Dymo 4XL User Manual

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LabelWriter® 4XL

Copyright

© 2010 Sanford, L.P. All rights reserved. Revised 12/10.

No part of this document or the software may be reproduced or transmitted in any form or by any means, or translated into another language without the prior written consent of Sanford, L.P.

Trademarks

DYMO, LabelWriter, and DYMO Label are registered marks in the United States and other countries. All other trademarks are the property of their respective holders.

DYMO, LabelWriter et DYMO Label sont des marques déposées aux États-Unis d’Amérique et dans d’autres pays.

Quick Start Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Printing Postage with DYMO Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Guide de démarrage rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Quick Start Guide

For complete information about your label printer, you can view the LabelWriter Printer User Guide from the DYMO Label v.8 Help menu or from the DYMO Web site at www.dymo.com.

Follow these steps to install the LabelWriter printer and print your first label.

1. Unpacking your LabelWriter Printer

NOTE Do not connect the printer into your computer until after the software installation is complete.

1Unpack your printer and save the packing materials.

2Make sure you have all the items shown in Figure 1. (Labels included in the package may vary.)

Cleaning card

Roll of labels

Quick Start Guide

 

 

 

LabelWriter

 

 

Quick Start

CD-ROM

 

Power adapter

 

 

USB cable

Power cord

LabelWriter printer

Figure 1

1

Become familiar with the printer’s major components. See Figure 2.

Top cover

 

Label roll

 

 

USB

 

connector

Label spool

Label eject

 

 

button

 

Label feed path

Label release

and tear bar

 

 

Form-feed

 

button and LED

Figure 2

Serial number

DC power connector

S/N00000

Cable channel

LabelWriter Printer Features

Your LabelWriter printer is a direct thermal printer and does not use ink or toner. Instead, the printer uses heat from a thermal print head to print on specially treated labels. Labels are the only supplies you will ever need to buy.

The form-feed button on the front of the printer advances a single label. The label eject button is used to remove labels from the printer when changing rolls.

The status light visually shows the current state of the printer:

Solid blue - power is on and the printer is ready.

Flashing blue - labels are not loaded properly or the label roll is empty.

Dimmed blue - printer is in power saving mode.

2

2. Installing the Software

Do not connect the printer to your computer until after the software installation is complete.

Windows Depending on your system configuration, the software installation could take some time while the required Microsoft .NETsoftware is installed.

To install the software on a Windows system

1Close all open Microsoft Office applications.

2Insert the DYMO LabelWriter CD into your CD-ROM/DVD drive. After a few seconds, the installation screen appears.

3Click Install and follow the instructions in the installer.

QuickBooks If you have QuickBooks 2007 or later, you will be prompted to install the DYMO Label Add-in for QuickBooks. (US Only.)

To install the software on a Mac OS system

1Insert the DYMO LabelWriter CD into the CD-ROM/DVD drive. After a few seconds, the DYMO Label Installer icon appears.

2Double-click the Installer icon and follow the instructions.

3

3. Connecting your LabelWriter Printer

NOTE Do not connect the printer to your computer until after the software installation is complete.

To connect the power

1Plug the power cord into the power adapter. See Figure 3.

2Plug the power adapter into the power connector on the bottom of the printer. See Figure 4.

3Plug the other end of the power cord into a power outlet.

4Plug the USB cable into the USB port on the bottom of the printer.

5Insert the power and USB cables through the cable channel and set the printer down.

6When the software is completely installed, connect the other end of the USB cable into an available USB port on your computer.

Power adapter

Power cord

Figure 3

USB

Power

 

USB

Cable channel

Figure 4

Mac OS If the printer is not in the printer list when the installation is complete, refer to the ReadMe file for instructions on how to add the printer.

4

4. Loading Labels

Important!

In order for the labels to feed properly during printing, pay attention to the following when loading labels on the spool and into the printer:

The label spool guide must be pushed flush against the label roll, with no gap. See Figure 6.

The labels must be loaded with the left edge of the label inserted against the left edge of the label feed slot. See Figure 8.

To load a label roll

1Press the form-feed button to eject the labels that protected the printer during shipment.

2Open the top cover and remove any packing material inside the label compartment.

3 Remove the label spool from inside the top cover and pull the spool guide from the spindle.

Spool

Spool

spindle

guide

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figure 5

4Hold the spool spindle in your left hand and place the label roll on the spindle so that the labels feed from underneath and the left edge of the label roll is firmly against the side of the spool. See Figure 5.

5

5Slide the spool guide onto the right side of the spool and press the guide tightly against the side of the label roll, leaving no gap between the roll and the spool. See Figure 6.

NOTE To ensure proper feeding of labels during printing, the label roll must fit snugly against both sides of the label spool, with no gaps.

6Insert the label spool into the slot in the printer cover with the labels extending from underneath the roll. See Figure 7.

7Align the left edge of the label with the left edge of the label feed slot and insert the label into the slot. See Figure 8.

The printer automatically feeds the label, stopping at the beginning of the first label.

If the printer does not feed the labels, make sure the first label is fully inserted and then press the form-feed button.

If the first label on the roll is not a full label, press the form-feed button to eject the partial label.

8Carefully lower the top cover.

Figure 6

Figure 7

Align labels against left edge

Figure 8

6

5. Printing your First Label

The first time you open the application, you are asked to register the software. Registering the software ensures that you will be informed of any software updates.

During the registration process, you will be asked to enter the serial number for your label printer. The serial number is located on the bottom of the printer.

To print your first label

1Double-click to start DYMO Label software.

The first time you start DYMO Label software, a list of available label types is displayed on the left side of the window and an address label is displayed in the Edit area. (See Figure 9.)

2Select the Shipping Extra Large label type from the Labels tab, and then select a layout. The label is displayed in the Edit area with the layout you selected.

3Click once in the shipping label in the Edit area and type some text.

4Optionally, choose a font and a justification setting from the Formatting toolbar.

5Click to print the label.

7

Figure 9 highlights some of the major features available in DYMO Label software.

Visually choose your

 

label type and apply

 

layouts.

 

Insert text,

Print postage using

addresses, images,

DYMO Stamps

shapes, lines,

software. (US Only.)

barcodes, dates,

 

and counters.

 

 

Verify and correct

Store your favorite

addresses on your label.

addresses in the

 

Address Book or view

 

your Outlook or Mac

Select a printer to

Address Book contacts;

print your labels.

automatically insert

addresses on your label.

 

Figure 9

For complete details on using the software, refer to the online Help.

From the Help menu, you can view the following:

DYMO Label v.8 Help

DYMO Label v.8 User Guide

LabelWriter Printer User Guide

8

US Only

Printing Postage with DYMO Stamps

You can now print postage right from your desktop using your LabelWriter 4XL label printer. All you need is DYMO Stamps software, your LabelWriter printer, DYMO Stamps labels, and an Internet connection.

To install DYMO Stamps and print postage

1Sign up for your USPS account with Endicia. Go to: www.endicia.com/dymostamps

2At the end of the sign up process, download and install the DYMO Stamps software.

DYMO Stamps software is available for both Windows and Mac OS X.

NOTE You must have DYMO Label software and your LabelWriter printer installed before installing the DYMO Stamps software.

The first time you start the DYMO Stamps software, you are prompted to enter the postage account number assigned and the pass phrase you created during the sign-up process.

9

3Enter your account number and pass phrase, and then click OK.

4Click Buy Postage and purchase postage for your account.

5Select DYMO LabelWriter 4XL from the Printer list under Printer Selection.

6Click Test Print to print a voided postage label.

You are now ready to start printing actual postage whenever you need it. Refer to the DYMO Stamps online Help for more information about using the software.

You can add postage, buy DYMO Stamps postage labels, and order supplies directly from within the DYMO Stamps software.

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Guide de démarrage rapide

Pour des informations complètes sur votre imprimante d'étiquettes, consultez le Guide d'utilisation de l'imprimante LabelWriter à partir du menu d'aide de DYMO Label v.8 ou du site Web de DYMO à l'adresse www.dymo.com.

Suivez ces étapes pour installer l'imprimante LabelWriter et imprimer votre première étiquette.

1. Déballage de votre imprimante LabelWriter

REMARQUE Ne pas brancher l’imprimante sur votre ordinateur avant la fin de l'installation du logiciel.

1Déballez votre imprimante et conservez le matériel d'emballage.

2Assurez-vous d'avoir tous les articles de la Figure 1. (Les étiquettes incluses peuvent être différentes).

Carte de nettoyage

Rouleau d’étiquettes

Guide de démarrage rapide

 

 

 

LabelWriter

 

 

Quick Start

CD-ROM

 

Adaptateur de courant

 

 

Câble USB

Cordon d’alimentation

Imprimante LabelWriter

Figure 1

11

Familiarisez-vous avez les composants principaux de l'imprimante. Voir Figure 2.

Couvercle supérieur

 

Numéro de série

 

 

 

Rouleau d’étiquettes

 

 

Connecteur

Connecteur d

 

USB

courant contin

 

Bouton d’éjection

 

Bobine d’étiquettes

d’étiquettes

 

 

 

 

Voie d’acheminement

 

et barre de séparation

Déverrouillage

des étiquettes

 

de la platine

 

 

Bouton et

 

voyant DEL

 

avance-papier

S/N00000

Emplacement du câble

Figure 2

Fonctions de l’imprimante LabelWriter

Votre imprimante LabelWriter est une imprimante thermique ne nécessitant ni toner ni cartouche d'encre. Elle utilise plutôt une tête d'impression thermique pour imprimer sur des étiquettes spécialement traitées. Les étiquettes sont donc les seules fournitures que vous devrez acheter.

Le bouton avance-papier à l'avant de l'imprimante sert à faire avancer une seule étiquette. Le bouton d'éjection sert à retirer les étiquettes de l'imprimante au moment du changement de rouleaux.

Le voyant d'état vous permet de déterminer visuellement l'état actuel de l'imprimante:

Bleu continu - l'imprimante est sous tension et prête.

Bleu clignotant - les étiquettes ne sont pas chargées correctement ou le rouleau d'étiquettes est vide.

Bleu fade - l’imprimante est en mode d’économie d’énergie.

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2. Installation du logiciel

Ne pas brancher l’imprimante sur votre ordinateur avant la fin de l'installation du logiciel.

Windows En fonction de votre configuration système, l’installation du logiciel peut prendre un certain temps pendant l'installation du logiciel requis Microsoft .NET.

Pour installer le logiciel sous un système Windows

1Fermez toutes les applications Microsoft Office.

2Placez le CD avec le logiciel DYMO LabelWriter dans le lecteur CD-ROM/DVD. Après quelques secondes, l'écran d'installation apparaît.

3Cliquez sur Installer et suivez les instructions de l’installateur du logiciel.

Pour installer le logiciel sous un système Macintosh

1Placez le CD avec le logiciel DYMO LabelWriter dans le lecteur CD-ROM/DVD.

Après quelques secondes, l'icône de l'installateur du logiciel d'étiquettes DYMO apparaît.

2Cliquez deux fois sur l'icône de l'installateur et suivez les instructions.

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3. Branchement de votre imprimante LabelWriter

REMARQUE Ne pas brancher l’imprimante sur votre ordinateur avant la fin de l'installation du logiciel.

Pour mettre sous tension

1Branchez le cordon d'alimentation dans l'adaptateur de courant. Voir Figure 3.

2Branchez l'adaptateur de courant dans le connecteur de courant sous l'imprimante. Voir Figure 4.

3Branchez l'autre extrémité du cordon d'alimentation dans une prise de courant.

4Branchez le câble USB dans le port USB sous de l’imprimante.

5Passez les câbles d'alimentation et USB dans l'emplacement prévu pour les câbles et posez l'imprimante.

6A la fin de l'installation du logiciel, branchez l’autre extrémité du câble USB dans un port USB libre de votre ordinateur.

Adaptateur de courant

Cordon d’alimentation

Figure 3

USB

Courant

Emplacement du câble

Figure 4

Mac OS Si l’imprimante ne figure pas dans la liste d'imprimantes à la fin de l'installation, reportezvous aux instructions du fichier LisezMoi pour ajouter l'imprimante.

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4. Chargement des étiquettes

Important !

Pour que les étiquettes avancent correctement lors de l’impression, veuillez faire attention aux points suivants lorsque vous chargez des étiquettes sur la bobine et dans l’imprimante :

Le guide de la bobine d’étiquettes doit être poussé directement contre le rouleau d’étiquettes, sans qu’il y ait d'espace. Voir Figure 6.

Les étiquettes doivent être chargées en plaçant le côté gauche de l’étiquette contre le côté gauche de la fente d’acheminement des étiquettes. Voir Figure 8.

Pour charger un rouleau d'étiquettes

1Appuyez sur le bouton avance-papier pour éjecter les étiquettes qui protégeaient l'imprimante pendant l'expédition.

2Ouvrez le couvercle supérieur et retirez tout matériel d'emballage à l'intérieur du compartiment d'étiquettes.

3Sortez la bobine d’étiquettes de l’intérieur du couvercle supérieur, et sortez le guide de la bobine de l’axe.

Axe de

Guide de

bobine

bobine

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figure 5

4Tenez l'axe de la bobine de la main gauche et placez le rouleau d'étiquettes sur l'axe pour que les étiquettes entrent dans l'appareil par en-dessous et pour que le bord gauche du rouleau d’étiquettes soit placé fermement contre le côté de la bobine. Voir Figure 5.

15

5Glissez le guide de bobine du côté droit de la bobine et pressez bien le guide contre le côté du rouleau d'étiquettes en ne laissant aucun écart entre le rouleau et la bobine. Voir Figure 6.

REMARQUE Pour s’assurer que les étiquettes avancent correctement lors de l’impression, le rouleau d’étiquettes doit être bien placé contre les deux côtés de la bobine d’étiquettes, sans quil n’y ait aucun écart.

6Insérez la bobine d'étiquettes dans la fente gauche du couvercle de l'imprimante avec les étiquettes sortant de dessous du rouleau. Voir Figure 7.

7Alignez le bord gauche de l'étiquette avec le bord gauche de la fente d'acheminement des étiquettes et insérez l'étiquette dans la fente. Voir Figure 8.

L'imprimante achemine les étiquettes automatiquement en s'arrêtant au début de la première étiquette.

Si l'imprimante n'achemine pas les étiquettes, assurez-vous que la première étiquette est bien insérée, puis pressez le bouton avance-papier.

Si la première étiquette sur le rouleau n’est pas une étiquette complète, appuyez sur le bouton avance-papier pour éjecter l’étiquette partielle.

8Faites descendre doucement le couvercle supérieur.

Figure 6

Figure 7

Aligner les étiquettes contre le côté gauche

Figure 8

16

5. Impression de votre première étiquette

La première fois que vous ouvrez l'application, on vous demandera d'enregistrer le logiciel. En enregistrant le logiciel, vous êtes sûr d’être informé des dernières mises à jour du logiciel.

Lors du processus d’enregistrement, vous serez invité à taper le numéro de série de votre imprimante. Le numéro de série se trouve sous l’imprimante.

Pour imprimer une première étiquette

1Lancez le logiciel d'étiquettes DYMO de l’une des manières suivantes :

Sous Windows, cliquez sur Démarrer, puis sur Programmes>DYMO>DYMO Label v.8.

Pour le Macintosh, cliquez deux fois sur l’icône DYMO Label dans le dossier Applications.

Lors du premier lancement du logiciel DYMO Label, une liste de types d’étiquettes disponibles est affichée à gauche de la fenêtre, une étiquette d’adresse étant affichée dans la zone Modification. Voir Figure 9.

2Dans l’onglet Étiquettes, sélectionnez le type d’étiquette Expédition très grand format, puis sélectionnez une mise en page.

L’étiquette est affichée dans la zone Modification, montrant la mise en page que vous venez de sélectionner.

3Dans la zone Modification, cliquez une fois sur l’étiquette expédition, puis tapez votre texte.

4Au besoin, sélectionnez une police et une justification dans la barre d'outils Mise en forme.

5Cliquez sur pour imprimer l’étiquette.

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La Figure 9 souligne certaines des fonctions principales disponibles dans le logiciel DYMO Label.

Choisissez visuellement le type d’étiquette souhaité et appliquez les mises en page.

Insérez texte, adresses, images, formes, lignes, codes à barre, dates et compteurs.

Enregistrez vos adresses

 

préférées dans le carnet

 

d’adresses, ou consultez

Sélectionnez une

les contacts dans votre

imprimante pour imprimer

carnet d’adresses

vos étiquettes.

Outlook ou Mac.

 

Figure 9

Pour tous les détails sur l’utilisation du logiciel, voir l’aide en ligne.

Le menu d'aide vous permet d'accéder aux ressources suivantes:

Aide de DYMO Label v.8

Guide d'utilisation de DYMO Label v.8

Guide d'utilisation de l'imprimante LabelWriter

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Distributed by/Distribué par: DYMO, Atlanta, GA 30328 ©2010 Sanford, L.P. www.dymo.com

Imported into Canada by/Imporé au Canada par Sanford Canada L.P., Oakville, ON L6J 3J3

1794355 12/10 DIS-83