MX-FRX8U
DATASÄKERHETSPROGRAM
BRUKSANVISNING
Innehåll
Inledning........................................................................................................................................2
När datasäkerhetsprogrammet har installerats .............................................................................4
● Systeminställningarna för datasäkerhetsprogrammet..............................................................4
● Dokumentkontrollfunktionen ....................................................................................................4
● Dokumentarkivering.................................................................................................................4
● Skärmen Registrering behörighetsgrupp.................................................................................5
● Skydda lösenord ......................................................................................................................5
● Restriktioner angående tandemkopiering och tandemutskrift..................................................7
● Säkerhetsinställningar på webbsidorna ...................................................................................8
● Överföra kopierade data ..........................................................................................................8
Systeminställningar .......................................................................................................................9
● Systeminställningar..................................................................................................................9
● Använda systeminställningarna (Administratör).....................................................................10
● Säkerhetsinställningar ...........................................................................................................10
● Dataraderingsinställningar .....................................................................................................11
● Aktivera/Inaktivera inställningar .............................................................................................17
● Displayinställningar för färdiga jobb .......................................................................................18
● Inställning för visning av jobbstatus .......................................................................................19
● Frigör filskydd för fil/mapp inställ............................................................................................19
● IPsec-inställningar .................................................................................................................19
● Produktnyckel ........................................................................................................................19
● Nätverks-Inställningar ............................................................................................................20
● IPv4-inställningar ...................................................................................................................20
● IPv6-inställningar ...................................................................................................................21
Inställning av dokumentkontroll ...................................................................................................22
● Dokumentkontroll...................................................................................................................22
● Lägen i vilka dokumentkontrollfunktionen kan läggas till .......................................................23
● Aktivera dokumentkontrollfunktionen .....................................................................................23
● Använda dokumentkontrollfunktionen....................................................................................26
Garanti
Trots att detta dokument har sammanställts med största noggrannhet kan SHARP Corporation
inte på något sätt stå garant för dess innehåll. All information i denna dokumentation kan ändras
utan föregående meddelande. SHARP ansvarar vare sig direkt eller indirekt för förlust eller
skador som uppstått till följd av eller i relation till användningen av den här användarmanualen.
© Copyright SHARP Corporation 2007. Med ensamrätt. Reproduktion, anpassning eller
översättning av innehållet i denna dokumentation är inte tillåtet utan skriftligt tillstånd, med
undantag för när lagen om upphovsrätt tillåter det.
Obs:
"Systeminställningar (Administratör)" i den här manualen hänvisar till de systeminställningar som
kräver inloggning med administratörens behörighet och "Systeminställningar (Allmänna)" hänvisar
till de systeminställningar som kan konfigureras av alla användare (inklusive administratören).
Ikoner som används i manualerna
Ikonerna i den här manualen indikerar följande typer av information:
Detta tillhandahåller en närmare förklaring av en funktion eller procedur.
Detta förklarar hur du avbryter eller korrigerar en åtgärd.
Displayskärmarna, meddelandena och knappnamnen som förekommer i manualen kan skilja sig
från de som finns på den faktiska maskinen på grund av produktförbättringar och -modifieringar.
1
Inledning
MX-FRX8U lägger till en säkerhetsfunktion till SHARP digitala multifunktionella system. När
man använder kopieringsfunktionen, skrivarfunktionen, nätverksscannerfunktionen, eller
faxfunktionen på ett SHARP digitalt multifunktionellt system med säkerhetsfunktion
krypteras den bilddata som skapas för att skriva ut jobb, och när jobbet är klart raderas
omedelbart denna krypterad data från minnet och hårddisken.
■ Obs:
Observera följande för att försäkra att maskinens datasäkerhetsfunktion ger maximalt
skydd:
● Administratören spelar en viktig roll när det gäller att upprätthålla säkerheten. Välj
därför en person som är lämplig för uppgiften.
● Var noga med att ändra administratörens lösenord direkt när en annan person tar över
ansvaret som administratör.
● Ändra systemadministratörens
● Välj inte ett
● Systeminställningarna (administratör) är mycket viktiga för att en säker hantering. När
du är färdig med systeminställningarna (administratör), glöm då inte bort att trycka på
[Logga ut]-knappen för att gå ur systeminställningarna (administratör) innan du går
ifrån maskinen. Maskinens administratör ska informera användarna om att
systeminställningarna (administratör) inte får användas utan tillstånd från
administratören.
● Kunden har ansvaret för kontrollen av kopior som görs och fax som tas emot på
maskinen.
● Observera att faxdata i Minnespollingboxen som används av fax
även när datasäkerhetsprogrammet är installerat.
lösenord
för administratören som är lätt att gissa.
lösenord
regelbundet (minst varannan månad).
funktionen
kan läsas
2
■ Reservkopierade och raderade data som lagrats med
dokumentarkiveringsfunktionen
När man har installerat datasäkerhetsprogrammet raderas de data som tidigare lagrats
med maskinens dokumentarkiveringsfunktion. Av denna anledning måste data som ska
bevaras kopieras till en dator innan datasäkerhetsprogrammet installeras och överföras
till maskinen efter installationen och rensningen av gamla data. (Denna uppgift utförs
normalt av en servicetekniker vid installationen av datasäkerhetsprogrammet.)
Endast konfidentiella mappar kan användas för överföringen av data från datorn till
maskinen efter installationen av datasäkerhetsprogrammet. Skapa konfidentiella mappar
på maskinen innan du överför data från datorn till maskinen. Se i hjälpavsnittet om
dokumentarkivering på maskinens webbsida för närmare beskrivning av hur du lagrar
data på en dator och sedan för tillbaka dessa till maskinen igen.
■ Om lösenord till webbsidan
Om man skriver in fel lösenord för "users" eller "admin" tre gånger i rad när man loggar
in på någon av maskinens webssidor med datasäkerhetsprogrammet installerat, nekas
man tillgång till webbsidorna som kräver "users"- eller "admin"- lösenord under 5
minuter.
Vissa procedurer för användningen av maskinen ändras efter installationen av
datasäkerhetsprogrammet. Dokumentationen för maskinen ( "MANUALER
SOM KOMMER MED MASKINEN" i Snabbstartsmanualen) förklarar hur
maskinen används när datasäkerhetsprogrammet inte är installerat. I den här
manualen förklaras vilka rutiner som ändras när datasäkerhetsprogrammet har
installerats.
☞
3
När datasäkerhetsprogrammet har
1
När datasäkerhetsprogrammet har installerats raderas automatiskt all kvarvarande
data efter varje utförd uppgift.
När raderingen av data påbörjas visas följande meddelande i 6 sekunder
installerats
När datasäkerhetsprogrammet har installerats visas
följande ikon på funktionspanelen. Peka på ikonen ( ) för
att visa versionsfakta om datasäkerhetsprogrammet.
Följande information om datasäkerhetsprogrammet visas.
"MX-FRX8U datasäkerhetskitt Version XX"
*
.
Data raderas.
Om maskinens strömbrytare slås av medan data raderas från hårddisken eller
innan en uppgift är färdig, är det möjligt att inte alla data raderas. Om du inte vill
lämna kvar delvis raderad data när maskinen stängs av rekommenderar vi att du
använder programmet "Radera Hela Minnet" (sidan 11 i denna manual), för att
slutföra raderingen av data innan maskinen stängs av.
* Den tid som meddelandet visas kan
ändras med "Inställning Av
Meddelandetid" i systeminställningarna
(administratör).
(➞ Systeminställningar (Administratör) >
"Inställn. För Drift" > "Andra inställningar"
> "Inställning Av Meddelandetid")
Systeminställningarna för datasäkerhetsprogrammet
När datasäkerhetsprogrammet har installerats kan du lägga till inställningar i maskinens
systeminställningar (administratör). Se "Systeminställningar" (sidan 9 i den här manualen)
för detaljer.
Dokumentkontrollfunktionen
Dokumentkontrollfunktionen används för att bädda in ett dokumentkontrollmönster på
papperet vid utskrift av utskriftsjobb, kopior och mottagna fax.
Det inbäddade kontrollmönstret för dokumentet förhindrar sekundär kopiering, faxsändning
eller andra åtgärder av ett utskrivet dokument. Mer information finns i "Inställning av
dokumentkontroll" (sidan 22 i denna manual).
Dokumentarkivering
Om du vill använda funktionen dokumentarkivering och lagra jobb i maskinen när
datasäkerhetsprogrammet är installerat ska du ställa in filens egenskaper på "Konfidentiellt".
Filer med egenskaperna "Dela" eller "Skydda" kan inte lagras. Om du vill skriva ut från en
dator med funktionen behålla utskrift, ska du ange ett lösenord i skrivardrivrutinens
inställningar (när fabriksinställningarna är aktiva).
4
När datasäkerhetsprogrammet har installerats
Skärmen Registrering behörighetsgrupp
När datasäkerhetsprogrammet är installerat infogas tangenten [Säkerhet] på menyskärmen
"Registrering behörighetsgrupp" i systeminställningarna (administratör).
En skärm där du kan konfigurera följande alternativ visas när du trycker på knappen.
Systeminställningar
Säkerhet
Gruppnamn: Gäst
Utskriftsjobb andra än lagrade
utskriftsjobb :
Inställning av godkännande för dokumentarkivering :
Kopiera
Skrivare
Scanna till
hårddisk
Sänd Bild
● Godkänn utskriftsjobb som inte är lagrade utskriftsjobb
Snabbfilsläge
Tillåten
Delningsläge
Markera kryssrutan om du vill tillåta utskriftsjobb som inte är lagrade utskriftsjobb när
en behörighetsgrupp för användarautentisering lagras.
● Inställning av godkännande för dokumentarkivering
Tryck på knappen för att välja om dokumentarkivering är tillåten eller inte i varje
dokumentarkiveringsläge och för varje jobbtyp när en behörighetsgrupp för
användarautentisering lagras.
För att aktivera arkiveringsläge, bocka för kryssrutan för det läge du vill ha.
När du bockat för önskade kryssrutor trycker du på tangenten [OK].
Ångra
Konfidentiellt Läge
OK
Dokumentarkivering måste vara tillåten i följande inställningar.
Som standard är dokumentarkivering endast tillåten i konfidentiellt läge.
● Tillåt dokumentarkivering vid registrering av behörighetsgrupp (denna
inställning)
● Avaktivering av dokumentarkivering i systeminställningar (sidan 17 i denna
manual)
Skydda lösenord
När datasäkerhetsprogrammet har installerats kan lösenorden som matas in via maskinens
manöverpanel eller webbsidorna skyddas.
■ Administratörslösenord/användarlösenord
När datasäkerhetsprogrammet har installerats spärras lösenordsinmatningen i fem
minuter när fel lösenord för administratören matats in tre gånger i följd när
användarautentiseringsfunktionen inte är aktiverad, eller när fel lösenord matats in tre
gånger i följd när användarautentiseringsfunktionen är aktiverad.
5
När datasäkerhetsprogrammet har installerats
■
Konfidentiella mappar och filer för dokumentarkiveringsfunktionen
Om fel lösenord matas in tre gånger i följd för en viss konfidentiell mapp eller fil, spärras
åtkomsten till motsvarande mapp eller fil. För att ta bort spärrningen av mappen eller
filen, använd "Frigör filskydd för fil/mapp inställ." (sidan 19 i den här manualen).
● Alla filer med samma användarnamn och lösenord kan skrivas ut i en omgång
med Batchutskrift under dokumentarkiveringsfunktionen
( "BATCHUTSKRIFT" i Dokumentarkiveringsguiden).
☞
Filer som inte har samma lösenord som fördes in vid sökningen betraktas som
filer för vilka ett fel lösenord matats in. Av denna anledning rekommenderas att
du i största möjliga mån undviker att göra sökningar med [Alla Använd.] och
[Okänd användare].
● Följande gäller när dokumentarkiveringsfunktionen används och en fil inte får
användas:
● En förbjuden fil skrivs inte ut när en batchutskrift utförs, även om den
uppfyller sökkriterierna.
■ Filsökningsskärm för dokumentarkivering
Inställningen för lösenordsinmatning visas inte på sökskärmen för dokumentarkivering
när datasäkerhetsprogrammet är installerat.
■ Kryptera PDF
När ett jobb skrivs ut med krypterad PDF direktutskrift (när PS3 expansionssatsen är
installerad), visas jobbet i jobbkön på jobbstatusskärmen och ett lösenord krävs innan
utskriften kan göras.
Om fel lösenord matas in tre gånger i följd när datasäkerhetsprogrammet är installerat,
visas meddelandet "Funktionen är inaktiverad. Kontakta administratören för hjälp." i sex
sekunder och spärras utskriften.
Om du pekar på en fil i köskärmen för vilken fel lösenord har matats in tre gånger, visas följande skärm.
Utskrift av detta jobb är inaktiverat.
Vill du radera jobbet?
Nej Ja
●Peka på [Ja] för att radera utskriftsjobbet.
●Peka på [Nej] för att avbryta borttagningen
av jobbet.
För att ta bort spärrningen av utskriftsjobbet, använd "Frigör filskydd för fil/mapp inställ."
(sidan 19 i den här manualen).
■ Initierad utskrift från FTP
När funktionen Initierad utskrift från FTP används för direktutskrift av en fil på en FTPserver måste ett "Användarnamn" och "Lösenord" föras in när FTP-servern är vald. När
datasäkerhetsprogrammet är installerat blockeras inmatning under fem minuter om
felaktigt "Användarnamn" eller "Lösenord" matats in tre gånger i rad.
6
När datasäkerhetsprogrammet har installerats
■ Inloggning när användarautentisering har aktiverats
När "Inställningar för användarautentisering" i systeminställningarna (administratör) har
aktiverats, krävs inloggning på inloggningsskärmen innan maskinen kan användas. Om
"En varning när inloggning misslyckas" har aktiverats i systeminställningar
(administratör), spärras maskinen i fem minuter om fel inloggningsnamn matas in tre
gånger i följd.
Inställningen "En varning när inloggning misslyckas; är alltid aktiv när
datasäkerhetsprogrammet har installerats.
Restriktioner angående tandemkopiering och
tandemutskrift
Tandemkopiering och tandemutskrift fungerar enligt översikten nedan och baseras på
konfigureringen av mastermaskinen och slavmaskinen (oavsett om
datasäkerhetsprogrammet har installerats eller ej).
När datasäkerhetsprogrammet är installerat i mastermaskinen
Data raderas både från mastermaskinen och slavmaskinen även om
datasäkerhetsprogrammet inte är installerat i slavmaskinen.
När datasäkerhetsprogrammet inte är installerat i mastermaskinen
Data raderas inte från slavmaskinen eller mastermaskinen även om
datasäkerhetsprogrammet är installerat i slavmaskinen.
7
När datasäkerhetsprogrammet har installerats
Säkerhetsinställningar på webbsidorna
När maskinen används som nätverksskrivare och funktionen Initierad utskrift från FTP,
aktiverar datasäkerhetsprogrammet autentisering av användaren med "Användarnamn" och
"Lösenord" för FTP-server. (Med funktionen Initierad utskrift från FTP kan en fil skrivas ut
från en tidigare lagrad FTP-server direkt från maskinens manöverpanel utan att använda
skrivardrivrutinen, se "DIREKTUTSKRIFT AV EN FIL PÅ EN FTP-SERVER" i
Skrivarguiden.)
Användarautentisering aktiveras genom att markera kryssrutan [Aktivera
användarautentisering] på maskinens webbsida under inställningarna för Initierad utskrift
från FTP. Denna kryssruta visas när datasäkerhetsprogrammet har installerats och är förvalt
från början (en bock visas).
Systemkraven och proceduren för hur du får åtkomst till webbsidorna förklaras i
"TILLTRÄDE TILL MASKINENS WEBBSERVER" i Snabbstartsmanualen.
■
Proceduren för utskrift av en fil direkt från en FTP-server (när
användarautentisering är aktiverat)
När du har valt FTP-servern måste ange användarnamn och lösenord för att kunna
skriva ut filen via maskinens pekpanel.
När en FTP-server har valts i steg 2 under "DIREKTUTSKRIFT AV EN FIL PÅ EN FTPSERVER" i Skrivarguiden, visas en skärm som frågar efter användarnamn och lösenord
för FTP-servern.
FTP-serververifiering
Ange användarnamn och lösenord för FTP-servern.
Användarnamn
Lösenord
Ångra
OK
Peka på [Användarnamn]-knappen för att mata in ditt användarnamn eller [Lösenord]knappen för att mata in ditt lösenord. En textinmatnings visas i båda fallen.
Peka på [OK]-knappen när du har matat in användarnamn/lösenord.
När du har angett användarnamn/lösenord fortsätter du med steg 3 under
"DIREKTUTSKRIFT AV EN FIL PÅ EN FTP-SERVER" i Skrivarguiden.
Överföra kopierade data
När datasäkerhetsprogrammet har installerats och webbsidorna används för att kopiera
data som har lagrats med dokumentarkiveringsfunktionen till en dator, kan kopierade data
endast överföras tillbaka till den maskin som de ursprungligen kopierats från.
De kan inte överföras till en annan maskin även om maskinens inställningar är desamma.
Knappen [Återställ från PC] visas endast på webbsidan och överföring av data tillbaka till
maskinen kan bara genomföras om man har valt en konfidentiell folder.
8
Systeminställningar
2
I det här avsnittet förklaras inställningarna som läggs till i systeminställningarna
(administratör) när datasäkerhetsprogrammet är installerat.
Följande förklaringar utgår från att maskinen är utrustad med skrivar-, fax- och
nätverksscannerfunktion.
Systeminställningar
Inställning
Säkerhetsinställningar 10
Dataraderingsinställningar Aktivera/Inaktivera inställningar
Radera Hela Minnet*
Rensa Dokumentarkivdata*
Rensa all data i listan för
färdiga jobb*
Rensa adressbok och
registrerade data*
Automatisk återställning vid
uppstart*
Tidsinställningar för
dataradering
● Antal gånger rensning av
data upprepas*
● Antal gånger auto återställn.
vid start upprepas*
● Antal ggr auto återställning
upprepas vid jobbslut*
1
1
1
1
1
1
1
1
Sida
11 Avaktivering av
13 Avaktivering av listutskrift 17
13 Avaktivering av andra utskrifter
14 Displayinställningar för färdiga
15 Inställning för visning av
16 Frigör filskydd för fil/mapp
16 IPsec-inställningar 19
16 Produktnyckel*
16 Nätverks-Inställningar 20
Inställning
dokumentarkivering
än lagrade utskriftsjobb
jobb
jobbstatus
inställ.
2
IPv4-inställningar 20
IPv6-inställningar 21
Sida
17
18
18
19
19
19
*1När användarautentisering är aktiverad kan en användare inte konfigurera denna
inställning även om behörighetsgruppen ger användaren behörighet att konfigurera
säkerhetsinställningarna.
(Denna åtgärd kan endast genomföras av en administratör.)
2
*
Detta visas inte när produktnyckel matas in och säkerhetsfunktionen har aktiverats.
● Ovanstående systeminställningar kan även konfigureras på maskinens
webbsida. Produktnyckeln för datasäkerhetsprogrammet kan dock inte anges
på webbsidan. Använd maskinens pekskärm när du ska ange produktnyckeln.
● När datasäkerhetsprogrammet har installerats visas inte "Inställning av IP-
adress" i systeminställningarna.
9