Xerox DOCUMENT CENTRE 265 ST, DOCUMENT CENTRE 230 ST, DOCUMENT CENTRE 255 ST PRINTERMAP
Gebruikershandleiding
Scanservices
Versie 5.2 SP1
Gebruikershandleiding
Scanservices
Versie 5.2 SP1
Juni 2000
Scanservices gebruiken
Juni 2000
Samengesteld:
Xerox Corporation
Global Knowledge & Language Services
800 Phillips Rd., Building 845-17S
Webster, NY 14580-9791
USA
Vertaald door:
The Document Company Xerox
GKLS European Operations
Bessemer Road
Welwyn Garden City
Hertfordshire AL7 1HE
UK
Copyright © 2000 Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden.
Gedrukt in de Verenigde Staten van Amerika
XEROX®, The Document Company, de gestileerde X®, CentreWare en
productnamen en -nummers in deze handleiding zijn handelsmerken van XEROX
CORPORATION.
Andere productnamen en afbeeldingen in deze handleiding kunnen handelsmerken
of gedeponeerde handelsmerken zijn van hun respectieve bedrijven; deze worden
hierbij erkend.
Inhoudsopgave
Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
Wat is CentreWare?
Doelgroep. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
Nieuw in versie 5.20. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
Gebruik van de documentatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x
CentreWare Scanservices Handleiding voor de systeembeheerder. . . . . . . . x
CentreWare Scanservices Handleiding voor de gebruiker . . . . . . . . . . . . . . x
Online Help bij Scanservices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
CentreWare-ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Ondersteuning op Internet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Telefonische ondersteuning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Hoofdstuk 1: Netwerkscannen uitgelegd . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
Wat is netwerkscannen?
Voordelen van netwerkscannen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3
Overzicht van de functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4
Het venster Xerox Netwerkscanners. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4
Wizard Netwerkscanner toevoegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5
Distributiesjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5
Bewakingsservices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7
Overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7
Eigenschappen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8
Scannereigenschappen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8
Eigenschappen van distributiesjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8
Aan de slag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-9
Het venster Xerox Netwerkscanners openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-9
Het venster Xerox Netwerkscanners begrijpen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-10
Menu Scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-11
Overstappen op versie 5.20 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-12
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
iii
Hoofdstuk 2: Distributiesjablonen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
Distributiesjablonen
Gebruikerssjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2
Standaardsjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3
Het venster Distributiesjabloon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
Het venster Distributiesjabloon openen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
Sjabloonbestanden openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
Distributiesjablonen maken en bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6
De sjabloonbestemming kiezen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
Een sjabloon maken voor Scannen naar map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8
Een sjabloon maken voor Scannen naar e-mail. . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12
Een sjabloon maken voor Scannen naar fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14
Een sjabloon maken voor Scannen-naar-Exchange publieke map . . 2-16
Een bestemming verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-18
Optical Character Recognition inschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-19
Scanverwerkingsopties instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21
Document- en beeldopties instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22
Het formaat van het originele document definiëren . . . . . . . . . . . . . 2-24
Beeldformaat verkleinen of vergroten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25
Uitvoerbestandstype specificeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-27
Opslagroutine instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28
Helderheid, contrast en scherpte bijstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-29
De scanresolutie instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-31
Auto-belichting gebruiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-32
Randen wissen aan de rand van de pagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-33
Distributiesjablonen hernoemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34
Distributiesjablonen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34
Hoofdstuk 3: Bewakingsservices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
Bewakingsservices
Wanneer CentreWare Bewakingsservices wordt gebruikt . . . . . . . . . . . . 3-3
Het venster Map bewaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Bewakingsservices gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Een bewakingsservice toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Bericht ontvangen wanneer documenten in een bewaakte
map aankomen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Gescande documenten naar een andere directory of map verplaatsen 3-8
Gescande documenten met een programma openen . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Een bewakingsservice wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
Een bewakingsservice verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
iv Inhoudsopgave
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
Hoofdstuk 4: Documenten scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
Scannen op de DC 220/230 ST, DC 332/340 ST of DC 420/432/440
. . 4-2
Scannen op de DC 240/255/265 ST of DC 460/470 . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
Hoofdstuk 5: Overzicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Het venster Overzicht
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Het venster Overzicht openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
De status van scanopdrachten controleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Het opdrachtenlogbestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-5
Hoofdstuk 6: Scanservices deïnstalleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1
De software van het werkstation verwijderen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
Hoofdstuk 7: Problemen oplossen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1
Voor scangebruikers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2
Veel voorkomende foutberichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-6
Bijlage A: CentreWare Bewakingsservices gebruiken voor
scannen naar PaperPort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-1
Woordenlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Woordenlijst-1
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Index-1
v
vi Inhoudsopgave
Inleiding
Wat is CentreWare?
CentreWare is een pakket met applicaties en printer-/faxdrivers die de Xerox Document
Centre-productlijn ondersteunen. Met een serie programma’s voor beheerders en
gebruikers wordt CentreWare gebruikt om Xerox Document Centres te installeren,
onderhouden en te gebruiken.
CentreWare Services bestaat uit:
Netwerkbeheerservices
Om Document Centres te installeren en te configureren voor afdrukken en faxen in de
volgende netwerkomgevingen: NetWare, TCP/IP, Microsoft Networking en Banyan
VINES. De AppleTalk-omgeving wordt ondersteund door het Macprinterhulpprogramma.
Netwerkafdruk- en faxservices
Om Document Centre-printer- en faxdrivers te installeren, configureren en te
gebruiken. Omvat ook hulpprogramma’s voor netwerkafdrukken en productiviteit,
zoals Dirigent, Faxtelefoonlijst en het TIFF-verzendprogramma.
Scanservices
Voor het scannen van documenten naar bestand, fax, e-mail en applicaties van derden,
zoals PaperPort en TextBridge.
CentreWare Internetservices is de integrale HTTP-serverapplicatie waarmee u via een
webbrowser toegang heeft tot programma’s voor afdrukken/faxen/scannen, connectiviteit
en onderhoud. De toepassingen binnen deze applicatie zijn vergelijkbaar met de
programma’s voor beheerders en gebruikers in CentreWare Netwerkservices, maar in plaats
van de standaard Windows-interface wordt er een browser-interface gebruikt.
vii
Netwerkbeheerservices
• Wizard Apparaatbeheer
• Wizard Apparaat zoeken
• Wizard Macintosh-printer
• Online Help
Afdruk- en faxservices
via netwerk
• Printer-/faxdrivers
• Dirigent
• Faxtelefoonlijst
• TIFF-verzendprogramma
• Online Help
Scanservices
• Wizard Netwerkscanner
toevoegen
• Distributiesjablonen
• Bewakingsservices
• Online Help
Scan to PC
Desktop
• Bevat:
• PaperPort
• Textbridge Pro
• Xerox Document
Documentophaler
TM
viii Inleiding
Internetservices
(integrale HTTP-server)
• Pagina Opties
• Pagina Opdrachten
• Pagina Status
• Pagina Eigenschappen
• Pagina Onderhoud
• Pagina Ondersteuning
• HTML Help
Figuur I-1: CentreWare Netwerk- en Internetservices
Deze applicatiesoftware
wordt bij de Document
Centre geleverd. De
documentatie wordt
geleverd bij het
ondersteuningspakket.
Doelgroep
Gebruikers van Scanservices kunnen in deze handleiding informatie vinden over het
maken van scansjablonen, documentbewaking en het scannen van documenten. Om
de procedures in deze handleiding effectief te kunnen gebruiken, dienen
scangebruikers de beginselen van Microsoft Windows software en hun
netwerkomgeving te begrijpen.
Nieuw in versie 5.20
De CentreWare 5.20 Scanservices-software en -documentatie bevatten de volgende
updates en wijzigingen:
Ondersteuning voor de Document Centres 420/432/440 en 460/470.
Een nieuwe servicemodule die kan worden geïnstalleerd ter ondersteuning van
het scannen naar mappen van Microsoft Exchange.
Sjabloontoepassingen zijn bijgewerkt ter ondersteuning van nieuwe opties.
De documentatie en Help zijn bijgewerkt.
Doelgroep ix
Gebruik van de documentatie
De documentatie bij Scanservices omvat de CentreWare Scanservices Handleiding
voor de systeembeheerder, de CentreWare Scanservices Handleiding voor de
gebruiker, de Online Help bij CentreWare Scanservices en contextgevoelige
helpinformatie.
CentreWare Scanservices Handleiding voor de
systeembeheerder
De CentreWare Scanservices Handleiding voor de systeembeheerder bevat informatie
voor netwerkbeheerders en scangebruikers over het gebruik van de CentreWare
Scanservices-software op Microsoft Windows-werkstations. Het uitvoeren van taken
voor zowel beheerders als gebruikers wordt stapsgewijs uitgelegd.
In het productpakket wordt deze handleiding in papierformaat bijgeleverd. De
elektronische PDF-versie is te vinden op de cd Scanservices.
OPMERKING: Adobe Acrobat Reader is vereist om de PDF-bestanden te kunnen
bekijken en afdrukken. Leesprogramma’s voor alle omgevingen worden geleverd
op de cd CentreWare Netwerkbeheerservices in de directory \ACROREAD.
Acrobat Readers zijn ook gratis verkrijgbaar bij Adobe op www.adobe.com.
CentreWare Scanservices Handleiding voor de
gebruiker
De CentreWare Scanservices Handleiding voor de gebruiker bevat informatie voor
scangebruikers over het gebruik van CentreWare Scanservices-software op Microsoft
Windows-werkstations. Het uitvoeren van gebruikerstaken wordt stapsgewijs
uitgelegd. De Handleiding voor de gebruiker bestaat alleen in PDF-formaat en staat
op de cd Scanservices.
OPMERKING: Informatie over netwerkscannen vanaf niet-Microsoft Windows-
werkstations vindt u in de Handleiding CentreWare Internetservices.
x Inleiding
Online Help bij Scanservices
De Online Help bij Scanservices is de belangrijkste online bron van informatie over
scannen. Hier worden de functies van de applicaties beschreven, stapsgewijze
procedures gegeven en wordt informatie voor het oplossen van problemen en ter
ondersteuning van het product gegeven. U vindt hier ook een verklarende
woordenlijst.
De Online Help bij Scanservices wordt tijdens de installatie van de software
automatisch geïnstalleerd op het werkstation. De Online Help kan worden geopend
vanuit de Xerox CentreWare-programmalijst op het bureaublad.
Figuur I-2: Online Help bij Scanservices
Help
De contextgevoelige Help-informatie bevat informatie over de Scanservices-software
en gedetailleerde informatie over het gebruik ervan. De Help-informatie kan worden
geopend via de Help-toetsen of Help-menu’s in Scanservices.
Gebruik van de documentatie xi
CentreWare-ondersteuning
Ondersteuning op Internet
U kunt CentreWare op het Internet bezoeken op de site www.centreware.com. Onze
website bevat productondersteuningsinformatie, demonstraties van producten en de
nieuwste informatie over updates en nieuwe versies van CentreWare.
Telefonische ondersteuning
In geval van problemen kunt u telefonisch contact opnemen met het Xerox Welcome
Center. Voordat u belt, eerst het serienummer van uw Document Centre opzoeken en
hieronder noteren.
Serienummer van de Document Centre:
De telefoonnummers van de Xerox Welcome Centers worden weergegeven in de
volgende tabel. Wanneer het telefoonnummer van het Xerox Welcome Center in uw
land niet wordt vermeld, krijgt u dit wanneer de Document Centre wordt
geïnstalleerd. Het telefoonnummer in de opengelaten ruimte hieronder noteren.
Telefoonnummers van Xerox Welcome Centers:
NEDERLAND 020 - 6563620
BELGIË 02 - 7131453
xii Inleiding
1
Netwerkscannen uitgelegd
In dit hoofdstuk wordt het verschil uitgelegd tussen scannen via het netwerk en
traditionele scanmethodes en maakt u kennis met de CentreWare Scanservicessoftware. Het bevat ook een onderdeel voor gebruikers van vorige versies om de
overgang naar de nieuwe software te vergemakkelijken.
Wat is netwerkscannen?
Vroeger betekende scannen dat u een papieren document op een scanner legde die
direct met uw PC verbonden was en op die manier verkreeg u een elektronische
afbeelding van dat document op uw scherm.
Figuur 1-1: De traditionele scanmethode
1-1
Met CentreWare Scanservices kunt u documenten op de Document Centre scannen en
elektronische TIFF-bestanden creëren die naar een documentenmap (een speciale
directory) op een fileserver worden gestuurd. Deze bestanden kunnen vervolgens:
automatisch naar het werkstation van gebruikers worden verzonden en worden
geopend met een applicatie die TIFF-bestanden kan lezen.
worden opgeslagen op een andere locatie.
in de documentenmap worden bewaard terwijl de gebruiker bericht krijgt dat de
gescande documenten beschikbaar zijn.
naar anderen worden verzonden per e-mail.
naar een ander formaat worden geconverteerd zoals bijvoorbeeld .RTF, .PDF,
.HTML, .TXT, enzovoort.
automatisch naar anderen worden gefaxt.
rechtstreeks naar PaperPort worden gescand op het bureaublad van een
TM
gebruiker. (Eerst het bijgeleverde pakket Scan to PC Desktop
installeren.)
1-2 Netwerkscannen uitgelegd
Figuur 1-2: Netwerkscannen
Voordelen van netwerkscannen
In CentreWare Scanservices worden de krachtige scanmogelijkheden van de Xerox
Document Centre gecombineerd met de softwareapplicaties die u iedere dag gebruikt.
Met netwerkscannen kunt u uw werkprocedures verbeteren en tijd en geld besparen.
Netwerkscannen kan u op bijvoorbeeld de volgende manieren van pas komen:
Scannen naar uw bureaublad—U kunt papieren documenten scannen en deze
met PaperPort-software automatisch ophalen op uw bureaublad. (Hiervoor hebt u
het softwarepakket Scan to PC Desktop™ nodig.)
Scannen naar e-mail—U kunt documenten rechtstreeks naar uw e-mailsysteem
scannen. De kosten voor het op de volgende dag leveren van documenten worden
zo verminderd.
Nieuwe opslagmethode van documenten—Voorkom papierstapels en muren vol
archiefkasten. U kunt uw documenten nu online opslaan.
Tijdsbesparing omdat hertypen niet meer nodig is—Oudere documenten hoeven
niet opnieuw te worden getypt en ingewikkelde afbeeldingen hoeven niet
opnieuw te worden opgezet. In plaats daarvan hoeft u de papieren kopie alleen te
scannen, het document te converteren naar Microsoft Word, HTML, .PDF,
ASCII, of een van de vele andere populaire formaten, en uw wijzigingen aan te
brengen.
Snel en gemakkelijk delen van documenten en informatie—U kunt gescande
documenten opslaan in een gemeenschappelijke map waar collega’s ook toegang
tot hebben.
Dringende voorstellen en presentaties snel voorbereiden—U kunt gegevens
opnemen uit verschillende bronnen en deze omzetten in een veelgebruikt formaat
voor professioneel ogende presentaties en voorstellen!
Voordelen van netwerkscannen 1-3
Overzicht van de functies
Scanservices bestaat uit een aantal verschillende elementen die nauw met elkaar
samenwerken om een gescande versie van het document te maken en deze naar de
eindbestemming te sturen.
Het venster Xerox Netwerkscanners
Het venster Xerox Netwerkscanners (XNS) is het startpunt voor alle scanactiviteiten
via het netwerk. Wanneer u het venster Xerox Netwerkscanners opent, krijgt u een
lijst te zien met de namen van alle Document Centres die voor netwerkscannen zijn
geconfigureerd en waartoe u vanaf uw werkstation toegang heeft. Indien er geen
Document Centres voor netwerkscannen zijn geconfigureerd, verschijnt alleen het
pictogram Netwerkscanner toevoegen in het venster.
Figuur 1-3: Het venster Xerox Netwerkscanners
1-4 Netwerkscannen uitgelegd
Wizard Netwerkscanner toevoegen
De Wizard Netwerkscanner toevoegen kan door netwerkbeheerders en scangebruikers
worden gebruikt. Netwerkbeheerders die over supervisor- of beheerdersrechten op
het netwerk beschikken, kunnen de Wizard gebruiken om Scanservices te installeren
en te configureren. Scangebruikers kunnen met de Wizard automatisch
geconfigureerde scanners op het netwerk vinden. Met de Wizard kunnen onder andere
de volgende taken worden uitgevoerd:
de scansoftware op een netwerkfileserver installeren.
een Document Centre configureren voor toegang tot de scanserver, sjablonenpool
en documentenmappen.
netwerkgebruikers toegang verlenen tot netwerkscannen en
standaardscansjablonen maken voor alle gebruikers.
indien gewenst scangroepen maken waardoor meerdere gebruikers toegang
hebben tot dezelfde documentenmap (alleen NetWare- en NTFS-netwerken).
automatisch scanners zoeken in een netwerk.
Distributiesjablonen
Distributiesjablonen regelen de manier waarop gescande documenten worden
verwerkt. Ze bevatten specifieke instructies die het formaat van het elektronische
bestand bepalen en gegevens over hoe een gescand document dient te worden
opgeslagen, gefaxt of gedistribueerd. Bij de installatie van Scanservices wordt voor
elke scangebruiker een standaarddistributiesjabloon gemaakt.
Overzicht van de functies 1-5
Distributiesjablonen worden opgeslagen in een sjablonenpool op een netwerkserver.
Sjablonen hoeven maar één keer te worden gemaakt, maar ze kunnen herhaaldelijk
worden gebruikt. Met de Wizard Netwerkscanner toevoegen kan iedere Document
Centre zo worden geconfigureerd dat deze de distributiesjablonen uit een
sjablonenpool binnen een netwerk ophaalt. Toegang tot de sjablonenpool door meer
dan een Document Centre is mogelijk; dit wordt echter niet aangeraden. Indien een
sjabloon is gewijzigd of gewist, dan zijn deze veranderingen van invloed op het
gebruik van de sjabloon op alle apparaten.
Documentgrootte
Verzenden naar.....
Contrast verhogen
Helderheid
verminderen
Afdrukbevestiging
OCR tekst
Multi-page TIFF
enz.....
Sjablonenpool
Distributiesjabloon
Netwerkserver
(de scanserver)
Figuur 1-4: Distributiesjablonen
Meer informatie is opgenomen in hoofdstuk 2, Distributiesjablonen.
1-6 Netwerkscannen uitgelegd
Bewakingsservices
Met Bewakingsservices kunt u een netwerkdirectory (documentenmap) bewaken op
de aankomst van nieuwe gescande documenten. U kunt ook opgeven hoe het
document moet worden gescand wanneer het verschijnt. Het volgende kan worden
gedaan met een document:
het kan naar een andere directory of map worden verplaatst.
het kan op het bureaublad van uw pc worden geopend met alle applicaties die
TIFF-beelden kunnen lezen.
het kan in een documentenmap worden opgeslagen, waarbij u bericht krijgt op
uw bureaublad als het op de plaats van bestemming is aangekomen.
De persoonlijke documentenmappen van alle gebruikers op de scanserver worden
automatisch bewaakt wanneer Scanservices wordt geïnstalleerd.
In Hoofdstuk 3, Bewakingsservices, is meer informatie opgenomen.
Overzicht
De optie Overzicht bekijken in het venster Xerox Netwerkscanners geeft gebruikers
de mogelijkheid een overzicht te bekijken van de activiteiten die zijn uitgevoerd door
de CentreWare distributieserver. In Hoofdstuk 5, Overzicht, is meer informatie
opgenomen.
Overzicht van de functies 1-7
Eigenschappen
Scannereigenschappen
De eigenschappen van de scanner zijn toegankelijk via het menu Scanner in het
venster Xerox Netwerkscanners. Scangebruikers kunnen hier scannereigenschappen
bekijken. Beheerders kunnen hier scannereigenschappen snel bekijken en wijzigen.
Met Eigenschappen in het menu Scanner heeft u toegang tot:
de status van netwerkscanners
distributie-informatie
netwerkaanmeldingen en toegangscode van de Document Centre en
geavanceerde instellingen van de Document Centre
informatie over voltooide opdrachten
Eigenschappen van distributiesjablonen
De eigenschappen van distributiesjablonen kunnen vanuit het venster
Distributiesjablonen worden geopend. Iedereen met schrijftoegangsrechten tot de
sjablonenpool kan sjablonen wijzigen. Standaard hebben alle ingeschakelde
scangebruikers lees/schrijf-toegang tot sjablonen.
1-8 Netwerkscannen uitgelegd
Aan de slag
Het venster Xerox Netwerkscanners (XNS) is uw uitgangspunt voor alle
scanactiviteiten via het netwerk.
Het venster Xerox Netwerkscanners openen
U kunt het XNS-venster op de volgende manieren openen:
Op uw Bureaublad:
Start > Programma’s > Xerox CentreWare > Xerox Netwerkscanners
selecteren
Het scanpictogram wordt toegevoegd
aan de Taakbalk terwijl op de
achtergrond scanapplicaties worden
gestart
- OF -
Dubbelklikken op het scanpictogram in de Taakbalk van Windows.
Scanpictogram in de Taakbalk
van Windows
Aan de slag 1-9
Het venster Xerox Netwerkscanners begrijpen
Wanneer u het venster Xerox Netwerkscanners opent, verschijnen de namen van alle
Document Centres waarop Scanservices is ingeschakeld en waartoe u vanaf uw
werkstations toegang hebt. Indien er geen Document Centres zijn waarop
Scanservices is ingeschakeld, dan verschijnt alleen het pictogram Netwerkscanner
toevoegen in het venster.
Figuur 1-5: Venster Xerox Netwetwerkscanners
OPMERKING: Hoofdstuk 7, Problemen oplossen, raadplegen wanneer u voor
scannen ingeschakelde Document Centre-scanners heeft geïnstalleerd in uw
netwerk die niet verschijnen in het venster Xerox Netwerkscanners.
1-10 Netwerkscannen uitgelegd
Menu Scanner
Het menu Scanner bevat alle menufuncties die specifiek zijn voor netwerkscannen:
Netwerkscanner toevoegen. Stelt netwerkbeheerders in staat Document Centres
te configureren voor netwerkscannen
Scanserver verwijderen. Verwijdert scansoftware en documentenmappen van de
scanserver
Map bewaken. Opent een dialoogvenster met daarin de documentmappen die
worden bewaakt. Deze optie is alleen beschikbaar indien een
netwerkscannerpictogram is geselecteerd
Sjablonen openen. Opent een venster met de lijst sjablonen die bij een specifieke
Document Centre horen. Deze optie is alleen beschikbaar indien een
netwerkscannerpictogram is geselecteerd
Documenten verkennen. Opent het venster Verkenner voor de directory met gescande documenten op de
scanserver. Wanneer u aangemeld bent met toegang tot meerdere documentenmappen, opent u met
Documenten verkennen de directory \data\users op de scanserver. Van hieruit kunt u de gewenste
documentenmap selecteren en de inhoud ervan bekijken.
netwerkscannerpictogram is geselecteerd
Overzicht bekijken. Opent een venster waarin een overzicht van recent verwerkte scanopdrachten en hun
status wordt weergegeven (bezig met verwerking, voltooid, voltooid met fouten of mislukt). De opdrachten van
alle gebruikers worden in het venster weergegeven
Gebruikersbeheer. Stelt netwerkbeheerders in staat snel nieuwe scangebruikers of scangroepen toe te
voegen of te verwijderen
Verwijderen. Verwijdert de geselecteerde scanner uit de weergegeven lijst en uit het lokale cache-geheugen.
De scanserver of de informatie daarop wordt niet verwijderd. Deze optie is alleen beschikbaar indien een
netwerkscannerpictogram is geselecteerd. Alleen voor netwerkbeheerders wordt bij Verwijderen ook gevraagd
om de scanserver te deïnstalleren en de fabrieksinstellingen van de Document Centre te herstellen
Eigenschappen. Geeft alle gebruikers de mogelijkheid de scaninstellingen voor een bepaald apparaat te
bekijken. Geeft netwerkbeheerders bovendien de mogelijkheid de distributieserver op te zetten en de
scaninstellingen voor een apparaat te wijzigen
Sluiten. Sluit het venster Xerox Netwerkscanners.
.
.
.
.
.
.
.
.
Deze optie is alleen beschikbaar indien een
.
Onder de toetsen Bewerken, Bekijken en Help vindt u de standaard Windows-opties.
Aan de slag 1-11
Overstappen op versie 5.20
Indien u met versies 3.2 of 4.1 van CentreWare Scanservices heeft gewerkt, is deze
alinea voor u. (Indien u versie 5.1 gebruikt, kunt u dit gedeelte overslaan.) Er zijn
enkele wijzigingen aangebracht om de scansoftware makkelijker in gebruik te maken:
Een nieuwe ‘look and feel’
De scansoftware is opnieuw ontworpen zodat u niet langer meerdere softwareapplicaties hoeft te openen om scantaken uit te voeren. Alle taken worden vanuit
het venster Xerox Netwerkscanners geopend.
Wat zijn distributiesjablonen?
Distributiesjablonen werden in eerdere versies sjablonen of scansjablonen
genoemd. De nieuwe naam geeft de functie van deze toepassing beter weer.
Hoe kan ik sjablooninstellingen wijzigen?
De functies van het eerdere hulpprogramma Sjablonen zijn ingebouwd in het
proces van het maken en wijzigen van distributiesjablonen. U krijgt toegang tot
de sjablooneigenschappen via het venster Distributiesjabloon.
Wat moet ik doen met de bestaande sjablonen?
Bestaande sjablonen van Scannen naar bestand en Scannen naar fax kunnen
worden gebruikt zoals ze zijn. Omdat CentreWare 5.20 gebruikmaakt van een
directory "Inbox" voor alle distributiewerkzaamheden, vereisen sjablonen voor
e-mail en sjablonen met OCR (Optical Character Recognition) speciale aandacht.
Deze sjablonen kunnen op twee verschillende manieren worden behandeld:
De functies Bewaking en Ver p la at s e n van CentreWare 5.20 gebruiken om
documenten uit uw huidige directory’s voor e-mail en OCR te verplaatsen
naar de CentreWare Inbox op de scanserver.
- OF -
De sjablonen vanuit het venster Distributiesjablonen van CentreWare 5.20
openen, deze opslaan en de sjablonen weer sluiten. De software zorgt ervoor
dat de sjablonen worden bijgewerkt zodat deze worden opgeslagen in de
CentreWare Inbox. Eenmaal daar, wordt de distributie geregeld door de
distributieserver van CentreWare 5.20. De distributieserver moet tijdens de
installatie worden ingesteld door de netwerkbeheerder.
1-12 Netwerkscannen uitgelegd
Hoe stel ik de Agent voor Documentbeheer in?
De Agent voor Documentbeheer is vervangen door Bewakingsservices en
Distributieservices. Wanneer de scansoftware op uw werkstation wordt
geïnstalleerd, wordt er automatisch een service ingesteld die uw documentenmap
op de scanserver "bewaakt". De Wizard Map bewaken biedt meer mogelijkheden
dan de vroegere Agent voor Documentbeheer omdat u meerdere mappen tegelijk
op een netwerk kunt bewaken en uit drie verschillende soorten verwerking kunt
kiezen wanneer een document eenmaal in een map is waargenomen. In
Hoofdstuk 3, Bewakingsservices, wordt meer informatie gegeven.
Distributieservices is ook vereenvoudigd. Gescande documenten die
distributieservices vereisten, zoals OCR of e-mail, worden vanaf de Document
Centre rechtstreeks naar de directory Postvak IN op de scanserver gezonden.
Zodra ze daar zijn, pikt de distributieserver van CentreWare de documenten op en
voert de noodzakelijke services uit.
Hoe kan ik externe opslagplaatsen maken?
Het maken van externe opslagplaatsen is niet langer alleen aan
netwerkbeheerders voorbehouden. Het instellen van scanbestemmingen is in
deze versie nog makkelijker geworden: het is mogelijk om een
distributiesjabloon te maken waarmee u naar een "andere bestemming" scant.
Die "andere" bestemming kan elke locatie zijn waartoe u toegang heeft. Op
pagina 2-1, Distributiesjablonen, is meer informatie te vinden.
Overstappen op versie 5.20 1-13
1-14 Netwerkscannen uitgelegd
2
Distributiesjablonen
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat distributiesjablonen zijn en hoe ze worden
gebruikt. Het bevat ook gedetailleerde aanwijzingen voor het maken, bewerken,
hernoemen en verwijderen van distributiesjablonen.
Distributiesjablonen
Distributiesjablonen regelen hoe een gescand document wordt verwerkt. Zoals
tekstverwerkingssjablonen bepalen hoe een document eruitziet, bepaalt een
distributiesjabloon middels specifieke gegevens hoe documenten dienen te worden
verwerkt. Met sjablonen kunnen onder andere de volgende kenmerken worden
bepaald:
de scanbestemming (een documentenmap, fax, e-mail, mappen van Microsoft
Exchange)
het uitvoerformaat van een gescand document (TIFF, Multi-page TIFF, PDF)
helderheid en contrast
scanresolutie en auto-belichting
of het TIFF-bestand naar bewerkbare tekst dient te worden geconverteerd—
Optical Character Recognition (OCR)
de opties voor faxverzending en uitgestelde verzending
2-1
Distributiesjablonen worden op de scanserver opgeslagen in een directorymap die de
sjablonenpool wordt genoemd. De netwerkbeheerder configureert alle Document
Centre-scanners om met een specifieke sjablonenpool te communiceren. Toegang tot
de sjablonenpool door meerdere Document Centres is mogelijk, maar dit wordt niet
aangeraden. Indien een sjabloon wordt gewijzigd of gewist, dan zullen deze
veranderingen van invloed zijn op het gebruik van deze sjabloon op alle apparaten.
De scanner kan maximaal 250 sjablonen van de sjablonenpool downloaden. Wanneer
een distributiesjabloon eenmaal is gemaakt, kan deze telkens opnieuw worden
gebruikt.
Documentgrootte
Verzenden naar.....
Contrast vergroten
Helderheid
vermindere n
Bevestiging
afdrukken
OCR-tekst
Multi-page TIFF
Sjablonenpool
Distributiesjabloon
Figuur 2-1: Distributiesjablonen
Netwerkserver
(de scanserver)
Gebruikerssjablonen
Wanneer de beheerder Scanservices op het netwerk installeert, wordt voor iedere
scangebruiker een distributiesjabloon gemaakt. U kunt gebruikerssjablonen
herkennen aan de bestandsextensie .xst achter de netwerkgebruikersnaam. Zo is
elukas.xst de standaardsjabloon van netwerkgebruiker elukas.
De standaardsjabloon van een gebruiker zorgt ervoor dat documenten naar zijn/haar
documentenmap op de scanserver worden gescand.
2-2 Distributiesjablonen
Standaardsjablonen
Tijdens de installatie van Scanservices wordt er ook een algemene standaardsjabloon
op de scanserver gemaakt. Deze sjabloon heet default.xst. Documenten die met deze
sjabloon worden gescand, worden op de scanserver opgeslagen in een aparte
documentenmap die de Openbare opslagplaats voor netwerkscannen wordt genoemd.
Alle ingeschakelde scangebruikers hebben lees/schrijf-toegang tot de openbare
opslagplaats. Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van de verschillende
documentbestemmingen op basis van de voor de scanopdracht gebruikte sjabloon.
elukas.xst
(sjabloon)
default.xst
(sjabloon)
Figuur 2-2: Standaardsjablonen: bestemmingen
De documentenmap elukas
Openbare
opslagplaats
Netwerkserver
(de scanserver)
Distributiesjablonen 2-3
Loading...