OKI OKIOFFICE 120 User's Guide [fr]

Guide de l’utilisateur

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Ce produit est conforme aux normes du Conseil de l’Europe 89/336/EEC et 73/23/EEC dans le cadre de l’harmonisation des lois des différents pays membres se rapportant à la compatibilité électromagnétique et la sécurité.

En tant que partenaire de l’agence Energy Star, Oki certifie que ce produit est conforme aux directives d’économie d’énergie de l’organisation Energy Star .

1-2 OKIOFFICE 120

Chapitre 1

Installation et utilisation de base

Ce chapitre vous indique comment déballer votre nouveau OKIOFFICE 120 et vérifier la présence de tous les éléments dont vous aurez besoin. Il explique comment installer votre machine et comment effectuer les opérations de base comme l’émission et la réception de télécopies et la reproduction de documents, ainsi que l’utilisation des différentes options de composition de numéros.

Table des matières

Précautions d’emploi ......................................................... 1-6

Déballage ........................................................................... 1-8

Fournitures.................................................................... 1-9

Accessoires en option ................................................... 1-9

Identification des composants ........................................ 1-10

Vue de l’avant............................................................. 1-10

V ue de l’arrière............................................................ 1-11

Fonctions du panneau de commande.............................. 1-12

Utilisation des touches du panneau de commande 1-16

Installation ...................................................................... 1-17

Choix de l’emplacement ............................................ 1-17

Respectez ces importantes recommandations ............ 1-18

Retrait des vis de transport ......................................... 1-19

Installation des fournitures......................................... 1-20

Fixez les pièces de maintien du papier ...................... 1-22

Chargement du papier ................................................ 1-24

Chargement de la cassette de papier...................... 1-24

Réglage en fonction du format du papier.............. 1-25

Pour changer le ressort de cassette: ....................... 1-26

Mise en place du papier......................................... 1-27

Chargement du multi-bac pour la photocopie ...... 1-29

Branchement et mise en marche ................................. 1-29

Désactivez le mode transport ..................................... 1-31

Réglage du volume du haut-parleur de contrôle ....... 1-31

Easy Start ......................................................................... 1-32

Effacement des réglages avant de commencer ........... 1-32

1-3Chapitre 1

Réglages initiaux ....................................................... 1-32

Utilisation d’EasyStart pour entrer les réglages

ini tiau x ................................................................... 1-33

Envoi de télécopies ......................................................... 1-36

Quelques conseils ....................................................... 1-36

Taille des documents ............................................. 1-36

Objets à ne jamais introduire dans la machine ...... 1-36

Résolution, échelle de gris et contraste................. 1-37

Entrée d’une pause dans la numérotation............. 1-38

Problèmes potentiels avec les signaux d’appel en

attente et la messagerie vocale ......................... 1-38

Utilisation de l’émission mémoire ............................. 1-39

Passage du mode télécopie au mode reproduction et

inversement ............................................................ 1-40

Mode télécopie ........................................................... 1-40

Mode reproduction ..................................................... 1-40

Emission avec le système d’introduction

automatique ........................................................... 1-40

Emission à partir du scanner à plat............................. 1-42

Envoi d’une télécopie par numérotation sans décrocher:

émission manuelle ................................................. 1-44

Annulation d’une émission ........................................ 1-45

Echec de l’émission: rappel........................................ 1-46

Rappel manuel ....................................................... 1-46

Réglages de rappel................................................. 1-47

Annulation d’une émission mémoire ou d’un rappel

automatique: introduction à la Verification des

commandes ....................................................... 1-47

Réception de télécopies .................................................. 1-49

Modes de réception .................................................... 1-49

Réponse manuelle aux appels pour les deux modes de

réception ........................................................... 1-49

Mode Tél : réponse automatique désactivée ............. 1-49

Mode Fax.................................................................... 1-50

Mode Tél/Fax ............................................................. 1-50

Fonctionnement silencieux du télécopieur en

mode Tél/Fax .................................................... 1-51

Si vous répondez à un appel de télécopie ............. 1-52

Mode Tél/Fax ............................................................. 1-53

Mode Répond./Fax ..................................................... 1-54

Utilisation d’un répondeur avec votre système..... 1-55

Détection des télécopieurs “silencieux” ............... 1-55

Si vous répondez à un appel de télécopie .................. 1-56

Avec un téléphone relié directement à votre

machine ............................................................. 1-56

Avec un téléphone non relié à la machine............. 1-56

1-4 OKIOFFICE 120

Lorsque le papier est épuisé ....................................... 1-56

Indication papier épuisé ........................................ 1-56

Réception en mémoire ........................................... 1-56

Reproduction ................................................................... 1-57

Réglages de reproduction ........................................... 1-57

Nombre d’exemplaires ........................................... 1-57

Taux de réduction ou d’agrandissement................ 1-57

Source et format du papier ..................................... 1-57

Comment tirer des copies ........................................... 1-58

Avec le système d’introduction automatique........ 1-58

Utilisation du scanner à plat .................................. 1-59

Utilisation du multi-bac ........................................ 1-60

Réglage de l’agrandissement ou de la réduction à la

reproduction .......................................................... 1-62

Sélection d’un taux prédéfini ................................ 1-62

Saisie directe d’un taux ......................................... 1-62

Protection de la duplication ....................................... 1-63

1-5Chapitre 1

Précautions d’emploi

Cette machine Oki a fait l’objet de nombreux soins pour vous garantir un fonctionnement durable, fiable et sûr. Vous devez toutefois, comme avec tout autre équipement électrique, observer quelques précautions élémentaires pour éviter de vous blesser ou d’endommager la machine :

• Lisez attentivement les instructions d’installation fournies dans ce mode d’emploi. Conservez ce document en lieu sûr pour pouvoir vous y reporter ultérieurement.

• Lisez et respectez tous les avertissements et conseils qui figurent sur les étiquettes collées sur la machine.

• Débranchez la machine avant de la nettoyer. Servez-vous uniquement d’un chiffon humide et n’utilisez jamais de détergents liquides ou de produits nettoyants en aérosol.

• Placez la machine sur une surface plane et stable pour éviter tout risque de chute. Par ailleurs, ne la posez jamais sur un tapis ou un canapé. En effet, cela risquerait de bloquer les aérations et de provoquer une surchauffe.

• Pour empêcher une surchauffe de la machine, veillez à ce que les aérations ne soient pas obstruées. Evitez de placer la machine à proximité d’une source de chaleur (un radiateur, par exemple) ou de l’exposer à la lumière directe du soleil. Ménagez un espace suffisant autour de la machine pour assurer une ventilation correcte et un accès facile aux magasins.

• N’utilisez pas la machine à proximité d’eau et ne renversez jamais de liquide sur la machine.

• Assurez-vous que la tension de votre prise de courant correspond aux indications données au dos de la machine. Si vous avez des doutes, renseignez-vous auprès de votre revendeur ou de votre agence EDF la plus proche.

• Par mesure de sécurité, la machine est équipée d’une fiche à trois broches avec terre, que vous pouvez uniquement brancher à une prise murale reliée à la terre. Si vous ne parvenez pas à effectuer le branchement, faites vérifier et, éventuellement, remplacer votre installation par un électricien qualifié. N’utilisez pas d’adaptateur pour brancher la machine à une prise non reliée à la terre.

• Ne posez rien sur le cordon d’alimentation et ne le laissez pas dans un lieu de passage. Si vous constatez que le cordon est endommagé ou usé, remplacez-le immédiatement.

• Si vous vous servez d’une rallonge ou d’un bloc multiprise pour brancher la machine, veillez que la somme des courant de l’ensemble des appareils connectés ne dépasse pas les spécifications de cette prise. L’ensemble des appareils reliés à la même prise ne doit en aucun cas dépasser 15 ampères.

• Cette machine doit être branchée sur une prise murale facilement accessible.

• L’ouverture du capot met au jour des surfaces extrêmement chaudes, clairement étiquetées. NE PAS les touchez.

1-6 OKIOFFICE 120

• N’obstruez pas les orifices de ventilation de la machine car vous risqueriez de vous électrocuter ou de provoquer un incendie.

• A part les opérations de maintenance normales décrites dans ce manuel, aucune autre intervention n’est nécessaire. L’ouverture du capot de la machine comporte un risque d’électrocution et d’autres dangers.

• N’effectuez aucun réglage particulier (autre que ceux décrits dans ce manuel) car vous risqueriez d’endommager sérieusement la machine.

• Il est recommandé d'arrêter l’alimentation électrique avant toute intervention sur la machine, comme par exemple ouverture ou dépose du capot.

• Lorsque vous soulevez la machine, soulevez la toujours par les bords droit et gauche comme le montre le dessin.

Ne jamais prendre la machine par les panneaux ou autre accessoires; vous pourriez endommager la machine.

Comme il est montré sur le dessin, la machine doit-être soulevée par deux personnes.

Si vous constatez que votre machine ne fonctionne pas correctement ou qu’elle a été endommagée, débranchez-la immédiatement et prenez contact avec votre revendeur.

Vérifiez si :

• Le cordon d’alimentation ou la fiche sont endommagés ou usés.

• Aucun liquide n’a été renversé sur la machine ou si celleci n’a pas été exposée à une humidité excessive.

• Le boîtier de la machine n’a pas été endommagé (en cas de chute de la machine, par exemple).

• La machine ne présente aucune anomalie de fonctionnement dans les conditions normales d’utilisation.

1-7Chapitre 1

Déballage

Au déballage de votre nouvelle machine, vérifiez la présence des éléments suivants:

1 Machine principale, avec cassette papier installée (400

feuilles) 2 Chargeur de documents 3 Bac à papier 4 Multi-bac 5 Cordon téléphonique 6 Câble d’alimentation 7 Guide de l’utilisateur (ce document) 8 Autocollants «taille de papier» 9 Obturateurs de protection (ces obturateurs peuvent avoir

déjà été utilisés par votre revendeur agréé lors de

l’installation de votre système.)

1 23

4 56

7 89

1-8 OKIOFFICE 120

Fournitures

• Cartouche de tambour

• Cartouche de toner

• Nettoyeur de four

Conservez la ou les boîtes et les cales de transport pour

une éventuelle réexpédition.

Accessoires en option

Si vous le souhaitez, votre revendeur agréé vous renseignera sur les options suivantes de l’OKIOFFICE 120:

• Extension mémoire —La mémoire supplémentaire permet à votre machine d’enregistrer davantage de documents pour des opérations comme l’émission mémorisée (immédiate ou différée), la diffusion, le manque de papier, etc...

• Cassette papier supplémentaire — Vous pouvez ajouter une ou deux cassettes de 200 pages, ce qui porte la capacité de la machine à 801 feuilles (en comptant le bac multiusages à une seule feuille).

1-9Chapitre 1

Identification des composants

Vue de l’avant

Ne vous inquiétez pas si certains des termes employés dans ce chapitre vous paraissent abstrait. Ils vous seront expliqués en détail par la suite. Lorsque vous vous serez familiarisés avec eux, cette section vous sera utile pour l’utilisation de la machine.

1. Ecran à cristaux liquides (LCD) — Cet écran à 2 lignes de 20 caractères indique l’état de la machine et les saisies de l’utilisateur au cours des différentes opérations.

2. Panneau de commande — Regroupe les touches servant à commander la machine.

3. Cassette à papier — L ’un des deux emplacements contenant le papier (l’autre étant le multi-bac). Peut recevoir jusqu’à 400 feuilles aux formats A4, B4, A5R ou B5R.

4. Indicateur du niveau de papier — Indique le niveau de papier restant dans la cassette.

5. Sortie de l’original — Emplacement où ressort le docu- ment original.

6. Capot latéral — A ouvrir pour dégager les bourrages pa- pier.

7. Multi-bac — L’un des deux emplacements contenant le papier (l’autre étant la cassette). Ne reçoit qu’une feuille à la fois, au format A4, A5, A5R ou B5.

8. Déverrouillage du capot supérieur — Tirer vers le haut pour ouvrir le capot supérieur.

9. Capot supérieur — S’ouvre pour les changements de cartouche de toner et de tambour (ou à l’occasion, en cas de bourrage).

1-10 OKIOFFICE 120

17 18 19

LINE

PHONE1PHONE2

10. Capot pour livres — S’ouvre pour numériser un docu-

ment avec le scanner à plat.

11. Bac à documents — Supporte l’original pour une intro-

duction plus directe dans le système d’introduction automatique.

12. Guides de document — Se règlent à la largeur de l’original

pour une bonne introduction.

13. Système d’introduction automatique — Fente d’intro-

duction du document original pour l’émission d’une télécopie ou la reproduction. Accepte jusqu’à 50 feuilles au format A4, 25 en B4 ou 15 en A3.

Vue de l’arrière

14. Capot du scanner — Permet de dégager le bourrage des

originaux dans le système d’introduction.

15. Déverrouillage du capot du scanner — Tirer vers le haut

pour ouvrir le capot du scanner.

16. Scanner à plat — Permet de faxer ou de reproduire des

objets et feuilles de forme irrégulière, tout comme un photocopieur classique.

17. Prise de ligne — Raccordement du cordon téléphonique

(l’autre extrémité du cordon se branche sur une prise téléphonique murale.)

18. Prise Phone 2 — Non utilisée.

19. Prise Phone 1 — Non utilisée.

20. Prise d’alimentation — Raccordement du câble d’ali- mentation secteur.

21. Interrupteur d’alimentation — Interrupteur marche / arrêt de la machine.

22. Bac papier — Reçoit les feuilles imprimées sortant de la machine.

23. Sortie des documents imprimés — C’est là que ressortent les pages imprimées.

1-11Chapitre 1

Fonctions du panneau de commande

4. Voyant COMMUNIC. — Indique que la machine est en cours de communication.

Ce qui suit est une brève description des touches de la machine et de leur rôle. Sont également expliqués les voyants lumineux et leur signification.

1. V oyant T AMPON — Lorsqu’il est allumé, ce voyant indique que

la fonction tampon de confirmation d’émission est activée.

2. V oyant REPONSE AUTO. — Vous pouvez sélectionner

le mode de réception des télécopies: réponse automatique comme un télécopieur normal (mode Fax) ou attente de décrochage du combiné en option par l’utilisateur (mode Tél ). Si le v oyant REPONSE A UTO est allumé, la machine est en mode réponse automatique.

3. Voyant RECEPTION MEMOIRE —Indique que la ma-

chine est en train de recevoir une télécopie dans sa mémoire électronique.

5. VERIF. EMISS. — Ce bouton permet de consulter ou de modifier les commandes de télécopie en attente.

6. NUM. H.P./APPEL — Lors de la numérotation sans décrocher, acti ve ou désacti v e le haut-parleur de contrôle. Lors de l’envoi d’une télécopie, active la fonction de demande d’appel.

7. V oyant ALARME — Indique un problème au cours d’une communication de télécopie, ou pendant l’impression d’un fax ou d’une copie. Consultez l’écran ou un compterendu d’erreur pour plus ample information.

8. Voyant BOURRAGE — Indique un bourrage de papier dans la machine.

9. V oyant AJOUTER PAPIER — Indique que la cassette à papier est vide.

10. NUMEROTATION GROUPE — Sert à préparer l’émission d’une télécopie vers un groupe d’appel, c’està-dire un ensemble de numéros de télécopieurs qui recevront le même document en une seule émission.

11. OPTIONS COMMUNICA TION — Donne le choix entre plusieurs options de télécopie: émission différée, émission SecureMail, diffusion relais, relève, émission groupée ou communication F-Code.

1-12 OKIOFFICE 120

12. DIFFUSION — Permet de préparer une diffusion de télé-

copie (envoi d’un même document à plus d’un destina-

taire).

13. Clavier numérique — Comporte les mêmes touches qu’un

téléphone à fréquences vocales. Outre la composition des numéros appelés, ces touches servent également à saisir les nombres dans certains réglages.

14. DEBUT — Lance une opération manuelle d’émission ou

de réception de télécopie ou de photocopie.

15. TOUT EFF A CER — Remet les réglages de reproduction

à leur valeur par défaut.

16. STOP — Touche d’arrêt polyvalente. Arrête l’opération

en cours, éjecte les documents du système d’introduction automatique et annule les alarmes.

17. NUM. ABREGEE/INDEX TEL. — Entame une

numérotation rapide, complétée par un appui sur trois touches du clavier numérique. Affiche également les entrées du répertoire des numéros une touche et de numérotation rapide dans l’ordre alphanumérique, comme dans un répertoire téléphonique normal.

18. FORMA T LIVRE — Sélectionne les formats A4, B4, A5R

ou B5R lors de l’utilisation du scanner à plat.

19. EMISSION MEMOIRE — Sélectionne le mode d’émis- sion, c’est-à-dire à partir de la mémoire ou à partir du système d’introduction. Si le voyant situé à côté de cette touche est allumé, la machine numérise les documents et les enregistre en mémoire avant de les envoyer. Dans le cas contraire, elle transmet les documents directement à partir du système d’introduction, ce qui demande plus de temps et empêche en outre d’autres personnes d’utiliser le système avant que votre communication soit entièrement terminée. Lorsqu’on utilise le scanner, la machine adopte toujours l’émission à partir de la mémoire.

20. ANNULATION — Ef face les caractères aff ichés à l’écran et annule les commandes entrées dans la machine.

21. BIS/PAUSE — En mode télécopie, cette touche recom- pose le dernier numéro composé. Dans certaines opérations, elle permet également d’introduire un caractère spécial de pause, ce qui peut s’avérer utile pour les appels longue distance.

FORMA T P APIER — En mode reproduction, cette touche sélectionne le format de papier voulu.

22. ENTRER — Sert à valider les réglages utilisateur, à lancer les opérations et à se déplacer dans les niveaux de commandes.

1-13Chapitre 1

23. OPTION NUMEROT. — En mode télécopie, cette tou-

che permet d’introduire des symboles spéciaux dans les numéros de téléphone.

27. Touche bleue — En mode télécopie, cette touche donne accès à d’autres réseaux téléphoniques comme Mercury (Royaume-Uni seulement).

TRI COPIES — En mode reproduction, cette touche permet de choisir l’ordre de tri des copies.

24.</PROGRAM. — En mode télécopie, cette touche fait défiler les fonctions et options de commande affichées à l’écran.

En mode reproduction, elle augmente le rapport de réduction ou d’agrandissement à intervalles de 1 %.

25. R/FLASH — En mode télécopie, cette touche permet de raccrocher rapidement la ligne et de passer aussitôt à l’appel suivant sans avoir à raccrocher physiquement le combiné.

AGRANDISSEMENT % — En mode reproduction, cette touche offre un choix de rapports d’agrandissement fixes.

26. ; — En mode télécopie cette touche fait défiler les fonctions et options de commande affichées à l’écran.

SUIVANT — En mode télécopie, pendant la numérisation d’un document, un appui sur cette touche indique à la machine qu’elle aura à numériser un ou plusieurs autres documents après celui en cours.

En mode reproduction, cette touche diminue le rapport d’agrandissement à intervalles de 1%.

REDUCTION % — En mode reproduction, donne le choix entre plusieurs rapports de réduction prédéfinis.

28. RESOLUTION — En mode télécopie, cette touche per-

met de choisir entre trois résolutions et une échelle de gris à 64 niveaux.

En mode reproduction, cette touche permet de choisir entre le mode superfin ou l’échelle de gris à 128 niveaux.

29. CONTRASTE — Permet de passer en mode réglage de

contraste. On change le niveau de contraste avec les touches ; ou <.

30. COPIE/FAX — Cette touche alterne entre les modes télé-

copie et reproduction.

31. Mémoire monotouche — Les touches numérotées 01 à 40 (ou 41 à 80, avec le volet B) permettent de composer un numéro en appuyant sur une seule touche. Vous pouvez également, avec le volet B, réserver les touches 73 à 80 à des fonctions programmables, grâce auxquelles vous pouvez enregistrer dans votre machine une fonction à opérations multiples que vous pourrez ensuite rappeler par une seule de ces touches.

1-14 OKIOFFICE 120

V olet A V olet B

1-15Chapitre 1

Utilisation des touches du panneau de commande

Nous avons consacré beaucoup d’efforts à rendre votre système facile à utiliser . Nous nous sommes également efforcés de rendre les présentes instructions tout aussi simples. Dans cet esprit, nous veillons à éviter toute confusion quant à la bonne façon de programmer votre machine.

Pour obtenir: 0 (zéro), 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, # ou * Utilisez: Le clavier numérique. Indication: A aucun (autre) moment nous ne ferons référence,

dans le présent manuel, aux lettres figurant sous les touches numériques, par exemple abc sous la touche 2. Ces lettres ne figurent sur le clavier que par souci de commodité lorsque la machine est utilisée comme téléphone.

Pour obtenir: A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, ou P (ou

d’autres touches portant une lettre et pouvant

servir avec des équipements en option) Utilisez: La monotouche correspondante. Indication: Attention à ne pas confondre le chiffre zéro (0) et

la lettre O.

Exemple: Si nous disons “appuyez sur PROGRAM., J, ENTRER, 0, 3,

ENTRER”…

… appuyez sur PROGRAM. … puis sur J … puis sur ENTRER … puis sur 0 … puis sur 3 … et enfin sur ENTRER

Notez que vous ne devez pas saisir les virgules et les points, qui ne servent, dans ce manuel, qu’à séparer les différentes entrées. Il existe toutefois une fonction (la diffusion), qui nécessite la saisie de virgules. Nous expliquerons le moment venu la façon particulière de les obtenir.

1-16 OKIOFFICE 120

Installation

Choix de l’emplacement

Pour conserver une machine en parfait état de marche, l’emplacement choisi doit être:

• Propre — L’accumulation de poussière peut endomma-

ger la machine. (Par contre ne recouvrez pas celle-ci, au risque de provoquer une surchauf fe. Voir le point suivant.)

• Dégagé — Laissez un espace d’au moins 40 cm autour de

la machine, et ne la couvrez jamais: ses orifices d’aération doivent être dégagés.

• Abrité du soleil — Pour éviter la surchauffe. Si la ma-

chine doit être placée près d’une fenêtre, installez un rideau épais ou un store pour la protéger de la lumière solaire directe.

• Sec — Evitez les endroits où la machine serait exposée à

des éclaboussures de liquides.

• Horizontal et sans vibrations

• Proche d’une prise téléphonique

• Proche d’une prise électrique — Le câble d’alimentation

a une longueur d’environ 1,5 m.

• A l’écart de gros matériels — N’installez pas votre ma-

chine à proximité de postes de télévision ou de radio, ou de machines puissantes comme les climatiseurs, les photocopieurs ou les grosses imprimantes, qui peuvent émettre de forts champs électromagnétiques, lesquels risquent de compromettre le fonctionnement du système.

1-17Chapitre 1

Respectez ces importantes recommandations

• Utilisez une fiche normale à trois broches pour courant

alternatif de 230 V. Pour votre sécurité, elle doit rester

accessible en permanence.

• Evitez les prises commandées par interrupteur. L’ali-

mentation de votre machine risque d’être coupée par inadvertance, avec perte de télécopies.

• N’utilisez pas une prise alimentant aussi un gros appareil, réfri-

gérateur ou climatiseur par exemple. Ces appareils à forte consommation électrique peuvent provoquer des chutes de tension temporaires qui risquent d’endommager la machine.

• Dans la mesure du possible, utilisez un écrêteur de sur-

tension, protégeant de préférence à la fois la ligne téléphonique et la ligne électrique. Ces appareils protègent la machine des dommages dus aux surtensions.

Alimentation électrique: courant alternatif 230 V ±10 %,

50/60 Hz

Consommation: repos: 21 W

émission: 47 W réception: 592 W reproduction: 621 W

839 W maximum*:

* avec simultanément reproduction, communication et numérisation.

1-18 OKIOFFICE 120

Retrait des vis de transport

La machine est expédiée équipée de vis de transport qui protè- gent le chariot miroir du télécopieur.

Ne mettez pas la machine en marche avant d’avoir retiré ces vis, au risque de l’endommager.

1. Retirez les quatre vis de transport de la façon indiquée.

2. Mettez en place les obturateurs de pr otection fournis dans

les trous laissés libres par les vis.

Avant d’utiliser la machine, il vous faut désactiver le mode trans- port (voir plus loin dans cette section).

Conservez les vis pour une éventuelle réexpédition. Si vous devez, pour quelque raison que ce soit, transporter la machine, activez le mode transport, coupez l’alimenta- tion, puis inversez la procédure ci-dessus de la façon suivante:

• Enlevez les obturateurs (inverse de l’étape 2).

• Remettez les vis en place (inverse de l’étape 1).

1-19Chapitre 1

Installation des fournitures

Votre machine imprime les documents au moyen d’un moteur d’impression laser rapide. Ce moteur a besoin de deux types de fournitures ou consommables:

• La cartouche de tambour — Elle donne jusqu’à 10.000

pages A4 normales (v oir “Caractéristiques”). Par “normale, ” nous entendons la quantité de texte ou de graphismes présente sur chaque page, et qui repose sur un document de test normalisé.

• La cartouche de toner — Elle donne jusqu’à 10.000

copies (voir “Caractéristiques”).

Installez les consommables de la façon suivante:

1. Ouvrez le capot supérieur.

2. Ouvrez le capot de l’imprimante.

3. Sortez de sa boîte une cartouche de toner neuve. En la tenant à deux mains, secouez-la doucement de la façon indiquée (notez les flèches).

Ne jetez pas les cartouches de toner au feu. Vous risqueriez de vous brûler .

1-20 OKIOFFICE 120

4. Placez la cartouche de toner neuve sur une surface plate et propre.

5. Sortez la cartouche de tambour de sa boîte. Préservez la cartouche de tambour de la lumière, notam-

ment si celle-ci est vive. Si vous devez plus tard sortir la cartouche de la machine, enveloppez-la immédiatement d’un tissu épais.

6. Placez la cartouche de tambour sur la cartouche de toner, en vous assurant que ses deux tétons se logent dans les fentes de l’intérieur du cadre de la cartouche de toner.

Rouleau de développement

Ne touchez pas au rouleau de développement.

7. Saisissez la cartouche de toner de la façon indiquée, pour éviter de vous pincer les doigts entre elle et la structure de l’imprimante. Nettoyez la fente du tambour de toute trace de poussière ou de corps étrangers.

Assurez vous de

l’extrème propreté

de cette encoche

Ne pas toucher la surface verte du tambour dessous la cartouche

8. Installez en douceur la cartouche de toner dans l’imprimante, en vous assurant que ses quatre tétons se logent dans les fentes intérieures de la structure de l’imprimante.

1-21Chapitre 1

Fixez les pièces de maintien du papier

9. Introduisez le nettoyeur de four dans la fente de l’ensemble fixeur . Ce dispositif sert à nettoyer le rouleau du fix eur . Il doit être changé en même temps que la cartouche de toner.

10. Refermez le capot de l’imprimante.

11. Refermez le capot supérieur en appuyant dessus pour bien le verrouiller dans sa position initiale (fermée).

La machine ne fonctionne pas si le capot n’est pas correctement fermé.

1. Fixez le bac à documents en l’introduisant dans les trous indiqués.

2. Fixez le bac multi-usages en introduisant ses deux tétons, légèrement inclinés vers le haut, dans les trous indiqués.

1-22 OKIOFFICE 120

3. Fixez le bac à papier en introduisant ses deux tétons, légèrement inclinés vers le haut, dans les trous indiqués.

1-23Chapitre 1

Chargement du papier

Les instructions qui suivent vous apprennent comment charger dans la machine le papier sur lequel est reproduit les télécopies reçues. La cassette de base de la machine a une capacité de 400 feuilles. Chacune des cassettes en option a une capacité de 200 feuilles.

Chargement de la cassette de papier

Avant de charger le papier, notez les points suivants:

• La cassette à papier peut se régler aux formats A4, B4, A5R et B5R.

• Avant de charger le papier, vous devez indiquer à la machine le format que vous allez employer . Pour ce f aire, on déplace un téton à l’arrière de la cassette.

• Il peut être nécessaire de changer les ressorts de la cassette en fonction du format de papier utilisé. Il existe deux sortes de ressorts, respectivement de couleur bleue et argent. Les ressorts bleus sont destinés aux formats A5R et B5R. Les ressorts argent sont destinés aux formats A4 et B4.

Si le papier à charger est au format A4, il n’est pas nécessaire d’intervenir, la cassette étant initialement réglée pour ce format. Il suffit d’apposer l’autocollant “A4” à l’extérieur de la cassette.

1. Sortez complètement la cassette de la machine.

Appuyez ici pour modifier la cassette

2. A l’arrière de la cassette, vous remarquez le téton et trois séries de trous. Lorsque le téton est au milieu, la machine sait qu’elle contient du papier A4.

T aille papier –

millimètres –

pouces –

257 × 364

10.1 × 14.3

210 × 297

8.3 × 1 1.7

B5-R

257 × 364

10.1 × 14.3

A5-R

210 × 297

8.3 × 1 1.7

1-24 OKIOFFICE 120

Réglage en fonction du format du papier

Votre machine est livrée réglée pour le papier A4. Pour la régler sur un autre format:

1. Débloquez le téton des trous supérieure en appuyant sur la saillie par l’intérieur de la cassette, de la façon indiquée.

2. Retirez le téton.

3. Introduisez le téton dans la série de trous voulue. Si vous essayez d’imprimer dans un format différent de

celui que vous venez de régler , la machine émet une alarme sonore et affiche le message suivant au moment de l’impression.

Vérif.format pap.Rx Ouv&Ferm Capot Anal

Pensez à apposer à l’extérieur de la cassette l’autocollant qui vous rappelle le format de papier qu’elle contient.

4. Pour régler la cassette au format B4 ou B5R:

Enlevez les entretoises des deux côtés et réglez les guides de papier latéraux en faisant coulisser l’un ou l’autre vers la gauche ou la droite pour les adapter au format voulu.

Introduisez l’entretoise à la place de la cassette, de la façon indiquée. Conservez-les, vous en aurez besoin lorsque vous reviendrez au format A4 ou A5.

1-25Chapitre 1

Pour changer le ressort de cassette:

5. Pour régler la cassette au format A4 ou A5R: Réglez les guides de papier latéraux en faisant coulisser

l’un ou l’autre vers la gauche ou la droite pour les adapter au format voulu, puis réglez l’entretoise de la façon indiquée.

6. Installez le guide de papier dans les trous correspondant au format à charger .

La cassette à papier possède deux sortes de ressorts, respectivement de couleur bleue et argent. Les ressorts bleus sont destinés aux formats A5R et B5R. Les ressorts argent sont destinés aux formats A4 et B4. Le ressort en place doit impérativement cor-

respondre au format à charger.

1. Enlevez le capuchon de ressort, qui se trouve au fond de la cassette.

1-26 OKIOFFICE 120

Mise en place du papier

2. Changez les ressorts. Pour les formats A4 et B4, introduisez le ressort argent. Pour les formats A5R et B5R, introduisez le ressort bleu.

3. Rangez les ressorts non utilisés dans l’arrière de la cassette comme indiqué. Ne les perdez pas, vous en aurez besoin si vous changez de format.

1. Ouvrez la cassette à papier par l’avant de la machine en la tirant sans forcer vers vous.

2. Placez le papier dans la cassette. Avant de placer le papier, rangez-le en une pile régulière.

• Vérifiez que la pile de papier ne dépasse pas le repère

de limite de hauteur qui figure sur le côté de la cassette.

• Placez les bords de la feuille supérieure sous les ta-

quets métalliques des côtés gauche et droit de la cassette (vue de l’avant, comme indiqué).

• La cassette contient environ 400 feuilles. Chacune des deux cassettes supplémentaires en option

contient environ 200 feuilles. Vous pouvez donc avoir simultanément jusqu’à 800 feuilles disponibles. Pour plus ample information sur ces options de votre système et les autres, veuillez consulter votre revendeur agréé.

1-27Chapitre 1

3. Vérifiez que les coins avant de la pile de papier sont bien engagés sous les taquets.

4. Repoussez la cassette dans sa position d’origine (fermée). Un clic se produit lorsqu’elle est bien en place.

5. Apposez l’autocollant de format de papier à l’avant de la cassette.

Indicateur du niveau de papier

L’indicateur de niveau de papier à l’avant de la cassette vous permet de voir la quantité de papier restant sans ouvrir la cassette. Lorsque cet indicateur descend, c’est-à-dire lorsque la zone sombre s’agrandit, pensez à tenir prête une réserve de papier. Vous serez ainsi prêt à recharger la cassette à l’apparition du message “

Ajouter du pap.SVP” à l’écran.

Pour éviter les bourrages, ne remplissez pas ce bac sans avoir au préalable retiré complètement le papier qu’il peut encore contenir. Autrement dit, vous ne devez pas ajouter des feuilles à une pile déjà en place.

1-28 OKIOFFICE 120

Chargement du multi-bac pour la photocopie

Branchement et mise en marche

Vous pouvez utiliser dans le multi-bac, qui sert uniquement à la reproduction, et non pas à l’impression de télécopies, les formats A4, A5, A5R et B5.

Si vous chargez des transparents de rétroprojection dans le bac multi-usages, vérifiez qu’il s’agit de feuilles destinées aux im- primantes laser, et non pas aux photocopieurs. Assurez-vous également que la feuille ne comporte ni support papier ni bande amorce. Si c’est le cas, enlevez le support ou la bande amorce avant d’introduire la feuille. Seul le film doit être introduit.

1. Réglez le bac multi-usages au format du papier utilisé en ajustant le guide pour obtenir une fente de la dimension voulue.

2. Introduisez une feuille dans le multi-bac en l’enfonçant jusqu’à ce qu’elle bute.

Le bac multi-usages ne peut contenir qu’une feuille à la fois.

1. Branchez une extrémité du cordon de ligne téléphonique dans la prise téléphonique située à l’arrière de la machine, et l’autre dans une prise téléphonique murale, tout comme un téléphone.

Si vous possédez un combiné téléphonique assorti, ne confondez pas son cordon, qui est enroulé en spirale, avec celui de la machine, qui ne l’est pas.

2. Branchez le câble d’alimentation électrique dans la prise d’alimentation située sur le côté gauche de la machine.

3. Branchez la fiche d’alimentation dans une prise de courant alternatif 230 V (a v ec f iche de terre).

Veillez à ne pas mettre la machine sous tension avant d’avoir retiré les vis de transport.

1-29Chapitre 1

4. Appuyez sur l’interrupteur marche/arrêt pour mettre la machine en marche. Le marquage de cet interrupteur est aux normes internationales: 1 signifie Marche, et 0 Arrêt.

La machine prend quelques secondes pour monter en température. L’écran affiche:

** Patientez **

Lorsque la machine est prête à fonctionner (mode repos), l’écran indique soit “

Mode fax” soit “Mode copie”.

Si la machine émet un bip, que son voyant ALARME s’allume, et que l’écran affiche un message d’erreur, c’est le signe d’un problème. Référez-vous à la partie intitulée “Si jamais...,” plus loin dans ce manuel.

1-30 OKIOFFICE 120

Désactivez le mode transport

Réglage du volume du haut-parleur de contrôle

Ne mettez pas la machine en marche avant d’avoir retiré les vis de transport. (V oir la par tie “Retrait des vis de transport” plus haut dans ce manuel.)

Pour désactiver le mode transport:

1. Mettez la machine en marche.

2. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour la mettre en mode télécopie.

3. Appuyez sur PROGRAM., *, E.

Miroir bloqué :Oui Program./Val.

4. Sélectionnez Non en appuyant sur PROGRAM.. Appuyez ensuite sur ENTRER pour désactiver le mode transport. Le chariot de miroir vient en position repos.

Miroir bloqué :Non Program./Val.

Si vous devez transporter la machine, appliquez la procédure ci-dessus pour réactiver ce mode et amener le chariot de miroir en position transport. Eteignez ensuite la machine et montez les quatre vis de transport sur le chariot.

Le volume du haut-parleur de contrôle est réglable, ce qui vous permet d’entendre le déroulement de la numérotation au niveau souhaité.

1. Appuyez sur NUM. H.P./APPEL au panneau de com-

mande. Vous devez entendre une tonalité, et l’écran doit afficher:

** Mode Tél. **

Si vous n’obtenez pas de tonalité, vérifiez que la machine est raccordée à une ligne téléphonique en état de fonctionner.

2. Si le volume sonore vous convient, passez à l’étape 4. Sinon, passez à l’étape 3.

3. Réglez le volume à votre convenance: Pour augmenter le volume, appuyez sur <. Pour diminuer le volume, appuyez sur ;. L’écran indique le volume choisi. Quatre réglages sont proposés, dont désactivé.

4. Appuyez à nouveau sur NUM. H.P./APPEL pour raccro- cher.

1-31Chapitre 1

Easy Start

Réglages initiaux

Votre machine est livrée avec le système Easy Start, qui vous guide dans la saisie des réglages de base nécessaires à une utilisation normale et vous permet de commencer à utiliser la machine plus rapidement. Vous pourrez plus tard modifier ces réglages.

Effacement des réglages avant de commencer

Avant d’utiliser Easy Start, eff acez le contenu de la mémoire intégrée des données utilisateur de la machine, où sont mémorisés les réglages.

Vous serez ainsi sûr que seuls vos réglages figureront en mémoire.

Après avoir utilisé Easy Start, n’effacez plus la mémoire, à moins qu’un technicien autorisé ne vous demande de le faire.

Pour effacer la mémoire de la machine:

1. Appuyez sur COPIE/F AX pour passer en mode télécopie. Appuyez ensuite sur PROGRAM., *, 2.

L’écran vous demande à présent si vous êtes sûr de vouloir effacer la mémoire:

Eff. Sauvegarde Vérif. Program./Val.

Si vous ne souhaitez pas continuer, appuyez simplement sur PROGRAM..

Easy Start va vous demander de saisir certaines informations, et vous devez donc déterminer au préalable les points suivants:

• Le type de numérotation que supporte votre réseau télé-

phonique — Vous pouvez choisir la numérotation multi- fréquences ou par impulsions.

• Le nom et le numéro du télécopieur que vous voulez

voir apparaître sur vos télécopies. Chacune des pages de fax que vous env oyez arriv e sur la machine réceptrice avec une unique ligne de texte tout en haut de la page. Entre autres choses, ce texte comporte un nom et un numéro de télécopieur. Le nom ne doit pas dépasser 22 caractères.

Dans l’industrie de la télécopie, on appelle cette ligne

Identificateur du terminal émetteur. (Un autre terme, ID abonné, désigne seulement le numéro de fax qui en fait

partie.)

2. Si vous êtes sûr de vous, appuyez sur ENTRER pour compléter l’opération et effacer les réglages existants en mémoire.

1-32 OKIOFFICE 120

Utilisation d’EasyStart pour entrer les réglages initiaux

Vérifiez que la machine contient du papier avant de commencer avec Easy Start, car cette fonction permet d’imprimer en fin d’opération une liste des réglages bien utile.

Si vous appuyez sur STOP pendant l’exécution d’Easy Start, la machine revient en mode repos (son état normal), mais elle conserve les réglages que vous avez sauvegardés en appuyant sur ENTRER, de la façon décrite dans ces instructions.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., I (la lettre “i”, et non pas le chiffre “1”), ENTRER.

L ’écran affiche le réglage actuel du calendrier et de l’horloge intégrés, avec un curseur visible sous le premier chiffre.

Prog. heure ’01 01/01 00:00

A l’aide du clavier numérique, entrez la date et l’heure correctes, en respectant le format JJMMAA pour la date, et le format sur 24 heures pour l’heure. Par exemple, s’il est 8h30 du soir le 10 mars 1998, entrez 100398, ce qui donne l’affichage suivant:

Prog. heure ’10 03 98 20:30

La machine ajoute automatiquement tous les espaces et la ponctuation. Vous n’avez à saisir que les chiffres.

Pour changer un seul chiffre, appuyez sur ; pour déplacer le curseur vers la gauche ou sur < pour le déplacer vers la droite jusqu’au chiffre en question. Entrez ensuite le chiffre voulu.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage de l’hor-

loge et poursuivre avec Easy Start.

5. L’écran vous demande à présent d’entrer le numéro de télécopieur que vous voulez voir figurer sur les écrans et sorties imprimées de l’autre machine.

C’est ce qu’on appelle dans la profession l’ID abonné. Dans certains pays, il n’est pas permis à l’abonné de modi-

fier son identificateur . Dans ces cas, cette option n’apparaît pas dans le menu.

Votre num.de Fax _

6. A vec le clavier numérique, entrez le numéro d’appel. Pour insérer un tiret, afin d’améliorer la lisibilité, appuyez une fois sur OPTION NUMEROT.. Le numéro peut comporter jusqu’à 20 caractères (chiffres et tirets).

Votre num.de Fax 972-555-5525

1-33Chapitre 1

Si vous voulez rectifier une erreur ou effacer des caractères saisis lors d’un réglage antérieur, appuyez sur ANNU- LA TION pour ef facer à gauche. Si vous souhaitez ne changer qu’un caractère du numéro, appuyez sur ; ou < pour déplacer le curseur vers la gauche ou la droite jusqu’au caractère en question, et appuyez sur ANNULA TION pour l’effacer. Entrez ensuite le caractère voulu.

7. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le numéro.

8. L’écran vous demande à présent d’entrer le nom que vous voulez voir figurer en haut des télécopies que vous envoyez. Ce nom peut comporter jusqu’à 22 caractères.

Utilisez les touches monotouche pour entrer les lettres et autres caractères non numériques.

Votre nom :Maj. _

Le mot “Maj.” signifie que la machine est actuellement paramétrée pour l’entrée de majuscules seulement.

Pour passer des majuscules aux minuscules et inversement, appuyez sur ALPHABET.

Pour entrer des espaces, de la ponctuation et des symboles, entrez le caractère voulu avec le clavier une frappe. Nous vous expliquerons plus loin comment utiliser la fonction CODE pour saisir une grande diversité de caractères. Familiarisez-vous pour l’instant avec la touche ALPHABET.

Si vous voulez rectifier une erreur ou effacer des caractères saisis lors d’un réglage antérieur, appuyez sur ANNULA TION pour effacer à gauche. Si vous souhaitez ne changer qu’un caractère du numéro, appuyez sur ; ou < pour déplacer le curseur vers la gauche ou la droite jusqu’au caractère en question, et appuyez sur ANNULA TION pour l’effacer .

9. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage et pour-

suivre.

10. L’écran indique à présent le type de numérotation, multi- fréquences ou par impulsions, sur lequel le système est réglé.

Type Tél.: Ton Program./Val.

Si le réglage de numérotation convient, passez à l’étape

12. Sinon, passez à l’étape 11.

11. Pour changer le réglage, appuyez une fois ou deux fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que votre choix apparaisse (dans l’exemple, nous sommes passés en mode Impulsions).

Type Tél.: Impul. Program./Val.

1-34 OKIOFFICE 120

12. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage et pour-

suivre.

13. L’écran indique à présent le mode de réception par déf aut de la machine.

Fax Prêt Program./Val.

14. Pour changer ce réglage, appuyez plusieurs fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que votre choix apparaisse. Dans l’exemple, nous avons choisi le mode “Fax”.

Fax Prêt Program./Val.

15. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

1-35Chapitre 1

Envoi de télécopies

Quelques conseils

Taille des documents

Même si vous env oyez la plupart du temps des documents d’une taille normale, vous pouvez aussi faxer des feuilles de bloc note, ou de presque un mètre de long !

Pour être précis, les dimensions acceptées (largeur x longueur) sont les suivantes:

Partie système d’introduction automatique:

Feuille unique Feuilles multiples

Maxi: 360 mm x 900 mm Maxi: 297 mm x 420 mm Mini: 120 mm x 100 mm Mini: 148 mm x 105 mm

Partie scanner

Maximum: 257 mm x 364 mm

Objets à ne jamais introduire dans la machine

Pour éviter des ennuis allant du bourrage de papier à des dommages graves, n’introduisez jamais:

• Des pages pliées, cornées, déchirées, froissées ou très minces

• Des documents avec agrafes, colle, ruban adhésif, trombones ou liquide correcteur

• Des notes autocollantes (ou des documents en comportant)

• Du carton, du papier journal ou du tissu

• Des pages avec carbone de duplication sur l’une ou l’autre face

• Des cartes de crédit ou autres petits objets épais semblables

1-36 OKIOFFICE 120

Résolution, échelle de gris et contraste

Vue d’ensemble de la résolution et de l’échelle de gris

• La résolution Normale, (indiquée si aucun des voyants fine, s-fine et demi-teintes n’est allumé) con vient pour la

plupart des documents dactylographiés et les graphismes simples.

• La résolution Fine (fine allumé au panneau de commande) est parfaite pour les cartes, les graphismes modérément compliqués, et les documents financiers ou manuscrits.

• La résolution Superfine (s-fine allumé au panneau de commande; “S Fine” affiché à l’écran) reproduit le détail des graphismes très complexes.

• Le mode Echelle de gris (demi-teintes allumé au pan- neau de commande, “

Gris” affiché à l’écran) permet les

ombrages des photographies et dessins. Si vous envoyez un fax en superfin, certains télécopieurs

(notamment les anciens modèles) ne le recevront qu’en mode fin. Par contre, vous pouv ez envo yer un fax en mode échelle de gris à pratiquement toute machine actuellement en service.

En mode reproduction, vous n’avez le choix qu’entre la résolution superfine ou l’échelle de gris.

Contraste

Ce réglage vous permet de corriger le contraste des pages excessivement claires ou sombres envoyées par télécopie ou reproduites.

Pour modifier le contraste:

1. Appuyez sur CONTRASTE au panneau de commande.

L’écran indique le réglage actuel.

2. Pour régler le contraste: appuyez sur ; , < ou contraste Pour éclaircir un document trop sombre, appuyez sur ;. Pour assombrir un document trop clair, appuyez sur <. En déplaçant le réglage vers Clair

, on éclaircit les origi-

naux sombres. En le déplaçant vers Foncé, on assombrit les originaux “délavés”. Le réglage normal, situé à michemin entre les deux extrêmes, convient à la plupart des documents ordinaires.

1-37Chapitre 1

Entrée d’une pause dans la numérotation

Votre machine vous permet de saisir des caractères spéciaux de numérotation qui pourront être utiles. Nous en expliquerons la plupart plus loin, mais le caractère de pause peut vous servir dès maintenant. Certains systèmes d’appel à longue distance exigent des pauses dans la numérotation, de même que certains standards téléphoniques internes.

Pour insérer un caractère de pause, appuyez simplement sur BIS/ P AUSE (après a voir composé au moins un autre caractère). L ’écran affiche -/ (le caractère de pause). Chacune des pauses saisies a une durée, réglée en usine, de trois secondes. Par exemple, en appuyant sur 9, BIS/PAUSE, 1 9 7 2 4 0 3 2 0 0 9 donne la numérotation suivante: 9 [pause de 3 secondes] 19724032009.

Chaque pause occupe deux des caractères d’un numéro.

Problèmes potentiels avec les signaux d’appel en attente et la messagerie vocale

Les signaux d’appel en attente peuvent interrompre l’émission et la réception de télécopies, de même, bien entendu, que tout service capable d’intercepter vos appels. Si vous ne disposez que d’une ligne, demandez à votre compagnie de téléphone la façon de désactiver temporairement le signal d’appel ou la messagerie vocale pendant les communications par télécopie.

1-38 OKIOFFICE 120

Utilisation de l’émission mémoire

Votre machine a une large mémoire, qui lui permet d’accélérer l’exécution des tâches de télécopie.

Grâce à la numérisation automatique de votre document en mémoire, suivie d’une émission à partir de cette dernière, au lieu de transmettre chaque partie numérisée à la vitesse à laquelle le destinataire est capable de la recevoir, votre machine peut vous restituer l’original plus rapidement.

Si vous émettez en direction d’un système identique, votre machine envoie le document directement dans la mémoire de l’autre appareil et raccroche. La machine réceptrice imprime ensuite votre message à partir de sa propre mémoire. La durée des communications s’en trouve considérablement raccourcie.

Pour faire encore plus d’économies, paramétrez une émission différée (voir plus loin) pour envoyer vos documents à cette machine aux heures les moins coûteuses.

Vous pouvez paramétrer votre machine pour qu’elle émette toujours à partir de sa mémoire.

Quel que soit votre choix, vous pouvez l’annuler temporairement au cas par cas en appuyant sur EMIS- SION MEMOIRE. (Consultez toutefois ce qui suit.) La communication terminée, la machine reprend le réglage d’émission programmé.

Bien qu’il soit probablement préférable d’émettre à partir de la mémoire, il faut savoir que certains types de documents peuvent rapidement épuiser les ressources mémoire, si amples soient-elles, de votre machine. C’est le cas des documents volumineux, ou de ceux comportant beaucoup de zones sombres, car les pages sombres génèrent un volume supérieur de données, que la machine doit enregistrer et envoyer. Lorsque la mémoire est pleine, l’émission ne peut plus se faire qu’en mode normal (c’est-à-dire sans mémorisation).

Lorsque vous émettez par l’intermédiaire du scanner, la machine émet toujours à partir de sa mémoire. Cette possibilité n’est disponible que lorsque vous émettez à l’aide du système d’introduction automatique.

Pour faire de l’émission à partir de la mémoire la méthode par défaut pour les émissions effectuées par le système d’introduction automatique:

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 1, 3, ENTRER.

Em. mémoire: Oui Program./Val.

3. Pour changer le réglage, appuyez une ou deux fois sur PROGRAM.. Dans cet exemple, nous avons choisi Non.

Em. mémoire: Non Program./Val.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

1-39Chapitre 1

Passage du mode télécopie au mode reproduction et

Emission avec le système d’introduction automatique

inversement

Pour passer d’un des deux modes à l’autre, appuyez simplement sur COPIE/F AX. La diode allumée v ous indique le mode actuel de la machine.

COPIE FAX COPIE FAX

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur

2. Réglez les guides de document en faisant glisser l’un ou

Mode télécopie

Mode reproduction

COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

l’autre vers la gauche ou la droite de façon à encadrer la ou les pages à envoyer. Le système d’introduction automatique de la machine peut recevoir 50 pages de format A4, 25 en B4 ou 15 en A3.

Si la largeur de balayage de la machine est réglée sur A4 et que vous introduisiez un document au format Letter, la machine numérise une bande intérieure de 208 mm et l’envoie sans réduction, ce qui signifie qu’il y aura de chaque côté de la page une marge non numérisée de 4 mm.

3. Déliassez les documents de plusieurs pages. La feuille du bas doit légèrement dépasser des autres.

1-40 OKIOFFICE 120

4. Introduisez le document face lisible en haut. Si le docu-

ment est correctement introduit, la machine émet un bref bip.

L’écran affiche alors la largeur de balayage actuelle et la quantité de mémoire libre.

7. Pour appliquer le réglage d’émission mémoire par défaut, passez à l’étape 8. Sinon, appuyez une fois sur EMIS- SION MEMOIRE pour “basculer” entre émission mémoire ou directe.

8. Entrez le numéro du destinataire au clavier numérique.

Presser Début 919725552009_

Comme on le voit, il faut également entrer les éventuels codes d’accès, par exemple le 9, pour sortir d’un réseau interne, ou le 00 pour l’international, exactement comme pour un numéro de téléphone normal.

ou…

Em. Prêt

A4 Mém:100%

5. Ajustez les guides à la largeur du document.

6. Réglez si nécessaire la résolution et le contraste. Si ces réglages vous conviennent, passez à l’étape 7. Si-

non, et selon le cas: Appuyez sur RESOLUTION pour changer la résolution. Appuyez sur contraste, puis sur ; ou < pour changer le

contraste.

Appuyez sur une touche monotouche pour composer le numéro.

ou…

Appuyez une fois sur NUM. ABREGEE/INDEX TEL., puis composez un numéro à trois chiffres de composition rapide.

ou…

Appuyez deux fois sur NUM. ABREGEE/INDEX TEL. et recherchez le nom auquel le numéro correspond.

1-41Chapitre 1

9. Appuyez sur DEBUT. A présent, les deux machines, la vôtre et celle du destina-

taire, s’occupent de tout. Si la machine est réglée pour émettre à partir de sa mé-

moire, elle commence par numériser et enregistrer le document, puis elle compose le numéro du destinataire. Une fois le contact établi, le document est émis à partir de la mémoire.

A chaque émission, ce qui apparaît réellement sur la ligne supérieure de l’écran dépend du paramétrage du destinataire. Cette ligne peut même rester vide.

Si l’appel échoue pour une raison quelconque, reportezvous à la partie RAPPEL.

Emission à partir du scanner à plat

Si la machine est réglée pour une émission directe, elle compose simplement le numéro du destinataire. Une fois le contact établi, elle fait défiler le document pour le numériser et le transmettre simultanément.

Plus il y a d’informations d’image à lire par la machine sur une page, plus celle-ci défile lentement, surtout en émission directe. L’émission en échelle de gris ou dans certaines résolutions fines génère davantage d’informations à lire. C’est également le cas avec le réglage Foncé.

A la fin de l’opération, la machine émet un bip et affiche:

972-555-2009 ** Terminé **

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur

COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Si le système d’introduction contient un document, retirez celui-ci.

1-42 OKIOFFICE 120

3. Ouvrez le capot à livres.

7. Entrez le numéro du destinataire au clavier numérique.

4. Placez le document, face lisible vers le bas, sur le scanner , alignez-le sur la graduation qui se trouve à droite, puis refermez le capot en douceur.

Vérifiez que le document dépasse l’angle avant droit. Refermez doucement le presse document pour ne pas vous

pincer les doigts. Lorsque vous posez un document épais, un livre par

exemple, sur le scanner, évitez d’appuyer trop fort sur la couverture, au risque de briser la vitre de contact et de vous blesser.

5. Appuyez sur ORIGINAL pour sélectionner le format de document: A4, B4, A5R ou B5R.

6. Réglez si nécessaire la résolution et le contraste. Appuyez sur RESOLUTION pour changer la résolution. Appuyez sur CONTRASTE, puis sur ; ou < pour changer

le contraste.

Presser Début 919725552009_

Comme on le voit, il faut également entrer les éventuels codes d’accès, par exemple le 0 pour sortir d’un réseau interne, ou le 00 pour l’international, exactement comme pour un numéro de téléphone normal.

ou…

Appuyez sur une touche monotouche pour composer le numéro. (Voir le chapitre 2)

ou…

Appuyez une fois sur NUM. ABREG./INDEX TEL., puis composez un numéro à trois chiffres de composition rapide.

ou…

Appuyez deux fois sur NUM. ABREG./INDEX TEL. et recherchez le nom auquel le numéro correspond.

1-43Chapitre 1

8. Appuyez sur DEBUT. La machine numérise le document en mémoire. Plus il y a d’informations d’image à lire par la machine sur

une page, plus celle-ci défile lentement, surtout en émission directe. L’émission en échelle de gris ou dans certaines résolutions fines génère davantage d’informations à lire. C’est également le cas avec le réglage Foncé.

Pendant la numérisation du document, l’écran indique:

919725552009 A4 DocSuiv Mem100%

9. La numérisation terminée, l’écran indique:

Débutanal.->DocSuiv. Em.Anal.->Start

Lorsque la machine a fini de numériser toutes les pages d’une même émission, appuyez sur DEBUT et passez à l’étape 12.

10. Posez la page suivante et appuyez sur SUIVANT pour la numériser.

11. Répétez les étapes 9 et 10 pour envoyer d’autres pages.

12. A présent, les deux machines, la vôtre et celle du destinataire, s’occupent de tout. Une fois le contact établi, votre machine transmet le document à partir de sa mémoire.

Si l’appel échoue pour une raison quelconque, reportezvous à la partie RAPPEL.

Envoi d’une télécopie par numérotation sans décrocher: émission manuelle

L’émission manuelle n’est possible qu’avec le système d’introduction automatique.

Vous pouvez également faxer un document en composant le numéro après avoir mis en marche le haut-parleur de contrôle. C’est la numérotation “sans décrocher”.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Introduisez le document dans le système d’introduction automatique.

3. Réglez résolution et contraste si nécessaire. Appuyez sur RESOLUTION pour changer la résolution. Appuyez sur CONTRASTE, puis sur ; ou < pour changer

le contraste.

4. Appuyez sur NUM. H.P ./APPEL pour obtenir la tonalité.

1-44 OKIOFFICE 120

Annulation d’une émission

L’écran indique:

** Mode Tél. ** _

5. Entrez le numéro du destinataire au clavier numérique. Les informations sur l’utilisation des touches

monotouches et des numéros abrégés sont données plus loin.

** Mode Tél. ** 919724032009_

Entrez les codes d’accès en même temps que le numéro, exactement comme pour un numéro de téléphone normal.

6. Lorsque vous entendez les tonalités émises par l’appareil distant, appuyez sur DEBUT.

Si l’appel échoue pour une raison quelconque, reportezvous à la partie “Rappel manuel”.

7. L’émission terminée, la machine émet un bip et affiche:

972-555-2009 ** Terminé **

Pour annuler une émission directe, appuyez sur STOP deux ou trois fois (si vous utilisez le système d’introduction automatique, le document termine son parcours dans la machine), après quoi celle-ci revient en mode repos.

Pour annuler une émission mémoire, il vous faut passer par la fonction REVIEW, qui vous est présentée plus loin.

1-45Chapitre 1

Echec de l’émission: rappel

Rappel manuel

Si un appel automatique échoue, l’écran de la machine affiche un message du genre:

** Rappel Auto **

Ceci signifie que votre système est paramétré pour recomposer automatiquement le dernier numéro. Dans ce mode de Rappel automa- tique, la machine peut quand même recevoir des télécopies.

Si vous avez composé le numéro sans utiliser le haut-parleur de contrôle, la machine recompose automatiquement le numéro à un intervalle défini par vous en minutes (voir “Réglages de rappel”) jusqu’à ce que se produise l’un des deux événements suivants:

• Le contact s’établit avec la machine distante.

• Le nombre de tentatives fixé est atteint (voir “régla-

ges de rappel”).

Si vous avez employé le haut-parleur, vous devez recomposer manuellement (voir ci-après).

Si la dernière tentative échoue, la machine peut imprimer (et / ou afficher) des messages d’erreur, qui vous sont expliqués en détail plus loin dans ce manuel.

Vous avez toujours la possibilité de recomposer manuellement des numéros de télécopie en utilisant le haut-parleur.

Pour recomposer manuellement un numéro de télécopie sans utiliser le haut-parleur de contrôle:

1. Vérifiez que le document est toujours dans le système d’introduction et que les réglages de résolution et de contraste sont toujours corrects.

2. Appuyez sur BIS/P AUSE.

3. Appuyez sur DEBUT.

Pour recomposer manuellement un numéro de télécopie en utilisant le haut-parleur de contrôle:

1. Vérifiez que le document est toujours dans le système d’introduction et que les réglages de résolution et de contraste sont toujours corrects.

2. Appuyez sur NUM. H.P ./APPEL pour obtenir la tonalité.

3. Appuyez sur BIS/P AUSE.

4. Lorsque vous entendez les tonalités de télécopie de l’appareil distant, appuyez sur DEBUT.

1-46 OKIOFFICE 120

Réglages de rappel

C’est vous qui choisissez le nombre de tentatives en cas d’échec d’un appel, et l’intervalle entre ces tentatives. Voici comment régler ces paramètres:

1. Passez en mode télécopie, puis appuyez sur PROGRAM., J, 0, 6, ENTRER.

Prog nomb. rapp. # (2-5): 2

2. Pour changer le réglage, entrez au clavier numérique un nombre de rappels entre 2 et 5. Dans cet exemple, nous avons choisi 3.

Prog nomb. rapp. # (2-5): 3

3. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

Prog pause rapp.

Interv.: (3-5): 3

Il s’agit de l’intervalle (en minutes) entre deux tentatives de rappel.

4. Pour changer le réglage, entrez le nombre désiré au clavier numérique.

5. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

Annulation d’une émission mémoire ou d’un rappel automatique: introduction à la VERIFICATION DES COMMANDES

Pour annuler soit une émission mémoire, soit un rappel automatique, vous avez besoin des fonctions de VERIF. EMISS.

• Lorsque la machine enregistre un document pour un rappel automatique, ce document devient l’une de ces commandes mémorisées.

• Comme votre système est capable de conserver en mémoire de multiples commandes d’émission, il garde la trace de chacune en lui attribuant un numéro, par exemple “C00.”

La fonction VERIF. EMISS vous permet non seulement de consulter chacune des commandes actuellement en attente dans la mémoire de la machine, mais également de repérer celles auxquelles vous ne voulez pas donner suite, en renonçant à émettre le document.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez une fois sur VERIF . EMISS. L’écran affiche la première commande, indiquée par son

numéro propre, et le numéro de téléphone qu’elle va composer ou recomposer.

C00:5552009

Program./Eff.

1-47Chapitre 1

3. Si vous souhaitez conserver cette commande, appuyez

sur PROGRAM. pour passer à la commande suivante de la file d’attente.

4. Pour annuler cette commande, appuyez sur ANNULA- TION. L ’écran aff iche:

C00:5552009 Vérif. Program./Eff.

5. Pour confirmer l’annulation de cette commande, appuyez à nouveau sur ANNULA TION.

Si votre but n’est pas d’annuler cette commande, mais de poursuivre la consultation de la file d’attente, appuyez sur PROGRAM. pour passer à la commande suivante et repartez de l’étape 3.

Pour mettre fin à la consultation et revenir au mode repos, appuyez sur STOP.

Cette fonction vous permet de mieux maîtriser certaines des possibilités les plus puissantes de votre machine. Vous trouverez plus loin un complément d’information sur la VERIF. EMISS.

1-48 OKIOFFICE 120

Réception de télécopies

Mode Tél : réponse automatique désactivée

Modes de réception

Votre machine permet deux modes de réception: Tél et Fax. Nous les expliquons toutes deux ci-après, ainsi que celle à utiliser en fonction de votre paramétrage.

Réponse manuelle aux appels pour les deux modes de réception

Quel que soit le mode de réception, vous pouvez répondre manuellement aux appels si vous disposez d’un téléphone raccordé à la même ligne. Il vous suffit de décrocher.

Si vous entendez la voix d’une personne, poursuivez normalement la conversation.

Si vous entendez les tonalités caractéristiques d’un envoi de télécopie (série de bips), appuyez sur DEBUT puis raccrochez pour recevoir le fax.

N’essayez pas de répondre à un appel en appuyant sur NUM. H.P./APPEL. Cette fonction ne sert qu’à la numérotation sans décrocher. La machine ne possède pas de téléphone mains libres.

Utilisez Vous souhaitez utiliser la même ligne pour la ce mode si: télécopie et les appels vocaux

Dans La machine ne répond jamais automatiquement ce mode: aux appels. Vous devez répondre vous-même à

Pour sélectionner le mode Tél :

1. Appuyez sur COPIE/FAX, si nécessaire, pour passer en

2. Appuyez sur PROGRAM., I, puis cinq fois sur ENTRER.

3. Pour changer de mode de réception, appuyez plusieurs

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

5. La machine revient en mode repos.

et si …

Vous avez au moins un téléphone raccordé à cette ligne.

chacun, et procéder de la façon décrite dans “Réponse manuelle aux appels pour les deux modes de réception”.

mode télécopie.

L’écran affiche le mode de réception actuel.

Fax Prêt Program./Val.

fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que le message “Tél Prêt” apparaisse.

En mode Tél, le voyant REPONSE A UTO. est éteint.

1-49Chapitre 1

Mode Fax

Mode Tél/Fax

Utilisez ce Votre machine est raccordée à une ligne dédiée mode si: (qu’elle ne partage avec aucun téléphone).

Dans ce mode: La machine répond à tous les appels après un

certain nombre de sonneries (voir le chapitre 2) et attend l’envoi d’une télécopie.

Pour sélectionner le mode Fax :

1. Appuyez sur COPIE/FAX, si nécessaire, pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., I, puis cinq fois sur ENTRER. L’écran affiche le mode de réception actuel.

Fax Prêt Program./Val.

3. Pour changer de mode de réception, appuyez plusieurs fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que le message “Fax

Prêt

” apparaisse.

Fax Prêt Program./Val.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

5. La machine revient en mode repos.

En mode Fax, le voyant REPONSE AUTO est allumé.

Choisissez La machine vous sert non seulement de télécoce mode si: pieur, mais aussi de sonnerie téléphonique.

Dans ce mode: La machine répond à tous les appels et vous alerte

par une sonnerie spéciale en cas d’appel vocal.

Comme son nom l’indique, le mode de réception Tél/Fax est une combinaison des modes Tél et Fax.

Pour sélectionner le mode Tél/Fax :

1. Appuyez sur COPIE/FAX, si nécessaire, pour passer en

mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., I, puis cinq fois sur ENTRER.

L’écran affiche le mode de réception actuel.

Fax Prêt Program./Val.

3. Pour changer de mode de réception, appuyez plusieurs

fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que le message “Fax/

Tél

” apparaisse.

Fax/Tél Prêt Program./Val.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

5. Appuyez sur STOP pour ramener la machine en mode

repos.

Dans ce mode, le voyant REPONSE A U TO est allumé.

1-50 OKIOFFICE 120

Fonctionnement silencieux du télécopieur en mode Tél/Fax

Choisissez le fonctionnement silencieux Tél/Fax si vous souhaitez que la machine reçoive les télécopies en silence, c’est-àdire sans bip en fin de réception, mais qu’elle vous alerte lors d’un appel vocal.

Lorsqu’un appel vocal arrive, la machine le détecte et émet une sonnerie spéciale pendant environ 30 secondes. Lorsque vous l’entendez, vous savez que vous devez répondre.

Pour que le système fonctionne ainsi:

1. Réglez la machine sur Tél/Fax, de la façon décrite précédemment.

2. Activez le mode silencieux (voir “Réglage du mode de fonctionnement silencieux” plus loin dans ce manuel).

Evidemment, le passage au mode silencieux de la machine ne désactive pas les sonneries des autres téléphones présents. En outre, les téléphones normaux ne savent pas distinguer entre appels de télécopie et vocaux.

1-51Chapitre 1

Si vous répondez à un appel de télécopie

Avec votre machine en mode Tél/Fax, vous pouvez sans problème utiliser votre système sur la même ligne que d’autres téléphones déjà présents.

Vos téléphones et le système peuvent cohabiter sur une même ligne en étant connectés sur une prise gigogne.

Utilisation d’un téléphone raccordé à la machine

Si vous décrochez un téléphone raccordé et entendez les tonalités de télécopie, appuyez simplement sur DEBUT puis raccrochez le combiné. La machine prend le relais et reçoit la télécopie.

Utilisation d’un téléphone non raccordé à la machine

Supposons que vous ayez un autre téléphone raccordé à la même ligne (embranchement) que la machine, mais non pas physiquement à cette dernière. Si vous décrochez et entendez des tonalités de télécopie, procédez de la façon suivante pour recevoir le fax:

1. Ne raccrochez pas ! Faites l’une des choses suivantes:

• Posez le combiné (sans raccr ocher)

ou …

• Si le téléphone possède une fonction de mise en attente, actionnez-la et raccrochez.

2. Allez à la machine.

3. Appuyez sur NUM. H.P ./APPEL.

4. Appuyez sur DEBUT.

5. Revenez au téléphone de départ. Si vous n’avez pas mis l’appel en attente à l’étape 1, raccrochez.

1-52 OKIOFFICE 120

Mode Tél/Fax

Choisissez La machine vous sert non seulement de télécoce mode si: pieur, mais aussi de sonnerie téléphonique.

Dans ce mode: La machine répond aux appels après un certain

nombre de sonneries déterminé par vous (voir plus loin “Réglage du nombre de sonneries”). Si l’appelant envoie une télécopie, la machine commence la réception. Si l’appel est vocal, la machine émet pendant 30 secondes environ une sonnerie spéciale qui vous avertit que vous devez répondre.

Comme son nom l’indique, le mode de réception Tél/Fax est une combinaison des modes Tél et Fax.

Pour sélectionner le mode Tél/Fax:

1. Appuyez sur COPIE/FAX, si nécessaire, pour passer en

mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., I, puis cinq fois sur ENTRER.

L’écran affiche le mode de réception actuel.

Fax Prêt Program./Val.

3. Pour changer de mode de réception, appuyez plusieurs fois

sur PROGRAM. jusqu’à ce que “Fax/Tél” apparaisse.

Fax/Tél Prêt Program./Val.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

5. Appuyez sur STOP pour ramener la machine en mode repos. Dans ce mode, le voyant REPONSE AUTO est allumé.

1-53Chapitre 1

Mode Répond./Fax

“REPOND.” désigne un répondeur téléphonique. Cette fonction consiste à répondre aux appels vocaux par un message préenregistré.

Choisissez Vous raccordez directement un répondeur ou ce mode si: un deuxième téléphone à votre système (voir

ci-dessous).

Dans ce mode: La machine attend un certain nombre de son-

neries (voir “Utilisation d’un répondeur avec le système”, colonne suivante) avant de tenter de recevoir une télécopie. Cela donne au répondeur, ou à vous-même dans le cas d’un deuxième téléphone, le temps de répondre.

Pour sélectionner le mode Répond./Fax :

1. Appuyez sur COPIE/FAX, si nécessaire, pour passer en

mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., I, puis cinq fois sur ENTRER.

L’écran affiche le mode de réception actuel.

Fax Prêt Program./Val.

3. Pour changer de mode de réception, appuyez plusieurs fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que “Fax/Tél” apparaisse.

Répond./Fax Prêt Program./Val.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

5. Appuyez sur STOP pour ramener la machine en mode repos.

Dans ce mode, le voyant REPONSE A U TO est allumé.

1-54 OKIOFFICE 120

Utilisation d’un répondeur avec votre système

Les quelques indications qui suivent vous seront nécessaires si vous raccordez un répondeur sur votre machine:

1. Réglez le système sur Répond./Fax, de la façon décrite précédemment.

2. Réglez le répondeur de façon qu’il décroche après deux sonneries au plus. (Consultez si nécessaire les instructions de cet appareil.)

Il se peut que votre répondeur possède une fonction “économie”, qui fait que l’appareil n’attend qu’une seule sonnerie s’il a des messages en attente. Toutefois, étant donné que cette fonction permet jusqu’à quatre sonneries en l’absence de messages, elle peut être à l’origine de problèmes, et c’est pourquoi vous devez vous assurer que le répondeur est réglé de telle sorte qu’il n’attende pas plus de deux sonneries, qu’il y ait ou non des messages.

3. Pour terminer, enregistrez un nouveau message sur votre répondeur.

Voici un exemple de message: Bonjour. Vous êtes chez (nom) ou au numéro (numéro).

Pour laisser un message vocal, attendez le bip. Pour envoyer un fax, appuyez sur le bouton DEBUT de votre télécopieur.

Compte tenu de la façon dont fonctionnent les télécopieurs, votre message ne doit pas durer plus de 10 secondes pour éviter tout problème.

Détection des télécopieurs “silencieux”

Certains modèles anciens de télécopieurs n’envoient pas de tonalité fax lors de l’émission. Dans un tel cas, votre machine ne pouvant détecter le télécopieur distant, c’est le répondeur qui enregistrera un “message muet.”

Votre machine est capable de répondre à ces télécopieurs silencieux sans perturber le fonctionnement de votre répondeur . Pour plus ample information, consultez votre revendeur agréé.

1-55Chapitre 1

Si vous répondez à un appel de télécopie

Lorsque le papier est épuisé

Avec un téléphone relié directement à votre machine

Si vous décrochez un téléphone raccordé directement à la machine et que vous entendiez des tonalités de télécopie, appuyez simplement sur DEBUT et raccrochez le combiné. La machine prend le relais et reçoit la télécopie.

Avec un téléphone non relié à la machine

Supposons que vous ayez un autre téléphone raccordé à la même ligne que la machine, mais non pas physiquement à cette dernière. Si vous décrochez et entendez des tonalités de télécopie, procédez de la façon suivante pour recevoir le fax:

1. Ne raccrochez pas ! Faites l’une des choses suivantes:

• Posez le combiné (sans raccrocher)

ou…

• Si le téléphone possède une fonction de mise en attente, actionnez-la et raccrochez.

2. Allez à la machine.

3. Appuyez sur NUM. H.P ./APPEL.

4. Appuyez sur DEBUT.

5. Revenez au téléphone de départ. Si vous n’avez pas mis l’appel en attente à l’étape 1, raccrochez.

Indication papier épuisé

Lorsque le papier est épuisé, la machine émet un bip, son voyant AJOUTER PAPIER s’allume et l’écran affiche le message “Ajouter du pap.SVP”.

Réception en mémoire

Si la machine vient à épuiser son papier pendant votre absence, elle est capable d’enregistrer en mémoire jusqu’à 100 documents reçus (voir toutefois les remarques qui suivent). C’est ce qu’on appelle la réception sans papier. Une fois le bac à papier regarni, la machine imprime automatiquement les télécopies mémorisées.

Le nombre de pages (à distinguer du nombre de documents) que la machine est capable d’enregistrer dépend du contenu des pages et de la résolution à laquelle elles sont envoyées.

1-56 OKIOFFICE 120

Reproduction

Source et format du papier

Votre système assure également les fonctions de copieur.

COPIE FAX

Appuyez sur COPIE/F AX pour passer en mode reproduction.

Réglages de reproduction

Nombre d’exemplaires

Entrez le nombre d’exemplaires au clavier numérique.

Taux de réduction ou d’agrandissement

Votre machine vous permet de faire des copies agrandies ou réduites. Pour plus ample information, voir “Réglage de l’agrandissement ou de la réduction à la reproduction”.

Le taux d’agrandissement ne concerne que la reproduction. Il n’a aucun effet sur la réception des télécopies.

Si vous souhaitez sélectionner manuellement la source de papier, appuyez plusieurs fois sur FORMAT PAPIER jusqu’à ce que la source voulue apparaisse:

Copie Prête Qt: 1 C1:A4 100%

Vous pouvez également choisir la cassette de papier normale (C1) ou le bac multi-usages (T). Si votre machine est équipée des cassettes supplémentaires, vous pouvez aussi choisir (C2) ou (C3). Pour sélectionner le bac multi-usages, appuyez sur ENTRER au moment ou l’écran affiche:

Copie Prête Qt: 1 Plat < Enter

Appuyez ensuite sur FORMA T P APIER pour choisir le format de papier. Ce format doit correspondre à celui du papier présent dans la cassette ou dans le bac multi-usages. Vous pouvez choisir entre A4, B4, A5R ou B5R pour les cassettes, et entre A4, A5, A5R ou B5 pour le bac multi-usages. Dans le cas de transparents placés dans le bac multi-usages, sélectionnez le mode “OHP”.

Niveau de contraste

Voir la partie “Contraste” du présent manuel pour plus ample information.

T ri des copies

Appuyez sur TRI COPIES pour activer ou désactiver le tri des copies si nécessaire. Le tri est initialement désactivé. (Ceci ne concerne que les documents de plusieurs pages.)

1-57Chapitre 1

Comment tirer des copies

Avec le système d’introduction automatique

1. Si nécessaire, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode reproduction.

2. Préparez le document comme vous le feriez pour en v o yer une télécopie.

Certains types de documents ne doivent jamais être intr oduits dans la machine. (En cas de doute, consultez la partie “Objets à ne jamais introduire dans la machine” plus haut dans ce manuel.)

3. Introduisez votre document face lisible en haut. Réglez les guides à dimension.

Une fois le document correctement introduit, la machine émet un bref bip.

• Déliassez les documents de plusieurs pages de façon que la feuille du bas dépasse légèrement des autres.

• Le système d’introduction automatique de la machine peut recevoir 50 pages au format A4, 25 pages en B4 ou 15 pages en A3.

• Vérifiez que toutes les pages sont du même format et de la même épaisseur. Ne mélangez pas dans la même pile des formats ou des épaisseurs différents.

A v ant de commencer la reproduction, la machine tente de sélectionner automatiquement parmi les cassettes installées le format adéquat pour une reproduction à 100%. Si le format voulu n’est pas trouvé, la machine adopte automatiquement le taux de réduction permettant de faire tenir l’original sur une seule feuille.

V ous pouv ez, bien entendu, modifier manuellement le taux de réduction et la source de papier.

4. Réglez si nécessaire la résolution et le contraste.

• Appuyez sur RESOLUTION pour changer la résolution.

En mode reproduction, vous n’avez le choix qu’entre résolution superfine et mode demi-teintes.

• Appuyez sur CONTRASTE, appuyez ensuite sur ; ou < pour changer le contraste.

1-58 OKIOFFICE 120

5. Réglez le taux de réduction si vous le souhaitez.

6. Au clavier numérique, entrez le nombre d’exemplaires souhaité pour chaque page du document. Ce nombre peut aller de 1 à 99.

Pour un nombre d’exemplaires inférieur à 10, entrez un zéro avant le chiffre, par exemple “03”.

7. Appuyez une ou deux fois sur TRI COPIES pour activer ou désactiver, selon ce que vous désirez, le tri des copies.

(Ne concerne que les documents de plusieurs pages.)

8. Appuyez sur DEBUT pour démarrer la copie. Pour interrompre l’opération en cours, appuyez sur STOP. Grâce à la fonction Triple Access de la machine (v oir plus

loin), vous pouvez envoyer une télécopie ou passer un appel vocal en cours de reproduction, et même recevoir un appel vocal.

Utilisation du scanner à plat

1. Appuyez sur COPIE/FAX, si nécessaire, pour passer en mode reproduction.

2. Ouvrez le capot à livres et placez votre document, face vers le bas, sur le scanner, en l’alignant sur la graduation de droite.

Veillez à orienter l’original dans le même sens que le papier (que vous allez sélectionner à l’étape 4 ci-dessous).

3. Refermez en douceur le capot de livres.

4. Appuyez sur FORMA T P APIER pour sélectionner le pa-

pier.

5. Réglez la résolution et le contraste si nécessaire.

6. Choisissez un taux de réduction ou d’agrandissement si nécessaire. (Voir “Réglage de l’agrandissement ou de la réduction à la reproduction.”

7. Entrez au clavier numérique le nombre d’exemplaires voulu pour chaque page du document. Ce nombre peut aller jusqu’à 99.

Pour un nombre d’exemplaires inférieur à 10, faites précédez ce nombre d’un zéro, par exemple “03”.

1-59Chapitre 1

8. Appuyez une ou deux fois sur TRI COPIES pour activer

ou désactiver le tri des copies.

9. Appuyez sur DEBUT pour lancer la reproduction. Pour interrompre la reproduction, appuyez sur STOP. Grâce à la fonction Triple Accés de la machine (voir plus

loin), vous pouvez envoyer une télécopie ou passer un appel vocal en cours de reproduction, et même recevoir un appel vocal.

Utilisation du multi-bac

2. Placez la feuille vierge sur le multi-bac. Alignez les guides de papier sur ses bords et poussez la feuille jusqu’à ce qu’elle vienne en butée.

Si vous devez utiliser un format de papier autre que ceux chargés à ce moment là dans la ou les cassettes, ou un type de support spécial (transparent par exemple), placez-le dans le multi-bac.

Si vous chargez des transparents de rétroprojection dans le bac multi-usages, vérifiez qu’il s’agit de feuilles destinées aux imprimantes laser, et non pas aux photocopieurs. Assurez-vous également que la feuille ne comporte ni support papier ni bande amorce. Si c’est le cas, enlevez le support ou la bande amorce avant d’introduire la feuille. Seul le film doit être introduit.

1. Introduisez le document dans le système d’introduction automatique ou placez-le sur le scanner.

Orientez l’original dans le même sens que le papier que vous allez choisir à l’étape 5.

• Dans le cas de copies multiples, n’introduisez les feuilles vierges qu’une à une.

• Vous pouvez employer les formats A4, A5R, B4 ou B5R.

3. Appuyez plusieurs fois sur FORMA T P APIER jusqu’à ce

que le message suivant apparaisse:

Copie Prête Qt: 1 Plat < Enter

1-60 OKIOFFICE 120

4. Appuyez sur ENTRER.

5. Si nécessaire, appuyez ensuite à nouveau sur FORMAT PAPIER pour sélectionner un format semblable à celui de l’original. Vous avez le choix entre A4, A5, A5R et B5.

Pour les transparents, sélectionnez le mode “OHP”. Vous pouvez employer des transparents A4.

6. Si nécessaire, sélectionnez la résolution, le contraste et le taux de réduction ou d’agrandissement. (Voir “Réglage de l’agrandissement ou de la réduction à la reproduction.”)

7. Appuyez sur DEBUT pour démarrer la copie.

1-61Chapitre 1

Réglage de l’agrandissement ou de la réduction à la

• Appuyez sur REDUCTION pour sélectionner l’un des

reproduction

Votre machine permet d’appliquer à la reproduction un taux d’agrandissement ou de réduction. Notez toutefois les points suivants:

• L’agrandissement et la réduction ne sont possibles

qu’en reproduction, et non pas lors de l’envoi de télécopies.

• L ’agrandissement n’est possible qu’avec le scanner,

et non pas avec le système d’introduction automatique.

• Pour changer le taux de réduction ou d’agrandisse-

ment de la reproduction, vous pouvez choisir un taux prédéfini ou entrer directement le taux de votre choix.

Sélection d’un taux prédéfini

• Appuyez sur A GRANDISSEMENT % pour sélectionner l’un des taux d’agrandissement prédéfinis suivants:

115 %: B5<A4 122 %: A4<B4, A5<B5, A5R<B5R, B5<A4 141 %: B5<B4, A5<A4 172 %: A5<B4

Saisie directe d’un taux

Au clavier numérique, entrez directement le taux de réduction ou d’agrandissement par l’une des méthodes suivantes.

Ou bien…

ou bien…

taux de réduction suivants:

86 %:A3 <B4, A4 <B5, A4R<B5R 81 %:B4 <A4, B5 <A5, B5R<A5R 70 %:A3 <A4, B4 <B5, A4<A5, A4R<A5R 50 %:A3 <A5

1. Appuyez sur #.

2. Entrez le taux désiré au cla vier numérique. Vous pouvez fixer un taux quelconque, depuis une réduction de 50% jusqu’à un agrandissement de 200%.

3. Appuyez à nouveau sur #.

Appuyez sur ; ou < pour régler le taux, à intervalles de 1%, depuis une réduction de 50% jusqu’à un agrandissement de 200%.

ou…

1-62 OKIOFFICE 120

Protection de la duplication

Si vous ne souhaitez pas que la machine soit utilisée pour la reproduction de documents, vous pouvez la limiter aux seules fonctions de télécopie. On active et on désactive cette option de la façon suivante:

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur CO- PIE/F AX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 0, 3, ENTRER.

Protect.Copie: Non Program./Val.

3. Appuyez sur PROGRAM. pour activer ou désactiver la protection de la reproduction.

Protect.Copie: Oui Program./Val.

4. Appuyez sur ENTRER pour confirmer votre sélection.

Protect.Copie ** Terminé **

Lorsque cette protection est activée, si quelqu’un essaie de mettre la machine en mode reproduction, elle émet une brève tonalité d’alarme et affiche:

Fax Prêt Mode Copie stop

1-63Chapitre 1

1-64 OKIOFFICE 120

Chapitre 2

Fonctions avancées

Une fois que votre système est prêt à fonctionner et que vous avez maîtrisé son fonctionnement de base, ce chapitre va vous permettre de tirer vraiment parti de son perfectionnement technologique en vous révélant les utilisations et fonctions évoluées intégrées à cette machine de pointe.

Table des matières

Tout régler en fonction de vos besoins ............................. 2-6

Paramétrage de la numérisation.................................... 2-6

Saisie de caractères spéciaux........................................ 2-8

Réglages de l’impression des télécopies...................... 2-9

Taux de réduction à l’impression ............................ 2-9

Marge de réduction................................................ 2-10

Réception demi-page ............................................. 2-10

Réglages de l’impression....................................... 2-11

Réglage du nombre de sonneries ............................... 2-12

Mode correction d’erreurs .......................................... 2-12

Mode silencieux ......................................................... 2-13

Activation du tampon de confirmation de

transmission ........................................................... 2-14

Choix de la langue ..................................................... 2-14

Impression de vos réglages......................................... 2-15

Impression de l’arborescence des menus.................... 2-15

Numérotation automatique ............................................. 2-16

Principe de la numérotation automatique .................. 2-16

Comment obtenir une composition automatique . 2-16

Capacité de la mémoire ......................................... 2-16

A quoi correspond tel numéro ? ............................ 2-16

Répertoire EasyDial : vue d’ensemble .................. 2-16

Caractères spéciaux dans les numéros ................... 2-17

Aperçu sur les groupes d’appel .................................. 2-18

Utilisation des numéros monotouches ....................... 2-18

Saisie ou modification d’un numéro une touche .. 2-18

Composition mono-touche d’un numéro de

télécopie ............................................................ 2-21

Effacement d’un numéro mono-touche ................. 2-22

Impression de la liste de vos numéros

mono-touche ..................................................... 2-23

2-1Chapitre 2

Utilisation des numéros abrégés................................. 2-24

Saisie ou modification d’un numéro abrégé.......... 2-24

Numérotation de télécopie par numéro abrégé ........ 2-26

Effacement d’un numéro abrégé ............................ 2-28

Impression de la liste de vos numéros abrégés ...... 2-28

Impression du répertoire des groupes d’appel............ 2-29

Composition à partir du répertoire EasyDial ............. 2-29

En cas d’échec d’un appel EasyDial...................... 2-30

Diffusion.......................................................................... 2-31

Principe de la diffusion .............................................. 2-31

Diffusion différée........................................................ 2-32

Diffusion relayée et lancement de la diffusion relayée . 2-32

Principe de fonctionnement .................................. 2-33

Préparation du lancement d’une diffusion relayée .. 2-33

Modifications ............................................................. 2-34

Emission différée ............................................................. 2-35

Préparation d’une émission différée ........................... 2-35

Consultation ou annulation d’émissions différées .... 2-36

Consultation ou annulation de parties d’une

diffusion ............................................................ 2-38

Impression d’une liste des émissions différées........... 2-39

Impression d’un document en mémoire ................ 2-40

Emission groupée ............................................................ 2-41

Création ou modification d’une boîte d’envoi .......... 2-41

Effacement d’une boîte d’envoi vide ......................... 2-44

Impression d’une liste de vos boîtes d’envoi ............. 2-45

Mémorisation d’un document pour l’émission

groupée .................................................................. 2-45

Impression de la liste des documents d’émission

groupée en mémoire .............................................. 2-46

Impression d’un document enregistré dans une boîte

d’envoi ................................................................... 2-46

Effacement d’un document enregistré dans une boîte

d’envoi ................................................................... 2-47

Fonctions spéciales ......................................................... 2-48

Page de garde.............................................................. 2-48

Pour activer et désactiver la page de garde ........... 2-49

Saisie du message de page de garde ...................... 2-49

Impression de la page de garde.............................. 2-50

2-2 OKIOFFICE 120

Gestion du système à l’aide du journal et

des rapports ............................................................ 2-51

Paramétrage du journal d’activité ......................... 2-51

Impression manuelle du journal d’activité............ 2-52

Paramétrage des rapports : TCR et RCR................ 2-52

Informations figurant sur les rapports.................... 2-52

Relève ......................................................................... 2-54

Relève normale ...................................................... 2-55

Relève de base de données .................................... 2-56

Relève continue ..................................................... 2-57

Réponse à une relève (dépose) .............................. 2-58

Effacement d’un document de relève enregistré ... 2-59

Impression d’un document de relève enregistré .... 2-59

Limitation de l’accès à votre machine en relève ... 2-59

Numérotation des pages ............................................. 2-60

Alarme sonore ............................................................. 2-61

Fonctions de sécurité....................................................... 2-62

La clé de tout : le mot de passe .................................. 2-62

Fonctionnement protégé ............................................ 2-63

Activation du fonctionnement protégé ................. 2-63

Utilisation de la machine en fonctionnement

protégé .............................................................. 2-64

Réception sécurisée .................................................... 2-65

Activation de la réception sécurisée...................... 2-65

Impression en réception sécurisée et désactivation de

cette fonction .................................................... 2-66

Réception et envoi de messages SecureMail ............. 2-67

Réception SecureMail ........................................... 2-67

Impression de la liste des boîtes aux lettres

SecureMail ........................................................ 2-69

Réglage de la durée de conservation des messages

SecureMail ........................................................ 2-70

Impression des messages SecureMail reçus........... 2-70

Envoi de messages SecureMail.............................. 2-71

Masquage PIN (identification masquée) .................... 2-73

Activation du masque PIN ..................................... 2-74

Numérotation automatique avec utilisation de

l’identification masquée PIN ............................ 2-74

Composition au clavier numérique avec

utilisation du numéro masqué PIN ................... 2-76

Emission groupée avec utilisation

du numéro masqué PIN ..................................... 2-76

2-3Chapitre 2

Paramétrage de l’émission sécurisée .......................... 2-77

Paramétrage pour l’utilisation en réseau fermé .......... 2-78

Réglage de la machine pour le fonctionnement en

réseau fermé....................................................... 2-79

Paramétrage de filtrage de télécopies ......................... 2-80

Effacement d’un numéro de la liste des numéros

interdits ............................................................. 2-82

Utilisation de codes de service................................... 2-83

Saisie ou modification d’un code de service......... 2-84

Effacement d’un code de service ........................... 2-85

Activation et désactivation du réglage

de codes de service ........................................... 2-85

Activation et désactivation de la protection

des codes de service .......................................... 2-86

Emission d’une télécopie avec un code

de service .......................................................... 2-87

Impression de la liste de durée

de communication du service ........................... 2-87

Effacement de la liste de durée par service............ 2-87

Communication F-Code .................................................. 2-88

F-Code : introduction ................................................. 2-88

Comment fonctionne le sous-adressage :

l’exemple de la salle de tri ................................ 2-88

Paramétrage ou modification de Boîtes F-Code ........ 2-89

Quel type de boîte ?............................................... 2-89

Création ou modification d’une boîte F-Code ...... 2-90

Effacement d’une boîte F-Code vide ......................... 2-98

Impression de la liste des boîtes F-Code .................... 2-99

Impression de la liste des documents enregistrés

dans les boîtes F-Code ........................................... 2-99

Utilisation d’une boîte bulletin ................................ 2-100

Enregistrement d’un document ........................... 2-100

Impression d’un document en mémoire .............. 2-101

Effacement d’un document enregistré

dans une boîte bulletin ................................... 2-102

Utilisation d’une boîte de sécurité ........................... 2-104

Impression d’un document .................................. 2-104

Transmission F-Code et relève ................................. 2-105

Emission F-Code.................................................. 2-106

Relève de base de données F-Code ..................... 2-108

Mono-touches programmables ...................................... 2-110

Programmation d’une émission différée................... 2-110

Programmation d’une diffusion................................ 2-113

Programmation d’une émission SecureMail ............ 2-115

Programmation d’un lancement

de diffusion relayée ............................................. 2-118

2-4 OKIOFFICE 120

Programmation d’une relève normale et

de base de données .............................................. 2-121

Programmation d’une émission groupée..................2-124

Programmation d’une émission F-Code ................... 2-126

Programmation d’une relève F-Code ....................... 2-129

Numérotation de télécopie par mono-touche ........... 2-132

programmable ........................................................... 2-132

Effacement d’une mono-touche programmable ....... 2-133

Impression de la liste des mono-touches

programmables..................................................... 2-133

2-5Chapitre 2

Tout régler en fonction de vos besoins

La fonction Easy Start décrite dans le Chapitre 1 vous a guidé dans les réglages de base de la machine. Le présent chapitre traite des réglages plus évolués.

Paramétrage de la numérisation

Trois paramètres permettent de définir la façon dont la machine numérise les documents à faxer ou à copier.

• Mode de transmission primaire — vous propose quatre

façons d’env oyer des télécopies, à savoir trois résolutions

différentes : normale, fine ou superfine (“S Fine” à l’écran)

— ou en mode échelle de gris (“Gris”).

• Mode de contraste primaire — Définit la nuance claire

ou foncée des documents que recevront les destinataires.

• Largeur de balayage — Définit la largeur de la zone

numérisée sur chaque page.

La mode de transmission primaire n’a pas d’incidence sur les copies que vous pouvez faire avec la machine.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur

COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 0, 1, ENTRER. L ’écran de-

mande la résolution que vous voulez choisir :

Initial : Normal Program/Entrée

3. Pour changer de réglage, appuyez plusieurs fois sur

PROGRAM. jusqu’à ce que le mode choisi apparaisse. Dans cet exemple, nous avons choisi la résolution fine.

Initial : Fine Program/Entrée

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage. L ’écran

demande le réglage de contraste que vous voulez choisir

Contraste : Normal Program/Entrée

Si le réglage affiché vous convient, passez à l’étape 6. Sinon, passez à l’étape 5.

2-6 OKIOFFICE 120

5. Pour changer de réglage, appuyez plusieurs fois sur

PROGRAM. jusqu’à ce que le mode choisi apparaisse.

Dans cet exemple, nous avons choisi le contraste clair.

7. Pour changer de réglage, appuyez plusieurs fois sur

PROGRAM. jusqu’à ce que le réglage choisi apparaisse. Dans cet exemple, nous avons choisi “B4”.

Contraste : Clair

Program/Entrée

6. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage. L ’écran

demande la largeur de balayage que vous voulez choisir :

Larg. analyse : A4

Program/Entrée

“ A4”, qui numérise une bande centrale de 20,8 cm, est le

réglage qui convient dans la plupart des cas. Toutefois,

pour les documents de largeur inhabituelle, vous pourrez

avoir besoin des réglages “B4” et “A3”, qui numérisent

respectivement une bande centrale de 25,1 cm et de 29,5

cm sur chaque page. (Voir “A4, B4, A3” dans la partie

Glossaire, plus loin.)

Si le réglage affiché vous convient, passez à l’étape 8.

Sinon, passez à l’étape 7.

Larg. analyse : B4 Program/Entrée

8. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage. Bien entendu, vous pouvez à tout moment changer la résolution

et le contraste avant d’émettre (vous ne pouvez modifier la largeur de numérisation que par la procédure décrite ci-dessus) :

• Appuyez sur RESOLUTION pour changer la résolution.

• Appuyez sur CONTRASTE, puis sur ; ou < pour changer

le contraste.

2-7Chapitre 2

Saisie de caractères spéciaux

Les réglages suivants vous offrent la possibilité de saisir certains caractères spéciaux. Vous pouvez le faire à l’aide des touches une frappe, mais vous pouvez également utiliser la touche CODE en combinaison avec d’autres pour obtenir une grande diversité de caractères, ainsi que les lettres et chiffres normaux. Voici comment procéder :

1. Lorsque la machine vous in vite à entrer un nom, appuyez

sur CODE. L’écran affiche alors :

Votre nom :Code

2. Recherchez dans le tableau ci-dessous le caractère souhaité.

Les légendes figurant immédiatement à l’extérieur des cases indiquent la séquence de touches sur lesquelles appuyer pour obtenir un caractère donné. Par exemple, pour obtenir une barre oblique inversée ou «antislash» (\), appuyez sur C, 8. (Les emplacements vides indiquent l’endroit où se trouvent des espaces).

3. Pour entrer chaque caractère, appuyez sur les touches indiquées.

Rappelez-vous que vous pouvez également entrer des chiffres par le clavier numérique, et des lettres et des caractères non numériques avec les touches monotouche, associées à la touche ALPHABET.

En cas d’erreur, appuyez sur ANNULA TION pour ef facer vers la gauche. Ou bien, si vous ne voulez changer qu’un seul caractère du nom, appuyez sur ; ou < pour déplacer le curseur vers la gauche ou la droite, jusqu’au caractère en question et appuyez sur ANNULA TION pour l’effacer . Recommencez la saisie jusqu’à ce que le nom soit tel que vous le voulez.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le nom.

2-8 OKIOFFICE 120

Réglages de l’impression des télécopies

Vous pouvez définir trois paramètres pour l’impression des télécopies reçues :

• Taux de réduction à l’impression

• Marge de réduction

• Réception en demi-page Ces réglages, qui s’effectuent tous trois au cours de la même

opération (voir ci-dessous), méritent chacun une brève explication.

Taux de réduction à l’impression

La réduction à l’impression permet de réduire un gros do-

cument

reçu à un format convenant à votre papier. Ce réglage n’affecte pas les copies que vous pouvez faire avec la machine, laquelle possède toutefois heureusement une

glage de l’agrandissement et de la réduction à la reproduction”).

Les options de réglage de la réduction à l’impression sont les

suivantes

fonction de réduction à la reproduction (voir “Ré-

Réglage Fonction

Auto Réduit automatiquement les sorties imprimées à des

taux variables jusqu’au minimum de 50%. La machine essaie de réduire les tirages de façon à ce qu’ils tiennent sur le format de papier sélectionné par vous. Si ce n’est pas possible, l’image est imprimée à la taille de 100% sur deux pages ou plus.

100% N’effectue aucune réduction. (Selon le degré de dé-

tail de l’identification de l’émetteur, un document reçu d’une page peut nécessiter deux pages à l’impression. V oir “97%” ci-dessous).

97% Réduit l’original de façon que la sortie imprimée

finale d’un document d’une seule page tienne sur une page, quel que soit le degré de détail de l’identification de l’émetteur, à condition que l’original ne soit pas plus grand que le papier présent dans la machine.

91% Réduction légèrement supérieure. 81% Réduction encore plus forte, utile pour certains for-

mats internationaux ainsi que pour des applications particulières.

75% Convertit les originaux au format Legal en

impression au format Letter américain.

2-9Chapitre 2

Réception demi-page

Si utile qu’elle soit, la fonction réduction ne peut résoudre toutes les situations. Notez le point suivant :

Une petite partie de l’image peut être omise au saut de page si la machine tente de réduire une page de format Legal au format Letter à un réglage différent de 75%. C’est pourquoi vous devez, chaque fois que possible, charger le bon format de papier avant de recevoir une télécopie (ou de faire une copie) de cette taille.

Marge de réduction

Sur votre machine, la marge de réduction se mesure en millimètres (mm). Nous allons la définir en expliquant à quoi elle sert :

Lorsque la machine reçoit une télécopie, elle mesure la longueur du document, et la compare à :

(a) la longueur du papier sélectionné (b) la marge de réduction que vous avez fixée.

Si la longueur de la télécopie reçue est inférieure à la somme de (a) et de (b), la machine l’imprime sur une seule page. Dans le cas contraire, elle l’imprime sur plus d’une page.

Avec la réduction réglée sur Auto et la mar ge de réduction sur 24 mm, la plupart des télécopies s’impriment sur une seule page. Essayez d’abord cette combinaison, et ne modifiez ces réglages que si vous rencontrez des difficultés.

La réception demi-page est particulièrement utile pour écono-

miser le papier lorsqu’on reçoit des messages du type “note”, rédigés sur une demi-page.

Lorsque cette fonction est activée, la machine regroupe deux de ces demi-pages sur une seule feuille. Sont ainsi regroupés les messages d’une demi-page envo yés successiv ement au cours de la même transmission.

A vec cette fonction acti vée, la machine ne conserve en mémoire une demi-page reçue que si celle-ci est suivie d’une autre demipage.

2-10 OKIOFFICE 120

Réglages de l’impression

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur

COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 0, 2, ENTRER. L ’écran aff i-

che le taux de réduction à l’impression actuellement en vigueur :

Taux réduction :Auto Program/Entrée

3. Pour changer de réglage, appuyez plusieurs fois sur

PROGRAM. jusqu’à ce que le réglage de votre choix apparaisse. Dans cet exemple, il s’agit de 91%.

Taux réduction : 91% Program/Entrée

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage. L ’écran

affiche les réglages actuels de marge de réduction :

Taux réduction : 91% Marge(0-85 mm) :

Si le réglage affiché vous convient, passez à l’étape 6. Sinon, passez à l’étape 5.

Ce réglage de marge de réduction affectera la reproduction avec le système d’introduction automatique, mais pas celle effectuée avec le scanner.

5. Pour changer de réglage, entrez la marge de réduction désirée au clavier numérique. Si nécessaire, appuyez sur PROGRAM. pour déplacer le curseur . La marge est de 35 mm dans l’exemple.

Taux réduction : 91% Marge(0-85 mm) :

6. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage. L ’écran indique à présent le réglage actuel de la machine en ce qui concerne la réception demi-page :

Rec. 1/2 page : Non Program/Entrée

7. Pour changer de réglage, appuyez une ou deux fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que votre choix apparaisse. Dans cet exemple, il s’agit de Oui.

Rec. 1/2 page : Oui Program/Entrée

8. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

2-11Chapitre 2

Réglage du nombre de sonneries

Mode correction d’erreurs

Vous pouvez définir le nombre de sonneries qu’émettra votre machine avant de répondre. V ous pouvez choisir de 1 à 2 sonneries.

1. Si la machine est en mode télécopie, passez à l’étape 2. Si

elle est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 0, 5, ENTRER. L ’écran aff i-

che :

Nb. sonneries # (1-2) :

3. Pour changer de réglage, entrez au clavier numérique le nombre de sonneries voulu, de 1 à 2. Dans l’exemple suivant, on a choisi 2 sonneries.

Nb. sonneries # (1-2) :

Si vous entrez 0 (zéro), la machine émet un bref bip pour vous avertir qu’elle ne peut accepter cette valeur.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

Le bruit sur la ligne peut facilement perturber la circulation des données entre deux machines.

Votre machine peut fonctionner en Mode correction d’erreurs (MCE). Lorsque deux machines communiquent dans ce mode, le télécopieur émetteur vérifie automatiquement, bloc par bloc, les données à mesure qu’il les envoie. Si la machine réceptrice ne peut pas confirmer la transmission, l’émetteur renv oie autant que nécessaire.

Bien que le MCE permette de surmonter le bruit de ligne perturbateur, il peut également augmenter la durée de la transmission. C’est pourquoi il est possible de l’activer et de le désactiver en fonction des besoins.

Toutes les machines ne possèdent pas le MCE. Si, après avoir activé ce mode, vous émettez à destination d’un télécopieur n’utilisant pas le MCE à ce moment-là, l’émission s’effectue en mode normal, c’est-à-dire sans MCE.

1. Si la machine est en mode télécopie, passez à l’étape 2. Si

elle est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 0, 7, ENTRER. L ’écran aff i-

che le réglage MCE actuel :

Mode MCE : Oui Program/Entrée

2-12 OKIOFFICE 120

Mode silencieux

3. Pour changer de réglage, appuyez une ou deux fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que le réglage choisi apparaisse. Dans cet exemple, il s’agit de Non.

Mode MCE : Non Program/Entrée

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

Ce réglage permet d’obtenir un fonctionnement silencieux. Il supprime à la fois la sonnerie et le bip de fin de transaction qu’émet la machine après avoir reçu un fax ou avoir fait une copie.

Cette fonction ne peut pas désactiver la sonnerie des autres téléphones présents. De même, les téléphones ordinaires ne peuvent faire la distinction entre les appels vocaux et de télécopie.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur

COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 1, 4, ENTRER. L ’écran aff i-

che le réglage actuel de la machine :

Mode silencieux : Non Program/Entrée

3. Pour changer de réglage, appuyez une ou deux fois sur

PROGRAM. jusqu’à ce que le réglage choisi apparaisse. Dans cet exemple, il s’agit de Oui.

Mode silencieux : Oui Program/Entrée

Si le mode silencieux est activé, la machine fonctionnera en silence. Le paramètre Oui/Non se rapporte au mode silencieux et non pas au son.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

2-13Chapitre 2

Activation du tampon de confirmation de transmission

Choix de la langue

Vous pouvez régler votre machine pour qu’elle applique un petit symbole en forme de tampon au recto de chaque document original correctement numérisé par elle.

Cette fonction n’est disponible que pour les documents introduits par le système d’introduction.

Pensez à désactiver cette fonction si vous ne voulez pas que la machine estampille les originaux que vous envoyez.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 1, 5, ENTRER. L ’écran aff iche le réglage d’estampillage actuel de la machine :

Tampon : Non Program/Entrée

3. Pour changer de réglage, appuyez une ou deux fois sur PROGRAM. jusqu’à ce que le réglage choisi apparaisse. Dans cet exemple, il s’agit de Oui.

Tampon : Oui Program/Entrée

Votre machine sait afficher ses messages dans différentes langues.

Pour changer de langue, passez en mode télécopie, et appuyez sur PROGRAM., #.

Si, après avoir changé de langue, vous avez un doute quant à la langue choisie, appuyez sur PROGRAM. (n’appuyez pas sur ENTRER), et observez ce qui apparaît à l’écran.

Si l’affichage se fait dans la langue voulue, appuyez sur STOP pour revenir en mode repos.

Si vous souhaitez changer de langue, appuyez sur STOP pour revenir en mode repos, puis à nouveau sur PROGRAM., # pour passer à la langue suivante du cycle.

4. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

2-14 OKIOFFICE 120

Impression de vos réglages

Impression de l’arborescence des menus

Une fois la machine paramétrée de la façon voulue, faites lui imprimer une liste des réglages. Ceci est particulièrement re- commandé si vous devez partager la machine avec d’autres utilisateurs, qui peuvent être amenés à modifier les réglages pour une raison ou une autre.

Cette liste vous permettra de vérifier rapidement que tous les réglages sont ceux que vous souhaitez, sans avoir à les passer en revue sur la machine. Si vous devez annuler les changements apportés par une autre personne, la liste vous servira de guide pour restaurer vos réglages préférés.

Certains des réglages figurant dans la liste concernent des opérations qui ne seront expliquées que plus tard. Reportez-vous à l’index pour repérer les réglages que vous ne reconnaissez ou ne comprenez pas.

Pour imprimer la liste des réglages :

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., J, 2, 1, ENTRER. Pendant que la liste s’imprime, l’écran affiche le message suivant :

Vous pouvez également faire imprimer par la machine la liste des menus récapitulant brièvement, sous forme “d’arborescence” les différentes instructions disponibles sur votre système, et indiquant la combinaison de touches associée à chacune.

Pour imprimer un listing, appuyez sur PROGRAM., *, 8.

Si votre machine est équipée d’options, la liste occupe deux pages en raison des possibilités supplémentaires qu’elles confèrent à la machine.

Imp. paramètres ** Impression **

2-15Chapitre 2

Numérotation automatique

Capacité de la mémoire

Le numéroteur automatique de votre machine conserve en mémoire les numéros de téléphone et de télécopie les plus fréquemment composés, ce qui permet de les rappeler instantanément.

Principe de la numérotation automatique

Comment obtenir une composition automatique

Il y a deux sortes de numéros de composition automatique, la différence résidant dans la façon de les rappeler :

Mono-touche Appuyez sur l’une des touches marquées de

01 à 40 (volet A) et 41 à 72 (volet B) à droite du panneau de commande.

Numérotation En appuyant sur NUM. ABREGEE/INDEX

TEL., suivi

abrégée d’un identificateur à trois chiffres, de 001 à

128.

Votre machine peut mémoriser au total 200 numéros : jusqu’à 72 numéros mono-touches et jusqu’à 128 numéros abrégés.

A quoi correspond tel numéro ?

Le numéroteur automatique mémorise aussi bien les numéros de téléphone que ceux de télécopie.

Lorsque vous ordonnez une numérotation automatique, la machine vérifie si un document est présent dans l’introducteur de documents ou le scanner. Si c’est le cas, elle compose le numéro comme un télécopieur, c’est-à-dire qu’elle compose, puis émet des tonalités de télécopie. Si elle ne trouve pas de document, elle compose comme un téléphone.

Répertoire EasyDial : vue d’ensemble

Votre machine comprend également un répertoire EasyDial intégré. On peut y saisir des numéros de téléphone et de télécopie accompagnés de noms descriptifs. (Pour la machine, ce nom est un ID de lieu d’appel.) Le numéroteur automatique présente ces noms dans l’ordre alphabétique, de la même façon qu’un répertoire classique.

2-16 OKIOFFICE 120

Caractères spéciaux dans les numéros

Votre machine vous permet d’entrer des tirets (–) pour rendre les numéros plus lisibles à l’écran. Cette possibilité est particulièrement utile pour les numéros longue distance, accompagnés de codes d’accès, d’indicatifs internationaux, etc. Certains appels nécessitent également des symboles spéciaux destinés à des échanges particuliers.

Votre machine permet de saisir les caractères spéciaux suivants.

Car. Effet Frappe de touche(s)

- Facilite la lecture des numéros longs. Sans effet sur la composition. OPTION NUMER. (une fois)

/ Sans effet en Europe. OPTION NUMER. (deux fois) ! Sans effet en Europe. OPTION NUMER. (trois fois)

-/ Introduit une pause dans la composition des numéros longue distance, ou pour le BIS/PAUSE [après saisie d’au moins un

transit par un PABX (standard interne). Chaque pause occupe deux des caractères caractère]

mémorisables pour un numéro.

/ Appuyez pendant un appel pour envoyer un signal “Flash”. FLASH

-! Si la ligne sur laquelle la machine est reliée, est à numérotation par impulsions, passez OPTION NUMER. (une fois), puis

passez de la composition par impulsions à la composition multi-fréquances (“DTMF”). PROGRAM (une fois), puis OPTION NUMER. A employer après le numéro lui-même, mais avant tout autre caractère (code d’accès (trois fois), puis PROGRAM

par exemple).

2-17Chapitre 2

Aperçu sur les groupes d’appel

Utilisation des numéros monotouches

Comme nous l’expliquerons plus en détail ultérieurement, votre système possède une fonction de diffusion, c’est-à-dire qu’il permet d’envoyer une même télécopie à de nombreux destinataires différents. A mesure que v ous enregistrez v os numéros en mémoire, vous souhaiterez peut-être créer des gr oupes d’appel. Il s’agit d’ensembles de numéros regroupés de la façon qui vous semble adéquate pour simplifier la diffusion. De plus, un même numéro peut appartenir à 32 groupes.

Votre machine peut mémoriser jusqu’à 200 numéros dans 32 groupes différents. Elle permet également d’imprimer un répertoire de vos groupes d’appel.

Comme déjà indiqué, votre machine mémorise jusqu’à 72 numéros monotouches, que l’on rappelle avec les touches 01 à 40 (volet A) et 41 à 72 (volet B).

Saisie ou modification d’un numéro une touche

Pour effacer un numéro, voir “Effacement d’un numéro une tou- che”.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur

COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., A, 1, ENTRER. Si vous n’avez

pas encore saisi de numéro pour la touche 01, l’écran affiche :

Sélect. num. une touche 01 :Pas de num. Mém.

S’il y a déjà un numéro mémorisé dans l’emplacement 01 de la mémoire, il s’affiche.

Si la touche 01 est celle que vous voulez programmer, passez à l’étape 5. Par contre, nos écrans exemples indiqueront à partir de maintenant “02” au lieu de “01”.)

2-18 OKIOFFICE 120

3. Appuyez sur la mono-touche dans laquelle vous voulez enregistrer un numéro, ou dont vous voulez modifier le numéro déjà en mémoire. On suppose dans l’exemple qui suit que la touche choisie est la 02. L’écran affiche :

Sélect. num. une touche 02 :Pas de num. Mém.

4. Si vous changez d’avis et voulez choisir une autre monotouche, appuyez simplement sur la touche en question avant de passer à l’étape suivante.

5. Appuyez sur ENTRER. L’écran indique à présent :

02 :Numéro de télécopie _

6. Entrez le numéro au clavier numérique, en le tapant exactement tel que la machine devra le composer, y compris les codes d’accès que peut éventuellement exiger votre système téléphonique. Un numéro peut comporter jusqu’à 40 caractères :

02 :Numéro de télécopie 9-1-555-929-2039_

L’écran ne peut afficher que 20 caractères à la fois. Pour voir les caractères suivants (par exemple dans le cas d’un numéro longue distance), appuyez sur ; pour faire défiler vers la gauche ou sur < pour faire défiler vers la droite.

Avec les touches ; et <, déplacez la position du curseur vers la gauche ou la droite. Appuyez sur ANNULATION pour effacer le caractère à gauche du curseur.

7. Lorsque le numéro est tel que vous le voulez, appuyez sur

ENTRER pour l’enregistrer.

8. L’écran indique à présent :

02 :Num. repli _

Vous pouvez à présent saisir (ou modifier) un deuxième numéro pour ce correspondant, lui aussi de 40 caractères maximum. Lors d’une émission ou d’une opération de relève, la machine essaiera de composer ce numéro si tous les rappels au numéro normal ont échoué. Si toutes les tentatives effectuées avec les deux numéros échouent, la machine émet un bip d’alerte.

9. Appuyez sur Entrée.

2-19Chapitre 2

10. L’écran indique à présent :

02 :Nom :Maj. _

La machine vous demande à présent un identificateur (ID de lieu). Si vous ne souhaitez pas saisir ou modifier l’ID de lieu de ce numéro, passez à l’étape 12.

11. L’ID de lieu d’un numéro peut comporter jusqu’à 24 caractères. Saisissez-le de la même façon que vous avez entré le nom de votre télécopieur au cours de l’opération Easy Start. Revoyons ce processus.

Comme dans Easy Start, vous saisissez les lettres et autres caractères non numériques à l’aide des mono-touches.

02 :Nom :Maj. _

Le mot “Maj” signifie que la machine est actuellement paramétrée pour ne recevoir que des lettres majuscules. Pour passer des MAJUSCULES aux minuscules et inversement, appuyez sur ALPHABET.

Utilisez la touche CODE pour saisir une grande diversité de caractères, comme précédemment expliqué. La touche AL- PHABET vous suffira probablement la plupart du temps.

Comme précédemment, utilisez les touches ; et < pour faire défiler vers la gauche et la droite et apporter vos modifications.

12. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage et con-

tinuer.

13. L’écran indique à présent :

02 :Groupe N°. _

Vous pouvez à présent désigner jusqu’à 32 groupes d’appel auxquels ce numéro appartiendra. (Voir plus haut “ A perçu sur les groupes d’appel”.)

Si vous ne souhaitez pas changer l’affectation aux groupes d’appel de ce numéro, passez à l’étape 15.

14. Entrez au clavier numérique les groupes d’appel auxquels appartiendra ce numéro. Il peut y avoir jusqu’à 32 de ces groupes, numérotés de 1 à 32.

Dans l’exemple, on a saisi 3 pour affecter ce numéro une touche au Groupe d’appel 3 :

02 :Groupe N°. 3_

Comme vous pouvez le voir , il n’est pas nécessaire d’ajouter un zéro devant les numéros à un seul chiffre.

Pour affecter ce numéro aux 32 groupes d’appel à la fois, entrez 0 (zéro).

2-20 OKIOFFICE 120

Composition mono-touche d’un numéro de

télécopie

Pour affecter le numéro à deux ou plusieurs groupes d’appel, insérez une virgule après chaque numéro (sauf le dernier, bien entendu) en appuyant sur NUMEROTATION GROUPE. Par exemple :

02 :Groupe N°. 3,6,7_

15. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage.

L’écran affiche le numéro mono-touche suivant.

Si vous ne souhaitez pas entrer d’autres numéros mono- touche, appuyez sur STOP pour terminer.

Si vous ne souhaitez pas saisir le numéro mono-touche affiché, mais un autre, retournez à l’étape 3.

Si vous souhaitez saisir le numéro mono-touche affiché, retournez à l’étape 4.

Vous allez probablement composer la plupart du temps les numéros de télécopie, mais non pas vocaux, à l’aide des numéros une touche. La composition une touche des appels vocaux est exposée plus loin. Ce qui suit explique comment composer un numéro de télécopie avec un numéro mono-touche :

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Introduisez le document.

3. Réglez résolution et contraste si nécessaire.

4. Choisissez si nécessaire entre émission à partir du système d’introduction ou à partir de la mémoire, en appuyant sur EMISSION MEMOIRE.

Ce choix ne concerne que les émissions faites avec le système d’introduction automatique. Une émission faite à partir du scanner est toujours une émission mémoire.

5. Appuyez sur une mono-touche dans laquelle vous avez mémorisé le numéro.

A partir de là, c’est la machine qui gère l’appel. L’ordre exact des événements diffère selon que l’on a choisi une émission à partir de la mémoire ou du système d’introduction automatique.

2-21Chapitre 2

Emission mémoire (système d’introduction automatique ou scanner) :

Emission directe (système d’introduction automatique seulement) :

• La machine commence par numériser le document dans sa mémoire, puis elle compose le numéro.

• L’écran affiche l’ID de lieu et les réglages de largeur et de résolution du document :

Siège social A4 Normal

S’il n’a pas été attribué d’ID de lieu au numéro, c’est le numéro lui-même qui apparaît.

• Lorsque la machine destinataire répond, votre télécopieur transmet le document directement à partir de sa mémoire.

• Votre machine compose le numéro du destinataire.

• Lorsque le destinataire répond, la machine fait défiler le document dans son scanner, en le transmettant au fur et à mesure.

• L’écran affiche l’ID de lieu et les réglages de largeur et de résolution du document :

Siège social A4 Normal

S’il n’a pas été attribué d’ID de lieu au numéro, c’est le numéro lui-même qui apparaît.

Effacement d’un numéro mono-touche

1. Si la machine est en mode télécopie, passez à l’étape 2. Si elle est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., A, 2, ENTRER. L ’écran affiche :

Sélect. num. une touche 01 :9-1-555-345-6789

Si la touche 01 est celle que vous voulez ef f acer, passez à l’étape 4.

2-22 OKIOFFICE 120

Impression de la liste de vos numéros mono-touche

3. Appuyez sur la touche du numéro mono-touche à effacer. Dans cet exemple, nous avons choisi 02 :

Sélect. num. une touche 02 :9-1-555-987-6543

Si vous changez d’avis et souhaitez effacer le numéro enregistré dans une autre mono-touche, appuyez simplement sur la touche en question avant de passer à l’étape 4.

4. Appuyez sur ENTRER. L ’écran af fiche :

Eff. une touche Vérif. program./Entrée

Si vous voulez quitter sans effacer le numéro mono-touche que vous avez sélectionné, appuyez sur PROGRAM.. La machine revient à l’étape 3.

5. Appuyez sur ENTRER pour effacer le numéro.

Eff. une touche ** Terminé **

Pour effacer un autre numéro monotouche, répétez les étapes 3 à

5. Pour revenir en mode repos, appuyez sur STOP .

Cette opération permet d’obtenir un répertoire imprimé de tous les numéros affectés aux mono-touches.

La liste indique l’identificateur de chaque touche, l’ID de lieu (le cas échéant), le numéro et les éventuels groupes d’appel rappelés par cette touche.

Pour imprimer la liste, appuyez sur PROGRAM., A, 3, ENTRER.

2-23Chapitre 2

Utilisation des numéros abrégés

Votre machine peut numériser jusqu’à 128 numéros abrégés, désignés par des codes d’identification à trois chiffres, allant de 001 à 128.

Lors de la saisie du code d’identification d’un numéro abrégé, vous devez entrer des zéros complémentaires avant les numéros de moins de trois chiffres.

Saisie ou modification d’un numéro abrégé

Pour effacer un numéro, voir “Effacement d’un numéro abrégé”. Pour saisir ou modifier un numéro abrégé, procédez comme suit :

1. Si la machine est en mode photocopie, appuyez sur CO- PIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., B, 1, ENTRER. L ’écran affiche:

Entrer num. abrégé 001 :9-555-584-6950

Si 001 est le numéro abrégé désiré, passez à l’étape 4. (Par contre, nos écrans exemples indiqueront à partir de maintenant 005, plutôt que 001.)

3. Entrez au clavier numérique les trois chiffres du code d’identification du numéro abrégé désiré. Dans l’exemple, nous avons entré 005 et l’écran affiche :

Entrer num. abrégé 005 :9-555-397-0123

4. Si vous changez d’avis et souhaitez sélectionner un autre numéro abrégé, répétez simplement l’étape 2 jusqu’à ce que le numéro désiré apparaisse, puis passez à l’étape 5.

5. Appuyez sur ENTRER. L’écran indique à présent :

005 :Numéro de télécopie _

6. Entrez le numéro abrégé au clavier numérique, en le tapant exactement comme la machine devra le composer, y compris les codes d’accès que peut exiger votre système téléphonique. Un numéro peut comporter jusqu’à 40 caractères :

005 :Numéro de télécopie 9-1-555-567-1234_

L’écran ne peut afficher que 20 caractères à la fois. Pour voir les caractères suivants appuyez sur ; ou < pour faire défiler vers la gauche ou la droite.

Pour modifier le numéro, utilisez la touche ANNULA TION pour effacer le caractère à gauche du curseur, puis saisissez le chiffre correct.

7. Lorsque le numéro est tel que vous le voulez, appuyez sur ENTRER pour l’enregistrer.

2-24 OKIOFFICE 120

8. L’écran indique à présent :

13. L’écran indique à présent :

005 :Num. repli 9-1-555-789-3556_

Vous pouvez à présent saisir (ou modifier) un deuxième numéro, lui aussi de 40 caractères maximum.

Si vous ne souhaitez pas saisir ou modifier un deuxième numéro, passez à l’étape 9.

Si vous souhaitez saisir ou modifier un deuxième numéro, faites-le au clavier numérique, tout comme à l’étape 6.

9. Appuyez sur ENTRER.

10. L’écran indique à présent :

005 :Nom :Maj. _

11. Un nom de numéro, ou ID de lieu, peut comporter jusqu’à 24 caractères. Entrez l’ID de lieu comme vous l’avez fait pour le nom de votre télécopieur au cours de l’opération Easy Start.

005 :Nom :Maj. _

Avec la touche ALPHABET, choisissez majuscules ou minuscules. Utilisez la touche CODE pour entrer ponctuation et symboles divers.

005 :Groupe N°. _

Vous pouvez à ce stade désigner jusqu’à 32 groupes d’appel auxquels ce numéro appartiendra.

Si vous ne souhaitez pas saisir ou modifier les groupes d’appel de ce numéro, passez à l’étape 15.

14. Entrez au clavier numérique les groupes d’appel auxquels ce numéro appartiendra, de la façon précédemment décrite.

Il n’est pas nécessaire de compléter par des zéros le numéro des groupes d’appel.

Pour affecter ce numéro aux 32 groupes d’appel à la fois, entrez 0 (zéro).

Pour affecter le numéro à deux ou plusieurs groupes d’appel, insérez une virgule après chaque numéro (sauf le dernier) en appuyant sur NUMERO T A TION GR OUPE.

005 :Groupe N°. 6,7,10_

12. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage et con-

tinuer.

2-25Chapitre 2

15. Appuyez sur ENTRER pour enregistrer le réglage. L’écran

affiche le numéro de composition rapide suivant. Si vous ne souhaitez pas entrer d’autres numéros abrégé,

appuyez sur STOP pour terminer . Si vous ne souhaitez pas saisir le numéro abrégé affiché,

mais un autre, retournez à l’étape 3. Pour saisir ce numéro abrégé, retournez à l’étape 5.

Numérotation de télécopie par numéro abrégé

Pour composer un appel de télécopie avec un numéro abrégé :

1. Si la machine est en mode photocopie, appuyez sur CO- PIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Introduisez le document.

3. Réglez résolution et contraste si nécessaire.

4. Choisissez entre émission à partir du système d’introduction ou à partir de la mémoire, en appuyant sur EMISSION MEMOIRE.

Ce choix ne concerne que les émissions faites avec le système d’introduction automatique. Une émission faite à partir du scanner est toujours une émission mémoire.

5. Appuyez sur NUM. ABREGEE/INDEX TEL.. L’écran affiche :

Entrer num. abrégé S_

6. Entrez au clavier numérique l’identificateur à trois chiffres (018 dans cet exemple) du numéro abrégé que vous vou- lez composer. L’écran affiche :

Presser Début S018_

7. Appuyez sur DEBUT.

A partir de là, c’est la machine qui gère l’appel. L’ordre exact des événements diffère selon que l’on a choisi une émission à partir de la mémoire ou du système d’introduction.

2-26 OKIOFFICE 120

Emission mémoire (système d’introduction automatique ou scanner) :

Emission directe (système d’introduction automatique seulement) :

• La machine commence par numériser le document dans sa mémoire, puis compose le numéro.

• L’écran affiche l’ID de lieu et les réglages de largeur et de résolution du document :

Siège social A4 Normal

S’il n’a pas été attribué d’ID de lieu au numéro, c’est le numéro lui-même qui apparaît.

• Lorsque la machine destinataire répond, votre télécopieur transmet le document directement à partir de sa mémoire.

• Votre machine appelle le télécopieur destinataire.

• Lorsque le destinataire répond, votre machine fait défiler le document dans son scanner, en le transmettant au fur et à mesure.

• L’écran affiche l’ID de lieu et les réglages de largeur et de résolution du document :

Siège social A4 Normal

S’il n’a pas été attribué d’ID de lieu au numéro, c’est le numéro lui-même qui apparaît.

2-27Chapitre 2

Effacement d’un numéro abrégé

1. Si la machine est en mode télécopie, passez à l’étape 2. Si

elle est en mode reproduction, appuyez sur COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Appuyez sur PROGRAM., B, 2, ENTRER. L’écran affi-

che :

Entrer num. abrégé 001 :9-555-584-6950_

Si 001 est le numéro de composition rapide que vous voulez effacer , passez à l’étape 5.

3. Entrez au clavier numérique l’identificateur à trois chiffres du numéro de composition rapide que vous voulez effacer. Dans cet exemple, nous avons choisi 005 :

Entrer num. abrégé 005 :9-1-555-987-6543

4. Si vous changez d’avis et souhaitez effacer un autre numéro de composition rapide, retournez simplement à l’étape 3 et effectuez-la avant de passer à l’étape 5.

5. Appuyez sur ENTRER. L ’écran af fiche :

Eff. num. abrégés Vérif. program./Entrée

Pour quitter sans effacer le numéro de composition rapide sélectionné, appuyez sur PROGRAM.. La machine revient à l’étape 3.

6. Appuyez sur ENTRER pour effacer le numéro.

Eff. num. abrégés ** Terminé **

Pour effacer un autre numéro de composition rapide, répétez les étapes 3 à 6. Pour revenir en mode repos, appuyez sur STOP.

Impression de la liste de vos numéros abrégés

Vous pouvez obtenir facilement une liste de vos numéros de composition rapide sur laquelle figurent l’identificateur à trois chiffres de chaque numéro, l’ID de lieu (s’il existe), le numéro et les numéros des groupes que vous avez pu enregistrer pour ce numéro.

Pour imprimer la liste, appuyez sur PROGRAM., B, 3, ENTRER.

2-28 OKIOFFICE 120

Impression du répertoire des groupes d’appel

Composition à partir du répertoire EasyDial

Votre système vous offre une autre fonction commode : la possibilité d’imprimer le répertoire des groupes d’appel. Vous y trouverez, dans l’ordre des ID de lieu, tous les numéros de composition automatique, avec indication des autres groupes d’appel auxquels ils appartiennent.

Ce répertoire répartit les groupes d’appel en quatre sections, 00 à 09, 10 à 19, 20 à 29 et 30 à 32. (00 signifie qu’un numéro est présent dans tous les groupes). Le répertoire peut par exemple se présenter de la façon suivante :

Dans cette liste, le numéro de composition rapide S001 fait partie des groupes d’appel 2 et 4 ; le numéro de composition rapide S002 fait partie des groupes 7,10 et 21 ; le numéro de composition rapide S003 fait partie des groupes 20 et 32 ; le numéro une touche 01 fait partie des groupes 4, 10 et 14 ; le numéro une touche 02 fait partie du groupe 1 ; et le numéro une touche 03 fait partie du groupe 2.

Pour imprimer un répertoire des groupes d’appel, appuyez sur PROGRAM., H, ENTRER.

La fonction de composition à partir du répertoire EasyDial rapproche encore davantage le numéroteur automatique de votre machine d’un répertoire électronique.

EasyDial trie et affiche les numéros dans l’ordre alphabétique des ID de lieu, ce qui facilite leur recherche. Lorsque le nom désiré apparaît, appuyez simplement sur DEBUT pour lancer l’appel (vocal ou de télécopie).

L ’ordre de tri du répertoire EasyDial est le sui v ant : majuscules, puis minuscules, et enfin, symboles et chiffres.

1. Pour émettre une télécopie à partir d’EasyDial, introdui-

sez le document et appuyez sur NUM. H.P./APPEL pour obtenir la tonalité.

2. Réglez résolution et contraste si nécessaire.

3. Si vous souhaitez passer de l’émission mémoire à l’émission à partir du système d’introduction (émission directe), ou inversement, appuyez sur EMISSION MEMOIRE.

Ce choix ne concerne que les émissions faites avec le système d’introduction automatique. Une émission faite à partir du scanner est toujours une émission mémoire.

2-29Chapitre 2

4. Appuyez deux fois sur NUM. ABREGEE/INDEX TEL..

L ’écran aff iche la première, dans l’ordre alphabétique, des entrées du répertoire EasyDial :

Annuaire teleph. [A] Société ABC :[01]

6. Lorsque l’écran affiche le nom désiré, appuyez sur DEBUT.

La machine entame un appel de télécopie à destination du numéro correspondant.

Dans cet exemple, le [A] indique que cette liste commence par un

En cas d’échec d’un appel EasyDial

caractère majuscule. Si elle commençait par une lettre minuscule, c’est un [a] qui apparaîtrait. Dans le cas d’un symbole, ce serait un [!], et dans le cas d’un chiffre un [0].

En cas d’échec d’un appel EasyDial, (par exemple, parce que le correspondant est occupé), votre machine recompose automatiquement le numéro après le délai fixé. Elle poursuit ses tentatives

(Si l’entrée affichée est celle que vous voulez composer,

jusqu’au premier des deux événements suivants :

passez à l’étape 6).

• Elle parvient à joindre le destinataire (c’est-à-dire

5. Faites défiler la liste jusqu’à l’entrée désirée. Utilisez pour cela les

qu’elle entre en contact avec le télécopieur distant).

touches du clavier numérique de la façon suivante :

• Le nombre de tentatives fixé est atteint.

• 2 ou 8 pour sélectionner le jeu de caractères, majus-

cules, minuscules, symboles ou chiffres du premier caractère de l’ID de lieu.

• 4 ou 6 pour visualiser les différentes entrées de ce jeu

de caractères.

Le défilement passe d’un jeu de caractères à l’autre. Par exemple, lorsque vous arrivez au bout de la liste des entrées avec majuscules, vous passez automatiquement aux entrées commençant par d’autres caractères.

2-30 OKIOFFICE 120

Diffusion

Principe de la diffusion

La méthode la plus rapide pour envoyer un même document à plusieurs destinataires est la diffusion. Votre machine vous offre pour cela de puissantes fonctions. Vous pouvez utiliser la dif fusion avec toutes les opérations nécessitant la saisie d’un numéro de télécopie, ce qui veut dire que vous pouvez effectuer une diffusion différée, une diffusion SecureMail et même une diffusion en direction de concentrateurs pour lancer une diffusion relayée.

Une diffusion ordinaire est une émission normale, à la différence près qu’elle concerne plusieurs numéros destinataires. Vous pouvez entrer jusqu’à 220 numéros (20 composés normalement, plus soit 200 numéros de composition automatique, soit un groupe d’appel de 200 numéros de composition automatique).

Nous supposerons que vous êtes désormais familiarisé avec l’émission normale de télécopies, ce qui nous permettra d’abréger les instructions et de mieux souligner les différences.

1. Si la machine est en mode reproduction, appuyez sur

COPIE/FAX pour passer en mode télécopie.

2. Introduisez le document et effectuez les réglages habituels.

4. Entrez le premier numéro de télécopie : un numéro monotouche, un numéro abrégé, un groupe d’appel ou un numéro directement composé au clavier numérique.

5. Pour ajouter les numéros suivants, appuyez sur DIFFU- SION entre chacun afin d’insérer une virgule (un groupe d’appel insère ses propres virgules), puis entrez le numéro comme à l’étape 4. Vous êtes limité à 220 numéros (voir le paragraphe 1 ci-dessus).

Presser Début [01],9-5551204,S118

Ne mettez pas de virgule après le dernier numéro. Si vous faites une erreur de frappe, appuyez simplement

sur ANNULATION pour l’effacer a vant de poursui vre.

6. Appuyez sur DEBUT. Votre machine numérise le document en mémoire et l’envoie à chacun des numéros ou groupes d’appel saisis.

En résumé, lorsque le moment vient, dans une opération, de saisir le numéro destinataire, il suffit d’entrer successivement les numéros voulus, dans la limite de 220.

3. Appuyez sur DIFFUSION.

2-31Chapitre 2

Diffusion différée

Cette fonction vous permet de retarder le moment de la diffusion, jusqu’à la nuit par exemple.

Le corps des explications sur les commandes différées se trouve plus loin, dans la partie intitulée “Emission différée”, que vous souhaiterez peut-être consulter avant de poursuivre.

1. Suivez les étapes 1 à 5 de “Principe de la diffusion” (cidessus).

2. Appuyez sur OPTIONS COMMUNICATION , ENTRER.

3. Entrez au clavier numérique le jour du mois et l’heure de la diffusion. Dans cet exemple, nous l’avons programmée pour 22h15, le 17 du mois.

Différé Prog. heure :

17/22 :15

La saisie terminée, appuyez sur ENTRER.

4. Appuyez sur DEBUT. Votre machine revient en mode repos, tout en affichant le message suivant :

** Réservée ** 27 sep 1998 17 :17

Ce qui signifie que la machine est “réservée” pour la diffusion différée que vous venez de programmer.

Si la machine est paramétrée pour une émission mémoire à partir du système d’introduction automatique, elle numérise le document en mémoire, après quoi vous pouvez vous servir normalement de la machine.

Si la machine est paramétrée pour une émission directe à partir du système d’introduction automatique, elle peut recevoir des télécopies, mais elle ne peut plus émettre avant que la diffusion différée ait eu lieu.

Rappelez-vous qu’une émission à partir du scanner est toujours une émission mémoire.

Diffusion relayée et lancement de la diffusion relayée

La diffusion relayée est une puissante fonction qui vous permet d’exploiter la mémoire d’un concentrateur pour réduire vos coûts de communication.

Un concentrateur est une machine sur laquelle vous envoyez un document qui le relaie en direction d’un autres. Le concentrateur effectue une diffusion relayée, et la machine qui lui envoie le document d’origine effectue un lancement de diffusion relayée. Votre système peut assurer les deux opérations, c’est-à-dire qu’il peut aussi bien émettre vers un concentrateur que servir lui-même de concentrateur.

2-32 OKIOFFICE 120

Principe de fonctionnement

Préparation du lancement d’une diffusion relayée

Prenons un exemple. Lorsque vous en v oyez des in vitations pour une soirée, vous participez à une opération de relayage. Vous ne portez pas vous-même chaque invitation à son destina taire. Vous les envo yez au b ureau de poste, qui lui même les “dif fuse” réellement.

Lorsque vous lancez une diffusion relayée, voici ce qui se passe :

• A vec votre machine, vous en voyez un document à au moins un groupe d’appel du numéroteur automatique du concentrateur distant. Vous pouvez le faire immédiatement ou en différé.

• Le concentrateur reçoit le document et l’enregistre en mémoire.

• Le concentrateur retransmet (relaie) le document à chacun des numéros du groupe d’appel spécifié.

Pour lancer une diffusion relayée, trois points doivent être vérifiés :

• Le système distant doit être une machine similaire, dotée de la fonction concentrateur. Si vous n’êtes pas sûr que l’appareil en direction duquel vous voulez émettre soit vraiment un concentrateur, consultez votre revendeur agréé.

• Le ou les groupes d’appel doivent exister sur la machine distante.

• Il vous faut connaître le numéro d’identification de chaque groupe d’appel.

Pour préparer le lancement d’une diffusion relayée :

1. Appuyez sur COPIE/F AX pour passer en mode télécopie, si nécessaire.

2. Introduisez le document et effectuez les réglages habituels.

3. Appuyez trois fois sur OPTIONS COMMUNICA TION, puis sur ENTRER.

L’écran aff iche :

Emission relais Groupe N°. _

2-33Chapitre 2

4. Entrez au clavier numérique les deux chiffres de chaque groupe d’appel concerné du concentrateur distant que vous allez appeler . Vous pouvez spécifier jusqu’à 10 groupes pour chaque diffusion. N’appuyez PAS sur DEBUT.

7. Ce qu’il vous faut faire à présent dépend du moment où vous voulez commencer à lancer la diffusion relayée.

Si vous voulez le faire immédiatement, passez à l’étape 9.

Appuyez sur NUMERO T ATION GROUPE pour insérer une virgule après chaque groupe. Dans cet exemple, nous

Si vous voulez différer l’opération, appuyez sur OPTIONS COMMUNICA TION , ENTRER.

avons tapé 2, NUMEROT ATION GROUPE, 4.

8. Entrez au clavier numérique le jour du mois et l’heure de

Emission relais Groupe N°. 2,4_

Ne mettez pas de virgule après le dernier numéro de groupe.

lancement de la diffusion relayée, et appuyez sur ENTRER.

9. Appuyez sur DEBUT.

Si, à l’étape 7, vous choisissez un lancement immédiat, la ma-

Si vous faites une erreur de frappe, appuyez simplement sur ANNULATION pour l’effacer a vant de poursui vre.

5. Appuyez sur ENTRER. L ’écran af fiche :

Prog. numéro d’appel _

6. Entrez le numéro de télécopie du concentrateur distant. Vous pouvez soit appuyer sur une touche monotouche, soit entrer un numéro abrégé, soit composer simplement au clavier numérique. N’appuyez pas sur DEBUT.

chine commence à composer le numéro du concentrateur. Si vous avez au contraire choisi une diffusion différée, le message “

Réservée” apparaît sur la ligne supérieure de l’écran, ce qui

signifie que la commande est en mémoire.

Modifications

Si vous devez apporter des modifications à une diffusion après l’avoir validée, vous aurez besoin de la fonction de consultation, accessible par la touche VERIF. EMISS.. V oir “Consulta- tion ou annulation de parties d’une diffusion”.

2-34 OKIOFFICE 120

Emission différée

Profitez des tarifs de communication avantageux la nuit et le week-end avec l’émission différée. Votre machine peut conserver en mémoire jusqu’à 99 commandes d’émission différée, dont chacune peut être programmée 31 jours à l’avance.

Si vous atteignez le nombre maximum de 99 commandes d’émission différée, aucune autre émission mémoire n’est possible avant que la machine ait exécuté au moins une des commandes en attente. Par contre, vous pouvez toujours émettre à partir du système d’introduction en utilisant la numérotation sans décrocher.

Préparation d’une émission différée

Votre machine ne conserve en mémoire que le jour du mois auquel elle doit effectuer une émission différée, et non pas le mois lui-même. Si vous souhaitez par exemple la programmer pour 17h05 le 26 juin, ne le faites pas avant 17h06 le 26 mai.

Pour préparer une émission différée :

1. Appuyez sur COPIE/F AX pour passer en mode télécopie, si nécessaire.

3. Appuyez sur OPTIONS COMMUNICATION. L’écran

affiche :

1.Différé Em.Sp./Val.

4. Appuyez sur ENTRER. L’écran affiche la date et l’heure

actuelles :

Différé Prog. heure :

06/17 :16

5. Entrez au clavier numérique le jour et l’heure de l’émission différée.

Pour amener le curseur jusqu’à un chiffre, appuyez sur ; pour déplacer le curseur vers la gauche, ou sur < pour le déplacer vers la droite.

Dans cet exemple, l’émission aura lieu le 11 à 23h05 :

Différé Prog. heure :

11/23 :05

2. Introduisez le document et effectuez les réglages habituels.

2-35Chapitre 2

Consultation ou annulation d’émissions différées

6. Une fois réglées la date et l’heure, appuyez sur ENTRER pour enregistrer l’émission différée. L’écran affiche :

Prog. numéro d’appel _

7. Entrez le numéro de télécopie auquel l’émission différée sera envoyée. Vous pouvez soit appuyer sur une monotouche, soit entrer un numéro abrégé, soit simplement composer au clavier numérique.

Avec les touches ; et <, amenez le curseur à la position voulue, et effacez avec la touche ANNULATION les ca- ractères à gauche du curseur .

8. Appuyez sur DEBUT. Votre machine revient au mode repos, et l’écran affiche :

** Réservée ** 6 Sep 1998 17 :17

Ce qui signifie que la machine est “réservée” pour la diffusion différée que vous venez de programmer.

Si la machine est paramétrée pour une émission mémoire, elle numérise le document en mémoire, après quoi vous pouvez vous servir normalement de la machine.

Si la machine est paramétrée pour une émission à partir du système d’introduction automatique, elle peut recevoir des télécopies, mais elle ne peut plus émettre.

Lorsque vous enregistrez une émission différée, la machine la conserve en mémoire jusqu’à ce qu’elle ait réussi à l’exécuter ou jusqu’à ce qu’elle atteigne le nombre maximum de tentatives de rappel.

Votre machine peut enregistrer jusqu’à 99 émissions différées, chacune identifiée par un nombre à deux chiffres, allant de 00 à

98. La même procédure vous permet à la fois d’afficher les comman-

des en mémoire et de pouvoir les annuler si nécessaire :

1. Appuyez une fois sur VERIF . EMISS..

Si la machine ne contient actuellement aucune émission différée, elle émet un bref bip et affiche ensuite “

commande

”. Pour revenir en mode repos, appuyez sur

Pas de

STOP. Pour activer ou désactiver la fonction de rapport de confirmation pour la prochaine télécopie seulement, appuyez sur VERIF . EMISS.

Pas de commande Liste/Stop

S’il y a des commandes en attente, l’écran les affiche dans l’ordre chronologique de leur exécution :

C00 :9-5552311 Program/Annulation

2-36 OKIOFFICE 120

OKI OKIOFFICE 120 User's Guide [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual