Aastra M6320 User Guide [fr]
Guide d’utilisation
du téléphone
M6320
Le téléphone M6320 permet d’utiliser, de façon
simple et pratique, une vaste gamme de fonctions
téléphoniques d’affaires comme le renvoi automatique d’appels, la conférence et la composition
abrégée. Le M6320 est équipé de 13 touches programmables automatisées qui peuvent faire office
de touches de ligne ou de touches de fonction, et
intègre deux prises de casque téléphonique. Il figure également un afficheur à 2 lignes qui offre des
informations utiles sur les appels et un microphone
pour une exploitation mains libres.
Ce guide vous donne d’abord un aperçu des fonctions élémentaires du M6320. Il indique ses principaux composants et leur rôle, sans oublier la façon
d’effectuer des appels et de les mettre en garde.
Il explique ensuite comment vous pouvez programmer les fonctions qui sont propres au M6320 et qui
vous permettent de personnaliser facilement
l’appareil pour qu’il réponde à vos besoins.
Les autres sections du guide décrivent les fonctions
de réseau qui peuvent être installées sur le M6320,
tels le renvoi automatique et l’appel en attente.
Contrairement aux fonctions qui sont propres au
M6320, les fonctions de réseau sont disponibles de
votre compagnie de téléphone moyennant abonnement.
Il est possible que certaines des fonctions de
réseau figurées dans ce guide ne vous soient pas
disponibles ou que certaines des fonctions
attribuées par la compagnie de téléphone ne soient
pas décrites dans ce guide.
Pour obtenir de plus amples renseignements ou de
l’aide sur les fonctions de réseau dont votre
appareil est pourvu, communiquez avec l’administrateur du système ou avec le représentant du service à la clientèle.
Introduction
1
Table des matières
Mise en route rapide du M6320 4
Utilisation du téléphone — fonctions élémentaires
5
Répondre aux appels 7
Effectuer des appels 7
Mettre un appel en garde 7
Mettre fin à un appel 8
Régler le volume de la sonnerie 8
Régler le volume d’écoute du combiné 8
Régler le volume du haut-parleur en mode mains libres 8
Régler le volume du haut-parleur en mode combiné raccroché 8
Activer le mode discrétion au combiné ou au casque 8
Tonalités audibles 9
Effectuer un appel les mains libres 9
Fonctions de l’afficheur 10
Programmation des fonctions de l’appareil 11
Mémorisation de numéro, numéro mémoire et pause 11
Volume de la sonnerie 12
Réglage de l’heure et de la date 13
Chronomètre 13
Choix de la langue d’affichage 14
Fonctions réseau 14
Vérification de numéro 15
Mémorisation de numéro 15
Numéro mémoire 16
Pause 16
Sélection du mode d’exploitation 17
Message en attente 17
Comment faire rapidement un appel 18
Composition automatique 18
Ligne automatique 18
Intercom 19
Intercom de groupe 20
Recomposition automatique du dernier numéro 21
Composition abrégée 21
Comment ne pas manquer d’appels 22
Renvoi automatique 22
Appel en attente 22
Prise d’appel 23
Message en attente 23
2
Comment réussir à rejoindre quelqu’un 24
Priorité 24
Rappel automatique 25
Comment transférer ou partager un appel 26
Conférence 26
Mise en garde par indicatif 27
Libération du secret 27
Transfert 28
Pour contrôler votre ligne téléphonique 29
Mise en occupation 29
Secret 29
Fonctions de position de préposé DAA 30
Ouverture de session 30
Fermeture de session 31
Réponse aux appels DAA 31
Mise en garde d’un appel DAA 32
Accès direct au surveillant 32
Code d’opération 33
Appel d’urgence 33
Touche Pas prêt 34
Affichage du seuil de file d’attente 34
Fonctions de position de surveillant DAA 36
Interprétation des indicateurs de position de préposé 36
Affichage de l’état d’une file d’attente DAA 36
Affichage de l’activité des préposés 37
Écoute de position de préposé 38
Accès direct au préposé 39
Réponse au préposé 39
Réponse aux appels d’urgence 40
Service de nuit 40
Débordement manuel 41
Surveillants en position de préposé 41
Comment raccorder l’appareil M6320 42
Montage au mur 44
3
Mise en route rapide du M6320 ridian
4
Introduction
Le but de cette section est de vous orienter vers d’autres sections qui vous
assureront une mise en route rapide. Les 3 rubriques mentionnées ci-dessous
sont considérées comme essentielles si vous désirez utiliser toutes les fonctions du téléphone.
1. Disposition des touches
Nous vous conseillons de vous familiariser avec la position et la fonction des
touches du téléphone. Voir pages 5 et 6.
2. Mode d’exploitation
Le téléphone dispose de deux modes d’exploitation, un mode mains libres et
un mode de Distribution automatique d’appels, dit DAA. Dans le cadre d’une
exploitation DAA, vous devez mettre le téléphone en mode DAA. Pour tout
autre type d’exploitation, le téléphone doit se trouver en mode mains libres.
Le téléphone se trouve en mode mains libres à la livraison. Voir page 17.
3. Notation de l’heure et de la date
Il est recommandé de régler l’heure et la date du téléphone, surtout si vous
utilisez des formules d’accueil minutées, vu que l’heure du téléphone dicte
quelle formule d’accueil sera diffusée. Voir page 13.
1
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18 18
5
Touches de fonction
Touche de fonction 13
Touche de fonction 12
Touche de fonction 11
Touche de fonction 10
Touche de fonction 9
Touche de fonction 8
Touche de fonction 7
Touche Programmer
Touche de fonction 6
Touche de fonction 5
Touche de fonction 4
Touche de fonction 3
Touche de fonction 2
Touche NAP
(Touche de fonction 1)
Icônes de touche de fonction
Utilisation du téléphone — fonctions élémentaires
1. Combiné – Permet de communiquer dans les deux sens dès qu’une communication est établie.
2. Haut-parleur – Est activé lorsqu’une touche de ligne est enfoncée. Vous pouvez entendre le
correspondant lorsqu’il répond et décrocher le combiné pour lui parler. Le haut-parleur vous permet également d’effectuer un appel les mains libres.
3. Touche Lib – Permet de mettre fin aux appels.
4. Touche Garde – Permet de mettre un appel en garde et de mémoriser de nouveaux paramètres.
5. Touches de fonction ou de ligne – Permettent d’effectuer ou de recevoir des appels ou
d’utiliser des fonctions attribuées.
6. Touche de numéro d’appel principal (NAP) – Ligne téléphonique principale ou numéro
de poste attribué à votre téléphone. Elle est automatiquement sélectionnée lorsque vous décrochez
votre combiné pour effectuer un appel. On peut également se servir des autres lignes qui sont
représentées sur l’appareil M6320 en enfonçant la touche correspondante.
7. Indicateurs de fonction ou de ligne – Les indicateurs $ ou % apparaissent à côté des
lignes ou fonctions activées. Ils indiquent que la ligne ou qu’une fonction est active lorsqu’ils
demeurent affichés. Ils clignotent lentement lorsque l’appareil sonne et clignotent rapidement pour
signaler qu’un appel est en garde sur la ligne ou qu’une fonction est en cours de programmation.
8. Clavier téléphonique – Permet de composer un numéro ou de programmer une touche facilement.
9. Touche de réglage du volume – Permet de régler le volume du haut-parleur, le volume de
la sonnerie ou le volume d’écoute du combiné. Sert aussi à faire défiler les fonctions personnalisables indiquées sur l’afficheur et à modifier les chiffres lors de la vérification d’un numéro.
10. Afficheur – Affiche des informations utiles sur les appels ou sur les fonctions.
11. Voyant de sonnerie et de message en attente – Clignote lorsque le téléphone sonne et
s’allume lorsqu’un message est en attente (à condition que la fonction de message en attente soit
programmée). Voir la section Programmation des fonctions de l’appareil.
12. Touche de sélection de mode d’exploitation – En mode mains libres, permet de con-
verser avec le demandeur sans utiliser le combiné (voir Effectuer un appel les mains libres 6). En
mode DAA, cette touche permet de sélectionner lequel des deux casques téléphoniques activer
pour le mode d’émission et de réception.
13. Touche Discrétion – Empêche un interlocuteur de vous entendre, que vous utilisiez le com-
biné, le casque téléphonique ou le mode mains libres.
14. Prise double de casque téléphonique – L’une ou l’autre de ces prises peuvent être pro-
grammées pour émettre et recevoir lorsque l’autre casque est uniquement capable de réception. La
prise de casque téléphonique no 1 est la prise la plus proche de l’utilisateur, vers le bas de
l’appareil, tel qu’indiquée par l’îcone.
15. Voyant d’état à fonctions multiples – S’allume lorsque l’appareil se trouve en mode
mains libres (mode mains libres seulement) ou lorsque le casque no 1 est capable de transmettre
(mode DAA seulement). Clignote également lorsque le mode discrétion est activé.
16. Touches de déplacement du curseur – Peuvent remplacer la touche Garde, la touche Lib
et les touches de volume en mode de programmation.
17. Touche d’appels d’arrivée (App arr) – En mode mains libres, permet de sélectionner ou de
prendre un appel signalé sur la touche du NAP; en mode DAA, permet de sélectionner ou de prendre
un appel signalé sur la touche du NAP et de simuler la fonction de la touche de libération Lib lors d’un
appel sur un NAP.
18. Touche d’accueil personnel - non disponible.
6
Utilisation du téléphone M6320 — fonctions élémentaires
fonctions élémentaires (suite)
7
Répondre aux appels
Pour signaler l’arrivée d’un appel, le téléphone sonne, le voyant de la sonnerie
clignote et l’indicateur adjacent à la touche de ligne ou d’intercom clignote lentement.
Pour répondre à un appel:
1. Si l’appel n’est pas destiné au NAP, appuyez sur la touche de ligne ou
d’intercom adjacente à l’indicateur qui clignote.
2. Décrochez le combiné ou appuyez sur
.
pour répondre à l’appel (voir page 9).
Pour répondre lorsque le combiné est décroché et que la ligne est inactive:
1. L’appel entrant est signalé par un bip et par le clignotement de l’indicateur de
la touche de ligne. Pour répondre, appuyez sur cette touche.
Effectuer des appels
Au moyen du combiné:
1. Décrochez le combiné — La ligne du NAP est automatiquement sélectionnée et vous entendez la tonalité de manœuvre.
2. Composez le numéro.
Au moyen d’une touche de ligne:
1. Appuyez sur une touche de ligne libre ou sur la touche d’appels d’arrivée ,.
La tonalité de manœuvre est diffusée dans le haut-parleur.
2. Composez le numéro.
3. Décrochez le combiné dès que le correspondant répond ou appuyez sur la
touche de sélection
.
(mode mains libres seulement) pour parler au
demandeur (voir page 9).
Mettre un appel en garde
Au moyen de la touche Garde:
1. Appuyez sur
a
. L’indicateur adjacent clignote et vous pouvez alors
utiliser d’autres lignes ou d’autres fonctions.
2. Pour reprendre l’appel en garde, appuyez sur la touche de ligne sous laquelle
l’appel est en garde.
Au moyen de la garde automatique:
1. Appuyez sur une autre touche de ligne. L’indicateur adjacent clignote et vous
pouvez alors utiliser d’autres lignes ou d’autres fonctions.
2. Pour reprendre l’appel en garde, appuyez sur la touche de ligne dont l’indicateur clignote.
fonctions élémentaires (suite)
8
Mettre fin à un appel
1. Raccrochez ou appuyez sur r.
Remarque: Vous pouvez utiliser la touche
r
lorsqu’un casque télé-
phonique est branché.
Régler le volume de la sonnerie
1. Appuyez sur
@
pour augmenter ou réduire le volume de la sonnerie
lorsque le téléphone sonne. L’afficheur indique le volume choisi, lequel ne
changera pas jusqu’au prochain réglage.
Régler le volume d’écoute du combiné
1. Appuyez sur
@
pour augmenter ou réduire le volume d’écoute du
combiné au cours d’un appel. L’afficheur indique le volume choisi, lequel
ne changera pas jusqu’au prochain réglage.
Régler le volume du haut-parleur en mode mains libres
1. Appuyez sur ..
2. Appuyez sur
@
pour augmenter ou réduire le volume. L’afficheur
indique le volume choisi, lequel ne changera pas jusqu’au prochain réglage.
Régler le volume du haut-parleur en mode combiné raccroché
1. Appuyez sur une touche de ligne libre (pas disponible lorsqu’un casque est
branché).
2. Appuyez sur
@
pour augmenter ou réduire le volume. L’afficheur
indique le volume choisi, lequel ne changera pas jusqu’au prochain réglage.
Activer le mode discrétion au combiné ou au casque
La touche Discrétion
/
empêche votre interlocuteur de vous entendre
dans le combiné ou dans le casque téléphonique, ce qui est utile lorsque vous
désirez parler en privé à une personne avoisinante de votre bureau. Le voyant
d’état clignote lorsque le mode discrétion est actif.
Pour activer puis désactiver le mode discrétion à votre combiné ou casque:
1. Appuyez sur la touche Discrétion
/
.
2. Appuyez de nouveau sur la touche pour désactiver le mode discrétion.
fonctions élémentaires (suite)
9
Effectuer un appel les mains libres
(mode mains libres seulement)
La fonction Mains libres vous permet d’utiliser le microphone et le haut-parleur
intégrés au M6320 pour tenir une conversation téléphonique. Vous devez parler
clairement en faisant face à l’appareil — et élever légèrement la voix si vous
vous éloignez de l’appareil. Vous pouvez également utiliser la fonction de discrétion pour désactiver le microphone, de sorte que les bruits ambiants ne
nuisent pas à la conversation ou si vous désirez parler en privé avec une personne avoisinante de votre bureau.
Pour répondre les mains libres:
1. Appuyez sur .au lieu de décrocher le combiné.
2. Si vous désirez parler en privé avec votre interlocuteur, décrochez le com-
biné. Le mode mains libres se trouve alors automatiquement désactivé.
3. Appuyez sur
r
pour mettre fin à l’appel.
Pour utiliser le mode mains libres au cours d’un appel:
1. Appuyez sur .puis reposez le combiné dans son berceau.
2. Si vous désirez parler de nouveau en privé avec votre interlocuteur,
redécrochez le combiné.
3. Appuyez sur
r
pour mettre fin à l’appel.
Pour désactiver le microphone au cours d’un appel mains libres:
1. Appuyez sur la touche Discrétion
/
.
2. Appuyez de nouveau sur la touche pour désactiver le mode discrétion.
Tonalités audibles
Tonalité de
manoeuvre
Tonalité
d’occupation
Tonalité de
recomposition
Tonalité de
confirmation
Tonalité d’appel
en attente
Tonalité de rappel
automatique
Tonalité spéciale
– Tonalité continue qui indique que vous pouvez composer
un numéro.
– Tonalité émise toutes les secondes pour signaler que le
numéro composé est occupé.
– Tonalité d’occupation rapide qui signale que l’appel ne peut
être établi.
– Deux bips très brefs suivis d’un silence qui signalent l’exé-
cution de la fonction utilisée.
– Deux bips très brefs émis à intervalles réguliers qui signa-
lent la présence d’un appel en attente.
– Tonalité longue suivie de deux courtes qui signale que la
ligne sur laquelle vous aviez activé une demande de rappel
n’est plus occupée.
– Trois bips suivis de la tonalité de manœuvre qui signalent
que vous pouvez désormais utiliser la fonction activée.
fonctions élémentaires (suite)
Fonctions de l’afficheur
Le M6320 figure un afficheur inclinable à deux lignes qui offre des informations utiles sur les fonctions activées ou sur les appels effectués ou reçus. Par
exemple, lorsque vous effectuez un appel, les chiffres composés sont indiqués
sur l’afficheur.
Si votre entreprise a installé le service d’Identification du demandeur,
l’afficheur indique le nom et le numéro du demandeur.
Si elle a aussi activé l’Affichage du nom de fonction, il présente des informa-
tions supplémentaires. Par exemple, lorsque vous avez activé un renvoi automatique à un autre poste du système téléphonique, l’afficheur indique les informations suivantes:
Sa ligne supérieure présente le nom et le numéro du téléphone destinataire où
l’appel est renvoyé. Sa ligne inférieure indique le nom et le numéro de la personne qui a activé le renvoi, de même que le nom de la fonction.
Les messages et les noms affichés sont sélectionnés par votre entreprise et peuvent différer de ceux qui sont présentés ci-dessus. Consultez l’administrateur du
système ou le représentant du service à la clientèle pour obtenir les messages et
les noms prévus.
10
LUC TREMBLAY 12345
HELEN JONES 12345
FORWARD JIM HUNTER 54321
[ b
Touche de fonction 7
[ c
Touche de fonction 6
[ d
Touche de fonction 5
[ e
Touche de fonction 4
[!
Touche de fonction 3
[!
Touche de fonction 2
[!
Touche NAP (Touche de fonction 1)
11
L’appareil M6320 offre une variété de fonctions téléphoniques qui peuvent
être programmées pour faciliter son emploi et pour l’adapter à vos besoins.
La touche
b
vous permet d’accéder au mode de programmation pour
programmer les fonctions suivantes:
•
Accueil personnel - fonction non disponible avec votre appareil
•
Langue d’affichage
•
Volume de la sonnerie
•
Vérification de numéro
•
Chronomètre d’appel
•
Mémorisation
•
Notation de l’heure et de la date
•
Réglage de l’heure et de la date
•
Fonctions réseau
•
Sélection mode
•
Message (Mes) en attente
Programmation des fonctions de l’appareil
Mémorisation de numéro, numéro mémoire et pause
Les trois fonctions supplémentaires suivantes sont disponibles sur l’appareil
lorsque les fonctions de réseau ne sont pas validées:
• Mémorisation de numéro
• Numéro mémoire
• Pause
Remarque: L’appareil M6320 est programmé initialement pour vous offrir
ces trois fonctions sous les touches Conserver, Mémoire et Pause, telles
qu’illustrée ci-dessous:
Programmation des fonctions de l’appareil (suite)
Ces touches sont toujours disponibles si des fonctions de réseau ne sont pas
activées. Les fonctions de réseau doivent être activées si les touches de
mémorisation de numéro, de numéro mémoire et de pause sont attribuées aux
fonctions de réseau offertes par la compagnie de téléphone. Pour savoir si les
fonctions de réseau doivent être ou non activées, consultez l’administrateur du
système ou le représentant du service à la clientèle.
Les fonctions de mémorisation de numéro, de numéro mémoire et de pause ne
sont pas disponibles si l’appareil est utilisé dans le cadre d’une distribution
automatique d’appels (DAA). Elles ne fonctionnent qu’avec le numéro
d’appel principal (NAP) du poste.
Notez que l’arrivée d’un appel interrompt l’activation ou la programmation
des fonctions du poste. Ces dernières ne sont pas disponibles au cours d’un
appel, lorsqu’un appel est en garde ou lorsqu’une fonction de réseau est active
(p. ex. la fonction d’heure et date est active pendant 12 secondes).
12
Volume de la sonnerie
Pour régler le volume de la sonnerie:
1. Appuyez sur b.
2. Appuyez sur @ jusqu’à ce que Volume de sonnerie?
apparaisse sur l’afficheur.
3. Appuyez sur a.
4. Appuyez sur @ pour régler le volume.
Les barres affichées indiquent le niveau sélectionné.
5. Appuyez sur a pour enregistrer le nouveau volume.
6. Appuyez sur b ou sur r pour sortir du mode de
programmation.
Mémorisation de numéro, numéro mémoire et pause (suite)
Réglage de l’heure et de la date
Pour régler l’heure et la date du M6320:
1. Appuyez sur b.
2. Appuyez sur @ jusqu’à ce que Réglage heure et date?
apparaisse sur l’afficheur.
3. Appuyez sur a.
4. Entrez la date suivant le format indiqué sur l’afficheur.
5. Entrez l’heure suivant l’horloge de 24 heures.
6. Appuyez sur a pour enregistrer l’heure et la date.
7. Appuyez sur b ou sur r pour sortir du mode de programmation.
Pour sélectionner la notation d’affichage de l’heure et de la date:
1. Appuyez sur b.
2. Appuyez sur @ jusqu’à ce que Notation heure et date?
apparaisse sur l’afficheur.
3. Appuyez sur a.
4. Appuyez sur @ jusqu’à ce que la notation désirée apparaisse sur
l’afficheur.
5. Appuyez sur a pour enregistrer la nouvelle notation.
6. Appuyez sur b ou sur r pour sortir du mode de programmation.
Chronomètre
L’afficheur présente un chronomètre qui indique le temps écoulé depuis le
début d’un appel (il paraît pendant 5 secondes après le début de l’appel et
reste affiché pendant les 5 secondes qui suivent la fin de l’appel).
Utilisez les directives suivantes pour activer le chronomètre.
Pour activer le chronomètre:
1. Appuyez sur b.
2. Appuyez sur @ jusqu’à ce que Chronomètre? apparaisse sur
l’afficheur.
3. Appuyez sur a.
4. Appuyez sur @ pour activer ou désactiver le chronomètre.
5. Appuyez sur a pour enregistrer le nouveau paramètre.
6. Appuyez sur b ou sur r pour sortir du mode de programmation.
13
Programmation des fonctions de l’appareil (suite)
14
Programmation des fonctions de l’appareil (suite)
Choix de la langue d’affichage
Pour sélectionner la langue d’affichage:
1. Appuyez sur b.
2. Appuyez sur @ jusqu’à ce que Langue? apparaisse sur l’afficheur.
3. Appuyez sur a.
4. Appuyez sur @ jusqu’à ce que la langue désirée apparaisse sur
l’afficheur.
5. Appuyez sur a pour enregistrer le nouveau paramètre.
6. Appuyez sur b ou sur r pour sortir du mode de programmation.
Fonctions de réseau
L’appareil M6320 permet de substituer des fonctions de réseau aux fonctions de
mémorisation de numéro, de numéro mémoire et de pause du téléphone. Si
l’administrateur du système ou le représentant du service à la clientèle vous
demande d’effectuer cette substitution, utilisez les directives qui suivent pour
activer ou désactiver les fonctions de réseau. Une fois activées, elles apparaissent sous les touches utilisées normalement pour la mémorisation de numéro, le
numéro mémoire et la pause.
Pour activer ou désactiver des fonctions de réseau sous les touches Conserver no,
Mémoire et Pause:
1. Appuyez sur b.
2. Appuyez sur @ jusqu’à ce que Fonctions réseau? apparaisse
sur l’afficheur.
3. Appuyez sur a.
4. Appuyez sur @ jusqu’à ce que le nouveau paramètre apparaisse
sur l’afficheur.
5. Appuyez sur a pour enregistrer le nouveau paramètre.
6. Appuyez sur b ou sur r pour sortir du mode de programmation.
Note:
Remarque: Si des fonctions de réseau sont programmées sous les touches de
fonction 4, 5 et 6, assurez-vous que Fonct réseau:activées
est indiqué.
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