Xerox Color 800i, Color 1000i, Color 800, Color 1000 Fiery Print Server - Variable Data Printing [es]

Fiery

®

Print Server

Impresión de datos variables

© 2010 Electronics for Imaging, Inc. La información de esta publicación está cubierta
por los Avisos legales para este producto.

45087224
19 de enero de 2010

CONTENIDO

CONTENIDO

CONTENIDO 3

INTRODUCCIÓN 5

Terminología y convenciones 5

Acerca de este documento 6

DESCRIPCIÓN GENERAL 7

Descripción general de la impresión de datos variables 7

Componentes de un trabajo de datos variables 8

Impresión de datos variables con el servidor de impresión 10

Lenguajes compatibles de impresión de datos variables 10

Funciones principales del servidor de impresión para la impresión de datos variables 11

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS DE DATOS VARIABLES 13

Impresión de documentos de datos variables con FreeForm 13

Cómo funciona FreeForm 13

Creación del documento maestro 14

Creación del documento variable 15

Combinación del archivo maestro de FreeForm con el documento variable 16

Indicaciones generales 17

Presentación preliminar de documentos en el controlador de impresora para Windows 22

Impresión de documentos de datos variables con FreeForm 2 23

Imposición de trabajos de datos variables 24

Imposición de trabajos de FreeForm con Impose 25

Imposición de trabajos de FreeForm 2 con Impose 25

Imposición de otros trabajos de datos variables con Impose 26

ÍNDICE 27

INTRODUCCIÓN

Terminología y convenciones

INTRODUCCIÓN 5

Este documento contiene información sobre la impresión de datos variables y describe las
características de impresión de datos variables que admite el servidor de impresión, como las
siguientes:

• Lenguajes compatibles de impresión de datos variables, como FreeForm y FreeForm 2

• Imposición de otros trabajos de datos variables con Impose

NOTA: Para obtener información acerca de los lenguajes de datos variables y características

admitidos, consulte Impresión.

En este documento se utilizan la terminología y las convenciones siguientes.

Término o convención Hace referencia a

Copiadora La copiadora o la impresora

Títulos en cursiva Otros documentos de este conjunto

Temas para los que existe información adicional disponible en la
Ayuda del software

Sugerencias e información

Advertencia se refiere a operaciones que pueden causar la muerte o
daños en las personas si no se realiza correctamente. Para utilizar el
equipo con seguridad, preste siempre atención a estas advertencias.

Precaución se refiere a operaciones que pueden causar daños en las
personas si no se realiza correctamente. Para utilizar el equipo con
seguridad, preste siempre atención a estas precauciones.

Requisitos y restricciones de funcionamiento. Asegúrese de leer
cuidadosamente estas secciones para manejar correctamente el
equipo y evitar daños a los equipos o la propiedad.

INTRODUCCIÓN 6

Acerca de este documento

En este documento se tratan los temas siguientes:

• Conceptos básicos acerca de la impresión de datos variables

• Funciones admitidas del servidor de impresión y lenguajes de impresión de datos variables
compatibles

• Instrucciones para la impresión de documentos variables con FreeForm y FreeForm 2

• Instrucciones para imprimir y enviar otros formatos de trabajo de datos variables, como
PPML, VIPP y Creo VPS

NOTA: Para obtener información detallada acerca de la impresión de trabajos de datos

variables con aplicaciones de impresión de datos variables de otros fabricantes, consulte la
documentación que acompaña a la aplicación.

Para conocer ejemplos de los flujos de trabajo de datos variables más utilizados, consulte

Ejemplos de flujos de trabajo.

DESCRIPCIÓN GENERAL 7

DESCRIPCIÓN GENERAL

En este capítulo se describe la tecnología de impresión de datos variables y se explican los
componentes admitidos que puede utilizar con su servidor de impresión para crear trabajos de
impresión de datos variables.

NOTA: Para obtener información acerca de los lenguajes de datos variables y características

admitidos, consulte Impresión.

Para conocer situaciones y flujos de trabajo concretos que incluyen la impresión de datos
variables, consulte Ejemplos de flujos de trabajo

Descripción general de la impresión de datos variables

.

La impresión de datos variables suele utilizarse para crear mailings personalizados, por ejemplo
para publicidad directa. Se basa en la combinación de un conjunto de elementos maestros,
comunes a todas las copias de un documento (es decir, los datos reutilizables), y un conjunto
de elementos variables que varían de una copia a otra. Mediante el uso de la impresión de
datos variables, usted puede crear una comunicación personalizada con elementos que tendrán
un atractivo especial para el público al que se dirige.

Un ejemplo de la impresión de datos variables son los folletos en los que se saluda a los clientes
con sus nombres concretos y que pueden contener información personalizada tomada de una
base de datos de mercadotecnia. Los elementos del fondo, las ilustraciones y los bloques de
texto que no cambian de una copia a otra del folleto constituyen los elementos maestros. El
nombre del cliente y otra información específica del cliente son los elementos variables.

En su forma más sencilla, puede usar la impresión de datos variables como una combinación
de correo básica. Sin embargo, también puede combinar dinámicamente imágenes, gráficos,
textos y otros objetos para crear documentos atractivos y altamente personalizados.

La impresión de datos variables utiliza una tecnología de impresión digital que personaliza la
comunicación al vincular un dispositivo de impresión, por ejemplo la copiadora, a bases de
datos que albergan el contenido de los documentos impresos. La comunicación personalizada
incluye reglas que especifican la selección de contenidos de la base de datos y la inclusión de
dichos contenidos en el documento.

Las dos tecnologías de impresión de datos variables indicadas a continuación describen la
forma de especificar los datos reutilizables dentro de un lenguaje de impresión de datos
variables.

DESCRIPCIÓN GENERAL 8

Tecnología basada en páginas: Describe los datos fijos y reutilizables (los elementos maestros)

en términos de páginas completas. Cada elemento de página se conoce como una página
maestra. Los lenguajes basados en páginas resultan más adecuados si se utilizan diseños
sencillos y predecibles. FreeForm es un lenguaje basado en páginas. Para obtener más
información sobre FreeForm, consulte “Impresión de documentos de datos variables” en la
página 13.

Tecnología basada en elementos: Describe los datos fijos y reutilizables en términos de

elementos u objetos. La tecnología basada en elementos permite utilizar muchos objetos
independientes dentro de una página, como elementos fijos o elementos variables y de forma
individual.

Los trabajos de datos variables basados en elementos usan objetos reutilizables para los
elementos variables del trabajo, por ejemplo las imágenes. Dado que estos elementos se
utilizan frecuentemente, se almacenan en el servidor de impresión y se mantienen en la caché
en forma de grupo.

Componentes de un trabajo de datos variables

Un trabajo típico de impresión de datos variables cuenta con los siguientes componentes
principales:

•Contenido

El contenido abarca el texto, las imágenes o las fotografías situados en distintas áreas del
documento. Es posible crear el contenido fijo o variable mediante toda una variedad de
aplicaciones, como Adobe Photoshop o Microsoft Word.

• Base de datos

Una base de datos es una tabla que contiene todos los elementos intercambiables o
variables de un documento impreso, como sus textos, gráficos y fotografías. Puede usar una
base de datos creada con programas de escritorio populares, como Microsoft Excel o
FileMaker Pro.

Es necesario organizar los datos en registros y campos (categorías) para cada registro. Por
ejemplo, en una base de datos de personas, cada persona es un registro y cada elemento de
información de dicha persona, como su nombre, dirección y teléfono, es un campo.

• Reglas comerciales

Las reglas comerciales, creadas en una aplicación de impresión de datos variables,
especifican qué contenidos variables deben utilizarse y dónde deben situarse dentro del
documento. Según estas reglas predefinidas, que se describen con sentencias “if” (si) y
“then” (entonces), la aplicación de datos variables utiliza determinados elementos de las
bases de datos para crear páginas y documentos personalizados que contendrán textos e
imágenes distintos para cada público específico. Por ejemplo, puede configurar una regla
para imprimir determinados contenidos para un rango de edades determinado.

1Diseño
2 Base de datos
3 Reglas comerciales
4 Contenido
5 Aplicación de datos variables
6 Dispositivo de impresión

DESCRIPCIÓN GENERAL 9

•Diseño

El diseño abarca el diseño o la disposición de las páginas de su documento con cualquier
aplicación de autoedición o procesamiento de textos. El diseño debe tener espacio
suficiente para los textos y las imágenes variables.

• Aplicaciones de impresión de datos variables

Las aplicaciones de impresión de datos variables combinan los elementos maestros y la
información variable y preparan el documento para su impresión. En el caso de FreeForm,
no necesita ninguna aplicación dedicada de impresión de datos variables.

• Dispositivo de impresión

El dispositivo de impresión es el dispositivo de salida que convierte los archivos digitales en
documentos impresos en papel. Puede ser cualquier impresora, copiadora o imprenta
digital que admita la impresión de datos variables.

El diagrama siguiente muestra los componentes de la impresión de datos variables.

1

2

3

4

5

6