Xerox Digital Alternatives Security and Evaluation Guide [es]

Xerox® Digital Alternatives Guía del usuario del software de seguridad y evaluación

Octubre de 2016

Versión 2.0.xx

y CompleteView® son marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. BR17760

DocuSign® es una marca registrada de DocuSign, Inc. en los Estados Unidos y/o en otros países.

Microsoft®, Windows®, SQL Server®, Internet Explorer®, Active Directory® y Azure™ son macros registrados a marcas comerciales de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países.

iPad® es una marca comercial de Apple Inc. registrada en los Estados Unidos y en otros países.

iPad mini™ es una marca comercial de Apple Inc.

Intel® Pentium® es una marca comercial de Intel Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países.

Android™ es una marca comercial de Google Inc.

Mac® y Macintosh® son una marca comercial de Apple Inc.

Periódicamente se realizan cambios en este documento. Los cambios, inexactitudes técnicas y errores tipográficos se corregirán en las ediciones posteriores.

Historial de revisión

Fecha	Número	Descripción
	de versión

Octubre de 2016	2.0.xx	• Actualización posterior a la publicación para indicar que las direcciones de correo
		electrónico están cifradas

Enero de 2016	2.0	• Incluye el contenido sobre nuevas funciones de Digital Alternatives 2.0

Mayo de 2015	1.2	• Incluye la capacidad de instalación en la nube privada de Digital Alternatives 1.2

Marzo de 2015	1.1	• Reorganización profunda para ajustarse a la plantilla de documentación
		de la seguridad interna.
		• Actualizaciones para la versión 1.1, que incorporan la compatibilidad con
		el entorno de nube.

Agosto de 2014	1.0	Versión inicial

Índice

1	Introducción...................................................................................................	1
	Descripción general del producto ............................................................................................	1
	Métodos de instalación del servidor local de Xerox®............................................	1
	Cómo usar esta guía.....................................................................................................................	2
	Destinatarios........................................................................................................................	2
	Límites de esta guía ..........................................................................................................	3
	Novedades de la versión 2.0......................................................................................................	3
	Flujos de trabajo de procesamiento de documentos
	de Digital Alternatives......................................................................................................	3
	Integración con el servicio eSignature de DocuSign®..........................................	4
	Integración con el sistema de administración de contenidos
	electrónicos Xerox® DocuShare® ..................................................................................	4
	Nuevas plataformas de alojamiento de aplicaciones
	clientes – Google Android y Apple Macintosh ........................................................	4
	Licencias de software ...................................................................................................................	4
	Cumplimiento y certificación de la aplicación....................................................................	5
	Instalación - Organización de TI del cliente ............................................................	5
	Instalación - Nube privada.............................................................................................	5
	Instalación - Proveedor autorizado de servicio Xerox® Digital Alternatives........	5
	Funciones y responsabilidades operativas permanentes ...................................	6
2	Arquitectura ...................................................................................................	7
	Componentes del sistema ..........................................................................................................	7
	Aplicación cliente para usuarios finales de Xerox® Digital Alternatives........	7
	Aplicación de servidor local de Xerox® Digital Alternatives...............................	7
	Aplicación de comunicador de informes de datos ................................................	8
	Servidor central de Xerox® Digital Alternatives......................................................	9
	Modelos de instalación de servidor local ...........................................................................	11
3	Entornos de soluciones y aplicaciones..............................................	12
	Requisitos de hardware y software......................................................................................	12
	Requisitos de instalación del servidor local...........................................................	12
	Recursos requeridos para todas las instalaciones...............................................	13
	Requisitos de cliente de PC de Xerox® Digital Alternatives.............................	14
	Requisitos de cliente de iPad de Xerox® Digital Alternatives .........................	15
	Requisitos de cliente de Android de Xerox® Digital Alternatives..................	16
	Requisitos de cliente de Apple Macintosh de Xerox® Digital Alternatives........	16
		ii

Xerox® Digital Alternatives Guía del usuario del software de seguridad y evaluación

4	Consideraciones relativas a la nube privada..................................	17
	Consideraciones relativas a la instalación en la nube privada ..................................	17
	Establecer la conectividad de empresa a empresa (B2B)................................	17
	Seguridad física de la nube privada.....................................................................................	18
	Gestión del acceso a la nube privada..................................................................................	19
	Control lógico del acceso a la nube privada .....................................................................	19
	Identificación y autenticación para la nube privada....................................................	20
	Transmisiones de datos con la nube privada...................................................................	20
	Auditoría y registro.....................................................................................................................	20
	Tiempo de espera de la aplicación.......................................................................................	20
	Seguridad de la aplicación ......................................................................................................	21
	Continuidad del negocio y recuperación ante desastres.............................................	21
5	Gestión y protección de datos .............................................................	22
	Almacenamiento de documentación..................................................................................	22

iii

Xerox® Digital Alternatives Guía del usuario del software de seguridad y evaluación

Figuras

Figura 1: Instalación in situ ....................................................................................................................................	10
Figura 2: Instalación en la nube privada ..........................................................................................................	11
Figura 3: Modelo de instalación de servidor local .........................................................................................	11

1 Introducción

Descripción general del producto

Xerox® Digital Alternatives es un software que permite leer, anotar y compartir documentos digitalmente. Desde el momento en que un documento se incorpora al cliente de Digital Alternatives de un usuario, ese documento se reproduce automáticamente en todos los PC y dispositivos iPad en los que esté instalado el cliente de Digital Alternatives. Los usuarios pueden compartir un documento anotado con otros usuarios a través de la aplicación

y también por correo electrónico.

Xerox® Digital Alternatives consta de cinco áreas de componentes principales.

Componente	Descripción

Servidor local de Xerox®	• Realiza las tareas de autenticación
Digital Alternatives	• Replica los documentos en otros dispositivos del usuario
	y para otros usuarios

Aplicación de software cliente	• Se instala en el PC Windows® PC, tablet iPad® o Android™
para usuarios finales	compatible u ordenador Apple Macintosh® del usuario
	• Muestra los documentos para su revisión y anotación

Comunicador de informes de	• Transmite datos de uso del servidor local de Digital
datos de Xerox® CompleteView®	Alternatives a la plataforma de informes CompleteView®
	de Digital Alternatives alojada en Xerox.

Informes de CompleteView	• Utiliza la información sobre el uso de Digital Alternatives
de Digital Alternatives	obtenida del servidor local de Xerox® Digital Alternatives
	para proporcionar un análisis de las ventajas de utilización
	para el cliente basado en indicadores métricos normalizados
	del sector. Se aloja en la red de Xerox.

Servidor central de Digital	• Almacena la información de la cuenta y las licencias
Alternatives basado en Internet	que usan el servidor local y los clientes

Métodos de instalación del servidor local de Xerox®

Instalación in situ

Con el método de instalación in situ, este componente ejecuta todas las tareas de autenticación mediante el servidor de Active Directory® del departamento de TI del cliente en nombre del usuario de Xerox® Digital Alternatives. El usuario proporciona las credenciales a través de la aplicación cliente para usuarios finales de Xerox® Digital Alternatives. Otra tarea esencial del servidor local de Xerox® Digital Alternatives es reproducir los documentos en los demás dispositivos del usuario, así como en los de otros usuarios con quienes se compartan los documentos. El servidor local de Xerox® Digital Alternatives también realiza búsquedas de direcciones globales en nombre de la aplicación cliente para usuarios finales de Xerox® Digital Alternatives cuando se comparten documentos con otros usuarios de Digital Alternatives. Además, si un documento se comparte con un usuario ajeno a Digital Alternatives, el servidor local de Xerox® Digital Alternatives envía el documento a través del servidor de correo electrónico del cliente a la aplicación cliente para usuarios finales de Xerox® Digital Alternatives.

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El servidor local de Xerox® Digital Alternatives interactúa con el servidor central basado en Internet para proporcionar documentos a petición de usuarios situados fuera de la infraestructura de red del cliente.

Instalación en la nube privada

Xerox ofrece la posibilidad de alojar el servidor local en la red de nube privada de Xerox® en nombre del cliente de Digital Alternatives. En este caso, no es necesaria la instalación de software in situ en el servidor del cliente y el cliente ya no es responsable de administrar el servidor físico dado que Xerox asume esta responsabilidad. Con el método de instalación en la nube privada, se requiere una conexión VPN específica entre el entorno de red del cliente y el entorno de nube privada de Xerox®. También es necesario acceder a los recursos de Active Directory y de la interfaz LDAP de Exchange desde el servidor de aplicaciones en la nube privada proporcionados de forma segura a través de la conexión VPN establecida entre las dos redes. El método de instalación en la nube privada admite la misma funcionalidad de servidor local que la existente en el servidor local instalado in situ.

Cómo usar esta guía

Esta guía sirve de ayuda a los representantes comerciales de Xerox o de sus socios para que proporcionen información relacionada con la seguridad de Digital Alternatives a las organizaciones de TI de los potenciales clientes y para ayudarles en la certificación de la instalación de Xerox® Digital Alternatives en el entorno del cliente. Tanto el personal del cliente como el de Xerox pueden utilizar esta guía como parte del proceso de evaluación preventa, pruebas posventa y aceptación. Los planes actuales de pruebas y criterios de aceptación dependen de las formalidades o documentación requeridas por el cliente. Este documento contiene información relacionada con el impacto potencial de Xerox® Digital Alternatives en la seguridad, la infraestructura de TI de la empresa, el tráfico de la red, los recursos y la planificación necesaria.

Utilice esta guía principalmente durante la instalación y tras la firma del contrato; también puede utilizarse durante las actividades de preventa y evaluación con un contrato de no divulgación (NDA).

Destinatarios

Esta guía será utilizada por el personal de TI, de seguridad y de administración del cliente, así como por sus directivos. Antes de certificar Xerox® Digital Alternatives, los clientes y el personal pertinente de Xerox deben tener pleno conocimiento de:

•el entorno de TI en el sitio donde se instalará Xerox® Digital Alternatives;

–la naturaleza de la conectividad a través de VPN y de sus aspectos de seguridad cuando se vaya a utilizar la opción de alojamiento del servidor local en la nube privada;

•toda limitación impuesta a las aplicaciones que se instalan en esa red;

•el sistema operativo Microsoft® Windows Server® y

•el sistema de bases de datos Microsoft SQL Server®.

Xerox® Digital Alternatives Guía del usuario del software de seguridad y evaluación

Límites de esta guía

La solución Xerox® Digital Alternatives es muy configurable y ofrece numerosas opciones. Esta guía contempla instalaciones estándar y un cliente medio de TI. Si el entorno de

TI del cliente difiere del descrito en esta guía, en ese caso el equipo de TI del cliente y los representantes de Xerox necesitarán identificar las diferencias y resolver los posibles problemas.

La información de esta guía se refiere a la versión Xerox® Digital Alternatives 2.0. Aunque gran parte de esta información permanecerá invariable durante todo el ciclo de vida del software, algunos de los datos proporcionados pueden verse afectados por las versiones posteriores, siendo necesaria su actualización periódica. Las organizaciones de TI deben comprobar con los representantes de Xerox que obtienen la versión adecuada.

Novedades de la versión 2.0

La versión 2.0 de Digital Alternatives ofrece diversas prestaciones nuevas.

•Una serie de flujos de trabajo de documentos incorporados permiten a los clientes procesar tareas comunes de flujos de trabajo de documentos, como la revisión, aprobación y firma de documentos, entre usuarios de Digital Alternatives.

•La integración con el servicio eSignature de DocuSign® permite a los usuarios enviar documentos para su firma empleando su cuenta existente de DocuSign para firmas digitales legalmente aceptadas.

•Digital Alternatives ahora ofrece integración nativa con la plataforma de administración de contenidos Xerox® DocuShare®, que permite la importación y exportación de documentos desde la solución de administración de contenidos electrónicos DocuShare.

•Asimismo, el software cliente de Digital Alternatives es ahora compatible con dos nuevas plataformas de alojamiento, tablets Google Android y ordenadores personales Apple Macintosh.

Flujos de trabajo de procesamiento de documentos de Digital Alternatives

Digital Alternatives ofrece administración integrada de flujos de trabajo de documentos. Los usuarios pueden enviar documentos situados en Digital Alternatives a otro usuario para que los revise, firme o apruebe. Cada función de flujo de trabajo notifica al destinatario una nueva solicitud de flujo de trabajo. Una vez que el destinatario de la solicitud ha realizado la tarea solicitada, el documento procesado se devuelve automáticamente al creador de la solicitud con un sello de fecha de realización y los comentarios del destinatario, si los hubiera.

Es posible solicitar flujos de trabajo a alguien situado fuera del sistema Digital Alternatives. En este caso, el documento se envía como archivo adjunto de correo electrónico, aunque, una vez completado, no se devuelve al solicitante dentro de Digital Alternatives.

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