SAGEM OPEN LINE EVA User Manual

Serveur vocal

Manuel utilisateur

En raison de l’évolution technique, Sagem Communication se réserve le droit à tout moment et sans préavis, de modifier les caractéristiques techniques annoncées pour ce produit et/ou de cesser la fabrication de celui-ci. SAGEM, F@X™ et SAGEM F@X™ Server sont des marques déposées de Sagem Communication.

Adobe® et les produits Adobe® cités sont des marques déposées d’Adobe Systems Incorporated.

Microsoft® Windows® 98, Microsoft® Windows NT®, Microsoft® Windows 2000®, Microsoft® Windows XP®, Microsoft® Word®, Microsoft® Excel®, Microsoft® Outlook® et Outlook Express®, Microsoft® Exchange® et tout autre produit Microsoft® cité sont des marques de Microsoft Corporation déposées et/ou utilisées aux États-Unis et/ou dans d’autres pays.

Lotus & Lotus Notes sont des marques déposées et Domino & Notes sont des marques commerciales de Lotus Development Corporation.

Toutes les autres marques ou noms de produits cités à titre d’exemple ou d’information sont des marques déposées de leurs détenteurs respectifs.

Les écrans présents dans ce livret d’utilisation ont été réalisés avec Windows 2000. Si vous utilisez un autre système d’exploitation, les écrans que vous visualisez à l’écran peuvent être différents de ceux présents dans ce livret.

Environnement

La préservation de l'environnement est une préoccupation essentielle de Sagem Communication. Sagem Communication a la volonté d'exploiter des installations respectueuses de l'environnement et a choisi d'intégrer la performance environnementale dans l'ensemble du cycle de vie de ses produits, de la phase de fabrication à la mise en service, l'utilisation et l'élimination.

L'emballage

La présence du logo (point vert) signifie qu'une contribution est versée à un organisme national agréé, pour améliorer les infrastructures de récupération et de recyclage des emballages.

Pour faciliter ce recyclage, veuillez respecter les règles de tri mises en place localement pour ce type de déchets.

Les piles et batteries

Si votre produit contient des piles ou des batteries, ces dernières doivent être déposées dans les points de collecte désignés.

Le produit

La poubelle barrée apposée sur le produit ou sur ses accessoires signifie qu'ils appartiennent à la famille des équipements électriques et électroniques.

A ce titre, la réglementation européenne vous demande de procéder à sa collecte sélective :

T Dans les points de distribution en cas d'achat d'un équipement

équivalent.

T Dans les points de collecte mis à votre disposition localement

(déchetterie, collecte sélective, etc.).

Ainsi, vous participez à la réutilisation et à la valorisation des Déchets d'Equipement Electriques et Electroniques qui peuvent avoir des effets potentiels sur l'environnement et la santé humaine.

Table des matières

1 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

À qui s’adresse ce guide ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Organisation du guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

2 Présentation de l’interface utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Email d’accueil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Connexion au serveur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Configuration de l’accès sous Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Configuration de l’accès sous Internet Explorer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Description de l’interface utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Principe de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3 La gestion de la boîte vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Description de la fenêtre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Affichage des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Consulter vos messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Ecouter vos messages depuis votre PC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Ecouter vos messages depuis un poste téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Transférer un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Renommer un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Supprimer un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guide utilisateur Serveur vocal

4 Configuration du répondeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Répondeur simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Transfert vers le répondeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Lire une annonce sans prendre de message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Faire sonner mon poste et passer sur mon répondeur si je ne réponds pas 15

Faire sonner mon poste et lire une annonce si je ne réponds pas . . . . . . . 16

Transfert vers un utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Transfert vers un autre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Transfert vers le standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Répondeur Accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Fonctionnement du répondeur accueil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Configuration du répondeur accueil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Modifier le nombre de sonnerie avant d’activer le répondeur . . . . . . . . . 25

Réception de fax sur le même numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Modifier le nombre de messages affichés par page . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Modifier le mot de passe de connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

5 Le Gestion des annonces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Créer une annonce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Importer une annonce. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Guide utilisateur Serveur vocal

Gérer les annonces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Ecouter une annonce sur un téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Ecouter une annonce sur votre PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Renommer une annonce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Supprimer une annonce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

6 Gestion du répondeur avec le téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Exploitation du répondeur simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Connexion au répondeur d’exploitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Lecture des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Effacer tous les messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Enregistrer l’annonce de votre répondeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Modifier le code secret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Introduction

Ce livret utilisateur vous présente les différentes procédures permettant de gérer vos appels entrants. Vous trouverez les éléments permettant de :

T consulter et gérer les messages vocaux reçus, T créer et gérer vos annonces d’accueil, T configurer votre répondeur simple ou d’accueil.

Un Quick guide est fourni pour une mise en service plus rapide de votre répondeur.

À qui s’adresse ce guide ?

Ce guide s’adresse à tous les utilisateurs du système Serveur vocal qui veulent gérer leurs communications téléphoniques ou fax. La configuration du système, la création et la gestion des utilisateurs ne sont pas décrites ici, mais dans le manuel d’administration du produit.

Organisation du guide

Chapitre 3 - La gestion de la boîte vocale

décrit les procédures de gestion des messages reçus dans la boîte vocale.

Chapitre 4 - Configuration du répondeur

décrit comment configurer le répondeur simple et le répondeur accueil.

Chapitre 5 - Le Gestion des annonces

décrit comment créer et gérer les annonces du répondeur d’exploitation.

Chapitre 6 - Gestion du répondeur avec le téléphone décrit les procédures

d’exploitation du répondeur par l’intermédiaire d’un téléphone.

Introduction 1

Guide utilisateur Serveur vocal

2 Introduction

Présentation de l’interface utilisateur

L’accès au Serveur vocal se fait depuis le logiciel de messagerie habituel ou depuis un navigateur web compatible avec Internet Explorer.

Pour vous connecter au Serveur vous devez connaître certaines l’adresse IP utilisateur du Serveur vocal. Celle-ci est normalement fournie par votre administrateur, si ce n’est pas le cas contactez ce dernier pour l’obtenir.

Email d’accueil

Un email récapitulant toutes les informations nécessaires pour exploiter le répondeur est envoyé à chaque utilisateur par le Serveur vocal. Ce mail est envoyé au moment où l’administrateur déclare les utilisateurs sur le Serveur.

Connexion au serveur

Aucune installation logicielle n’est nécessaire sur le poste client. Seule la création d’un dossier sous Outlook ou d’un raccourci sous Internet Explorer est nécessaire pour facilité la connexion.

Configuration de l’accès sous Outlook

Présentation de l’interface utilisateur 3

1 Lancez l’application Microsoft Outlook.

Guide utilisateur Tillium Server

2 Faites un clic droit sur l’icône Boîte de réception puis sélectionnez

3 Saisissez le nom du dossier (Boîte vocale dans l’exemple) puis cliquez sur le

Nouveau dossier dans le menu contextuel.

bouton OK.

4 Faites un clic droit sur le dossier que vous avez créé précédemment puis

sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel.

5 Sélectionnez l’onglet Page d’accueil puis saisissez le nom ou l’adresse IP

du serveur vocal auquel vous souhaitez vous connecter. Cliquez sur le

4 Présentation de l’interface utilisateur

Guide utilisateur Tillium Server

bouton Appliquer puis sur OK.

Le lien est maintenant créé, vous pouvez à tout moment vous connecter au serveur vocal depuis votre messagerie.

Configuration de l’accès sous Internet Explorer

Présentation de l’interface utilisateur 5

1 Lancez le navigateur. 2 Saisissez le nom ou l’adresse IP du Serveur vocal dans le champ Adresse

puis validez. La page de connexion au serveur apparaît.

Guide utilisateur Tillium Server

3 Cliquez sur le menu Favoris puis sélectionnez Ajouter aux Favoris. 4 Saisissez le nom du favoris puis cliquez sur le bouton OK. 5 Créez un raccourci sur le bureau, pour cela :

- Cliquez sur le menu Favoris.

- Faites un clic droit sur le favoris pour lequel vous voulez créer un raccourci.

- Sélectionnez Envoyer vers puis Bureau. Le raccourci apparaît sur le bureau.

6 Présentation de l’interface utilisateur

+ 27 hidden pages