SIEMENS HITCOM 300 H, HiPath 4000 User Manual
s
HiPath 4000
Hicom 300 E/300 H
Mode d’emploi
optiset E standard
optiset E advance
optiset E advance plus
optiset E advance conference
2
22
2
Remarques concernant ce mode d’emploi
Ce mode d’emploi décrit l’utilisation des téléphones optiset E standard, optiset E advance,
optiset E advance plus et optiset E advance conference raccordés au serveur de commu-
nication HiPath 4000, Version 1.0 et Hicom 300 E/300 H, toutes les versions.
Guide de lecture de ce mode d’emploi
Textes représentés sur l’afficheur
Q
Décrocher le combiné.
W
Raccrocher le combiné.
S
Composer le numéro d’appel ou l’indicatif.
Etape par étape
Les différentes opérations à effectuer sont re-
présentées dans la colonne de couleur suivant
leur enchaînement logique. Les représenta-
tions possèdent les significations suivantes :
service
haut-parleur
chef
Appuyer sur la touche.
Appuyer sur la touche dont le voyant est allumé.
Appuyer sur la touche dont le voyant clignote.
ou
Appuyer sur les touches de réglage du poste.
Les options de sélection sont représentées sur
l’afficheur. Confirmer avec la touche .
Rechercher l’option de sélection. Pour cela, ap-
puyer sur les touches jusqu’à ce que
l’option désirée soit représentée sur l’afficheur.
Confirmer ensuite à l’aide de la touche .
DOUBLE APPEL ?
TIMBRE SONNERIE ?
NUMEROTER
RAPPEL ? >
Selon la situation, des invitations ou des messa-
ges d’acquittement apparaissent sur la ligne 1.
Les options de sélection de fonctions apparais-
sent sur la ligne 2. Utiliser la touche pour
confirmer. Si le symbole « > » apparaît à droite,
cela signifie qu’il existe d’autres options de sélec-
tion. Pour atteindre ces options, utiliser les tou-
ches .
3
33
3
Les postes optiset E standard, optiset E advance, optiset
E advance plus, optiset E advance conference avec
panneau de commande
Afficheur
Touches de réglage
du poste
Combiné
Microphone
(mains-libres)
optiset E key module,
panneau de commande
doté de touches
programmables
Touche
«Shift»
pour le
second
niveau
de tou-
ches
Haut-
parleur
pour
écoute
ampli-
fiée
Clavier de sé-
lection
Touche de
confirmation
d’une fonc-
tion
Touches de
parcours en-
tre les fonc-
tions
Touches de fonction
programmées
*
Configuration « keyset » (Æ page 67) : poste doté de touches de ligne sur le
panneau de commande.
service
bis
boîte aux lettres
haut-parleur
Touches de fonction programmées
Pour les fonctions de base, de confort, de
gestion de plusieurs lignes et de groupe :
*
*
*
*
*
interception
parcage
coupure
afficher ligne
couper sonnerie
communic. priv.
mise en garde
mise en garde priv.
Var iante :
interception
parcage
coupure
afficher ligne
couper sonnerie
ligne
ligne
ligne
4
44
4
Remarques importantes
Signe CE
Sigle de protection de l'environnement
Ne pas utiliser le téléphone dans un environnement explosif !
N’utiliser que des accessoires originaux Siemens (Æ page 93) !
L’utilisation d’autres accessoires est dangereuse et conduit à la perte
de la garantie et de l’agrément.
Ne jamais ouvrir le téléphone ou le panneau de commande !
Consulter le gestionnaire du système en cas de problème.
Le téléphone ne doit pas entrer en contact avec des liquides agressifs
ou tachants comme par exemple le thé, le café, les jus de fruits ou les
boissons désaltérantes.
Nettoyage du téléphone Æ page 95.
La conformité de l’appareil aux directives européennes est garantie par
le signe CE.
Cet appareil a été fabriqué selon notre système de gestion de l’environ-
nement certifié (ISO 14001). Ce processus garantit la réduction de la
consommation de matières premières et d’énergie, ainsi que de la quan-
tité de déchets produite.
Les moyens d’atteindre une fonction
5
55
5
Etape par étape
Les moyens d’atteindre une fonction
... par le dialogue direct
Quelques fonctions peuvent être sélectionnées direc-
tement lorsque le poste est au repos. Exemple :
Sélectionner l’option avec les touches et
confirmer la sélection avec .
D’autres fonctions peuvent être directement sélec-
tionnées en cours de communication suivant la si-
tuation.
Vous appelez, mais la ligne du correspondant est
occupée :
Confirmer avec .
Ou
Sélectionner avec les touches et confirmer
avec . Composer alors un autre numéro.
... par le menu service
Pour cela, appuyer tout d’abord sur la touche
« service ». Le poste vous propose alors différentes op-
tions de sélection. Exemple : supprimer l’affichage de
votre propre numéro d’appel chez vos correspondants
(Æ page 22) :
Appuyer sur la touche.
OI Passer à la fonction « de suppression d’affichage » au
moyen de l’indicatif du service. Consulter le mode
d’emploi abrégé (en annexe) pour connaître les diffé-
rents indicatifs de service.
Ou
Appuyer sur la touche.
Sélectionner avec les touches et confirmer
avec .
Sélectionner une nouvelle fois avec et con-
firmer avec .
... par une touche de fonction
Vous pouvez appeler directement une fonction Hicom
que vous avez mémorisée au préalable sur une touche
(Æ page 48). Exemple :
Appuyer sur la touche. La fonction est alors exécutée.
RENVOI VARIABLE ACTIVE ?
RAPPEL ?
RENUMEROTER ? ?
service
service
AUTRES FONCTIONS ? ?
AFFICHAGE SUPPRIME ?
deuxième appel
Les moyens d’atteindre une fonction
6
66
6
Quelles fonctions puis-je utiliser ?
Fonction de base et de confort
Vous pouvez utiliser les fonctions de base et de confort de votre plate-for-
me de communication, qui vous sont proposées dans la boîte de dialogue
de l’afficheur, dans le menu service et sur les touches de fonction.
Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes
et de groupe
Æ page 67f.
Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez
utiliser les fonctions de gestion de plusieurs lignes et de groupe en plus
des fonctions de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions est
reconnaissable au fait que vous trouvez les numéros d’appel de vos collè-
gues sur des touches de ligne. Vous avez accès à toutes les lignes et avez
également le possibilité de téléphoner sur plusieurs lignes en même
temps.
Le téléphone de base peut être configuré pour le fonctionnement sur plu-
sieurs lignes (keyset), ce type de configuration étant destiné à certains col-
laborateurs travaillant en dehors du groupe ou encore à des secrétaires
responsables de standard téléphonant aux clients sur plusieurs lignes en
même temps.
Fonctions supplémentaires chef / secrétaire
Æ page 69f.
Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez
utiliser les fonctions de chef / secrétaire (secrétariat) en plus des fonctions
de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions possède deux tou-
ches de ligne référencées « Chef » ou « Secrétariat » permettant les ap-
pels direct au chef ou au secrétariat. Vous trouvez en plus sur le poste de
chef et sur celui du secrétariat un touche référencée « Défiltrage chef »,
sur le poste du secrétariat également les touches « interception » et
« remplaçant ».
Comment utiliser efficacement mon téléphone
• Il existe certainement des collègues ou des collaborateurs externes
auxquels vous téléphonez particulièrement souvent. Il est judicieux de
mémoriser ces numéros de téléphone sur des touches, afin de rendre
plus confortable leur composition (Mémoriser un numéro d’appel sur
une touche nominative, Æ page 46).
• Il arrive trop souvent que le numéro appelé soit occupé. Le stress de la
journée de travail aidant, on oublie vite de rappeler plus tard une secon-
de fois le correspondant. Habituez-vous donc à utiliser la fonction de
« Rappel » (Æ page 39).
Fonctions de base et de confort
Sommaire
7
77
7
Les moyens d’atteindre une fonction. . . . . . . . . . . . 5
... par le dialogue direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
... par le menu service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
... par une touche de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Quelles fonctions puis-je utiliser ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Fonction de base et de confort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes
et de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Fonctions supplémentaires chef / secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Comment utiliser efficacement mon téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Ø
Fonctions de base et de confort
Prendre des appels et téléphoner . . . . . . . . . . . . . 13
Prendre un appel avec le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Accepter un appel avec la touche haut-parleur (mains-libres) . . . . . . . . 13
Ecoute amplifiée dans la pièce en cours de communication. . . . . . . . . 14
Commuter sur mains-libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Commuter sur le combiné. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Utiliser le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Activer / désactiver le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Prendre un deuxième appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Utiliser la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Consulter le contenu de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Effectuer une demande de rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Effacer des messages de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Terminer la consultation de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Utiliser la fonction Messagerie (option) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Se faire rappeler un rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Se faire appeler par haut-parleur (intervention directe) . . . . . . . . . . . . . 18
Activer / désactiver la protection d’intervention directe. . . . . . . . . . 18
Prendre un appel avec le casque (Headset) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Activer / désactiver la fonction « Ne pas déranger » . . . . . . . . . . . . . . . 19
Identifier un correspondant anonyme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Composer le numéro en décrochant le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Composer le numéro en laissant le combiné raccroché . . . . . . . . . . . . 21
Supprimer l’affichage de votre numéro d’appel chez vos correspondants
22
Appeler un ou une collègue directement par haut-parleur
(intervention directe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Entrer des commandes par post sélection multifréquences
(MF ou FV, fréquences vocales) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Sommaire
8
88
8
Téléphoner à plusieurs
correspondants en même temps. . . . . . . . . . . . . . . 24
Appeler un second correspondant (double appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Passer d’une communication à l’autre (va-et-vient). . . . . . . . . . . . . . . . 24
Conférence supportée par l’installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Etablir une conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Etendre une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Transférer une conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Pendant la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Transférer une communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Utiliser la touche de commutation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Téléphoner en utilisant des
destinations mémorisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Utiliser une liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Consulter la liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Composer le numéro d’appel de la liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Effacer des appels de la liste d’appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Répéter un appel (numéro d’appel mémorisé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Répéter un appel (dernier numéro composé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Numéroter avec des touches nominatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Composer des numéros abrégés individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Composer des numéros abrégés centralisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Téléphoner en calculant les coûts . . . . . . . . . . . . . 37
Numéroter en associant un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Affichage de la durée de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Destinations non atteintes ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Utiliser le rappel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Mémoriser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Prendre un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Refuser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Contrôler / effacer des rappels mémorisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Avertissement – se signaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Entrer en tiers dans une communication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Régler le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Régler le volume de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Régler le timbre de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Régler la fonction mains-libres (acoustique du local). . . . . . . . . . . . . . . 43
Régler le volume de la tonalité d’avertissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Sommaire
9
99
9
Adapter l’inclinaison de l’afficheur à la position de l’opérateur . . . . . . . 43
Bloquer le téléphone contre les accès non autorisés . . . . . . . . . . . . . . 44
Sélectionner la langue utilisée dans le guidage interactif . . . . . . . . . . . 45
Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et
des rendez-vous. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Mémoriser un numéro d’appel sur une touche nominative . . . . . . . . . 46
Mémoriser un numéro d’appel pour la fonction de rappel « Bis » . . . . 47
Mémoriser le numéro d’appel composé ou
le numéro d’un correspondant appelant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Mémoriser un numéro d’appel quelconque. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Mémoriser des numéros abrégés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Programmer une fonction Hicom sur une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Mémoriser des rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . 50
Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Vérifier l’affectation des touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Renvoyer des appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Utiliser le renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Renvoi fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Renvoi temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Activer/ désactiver le renvoi par une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Transférer des appels automatiquement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Renvoyer des appels pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Mémoriser la destination pour
un autre téléphone / activer le renvoi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Mémoriser la destination pour télécopie, PC
ou en cas d’occupation / activer le renvoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Consulter le renvoi pour un autre téléphone / désactiver . . . . . . . . 61
Consulter / désactiver le renvoi d’appel
pour les télécopies, PC ou si occupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Modifier le renvoi pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Utiliser un autre téléphone comme le sein. . . . . . 63
S’identifier sur un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
S’identifier avec le code PIN et numéroter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
S’identifier avec une carte a puce
(optiset E advance uniquement) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Désactiver l’identification sur l’autre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Sommaire
10
1010
10
Déménager avec le téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . 66
« Délogger » le téléphone de la ligne actuelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
« Logger » le téléphone sur la ligne
de destination du déménagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Ø
Fonctions de gestion de plusieurs lignes
et de groupes
Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe . . . 67
Utiliser les touches de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Comprendre les significations des voyants des touches de ligne . . 68
Aperçu préliminaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Prendre des appels sur les touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Prendre des appels dans l’ordre proposé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Favoriser des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Activer / désactiver la sonnerie (Appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Numéroter avec des touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Identifier une ligne utilisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Téléphoner en va-et-vient sur plusieurs lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Terminer une communication sur une touche de ligne . . . . . . . . . . 73
Entrer dans une communication sur une ligne
(conférence à trois) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Autoriser ou interdire l’entrée en tiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Autoriser l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Interdire l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Terminer une communication sur touche de ligne . . . . . . . . . . . . . 75
Maintenir une communication sur
une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Maintenir de façon exclusive une communication sur
une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Prendre une ligne maintenue de façon ciblée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Renvoyer des appels de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Mémoriser et activer un renvoi d’appel variable pour une ligne . . . 77
Mémoriser et activer la numéro de destination pour un renvoi
d’appel fixe sur une ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Activer un renvoi d’appel fixe pour une ligne (sans mémoriser) . . . 78
Effacer la destination du renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Désactiver un renvoi d’appel sur une ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Intercepter des appels pour un ou une collègue du groupe . . . . . . . . . 80
Intercepter de façon ciblée des appels du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Afficher le numéro du poste appelé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Prendre des appels sur la ligne groupée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Se déconnecter de la ligne groupée et se reconnecter. . . . . . . . . . . . . 82
Parquer une communication et la reprendre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Sommaire
11
1111
11
Parquer manuellement une communication et la reprendre . . . . . . . . . 83
Reprendre une communication parquée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Appeler directement un collaborateur du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Comprendre les significations des voyants
des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Appel direct – appeler un correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Appel pour appel direct - prendre un correspondant . . . . . . . . . . . . 85
Ø
Fonctions « chef / secrétaire »
Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » . . . . . 86
Appeler le chef ou le secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Comprendre les significations des voyants
des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Appeler le chef / le secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Prendre des appels destinés au chef dans le secrétariat . . . . . . . . . . . 87
Prendre un appel destiné au chef en cours de communication. . . . 87
Transférer un appel vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Transférer les appels directement vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Prendre des appels sur le poste du chef. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Prendre un appel destiné à un autre groupe « chef / secrétaire ». . . . . 89
Utiliser le poste secondaire du chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Activer / désactiver le deuxième appel pour le chef . . . . . . . . . . . . . . . 90
Utiliser le signal d’appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Définir un remplacement pour le secrétariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Ø
Tout sur le téléphone
Etiquetage, documentation et accessoires . . . . . 92
Etiqueter les touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Poser une étiquette de numéros d’appel sur le poste . . . . . . . . . . . . . 92
Utiliser le logiciel d’étiquetage des touches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Commander un mode d’emploi supplémentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Charger le mode d’emploi sous le format PDF
à partir d’Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Mode d’emploi individualisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Commander des accessoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Sommaire
12
1212
12
Conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Nettoyer le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Remédier à des problèmes de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Réagir à des messages d’erreur sur l’afficheur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Personne à contacter en cas de problème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Ø
Aide-mémoire (annexe)
Prendre des appels et téléphoner
13
1313
13
Etape par étape
Prendre des appels et téléphoner
Prendre un appel avec le combiné
Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché.
Q
Décrocher le combiné.
Terminer la communication :
W
Raccrocher le combiné.
Accepter un appel avec la touche
haut-parleur (mains-libres)
Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché.
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée.
X ou Y Régler le niveau sonore (+/- fort). Appuyer sur les tou-
ches tant que le niveau sonore désiré n’est pas obtenu.
Terminer la communication :
Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.
Remarques sur la fonction mains-libres:
• Dites à votre correspondant que vous utilisez le
fonction de mains-libres et l’écoute amplifiée.
• La fonction de mains-libres fonctionne mieux si vous
baissez le niveau sonore de l’écoute amplifiée.
• La distance optimale entre vous et le poste en
mains-libres est d’environ 50 cm.
haut-parleur
haut-parleur
Etape par étape
Prendre des appels et téléphoner
14
1414
14
Ecoute amplifiée dans la pièce en
cours de communication
Vous pouvez faire participer d’autres personnes présen-
tes dans la pièce à la communication. Dites à votre cor-
respondant que vous activez le haut-parleur.
Condition nécessaire : vous êtes en communication
avec le combiné.
Activer :
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
Désactiver :
Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.
Commuter sur mains-libres
Condition nécessaire : vous êtes en communication
avec le combiné.
et
W Maintenir la touche appuyée et raccrocher le combiné.
Relâcher ensuite la touche. Poursuivre la communica-
tion.
Commuter sur le combiné
Condition nécessaire : vous êtes en communication
en mains-libres et en écoute amplifiée.
Q Décrocher le combiné. Poursuivre la communication.
haut-parleur
haut-parleur
haut-parleur
Prendre des appels et téléphoner
15
1515
15
Etape par étape
Utiliser le deuxième appel
Si vous attendez un appel important, il est judicieux
d’activer la fonction de deuxième appel. Le téléphone
vous signale l’arrivée d’un second appel lorsque vous
êtes déjà en communication. Vous avez alors la possibi-
lité de prendre ce deuxième appel ou de l’ignorer.
Activer / désactiver le deuxième appel
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
IH
Entrer l’indicatif du service.
Ou
Sélectionner et confirmer.
Sélectionner et confirmer.
Et
Ou Confirmer.
Prendre un deuxième appel
Condition nécessaire : vous êtes en communication.
La fonction de deuxième appel est active.
Une tonalité d’avertissement est audible. Le voyant cli-
gnote. Le correspondant appelant obtient la tonalité
normale comme si votre ligne était « libre ». Appuyer
sur la touche. Vous êtes alors connecté au deuxième
correspondant. Le premier correspondant est mis en at-
tente.
Terminer la deuxième communication, poursuivre
la première :
Appuyer sur la touche.
Ou
WQ Raccrocher le combiné et décrocher à nouveau.
service
INTERRUPTEUR ?
DEUXIEME APPEL ?
ACTIVER ?
HORS SERVICE ?
interception
coupure
Etape par étape
Prendre des appels et téléphoner
16
1616
16
Utiliser la boîte aux lettres
Les correspondants appelant pendant votre absence
ont la possibilité d’enregistrer leur demande de rappel
dans votre boîte aux lettres.
La boîte aux lettres contient également des informa-
tions parlées et des textes du serveur de courrier élec-
tronique (Mail Server, dans la mesure où ces fonction-
nalités sont installées).
Consulter le contenu de la boîte aux lettres
Le voyant est allumé si de nouveaux messages non en-
core consultés se trouvent dans la boîte aux lettres. Ap-
puyer sur la touche.
Le premier message est affiché. Appuyer à nouveau sur
la touche « boîte aux lettres » pour consulter les messa-
ges suivants.
Comprendre les messages sur l’afficheur :
Effectuer une demande de rappel
La demande de rappel est affichée.
Sélectionner et confirmer.
Le correspondant est alors appelé.
boîte aux lettres
« Appel » =
demande de rappel, par
exemple de la part de Mon-
sieur Mayer.
MAYER APPEL
MAYER APPEL
SORTIE ?
Prendre des appels et téléphoner
17
1717
17
Etape par étape
Effacer des messages de la boîte aux lettres
Le message désiré est affiché.
Sélectionner et confirmer.
Terminer la consultation de la boîte
aux lettres
Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.
Les messages non effacés de la boîte aux lettres res-
tent mémorisés.
Utiliser la fonction Messagerie (op-
tion)
Les utilisateurs disposant d’une messagerie (HiPath
Xpressions) peuvent utiliser les fonctions de ce systè-
me en composant le numéro de la messagerie afin, p.
ex. de paramétrer un renvoi ou de consulter les messa-
ges reçus. Un guidage vocal explique toutes les fonc-
tions. Le numéro d’appel de la messagerie est indiqué
sur l’afficheur lorsque le renvoi vers la messagerie est
paramétré. Vous trouverez des informations sur le ren-
voi d’appel au chapitre “Téléphoner en calculant les
coûts” page 37.
Se faire rappeler un rendez-vous
Condition nécessaire : vous avez mémorisé un ren-
dez-vous (Æ page 49). La date et l’heure du rendez-
vous sont atteintes.
Le poste sonne.
Q Décrocher le combiné. L’heure du rendez-vous est alors
affichée.
W Raccrocher le combiné.
EFFACER ?
Vous ne pouvez pas effacer de (nouveaux) mes-
sages vocaux non encore écoutés en totalité.
Pour identifier le message comme ayant été
"écouté", allez à la fin avec 66.
service
RENDEZ-VOUS ?
Si vous ne décrochez pas le combiné, le télépho-
ne sonne encore quelques fois et affiche
« Rendez-vous » avant d'effacer le rendez-vous.
Etape par étape
Prendre des appels et téléphoner
18
1818
18
Se faire appeler par haut-parleur
(intervention directe)
Vous êtes appelé directement par un ou une collègue
par haut-parleur. Les fonctions de mains-libres et
d’écoute amplifiée sont automatiquement activées.
Réponse en mains-libres possible immédiatement.
Ou
Q
Décrocher le combiné et répondre.
Activer / désactiver la protection
d’intervention directe
Vous pouvez vous protéger contre les interventions di-
rectes. Si un correspondant tente de vous appeler direc-
tement par haut-parleur, l’intervention est transformée
en appel normal.
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
IJ Entrer l’indicatif du service.
Ou
Sélectionner et confirmer.
Sélectionner et confirmer.
Et
Ou Confirmer.
Appeler directement des collègues par haut-
parleur (Æ page 22).
service
INTERRUPTEUR ?
PROTECTION
ACTIVER ?
HORS SERVICE ?
Prendre des appels et téléphoner
19
1919
19
Etape par étape
Prendre un appel avec le casque
(Headset)
Condition nécessaire : votre optiset E memory doit
être doté d’un adaptateur optiset E headset / headset
plus. Le casque est raccordé à l’adaptateur. La touche
« headset » est installée.
Le voyant clignote lorsqu’un appel arrive.
Appuyer sur la touche et converser.
Terminer la communication :
Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.
Activer / désactiver la fonction
« Ne pas déranger »
Vous pouvez activer cette fonction pour éviter d’être dé-
rangé. Les usagers internes qui vous appellent enten-
dent la tonalité libre et le message "Ne pas déranger.
Les correspondants qui appellent de l’extérieur sont
renvoyés vers le standard. Le responsable du système
peut également paramétrer des destinations de renvoi
correspondant à Ne pas déranger afin de transférer les
appels internes et externes.
Condition nécessaire : le responsable du système a
autorisé la fonction « Ne pas déranger » pour tous les
abonnés Hicom.
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
II Entrer l’indicatif du service.
Ou
Sélectionner et confirmer.
Sélectionner et confirmer. L’afficheur indique si la fonc-
tion « Ne pas déranger » est active ou hors service.
Et
Ou Confirmer.
headset
headset
service
INTERRUPTEUR ?
NE PAS DERANGER ?
ACTIVER ?
HORS SERVICE ?
Etape par étape
Prendre des appels et téléphoner
20
2020
20
Identifier un correspondant anonyme
Vous avez la possibilité d’identifier des appelants exter-
nes « malveillants ». Le numéro d'appel de l'appelant
peut être identifié pendant la communication et jusqu'à
30 secondes après. Vous ne devez pas raccrocher si
vous désirez utiliser la fonction d’identification.
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
OJ Entrer l’indicatif du service.
Ou
Sélectionner et confirmer.
Sélectionner et confirmer.
Une tonalité vous rappelle que la fonction est ac-
tive lorsque vous décrochez le combiné.
Le standard peut passer outre cette fonction de
protection et vous joindre.
Le menu correspondant à la fonction « Ne pas
déranger » n'apparaît pas dans le menu service si
le responsable du système a interdit la fonction
« Ne pas déranger » sur toute l'installation Hi-
com.
service
AUTRES FONCTIONS ?
IDENTIFIER ?
Si la fonction d’identification a fonctionné avec
succès, les données sont mémorisées chez
l’opérateur de réseau. Adressez-vous au gestion-
naire du système !
Téléphoner
21
2121
21
Etape par étape
Té lé p ho ne r
Composer le numéro en décrochant le
combiné
Q Décrocher le combiné.
S Interne : composer le numéro.
Externe : entrer l’indicatif de ligne publique et compo-
ser le numéro.
Le correspondant ne répond pas ou est occupé :
W Raccrocher le combiné.
Composer le numéro en laissant le
combiné raccroché
S Interne : composer le numéro.
Externe : entrer l’indicatif de ligne publique et compo-
ser le numéro.
Le correspondant se manifeste par haut-parleur :
Q Décrocher le combiné.
Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-li-
bres et l’écoute amplifiée.
Le correspondant ne répond pas ou est occupé :
Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.
haut-parleur
Etape par étape
Téléphoner
22
2222
22
Supprimer l’affichage de votre numéro
d’appel chez vos correspondants
La fonction de suppression d’affichage du numéro d’ap-
pel n’est activée que pour l’appel suivant et n’est pas
mémorisée en cas de répétition d’appel (« Bis »).
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
OI
Entrer l’indicatif du service. Tonalité de composition
audible.
Ou
Sélectionner et confirmer.
Confirmer. Tonalité de composition audible.
Et
S Composer le numéro du correspondant. Votre propre
numéro d’appel n’est pas affiché sur le poste de ce cor-
respondant lorsque celui-ci répond à l’appel.
Appeler un ou une collègue
directement par haut-parleur
(intervention directe)
Vous avez la possibilité d’appeler directement un cor-
respondant interne du système HiPath 4000 ou Hicom
300 E/H par l’intermédiaire du haut-parleur de son pos-
te.
Condition nécessaire : la touche « interv. directe » est
installée sur votre poste.
Appuyer sur la touche.
S Composer le numéro.
Attendre la tonalité.
Q Décrocher le combiné et appeler le correspondant.
Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-li-
bres.
service
AUTRES FONCTIONS ?
AFFICHAGE SUPPRIME ?
interv. directe
Si le correspondant appelé a activé sa fonction de
protection d’intervention directe (Æ page 18), vo-
tre demande d’appel direct est transformée en
appel normal.
Téléphoner
23
2323
23
Etape par étape
Entrer des commandes par post
sélection multifréquences
(MF ou FV, fréquences vocales)
Après avoir composé un numéro d’appel, vous pou-
vez placer l’appareil en mode MF (numérotation multi-
fréquences, fréquences vocales). Ceci permet de com-
mander des appareils réagissant à ces commandes,
comme par exemple des répondeurs téléphoniques ou
des systèmes automatiques d’information ou d’aiguilla-
ge.
Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.
OH Entrer l’indicatif du service.
Ou
Sélectionner et confirmer.
Sélectionner et confirmer.
Vous avez alors la possibilité d’entrer des commandes à
l’aide des touches de 0 à 9, de la touche étoile (*) et de
la touche dièse (#).
service
AUTRES FONCTIONS ?
POST-SELECTION FV ?
Le mode de fonctionnement MF/FV est abandon-
né dès que la communication est terminée.
Selon la configuration du système, il est possible
que le message « POST-SELECTION FV » appa-
raisse dès que la composition du numéro d’appel
est terminée. Dans ces conditions, vous pouvez
envoyer des commandes MF/FV directement
après avoir composé le numéro.
Etape par étape
Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps
24
2424
24
Téléphoner à plusieurs
correspondants en même temps
Appeler un second correspondant
(double appel)
Vous avez la possibilité d’appeler un second correspon-
dant lorsque vous êtes déjà en communication. Le pre-
mier correspondant est alors mis en attente.
Confirmer.
S Appeler le second correspondant.
Terminer la seconde communication – retour à la
première :
Confirmer.
Passer d’une communication à l’autre
(va-et-vient)
Condition nécessaire : vous avez appelé un second
correspondant au cours d’une communication avec un
premier correspondant (voir ci-dessus), ou vous avez ré-
pondu à un second appel (Æ page 15).
Pour passer au correspondant mis en attente :
Sélectionner et confirmer.
DOUBLE APPEL ?
FIN ET RETOUR EN ARR. ?
VA- E T-V I EN T ?
Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps
25
2525
25
Etape par étape
Terminer la communication actuelle – retour à
l’autre :
Sélectionner et confirmer.
Connecter les correspondants en une conférence à
trois :
Confirmer.
Une tonalité d’avertissement vous indique qu’une con-
férence entre les trois correspondants a été établie.
Conférence supportée par l’installa-
tion
La fonction de conférence supportée par l’installation
vous permet de connecter ensemble jusqu’à 8 corres-
pondants internes et externes. Les abonnés possédant
des postes appartenant à l’installation peuvent exécu-
ter ou encore utiliser toutes les fonctions décrites ci-
dessous en même temps. Les utilisateurs de télépho-
nes Numéris (ISDN) et les abonnés externes sont des
abonnés passifs – il ne peuvent qu’être accueillis dans
la conférence en cours.
Vous pouvez accueillir des abonnés et relier des confé-
rences d’une installation de téléphonie éloignée dans
votre conférence. Les abonnés éloignés peuvent établir
une conférence propre et l’étendre. Les abonnés de
cette conférence sont alors accueillis dans votre confé-
rence actuelle. Ils ne peuvent toutefois pas exécuter ou
utiliser les fonctions décrites dans la suite.
Les fonctions suivantes sont supportées chez tous les
participants à la conférence possédant un poste de
l’installation de téléphonie :
• Etablir une conférence lorsque vous appelez un cor-
respondant ou recevez un appel, ou encore effec-
tuez ou recevez un double appel.
• Prise du second appel et accueil de l’appelant dans
la conférence.
• Va et vient entre la conférence et un double appel.
• Maintenir un double appel pendant une conférence
et connecter la conférence.
• Connexion d’abonnés de conférence provenant de
deux conférences indépendantes via un réseau éloi-
gné.
FIN ET RETOUR EN ARR. ?
CONFERENCE ?
Etape par étape
Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps
26
2626
26
• Maintenir la conférence lorsque des touches de li-
gnes ont été configurées.
• Obtenir une vue d’ensemble de tous les partici-
pants à la conférence.
• Transférer une conférence à un nouvel abonné.
Les fonctions évoquées peuvent être exécutées par
tous les participants à la conférence en même temps.
Etablir une conférence
Vous pouvez établir une conférence à partir des modes
de communication suivants :
• Communication simple
• Double appel
• Signal d’appel
Etablir une conférence à partir d’une communica-
tion simple
Vous désirez établir une conférence.
Vous recevez un appel
Ou
S Vous appelez un correspondant
Sélectionner et confirmer.
S Appeler le second correspondant.
Annoncer la conférence s.v.p.
Confirmer.
Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ».
Ce message apparaît sur l’afficheur.
Etablir une conférence à partir d’un double appel
Vous êtes en communication avec un correspondant et
appelez un second correspondant.
Confirmer.
S Appelez le second correspondant. Celui-ci répond, vous
lui annoncez la conférence.
Sélectionner et confirmer.
Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ».
ACTIVER CONFERENCE ?
CONFERENCE ?
Conf. 1-2-3
ELARGIR CONFERENCE ?
DOUBLE APPEL ?
CONFERENCE ?
Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps
27
2727
27
Etape par étape
Etablir une conférence à partir d’un signal d’appel
Vous êtes en communication et recevez un signal d’ap-
pel.
Un signal est audible. Le voyant clignote.
Appuyer sur la touche. Vous êtes connecté au corres-
pondant auteur du signal d’appel. L’autre correspondant
est mis en attente.
Sélectionner et confirmer.
Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ».
Tous les abonnés sont connectés entre eux et forment
une conférence.
Etendre une conférence
Une conférence peut être étendue par chaque partici-
pant à la conférence de l’installation. Pour cela, le parti-
cipant doit :
• appeler un autre abonné et l’accueillir dans la confé-
rence,
• accueillir un abonné à partir d’un double appel,
• prendre un signal d’appel et accueillir l’appelant
dans la conférence.
Appeler un abonné et l’accueillir
Vous désirez appeler un autre correspondant afin de
l’accueillir dans la conférence.
Sélectionner et confirmer.
S Appeler le nouvel abonné.
Annoncez-lui conférence s.v.p.
Confirmer.
L’abonné est accueilli dans la conférence.
Si l’abonné ne se manifeste pas :
Confirmer.
Elargir une conférence à partir d’un double appel
Vous désirez effectuer un double appel alors que vous
êtes en conférence.
Sélectionner et confirmer. La conférence est mise en
attente.
interception
CONFERENCE ?
ELARGIR CONFERENCE ?
CONFERENCE ?
RETOUR A CONFERENCE ?
DOUBLE APPEL ?
Etape par étape
Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps
28
2828
28
S
Appeler un correspondant. Mettre en attente le double
appel.
Sélectionner et confirmer afin d’accueillir le correspon-
dant dans la conférence à partir du double appel.
Ou
Passer de la conférence au double appel et inverse-
ment.
Ou
Sélectionner et confirmer afin de terminer le double ap-
pel et retourner à la conférence.
Prendre un double appel et accueillir la correspon-
dant dans la conférence
Si vous obtenez un signal d’appel pendant la conféren-
ce (le double appel est actif), vous avez la possibilité
d’accueillir le correspondant dans la conférence.
Un signal d’appel est audible. Le voyant clignote. Ap-
puyer sur la touche. Vous êtes en communication avec
le second appelant. La conférence est mise en attente.
Sélectionner et confirmer afin d’accueillir le second ap-
pelant dans la conférence.
Ou
Passer de la conférence au double appel inversement.
Ou
Sélectionner et confirmer afin de terminer le second ap-
pel et de retourner à la conférence.
Transférer une conférence
Chaque abonné peut transférer une conférence à un
correspondant qu’il a appelé auparavant par le biais d’un
double appel ou de la fonction « Elargir conférence ». A
ce moment, ce correspondant ne participe pas à la con-
férence. Une conférence ne peut être transférée à un
double appel.
Vous êtes en conférence.
Sélectionner et confirmer. La conférence est mise en
attente.
S Appeler un correspondant.
CONFERENCE ?
VA- E T-V I EN T ?
FIN ET RETOUR EN ARR. ?
interception
CONFERENCE ?
VA- E T-V I EN T ?
FIN ET RETOUR EN ARR. ?
DOUBLE APPEL ?
Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps
29
2929
29
Etape par étape
Ou
Sélectionner et confirmer.
S
Appeler un correspondant.
Annoncer le transfert de la conférence.
Sélectionner et confirmer.
Vous êtes déconnecté de la conférence.
I
Raccrocher le combiné.
Pendant la conférence
Vous participez à une conférence de 3 à 8 abonnés et
désirez consulter la liste des participants ou déconnec-
ter un abonné ou encore déconnecter le dernier abonné
accueilli dans la conférence.
Consulter la conférence et déconnecter des partici-
pants
Sélectionner et confirmer.
Le numéro d’appel et éventuellement le nom du partici-
pant à la conférence possédant le numéro d’ordre 1
sont affichés.
Confirmer afin de visualiser l’abonné suivant.
Ou
Sélectionner et confirmer afin de quitter la fonction de
visualisation.
Ou
Sélectionner et confirmer afin de déconnecter l’abonné
actuel de la conférence. Si le nombre de participants
était de 3, la conférence est terminée.
Déconnecter le dernier abonné
Vous désirez déconnecter le dernier abonné accueilli
dans la conférence.
Sélectionner et confirmer. Le dernier abonné accueilli
est déconnecté. Si le nombre de participants était de 3,
la conférence est terminée.
ELARGIR CONFERENCE ?
TRANSFERER
AFFICHER PARTICIPANTS?
Rufn. Teilnehmer Rufn. 1
PROCHAIN PARTICIPANT?
PROCHAIN PARTICIPANT?
ARRET AFFICHAGE?
LIBERATION PARTICIPANT?
LIBERER DERNIERE
Etape par étape
Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps
30
3030
30
Maintenir une conférence
Si des touches de ligne sont installées (Æ page 67),
vous pouvez « Maintenir la conférence » et par exem-
ple établir une communication sur une autre ligne.
Appuyer sur la touche de ligne.
Ou
Sélectionner et confirmer.
La conférence est maintenue. Le poste indique sur l’af-
ficheur le message : « Conférence » (première ligne)
« Maintenue » (seconde ligne).
Appuyer sur la touche de ligne sur laquelle la conféren-
ce est maintenue – vous êtes de nouveau connecté à la
conférence.
ligne
MISE EN GARDE ?
ligne
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