Alcatel Office User Manual

MANUEL DU POSTE

OPÉRATEUR

Manuel utilisateur

Le présent guide décrit des services offerts par le poste opérateur (PO)

ALCATEL

Advanced REFLEXES™ raccordé à un système ALCATEL Office.

Le présent guide ne reprend que les fonctions spécifiques au poste opérateur ALCATEL Advanced REFLEXES (consultez le manuel d’utilisation du poste pour la description des autres services) :

mise en service restreint,

réservation d’un faisceau de lignes extérieures à l’usage exclusif du poste opérateur,

renvoi des appels destinés au poste opérateur,

diffusion de la musique d’ambiance sur le haut-parleur externe,

réponse à un appel du portier,

programmation.

Le rôle d’un poste opérateur est l’accueil des appels extérieurs et leur acheminement vers les postes de l’installation.

En fonction de votre trafic, vous pouvez avoir un ou plusieurs postes opérateurs :

en groupement : tous les postes sonnent simultanément,

affectés à des plages horaires : seuls les postes affectés à la desserte du trafic sonnent.

Cette répartition est faite par votre installateur.

Symboles utilisés dans la documentation

Actions, événements

Navigateur

Afficheur et touches afficheur

Touches programmables et icones

Touche pré-programmée (fonction symbolisée par son icone).

touche programmée

“Services”

Touche accédant à un service s’il a été programmé par l’installateur.

Icone associé à une touche.

Touche d’appel.

Touche afficheur.

Vue partielle de l’afficheur.

Indique le déplacement à suivre.

Indique le résultat de l’action.

Description d’une action ou d’un contexte.

texte sur fond bleu

Raccrocher.

Décrocher.

Appuyer sur.

Claviers

Touches audio

Autres touches fixes

Autres symboles utilisés

Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d’actions.

Autre alternative à la séquence d’action.

Signale une remarque.

Signale une information importante.

Raccrocher ou attendre 2 secondes.

Touche fixe.

Réglage “plus”.

Réglage “moins”.

Mains libres.

Écoute amplifiée.

Touche spécifique du clavier numérique.

Clavier alphabétique.

Clavier numérique.

Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

Sommaire général

Présentation du poste............................................................. p. 6

Fonctions du poste opérateur (PO) .................................. p. 9

Passer en service restreint, réserver un faisceau, renvoyer manuellement des appels destinés au PO, diffuser de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe, répondre à un appel du portier, utiliser un casque...

Fonctions de programmation............................................... p. 13

Accéder à la fonction “Abonné” programmer la date, l’heure et le répertoire collectif...

Paramétrage divers des postes abonnés ..................... p. 15

Accéder à la fonction “Abonné” nom de l’abonné, réinitialiser le code personnel, langue de l’afficheur, répertoires individuels, profils de discrimination...

Fonctions complémentaires “Avancé”............................. p. 19

Accéder à la fonction “Avancé”, table des codes affaire, numéros directs des postes, messages d’accueil et d’attente, postes sans fil DECT, modifier un mot de passe opérateur, réinitialiser le système...

Index ................................................................................................ p. 25

Présentation du poste

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Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus.

Clavier alphabétique

Protégé par un rabat, permet l’appel par nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.

pour augmenter le volume du HP ou du combiné.

Haut-parleur (HP) :

pour partager une conversation.

Mains libres :

pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.

Touches audio

Navigateur

Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement).

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Ligne du haut

Ligne du bas

Touche guide : informer ou modifier votre programmation.

Définition de la fonction des touches afficheur au repos et des touches pré-programmées.

Modification de la valeur associée à une touche.

Identité du poste.

•

Terminer un appel ou une programmation.

pour diminuer le

volume du HP ou du combiné.

•

Présentation du poste

Afficheur et touches afficheur

Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.

Rappeler le numéro de votre choix. Renvoyer vos appels vers un autre numéro. Rappeler le dernier numéro émis. Afficher plus d’informations si besoin. Interdire l’envoi d’appels externes. Personnaliser votre poste. Fixer un rendez-vous. Programmer les données de l’entreprise. Intercepter un appel destiné à un tiers. Programmer et gérer l’installation.

Touches programmables et icones

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. À chacune de ces touches sont associées des icones :

Icones de communication Icones de fonction

Touches de fonction pré-programmées :

Certaines autres touches devront être, ou ont été, programmées par votre installateur en fonction de vos besoins :

Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.

Accéder à votre répertoire personnel.

Transférer un appel vers un autre poste.Accéder aux différents services de messagerie.

Appeler un correspondant Numéris.Renvoyer les appels vers un autre destinataire.

Mode normal ou restreint.

Lignes 1 à 15 : Touche de ligne externe de votre installation.

Supervision du groupe.Touche d’appel interne ou externe.

Communication en garde commune.

Occupation du poste ou d’une ligne.Communication en attente.

Fonction nécessitant une action.Communication en cours.

Fonction activée.Appel en cours (clignotant).

Voyant tricolore

Le voyant de votre poste vous permet d’assurer la surveillance de l’installation. Il peut prendre cinq états différents (couleur + clignotement) :

Vert clignotant lentement : présence d’un message (vocal, écrit) ou présence d’un appel dans le répertoire des derniers appelants.

Orange fixe : indication de surcharge de trafic niveau 1 (1 appel entrant en attente). Orange clignotant lentement : test du poste. Rouge fixe : indication de surcharge de trafic niveau 2 (un appel est resté sans réponse

pendant plus de vingt secondes, ou, il y a plus d’appels en attente que de postes opérateurs). Rouge clignotant lentement : présence de plusieurs messages système de gravité faible

ou d’un message système très grave indiquant un défaut matériel dans le système.

Précautions d’emploi

Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pourrez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.

Placer les étiquettes des touches programmables

Vous disposez d’étiquettes imprimées, livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables.

Insérez un objet à bout plat dans l’encoche

(1 encoche par bloc de touches).

Soulevez le cache bloc de touches.

Glissez votre étiquette imprimée.

Remettez le cache en place.

Présentation du poste

Fonctions du poste opérateur (PO)

Passage en service restreint............................................................................................... p. 10

Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10

Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10

Diffusion de la musique d’ambiance

sur haut-parleur externe........................................................................................................ p. 11

Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11

Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11

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