Sharp MX-FRX5U User Manual [en, ru, de, es, fr, it, cs, pl]

Data Security Kit
OPERATION MANUAL

ENGLISH

MX-FRX5U

This manual contains very important
information. Please keep the manual in a
safe place where it will not be lost.

Kit de seguridad de datos
MANUAL DE INSTRUCCIONES

Kit de sécurité des données
MANUEL D'UTILISATION

Daten-Sicherheitspaket
BEDIENUNGSHANDBUCH

Kit di protezione dei dati
MANUALE DI ISTRUZIONI

Gegevensbeveiligingskit
GEBRUIKSAANWIJZING

Datasäkerhetsprogram
ANVÄNDARMANUAL

Datasikkerhetsprogram
GENERELL BRUKERVEILEDNING

Tietoturvan ylläpitotyökalut
KÄYTTÖOPAS

ESPAÑOL

FRANÇAIS

DEUTSCH

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SVENSKA

NORSK

SUOMI

MX-FRX5U

APPLICATION
NUMBER

MACHINE SERIAL
NUMBER

PRODUCT KEY

Data sikkerhedssæt
BETJENINGSVEJLEDNING

DANSK

POLSKI

MAGYAR

ČEŠTINA

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ENGLISH

Contents

Introduction ...........................................................................................................................1

When the data security kit is installed...................................................................................3

● About confidential folders and confidential files of the document filing function..............3

● Restrictions on tandem copying and tandem printing......................................................3

● Security settings in the Web page ...................................................................................4

● About transfer of copied data to the machine ..................................................................4

ADMINISTRATOR SETTINGS ..............................................................................................5

● ADMINISTRATOR SETTINGS LIST................................................................................5

● Using the administrator settings ......................................................................................5

● SECURITY SETTINGS ...................................................................................................5

● PRODUCT KEY............................................................................................................. 11

Introduction

The MX-FRX5U adds a security function to the SHARP Digital Multifunctional System.
When the copy function, printer function, network scanner function, fax function, or Internet
fax function of a SHARP Digital Multifunctional System with the security function is used,
the image data that is generated for the job is encrypted, and when the job is finished, the
encrypted data is immediately erased from memory and the hard disk.

Note:

To ensure that the data security function of the data security kit provides maximum security,
please observe the following:

●

The administrator plays an important role in maintaining security. Exercise appropriate care
in selecting the person that will assume the job of administrator for the data security kit.

● Be sure to change the administrator password immediately each time a new person takes

over as administrator.

● Change the administrator password on a regular basis (at least once every 60 days).

● During the procedure for changing the administrator password, the current administrator

password and new administrator password appear in the display. Be sure to complete the
procedure promptly.

● Do not select a number for the administrator password that can be easily guessed.

● The administrator settings are very important for security management. If it becomes

necessary to leave the machine during use of the administrator settings, be sure to press
the [CA] key to exit the administrator settings. The administrator of the machine should
inform users that they are not to access the administrator settings without permission.

● The customer bears responsibility for control of documents copied and faxes received

using the data security kit.

● Even when the data security kit is installed, note that fax data in the public memory box

used by the facsimile expansion kit (AR-FX8) can be read.

1

ENGLISH

■ Backing up and clearing data stored with the document filing
function

When the data security kit is installed, data previously stored in the machine with the
document filing function is cleared. Any data that you need to keep is copied to a
computer before the data security kit is installed, and then returned to the machine after
data is cleared from the data security kit following installation. (This work is normally
performed by a service technician at the time of installation.)
Only confidential folders can be used to return data from a computer to the machine
after installation of the data security kit. Before returning data to the machine, create a
confidential folder or folders as needed. For the procedures for storing data on a
computer and returning data from a computer to the machine, see document filing help
in the Web page of the machine.

■ About passwords for the Web page

If incorrect "user" and/or "admin" passwords are entered a total of three times in a row
when attempting to access the Web pages of a machine that has the data security kit
installed, access to pages that require entry of the "user" or "admin" password will be
prohibited for 5 minutes.

NOTE

Some of the procedures for operating the machine change when the data security kit is
installed. The "OPERATION MANUAL (for general information and copier operation)"
explains the procedures for operating the machine when the data security kit is not
installed. This manual explains the changes to those procedures when the data security
kit is installed.

2

ENGLISH

When the data security kit is installed

When the data security kit is installed, the following icon
appears on the touch panel. Touch the icon ( ) to view
information on the data security kit version.

When the data security kit is installed, data remaining in the machine is automatically
erased after each copy and fax job.
When data clearing begins, the following message appears for 6 seconds*.

DATA IS BEING CLEARED.

NOTE

If the machine power is turned off while image data is being cleared from the hard disk
drive or before jobs are finished, the data may not be completely erased. If you do not
wish to leave partially cleared data when the power is turned off, it is recommended that
you use the administrator setting, "CLEAR ALL MEMORY" (page 6 of this manual), to
complete data clearing before turning off the power.

* The duration of the message display can

be changed with the administrator setting,
"MESSAGE TIME SETTING". (See page
10 of the administrator settings guide.)

About confidential folders and confidential files of
the document filing function

If an incorrect password is entered three times in a row for a specific confidential folder or
file on a machine that has the data security kit installed, the folder or file will be locked (no
operation will be permitted using that folder or file). To unlock the folder or file, "RELEASE
THE LOCK ON DOCUMENT FILING OUTPUT OPERATION" (page 11 of this manual) in
the administrator settings must be used.

Restrictions on tandem copying and tandem printing

Tandem copying and tandem printing operate as shown below based on the configuration of
the server machine and client machine (whether or not the data security kit is installed).

Server
machine

Client machine

Data security kit: Yes Data security kit: No

Data security kit:
Ye s

Data security kit:NoThe tandem function can

The tandem function can
be used. Data is cleared
from both the server and
client machines.

be used. Data is cleared
from the client machine.

3

The tandem function
cannot be used.

The regular tandem
function can be used.

ENGLISH

USER NAME

PASSWORD

OKCANCEL

ENTER THE USER NAME AND PASSWORD FOR FTP SERVER.

Security settings in the Web page

When the machine is used as a network printer and the Pull Print function is used, the data
security kit enables authentication of the user by means of a "USER NAME" and
"PASSWORD". (The Pull Print function allows a file on a previously stored FTP server to be
printed directly from the operation panel of the machine without using the printer driver; see
"Directly printing a file on an FTP server" on page 5-7 of the "OPERATION MANUAL (for
printer)".)

User authentication is enabled by selecting the "Enable User Authentication" checkbox in
the machine's Web page for Pull Print function settings. (This checkbox appears when the
data security kit is installed, and is initially selected (a checkmark appears)).
System requirements and the procedure for accessing the Web page containing this
checkbox are explained in "REMOTE OPERATION VIA A NETWORK" on page 5-2 of the
"OPERATION MANUAL (for printer)". The checkbox appears in the screen shown in step 2
of "■ Storing an FTP server" on page 5-7 of the "OPERATION MANUAL (for printer)".

■ Procedure for directly printing a file on an FTP server when
user authentication is enabled

Your user name and password must be entered following selection of the FTP server
that contains the file to be printed from the touch panel of the machine.
When the FTP server is selected in step 3 of "■ Printing a file on an FTP server from the
operation panel of the machine" on page 5-7 of the "OPERATION MANUAL (for printer)",
a screen will appear prompting you to enter your user name and password for the FTP
server.

Press the [USER NAME] key to enter your user name and the [PASSWORD] key to
enter your password. A letter entry screen will appear in each case. When you have
finished entering your user name/password, touch the [OK] key.
After entering your user name and password, continue from step 4 on page 5-8 of the
"OPERATION MANUAL (for printer)".

About transfer of copied data to the machine

When the data security kit is installed and the Web page is used to copy data stored with
the document filing function to a computer, the copied data can only be transferred back to
the original machine from which it was copied; the data cannot be transferred to another
machine even if the machine conditions are the same.
The [Restore from PC] key will only appear in the Web page and transfer of data back to the
machine will only be possible when a confidential folder is selected.

4

ENGLISH

ADMINISTRATOR SETTINGS

Among the administrator settings used by the administrator for the data security kit, this
section explains the settings that are related to the security function.
The following explanations assume that the machine has the printer, fax, network scanner,
and Internet fax functions, and that the application communication module is installed.

ADMINISTRATOR SETTINGS LIST

Setting name

SECURITY SETTINGS

CLEAR ALL MEMORY 6
CLEAR DOCUMENT FILING DATA

CLEAR ALL DATA IN JOB STATUS
JOBS COMPLETED LIST
CLEAR ADDRESS BOOK DATA/
IMAGE SEND REGISTERED DATA
NUMBER OF TIMES DATA
CLEAR IS REPEATED

POWER UP AUTO CLEAR 8

NUMBER OF TIMES POWER UP
AUTO CLEAR PROGRAM IS
REPEATED
NUMBER OF TIMES AUTO
CLEAR AT JOB END PROGRAM
IS REPEATED

Page

7 DISABLING OF LIST PRINT 9
7

7

8 DISABLING RESEND KEY 11

8

9 DATA SECURITY KIT 11

Setting name

DISABLING OF DOCUMENT
FILING

DISABLING OF PRINT JOBS
OTHER THAN PRINT HOLD JOB
JOB STATUS JOBS COMPLETED
LIST DISPLAY SETTINGS

RELEASE THE LOCK ON
DOCUMENT FILING OUTPUT
OPERATION

PRODUCT KEY

Page

9

10

10

11

Using the administrator settings

Follow the procedure on pages 4 and 5 of the administrator settings guide to configure the
settings in the administrator settings.
When the data security kit is installed, entry of the administrator password will be prohibited
for 5 minutes if an incorrect administrator password is entered 3 times in a row.
For explanations of each of the settings, see the following pages.

SECURITY SETTINGS

When the data security kit is installed, settings related to security (with the exception of [SSL SETTINGS] and
[ENABLE IPsec]) are added to the settings that appear when the [SECURITY SETTINGS] key is touched.

SYSTEM SETTINGS
SECURITY SETTINGS

SSL SETTINGS

ENABLE IPsec

CLEAR ALL MEMORY

The security settings menu consists of several screens.
Touch the key in the lower right corner of the screen to move to the next screen.

OK

5

ENGLISH

CLEAR ALL MEMORY

This setting is used to manually clear all data from the memory and hard disk of the
machine.
Note, however, that the following types of data are not cleared with this setting. Use the
"CLEAR ADDRESS BOOK DATA/IMAGE SEND REGISTERED DATA" setting on page 7 to
clear the following types of data

● INDIVIDUAL/GROUP/PROGRAM/RELAY BROADCAST MEMORY BOX*

● SENDER CONTROL LIST

● POLLING MEMORY/CONFIDENTIAL MEMORY BOX*

● SENDER DATA

●

ALLOW/REJECT RECEPTION SETTING DATA (INCLUDING POLLING PASSCODE NUMBER)

● FORWARD INFORMATION

* The image data stored in the MEMORY BOX is cleared to execute this setting (CLEAR

ALL MEMORY).

NOTE

In the event that the data security kit or the machine with the data security kit installed
will be disposed of or ownership will change, the administrator should be sure to run this
setting. When running the setting, the administrator should not leave the machine until it
has been verified that data clearing has been completed.

Touch the [CLEAR ALL MEMORY] key. The following screen appears asking you to confirm
your selection ("YES" or "NO").

[Clear screen 1]

CLEAR ALL MEMORY.
(EXCLUSIVE OF ADDRESS BOOK/
SENDER LIST DATA.)

NO YES

● To return to the "SECURITY SETTINGS"

menu screen, touch the [NO] key.

● To clear all memory, press the [YES] key.

"PLEASE WAIT." appears, and then the
following screen is displayed.

[Clear screen 2]

● While data clearing takes place, the

CLEARING ALL MEMORY. AUTO REBOOT IS
IMPLEMENTED AFTER CLEARING.

(50.0%) (1/1 time)

CANCEL

100%50%0%

percentage of data cleared and the number of
repetitions is displayed.

● When the data has been cleared, the power

briefly turns off and then automatically turns
on again.

If you wish to cancel after data clearing has begun

Touch the [CANCEL] key. The administrator password entry screen will appear. Enter
the administrator password with the numeric keys. As soon as the correct administrator
password is entered, data clearing will stop and the power will turn off briefly and then
turn back on automatically. Note that any data cleared prior to entry of the administrator
password will not be restored (this data is lost).

6

ENGLISH

CLEAR DOCUMENT FILING DATA

This setting is used to clear data stored using the document filing function. Data set as
"PROTECT" or "CONFIDENTIAL" is also cleared. To clear data stored in the main folder
and custom folder with the "FILE" function, select the "FILE DATA (INCLUDING
PROTECTED/CONFIDENTIAL FILES)" checkbox. To clear data saved using "QUICK
FILE", select the "QUICK FILE DATA (INCLUDING PROTECTED FILES)" checkbox. After
selecting the data to be cleared, touch the [CLEAR] key. A message asking you to confirm
the clear ("YES" or "NO") will appear. Touch the [YES] key to begin clearing the selected
data. During clearing, progress will be shown as a percentage together with the number of
repetitions. When data clearing is finished, the power of the machine will turn off temporarily
and then turn on again automatically.

CLEAR ALL DATA IN JOB STATUS JOBS COMPLETED LIST

This setting is used to clear all data (printer user names, fax/image send destinations,
received fax sender information, and the SharpOSA complete queue*) from the list that
appears when "COMPLETE" is selected in the job status screen (page 1-15 of the
"OPERATION MANUAL (for general information and copier operation)"). To clear the data,
touch the [CLEAR ALL DATA IN JOB STATUS JOBS COMPLETED LIST] key. A message
asking you to confirm the clear ("YES" or "NO") will appear. Touch the [YES] key to begin
clearing the selected data. During clearing, progress will be shown as a percentage
together with the number of repetitions. When data clearing is finished, the power of the
machine will turn off temporarily and then turn on again automatically.

* This appears when the application communication module (MX-AMX2) is installed.

CLEAR ADDRESS BOOK DATA/IMAGE SEND REGISTERED DATA

This setting is used to clear the items indicated below, which cannot be cleared or initialized
using the "CLEAR ALL MEMORY" setting (page 6) or "RESTORE FACTORY DEFAULTS"
(page 15 of the "ADMINISTRATOR SETTINGS GUIDE") setting.

● INDIVIDUAL/GROUP/PROGRAM/RELAY BROADCAST MEMORY BOX

● SENDER CONTROL LIST

● POLLING MEMORY/CONFIDENTIAL MEMORY BOX

● SENDER DATA

● ALLOW/REJECT RECEPTION SETTING DATA (INCLUDING POLLING PASSCODE

NUMBER)

● FORWARD INFORMATION

Select the checkboxes of the items that you wish to clear. (There are two screens. Touch the

or key to move between the screens.) To clear the data, touch the [CLEAR] key. A

message asking you to confirm the clear ("YES" or "NO") will appear. Touch the [YES] key
to begin clearing the selected data. During clearing, progress will be shown as a percentage
together with the number of repetitions. When data clearing is finished, the power of the
machine will turn off temporarily and then turn on again automatically.

7

ENGLISH

NUMBER OF TIMES DATA CLEAR IS REPEATED

This setting is used to enhance the security function. The number of times data clearing is
repeated when "CLEAR ALL MEMORY", "CLEAR DOCUMENT FILING DATA", "CLEAR
ALL DATA IN JOB STATUS JOBS COMPLETED LIST", or "CLEAR ADDRESS BOOK
DATA/IMAGE SEND REGISTERED DATA" is executed can be set to any number from 1 to

7. The factory setting is 1.

Touch the [NUMBER OF TIMES DATA CLEAR IS REPEATED] key, and set the desired
number of times with the or key.
When finished, touch the [OK] key.
(See "About the repeat setting" on page 9 of this manual.)

POWER UP AUTO CLEAR

This setting is used to automatically clear all data in the machine when the power switch is
turned on. The following selections are available for the data to be cleared: "ALL
MEMORY", "FILE DATA (INCLUDING PROTECTED/CONFIDENTIAL FILES)", "QUICK
FILE DATA (INCLUDING PROTECTED FILES)", "JOB STATUS JOBS COMPLETED
LIST". Select the checkboxes of the data that you wish to have automatically cleared when
the power switch is turned on. (There are two screens. Touch the or key to move
between the screens.) After selecting the data to be cleared, touch the [OK] key.
No checkboxes are initially selected.

NOTE

When there is a stored image send job (fax, network scanner, or Internet fax job)*,
automatic clearing will not take place when the power is turned on.
* This includes received faxes and Internet faxes that have not yet been printed;

however, it does not include data in a fax memory box (except confidential memory
box).

If you wish to cancel after data clearing has begun

See the explanations in "Clear screen 2" and "If you wish to cancel after data clearing
has begun" in "CLEAR ALL MEMORY" on page 6 of this manual.

NUMBER OF TIMES POWER UP AUTO CLEAR PROGRAM IS REPEATED

This setting is used to enhance the security function. The number of times "POWER UP
AUTO CLEAR" is repeated can be set to any number from 1 to 7. The factory setting is 1.
Touch the [NUMBER OF TIMES POWER UP AUTO CLEAR PROGRAM IS REPEATED]
key, and set the desired number of times with the or key.
When finished, touch the [OK] key.
(See "About the repeat setting" on page 9 of this manual.)

NOTE

This setting is only enabled when the "POWER UP AUTO CLEAR" checkbox is
selected.

8

ENGLISH

NUMBER OF TIMES AUTO CLEAR AT JOB END PROGRAM IS
REPEATED

This setting is used to enhance the security function. The number of times auto clear is
repeated after each job is printed or transmitted can be set to any number from 1 to 7. The
factory setting is 1.
Touch the [NUMBER OF TIMES AUTO CLEAR AT JOB END PROGRAM IS REPEATED]
key, and set the desired number of times with the or key.
When finished, touch the [OK] key.

About the repeat setting

When the repeat setting (number of repetitions) is increased to enhance the security
function, the time required for data clearing increases. It is recommended that you
select repeat settings for "NUMBER OF TIMES DATA CLEAR IS REPEATED",
"NUMBER OF TIMES POWER UP AUTO CLEAR PROGRAM IS REPEATED", and
"NUMBER OF TIMES AUTO CLEAR AT JOB END PROGRAM IS REPEATED" that are
suitable for your security needs and conditions of use.

DISABLING OF DOCUMENT FILING

This setting is used to restrict the filing modes of the document filing function. Document
filing modes (QUICK FILE MODE, SHARING MODE, and CONFIDENTIAL MODE) can be
separately disabled in each mode in which document filing operates (COPY, PRINTER,
SCAN TO HDD, and IMAGE SEND mode).
To disable a filing mode, touch the checkbox of the mode to select it. (There are two
screens. Touch the or key to move between the screens.) After selecting the
desired checkboxes, touch the [OK] key.
When sharing mode or confidential mode is disabled, "Property change" (page 7-21 of the
"OPERATION MANUAL (for general information and copier operation)") is not possible
when manipulating a file that was saved with the document filing function.
When printing with the printer function, filing mode disable settings selected with this setting
will not be indicated in the Job Handling screen of the printer driver (page 4-22 of the
"OPERATION MANUAL (for printer)"). However, if a disabled filing mode is selected when
printing a file, the file will not be saved (only printing will take place).

DISABLING OF LIST PRINT

This setting is used to disable printing of any of the following lists that are printed using
"LIST PRINT" in the system settings (page 2-18 of "OPERATION MANUAL (for general
information and copier operation)").
"ALL CUSTOM SETTING LIST", "SENDING ADDRESS LIST", "SENDER CONTROL
LIST", "DOCUMENT FILING USER / FOLDER LIST"
Select the checkboxes of the lists for which you wish to disable printing and then touch the
[OK] key.

9

ENGLISH

DISABLING OF PRINT JOBS OTHER THAN PRINT HOLD JOB

If a printed document is left on an output tray after being printed in printer mode, it is
possible that another person might take the document and leak sensitive information. This
setting is used to disable all print jobs other than print jobs that require printing to be
initiated from the operation panel of the machine. To enable this setting, select the
checkbox. To print a job when this setting is enabled, select "Hold Only" in the "Retention"
field of the printer driver and then execute the print command. To begin printing, call up the
file from the operation panel of the machine using the document filing function as explained
in "CALLING UP AND USING A FILE" (page 7-13 of the "OPERATION MANUAL (for
general information and copier operation)". If "Hold After Print" or "Sample Print" is selected
before executing the print command, printing will not take place. However, the job will be
held in the machine and can be printed from the operation panel using "JOB SETTINGS" of
the document filing function in the same way as a "Hold Only" job.

JOB STATUS JOBS COMPLETED LIST DISPLAY SETTINGS

This setting is used to select whether or not the job list that appears when "COMPLETE" is
selected in the job status screen is displayed (page 1-15 of the "OPERATION MANUAL (for
general information and copier operation)"). (The setting can be selected separately for
"PRINT JOB", "SCAN TO", "FAX JOB", "INTERNET-FAX", and "Sharp OSA SCAN"*
modes.) The JOBS COMPLETED list stores and displays printer mode user names, fax/
image send destinations, and received fax sender information. If you do not wish to display
this information for security reasons, use this setting to disable display of the list.
For each of the modes, if you do not wish to display the "COMPLETE" key that is used to
display the JOBS COMPLETED list, remove the checkmark. To have the key displayed,
make sure a checkmark appears. When finished, touch the [OK] key.

* This appears when the application communication module (MX-AMX2) is installed.

10

ENGLISH

DISABLING RESEND KEY

This setting is used to disable display of the [RESEND] key, which is used to transmit to the
last destination transmitted to. To disable display of the [RESEND] key, touch the checkbox
so that a checkmark appears. When the [RESEND] key is disabled, it will not appear in the
main screens of fax mode, Internet fax mode and scanner mode (page 1-4 of the Facsimile
Expansion Kit AR-FX8 manual and page 1-11 of the "OPERATION MANUAL (for image
send)"). (Normally the key appears in these screens.)

RELEASE THE LOCK ON DOCUMENT FILING OUTPUT OPERATION

This setting is used when a file or folder has been locked (operation is prohibited) due to
entry of an incorrect password. Touch the [RELEASE] key in the "RELEASE THE LOCK ON
DOCUMENT FILING OUTPUT OPERATION" screen to release all locked files and folders.
When there are no locked files or folders, the "RELEASE THE LOCK ON DOCUMENT
FILING OUTPUT OPERATION" is grayed out in the "SECURITY SETTINGS" menu screen.

PRODUCT KEY

To initially enable the security function, you must use a administrator setting to enter the
product key (password). The name of the administrator setting used for this purpose is
"DATA SECURITY KIT". Please ask your dealer for the product key.

Touch the [DATA SECURITY KIT] key, enter the product key with the numeric keys, and then
touch the [ENTER] key.

● If an incorrect number is entered...

A message will appear instructing you to check the product key number again.

● If the correct number is entered...

A message will appear instructing you to turn the power off and then on. Touch the [OK]
key when you have finished reading the message. Turn first the power switch and then the
main power switch off. The security function will be enabled when the power is turned on
again.
Once the security function is enabled, the [DATA SECURITY KIT] key will no longer
appear in the product key entry screen.

11

ESPAÑOL

Contenido

Introducción...........................................................................................................................1

Si el kit de seguridad de datos está instalado.......................................................................3

● Acerca de las carpetas confidenciales y los archivos confidenciales de la función

Archivo de documentos ...................................................................................................3

● Restricciones en el copiado en tándem y la impresión en tándem .................................3

● Configuración de seguridad en la página Web................................................................4

● Acerca de la transferencia de datos copiados a la máquina ...........................................4

AJUSTES DEL ADMINISTRADOR.......................................................................................5

● LISTA DE AJUSTES DEL ADMINISTRADOR.................................................................5

● Uso de los ajustes del administrador...............................................................................5

● CONFIGURACION DE SEGURIDAD..............................................................................5

● CLAVE DE PRODUCTO................................................................................................11

Introducción

El MX-FRX5U incorpora una función de seguridad al Sistema multifuncional digital SHARP.
Cuando se emplea la función de copiadora, de impresora, de escáner de red o de fax de un
Sistema multifuncional digital SHARP con la función de seguridad, los datos de imagen
generados para el trabajo se cifran y, una vez finalizado el trabajo, los datos cifrados se
borran inmediatamente de la memoria y del disco duro.

Nota:

Para garantizar que la función de seguridad de datos del kit de seguridad de datos ofrece la
máxima seguridad, siga las siguientes indicaciones:

● El administrador desempeña un papel muy importante en el mantenimiento de la

seguridad. Tenga máxima precaución a la hora de escoger a la persona que asumirá la
tarea de administrador para el kit de seguridad de datos.

● Asegúrese de cambiar la contraseña de administrador inmediatamente cada vez que una

persona nueva pase a ocupar esta función.

● Modifique la contraseña de administrador periódicamente (al menos una vez cada 60

días).

● Durante el proceso de modificación de la contraseña de administrador, la actual y la

nuevo aparecen en la pantalla. Complete el procedimiento con rapidez.

● No defina una contraseña de administrador que pueda adivinarse fácilmente.

● Los ajustes del administrador son fundamentales para la administración de la seguridad.

Si resulta necesario abandonar la máquina durante la realización de los ajustes del
administrador, no olvide pulsar la tecla [CA] para salir de los ajustes del administrador. El
administrador de la máquina debe indicar a los usuarios que no accedan a los ajustes del
administrador sin permiso.

● El cliente asume la responsabilidad del control de los documentos copiados y de los

faxes recibidos utilizando el kit de seguridad de datos.

●

Aunque esté instalado el kit de seguridad de datos, observe que los datos de fax de la placa
de memoria pública utilizada por el kit de expansión de facsímil (AR-FX8) pueden leerse.

1

ESPAÑOL

■ Realizar una copia de seguridad y borrar los datos
almacenados con la función de archivo de documentos

Si el kit de seguridad de datos está instalado, los datos almacenados anteriormente en
la máquina con la función de archivo de documentos se borran. Cualquier dato que
necesite guardar se copiará en un ordenador antes de instalar el kit de seguridad de
datos y se devolverá a la máquina después de borrar los datos del kit de seguridad de
datos tras la instalación. (Esta operación suele realizarla un técnico de servicio en el
momento de la instalación).
Sólo se pueden utilizar las carpetas confidenciales para devolver datos desde un
ordenador a la máquina tras la instalación del kit de seguridad de datos. Antes de
devolver los datos a la máquina, cree una carpeta o varias carpetas confidenciales, en
función de sus necesidades. Para los procedimientos de almacenamiento de datos en
un ordenador y la devolución de datos desde un ordenador a la máquina, consulte la
ayuda Archivo de documentos en la página Web de la máquina.

■ Acerca de las contraseñas para la página Web

Si introduce una contraseña incorrecta de "user" o "admin" tres veces consecutivas al
intentar acceder a las páginas Web de una máquina que tiene instalado el kit de
seguridad de datos, el acceso a las páginas que requieran la introducción de una
contraseña de "user" o "admin" quedará prohibido durante 5 minutos.

NOTA

Algunos de los procedimientos para utilizar la máquina cambian cuando está instalado
el kit de seguridad de datos. El "MANUAL DE INSTRUCCIONES (información general y
funcionamiento de la copiadora)" detalla los procedimientos de funcionamiento de la
máquina cuando el kit de seguridad de datos no está instalado. Este manual describe
los cambios en los procedimientos cuando el kit de seguridad de datos está instalado.

2

ESPAÑOL

Si el kit de seguridad de datos está instalado

Si el kit de seguridad de datos está instalado, se mostrará
el siguiente icono en el panel táctil. Pulse el icono ( )
para ver la información sobre la versión del kit de
seguridad de datos.

Si el kit de seguridad de datos está instalado, los datos presentes en la máquina se
borran automáticamente tras cada trabajo de copia y fax.
Cuando comienza el borrado de los datos, aparece el siguiente mensaje durante 6 segundos*.

LOS DATOS SE ESTAN BORRANDO

NOTA

Si la máquina se desconecta mientras se borran los datos de imagen de la unidad de
disco duro o antes de que se finalicen los trabajos, los datos no se borrarán por
completo. Si no desea que los datos queden parcialmente borrados cuando se
desconecta la alimentación, se recomienda utilizar el ajuste del administrador
"BORRAR TODA LA MEMORIA" (página 6 de este manual), para completar el borrado
de datos antes de desconectar la alimentación.

* La duración del mensaje que aparece en

pantalla puede modificarse mediante el
ajuste del administrador,
"CONFIGURACIÓN DE LA DURACIÓN
DEL MENSAJE". (Vea la página 10 del
Guía de ajustes del administrador.)

Acerca de las carpetas confidenciales y los archivos
confidenciales de la función Archivo de documentos

Si introduce una contraseña incorrecta tres veces consecutivas para una carpeta o archivo
confidencial específico en una máquina que tiene instalado el kit de seguridad de datos, la
carpeta o archivo se bloqueará (no se permitirá ninguna operación utilizando esa carpeta o
archivo). Para desbloquear la carpeta o archivo, es necesario utilizar "LIBERAR
OPERACIÓN DE BLOQUEO DE SALIDA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS" (página 11
del presente manual) en los ajustes del administrador.

Restricciones en el copiado en tándem y la
impresión en tándem

El copiado y la impresión en tándem funcionan según se describe a continuación de
acuerdo con la configuración del equipo servidor y el equipo cliente (tanto si está instalado
el kit de seguridad de datos como si no).

Máquina del cliente

Equipo
servidor

Kit de seguridad
de datos: Sí

Kit de seguridad
de datos: No

Kit de seguridad de datos: Sí
Puede utilizarse la función

tándem. Los datos se borran en
los equipos servidor y cliente.

Puede utilizarse la función
tándem. Los datos se
borran del equipo cliente.

Kit de seguridad de datos: No
No puede utilizarse la

función tándem.

Puede utilizarse la función
tándem regular.

3

ESPAÑOL

NOMBRE USUARIO

CONTRASEÑA

OKCANCELAR

INTRODUCIR EL NOMBRE DE USUARIO Y LA CONTRASEÑA PARA EL SERVIDOR FTP.

Configuración de seguridad en la página Web

Cuando la máquina se utiliza como una impresora de red y se emplea la función Activar
impresión, el kit de seguridad de datos habilita la autenticación de usuario mediante un
"NOMBRE DE USUARIO" y una "CONTRASEÑA". (La función Activar impresión permite
imprimir directamente un archivo de un servidor FTP almacenado previamente desde el
panel operativo de la máquina sin utilizar el controlador de la impresora; consulte "Imprimir
directamente un archivo de un servidor FTP" en las páginas 5-7 del "MANUAL DE
INSTRUCCIONES (para la impresora)").

La autenticación de usuario se habilita activando la casilla de verificación "Habilitar
autenticación de usuario" en la página Web de la máquina para las opciones de la función
Activar impresión. (Esta casilla de verificación aparece cuando el kit de seguridad de datos
está instalado, y está activada de manera predeterminada).
Los requisitos del sistema y el procedimiento para acceder a la página Web que contiene esta
casilla de verificación se explican en el apartado "CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA EN
RED" en las páginas 5-2 del "MANUAL DE INSTRUCCIONES (para la impresora)". La casilla
de verificación aparece en la pantalla mostrada en el paso 2 del apartado "
servidor FTP" en las páginas 5-7 del "MANUAL DE INSTRUCCIONES (para la impresora)".

■

Procedimiento para imprimir directamente un archivo de un
servidor FTP cuando la autenticación de usuario está habilitada

El nombre de usuario y la contraseña deben introducirse tras seleccionar el servidor
FTP que contiene el archivo que va a imprimirse desde el panel táctil de la máquina.
Cuando se selecciona el servidor FTP en el paso 3 del apartado "■ Imprimir un archivo
de un servidor FTP desde el panel de control de la impresora" en las páginas 5-7 del
"MANUAL DE INSTRUCCIONES (para la impresora)", aparecerá una pantalla que le
solicitará que introduzca el nombre de usuario y la contraseña para el servidor FTP.

■

Registrar un

Pulse la tecla [NOMBRE USUARIO] para introducir el nombre de usuario y la tecla
[CONTRASEÑA] para introducir la contraseña. Aparecerá una pantalla de introducción
de caracteres en cada caso. Una vez haya introducido el nombre de usuario/contraseña,
pulse la tecla [OK].
Una vez introducido el nombre de usuario y la contraseña, continúe en el paso 4 en las
páginas 5-8 del "MANUAL DE INSTRUCCIONES (para la impresora)".

Acerca de la transferencia de datos copiados a la
máquina

Cuando el kit de seguridad de datos esté instalado y la página Web se utilice para copiar
datos almacenados con la función Archivo de documentos a un ordenador, los datos
copiados sólo se pueden transferir de vuelta a la máquina original desde la que se han
copiado; los datos no se pueden transferir a otra máquina, aunque las condiciones de ésta
sean las mismas.
La tecla [Restaurar desde el PC] sólo aparecerá en la página Web y la transferencia de datos
de vuelta a la máquina sólo será posible cuando se seleccione una carpeta confidencial.

4

ESPAÑOL

AJUSTES DEL ADMINISTRADOR

Entre los ajustes del administrador definidos por el administrador para el kit de seguridad
de datos, esta sección explica los ajustes relacionados con la función de seguridad.
En las siguientes explicaciones se presupone que la máquina tiene funciones de
impresora, fax, escáner de red y fax por internet y que está instalado el módulo de
comunicación de la aplicación.

LISTA DE AJUSTES DEL ADMINISTRADOR

Nombre del ajuste

CONFIGURACION DE SEGURIDAD

BORRAR TODA LA MEMORIA 6

BORRAR DATOS ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

BORRAR TODOS LOS DATOS DE
LA LISTA DE ESTADO DE
TRABAJOS TERMINADOS

BORRRAR DATOS LIBRETA DE
DIRECC./DATOS REGIST.
ENVIADOS

NÚMERO DE VECES QUE SE
REPITE EL BORRADO DE DATOS

BORRADO AUTOMATICO AL
ENCENDER

No. VECES QUE REPITE
PROGRAMA DE BORRADO
AUTOM. AL ENCENDER

No VECES QUE REPITE BORRADO
AUTOM. AL FINALIZAR TRABAJO

Página

7

7

7

8

8

8

9 KIT DE SEGURIDAD DE DATOS 11

Nombre del ajuste

DESACTIVAR EL ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

DESACTIVAR LA IMPRESIÓN
DEL LISTADOS

DESACTIVAR TRABAJOS DE
IMPRESIÓN QUE DISTINTOS A
LA IMPRESIÓN EN ESPERA

AJUSTES DE PANTALLA DE LA
LISTA ESTADO DE TRAB.
TERMINADOS

DESACTIVAR LA TECLA DE
REENVÍO

LIBERAR OPERACIÓN DE
BLOQUEO DE SALIDA DE
ARCHIVO DE DOCUMENTOS

CLAVE DE PRODUCTO

Página

9

9

10

10

11

11

Uso de los ajustes del administrador

Siga el procedimiento de las páginas 4 y 5 de la Guía de ajustes del administrador para
configurar las opciones de los ajustes del administrador.
Cuando el kit de seguridad de datos está instalado, si se introduce una contraseña de
administrador incorrecta 3 veces consecutivas, la introducción del contraseña de
administrador no estará permitida durante 5 minutos.
Para obtener una descripción de cada una de las opciones, consulte las páginas siguientes.

CONFIGURACION DE SEGURIDAD

Cuando está instalado el kit de seguridad de datos, los ajustes relacionados con la
seguridad, (salvo [CONFIGURACIÓN SSL] y [ACTIVAR IPsec]) se agregan a los ajustes
mostrados cuando se toca la tecla [CONFIGURACION DE SEGURIDAD].

CONFIGURACIONES DEL SISTEMA
CONFIGURACION DE SEGURIDAD

CONFIGURACIÓN SSL

ACTIVAR IPsec

BORRAR TODA LA MEMORIA

El menú de configuración de seguridad consta de varias pantallas.
Pulse la tecla en la esquina inferior derecha de la pantalla para desplazarse a la siguiente pantalla.

OK

5

ESPAÑOL

BORRAR TODA LA MEMORIA

Este programa se utiliza para borrar manualmente todos los datos de la memoria y el disco
duro de la máquina.
No obstante, observe que los siguientes tipos de datos no se borran con este programa.
Utilice el programa "BORRRAR DATOS LIBRETA DE DIRECC./DATOS REGIST.
ENVIADOS" de la página 7 para borrar los siguientes tipos de datos

● BUZÓN DE EMISIÓN RELÉ INDIVIDUAL/GRUPO/PROGRAMA*

● LISTA DE CONTROL DE REMITENTES

● MEMORIA POLLING/BUZÓN CONFIDENCIAL*

● DATOS DEL REMITENTE

● PERMITIR/RECHAZAR RECEPCIÓN DE DATOS DE AJUSTE (INCLUYENDO EL

NÚMERO DEL CÓDIGO DE ACCESO DE SOLICITUD DE IMPRESORA)

● REENVÍO DE INFORMACIÓN

* Los datos de imagen almacenados en la PLACA DE LA MEMORIA se borran para

ejecutar este programa (BORRAR TODA LA MEMORIA).

NOTA

En caso de que el kit de seguridad de datos o la máquina en la que está instalado el kit
de seguridad de datos se venda o cambie de propietario, el administrador deberá definir
este ajuste. Cuando lo haga, el administrador no debe abandonar la máquina hasta
haber comprobado que la eliminación de datos ha finalizado.

Pulse la tecla [BORRAR TODA LA MEMORIA]. Aparecerá la siguiente pantalla solicitando
que confirme la selección ("SÍ" o "NO").

[Pantalla de borrado 1]

BORRAR TODA LA MEMORIA.
(EXCLUSIVO DE DATOS DE LIBRETA DE
DIRECCIONES/LISTA DE REMITENTES)

NO SÍ

[Pantalla de borrado 2]

BORRADO TOTAL DE MEMORIA.EJECUTANDO
REINICIO AUTOM. DESPUÉS DEL BORRADO

(50.0%) (1/1 tiempo)

CANCELAR

100%50%0%

● Para regresar a la pantalla del menú

"CONFIGURACION DE SEGURIDAD", pulse
la tecla [NO].

● Para borrar toda la memoria, pulse la tecla

[SÍ]. Aparecerá el mensaje "ESPERE POR
FAVOR." y, a continuación, se mostrará la
siguiente pantalla.

● Mientras se efectúa el borrado de datos, se

muestra el porcentaje de datos borrados y el
número de repeticiones.

●

Cuando se hayan borrado los datos, la
alimentación se desconectará brevemente y
luego se volverá a conectar automáticamente.

Si desea cancelar después de que se haya iniciado el borrado de datos

Pulse la tecla [CANCELAR]. Aparecerá la pantalla de entrada de la contraseña de
administrador. Introduzca la contraseña de administrador con el teclado numérico.
Nada más hacerlo, la eliminación de datos se detendrá, se cortará brevemente la
alimentación eléctrica y se volverá a reanudar automáticamente. Tenga en cuenta que
cualquier dato borrado antes de introducir la contraseña de administrador no podrá
restaurarse (esos datos se habrán perdido).

6

ESPAÑOL

BORRAR DATOS ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Este programa se utiliza para borrar datos almacenados utilizando la función de archivo de
documentos. Los datos definidos como "PROTEGER" o "CONFIDENCIAL" también se borran. Para
borrar los datos almacenados en la carpeta principal y la carpeta person. con la función "ARCHIVO",
active la casilla de verificación "DATOS DE ARCHIVO (INCLUYENDO ARCHIVOS PROTEGIDOS/
CONFIDENCIALES)". Para borrar datos guardados utilizando "ARCHIVO RÁPIDO", active la casilla
de verificación "DATOS DE ARCHIVO RÁPIDO (INCLUYENDO LOS ARCHIVOS PROTEGIDOS)".
Una vez seleccionados los datos que desea borrar, pulse la tecla [BORRAR]. Se mostrará un
mensaje solicitando que confirme el borrado de los datos ("SÍ" o "NO"). Pulse la tecla [SÍ] para iniciar
el borrado de los datos seleccionados. El progreso de la operación de borrado se mostrará mediante
un porcentaje junto con el número de repeticiones. Una vez finalizado el borrado de los datos, la
máquina se apagará unos instantes y, a continuación, se reiniciará.

BORRAR TODOS LOS DATOS DE LA LISTA DE ESTADO DE
TRABAJOS TERMINADOS

Este ajuste se utiliza para borrar todos los datos (nombres de usuario de la impresora,
destinos de envío de fax/imágenes, información del remitente de faxes recibidos y cola de
trabajos terminados de SharpOSA*) de la lista "COMPLETO" en la pantalla de estado de
trabajos (páginas 1-15 del "MANUAL DE INSTRUCCIONES (información general y
funcionamiento de la copiadora)"). Para borrar los datos, pulse la tecla [BORRAR TODOS
LOS DATOS DE LA LISTA DE ESTADO DE TRABAJOS TERMINADOS]. Se mostrará un
mensaje solicitando que confirme el borrado de los datos ("SÍ" o "NO"). Pulse la tecla [SÍ]
para iniciar el borrado de los datos seleccionados. El progreso de la operación de borrado
se mostrará mediante un porcentaje junto con el número de repeticiones. Una vez
finalizado el borrado de los datos, la máquina se apagará unos instantes y, a continuación,
se reiniciará.

* Aparece cuando se ha instllado el módulo de comunicación de la aplicación (MX-AMX2).

BORRRAR DATOS LIBRETA DE DIRECC./DATOS REGIST. ENVIADOS

Este programa se emplea para borrar los elementos indicados a continuación, que no
pueden borrarse o inicializarse mediante el programa "
(página
la "GUÍA DE AJUSTES DEL ADMINISTRADOR").

● BUZÓN DE EMISIÓN RELÉ INDIVIDUAL/GRUPO/PROGRAMA

● LISTA DE CONTROL DE REMITENTES

● MEMORIA POLLING/BUZÓN CONFIDENCIAL

● DATOS DEL REMITENTE

● PERMITIR/RECHAZAR RECEPCIÓN DE DATOS DE AJUSTE (INCLUYENDO EL

● REENVÍO DE INFORMACIÓN

Active las casillas de verificación de los elementos que desea borrar. (Existen dos
pantallas. Pulse las teclas o para desplazarse por las pantallas.) Para borrar los
datos, pulse la tecla [BORRAR]. Se mostrará un mensaje solicitando que confirme el
borrado de los datos ("SÍ" o "NO"). Pulse la tecla [SÍ] para iniciar el borrado de los datos
seleccionados. El progreso de la operación de borrado se mostrará mediante un porcentaje
junto con el número de repeticiones. Una vez finalizado el borrado de los datos, la máquina
se apagará unos instantes y, a continuación, se reiniciará.

6

) o "RESTAURAR VALORES PREDETERMINADOS DE FÁBRICA" (página 15 de

NÚMERO DEL CÓDIGO DE ACCESO DE SOLICITUD DE IMPRESORA)

BORRAR TODA LA MEMORIA

7

"

ESPAÑOL

NÚMERO DE VECES QUE SE REPITE EL BORRADO DE DATOS

Este programa se utiliza para optimizar la función de seguridad. El número de veces que se
repite el borrado de datos cuando se ejecuta "BORRAR TODA LA MEMORIA", "BORRAR
DATOS ARCHIVO DE DOCUMENTOS", "BORRAR TODOS LOS DATOS DE LA LISTA DE
ESTADO DE TRABAJOS TERMINADOS", o bien "BORRRAR DATOS LIBRETA DE
DIRECC./DATOS REGIST. ENVIADOS" puede definirse a cualquier número entre 1 y 7. El
ajuste de fábrica es 1.
Pulse la tecla [NÚMERO DE VECES QUE SE REPITE EL BORRADO DE DATOS] y defina
el número de veces con la tecla o .
Cuando finalice, pulse la tecla [OK].
(Vea "Acerca del ajuste de repetición" en la página 9 de este manual).

BORRADO AUTOMATICO AL ENCENDER

Este programa se utiliza para borrar automáticamente todos los datos de la máquina cuando el
interruptor de encendido se activa. Las siguientes selecciones se encuentran disponibles para el
borrado de datos: "TODA LA MEMORIA", "DATOS DE ARCHIVO (INCLUYENDO ARCHIVOS
PROTEGIDOS/CONFIDENCIALES)", "DATOS DE ARCHIVO RÁPIDO (INCLUYENDO LOS
ARCHIVOS PROTEGIDOS)", "LISTA DE ESTADO DE TRABAJOS TERMINADOS". Active las
casillas de verificación de los datos que desee que se borren automáticamente cuando se active
el interruptor de encendido. (Existen dos pantallas. Pulse las teclas o para desplazarse
por las pantallas.) Una vez seleccionados los datos que desea borrar, pulse la tecla [OK].
No hay ninguna casilla de verificación activada de manera predeterminada.

NOTA

Si hay un trabajo de envío de imagen almacenado (fax, escáner de red o trabajo de fax a
través de Internet)*, el borrado automático no se efectuará cuando se active la alimentación.
* Esto incluye faxes recibidos y faxes a través de Internet que todavía no se han

imprimido; no obstante, no incluye los datos de la placa de memoria de fax (excepto
buzón confidencial).

Si desea cancelar después de que se haya iniciado el borrado de datos

Consulte las explicaciones en el apartado "Pantalla de borrado 2" y "Si desea cancelar
después de que se haya iniciado el borrado de datos" en "
MEMORIA

" en la página 6 de este manual.

BORRAR TODA LA

No. VECES QUE REPITE PROGRAMA DE BORRADO AUTOM. AL ENCENDER

Este programa se utiliza para optimizar la función de seguridad. El número de veces que se
repite "BORRADO AUTOMATICO AL ENCENDER" puede definirse a cualquier número
entre 1 y 7. El ajuste de fábrica es 1.
Pulse la tecla [No. VECES QUE REPITE PROGRAMA DE BORRADO AUTOM. AL
ENCENDER] y defina el número de veces con la tecla o .
Cuando finalice, pulse la tecla [OK].
(Vea "Acerca del ajuste de repetición" en la página 9 de este manual).

NOTA

Este programa solamente se habilita con la casilla de verificación "BORRADO
AUTOMATICO AL ENCENDER" activada.

8

ESPAÑOL

No VECES QUE REPITE BORRADO AUTOM. AL FINALIZAR TRABAJO

Este programa se utiliza para optimizar la función de seguridad. El número de veces que se
repite el borrado automático al encender después de imprimir o transmitir cada trabajo
puede definirse en cualquier número de 1 a 7. El ajuste de fábrica es 1.
Pulse la tecla [No VECES QUE REPITE BORRADO AUTOM. AL FINALIZAR TRABAJO] y
defina el número de veces con la tecla o .
Cuando finalice, pulse la tecla [OK].

Acerca del ajuste de repetición

Cuando el ajuste de repetición (número de repeticiones) se incrementa para optimizar
la función de seguridad, el tiempo necesario para el borrado de datos es superior. Es
recomendable que seleccione las opciones de repetición "NÚMERO DE VECES QUE
SE REPITE EL BORRADO DE DATOS", "No. VECES QUE REPITE PROGRAMA DE
BORRADO AUTOM. AL ENCENDER" y "No VECES QUE REPITE BORRADO
AUTOM. AL FINALIZAR TRABAJO" que son adecuadas para las necesidades de
seguridad y las condiciones de uso.

DESACTIVAR EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Este programa se utiliza para limitar los modos de archivo de la función de archivo de
documentos. Los modos de archivo de documentos (MODO DE ARCHIVO RÁPIDO,
MODO COMPARTIDO y MODO CONFIDENCIAL) pueden deshabilitarse por separado en
cada modo donde opera el archivo de documentos (COPIAR, IMPRESORA, ESCÁNER A
HDD y ENVÍO DE IMÁGENES).
Para deshabilitar un modo de archivo, pulse la casilla de verificación del modo para
activarla. (Existen dos pantallas. Pulse las teclas o para desplazarse por las
pantallas.) Una vez activadas las casillas de verificación deseadas, pulse la tecla [OK].
Si el modo compartir o el modo confidencial están deshabilitados, "CAMBIO DE
PROPIEDAD" (páginas 7-21 del "MANUAL DE INSTRUCCIONES (información general y
funcionamiento de la copiadora)") no es posible al manipular un archivo guardado con la
función de archivo de documentos.
Al imprimir con la función de impresora, las opciones para deshabilitar el modo de archivo
seleccionadas con este programa no se indicarán en la pantalla Gestión de trabajos del
controlador de la impresora (páginas 4-22 del "MANUAL DE INSTRUCCIONES (para la
impresora)"). No obstante, si se selecciona un modo de archivo deshabilitado al imprimir un
archivo, el archivo no se guardará (solamente se efectuará la impresión).

DESACTIVAR LA IMPRESIÓN DEL LISTADOS

Este programa se utiliza para deshabilitar la impresión de cualquiera de las siguientes listas
que se imprimen utilizando "IMPRESIÓN DE LISTADOS" en los ajustes personalizados
(páginas 2-18 del "MANUAL DE INSTRUCCIONES (información general y funcionamiento
de la copiadora)").
"LISTADO DE TODOS LOS VALORES PERSONALIZADOS", "LISTADO DE
DIRECCIONES DE ENVÍO", "LISTA DE CONTROL DE REMITENTES", "LISTA USU./
CARP. CUMP. DOCUM."
Active las casillas de verificación de las listas donde desea deshabilitar la impresión y pulse
la tecla [OK].

9

ESPAÑOL

DESACTIVAR TRABAJOS DE IMPRESIÓN QUE DISTINTOS A LA
IMPRESIÓN EN ESPERA

Si un documento impreso se deja en una bandeja de salida tras imprimirse en modo de
impresora, es posible que otra persona recoja el documento y tenga acceso a información
confidencial. Este programa se utiliza para deshabilitar todos los trabajos de impresión
excepto aquellos que requieren que la impresión se inicie desde el panel operativo de la
máquina. Para habilitar este programa, active la casilla de verificación. Para imprimir un
trabajo cuando el programa está habilitado, seleccione "Sólo retener" en el campo
"Retención" del controlador de la impresora y, a continuación, ejecute el comando de
impresión. Para iniciar la impresión, active el archivo desde el panel operativo de la
máquina utilizando la función de archivo de documentos según se explica en el
"RECUPERACIÓN Y UTILIZACIÓN DE UN ARCHIVO" (páginas 7-13 del "MANUAL DE
INSTRUCCIONES (información general y funcionamiento de la copiadora)". Si se
selecciona "Retener tras imprimir" o "Impresión de prueba" antes de ejecutar el comando
de impresión, la impresión no se llevará a cabo. No obstante, el trabajo se mantendrá en
espera en la máquina y podrá imprimirse desde el panel operativo utilizando
"CONFIGURACIONES DE TRABAJO" en la función de archivo de documentos del mismo
modo que un trabajo "Sólo retener".

AJUSTES DE PANTALLA DE LA LISTA ESTADO DE TRAB.
TERMINADOS

Este ajuste sirve para seleccionar si la lista de trabajos que aparece cuando se elige
"COMPLETO" en la pantalla de estado de trabajos (páginas 1-15 del "MANUAL DE
INSTRUCCIONES (información general y funcionamiento de la copiadora)"). (El ajuste
puede seleccionarse por separado para los modos "IMPR. TRAB.", "ESCANEAR A",
"ENVIAR FAX", "INTERNET-FAX" y "Sharp OSA SCAN"*.) La lista TRABAJOS
TERMINADOS almacena y muestra los nombres de usuario del modo de impresora, los
destinos de envío de fax/imagen y la información del remitente del fax recibido. Si no desea
que se muestre esta información por motivos de seguridad, utilice este programa para
deshabilitar la visualización de la lista.
En cualquiera de los modos, si no desea mostrar la tecla "COMPLETO" empleada para
mostrar la lista TRABAJOS TERMINADOS, suprima la marca de la casilla de verificación.
Para mostrar la tecla, marque la casilla. y, a continuación, pulse la tecla [OK].

* Aparece cuando se ha instllado el módulo de comunicación de la aplicación (MX-AMX2).

10

ESPAÑOL

DESACTIVAR LA TECLA DE REENVÍO

Este ajuste sirve para deshabilitar la visualización de la tecla [REENVIAR], que se emplea
para transmitir al último destino que se ha transmitido. Para deshabilitar la tecla
[REENVIAR], active la casilla de verificación. Si se deshabilita la tecla [REENVIAR], ésta
no aparecerá en la pantalla principal del modo de fax, modo de Internet fax y modo de
escáner (páginas 1-4 del Manual del kit de expansión de facsímil AR-FX8 y la página 1-11
del "Manual de Instrucciones (para el envío de imágenes)"). (Normalmente, la tecla
aparece en estas pantallas).

LIBERAR OPERACIÓN DE BLOQUEO DE SALIDA DE ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

Este programa se utiliza cuando un archivo o carpeta han sido bloqueados (su uso no está
permitido) debido a la introducción de una contraseña incorrecta. Pulse la tecla [LIBERAR]
en la pantalla "LIBERAR OPERACIÓN DE BLOQUEO DE SALIDA DE ARCHIVO DE
DOCUMENTOS" para desbloquear todos los archivos y carpetas bloqueados. Cuando no
existen archivos o carpetas bloqueados, la tecla "LIBERAR OPERACIÓN DE BLOQUEO
DE SALIDA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS" se muestra gris en la pantalla del menú
"CONFIGURACIÓN DE SEGURIDAD".

CLAVE DE PRODUCTO

Para habilitar inicialmente la función de seguridad, deberá definir un ajuste del
administrador e introducir la clave del producto (contraseña). El ajuste del administrador
utilizado con esta finalidad se denomina "KIT DE SEGURIDAD DE DATOS". Solicite a su
distribuidor la clave del producto.

Pulse la tecla [KIT DE SEGURIDAD DE DATOS], introduzca la clave del producto con las
teclas numéricas y pulse la tecla [ENTRAR].

● Si introduce un número incorrecto...

Aparecerá un mensaje indicándole que compruebe de nuevo la clave del producto.

● Si introduce el número correcto...

Aparecerá un mensaje indicándole que apague la máquina y la vuelva a encender. Pulse
la tecla [OK] cuando haya terminado de leer el mensaje. Primero apague el interruptor de
alimentación y, a continuación, apague el interruptor de alimentación principal. La función
de seguridad estará habilitada cuando vuelva a encender la máquina.
Una vez esté habilitada la función de seguridad, la tecla [KIT DE SEGURIDAD DE
DATOS] ya no aparecerá en la pantalla de introducción de la clave del producto.

11

FRANÇAIS

Table des matières

Introduction ...........................................................................................................................1

Lorsque le kit de sécurité des données est installé ..............................................................3

● A propos des dossiers confidentiels et des fichiers confidentiels de la fonction

d'archivage de document ................................................................................................3

● Restrictions concernant la copie et l'impression en tandem ...........................................3

● Réglages de sécurité de la page Web.............................................................................4

● A propos du transfert de données copiées vers la machine............................................4

REGLAGES ADMINISTRATEUR ..........................................................................................5

● LISTE DES REGLAGES ADMINISTRATEUR .................................................................5

● Utilisation des réglages administrateur............................................................................5

● REGLAGES DE SECURITE............................................................................................5

● CLES PRODUIT............................................................................................................11

Introduction

Le kit MX-FRX5U propose en plus une fonction de sécurité au système multifonction
numérique SHARP. Lors de l'utilisation de la fonction copieur, imprimante, scanner réseau
ou fax d'un système multifonction numérique SHARP avec la fonction de sécurité, les
données d'image générées pour le travail correspondant sont codées et une fois le travail
terminé, ces données codées sont immédiatement effacées de la mémoire et du disque dur.

Remarque :

Afin de vous assurer que la fonction de sécurité du kit de sécurité des données offre le
maximum de sécurité, veuillez s'il vous plaît, respecter ce qui suit :

● L'administrateur joue un rôle majeur dans le maintien d'une sécurité constante : Apportez

un soin particulier quant aux choix de la personne qui assumera le rôle d'administrateur
pour ce kit de sécurité des données.

● Veillez à changer le mot de passe administrateur chaque fois qu'une nouvelle personne

est nommée en tant qu'administrateur.

● Modifiez régulièrement le mot de passe administrateur (au moins tous les 60 jours).

● Pendant la procédure de changement du mot de passe administrateur, le nouveau ainsi

que l'ancien mot de passe administrateur s'affichent, aussi devez-vous modifier le mot de
passe rapidement.

● Ne choisissez pas un mot de passe administrateur qui puisse facilement être deviné.

●

Les réglages administrateur occupent une place importante dans la gestion de la sécurité.
S'il s'avère nécessaire de laisser la machine sans surveillance pendant l'utilisation des
réglages administrateur, assurez-vous que la touche [CA] a été activée afin de quitter les
réglages administrateur. L'administrateur de la machine doit signifier aux utilisateurs qu'il ne
leur est pas permis d'accéder aux réglages administrateur sans autorisation.

●

Le client est considéré comme responsable du contrôle des copies de documents effectuées
avec la machine ainsi que des fax reçus en utilisant le kit de sécurité des données.

●

Même une fois le kit de sécurité des données installé, les données fax contenues dans la boîte
mémoire publique utilisées par le kit d'extension télécopieur (AR-FX8) peuvent être lues.

1

FRANÇAIS

■ Sauvegarder et effacer les données enregistrées à l'aide de la
fonction d'archivage de document

Lors de l'installation du kit de sécurité des données, celles préalablement enregistrées
dans la machine à l'aide de la fonction d'archivage de document sont effacées. Toutes
les données que vous avez besoin de conserver sont copiées vers un ordinateur avant
l'installation du kit de sécurité des données. Après l'installation du kit de sécurité des
données et la suppression des données antérieures, ces données sont renvoyées vers
la machine. (cette opération est normalement effectuée par un technicien au moment de
l'installation).
Après l'installation du kit de sécurité des données, seuls les dossiers confidentiels
peuvent être utilisés pour renvoyer les données de l'ordinateur sur la machine. Avant de
renvoyer les données sur la machine, créez un ou des dossiers confidentiels, selon ce
qui est nécessaire. Reportez-vous à l'aide sur l'archivage de document sur la page Web
de la machine, qui décrit les procédures de mémorisation de données sur un ordinateur
et le renvoi de données de l'ordinateur sur la machine.

■ A propos des mots de passe pour la page Web

Si les mots de passe "user" et/ou "admin" incorrects sont entrés au maximum trois fois
de suite lorsque vous essayez d'accéder aux pages Web de la machine équipée d'un kit
de sécurité des données, alors l'accès aux pages nécessitant la saisie d'un mot de
passe "user" ou "admin" sera interdite pendant 5 minutes.

REMARQUE

Certaines procédures d'utilisation de la machine sont différentes une fois le kit de
sécurité des données installé. Le "MANUEL D'UTILISATION (informations générales et
fonctionnement du copieur)" décrit les procédures d'utilisation de la machine avant
installation du kit de sécurité des données. Ce manuel décrit les modifications des dites
procédures après installation du kit de sécurité des données.

2

FRANÇAIS

Lorsque le kit de sécurité des données est installé

Une fois le kit de sécurité des données installé, l'icône
suivante apparaît sur l'écran tactile. Le fait d'appuyer sur
l'icône ( ) vous permet d'afficher les informations
concernant la version du kit de sécurité des données.

Une fois le kit de sécurité des données installé, les données conservées dans la
machine sont automatiquement effacées après chaque travail de copie ou fax.
Lors de la suppression de ces données, le message suivant apparaît à l'écran pendant 6 secondes*.

LES DONNEES SONT EFFACEES.

REMARQUE

Si la machine est mise hors tension alors que des données d'image sont en cours de
suppression du disque dur ou avant que les travaux en cours soient terminés, il est
possible que les données ne soient pas totalement effacées. Si vous ne souhaitez pas
que les données ne soient que partiellement effacées, il est conseillé d'utiliser le
réglage administrateur, "EFFACER TOUTE LA MEMOIRE" (page 6 de ce manuel) afin
que les données soient intégralement supprimées avant la mise hors tension.

* Il est possible de modifier la durée

d'affichage du message à l'aide des
réglages administrateur, "REGLAGE DE
LA DUREE DES MESSAGES". (Voir page
10 du Guide des réglages Administrateur.)

A propos des dossiers confidentiels et des fichiers
confidentiels de la fonction d'archivage de document

Si un mot de passe incorrect est entré au maximum trois fois de suite pour un fichier ou un
dossier confidentiel sur une machine équipée d'un kit de sécurité des données, le fichier ou
le dossier sera alors verrouillé (aucune opération ne sera permise en utilisant ce fichier ou
ce dossier). Pour déverrouiller le fichier ou le dossier, il faudra utiliser "DEVEROUILLER
L'OPERATION DE SORTIE DE L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS" (page 11 de ce manuel)
sur les réglages administrateur.

Restrictions concernant la copie et l'impression en tandem

La copie et l'impression en tandem fonctionnent de la manière suivante selon la
configuration de la machine serveur et de la machine client (que le kit de sécurité des
données soit installé ou non).

Machine client

Machine
serveur

Kit de sécurité
des données :
Oui

Kit de sécurité
des données :
Non

Kit de sécurité des données : Oui
La fonction tandem peut

être utilisée. Les données
sont supprimées des
machines serveur et client.

La fonction tandem peut
être utilisée. Les données
sont supprimées de la
machine client.

Kit de sécurité des données : Non
La fonction tandem ne peut

pas être utilisée.

La fonction tandem de base
peut être utilisée.

3

FRANÇAIS

NOM D'UTIL.

MOT DE PASSE

OKANNULER

ENTRER LE NOM ET LE MOT DE PASSE POUR LE SERVEUR FTP.

Réglages de sécurité de la page Web

Lors de l'utilisation de la machine en tant qu'imprimante réseau ainsi que de la fonction
Impression FTP, le kit de sécurité des données permet à l'utilisateur de s'identifier à l'aide
d'un "NOM D'UTILISATEUR" et d'un "MOT DE PASSE" (la fonction Impression FTP permet
d'imprimer directement un fichier préalablement enregistré sur un serveur FTP à partir du
tableau de bord de la machine sans utiliser le pilote d'imprimante ; reportez-vous à
"Imprimer un fichier d'un serveur FTP", page 5-7 du "MANUEL D'UTILISATION (pour
imprimante)").

L'authentification de l'utilisateur se fait en sélectionnant la case à cocher "Activer
l'authentification de l'utilisateur" de la page Web de la machine afin d'effectuer des réglages
de la fonction Impression FTP (cette case à cocher, qui s'affiche lorsque le kit de sécurité
des données est installé, est cochée par défaut (présence d'une coche)).
La configuration système requise ainsi que la procédure d'accès à la page Web dans
laquelle figure cette case à cocher sont décrites dans "CONFIGURATION DE
L'IMPRIMANTE PAR LE RESEAU", page 5-2 du "MANUEL D'UTILISATION (pour
imprimante)". La case à cocher s'affiche à l'écran qui figure à l'étape 2 de "■ Enregistrer un
serveur FTP", page 5-7 du "MANUEL D'UTILISATION (pour imprimante)".

■ Procédure d'impression directe d'un fichier depuis un serveur
FTP une fois l'authentification activée.

Après sélection du serveur FTP contenant le fichier à imprimer à partir de l'écran tactile
de la machine, vous devez entrer votre nom d'utilisateur ainsi que votre mot de passe.
Une fois le serveur FTP sélectionné à l'étape 3 de "■ Imprimer un fichier d'un serveur
FTP à partir du panneau de commande de l'imprimante", page 5-7 du "MANUEL
D'UTILISATION (pour imprimante)", un écran vous propose d'entrer vos nom
d'utilisateur et mot de passe pour le serveur FTP concerné.

Appuyez sur la touche [NOM D'UTILISATEUR] afin d'entrer ce dernier puis sur la touche
[MOT DE PASSE] pour entrer votre mot de passe. Un écran de saisie s'affiche à chaque fois.
Une fois votre nom d'utilisateur et votre mot de passe entrés, appuyez sur la touche [OK].
Une fois le nom d'utilisateur ainsi que le mot de passe entrés, passez à l'étape 4, page
5-8 du "MANUEL D'UTILISATION (pour imprimante)".

A propos du transfert de données copiées vers la
machine

Lorsque le kit de sécurité des données est installé et que la page Web est utilisée afin de
copier les données mémorisées à l
ordinateur, les données copiées peuvent uniquement être renvoyées vers la machine
d

'

origine. Elles ne peuvent pas être transférées vers une autre machine même si cette
dernière est de configuration identique. La touche [Restitution depuis le PC] s
uniquement sur la page Web et le renvoi des données sur la machine sera uniquement
possible si un dossier confidentiel est sélectionné.

'

aide de la fonction d'archivage de document vers un

4

'

affichera