Xerox DocuWorks 6.2 Operation Guide [fr]
Guide d’utilisation de base
2
Introduction
Nous vous remercions d'avoir choisi DocuWorks.
Le logiciel de traitement de documents DocuWorks vous permet de traiter de façon uniforme les
données d'une grande variété de situations de travail.
Avec DocuWorks, vous pouvez traiter aussi bien des documents créés par des applications PC
(ordinateur personnel) que des données obtenues par numérisation au format DocuWorks. Ces
données peuvent également être envoyées sous la forme de courrier électronique ou imprimées
à l'aide d'une imprimante.
Ce guide vous offre une présentation de DocuWorks ainsi que de ses fonctions de base. Veuillez
lire attentivement ce guide avant d'utiliser DocuWorks.
Afin de parfaitement comprendre ce document, l'utilisateur est sensé connaître les opérations
élémentaires de Microsoft
Millennium, Microsoft® Windows
(nommés ci-après Windows 98SE, Windows Me, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista).
®
Windows
®
2000, Microsoft® Windows® XP, Microsoft® Windows Vista
®
98 SE (Deuxième Édition), Microsoft® Windows
Xerox Corporation
®
®
Les copies d'écrans sont reproduites avec la permission de Microsoft Corporation.
Microsoft, Windows, Windows Vista, Excel et Internet Explorer sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux
États-Unis et/ou dans d'autres pays.
Adobe, Acrobat et Element sont des marques commerciales ou des marques deposes de Adobe Systems Incorporated aux
États-Unis et dans d'autres pays.
Pentium est une marque déposée de Intel Corporation et de ses filiales aux États-Unis et dans d'autres pays.
WinReader est une marque déposée de Media Drive Corporation.
Tous les autres noms de sociétés ou de produits sont des marques de commerce ou des marques déposées de leurs
détenteurs respectifs.
Fuji Xerox décline toute responsabilité quant aux pannes d'ordinateurs résultant d'une infection par un
virus informatique ou un piratage informatique.
Important
1. Le présent guide est protégé par les lois sur les droits d'auteur, tous droits réservés. Conformément aux
lois sur les droits d'auteur, il est strictement interdit de copier ou de reproduire ce guide, partiellement ou
intégralement, sans le consentement écrit de l'éditeur.
2. Le présent manuel peut être modifié sans préavis.
3. Tous commentaires au sujet d'ambiguïtés, d'erreurs, d'omissions ou de pages manquantes sont les
bienvenus.
Xerox, The Document Company, the stylized X, TrustMarking Basic et CentreWare sont des marques déposées de
Xerox Corporation.
DocuWorks est une marque de commerce of Fuji Xerox Co.,Ltd.
3
À propos des guides de DocuWorks
Les guides de DocuWorks suivants sont disponibles.
Type de guides
Les guides suivants contiennent des informations sur les fonctions et les opérations de
DocuWorks.
Format du
Nom du guide Description
fichier du
guide
Guide d'installation Il contient des explications sur les environnements
d'exploitation et les procédures d'installation de
DocuWorks. Après avoir inséré le CD-ROM de
DocuWorks dans le lecteur de votre ordinateur, cliquez sur
«Guide d'installation» pour y accéder.
Guide d'utilisation de
base
(ce guide)
Aide L'Aide présente les principales fonctionnalités de
Ce guide vous décrit les opérations de base telles que
l'affichage, la création et l'édition de documents.
Pour installer ce guide, sélectionnez [Guide d'utilisation de
base] dans la boîte de dialogue [Sélectionner les fichiers
d'option] lors de l'installation de DocuWorks.
Vous pouvez y accéder en sélectionnant [Démarrer] >
[Tous les programmes] > [Xerox] > [DocuWorks] > [Guide
d'utilisation de base DocuWorks].
DocuWorks et décrit chaque fonction.
Vous pouvez l'utiliser comme référence permettant de
comprendre la description générale et chaque opération
des fonctionnalités de DocuWorks. Vous pouvez
également consulter l'Aide afin de connaître les procédure
de réglage des boîtes de dialogue lors de l'utilisation de
DocuWorks.
Elle décrit essentiellement les principaux sujets suivants :
z
Présentation et nouvelles fonctions
z
Configuration et utilisation de l'environnement des
fenêtres.
z
Toutes les opérations
z
Menus et fonctions des boîtes de dialogue
z
Caractéristiques, compatibilité, précautions et
contraintes
Fichier
DocuWorks
Fichier
DocuWorks
Fichier CHM
Notes de mise à jour Elles contiennent des informations importantes dont vous
Utilisation du guide
Le guide comprend les sections suivantes :
1 Présentation de DocuWorks
Le logiciel de traitement de documents DocuWorks offre la possibilité de traiter de manière
uniforme différents types de données. Cette section décrit comment utiliser DocuWorks et
présente ses fonctions.
Fichier HTML
devez prendre connaissance avant d'utiliser DocuWorks.
Vous y trouverez des informations sur les précautions et
contraintes relatives à DocuWorks.
4
2 Utilisation de DocuWorks
Docuworks dispose de deux fenêtres permettant de choisir la plus appropriée pour une
application donnée : le Bureau et la Visionneuse. La fonction Bureau offre exactement le même
environnement de travail que lorsque vous êtes assis(e) devant un bureau. Vous pouvez
travailler avec la Visionneuse tout comme si vous étiez en train d'écrire sur des documents
papier. Cette section décrit la manière d’utiliser DocuWorks.
3 Création d'un document DocuWorks
Vous pouvez créer des documents DocuWorks à partir de documents papier numérisés, de
données d'autres applications et de fichiers image. Il existe plusieurs façons de créer des
documents DocuWorks. Cette section offre des informations sur la création de documents
DocuWorks.
4 Édition
Vous pouvez joindre des blocs-notes, écrire des commentaires ou éditer avec des annotations
les documents DocuWorks tout comme s'il s'agissait de documents papier. Vous pouvez
également utiliser du texte ou des images dans les documents. Cette section décrit les types
d'édition que vous pouvez réaliser avec DocuWorks.
5 Assemblage de documents
Vous pouvez empiler les documents DocuWorks dans un document unique, vous pouvez
également les dépiler. Vous pouvez empiler les documents PDF dans un document unique, vous
pouvez également les dépiler. Comme pour les documents DocuWorks, vous pouvez assembler
les documents empilés dans un cahier. Cette section décrit l'empilage et le dépilage des
documents ainsi que le travail avec les classeurs.
6 Organisation de documents à l'aide de dossiers
Les documents et classeurs peuvent être organisés à l'aide de dossiers. Vous pouvez créer un
nouveau dossier dans le Dossier Utilisateur sur le Bureau ou créer un lien vers un dossier
Windows où les documents ou dossiers peuvent être déplacés ou copiés. Cette section décrit la
gestion des fichiers dans les dossiers.
7 Impression
Vous pouvez imprimer des documents DocuWorks de la même façon qu'avec les autres
applications Windows. Cette section décrit l’utilisation de modules externes, ainsi que les
différentes façons d’imprimer, par exemple, en augmentant ou en réduisant la taille du document
en fonction du format du papier.
8 Recherche
Sur le Bureau, vous pouvez rechercher des documents ou classeurs en utilisant comme mot-clé
un nom de fichier, des dates, du texte ou les propriétés d'un document. Vous pouvez aussi
rechercher des documents sous d'autres formats. Vous pouvez définir plusieurs conditions pour
la recherche. Cette section décrit la recherche d'un document.
5
9 Sécurité et signature numérique
Vous pouvez définir des niveaux de sécurité pour protéger des documents de sorte que seul
l'utilisateur spécifié ait l'autorisation de l'ouvrir, de l'éditer et de l'imprimer. Vous pouvez signer un
document DocuWorks de la même façon que lorsque vous apposez un sceau ou une signature
sur un document papier. Lorsque les documents sont signés, il est possible de confirmer le
signataire et le contenu des documents au moment où ils sont signés, afin d'éviter l'altération ou
la falsification du texte. Cette section décrit comment définir ces trois types de sécurité, ainsi que
les fonctions de la Signature électronique DocuWorks et du Certificat numérique.
10 Conversion d'un document en un autre format
Vous pouvez convertir des fichiers DocuWorks en PDF ou en fichiers image. Vous pouvez aussi
convertir les PDF ou fichiers image au format DocuWorks. Vous pouvez en outre rechercher des
fichiers PDF sur le Bureau ou les afficher sous forme de vignettes. Cette section décrit la
conversion de fichiers avec DocuWorks.
11 Fonctions utiles
Cette section présente des fonctions utiles de DocuWorks autres que celles décrites dans les
opérations de base.
6
Conventions
Symboles et normes utilisés dans le présent guide
Symbole Utilisation du symbole
Important
Remarque
Consulter
“ ” Indique les noms des autres guides et les titres des sections du présent guide
[ ] Indique un nom de boîte de dialogue, d'élément et de bouton dans une boîte de
> Représente la hiérarchie des menus, par exemple Sélectionnez le menu
< > key Indique une touche de clavier de l'ordinateur.
Voir l’Aide
?
z
Ce guide décrit les écrans et opérations de DocuWorks en prenant comme exemple Windows
Signale des informations importantes que vous devez lire.
Indique des informations complémentaires sur les opérations ou les fonctions.
Signale une référence croisée dans le présent guide.
pour référence. Encadre également les noms de dossiers, de fichiers et de
chemins de répertoires.
dialogue, par exemple, Cliquez sur le bouton [OK].
[Démarrer] de Windows puis [Tous les programmes] > [Xerox] > [DocuWorks].
Représente un titre de référence des rubriques de l'Aide.
XP. Si vous utilisez un système d'exploitation autre que Windows XP, veuillez vous reporter
aux informations relatives à votre système d'exploitation.
z
Le terme "sélection" utilisé dans le présent guide désigne une opération de choix d'éléments
de menu ou de boîte de dialogue. Le terme "clic" désigne une opération consistant à placer le
curseur sur un bouton d'une boîte de dialogue puis à appuyer sur le bouton gauche de la
souris.
z
Dans certains cas, les termes suivants peuvent être abrégés:
- "Bureau DocuWorks Desk" peut être abrégé en "Bureau".
- "Visionneuse DocuWorks" peut être abrégé en "Visionneuse".
- "Visionneuse DocuWorks légère" peut être abrégé en "Visionneuse légère".
- "Visionneuse DocuWorks légère pour le Web" peut être abrégé en "Visionnause légère pour
le Web".
- "Contrôleur de visionneuse DocuWorks" peut être abrégé en "Contrôleur de visionneuse".
- "Fenêtre [Bureau DocuWorks]" peut être abrégé en "Fenêtre Bureau".
- "Fenêtre [Visionneuse DocuWorks]" peut être abrégé en “Fenêtre Visionneuse".
z
Sauf mention spécifique, "document" peut être utilisé à la place de "document DocuWorks".
Le mot "classeur" peut être utilisé à la place de "classeur DocuWorks". Un "document
DocuWorks" et un "classeur DocuWorks" peuvent être appelés collectivement un "fichier
DocuWorks".
7
Utilisation de l'Aide et des Notes de mise à jour
Affichage de l'Aide
Lancement de l'Aide depuis le menu [Démarrer] de Windows
Cliquez sur [démarrer] dans la barre des tâches de Windows, puis sélectionnez [Tous les
programmes] > [Xerox] > [DocuWorks] > [Aide DocuWorks].
Vous pouvez ainsi afficher l'Aide sans démarrer Docuworks.
Lancement de l'Aide depuis le menu [Aide] de DocuWorks
Sélectionnez [Aide DocuWorks] dans le menu [Aide] situé dans la fenêtre du Bureau ou de la
Visionneuse.
Utilisation de l'Aide
Vous pouvez utiliser l'Aide en cliquant sur les boutons situés en haut de la fenêtre de l'Aide ou
en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre pour afficher le menu contextuel.
Voir l’Aide
?
Utilisation de l'Aide et des manuels > Utilisation de l'Aide
Affichage des Notes de mise à jour
Avant l'installation de DocuWorks
Après avoir inséré le CD-ROM dans le lecteur de votre ordinateur, cliquez sur [Notes de mise à
jour] afin d'afficher les Notes de mise à jour du CD-ROM. Utilisez les liens pour afficher les
informations désirées.
Après l'installation de DocuWorks
Cliquez sur [démarrer] dans la barre des tâches de Windows, puis sélectionnez [Tous les
programmes] > [Xerox] > [DocuWorks] > [Lisezmoi] > [Lisezmoi].
8
Table des matières
Introduction...................................................................................................2
À propos des guides de DocuWorks ............................................................3
Utilisation de l'Aide et des Notes de mise à jour...........................................7
Table des matières.......................................................................................8
1 Présentation de DocuWorks................................................................................. 10
1.1 Introduction de DocuWorks ........................................................................10
1.2 Composants DocuWorks............................................................................13
1.3 Types de document traités avec DocuWorks............................................. 16
2 Utilisation de DocuWorks ..................................................................................... 18
2.1 Démarrer et quitter DocuWorks.................................................................. 18
2.2 Composants du Bureau.............................................................................. 19
2.3 Composants de la Visionneuse.................................................................. 25
3 Création d'un document DocuWorks .................................................................. 35
3.1 Création de documents en réalisant un glisser-déposer de fichiers
d'une autre application sur le Bureau ......................................................... 35
3.2 Création de documents en réalisant un glisser-déposer de fichiers
image sur le Bureau ................................................................................... 37
3.3 Création de documents par sortie de fichiers d'une autre application
à l'aide de l'imprimante DocuWorks ........................................................... 39
3.4 Création de documents DocuWorks par numérisation de documents papier40
3.5 Création de documents en utilisant le bouton [Convertir en document DocuWorks]
à partir d'une application Office .................................................................. 41
4 Édition .................................................................................................................... 42
4.1 Ajout d'annotations ..................................................................................... 42
4.2 Utilisation des contenus du document........................................................ 50
4.3 Conversion des caractères d'une image en données de texte (ROC) ...... 52
4.4 Tri des pages..............................................................................................54
4.5 Configuration des en-têtes et pieds de page.............................................. 56
4.6 Création d'une table des matières.............................................................. 59
5 Assemblage de documents .................................................................................. 61
5.1 Empilement ou désempilement de documents........................................... 61
5.2 Combinaison de documents dans un classeur........................................... 63
6 Organisation de documents à l'aide de dossiers............................................... 71
6.1 Organisation de documents à l'aide d'un Dossier Utilisateur .....................71
6.2 Organisation de documents à l'aide d'un dossier de liens.......................... 73
9
6.3 Vidage de la Corbeille ................................................................................ 74
7 Impression ............................................................................................................. 75
7.1 Impression d'un document..........................................................................75
7.2 Fonctions d'impression utiles......................................................................78
8 Recherche ..............................................................................................................81
8.1 Recherche d'un document sur le Bureau ................................................... 81
8.2 Recherche d'une chaîne de texte dans la Visionneuse.............................. 86
8.3 Ajouter une marque au résultat de la recherche ........................................ 89
8.4 Recherche de fichiers PDF.........................................................................91
9 Sécurité et signature numérique.......................................................................... 93
9.1 Présentation des fonctions de sécurité.......................................................93
9.2 Configuration de la sécurité garantie par un mot de passe........................ 95
9.3 Sécurité garantie par la Signature électronique DocuWorks...................... 98
9.4 Signatures avec un Certificat numérique.................................................... 99
9.5 Présentation des signatures..................................................................... 100
9.6 Sécurité garantie par la Signature électronique DocuWorks.................... 101
9.7 Signatures avec un Certificat numérique.................................................. 103
10 Conversion d'un document en un autre format .............................................. 104
10.1 Conversion en fichier PDF........................................................................104
10.2 Conversion de documents en fichiers image............................................ 106
11Fonctions utiles................................................................................................... 108
11.1 Fonctions utiles de modules externes ...................................................... 108
Index.........................................................................................................112
1 Présentation de DocuWorks 10
1 Présentation de DocuWorks
Le logiciel de traitement de documents DocuWorks offre la possibilité de traiter de manière
uniforme différents types de données. DocuWorks vous permet de travailler avec des documents
numériques exactement de la même façon qu'avec des documents papier. Cette section décrit
l'utilisation de DocuWorks.
1.1 Introduction de DocuWorks
DocuWorks est un logiciel qui convertit des documents papier ainsi que des fichiers créés avec
d'autres applications au format DocuWorks afin de permettre un traitement uniforme des
données. DocuWorks met ainsi fin à vos préoccupations dues aux différences qui existent parmi
les formats de fichiers informatiques, en permettant le traitement de fichiers de la même façon
que des documents papier.
Un fichier DocuWorks est un document sous le format DocuWorks.
Cette montagne de papier grandissante… Vous pouvez immédiatement trouver les documents dont vous avez besoin s'ils ont été numérisés et enregistrés sous le format numérique
Cette montagne de papier qui n'arrête pas de grandir. Vous n'arrivez pas
à vous rappeler de l'endroit où vous avez mis ces fichiers, bien qu'ils aient
été correctement classés.
DocuWorks permet de numériser des documents papier et de les gérer en
tant que données électroniques. Une fois sous le format électronique, vous
trouverez facilement les documents en utilisant la fonction de recherche.
Vous pouvez aussi faire pivoter des documents électroniques pour
changer leur orientation ou redresser les documents électroniques inclinés
suite à la numérisation.
Il permet également d'économiser de l'espace, d'accroître l'efficacité et de réduire ainsi les coûts.
Vous pouvez enregistrer des informations tout comme s'il s'agissait de l'impression sur papier
Lorsque vous enregistrez des pages Web, le résultat
peut être différent de ce qui était affiché à l'écran en
raison des images divisées présentes dans une fenêtre.
Avec DocuWorks, vous pouvez enregistrer des pages
Web telles qu'elles sont affichées à l'écran de
l'ordinateur en suivant une procédure similaire à celle
utilisée pour l'impression. De la même façon, vous
pouvez convertir d'autres informations telles que des
courriers électroniques en documents DocuWorks.
1 Présentation de DocuWorks 11
Vous pouvez enregistrer ou classer des données électroniques créées avec différentes applications dans un seul document
Imaginez que vous souhaitiez insérer des tableaux de Microsoft Excel, du matériel numérisé
et des photos numériques dans un rapport élaboré à l'aide de Microsoft Word puis leur
ajouter un titre ou un numéro de page afin de les distribuer comme documentation lors d'une
conférence. Vous pourriez même imprimer cette documentation ou l'agrafer.
DocuWorks gère en un seul document les fichiers créés à l'aide de différentes applications.
Vous pouvez même remplacer des pages données ultérieurement ou ajouter des numéros
de page séquentiels ou des en-têtes.
Vous pouvez joindre le fichier de l'application d'origine au document venant d'être créé.
DocuWorks permet également d'adapter des formats d'impression agrandis ou réduits, tels
que les formats A4 ou 8,5 x 11, à des dimensions de page spécifiques.
Vous pouvez même traiter des pages ayant des dimensions ou une orientation différentes
afin de créer un document DocuWoks contenant des pages de mêmes dimensions et
orientation, puis le vérifier à l'écran avant de l'imprimer.
Il est également possible d'écrire des mémos ou de coller des blocs-notes sur des documents électroniques
Un des avantages des documents papier est que vous pouvez utiliser un
surligneur pour marquer les points importants, écrire des commentaires ou
coller des blocs-notes.
Avec DocuWorks, vous pouvez utiliser des surligneurs, ajouter des
commentaires, coller des blocs-notes ou apposer des timbres sur des
documents même s'ils sont sous format électronique. Vous pouvez en outre
utiliser la fonction de signature pour identifier la personne en charge de la
création du document et des approbations ou utiliser la fonction de sécurité pour protéger le
document.
Vous pouvez également utiliser ou rechercher du texte dans des données image
La numérisation permet de créer des documents sous le format
électronique, mais ne permet pas d'en retoucher le texte.
Avec DocuWorks, vous pouvez traiter des données d'images
numérisées avec la ROC (Reconnaissance optique de caractères) afin
d'obtenir le texte du document. Les caractères et images des données
de l'application peuvent également être extraits et retouchés. Vous
pouvez effectuer une recherche dans les données de caractères
extraits en utilisant un nom de fichier donné ou le texte du document comme mot-clé.
1 Présentation de DocuWorks 12
Plusieurs fichiers peuvent être regroupés dans la fenêtre du Bureau
Il vous était difficile de gérer des fichiers dans différentes applications et
sous différents formats, parce qu'ils étaient enregistrés dans différents
emplacements.
DocuWorks permet d'unifier la gestion de fichiers y compris les fichiers
image (TIFF, JPEG, Bitmap), PDF et ceux d'autres applications à l'aide
d'opérations faciles dans le Bureau, où ils peuvent être affichés sous la
forme de vignettes. Vous pouvez aussi convertir des fichiers DocuWorks
en PDF ou en fichiers image.
La fenêtre du Bureau vous permet d'imprimer, d'envoyer des courriers électroniques et d'enregistrer des fichiers dans des dossiers
Normalement, vous devez démarrer votre logiciel de courrier électronique
pour envoyer des documents par courrier électronique ou lancer Internet
Explorer de Windows afin d'enregistrer des documents.
DocuWorks peut transmettre plusieurs fichiers à la fois y compris des
fichiers DocuWorks et ceux d'autres applications. Les fichiers peuvent en
outre être enregistrés dans le dossier partagé sur le réseau.
Documents protégés par des niveaux de sécurité
Lorsque vous envoyez d'importants documents via Internet, vous pouvez craindre
que les informations soient perdues ou que le contenu soit remplacé pendant la
transmission. Il est important de pouvoir traiter des documents en toute tranquillité
quel que soit l'utilisateur, l'environnement ou l'outil, en implémentant un
fonctionnement à sécurité intégrée.
Vous pouvez définir des niveaux de sécurité pour protéger vos documents. Le
document protégé ne peut être ouvert que par ceux qui disposent du mot de passe
correspondant ou du certificat numérique, ce qui permet de prévenir la perte de contenus.
1 Présentation de DocuWorks 13
1.2 Composants DocuWorks
Le CD-ROM DocuWorks contient DocuWorks, DocuWorks Viewer Light et Adobe® PDF Creation
Add-On.
DocuWorks
Lorsque vous installez DocuWorks, vous pouvez utiliser le Bureau DocuWorks, la Visionneuse
DocuWorks, le Contrôleur de Visionneuse et l'imprimante DocuWorks.
z
Bureau DocuWorks
La fenêtre du Bureau DocuWorks (ci-après nommée "Bureau") affiche une structure de
dossiers et de fichiers dans un dossier. Vous pouvez effectuer des opérations fichier par fichier
telles que copier, gérer ou stocker des documents DocuWorks.
z
Visionneuse DocuWorks
La fenêtre de la Visionneuse DocuWorks (ci-après nommée "Visionneuse") affiche les
contenus des documents DocuWorks page par page. Vous pouvez modifier la séquence des
pages, ajouter des en-têtes et des numéros de pages ou annoter des commentaires dans des
pages données.
1 Présentation de DocuWorks 14
z
Contrôleur de Visionneuse DocuWorks
Le Contrôleur de Visionneuse permet d'afficher page par page des fichiers DocuWorks dans
Microsoft Internet Explorer. Vous pouvez imprimer les fichiers DocuWorks affichés, rechercher
et copier une chaîne de texte donnée, atteindre l'emplacement désigné par un lien
d'annotation et extraire les données originales. Il permet également l'édition des fichiers
DocuWorks, de coller des annotations ou de changer des attributs ou d'enregistrer les fichiers
affichés avec le navigateur Microsoft Internet Explorer.
z
Imprimante DocuWorks
Quand vous installez DocuWorks, une "Imprimante DocuWorks" est ajoutée dans
[Imprimantes et télécopieurs] de Windows. Ce pilote d'impression peut servir à créer des
documents DocuWorks à partir de données créées dans d'autres applications.
1 Présentation de DocuWorks 15
Visionneuse DocuWorks légère
Version simplifiée de la Visionneuse DocuWorks. Cette fonction vous permet d'afficher et
d'imprimer des documents DocuWorks dans un environnement qui n'a pas DocuWorks.
Vous pouvez rechercher et copier une chaîne de caractères, vous déplacer à l'aide d'une
annotation de lien et extraire les données d'origine. La Visionneuse légère ne permet pas
d'éditer.
Remarque Vous pouvez télécharger gratuitement ses dernières mises à niveau depuis le site Web
de DocuWorks.
z
Visionneuse DocuWorks légère pour le Web
Cette fonction permet d'afficher des documents DocuWorks page par page dans Netscape 7.x
ou Firefox 2.0x, Vous pouvez imprimer les fichiers DocuWorks visualisés, rechercher et copier
une chaîne de caractères donnée, atteindre l'emplacement désigné par une annotation de lien
et extraire les données originales. La Visionneuse DocuWorks légère pour le Web ne permet
pas d'éditer les fichiers DocuWorks.
Remarque Vous pouvez de même télécharger gratuitement ses dernières mises à niveau depuis le
site Web de DocuWorks.
1 Présentation de DocuWorks 16
Capture d'image DocuWorks
La Capture d'image DocuWorks vous permet de convertir un fichier image de votre PC en un
fichier au format DocuWorks afin de le manipuler comme un document DocuWorks.
La Capture d'image DocuWorks surveille périodiquement un répertoire spécifique et convertit
tout fichier image détecté (fichiers JPEG et TIFF) en document DocuWorks.
Adobe PDF Creation Add-On
Cette fonction permet uniquement de créer un fichier PDF en ouvrant un document ayant été créé
à l'aide de DocuWorks ou d'une autre application, et en sélectionnant «PDF d'Adobe» en tant que
destination d'impression.
1.3 Types de document traités avec DocuWorks
DocuWorks traite les types de document suivants :
z
Document DocuWorks
Données de document créées avec DocuWorks. Vous pouvez créer des documents
DocuWorks en convertissant des données d'application et des fichiers image.
Vous pouvez joindre ou ajouter des annotations, par exemple de type bloc-notes, du texte, des
tracés, des données manuscrites, des dates et des timbres aux documents DocuWorks.
L'extension est «xdw».
z
Classeur DocuWorks
«Conteneur utilisé pour maintenir ensemble un lot de documents DocuWorks. L'extension est
«xbd».
z
Fichier DocuWorks
Terme qui désigne les documents et les classeurs de DocuWorks.
z
Données d'origine
Données d'application jointes à un fichier DocuWorks.
z
Document sans pages
Document DocuWorks qui n'a aucune page. Vous pouvez y joindre des données d'origine.
z
Documents signés
Fichier DocuWorks disposant d'une Signature électronique DocuWorks ou d'un Certificat
numérique.
z
Documents protégés
Fichier DocuWorks dont les paramètres de sécurité ont été configurés.
La protection est assurée par un mot de passe, une Signature électronique DocuWorks ou un
Certificat numérique.
z
Raccourci vers un fichier DocuWorks
Un raccourci vers un fichier DocuWorks. Si vous configurez les paramètres pour afficher un
fichier autre qu'un document DocuWorks, le raccourci apparaît dans la vue en vignettes.
z
Autres formats de fichiers
Fichiers autres que les documents et classeurs DocuWorks, tels que les fichiers image et
autres créés avec différentes applications. Vous pouvez afficher de tels fichiers dans l'espace
de travail du Bureau et déplacer les fichiers entre les dossiers ou copier ou supprimer les
fichiers tout comme démarrer l'application qui a été associée à l'aide de Windows Explorer.
Vous pouvez également convertir des fichiers en documents DocuWorks.
1 Présentation de DocuWorks 17
z
Dossier
Utilisé pour organiser et stocker des fichiers. Les dossiers sont affichés dans la zone de
dossiers sur le Bureau.
Document
DocuWorks
d'une seule
page
Document
DocuWorks de plusieurs pages
Classeur
Données d'origine
jointes aux document
Document
sans pages
Documents
signés
Documents
protégés
Document protégé dont
les vignettes
correspondantes sont
affichées
Raccourci
Fichier PDF
Fichier d'un autre
format
Dossier
2 Utilisation de DocuWorks 18
2 Utilisation de DocuWorks
DocuWorks se compose du Bureau et de la Visionneuse.
La fenêtre du Bureau s'affiche au démarrage de DocuWorks. Le Bureau vous offre exactement
le même environnement que lorsque vous êtes assis(e) devant un bureau. Vous pouvez traiter
des documents avec DocuWorks comme si vous les ouvriez sur votre bureau.
La fenêtre de la Visionneuse s'affiche lorsque vous double-cliquez sur des fichiers DocuWorks.
Avec la Visionneuse, vous pouvez joindre des blocs-notes, écrire des commentaires ou éditer
avec des annotations les documents DocuWorks tout comme s'il s'agissait de documents papier.
Cette section décrit comment démarrer, utiliser et quitter DocuWorks et présente également les
noms et fonctions des différents composants du Bureau et de la Visionneuse.
2.1 Démarrer et quitter DocuWorks
Cette section décrit comment démarrer et quitter DocuWorks.
Démarrage de DocuWorks
Procédure de démarrage de DocuWorks :
Ouverture du Bureau depuis le menu [démarrer]
1 Cliquez sur [démarrer] dans la barre des tâches de Windows, puis sélectionnez [Tous les
programmes] > [Xerox] > [DocuWorks] > [Bureau DocuWorks].
La fenêtre du Bureau s'affiche au démarrage de DocuWorks.
Ouverture du Bureau en utilisant le raccourci
1 Double-cliquez sur l'icône de raccourci du Bureau située sur le bureau de Windows.
La fenêtre du Bureau s'affiche au démarrage de DocuWorks.
Remarque L'icône de raccourci du Bureau s'affiche sur le bureau si vous créez ce raccourci lors de
l'installation de Docuworks.
Quitter DocuWorks
Procédure pour quitter DocuWorks :
1 Sélectionnez [Quitter] dans le menu [Fichier] du Bureau.
Cette option vous permet de quitter DocuWorks et de fermer la fenêtre du Bureau.
Remarque Vous pouvez également fermer le Bureau de la façon suivante :
• Cliquez sur le bouton [X] situé sur le côté supérieur droit de la fenêtre du Bureau.
2 Utilisation de DocuWorks 19
2.2 Composants du Bureau
La fenêtre du Bureau, qui s'ouvre au démarrage de DocuWorks, vous offre exactement le même
environnement que lorsque vous êtes assis(e) devant un bureau.
Le Bureau contient les trois fenêtres suivantes :
z
Zone de dossiers
z
Barre d'outils
- Barre d'outils Standard
- Barre d'outils de module externe
z
Espace de travail
Infovue
Barre d'outils Standard
Barre d'outils de
module externe
Dossiers
Zone de
dossiers
Barre d'état
Vignette
Espace de travail
Espace de travail
Affiche les fichiers présents dans le dossier sélectionné dans la zone de dossiers.
Les fichiers contenus dans le dossier s'affichent sous la forme de vignettes au démarrage de
DocuWorks. Vous pouvez également les afficher sous la forme d'une liste.
Vignette
Image réduite d'un fichier DocuWorks. Le facteur de zoom ne peut pas être modifié.
Zone de dossiers
Affiche une structure de dossiers. Vous pouvez créer des dossiers et stocker des fichiers.
Barre d'outils Standard
Série de boutons permettant d'accéder aux fonctions fréquemment utilisées.
2 Utilisation de DocuWorks 20
Barre d'outils de module externe
Série de boutons permettant d'utiliser les modules externes.
Barre d'état
Affiche un message ou des informations sur le fichier sélectionné.
Infovue
Présente une image agrandie de la page d'affichage du fichier DocuWorks sélectionné, ainsi que
des informations sur le fichier correspondant.
Zone de dossiers
Avec DocuWorks, vous pouvez utiliser des dossiers du Bureau pour organiser des fichiers.
C'est comme un tiroir de bureau ou un casier. Le contenu du dossier sélectionné dans la zone
de dossiers est affiché dans la partie droite de l'espace de travail.
Dossier de définitions système
Dossier de définitions système
Les dossiers du Bureau créés lors de l'installation de DocuWorks sont appelés Dossiers de
définitions système.
Vous ne pouvez pas supprimer, déplacer, copier, renommer ni changer les attributs des dossiers
de définitions système.
Il existe trois types de dossiers de définitions système :
z
Dossier Utilisateur
Vous pouvez stocker des fichiers ou créer des dossiers dans le [Dossier Utilisateur].
Les dossiers créés par l'utilisateur sous le [Dossier Utilisateur] sont appelés Dossiers de
définitions utilisateur.
z
Dossier Liens
Un Dossier racine de lien lié à un dossier de Windows ou du réseau est créé dans le [Dossier
Liens].
z
Corbeille
Dossier destiné à stocker temporairement les fichiers supprimés sur le Bureau jusqu'à ce qu'ils
soient complètement éliminés du système.
Dossiers de définitions utilisateur
Dossier de définitions système
Dossier racine de lien
Dossiers de définitions de lien
Dossier de définitions système
2 Utilisation de DocuWorks 21
Dossier de liens
Pour utiliser un dossier autre que le [Dossier Utilisateur] tel qu'un dossier de réseau, créez une
connexion de lien dans le [Dossier Liens] sur le Bureau. Lorsqu'une connexion de lien a été
établie, vous pouvez afficher des fichiers se trouvant dans le dossier de destination du lien
dans l'espace de travail et les utiliser de la même façon que ceux qui sont inclus dans le
[Dossier Utilisateur]. Notez que lorsque vous supprimez un tel fichier, il n'est pas envoyé à la
Corbeille.
Il existe trois types de dossiers de liens :
z
Dossier Liens
Dossier de définitions système. Vous pouvez immédiatement créer une connexion de lien
sous ce Dossier Liens.
z
Dossier racine de lien
Dossier qui est lié à un dossier de Windows ou du réseau.
Un Dossier racine de lien est immédiatement créé sous le Dossier Liens.
z
Dossier de définitions de lien
Il s'agit d'un dossier inclus dans la destination de lien et affiché dans un Dossier racine de lien.
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?
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Bureau > Disposition de la Zone de
dossiers
Espace de travail
L'espace de travail est utilisé comme zone de travail sur le bureau. Les fichiers stockés dans le
dossier sélectionné sont affichés sur l'espace de travail.
Les fichiers sont affichés soit sous la forme de vignettes (images réduites) soit sous la forme
d'une liste.
Modes d'affichage de l'espace de travail
Vue en vignettes (images réduites)
Affichage par défaut lors de l'ouverture du Bureau
L'option [Affichage liste] du menu [Affichage] est désélectionnée.
2 Utilisation de DocuWorks 22
Affichage liste (liste des noms de fichiers)
Sélectionnez [Affichage liste] dans le menu [Affichage]. Les informations sur les fichiers telles
que le nom, la taille, et la date de modification sont indiquées. Les vignettes ne sont pas
affichées.
Remarque Vous pouvez ajouter des éléments à afficher dans la vue en liste ou changer l'ordre
d'affichage dans les paramètres du Bureau.
Affichage d'Infovue (images agrandies et informations détaillées)
Pour afficher Infovue, sélectionnez [Infovue] dans le menu [Affichage]. Infovue affiche l'aperçu ou
les propriétés du document sélectionné, y compris le nom, la taille et la date de modification.
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?
Infovue
• Environnement d'exploitation de DocuWorks > Bureau > Disposition d'Infovue
• Environnement d'exploitation de DocuWorks > Bureau > Modes d'affichage de
l'espace de travail
2 Utilisation de DocuWorks 23
Barre d'outils
La barre d'outils contient les boutons pour des fonctions du Bureau fréquemment utilisées.
Il existe deux types de barre d'outils : la barre d'outils Standard et celle du module externe. Cette
section décrit la barre d'outils standard. Vous pouvez changer les paramètres de la barre d'outils
dans le Bureau.
Barre d'outils Standard
La barre d'outils standard contient les boutons des fonctions fréquemment utilisées dans le menu
du Bureau.
Vous pouvez ajouter des boutons à la barre d'outils ou changer leur ordre d'affichage en utilisant
[Personnaliser la barre d'outils Standard] dans le Bureau.
Importer Fichier
Acquisition
Imprimer
Afficher/masquer
Infovue
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Environnement d'exploitation de DocuWorks > Bureau > Description des barres >
Barre d'outils standard du Bureau
Barre d'outils de module externe
La barre d'outils de module externe contient les boutons des outils du module externe disponibles
dans le Bureau.
Vous pouvez ajouter des boutons de modules externes en utilisant [Paramétrage du module
externe] dans le Bureau.
Mise en page Traiter les pages
Empiler documents
Rechercher
Trier documents
Rotation à droite
Désempiler
documents
En avant
Liste/Vignettes
En arrière
Haut
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Convertisseur
d'image
Extraction
d'image
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Bureau > Description des barres >
Barre d'outils de module externe
Optimisation de
fichier
Effacement des
marges
Tri des pages ROC
Rechercher et
marquer
Conversion en
PDF
2 Utilisation de DocuWorks 24
Remarque • Si vous supprimez la coche dans le sous-menu [Barre d'outils] du menu de la
[Affichage], la barre d'outils sera masquée.
• Vous pouvez changer les boutons affichés dans la barre d'outils. Vous pouvez modifier
les boutons dans la boîte de dialogue [Personnalisation de la barre d'outils] qui s'affiche
lorsque vous sélectionnez [Personnaliser la barre d'outils Standard...] dans le menu
[Outils].
Barre d'état
La barre d'état affiche une description de la commande actuelle, un message sur la tâche en
cours ou des informations sur le fichier actuel.
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?
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Bureau > Description des barres >
Barre d'état du Breau
2 Utilisation de DocuWorks 25
2.3 Composants de la Visionneuse
La Visionneuse, que vous pouvez ouvrir en double-cliquant sur le fichier DocuWorks, affiche le
document de la même façon que si vous l'ouvriez sur le bureau. Avec la Visionneuse, vous
pouvez éditer des fichiers DocuWorks.
Barre d'outils
Barre d'outils ZoomBarre d'outils
Barre
d'outils
d'annotation
Barre
d'outils
Page
Infovue
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Types de curseur
Les formes des curseurs affichés dans la Visionneuse sont les suivantes :
Mode de défilement
Mode de curseur permettant de faire défiler une page. Si vous appuyez avec le bouton
gauche de la souris lorsque le curseur se trouve sur la page d'un document, le curseur prend
la forme d'un poing. Si vous faites glisser le curseur sous cette forme, la page se déplace
dans le même sens que le curseur.
Mode de pointage
Dans ce mode, vous pouvez sélectionner une annotation collée dans un document, ou
sélectionner une page dans l'affichage Trieuse de pages. Si vous déplacez le curseur sur
une annotation, la forme du curseur change.
Barre d'outils
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Disposition de la
fenêtre de la Visionneuse
Barre d'état
2 Utilisation de DocuWorks 26
Mode texte
Mode de curseur permettant de sélectionner une chaîne de texte dans une page.
Mode outil
La forme du curseur change si vous collez une annotation. (Il existe plusieurs formes de
curseur dans le mode Outil selon le type d'annotation). Vous trouverez ci-après quelques
exemples.
Curseur pour aller à la destination de lien
Curseur permettant de passer de l'annotation de lien à la destination de lien.
Curseur de numéro de page
Curseur représentant un numéro de page.
Dans un document de plusieurs pages, si vous placez le curseur sur la partie de
l'empilement des pages, vous affichez le numéro de la page sur laquelle le curseur est en
train de pointer.
Remarque Pour les fichiers DocuWorks, si vous appuyez sur la touche <Maj> alors que le curseur
du numéro de page est affiché, vous verrez les vignettes des pages.
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?
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Types de pointeurs
2 Utilisation de DocuWorks 27
Barre d'outils
Une barre d'outils est semblable à une caisse à outils placée sur le bureau. Les outils qui sont
fréquemment utilisés pour éditer les fichiers DocuWorks sont affichés dans la barre d'outils.
Barre d'outils Standard
Elle contient les boutons des fonctions fréquemment utilisées dans le menu de la Visionneuse.
Vous pouvez ajouter des boutons à la barre d'outils ou changer leur ordre d'affichage en utilisant
[Personnaliser la barre d'outils Standard...] dans la Visionneuse.
Enregistrer
Nouveau
Ouvrir Copier
Imprimer Pivoter vers la
En avant
Mode défilement
En arrière
Mode de Pointage
Couper
Affichage du
document
Mode texte
Affichage Trieuse
Coller
Activer/Désactiver (Starch) des
annotations
droite
Plein écran
Affichage données
d'origine
Trieuse de document /Vue
de document
de pages
Afficher/masquer
Infovue
Voir le classeur avec
pages séquentielles
Copier image
Afficher l'index du
classeur
Options utilisateur
Aide
Afficher/masquer
les annotations
Voir l’Aide
?
Barre d'outils Zoom
Utilisez cette barre pour changer le facteur de zoom du document actuellement affiché dans la
Visionneuse.
Voir l’Aide
?
Zoom
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Description des
barres > Barre d'outils standard de la Visionneuse
Ajuster à la page entière
Zoom avant
Zoom arrière
Ajuster à la largeur
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Description des
barres > Barre d'outils Zoom
2 Utilisation de DocuWorks 28
Barre d'outils Recherche
Utilisez cette barre pour rechercher une chaîne de texte dans le document actuellement ouvert
dans la Visionneuse.
Rechercher Chaîne de texte
Voir l’Aide
?
Barre d'outils Page
Utilisez cette barre d'outils pour tourner les pages du document actuellement sélectionnées dans
la Visionneuse ou pour indiquer la page du document à afficher.
Première page
Page suivante
Voir l’Aide
?
Rechercher suivant
Rechercher précédent
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Description des
barres > Barre d'outils Recherche
Page précédente
Dernière page
Atteindre
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Description des
barres > Barre d'outils Page
2 Utilisation de DocuWorks 29
Barre d'outils d'annotation
Elle contient les boutons des outils d'annotation définis dans la Visionneuse.
Vous pouvez ajouter des boutons à la barre d'outils ou changer leur ordre d'affichage en utilisant
[Options barre d'outils Annotation] dans la Visionneuse.
Bloc-notes/Jaune
Texte/Times New
Roman/Noir/12pt
Texte/Times
New Roman/
Rouge/12pt
CONFIDENTIEL
URGENT
COPIE
PRIVÉ-CONFIDENTIEL
Main levée/
Noir/1pt
Marqueur/Jaune
(Transparent)/
Bloc-notes/Bleu/
avec texte
BROUILLON
Ligne/Noir/1pt
Ellipse/
Cadre : Rouge 3pt/
Remplissage : Aucun
Polygone/Cadre :
Rouge/Remplissage :
7pt
Rectangle/Cadre : Ro uge
3pt/Remplissage :
Turquoise (Transparent)
Aucun
OLE
Titre/Niveau 1
Lien
Papier
8,5 x 11 Portrait
Voir l’Aide
?
Barre d'outils Propriétés
Affiche des boutons permettant de changer les propriétés des annotations.
Voir l’Aide
?
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Description des
barres > Barre d'outils d'annotation
Gras
Police
Taille de police
Italique
Couleur de remplissage
Souligné
Couleur de texte
Épaisseur de crayon
Couleur de crayon
Orienter
l'annotation
texte
Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Description des
barres > Barre d'outils propriété
2 Utilisation de DocuWorks 30
Barre d'état
Affiche des informations sur les documents, une description des fonctions des boutons présents
dans la barre d'outils ainsi que des messages en cours de traitement.
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Environnement d'exploitation de DocuWorks > Visionneuse > Description des
barres > Barre d'état de la Visionneuse
Visualisation de documents
Infovue
Infovue affiche des informations sur le document ouvert dans la fenêtre de la Visionneuse. Il
comprend 5 onglets :
z
Bloc-notes/Liste de liens
Affiche une liste d'annotations de bloc-notes et
d'annotations de liens pour le document. Vous pouvez
afficher des informations sur les annotations.
Depuis la liste, vous pouvez afficher une page qui
possède une annotation, ou aller à la destination du lien
en double-cliquant sur l'icône correspondante.
z
Index du classeur
Affiche la liste des documents contenus dans le classeur
lorsque celui-ci est ouvert.
Vous pouvez utiliser un menu pour afficher le nombre de
pages des documents inclus dans le classeur. Vous
pouvez également importer un document dans le
classeur ou renommer le fichier dans celui-ci.
z
Liste de signatures
Affiche une liste des signatures apposées dans le
document. Vous pouvez vérifier les informations de la
signature, ou afficher la page qui porte la signature.
Vous pouvez également vérifier la signature ou restaurer
le document en utilisant le menu contextuel (ou bien
menu déroulant).
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