Sharp MX-FR34U User Manual [fi]

MX-FR34U

TIETOTURVAN YLLÄPITOTYÖKALUT
KÄYTTÖOHJE

Sisältö

Johdanto........................................................................................................................................2

Kun tietoturvamoduuli on asennettu ..............................................................................................4

● Tietoturvamoduulin järjestelmäasetukset ................................................................................4

● Asiakirjan hallintatoiminto ........................................................................................................4

● Dokumentin Tallennus .............................................................................................................4

● Käyttöoikeusryhmän rekisteröintinäyttö ...................................................................................5

● Salasanojen suojaaminen........................................................................................................5

● Rajoitukset koskien tandemkopiointia ja tandemtulostusta......................................................7

● Tietoturva-Asetukset Internet-sivuilla.......................................................................................8

● Kopioitujen tietojen siirtäminen ................................................................................................8

Järjestelmäasetukset.....................................................................................................................9

● Järjestelmäasetusten käyttö (pääkäyttäjä)...............................................................................9

● Turvallisuutta varten olevat järjestelmäasetukset.....................................................................9

● Valmiit työt -listan näyttöasetukset.........................................................................................18

● Työn tila -näyttöasetus ...........................................................................................................19

● Vapauta tiedost./kansion käsitt. lukitus ..................................................................................19

● Tuotekoodi .............................................................................................................................19

Asiakirjan hallinta-asetus.............................................................................................................20

● Asiakirjan hallinta...................................................................................................................20

● Tilat, joihin voidaan lisätä asiakirjan hallintatoiminto..............................................................21

● Asiakirjan hallintatoiminnon käyttöönotto...............................................................................21

● Asiakirjan hallintatoiminnon käyttö.........................................................................................24

Takuu

SHARP Corporation on tehnyt kaikkensa, jotta tämä dokumentti olisi mahdollisimman
tarkka ja hyödyllinen. SHARP Corporation ei kuitenkaan vastaa sen sisällöstä millään
tavalla. Kaikkea dokumentin sisältämää tietoa voidaan muuttaa ilman ennakkoilmoitusta.
SHARP ei vastaa suorista eikä epäsuorista menetyksistä tai vahingoista, jotka aiheutuvat
tästä käyttöohjeesta tai liittyvät siihen.
© Copyright SHARP Corporation 2011. Kaikki oikeudet pidätetään. Kopiointi, muokkaus tai
kääntäminen ilman kirjallista lupaa on kielletty, elleivät nämä tapahdu tekijänoikeuslakien mukaisesti.

Huomio:

Tämän käyttöoppaan "Järjestelmäasetukset (Pääkäyttäjä)" viittaa järjestelmäasetuksiin, jotka
vaativat sisäänkirjautumista pääkäyttäjäoikeuksilla, ja "Järjestelmäasetukset (Yleiset)" viittaavat
järjestelmäasetuksiin, jotka yleiset käyttäjät (pääkäyttäjä mukaan lukien) voivat konfiguroida.

Käyttöoppaista käytetyt kuvakkeet

Tässä käyttöoppaassa käytetyissä kuvakkeissa on seuraavan tyyppisiä tietoja:

Tässä kohtaa saat lisätietoa toiminnosta tai käyttömenetelmästä.

Tässä kohtaa saat tietoa käytön keskeyttämisestä tai korjaamisesta.

Ohjekirjassa näkyvät näyttöikkunat, viestit ja näppäinten nimet saattavat olla erilaisia kuin
koneella johtuen tuotteen parannuksista ja muutoksista.

1

Johdanto

MX-FR34U lisää turvallisuustoiminnon SHARP digitaaliseen värimonitoimijärjestelmään.
Kun turvallisuustoiminnon sisältävää SHARP digitaalisen värimonitoimijärjestelmän
kopiointitoimintoa, verkkoskanneritoimintoa tai faksitoimintoa käytetään, työlle luotavat
kuvatiedot salataan. Työn ollessa valmis salattu tieto poistuu automaattisesti muistista ja
kovalevyltä.

■ Huomio:

Huomioimalla seuraavat seikat varmistat, että laitteen tietoturvallisuustoiminto takaa
mahdollisimman parhaan turvallisuuden:

● Pääkäyttäjällä on tärkeä tehtävä turvallisuuden ylläpitämisessä. Valitse huolella

henkilö, joka ottaa pääkäyttäjän tehtävän vastaan.

● Vaihda pääkäyttäjäsalasana välittömästi joka kerta, kun uusi henkilö ottaa

pääkäyttäjän tehtävän vastaan.

● Vaihda pääkäyttäjän

● Älä valitse salasanaa, joka on helppo arvata pääkäyttäjän

● Järjestelmäasetukset (pääkäyttäjä) ovat hyvin tärkeitä turvallisuuden hallinnalle. Jos

poistut laitteelta käyttäessäsi järjestelmäasetuksia (pääkäyttäjä), muista sulkea
järjestelmäasetukset (pääkäyttäjä) koskettamalla [Uloskirjaus]-näppäintä. Laitteen
pääkäyttäjän tulee ilmoittaa käyttäjille, että heillä ei ole pääsyä järjestelmäasetuksiin
(pääkäyttäjä) ilman lupaa.

● Asiakas on vastuussa laitteella tehtyjen asiakirjojen kopioiden ja laitteella

vastaanotettujen faksien tarkastamisesta.

● Vaikka tietoturvamoduuli on asennettu, huomaa, että faksi

pollausmuistissa olevat faksitiedot ovat luettavissa.

salasana

säännöllisesti (vähintään 60 päivän välein).

salasanaksi

toiminnon

.

käyttämässä

■ Asiakirjan arkistointitoiminnossa tallennettujen tiedostojen
varmistus ja poisto

Kun tietoturvamoduuli on asennettu, aiemmin laitteeseen asiakirjan arkistointitoiminnolla
tallennetut tiedot poistetaan. Tästä syystä kaikki tiedot, jotka haluat säilyttää, kopioidaan
tietokoneelle ennen tietoturvan ylläpitotyökalujen asennusta ja palautetaan laitteelle
asennuksen ja aiempien tietojen poistamisen jälkeen. (Tämän työn suorittaa yleensä
huoltoteknikko tietoturvamoduulin asennuksen yhteydessä.)
Ainoastaan luottamuksellisia kansioita voidaan käyttää palauttamaan tietoja
tietokoneelta koneelle tietoturvan ylläpitotyökalujen asentamisen jälkeen. Luo
tarvittaessa luottamuksellisia kansioita ennen tietojen palauttamista tietokoneelta
laitteelle. Lisätietoja tietojen tallentamisesta tietokoneelle ja tietojen palauttamisesta
tietokoneelta koneelle saat koneen Internet-sivujen kohdassa Asiakirjan arkistointi.

2

■ Internet-sivujen salasanoista

Jos syötät kolme kertaa peräkkäin väärät salasanat "user"- tai "admin"-kohtaan
yrittäessäsi päästä sellaisen koneen Internet-sivuille, jolle on asennettu tietoturvan
ylläpitotyökalut, pääsy estetään viiden minuutin ajaksi sivuille, joille vaaditaan "user"- tai
"admin"-salasana.

Jotkut laitteen käyttöön liittyvät toiminnot muuttuvat tietoturvamoduulin
asennuksen jälkeen. Laitteen käyttöoppaissa kerrotaan laitteen käyttämisestä
silloin, kun tietoturvamoduulia ei ole asennettu. Tämä käyttöopas kertoo näiden
toimintojen muutoksista silloin, kun tietoturvamoduuli on asennettu.

3

Kun tietoturvamoduuli on

1

Kun tietoturvamoduuli on asennettu, seuraava kuvake ilmestyy kosketuspaneeliin.
Kosketa kuvaketta ( ) nähdäksesi tietoa tietoturvamoduulista.
Kun tietoturvamoduuli on asennettu, laitteeseen jäävä tieto pyyhkiytyy automaattisesti

jokaisen työn jälkeen.
Kun tiedon poistaminen alkaa, seuraava viesti näkyy näytössä kuuden sekunnin ajan

* Viestin kestoa voidaan muuttaa järjestelmäasetuksissa (pääkäyttäjä) kohdassa

"Viestiajan Asetus".
(➞ Järjestelmäasetukset (Pääkäyttäjä) > "Käyttö-Asetukset" > "Muut asetukset"
>"Viestiajan Asetus")

asennettu

Tietoja poistetaan.

Jos laitteen virta sammutetaan silloin, kun kuvatietoja poistetaan
kovalevyasemasta tai ennen kuin työ on valmis, tiedot eivät mahdollisesti poistu
kokonaan. Mikäli et halua jättää laitteelle osittain poistettua tietoa virran katkaisun
yhteydessä, on suositeltavaa käyttää ohjelmaa "Tyhjennä Muisti" (tämän
käyttöoppaan sivu 11) tiedon poistamisen päättämiseksi ennen virran katkaisua.

*

.

Tietoturvamoduulin järjestelmäasetukset

Kun tietoturvamoduuli on asennettu, turvallisuutta lisääviä asetuksia voidaan lisätä laitteen
järjestelmäasetuksiin (pääkäyttäjä). Lisätietoja, katso "Järjestelmäasetukset" (tämän
käyttöoppaan sivu 9).

Asiakirjan hallintatoiminto

Asiakirjan hallintatoimintoa käytetään sijoittamaan paperille asiakirjan hallintakuvio
tulostettaessa tulostustöitä, kopioita ja vastaanotettuja fakseja.
Asiakirjan sisäinen hallintakuvio estää tulostetun asiakirjan uudelleenkopioinnin ja
faksauksen sekä muut toiminnot. Lisätietoja on luvussa
käyttöohjeen sivu 20).

"Asiakirjan hallinta-asetus"

(tämän

Dokumentin Tallennus

Aseta tiedoston ominaisuudeksi "Luottamuksellinen", kun tietoturvamoduuli asennettu, jotta
voit tallentaa työt Dokumentin Tallennus -toiminnolla.
Tiedostoja, joiden ominaisuudeksi on asetettu "Jaettu" tai "Suojattu", ei voida tallentaa.
Lisäksi, jotta voit tulostaa säilytys-toimintoa käyttävältä tietokoneelta, sinun on kirjoitettava
salasana tulostinohjaimen asetuksiin (kun tehdasasetus on voimassa).

4

Kun tietoturvamoduuli on asennettu

Käyttöoikeusryhmän rekisteröintinäyttö

Kun tietoturvamoduuli on asennettu, [Turvallisuus]-näppäin on lisätty järjestelmäasetusten
(pääkäyttäjä) "Käyttöoikeusryhmän rekisteröinti"-valikkonäyttöön.
Kun tätä näppäintä kosketetaan, seuraava kohtien säätämistä varten oleva ruutu tulee
näkyviin.

Järjestelmäasetukset

Turvallisuus

Ryhmän Nimi : Vieras

Tulosta muut työt kuin pidetyt tulosteet :

Asiakirjan arkistoinnin hyväksymisasetus :

Kopiointi

Tulostus

Skannaa kiintolevylle

Kuvan Läh.

● Tulosta muut työt kuin pidetyt tulosteet

Pikatiedosto-Tila

Sallittu

Jakotila

Keskeytä

Luottamukselli-Suustila

OK

Kun [Sallittu] on valittu ja [OK]-painiketta painetaan, muut tulostustyöt kuin pidettävät
työt sallitaan valtuusryhmän rekisteröinnissä, kun käyttäjätunnistus on otettu käyttöön.

● Asiakirjan arkistoinnin hyväksymisasetusn

Kun tallennat käyttöoikeusryhmälle käyttäjän vahvistustoimintoa, valitse tätä näppäintä
koskettamalla, sallitaanko asiakirjan arkistointi jokaisessa arkistointitilassa ja jokaiselle
työtyypille.
Voit ottaa arkistointitilan käyttöön koskettamalla tilan ruutua.
Kun olet valinnut haluamasi ruudut, paina [OK]-näppäintä.

Asiakirjan arkistoinnin tulee olla otettu käyttöön seuraavissa asetuksissa.
Oletusasetuksena asiakirjan arkistointi on otettu käyttöön ainoastaan
luottamuksellisessa tilassa.

● Ota asiakirjan arkistointi käyttöön valtuusryhmän rekisteröinnissä (tämä

asetus).

● Asiakirjan arkistointi pois käytöstä järjestelmäasetuksissa (tämän

käyttöoppaan sivu 17)

Salasanojen suojaaminen

Kun tietoturvamoduuli on asennettu, laitteen käyttöpaneelissa tai Internet-sivuilla syötetyt
salasalat voidaan suojata.

■ Pääkäyttäjän salasana / Käyttäjän salasana

Kun tietoturvan työkalut on asennettu, pääsy salasanan avulla estetään viiden minuutin ajaksi,
jos kolme kertaa peräkkäin syötetään väärä pääkäyttäjän salasana eikä käyttäjätunnistus ole
toiminnassa, tai jos kolme kertaa peräkkäin syötetään väärä pääkäyttäjän tai käyttäjän
salasana käyttäjätunnistuksen ollessa toiminnassa.

5

Kun tietoturvamoduuli on asennettu

■

Asiakirjan arkistointitoiminnon luottam. kansiot ja luottam. tiedostot

Jos tietylle kansiolle tai tiedostolle syötetään väärä salasana kolme kertaa peräkkäin,
kansio tai tiedosto lukitaan. Ohjeet kansion tai tiedoston lukituksen avaamiseksi, katso
"Vapauta tiedost./kansion käsitt. lukitus" (tämän käyttöohjeen sivu 19).

●

Kaikki tiedostot, joiden käyttäjänimi ja salasana ovat samat, voidaan tulostaa
käyttämällä asiakirjan arkistointitoiminnon Erän tulostus -toimintoa
( Käyttöohje "ERÄN TULOSTUS" luvusta "5. ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI").

☞

Tiedostoja, joiden salasana on eri kuin salasana, joka syötettiin haun aikana,
käsitellään tiedostoina, joille on syötetty väärä salasana. Tästä syystä on
suositeltavaa välttää niin paljon kuin mahdollista hakujen suorittamista käyttämällä
[Kaikki Käytt] ja [Käytt. Tuntem.].

● Tiedoston käytön ollessa kielletty seuraava pätee käytettäessä asiakirjan

arkistointitoimintoa:

● Suoritettaessa erätulostusta kiellettyä tiedostoa ei tulosteta, vaikka se

sopisikin hakukriteereihin.

■ Asiakirjan arkistoinnin tiedostonhakunäyttö

Tietoturvamoduulin ollessa asennettu salasanan syöttöasetus ei tule näkyviin asiakirjan
arkistoinnin hakunäytössä.

■ Salattu PDF

Kun työ tulostetaan salatulla PDF-suoratulostuksella (kirjoitinliitännän n tai PS3­laajennuksen ollessa asennettu), työ näkyy työtilanäytön välimuistijonossa ja salasana
on annettava tulostuksen käynnistämiseksi.
Jos väärä salasana annetaan kolme kertaa peräkkäin ja tietoturvamoduuli on asennettu,
viesti "Toiminto on estetty. Ota yhteys pääkäyttäjään." näkyy näytöllä kuuden sekunnin
ajan ja tulostus estyy.
Jos kosketat välimuistinäytössä olevaa tiedostoa, jolle väärä salasana annettiin kolme
kertaa, seuraava näyttö tulee näkyviin.

Tämän työn tulostus on estetty.
Poista työ?

Ei Kyllä

Ohjeet tulostustyön lukituksen poistamiseksi, katso "Vapauta tiedost./kansion käsitt.
lukitus" (tämän käyttöohjeen sivu 19).

●Kosketa [Kyllä]-näppäintä tulostustyön

poistamiseksi.

●Kosketa [Ei]-näppäintä työn poistamisen

peruuttamiseksi.

■ FTP veto-tulostus

Kun FTP vetotulostus -toimintoa käytetään tulostamaan tiedosto suoraan FTP­palvelimelta (kirjoitinliitännän ollessa asennettu), "Käyttäjänimi" ja "Salasana" on
syötettävä FTP-palvelimen ollessa valittuna. Tietoturvamoduulin ollessa asennettu
syöttö lukitaan viideksi minuutiksi, jos väärä "Käyttäjänimi" tai "Salasana" syötetään
kolme kertaa peräkkäin.

6

Kun tietoturvamoduuli on asennettu

■ Sisäänkirjaus, kun käyttöoik. tarkistus on otettu käyttöön

Kun "Käyttäjän todennuksen asetukset" on otettu käyttöön järjestelmäasetuksissa (pääkäyttäjä)
( Aloitusopas "KÄYTTÄJÄN TUNNISTUS"), sisäänkirjaus vaaditaan sisäänkirjausnäytössä,

☞

ennen kuin laitetta voidaan käyttää. Jos "Sisäänkirj. epäonnistumisesta ilmoittava varoitus" on
otettu käyttöön järjestelmäasetuksissa (pääkäyttäjä), laite lukkiutuu viideksi minuutiksi, jos
sisäänkirjaus epäonnistuu kolme kertaa peräkkäin.
"Sisäänkirj. epäonnistumisesta ilmoittava varoitus" -asetus on aina aktivoitu, kun
tietoturvamoduuli on asennettu.

Rajoitukset koskien tandemkopiointia ja tandemtulostusta

Tandemkopiointi ja tandemtulostus toimivat alla näytetyn mukaisesti perustuen päälaitteen
ja orjalaitteen konfigurointiin (onko tietoturvamoduuli asennettu vai ei).

■ Tandemkopiointi

Orjalaite

Tietoturvamoduuli: Kyllä Tietoturvamoduuli: Ei

Tietoturva­moduuli:
Kyllä

Tietoturva-

Päälaite

moduuli:
Ei

■ Tandemtulostus

Tietoturva­moduuli:
Kyllä

Tietoturva-

Päälaite

moduuli:
Ei

Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
sekä pää- että oheislaitteista.

Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
oheislaitteista.

Orjalaite

Tietoturvamoduuli: Kyllä Tietoturvamoduuli: Ei

Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
sekä pää- että oheislaitteista.

Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
oheislaitteista.

Tandemtoimintoa ei voi
käyttää.

Tavallista tandemtoimintoa voi
käyttää.

Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
oheislaitteista.

Tavallista tandemtoimintoa voi
käyttää.

7

Kun tietoturvamoduuli on asennettu

Tietoturva-Asetukset Internet-sivuilla

Kun laitetta käytetään verkkotulostimena ja FTP vetotulostus -toiminto on käytössä,
tietoturvamoduuli mahdollistaa käyttäjän tunnistamisen FTP-palvelimelle käyttäjätunnuksen ja
salasanan avulla. (Vetotulostus-toiminnolla aiemmin FTP-palvelimelle tallennettu tiedosto
voidaan tulostaa suoraan laitteen käyttöpaneelista tulostinajuria käyttämättä; katso
Käyttöohje.)

Käyttöoikeuden tarkastaminen mahdollistetaan valitsemalla [Ota käyttäjän varmistus
käyttöön]-ruutu laitteen Internet-sivuilla FTP vetotulostus -toiminnon asetuksissa. Tämä
ruutu ilmestyy, kun tietoturvamoduuli on asennettu, ja se on valmiiksi valittuna (rastitettu).

■

Menettely tiedoston tulostamiselle suoraan FTP-palvelimelta
(kun käyttöoik. tarkistus on otettu käyttöön).

Sinun on syötettävä käyttäjänimesi ja salasana, jonka jälkeen valitset kosketusnäytöstä
FTP-palvelimen, jolla tulostettava tiedosto on.
Kun FTP-palvelin valitaan käyttöohjeen vaiheessa 2 kohdassa "TIEDOSTON
TULOSTAMINEN SUORAAN FTP-PALVELIMELTA" luvussa "3. TULOSTIN", näkyviin
tulee ruutu, joka kehottaa kirjoittamaan FTP-palvelimen käyttäjänimen ja salasanan.

FTP-palvelimen todennus

Anna käyttäjänimi ja salasana

Käyttäjänimi

Salasana

Keskeytä

OK

Kosketa [Käyttäjänimi]-painiketta käyttäjänimen syöttämiseksi ja [Salasana]-painiketta
salasanan syöttämiseksi. Kirjainten syöttönäyttö ilmestyy näyttöön kummassakin
tapauksessa.
Kun olet antanut käyttäjänimesi/salasanan, kosketa [OK]-näppäintä.
Kun olet kirjoittanut käyttäjänimen ja salasanan, jatka vaiheesta 3 kohdasta
"TIEDOSTON TULOSTAMINEN SUORAAN FTP-PALVELIMELTA" luvussa
"3. TULOSTIN" käyttöohjeessa.
Tämän toiminnon käyttämisen edellytyksenä on asennettu kirjoitinliitäntä.

Kopioitujen tietojen siirtäminen

Kun tietoturvamoduuli on asennettu ja Internet-sivuja käytetään kopioimaan asiakirjan
arkistointitoiminnolla tallennettuja tietoja tietokoneelle, kopioituja tietoja voidaan siirtää
takaisin alkuperäiselle laitteelle, josta se alunperin kopioitiin.
Tietoja ei voi siirtää toiselle laitteelle, vaikka laitteen asetukset olisivatkin samat.
[Palauta PC:ltä]-näppäin näkyy Internet-sivuilla, ja tietojen siirtäminen takaisin koneelle on
ainoastaan mahdollista luottamuksellisen kansion ollessa valittuna.

8

Järjestelmäasetukset

2

Tässä luvussa kerrotaan tietoturvatoimintoon liittyvistä järjestelmäasetuksista.

Seuraavat selitykset olettavat, että laitteessa on tulostin-, faksi- ja
verkkoskanneritoiminnot.

Järjestelmäasetusten käyttö (pääkäyttäjä)

Noudata toimenpiteitä, jotka on kuvattu kohdassa "JÄRJESTELMÄASETUKSET
(PÄÄKÄYTTÄJÄ)" luvussa "6. JÄRJESTELMÄASETUKSET" käyttöohjeessa säätääksesi
järjestelmäasetusten asetukset (administraattori).
Lisätietoja kaikista asetuksista on seuraavilla sivuilla.

Jos väärä pääkäyttäjän salasana annetaan kolme kertaa peräkkäin laitteella,
jolle on asennettu tietoturvamoduuli, pääkäyttäjän salasanan syöttäminen estyy
viideksi minuutiksi.

Turvallisuutta varten olevat järjestelmäasetukset

Kun tietoturvamoduuli on asennettu, turvallisuuteen liittyvät asetukset (poikkeuksena [SSL-asetukset])
lisätään asetuksiin, joka tulevat näyttöön painettaessa [Tietoturva-Asetukset]-näppäintä.

Asetus

Tyhjennä Muisti
Poista Arkistoidut Asiakirjat
Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit

työt -listalta
Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot
Automaattinen Nollaus

Käynnistettäessä
Tyhjennyskerta-asetukset 16

● Tietojen poiston toistomäärä

● Automaattinen nollaus

käynnistettäessä toistokerrat

● Automaattinen nollaus työn

lopuksi toistokerrat
Asiakirjan arkistointi pois käytöstä 17 Ota käyttöön / Poista käytöstä ­Listatulostus pois käytöstä 17
Muut paitsi pidettävät tulostustyöt

pois käytöstä

*1

*1

*1

*1

*1

*1

*1

*1

Sivu

11

13
13

14
15

16
16

16

18

Selitys

Valitse poistettavat tiedot ja poiston
suorituskerrat tietojen poiston
asetuksen valikkonäytössä. Käytä
tätä asetusta manuaalisesti
tyhjentämään tallennetut tiedot
koneen muistin ja kovalevyn
jokaisesta osasta.

asetusten näytössä voit valita
kohteet, jotka haluat ottaa pois
käytöstä. Voit käyttää tätä asetusta
poistamaan käytöstä tietyt toiminnot
ja estämään arkaluontoisten
asiakirjatietojen vuotamisen.

9

Järjestelmäasetukset

Asetus

Sivu

Selitys

Valmiit työt -listan näyttöasetukset 18 Tällä asetuksella voit valita,

haluatko näyttää työtilan valmiiden
töiden näytön.

Työn tila -näyttöasetus 19 Käytä tätä valitessasi esitetäänkö

tulostustöiden tiedostonimet ja
kuvan lähetystöiden kohdekansiot
työntilanäytössä.

Vapauta tiedost./kansion käsitt.
lukitus

Tuotekoodi

*1

Kun käyttäjän vahvistustoiminto on otettu käyttöön, käyttäjä ei voi konfiguroida tätä

*2

19 Tällä toiminnolla voit vapauttaa

lukittuja tiedostoja ja kansioita.

19 Rekisteröi tuotekoodi.

asetusta vaikka käyttöoikeusryhmä sallii käyttäjän konfiguroida turvallisuusasetuksia.

(Vain pääkäyttäjä voi suorittaa tämän toiminnon.)

*2

Tämä ei ole näkyvissä, kun tuotekoodi on annettu ja tietoturvatoiminto on otettu käyttöön.

Järjestelmäasetukset

Tietoturva-Asetukset

SSL-asetukset

IPsec-setukset

IEEE802.1X asetus

Tiedon tyhjennysasetukset

Salli/estä asetukset

Valmiit työt -listan näyttöasetukset

Edellinen

10

Yllä olevat järjestelmäasetukset voidaan konfiguroida myös laitteen Internet­sivuilla. Tietoturvan ylläpitotyökalujen tuoteavainta ei voi syöttää Internet-sivulla.
Syötä tuoteavain laitteen kosketuspaneelilla.

Järjestelmäasetukset

■ Tyhjennä Muisti

Tätä ohjelmaa käytetään poistamaan manuaalisesti kaikki tieto laitteen muistista ja
kovalevyltä.
Huomaa kuitenkin, että tällä asetuksella ei poisteta seuraavanlaisia tietotyyppejä. Poista
seuraavat tietotyypit käyttämällä "Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot" (tämän
käyttöoppaan sivu 14).

● Käyttäjän tiedot

● Yksittäinen/Ryhmä/Ohjelma/Jatkosarjalähetyksen Muistilokero*

● Pollausmuisti/Luottamuksellinen Muistilokero

●

Lähettäjän Tiedot

● Salli/estä vastaanoton asetustiedot(Sis.pollauksen salasanan numeron)

● Edelleenlähetystiedot

Edellä olevat asetukset vaihtelevat asennettujen valinnaisten laitteiden mukaan.

*

Muistilokeroon tallennetut kuvatiedot poistetaan suorittamalla "Tyhjennä Muisti".

Kun [Tyhjennä Muisti]-painiketta painetaan, vahvistusnäyttö tulee näkyviin alla osoitetulla
tavalla.

*

11

Järjestelmäasetukset

[Tyhjennä näyttö 1]
Näytössä näkyy vahvistusviesti "Tyhjennä koko muisti. (Lukuunottamatta osoitekirjaa/
Käyttäjän tietoja.)".

● Aiempaan valikkoon palataan koskettamalla näppäintä the [Ei]

● Tyhjennä koko muisti koskettamalla [Kyllä]-näppäintä. "Odota." tulee näyttöön, ja

seuraava ikkuna tulee näyttöön.

Jos tulostustyö on käynnissä "Tyhjennä Muisti" -toiminnon suorittamisen aikana,
tulostustyö peruuntuu. Myös käynnissä sekä työjonossa olevat tulostustyöt
pyyhkiytyvät.

[Tyhjennä näyttö 2]

● Poistamisen aikana poiston edistyminen

Koko muisti tyhjennetään.

(50.0%) (1/1 aika)

100%50%0%

Keskeytä

näkyy prosentteina yhdessä toistojen
lukumäärän kanssa.

● Kun poistaminen on päättynyt, seuraavaksi

näyttöön tulee vahvistus.

Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen...

Koske [Keskeytä]-näppäintä. Näyttöön tulee pääkäyttäjän salasanan
syöttöikkuna. Anna pääkäyttäjän salasana. Tietojen poistaminen päättyy heti,
kun oikea salasana on annettu, minkä jälkeen virta kytkeytyy lyhyesti pois päältä
ja kytkeytyy takaisin päälle automaattisesti. Huomioi, että ennen salasanan
syöttämistä poistettuja tietoja ei tallenneta.

[Tyhjennä näyttö 3]

Muistin tyhjennys on suoritettu.
Uudelleenkäynnistys on suoritettu.

Käynnistä laite uudelleen koskettamalla [OK]­näppäintä.

OK

12

Järjestelmäasetukset

■ Poista Arkistoidut Asiakirjat

Tätä toimintoa käytetään poistamaan tiedot, jotka on tallennettu käyttämällä asiakirjan
arkistointitoimintoa.
Myös tiedot, joiden ominaisuudeksi on asetettu "Suojaa" tai "Luottam.", poistetaan.

Järjestelmäasetukset

Poista Arkistoidut Asiakirjat

Valitse poistettavat tiedot ja paina [Poista].

Tiedostot(Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot)

Pikatiedostotiedot(Sis.suojatut tiedostot)

● [Tiedostot (Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot)]-ruutu:

Poista

Valitsemalla tämän ruudun voit poistaa kaikki tiedostot, jotka on tallennettu
käyttämällä "Tiedosto"-toimintoa pääkansiossa ja mukautetuissa kansioissa.

● [Pikatiedostotiedot (Sis.suojatut tiedostot)]-ruutu:

Valitsemalla tämän ruudun voit poistaa kaikki tiedostot, jotka on tallennettu
käyttämällä "Pikatiedosto"-toimintoa.

Vaihe 1: Kosketa [Poista]-näppäintä.

Näytössä näkyy vahvistusviesti, joka kehottaa sinua valitsemaan joko "Kyllä" tai "Ei".

Vaihe 2: Koske [Kyllä]-näppäintä.

Valitut tiedot on poistettu.
(Toiminta poiston aikana on sama kuin suoritettaessa "Tyhjennä Muisti"-toimintoa (tämän
käyttöoppaan sivu 11).)

Edellinen

■ Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit työt -listalta

Käytä tätä toimintoa silloin, kun haluat poistaa kaikkien niiden alla mainittujen kohteiden
tiedot, jotka näkyvät suoritettujen töiden työtilanäytössä.
(Työtilan valmiiden töiden näyttö näkyy näytössä silloin, kun työtilanäytön [Valmis]­painiketta (työtilanäytön valintapainike) painetaan.)

● Tulostimen käyttäjien nimet

● Kuvien lähetyskohteet

● Vastaanotettujen faksien lähettäjät

Vaihe 1: Kosketa [Poista kaikki tied. valmiit -listalta]-painiketta.

Näytössä näkyy vahvistusviesti, joka kehottaa sinua valitsemaan joko "Kyllä" tai "Ei".

Vaihe 2: Koske [Kyllä]-näppäintä.

Tietojen poisto suoritetaan.
(Toiminta poiston aikana on sama kuin suoritettaessa "Tyhjennä Muisti"-toimintoa
(tämän käyttöoppaan sivu 11). Peruutus ei kuitenkaan ole mahdollista poiston aikana.)

13

Järjestelmäasetukset

■ Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot

Tätä toimintoa käytetään poistamaan alla mainitut kohteet, joita ei voi poistaa tai
käynnistää käyttämällä "Tyhjennä Muisti" (tämän käyttöoppaan sivu 11) tai toimintoa
"Palauta Tehdasasetukset" (
säilytys/haku" > "Palauta Tehdasasetukset").

Järjestelmäasetukset

Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot

Valitse poistettavat tiedot ja paina [Poista].

●Käyttäjän tiedot

●Yksittäinen/Ryhmä/Ohjelma/Jatkosarjalähetyksen Muistilokero

●Pollausmuisti/Luottamuksellinen Muistilokero

●

Lähettäjän Tiedot

●Salli/estä vastaanoton asetustiedot(Sis.pollauksen salasanan numeron)

●

Edelleenlähetystiedot

Edellä olevat asetukset vaihtelevat asennettujen valinnaisten laitteiden mukaan.

*1

Nimi voi vaihdella riippuen asennetuista vaihtoehdoista.

*2

Voidaan valita ainoastaan silloin, kun faksitoiminto on otettu käyttöön.

*3

Voidaan valita, kun joko faksitoiminto tai Internet-faksitoiminto on käytössä.

*4

Valitse tämä silloin, kun haluat ainoastaan poistaa tallennetut edelleenlähetystiedot.

Vaihe 1: Valitse sen kohteen ruutu, jonka haluat poistaa.
Vaihe 2: Kosketa [Poista]-painiketta.

Näytössä näkyy vahvistusviesti, joka kehottaa sinua valitsemaan "Kyllä" tai "Ei".

Vaihe 3: Koske [Kyllä]-näppäintä.

Valitut tiedot on poistettu.
(Toiminta poiston aikana on sama kuin suoritettaessa "Tyhjennä Muisti"-toimintoa
(tämän käyttöoppaan sivu 11). Peruutus ei kuitenkaan ole mahdollista poiston aikana.)

➞ Järjestelmäasetukset (Pääkäyttäjä) > "Järjestelmäaset.

EdellinenPoista

Käyttäjän tiedot

Yksittäinen/Ryhmä/Ohjelma/Jatkosarjalähetyksen Muistilokero

Pollausmuisti/Luottamuksellinen Muistilokero

Lähettäjän Tiedot

Salli/estä vastaanoton asetustiedot(Sis.pollauksen salasanan numeron)

Edelleenlähetystiedot

*2

*

4

*1,*3

14

Järjestelmäasetukset

■ Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä

Tätä toimintoa käytetään kaikkien laitteessa olevien tietojen automaattiseen poistoon
silloin, kun laitteen virta on kytketty päälle.

Seuraavan tyyppiset tiedot voidaan poistaa:

● Koko Muisti

● Tiedostot (Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot)

● Pikatiedostotiedot (Sis.suojatut tiedostot)

● Työn Tilan Valmiit Työt -Lista

Valitse niiden tietojen ruudut, jotka haluat poistaa automaattisesti, kun virta kytketään
pois päältä, ja kosketa sitten [OK]-painiketta.
Mitään ruutuja ei ole ennalta valittu.

Järjestelmäasetukset

Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä

Valitse tiedot, jotka poistetaan käynnistettäessä.

Koko Muisti

Tiedostot(Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot)

Pikatiedostotiedot(Sis.suojatut tiedostot)

Työn Tilan Valmiit Työt -Lista

OKKeskeytä

Kun kyseessä on tallennettu kuvanlähetystyö (faksi, verkkoskannaus tai
Internet-faksityö)

*

, "Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" ei tapahdu virran

ollessa kytkettynä päälle.

*

Tämä koskee vastaanotettuja fakseja ja Internet-fakseja, joita ei ole tulostettu.
Tämä ei kuitenkaan koske faksin muistissa olevaa tietoa (poikkeuksena
luottamuksellinen muistilokero).

Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen...

Katso selitykset "Tyhjennä näyttö 2"-kohdassa ja "Jos haluat peruuttaa tietojen
poistamisen..." kohdassa "Tyhjennä Muisti" tämän käyttöoppaan sivulla 12.

15

Järjestelmäasetukset

■ Tyhjennyskerta-asetukset

Voit vahvistaa turvallisuusasetuksia toistamalla tietojen poiston tietyllä toistomäärällä
joka kerralla.
Kosketa jokaisen kohteen -valintaruutua ja valitse tietojen poiston toistokertojen
määrä. Kun olet valmis, kosketa [OK]-näppäintä.

Järjestelmäasetukset

Tyhjennyskerta-asetukset

Tietojen poiston toistomäärä:

Automaattinen nollaus käynnistettäessä toistokerrat:

Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat:

● Tietojen poiston toistomäärä

Tietojen poistamisen toistumiskertojen lukumäärä silloin, kun "Tyhjennä Muisti"-,
"Poista Arkistoidut Asiakirjat"-, "Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit työt -listalta"- tai
"Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot"-toimintoa käytetään, voidaan valita 1 ja 7 kerran
välillä. Tehdasasetus on 1.

● Automaattinen nollaus käynnistettäessä toistokerrat

"Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" -toiminnon toistokertojen lukumäärän voi
valita 1 ja 7 väliltä. Tehdasasetus on 1.

Keskeytä

1

Kertaa

1

Kertaa

1

Kertaa

OK

Tämä ohjelma on otettu käyttöön ainoastaan silloin, kun [Automaattinen Nollaus
Käynnistettäessä] -ruutu on valittu.

● Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat

Automaattisen nollaustoiminnon toistokertojen lukumääräksi jokaisen työn
päättymisen jälkeen voidaan valita 1 ja 7 väliltä. Tehdasasetus on 1.
Vastaanotettujen faksien ja Internet-faksien tietojen poiston toistokertojen määrä on
kuitenkin aina 1, vaikka muu asetus olisi valittu.

Toistoasetuksista

Kun toistoasetuksia (toistojen lukumäärää) korotetaan turvallisuustoiminnon
tehostamiseksi, tiedon poistoon vaadittava aika lisääntyy.
On suositeltavaa, että valitset "Tietojen poiston toistomäärä"-, "Automaattinen nollaus
käynnistettäessä toistokerrat"- ja "Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat"­toiminnoilla sellaiset toistoasetukset, jotka sopivat sinun turvallisuustarpeisiisi ja
käyttöehtoihin.

16

Järjestelmäasetukset

■ Asiakirjan arkistointi pois käytöstä

Tätä ohjelmaa käytetään rajoittamaan asiakirjan arkistointitoiminnon arkistointitiloja.
Asiakirjan arkistointitilat (Pikatiedosto-Tila, Jakotila ja Luottamukselli-Suustila), voidaan
erikseen asettaa toimimattomaksi jokaisessa tilassa, jossa asiakirjan arkistointi toimii
(Kopiointi-, Tulostus-, Skannaa kiintolevylle, ja Kuvan Lähetys- tilassa).

Järjestelmäasetukset

Salli/estä asetukset

Asiakirjan arkistointi pois käytöstä:

Kopiointi

Tulostus

Skannaa kiintolevylle

Kuvan Läh.

Listatulostus pois käytöstä:

● Kosketa niiden arkistointitilojen ruutuja, jotka haluat saada toimimattomiksi. Kun ruudut

Pikatiedosto-Tila Jakotila

Asiakaskohtaisten Asetusten Luettelo

Lähetysosoiteluettelo

Keskeytä

Luottamukselli-Suustila

OK

on valittu, kosketa näppäintä the [OK].

● Jo tallennetun tiedoston ominaisuutta ei voi muuttaa käyttämällä "Ominaisuuden

Muutos"-toimintoa ( Käyttöohje "SUOJAUSASTEEN MUUTTAMINEN" luvusta

☞

"5. ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI")

Jos tietty ominaisuus on otettu pois käytöstä "Asiakirjan arkistointi pois
käytöstä"-toiminnolla ja jos tämän ominaisuuden kanssa aiemmin tallennettu
tiedosto on olemassa, tallennetun tiedoston ominaisuus voidaan vaihtaa.

Tulostettaessa tulostustoiminnolla jopa sellaiset tiedostojen tallentamisen muodot, jotka
on otettu pois käytöstä tällä ohjelmalla, näkyvät tulostinajurin Työnhallinta-ikkunassa
( Käyttöohje "TULOSTUSTIEDOSTOJEN TALLENNUS JA KÄYTTÖ (Säilytys/

☞

Asiakirjan arkistointi)" luvusta

"3. TULOSTIN"

). Jos kuitenkin käytöstä pois otettu
tilamuoto valitaan tiedoston tulostuksen aikana, tiedosto ei tallennu (ainoastaan tulostus
tapahtuu).

■ Listatulostus pois käytöstä

Tätä ohjelmaa käytetään ottamaan pois käytöstä seuraavat listat, jotka tulostetaan
käyttämällä järjestelmäasetusten (yleinen) kohtaa "Luet. tulostus (Käyttäjä)".
"Asiakaskohtaisten Asetusten Luettelo", "Lähettää Osoiteluettelo", "Asiakirjojen
arkistointikansioiden luettelo"
Valitse niiden listojen ruudut, joiden tulostamisen haluat poistaa käytöstä. Kun olet
valinnut haluamasi ruudut, kosketa [OK]-näppäintä.

17

Järjestelmäasetukset

■ Muut paitsi pidettävät tulostustyöt pois käytöstä

Tulostus muusta tulostustilasta kuin koneen käyttöpaneelista on kielletty. Tätä asetusta
voidaan käyttää ehkäisemään tulostimen ulostulotasolle jääneiden arkaluontoisten
asiakirjojen joutuminen vääriin käsin, mikä voi johtaa arkaluontoisen tiedon vuotamisen.

Järjestelmäasetukset

Salli/estä asetukset

Tulostus

Skannaa kiintolevylle

Kuvan Läh.

Listatulostus pois käytöstä:

Muut paitsi pidettävät tulostustyöt pois käytöstä

Asiakaskohtaisten Asetusten Luettelo

Lähetysosoiteluettelo

Asiakirjojen arkistointikansioiden luettelo

● Voit estää tulostuksen muualta kuin käyttöpaneelista valitsemalla ruudun. Voit tulostaa

kieltoasetuksen ollessa valittuna noudattamalla seuraavia ohjeita.

Vaihe 1: Aseta "Säilytys"-asetus tulostinajurissa [Pidä vain]-asetukseen ja valitse

tulostuskäsky.

Tulostustyö näkyy koneen ohjauspaneelissa.

Vaihe 2: Valitse tulostustyösi ja suorita tulostus. ( Käyttöohje "TALLENNETUN

TIEDOSTON TULOSTUS" luvusta "5. ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI")

Jos "Pidä tulostuksen jälkeen" tai "Mallitulostus" on valittu ennen
tulostuskäskyn toteuttamista, tulostus ei käynnisty. Työ säilyy kuitenkin
laitteessa ja voidaan tulostaa ohjauspaneelista käyttäen asiakirjan arkistointi­toimintoa samalla tavalla kuin "Pidä vain"-työtä.

Keskeytä

☞

OK

Valmiit työt -listan näyttöasetukset

Voit valita, tuleeko työtilan valmiiden töiden näytön näkyä näytössä vai ei (työtilanäytön
valintanäppäin).
Jos et turvallisuussyistä halua näyttää näytössä tietoja (tulostustilan käyttäjien nimet, kuvien
lähetyskohteet, vastaanotettujen faksien lähettäjät jne.), jotka on tallennettu ja jotka näkyvät
työtilan valmiiden töiden näytössä, voit piilottaa näytön tämän asetuksen avulla.

Järjestelmäasetukset

Valmiit työt -listan näyttöasetukset

Valmiiden töiden työtilalistan
näyttöasetus:

Tulosta

Skannaus

Faksi

Internet-Faksi

OKKeskeytä

● Voit piilottaa työtilan valmiiden töiden näytön koskettamalla jokaisen tilan ([Tulosta],

[Skannaus], [

Faksi] ja [Internet-Faksi]) ruutua ja poistamalla rastin.

Kun olet valmis, kosketa [OK]-näppäintä.

18

Järjestelmäasetukset

Työn tila -näyttöasetus

Voit valita esitetäänkö tulostustöiden tiedostonimet ja kuvan lähetystöiden kohdekansiot
kosketuspaneelin työntilanäytössä. Jos turvallisuussyistä et halua näyttää näitä tietoja,
valitse sen mukaiset valintaruudut.

Vapauta tiedost./kansion käsitt. lukitus

Tätä toimintoa käytetään vapauttamaan asiakirjan arkistointikansiot, tiedostot ja salatut
PDF-tiedostot, jotka on estetty väärän salasanan vuoksi.
Koskettamalla [Vapauta tiedost./kansion käsitt. lukitus] ja sitten [Vapauta] voit vapauttaa
kaikki estetyt kohteet. Kun tämä on tehty, kohteita voidaan muuttaa. Kun kohteita ei ole
lukittu, [Vapauta tiedost./kansion käsitt. lukitus]-näppäin ei ole aktivoitu.

Tuotekoodi

Turvallisuustoiminnon ottamiseksi alunperin käyttöön sinun on käytettävä
järjestelmäasetuksia tuotekoodin (salasanan) syöttämiseksi. Tähän tarkoitukseen käytetyn
järjestelmäasetuksen nimi on "TIETOTURVAN YLLÄPITOTYÖKALUT". Pyydä tuotekoodi
jälleenmyyjältäsi. (Huoltoteknikko suorittaa tämän tehtävän tietoturvatyökalujen
asentamisen yhteydessä.)

Voit rekisteröidä tuoteavaimen koskettamalla kehyksen sisäosaa tietoturvan
ylläpitotyökalujen näytön alapuolella, näppäilemällä tuoteavaimen numeronäppäimistöstä ja
koskettamalla [Lähetä]-painiketta.

● Jos syötät väärän numeron…

Näyttöön tulee viesti, joka pyytää sinua tarkistamaan tuotekoodin uudelleen.

● Jos syötät oikean numeron…

Näyttöön tulee viesti, joka pyytää sinua katkaisemaan virran ja käynnistämään sen
uudelleen. Kosketa [OK]-näppäintä, kun olet lukenut viestin.
Sammuta ensin virtakatkaisin ja sitten pääkatkaisin. Turvallisuustoiminto kytkeytyy päälle,
kun virta käynnistetään uudelleen.
Turvallisuustoiminnon ollessa kytkettynä päälle "Tietoturvan Ylläpitotyökalut" ei enää näy
tuotekoodin syöttöikkunassa.

Kun tuotekoodi on annettu, seuraavia toimintoja ei voi suorittaa, ennen kuin laite
käynnistetään uudelleen.

● Kaikki käyttöoikeudet verkosta tai faksilinjasta on kielletty.

● Näppäimiä, jotka vaihtavat näytön, kuten [POISTA KAIKKI]-näppäin, ei voi käyttää.

● [Tuotekoodi]-toiminnon [Edellinen]-näppäin järjestelmäasetuksissa ei ole aktiivinen, jottei

voida vaihtaa muihin näyttöihin kuin muihin tuotekoodin syöttönäyttöihin.

19

Asiakirjan hallinta-asetus

3

Asiakirjan hallinta

Asiakirjan hallintatoimintoa käytetään sijoittamaan paperille asiakirjan hallintakuvio
kopioinnissa, tulostustyössä, faksin vastaanotossa tai tulostuslistan tulostuksessa.
Jos käyttäjä yrittää skannata asiakirjaa, jossa on sisäinen asiakirjan hallintakuvio, SHARP­laitteella, jonka asiakirjan hallintatoiminto on otettu käyttöön, viesti "Asiakirjan hallintakuvio
havaittu. Työ peruttu." tulee näyttöön ja pääkäyttäjälle lähetetään sähköpostiviesti.
Tämä estää arkaluontoisten asiakirjojen uudelleenkopioinnin ja -faksauksen.

Asiakirjan hallinta ei välttämättä toimi tehokkaasti käytettäessä tiettyjä
alkuperäisten asiakirjojen kokoja tai tyyppejä, tiettyjä paperikokoja tai -tyyppejä
tai tiettyjä asetuksia.
Huomioimalla seuraavat kohdat voit mahdollistaa tehokkaan asiakirjan
hallintatoiminnon käytön.

● Alkuperäinen

● Toiminto ei välttämättä toimi kunnolla, jos alkuperäinen asiakirja koostuu

suurikokoisista valokuvista.

● Asiakirjan hallintatoiminto on tarkoitettu tekstitiedon suojaamiseen. Sen

vuoksi se ei välttämättä toimi kunnolla, jos sitä käytetään graafisen tiedon
suojaamiseen.

● Asiakirjan hallintakuvion väri

● Valitse paperin väristä poikkeavan väriryhmän väri.

● Paperi, jolle asiakirjan hallintakuvio tulostetaan

● Käyttämällä Sharpin suosittelemaa paperia voit valita mustan, syaanin ja

keltaisen värin.

● Valkoisen paperin käyttäminen on suositeltavaa. Jos käytät muun väristä

kuin valkoista paperia, asiakirjan hallintakuviota ei ehkä tunnisteta eikä
toiminto välttämättä toimi kunnolla.

●

Käytä B5-kokoista tai suurempaa paperia.
Seuraavia paperikokoja voidaan käyttää:
A3W (12" x 18"), A3, B4, A4, B5, 11" x 17", 8-1/2" x 14", 8-1/2" x 13",
8-1/2" x 11", 7-1/4" x 10-1/2"R, 8K, 16K
(Paperikoon ollessa A4 tai pienempi paperia voidaan käyttää sekä vaaka­että pystysuorassa asennossa.)

Vastuuvapauslauseke

Sharp ei takaa, että asiakirjan hallintatoiminto toimii aina tehokkaasti. Joissakin
tapauksissa asiakirjan hallintatoiminto ei välttämättä toimi kunnolla.

20

Asiakirjan hallinta-asetus

Tilat, joihin voidaan lisätä asiakirjan hallintatoiminto

Asiakirjan hallintatoimintoa voidaan käyttää tulostamaan sisäisellä asiakirjan hallintakuviolla
seuraavissa tiloissa:

● Kopiointi (väri/mustavalko)

● Tulostus (väri/mustavalko)

● Arkistoidun asiakirjan tulostus (väri/mustavalko)

● Vastaanota Internetfaksi (vain mustavalko)

● Faksin Vastaanotto (vain mustavalko)

● Luettelon tulostus (vain mustavalko)

Asiakirjan hallintatoiminnon käyttöönotto

Noudattamalla seuraavia ohjeita voit ottaa asiakirjan hallintatoiminnon käyttöön.
Painamalla [JÄRJESTELMÄ ASETUKSET]-painiketta ja koskettamalla sitten [Tietoturva­Asetukset]-painiketta ja [Asiakirjan hallinta-asetus]-painiketta voit näyttää näytössä
asiakirjan hallinta-asetusten näytön ja konfiguroida asetukset. Kun olet valmis, kosketa
[OK]-näppäintä.

Asiakirjan hallinta-asetus

Kosketa vierityspalkkia ja liu'uta sitä ylös- tai alaspäin näytön vaihtamiseksi.

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Lisää aina tulostettava muoto

Kopiokone:
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:
Tulostusmuodon asetus:

Tulostusvärin asetus:

Tulostus:

Kopiokone:

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Tulostusvärin asetus

Vastaanota Internetfaksi:
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Faksin vastaanotto:
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Ei tulostusta

Kuvio 1

Bk(Musta)

Salli käyttäjän valita tulostusväriSalli käyttäjän valita tulostusväri

Ei tulostusta

Bk(Musta)

Salli käyttäjän valita tulostusväri

Ei tulostusta

Kuvio 1

Tulosta aina

Kuvio 1

Vierityspalkki

Keskeytä OK

Keskeytä OK

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Tulostus:
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Tulostusvärin asetus:

Tulosteet(Asiak. Tall.):
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Tulostusvärin asetus:

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta

Tulostusmuodon asetus:

Faksin vastaanotto
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta

Tulostusmuodon asetus:

Luettel. tulostus
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta

Tulostusmuodon asetus:

Ei tulostusta

Kuvio 1

Bk(Musta)

Ei tulostusta

Kuvio 1

Bk(Musta)

Ei tulostusta

Kuvio 1

Ei tulostusta

Kuvio 1

Kuvio 1

Ei tulostusta

Kuvio 1

Keskeytä OK

Salli käyttäjän valita tulostusväri

Keskeytä OK

21

Asiakirjan hallinta-asetus

■ Asetukset asiakirjan arkistoinnilla tallennettujen tiedostojen
tulostukseen

Näitä asetuksia käytetään kopiointitöiden ja koneen kovalevylle tallennettujen
tulostustöiden tulostukseen asiakirjan arkistointitoiminnon avulla. Voit aina tulostaa
asiakirjan hallintakuvion tallennetun tiedoston tulostuksen yhteydessä, jos asiakirjan
hallintakuvio tulostettiin työn alkuperäisen suorituksen yhteydessä, valitsemalla [Lisää
aina tulostettava muoto]-ruudun .

■ Kopiointi-/Tulostus-/Arkistoidun asiakirjan tulostus-tiloihin
liittyvät asetukset

Kopiointiin, tulostukseen ja asiakirjojen arkistointitiloihin liittyvät asetukset voidaan
konfiguroida asiakirjan hallinta-asetuksen näytön kentissä "Kopiointi", "Tulostus" ja
"Tulosteet (Asiak. Tall.)".

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Lisää aina tulostettava muoto

Kopiokone:
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:
Tulostusmuodon asetus:

Tulostusvärin asetus:

Tulostus:

Kopiokone:

Ei tulostusta

Kuvio 1

Bk(Musta)

Salli käyttäjän valita tulostusväri

Ei tulostusta

Keskeytä OK

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Tulostusvärin asetus

Tulosteet(Asiak. Tall.):
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:
Tulostusmuodon asetus:

Tulostusvärin asetus:

Vastaanota Internetfaksi:
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Bk(Musta)

Ei tulostusta

Kuvio 1

Bk(Musta)

Ei tulostusta

Kuvio 1

Keskeytä OK

● Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta (Valitse tulostusmenetelmä)

Koskettamalla valintaruutua voit katsella luetteloa kohteista ja valita kohteen
koskettamalla sitä.

Ei tulostusta:

Asiakirjan hallintakuviota ei tulosteta.

Tulosta aina:

Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina.

Salli käyttäjän valinta:

Käyttäjä voi valita, tulostetaanko asiakirjan hallintakuvio jokaisen tulostustyön asetuksen
yhteydessä.

Kun olet päättänyt asetusten konfiguroinnin, kosketa [OK]-näppäintä.

● Tulostusmuodon asetus (Valitse tulostettava kuvio.)

"Tulosta aina" tai "Salli käyttäjän valinta" voidaan valita kohdassa "Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta" hallintakuvion valitsemiseksi.
Voit valita jonkin kuvioista 1- 5 koskettamalla valintaruutua . Valitse yksi kohteista
koskettamalla sitä.
Jos huomaat, että asiakirjan hallintatoimintoa ei voi käyttää tietylle tulostetulle kuvalle, voit
yrittää vaihtaa kuvion asetuksia (kuviot 1- 5). (Oletusasetus: kuvio 1)

● Tulostusvärin asetus (Valitse väri)

"Tulosta aina" tai "Salli käyttäjän valinta" voidaan valita kohdassa "Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta" tulostusvärin valitsemiseksi.

22

Asiakirjan hallinta-asetus

Voit valita tulostusvärin koskettamalla valintaruutua . Valitse yksi kohteista
koskettamalla sitä.
[Bk(Musta)]:

Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina mustana.

[C(Syaani)]:

Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina syaanina. (Vain väritilan ollessa valittuna)

[Y(Keltainen)]:

Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina keltaisena. (Vain väritilan ollessa valittuna)

[Salli käyttäjän valita tulostusväri]-ruutu:

Kun tämä ruutu on valittu ( ), tässä valittu väri valitaan alussa oletusväriksi asiakirjan
hallintakuvioon. Käyttäjä voi vaihtaa värin jokaisen tulostustyön suorituskerran
yhteydessä.

■ Internet-faksin vastaanotto/ Faksin vastaanotto/Luettelon
tulostus –tiloihin liittyvät asetukset.

Internet-faksin vastaanottoon, faksin vastaanottoon ja luettelon tulostustiloihin liittyvät
asetukset voidaan konfiguroida asiakirjan hallinta-asetusten näytön kentissä

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Tulostusvärin asetus

Tulosteet(Asiak. Tall.):
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Tulostusvärin asetus:

Vastaanota Internetfaksi:
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Bk(Musta)

Ei tulostusta

Kuvio 1

Bk(Musta)

Ei tulostusta

Kuvio 1

Keskeytä OK

Järjestelmäasetukset

Asiakirjanhallinta-asetus

Faksin vastaanotto
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Luettel. tulostus
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta:

Tulostusmuodon asetus:

Ilmoitus

Asiakirjan hallintamalli voidaan tulostaa valitulla värillä, vain jos kyseessä on nelivärityö.

Estä datan edelleenlähetystoiminto, jos haluat käsitellä tätä toimintoa.

Ei tulostusta

Kuvio 1

Ei tulostusta

Kuvio 1

Keskeytä OK

● Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta (Valitse tulostusmenetelmä)

Koskettamalla valintaruutua voit katsella luetteloa kohteista ja valita kohteen
koskettamalla sitä.
Ei tulostusta:

Asiakirjan hallintakuviota ei tulosteta.

Tulosta aina:

Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina.

Jos "Tulosta aina" on valittu Internet-faksin vastaanottotilassa tai faksin
vastaanottotilassa, on suositeltavaa, että kummankin toiminnon
eteenpäinlähetyksen toiminnot otetaan pois käytöstä.

● Tulostusmuodon asetus (Valitse tulostettava kuvio.)

Jos "Tulosta aina" on valittu kentässä "Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta", kuvioasetus
voidaan valita.
Voit valita jonkin kuvioista 1- 5 koskettamalla valintaruutua . Valitse yksi kohteista

koskettamalla sitä.
Jos huomaat, että asiakirjan hallintatoimintoa ei voi käyttää tietylle tulostetulle kuvalle, voit

yrittää vaihtaa kuvion asetuksia (kuviot 1- 5). (Oletusasetus: kuvio 1)

23

Asiakirjan hallinta-asetus

Asiakirjan hallintatoiminnon käyttö

Kun asiakirjan hallintatoimintoa käytetään, asiakirjan hallintakuvio tulostuu sille paperille,
johon kopiot, tulostustyöt ja vastaanotetut faksit ja tulostuslistat tulostetaan.

■

Sivut, joille asiakirjan hallintakuvio tulostuu (kaikki tilat)

● Asiakirjan hallintakuvio tulostuu kaikille asiakirjan hallintatoiminnolla varustettujen

Sharp-laitteiden tulostamille sivuille, mukaan lukien 2-puolisella tulostuksella
tulostettujen sivujen kääntöpuoli.

● Jos tyhjä sivu tulostuu, koska 2-puolisen tulostuksen sivumäärä oli pariton, asiakirjan

hallintakuvio ei tulostu tyhjälle sivulle.

● Kun käytät kansi-/välilehtitoimintoa (mukaan lukien kalvovälilehdet), asiakirjan

hallintakuvio tulostuu ainoastaan niille kansille ja välilehdille, joille tulostetaan.
Asiakirjan hallintakuviota ei tulosteta, kun kopiota ei tehdä kannelle tai välilehdelle.

Kun olet ottanut asiakirjan hallintatoiminnon käyttöön järjestelmäasetuksissa, voit käyttää
toimintoa noudattamalla näitä ohjeita.

■ Asiakirjan hallinnan käyttäminen kopiointitilassa

Vaihe 1:Koske [Asiakirjan hallinta]-näppäintä.

[Asiakirjan hallinta]-näppäimen näyttö ja sitä seuraavat vaiheet riippuvat asetuksista,
jotka on konfiguroitu asiakirjan hallintatoiminnolle järjestelmäasetuksissa.

24

Asiakirjan hallinta-asetus

Asiakirjan hallinta­toiminnon asetukset järjestelmäasetuksissa

Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta
(Kopiointi)-asetus

[Ei tulostusta] - Ei aktivoitu Ei käytettävissä
[Tulosta aina] Korostettu Siirry kohtaan 2.

[Salli käyttäjän
valinta]

Tulostusväriasetusten
tila (kopiointi) ­valintaruutu

[Asiakirjan hallinta]­näppäimen näyttö

Korostettu

Normaali näyttö Siirry kohtaan 2.

Normaali näyttö

Erikois-Toiminnot-ikkuna

Seuraavat vaiheet

Kun näppäintä
kosketetaan, merkkiääni
ilmoittaa, että näppäin
ei ole käytettävissä.

Kun näppäintä
kosketetaan, näppäin
on korostettu ja toiminto
on otettu käyttöön.

Vaihe 2:Kosketa [Bk(Musta)]-näppäintä, [C(Syaani)]-näppäintä tai [Y(Keltainen)]-

näppäintä.

Järjestelmäasetusten tulostusväriasetuksessa asetetun värin näppäin on alunperin korostettu.
Kun olet koskettanut jotakin näppäintä, koskettamalla alempaa [OK]- näppäintä voit palata
erikoistoimintojen valikkoikkunaan.

Vaihe 3:

Valitse toivomasi asetukset erikoistoimintojen valikkoikkunassa ja paina sitten
[VÄRI KÄYNNISTYS]-näppäintä tai [MUSTAVALKO KÄYNNISTYS]-näppäintä.

● Jos joko [C(Syaani)]-näppäintä tai [Y(Keltainen)]-näppäintä painetaan

vaiheessa 2, [MUSTAVALKO KÄYNNISTYS]-näppäintä ei voi painaa.

● Kun väritila on yksi väri, asiakirjan hallintakuvion tulostaminen ei ole

mahdollista.

25

Asiakirjan hallinta-asetus

Asiakirjan hallintatoiminnon yhdistäminen muiden toimintojen kanssa

Asiakirjan
hallinnan kanssa
yhdistetty toiminto

Valotus Kuvio tallentuu aina samalla valotuksella valotusasetuksesta huolimatta.
Kopiosuhde
2-puoleinen Kuvio tulostuu sekä etu- että kääntöpuolelle 2-puolisessa tulostamisessa.

Kääntökopioinnin
Asetus

Marg.Siirto Kuvion asento ei muutu käytettäessä marginaalin siirtoa. (Marginaalin leveys ei

Häivytys Kuvio tulostuu tavallisesti häivytettyyn reunaan tai keskiosaan.
2:n sivun kopiointi Kuvion tulostaminen tapahtuu paperista riippuen. Sen vuoksi kuvio tulostuu

Vihkokopiointi Tulostettu perustuen vihkokopiolle käytettyyn paperiin.
Työn Kokoaminen Kuvio tulostuu normaalisti.
Tandem-Kopiointi Kuvio tulostuu tavallisesti sekä pää- että oheislaitteelle. (Jos orjalaitteelle ei ole

Kansi/ Välil.
Toiminta

Kalvojen
välilehdet

Moniotos Tulostettu paperista riippuen. Kun on valittu 2-1, kaksi alkuperäisen asiakirjan

Kirjakopiointi Suoritettaessa kirjakopiointia kuvio tulostuu paperista riippuen.
Tab.Kopiointi Kuvion asento ei muutu käytettäessä tab. kopiointia. (Tab. kopioinnin kuvan

Korttitoiminto Kuvio tulostuu kerran aina, kun alkuperäisen asiakirjan etu- ja kääntöpuolet

Leima
Valok. toisto Kuvio tulostuu kerran jokaiselle kuvan skannaukselle.
Monisivu suurennos
Peilikuva Kuvio tulostuu normaalissa suunnassa ilman kääntämistä.
A3 Full Bleed
Keskitys Kuvio tulostuu normaalisti.
M/V Kääntö Kuviot tulostetaan tavallisesti ilman musta/valko-käänteisyyttä.
Muut toiminnot Kuvio tulostuu tavallisesti, kun asetuksia RGB säätö, Terävyys, Taustan

Kuvio tallentuu aina samalla kopiosuhteella kopiosuhdeasetuksesta huolimatta.

(Alkuperäisen asiakirjan suuntaa (kirja tai lehtiö) ei huomioida.)
Kuvio ei muutu käytettäessä kääntökopiointia. (Kuvion suunta riippuu tasolla

olevan paperin suunnasta.)

vaikuta kuvion asentoon.)

kummallekin sivulle, joista kumpikin on puolet alkuperäisen asiakirjan koosta.

asennettu tietoturvan ylläpitotyökaluja, tandemkopiointia ei voi käyttää.)
Kuvio tulostuu tavallisesti kopioitaessa kansia ja välilehtiä. Jos kannelle tai

välilehdelle ei kopioida, kuvio ei tulostu.
Kuvio tulostuu normaalisti. (Kun välilehdelle kopioidaan, kuvio tulostuu samalla

tavoin kuin kalvolle.)

sivua tulostetaan yhdelle paperiarkille. Kuvio tulostuu tavallisesti paperiarkille
myös suoritettaessa 2-1- tai 4-1 -tulostusta.

siirtoleveys ei vaikuta kuvion asentoon.)
Kopiointinopeus hidastuu silloin, kun kopiointi tapahtuu välilehtipaperille
asiakirjan hallintatoiminnolla.

skannataan.
Jos kuvio ja leimakohde ovat päällekkäin, kuviolla on etusija.

Kuvio tulostuu jokaiselle monisivusuurennoksen sivulle.

Kuvion tulostettu alue suurennetaan sopimaan A3 Full Bleed -asetukseen.

Häivytys, Väritasapaino, Kirkkaus ja/tai Voimakkuus käytetään.

Asiakirjan hallintakuvion tulostamisen ohjaus

26

Asiakirjan hallinta-asetus

■ Asiakirjan hallintatoiminto tulostustilassa

● Kun [Tulosta aina] on otettu käyttöön järjestelmäasetusten [Asiakirjanhallinta,

tulostusvalinta]-kohdassa, asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina.

● Jos [Salli käyttäjän valinta] on otettu käyttöön, noudata alla kuvattua menettelyä

asiakirjan hallintakuvion tulostamiseksi.

Vaihe 1:Valitse [Tietoturvan ylläpitotyökalu] tulostinajurin alkuperäisen asetuksen

ikkunassa (ominaisuuksien ikkuna).

Vaihe 2: Napsauta ennen tulostuksen suorittamista [Lisäasetukset]-välilehteä tulostinajurin

ominaisuuksien ikkunassa ja napsauta [Asiakirjan hallinta]-näppäintä.

Vaihe 3:Rastita [Asiakirjan hallinta]-ruutu ja valitse [Musta], [Syaani] tai [Keltainen]

kohdassa [Tulostusväri].

■

Asiakirjan hallintatoiminnon käyttäminen asiakirjan arkistointitilassa

Kun tiedosto on tallennettu asiakirjan arkistointitoiminnolla käyttämällä
järjestelmäasetusten "Asiakirjan hallinnan asetukset"-kohdassa ohjelmoituja asetuksia,
noudata alla olevia ohjeita asiakirjan hallintakuvion tulostamiseksi. (Lisätietoja
asiakirjojen arkistoinnilla tallennettujen tiedostojen käytöstä, katso Käyttöohje.)

Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta

Jos [Salli käyttäjän valinta] on valittu, [Asiakirjan hallinta]-näppäimellä voidaan
valita, halutaanko asiakirjan hallintakuvio tulostaa vai ei. Jos [Lisää aina tulostettava
muoto]-ruutu on kuitenkin rastitettu, asiakirjan hallintakuvion tulostamista ei voi
peruuttaa huolimatta siitä, onko [Salli käyttäjän valinta] valittu vai ei.

Vaihe 1:Kosketa [Erikoistoiminnot]-näppäintä tulostuksen asetusikkunassa, ja

kosketa sitten [Asiakirjan hallinta]-näppäintä.

Jos "Ei tulostusta" on valittu järjestelmäasetusten kohdassa "
(Tiedostoille, joille on tulostettu asiakirjojen säätömallit tiedosto tallennettaessa,
voidaan koskettaa näppäintä [Asiakirjan hallinta], jos ruutu [Lisää aina

tulostettava muoto ] on valittu järjestelmäasetuksissa.)

27

Asiakirjan hallinta-asetus

Vaihe 2:Jos [Salli käyttäjän valita tulostusväri]-ruutu on valittu järjestelmäasetusten

kohdassa [Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta], kosketa [Bk (Musta)], [C
(Syaani)] tai [Y (Keltainen)].

Järjestelmäasetusten [Tulostusvärin asetus]-kohdassa asetetun värin näppäin on alunperin
korostettu. Jos tallennetun tiedoston väritila on kuitenkin asetettu muuksi kuin täysväriksi,
[Bk(Musta)] valitaan eikä asetukseksi voida muuttaa [C(Syaani)] tai [Y(Keltainen)].

Kun olet koskettanut jotakin näppäintä, kosketa ylempää [OK]-näppäintä.

Vaihe 3:Kosketa [Tulosta ja poista data]-näppäintä tai [Tulosta ja tallenna data]-

näppäintä.

■ Asiakirjan hallintatoiminnon käyttäminen tiloissa Internet­faksin vastaanotto/Faksin Vastaanotto/Luettelon tulostus

Erityistä menettelyä ei tarvita. Tulostuksen aikana mustavalkoinen asiakirjan hallintakuvio
sijoitetaan järjestelmäasetusten asiakirjan hallintatoiminnon asetusten mukaisesti.

■ Tekstikentän käskyt sähköpostin suoratulostuksessa

Syöttämällä alla oleva käsky suoratulostussähköpostin tekstikenttään voidaan määrittää,
tulostetaanko asiakirjan hallintakuvio.

Toiminto Käskyn nimi Arvo Esimerkki

Kuviotulostus
ON/OFF

DOCUMENTCONTROL ON

OFF

DOCUMENTCONTROL=ON

28

FI1