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Guide d’utilisation
TWS Phone V2.1
AMT/PTD/TLA/0021/2/1/FR
Avril 2007
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AASTRA MATRA Telecom
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Guide d
’
utilisation
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1. PRÉSENTATION
1.1. Description générale
1.2. Fonctionnalités
2. ERGONOMIE
2.1. Lancement de l’application
2.2. Aperçu général de l’application
3. UTILISATION DE TWS PHONE
3.1. Téléphonie
3.1.1. Fenêtre principale
3.1.1.1. Appels actifs
3.1.1.2. Appels entrants
3.1.1.3. Appels en attente
3.1.2. Fenêtre de supervision
3.1.3. Fenêtre du pilotage de la messagerie
Table des Matières
3.2. Configuration
3.2.1. Création des raccourcis
3.2.2. Gestion des renvois
3.2.2.1. Règles
3.2.2.2. États
3.2.2.3. Alias
3.2.2.4. États du Pabx :
3.3. Option Voix sur IP
3.3.1. Paramétrage audio
3.3.2. Numérotation DTMF
3.4. Option puit(s) d’appels
1. Présentation
est un outil de gestion des appels téléphoniques entrants, de
intègre à votre environnement de travail
effectuer un transfert, une mise
ajoutent à celles de la téléphonie
un champ de saisie ou bien de
Intégration facile sur le bureau.
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1.1. Description générale
TWS (Telephony Web Services) Phone
renvois, de vidéoconférence et de supervision d’appels. Il s’
grâce à une interface Web avancée.
1.2. Fonctionnalités
TWS Phone offre les services de téléphonie suivants :
Supervision avancée du poste de son choix, avec possibilité d’
en attente ou une conférence. Ces fonctionnalités s’
standard : décrocher, raccrocher, connaître l’identité de l’appelant.
Numérotation rapide, avec utilisation de raccourcis, d’
l’annuaire.
2. Ergonomie
ordinateur
(cf. la documentation de configuration
‘
Démarrage
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2.1. Lancement de l’application
Si l’application ne se lance pas automatiquement, lancez-la depuis le raccourci de TWS_Caller.exe.
Vous avez la possibilité d’ouvrir automatiquement TWS Phone à chaque démarrage de l’
en le plaçant dans le dossier Démarrage du menu Démarrer
pour plus de détails) :
Glissez le raccourci
TWS_Caller.exe dans le répertoire
2.2. Aperçu général de l’application
Aperçu des communications en
maximum sont gérées)
configuration du poste)
Tout les appels en attente
configuration du poste)
36 postes en même temps.
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Voici une présentation globale de l’interface de TWS Phone.
Tout les appels entrant
apparaissent dans cette
fenêtre (plusieurs personnes
peuvent être gérées, selon la
cours (deux communications au
apparaissent dans cette
fenêtre (plusieurs
personnes peuvent être
gérées, selon la
Permet de Superviser jusqu’à
3. Utilisation de TWS Phone
puisse se lancer il faut avoir paramétrer son
(cette opération est décrite en détail dans la documentation
Nous allons décrire les trois premières fenêtres dans la partie téléphonie / vidéo et la dernière
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Tout d’abord pour que l’application TWS Phone
lancement dans Profil Application
de TWS Applications).
L’application TWS Phone est constituée de 4 fenêtres distinctes :
Fenêtre principale du Phone permettant la gestion des appels entrant, en attente ou actifs.
Une fenêtre pour la supervision des numéros configurés en raccourcis.
Une fenêtre pour les conférences vidéo.
La fenêtre du caller où se trouve la configuration générale de l’application TWS Phone.
partie sera traitée dans la partie de configuration.
3.1. Téléphonie
3.1.1. Fenêtre principale
La première fenêtre se présente comme suit :
3.1.1.1. Appels actifs
actions
au moins un appel est actif. Il peut y avoir au maximum deux appels
permet de
Vous voulez consulter une personne et mettre votre interlocuteur en attente
utiliser la touche de mise en
dire mettre en relation simultanée
vous
-
même et deux autres personnes. Dans ce cas la démarche consiste
Si vous avez deux communications à l
’
état
« actif
»
mais dont l
’
une est en
« attente
interlocuteurs restent en ligne mutuellement.
Si vous avez deux appels dans le cadre
« appels actifs
», l’interlocuteur
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La première partie située en haut de la fenêtre présente les appels actifs.
Ce cadre est actif lorsque vous décrochez ou reprenez un appel en attente. Les boutons d’
apparaissent uniquement lorsqu’
actifs.
Sinon dans le cas ou aucune communication n’est en cours on obtient l’affichage suivant.
4 actions sont disponibles sur les boutons suivants:
permet de raccrocher
temporaire » (cas du double appel), l’effet de l’utilisation de cette touche est
différent selon que votre poste est en mode VTI-XML ou bien CSTA.
CSTA : c’est la communication en cours qui est terminée, celle en
« attente temporaire» devenant aussitôt active (même résultat que « reprise », cf.
plus loin).
VTI-XML : vous raccrochez mais les deux interlocuteurs sont mis en relation.
Si vous êtes en conversation avec deux personnes en mode conférence (cf. plus
loin), la conversation en cours est interrompue pour vous, mais les deux
disparaîtra de la zone des appels actifs pour se situer dans celle des appels en attente.
qui est en ligne passe alors dans le cadre « appels en attente ». Celui qui
était en attente temporaire est mis en ligne.
transférer
l’appel, le transfert d’appel se fait en deux étapes :
1.
Cliquer (clic simple) sur le bouton
2.
Cliquer sur un contact des annuaires TWS Phone ou sur un raccourci d’appel.
Ce bouton apparaît uniquement si il y a deux appels actifs.
Afin d’effectuer un deuxième appel, il suffit de cliquer sur un numéro de téléphone.
Cette action est utilisée principalement dans deux cas de figure :
1.
pendant ce temps. Dans ce cas il serait préférable d’
attente.
Vous désirez établir une conférence, c'est-à-
2.
obligatoirement à mettre le premier interlocuteur en
« attente temporaire
», contacter la seconde personne (pour lui demander son avis par exemple), et enfin
mettre les trois personnes en relation (au moyen de la touche « conférence »).
appel met automatiquement la première communication en attente, mais
Une fois la communication établie avec le nouveau correspondant, deux noms apparaissent
si vous le
Remarque : Il est également possible de cliquer directement sur un numéro de
Alterner les deux appels
:
Disponible
uniquement lorsque vous avez deux
Reprise appel
:
Disponible
uniquement lorsque vous avez deux appels
avant la mise en conférence.
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Lancer un 2
celle-ci reste dans le cadre « appels actifs ».
dans le cadre « appels actifs ». Vous pouvez alors établir le mode « conférence »
désirez (cf. plus bas la touche).
téléphone des annuaires de TWS Phone pour déclencher un 2
Les boutons suivants apparaissent dans le cas ou une communication à trois a lieu :
ème
ème
appel.
appels actifs affichés. Un clic sur ce bouton permet d’inverser l’état des
deux appels du cadre « appels actifs » : l’un passe en
« attente temporaire» (mais reste dans le cadre « appels actifs » ) tandis
que l’autre est mis en ligne.
actifs affichés. Cette fonction est utile lorsque vous avez établi un double
appel et que vous voulez mettre fin à une des deux conversations. L’appui
sur ce bouton termine la conversation active et reprend la conversation en
« attente temporaire ». Si vous voulez terminer l’autre conversation, il est
indispensable d’utiliser la touche « Alterner les deux appels » au
préalable.
Mettre en conférence : Disponible uniquement lorsque vous avez deux
appels actifs visibles. En utilisant cette fonction vous rassemblez les deux
contacts dans une seule case où n’apparaissent que les numéros des
interlocuteurs :
Trois actions sont possibles lors d’une conférence :
Ces actions sont décrites plus haut.
Cas particulier
à la conversation de la dernière personne ayant été en ligne avec vous
: lors de l’utilisation de « reprise d’appel », vous mettez fin
une personne tente de vous joindre, son
affiche dans ce cadre, ainsi que son identité si elle est renseignée dans
en cliquant sur le numéro de téléphone et / ou nom de la personne vous
appel soit redirigé vers une autre ligne
un des contacts des annuaires, (voir utilisation des annuaires dans
) ou sur un raccourci de contact (Voir
Si vous prenez l
’
appel alors que vous êtes déjà en communication
contraire.
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3.1.1.2. Appels entrants
La deuxième partie située en bas à gauche présente les appels entrants.
Ce cadre affiche les événements d’appels entrants : lorsqu’
numéro de téléphone s’
l’annuaire de la société (cela dépend de la configuration du serveur TWS ou TWP sur votre site).
Voici ce qui apparaît lorsqu’une personne renseignée dans l’annuaire de la société vous appelle :
2 actions sont possibles :
prendrez la communication, celle-ci passera donc dans la première partie (voir ci-dessus).
permet de dévier l’appel. C'est-à-dire afin que l’
sans avoir à décrocher. Cette action se déroule en deux temps :
Cliquer (clic simple) sur .
Puis cliquez sur l’
la documentation de l’application TWS Caller
la partie concernant la supervision des appels dans ce même document).
avec quelqu’un (une communication est déjà présente dans le cadre
« appels actifs »), l’appel en cours est automatiquement placé en
attente, dans le cadre « appels en attente ».
Vous ne pouvez pas organiser une conférence à trois à partir d’un
appel qui est dans le cadre « appels entrants », si vous avez déjà une
conversation en cours. En effet il est indispensable que ce soit votre
poste qui émette l’appel vers le nouvel intervenant, et non le
3.1.1.3. Appels en attente
Ce cadre indique les appels que vous avez mis en attente.
Lorsque vous avez un contact en attente, son numéro de téléphone
Et / ou nom apparaissent dans le cadre.
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Une seule action est disponible dans cette zone :
en cliquant sur le numéro de téléphone et / ou nom de la personne vous
Vous ne pouvez entamer une conférence avec une communication
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prendrez la communication, celle-ci passera donc dans la première partie (voir ci-dessus).
étant en attente.
Vous ne pouvez pas raccrocher une communication en attente. Il
faut la reprendre afin qu’elle soit dans le cadre « appels actifs ».
Vous pouvez mettre en attente une conférence. Néanmoins, seul un
numéro apparaîtra dans la case. Vous pourrez reprendre la
conférence à tout moment, les autres interlocuteurs ayant eu
l’occasion de discuter en privé pendant ce temps.
3.1.2. Fenêtre de supervision
Affichage
Zone de raccourcis :
il suffit de cliquer sur une case
raccourcis (décrite plus loin).
Raccourcis d
’
appel rapide
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Pour ouvrir cette fenêtre, vous devez vous rendre sur le caller puis cliquer sur
touches, cette fenêtre s’ouvre alors.
d’un raccourci pour composer le numéro qui lui a été
attribué. Il est possible de créer jusqu ‘à 36
raccourcis, grâce à l’interface d’édition des
Code couleur de la supervision:
Rou Le poste supervisé est en ligne
Jau Le poste supervisé sonne.
Le poste supervisé est libre.
Phone puis
3.1.3. Fenêtre du pilotage de la messagerie
TWS
Utilisez les flèches pour naviguer entre les messages ou la corbeille pour effacer le message
Lire le message suivant
Effacer le message en cours
Lire le message précédent
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Envoie le numéro de poste
et le code secret au serveur
lorsqu’il est demandé
Lire le message
Pour accéder au pilotage de la messagerie, cliquez sur l’icône , cliquez ensuite sur
Phone puis sur Messagerie.
Appelez votre messagerie via l’icône situé sur votre caller
1)
2) Cliquez sur afin d’envoyer le numéro de poste lorsque celui-ci vous est demandé.
3)
en cours.
3.2. Configuration
TWS
, la ligne
Annuler les modifications effectuées sur la ligne sélectionnée
(n’
apparaît
qu’en mode d
’
édition)
Suppression de la ligne
Passage en mode d
’
édition de la ligne (disparaît en mode édition)
Enregistrer les modifications (n
’
apparaît qu
’
en mode d
’
édition)
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3.2.1. Création des touches
Cliquez sur l’icône afin d’accéder au menu des applications TWS, cliquez ensuite sur
Phone puis sur Touches.
Si vous voulez ajouter un nouveau raccourci il vous suffit de cliquer sur
suivante apparaît alors:
Alias : nom qui apparaîtra
Numéro : numéro de téléphone à composer associé au nom du raccourci
Création d’un Raccourci:
3.2.2. Gestion des renvois
TWS
Cette liste de choix permet de choisir pour quel numéro on veut appliquer notre règle de renvoi et si
édition, la création de nouvelle ligne ainsi que la mise à jour
Annuler les modifications effectuées sur la ligne sélectionnée
(n’
apparaît
qu’en mode d
’
édition)
Suppression de la ligne
Passage en mode d
’
édition de la ligne (disparaît en mode édition)
Enregistrer les modifications (n
’
apparaît qu
’
en mode d
’
édition)
Ajouter une nouvelle ligne
poste courant
Activé le renvoi pour
ce poste
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Cliquez sur l’icône afin d’accéder au menu des applications TWS, cliquez ensuite sur
Phone puis sur Renvois vous devez obtenir les différents menus suivant :
En haut de chacun de ces menus on peut trouver la liste de choix suivante :
Choix du numéro de
on veut que cette règle soit active ou pas (case à cocher correspondante)
Pour les onglets expliqués ci après, l’
de certaines lignes suit le même principe à savoir l’utilisation des boutons suivant :
3.2.2.1. Règles
on définit les règles de renvois, il faut au préalable avoir crée les
application de la règle (voir 3.2.2.2). Ensuite il faut également avoir
permet de choisir suivant les conditions présentes pour le Pbx State si
on veut par exemple effectuer un renvoi sur temps de non réponse ou bien un renvoi immédiat, ou
Gestion des Alias
Gestion des états
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une
Gestion des
différents états du
PABX
Application de la
règle en cours
Choix de l’état de la
règle (définie dans la
gestion des états)
Condition de la règle
(définie dans la gestion
des différents états du
PABX)
Définition de la
provenance du renvoi
Numéro de renvoi
C’est dans cette onglet que l’
différents états possibles d’
défini les Alias du renvoi (voir 3.2.2.3.).
La liste de choix
Condition
l’
encore un renvoi sur un appel occupé.
La liste de choix Origine, permet de choisir suivant quel provenance, la règle s’appliquera ou pas.
Int-Ext : Provenance Interne ou Externe.
Int : Provenance interne.
Ext : Provenance externe.
Enfin on coche Actif afin de valider cette règle pour le numéro courant choisi.
3.2.2.2. États
ci apparaîtront automatiquement dans
est dans cet onglet que vous définissez les alias, à chaque alias correspond un numéro de
Nom de mes états
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Une fois que vous avez créé des nouveaux états, ceuxl’onglet Règles dans la colonne Etats.
3.2.2.3. Alias
Alias texte
Numéro de
téléphone associé
C’
téléphone. Ce sont ces alias qui apparaîtront dans l’onglet Règles colonne Renvoie.
3.2.2.4. États du Pabx :
Ces onglets sont définis automatiquement et ne peuvent être modifiés.
Ce tableau permet néanmoins de les visualiser.
Ces valeurs apparaissent dans l’onglet Règles colonne
Condition.
3.3. Option Voix sur IP
une icône
administrateur du
icône de
Sélection de la carte son pour la voix
Configuration audio
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Cette option permet d’ajouter la gestion de la voix à TWS Phone.
Si cette option est définie pour un utilisateur, au moment du lancement de
TWS Caller
supplémentaire apparaîtra dans la barre des tâches aux cotés des icônes TWS Caller et TWS Alerter:
Icône VoIP
Le nombre de lignes téléphonique (CCO) de TWS Phone est paramétrable par l’
système. Par défaut ce nombre est défini à un.
3.3.1. Paramétrage audio
Pour accéder aux réglages, il faut ouvrir la page principale de TWS Caller, et sélectionner l’
configuration audio.
La fenêtre suivante donne accès aux réglages audio
Sélection du volume pour la voix
Sélection de la carte son pour le micro
Sélection du volume du micro
Sélection de la carte son pour la sonnerie
Test de sonnerie
Sélection volume pour la sonnerie
3.3.2. Numérotation DTMF
TWS
une séquence DTMF peut se faire soit par un clic de souris sur une touche du clavier
Envoi d
’
un code DTMF
par un clic sur une touche
du clavier
Envoi de la séquence saisie dans le champ DTMF
Champ de saisie pour une séquence DTMF
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Pour accéder à l’interface de numérotation de code DTMF, il faut ouvrir la page principale de
Caller, puis sélectionner l’icône Numérotation DTMF.
(Cf. Ci-dessous)
Numérotation DTMF
Utilisation de la fonction de numérotation DTMF :
L’envoi d’
numérique, soit par saisie de la séquence puis bouton de validation
3.4. Option puit(s) d’appels
vous avez alors accès au
fenêtre retrouve
appels (dans notre exemple
4005 et 4006) et des numéros ou des noms des correspondants qui
Le nom des correspondants est affiché si il est connu des annuaires
connectés à votre serveur TWS ainsi que si les puits ont été
attente.
appel est automatiquement redirigé vers votre poste
ouverture de la fenêtre, seuls les
un nombre important de puits
d’appels, ceci afin de pouvoir visualiser les appels se présentant dans le dernier puit d
’
appel.
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Si cette option a été activée par votre administrateur, dans TWS Phone
menu Puits d’appels.
En cliquant sur Puits d’appels, vous ouvrez alors la fenêtre des puits d’appels. Cette
son état de fermeture lors du prochain lancement (ouverte ou fermée, et même position
géographique).
La fenêtre Puits d’appels se présente comme ci contre.
Elle est composée des différents puits d’
sont actuellement en train d’appeler ces puits d’appels.
configurés pour.
(Cf. la documentation de configuration de TWS Phone)
Les noms de vos correspondants se présentent dans l’ordre où ils sont arrivés dans la file d’
(L’appel le plus récent en haut)
En cliquant sur l’un des correspondant, l’
téléphonique.
Remarques :
Les appels déjà en cours ne sont pas visualisés lors de l’
appels suivants seront prises en compte.
Il faut veiller à bien redimensionner la fenêtre dans le cas d’
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