SIEMENS HITCOM 300 H, HiPath 4000 User Manual

HiPath 4000 Hicom 300 E/300 H

Mode d’emploi optiset E standard optiset E advance optiset E advance plus optiset E advance conference

Remarques concernant ce mode d’emploi

Ce mode d’emploi décrit l’utilisation des téléphones optiset E standard, optiset E advance, optiset E advance plus et optiset E advance conference raccordés au serveur de communication HiPath 4000, Version 1.0 et Hicom 300 E/300 H, toutes les versions.

Guide de lecture de ce mode d’emploi

Les différentes opérations à effectuer sont re-

Etape par étape

service

haut-parleur

chef

présentées dans la colonne de couleur suivant leur enchaînement logique. Les représentations possèdent les significations suivantes :

Décrocher le combiné.

Raccrocher le combiné.

Composer le numéro d’appel ou l’indicatif.

Appuyer sur les touches de réglage du poste.

Appuyer sur la touche.

Appuyer sur la touche dont le voyant est allumé.

Appuyer sur la touche dont le voyant clignote.

DOUBLE APPEL ?

TIMBRE SONNERIE ?

Les options de sélection sont représentées sur l’afficheur. Confirmer avec la touche .

Rechercher l’option de sélection. Pour cela, appuyer sur les touches jusqu’à ce que l’option désirée soit représentée sur l’afficheur. Confirmer ensuite à l’aide de la touche .

Textes représentés sur l’afficheur

NUMEROTER RAPPEL ? >

2222

Selon la situation, des invitations ou des messages d’acquittement apparaissent sur la ligne 1.

Les options de sélection de fonctions apparaissent sur la ligne 2. Utiliser la touche pour confirmer. Si le symbole « > » apparaît à droite, cela signifie qu’il existe d’autres options de sélection. Pour atteindre ces options, utiliser les touches .

Les postes optiset E standard, optiset E advance, optiset E advance plus, optiset E advance conference avec panneau de commande

Touches de réglage du poste

Combiné

Hautparleur pour écoute amplifiée

Microphone (mains-libres)

Clavier de sélection

Touches de fonction programmées Pour les fonctions de base, de confort, de gestion de plusieurs lignes et de groupe :

service

bis

boîte aux lettres

haut-parleur

Afficheur

Touche de confirmation d’une fonction

interception

parcage

coupure

afficher ligne

couper sonnerie

communic. priv.

mise en garde

mise en garde priv.

Touches de fonction programmées

Touches de parcours entre les fonctions

Var iante :

interception

parcage

coupure

* * * * *

afficher ligne

couper sonnerie

ligne

Touche «Shift» pour le second niveau de touches

optiset E key module, panneau de commande doté de touches programmables

Configuration « keyset » (Æ page 67) : poste doté de touches de ligne sur le

panneau de commande.

3333

Remarques importantes

Ne pas utiliser le téléphone dans un environnement explosif !

N’utiliser que des accessoires originaux Siemens (Æ page 93) ! L’utilisation d’autres accessoires est dangereuse et conduit à la perte de la garantie et de l’agrément.

Ne jamais ouvrir le téléphone ou le panneau de commande ! Consulter le gestionnaire du système en cas de problème.

Le téléphone ne doit pas entrer en contact avec des liquides agressifs ou tachants comme par exemple le thé, le café, les jus de fruits ou les boissons désaltérantes. Nettoyage du téléphone Æ page 95.

Signe CE

La conformité de l’appareil aux directives européennes est garantie par le signe CE.

Sigle de protection de l'environnement

Cet appareil a été fabriqué selon notre système de gestion de l’environnement certifié (ISO 14001). Ce processus garantit la réduction de la consommation de matières premières et d’énergie, ainsi que de la quantité de déchets produite.

4444

Etape par étape

RENVOI VARIABLE ACTIVE ?

RAPPEL ?

RENUMEROTER ? ?

service

AUTRES FONCTIONS ? ?

AFFICHAGE SUPPRIME ?

Les moyens d’atteindre une fonction

... par le dialogue direct

Quelques fonctions peuvent être sélectionnées directement lorsque le poste est au repos. Exemple :

Sélectionner l’option avec les touches et confirmer la sélection avec .

D’autres fonctions peuvent être directement sélec-

tionnées en cours de communication suivant la situation.

Vous appelez, mais la ligne du correspondant est occupée :

Confirmer avec .

Sélectionner avec les touches et confirmer avec . Composer alors un autre numéro.

... par le menu service

Pour cela, appuyer tout d’abord sur la touche « service ». Le poste vous propose alors différentes options de sélection. Exemple : supprimer l’affichage de votre propre numéro d’appel chez vos correspondants (Æ page 22) :

Appuyer sur la touche.

OI Passer à la fonction « de suppression d’affichage » au

moyen de l’indicatif du service. Consulter le mode d’emploi abrégé (en annexe) pour connaître les différents indicatifs de service.

Appuyer sur la touche.

Sélectionner avec les touches et confirmer avec .

Sélectionner une nouvelle fois avec et confirmer avec .

deuxième appel

... par une touche de fonction

Vous pouvez appeler directement une fonction Hicom que vous avez mémorisée au préalable sur une touche (Æ page 48). Exemple :

Appuyer sur la touche. La fonction est alors exécutée.

5555

Les moyens d’atteindre une fonction

Quelles fonctions puis-je utiliser ?

Fonction de base et de confort

Vous pouvez utiliser les fonctions de base et de confort de votre plate-forme de communication, qui vous sont proposées dans la boîte de dialogue de l’afficheur, dans le menu service et sur les touches de fonction.

Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes et de groupe

Æ page 67f.

Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez utiliser les fonctions de gestion de plusieurs lignes et de groupe en plus des fonctions de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions est reconnaissable au fait que vous trouvez les numéros d’appel de vos collègues sur des touches de ligne. Vous avez accès à toutes les lignes et avez également le possibilité de téléphoner sur plusieurs lignes en même temps.

Le téléphone de base peut être configuré pour le fonctionnement sur plusieurs lignes (keyset), ce type de configuration étant destiné à certains collaborateurs travaillant en dehors du groupe ou encore à des secrétaires responsables de standard téléphonant aux clients sur plusieurs lignes en même temps.

Fonctions supplémentaires chef / secrétaire

Æ page 69f.

Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez utiliser les fonctions de chef / secrétaire (secrétariat) en plus des fonctions de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions possède deux touches de ligne référencées « Chef » ou « Secrétariat » permettant les appels direct au chef ou au secrétariat. Vous trouvez en plus sur le poste de chef et sur celui du secrétariat un touche référencée « Défiltrage chef », sur le poste du secrétariat également les touches « interception » et « remplaçant ».

Comment utiliser efficacement mon téléphone

• Il existe certainement des collègues ou des collaborateurs externes auxquels vous téléphonez particulièrement souvent. Il est judicieux de mémoriser ces numéros de téléphone sur des touches, afin de rendre plus confortable leur composition (Mémoriser un numéro d’appel sur une touche nominative, Æ page 46).

• Il arrive trop souvent que le numéro appelé soit occupé. Le stress de la journée de travail aidant, on oublie vite de rappeler plus tard une seconde fois le correspondant. Habituez-vous donc à utiliser la fonction de « Rappel » (Æ page 39).

6666

Fonctions de base et de confort

Sommaire

Les moyens d’atteindre une fonction. . . . . . . . . . . . 5

... par le dialogue direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

... par le menu service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

... par une touche de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Quelles fonctions puis-je utiliser ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Fonction de base et de confort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes

et de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Fonctions supplémentaires chef / secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Comment utiliser efficacement mon téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Fonctions de base et de confort

Prendre des appels et téléphoner . . . . . . . . . . . . . 13

Prendre un appel avec le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Accepter un appel avec la touche haut-parleur (mains-libres) . . . . . . . . 13

Ecoute amplifiée dans la pièce en cours de communication. . . . . . . . . 14

Commuter sur mains-libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Commuter sur le combiné. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Utiliser le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Activer / désactiver le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Prendre un deuxième appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Utiliser la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Consulter le contenu de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Effectuer une demande de rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Effacer des messages de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Terminer la consultation de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Utiliser la fonction Messagerie (option) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Se faire rappeler un rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Se faire appeler par haut-parleur (intervention directe) . . . . . . . . . . . . . 18

Activer / désactiver la protection d’intervention directe. . . . . . . . . . 18

Prendre un appel avec le casque (Headset) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Activer / désactiver la fonction « Ne pas déranger » . . . . . . . . . . . . . . . 19

Identifier un correspondant anonyme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Composer le numéro en décrochant le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Composer le numéro en laissant le combiné raccroché . . . . . . . . . . . . 21

Supprimer l’affichage de votre numéro d’appel chez vos correspondants 22 Appeler un ou une collègue directement par haut-parleur

(intervention directe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Entrer des commandes par post sélection multifréquences

(MF ou FV, fréquences vocales) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

7777

Sommaire

Téléphoner à plusieurs

correspondants en même temps. . . . . . . . . . . . . . . 24

Appeler un second correspondant (double appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Passer d’une communication à l’autre (va-et-vient). . . . . . . . . . . . . . . . 24

Conférence supportée par l’installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Etablir une conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Etendre une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Transférer une conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Pendant la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Transférer une communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Utiliser la touche de commutation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Téléphoner en utilisant des

destinations mémorisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Utiliser une liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Consulter la liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Composer le numéro d’appel de la liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Effacer des appels de la liste d’appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Répéter un appel (numéro d’appel mémorisé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Répéter un appel (dernier numéro composé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Numéroter avec des touches nominatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Composer des numéros abrégés individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Composer des numéros abrégés centralisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Téléphoner en calculant les coûts . . . . . . . . . . . . . 37

Numéroter en associant un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Affichage de la durée de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Destinations non atteintes ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Utiliser le rappel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Mémoriser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Prendre un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Refuser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Contrôler / effacer des rappels mémorisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Avertissement – se signaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Entrer en tiers dans une communication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Régler le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Régler le volume de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Régler le timbre de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Régler la fonction mains-libres (acoustique du local). . . . . . . . . . . . . . . 43

Régler le volume de la tonalité d’avertissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

8888

Sommaire

Adapter l’inclinaison de l’afficheur à la position de l’opérateur . . . . . . . 43

Bloquer le téléphone contre les accès non autorisés . . . . . . . . . . . . . . 44

Sélectionner la langue utilisée dans le guidage interactif . . . . . . . . . . . 45

Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et

des rendez-vous. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Mémoriser un numéro d’appel sur une touche nominative . . . . . . . . . 46

Mémoriser un numéro d’appel pour la fonction de rappel « Bis » . . . . 47

Mémoriser le numéro d’appel composé ou

le numéro d’un correspondant appelant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Mémoriser un numéro d’appel quelconque. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Mémoriser des numéros abrégés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Programmer une fonction Hicom sur une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Mémoriser des rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . 50

Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Vérifier l’affectation des touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Renvoyer des appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Utiliser le renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Renvoi fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Renvoi temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Activer/ désactiver le renvoi par une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Transférer des appels automatiquement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Renvoyer des appels pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Mémoriser la destination pour

un autre téléphone / activer le renvoi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Mémoriser la destination pour télécopie, PC

ou en cas d’occupation / activer le renvoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Consulter le renvoi pour un autre téléphone / désactiver . . . . . . . . 61

Consulter / désactiver le renvoi d’appel

pour les télécopies, PC ou si occupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Modifier le renvoi pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Utiliser un autre téléphone comme le sein. . . . . . 63

S’identifier sur un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

S’identifier avec le code PIN et numéroter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

S’identifier avec une carte a puce

(optiset E advance uniquement) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Désactiver l’identification sur l’autre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

9999

Sommaire

Déménager avec le téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . 66

« Délogger » le téléphone de la ligne actuelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

« Logger » le téléphone sur la ligne

de destination du déménagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Fonctions de gestion de plusieurs lignes

et de groupes

Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe . . . 67

Utiliser les touches de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Comprendre les significations des voyants des touches de ligne . . 68

Aperçu préliminaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Prendre des appels sur les touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Prendre des appels dans l’ordre proposé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Favoriser des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Activer / désactiver la sonnerie (Appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Numéroter avec des touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Identifier une ligne utilisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Téléphoner en va-et-vient sur plusieurs lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Terminer une communication sur une touche de ligne . . . . . . . . . . 73

Entrer dans une communication sur une ligne

(conférence à trois) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Autoriser ou interdire l’entrée en tiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Autoriser l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Interdire l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Terminer une communication sur touche de ligne . . . . . . . . . . . . . 75

Maintenir une communication sur

une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Maintenir de façon exclusive une communication sur

une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Prendre une ligne maintenue de façon ciblée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Renvoyer des appels de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Mémoriser et activer un renvoi d’appel variable pour une ligne . . . 77

Mémoriser et activer la numéro de destination pour un renvoi

d’appel fixe sur une ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Activer un renvoi d’appel fixe pour une ligne (sans mémoriser) . . . 78

Effacer la destination du renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Désactiver un renvoi d’appel sur une ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Intercepter des appels pour un ou une collègue du groupe . . . . . . . . . 80

Intercepter de façon ciblée des appels du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Afficher le numéro du poste appelé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Prendre des appels sur la ligne groupée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Se déconnecter de la ligne groupée et se reconnecter. . . . . . . . . . . . . 82

Parquer une communication et la reprendre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

1010

Sommaire

Parquer manuellement une communication et la reprendre . . . . . . . . . 83

Reprendre une communication parquée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Appeler directement un collaborateur du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Comprendre les significations des voyants

des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Appel direct – appeler un correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Appel pour appel direct - prendre un correspondant . . . . . . . . . . . . 85

Fonctions « chef / secrétaire »

Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » . . . . . 86

Appeler le chef ou le secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Comprendre les significations des voyants

des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Appeler le chef / le secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Prendre des appels destinés au chef dans le secrétariat . . . . . . . . . . . 87

Prendre un appel destiné au chef en cours de communication. . . . 87

Transférer un appel vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Transférer les appels directement vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Prendre des appels sur le poste du chef. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Prendre un appel destiné à un autre groupe « chef / secrétaire ». . . . . 89

Utiliser le poste secondaire du chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Activer / désactiver le deuxième appel pour le chef . . . . . . . . . . . . . . . 90

Utiliser le signal d’appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Définir un remplacement pour le secrétariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Tout sur le téléphone

Etiquetage, documentation et accessoires . . . . . 92

Etiqueter les touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Poser une étiquette de numéros d’appel sur le poste . . . . . . . . . . . . . 92

Utiliser le logiciel d’étiquetage des touches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Commander un mode d’emploi supplémentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Charger le mode d’emploi sous le format PDF

à partir d’Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Mode d’emploi individualisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Commander des accessoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

1111

Sommaire

Conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Nettoyer le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Remédier à des problèmes de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Réagir à des messages d’erreur sur l’afficheur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Personne à contacter en cas de problème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Aide-mémoire (annexe)

1212

Etape par étape

haut-parleur

Prendre des appels et téléphoner

Prendre un appel avec le combiné

Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché.

Décrocher le combiné.

Terminer la communication :

Raccrocher le combiné.

Accepter un appel avec la touche haut-parleur (mains-libres)

Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée.

X ou Y Régler le niveau sonore (+/- fort). Appuyer sur les tou-

ches tant que le niveau sonore désiré n’est pas obtenu.

haut-parleur

Terminer la communication :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

Remarques sur la fonction mains-libres:

• Dites à votre correspondant que vous utilisez le fonction de mains-libres et l’écoute amplifiée.

• La fonction de mains-libres fonctionne mieux si vous baissez le niveau sonore de l’écoute amplifiée.

• La distance optimale entre vous et le poste en mains-libres est d’environ 50 cm.

1313

Prendre des appels et téléphoner

Etape par étape

haut-parleur

Ecoute amplifiée dans la pièce en cours de communication

Vous pouvez faire participer d’autres personnes présentes dans la pièce à la communication. Dites à votre correspondant que vous activez le haut-parleur.

Condition nécessaire : vous êtes en communication avec le combiné.

Activer :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

Désactiver :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

Commuter sur mains-libres

Condition nécessaire : vous êtes en communication avec le combiné.

W Maintenir la touche appuyée et raccrocher le combiné.

Relâcher ensuite la touche. Poursuivre la communication.

1414

Commuter sur le combiné

Condition nécessaire : vous êtes en communication en mains-libres et en écoute amplifiée.

Q Décrocher le combiné. Poursuivre la communication.

Etape par étape

Prendre des appels et téléphoner

Utiliser le deuxième appel

Si vous attendez un appel important, il est judicieux d’activer la fonction de deuxième appel. Le téléphone vous signale l’arrivée d’un second appel lorsque vous êtes déjà en communication. Vous avez alors la possibilité de prendre ce deuxième appel ou de l’ignorer.

Activer / désactiver le deuxième appel

service

INTERRUPTEUR ?

DEUXIEME APPEL ?

ACTIVER ?

HORS SERVICE ?

interception

coupure

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

Entrer l’indicatif du service.

Sélectionner et confirmer.

Ou Confirmer.

Prendre un deuxième appel

Condition nécessaire : vous êtes en communication. La fonction de deuxième appel est active.

Une tonalité d’avertissement est audible. Le voyant clignote. Le correspondant appelant obtient la tonalité normale comme si votre ligne était « libre ». Appuyer sur la touche. Vous êtes alors connecté au deuxième correspondant. Le premier correspondant est mis en attente.

Terminer la deuxième communication, poursuivre la première :

Appuyer sur la touche.

WQ Raccrocher le combiné et décrocher à nouveau.

1515

Prendre des appels et téléphoner

Etape par étape

Utiliser la boîte aux lettres

Les correspondants appelant pendant votre absence ont la possibilité d’enregistrer leur demande de rappel dans votre boîte aux lettres. La boîte aux lettres contient également des informations parlées et des textes du serveur de courrier électronique (Mail Server, dans la mesure où ces fonctionnalités sont installées).

Consulter le contenu de la boîte aux lettres

boîte aux lettres

MAYER APPEL

SORTIE ?

1616

Le voyant est allumé si de nouveaux messages non encore consultés se trouvent dans la boîte aux lettres. Appuyer sur la touche. Le premier message est affiché. Appuyer à nouveau sur la touche « boîte aux lettres » pour consulter les messages suivants.

Comprendre les messages sur l’afficheur :

« Appel » =

demande de rappel, par exemple de la part de Monsieur Mayer.

Effectuer une demande de rappel

La demande de rappel est affichée.

Sélectionner et confirmer. Le correspondant est alors appelé.

Etape par étape

EFFACER ?

Prendre des appels et téléphoner

Effacer des messages de la boîte aux lettres

Le message désiré est affiché.

Sélectionner et confirmer.

Vous ne pouvez pas effacer de (nouveaux) messages vocaux non encore écoutés en totalité. Pour identifier le message comme ayant été "écouté", allez à la fin avec 66.

Terminer la consultation de la boîte aux lettres

service

RENDEZ-VOUS ?

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Les messages non effacés de la boîte aux lettres restent mémorisés.

Utiliser la fonction Messagerie (option)

Les utilisateurs disposant d’une messagerie (HiPath Xpressions) peuvent utiliser les fonctions de ce système en composant le numéro de la messagerie afin, p. ex. de paramétrer un renvoi ou de consulter les messages reçus. Un guidage vocal explique toutes les fonctions. Le numéro d’appel de la messagerie est indiqué sur l’afficheur lorsque le renvoi vers la messagerie est paramétré. Vous trouverez des informations sur le renvoi d’appel au chapitre “Téléphoner en calculant les coûts” page 37.

Se faire rappeler un rendez-vous

Condition nécessaire : vous avez mémorisé un rendez-vous (Æ page 49). La date et l’heure du rendezvous sont atteintes.

Le poste sonne.

Q Décrocher le combiné. L’heure du rendez-vous est alors

affichée.

W Raccrocher le combiné.

Si vous ne décrochez pas le combiné, le téléphone sonne encore quelques fois et affiche « Rendez-vous » avant d'effacer le rendez-vous.

1717

Prendre des appels et téléphoner

Etape par étape

service

IJ Entrer l’indicatif du service.

INTERRUPTEUR ?

PROTECTION

ACTIVER ?

HORS SERVICE ?

Se faire appeler par haut-parleur (intervention directe)

Vous êtes appelé directement par un ou une collègue par haut-parleur. Les fonctions de mains-libres et d’écoute amplifiée sont automatiquement activées.

Réponse en mains-libres possible immédiatement.

Décrocher le combiné et répondre.

Appeler directement des collègues par hautparleur (Æ page 22).

Activer / désactiver la protection d’intervention directe

Vous pouvez vous protéger contre les interventions directes. Si un correspondant tente de vous appeler directement par haut-parleur, l’intervention est transformée en appel normal.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

Sélectionner et confirmer.

Ou Confirmer.

1818

Etape par étape

headset

service

INTERRUPTEUR ?

NE PAS DERANGER ?

ACTIVER ?

HORS SERVICE ?

Prendre des appels et téléphoner

Prendre un appel avec le casque (Headset)

Condition nécessaire : votre optiset E memory doit être doté d’un adaptateur optiset E headset / headset plus. Le casque est raccordé à l’adaptateur. La touche « headset » est installée.

Le voyant clignote lorsqu’un appel arrive. Appuyer sur la touche et converser.

Terminer la communication :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

Activer / désactiver la fonction « Ne pas déranger »

Vous pouvez activer cette fonction pour éviter d’être dérangé. Les usagers internes qui vous appellent entendent la tonalité libre et le message "Ne pas déranger. Les correspondants qui appellent de l’extérieur sont renvoyés vers le standard. Le responsable du système peut également paramétrer des destinations de renvoi correspondant à Ne pas déranger afin de transférer les appels internes et externes.

Condition nécessaire : le responsable du système a autorisé la fonction « Ne pas déranger » pour tous les abonnés Hicom.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

II Entrer l’indicatif du service.

Sélectionner et confirmer.

Sélectionner et confirmer. L’afficheur indique si la fonction « Ne pas déranger » est active ou hors service.

Ou Confirmer.

1919

Prendre des appels et téléphoner

Etape par étape

service

OJ Entrer l’indicatif du service.

AUTRES FONCTIONS ?

IDENTIFIER ?

Une tonalité vous rappelle que la fonction est active lorsque vous décrochez le combiné.

Le standard peut passer outre cette fonction de protection et vous joindre.

Le menu correspondant à la fonction « Ne pas déranger » n'apparaît pas dans le menu service si le responsable du système a interdit la fonction « Ne pas déranger » sur toute l'installation Hicom.

Identifier un correspondant anonyme

Vous avez la possibilité d’identifier des appelants externes « malveillants ». Le numéro d'appel de l'appelant peut être identifié pendant la communication et jusqu'à 30 secondes après. Vous ne devez pas raccrocher si vous désirez utiliser la fonction d’identification.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

Sélectionner et confirmer.

2020

Si la fonction d’identification a fonctionné avec succès, les données sont mémorisées chez l’opérateur de réseau. Adressez-vous au gestionnaire du système !

Etape par étape

Téléphoner

Té lé p ho ne r

Composer le numéro en décrochant le combiné

Q Décrocher le combiné.

S Interne : composer le numéro.

Externe : entrer l’indicatif de ligne publique et composer le numéro.

haut-parleur

Le correspondant ne répond pas ou est occupé :

W Raccrocher le combiné.

Composer le numéro en laissant le combiné raccroché

S Interne : composer le numéro.

Externe : entrer l’indicatif de ligne publique et composer le numéro.

Le correspondant se manifeste par haut-parleur :

Q Décrocher le combiné.

Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-li-

bres et l’écoute amplifiée.

Le correspondant ne répond pas ou est occupé :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

2121

Téléphoner

Etape par étape

service

AUTRES FONCTIONS ?

AFFICHAGE SUPPRIME ?

Supprimer l’affichage de votre numéro d’appel chez vos correspondants

La fonction de suppression d’affichage du numéro d’appel n’est activée que pour l’appel suivant et n’est pas mémorisée en cas de répétition d’appel (« Bis »).

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

Entrer l’indicatif du service. Tonalité de composition

audible.

Sélectionner et confirmer.

Confirmer. Tonalité de composition audible.

S Composer le numéro du correspondant. Votre propre

numéro d’appel n’est pas affiché sur le poste de ce correspondant lorsque celui-ci répond à l’appel.

Appeler un ou une collègue

2222

interv. directe

directement par haut-parleur (intervention directe)

Vous avez la possibilité d’appeler directement un correspondant interne du système HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H par l’intermédiaire du haut-parleur de son poste.

Condition nécessaire : la touche « interv. directe » est installée sur votre poste.

Appuyer sur la touche.

S Composer le numéro.

Attendre la tonalité.

Q Décrocher le combiné et appeler le correspondant.

Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-li-

bres.

Si le correspondant appelé a activé sa fonction de protection d’intervention directe (Æ page 18), votre demande d’appel direct est transformée en appel normal.

Etape par étape

service

AUTRES FONCTIONS ?

POST-SELECTION FV ?

Téléphoner

Entrer des commandes par post sélection multifréquences (MF ou FV, fréquences vocales)

Après avoir composé un numéro d’appel, vous pouvez placer l’appareil en mode MF (numérotation multifréquences, fréquences vocales). Ceci permet de commander des appareils réagissant à ces commandes, comme par exemple des répondeurs téléphoniques ou des systèmes automatiques d’information ou d’aiguillage.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

OH Entrer l’indicatif du service.

Sélectionner et confirmer.

Vous avez alors la possibilité d’entrer des commandes à l’aide des touches de 0 à 9, de la touche étoile (*) et de la touche dièse (#).

Le mode de fonctionnement MF/FV est abandonné dès que la communication est terminée.

Selon la configuration du système, il est possible que le message « POST-SELECTION FV » apparaisse dès que la composition du numéro d’appel est terminée. Dans ces conditions, vous pouvez envoyer des commandes MF/FV directement après avoir composé le numéro.

2323

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Etape par étape

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Appeler un second correspondant (double appel)

Vous avez la possibilité d’appeler un second correspondant lorsque vous êtes déjà en communication. Le premier correspondant est alors mis en attente.

DOUBLE APPEL ?

Confirmer.

S Appeler le second correspondant.

FIN ET RETOUR EN ARR. ?

VA- E T-V I EN T ?

2424

Terminer la seconde communication – retour à la première :

Confirmer.

Passer d’une communication à l’autre (va-et-vient)

Condition nécessaire : vous avez appelé un second correspondant au cours d’une communication avec un premier correspondant (voir ci-dessus), ou vous avez répondu à un second appel (Æ page 15).

Pour passer au correspondant mis en attente :

Sélectionner et confirmer.

Etape par étape

FIN ET RETOUR EN ARR. ?

CONFERENCE ?

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Terminer la communication actuelle – retour à l’autre :

Sélectionner et confirmer.

Connecter les correspondants en une conférence à trois :

Confirmer. Une tonalité d’avertissement vous indique qu’une conférence entre les trois correspondants a été établie.

Conférence supportée par l’installation

La fonction de conférence supportée par l’installation vous permet de connecter ensemble jusqu’à 8 correspondants internes et externes. Les abonnés possédant des postes appartenant à l’installation peuvent exécuter ou encore utiliser toutes les fonctions décrites cidessous en même temps. Les utilisateurs de téléphones Numéris (ISDN) et les abonnés externes sont des abonnés passifs – il ne peuvent qu’être accueillis dans la conférence en cours.

Vous pouvez accueillir des abonnés et relier des conférences d’une installation de téléphonie éloignée dans votre conférence. Les abonnés éloignés peuvent établir une conférence propre et l’étendre. Les abonnés de cette conférence sont alors accueillis dans votre conférence actuelle. Ils ne peuvent toutefois pas exécuter ou utiliser les fonctions décrites dans la suite.

Les fonctions suivantes sont supportées chez tous les participants à la conférence possédant un poste de l’installation de téléphonie :

• Etablir une conférence lorsque vous appelez un correspondant ou recevez un appel, ou encore effectuez ou recevez un double appel.

• Prise du second appel et accueil de l’appelant dans la conférence.

• Va et vient entre la conférence et un double appel.

• Maintenir un double appel pendant une conférence et connecter la conférence.

• Connexion d’abonnés de conférence provenant de deux conférences indépendantes via un réseau éloigné.

2525

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Etape par étape

• Maintenir la conférence lorsque des touches de lignes ont été configurées.

• Obtenir une vue d’ensemble de tous les participants à la conférence.

• Transférer une conférence à un nouvel abonné.

Les fonctions évoquées peuvent être exécutées par tous les participants à la conférence en même temps.

Etablir une conférence

Vous pouvez établir une conférence à partir des modes de communication suivants :

• Communication simple

• Double appel

• Signal d’appel

Etablir une conférence à partir d’une communication simple

Vous désirez établir une conférence.

Vous recevez un appel

ACTIVER CONFERENCE ?

CONFERENCE ?

Conf. 1-2-3

ELARGIR CONFERENCE ?

DOUBLE APPEL ?

CONFERENCE ?

2626

S Vous appelez un correspondant

Sélectionner et confirmer.

S Appeler le second correspondant.

Annoncer la conférence s.v.p.

Confirmer. Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ».

Ce message apparaît sur l’afficheur.

Etablir une conférence à partir d’un double appel

Vous êtes en communication avec un correspondant et appelez un second correspondant.

Confirmer.

S Appelez le second correspondant. Celui-ci répond, vous

lui annoncez la conférence.

Sélectionner et confirmer. Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ».

Etape par étape

interception

CONFERENCE ?

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Etablir une conférence à partir d’un signal d’appel

Vous êtes en communication et recevez un signal d’appel.

Un signal est audible. Le voyant clignote. Appuyer sur la touche. Vous êtes connecté au correspondant auteur du signal d’appel. L’autre correspondant est mis en attente.

Sélectionner et confirmer. Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ». Tous les abonnés sont connectés entre eux et forment une conférence.

Etendre une conférence

Une conférence peut être étendue par chaque participant à la conférence de l’installation. Pour cela, le participant doit :

• appeler un autre abonné et l’accueillir dans la conférence,

• accueillir un abonné à partir d’un double appel,

• prendre un signal d’appel et accueillir l’appelant dans la conférence.

ELARGIR CONFERENCE ?

CONFERENCE ?

RETOUR A CONFERENCE ?

DOUBLE APPEL ?

Appeler un abonné et l’accueillir

Vous désirez appeler un autre correspondant afin de l’accueillir dans la conférence.

Sélectionner et confirmer.

S Appeler le nouvel abonné.

Annoncez-lui conférence s.v.p.

Confirmer. L’abonné est accueilli dans la conférence.

Si l’abonné ne se manifeste pas :

Confirmer.

Elargir une conférence à partir d’un double appel

Vous désirez effectuer un double appel alors que vous êtes en conférence.

Sélectionner et confirmer. La conférence est mise en attente.

2727

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Etape par étape

Appeler un correspondant. Mettre en attente le double

appel.

CONFERENCE ?

VA- E T-V I EN T ?

FIN ET RETOUR EN ARR. ?

interception

CONFERENCE ?

VA- E T-V I EN T ?

FIN ET RETOUR EN ARR. ?

Sélectionner et confirmer afin d’accueillir le correspondant dans la conférence à partir du double appel.

Passer de la conférence au double appel et inversement.

Sélectionner et confirmer afin de terminer le double appel et retourner à la conférence.

Prendre un double appel et accueillir la correspondant dans la conférence

Si vous obtenez un signal d’appel pendant la conférence (le double appel est actif), vous avez la possibilité d’accueillir le correspondant dans la conférence.

Un signal d’appel est audible. Le voyant clignote. Appuyer sur la touche. Vous êtes en communication avec le second appelant. La conférence est mise en attente.

Sélectionner et confirmer afin d’accueillir le second appelant dans la conférence.

Passer de la conférence au double appel inversement.

Sélectionner et confirmer afin de terminer le second appel et de retourner à la conférence.

DOUBLE APPEL ?

2828

Transférer une conférence

Chaque abonné peut transférer une conférence à un correspondant qu’il a appelé auparavant par le biais d’un double appel ou de la fonction « Elargir conférence ». A ce moment, ce correspondant ne participe pas à la conférence. Une conférence ne peut être transférée à un double appel.

Vous êtes en conférence.

Sélectionner et confirmer. La conférence est mise en attente.

S Appeler un correspondant.

Etape par étape

ELARGIR CONFERENCE ?

TRANSFERER

AFFICHER PARTICIPANTS?

Rufn. Teilnehmer Rufn. 1

PROCHAIN PARTICIPANT?

ARRET AFFICHAGE?

LIBERATION PARTICIPANT?

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Sélectionner et confirmer.

Appeler un correspondant.

Annoncer le transfert de la conférence.

Sélectionner et confirmer. Vous êtes déconnecté de la conférence.

Raccrocher le combiné.

Pendant la conférence

Vous participez à une conférence de 3 à 8 abonnés et désirez consulter la liste des participants ou déconnecter un abonné ou encore déconnecter le dernier abonné accueilli dans la conférence.

Consulter la conférence et déconnecter des participants

Sélectionner et confirmer.

Le numéro d’appel et éventuellement le nom du participant à la conférence possédant le numéro d’ordre 1 sont affichés.

Confirmer afin de visualiser l’abonné suivant.

Sélectionner et confirmer afin de quitter la fonction de visualisation.

Sélectionner et confirmer afin de déconnecter l’abonné actuel de la conférence. Si le nombre de participants était de 3, la conférence est terminée.

LIBERER DERNIERE

Déconnecter le dernier abonné

Vous désirez déconnecter le dernier abonné accueilli dans la conférence.

Sélectionner et confirmer. Le dernier abonné accueilli est déconnecté. Si le nombre de participants était de 3, la conférence est terminée.

2929

Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps

Etape par étape

Maintenir une conférence

Si des touches de ligne sont installées (Æ page 67), vous pouvez « Maintenir la conférence » et par exemple établir une communication sur une autre ligne.

ligne

MISE EN GARDE ?

ligne

Appuyer sur la touche de ligne.

Sélectionner et confirmer.

La conférence est maintenue. Le poste indique sur l’afficheur le message : « Conférence » (première ligne) « Maintenue » (seconde ligne).

Appuyer sur la touche de ligne sur laquelle la conférence est maintenue – vous êtes de nouveau connecté à la conférence.

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