Sharp MX-FRX8U User Manual

MX-FRX8U

DATASÄKERHETSPROGRAM BRUKSANVISNING

Innehåll

Inledning........................................................................................................................................2

När datasäkerhetsprogrammet har installerats .............................................................................4

● Systeminställningarna för datasäkerhetsprogrammet..............................................................4

● Dokumentkontrollfunktionen ....................................................................................................4

● Dokumentarkivering.................................................................................................................4

● Skärmen Registrering behörighetsgrupp.................................................................................5

● Skydda lösenord ......................................................................................................................5

● Restriktioner angående tandemkopiering och tandemutskrift..................................................7

● Säkerhetsinställningar på webbsidorna ...................................................................................8

● Överföra kopierade data ..........................................................................................................8

Systeminställningar .......................................................................................................................9

● Systeminställningar..................................................................................................................9

● Använda systeminställningarna (Administratör).....................................................................10

● Säkerhetsinställningar ...........................................................................................................10

● Dataraderingsinställningar .....................................................................................................11

● Aktivera/Inaktivera inställningar .............................................................................................17

● Displayinställningar för färdiga jobb .......................................................................................18

● Inställning för visning av jobbstatus .......................................................................................19

● Frigör filskydd för fil/mapp inställ............................................................................................19

● IPsec-inställningar .................................................................................................................19

● Produktnyckel ........................................................................................................................19

● Nätverks-Inställningar ............................................................................................................20

● IPv4-inställningar ...................................................................................................................20

● IPv6-inställningar ...................................................................................................................21

Inställning av dokumentkontroll ...................................................................................................22

● Dokumentkontroll...................................................................................................................22

● Lägen i vilka dokumentkontrollfunktionen kan läggas till .......................................................23

● Aktivera dokumentkontrollfunktionen .....................................................................................23

● Använda dokumentkontrollfunktionen....................................................................................26

Garanti

Trots att detta dokument har sammanställts med största noggrannhet kan SHARP Corporation inte på något sätt stå garant för dess innehåll. All information i denna dokumentation kan ändras utan föregående meddelande. SHARP ansvarar vare sig direkt eller indirekt för förlust eller skador som uppstått till följd av eller i relation till användningen av den här användarmanualen. © Copyright SHARP Corporation 2007. Med ensamrätt. Reproduktion, anpassning eller översättning av innehållet i denna dokumentation är inte tillåtet utan skriftligt tillstånd, med undantag för när lagen om upphovsrätt tillåter det.

Obs:

"Systeminställningar (Administratör)" i den här manualen hänvisar till de systeminställningar som kräver inloggning med administratörens behörighet och "Systeminställningar (Allmänna)" hänvisar till de systeminställningar som kan konfigureras av alla användare (inklusive administratören).

Ikoner som används i manualerna

Ikonerna i den här manualen indikerar följande typer av information:

Detta tillhandahåller en närmare förklaring av en funktion eller procedur.

Detta förklarar hur du avbryter eller korrigerar en åtgärd.

Displayskärmarna, meddelandena och knappnamnen som förekommer i manualen kan skilja sig från de som finns på den faktiska maskinen på grund av produktförbättringar och -modifieringar.

Inledning

MX-FRX8U lägger till en säkerhetsfunktion till SHARP digitala multifunktionella system. När man använder kopieringsfunktionen, skrivarfunktionen, nätverksscannerfunktionen, eller faxfunktionen på ett SHARP digitalt multifunktionellt system med säkerhetsfunktion krypteras den bilddata som skapas för att skriva ut jobb, och när jobbet är klart raderas omedelbart denna krypterad data från minnet och hårddisken.

■ Obs:

Observera följande för att försäkra att maskinens datasäkerhetsfunktion ger maximalt skydd:

● Administratören spelar en viktig roll när det gäller att upprätthålla säkerheten. Välj

därför en person som är lämplig för uppgiften.

● Var noga med att ändra administratörens lösenord direkt när en annan person tar över

ansvaret som administratör.

● Ändra systemadministratörens

● Välj inte ett

● Systeminställningarna (administratör) är mycket viktiga för att en säker hantering. När

du är färdig med systeminställningarna (administratör), glöm då inte bort att trycka på [Logga ut]-knappen för att gå ur systeminställningarna (administratör) innan du går ifrån maskinen. Maskinens administratör ska informera användarna om att systeminställningarna (administratör) inte får användas utan tillstånd från administratören.

● Kunden har ansvaret för kontrollen av kopior som görs och fax som tas emot på

maskinen.

● Observera att faxdata i Minnespollingboxen som används av fax

även när datasäkerhetsprogrammet är installerat.

lösenord

för administratören som är lätt att gissa.

lösenord

regelbundet (minst varannan månad).

funktionen

kan läsas

■ Reservkopierade och raderade data som lagrats med dokumentarkiveringsfunktionen

När man har installerat datasäkerhetsprogrammet raderas de data som tidigare lagrats med maskinens dokumentarkiveringsfunktion. Av denna anledning måste data som ska bevaras kopieras till en dator innan datasäkerhetsprogrammet installeras och överföras till maskinen efter installationen och rensningen av gamla data. (Denna uppgift utförs normalt av en servicetekniker vid installationen av datasäkerhetsprogrammet.) Endast konfidentiella mappar kan användas för överföringen av data från datorn till maskinen efter installationen av datasäkerhetsprogrammet. Skapa konfidentiella mappar på maskinen innan du överför data från datorn till maskinen. Se i hjälpavsnittet om dokumentarkivering på maskinens webbsida för närmare beskrivning av hur du lagrar data på en dator och sedan för tillbaka dessa till maskinen igen.

■ Om lösenord till webbsidan

Om man skriver in fel lösenord för "users" eller "admin" tre gånger i rad när man loggar in på någon av maskinens webssidor med datasäkerhetsprogrammet installerat, nekas man tillgång till webbsidorna som kräver "users"- eller "admin"- lösenord under 5 minuter.

Vissa procedurer för användningen av maskinen ändras efter installationen av datasäkerhetsprogrammet. Dokumentationen för maskinen ( "MANUALER SOM KOMMER MED MASKINEN" i Snabbstartsmanualen) förklarar hur maskinen används när datasäkerhetsprogrammet inte är installerat. I den här manualen förklaras vilka rutiner som ändras när datasäkerhetsprogrammet har installerats.

☞

När datasäkerhetsprogrammet har

När datasäkerhetsprogrammet har installerats raderas automatiskt all kvarvarande data efter varje utförd uppgift. När raderingen av data påbörjas visas följande meddelande i 6 sekunder

installerats

När datasäkerhetsprogrammet har installerats visas följande ikon på funktionspanelen. Peka på ikonen ( ) för att visa versionsfakta om datasäkerhetsprogrammet.

Följande information om datasäkerhetsprogrammet visas. "MX-FRX8U datasäkerhetskitt Version XX"

Data raderas.

Om maskinens strömbrytare slås av medan data raderas från hårddisken eller innan en uppgift är färdig, är det möjligt att inte alla data raderas. Om du inte vill lämna kvar delvis raderad data när maskinen stängs av rekommenderar vi att du använder programmet "Radera Hela Minnet" (sidan 11 i denna manual), för att slutföra raderingen av data innan maskinen stängs av.

* Den tid som meddelandet visas kan

ändras med "Inställning Av Meddelandetid" i systeminställningarna (administratör). (➞ Systeminställningar (Administratör) > "Inställn. För Drift" > "Andra inställningar" > "Inställning Av Meddelandetid")

Systeminställningarna för datasäkerhetsprogrammet

När datasäkerhetsprogrammet har installerats kan du lägga till inställningar i maskinens systeminställningar (administratör). Se "Systeminställningar" (sidan 9 i den här manualen) för detaljer.

Dokumentkontrollfunktionen

Dokumentkontrollfunktionen används för att bädda in ett dokumentkontrollmönster på papperet vid utskrift av utskriftsjobb, kopior och mottagna fax. Det inbäddade kontrollmönstret för dokumentet förhindrar sekundär kopiering, faxsändning eller andra åtgärder av ett utskrivet dokument. Mer information finns i "Inställning av dokumentkontroll" (sidan 22 i denna manual).

Dokumentarkivering

Om du vill använda funktionen dokumentarkivering och lagra jobb i maskinen när datasäkerhetsprogrammet är installerat ska du ställa in filens egenskaper på "Konfidentiellt". Filer med egenskaperna "Dela" eller "Skydda" kan inte lagras. Om du vill skriva ut från en dator med funktionen behålla utskrift, ska du ange ett lösenord i skrivardrivrutinens inställningar (när fabriksinställningarna är aktiva).

När datasäkerhetsprogrammet har installerats

Skärmen Registrering behörighetsgrupp

När datasäkerhetsprogrammet är installerat infogas tangenten [Säkerhet] på menyskärmen "Registrering behörighetsgrupp" i systeminställningarna (administratör). En skärm där du kan konfigurera följande alternativ visas när du trycker på knappen.

Systeminställningar

Säkerhet

Gruppnamn: Gäst

Utskriftsjobb andra än lagrade utskriftsjobb :

Inställning av godkännande för dokumentarkivering :

Kopiera

Skrivare

Scanna till hårddisk

Sänd Bild

● Godkänn utskriftsjobb som inte är lagrade utskriftsjobb

Snabbfilsläge

Tillåten

Delningsläge

Markera kryssrutan om du vill tillåta utskriftsjobb som inte är lagrade utskriftsjobb när en behörighetsgrupp för användarautentisering lagras.

● Inställning av godkännande för dokumentarkivering

Tryck på knappen för att välja om dokumentarkivering är tillåten eller inte i varje dokumentarkiveringsläge och för varje jobbtyp när en behörighetsgrupp för användarautentisering lagras. För att aktivera arkiveringsläge, bocka för kryssrutan för det läge du vill ha. När du bockat för önskade kryssrutor trycker du på tangenten [OK].

Ångra

Konfidentiellt Läge

Dokumentarkivering måste vara tillåten i följande inställningar. Som standard är dokumentarkivering endast tillåten i konfidentiellt läge.

● Tillåt dokumentarkivering vid registrering av behörighetsgrupp (denna

inställning)

● Avaktivering av dokumentarkivering i systeminställningar (sidan 17 i denna

manual)

Skydda lösenord

När datasäkerhetsprogrammet har installerats kan lösenorden som matas in via maskinens manöverpanel eller webbsidorna skyddas.

■ Administratörslösenord/användarlösenord

När datasäkerhetsprogrammet har installerats spärras lösenordsinmatningen i fem minuter när fel lösenord för administratören matats in tre gånger i följd när användarautentiseringsfunktionen inte är aktiverad, eller när fel lösenord matats in tre gånger i följd när användarautentiseringsfunktionen är aktiverad.

När datasäkerhetsprogrammet har installerats

■

Konfidentiella mappar och filer för dokumentarkiveringsfunktionen

Om fel lösenord matas in tre gånger i följd för en viss konfidentiell mapp eller fil, spärras åtkomsten till motsvarande mapp eller fil. För att ta bort spärrningen av mappen eller filen, använd "Frigör filskydd för fil/mapp inställ." (sidan 19 i den här manualen).

● Alla filer med samma användarnamn och lösenord kan skrivas ut i en omgång

med Batchutskrift under dokumentarkiveringsfunktionen ( "BATCHUTSKRIFT" i Dokumentarkiveringsguiden).

☞

Filer som inte har samma lösenord som fördes in vid sökningen betraktas som filer för vilka ett fel lösenord matats in. Av denna anledning rekommenderas att du i största möjliga mån undviker att göra sökningar med [Alla Använd.] och [Okänd användare].

● Följande gäller när dokumentarkiveringsfunktionen används och en fil inte får

användas:

● En förbjuden fil skrivs inte ut när en batchutskrift utförs, även om den

uppfyller sökkriterierna.

■ Filsökningsskärm för dokumentarkivering

Inställningen för lösenordsinmatning visas inte på sökskärmen för dokumentarkivering när datasäkerhetsprogrammet är installerat.

■ Kryptera PDF

När ett jobb skrivs ut med krypterad PDF direktutskrift (när PS3 expansionssatsen är installerad), visas jobbet i jobbkön på jobbstatusskärmen och ett lösenord krävs innan utskriften kan göras. Om fel lösenord matas in tre gånger i följd när datasäkerhetsprogrammet är installerat, visas meddelandet "Funktionen är inaktiverad. Kontakta administratören för hjälp." i sex sekunder och spärras utskriften. Om du pekar på en fil i köskärmen för vilken fel lösenord har matats in tre gånger, visas följande skärm.

Utskrift av detta jobb är inaktiverat. Vill du radera jobbet?

Nej Ja

●Peka på [Ja] för att radera utskriftsjobbet.

●Peka på [Nej] för att avbryta borttagningen

av jobbet.

För att ta bort spärrningen av utskriftsjobbet, använd "Frigör filskydd för fil/mapp inställ." (sidan 19 i den här manualen).

■ Initierad utskrift från FTP

När funktionen Initierad utskrift från FTP används för direktutskrift av en fil på en FTPserver måste ett "Användarnamn" och "Lösenord" föras in när FTP-servern är vald. När datasäkerhetsprogrammet är installerat blockeras inmatning under fem minuter om felaktigt "Användarnamn" eller "Lösenord" matats in tre gånger i rad.

När datasäkerhetsprogrammet har installerats

■ Inloggning när användarautentisering har aktiverats

När "Inställningar för användarautentisering" i systeminställningarna (administratör) har aktiverats, krävs inloggning på inloggningsskärmen innan maskinen kan användas. Om "En varning när inloggning misslyckas" har aktiverats i systeminställningar (administratör), spärras maskinen i fem minuter om fel inloggningsnamn matas in tre gånger i följd. Inställningen "En varning när inloggning misslyckas; är alltid aktiv när datasäkerhetsprogrammet har installerats.

Restriktioner angående tandemkopiering och tandemutskrift

Tandemkopiering och tandemutskrift fungerar enligt översikten nedan och baseras på konfigureringen av mastermaskinen och slavmaskinen (oavsett om datasäkerhetsprogrammet har installerats eller ej).

När datasäkerhetsprogrammet är installerat i mastermaskinen

Data raderas både från mastermaskinen och slavmaskinen även om datasäkerhetsprogrammet inte är installerat i slavmaskinen.

När datasäkerhetsprogrammet inte är installerat i mastermaskinen

Data raderas inte från slavmaskinen eller mastermaskinen även om datasäkerhetsprogrammet är installerat i slavmaskinen.

När datasäkerhetsprogrammet har installerats

Säkerhetsinställningar på webbsidorna

När maskinen används som nätverksskrivare och funktionen Initierad utskrift från FTP, aktiverar datasäkerhetsprogrammet autentisering av användaren med "Användarnamn" och "Lösenord" för FTP-server. (Med funktionen Initierad utskrift från FTP kan en fil skrivas ut från en tidigare lagrad FTP-server direkt från maskinens manöverpanel utan att använda skrivardrivrutinen, se "DIREKTUTSKRIFT AV EN FIL PÅ EN FTP-SERVER" i Skrivarguiden.)

Användarautentisering aktiveras genom att markera kryssrutan [Aktivera användarautentisering] på maskinens webbsida under inställningarna för Initierad utskrift från FTP. Denna kryssruta visas när datasäkerhetsprogrammet har installerats och är förvalt från början (en bock visas). Systemkraven och proceduren för hur du får åtkomst till webbsidorna förklaras i "TILLTRÄDE TILL MASKINENS WEBBSERVER" i Snabbstartsmanualen.

■

Proceduren för utskrift av en fil direkt från en FTP-server (när användarautentisering är aktiverat)

När du har valt FTP-servern måste ange användarnamn och lösenord för att kunna skriva ut filen via maskinens pekpanel. När en FTP-server har valts i steg 2 under "DIREKTUTSKRIFT AV EN FIL PÅ EN FTPSERVER" i Skrivarguiden, visas en skärm som frågar efter användarnamn och lösenord för FTP-servern.

FTP-serververifiering

Ange användarnamn och lösenord för FTP-servern.

Användarnamn

Lösenord

Ångra

Peka på [Användarnamn]-knappen för att mata in ditt användarnamn eller [Lösenord]knappen för att mata in ditt lösenord. En textinmatnings visas i båda fallen. Peka på [OK]-knappen när du har matat in användarnamn/lösenord. När du har angett användarnamn/lösenord fortsätter du med steg 3 under "DIREKTUTSKRIFT AV EN FIL PÅ EN FTP-SERVER" i Skrivarguiden.

Överföra kopierade data

När datasäkerhetsprogrammet har installerats och webbsidorna används för att kopiera data som har lagrats med dokumentarkiveringsfunktionen till en dator, kan kopierade data endast överföras tillbaka till den maskin som de ursprungligen kopierats från. De kan inte överföras till en annan maskin även om maskinens inställningar är desamma. Knappen [Återställ från PC] visas endast på webbsidan och överföring av data tillbaka till maskinen kan bara genomföras om man har valt en konfidentiell folder.

Systeminställningar

I det här avsnittet förklaras inställningarna som läggs till i systeminställningarna (administratör) när datasäkerhetsprogrammet är installerat.

Följande förklaringar utgår från att maskinen är utrustad med skrivar-, fax- och nätverksscannerfunktion.

Systeminställningar

Inställning

Säkerhetsinställningar 10

Dataraderingsinställningar Aktivera/Inaktivera inställningar

Radera Hela Minnet*

Rensa Dokumentarkivdata* Rensa all data i listan för

färdiga jobb* Rensa adressbok och

registrerade data* Automatisk återställning vid

uppstart* Tidsinställningar för

dataradering

● Antal gånger rensning av

data upprepas*

● Antal gånger auto återställn.

vid start upprepas*

● Antal ggr auto återställning

upprepas vid jobbslut*

Sida

11 Avaktivering av

13 Avaktivering av listutskrift 17 13 Avaktivering av andra utskrifter

14 Displayinställningar för färdiga

15 Inställning för visning av

16 Frigör filskydd för fil/mapp

16 IPsec-inställningar 19

16 Produktnyckel*

16 Nätverks-Inställningar 20

Inställning

dokumentarkivering

än lagrade utskriftsjobb

jobb

jobbstatus

inställ.

IPv4-inställningar 20 IPv6-inställningar 21

Sida

*1När användarautentisering är aktiverad kan en användare inte konfigurera denna

inställning även om behörighetsgruppen ger användaren behörighet att konfigurera säkerhetsinställningarna. (Denna åtgärd kan endast genomföras av en administratör.)

Detta visas inte när produktnyckel matas in och säkerhetsfunktionen har aktiverats.

● Ovanstående systeminställningar kan även konfigureras på maskinens

webbsida. Produktnyckeln för datasäkerhetsprogrammet kan dock inte anges på webbsidan. Använd maskinens pekskärm när du ska ange produktnyckeln.

● När datasäkerhetsprogrammet har installerats visas inte "Inställning av IP-

adress" i systeminställningarna.

+ 22 hidden pages