SHARP MX-FR11U User Manual
MX-FR11U
KIT DE SECURITE DES DONNEES
GUIDE D'UTILISATION
Description
Introduction....................................................................................................................................2
Lorsque le kit de sécurité des données est installé.......................................................................4
● Réglages système du kit de sécurité des données .................................................................4
● Fonction Contrôle de document...............................................................................................4
● Archivage de documents .........................................................................................................4
● Ecran d'enregistrement du groupe d'autorité...........................................................................5
● Protection des mots de passe .................................................................................................5
● Restrictions concernant la copie et l'impression en tandem....................................................7
● Réglages de sécurité des pages Web .....................................................................................8
● Transfert de données copiées..................................................................................................8
Réglages système.........................................................................................................................9
● Utilisation des Réglages système (Administrateur) .................................................................9
● Paramètres du système pour la sécurité .................................................................................9
● Régl. d'affichage liste travaux terminés .................................................................................18
● Réglage affichage de l'état des travaux.................................................................................19
● Déverrouiller le fichier/dossier................................................................................................19
● Clés produit............................................................................................................................19
Réglage du contrôle de document ..............................................................................................20
● Contrôle de document ...........................................................................................................20
● Modes auxquels la fonction de contrôle de document peut être ajoutée...............................21
● Activation de la fonction de contrôle de document ................................................................21
● Utilisation de la fonction de contrôle de document ................................................................24
Garantie
Une attention toute particulière a été portée à ce document de manière à ce qu'il soit le plus
exact et le plus pratique possible. En outre, SHARP Corporation ne peut en aucun cas être
tenu responsable du contenu de ce document. Le contenu du présent manuel est
susceptible d'être modifié sans avis préalable. SHARP ne peut en aucun cas être tenu
responsable de pertes ou dommages, directs ou indirects, consécutifs à l'utilisation de ce
manuel d'utilisation.
© Copyright SHARP Corporation 2008. Tous droits réservés. La reproduction, l'adaptation
et la traduction du contenu du présent manuel sont interdites sans autorisation écrite
préalable, sauf dans le cadre permis par la loi sur les droits d'auteur.
Remarque :
Dans ce manuel, "Réglages système (Administrateur)" font référence aux réglages système
que vous ne pouvez configurer qu'en vous connectant en tant qu'administrateur. Quant aux
"Réglages système (Général)", ils font référence aux réglages système que n'importe quel
utilisateur peut configurer (y compris l'administrateur).
Icônes utilisées dans les différents manuels
Les icônes utilisées dans les différents manuels indiquent les informations suivantes :
Fournit une explication complémentaire au sujet d'une fonction ou d'une
procédure.
Explique comment annuler ou modifier une opération.
Le contenu des photos écran, les messages et les noms des touches utilisés dans le
manuel pourraient être différents de ceux utilisés sur la machine en cas d'améliorations
ou de modifications du produit.
1
Introduction
Le kit MX-FR11U propose en plus une fonction de sécurité au multifonction numérique
couleur SHARP.
Lors de l'utilisation de la fonction copieur, imprimante, scanner réseau ou fax d'un multifonction
numérique couleur SHARP avec la fonction de sécurité, les données d'image générées pour le
travail correspondant sont codées et une fois le travail terminé, ces données codées sont
immédiatement effacées de la mémoire et du disque dur.
■ Remarque :
Afin de vous assurer que la fonction de sécurité des données de la machine offre le
maximum de sécurité, veuillez respecter ce qui suit :
● L'administrateur joue un rôle majeur dans le maintien d'une sécurité constante.
Apportez un soin particulier quant aux choix de la personne qui assumera le rôle
d'administrateur.
● Veillez à changer le mot de passe de l'administrateur chaque fois qu'une nouvelle
personne est nommée administrateur.
● Modifiez régulièrement le
jours).
● Ne choisissez pas un
● Les réglages système (administrateur) occupent une place importante dans la gestion
de la sécurité. Si vous arrêtez d'utiliser la machine alors que vous êtes en train de
configurer les réglages système (administrateur), veillez à appuyer sur la touche
[Déconnexion] pour quitter les réglages systèmes (administrateur). L'administrateur
de la machine doit signifier aux utilisateurs qu'il ne leur est pas permis d'accéder aux
réglages système (administrateur) sans autorisation.
● Le client est considéré comme responsable du contrôle des copies de documents
effectuées avec la machine ainsi que des fax reçus sur celle-ci.
● Même une fois le kit de sécurité des données installé, les données de fax contenues
dans la boîte mémoire de relève utilisées par la
mot de passe
mot de passe
de l'administrateur (au moins tous les 60
administrateur qui puisse facilement être deviné.
fonction
fax peuvent être lues.
■ Restaurer et effacer les données enregistrées à l'aide de la
fonction d'archivage de document
Lors de l'installation du kit de sécurité des données, les données préalablement
enregistrées dans la machine à l'aide de la fonction d'archivage de document sont
effacées. C'est pourquoi toutes les données que vous avez besoin de conserver sont
copiées vers un ordinateur avant l'installation du kit de sécurité des données. Après
l'installation et la suppression des données antérieures, celles-ci sont renvoyées vers la
machine (cette opération est normalement effectuée par un technicien au moment de
l'installation du kit de sécurité des données).
Après l'installation du kit de sécurité des données, seuls les dossiers confidentiels
peuvent être utilisés pour renvoyer les données de l'ordinateur sur la machine. Avant de
renvoyer les données d'un ordinateur sur la machine, créez des dossiers confidentiels si
nécessaire. Reportez-vous à l'aide sur l'archivage de document sur les pages Web de la
machine qui décrit la procédure de mémorisation de données sur un ordinateur et le
renvoi de données de l'ordinateur sur la machine.
2
■ A propos des mots de passe pour la page Web
Si les mots de passe "users" et/ou "admin" incorrects sont entrés au maximum trois fois
de suite lorsque vous essayez d'accéder aux pages Web de la machine équipée d'un kit
de sécurité des données, alors l'accès aux pages nécessitant la saisie d'un mot de
passe "users" ou "admin" sera interdit pendant 5 minutes.
Certaines procédures d'utilisation de la machine sont différentes une fois le kit
de sécurité des données installé. Les manuels de la machine ( "MANUELS
OPERATEUR ET UTILISATION" du guide de démarrage rapide) expliquent les
procédures d'utilisation de la machine avant installation du kit de sécurité des
données. Ce manuel décrit les modifications des dites procédures après
installation du kit de sécurité des données.
☞
■ Restrictions à l'exportation
La clé USB contient un logiciel auquel les restrictions à l'exportation s'appliquent.
La licence du logiciel apparaît ci-dessous. En utilisant ce logiciel, vous vous engagez
à respecter le contenu de cette licence.
● Ce logiciel (et les données techniques associées) est sujet aux régulations basées
sur la législation des Etats-Unis et du Japon liées au contrôle de l'exportation, y
compris loi sur le contrôle du commerce extérieur et de l'exportation et U.S. Export
Administration Regulations. Le logiciel et les données techniques peuvent
également être sujets aux réglementations sur l'exportation et l'importation d'autres
pays. L'utilisateur accepte de respecter toutes les réglementations applicables et
d'obtenir les licences liées avant d'exporter, de réexporter ou d'importer le logiciel.
L'exportation, la réexportation ou le téléchargement de ce logiciel vers Cuba, l'Iran,
la Corée du Nord, le Soudan, la Syrie ou d'autres pays sujets à une restriction
d'exportation par les Etats-Unis, ou vers les citoyens et les résidents de ces pays,
est interdit. De plus, l'exportation ou la réexportation de ce logiciel vers des
personnes apparaissant sur des listes d'interdiction d'exporter publiées par les
gouvernements du Japon, des Etats-Unis et d'autres pays est interdite.
■ Stockage sur une clé USB
Cette clé USB peut être nécessaire pour la récupération en cas de panne de la
machine. Rangez la clé USB dans un endroit sûr.
3
Lorsque le kit de sécurité des
1
Une fois le kit de sécurité des données installé, l'icône suivante apparaît sur l'écran
tactile. Le fait d'appuyer sur l'icône ( ) permet d'afficher les informations concernant
la version du kit de sécurité des données.
Une fois le kit de sécurité des données installé, les données conservées dans la machine
sont automatiquement effacées après chaque travail.
Lors de la suppression de ces données, le message suivant apparaît à l'écran pendant
6 secondes
*
Le temps d'affichage de cet écran peut être modifié via "Réglage durée des
messages" dans les réglages système (administrateur).
(
➞
Réglages système (Administrateur) > "Réglages de fonctionnement" >
"Autres réglages" > "Réglage durée des messages")
données est installé
*
.
Les données sont effacées.
Si la machine est mise hors tension alors que des données d'image sont en cours
de suppression du disque dur ou avant que le travail en cours soit terminé, il est
possible que les données ne soient pas totalement effacées. Si vous ne souhaitez
pas que les données ne soient que partiellement effacées, il est conseillé d'utiliser
le programme "Effacer toute la mémoire" (page 11 de ce manuel) afin que les
données soient intégralement supprimées avant la mise hors tension.
Réglages système du kit de sécurité des données
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, des réglages permettant d'améliorer la
sécurité peuvent être ajoutés aux réglages système (administrateur) de la machine. Pour
plus d'informations, reportez-vous à la section "Paramètres du système pour la sécurité"
(page 9 de ce manuel).
Fonction Contrôle de document
La fonction de contrôle de document est utilisée pour appliquer un modèle de contrôle de
document sur le papier pendant une copie ou une impression (de fax, par exemple).
Le modèle de contrôle de document intégré empêche le lancement d'une seconde copie,
d'un second fax et de toute autre opération pour un document imprimé. Pour plus
d'informations, consultez "Réglage du contrôle de document" (page 20 de ce manuel).
Archivage de documents
Pour utiliser la fonction archivage de documents afin de stocker des travaux d'impression
dans la machine lorsque le kit de sécurité des données est installé, définissez la propriété
du fichier sur "Confidentiel".
Les fichiers définis selon les propriétés "Partage" ou "Protéger" ne peuvent pas être
stockés. En outre, pour lancer une impression à partir d'un ordinateur à l'aide de la fonction
rétention, saisissez un mot de passe dans les réglages du pilote d'imprimante (lorsque le
réglage usine par défaut est activé).
4
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
Ecran d'enregistrement du groupe d'autorité
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, le bouton [Sécurité] est ajouté à l'écran
du menu "Enregistrement de groupe d'autorité" dans les réglages système (administrateur).
Vous pouvez faire apparaître cet écran en sélectionnant "Contrôle de l'utilisateur" > "Liste
des groupes d'autorité".
Lorsque vous pressez ce bouton, l'écran suivant pour la configuration des éléments apparaît.
Réglages système
Sécurité
Nom du groupe: Invité
Travaux d'impression autres que les travaux
maintenus :
Réglage de l'autorisation de l'archivage de document :
Copie
Imprimante
Num. vers disque dur
Env. d'image
● Travaux d'impression autres que les travaux maintenus
Mode fichier temp.
Autorisé
Mode de partage
Si [Autorisé] est sélectionné et que vous appuyez sur la touche [OK], les travaux
d'impression autres que les travaux maintenus sont autorisés dans l'enregistrement
d'un groupe d'autorité lorsque la fonction authentification utilisateur est activée.
● Réglage de l'autorisation de l'archivage de document
Lors de l'enregistrement d'un groupe d'autorité pour l'authentification utilisateur,
appuyez sur cette touche pour sélectionner l'autorisation ou non de l'archivage de
document pour chaque mode d'archivage et pour chaque type de travail.
Pour activer un mode d'archivage, cochez la case du mode de votre choix pour la
sélectionner.
Une fois les cases de votre choix cochées, appuyez sur la touche [OK].
Annuler
Mode confidentiel
OK
L'archivage de document doit être autorisé dans les réglages suivants.
Par défaut, l'archivage de document n'est autorisé qu'en mode confidentiel.
● Autoriser l'archivage de document lors de l'enregistrement du groupe
d'autorité (ce réglage)
● Désactiver l'archivage de documents dans les réglages système (page 17 de
ce manuel)
Protection des mots de passe
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, les mots de passe entrés sur le tableau
de bord de la machine ou sur les pages Web peuvent être protégés.
■ Mot de passe administrateur/Mot de passe utilisateur
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, la saisie du mot de passe est
bloquée pendant 5 minutes si un mot de passe administrateur incorrect est entré 3 fois
de suite et que la fonction Authentification utilisateur est activée ou pas.
5
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
■ Dossiers confidentiels et fichiers confidentiels de la fonction
d'archivage de document
Si un mot de passe incorrect d'un dossier ou d'un fichier confidentiel est entré 3 fois de
suite, le dossier ou le fichier est verrouillé. Pour déverrouiller le dossier ou le fichier,
consultez la section "Déverrouiller le fichier/dossier" (page 19 de ce manuel).
● Tous les fichiers avec le même nom d'utilisateur et le même mot de passe
peuvent être imprimés simultanément via Impression par lots de la fonction
d'archivage de document (
du "6. ARCHIVAGE DE DOCUMENTS").
Les fichiers dont le mot de passe est différent de celui entré au moment de la
recherche seront traités comme des fichiers pour lesquels un mot de passe
incorrect a été entré. C'est pourquoi, il est recommandé de limiter au
maximum les recherches si vous avez appuyé sur les touches [Tous util.] et
[Utilis. inconnu].
● Lorsque l'utilisation d'un fichier est interdite, les conditions suivantes
s'appliquent, avec la fonction d'archivage de document activée :
● Lors d'une impression par lots, le fichier interdit n'est pas imprimé sauf s'il
correspond aux critères de recherche.
Guide d'utilisation
☞
"IMPRESSION PAR LOTS"
■ Ecran de recherche de fichier pour l'archivage de document
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, le réglage de saisie du mot de passe
n'apparaît pas dans l'écran de recherche de l'archivage de document.
■ PDF crypté
Lorsqu'un PDF crypté est imprimé par impression directe (lorsque le kit d'extension PS3
est installé), le travail apparaît dans la liste des travaux différés de l'écran d'état des
travaux et vous devez entrer un mot de passe pour lancer l'impression.
Si un mot de passe incorrect est entré 3 fois de suite lorsque le kit de sécurité des données
est installé, le message "Opération désactivée. Veuillez consultez votre administrateur pour
assistance." s'affiche pendant 6 secondes et l'impression est verrouillée.
Si vous appuyez sur la touche d'un fichier de l'écran des travaux différés pour lequel un
mot de passe incorrect a été entré 3 fois, l'écran suivant apparaît.
●Appuyez sur la touche [Oui] pour supprimer
Impression de ce travail désactivée.
Effacer le travail ?
Non Oui
Pour déverrouiller l'impression, consultez la section "Déverrouiller le fichier/dossier"
(page 19 de ce manuel).
l'impression.
●Appuyez sur la touche [Non] pour annuler la
suppression de l'impression.
■ Impression FTP
Lorsque la fonction Impression FTP est utilisée pour imprimer directement un fichier
depuis un serveur FTP, un "Nom d'util." et un "Mot de passe" doivent être entrés une fois
le serveur FTP sélectionné. Lorsque le kit de sécurité des données est installé, la saisie
est verrouillée pendant 5 minutes si un "Nom d'util." ou un "Mot de passe" incorrect est
entré trois fois de suite.
6
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
■ Identification lorsque Authentification utilisateur est activée
Lorsque "Réglages d'authentification utilisateur" dans les réglages système
(administrateur) ( "AUTHENTIFICATION DE L'UTILISATEUR" du guide de
démarrage rapide) est activée, vous devez vous identifier dans l'écran de connexion
pour pouvoir utiliser la machine. Si le réglage "Un avertissement quand la connexion
échoue" est activé dans les réglages système (administrateur), la machine se bloque
pendant 5 minutes si la connexion échoue 3 fois de suite.
Le réglage "Un avertissement quand la connexion échoue" est toujours activé lorsque le
kit de sécurité des données est installé.
☞
Restrictions concernant la copie et l'impression en tandem
La copie et l'impression en tandem fonctionnent de la manière suivante selon la configuration de la
machine maître et de la machine esclave (que le kit de sécurité des données soit installé ou non).
■ Copie en tandem
Machine esclave
Kit de sécurité des données :
Oui
Kit de sécurité des données :
Non
Kit de
sécurité des
données :
Oui
Kit de
sécurité des
données :
Machine maître
Non
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
supprimées des machines
maître et esclave.
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
supprimées de la machine
esclave.
■ Impression en tandem
Kit de sécurité des données :
Kit de
sécurité des
données :
Oui
Kit de
sécurité des
données :
Machine maître
Non
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
supprimées des machines
maître et esclave.
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
supprimées de la machine
esclave.
Oui
La fonction tandem ne peut
pas être utilisée.
La fonction tandem de base
peut être utilisée.
Machine esclave
Kit de sécurité des données :
Non
La fonction tandem peut être
utilisée.
Les données sont supprimées
de la machine maître.
La fonction tandem de base
peut être utilisée.
7
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
Réglages de sécurité des pages Web
Lorsque la machine sert d'imprimante réseau et que la fonction Impression FTP est utilisée, le
kit de sécurité des données active l'authentification de l'utilisateur via la saisie d'un "Nom d'util."
et d'un "Mot de passe" pour accéder au serveur FTP (la fonction Impression FTP permet
d'imprimer directement un fichier stocké sur un serveur FTP depuis le tableau de bord de la
machine sans utiliser le pilote d'imprimante; reportez-vous au guide d'utilisation "IMPRIMER
DIRECTEMENT UN FICHIER A PARTIR D'UN SERVEUR FTP" dans "3. IMPRIMANTE").
L'authentification de l'utilisateur est activée en cochant la case [Activer l'authentification de
l'utilisateur] sur la page Web de la machine afin de configurer les réglages d'impression
FTP. La coche apparaît lorsque le kit de sécurité des données est installé et la case est
sélectionnée par défaut (une coche apparaît).
La configuration système requise ainsi que la procédure d'accès à la page Web dans
laquelle figure cette case à cocher sont décrites dans la section "ACCEDER AU SERVEUR
WEB DE LA MACHINE" du guide de démarrage rapide.
■
Procédure d'impression directe d'un fichier depuis un serveur
FTP (une fois Authentification utilisateur activée)
Après sélection du serveur FTP contenant le fichier à imprimer à partir de l'écran tactile
de la machine, vous devez entrer votre nom d'utilisateur ainsi que votre mot de passe.
Lorsque le serveur FTP est sélectionné à l'étape 2 de "
FICHIER A PARTIR D'UN SERVEUR FTP
" dans "3. IMPRIMANTE" du guide d'utilisation,
un écran apparaît pour vous inviter à entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe
pour les serveur FTP.
IMPRIMER DIRECTEMENT UN
Authentification du serveur FTP
Entrer le nom et le mot de passe pour le serveur FTP.
Nom d'util.
Mot de passe
Annuler
OK
Appuyez sur la touche [Nom d'util.] afin d'entrer ce dernier puis sur la touche [Mot de
passe] pour entrer votre mot de passe. Un écran de saisie s'affiche à chaque fois.
Une fois votre nom d'utilisateur et votre mot de passe entrés, appuyez sur la touche [OK].
Après avoir entré votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, continuez à partir de
l'étape 3 de "IMPRIMER DIRECTEMENT UN FICHIER A PARTIR D'UN SERVEUR
FTP" dans "3. IMPRIMANTE" du guide d'utilisation.
Transfert de données copiées
Lorsque le kit de sécurité des données est installé et que la page Web est utilisée afin de
copier les données mémorisées à l'aide de la fonction d'archivage de document vers un
ordinateur, les données copiées peuvent uniquement être renvoyées vers la machine d'origine.
Elles ne peuvent pas être transférées vers une autre machine même si cette dernière est de
configuration identique.
La touche [Restitution depuis le PC] s'affiche uniquement sur la page Web et le renvoi des
données sur la machine sera uniquement possible si un dossier confidentiel est sélectionné.
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