Alcatel Office User Manual

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MANUEL DU POSTE

OPÉRATEUR

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Manuel utilisateur

Le présent guide décrit des services offerts par le poste opérateur (PO)

ALCATEL

Advanced REFLEXES™ raccordé à un système ALCATEL Office.

Le présent guide ne reprend que les fonctions spécifiques au poste opérateur ALCATEL Advanced REFLEXES (consultez le manuel d’utilisation du poste pour la description des autres services) :

mise en service restreint,

réservation d’un faisceau de lignes extérieures à l’usage exclusif du poste opérateur,

renvoi des appels destinés au poste opérateur,

diffusion de la musique d’ambiance sur le haut-parleur externe,

réponse à un appel du portier,

programmation.

Le rôle d’un poste opérateur est l’accueil des appels extérieurs et leur acheminement vers les postes de l’installation.

En fonction de votre trafic, vous pouvez avoir un ou plusieurs postes opérateurs :

en groupement : tous les postes sonnent simultanément,

affectés à des plages horaires : seuls les postes affectés à la desserte du trafic sonnent.

Cette répartition est faite par votre installateur.

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Symboles utilisés dans la documentation

Actions, événements

Navigateur

Afficheur et touches afficheur

Touches programmables et icones

Touche pré-programmée (fonction symbolisée par son icone).

touche programmée

“Services”

Touche accédant à un service s’il a été programmé par l’installateur.

Icone associé à une touche.

Touche d’appel.

Touche afficheur.

Vue partielle de l’afficheur.

Indique le déplacement à suivre.

Indique le résultat de l’action.

Description d’une action ou d’un contexte.

texte sur fond bleu

Raccrocher.

Décrocher.

Appuyer sur.

Claviers

Touches audio

Autres touches fixes

Autres symboles utilisés

Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d’actions.

Autre alternative à la séquence d’action.

Signale une remarque.

Signale une information importante.

Raccrocher ou attendre 2 secondes.

Touche fixe.

Réglage “plus”.

Réglage “moins”.

Mains libres.

Écoute amplifiée.

Touche spécifique du clavier numérique.

Clavier alphabétique.

Clavier numérique.

Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

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Sommaire général

Présentation du poste............................................................. p. 6

Fonctions du poste opérateur (PO) .................................. p. 9

Passer en service restreint, réserver un faisceau, renvoyer manuellement des appels destinés au PO, diffuser de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe, répondre à un appel du portier, utiliser un casque...

Fonctions de programmation............................................... p. 13

Accéder à la fonction “Abonné” programmer la date, l’heure et le répertoire collectif...

Paramétrage divers des postes abonnés ..................... p. 15

Accéder à la fonction “Abonné” nom de l’abonné, réinitialiser le code personnel, langue de l’afficheur, répertoires individuels, profils de discrimination...

Fonctions complémentaires “Avancé”............................. p. 19

Accéder à la fonction “Avancé”, table des codes affaire, numéros directs des postes, messages d’accueil et d’attente, postes sans fil DECT, modifier un mot de passe opérateur, réinitialiser le système...

Index ................................................................................................ p. 25

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Présentation du poste

”ç ’ §

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Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus.

Clavier alphabétique

Protégé par un rabat, permet l’appel par nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.

pour augmenter le volume du HP ou du combiné.

Haut-parleur (HP) :

pour partager une conversation.

Mains libres :

pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.

Touches audio

Navigateur

Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement).

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Ligne du haut

Ligne du bas

Touche guide : informer ou modifier votre programmation.

Définition de la fonction des touches afficheur au repos et des touches pré-programmées.

Modification de la valeur associée à une touche.

Identité du poste.

•

Terminer un appel ou une programmation.

pour diminuer le

volume du HP ou du combiné.

•

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Présentation du poste

Afficheur et touches afficheur

Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.

Rappeler le numéro de votre choix. Renvoyer vos appels vers un autre numéro. Rappeler le dernier numéro émis. Afficher plus d’informations si besoin. Interdire l’envoi d’appels externes. Personnaliser votre poste. Fixer un rendez-vous. Programmer les données de l’entreprise. Intercepter un appel destiné à un tiers. Programmer et gérer l’installation.

Touches programmables et icones

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. À chacune de ces touches sont associées des icones :

Icones de communication Icones de fonction

Touches de fonction pré-programmées :

Certaines autres touches devront être, ou ont été, programmées par votre installateur en fonction de vos besoins :

Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.

Accéder à votre répertoire personnel.

Transférer un appel vers un autre poste.Accéder aux différents services de messagerie.

Appeler un correspondant Numéris.Renvoyer les appels vers un autre destinataire.

Mode normal ou restreint.

Lignes 1 à 15 : Touche de ligne externe de votre installation.

Supervision du groupe.Touche d’appel interne ou externe.

Communication en garde commune.

Occupation du poste ou d’une ligne.Communication en attente.

Fonction nécessitant une action.Communication en cours.

Fonction activée.Appel en cours (clignotant).

Voyant tricolore

Le voyant de votre poste vous permet d’assurer la surveillance de l’installation. Il peut prendre cinq états différents (couleur + clignotement) :

Vert clignotant lentement : présence d’un message (vocal, écrit) ou présence d’un appel dans le répertoire des derniers appelants.

Orange fixe : indication de surcharge de trafic niveau 1 (1 appel entrant en attente). Orange clignotant lentement : test du poste. Rouge fixe : indication de surcharge de trafic niveau 2 (un appel est resté sans réponse

pendant plus de vingt secondes, ou, il y a plus d’appels en attente que de postes opérateurs). Rouge clignotant lentement : présence de plusieurs messages système de gravité faible

ou d’un message système très grave indiquant un défaut matériel dans le système.

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Précautions d’emploi

Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pourrez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.

Placer les étiquettes des touches programmables

Vous disposez d’étiquettes imprimées, livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables.

Insérez un objet à bout plat dans l’encoche

(1 encoche par bloc de touches).

Soulevez le cache bloc de touches.

Glissez votre étiquette imprimée.

Remettez le cache en place.

Présentation du poste

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Fonctions du poste opérateur (PO)

Passage en service restreint............................................................................................... p. 10

Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10

Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10

Diffusion de la musique d’ambiance

sur haut-parleur externe........................................................................................................ p. 11

Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11

Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11

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Fonctions du poste opérateur (PO)

Passage en service restreint

Ce service vous permet de basculer l’installation en service restreint :

Tous les appels entrants sont aiguillés vers la sonnerie générale ou vers un poste programmé :

Réservation de faisceau

Pour assurer une totale disponibilité du poste opérateur, et donc un meilleur accueil, il est possible de réserver un faisceau de lignes extérieures qui ne sera utilisé que par le(s) poste(s) opérateur(s) :

Renvoi manuel des appels destinés au PO

En cas d’absence, l’opérateur peut renvoyer tous les appels qui lui sont destinés (appels externes en arrivée et appels internes par le 9) vers un autre destinataire :

Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.

l’icone de la touche “RnvOpe” indique l’activation du service

code opérateur (1954 par défaut)

touche

programmée

“RnvOpe”

l’afficheur et une tonalité

vous indiquent

l’acceptation du service

Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.

l’icone de la touche “Réservation” indique l’activation du service

code opérateur (1954 par défaut)

touche

programmée

“Réservation”

l’afficheur et une tonalité

vous indiquent

l’acceptation du service

Si un destinataire externe a été défini préalablement par votre installateur, le passage en service restreint active automatiquement le renvoi des appels destinés au PO vers ce destinataire.

Pour revenir en service normal, effectuer la même opération.

l’icone de la touche “mode N/R” indique l’activation du service

code opérateur (1954 par défaut)

touche fixe

“mode N/R”

l’afficheur et une tonalité

vous indiquent

l’acceptation du service

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Fonctions du poste opérateur (PO)

Diffusion de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe

Réponse à un appel du portier

Vous êtes informé de l’arrivée d’un appel du poste portier de la même façon que pour un appel de poste :

Pour ouvrir la porte :

Utilisation d’un casque

Vous pouvez raccorder un casque à la place de votre combiné :

La configuration du mode casque est à effectuer par le gestionnaire de votre système.

Pour répondre ou appeler :

Pour activer ou désactiver le haut-parleur en cours de communication :

désactive l’interphonie

la diode associée

s’allume

Pour répondre en interphonie :

fonction activée

vous êtes en cours

de communication

fonction activée

touche programmée “OuvPrt” ou code de la fonction “87”

mains libresdécrocher

le nom ou le n° du poste portier

s’affiche

votre poste

sonne

Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.

l’icone de la touche “Mus.Ex” indique l’activation du service

code opérateur (1954 par défaut)

touche

programmée

“Mus.Ex”

l’afficheur et une tonalité

vous indiquent

l’acceptation du service

111213

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Fonctions de programmation

Accès à la programmation................................................................................................... p. 14

Programmation du répertoire collectif (Répcol)....................................................... p. 14

Programmation de la date et de l’heure (Horlog)................................................... p. 14

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Fonctions de programmation

Accès à la programmation

Le poste opérateur de votre système Alcatel Office a accès à des services de programmation d’intérêt général :

Programmation du répertoire collectif (Répcol)

Cette fonction permet de programmer les numéros abrégés collectifs accessibles par tous les usagers de votre système :

Pour enregistrer un autre numéro abrégé :

Programmation de la date et de l’heure (Horlog)

Pour modifier la date et l’heure :

caractère suivant

caractère précédent

saisir la date et l’heure

en fonction

programmation

pour sélectionner

un autre n° abrégé

composer le n° (22 chiffres max.)

composer le nom (16 caractères max.)

le n° abrégé

programmé

s’affiche

l’afficheur vous positionne

sur le premier n° abrégé

en fonction

programmation

code d’accès (1954 par défaut)

accès à la fonction

programmation

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Paramétrage divers des postes abonnés

Accès à la fonction “Abonné” ............................................................................................. p. 16

Nom de l’abonné (Nom)........................................................................................................ p. 16

Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)............................... p. 16

Langue de l’afficheur d’un abonné (Langue)............................................................. p. 16

Répertoires individuels d’un abonné (N°Ind)............................................................. p. 17

Profils de discrimination d’un abonné (Discri)......................................................... p. 17

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Paramétrage divers des postes abonnés

Accès à la fonction “Abonné”

Cette fonction vous permet d’accéder aux différents paramètres définis pour un usager, ou l’abonné de votre système identifié par un numéro de poste :

Nom de l’abonné (Nom)

Pour modifier le nom :

Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)

Cette fonction permet d’annuler le code programmé par un abonné du système et de revenir au code par défaut (1515) :

Langue de l’afficheur (Langue)

Cette fonction permet de choisir la langue d’affichage de l’abonné sélectionné. Chaque appui de cette touche fait défiler les différentes langues possibles :

le choix s’affiche

sur la première ligne

en fonction “Abonné”

Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom.

caractère suivant

caractère précédent

Composer le nom

en fonction “Abonné”

saisir le n° de poste à programmer

accès à la fonction

programmation abonné

en fonction

programmation

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Paramétrage divers des postes abonnés

Répertoire individuel d’un abonné (N° Ind)

Cette fonction permet de créer le répertoire de l’abonné sélectionné :

Pour modifier le nom ou le numéro :

Profils de discrimination d’un abonné (Discri)

Cette fonction permet d’affecter un profil de discrimination à chaque abonné :

Chaque profil (très bas, bas-valeur implicite, moyen et haut) influe sur les possibilités de connexion entre un poste et un correspondant du réseau public (accès interdit, accès restreint, accès total...).

choix du profil de discrimination

le choix s’affiche sur

la première ligne

en fonction

“Abonné”

caractère suivant

caractère précédent

composer le n° public

(22 chiffres max.)

composer le nom (8 caractères max.)

l’afficheur vous positionne

sur le premier numéro

en fonction “Abonné”

171819

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Fonctions complémentaires “Avancé”

Accès à la fonction “Avancé”.............................................................................................. p. 20

Table des codes affaire (CodAff)....................................................................................... p. 20

Numéros directs des postes (NumPub)....................................................................... p. 20

Messages d’accueil et d’attente (Musiq)...................................................................... p. 21

Postes sans fil DECT................................................................................................................ p. 22

Modification du mot de passe (MotDeP)..................................................................... p. 23

Réinitialisation du système................................................................................................... p. 23

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Fonctions complémentaires “Avancé”

Accès à la fonction “Avancé”

Table des codes affaire (CodAff)

Cette fonction permet de définir la table des codes affaire permettant à un abonné d’amputer le coût de ses communications :

Sur “param 1”: Sur “param 2”:

Numéros directs des postes (NumPub)

Cette fonction permet de définir le contenu de la table des numéros directs (SDA) des abonnés (postes) de notre installation :

n° d’annuaire du premier poste

le nombre de postes dans la plage (99 max.)

n° direct ou n° de début de la plage

créer une entrée

en fonction

“Avancé”

“Masque” : nombre de chiffres : aucun, 1 à 9 ou DEF (valeur par défaut : 4).

“Discri” : catégories de discrimination : sans, 1 à 16, celle de l’abonné (POSTE)

ou celle de l’usager (HOTE).

indiquer le nombre de chiffres masqués

indiquer la catégorie de discrimination

indiquer si un mot de passe est requis ou non

indiquer si l’identité est requise ou non

16 caractères max.

16 chiffres max.

créer une entrée

en fonction

“Avancé”

accès à la fonction

programmation “Avancé”

en fonction

programmation

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Fonctions complémentaires “Avancé”

Numéros directs des postes (NumPub) (suite)

Pour modifier une entrée :

Messages d’accueil et d’attente (Musiq)

Cette fonction permet de définir des paramètres relatifs aux messages d’accueil :

“EcouMs” permet d’écouter les différents messages d’accueil et d’attente enregistrés :

“EnrMsg” permet d’enregistrer les différents messages d’accueil :

La musique d’accueil pouvant être assujettie à la perception de droits d’auteur, il vous revient de vous renseigner auprès de l’organisme compétent.

la durée de

l’enregistrement s’affiche

pour s’arrêter

enregistrer le message d’accueil

l’afficheur vous invite à

commencer l’enregistrement

en fonction

“Avancé”

musique d’attente standard

choix de 4 messages

en fonction

“Avancé”

3 choix s’affichent :

“EcouMs”, “EnrMsg” et “Prédec”

en fonction

“Avancé”

modifier le contenu de l’entrée affichée

sélectionner une entrée spécifique

passer à l’entrée suivante

revenir à l’entrée précédente

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Fonctions complémentaires “Avancé”

Messages d’accueil et d’attente (Musiq) (suite)

Permet d’affecter les messages d’accueil à des postes ou à des groupements (15 au max.) définis par leurs numéros directs selon des plages horaires :

Postes sans fil DECT

Cette fonction permet de gérer des postes DECT et de créer des postes DECT GAP :

Pour ajouter un poste DECT GAP :

Pour remplacer un poste DECT par un poste DECT GAP :

à la fin de l’enregistrement

suivre

les indications

de l’afficheur

attente de l’enregistrement

faite à partir

du poste DECT GAP

l’écran-afficheur indique

“In progress”

n° d’annuaire d’un poste DECT

en fonction “Avancé”

enregistrement d’un poste DECT GAP

en fonction “Avancé”

“Mode” : choix du mode : MODE 1, MODE 2, MODE 1 OCC, MODE 2 OCC, OFF

MODE 1 : le correspondant extérieur entend le message du début à la fin puis le poste est sonné. MODE 2 : le correspondant extérieur entend le message pendant que le poste est sonné. MODE 1 OCC : diffusion du message en mode 1 uniquement si le poste ou le groupement est occupé. MODE 2 OCC : diffusion du message en mode 2 uniquement si le poste ou le groupement est occupé. OFF : pas d’accès à l’accueil.

“Suiv” : choix de la plage horaire : affichage de l’heure de début.

choix du message d’accueil

choix du mode de fonctionnement

choix

de la plage

horaire

n° destinataire N° SDA du poste ou groupement concerné

créer une entrée

en fonction

“Avancé”

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Fonctions complémentaires “Avancé”

Modification du mot de passe opérateur (MotDeP)

Cette fonction permet de modifier le code d’entrée ou mot de passe de la Session Opérateur :

Réinitialisation du système (RstSys)

Cette fonction permet d’effectuer une réinitialisation à froid ou à chaud du système :

Une réinitialisation à froid provoque le retour à une configuration par défaut de votre système (perte de votre configuration particulière). La demande de réinitialisation doit être confirmée.

en fonction

“Avancé”

saisir le nouveau code pour vérification

saisir le nouveau code (4 chiffres)

l’afficheur vous demande

de confirmer

le nouveau code

saisir l’ancien code (4 chiffres)

l’afficheur

vous demande

le nouveau code

l’afficheur

vous demande

l’ancien code

en fonction

“Avancé”

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Index

Accès à la fonction “Abonné”............................................................................................. p. 16