Page 1
MX-FR36U
Sisältö
Johdanto........................................................................................................................................2
Kun tietoturvamoduuli on asennettu ..............................................................................................4
● Tietoturvan ylläpitotyökalujen turvallisuusasetukset ................................................................4
● Asiakirjan hallintatoiminto ........................................................................................................4
● Dokumentin Tallennus..............................................................................................................4
● Käyttöoikeusryhmän rekisteröintinäyttö ...................................................................................5
● Salasanojen suojaaminen........................................................................................................5
● Rajoitukset koskien tandemkopiointia ja tandemtulostusta......................................................7
● Tietoturva-asetukset FTP vetotulostus -toiminnossa...............................................................8
● Kopioitujen tietojen siirtäminen ................................................................................................8
● Tuotekoodi ...............................................................................................................................9
Tietoturva-asetukset....................................................................................................................10
● Tietoturva-asetusten käyttö asetustilassa (pääkäyttäjä)........................................................10
● Tietoturva-asetuksiin lisätyt asetukset ...................................................................................10
● Muistialueen tyhjennys ..........................................................................................................12
● Muut asetukset ......................................................................................................................15
Asiakirjan hallinta-asetus.............................................................................................................20
● Asiakirjan hallinta ...................................................................................................................20
● Tilat, joihin voidaan lisätä asiakirjan hallintatoiminto..............................................................21
● Asiakirjan hallintatoiminnon käyttöönotto...............................................................................21
● Asiakirjan hallintatoiminnon käyttö.........................................................................................24
TIETOTURVAN YLLÄPITOTYÖKALUT
KÄYTTÖOHJE
Page 2
Takuu
SHARP Corporation on tehnyt kaikkensa, jotta tämä dokumentti olisi mahdollisimman
tarkka ja hyödyllinen. SHARP Corporation ei kuitenkaan vastaa sen sisällöstä millään
tavalla. Kaikkea dokumentin sisältämää tietoa voidaan muuttaa ilman ennakkoilmoitusta.
SHARP ei vastaa suorista eikä epäsuorista menetyksistä tai vahingoista, jotka aiheutuvat
tästä käyttöohjeesta tai liittyvät siihen.
© Copyright SHARP Corporation 2012. Kaikki oikeudet pidätetään. Kopiointi, muokkaus tai
kääntäminen ilman kirjallista lupaa on kielletty, elleivät nämä tapahdu tekijänoikeuslakien mukaisesti.
Huomio:
"Asetukset (pääkäyttäjä)" tässä käyttöoppaassa perustuvat asetustilaan, johon kirjautuminen
edellyttää pääkäyttäjän käyttöoikeuksia, kun taas "Asetukset (yleinen)" perustuvat asetustilaan,
johon voivat kirjautua kaikki käyttäjät (pääkäyttäjä mukaanlukien).
Käyttöoppaista käytetyt kuvakkeet
Tässä käyttöoppaassa käytetyissä kuvakkeissa on seuraavan tyyppisiä tietoja:
Tässä kohtaa saat lisätietoa toiminnosta tai käyttömenetelmästä.
Tässä kohtaa saat tietoa käytön keskeyttämisestä tai korjaamisesta.
Ohjekirjassa näkyvät näyttöikkunat, viestit ja näppäinten nimet saattavat olla erilaisia kuin
koneella johtuen tuotteen parannuksista ja muutoksista.
1
Page 3
Johdanto
MX-FR36U lisää turvallisuustoiminnon SHARP digitaaliseen värimonitoimijärjestelmään.
Kun turvallisuustoiminnon sisältävää SHARP digitaalisen täysvärimonitoimijärjestelmän
kopiointitoimintoa, tulostustoimintoa tai faksitoimintoa käytetään, kuvatiedot salataan. Työn
ollessa valmis salattu tieto poistuu automaattisesti muistista ja kovalevyltä.
■ Huomio:
Huomioimalla seuraavat seikat varmistat, että laitteen tietoturvallisuustoiminto takaa
mahdollisimman parhaan turvallisuuden:
● Pääkäyttäjällä on tärkeä tehtävä turvallisuuden ylläpitämisessä. Valitse huolella
henkilö, joka ottaa pääkäyttäjän tehtävän vastaan.
● Vaihda pääkäyttäjäsalasana välittömästi joka kerta, kun uusi henkilö ottaa
pääkäyttäjän tehtävän vastaan.
● Vaihda pääkäyttäjän
● Älä valitse salasanaa, joka on helppo arvata pääkäyttäjän
● Asetustila (pääkäyttäjä) on hyvin tärkeä turvallisuuden kannalta. Jos poistut koneelta
käyttäessäsi asetustilaa (pääkäyttäjä), paina [Uloskirjaus]-näppäintä asetustilan
(pääkäyttäjä) päättämiseksi. Laitteen pääkäyttäjän tulee ilmoittaa käyttäjille, että heillä
ei ole pääsyä asetustilaan (pääkäyttäjä) ilman lupaa.
● Asiakas on vastuussa laitteella tehtyjen asiakirjojen kopioiden ja laitteella
vastaanotettujen faksien tarkastamisesta.
● Vaikka tietoturvamoduuli on asennettu, huomaa, että faksi
pollausmuistissa olevat faksitiedot ovat luettavissa.
salasana
säännöllisesti (vähintään 60 päivän välein).
salasanaksi
toiminnon
.
käyttämässä
■ Asiakirjan arkistointitoiminnossa tallennettujen tiedostojen
varmistus ja poisto
Kun tietoturvamoduuli on asennettu, aiemmin laitteeseen asiakirjan arkistointitoiminnolla
tallennetut tiedot poistetaan. Tästä syystä kaikki tiedot, jotka haluat säilyttää, kopioidaan
tietokoneelle ennen tietoturvan ylläpitotyökalujen asennusta ja palautetaan laitteelle
asennuksen ja aiempien tietojen poistamisen jälkeen. (Tämän työn suorittaa yleensä
huoltoteknikko tietoturvamoduulin asennuksen yhteydessä.)
Ainoastaan luottamuksellisia kansioita voidaan käyttää palauttamaan tietoja
tietokoneelta koneelle tietoturvan ylläpitotyökalujen asentamisen jälkeen. Luo
tarvittaessa luottamuksellisia kansioita ennen tietojen palauttamista tietokoneelta
laitteelle.
2
Page 4
■ Internet-sivujen salasanoista
Jos syötät kolme kertaa peräkkäin väärät salasanat "user"- tai "admin"-kohtaan
yrittäessäsi päästä sellaisen koneen Internet-sivuille, jolle on asennettu tietoturvan
ylläpitotyökalut, pääsy estetään viiden minuutin ajaksi sivuille, joille vaaditaan "user"- tai
"admin"-salasana.
Jotkut laitteen käyttöön liittyvät toiminnot muuttuvat tietoturvamoduulin
asennuksen jälkeen. Laitteen käyttöoppaissa kerrotaan laitteen käyttämisestä
silloin, kun tietoturvamoduulia ei ole asennettu. Tämä käyttöopas kertoo näiden
toimintojen muutoksista silloin, kun tietoturvamoduuli on asennettu.
3
Page 5
Kun tietoturvamoduuli on
1
Kun tietoturvamoduuli on asennettu, seuraava kuvake ilmestyy kosketuspaneeliin.
Kosketa kuvaketta ( ) nähdäksesi seuraavan näytön ja kosketa sitten kuvaketta ( )
nähdäksesi tietoa tietoturvan ylläpitotyökaluista.
Kun tietoturvamoduuli on asennettu, laitteeseen jäävä tieto pyyhkiytyy automaattisesti
jokaisen työn jälkeen.
Kun tiedon poistaminen alkaa, viesti "Tietoja poistetaan." näkyy näytössä kuuden
sekunnin ajan*.
* Viestin kestoa voidaan muuttaa asetustilassa (pääkäyttäjä) kohdassa "Viestiajan
Asetus".
(➞ Asetukset (Pääkäyttäjä) > "Järjestelmäasetukset" > "Käyttöasetukset" >
"Viestiajan Asetus")
asennettu
Jos laitteen virta sammutetaan silloin, kun kuvatietoja poistetaan
kovalevyasemasta tai ennen kuin työ on valmis, tiedot eivät mahdollisesti poistu
kokonaan. Mikäli et halua jättää laitteelle osittain poistettua tietoa virran katkaisun
yhteydessä, on suositeltavaa käyttää ohjelmaa "Tyhjennä Muisti" (tämän
käyttöoppaan sivu 12) tiedon poistamisen päättämiseksi ennen virran katkaisua.
Tietoturvan ylläpitotyökalujen turvallisuusasetukset
Kun tietoturvan ylläpitotyökalut on asennettu, laitteen turvallisuutta lisääviä asetuksia
voidaan täydentää. Lisätietoja, katso "Tietoturva-asetukset" (tämän käyttöoppaan sivu 10).
Asiakirjan hallintatoiminto
Asiakirjan hallintatoimintoa käytetään sijoittamaan paperille asiakirjan hallintakuvio
tulostettaessa tulostustöitä, kopioita ja vastaanotettuja fakseja.
Asiakirjan sisäinen hallintakuvio estää tulostetun asiakirjan uudelleenkopioinnin ja
faksauksen sekä muut toiminnot. Lisätietoja on luvussa
käyttöohjeen sivu 20).
"Asiakirjan hallinta-asetus"
(tämän
Dokumentin Tallennus
Aseta tiedoston ominaisuudeksi "Luottamuksellinen", kun tietoturvamoduuli asennettu, jotta
voit tallentaa työt Dokumentin Tallennus -toiminnolla.
Tiedostoja, joiden ominaisuudeksi on asetettu "Jaettu" tai "Suojattu", ei voida tallentaa.
Lisäksi, jotta voit tulostaa säilytys-toimintoa käyttävältä tietokoneelta, sinun on kirjoitettava
salasana tulostinohjaimen asetuksiin (kun tehdasasetus on voimassa).
4
Page 6
Kun tietoturvamoduuli on asennettu
Käyttöoikeusryhmän rekisteröintinäyttö
Kun tietoturvan ylläpitotyökalut on asennettu, seuraavat kohteet on lisätty asetustilan
(pääkäyttäjä) "Käyttöoikeusryhmän rekisteröinti" -valikkonäyttöön. Tämä valikko näytetään
valitsemalla "Asetukset (Pääkäyttäjä)" > "Käyttäjän hallinta" > "Käyttöoikeusryhmän
luettelo".
● Salli muut tulostustyöt kuin pidetyt tulosteet
Kun [OK]-näppäintä painetaan, muut tulostustyöt kuin pidettävät työt sallitaan
valtuusryhmän rekisteröinnissä, kun käyttöoikeuden tarkistus on otettu käyttöön.
Kun olet valinnut haluamasi ruudut, paina [OK]-näppäintä.
● Asiakirjan arkistoinnin hyväksymisasetusn
Kun tallennat käyttöoikeusryhmälle käyttöoikeuksien tarkistustoimintoa, valitse tätä
näppäintä koskettamalla, sallitaanko asiakirjan arkistointi jokaisessa arkistointitilassa ja
jokaiselle työtyypille.
Voit ottaa arkistointitilan käyttöön koskettamalla tilan ruutua.
Kun olet valinnut haluamasi ruudut, paina [OK]-näppäintä.
Asiakirjan arkistoinnin tulee olla otettu käyttöön seuraavissa asetuksissa.
Oletusasetuksena asiakirjan arkistointi on otettu käyttöön ainoastaan
luottamuksellisessa tilassa.
● Ota asiakirjan arkistointi käyttöön valtuusryhmän rekisteröinnissä (tämä
asetus).
● Asiakirjan arkistointi pois käytöstä tietoturva-asetuksissa (tämän
käyttöoppaan sivu 17).
Salasanojen suojaaminen
Kun tietoturvamoduuli on asennettu, laitteen käyttöpaneelissa tai Internet-sivuilla syötetyt
salasalat voidaan suojata.
■ Pääkäyttäjän salasana / Käyttäjän salasana
Kun tietoturvan työkalut on asennettu, pääsy salasanan avulla estetään viiden minuutin ajaksi,
jos kolme kertaa peräkkäin syötetään väärä pääkäyttäjän salasana eikä käyttäjätunnistus ole
toiminnassa, tai jos kolme kertaa peräkkäin syötetään väärä pääkäyttäjän tai käyttäjän
salasana käyttäjätunnistuksen ollessa toiminnassa.
5
Page 7
Kun tietoturvamoduuli on asennettu
■
Asiakirjan arkistointitoiminnon luottam. kansiot ja luottam. tiedostot
Jos tietylle kansiolle tai tiedostolle syötetään väärä salasana kolme kertaa peräkkäin,
kansio tai tiedosto lukitaan. Ohjeet kansion tai tiedoston lukituksen avaamiseksi, katso
"Vapauta tiedost./kansion käsitt. lukitus" (tämän käyttöohjeen sivu 19).
●
Kaikki tiedostot, joiden käyttäjänimi ja salasana ovat samat, voidaan tulostaa
käyttämällä asiakirjan arkistointitoiminnon Erän tulostus -toimintoa.
Tiedostoja, joiden salasana on eri kuin salasana, joka syötettiin haun aikana,
käsitellään tiedostoina, joille on syötetty väärä salasana. Tästä syystä on
suositeltavaa välttää niin paljon kuin mahdollista hakujen suorittamista käyttämällä
[Kaikki Käytt] ja [Käytt. Tuntem.].
● Tiedoston käytön ollessa kielletty seuraava pätee käytettäessä asiakirjan
arkistointitoimintoa:
● Suoritettaessa erätulostusta kiellettyä tiedostoa ei tulosteta, vaikka se
sopisikin hakukriteereihin.
■ Asiakirjan arkistoinnin tiedostonhakunäyttö
Tietoturvamoduulin ollessa asennettu salasanan syöttöasetus ei tule näkyviin asiakirjan
arkistoinnin hakunäytössä.
■ Salattu PDF
Kun työ tulostetaan salatulla PDF-suoratulostuksella, työ näkyy työtilanäytön
välimuistijonossa ja salasana on annettava tulostuksen käynnistämiseksi.
Jos väärä salasana annetaan kolme kertaa peräkkäin ja tietoturvamoduuli on asennettu,
viesti "Toiminto on estetty. Ota yhteys pääkäyttäjään." näkyy näytöllä kuuden sekunnin
ajan ja tulostus estyy.
Jos kosketat välimuistinäytössä olevaa tiedostoa, jolle väärä salasana annettiin kolme
kertaa, viesti "Tämän työn tulostus on estetty. Poista työ?" tulee näkyviin.
● Kosketa [Kyllä]-näppäintä tulostustyön poistamiseksi.
● Kosketa [Ei]-näppäintä tulostustyön poistamisen peruuttamiseksi.
Ohjeet tulostustyön lukituksen poistamiseksi, katso "Vapauta tiedost./kansion käsitt.
lukitus" (tämän käyttöohjeen sivu 19).
■ FTP veto-tulostus
Kun FTP vetotulostus -toimintoa käytetään tulostamaan tiedosto suoraan FTPpalvelimelta, "Käyttäjänimi" ja "Salasana" on syötettävä FTP-palvelimen ollessa
valittuna. Tietoturvamoduulin ollessa asennettu syöttö lukitaan viideksi minuutiksi, jos
väärä "Käyttäjänimi" tai "Salasana" syötetään kolme kertaa peräkkäin.
6
Page 8
Kun tietoturvamoduuli on asennettu
■ Sisäänkirjaus, kun käyttöoik. tarkistus on otettu käyttöön
Kun "Käyttöoik. tarkistus" on otettu käyttöön asetustilassa (pääkäyttäjä), sisäänkirjaus
vaaditaan sisäänkirjausnäytössä, ennen kuin laitetta voidaan käyttää. Jos "Sisäänkirj.
epäonnistumisesta ilmoittava varoitus" ("Asetukset (Pääkäyttäjä)" > "Käyttäjän hallinta" >
"Oletusasetukset") on otettu käyttöön, laite lukkiutuu viideksi minuutiksi, jos sisäänkirjaus
epäonnistuu kolme kertaa peräkkäin.
"Sisäänkirj. epäonnistumisesta ilmoittava varoitus" -asetus on aina aktivoitu, kun
tietoturvamoduuli on asennettu.
Rajoitukset koskien tandemkopiointia ja tandemtulostusta
Tandemkopiointi ja tandemtulostus toimivat alla näytetyn mukaisesti perustuen päälaitteen
ja orjalaitteen konfigurointiin (onko tietoturvamoduuli asennettu vai ei).
■ Tandemkopiointi
Orjalaite
Tietoturvamoduuli: Kyllä Tietoturvamoduuli: Ei
Tietoturvamoduuli:
Kyllä
Tietoturva-
Päälaite
moduuli:
Ei
■ Tandemtulostus
Tietoturvamoduuli:
Kyllä
Tietoturva-
Päälaite
moduuli:
Ei
Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
sekä pää- että oheislaitteista.
Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
oheislaitteista.
Orjalaite
Tietoturvamoduuli: Kyllä Tietoturvamoduuli: Ei
Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
sekä pää- että oheislaitteista.
Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
oheislaitteista.
Tandemtoimintoa ei voi
käyttää.
Tavallista tandemtoimintoa voi
käyttää.
Tandemtoimintoa voi käyttää.
Tieto salataan ja poistetaan
oheislaitteista.
Tavallista tandemtoimintoa voi
käyttää.
7
Page 9
Kun tietoturvamoduuli on asennettu
Tietoturva-asetukset FTP vetotulostus -toiminnossa
Kun laitetta käytetään verkkotulostimena ja FTP vetotulostus -toiminto on käytössä,
tietoturvamoduuli mahdollistaa käyttäjän tunnistamisen FTP-palvelimelle käyttäjätunnuksen ja
salasanan avulla. (Vetotulostus-toiminnolla aiemmin FTP-palvelimelle tallennettu tiedosto
voidaan tulostaa suoraan laitteen käyttöpaneelista tulostinajuria käyttämättä.)
Käyttöoikeuden tarkastaminen mahdollistetaan valitsemalla [Ota käyttäjän varmistus
käyttöön] -ruutu laitteen FTP vetotulostus -toiminnon asetuksissa. Tämä ruutu ilmestyy, kun
tietoturvan ylläpitotyökalut on asennettu, ja se on valmiiksi valittuna (rastitettu).
■
Menettely tiedoston tulostamiselle suoraan FTP-palvelimelta
(kun käyttöoik. tarkistus on otettu käyttöön).
Sinun on syötettävä käyttäjänimesi ja salasana, jonka jälkeen valitset kosketusnäytöstä
FTP-palvelimen, jolla tulostettava tiedosto on.
Kun FTP-palvelin valitaan Käyttöopas (PC) vaiheessa 3 kohdassa "TIEDOSTON
TULOSTAMINEN SUORAAN FTP-PALVELIMELTA" luvussa "TULOSTIN", näkyviin tulee
ruutu, joka kehottaa kirjoittamaan FTP-palvelimen käyttäjänimen ja salasanan.
Kosketa [Käyttäjänimi]-näppäintä käyttäjänimen syöttämiseksi ja [Salasana]-näppäintä
salasanan syöttämiseksi. Kirjainten syöttönäyttö ilmestyy näyttöön kummassakin
tapauksessa.
Kun olet syöttänyt käyttäjänimen/salasanan, kosketa [OK]-näppäintä.
Kun olet kirjoittanut käyttäjänimen ja salasanan, jatka vaiheesta 4 kohdassa
"TIEDOSTON TULOSTAMINEN SUORAAN FTP-PALVELIMELTA" luvussa "TULOSTIN"
Käyttöopas (PC).
Kopioitujen tietojen siirtäminen
Kun tietoturvamoduuli on asennettu ja Internet-sivuja käytetään kopioimaan asiakirjan
arkistointitoiminnolla tallennettuja tietoja tietokoneelle, kopioituja tietoja voidaan siirtää
takaisin alkuperäiselle laitteelle, josta se alunperin kopioitiin.
Tietoja ei voi siirtää toiselle laitteelle, vaikka laitteen asetukset olisivatkin samat.
[Palauta PC:ltä]-näppäin näkyy Internet-sivuilla, ja tietojen siirtäminen takaisin koneelle on
ainoastaan mahdollista luottamuksellisen kansion ollessa valittuna.
8
Page 10
Kun tietoturvamoduuli on asennettu
Tuotekoodi
Turvallisuustoiminnon ottamiseksi alunperin käyttöön sinun on valittava
"Järjestelmäasetukset" asetustilassa (pääkäyttäjä) tuotekoodin (salasanan) syöttämiseksi.
Tähän tarkoitukseen käytetyn järjestelmäasetuksen nimi on "TIETOTURVAN
YLLÄPITOTYÖKALUT". Pyydä tuotekoodi jälleenmyyjältäsi. (Huoltoteknikko suorittaa
tämän tehtävän tietoturvatyökalujen asentamisen yhteydessä.)
9
Page 11
Tietoturva-asetukset
2
Tässä luvussa esitellään "Tietoturva-asetukset", jotka lisätään tietoturvan ylläpitotyökalujen
asentamisen yhteydessä.
Tietoturva-asetusten käyttö asetustilassa (pääkäyttäjä).
Määritä asetukset asetustilassa (pääkäyttäjä) noudattamalla toimenpiteitä, jotka on kuvattu
Käyttöopas (PC) luvussa "Asetustila".
Lisätietoja kaikista asetuksista on seuraavilla sivuilla.
Jos väärä pääkäyttäjän salasana annetaan kolme kertaa peräkkäin laitteella,
jolle on asennettu tietoturvamoduuli, pääkäyttäjän salasanan syöttäminen estyy
viideksi minuutiksi.
Tietoturva-asetuksiin lisätyt asetukset
Kun tietoturvan ylläpitotyökalut on asennettu, kohtaan "Tietoturva-asetukset" on lisätty
laitteen turvallisuutta koskevia asetuksia.
Asetus
Muistialueen tyhjennys 12
●
Tyhjennä Muisti*
●
Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit
työt -listalta*
●
Poista Arkistoidut Asiakirjat*
●
Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot*
Muut asetukset 15
●
Automaattinen Nollaus
Käynnistettäessä
●
Tietojen poiston toistomäärä* 16
●
Automaattinen nollaus
käynnistettäessä toistokerrat*
●
Automaattinen nollaus työn lopuksi
toistokerrat*
●
Asiakirjan arkistointi pois käytöstä
●
Listatulostus pois käytöstä
●
Muut paitsi pidettävät tulostustyöt
pois käytöstä
Sivu
12
13
13
14
15
16
16
17 Ota käyttöön / Poista käytöstä 17
18
Selitys
Käytä tätä asetusta manuaalisesti
tyhjentämään tallennetut tiedot koneen
muistin ja kovalevyn jokaisesta osasta.
Valitse poistettavat tiedot ja poiston
suorituskerrat tietojen poiston
asetuksen valikkonäytössä.
asetusten näytössä voit valita kohteet,
jotka haluat ottaa pois käytöstä. Voit
käyttää tätä asetusta poistamaan
käytöstä tietyt toiminnot ja estämään
arkaluontoisten asiakirjatietojen
vuotamisen.
10
Page 12
Tietoturva-asetukset
Sivu
Asetus
●
Valmiit työt -listan näyttöasetukset
●
Työn tila -näyttöasetus
●
Vapauta tiedost./kansion käsitt.
lukitus
*
Kun käyttäjän vahvistustoiminto on otettu käyttöön, käyttäjä ei voi konfiguroida tätä
Selitys
Tällä asetuksella voit valita, haluatko
18
näyttää työtilan valmiiden töiden
näytön.
Käytä tätä valitessasi esitetäänkö
tulostustöiden tiedostonimet ja kuvan
19
lähetystöiden kohdekansiot
työntilanäytössä.
Tällä toiminnolla voit vapauttaa lukittuja
19
tiedostoja ja kansioita.
asetusta vaikka käyttöoikeusryhmä sallii käyttäjän konfiguroida turvallisuusasetuksia
(Vain pääkäyttäjä voi suorittaa tämän toiminnon.)
Yllä olevat asetukset voidaan konfiguroida myös laitteen Internet-sivuilla
kohdassa "Muut asetukset".
.
11
Page 13
Tietoturva-asetukset
Muistialueen tyhjennys
Tätä toimintoa käytetään poistamaan manuaalisesti kunkin muistialueen tiedot laitteen
muistista ja kovalevyltä.
■ Tyhjennä Muisti
Tätä ohjelmaa käytetään poistamaan manuaalisesti kaikki tieto laitteen muistista ja
kovalevyltä.
Huomaa kuitenkin, että tällä asetuksella ei poisteta seuraavanlaisia tietotyyppejä. Poista
seuraavat tietotyypit käyttämällä "Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot" (tämän
käyttöoppaan sivu 14).
● Käyttäjän tiedot
● Yksittäinen/Ryhmä/Ohjelma (Vain osoite)/Jatkosarjalähetyksen Muistilokero*/Lähetä
uudelleen
● Pollausmuisti/Luottamuksellinen Muistilokero
●
Lähettäjän Tiedot
● Salli/estä vastaanoton asetustiedot(Sis.pollauksen salasanan numeron)
● Edelleenlähetystiedot
*
Muistilokeroon tallennetut kuvatiedot poistetaan suorittamalla "Tyhjennä Muisti".
Vaihe 1: Kosketa [Poista]-näppäintä.
Näytössä näkyy vahvistusviesti "Tyhjennä koko muisti. (Lukuunottamatta osoitekirjaa/
Käyttäjän tietoja.)".
● Kosketa [Keskeytä]-näppäintä, jos haluat palata edellieen valikkonäyttöön.
Vaihe 2: Kosketa [OK]-näppäintä.
Viesti "Odota." tulee näyttöön ja sitten viesti "Koko muisti tyhjennetään." näkyy.
● Poistamisen aikana poiston edistyminen näkyy prosentteina yhdessä toistojen
lukumäärän kanssa.
● Kun poistaminen on päättynyt, vahvistusviesti tulee näyttöön.
*
Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen...
Kosketa [Keskeytä]-näppäintä. Näyttöön tulee pääkäyttäjän salasanan
syöttöikkuna. Anna pääkäyttäjän salasana. Tietojen poistaminen päättyy heti,
kun oikea salasana on annettu, minkä jälkeen virta kytkeytyy lyhyesti pois päältä
ja kytkeytyy takaisin päälle automaattisesti.
● Vaikka tietojen poistaminen peruttaisiin, tietojen käytettävyys ei ole suojattu.
Vaihe 3: Käynnistä laite uudelleen koskettamalla [OK]-näppäintä.
12
Page 14
Tietoturva-asetukset
■ Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit työt -listalta
Käytä tätä toimintoa silloin, kun haluat poistaa kaikkien niiden alla mainittujen kohteiden
tiedot, jotka näkyvät suoritettujen töiden työtilanäytössä.
(Työtilan valmiiden töiden näyttö näkyy silloin, kun työtilanäytön [Valmis]-näppäintä
(työtilanäytön valintanäppäin) kosketaan.)
● Tulostimen käyttäjien nimet
● Kuvien lähetyskohteet
● Vastaanotettujen faksien lähettäjät
Vaihe 1: Kosketa [Poista]-näppäintä.
Näytössä näkyy vahvistusviesti, joka kehottaa sinua valitsemaan joko "Kyllä" tai "Ei".
Vaihe 2: Kosketa [OK]-näppäintä.
Tietojen poisto suoritetaan.
(Toiminta poiston aikana on sama kuin suoritettaessa "Tyhjennä Muisti"-toimintoa
(tämän käyttöoppaan sivu 12). Peruutus ei kuitenkaan ole mahdollista poiston aikana.)
■ Poista Arkistoidut Asiakirjat
Tätä toimintoa käytetään poistamaan tiedot, jotka on tallennettu käyttämällä asiakirjan
arkistointitoimintoa.
Myös tiedot, joiden ominaisuudeksi on asetettu "Suojaa" tai "Luottam.", poistetaan.
● [Tiedostot (Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot)]-ruutu:
Valitsemalla tämän ruudun voit poistaa kaikki tiedostot, jotka on tallennettu
käyttämällä "Tiedosto"-toimintoa pääkansiossa ja mukautetuissa kansioissa.
● [Pikatiedostotiedot (Sis.suojatut tiedostot)]-ruutu:
Valitsemalla tämän ruudun voit poistaa kaikki tiedostot, jotka on tallennettu
käyttämällä "Pikatiedosto"-toimintoa.
Vaihe 1: Kosketa [Poista]-näppäintä.
Näytössä näkyy vahvistusviesti, joka kehottaa sinua valitsemaan joko "Kyllä" tai "Ei".
Vaihe 2: Kosketa [OK]-näppäintä.
Valitut tiedot on poistettu.
(Toiminta poiston aikana on sama kuin suoritettaessa "Tyhjennä Muisti"-toimintoa (tämän
käyttöoppaan sivu 12).)
13
Page 15
Tietoturva-asetukset
■ Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot
Tätä toimintoa käytetään poistamaan alla mainitut kohteet, joita ei voi poistaa tai
käynnistää käyttämällä "Tyhjennä Muisti" (tämän käyttöoppaan sivu 12) tai toimintoa
"Palauta Tehdasasetukset" (
haku" > "Palauta Tehdasasetukset").
Seuraavan tyyppiset tiedot voidaan poistaa.
●Käyttäjän tiedot
●Yksittäinen/Ryhmä/Ohjelma (Vain osoite)/Jatkosarjalähetyksen Muistilokero/Lähetä
uudelleen
●
Pollausmuisti/Luottamuksellinen Muistilokero
●
Lähettäjän Tiedot
●Salli/estä vastaanoton asetustiedot(Sis.pollauksen salasanan numeron)
●
Edelleenlähetystiedot
*1
Nimi voi vaihdella riippuen asennetuista vaihtoehdoista.
*2
Voidaan valita ainoastaan silloin, kun faksitoiminto on otettu käyttöön.
*3
Voidaan valita, kun joko faksitoiminto tai Internet-faksitoiminto on käytössä.
*4
Valitse tämä silloin, kun haluat ainoastaan poistaa tallennetut edelleenlähetystiedot.
*1
Vaihe 1: Valitse sen kohteen ruutu, jonka haluat poistaa.
Vaihe 2: Kosketa [Poista]-näppäintä.
Näytössä näkyy vahvistusviesti, joka kehottaa sinua valitsemaan "Kyllä" tai "Ei".
Vaihe 3: Kosketa [OK]-näppäintä.
Valitut tiedot on poistettu.
(Toiminta poiston aikana on sama kuin suoritettaessa "Tyhjennä Muisti"-toimintoa
(tämän käyttöoppaan sivu 12). Peruutus ei kuitenkaan ole mahdollista poiston aikana.)
➞ Asetukset (Pääkäyttäjä)> "Järjestelmäaset. säilytys/
*2
*
4
*1,*3
14
Page 16
Tietoturva-asetukset
Muut asetukset
Tämä järjestelmä mahdollistaa erilaisia asetuksia kuten tietojen automaattisen poistamisen
aikoja ja kertamääriä koskevat tiedot sekä toimenpiteitä ja näyttöjä estävät kohteet.
■ Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä
Tätä toimintoa käytetään kaikkien laitteessa olevien tietojen automaattiseen poistoon
silloin, kun laitteen virta on kytketty päälle.
Seuraavan tyyppiset tiedot voidaan poistaa:
● Koko Muisti
● Tiedostot (Sis. suojatut/luottamukselliset tiedostot)
● Pikatiedostotiedot (Sis.suojatut tiedostot)
● Työn Tilan Valmiit Työt -Lista
Valitse virran päällekytkennän yhteydessä automaattisesti poistettavien tietojen
valintaruudut. Kun olet päättänyt ruutujen valinnan, kosketa [Lähetä]-näppäintä.
Mitään ruutuja ei ole ennalta valittu.
Kun kyseessä on tallennettu kuvanlähetystyö (faksi, verkkoskannaus tai
Internet-faksityö)
*
, "Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" ei tapahdu virran
ollessa kytkettynä päälle.
*
Tämä koskee vastaanotettuja fakseja ja Internet-fakseja, joita ei ole tulostettu.
Tämä ei kuitenkaan koske faksin muistissa olevaa tietoa (poikkeuksena
luottamuksellinen muistilokero).
Jos haluat peruuttaa tietojen poistamisen...
Katso selitykset "Vaihe 2"-kohdassa ja "Jos haluat peruuttaa tietojen
poistamisen..." kohdassa "Tyhjennä Muisti" tämän käyttöoppaan sivulla 12.
15
Page 17
Tietoturva-asetukset
■ Tietojen poiston toistomäärä / Automaattinen nollaus
käynnistettäessä toistokerrat / Automaattinen nollaus työn
lopuksi toistokerrat
Voit vahvistaa turvallisuusasetuksia toistamalla tietojen poiston tietyllä toistomäärällä
joka kerralla.
Kosketa kunkin kohteen valintaruutua ja valitse toistokertojen lukumäärä, jonka
mukaisesti haluat toistaa tietojen poistamisen. Kun olet valmis, kosketa [Lähetä]näppäintä.
● Tietojen poiston toistomäärä
Tietojen poistamisen toistumiskertojen lukumäärä silloin, kun "Tyhjennä Muisti"-,
"Poista Arkistoidut Asiakirjat"-, "Poista kaikki tiedot työn tilan valmiit työt -listalta"- tai
"Tyhjennä osoitekirja ja rekist. tiedot"-toimintoa käytetään, voidaan valita 1 ja 7 kerran
välillä. Tehdasasetus on 1.
● Automaattinen nollaus käynnistettäessä toistokerrat
"Automaattinen Nollaus Käynnistettäessä" -toiminnon toistokertojen lukumäärän voi
valita 1 ja 7 väliltä. Tehdasasetus on 1.
Tämä ohjelma on otettu käyttöön ainoastaan silloin, kun [Automaattinen Nollaus
Käynnistettäessä] -ruutu on valittu.
● Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat
Automaattisen nollaustoiminnon toistokertojen lukumääräksi jokaisen työn
päättymisen jälkeen voidaan valita 1 ja 7 väliltä. Tehdasasetus on 1.
Toistoasetuksista
Kun toistoasetuksia (toistojen lukumäärää) korotetaan turvallisuustoiminnon
tehostamiseksi, tiedon poistoon vaadittava aika lisääntyy.
On suositeltavaa, että valitset "Tietojen poiston toistomäärä"-, "Automaattinen nollaus
käynnistettäessä toistokerrat"- ja "Automaattinen nollaus työn lopuksi toistokerrat"toiminnoilla sellaiset toistoasetukset, jotka sopivat sinun turvallisuustarpeisiisi ja
käyttöehtoihin.
16
Page 18
Tietoturva-asetukset
☞
☞
■ Asiakirjan arkistointi pois käytöstä
Tätä ohjelmaa käytetään rajoittamaan asiakirjan arkistointitoiminnon arkistointitiloja.
Asiakirjan arkistointitilat (Pikatiedosto-Tila, Jakotila ja Luottamukselli-Suustila), voidaan
erikseen asettaa toimimattomaksi jokaisessa tilassa, jossa asiakirjan arkistointi toimii
(Kopiointi-, Tulostus-, Skannaa kiintolevylle, ja Kuvan Lähetys- tilassa).
● Kosketa niiden arkistointitilojen ruutuja, jotka haluat saada toimimattomiksi. Kun olet
päättänyt ruutujen valinnan, kosketa [Lähetä]-näppäintä.
● Jo tallennetun tiedoston ominaisuutta ei voi muuttaa käyttämällä "Ominaisuuden
Muutos"-toimintoa ( Käyttöopas (PC) "Ominaisuuden muuttaminen" luvussa
"ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI")
Jos tietty ominaisuus on otettu pois käytöstä "Asiakirjan arkistointi pois
käytöstä"-toiminnolla ja jos tämän ominaisuuden kanssa aiemmin tallennettu
tiedosto on olemassa, tallennetun tiedoston ominaisuus voidaan vaihtaa.
Tulostettaessa tulostustoiminnolla jopa sellaiset tiedostojen tallentamisen muodot, jotka
on otettu pois käytöstä tällä ohjelmalla, näkyvät tulostinajurin Työnhallinta-ikkunassa
( Käyttöopas (PC) "TULOSTUSTIEDOSTOJEN TALLENNUS JA KÄYTTÖ (Pakota
säilytys / Dokumentin tallennus)" luvussa "TULOSTIN"). Jos kuitenkin käytöstä pois
otettu tilamuoto valitaan tiedoston tulostuksen aikana, tiedosto ei tallennu (ainoastaan
tulostus tapahtuu).
■ Listatulostus pois käytöstä
Tätä ohjelmaa käytetään ottamaan pois käytöstä seuraavat listat, jotka tulostetaan
käyttämällä asetustilan (yleinen) kohtaa "Luet. tulostus (Käyttäjä)".
"Asiakaskohtaisten Asetusten Luettelo", "Lähettää Osoiteluettelo", "Asiakirjojen
arkistointikansioiden luettelo"
Valitse niiden listojen ruudut, joiden tulostamisen haluat poistaa käytöstä. Kun olet
valinnut haluamasi ruudut, paina [Lähetä]-näppäintä.
17
Page 19
Tietoturva-asetukset
☞
■ Muut paitsi pidettävät tulostustyöt pois käytöstä
Tulostus muusta tulostustilasta kuin koneen käyttöpaneelista on kielletty. Tätä asetusta
voidaan käyttää ehkäisemään tulostimen ulostulotasolle jääneiden arkaluontoisten
asiakirjojen joutuminen vääriin käsin, mikä voi johtaa arkaluontoisen tiedon vuotamisen.
● Voit estää tulostuksen muualta kuin käyttöpaneelista valitsemalla ruudun. Voit tulostaa
kieltoasetuksen ollessa valittuna noudattamalla seuraavia ohjeita.
Vaihe 1: Aseta "Säilytys"-asetus tulostinajurissa [Pidä vain]-asetukseen ja valitse
tulostuskäsky.
Tulostustyö näkyy koneen ohjauspaneelissa.
Vaihe 2: Valitse tulostustyösi ja suorita tulostus. ( Käyttöopas (PC)
"TIEDOSTON TULOSTUS" luvussa "ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI")
Jos "Pidä tulostuksen jälkeen" tai "Mallitulostus" on valittu ennen
tulostuskäskyn toteuttamista, tulostus ei käynnisty. Työ säilyy kuitenkin
laitteessa ja voidaan tulostaa ohjauspaneelista käyttäen asiakirjan arkistointitoimintoa samalla tavalla kuin "Pidä vain"-työtä.
■ Valmiit työt -listan näyttöasetukset
Voit valita, tuleeko työtilan valmiiden töiden näytön näkyä näytössä vai ei (työtilanäytön
valintanäppäin).
Jos et turvallisuussyistä halua näyttää näytössä tietoja (tulostustilan käyttäjien nimet,
kuvien lähetyskohteet, vastaanotettujen faksien lähettäjät jne.), jotka on tallennettu ja
jotka näkyvät työtilan valmiiden töiden näytössä, voit piilottaa näytön tämän asetuksen
avulla.
● Voit piilottaa työtilan valmiiden töiden näytön koskettamalla jokaisen tilan ([Tulosta],
[Skannaus], [Faksi] ja [Internet-Faksi]) ruutua ja poistamalla rastin.
Kun olet valmis, kosketa [Lähetä]-näppäintä.
18
Page 20
Tietoturva-asetukset
■ Työn tila -näyttöasetus
Voit valita esitetäänkö tulostustöiden tiedostonimet ja kuvan lähetystöiden kohdekansiot
kosketuspaneelin työntilanäytössä. Jos turvallisuussyistä et halua näyttää näitä tietoja,
valitse sen mukaiset valintaruudut.
■ Vapauta tiedost./kansion käsitt. lukitus
Tätä toimintoa käytetään vapauttamaan asiakirjan arkistointikansiot, tiedostot ja salatut
PDF-tiedostot, jotka on estetty väärän salasanan vuoksi.
Koskettamalla [Vapauta] voit vapauttaa kaikki estetyt kohteet. Kun tämä on tehty,
kohteita voidaan muuttaa. Kun kohteita ei ole lukittu, [Vapauta]-näppäin näkyy
harmaana.
19
Page 21
Asiakirjan hallinta-asetus
3
Asiakirjan hallinta
Asiakirjan hallintatoimintoa käytetään sijoittamaan paperille asiakirjan hallintakuvio
kopioinnissa, tulostustyössä, faksin vastaanotossa tai tulostuslistan tulostuksessa.
Jos käyttäjä yrittää skannata asiakirjaa, jossa on sisäinen asiakirjan hallintakuvio, SHARPlaitteella, jonka asiakirjan hallintatoiminto on otettu käyttöön, viesti "Asiakirjan hallintakuvio
havaittu. Työ peruttu." tulee näyttöön ja pääkäyttäjälle lähetetään sähköpostiviesti.
Tämä estää arkaluontoisten asiakirjojen uudelleenkopioinnin ja -faksauksen.
Asiakirjan hallinta ei välttämättä toimi tehokkaasti käytettäessä tiettyjä
alkuperäisten asiakirjojen kokoja tai tyyppejä, tiettyjä paperikokoja tai -tyyppejä
tai tiettyjä asetuksia.
Huomioimalla seuraavat kohdat voit mahdollistaa tehokkaan asiakirjan
hallintatoiminnon käytön.
● Alkuperäinen
● Toiminto ei välttämättä toimi kunnolla, jos alkuperäinen asiakirja koostuu
suurikokoisista valokuvista.
● Asiakirjan hallintatoiminto on tarkoitettu tekstitiedon suojaamiseen. Sen
vuoksi se ei välttämättä toimi kunnolla, jos sitä käytetään graafisen tiedon
suojaamiseen.
● Asiakirjan hallintakuvion väri
● Valitse paperin väristä poikkeavan väriryhmän väri.
● Paperi, jolle asiakirjan hallintakuvio tulostetaan
● Käyttämällä Sharpin suosittelemaa paperia voit valita mustan, syaanin ja
keltaisen värin.
● Valkoisen paperin käyttäminen on suositeltavaa. Jos käytät muun väristä
kuin valkoista paperia, asiakirjan hallintakuviota ei ehkä tunnisteta eikä
toiminto välttämättä toimi kunnolla.
●
Käytä B5-kokoista tai suurempaa paperia.
Seuraavia paperikokoja voidaan käyttää:
A3W (12" x 18"), A3, B4, A4, B5, 11" x 17", 8-1/2" x 14", 8-1/2" x 13",
8-1/2" x 11", 7-1/4" x 10-1/2"R, 8K, 16K
(Paperikoon ollessa A4 tai pienempi paperia voidaan käyttää sekä vaakaettä pystysuorassa asennossa.)
Vastuuvapauslauseke
Sharp ei takaa, että asiakirjan hallintatoiminto toimii aina tehokkaasti. Joissakin
tapauksissa asiakirjan hallintatoiminto ei välttämättä toimi kunnolla.
20
Page 22
Asiakirjan hallinta-asetus
Tilat, joihin voidaan lisätä asiakirjan hallintatoiminto
Asiakirjan hallintatoimintoa voidaan käyttää tulostamaan sisäisellä asiakirjan hallintakuviolla
seuraavissa tiloissa:
● Kopiointi (väri/mustavalko)
● Tulostus (väri/mustavalko)
● Arkistoidun asiakirjan tulostus (väri/mustavalko)
● Vastaanota Internetfaksi (vain mustavalko)
● Suora SMTP-vastaanotto Receive (vain mustavalko)
● Faksin Vastaanotto (vain mustavalko)
● Luettelon tulostus (vain mustavalko)
Asiakirjan hallintatoiminnon käyttöönotto
Noudattamalla seuraavia ohjeita voit ottaa asiakirjan hallintatoiminnon käyttöön.
Painamalla [ASETUKSET]-näppäintä ja koskettamalla sitten [Tietoturva-Asetukset]näppäintä ja [Asiakirjan hallinta-asetus] -näppäintä voit näyttää näytössä asiakirjan hallintaasetusten näytön ja konfiguroida asetukset.
■ Asetukset asiakirjan arkistoinnilla tallennettujen tiedostojen
tulostukseen
Näitä asetuksia käytetään kopiointitöiden ja koneen kovalevylle tallennettujen
tulostustöiden tulostukseen asiakirjan arkistointitoiminnon avulla. Voit aina tulostaa
asiakirjan hallintakuvion tallennetun tiedoston tulostuksen yhteydessä, jos asiakirjan
hallintakuvio tulostettiin työn alkuperäisen suorituksen yhteydessä, valitsemalla [Lisää
aina tulostettava muoto]-ruudun .
21
Page 23
Asiakirjan hallinta-asetus
■ Kopiointi-/Tulostus-/Arkistoidun asiakirjan tulostus-tiloihin
liittyvät asetukset
Kopiointiin, tulostukseen ja asiakirjojen arkistointitiloihin liittyvät asetukset voidaan
konfiguroida asiakirjan hallinta-asetuksen näytön kentissä "Kopiointi", "Tulostus" ja
"Tulosteet (Asiak. Tall.)".
● Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta (Valitse tulostusmenetelmä)
Koskettamalla valintaruutua voit katsella luetteloa kohteista ja valita kohteen
koskettamalla sitä.
Ei tulostusta:
Asiakirjan hallintakuviota ei tulosteta.
Tulosta aina:
Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina.
Salli käyttäjän valinta:
Käyttäjä voi valita, tulostetaanko asiakirjan hallintakuvio jokaisen tulostustyön asetuksen
yhteydessä.
Kun olet päättänyt asetusten konfiguroinnin, kosketa [OK]-näppäintä.
● Tulostusmuodon asetus (Valitse tulostettava kuvio.)
"Tulosta aina" tai "Salli käyttäjän valinta" voidaan valita kohdassa "Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta" hallintakuvion valitsemiseksi.
Voit valita jonkin kuvioista 1- 5 koskettamalla valintaruutua . Valitse yksi kohteista
koskettamalla sitä.
Jos huomaat, että asiakirjan hallintatoimintoa ei voi käyttää tietylle tulostetulle kuvalle, voit
yrittää vaihtaa kuvion asetuksia (kuviot 1- 5).
● Tulostusvärin asetus (Valitse väri)
"Tulosta aina" tai "Salli käyttäjän valinta" voidaan valita kohdassa "Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta" tulostusvärin valitsemiseksi.
Voit valita tulostusvärin koskettamalla valintaruut . Valitse yksi kohteista koskettamalla
sitä.
[Bk(Musta)]:
Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina mustana.
[C(Syaani)]:
Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina syaanina. (Vain väritilan ollessa valittuna)
[Y(Keltainen)]:
Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina keltaisena. (Vain väritilan ollessa valittuna)
[Salli käyttäjän valita tulostusväri]-ruutu:
Kun tämä ruutu on valittu ( ), tässä valittu väri valitaan alussa oletusväriksi asiakirjan
hallintakuvioon. Käyttäjä voi vaihtaa värin jokaisen tulostustyön suorituskerran
yhteydessä.
22
Page 24
Asiakirjan hallinta-asetus
■ Internet-faksin vastaanotto/ Faksin vastaanotto/Luettelon
tulostus –tiloihin liittyvät asetukset.
Internet-faksin vastaanottoon, faksin vastaanottoon ja luettelon tulostustiloihin liittyvät
asetukset voidaan konfiguroida asiakirjan hallinta-asetusten näytön kentissä
● Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta (Valitse tulostusmenetelmä)
Koskettamalla valintaruutua voit katsella luetteloa kohteista ja valita kohteen
koskettamalla sitä.
Ei tulostusta:
Asiakirjan hallintakuviota ei tulosteta.
Tulosta aina:
Asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina.
Jos "Tulosta aina" on valittu Internet-faksin vastaanottotilassa tai faksin
vastaanottotilassa, on suositeltavaa, että kummankin toiminnon
eteenpäinlähetyksen toiminnot otetaan pois käytöstä.
● Tulostusmuodon asetus (Valitse tulostettava kuvio.)
Jos "Tulosta aina" on valittu kentässä "Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta", kuvioasetus
voidaan valita.
Voit valita jonkin kuvioista 1- 5 koskettamalla valintaruutua . Valitse yksi kohteista
koskettamalla sitä.
Jos huomaat, että asiakirjan hallintatoimintoa ei voi käyttää tietylle tulostetulle kuvalle, voit
yrittää vaihtaa kuvion asetuksia (kuviot 1- 5).
23
Page 25
Asiakirjan hallinta-asetus
Asiakirjan hallintatoiminnon käyttö
Kun asiakirjan hallintatoimintoa käytetään, asiakirjan hallintakuvio tulostuu sille paperille,
johon kopiot, tulostustyöt ja vastaanotetut faksit ja tulostuslistat tulostetaan.
■
Sivut, joille asiakirjan hallintakuvio tulostuu (kaikki tilat)
● Asiakirjan hallintakuvio tulostuu kaikille asiakirjan hallintatoiminnolla varustettujen
Sharp-laitteiden tulostamille sivuille, mukaan lukien 2-puolisella tulostuksella
tulostettujen sivujen kääntöpuoli.
● Jos tyhjä sivu tulostuu, koska 2-puolisen tulostuksen sivumäärä oli pariton, asiakirjan
hallintakuvio ei tulostu tyhjälle sivulle.
● Kun käytät kansi-/välilehtitoimintoa (mukaan lukien kalvovälilehdet), asiakirjan
hallintakuvio tulostuu ainoastaan niille kansille ja välilehdille, joille tulostetaan.
Asiakirjan hallintakuviota ei tulosteta, kun kopiota ei tehdä kannelle tai välilehdelle.
Kun olet ottanut asiakirjan hallintatoiminnon käyttöön järjestelmäasetuksissa, voit käyttää
toimintoa noudattamalla näitä ohjeita.
■ Asiakirjan hallinnan käyttäminen kopiointitilassa
Kosketa [Muut>>]-näppäintä kopiointitilassa.
Vaihe 1:Kosketa [Asiakirjan hallinta] -näppäintä.
[Asiakirjan hallinta] -näppäimen näyttö ja sitä seuraavat vaiheet riippuvat
asetuksista, jotka on konfiguroitu asiakirjan hallintatoiminnon asetuksissa.
24
Page 26
Asiakirjan hallinta-asetus
Asiakirjan hallintatoiminnon asetukset. "Muut"-ikkuna
Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta
(Kopiointi)-asetus
[Ei tulostusta] - Ei aktivoitu Ei käytettävissä
[Tulosta aina] Korostettu Siirry kohtaan 2.
Tulostusväriasetusten
tila (kopiointi) valintaruutu
[Asiakirjan hallinta]näppäimen näyttö
Seuraavat vaiheet
Kun näppäintä
kosketetaan, merkkiääni
ilmoittaa, että näppäin
ei ole käytettävissä.
Kun näppäintä
kosketetaan, se
korostuu ja toiminto on
otettu käyttöön.
[Salli käyttäjän
valinta]
Korostettu
Normaali näyttö Siirry kohtaan 2.
Normaali näyttö
Vaihe 2:Kosketa [Bk(Musta)]-näppäintä, [C(Syaani)]-näppäintä tai [Y(Keltainen)]-
näppäintä.
Vaihe 3:
Kosketa
● Jos joko [C(Syaani)]-näppäintä tai [Y(Keltainen)]-näppäintä kosketetaan
[Värikäynnistys]-näppäintä tai [Mustavalkokäynnistys]-näppäintä.
vaiheessa 2, [Mustavalkokäynnistys]-näppäintä ei voi painaa.
● Kun väritila on yksi väri, asiakirjan hallintakuvion tulostaminen ei ole
mahdollista.
● Kun asiakirjan hallintatoiminto yhdistetään muihin toimintoihin (esim. M/V
käänteinen, Peilikuva), asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina saman kuvion
mukaisesti riippumatta muiden toimintojen asetuksista. Esimerkiksi M/V
käänteinen toteuttaa kopioitavan kuvan mustan ja valkoisen värin
käänteisyyden, mutta ei toteuta asiakirjan hallintakuvion käänteistä tulostusta.
25
Page 27
Asiakirjan hallinta-asetus
■ Asiakirjan hallintatoiminto tulostustilassa
● Kun [Tulosta aina] on otettu käyttöön asetustilan kohdassa [Asiakirjanhallinta,
tulostusvalinta], asiakirjan hallintakuvio tulostetaan aina.
● Jos [Salli käyttäjän valinta] on otettu käyttöön, noudata alla kuvattua menettelyä
asiakirjan hallintakuvion tulostamiseksi.
Vaihe 1:Valitse [Tietoturvan ylläpitotyökalu] tulostinajurin alkuperäisen asetuksen
ikkunassa (ominaisuuksien ikkuna).
Vaihe 2: Napsauta ennen tulostuksen suorittamista [Lisäasetukset]-välilehteä tulostinajurin
ominaisuuksien ikkunassa ja napsauta [Asiakirjan hallinta]-näppäintä.
Vaihe 3:Rastita [Asiakirjan hallinta]-ruutu ja valitse [Musta], [Syaani] tai [Keltainen]
kohdassa [Tulostusväri].
■
Asiakirjan hallintatoiminnon käyttäminen asiakirjan arkistointitilassa
Kun tiedosto on tallennettu asiakirjan arkistointitoiminnolla käyttämällä kohdassa
"Asiakirjan hallinnan asetukset" ohjelmoituja asetuksia, noudata alla olevia ohjeita
asiakirjan hallintakuvion tulostamiseksi. (Lisätietoja asiakirjojen arkistoinnilla
tallennettujen tiedostojen käytöstä, katso Käyttöopas (PC).)
Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta
Jos [Salli käyttäjän valinta] on valittu, [Asiakirjan hallinta]-näppäimellä voidaan valita,
halutaanko asiakirjan hallintakuvio tulostaa vai ei. Jos [Lisää aina tulostettava
muoto] -ruutu on kuitenkin valittu ( ), asiakirjan hallintakuvion tulostamista ei voi
peruuttaa huolimatta siitä, onko [Salli käyttäjän valinta] valittu vai ei
Vaihe 1:Kosketa [Muut>>]-näppäintä tulostuksen asetusikkunassa ja kosketa sitten
[Asiakirjan hallinta] -näppäintä.
Jos "Ei tulostusta" on valittu asiakirjan hallinnan asetusten kohdassa "Asiakirjan
hallinta, tulostusvalinta", [Asiakirjan hallinta] -näppäin näkyy harmaana ja sen
valinta on estetty. (Jos asiakirjan hallintakuvio on tulostettu tiedostojen
tallentamisen yhteydessä, [Asiakirjan hallinta] -näppäintä voidaan kuitenkin
koskettaa näille tiedostoille, jos [Lisää aina tulostettava muoto] -valintaruutu on
valittuna ( ) asiakirjan hallinnan asetuksissa.)
.
26
Page 28
Asiakirjan hallinta-asetus
Vaihe 2:Jos [Salli käyttäjän valita tulostusväri] -ruutu on valittu ( ) asiakirjan
hallinnan asetusten kohdassa [Asiakirjanhallinta, tulostusvalinta], kosketa
[Bk (Musta)], [C (Syaani)] tai [Y (Keltainen)].
Jos tallennetun tiedoston väritila on kuitenkin asetettu muuksi kuin täysväriksi, [Bk(Musta)]
valitaan eikä sitä voida muuttaa asetukseen [C(Syaani)] tai [Y(Keltainen)].
Vaihe 3:Kosketa [Tulosta ja poista data] -näppäintä tai [Tulosta ja tallenna data] -
näppäintä.
■ Asiakirjan hallintatoiminnon käyttäminen tiloissa Internetfaksin vastaanotto/Faksin Vastaanotto/Luettelon tulostus
Erityistä menettelyä ei tarvita. Tulostuksen aikana mustavalkoinen asiakirjan hallintakuvio
sijoitetaan asiakirjan hallintatoiminnon asetusten mukaisesti.
■ Tekstikentän käskyt sähköpostin suoratulostuksessa
Syöttämällä alla oleva käsky suoratulostussähköpostin tekstikenttään voidaan määrittää,
tulostetaanko asiakirjan hallintakuvio.
Toiminto Käskyn nimi Arvo Esimerkki
Kuviotulostus
ON/OFF
DOCUMENTCONTROL ON
OFF
DOCUMENTCONTROL=ON
27
Page 29
FI1
Loading...