ScanSoft PaperPort User Manual 11.0 [es]

A VISOS LEGALES

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idioma o lenguaje informático esta publicación o parte de ella, de ninguna forma ni por ningún medio, ya
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por escrito de Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609,
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AVISO IMPORTANTE

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posible que esta declaración no corresponda a su caso. Nuance se reserva el derecho de revisar esta
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ninguna persona al respecto.

MARCAS COMERCIALES Y CRÉDITOS

Nuance, el logotipo de Nuance, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort,
Productividad sin Límites, ScanDirect, ScanSoft y SET son marcas comerciales registradas o marcas

comerciales de Nuance Communications, Inc. o sus filiales en los Estados Unidos y en otros países.
Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint y Windows son marcas comerciales registradas o marcas
comerciales de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y en otros países. Intel y Pentium son marcas
comerciales registradas o marcas comerciales de Intel Corporation o de sus subsidiarias en los Estados
Unidos y en otros países. Adobe, Acrobat y Photoshop son marcas comerciales registradas o marcas
comerciales de Adobe Systems Incorporated en los Estados Unidos y en otros países. ISIS es una marca
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Corporation o de sus subsidiarias en Canada, en los Estados Unidos y en otros países. El logotipo de
Verity es una marca comercial o marca comercial registrada de Verity en los Estados Unidos y en otros
países. Todas las otras marcas comerciales mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios.

Outside In
Inc. Reservados todos los derechos. Este producto fue desarrollado usando software Kakadu. Este software
se basa, en parte, en el trabajo de Independent JPEG Group. Este software se basa, en parte, en el trabajo
de Colosseum Builders, Inc. Zlib Copyright © 1995-1998 Jean-Loup Gailly y Mark Adler.

®

Viewer Technology © 1992-1999, Word for Word® copyright © 1998 Stellent Chicago,

Nuance Communications, Inc.

1 Wayside Road
Burlington, Massachusetts 01803-4609, U.S.A.

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Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 11

Número de pieza 50-F31E-10080
Diciembre de 2006

C ONTENIDO

¡Bienvenido a PaperPort! 5

Instalación y activación de PaperPort 5
Registro 6
Aprendizaje de PaperPort 6
Soporte técnico 7
Novedades de PaperPort 11 8

Introducción a PaperPort 11

Guías para uso de PaperPort 11
El escritorio de PaperPort 11
Elementos de PaperPort 12
El panel Carpetas 13
Miniaturas de elementos de PaperPort 13
Miniaturas de páginas de PaperPort 15
Escritorio con dos partes 15
La ventana Vista de página 16
Barras de herramientas personalizables 17

Obtención de elementos 18

Digitalización y envío al escritorio de PaperPort 18
Configuración del escáner con PaperPort 19
Uso de perfiles de digitalización 20
Imprimir en PaperPort 20
Captura de páginas Web 21
Agregar carpetas de PaperPort 21
Usar DesktopDelivery 22
Importar fotografías desde una cámara fotográfica 22

Retocar imágenes 23

Modificar varias páginas 26

Anotar páginas 26

Herramientas de anotación 27

Guía de procedimientos iniciales de PaperPort iii

Protección de elementos 28

Archivar elementos 28

Agregar criterios de búsqueda a los elementos 30

Buscar elementos 31

Buscar elementos por sus propiedades 31
Buscar palabras en un elemento 32
Agregar elementos al índice de All-in-One Search 32
Usar el panel All-in-One Search 33
Usar imagen de búsqueda de PDF 34
Programar tareas de indexación 34

Uso compartido de archivos 35

Enviar elementos a otros programas 36

Usar OmniPage con PaperPort 37
Personalizar la barra Enviar a 38
Modificar las opciones de Enviar a 38

Convertir elementos 39

iv Contenido

Convertir elementos a formatos de imagen 39
Compilación de documentos 40
Convertir imagen en texto 40

Completar formularios digitalizados 41

Crear documentos PDF 42

Cómo iniciar la creación de archivos PDF 42
Tipos de archivos PDF 42
Cómo obtener ayuda 43

Usar ScanDirect 43

Desinstalación de PaperPort 44

¡Bienvenido a PaperPort!

Bienvenido a la Guía de Procedimientos Iniciales de ScanSoft® PaperPort®.

PaperPort le ofrece la manera más fácil de convertir papeles en documentos
digitales organizados que cualquier persona en una oficina puede encontrar y
utilizar con rapidez. PaperPort trabaja con escáneres, impresoras multifunción y
copiadoras digitales en red para convertir documentos impresos en sus
equivalentes digitales. También le ayuda a administrarlos juntamente con todos
los demás documentos electrónicos mediante un cómodo sistema de archivado
muy fácil de utilizar.

Las miniaturas claras y de tamaño adecuado de elementos de PaperPort le
permiten organizar visualmente, recuperar y utilizar sus documentos
digitalizados, entre ellos archivos de Word, hojas de cálculo, archivos PDF e
incluso fotografías digitales. Las herramientas de Scanner Enhancement
Technology de PaperPort garantizan que sus documentos digitalizados tengan un
aspecto óptimo, mientras que las herramientas de anotación le permiten agregar
comentarios y texto resaltado a cualquier imagen digitalizada.

Instalación y activación de PaperPort

Puede instalar PaperPort desde un CD o desde Internet.

El programa de instalación de PaperPort proporciona sencillas instrucciones paso
a paso. Siga las instrucciones en cada pantalla para instalar el software.

El usuario que realice la instalación o desinstalación debe tener derechos de
administrador en el equipo. Para activar o desactivar el software, debe contar con
acceso a Internet. Al finalizar la instalación, el programa le invitará a activar el
producto. Si el número de serie está en su lugar de almacenamiento y ha sido
introducido correctamente, no hará falta interacción por parte del usuario ni se
transmitirán datos personales.

Si no activa el producto durante la instalación, se le invitará a que lo haga cada
vez que abra el programa. PaperPort 11.0 podrá abrirse sólo cinco veces mientras
no esté activado.

Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 5

Registro

El registro le permite aprovechar al máximo el servicio técnico de los productos
de Nuance

Cuando termine de instalar PaperPort, se le solicitará que lo registre a través de
Internet. Si desea actualizar su información de registro, puede dirigirse al sitio
web de Nuance en http://spain.nuance.com.

®

y recibir notificaciones de actualizaciones de productos.

Aprendizaje de PaperPort

Esta guía es una introducción a PaperPort y le muestra cómo PaperPort puede
ayudarle a gestionar su información. Las fuentes adicionales de información que
le ayudarán en el aprendizaje de PaperPort incluyen la ayuda en pantalla, las
notas de la versión y el sitio web de Nuance.

Uso de esta guía

Esta guía ha sido escrita bajo la premisa de que usted ya sabe cómo trabajar en el
entorno de Microsoft Windows

tiene dudas acerca de cómo usar los cuadros de diálogo, comandos de menú,
barras de desplazamiento, funciones de arrastrar y colocar, menús de acceso
directo, etc.

®

. Consulte la documentación de Windows si

Uso de la Ayuda en pantalla

La Ayuda en pantalla de PaperPort incluye información completa sobre
características, configuración y procedimientos. Para consultarla, diríjase al menú
Ayuda de PaperPort.

En el menú Ayuda de PaperPort puede consultar soporte técnico adicional, por
ejemplo notas técnicas, preguntas frecuentes, actualizaciones de software y
mucho más.

Uso de las notas de la versión

Las Notas de la versión de PaperPort proporcionan información importante sobre
esta versión del programa. Este documento está incluido en el CD de instalación,
en el menú de Ayuda de PaperPort y en el escritorio de PaperPort, como
documento de muestra.

6 ¡Bienvenido a PaperPort!

Soporte técnico

Nuance ofrece opciones de soporte técnico tanto de cortesía como mediante el
pago de una cuota, ambas pensadas para satisfacer sus necesidades particulares.
Nuestros servicios ofrecen asistencia personal telefónica y por correo electrónico.
También ofrecemos 24 horas de acceso autónomo a nuestra Base de información.

Visite http://spain.nuance.com para obtener información sobre nuestra política
de soporte técnico, contactos de soporte técnico local y actualizaciones de
productos. Antes de comunicarse con Nuance, asegúrese de leer la
documentación del usuario y revisar las Notas de la versión.

Requisitos mínimos del sistema

Ordenador con procesador Intel® Pentium® o superior

Microsoft Windows 2000 SP4 o superior, Windows XP SP2 o superior

Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior

128 MB de memoria RAM (se recomiendan 256 MB)

200 MB de espacio libre en el disco duro para los archivos de la aplicación, más
5 MB de espacio de trabajo durante la instalación

Monitor SVGA con 256 colores, pero de preferencia a color de 16 bits (se
describe como “color de alta densidad” en Windows 2000 y como “media” en
XP) y una resolución de 800 x 600 píxeles

Dispositivo señalador compatible con Windows

Unidad de CD-ROM para la instalación

Conexión a Internet (con Internet Explorer 5.5 o superior) para la activación y
actualización del producto

El rendimiento y la velocidad serán mayores si el procesador, memoria y espacio
disponible en el disco duro del ordenador superan los requisitos mínimos. Esto se
observa especialmente durante el procesamiento de archivos PDF y de imágenes a color
de gran tamaño.

Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 7

Novedades de PaperPort 11

PaperPort 11 incluye una gran cantidad de características nuevas importantes
para administrar documentos.

Rendimiento sin precedentes

Inicio más veloz, navegación rápida por carpetas, mayor capacidad de carpetas y
visualización de elementos más rápida, tanto en el escritorio de PaperPort como
en el Visor de páginas.

Precisión de OCR mejorada

PaperPort 11 brinda una mayor precisión en la conversión a texto de todos los
documentos PDF y digitalizados, incluso con imágenes de resolución inferior.

Guías para uso

La primera vez que se inicia el programa le ofrece una serie de “miniguías” que
muestran las tareas y los procesos típicos que le permiten acceder rápidamente a
las áreas del programa y secciones de ayuda relevantes. Si se inhabilitan, las guías
para uso se pueden volver a activar en el menú Ayuda.

Selección de escáner mejorada

Seleccione fácilmente el escáner de su preferencia en el panel Digitalizar sin
necesidad de ejecutar el Asistente de configuración de escáner por separado.

Digitalización directamente desde botones del escáner

Utilice botones de su dispositivo para digitalizar directamente en PaperPort. Para
implementar esta función, asigne eventos de PaperPort a botones del escáner.
Encuentre más información en la sección “Digitalizar documentos” de las guías
para uso.

Perfiles de digitalización

Con los perfiles de digitalización de PaperPort, podrá digitalizar distintos tipos de
documentos e imágenes con más facilidad. Los perfiles son óptimos para las
tareas más comunes: digitalización en blanco y negro o escala de grises, o
digitalización de documentos o fotografías a color.

8 ¡Bienvenido a PaperPort!

Asistente de captura

Con el asistente de captura integrado, ejerza un control más preciso de la
digitalización de elementos de varias páginas. Para obtener la mayor variedad de
opciones, use PaperPort Professional 11.

Notas de carpeta

Si desea agregar automáticamente el mismo asunto, autor o palabras clave a todos
los elementos que provienen de una carpeta específica mediante digitalización o
DesktopDelivery
facilita la búsqueda de elementos más adelante.

Barras de herramientas personalizables

Ahora puede configurar sus áreas de trabajo de PaperPort más cómodamente
mediante el acoplamiento o el cambio de lugar de las barras de herramientas y
mediante la personalización de los iconos que desea visualizar.

Nuevas herramientas SET

Las nuevas herramientas SETTM le permiten ejercer más control sobre la calidad
de imagen: podrá fijar puntos blancos y negros para el mejoramiento automático
y borrar los bordes confusos y no deseados de las digitalizaciones.

PaperPort Watson

TM

, use Notas de carpeta. Introducir palabras clave y temas

Una nueva aplicación de búsqueda inteligente que combina lo mejor de All-in­One Search
como las aplicaciones de Desktop Search Google

TM

de PaperPort con otros motores de búsqueda populares, tales

®

, Yahoo® y MSN®.

Mayor integración con otros productos de Nuance

• Si en su sistema está instalado ScanSoft

más estrechamente que nunca con este programa a fin de prestar servicios de
avanzada tanto para el reconocimiento de páginas mediante OCR como para
la creación de archivos PDF de alta calidad, tales como archivos PDF con
capacidad de búsqueda.

• PaperPort Professional 11 viene con PDF Create! integrado, el cual le

permitirá crear archivos PDF más pequeños basados en texto a partir de
aplicaciones y recopilar archivos PDF rápida y fácilmente a partir de una
variedad de documentos de origen.

Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 9

®

OmniPage®, PaperPort colaborará

Las siguientes características avanzadas sólo están disponibles en
PaperPort Professional 11:

Perfiles de digitalización ilimitados

Podrá crear y configurar libremente nuevos perfiles de digitalización o quitar los
perfiles no deseados.

Asistente de captura profesional

El asistente de captura muestra miniaturas de las páginas durante la
digitalización. Después de la digitalización, podrá reordenar o girar las páginas, o
agregar páginas separadoras en blanco. Cuando termine, podrá especificar el
tema, el autor y las palabras clave para sus elementos.

PDF-MRC con máxima compresión

Ahora podrá crear archivos PDF digitalizados a color o escala de grises hasta 8
veces más pequeños que los documentos digitalizados habituales.

Búsquedas en PDF

Si tiene OmniPage junto con PaperPort Professional en su sistema, también
puede crear archivos PDF de imagen con capacidad de búsqueda. Puede indexar,
buscar y extraer el contenido de texto de tales archivos PDF.

PaperPort también está disponible en versiones Special Edition para fabricantes de escáneres y otros
revendedores selectos. La gama de funciones de estas versiones puede variar según los requisitos del
proveedor.

10 ¡Bienvenido a PaperPort!

Barra de comandos con
barras de herramientas
personalizables

Introducción a PaperPort

Esta sección presenta las distintas partes de PaperPort. Consulte la Ayuda de
PaperPort para obtener información detallada acerca de todos estos temas.

Guías para uso de PaperPort

Las Guías para uso aparecen cuando inicia el programa por primera vez. Son una
serie de miniguías que le ayudarán a comenzar fácilmente gracias a sus breves
descripciones de partes clave del programa, como digitalización, búsqueda y
compilación de documentos, entre otros.

El escritorio de PaperPort

Cuando inicia el programa por primera vez, el escritorio de PaperPort se abre con
el panel Carpetas. Allí verá sus documentos y las herramientas que puede utilizar
para administrarlos. PaperPort le brinda todas las herramientas necesarias para
organizar, buscar y utilizar documentos e imágenes.

Escritorio

Carpetas

El panel de funciones puede
mostrar:

• Carpetas (menú Ver)

• Miniaturas de páginas

(menú Ver)

• Propiedades de elemento

(menú Ver)

• Digitalizar u obtener

fotografía (menú Archivo)

• All-in-One Search (menú

Herramientas)

Barra Enviar a

Miniatura de
elemento de
imagen

Miniatura de elemento
de texto

Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 11

Acceso a
otras
páginas

Elementos de PaperPort

Los documentos y las fotografías que obtiene con PaperPort se denominan

elementos. Existen dos tipos de elementos: elementos de imagen y elementos
de texto.

Los elementos de imagen son documentos y fotografías digitalizados, entre otros,
en formato de imagen, como por ejemplo PDF, JPEG, TIFF o imagen de
PaperPort (.max).

Puede crear elementos de imagen a partir de documentos, fotografías, líneas u
otros elementos que digitalice, copie o coloque en el escritorio de PaperPort.

Los elementos de texto son documentos que contienen texto modificable, tales
como archivos de Word (.doc), HTML y Excel creados por medio de
aplicaciones de procesamiento de texto y programas afines.

Con PaperPort puede usar cualquier tipo de archivo PDF (imagen de PDF,
imagen de búsqueda de PDF y texto y gráficos con formato PDF [PDF normal]).
PaperPort es capaz de diferenciar un elemento PDF de sólo imágenes de uno sin
imágenes. Para mejorar la calidad de los elementos PDF de sólo imágenes, se
pueden utilizar las herramientas SET (Tecnología de Mejoramiento de Escáner).

Puede enviar un elemento rápidamente a otro programa sin abandonar el
programa PaperPort. Basta con arrastrar el elemento en cuestión al icono de
vínculo en la barra Enviar a, que está en la parte inferior del escritorio. PaperPort
admite una amplia variedad de programas, entre ellos aplicaciones de
procesamiento de texto, hojas de cálculo, fax, correo electrónico de Internet,
gráficos, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y servicios de Internet.

PaperPort incluye una carpeta llamada Mis documentos de PaperPort, donde
hay elementos modelo de algunos de los tipos de contenido que puede guardar en
el escritorio de PaperPort.

También puede usar PaperPort para ver elementos que no sean de PaperPort pero
que residan en su equipo. Sólo tiene que copiar o mover el archivo del
documento o la fotografía a la carpeta de PaperPort.

12 Introducción a PaperPort

El panel Carpetas

El panel Carpetas presenta una vista jerárquica de sus carpetas de PaperPort,
similar a la del Explorador de Windows. Use las herramientas de carpeta para
acceder a los comandos rápidamente.

PaperPort instala una carpeta propia denominada Mis documentos de
PaperPort en la carpeta Mis documentos. Si se utiliza un sistema de varios
usuarios, cada usuario contará con una carpeta Mis documentos de PaperPort
propia.

La carpeta Mis documentos de PaperPort contiene varias subcarpetas cuyos
nombres, como por ejemplo Artículos, Tarjetas de presentación, Fotografías y
Recibos, ilustran las diferentes formas en que puede organizar sus elementos de
PaperPort.

La carpeta Muestras contiene documentos y fotografías de muestra para ayudarle
a comenzar a utilizar PaperPort.

Una vez que haya obtenido sus propios elementos de PaperPort, no tendrá que
utilizar la carpeta Mis documentos de PaperPort para almacenarlos. Puede
agregar otras carpetas locales y de red a la Vista de carpetas de PaperPort.
También puede eliminar la carpeta Mis documentos de PaperPort, pero la
estructura del programa deberá contener al menos una carpeta.

Para mostrar u ocultar el panel Carpetas, haga clic en el botón Carpetas de la barra de
comandos. Con el escritorio dividido se pueden mostrar paneles de carpetas para cada
área de trabajo.

Miniaturas de elementos de PaperPort

Existen dos tipos de miniaturas en PaperPort: miniuaturas de páginas y de
elementos. Cada miniatura de elemento es una pequeña representación gráfica
del documento o fotografía. Las miniaturas de páginas muestran páginas de
archivos PDF y elementos de imagen en el panel Miniaturas de páginas, tanto en
el escritorio de PaperPort como en PageViewer.

Una forma rápida de localizar sus elementos de PaperPort es explorar visualmente
las miniaturas de elementos en el escritorio de PaperPort. Las miniaturas le
muestran qué hay en un documento sin necesidad de abrirlo. Además, le
permiten desplazarse por las páginas del documento sin necesidad de abrirlo.

PaperPort muestra miniaturas grandes y nítidas de todos los documentos y
fotografías, entre ellos:

Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 13

• Páginas y fotografías digitalizadas

• Fotografías sacadas con su cámara digital

• Archivos de imagen en varios formatos, tales como BMP, TIFF, JPEG, GIF y
MAX

• Archivos de Microsoft Word, PowerPoint

®

, Excel®, Word PerfectTM, y otros

documentos creados en programas conocidos

•Documentos PDF

• Elementos de imagen de PDF

•Documentos HTML

Cada miniatura de elemento aparece con un icono que identifica el programa en
el que se creó o con el cual está relacionada actualmente. Esto hace que resulte
fácil y cómodo ver y buscar con rapidez todos los diferentes tipos de elementos en
su equipo.

Haga clic en una miniatura para ver los atributos de imagen. Un icono
pequeño indica que se estableció el atributo de sólo lectura para dicho
elemento. Un icono pequeño indica que la imagen contiene anotaciones. Los
elementos de imagen de varias páginas muestran para permitirle desplazarse
por las páginas, incluso con el panel Miniaturas de páginas cerrado.

Antes de trabajar con un elemento, debe seleccionar su miniatura en el escritorio
de PaperPort. Aparecerá una línea roja alrededor de un elemento para indicar que
ha sido seleccionado. Mientras trabaja con miniaturas de elementos, podrá:

• Arrastrar una miniatura para cambiar su posición en el escritorio de
PaperPort.

• Arrastrar una miniatura a una carpeta para mover el elemento a dicha
carpeta.

• Arrastrar una miniatura a otra área de trabajo abierta para mover el elemento
a esa carpeta.

• Hacer doble clic en una miniatura para ver el elemento.

• Pulsar la tecla Ctrl y hacer doble clic en una miniatura para abrir el elemento
en el programa de origen.

• Hacer clic con el botón secundario del mouse en una miniatura para mostrar
el menú de acceso directo del elemento.

• Arrastrar una miniatura a la barra Enviar a para enviar una copia del
elemento a otro programa.

14 Introducción a PaperPort