Xerox Color 800i, Color 1000i, Color 800, Color 1000 Fiery Print Server - Variable Data Printing [de]
Fiery®Print Server
Variabler Datendruck
© 2010 Electronics for Imaging, Inc. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen
werden durch den Inhalt des Dokuments Rechtliche Hinweise für dieses Produkt abgedeckt.
45087223
19. Januar 2010
INHALT
INHALT
INHALT 3
EINFÜHRUNG 5
Terminologie und Konventionen 5
Aufbau dieses Dokuments 6
ÜBERSICHT 7
Übersicht über variablen Datendruck 7
Komponenten variabler Datenaufträge 8
Variabler Datendruck mit Druckserver 10
Kompatible VDP-Sprachen 10
Kernfunktionen des Druckservers für variablen Datendruck 12
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 14
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 14
Funktionsweise von FreeForm 14
Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten 15
Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten 16
Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten 17
Richtlinien 18
Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber 23
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2 24
Ausschießen variabler Datenaufträge 25
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose 26
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose 26
Ausschießen von VDP-Aufträgen anderer Formate mit Impose 27
INDEX 29
EINFÜHRUNG
Terminologie und Konventionen
EINFÜHRUNG 5
In diesem Dokument finden Sie allgemeine Informationen über den variablen Datendruck
(VDP) sowie Beschreibungen der VDP-Funktionen, die vom Druckserver unterstützt werden
können. Dabei werden die folgenden Themen angesprochen:
• Kompatible VDP-Sprachen wie FreeForm und FreeForm 2
• Ausschießen von VDP-Aufträgen mit Impose
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und -Funktionen finden Sie
im Dokument Drucken.
In diesem Dokument werden die folgenden Begriffe und Konventionen verwendet:
Begriff oder Konvention Beschreibung
Kopierer Kopierer oder Drucker
Titel in Kursivschrift Verweis auf andere Dokumente der Anwenderdokumentation
Verweis auf weitere Informationen in der
Online-Hilfe der Software
Tipps und Informationen
Dieses Symbol weist auf Verfahrensabläufe hin, für die Sicherheitsvorschriften gelten, deren Missachtung zu Verletzungen oder zum
Tod führen kann. Halten Sie sich im Interesse Ihrer Gesundheit
und der Gerätesicherheit stets an die Vorgaben in den entsprechend
gekennzeichneten Textpassagen.
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Sicherheitsvorschriften gelten, deren Missachtung zu Verletzungen
führen kann. Halten Sie sich im Interesse Ihrer Gesundheit und
der Gerätesicherheit stets an die Vorgaben in den entsprechend
gekennzeichneten Textpassagen.
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Beschränkungen hin. Lesen Sie auf diese Weise gekennzeichnete
Textpassagen aufmerksam durch, um den sicheren Betrieb der
Geräte zu gewährleisten und Schäden zu vermeiden.
EINFÜHRUNG 6
Aufbau dieses Dokuments
In diesem Dokument werden die folgenden Themen behandelt:
• Grundlegende Konzepte des variablen Datendrucks
• Unterstützte Funktionen des Druckservers und kompatible VDP-Sprachen
• Anleitungen zum Drucken variabler Datendokumente mithilfe von FreeForm und
FreeForm 2
• Anleitungen zum Drucken und Übergeben von Aufträgen in anderen Datenformaten
(z.B. PPML, VIPP und Creo VPS)
HINWEIS: Ausführliche Informationen über das Drucken von variablen Datenaufträgen
mit VDP-Anwendungsprogrammen anderer Hersteller finden Sie in der Dokumentation
zum jeweiligen Anwendungsprogramm.
Szenarios gängiger VDP-Workflows werden im Dokument Wor kf low-B ei spiele beschrieben.
ÜBERSICHT
Übersicht über variablen Datendruck
ÜBERSICHT 7
Im Folgenden werden die Technologie des variablen Datendrucks (VDP) und die
VDP-Komponenten beschrieben, die von Ihrem Druckserver unterstützt werden
und Ihnen die Erstellung von variablen Datenaufträgen ermöglichen.
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und -Funktionen finden
Sie im Dokument Drucken.
Beschreibungen spezifischer VDP-Szenarios und VDP-Workflows finden Sie im
Dokument Work fl ow-Beis pi ele
.
Ein typischer Anwendungsbereich für den variablen Datendruck sind personalisierte Briefe
und Anschreiben, wie sie etwa für Direktmailings verwendet werden. Dazu müssen MasterElemente, die in allen Kopien eines Dokuments gleich sind (wiederverwendbare Daten),
mit variablen Daten kombiniert werden, die sich von Kopie zu Kopie ändern. Mithilfe der
Technologie für den variablen Datendruck können Sie Ihre Kommunikation personalisieren
und Ihre Druckerzeugnisse mit Elementen versehen, die für die jeweiligen Zielpersonen von
besonderem Reiz sind.
Ein Beispiel für den variablen Datendruck ist eine Broschüre, in der die Kunden namentlich
angesprochen und weitere persönliche Informationen über die einzelnen Kunden aus einer
Marketing-Datenbank abgerufen und in die Broschüre integriert werden. Die Hintergrundelemente, Abbildungen und Textblöcke, die in allen Kopien der Broschüre identisch sind,
bilden die Master-Elemente. Die Namen der Kunden und die anderen kundenspezifischen
Informationen bilden die variablen Elemente.
In seiner einfachsten Form kann der variable Datendruck als Serienbrieffunktion verwendet
werden, er bietet aber weitere Möglichkeiten: Sie können Bilder, Grafiken, Texte und andere
Objekte dynamisch zusammenstellen und so Dokumente erstellen, die attraktiv gestaltet und
bis ins kleinste Detail für die jeweiligen Zielpersonen angepasst sind.
Für den variablen Datendruck wird die digitale Drucktechnologie genutzt. Für die personalisierte Kommunikation werden Datenbanken, die die Inhalte für die Druckerzeugnisse
enthalten, mit Ausgabegeräten wie dem Kopierer verbunden. Wichtig für die personalisierte
Kommunikation sind Regeln, mit denen die Auswahl der Inhalte aus den Datenbanken und
ihre genaue Positionierung im gedruckten Dokument gesteuert werden.
VDP-Sprachen können anhand der Ebene, auf der die wiederverwendbaren Daten festgelegt
werden, kategorisiert werden. Dabei werden die nachfolgend beschriebenen Technologien
unterschieden.
ÜBERSICHT 8
Seitenbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten
(Master-Element) als komplette Seiten beschrieben. Jedes Seitenelement wird als MasterSeite bezeichnet. Seitenbasierte Sprachen eignen sich mehr für einfache, variationsarme
Layouts. FreeForm ist ein Beispiel für eine seitenbasierte VDP-Sprache. Weitere Hinweise
zu FreeForm finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente auf Seite 14.
Elementbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten als
Elemente oder Objekte beschrieben. Die elementbasierte Technologie hat den Vorteil, dass
auf einer Seite sehr viele Einzelobjekte individuell als statische oder als variable Elemente
verwendet werden können.
VDP-Aufträge, die mit einer elementbasierten Sprache erstellt werden, verwenden wiederverwendbare Objekte für die variablen Elemente (z.B. Bilder). Da auf diese Elemente sehr
oft zugegriffen werden muss, werden sie auf dem Druckserver gespeichert und als Gruppe
in den Cache-Speicher geladen.
Komponenten variabler Datenaufträge
Ein typischer VDP-Auftrag umfasst die folgenden Hauptbestandteile:
•Inhalt
Inhalt können Texte, Bilder und Fotos sein, die an unterschiedlichen Stellen in einem
Dokument platziert werden. Sie können statische und variable Inhalte erstellen; dafür
stehen Ihnen eine Vielzahl von Anwendungsprogrammen (z.B. Adobe Photoshop oder
Microsoft Word) zur Verfügung.
•Datenbank
Eine Datenbank ist eine Tabelle, die alle veränderlichen oder variablen Elemente für ein
Druckerzeugnis enthält (z.B. Texte, Grafiken und Fotos). Für den variablen Datendruck
können Datenbanken verwendet werden, die mit gängigen Desktop-Programmen wie
Microsoft Excel oder FileMaker Pro erstellt wurden.
Die Daten müssen in Datensätzen und in Feldern (Kategorien) für jeden Datensatz organisiert sein. In einer Datenbank mit Personenangaben stellt eine Person einen Datensatz
dar, während Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer usw. die Felder (Kategorien)
bilden.
•Geschäftsregeln
Geschäftsregeln, die innerhalb eines VDP-Anwendungsprogramms definiert werden,
bestimmen die variablen Inhalte, die verwendet werden sollen, und ihre Positionen
innerhalb eines Dokuments.
Entsprechend diesen vorgegebenen Regeln, die durch „IF“- und „THEN“-Anweisungen
beschrieben werden, ruft das VDP-Anwendungsprogramm bestimmte Elemente aus den
Datenbanken ab, um personalisierte Seiten und Dokumente mit unterschiedlichen Texten
und Fotos für die jeweiligen Zielpersonen zu generieren. So kann zum Beispiel vorgegeben
werden, dass unterschiedliche Inhalte für bestimmte Altersgruppen gedruckt werden.
ÜBERSICHT 9
•Layout
Das Layout beschreibt das Design oder den Seitenaufbau eines Dokuments; für diesen
Zweck kann jedes DTP- oder Textverarbeitungsprogramm verwendet werden. Das Layout
muss den Bereich für die variablen Texte und Bilder umfassen.
• VDP-Anwendungsprogramm
VDP-Anwendungsprogramme kombinieren die Master-Elemente mit den variablen
Informationen und bereiten das Dokument für die Druckausgabe vor. Wenn Sie
FreeForm verwenden, benötigen Sie kein spezielles VDP-Anwendungsprogramm.
• Ausgabegerät
Das Ausgabegerät ist das Gerät, auf dem die digitalen Dateien auf Papier oder einem
anderen Medium ausgegeben - gedruckt - werden. Dabei kann es sich um einen Drucker,
einen Kopierer oder eine Digitaldruckmaschine handeln, der/die den variablen Datendruck unterstützt.
In der folgenden Abbildung sind die VDP-Komponenten dargestellt.
1Layout
2 Datenbank
3 Geschäftsregeln
4 Inhalt
5 VDP-Anwendungsprogramm
6 Ausgabegerät
1
2
3
4
5
6
ÜBERSICHT 10
Variabler Datendruck mit Druckserver
Der Druckserver kombiniert VDP-Sprachen, VDP-Anwendungsprogramme anderer
Anbieter und eigene Kernfunktionen für die Integration in eine Vielzahl vorhandener
Work fl ows.
Weitere Hinweise zu VDP-Workflows finden Sie im Dokument Wor kf low-Be is pi ele.
Kompatible VDP-Sprachen
Der Druckserver ist mit den folgenden VDP-Sprachen kompatibel:
• FreeForm und FreeForm 2
FreeForm und FreeForm 2 werden für VDP-Lösungen genutzt. Bei der FreeForm
Technologie müssen die wiederverwendbaren Daten nur einmal verarbeitet werden;
dadurch kann der Kopierer mit höherer Geschwindigkeit betrieben werden.
Bei FreeForm können die Master-Elemente und die variablen Daten mit jedem DesktopAnwendungsprogramm und auf jeder Computerplattform erstellt werden. Innerhalb des
Anwendungsprogramms wird der Master-Seite eine Nummer von 1 bis 100 zugeordnet.
Die für FreeForm relevanten Druckoptionen werden im Druckertreiber und in der Software für das Auftragsmanagement bereitgestellt.
Weitere Hinweise zu FreeForm finden Sie im Abschnitt Drucken variabler
Datendokumente auf Seite 14.
FreeForm 2 erweitert die FreeForm Technologie durch die Möglichkeit, Regeln und
Seitenbedingungen für die Ausgabe eines Auftrags unter Verwendung mehrerer MasterSeiten festzulegen. Außerdem können Grenzen für jeden Datensatz innerhalb des Datenstroms definiert werden, d.h. für jeden Datensatz können Anfang und Ende definiert
werden. Im Gegensatz zu FreeForm erfordert FreeForm 2 den Einsatz eines spezifischen
VDP-Anwendungsprogramms (z.B. PrintShop Mail), das FreeForm 2 explizit unterstützt.
Weitere Hinweise zu FreeForm 2 finden Sie im Abschnitt Drucken variabler
Datendokumente auf Seite 14.
• Personalized Print Markup Language (PPML) Version 2.2
PPML ist eine von PODi entwickelte XML-basierte Sprache, die als Industriestandard
anerkannt ist. Bei PPML können Text- und Grafikelemente auf dem Kopierer gespeichert
und je nach Bedarf wiederverwendet werden, was die Druckausgabe der VDP-Aufträge
beschleunigt.
ÜBERSICHT 11
Der Druckserver akzeptiert PPML-Aufträge im nativen und im komprimierten Zip-Format.
Wenn Sie Dokumente im Format PPML drucken wollen, benötigen Sie ein mit PPML
kompatibles Anwendungsprogramm eines anderen Anbieters (z.B. Pageflex Persona).
Sie können einen PPML-Auftrag zum Drucken an den Druckserver senden oder die
entsprechende PPML-Datei mithilfe der Anwendung Command WorkStation
mit Hot Folders auf den Druckserver transferieren.
HINWEIS: Dateien im Format PPML Version 2.2, die mit dem Befehl IMPOSITION
oder PRINT_LAYOUT im PPML-Anwendungsprogramm erstellt wurden, werden vom
Druckserver nicht unterstützt. Konfigurieren Sie die entsprechenden Optionen stattdessen
in Impose über die Anwendung Command WorkStation.
• Creo Variable Print Specification (VPS)
Creo VPS ist eine von Creo entwickelte Erweiterung der PostScript-Sprache. Eine
Creo VPS-Datei besteht aus den Abschnitten „Header“ und „Booklet“. Der Abschnitt
„Header“ enthält alle globalen Objekte für den gesamten Auftrag. Der Abschnitt
„Booklet“ enthält eine (1) Kopie des personalisierten Dokuments. Seitenelemente sind
wiederverwendbare Objekte in der vom Creo VPS-Format vordefinierten Form. Alle
Seitenelemente müssen Bestandteile der Creo VPS-Paketdatei sein.
oder
Zum Drucken benötigen Sie ein Anwendungsprogramm, das den Creo VPS-Datenstrom
übergibt (z.B. Atlas PrintShop Mail oder Creo Darwin Desktop). Sie können eine Creo
VPS-Datei auch mithilfe der Anwendung Command WorkStation oder mit Hot Folders
auf den Druckserver transferieren.
• Xerox Variable Data Intelligent PostScript Printware (VIPP)
VIPP ist eine proprietäre, von Xerox entwickelte Seitenbeschreibungssprache. Zum
Drucken von Dokumenten im Format Xerox VIPP benötigen Sie ein Anwendungsprogramm eines anderen Anbieters, das mit dem Format Xerox VIPP kompatibel ist.
Sie können einen Xerox VIPP-Auftrag zum Drucken an den Druckserver senden oder
die Xerox VIPP-Datei mithilfe der Anwendung Command WorkStation oder mit
Hot Folders auf den Druckserver transferieren.
ÜBERSICHT 12
Kernfunktionen des Druckservers für variablen Datendruck
Dank der Integration der VDP-Unterstützungsfunktionen (z.B. Impose und Optionen für
gemischte Medien) in die Kernfunktionalität des Druckservers können Sie für variable Datenaufträge spezifische Layouts erstellen und unterschiedliche Medien- und Weiterverarbeitungsoptionen auf die Auftragsdokumente anwenden. Die wiederverwendbaren Objekte für einen
variablen Datenauftrag können Sie in der Anwendung Command WorkStation auf der Seite
„Ressourcen > VDP-Ressourcen“ (der Ansicht „Gerätecenter“) verwalten.
Ausschießen variabler Datenaufträge mit Impose
Der Druckserver unterstützt das Ausschießen von variablen Datenaufträgen mithilfe von
Impose für die folgenden VDP-Sprachen:
• Variable Datenaufträge im Format FreeForm oder FreeForm 2
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Weitere Hinweise zum Ausschießen eines variablen Datenauftrags finden Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 26.
Weitere Hinweise zu Ausschießlayouts finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung
Command WorkStation.
Ausschießen variabler Datenaufträge mit Hot Folders
Sie können einen variablen Datenauftrag mithilfe von Hot Folders direkt bei der Übergabe
an den Druckserver ausschießen. Sie müssen zu diesem Zweck eine Ausschießschablone für
variable Datenaufträge erstellen und sie in Hot Folders einem überwachten Ordner zuordnen.
Weitere Hinweise zum Ausschießen eines VDP-Auftrags mit Hot Folders finden Sie in der
Online-Hilfe zu Hot Folders. Weitere Hinweise zu den Ausschießoptionen für variable
Datenaufträge finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
ÜBERSICHT 13
Gemischte Medien beim variablen Datendruck
Sie können Einstellungen für gemischte Medien auf alle variablen Datenaufträge anwenden,
auch auf ausgeschossene Aufträge. Wenn Sie Einstellungen für gemischte Medien verwenden,
interpretiert der Druckserver jeden Datensatz mit variablen Daten als eigenständigen Auftrag.
Im Falle eines variablen Datenauftrags, der nicht ausgeschossen wird, werden die Einstellungen
für gemischte Medien auf alle Datensätze des Auftrags angewendet.
Im Falle eines ausgeschossenen Auftrags werden die Einstellungen für gemischte Medien auf
die Ausgabesets des variablen Datenauftrags angewendet.
Weitere Hinweise zu den Einstellungen für gemischte Medien finden Sie im Dokument
Dienstprogramme.
VDP-Ressourcen
Wiederverwendbare Objekte sind Bilder, die für Aufträge mit variablen Elementen erforderlich sind und auf den Druckserver transferiert werden müssen. Diese wiederverwendbaren
Objekte werden auf dem Druckserver gespeichert und als Gruppe in den Cache-Speicher
geladen.
In der Anwendung Command WorkStation können Sie auf der Seite „Ressourcen > VDPRessourcen“ (der Ansicht „Gerätecenter“) den Festplattenspeicher auf dem Druckserver
verwalten, indem Sie in der Liste der wiederverwendbaren Objekte angeben, welche Objekte
gelöscht und welche Objekte für weitere variable Datenaufträge auf der Festplatte verbleiben
sollen. Die Optionen auf der Seite „VDP-Ressourcen“ sind mit den folgenden VDP-Sprachen
kompatibel:
• FreeForm
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Weitere Hinweise zu den Optionen auf der Seite „VDP-Ressourcen“ finden Sie in der OnlineHilfe zur Anwendung Command WorkStation.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 14
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE
Bei der FreeForm Technologie können Sie mithilfe von Druckoptionen Master-Dokumente
definieren und sie variablen Datenaufträgen zuordnen, die zum Drucken an den Druckserver
gesendet werden.
In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen beschrieben:
• Drucken von Dokumenten mit FreeForm
• Erstellen von Master-Dokumenten und variablen Datendokumenten
• Drucken von Dokumenten mit FreeForm 2 und einem VDP-Anwendungsprogramm
• Drucken von Dokumenten mit anderen VDP-Formaten
• Ausschießen eines variablen Datenauftrags
HINWEIS: Informationen zu unterstützten VDP-Sprachen und -Funktionen finden Sie
im Dokument Drucken.
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm
Sie können Dokumente mit variablen Daten mithilfe von FreeForm drucken. Dieser
Abschnitt enthält eine allgemeine Übersicht über FreeForm. Darüber hinaus wird
beschrieben, wie Sie Master-Dokumente und Dokumente mit variablen Daten erstellen
und miteinander kombinieren. Am Ende des Abschnitts finden Sie außerdem nützliche
Ratschläge und Tipps.
Funktionsweise von FreeForm
Beim variablen Datendruck mit FreeForm werden die Master-Elemente für einen Auftrag
an den Druckserver gesendet und dort getrennt von den variablen Elementen gerastert. Die
gerasterten Master-Elemente werden auf dem Druckserver als FreeForm Master-Dokument
gespeichert; sie können danach beliebig oft und mit verschiedenen Sets variabler Elemente
kombiniert werden. Da das FreeForm Master-Dokument eines Auftrags vorgerastert auf dem
Druckserver gespeichert ist, beschränkt sich bei variablen Datenaufträgen die Verarbeitungsdauer auf die Zeit, die für die RIP-Verarbeitung der variablen Elemente benötigt wird.
Sie können die Daten jedes festen Elements als FreeForm Master-Dokument speichern
und beliebig oft mit unterschiedlichen variablen Daten kombinieren. So kann z.B. auch
ein Briefkopf als FreeForm Master-Dokument gespeichert und als Hintergrund für Briefe
mit unterschiedlichen Inhalten (variable Elemente) verwendet werden.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 15
Die Dokumente mit den Master-Elementen und den variablen Daten können bei FreeForm
mit jedem Anwendungsprogramm erstellt werden. Sie können für die Erstellung der beiden
Dokumente auch unterschiedliche Anwendungsprogramme oder Plattformen verwenden. Es
ist z.B. möglich, das Dokument mit den Master-Daten mit einem Seitenlayout- oder einem
Grafikprogramm zu erstellen, während das Dokument für die variablen Daten mit einem
Textverarbeitungsprogramm mit Serienbrieffunktion, mit einem Seitenlayoutprogramm
mit Skript-Option oder mit einem Datenbankprogramm erstellt wird.
Die FreeForm Funktionen werden mit den Druckoptionen „Master-Datei erstellen“ und
„Master-Datei verwenden“ gesteuert. Sie können diese Optionen beim Drucken eines
Auftrags im Druckertreiber einstellen oder aber den Operator bitten, die Einstellungen der
Optionen in der Anwendung Command WorkStation festzulegen. Nachdem die RIPVerarbeitung abgeschlossen wurde, wird die Master-Datei in der Anwendung Command
WorkStation auf der Seite „Ressourcen > VDP-Ressourcen“ der Ansicht „Gerätecenter“
angezeigt.
Sie können in der Anwendung Command WorkStation alle auf dem Druckserver
gespeicherten FreeForm Master-Dokumente überwachen und verwalten.
Master-Dokument
1 Freiraum für
variable Elemente
2 Gleich bleibende
Master-Elemente
Weitere Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten
Damit Sie mit FreeForm arbeiten können, müssen Sie zunächst ein Dokument mit den
Master-Daten und ein Dokument mit den variablen Daten erstellen. Erstellen bedeutet in
diesem Fall, dass Sie das Layout des kombinierten Dokuments und auch die eigentlichen
Elemente definieren müssen. Sie müssen zu diesem Zweck in einem Seitenlayout- oder
Grafikprogramm die Master-Elemente (d.h. die gleich bleibenden Texte und Grafiken)
auf einer oder mehreren Seiten platzieren und an den Stellen, an denen die variablen
Elemente platziert werden sollen, entsprechende Freiräume lassen.
1
2
Nachdem Sie das Dokument mit den Master-Daten erstellt haben, müssen Sie es
zum Drucken an den Druckserver senden und angeben, dass aus dem Auftrag ein
Master-Dokument erstellt werden soll (siehe Seite 20).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 16
Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten
Das Dokument für die variablen Daten kann mit einem Textverarbeitungsprogramm mit
Serienbrieffunktion, mit einem Datenbankprogramm oder mit einer Seitenlayoutprogramm
mit Skript-Option erstellt werden. In jedem Fall werden Informationen aus einer Liste oder
einer Datenbank abgerufen und in ein vorhandenes Dokument gemischt, das für die variablen
Daten vorbereitet wurde.
Die Steuerung für diese Funktion unterscheidet sich bei den verschiedenen Anwendungsprogrammen. Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation zum jeweiligen
Anwendungsprogramm.
Damit Sie variable Elemente mit einem Master-Dokument mischen können, müssen Sie die
variablen Elemente so formatieren, dass sie in das Layout des Master-Dokuments passen. Am
einfachsten ist dies, wenn Sie ein Dokument mit der richtigen Formatierung erstellen und an
den entsprechenden Stellen die jeweiligen variablen Daten hinzufügen.
HINWEIS: Das Dokument mit den variablen Daten muss dieselbe Anzahl von Seiten haben
wie das Master-Dokument. Hat das Master-Dokument z.B. eine Satzlänge von vier Seiten,
müssen alle Dokumente mit variablen Daten ebenfalls eine Satzlänge von vier Seiten haben.
Fügen Sie am Ende eines Dokuments mit variablen Daten gegebenenfalls Leerseiten hinzu,
um auf die benötigte Seitenanzahl zu kommen.
Dokument mit variablen Daten
1 Variables Element
1
1
1
1
Nachdem Sie das Dokument mit den variablen Daten erstellt haben, müssen Sie es
zum Drucken an den Druckserver senden und angeben, mit welchem FreeForm
Master-Dokument es kombiniert werden soll (siehe Seite 20).
Kombiniertes Dokument
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 17
Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten
Wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten zum Drucken an den Druckserver senden,
geben Sie mit der Option „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument an, mit dem die
variablen Daten kombiniert werden sollen. Der Druckserver kombiniert daraufhin die Rasterdaten des variablen Datendokuments mit dem vorgerasterten FreeForm Master-Dokument
und erstellt daraus eine neue Rasterdatendatei.
Ein Master-Dokument kann mehrere Seiten umfassen. Wenn Sie ein Dokument mit
variablen Daten drucken und es mit einem mehrseitigen FreeForm Master-Dokument
kombinieren, werden die variablen Seiten zyklisch mit den Master-Seiten kombiniert.
Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht die Kombination eines Dokuments mit
variablen Daten mit einem zweiseitigen Master-Dokument.
Die Seiten 1 und 2 des variablen Dokuments werden jeweils mit den Seiten 1 und 2 des
Master-Dokuments kombiniert. Danach beginnt der Zyklus der Master-Seiten von vorn,
und die Seiten 3 und 4 des variablen Dokuments werden wieder jeweils mit den Seiten 1
und 2 des Master-Dokuments kombiniert.
Kombiniertes Dokument
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 18
Dieses Verfahren wird auf alle nachfolgenden Seiten des Dokuments mit den variablen Daten
angewendet.
Richtlinien
Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Anregungen zum Drucken von Dokumenten mit
variablen Daten.
• Fragen Sie Ihren Administrator oder Operator, welche Nummern in Ihrer Umgebung
welchen FreeForm Master-Dokumenten zugeordnet sind.
• Sie dürfen für ein Auftragsdokument nicht zugleich die Optionen „Master-Datei
verwenden“ und „Master-Datei erstellen“ verwenden.
• Mit einer FreeForm Master-Datei, die nur eine Seite umfasst, können Sie nur Simplexausgaben erstellen, d.h. bei einer nur eine Seite umfassenden FreeForm Master-Datei ist
eine Duplexausgabe ausgeschlossen.
• Senden Sie variable Datenaufträge nicht an die direkte Verbindung.
Wenn Sie einen variablen Datenauftrag an die direkte Verbindung senden,
wird er nicht verarbeitet.
• Verwenden Sie als Anwender die Felder für die auftragsspezifischen Notizen und
Anweisungen für die Kommunikation mit Ihrem Operator.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 19
• Geben Sie Ihren Aufträgen eindeutige und aussagekräftige Namen.
Wählen Sie die Namen so, dass Ihre Dokumente auch bei einer Vielzahl von Aufträgen
in einer Warteschlange /Auftragslistevon Ihnen und Ihrem Operator identifiziert und die
FreeForm Master-Nummern zweifelsfrei zugeordnet werden können und dass Sie sich in
den auftragsspezifischen Notizen unmissverständlich darauf beziehen können.
Bei den Optionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“ sind für
Dateinamen die folgenden Sonderzeichen nicht zulässig:
|, /, \, *,?, “, ', `,:, <, > und spezielle Steuerzeichen
Die Namen von FreeForm 2 Master-Dateien dürfen nicht mit der Zeichenfolge „form“
oder „formU“ beginnen.
Die Namen von FreeForm 2 Master-Dateien dürfen maximal 64 Zeichen lang sein.
• Denken Sie bei der Arbeit mit FreeForm daran, dass für bestimmte Druckoptionen
Einschränkungen gelten.
Die Einstellungen für die Papiergröße und die Ausrichtung müssen bei der Master-Datei
und bei der variablen Datendatei übereinstimmen. Auch Aufträge mit gemischten Medien
sind auf eine einheitliche Papiergröße beschränkt.
Die Einstellungen für das Finishing und das zu verwendende Papierfach (Magazin/
Behälter), die in der variablen Datendatei festgelegt sind, haben ggf. Vorrang vor
den entsprechenden für die Master-Datei festgelegten Einstellungen.
Die Optionen „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei verwenden“, die im Fenster
„Auftragseigenschaften“ der Anwendung Command WorkStation und im Druckertreiber
angeboten werden, werden nur von FreeForm unterstützt.
Weitere Hinweise zu diesen Einschränkungen finden Sie im Dokument Drucken.
• Ein ausgeschossener Auftrag (mit der Dateinamenerweiterung „.dbp“) kann generell
nicht als Master-Dokument für FreeForm Aufträge verwendet werden.
• Bei Verwendung von FreeForm und FreeForm 2 muss nur die variable Datendatei
(nicht die Master-Datei) ausgeschossen werden.
• Für FreeForm 2 Aufträge werden die Einstellungen für die Datensatzbegrenzungen in
der vom Anwendungsprogramm generierten Weise benötigt, damit das Ausschießen
der variablen Daten und das Finishing auf Datensatzebene erfolgen kann.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 20
DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM DRUCKEN
1 Erstellen Sie ein Master-Dokument.
In der folgenden Abbildung sehen Sie eine (1) Seite eines Master-Dokuments für eine
Broschüre mit Dreifachfalzung, die mit einem Seitenlayoutprogramm erstellt wurde.
2 Senden Sie das Master-Dokument an den Druckserver und ordnen Sie ihm mit der Option
„Master-Datei erstellen“ eine FreeForm Master-Nummer zu.
Sie können als Alternative den Wert „Nein“ für die Option „Master-Datei erstellen“ angeben
und den Operator bitten, in der Anwendung Command WorkStation ein Master-Dokument
aus Ihrem Auftrag zu erstellen.
Weitere Hinweise finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
Aktivieren Sie die Option „Master-Datei drucken“, wenn das an den Druckserver gesendete
FreeForm Master-Dokument gedruckt werden soll, um es vor dem Zusammenführen mit den
variablen Daten zu überprüfen (siehe Dokument Drucken).
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 21
3 Erstellen Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Sie können das Dokument mit den variablen Daten auf der Basis einer anderen Datei, in
einem anderen Anwendungsprogramm und auf einer anderen Computerplattform erstellen
als das Master-Dokument; bestimmte Druckoptionen müssen bei den beiden Dokumenten
aber dieselben Einstellungen haben (siehe Seite 19).
Die Abbildung unten zeigt eine (1) Seite des Dokuments mit den variablen Daten für die
Broschüre mit Dreifachfalz. Die variablen Daten in diesem Dokument können sich auf den
Namen und die Adresse von Kunden beschränken, aber auch sehr komplex sein und mehrere
Grafik- und Fotoelemente umfassen.
HINWEIS: Wie Sie ein Auftragsdokument ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose auf Seite 26.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 22
4 Senden Sie das Dokument mit den variablen Daten an den Druckserver und geben Sie mit
der Option „Master-Datei verwenden“ die Nummer des Master-Dokuments an, mit dem die
variablen Daten kombiniert werden sollen.
Sie können eine FreeForm Master-Nummer wählen, die Sie selbst einem Dokument
zugewiesen haben oder die vom Operator einem Dokument zugeordnet wurde.
Klicken Sie auf „Master-Vorschau“ im Druckertreiber, wenn eine niedrig aufgelöste
Darstellung der Master-Seite generiert werden soll, die Sie in der Vorschau überprüfen
können.
Die FreeForm Master-Nummern können in der Anwendung Command WorkStation überschrieben werden. Sprechen Sie sich ggf. mit Ihrem Operator ab, damit Sie auch wirklich die
Nummer des FreeForm Master-Dokuments angeben, das Sie verwenden wollen.
Wenn Sie das (kombinierte) Dokument vor der Druckausgabe überprüfen wollen, können Sie
den Operator bitten, die Option „Verarbeiten und halten“ zu verwenden, sodass Sie den
Auftrag in der Vorschau der Anwendung Command WorkStation anzeigen können.
In der folgenden Abbildung sehen Sie das kombinierte Dokument mit Master- und variablen
Daten. Die variablen Daten werden über das Master-Dokument gelegt.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 23
Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber
Sie können die erstellten und auf dem Druckserver gespeicherten Master-Dokumente im
Windows-Druckertreiber in einem separaten Vorschaufenster anzeigen. Die Funktion erleichtert Ihnen die Auswahl des richtigen Master-Dokuments beim Drucken eines
variablen Datenauftrags für FreeForm.
MASTER-DOKUMENTE IN VORSCHAU DES WINDOWS-DRUCKERTREIBERS ANZEIGEN
1 Wählen Sie „Drucken“ in Ihrem Anwendungsprogramm.
2 Wählen Sie den Druckserver als Ihren Drucker und klicken Sie auf „Eigenschaften“.
3 Öffnen Sie die Registerkarte „Fiery Druckfunktionalität“.
4 Klicken Sie auf das Symbol „Variabler Datendruck (VDP)“.
5 Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Liste der FreeForm Master-Dokumente
vom Druckserver abzurufen.
Die FreeForm Master-Dokumente werden mit den ihnen zugeordneten Nummern und
Namen als Einstellungen in den Menüs „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei
verwenden“ angezeigt.
HINWEIS: Damit die Liste der FreeForm Master-Dokumente abgerufen werden kann,
muss die bidirektionale Kommunikation aktiviert sein. Die Anleitung zum Aktivieren
dieser Funktion finden Sie in der Online-Hilfe zum Druckertreiber.
6 Wählen Sie im Menü „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument, das Sie für Ihren
variablen Datenauftrag verwenden wollen, und klicken Sie auf „Master-Vorschau“.
Das Fenster „FreeForm Master-Datei - Vorschau“ wird angezeigt.
7 Klicken Sie auf „Schließen“.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 24
Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2
FreeForm 2 ist eine Version von FreeForm mit erweiterter Funktionalität. FreeForm 2
erfordert ein VDP-Anwendungsprogramm, das FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop
Mail). Mit der Kombination aus VDP-Anwendungsprogramm und FreeForm können
Sie mehrseitige Master-Dokumente erstellen, was Ihnen noch mehr Flexibilität bei der
Personalisierung und Anpassung Ihrer Dokumente gibt.
Sie können auch ein Master-Dokument verwenden, das mit einem anderen Anwendungsprogramm erstellt wurde, und es mithilfe eines Anwendungsprogramms, das FreeForm 2
unterstützt (z.B. PrintShop Mail), mit den Design- und Datenbankinformationen
kombinieren.
Mit FreeForm 2 und dem VDP-Anwendungsprogramm können Sie Seitenbedingungen definieren, die die Regeln für die einzelnen Master-Seiten bestimmen. Anhand dieser Regeln, die
durch „IF“- und „THEN“-Anweisungen auf jeder Master-Seite beschrieben werden, können
Sie festlegen, welche Seiten im Master-Dokument übersprungen und welche gedruckt werden
sollen.
Weitere Hinweise zum Erstellen solcher Seitenbedingungen finden Sie in der Dokumentation
zum jeweiligen VDP-Anwendungsprogramm.
Mit FreeForm 2 können Sie außerdem veranlassen, dass das verwendete FreeForm MasterDokument von der Festplatte des Druckservers gelöscht wird, sobald der variable Datenauftrag erfolgreich verarbeitet und gedruckt wurde. Sie können diese Funktion in jedem
Anwendungsprogramm einstellen, das das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten
unterstützt. Weitere Hinweise zum Löschen von FreeForm Master-Dokumenten finden Sie in
der Dokumentation zum jeweiligen VDP-Anwendungsprogramm.
DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM 2 DRUCKEN
1 Öffnen Sie das Dokument mit den variablen Daten in einem VDP-Anwendungsprogramm,
das FreeForm 2 unterstützt (z.B. PrintShop Mail).
HINWEIS: Wie Sie ein Auftragsdokument ausschießen, erfahren Sie im Abschnitt
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose auf Seite 26.
2 Wählen Sie „FreeForm 2“, wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten senden.
Weitere Hinweise zum Erstellen und Drucken von variablen Datenaufträgen finden Sie
in der Dokumentation zum jeweiligen VDP-Anwendungsprogramm.
3 Drucken Sie das Dokument.
Wenn Sie einen PPML- oder Creo VPS-Auftrag an den Druckserver senden, der auf externe
Ressourcen Bezug nimmt, sucht der Druckserver automatisch nach den globalen Bildern;
Basis hierfür sind die Dateisuchpfade, die beim Setup des Druckservers festgelegt werden.
Weitere Hinweise finden Sie im Dokument Konfiguration und Setup.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 25
Wenn Sie den durch den Pfad bezeichneten Speicherort kennen, können Sie auch für jeden
Auftrag separat nach externen Ressourcen suchen. Legen Sie den Dateisuchpfad fest, bevor Sie
Ihren Auftrag zum Drucken senden.
PER DATEISUCHPFAD NACH EXTERNEN RESSOURCEN FÜR CREO VPS-, VIPP- ODER PPML-AUFTRÄGE SUCHEN
1 Transferieren Sie mithilfe eines VDP-Anwendungsprogramms, das die entsprechende VDP-
Sprache unterstützt, den Creo VPS-, den VIPP- bzw. den PPML-Auftrag auf den Druckserver.
2 Klicken Sie in der Anwendung Command WorkStation mit der rechten Maustaste auf
den Creo VPS-, den VIPP- bzw. den PPML-Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“ im
Kontextmenü.
3 Öffnen Sie die Seite „Variabler Datendruck (VDP)“ und geben Sie den Speicherort
für den Dateisuchpfad ein.
HINWEIS: Der Server für den Dateisuchpfad muss vom Administrator eingerichtet worden
sein. Weitere Hinweise finden Sie im Dokument Konfiguration und Setup.
4 Verarbeiten Sie den Creo VPS-, den VIPP- bzw. den PPML-Auftrag.
HINWEIS: Wenn der Druckserver die wiederverwendbaren Objekte für den Auftrag
nicht finden kann, wird der Auftrag nicht verarbeitet. Vergewissern Sie sich daher,
dass der eingegebene Dateisuchpfad korrekt ist.
Ausschießen variabler Datenaufträge
Wenn die Ausschießfunktionalität für variable Datenaufträge auf dem Druckserver aktiviert
ist, können Sie VDP-Aufträge ausschießen, die im Format von FreeForm oder FreeForm 2
oder im Format einer anderen unterstützten VDP-Sprache vorliegen.
Sie können variable Datenaufträge auch mit Hot Folders ausschießen. Weitere Hinweise
finden Sie in der Online-Hilfe zu Hot Folders.
Starten Sie, wenn Sie einen variablen Datenauftrag ausschießen wollen, Impose über die
Anwendung Command WorkStation. Die variablen und die Master-Dokumente werden
kombiniert und ausgeschossen.
Für das Ausschießen eines variablen Datenauftrags werden eine Einzelsatzschablone und eine
Mehrsatzschablone angeboten.
Weitere Hinweise finden Sie in der Hilfe zur Anwendung Command WorkStation.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 26
Ausschießen von FreeForm Aufträgen mit Impose
Für einen variablen Datenauftrag im Format FreeForm können Sie Ausschießeinstellungen
festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität aktiviert wurde.
FREEFORM AUFTRAG AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie eine PostScript- oder PDF-Datei, die Sie als Master-Dokument verwenden wollen,
auf den Druckserver herunter.
2 Starten Sie die Anwendung Command WorkStation, markieren Sie den als Master-Dokument
gewünschten Auftrag und wählen Sie „Eigenschaften“.
3 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei erstellen“ die FreeForm Master-Nummer
für das Dokument ein.
4 Wählen Sie für das Master-Dokument die Einstellung „Drucken“ oder „Drucken und halten“
als Warteschlangenaktion.
5 Laden Sie das Dokument mit den variablen Daten auf den Druckserver herunter.
6 Markieren Sie in der Anwendung Command WorkStation das Dokument mit den variablen
Daten und wählen Sie „Eigenschaften“.
7 Stellen Sie mit der Druckoption „Master-Datei verwenden“ die Nummer des
Master-Dokuments ein, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen.
8 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Impose“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Hinweise zu den Ausschießeinstellungen finden Sie in der Online-Hilfe
zur Anwendung Command WorkStation.
9 Verarbeiten Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Ausschießen von FreeForm 2 Aufträgen mit Impose
Für einen variablen Datenauftrag im Format FreeForm 2 können Sie Ausschießeinstellungen
festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität aktiviert wurde.
DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 27
FREEFORM 2 AUFTRAG AUSSCHIESSEN
1 Laden Sie mit einem VDP-Anwendungsprogramm, das FreeForm 2 unterstützt, den als
Master-Dokument gewünschten Auftrag auf den Druckserver herunter.
2 Öffnen Sie die Anwendung Command WorkStation und verarbeiten Sie das Master-Dokument.
3 Transferieren Sie mit einem VDP-Anwendungsprogramm, das FreeForm 2 unterstützt,
das Dokument mit den variablen Daten in die Warteschlange „Halten“.
4 Markieren Sie das Dokument mit den variablen Daten und wählen Sie „Impose“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Hinweise zu den Ausschießeinstellungen finden Sie in der Online-Hilfe
zur Anwendung Command WorkStation.
5 Verarbeiten Sie das Dokument mit den variablen Daten.
Ausschießen von VDP-Aufträgen anderer Formate mit Impose
Für einen variablen Datenauftrag im Format einer unterstützten VDP-Sprache können Sie
Ausschießeinstellungen festlegen, wenn auf dem Druckserver die Ausschießfunktionalität
aktiviert wurde.
VDP-AUFTRÄGE ANDERER FORMATE AUSSCHIESSEN
1 Transferieren Sie mithilfe eines VDP-Anwendungsprogramms, das die entsprechende
VDP-Sprache unterstützt, den Creo VPS-, den Xerox VIPP- bzw. den PPML-Auftrag auf
den Druckserver.
2 Markieren Sie den Auftrag und wählen Sie „Impose“.
Legen Sie die Ausschießeinstellungen für den variablen Datenauftrag fest.
Weitere Hinweise zu den Ausschießeinstellungen finden Sie in der Online-Hilfe
zur Anwendung Command WorkStation.
3 Verarbeiten Sie den variablen Datenauftrag.
INDEX
INDEX
INDEX 29
A
Ausschießen
Creo VPS-Aufträge 27
FreeForm 2 Aufträge 5, 26
FreeForm Aufträge 26
PPML-Aufträge 27
Xerox VIPP-Aufträge 27
C
Creo Variable Print Specification (VPS)
Aufträge ausschießen 27
Beschreibung 11
Kompatibilität mit Impose 12
Suche nach externen Ressourcen mit
Dateisuchpfad 25
D
Dateisuchpfad 25
Datenbank 8, 9
Drucken
FreeForm 2 Aufträge 24
FreeForm Aufträge 14
E
Elementbasierte Technologie 8
F
FreeForm
Aufträge mit Impose ausschießen 26
Beschreibung 10, 14
Drucken
Richtlinien 18
Variable Datendokumente 14
Erstellen eines Dokuments mit variablen
Daten 16
Erstellen eines Master-Dokuments 15
Master-Dokument
kombinieren mit Dokument mit vari-
ablen Daten 16
Vorscha u i m D r u c ke rtreiber 2 3
FreeForm 2
Aufträge mit Impose ausschießen 27
Beschreibung 10
Drucken
Variable Datendokumente 24
Verwenden einer Fremdanwendung 24
Erstellen mehrseitiger Master-
Dokumente 24
FreeForm2
Beschreibung 24
G
Gemischte Medien, Einstellungen anwenden 13
Geschäftsregeln 8, 9
H
Hot Folders 12
Ausschießen von VDP-Aufträgen 12
Beschreibung 12
I
Impose 12
Inhalt 8, 9
L
Layout 9
M
Master-Datei erstellen 15
Master-Datei verwenden 15
Master-Dokument
erstellen 20
Hinzufügen variabler Elemente 21
Master-Elemente 7
P
PPML (Personalized Print Markup Language)
Beschreibung 10
Kompatibilität mit Impose 12
Suche nach externen Ressourcen mit
Dateisuchpfad 25
INDEX 30
S
Seitenbasierte Technologie 8
T
Te r m i n ol o g i e 5
Tools für das Auftragsmanagement 10
Definition 11
V
Variable Datenaufträge
Ausschießen 25
FreeForm 26
FreeForm 2 26
Drucken
FreeForm 20
FreeForm 2 24
elementbasiert 8
Hauptbestandteile 8
VDP-Ressourcen 13
VDP-Sprachen
Creo VPS 11
FreeForm und FreeForm 2 10
PPML 10
VIPP 11
W
Wiederverwendbare Daten 7, 8
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