settings.

5.On the Port Settings screen, scroll to and select Send E-mail and then select Change Settings.

6.On the Send E-mail screen, select Port Status and select Change Settings.

7.On the Send E-mail Port Status screen, select Enabled then select Save.

8.Touch Close.

9.On the Port Settings screen, scroll to and select Receive E-mail, then select Change Settings.

10.On the Receive E-mail screen, select Port Status, then Change Settings.

11.On the Receive E-mail Port Status screen, select Enabled, then Save and Close.

12.On the Port Settings screen, scroll to and select E-mail Notification Service, then select Change Settings.

13.On the E-mail Notification Service screen, select Port Status, then Change Settings.

14.On the E-mail Notification Service - Port Status screen, select Enabled, then Save.

15.Select Close until the Tools tab screen is displayed.

16.Press the Log In/Out button.

17.Select Reboot Now to save the changes and restart the machine.

Scan to E-mail

Procedure for Configuring the Outgoing E-mail Settings

1.From a workstation, open up a web browser (such as Internet Explorer), and then enter the IP address in the format http://xxx.xxx.xxx.xxx (the xxx's represent the device IP address). If connected properly, you should see a CentreWare Internet Services web page for your device.

2.Set up the SMTP server configuration via CentreWare Internet Services:

a.Click the Properties tab.

b.On the Configuration Overview screen, click the Settings... button for E-mail

(in the Services area).

c.Click the Configure... button for SMTP Server.

d.Enter the SMTP Server IP Address / Host Name & Port (the default is port 25). If the Host Name of the SMTP server is entered, then the machine must be set up with DNS settings.

e.Enter the WorkCentre E-mail Address.

f.Select a Login Credentials type, if required.

g.Enter a Login Name and Password to be used for credentials, if required.

h.Click Apply.

i.Enter the user name of 11111 and the password of x-admin if prompted for a User name and Password.

j.Click on Reboot Machine.

3.From the device, load a sample document into the document feeder.

4.Press the All Services button.

5.Touch the E-Mail icon.

6.Touch the New Recipients button

7.Use the touch screen keyboard to enter an E-mail address.

8.Touch the Add button.

9.Press the Start button.

10.Verify that the recipient received the E-mail with the document attached.

Scan to E-mail

Scan to E-mail Troubleshooting

For internal corporate mail servers, substitute the word "Corporate" for "ISP" in the following troubleshooting table.

Symptom	Possible Cause	Resolution/Validation

	Incorrect Mail Server or	Validate that the correct ISP mail
	Host Name	server name has been entered in
		the SMTP Host Name field.

	Incorrect settings in	Verify that you can access the ISP
	Microsoft Outlook Express	mail server from within Microsoft
		Outlook Express and that all
		settings are correct.

SMTP error at multifunction device

Incorrect multifunction	Verify that the device is using the
device E-mail address	correct E-mail address in the
entered	From: field. The E-mail address
	must match what the ISP's mail
	server is expecting.

ISP requires SMTP	Check with your ISP to determine
authentication to their mail	if this is a requirement. If so,
server	enable SMTP authentication for
	the multifunction device via
	CentreWare Internet Services.

ISP does not allow mail on the standard port number 25

Check with your ISP to determine if this is the problem. Ask if they can accept mail on another port number. If so, change the SMTP port number for the multifunction device via CentreWare Internet Services.

ISP requires login to the E- mail account via Microsoft Outlook Express before allowing mail to be sent

Check with your ISP to determine if this is a requirement. If so, login to the Microsoft Outlook Express account, and then try sending the E-mail. If this is successful, you can set Outlook Express to check E-mail every 5 or 10 minutes for the multifunction device's E-mail account.

Note

The remaining topics in this guide apply ONLY to options available in the

Network Scanning kit.

If you have purchased ONLY the Scan to E-mail kit, the rest of the topics in this guide are not applicable.

Scan to Mailbox Setup (Optional)

This feature allows documents to be stored in a mailbox for future processing. Scan to Mailbox can be setup at the machine control panel or at a network computer through the CentreWare Internet Services webpage. Instructions for each method are shown.

See also:

System Administrator Guide: Contains detail concerning Network Scanning setup. Interactive User Guide: Contains information on using mailboxes.

Prerequisites for Scan to Mailbox Setup

Confirm that:

1.An existing operational network utilizing TCP/IP is available.

Procedure for Scan to Mailbox Setup through the Control Panel

1.Press Log In/Out.

2.On the keypad enter 11111 or the current User ID. Touch Enter when finished.

3.Press the Machine Status button on the Control Panel.

4.Press the Tools tab.

5.Press Setup and Calibration, then touch Setup.

6.Press the Create Mailbox button.

7.Scroll through the list to locate an unassigned Mailbox number with a Mailbox Name of Not in Use.

8.Select an unassigned Mailbox number from the displayed list.

9.Touch the Create/Delete button.

10.When the New Mailbox - Assign Passcode screen displays, use the On and Off buttons to determine whether or not a passcode will be required to access the Mailbox. If On is selected, use the numeric keypad to enter a numbered passcode, then select the appropriate Target Operation button to control when the passcode will be required.

11.Press the Save button to save your settings.

12.When the Mailbox Settings screen appears, five setting selections will be displayed on numbered horizontal lines. The available selections include: Mailbox Name, Check Passcode, Delete Documents After Retrieval, Delete Documents with Expire Date, and Link Job Flow Sheet to Mailbox.

13.To assign a name to the Mailbox, press the Mailbox Name selection line.

14.Press the Change Settings button.

15.Use the touch screen keyboard to enter a name for your Mailbox.

16.When finished entering a name, press the Save button. (To exit the screen, without saving changes, press the Cancel button.)

17.On the Mailbox settings screen, press any other selections as required and use the Change Settings button to access and make setting changes. Then touch Save.

18.To exit the Mailbox settings screen, press the Close button.

19.To exit the Create Mailbox screen, touch Close.

20.Press Log In/Out.

21.Select Logout to save the changes and exit the System Administrator’s Tools mode.

Scan to Mailbox Setup (Optional)

Procedure for Scan to Mailbox Setup through CentreWare Internet Services

1.From a workstation, open up a web browser (such as Internet Explorer), and then enter the device's IP address in the format http://xxx.xxx.xxx.xxx (the xxx's represent the device's IP address). If connected properly, you should see a CentreWare Internet Services web page for your device.

2.Click the Scan tab.

3.Select Mailbox in the directory tree.

4.When the numbered list of Mailboxes is shown, locate an unassigned mailbox with a Mailbox Name of Not in Use from the displayed list and click the Create button for that mailbox.

5.Type in a name for this Mailbox in the Mailbox Name entry box.

6.Type in a pass code in the Passcode entry box. The passcode must be numeric.

7.Confirm the pass code by retyping it in the Re-enter Passcode box.

8.Use the drop-down arrow to set Check Mailbox Passcode (recommended) to secure your mailbox.

9.Place a checkmark in the Auto Delete Documents box if you wish to delete documents from your mailbox after retrieving same.

10.Place a checkmark in the Delete Documents after Print or Retrieve box if required.

11.Place a checkmark in the Delete Expired Documents to delete old documents that have not been printed or retrieved.

12.Click Apply when done.

Note

If prompted to enter a User Name and Password, the default settings are 11111 and x-admin respectively.

Scan to Mailbox Setup (Optional)

Procedure for Scanning to Mailbox

1.From the device's All Services screen, press the Scan to Mailbox button.

2.When the Scan to Mailbox screen displays, a list of mailboxes will be shown. Use the scroll bar to scroll through the icons to locate your mailbox.

3.Select your mailbox by touching its selection line on the touch screen.

4.If a passcode was assigned to the mailbox when it was created, enter the passcode (series of numbers) into the Passcode screen using the Control Panel's numeric keypad. Otherwise, proceed to step 6.

5.Press the Confirm button on the touch screen.

6.Select each of the tabbed screens to access controls to set up scanning parameters.

7.Place your document in the document handler and press Start.

8.Press the Services button to return to the device's main screen.

Note

To retrieve the scanned document to a Windows PC, install the scan driver on the PC or use CentreWare Internet Services. More information can be found on the CentreWare Utilities CD-ROM and the "CentreWare Internet Services" chapter of the User Guide.

Network Scanning Setup (Optional)

Network scanning uses FTP or SMB protocols to transfer scanned documents on to a server or a client. Templates (scanned file properties) and repositories (destination folders) need to be set up to enable network scanning.

See also:

Interactive User Guide: Contains information on how to perform a network scan, as well as information on how to set up templates and repositories.

System Administrator Guide: Contains details about Network Scanning setup.

Prerequisites for Network Scanning Setup

Confirm that:

1.An existing operational network utilizing TCP/IP is available.

2.A repository (folder) exists on the FTP or SMB server to hold the scanned documents. A user account for the device must be created on the server that allows access to the repository folder.

Network Scanning Setup (Optional)

Procedure for Setup of Network Scanning Ports

To use Network Scanning, enable the applicable Ports (SMB or FTP client) on the Device, and make sure that an IP address has been set on the machine.

Note

The configuration can also be performed using CentreWare Internet Services. For information on how to use CentreWare Internet Services, refer to the Internet Services section of this guide.

1.Display the System Administrator Menu screen.

a.Press the Log In/Out button.

b.Enter the Login ID (11111) with the numeric keypad or the keyboard displayed on screen, then touch Confirm.

c.Press the Machine Status button on the Control Panel.

d.Touch the Tools tab.

2.If you plan on using the SMB protocol with Network Scanning, enable the SMB port on the device.

a.Select System Settings.

b.Touch Connectivity and Network Setup.

c.Select Port Settings.

d.Select SMB and then select Change Settings.

e.Select Port Status and then select Change Settings.

f.Select Enabled then select Save.

g.Select Close until the Port Settings screen is displayed.

3.If you plan on using the FTP protocol with Network Scanning, enable the FTP client port on the device.

a.Select System Settings.

b.Touch Connectivity and Network Setup.

c.Select Port Settings.

d.From the Port Settings screen, select FTP Client and then select Change Settings.

e.Select Port Status and then select Change Settings.

f.Select Enabled then select Save.

g.Select Close repeatedly until the Tools tab screen is displayed.

4.Wait several seconds for the Auto Clear service to log you out.

5.If you changed any settings, the device will automatically reboot to register and enable your new settings. After the machine is restarted, print out a Configuration Report to confirm that the ports are enabled and TCP/IP is correctly configured.

Network Scanning Setup (Optional)

Procedures for Configuring a Repository and Creating a Template

Templates can be created with either CentreWare Internet Services or SMARTsend software running on a remote template pool server. To create and configure this template with Internet Services, perform the following steps.

1.At your workstation, open your Web browser and enter the IP address of the machine in the Address or Location field. Then press Enter.

2.Click the Properties tab.

3.Click the Services file folder.

4.Click the Network Scanning file folder.

5.Click File Repository Setup.

6.Click Edit for the Default File Destination.

7.Enter appropriate information including a name for the Repository, the destination server IP address or Host Name, the Document Path and a Log in Name and Password as necessary. Note that if the "anonymous" log in name is being entered into the Repository settings, a Password must be entered as well.

8.Click Apply to save the changes, or Undo to exit without saving changes. If you clicked Apply, be prepared to enter the administrator User Name (default of 11111) and Password (default of x-admin), if prompted.

9.Click the Scan tab at the top of the CentreWare Internet Services screen to create a new Template.

10.Fill in the Template Name field with a name for the new Template and fill in the optional Description and Owner fields if necessary.

11.Click Add to create the new Template.

12.Click Edit for File Destinations.

13.Select a filing policy from the drop-down list. Note that you can simply accept the default policy (Rename New File).

14.For File Destination, note that the displayed destination should match the information previously entered when you configured your Scan Filing Repository. If you have more than one repository, the drop-down list allows you to choose your repository.

15.Click Apply to save any changes, or Undo to exit without saving changes. If you clicked Apply, be prepared to enter the administrator User Name (default of 11111) and Password (default of x-admin), if prompted.

Network Scanning Setup (Optional)

16.To set parameters for Document Management Fields (optional), click Add in the Document Management Field information section. (If this box contains listings, you can make individual selections, then click Edit instead.) This information is filed with your scanned document in the Job Log. The Job Log can then be accessed by third party software and the information retrieved and associated with the scanned file.

a.Refer to the displayed descriptions to set your parameters as desired.

b.Click Apply when done.

17.To set scanning parameters for the new Template, select Edit for any of the available categories of settings. These include: Network Scanning, Advanced Settings, Layout Adjustment, Filing Options, Report Options, and Compression Capability.

18.Click Apply to save your settings.

Note

Select MRC Compression, if available, to use Mixed Raster Content (MRC) compression. MRC is used to divide the scanned image based on content, and then compress each area in the optimal manner for that image area. This option allows for smaller output files with better image quality.

Note

Note regarding Searchable XPS: If this option is available, the Searchable Format provides a second layer of data with the text of the scanned document. The second layer is converted to an optical character readable format, enabling the text of the document to be searched on, copied, and pasted, as desired.

Network Scanning Setup (Optional)

Procedure for Network Scanning

1.At the device select All Services and Network Scanning.

2.Select a template from the list. You can also change any other value from the control panel without impacting the template configuration; only the current job will be affected.

3.Load a sample document into the document feeder.

4.Press the green Start button. The job is sent to the server using FTP or SMB protocol as defined within the template.

5.From a workstation, log on to the FTP or SMB Server. Navigate to the repository (destination) that was specified earlier. Your scanned document is located in that folder.

Note

If remote authentication has been enabled, a separate login screen appears when the Network Scanning feature is selected. Documents are not scanned unless the remote authentication server authenticates user access.

Scan to PC (Optional)

Files can be scanned on the multifunction device and routed to a server or a client using FTP or SMB protocols. Directory structures (repositories) need to be created on the server to hold the scanned documents.

See also:

System Administrator Guide: Contains more detail concerning Scan to PC setup. Interactive User Guide: Contains information on how to scan to PC.

Prerequisites for Scan to FTP

When using FTP transmission, one of the following FTP servers, with an account on that server (login name and password), is required.

Microsoft Windows Server 2003

FTP service of Microsoft Internet Information Server 6.0

Microsoft Windows NT Server 4.0, Microsoft Windows 2000 Server, Microsoft Windows NT Workstation 4.0, Microsoft Windows 2000 Professional, or Microsoft Windows XP

FTP service of Microsoft Internet Information Server 3.0 or later

Mac OS X

FTP service of Mac OS X 10.1.5/10.2.x/10.3.8/10.3.9/10.4.2

Novell NetWare

FTP service of NetWare 5.11 or 5.12

Refer to the manual provided with the software for how to configure the FTP service.

Prerequisites for Scan to SMB

When using SMB transmission, a computer running one of the following Operating Systems, which includes a shared folder, is required.

·Microsoft Windows 98

·Microsoft Windows Me

·Microsoft Windows NT 4.0

·Microsoft Windows 2000

·Microsoft Windows Server 2003

·Microsoft Windows XP

Scan to PC (Optional)

Procedure for Setup of Scan to PC

To use Scan to PC (FTP/SMB) you need to enable the applicable Ports (SMB or FTP client) on the Device, and make sure that an IP address has been set on the machine.

Note

The configuration can also be performed using CentreWare Internet Services. For information on how to use CentreWare Internet Services, refer to the Internet Services section of this guide.

1.Display the System Administrator Menu screen.

a.Press the Log In/Out button.

b.Enter the Login ID (11111) with the numeric keypad or the keyboard displayed on screen, then touch Confirm.

c.Press the Machine Status button on the Control Panel.

d.Touch the Tools tab.

2.When using the SMB protocol, enable the SMB port.

a.Select System Settings.

b.Touch Connectivity and Network Setup.

c.Select Port Settings.

d.Select SMB and then select Change Settings.

e.Select Port Status and then select Change Settings.

f.Select Enabled then select Save.

g.Select Close until the Port Settings screen is displayed.

3.When using the FTP protocol, enable the FTP client port.

a.Select System Settings.

b.Touch Connectivity and Network Setup.

c.Select Port Settings.

d.From the Port Settings screen, select FTP Client and then select Change Settings.

e.Select Port Status and then select Change Settings.

f.Select Enabled then select Save.

g.Select Close repeatedly until the Tools tab screen is displayed.

4.Wait several seconds for the Auto Clear service to log you out.

5.If you changed any settings, the Device will automatically reboot to register and enable your new settings. After the machine is restarted, print out a Configuration Report to

confirm that the ports are enabled and TCP/IP is correctly configured.

If remote authentication has been enabled, a separate login screen appears when the Scan to PC feature is selected. Documents are not scanned in unless the remote authentication server authenticates user access.

Scan to PC (Optional)

Procedure for Scan to PC (FTP/SMB)

After the appropriate Ports have been enabled and TCP/IP has been configured, the Scan to PC (FTP/SMB) feature can be used as follows.

1.Select Scan to PC from the All Services screen.

2.Touch Transfer Protocol, select a protocol, and touch Save.

3.Touch the blank lines on the screen and manually enter Server settings. For SMB you can also browse the Microsoft Network.

4.Place your document in the document handler and press Start. Progress of the data transfer will be displayed on screen

Guide de configuration

des fonctions de numérisation

Xerox WorkCentre® 7232/7242

v1.0

Ce guide contient des informations sur les points suivants :

Numérisation vers un courrier électronique à la page 1

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option) à la page 6

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option) à la page 9

Numérisation bureau (en option) à la page 14

Numérisation vers un courrier électronique

Des documents papier peuvent être numérisés sur le périphérique et envoyés vers des clients éloignés sous forme de fichiers joints à un courrier électronique au format TIFF/JPEG, TIFF multipage, TIFF une page, JPEG ou PDF. Des serveurs SMTP et POP3 sont utilisés pour envoyer et recevoir des courriers électroniques, respectivement.

Voir aussi :

Guide de l'administrateur système : contient des informations détaillées sur la configuration de la fonction de courrier électronique.

Guide utilisateur interactif : contient des informations sur l'envoi d'un courrier électronique et le réglage des différentes options de courrier électronique.

Numérisation vers un courrier électronique

Conditions requises pour la configuration de la fonction Numérisation vers un courrier électronique

Vérifier les points suivants :

1.Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

2.Le périphérique a été configuré avec DNS (si le nom d'hôte du serveur SMTP doit être entré sur la machine).

3.Les paramètres de nom de domaine pour le réseau ont été configurés correctement pour le périphérique.

Données de
configuration du
courrier	Conditions pour
électronique	l'installation	Commentaires

Nom d'hôte ou adresse IP	Obligatoire	Lors de l'utilisation d'un
du serveur de messagerie		serveur de messagerie
SMTP		externe, l'adresse IP ou le
		nom d'hôte est fourni par le
		fournisseur d'accès
		Internet.

Connexion/Mot de passe	Obligatoire*
SMTP

Adresse électronique du	Obligatoire	Cette adresse électronique
WorkCentre		apparaîtra dans le champ
		"De" des courriers envoyés
		depuis le périphérique.

Adresses électroniques	Facultatif	Un carnet d'adresses local
locales		peut être créé pour stocker
		des adresses électroniques.

Adresse du serveur LDAP	Nom d'hôte LDAP	N'affiche que les adresses
éventuellement activée		électroniques du carnet
		d'adresses interne (LDAP)
		de l'entreprise.

* Uniquement si le serveur SMTP nécessite un nom de connexion et un mot de passe pour l'authentification.

Numérisation vers un courrier électronique

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers un courrier électronique

1.Appuyer sur la touche Accès, puis entrer l'ID utilisateur 11111 et appuyer sur Entrer.

2.Appuyer sur la touche État de la machine, puis sur l'onglet Outils.

3.Sélectionner Paramètres système puis Configuration réseau et connectivité.

4.Sélectionner Paramètres de port.

5.Sur l'écran Paramètres de port, appuyer sur le bouton de défilement et sélectionner

Envoi courrier électronique puis Modifier les paramètres.

6.Sur l'écran Envoi courrier électronique, sélectionner État du port puis Modifier les paramètres.

7.Sur l'écran Envoi courrier électronique - État du port, sélectionner Activé puis Enregistrer.

8.Sélectionner Fermer.

9.Sur l'écran Paramètres de port, appuyer sur le bouton de défilement et sélectionner

Réception courrier électronique puis Modifier les paramètres.

10.Sur l'écran Réception courrier électronique, sélectionner État du port puis Modifier les paramètres.

11.Sur l'écran Réception courrier électronique - État du port, sélectionner Activé puis Enregistrer et Fermer.

12.Sur l'écran Paramètres de port, appuyer sur le bouton de défilement et sélectionner

Service de notification par courriel puis Modifier les paramètres.

13.Sur l'écran Service de notification par courriel, sélectionner État du port puis Modifier les paramètres.

14.Sur l'écran Service de notification par courriel - État du port, sélectionner Activé puis Enregistrer.

15.Sélectionner Fermer jusqu'à ce que l'onglet Outils s'affiche.

16.Appuyer sur la touche Accès.

17.Sélectionner Redémarrer maintenant pour enregistrer les modifications et redémarrer la machine.

Numérisation vers un courrier électronique

Procédure de configuration des paramètres de courrier électronique sortant

1.Depuis un poste de travail, ouvrir un navigateur Web (par exemple Internet Explorer), puis entrer l'adresse IP du système multifonction sous la forme http://xxx.xxx.xxx.xxx (où les xxx représentent l'adresse IP du périphérique). Si la connexion aboutit, la page Web des Services Internet CentreWare du système multifonction s'affiche.

2.Configurer le serveur SMTP via les Services Internet CentreWare :

a.Sélectionner l'onglet Propriétés.

b.Sur l'écran Présentation de la configuration, cliquer sur le bouton Paramètres...

pour Courrier électronique (dans la zone Services).

c.Cliquer sur le bouton Configurer... pour Serveur SMTP.

d.Entrer les informations requises pour Adresse IP du serveur SMTP/Nom d'hôte et port (port 25 par défaut). Si le nom d'hôte du serveur SMTP est spécifié, les paramètres DNS doivent être configurés sur la machine.

e.Entrer l'Adresse électronique du WorkCentre.

f.Sélectionner un type de Références de connexion, si nécessaire.

g.Entrer un Nom de connexion et un Mot de passe, si nécessaire.

h.Sélectionner Appliquer.

i.Entrer le nom d'utilisateur 11111 et le mot de passe x-admin si un nom et un mot de passe sont demandés.

j.Sélectionner Redémarrer la machine.

3.Sur le périphérique, placer un document échantillon dans le chargeur de documents.

4.Appuyer sur la touche Tous les services.

5.Appuyer sur l'icône Courrier électronique.

6.Appuyer sur le bouton Nouveaux destinataires.

7.Utiliser le clavier qui s'affiche à l'écran pour entrer l'adresse électronique.

8.Appuyer sur le bouton Ajouter.

9.Appuyer sur la touche Marche.

10.Vérifier que le destinataire a bien reçu le courrier électronique avec le document joint.

Xerox WORKCENTRE 7242, WORKCENTRE 7232 User Manual

Numérisation vers un courrier électronique

Résolution des problèmes de la fonction Numérisation vers un courrier électronique

Pour les serveurs de messagerie internes d'entreprise, remplacer le mot « ISP » (fournisseur d'accès Internet) par « Entreprise » dans le tableau des incidents suivant.

Symptôme

Cause possible

Résolution/Validation

Nom d'hôte ou serveur de messagerie incorrect

Vérifier l'exactitude du nom du serveur de messagerie de l'ISP entré dans le champ Nom d'hôte SMTP.

Paramètres incorrects dans	Vérifier qu'il est possible d'accéder au
Microsoft Outlook Express	serveur de messagerie de l'ISP à partir
	de Microsoft Outlook Express et que
	tous les paramètres sont corrects.

Adresse électronique du	Vérifier que l'adresse électronique
système multifonction	s'affichant dans le champ De est
incorrecte	correcte. Elle doit correspondre à
	l'adresse attendue par le serveur de
	messagerie du fournisseur d'accès à
	Internet (ISP).

Erreur SMTP sur le périphérique multifonction

Le fournisseur d'accès requiert	Vérifier auprès du fournisseur d'accès
une authentification SMTP	Internet s'il s'agit d'une condition
vers le serveur de messagerie	requise. Dans l'affirmative, activer
	l'authentification SMTP pour le
	périphérique multifonction via les
	Services Internet CentreWare.

Le fournisseur d'accès Internet n'autorise pas le courrier sur le numéro de port standard 25

Vérifier auprès du fournisseur s'il s'agit de la source du problème. Demander si les courriers électroniques sont pris en charge sur un autre numéro de port. Dans l'affirmative, modifier le numéro de port SMTP pour le périphérique multifonction via les Services Internet CentreWare.

Le fournisseur d'accès à Internet exige l'accès à un compte via Microsoft Outlook Express pour autoriser l'envoi de courriers électroniques

Vérifier auprès du fournisseur d'accès Internet s'il s'agit d'une condition requise. Si c'est le cas, se connecter au compte Microsoft Outlook Express puis essayer d'envoyer le courrier. Si l'envoi réussit, Outlook Express peut être configuré pour vérifier toutes les 5 ou 10 minutes le compte de courrier électronique du système multifonction.

Remarque

Les rubriques suivantes de ce guide s'appliquent UNIQUEMENT aux options disponibles dans le kit Numérisation réseau.

Si SEUL le kit Numérisation vers un courrier électronique a été acquis, ces rubriques ne sont pas applicables.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option)

Cette fonction permet le stockage des documents dans une boîte aux lettres pour un traitement ultérieur. La fonction Numérisation vers boîte aux lettres peut être configurée sur le panneau de commande de la machine ou sur un réseau informatique via la page Web des Services Internet CentreWare. Des instructions pour chaque méthode sont présentées.

Voir aussi :

Guide de l'administrateur système : contient des informations sur la configuration de la fonction de numérisation réseau.

Guide interactif de l'utilisateur : contient des informations sur l'utilisation des boîtes aux lettres.

Conditions requises pour la configuration de la fonction de numérisation vers une boîte aux lettres

Vérifier les points suivants :

1.Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres depuis le panneau de commande

1.Appuyer sur la touche Accès.

2.Sur le clavier, entrer 11111 ou l'ID utilisateur en cours. Appuyer sur Entrer.

3.Appuyer sur la touche État de la machine du panneau de commande.

4.Sélectionner l'onglet Outils.

5.Appuyer sur Configuration et calibrage, puis sur Configurer.

6.Appuyer sur le bouton Créer boîte aux lettres.

7.Faire défiler la liste jusqu'à un numéro de boîte aux lettres non attribué, avec le nom

Non utilisé.

8.Sélectionner un numéro de boîte aux lettres non attribué dans la liste.

9.Appuyer sur le bouton Créer/Supprimer.

10.Lorsque l'écran Nouvelle boîte aux lettres - Définir un code d'accès s'affiche, utiliser les boutons Activé et Désactivé pour spécifier si un code d'accès sera requis pour accéder à la boîte. Si Activé est sélectionné, utiliser le pavé numérique pour entrer le code, puis sélectionner le bouton Opération cible approprié pour définir sous quelle condition le code sera nécessaire.

11.Appuyer sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres.

12.Sur l'écran Paramètres des boîtes aux lettres qui apparaît, cinq sélections sont disponibles. Ces paramètres sont les suivants : Nom de boîte aux lettres, Vérifier code d'accès, Supprimer documents après récupération, Supprimer documents ayant expiré et Lier la feuille de distribution à la BAL.

13.Pour attribuer un nom à la boîte aux lettres, appuyer sur la ligne Nom de boîte aux lettres.

14.Appuyer sur le bouton Modifier les paramètres.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option)

15.Utiliser le clavier qui s'affiche à l'écran pour entrer le nom de la boîte aux lettres.

16.Appuyer sur Enregistrer. (Pour fermer l'écran sans enregistrer les modifications, appuyer sur Annuler.)

17.Sur l'écran des paramètres de la boîte aux lettres, appuyer sur les paramètres requis puis utiliser le bouton Modifier les paramètres et effectuer les modifications requises. Sélectionner ensuite Enregistrer.

18.Pour quitter l'écran des paramètres de la boîte aux lettres, appuyer sur Fermer.

19.Pour quitter l'écran Créer boîte aux lettres, appuyer sur Fermer.

20.Appuyer sur la touche Accès.

21.Appuyer sur Déconnexion pour appliquer les modifications et quitter le mode Administrateur système.

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres via les Services Internet CentreWare

1.Sur un poste de travail, ouvrir un navigateur Web (tel que Internet Explorer), puis entrer l'adresse IP du système multifonction sous la forme http://xxx.xxx.xxx.xxx (où les xxx représentent l'adresse IP du système multifonction). Si la connexion aboutit, la page Web des Services Internet CentreWare du système multifonction s'affiche.

2.Sélectionner l'onglet Numérisation.

3.Sélectionner Boîte aux lettres dans l'arborescence.

4.Lorsque la liste de boîtes aux lettres s'affiche, repérer une boîte non attribuée, avec le nom Non utilisé, dans la liste puis cliquer sur le bouton Créer de cette boîte.

5.Entrer un nom pour cette boîte aux lettres dans le champ Nom de boîte aux lettres.

6.Entrer un code d'accès dans le champ Code d'accès. Ce code doit être numérique.

7.Confirmer le code d'accès.

8.Utiliser la flèche vers le bas pour sélectionner Vérifier le code d'accès à la BAL (recommandé) pour protéger la boîte aux lettres par code d'accès.

9.Cocher la case Suppression automatique des documents pour supprimer les documents de la boîte après récupération.

10.Cocher la case Supprimer les documents après impression ou récupération si nécessaire.

11.Cocher la case Supprimer les documents expirés pour supprimer les anciens documents qui n'ont pas été imprimés ou récupérés.

12.Sélectionner Appliquer.

Remarque

Si une invite de saisie du nom utilisateur et du mot de passe s'affiche, les valeurs par défaut sont 11111 et x-admin, respectivement.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (en option)

Procédure de numérisation vers une boîte aux lettres

1.Sur l'écran Tous les services, appuyer sur Numérisation boîte aux lettres.

2.Lorsque l'écran Numérisation boîte aux lettres s'affiche, une liste des boîtes aux lettres apparaît. Utiliser la barre de défilement pour parcourir les icônes et repérer la boîte aux lettres.

3.Sélectionner cette dernière en touchant sa ligne de sélection sur l'écran.

4.Si un code d'accès a été associé à la boîte aux lettres à sa création, entrer le code d'accès (série de chiffres) à l'aide du pavé numérique du panneau de commande. Sinon, passer à l'étape 6.

5.Appuyer sur le bouton Confirmer sur l'écran tactile.

6.Sélectionner chacun des onglets pour accéder aux paramètres de numérisation.

7.Placer le document dans le chargeur de documents et appuyer sur Marche.

8.Appuyer sur le bouton Services pour retourner à l'écran principal.

Remarque

Pour récupérer le document numérisé sur un PC Windows, installer le pilote de numérisation sur le PC ou utiliser les Services Internet CentreWare. De plus amples informations se trouvent sur le CD-ROM des utilitaires CentreWare et dans le chapitre « Services Internet CentreWare » du guide de l'utilisateur.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

La numérisation réseau utilise les protocoles FTP ou SMB pour transférer des documents numérisés vers un serveur ou un client. La mise en œuvre de cette fonction présuppose la configuration des modèles (propriétés des fichiers numérisés) et des espaces d'archivage (dossiers de destination).

Voir aussi :

Guide interactif de l'utilisateur : décrit comment effectuer une numérisation réseau et configurer des modèles et des espaces d'archivage.

Guide de l'administrateur système : contient des informations sur la configuration de la fonction de numérisation réseau.

Conditions requises pour la configuration de la fonction de numérisation réseau

Vérifier les points suivants :

1.Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

2.Un espace d'archivage (dossier) est présent sur le serveur FTP ou SMB pour contenir les documents numérisés. Un compte utilisateur pour le périphérique doit être créé sur le serveur qui autorise l'accès au dossier de l'espace d'archivage.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

Procédure de configuration des ports de numérisation réseau

Pour utiliser la numérisation réseau, activer les ports applicables (client SMB ou FTP) sur le périphérique et s'assurer qu'une adresse IP a été définie sur la machine.

Remarque

La configuration peut également être effectuée à l'aide des Services Internet CentreWare. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces derniers, consulter la section Services Internet de ce guide.

1.Afficher l'écran Menu Administrateur système.

a.Appuyer sur la touche Accès.

b.Entrer l'ID de connexion (11111) à l'aide du pavé numérique ou du clavier affiché à l'écran puis sélectionner Confirmer.

c.Appuyer sur la touche État de la machine sur le panneau de commande.

d.Sélectionner l'onglet Outils.

2.Si le protocole SMB doit être utilisé avec la numérisation réseau, activer le port SMB sur le périphérique.

a.Sélectionner Paramètres système.

b.Sélectionner Configuration réseau et connectivité.

c.Sélectionner Paramètres de port.

d.Sélectionner SMB puis Modifier les paramètres.

e.Sélectionner État du port puis Modifier les paramètres.

f.Sélectionner Activé puis Enregistrer.

g.Sélectionner Fermer jusqu'à ce que l'écran Paramètres de port s'affiche.

3.Si le protocole FTP doit être utilisé avec la numérisation réseau, activer le port client FTP sur le périphérique.

a.Sélectionner Paramètres système.

b.Sélectionner Configuration réseau et connectivité.

c.Sélectionner Paramètres de port.

d.Sur l'écran Paramètres de port, sélectionner Client FTP puis Modifier les paramètres.

e.Sélectionner État du port puis Modifier les paramètres.

f.Sélectionner Activé puis Enregistrer.

g.Sélectionner Fermer jusqu'à ce que l'onglet Outils s'affiche.

4.Attendre quelques secondes que le service Annulation auto procède à la déconnexion.

5.Si des paramètres ont été modifiés, le périphérique redémarre automatiquement pour enregistrer et activer les nouveaux paramètres. Une fois la machine redémarrée, imprimer un relevé de configuration pour confirmer l'activation des ports et la configuration correcte de TCP/IP.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

Procédures de configuration d'un espace d'archivage et de création d'un modèle

Il est possible de créer des modèles à l'aide des Services Internet CentreWare ou du logiciel SMARTsend exécuté sur un serveur de modèles distant. Pour créer et configurer un modèle avec les Services Internet, suivre les étapes ci-dessous.

1.Sur le poste de travail, ouvrir le navigateur Web et entrer l'adresse IP de la machine dans le champ Adresse ou Emplacement. Appuyer sur Entrer.

2.Sélectionner l'onglet Propriétés.

3.Sélectionner le dossier Services.

4.Sélectionner le dossier Numérisation réseau.

5.Sélectionner Configuration de l'espace d'archivage des fichiers.

6.Sélectionner Modifier pour Destination fichier par défaut.

7.Entrer les informations appropriées, y compris un nom pour l'espace d'archivage, l'adresse ou le nom d'hôte du serveur de destination, le chemin du document et un nom de connexion/mot de passe si nécessaire. Noter que si le nom de connexion

« anonyme » est spécifié, un mot de passe doit également être spécifié.

8.Sélectionner Appliquer pour enregistrer les modifications ou Défaire pour quitter sans enregistrer les modifications. Si Appliquer a été sélectionné, il peut être nécessaire d'entrer le nom d'utilisateur (11111, par défaut) et le mot de passe (x-admin, par défaut) administrateur.

9.Cliquer sur l'onglet Numérisation en haut de l'écran Services Internet CentreWare pour créer un nouveau modèle.

10.Spécifier le nom du nouveau modèle dans le champ Nom du modèle et remplir les champs Description et Propriétaire si nécessaire.

11.Sélectionner Ajouter pour créer le nouveau modèle.

12.Sélectionner Modifier pour Destinations des fichiers.

13.Sélectionner une méthode d'archivage dans la liste déroulante. Il est néanmoins possible d'accepter la méthode par défaut (Nom automatique).

14.Pour Destination du fichier, la destination affichée doit correspondre aux informations entrées précédemment lors de la configuration de l'espace d'archivage de numérisation. S'il existe plusieurs espaces d'archivage, il est possible d'en choisir un dans la liste déroulante.

15.Sélectionner Appliquer pour enregistrer les modifications ou Défaire pour quitter sans enregistrer les modifications. Si Appliquer a été sélectionné, il peut être nécessaire d'entrer le nom d'utilisateur (11111, par défaut) et le mot de passe (x-admin, par défaut) administrateur.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

16.Pour définir les paramètres de champs de gestion de document (en option), sélectionner Ajouter dans la section Champs de gestion de document. (Si une liste s'affiche, il est possible d'effectuer des sélections individuelles et il convient donc de sélectionner Modifier à la place.) Ces informations sont enregistrées avec le document numérisé dans le relevé des travaux. Le relevé des travaux est accessible via un logiciel tiers et les informations peuvent être récupérées et associées au fichier numérisé.

a.Se référer aux descriptions affichées pour définir les paramètres selon les besoins.

b.Sélectionner Appliquer.

17.Pour définir les paramètres de numérisation du nouveau modèle, sélectionner Modifier pour les catégories de paramètres disponibles. Ces paramètres incluent : Numérisation réseau, Paramètres avancés, Mise en page, Options archivage, Options de relevé et Capacité de compression.

18.Sélectionner Appliquer pour enregistrer les paramètres.

Remarque

Sélectionner Compression MRC, si cette option est disponible, pour utiliser ce type de compression. MRC permet de fractionner une image numérisée selon le contenu puis de compresser chaque zone de façon optimale pour cette partie de l'image. Cette option permet d'obtenir de plus petits fichiers dotés d'une meilleure qualité d'image.

Remarque

Remarque relative à l'option XPS avec recherche : si cette option est disponible, ce format fournit une seconde couche de données avec le texte du document numérisé. Cette couche est convertie en un format lisible de caractère optique, qui permet d'effectuer des recherches sur le texte, de copier et de coller ce dernier.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (en option)

Procédure de numérisation réseau

1.Sur le périphérique multifonction, sélectionner Tous les services puis

Numérisation réseau.

2.Sélectionner un modèle dans la liste. Il est également possible de modifier des valeurs depuis le panneau de commande sans incidence sur configuration du modèle, les nouvelles valeurs s'appliquant uniquement au travail en cours.

3.Placer un document dans le chargeur de documents.

4.Appuyer sur la touche Marche. Le travail est envoyé au serveur au moyen du protocole FTP ou SMB, conformément aux paramètres définis dans le modèle.

5.Se connecter au serveur FTP ou SMB à partir d'un poste de travail. Localiser l'espace d'archivage (destination) spécifié au préalable. Ce dossier contient le document numérisé.

Remarque

Si l'authentification à distance est activée, un écran de connexion distinct s'affiche lors de la sélection de la fonction Numérisation réseau. Les documents sont numérisés uniquement lorsque le processus d'authentification de l'utilisateur aboutit.

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