Xerox ConnectKey for SharePoint User Guide [de]

Version 1.3
Mai 2015
702P03542

Xerox

®

ConnectKey

®

®

for SharePoint

Benutzer-Kurzanleitung

©2015 Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Xerox®, Xerox and Design® und ConnectKey™® sind Marken der Xerox Corporation in den
USA und/oder anderen Ländern. BR966
Microsoft® und Microsoft SharePoint® sind Marken der Microsoft Corporation.

Alle genannten Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

Inhalt

Xerox

1

Zweck dieses Handbuchs .................................................................................................................................. 1-1

Anwendung ............................................................................................................................................................. 1-1

Benutzerschnittstellen ....................................................................................................................................... 1-1

Einsatz der Frontplattenschnittstelle des Xerox EIP-Druckers für das 'Scannen zu

SharePoint' oder 'Scannen zum Ordner' .................................................................................................. 1-2

®

ConnectKey™ for SharePoint® Benutzerhandbuch .................... 1-1

Zugreifen auf die Xerox ConnectKey for SharePoint-Anwendung ................................... 1-2

Verwenden der Netzwerkordner-Arbeitsabläufe ...................................................................... 1-4

Verwenden der SharePoint-Arbeitsabläufe ................................................................................. 1-5

Verwenden der Meine-Website-Arbeitsabläufe ........................................................................ 1-7

Xerox ConnectKey for SharePoint iii

Benutzer-Kurzanleitung

Inhalt

iv Xerox® ConnectKey for SharePoint

Benutzer-Kurzanleitung

1 Xerox® ConnectKey™ for

SharePoint®
Benutzerhandbuch

Zweck dieses Handbuchs

Diese Kurzanleitung ist zum Gebrauch durch die Scan-Benutzer der Xerox® ConnectKey™ for
SharePoint
SharePoint oder Netzwerkordnerziele senden.

®

-Lösung gedacht, die mit Xerox EIP-Multifunktionsdruckern Dokumente an

Anwendung

Die Xerox ConnectKey for SharePoint-Lösung ist eine Softwareanwendung für Scan-Benutzer,
die Dokumente von den Xerox-Multifunktionsdruckern an den Xerox ConnectKey for SharePoint­Server übermitteln zum Verarbeiten und Routing zu Netzwerkordnern und SharePoint.

Benutzerschnittstellen

Scan-Benutzerschnittstellen-Details: Anmerkung:

Unterstützte Frontplattenschnittstelle
des Xerox EIP-Multifunktionsdruckers:

Frontplattenintegration für authentifizierte
(oder nicht-authentifizierte) Benutzer zum
Zugriff auf die ConnectKey for SharePoint­Benutzerschnittstelle und Scan­Schaltflächen.

Xerox ConnectKey for SharePoint 1-1

Benutzer-Kurzanleitung

Inhalt

Einsatz der Frontplattenschnittstelle des
Xerox EIP-Druckers für das 'Scannen zu
SharePoint' oder 'Scannen zum Ordner'

Um Dokumente zu indexieren und zur Verarbeitung zu übertragen, geht der Scan-Benutzer
folgendermaßen vor:

• Meldet sich an (wenn erforderlich):

-- Authentifiziert sich über die Netzwerkauthentifizierung mit den Benutzerdaten des
Windows Active Directory.

-- Authentifiziert sich mit einer 'Sicherer Xerox-Zugriff'-Peripheriekarte.

• Wählt zum Scannen eine ConnectKey for SharePoint-Schaltfläche

-- Wählt die gewünschte Zieloption aus.

-- Indexiert das Dokument, falls erforderlich, wenn er zu den SharePoint-Bibliotheken

scannt. Indexieren ist eine Möglichkeit Informationen in SharePoint-Spalten abzubilden.
Eine SharePoint-Bibliothek hat beispielsweise eine Spalte 'Rechnungsdatum'. Connect
Key ermöglicht es dem Benutzer diese Informationen einzugeben, wenn das Dokument
gescannt wird.

-- Verarbeitet das Papierdokument durch den Anleger oder vom Vorlagenglas.

Die folgenden Verfahren beschreiben den Vorgang des Scannens und Routing eines Dokuments
zu SharePoint oder zu einem Netzwerkordnerziel:

Zugreifen auf die Xerox ConnectKey for SharePoint-Anwendung

1. ConnectKey SharePoint drücken.

1-2 Xerox® ConnectKey for SharePoint

Benutzer-Kurzanleitung

2. Falls erforderlich, mit den Benutzeranmeldedaten oder der Karte authentifizieren.

Hinweis

Es gibt mehrere Authentifizierungsmethoden für Multifunktionsdrucker und die Erfahrung
variiert etwas, abhängig von der Einsatzumgebung und den Geschäftsanforderungen.

Beispiel: Wenn Windows-Authentifizierung verwendet wird, muss bei der Aufforderung zur
Anmeldung am Druckerbedienfeld ein Windows (Active Directory)-Benutzername und
Kennwort eingegeben werden.

3. Eine oder mehrere Ablauf-Schaltflächen werden angezeigt, wie vom ConnectKey for
SharePoint-Administrator festgelegt.

-- Auf Netzwerkordner-Abläufe klicken, um Dokumente zu einem Netzwerkziel zu leiten.

Die konfigurierten Scan-Schaltflächen für das Netzwerk-Routing werden angezeigt.

-- Auf SharePoint-Abläufe klicken, um Dokumente zu einem SharePoint-Ziel zu leiten. Die

konfigurierten Scan-Schaltflächen für das SharePoint-Routing werden angezeigt.

Xerox ConnectKey for SharePoint 1-3

Benutzer-Kurzanleitung

Inhalt

Hinweis

Beim Durchlaufen der Menü-Optionen und der Scanaktion-Schaltflächen zeigt ein Dialogfeld
'Bitte warten' an, dass der Xerox EIP-Drucker über das Netzwerk mit dem Server kommuniziert.
Der Bildschirm wird aktualisiert.

Auf den folgenden Seiten werden Beispielskonfigurationen für Netzwerkordner-Arbeitsabläufe
und SharePoint-Arbeitsabläufe beschrieben.

Verwenden der Netzwerkordner-Arbeitsabläufe

Die folgenden Schaltflächen und Anweisungen sollen die Ansicht einer Beispielsumgebung des
Netzwerkordner-Arbeitsablaufs zeigen.

Hinweis

Ein Asterisk “

• ZURÜCK navigiert zum vorherigen Menü zurück.

• HOME navigiert zum Hauptmenü.

• ABMELDUNG dient zum Abmelden aus den Scan-Optionen und zum Anmelden als ein

anderer Benutzer.

• BEENDEN schließt die Anwendung.

1. Urlaubsanträge anklicken, um den Arbeitsablauf einzugeben.

* ” zeigt ein Pflichtfeld an.

1-4 Xerox® ConnectKey for SharePoint

Benutzer-Kurzanleitung

2. Eine Ellipsenschaltfläche zeigt die Fähigkeit an zu einem Teilordner-Standort zu blättern.
Zum Standort des Zielordners blättern.

3. Das Tastatursymbol anklicken und einen Dateinamen für den Scan eingeben. Dies indexiert
das Dokument und ermöglicht es, nach dem eingegebenen Dateinamen zu suchen.

4. Optional: EINSTELLUNGEN ÄNDERN zeigt an, ob der Administrator die Möglichkeit aktiviert
hat, die Scan-Einstellungen für das Scannen von Dokumenten am Bedienfeld einzustellen.
EINSTELLUNGEN ÄNDERN anklicken, wenn die Scan-Einstellungen modifiziert werden sollen.
Dies kann eine Einstellung wie z. B. die Auflösung der Scan-Dots pro Zoll (DPI) sein.

5. Wenn die Scan-Auftragseinstellungen am Bedienfeld konfiguriert sind, die Dokumente laden
und auf STARTEN klicken, um mit dem Scannen zu beginnen.

Das gescannte Dokument wird zum Abrufen zum Netzwerkstandort geleitet.

Verwenden der SharePoint-Arbeitsabläufe

Die folgenden Schaltflächen und Anweisungen sollen die Ansicht einer Beispielsumgebung des
SharePoint-Arbeitsablaufs zeigen.

Hinweis

Ein Asterisk “

• ZURÜCK navigiert zum vorherigen Menü zurück.

• HOME navigiert zum Hauptmenü.

• ABMELDUNG dient zum Abmelden aus den Scan-Optionen und zum Anmelden als ein

anderer Benutzer.

• BEENDEN schließt die Anwendung.

Xerox ConnectKey for SharePoint 1-5

* ” zeigt ein Pflichtfeld an.

Benutzer-Kurzanleitung

Inhalt

1. SharePoint-Rechnungen anklicken, um den Arbeitsablauf einzugeben.

2. Eine Ellipsenschaltfläche zeigt die Fähigkeit an zu einem Teilordner-Standort zu blättern.
Zum Standort des Zielordners durchblättern.

3. Das Tastatursymbol anklicken, um einen Dokumentnamen für den Scan einzugeben.

4. Die Dokumentensammlung zeigt den Zielnamen der konfigurierten SharePoint-Bibliothek. In
der SharePoint-Bibliothek zum Standort des Zielordners blättern.

5. Das Tastatursymbol anklicken, um einen Titel für den Scan einzugeben.

6. Optional: EINSTELLUNGEN ÄNDERN zeigt an, ob der Administrator die Möglichkeit aktiviert
hat, die Scan-Einstellungen für das Scannen von Dokumenten am Bedienfeld einzustellen.
EINSTELLUNGEN ÄNDERN anklicken, wenn die Scan-Einstellungen modifiziert werden sollen.
Dies kann eine Einstellung wie z. B. die Auflösung der Scan-Dots pro Zoll (DPI) sein.

7. Wenn das Indizieren des Dokuments und das Konfigurieren der Scaneinstellungen am
Bedienfeld beendet ist, die Dokumente laden und auf STARTEN klicken, um mit dem
Scannen zu beginnen.

Das gescannte Dokument wird zum Abrufen zur SharePoint-Bibliothek geleitet.

1-6 Xerox® ConnectKey for SharePoint

Benutzer-Kurzanleitung

Verwenden der Meine-Website-Arbeitsabläufe

1. Meine Website-Arbeitsabläufe erfordern Windows-Authentifizierung. Einen Windows
(Active Directory)-Benutzernamen und ein Kennwort am Druckerbedienfeld eingeben, wenn
zur Anmeldung aufgefordert wird.

2. Meine Website-Arbeitsabläufe anklicken, um den Arbeitsablauf einzugeben.

3. Wenn der Administrator einen Dokument-Standardnamen konfiguriert hat, wird dieser angezeigt.
Das Tastatursymbol anklicken, um einen anderen Dokumentnamen für den Scan einzugeben.

Xerox ConnectKey for SharePoint 1-7

Benutzer-Kurzanleitung

Inhalt

4. Optional: Der Administrator kann den Arbeitsablauf so konfigurieren, dass der
Ausgabedateityp oder die OCR-Sprache geändert werden kann. Auf die Ellipse klicken, um
diese Einstellungen zu ändern.

5. Optional: EINSTELLUNGEN ÄNDERN zeigt an, ob der Administrator die Möglichkeit aktiviert
hat, die Scan-Einstellungen für das Scannen von Dokumenten am Bedienfeld einzustellen.
EINSTELLUNGEN ÄNDERN anklicken, wenn die Scan-Einstellungen modifiziert werden sollen.
Dies kann eine Einstellung wie z. B. die Auflösung der Scan-Dots pro Zoll (DPI) sein.

6. Wenn das Indizieren des Dokuments und das Konfigurieren der Scaneinstellungen am
Bedienfeld beendet ist, die Dokumente laden und auf STARTEN klicken, um mit dem
Scannen zu beginnen.

Das gescannte Dokument wird zum Abrufen zur Bibliothek "Eigene Dokumente" in der
SharePoint-Bibliothek 'Meine Website' geleitet.

Hinweis

Die URL für diesen Standort basiert auf dem unter der Option 'Erweiterte Einstellungen' in
der SharePoint-Registerkarte bestimmten Pfad. Dieser Pfad wird zusammen mit dem Namen
des Scan-Benutzers verwendet, um den 'Meine Website'-Standort in SharePoint festzulegen.

1-8 Xerox® ConnectKey for SharePoint

Benutzer-Kurzanleitung