KONICA MINOLTA OPEN BEE SCAN PORTAL User Manual

OPeN bee

Tm

Scan / Portal

Simple d’installation et d’utilisation, la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal est une
solution de gestion documentaire, fonctionnant en mode web. Intégrant un contrôle natif
des règles de lecture, modifi cation et publication de l’information, Open Bee™ Scan Portal
permet d’optimiser le partage et la communication de vos documents papier et électronique
grâce à une gestion centralisée de l’ensemble de vos fi chiers de données.

Facilitez la recherche et le traitement de l’information au sein de votre entreprise.

OPTImISeZ l’eFFIcAcITé cOllecTIve
de vOS éQuIPeS !

Pour plus d’informations, rendez-vous sur :

www.myopenbee.org

ou contactez notre partenaire agréé :

Classement documentaire

• Classement automatique (ou semi-automatique) des documents papier

directement depuis votre plateforme de numérisation (avec indexation
O.C.R : reconnaissance de caractère)

• Partage de vos fi chiers bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe®

PDF, fi chiers multimédias, vidéos, …)

• Importation dynamique de vos documents et arborescences de dossiers

existants

Recherche

• Recherche de tout type de fi chiers (documents d’origine papier et

bureautique) à partir de votre navigateur Internet (aucune installation sur
les postes de travail) !

• Possibilité de rechercher les documents sur leur titre, sujet mais également

sur leur contenu (grâce à la technologie O.C.R)

• Visualisation des documents recherchés, en quelques secondes

Sécurité et Confi dentialité

• Accès sécurisé au système d’information par login et mot de passe

• Gestion des droits d’accès en lecture, écriture et publication

• Création simplifi ée de Profi ls (administrateur, invité, utilisateur et groupe)

Fonctionnalités avancées

• Notifi cation automatique via e-mail de la publication ou modifi cation de nouveaux documents

• Moteur de Workfl ow intégré pour la gestion des circuits de validation de documents avant

publication

• Gestion des numéros de version

AmélIOReZ lA PROducTIvITé de vOS
cOllAbORATeuRS !

POINTS FORTS

Livré en version auto installable sur un CD-Rom ou pré configuré
sur un serveur, la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal est
composée de deux modules complémentaires :

Open Bee™ Scan, pour le classement et l’indexation

(automatique ou semi automatique) de vos documents papier,
numérisés au travers de votre solution multifonction.

Open Bee™ Portal pour un partage et un accès,

simple et rapide aux informations de votre entreprise via un
navigateur Internet.

S’intégrant aisément dans votre environnement informatique,
la suite Open Bee™ Scan Portal inclue un grand nombre de
fonctionnalités qui satisferont vos besoins les plus avancés.

Classez vos documents papier
depuis votre Multifonction…
et retrouvez les en quelques
secondes !

Directement à partir d’un multifonction (doté de la
fonction numérisation), tout utilisateur pourra procéder
à l’archivage d’un ensemble de documents papier, par
la simple sélection (depuis l’écran tactile) d’un bon
de numérisation pré-paramétré et ensuite tout est
automatique :

• Conversion des documents au format PDF, via le module Open Bee™ Scan

• Indexation des documents sur leur contenu

• Classement des documents dans le dossier cible

• Notification par email de l’arrivée de documents aux collaborateurs concernés

• Recherche simplifiée des documents classés au travers d’une interface web

1 - Numérisation
des documents papier

Partagez et accédez simplement
à l’ensemble de l’Information de
votre entreprise, en tout lieu et à
tout moment !

Open Bee™ Portal permet de centraliser en seul point

l’ensemble des documents d’origine papier et bureautique.

Pour accédez à l’information, rien de plus simple :
Ouvrez votre navigateur Internet, cliquez sur le favoris
Open Bee™ Portal, authentifiez-vous et parcourez
l’arborescence de fichiers et de collections…

Compatible avec les infrastructures Intranet, Extranet, VPN, WIFI, ... Open Bee™ Portal permet à vos collaborateurs
d’accéder au contenu d’entreprise tout en s’affranchissant des contraintes géographiques.

Décloisonnez vos différents services en
améliorant la collaboration interne à
votre entreprise !

Prêt-à l’emploi et accessible en mode web, Open Bee™ Scan Portal
favorise le travail collaboratif et les échanges d’information entre
des équipes appartenant à des services, voire à des entreprises
distinctes (clients, fournisseurs, …).

En effet, la possibilité d’accéder à l’information d’entreprise sans
contrainte géographique associée aux systèmes de notification et
de circuit de validation automatiques renforce le travail collaboratif
en équipes.

1 - Partage des documents

bureautiques (Word,
Excel,...)

Pourquoi déployer une solution de G.E.D ?

2 - Indexation sur le serveur Open Bee™

Portal grâce à la technologie O.C.R

• La gestion électronique de documents, c’est l’art de retrouver les documents

(papiers, électroniques) avec 98 % de gain de place, 0 % de classement
physique et 80 % de temps gagné.

• De manière générale, un système G.E.D permet :

- D’archiver la masse d’information papiers et la mettre en consultation

- De diffuser plus rapidement et plus largement l’ensemble de l’information de
l’Entreprise

- D’économiser en matière de coûts d’impression, de consommables, espaces
de stockage

- D’augmenter la productivité générale des employés et la satisfaction clients

3 - Recherche des documents

via le navigateur internet