Alcatel OmniPCX Office
Alcatel 4028/4029
Manuel utilisateur
Introduction
En choisissant un téléphone Alcatel 4028/4029, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste Alcatel 4028 (poste IP) ou Alcatel 4029 (poste numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie,
pour une communication plus performante.
Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre
téléphone,
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple,
des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom.
Comment utiliser ce guide
• Actions • Clavier
Décrocher. Clavier numérique.
Raccrocher. Clavier alphabétique.
• Navigateur
Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite.
Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de
communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux
écrans de téléphonie.
• Afficheur et touches afficheur • Touches audios
Dupond Guy
Vue partielle de l’afficheur.
…
Touche afficheur. Réglage “moins”.
• Touches programmables et icônes • Autres touches fixes
Touche d’appel. Touche fixe.
Icone associée à une touche. Touche MENU.
c
b
def
a
3
2
o
n
m
jkl
6
5
2
Touche spécifique du clavier numérique.
Écoute amplifiée,
mains libres.
Réglage “plus”.
Touche d'accès à la messagerie.
• Autres symboles utilisés
Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu.
Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso.
Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info.
Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur.
De petits icônes ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
3
How
Sommaire
Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6
1.
Description d’ écrans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.1 Ecrans d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.2 Ecran de gestion des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.3 Ecran d’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
2.
Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.1 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.2 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.3 Téléphoner en mode "Mains libres". . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . p. 10
2.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.6 Appeler par touches d’appels programmées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.7 Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.9 Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.10 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . p. 11
2.11 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.12 Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.13 Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
3.
En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.1 Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.2 Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.4 Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.5 Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent. . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.6 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence). . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.7 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.9 Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.10 Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
3.11 Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.
Conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4.1 Initier une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4.2 Se joindre à une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
5.
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
5.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
5.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
5.3 Filtrage patron/secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
5.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
5.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
5.6 Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.7 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.8 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.11 Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.12 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.14 Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
Toc
6.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
6.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
6.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
6.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
6.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
6.5 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
6.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . p. 22
6.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.9 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.10 Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.11 Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.12 Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.13 Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . p. 23
6.14 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.15 Laisser un message d’absence à vos appelants internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.16 Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.17 Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.2 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne
depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
8.
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
8.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
8.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
8.3 Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
8.4 Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
8.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.6 Sélectionner la page d'accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.7 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.8 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.9 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.10 Effacer une touche programmée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.11 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.12 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
8.13 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
8.14 Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
8.15 Configurer la prise audio de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
8.16 Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 29
9.
ACD : Poste agent - Poste superviseur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
9.1 Poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
9.2 Ouvrir une session agent (login). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
9.3 Écran d’accueil de l’application ACD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
9.4 Les quatre états d’exploitation du poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
9.5 Changer l'état d’exploitation du poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
9.6 Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30
9.7 Intégrer un autre groupe / quitter un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31
9.8 Poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31
9.9 Poste superviseur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31
9.10 Superviser les boîtes vocales de groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32
5
Combiné téléphonique
Découvrir votre téléphone
Réglage de l'inclinaison de
l'écran
• Vert clignotant : arrivée d’un
• Orange clignotant : alarme.
Voyant lumineux
appel.
Afficheur et touches afficheur
Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 6 touches associées
aux lignes de l'écran.
Icone renvoi :
tation quand un renvoi est activé).
Casque branché. Rendez-vous programmé.
Mode silence activé. Poste verrouillé.
Touches afficheur :
l'appui sur la touche associée à cet icône permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi (en ro-
l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran.
Navigation
Touche OK :
ration.
permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configu-
Prise pour la connexion d'un casque, d'un
équipement mains libres ou d’un haut-parleur
Touches audios
Touche Raccrocher :
Touche Mains libres/Haut-parleur :
• Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court).
• Clignotement en mode haut-parleur (appui long).
Touche Interphonie/Secret
• En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus.
• Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir
à décrocher.
Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie
pour terminer un appel.
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.
Clavier alphabétique
Alcatel 4028
Navigateur Gauche-Droit :
Navigateur Haut-Bas :
Touche Retour/Sortie :
cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info,…) et de revenir aux écrans de
téléphonie.
Pages d’accueil
Page info :
du renvoi, rappel de rendez-vous, …
Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un
appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à
chacun des appels.
contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état
Présentation des appels
Appel entrant. Communication en cours.
Appel en attente.
permet de passer d'une page à une autre.
permet de défiler le contenu d'une page.
pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en
Page menu :
touches associées aux libellés.
Page perso :
grammer.
contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des
contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à pro-
Navigateur Gauche-Droit :
permet de consulter les appels.
Boîtier d'extension
Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel …
Pour mettre en place les étiquettes :
de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches,
dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place.
ramener la languette de maintien du cache
Touches de fonction et touches programmables
Touche Information :
de la page 'Perso'.
Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie
Le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte.
Touche 'Bis'
• Pour rappeler le dernier numéro émis(appui court).
• Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
6
Touche programmable (Touches f1 et f2) :
Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.
pour obtenir des informations sur les fonctions de la page 'Menu' et pour programmer les touches
1
Description d’ écrans
Other
Ecrans d’accueil
1.1
Page menu Page perso Page info
Heure et icône d'états
Date
Icone renvoi d'appel :
: pas de renvoi activé.
Fixe
Barre de défilement
:
indique la position
dans une page
En rotation
Affichage du contenu de la
page sélectionnée
: renvoi activé
Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés.
Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure
de rendez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à
des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des derniers numéros ou l'interception d'appels.
Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas
permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). La programmation ou
la modification d'une touche d'appel direct se fait par l'intermédiaire de la touche Information.
Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de
messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, …
Navigateur Gauche-Droit :
permet de passer d'une page à une autre.
Navigateur Haut-Bas :
permet de défiler le contenu d'une page.
7
1
Description d’ écrans
Ecran de gestion des appels
1.2
Icone appel en
garde
Affichage contextuel des fonctions
accessibles en
cours de communication
Date Icone arrivée d'un appel Heure et icône d'états
Icone appel en cours
Ecran de présentation
d'un appel entrant.
Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel
et présente le nom et/ou le
numéro de l'appelant.
A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icône ((en cours, en garde, arrivée nouvel
appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant.
Ecran d’application
1.3
Date Nom de l’application
(si application installée)
Lun 16 août 2004
Ecran
d’évènements
Ecran d’application : affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste.
Ecran d’évènements : affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours,
confirmation, refus, erreur,....
Heure et icône
d'états
Ecran
d’application
Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence,…)
sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre
un appel en cours ou en garde et un appel entrant.
Touche Retour/Sortie :
pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de
chercher un numéro, de programmer un rappel de rendez-vous, ...
Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso.
En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso.
Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible
de converser avec le correspondant de son choix en appuyant sur la touche qui lui est associée.
8
2
o
o
o
Téléphoner
Other
Etablir un appel
2.1
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
numéroter
décrocher nº de votre
directement
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
mains libres nº de votre
correspondant
Paul
en conversation
vous êtes en
communication
Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro
de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique
public.
Pour le standard, composer le '9' (par défaut).
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
correspondant
touche d’appel
programmée
nom du
destinataire
Recevoir un appel
2.2
Paul
appelle
décrocher mains libres appuyer sur la touche associée à
l'icône 'appel entrant'
Téléphoner en mode 'Mains libres'
2.3
Poste au repos :
vous êtes en position
mains libres
appui court terminer
votre appel
En cours de communication :
Paul
en conversation
vous êtes en
appui court
communication
• Si le correspondant interne ou externe ne répond pas ou est occupé :
Interphon
passer un message sur le
haut-parleur du poste libre
¤Rappeler
demander le rappel du
poste occupé
accéder à l’écran
suivant
Texte
transmettre un
message écrit
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre
l’appel.
9
2
o
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) -
2.4
Écoute amplifiée
Téléphoner
• Si le nom du correspondant ne vous convient pas :
Prénom
Liste
Paul
en conversation
vous êtes en
communication
régler le volume
(9 niveaux)
un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant
allumé fixe).
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
2.5
activer le haut-parleur
(appui long)
désactiver le haut-
parleur (appui long)
propose un nom suivi de son numéro de
téléphone et de son numéro d’ordre dans une
liste
la touche Haut-Parleur clignote
La touche s'éteint
Paul
001/003
Annuaire
premières lettres
du nom de votre
correspondant
• Si le nom convient :
OK
appeler votre correspondant
étendre la
recherche
afficher la liste des
noms
sélectionner le
nom recherché
correspondents
0
effacer la
dernière lettre
afficher le
nom suivant
saisie
Appeler par touches d’appels programmées
2.6
accéder à la page
'Perso'
rechercher votre
correspondant parmi
les touches d’appels
programmées
Appeler un numéro du répertoire collectif
2.7
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº abrégé
afficher le nom
précédent
Hélène
appeler le
correspondant de
votre choix
10
2
o
Filtrage d’appel via la messagerie vocale
2.8
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez
entrer en communication avec elle.
Téléphoner
• Activer le filtrage :
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
touche programmée
'filtrage
entrer votre mot
de passe
même touche pour arrêter
l’écoute et désactiver le filtrage
messagerie vocale'
• A la réception d’un appel :
vous entendez la personne
Paul
est filtré
nom ou nº de
l’appelant
déposer son message
mains libres pour
prendre l’appel
Rappeler l'un des 10 derniers numéros :
touche 'Bis'
accéder à la page
(appui long)
sélectionner le n°
parmi les 10 derniers
émis
Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne
2.10
est occupé
correspondant interne occupé
• Annuler la demande de rappel :
'Menu'
Appeler
rappeler le numéro de
votre choix
¤Rappeler
ListeBis
l’acceptation du rappel s’affiche
Rappeler
2.9
Rappeler le dernier numéro composé (bis) :
touche
'Bis'(appui
court)
pour arrêter
l’écoute seulement
rappel du dernier numéro
11
×Rappeler
Le rappel automatique n'est pas disponoble si le poste de votre correspondant est libre
ou si vous êtes mis en attente lorsqu'il est occupé.
l'acceptation de l'annulation du
rappel s'affiche
2
Téléphoner
Recevoir un appel interne en interphonie
2.11
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté
en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant.
• Pour activer - Poste au repos :
la diode associée s’allume
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.
• Pour désactiver - Poste au repos :
La diode associée s'éteint
Émettre en fréquences vocales
2.12
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur
vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.
Paul
en conversation
vous êtes en
¤Fréqvoc
activer 'FV'
communication
Vous isoler de votre correspondant (secret)
2.13
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
Paul
en conversation
vous êtes en
désactiver le micro
La touche s'allume
communication
La touche s'éteint
reprendre la
conversation
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.
12
3
En cours de communication
Other
Appeler un second correspondant en cours de communication
3.1
def
Paul
en conversation
vous êtes en
communication
sélectionner le n°
parmi les 10 derniers
NouvAppel
ListeBis
pour appeler un
numéro du répertoire
abc
2
jkl
5
nº du second
correspondant
Répert
3
no
m
6
John
en conversation
le premier correspondant
est mis en attente
émis si votre poste
l'autorise
• Autres méthodes pour appeler un second correspondant
ef
d
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Numéroter directement.
Nom du second correspondant.
- Pour rappeler le dernier numéro émis (appui long).
- Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui court).
Touche d’appel programmée.
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
Recevoir un second appel en cours de communication
3.2
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
Paul
en conversation
vous êtes en
communication
Répondre à l’appel affiché :
touche d’appel
dont l’icône
Paul
appelle
nom ou n° de l'appelant
pendant 3 secondes
Répondre
John
en conversation
le premier correspondant
est mis en attente
clignote
• Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours :
John
en conversation
Paul
en conversation
touche associée à l'icône
'appel en attente'
John
en conversation
Paul
en conversation
touche associée à l'icône
'appel en attente'
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre
premier correspondant.
13
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)
3.3
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
John
en conversation
touche associée à
l'icône 'appel en
correspondant est mis en
attente'
Paul
en conversation
votre premier
attente
3
o
o
Transférer un appel
3.4
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :
def
abc
3
2
n
m
Paul
en conversation
vous êtes en
communication
• Si le destinataire du transfert répond :
jkl
6
5
n° du 2ème
poste
John
en conversation
le premier correspondant
est mis en attente
En cours de communication
Annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant (si la conférence est active) :
×Confér
Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) :
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
Transfert
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant.
Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé
(dépend du pays concerné et de la programmation du système).
Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent
3.5
En cours de communication, vous voulez transférer votre correspondant sur la boîte vocale d’un autre correspondant.
def
Paul
en conversation
TrfMV
vous êtes en
communication
Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence)
3.6
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du second
correspondant
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :
John
en conversation
¤Confér
sélectionner la fonction
'conférence'
×Confér
Transfert
annuler la
conférence
Mettre votre correspondant en attente (garde)
3.7
• Mise en garde exclusive :
vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même
poste.
Paul
en conversation
vous êtes en
communication
Attente
Paul
en attente
votre correspondant est
mis en attente
• Reprendre le correspondant en garde :
Paul
en attente
Paul
en conversation
touche associée à l'icône
'appel en attente'
• Mise en garde commune (soumis à programmation) :
pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne.
Paul
en conversation
vous êtes en
communication
Attente
Paul
en attente
votre correspondant est
mis en attente
14
3
o
o
En cours de communication
Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste :
Paul
en conversation
touche associée à
l'icône 'appel en
attente'
Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
3.8
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :
Paul
en conversation
Parquer
vous êtes en
communication
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
def
Intercept
Reprparc
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste à
l’origine du parcage
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30
par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
touche programmée
entrer le numéro
'protection d'une
communication'
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
Mémoriser un numéro
3.10
En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel :
Paul
en conversation
VersRep
vous êtes en
communication
----------
appuyer sur une
touche d'appel de la
page Perso
saisir le nom de
votre
correspondant
valider
Entrer en tiers dans une communication interne
3.9
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans
la conversation en cours :
¤Intrus
×Intrus
même touche pour sortie
15
Régler le niveau sonore
3.11
En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné:
Paul
en conversation
vous êtes en
Régler le niveau sonore
communication
4
o
o
o
o
o
o
Conférence 'Meet me'
La fonction 'Meet me' permet d'établir une conférence avec un maximum de 6 personnes : le 'maître' de la conférence (qui a les
Other
droits pour initier la conférence) et les participants (5 maximum) qui se joignent à la conférence.
Initier une conférence 'Meet me'
4.1
Afin que les participants se joignent à la conférence, vous devez au préalable convenir avec eux d'une heure de rendez-vous pour
la conférence et leur transmettre le code d'accès.
Lorsque le système vous invite à entrer un code ou un mot de passe, vous avez droit à
3 essais avant que le système ne rejette votre demande.
décrocher (voir
Etablir un
appel)
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer votre
mot de passe
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le code
d'activation de la
conférence 'Meet me'
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le code d'accès
à la conférence
depuis l'extérieur,
composer le numéro
d'appel d'activation de la
conférence 'Meet me'
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
la conférence est établie
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
entrer votre
numéro de
téléphone (en
interne)
Ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système.
Numéro d'appel d'activation de la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel est utilisé par le maître de conférence lorsqu'il
veut initier une conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système.
Mot de passe : le mot de passe par défaut ne peut être utilisé. Si nécessaire, se reporter au chapitre "Modifier votre mot de
passe".
Se joindre à une conférence 'Meet me'
4.2
Une fois établie par le maître de la conférence, les participants peuvent se joindre à la conférence 'Meet me' (5 participants au
maximum).
décrocher (voir
Etablir un
appel)
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le code
d'adhésion à la
conférence 'Meet me'
depuis l'extérieur,
composer le numéro
d'appel d'adhésion à la
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
conférence 'Meet me'
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
Vous êtes en conférence
entrer le code
d'accès à la
conférence
Code d'activation : ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système.
Numéro d'appel d'adhésion à la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel permet aux participants de se joindre à une
conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système.
Un bip sonore retentit lorsqu'un participant se joint à la conférence. 2 bips sonores
retentissent lorsqu'un participant quitte la conférence.
Vous ne pouvez pas vous joindre à une conférencce si le nombre maximum de
participants est déjà atteint.
Lorsque le maître de conférence raccroche, toutes les communications sont coupées.
Si la conférence n'est pas encore établie par le maître de conférence, vous êtes mis en
attente jusqu'à son établissement (5 minutes maximum).
Si vous ne pouvez pas joindre directement la conférence, vous devez passer par un
intermédiaire (correspondant interne ou un opérateur automatique) Ce dernier
compose le code d'adhésion à la conférence et transfert votre appel (dans les 10
secondes).
16
5
o
L’Esprit d’Entreprise
Other
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
5.1
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
même touche pour
annuler
supervisé”
Répondre à la sonnerie générale
5.2
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre :
Intercept
AppelGén
accéder à la page
'Menu'
Filtrage patron/secrétaire
5.3
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron
vers une ou plusieurs secrétaires.
• A partir du poste patron ou secrétaire :
vos appels sont filtrés par la personne choisie
(secrétaire,…)
Intercepter un appel
5.4
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez
répondre à partir de votre poste.
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous :
touche programmée
'interception d'appel
de groupe'
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous :
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
nº du poste qui
sonne
accéder à la page
'Menu'
touche programmée
'interception
Intercept
Poste
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste qui
sonne
d'appel de poste'
Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre
l’interception.
touche
programmée
“Filtrage”
même touche pour
annuler
Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icône associée à la touche
programmée “filtrage”.
17
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
5.5
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel :
votre poste sonnera en même
temps que le standard
touche programmée
“Aide opératrice”
même touche
pour annuler
5
o
o
o
o
L’Esprit d’Entreprise
• A chaque appel pour le standard :
un appel pour le standard sonne sur
votre poste
touche programmée
“Aide opératrice”
Groupement de postes
5.6
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
n° du groupement à appeler
• Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement :
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
touche
programmée
nº de votre
groupement
'sortie de
groupement'
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses
appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif
5.7
(bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
5.8
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.
def
votre récepteur portatif
sonne
touche programmée
'réponse à la
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº de votre
groupement
recherche de
personne'
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
5.9
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance :
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste
de votre correspondant (s’il possède la fonction
mains libres)
Paul
est libre
Interphon
votre
correspondant
ne répond pas
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
5.10
def
EnvoiTxt
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste
destinataire
saisir les premières
lettres du nom
• Message prédéfini :
Paul
est libre
votre
correspondant
ne répond pas
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.
touche programmée
'recherche de
personne'
affichage de la recherche en cours
18
Mess Texte
rappelez
01/27
premier message de
la liste
Langue
changer la langue du
message
sélectionner le
message à
envoyer (01 à 27)
valider votre
choix
Allermsg
entrer le n° du
message à
envoyer (01 à 27)
valider votre
choix
5
o
o
o
o
L’Esprit d’Entreprise
• Message personnel :
Nouv.Msg
créer un message
personnel temporaire
valider votre
choix
(clavier alphabétique)
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8JOIGNEZ PAR BIP 22RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique
Envoyer une copie d’un message vocal
5.11
Voix
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
affichage du nombre de
nouveaux et d’anciens
messages
Consulter
mot de passe
def
Envcopie
choisir le
message à copier
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste
destinataire
nom du destinataire
par appuis
successifs
• * Pour enregistrer un commentaire :
Mess voix
Prêt à enreg.
Enregist
démarrer l’enregistrement du
Mess voix
enregistrement
enregistrement en cours
commentaire
Stop
Ecouter
fin de l’enregistrement réécouter le commentaire
Enregist
réenregistrer un commentaire envoyer le
message
Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion
5.12
def
Voix
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
Envoimsg
mot de passe
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du destinataire ou
de la liste (00 à 50)
Mess voix
Prêt à enreg.
nom du destinataire ou
de la liste (00 à 50)
Enregist
Ajouter
autres destinataires si
nécessaire
démarrer l’enregistrement du
message
valider
Envoimsg
envoyer le message enregistrer un commentaire*
Enregist
19
Mess voix
enregistrement
Stop
enregistrement en cours fin de l’enregistrement valider
Ecouter
Enregist
réécouter le message réenregistrer un message valider
5
o
o
o
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes
5.13
L’Esprit d’Entreprise
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
parlez, vous disposez de 20
secondes
nº du groupe
de diffusion
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.
Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique
5.14
Cette fonctionnalité permet à un usager, ayant les droits necessaires, de modifier le message d’accueil de nuit ou de jour du
standard automatique.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
numéro d’appel de
la messagerie
vocale
9 5
accéder au
menu 'options
personnelles'
accéder au menu
'personnalisation des
messages d’accueil'
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
numéro de votre
boîte vocale
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
mot de passe
suivre les instructions du
guide vocal
20
6
o
Rester en contact
Other
Choix des appels à renvoyer
6.1
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ...
Ext/int
selectionner le type d'appel
Ext/Int
ToutAppel
renvoyer les appels
internes et externes
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)
6.2
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un
poste interne (opératrice, etc.).
Immédiat
Externes
renvoyer les appels
externes
abc
3
2
jkl
6
5
def
no
m
Renvoi
Renvoi - Externe
le type d’appel
renvoyé s’affiche
Internes
renvoyer les appels
internes
ListeBis
nº du
destinataire
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
6.3
Imméd»MV
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
6.4
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
def
Voix
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
affichage du nombre de nouveaux et d’anciens
mot de passe
Consulter
affichage du nom de l’émetteur, de la date, de
l’heure et du rang du message
sélectionner le
message de votre
choix
Ecouter
Effacer
l’acceptation du renvoi s’affiche
messages
Appeler
Envcopie
Répert
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous
joindre.
l’acceptation du renvoi
s’affiche
écouter le message effacer le message rappeler l’auteur du
message
Activer/désactiver l’assistant personnel
6.5
Réglages
Assistant
copier le message
Réglages
Assistant : OFF
accéder à la page
'Menu'
Actif
Inactif
Réglages
Assistant : ON
valider
21
6
o
o
o
Rester en contact
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre
6.6
Menu
choisir le type de
accéder à la page
Réglages
Assistant
'Menu'
N°Intern
saisir le nº d’un
collègue ou de votre
assistante ou autre
Opérateur
activer / désactiver le
N°externe
saisir un numéro externe saisir le nº de votre
téléphone mobile ou de
votre DECT
valider
transfert vers le standard
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de
6.7
personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :
Surbip
touche programmée
'renvoi sur la recherche
de personne'
renvoi
N°mobile
l’acceptation du renvoi
s’affiche
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
6.8
Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
def
SuivezMoi
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº de votre poste
def
abc
touche programmée
3
2
n
m
jkl
6
5
nº de votre poste
l’acceptation du renvoi
s’affiche
'faire suivre ses
appels'
Effectuer un renvoi sélectif
6.9
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant :
l’acceptation du renvoi s’affiche
touche
programmée
'renvoi sélectif'
Renvoyer les appels de votre groupement
6.10
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne :
def
abc
3
touche programmée
'Renvoi des appels
2
n
m
jkl
6
5
nº du destinataire
du renvoi
l’acceptation du renvoi s’affiche
de groupement'
22
6
o
Rester en contact
Annuler tous les renvois
6.11
AnnulRenv
programmer un autre type de
renvoi
touche programmée
'Annulation de tous les
renvois'
Annuler un renvoi particulier
6.12
touche programmée correspondant au type de renvoi
(groupe ou sélectif)
Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur
6.13
occupation)
Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne.
def
Sioccupé
touche programmée
'Renvoi sur occupation'
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
nº destinataire
du renvoi
2
5
nº destinataire
du renvoi
l’acceptation du renvoi s’affiche
def
abc
3
n
m
jkl
6
Ne pas être dérangé
6.14
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
NPD
l’acceptation du renvoi
s’affiche
touche programmée
'Ne pas déranger'
Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à
vous joindre.
Laisser un message d’absence à vos appelants internes
6.15
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle.
Texte
• Message prédéfini :
Mess Texte
rappelez
01/27
premier message de
la liste
Langue
sélectionner le
message à
envoyer (01 à 27)
Allermsg
entrer le n° du
message à
envoyer (01 à 27)
valider votre
choix
changer la langue du
message
valider votre
choix
• Message personnel :
Créer
créer un message
personnel temporaire
valider votre
choix
(clavier alphabétique)
23
6
o
o
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8JOIGNEZ PAR BIP 22RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique
Rester en contact
Notification des messages
6.17
Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon
à recevoir une notification de message sur un autre poste.
accéder à la page
'Menu'
• Activer/désactiver la notification des messages :
Réglages
Notifier
Consulter les messages écrits laissés en votre absence;
6.16
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Messagerie
Messages voix:: 0
Messages texte:: 2
LireTxt
nombre de
messages reçus
Suite
Effacer
Appeler
EnvoiTxt
Affichage de la suite du message ainsi
que la date et l'heure de dépôt
Message suivant.
Message précédent.
Effacer le message.
Rappeler l’auteur du message.
Envoyer un message écrit à un correspondant interne.
affichage du message, de
l'émetteur à l'écran
ON/OFF
Choix
appuis successifs pour
valider
activer/désactiver
•
Pour interrompre momentanément l'enregistrement :
def
Numéro
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le numéro valider
• Modifier la plage horaire :
il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active.
def
Horaires
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
modifier les
valider
horaires
VersRep
Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire.
Quitter la consultation.
24
7
o
Gérer vos coûts
Other
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes
7.1
clients
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients.
touche
programmée
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
entrer le numéro
du destinataire
mot de passe de ce
poste interne
entrer le numéro
du correspondant
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
'code affaire'
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :
touche programmée “Code affaire en cours de
communication”
Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager
7.2
interne depuis votre poste
votre correspondant est
Paul
en conversation
en communication avec
le correspondant
interne
touche programmée
'Rappel de taxation'
mis en attente
• Lorsque le correspondant interne, ayant pris l'appel, raccroche, vous êtes rappelé et vous
pouvez :
1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée,
nombre de taxes...).
OK
nom de l’usager interne et coût de
la communication
2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation.
Imprimer
OK
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº externe
demandé
Transfert
transfert de l’appel à votre
correspondant en attente
25
8
o
o
Votre poste s’ajuste à vos
besoins
Other
Modifier votre mot de passe
8.3
Initialiser votre messagerie vocale
8.1
le voyant lumineux
clignote
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller
votre téléphone.
Personnaliser votre accueil vocal
8.2
entrer votre mot de passe puis
enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle
Réglages
Boîtevoc
accéder à la page
'Menu'
Mess voix
Prêt à enreg.
pour démarrer
Enregist
enregistrement
enregistrement en
l’enregistrement
Msgperso
Mess voix
cours
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.
Réglages
Options
Motpasse
accéder à la page
'Menu'
abc
2
jkl
5
ancien
code
def
3
n
m
6
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nouveau code
(4 chiffres)
(4 chiffres)
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515.
Configurer votre sonnerie
8.4
Réglages
Poste
Sonnerie
accéder à la page
'Menu'
T
Choisir la mélodie :
Stop
fin de
l’enregistrement
Pause
pour interrompre
momentanément
l'enregistrement
Défaut
pour revenir à l’annonce
par défaut
valider
26
Mélodie
T
Régler le volume de la sonnerie :
Volume
sélectionner la mélodie de
votre choix (16 mélodies)
sélectionner le volume de votre
choix (12 niveaux)
valider votre
choix
valider votre
choix
8
o
T Activer/désactiver le mode silence :
Silence
T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) :
Actif
pour désactiver pour activer valider votre
Inactif
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Sélectionner la page d'accueil
8.6
Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste.
choix
Réglages
Options
Accueil
Progress.
Actif
Inactif
pour désactiver pour activer valider votre
T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète :
Bips
Actif
Inactif
pour désactiver pour activer valider votre
T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel :
Paul
appelle
votre poste
sonne
Régler le contraste de votre écran
8.5
régler le volume de la
sonnerie
Réglages
Poste
Contraste
choix
choix
sélectionner la
page par défaut
Choisir la langue
8.7
valider votre
choix
Réglages
Options
accéder à la page
'Menu'
Langue
sélectionner la page
par défaut
Programmer les touches d’appel direct (Page perso)
8.8
valider votre
choix
Label
accéder à la page
'Menu'
Ecran
augmenter ou diminuer le contraste de l'écran ou des
touches (du boîtier d'extension) par appuis successifs
sur les touches correspondantes
Touches
27
accéder à la page
'Perso' à l’aide
du navigateur
Numéro
saisir le numéro
appuyer sur une
touche d'appel de la
page Perso
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
Saisir le nom
8
o
o
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Programmer les touches d’appel direct (Touches f1 et f2)
8.9
Label
Appuyer sur une touche
saisir le nom
programmable (F1 ou F2)
def
Numéro
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
saisir le numéro
Effacer une touche programmée
8.10
Effacer
accéder à la page
'Perso' à l’aide
sélectionner la
touche à effacer
du navigateur
Programmer un rappel de rendez-vous
8.11
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la
même heure).
appuyer sur une touche
programmable
(F1 ou F2)
• A l’heure programmée votre poste sonne :
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième
rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le
renvoi.
• Pour annuler votre demande de rappel :
Rdez-vous
accéder à la page
Tempo.
sélectionner le type de rendez-vous
'Menu'
Effacer
Connaître le numéro de votre téléphone
8.12
Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'.
Accéder à la page Info à l’aide du navigateur.
Permanent
(temporaire ou permanent)
accéder à la page
'Menu'
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
composer l’heure
du rendez-vous
Rdez-vous
valider l'heure de
rendez-vous
Tempo.
Permanent
sélectionner le type de rendez-vous
(temporaire ou permanent)
28
8
o
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
8.13
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :
poste au repos, vous entendez la
musique
(Appui long)
même touche pour annuler
(Appui long)
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès
que vous avez raccroché.
Verrouiller / Déverrouiller votre poste
8.14
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
votre poste est
verrouillé/déverrouillé
accéder à la page
'Menu'
Verrou
suivant les instructions
affichées à l’écran, entrer
votre mot de passe ou
valider
Activer/désactiver le mode 'casque forcé'
8.16
Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné.
Réglages
Poste
CasqForcé
accéder à la page
'Menu'
Actif
Inactif
activer/désactiver le mode 'casque forcé'
Configurer la prise audio de votre poste
8.15
Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d’un casque, d’un kit mains-libres ou d’un haut-parleur.
Réglages
Poste
Jack
accéder à la page
'Menu'
Casque
MainsLibr
HtParleur
29
9
o
ACD : Poste agent - Poste
superviseur
Other
Les quatre états d’exploitation du poste agent
9.4
Poste agent
9.1
Une solution centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents en fonction de leurs disponibilités et de leurs
compétences.
Ouvrir une session agent (login) - Poste agent
9.2
ACD
info
sélectionner l’application
ACD
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
Login
sélectionner l’agent et
affichage de l’écran d’accueil
de l’application ACD
valider
suivant les instructions
affichées à l’écran,
entrer votre mot de
passe ou valider
Écran d’accueil de l’application ACD - Poste agent
9.3
nom du poste
agent
La disponibilité d'un agent est liée à son état d'exploitation (au nombre de 4), qu'il peut changer à tout moment. Ces états sont :
•En service, l'agent est prêt à recevoir des appels.
•En retrait, l'agent s’est retiré de l’application ACD.
• En travail complémentaire, l’agent ne reçoit plus d’appels, le temps d’effectuer une tâche liée à un appel.
• En absence momentanée, l'agent est en pause et ne reçoit pas d'appels.
L'agent peut changer d'état d'exploitation directement en entrant des codes (tous postes), en appuyant sur les touches de fonction
du poste (postes Alcatel 4028/4029 et Alcatel 4038/4039/4068), ou par l'intermédiaire de l'application agent 'Agent Assitant' sur
PC (si disponible).
Changer l'état d’exploitation du poste - Poste agent
9.5
• Changement par codes (tous postes)
Les codes de changement d’état d’exploitation sont définis lors de la configuration du système, consulter l'administrateur du
système pour connaître ces codes.
Etats Codes
en service
en retrait
entrer le code
d’exploitation à activer
Une mélodie retentit : activation acceptée,
le changement d'état est effectué
• Changement par touches de fonction (Alcatel 4028/4029 et Alcatel 4038/4039/4068)
Appuyer sur la touche de fonction de l’état à activer. Des informations relatives à l’état sélectionné s’affichent à l’écran. Si un
message de refus apparaît, contacter l’administrateur du système.
en travail
complémentaire
en absence
momentanée
Une alarme de type 'buzzer' retentit : activation refusée,
le poste n'est probablement pas pris en compte par le
centre d'appels, contacter votre administrateur
état des files
d’attente
ACD
135 A2 On
EnService Travail
Perso
[01]
Perso
Menu Info
Pause EnRetrait
Logout Groupes
Passe
12:55
Modifier votre mot de passe - Poste agent
9.6
def
Motdepasse
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
nouveau code
(4 chiffres)
•[01] signifie : 1 appel en attente (Alcatel 4028/4029 - Alcatel 4018/4019).
30
9
ACD : Poste agent - Poste superviseur
Intégrer un autre groupe / quitter un groupe - Poste agent
9.7
Perso
Perso
12:55
ACD 2
ACD 4
12:55
ACD 6
ACD 8
Perso
A.C.D.
Groupes
Poste agent - Fermer la session agent (logout)
9.8
Logout
ACD 1
Menu Info
ACD 3
ACD 5
ACD 7
appuyer sur la touche du groupe (1 à 8) à
intégrer (case vide) et/ou appuyer sur la
touche du groupe à quitter (case pleine)
Poste superviseur
9.9
Un superviseur peut consulter les messages déposés dans les boîtes vocales des groupes du centre d'appels (8 groupes au
maximum) en utilisant les touches de fonction d'un poste Alcatel 4028/4029 ou Alcatel 4038/4039/4068.
Un superviseur peut également remplir la fonction d'agent à partir du même poste.
Superviser les boîtes vocales de groupes - Poste superviseur
9.10
• Consulter les messages :
Lorsqu’un message est déposé dans la boîte vocale d'un groupe, le témoin de présence d’un méssage vocal associé à la touche de
supervision clignote.
suivre les instructions du guide vocal
appuyer sur la touche
de supervision
Dès qu’une boîte vocale est consultée par un superviseur, son accès n’est plus possible
aux autres superviseurs.
• Touches de supervision des boîtes vocales des groupes et positionnement sur les postes :
31
accéder à la page 'Perso'
Perso
Perso
Menu Info
ACD 1
ACD 3
Perso
Menu Info
Perso
ACD 5
ACD 7
12:55
ACD 2
ACD 4
12:55
ACD 6
ACD 8
Garantie et clauses
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces
howtoc
et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette
garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans
ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de
détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition
à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de
réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois,
pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
L'écouteur et la zone du microphone du combiné peuvent attirer des objets métalliques
pouvant être dangereux pour l'oreille.
Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines
fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une
clé logicielle.
Déclaration de conformité
Pays CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel 4028 et
4029 sont conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement
Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut
être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur.
Informations relatives à l'environnement
Ce symbole signifie qu'en fin de vie, ce produit doit faire l'objet d'une collecte et
d'un traitement séparés dans les pays membres de l'Union Européenne, ainsi
qu'en Norvège et en Suisse. En éliminant correctement ce produit, vous
contribuerez à la conservation des ressources naturelles et à la prévention
d'éventuels effets négatifs sur l'environnement et la santé humaine, pouvant résulter de la
manipulation inappropriée des déchets de ce produit. Pour obtenir des informations
complémentaires sur la récupération et le recyclage de ce produit, veuillez contacter le
fournisseur qui vous l'a vendu.
Conditions de fonctionnement
Plage de températures de fonctionnement : -5°C /45°C
Protection contre les chocs acoustiques
Le niveau acoustique du signal généré par l'écouteur du combiné est inférieur à 130 dBspl
pour un signal transitoire (123 dBspl pour l'Australie) et à 118 dBspl (rms) pour un signal
continu (120 dBA pour l'Austalie)
32
Directive 2003/10/EC spécifiant les risques liés au bruit au travail
La sonnerie contribue au bruit global journalier ;au réglage maximal, le niveau est de 105 dBA
à 60 cm du terminal.
Pour réduire le niveau, il est conseillé de :
- diminuer le réglage (9 pas de 5 dB),
- programmer une sonnerie progressive.
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans
préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2006.
Tous droits réservés.
MU19005AAAC-O600ed01-1207
Loading...