SAGE Associations 2013 Manuel de découverte [fr]
Manuel de découverte
Ciel Associations et Associations Évolution
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez le CD-Rom de votre produit contenant :
• votre logiciel,
• son manuel de référence électronique au format PDF.
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou
supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur)
• Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Utilisation de Ciel directDéclaration
Uniquement dans Ciel Associations Evolution
• Processeur 1,5 GHz
• 2Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• 1 Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte ......................................................................................... 8
Documentation ..................................................................................9
Entraînez-vous ................................................................................11
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 15
Créer votre dossier ..........................................................................16
Les paramètres du dossier ................................................................19
L’association .................................................................................... 20
Les données de base ........................................................................21
Ouverture d’une fiche .......................................................................34
Gestion des adhérents ......................................................................35
Gestion du matériel..........................................................................43
Les traitements ................................................................................ 48
Les opérations.................................................................................49
Les règlements................................................................................52
Renouveler une cotisation .................................................................55
La comptabilité................................................................................. 56
Les postes ......................................................................................57
Les saisies ......................................................................................60
Les relevés bancaires .......................................................................66
Les consultations .............................................................................67
La trésorerie prévisionnelle ...............................................................69
Valider des écritures.........................................................................70
Remises en banque ..........................................................................71
Pointer un compte de banque ............................................................72
Les éditions ...................................................................................... 75
Principes généraux...........................................................................76
Les états associations.......................................................................77
Les états comptables........................................................................79
Les traitements de fin d’année ......................................................... 83
Clôturer votre exercice (norme DGFiP)................................................84
Transférer vos écritures ....................................................................86
Purger des opérations.......................................................................88
Gestion des dossiers......................................................................... 89
Sauvegarder votre dossier ................................................................90
Restaurer votre dossier.....................................................................92
Les fonctionnalités de Ciel Associations Évolution ............................ 94
Démarrer Ciel Compta ......................................................................95
La facturation..................................................................................96
Gestion de l’association .................................................................. 107
Editions ........................................................................................ 110
Index.............................................................................................. 112
Découverte
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
•
la souris
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
Les manuels électroniques
La documentation de votre application est structurée en trois manuels électroniques au
format PDF accessibles depuis le menu Aide :
•Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la
découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus
importantes de votre logiciel.
•Le
détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous
vous conseillons donc de consulter ce document.
•le
dossier créé avec une ancienne version.
Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Associations dans le
Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un
Découverte
©
.
Naviguer dans les manuels électroniques
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre.
• Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous
affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous
souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel
électronique est ouvert consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader
©
.
9
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu
AIDE ou par la touche <F1>. Dans ce dernier cas, l’aide affiche directement la partie qui
correspond à votre travail en cours.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel,
des informations utiles.
Découverte
10
Entraînez-vous
Lancer votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur
l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi.
Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS.
Découverte
Ouvrir le dossier Exemple
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous
conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple :
1. Cliquez sur le bouton
J’ouvre le dossier exemple .
11
2. Le fichier exemple Sport et détente s’ouvre alors.
Barre de menus
Barre de titre
Barre d’actions
Bouton de
fermeture de
l’application
Bouton de réduction
et d’agrandissement
Espace de travail
Barre de navigation
(masquée par défaut)
Barre de statut
Intuiciel
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de postes, de comptes,
d'écritures, etc.
Lorsque vous installez Ciel Associations ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par
le bouton .
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
La fenêtre principale de l’application
Découverte
12
L’Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel
vous permet de visualiser rapidement vos données et analyses comptables ainsi que les
informations concernant les adhérents.
Il se compose de trois onglets :
accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter
les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation,
il suffit de cliquer sur le bouton .
De plus, plusieurs bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de
travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau
plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos adhérents, et
un pour gérer uniquement vos saisies...
est une interface qui résume les principales activités de votre association et
Bureau, Tableaux de bord et Etats et statistiques. Vous y
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence
accessible par le menu AIDE.
Découverte
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton , situé au centre de votre l’Intuiciel, vous permet d'accéder
directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à
différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous
trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les
numéros de l'assistance technique.
Quitter le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Effectuer des recherches Trouvtoo
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
• sur votre dossier courant.
QUITTER du menu DOSSIER,
13
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
retrouvant rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations
spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à
l’
aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur
Découverte
l’icône
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre
Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
présent sur votre bureau.
Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre
14
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Créer votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Associations, commencez par fermer le
fichier d’exemple. Pour cela, cliquez sur la commande FERMER du menu DOSSIER.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre association. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
Création, saisissez le nom de votre société.
Ciel Associations détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Dans ce
cas, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société qui existe déjà.
2. Cliquez sur le bouton [Créer]
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Vous pouvez également créer un dossier en passant par la commande OUVRIR [menu
D
OSSIER - commande OUVRIR] puis en cliquant sur le bouton [Nouveau] de la fenêtre
Dossiers.
Choix du mode de création
3. Choisissez la méthode de création de votre dossier et cliquez sur le bouton
.
• Mode de création rapide
Seules les principales informations (dénomination, service à la personne, coordonnées et
paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier,
page 17
• Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les
fichiers principaux (postes de trésorerie, modes de paiement, intervenants, etc.). Vous
serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 18
16
Création et mise en place d’un dossier
Création rapide d’un dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Étape : identité de l’association
La première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier vous permet de renseigner
différentes zones concernant l'identité de l'association.
1. Saisissez le nom de votre association (zone Dénomination) ainsi que son Adresse complète.
2. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vous en possédez un.
3. Sélectionnez le Type de votre association (sportive, culturelle, d’utilité publique) en cli-
quant sur la flèche de la liste déroulante.
4. Indiquez l'
5. Saisissez le montant du fond de dotation ainsi que de la réserve légale de l’association.
Ces données constituent le capital de l'association apporté par les créateurs (subventions, donations) et garantissent la solvabilité de l'association auprès des tiers.
6. Indiquez le numéro de S.I.R.E.T. de votre établissement, son code A.P.E. (Activité Princi-
pale de l'Entreprise), le
merce et des sociétés et votre N.I.I. Numéro d'identification intracommunautaire (N°
TVA)
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
Activité de l'association.
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du com-
Étape : Service à la personne
Uniquement dans Ciel Associations Evolution
Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et
si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation
fiscale annuelle.
Étape en version Évolution : choix de la comptabilité
Uniquement dans Ciel Associations Evolution
Choisissez votre type de comptabilité en cochant l'une des options suivantes :
•
Je souhaite utiliser une comptabilité générale Débit/Crédit (Ciel Compta) : vos écritures
comptables sont dans un dossier Ciel Compta. Vous exportez vos écritures de Ciel
Associations vers Ciel Compta.
Je souhaite utiliser une comptabilité en Dépenses/Recettes ou en Créances/Dettes (comptabi-
•
lité intégrée de Ciel Associations)
Associations.
Je ne souhaite pas utiliser de comptabilité : votre comptabilité est externe à votre dossier
•
et vous devez exporter vos données (opérations, règlements, etc.) vers un autre support, afin de les traiter.
Vous avez choisi une comptabilité générale Débit/Crédit ou aucune comptabilité :
: vos écritures comptables sont dans votre dossier Ciel
17
Création et mise en place d’un dossier
En passant à l'étape suivante, un message vous avertit qu'il ne sera plus possible de
changer de mode de comptabilité. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer.
Vous avez choisi la comptabilité intégrée de Ciel Associations, vous passez à l’étape
suivante qui vous demande votre mode de comptabilité.
Étape : mode de comptabilité
Cette étape permet de définir le type de comptabilité de l'association.
Attention !
Une fois le choix validé, vous ne pourrez plus le modifier.
Trois modes de comptabilité vous sont proposés :
• Dépenses/Recettes : vous travaillez en comptabilité de trésorerie. Vous pouvez ainsi
enregistrer les recettes au moment de l’encaissement et les dépenses au moment de
leur paiement.
Créances/Dettes : vous travaillez en comptabilité d’engagement. Vous pouvez ainsi
•
comptabiliser les recettes et les dépenses au moment de leur facturation.
Compta Externe : vous ne gérez pas la comptabilité en interne mais vous pouvez expor-
•
ter vos données (opérations, règlements) vers Ciel Compta par exemple.
7. Sélectionnez le modèle de votre choix.
Étape : exercices et paramètres
8. Indiquez les périodes de votre premier exercice (celle-ci correspond à la date de création
de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel) et
exercice courant. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du
de l'
calendrier .
9. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la
• si les montants seront établis en
10.Sélectionnez dans la liste déroulante la Monnaie du dossier. Le nombre de décimales
défini en fonction de la monnaie sélectionné s'affiche automatiquement.
TVA.
HT ou TTC.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton
[Mot de passe].
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible
depuis le menu Aide.
18
Création et mise en place d’un dossier
Les paramètres du dossier
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Association, Facturation, Numérotation, Comptabilité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de
la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier).
Paramètres Association
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - ASSOCIATION
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour
fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre association (Raison
sociale, Coordonnées, Activité, Dates d’exercice), des
, du logo de votre association.
table
Paramètres Réglages
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - RÉGLAGES
La fenêtre Réglages association contient des informations variées.
Vous pouvez définir :
• la banque principale de l’association,
• des options de contrôle de vos saisies,
• les comptes par défaut de l’association,
• les comptes comptables par défaut des membres,
• la saisie en HT ou TTC,
• la génération automatique d’alertes agenda vous avertissant des échéances de paiement de vos adhérents.
• la liaison comptable qui n’est visible que si vous travaillez en comptabilité externe.
coordonnées de votre expert-comp-
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
La fenêtre Numérotation contient les différentes bases et pièces des membres pour
lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche
est possible.
Paramètres Facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
La fenêtre Paramètres facturation permet de définir les principaux postes que vous
utiliserez par défaut.
Vous devez définir les postes de résultat (perte, bénéfice), des soldes initiaux. Vous
pouvez également renseigner les postes de produits et/ou de charges exceptionnels.
19
L’association
L’association
Les données de base
Cette partie vous explique la mise en place des éléments de base composant votre association (fiche cotisation, activité etc.), ces éléments étant nécessaires au bon fonctionnement de votre logiciel.
Les cotisations et modèles de cotisation
Lorsqu'un membre intègre une association, il s'acquitte, en général, d'un droit d'entrée
(ou abonnement). Cette somme versée correspond à la cotisation.
La liste des cotisations
Menu ASSOCIATION - commande COTISATIONS
La liste des cotisations regroupe toutes les cotisations que vous avez définies. Vous
pouvez à partir de celle-ci créer, modifier ou encore supprimer une cotisation.
Vous pouvez créer des fiches de cotisation directement ou bien en utilisant des modèles
que vous aurez prédéfini au préalable afin de faciliter votre travail.
Créer une cotisation / un modèle de cotisation
Menu ASSOCIATION - commande COTISATIONS - bouton [Créer]
Menu L
La création d’une cotisation ou d’un modèle de cotisation est strictement identique.
1. Saisissez le
ISTES - commande MODÈLES - COTISATIONS - bouton [Créer]
Code
de la cotisation. Si celui-ci est déjà renseigné, vous pouvez le modifier.
Les codes sont incrémentés automatiquement à chaque création d’une fiche cotisation
en fonction du premier code défini dans les paramètres de numérotation.
2. Indiquez
cintement.
l'Intitulé de la cotisation. Cet intitulé doit être exprimé clairement mais suc-
21
L’association
Onglet Tarification
3. Sélectionnez la Date de début de la cotisation à l’aide du menu déroulant. Vous avez le
choix entre la date de travail, du jour, le début de l’année civile etc.
4. Indiquez la
5. Saisissez le montant. Il s'agit du tarif le plus représentatif de la cotisation (celui que
vous emploierez le plus souvent).
Dans la partie
étudiant, enfant, etc.).
1. Pour ajouter un tarif, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne s'insère
dans la grille des tarifs.
2. Renseignez les zones nécessaires. Pour cela, double-cliquez dans la colonne cor-
respondante et saisissez les informations.
3. Pour supprimer un tarif, sélectionnez la ligne correspondante et cliquez sur le bou-
ton [Supprimer].
Durée de la cotisation. Elle peut être exprimée en jours, semaines etc.
Grille des tarifs, vous pouvez renseigner des tarifs plus spécifiques (tarif
Onglet Complément
La zone Commentaire vous permet de saisir toutes informations supplémentaires sur la
cotisation.
Dans la zone Comptabilité, le Poste Recette et le Code analytique sont facultatifs. Cepen-
dant, si vous souhaitez obtenir un suivi comptable, il est utile de les renseigner.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre création de cotisation.
Modifier une cotisation / un modèle de cotisation
Dans la liste des cotisations ou des modèles de cotisation :
1. Sélectionnez la cotisation ou le modèle de cotisation à modifier et cliquez sur le bou-
ton
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
22
L’association
Supprimer une cotisation / un modèle de cotisation
Dans la liste des cotisations ou des modèles de cotisation :
1. Sélectionnez la cotisation ou le modèle de cotisation à supprimer puis cliquez sur le
bouton
2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].
Les activités/ modèles d’activité
Chaque fois que vous prévoyez un événement, une sortie, une soirée au sein de l'association, vous créez une activité. Les événements plus ponctuels seront plutôt considérés
comme des
laires pour un événement, vous pouvez définir un modèle global que vous réutiliserez.
Modèles d'activité. Ainsi, au lieu de saisir à chaque fois des informations simi-
Liste des activités
Menu ASSOCIATION - commande ACTIVITÉS
Cette liste affiche toutes les activités de l'association. Vous pouvez définir les activités de
votre association soit directement soit par l’intermédiaire de modèles d’activité.
La liste des modèles d’activité se présente de la même manière.
Créer une activité / un modèle d’activité
Menu ASSOCIATION - commande ACTIVITÉS - bouton [Créer]
Menu L
La création d’une activité ou d’un modèle d’activité est quasiment identique.
La seule différence est que vous ne pouvez pas ajouter de membres à un modèle d’activité.
1. Saisissez le Code de l'activité. Si celui-ci est déjà renseigné vous pouvez le modifier.
ISTES - commande MODÈLES - ACTIVITÉS - bouton [Créer]
Les codes sont incrémentés automatiquement à chaque création d’une fiche d’activité
en fonction du premier code défini dans les paramètres de numérotation.
2. Indiquez l'
Intitulé
de l’activité
23
L’association
3. Sélectionnez à l'aide du calendrier la Date de début et la Date de fin de l’activité.
4. Précisez éventuellement l'Heure de début et de fin de l'activité.
Onglet Tarification
5. Saisissez le montant de l'activité.
6. Sélectionnez le taux de TVA appliqué.
La
Grille des tarifs regroupe les différents tarifs de l'activité. Vous pouvez ainsi visualiser
l'ensemble des tarifs (Étudiant, Enfant, Demandeur d’emploi etc.) associés à une activité.
7. Pour ajouter un tarif, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne s'insère dans
la grille des tarifs.
8. Renseignez les zones nécessaires. Pour cela, double-cliquez dans la colonne correspondante et saisissez les informations.
9. Pour supprimer un tarif, sélectionnez la ligne correspondante puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Onglet Complément
10. Dans la zone Divers, sélectionnez le Type d'activité, ainsi que le nom de son Animateur
à l’aide du menu déroulant.
11. La zone Gestion des places vous permet de faire un suivi précis des places disponibles
pour l'activité en cours. Pour cela, cochez l’option Gestion des places puis saisissez le
nombre de places disponibles.
Le nombre de places vendues et le nombre de places restantes sont renseignées
automatiquement.
12. Si vous gérez des places en Surréservation, c'est à dire si vous prévoyez un nombre de
places plus important que celui des places offertes, cochez l'option correspondante.
L'édition de l'état des activités (menu E
activité
) permettra d'isoler la liste des activités gérant la gestion des places.
Dans la zone
si vous souhaitez obtenir un suivi comptable, il est utile de les renseigner.
13. Afin d’optimiser la gestion de votre planning, vous pouvez tout en créant une activité
inclure celle-ci automatiquement dans votre agenda. Pour cela, cochez l’option
cet événement à l’agenda
Comptabilité, les Poste Recette et Code analytique sont facultatifs. Cependant,
.
TATS - commande ACTIVITÉS - Fiche participants par
L’activité sera enregistrée dans votre agenda en tant qu’événement.
Ajouter
Onglet Membres
Attention !
Cet onglet n’est pas disponible dans les modèles d’activité.
Cet onglet affiche la liste des membres qui participent à l'activité sélectionnée. Vous pouvez depuis cette liste ajouter, modifier, supprimer un membre ou valider sa participation.
Ajouter un membre à une activité
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez sélectionner
un membre, ancien membre ou un prospect.
24
L’association
2. Pour faciliter votre sélection, vous pouvez faire un tri et afficher :
• soit toutes les personnes enregistrées dans votre association. Pour cela, cochez
l’option Tou s.
• soit les membres ou les anciens membres ou les prospects. Pour cela, sélectionnez
l’option de votre choix à l’aide du menu déroulant.
3. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Activité membre s’affiche.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Ajouter une activité”, page 38.
Modifier l’activité d’un membre
Une activité validée ne peut être modifiée. Toutefois, vous pouvez annuler la validation
si l’opération n’a pas été réglée.
1. Sélectionnez le membre dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier...].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Vous pouvez également cliquez sur le bouton [OK et régler] si vous souhaitez valider et
régler immédiatement.
Supprimer l’activité d’un membre
1. Sélectionnez le membre dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer...].
2. Ce traitement est irréversible. Un message vous demande donc de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Onglet Partenaires
Cet onglet affiche la liste des partenaires de l'activité sélectionnée.
Ajouter un partenaire à une activité
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le partenaire
que vous souhaitez associer à l'activité.
Si certains partenaires ne sont pas encore créés, vous pouvez le faire directement via
le bouton [Créer], situé en bas de la fenêtre.
2. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifier un partenaire d’une activité
1. Sélectionnez le partenaire dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un partenaire d’une activité
1. Sélectionnez le partenaire dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. La suppression étant irréversible, un message vous demande donc confirmation.
Cliquez sur le bouton [Oui].
Onglet Commentaire
Vous pouvez écrire vos notes, commentaires. Vous avez à votre disposition quelques
outils de mise en forme du texte au-dessus de la zone de saisie.
25
L’association
Onglet Image
Cet onglet vous permet d'associer une image à l'activité. Vous pouvez coller une image
issue du presse-papiers ou importer une image enregistrée sur votre disque ou récupérer
l’image provenant d’un scanneur ou appareil photo.
Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre création d’activité.
Modifier une activité / un modèle d’activité
Dans la liste des activités ou des modèles d’activité :
1. Sélectionnez l’activité ou le modèle d’activité à modifier puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une activité / un modèle d’activité
Dans la liste des activités ou des modèles d’activité :
1. Sélectionnez l’activité ou le modèle d’activité à supprimer puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Les options
Depuis la liste des activités, vous pouvez directement affecter une activité à un ou
plusieurs membres ou ajouter une activité dans l’agenda en utilisant le bouton [Options].
Vous pouvez également visualiser l’aperçu des activité. Voir Afficher l’aperçu, page 34
Les animateurs
Menu LISTES - commande ANIMATEURS
Cette commande permet de gérer les fiches des animateurs.
Créer un animateur
Un Code animateur vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur
et à mesure de la création des fiches, selon le premier code défini dans les paramètres de
numérotation du dossier. En revanche, dès que vous validez la création de la fiche
Animateur, son code n'est plus modifiable.
1. Dans le fenêtre Liste des animateurs, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Indiquez le Code de l'animateur si celui proposé ne vous convient pas.
3. Saisissez le
Une rangée de deux boutons apparaît au dessus de la zone
Nom de l'animateur.
Coordonnées :
26
L’association
•
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
•
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre animateur).
4. Dans l'onglet
téléphone, fax, adresse E-mail, etc.).
Dans l'onglet Complément, vous pouvez saisir un commentaire et ajouter la photo de
l'animateur.
5. Dans l'onglet Divers, saisissez les compétences et les diplômes de l'animateur.
Dans l'onglet Activité, vous pouvez vérifier les activités liées à l'animateur.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création.
Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre animateur (adresse,
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un animateur et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet, la fenêtre de création reste active.
Modifier un animateur
1. Pour modifier un animateur, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Effectuez vos modifications dans la fiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un animateur
1. Pour supprimer un animateur, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous demande de confirmer la suppression.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Afficher l’aperçu
1. Sélectionnez un animateur dans la liste.
2. Choisissez l’option
L’aperçu s’affiche dans la même fenêtre à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez de nouveau l'option.
La coche placée devant disparaît.
Afficher l’aperçu à partir du bouton .
27
L’association
Les partenaires
Menu LISTES - commande PARTENAIRES
Le terme de partenaire doit être pris au sens générique ; il désigne un sponsor, un
fournisseur, un support médiatique, une collectivité locale, un entraîneur, etc.
participant à l'activité.
Les partenaires sont liés aux activités de l’association. En effet, lors de la saisie d’une
activité, vous pouvez renseigner les partenaires participant ou soutenant vos activités.
La commande PARTENAIRES ouvre la liste des partenaires et vous permet de créer, modifier
ou bien supprimer un partenaire.
Créer un partenaire
1. Dans le fenêtre Liste des partenaires, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouveau partenaire s’affiche.
2. Indiquez le
3. Saisissez sa Raison sociale.
Dans l’onglet
4. Saisissez l'adresse postale complète ainsi que les adresses e-mail et du site Internet
du partenaire.
5. Sélectionnez la Forme juridique ainsi que le Type du partenaire.
Code du partenaire, si celui-ci n’est pas déjà renseigné automatiquement.
Coordonnées :
Le Type correspond à la catégorie dans laquelle est classé le partenaire (fournisseur,
sponsor, collectivité locale, etc.).
6. Indiquez ensuite le
société partenaire.
7. Saisissez le
naire, selon le relevé bancaire (R.I.B.) qu’il vous aura fourni.
Ces informations sont nécessaires si vous souhaitez effectuer des remises magnétiques.
8. Indiquez le numéro de
d'un compte bancaire) et
9. Précisez le
Les informations concernant la
Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).
10. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur Rayon :
• Sur Rayon : le lieu de compensation ne dépasse pas une zone délimitée.
Hors Rayon : le lieu de compensation se situe dans un périmètre qui dépasse la zone
•
limitée.
Dans l’onglet
11. Saisissez si besoin des informations complémentaires sur la société partenaire.
Nom et les coordonnées postales complètes de l'agence bancaire du parte-
Titulaire du compte.
Commentaire :
Titre, le Nom et le Prénom de la personne à contacter au sein de la
R.I.B. ainsi que les codes IBAN (identification internationale
BIC SWIFT.
Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos
28
L’association
12. Dans l’onglet Logo, ajoutez, si vous le souhaitez, le logo de la société partenaire.
Modifier un partenaire
1. Pour modifier un partenaire, sélectionnez-le dans la liste des partenaires puis cliquez
sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un partenaire
1. Pour supprimer un partenaire, sélectionnez-le dans la liste des partenaires puis cli-
quez sur le bouton .
2. Cette opération est irréversible. Un message vous demande donc de confirmer la suppression du partenaire. Cliquez sur le bouton [Oui].
Associer un partenaire à une activité
Depuis la liste des partenaires, vous pouvez directement associer un partenaire à une
activité.
1. Sélectionnez le partenaire lié à l’une de vos activités puis cliquez sur le bouton
.
2. Choisissez l’activité correspondante dans la liste qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous retrouverez les partenaires dans la fiche d’activité correspondante (onglet
Partenaires).
Afficher l’aperçu
Voir Afficher l’aperçu, page 29
Les centres d’intérêt
Menu LISTES - commande CENTRES D’INTÉRÊT
Les centres d'intérêt sont les «hobbies» de chaque membre. En affectant des centres
d'intérêt aux membres, vous établirez des statistiques. A titre d'exemple, le regroupement
des adhérents partageant un même centre d'intérêt sera l'occasion de les orienter vers
une activité ciblée, dans le cadre d'un publipostage.
Lors de la saisie des informations d'une fiche membre (onglet
pourrez alors affecter un centre d'intérêt à un membre.
Centres d’Intérêt), vous
29
Créer un centre d’intérêt
1. Dans la fenêtre Liste des centres d’intérêt, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Nouveau Centre d’intérêt s’ouvre :
2. Indiquez le
Code du partenaire, si celui-ci n’est pas déjà renseigné automatiquement.
L’association
3. Saisissez l'
4. Dans l’onglet Commentaire, saisissez si nécessaire des notes sur le centre d'intérêt.
5. Dans l’onglet
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création.
Intitulé du centre d'intérêt.
Image, ajoutez si besoin une image montrant le centre d'intérêt.
Modifier un centre d’intérêt
1. Pour modifier un centre d'intérêt, sélectionnez-le dans la liste des centres d'intérêt
puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un centre d'intérêt
1. Pour supprimer un centre d'intérêt, sélectionnez-le dans la liste des centres d'intérêt
puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Les matériels / modèles de matériel
Cette commande ne concerne que les associations qui font de la location de matériel.
Menu ASSOCIATION - commande MATÉRIELS
Menu LISTES - commande MODÈLES - MATÉRIELS
Vous avez la liste des matériels ou modèles de matériel que vous avez enregistrés.
A partir de ces listes vous pouvez créer, modifier, supprimer un matériel ou modèle de
matériel. De plus, dans la liste des matériels vous pouvez saisir le prêt ou la réservation
d’un matériel.
Vous pouvez créer des fiches de matériel directement ou bien en utilisant des modèles
que vous aurez prédéfini au préalable afin de faciliter votre travail.
Le matériel ne peut être prêté qu'aux membres de l'association.
Créer une fiche matériel/un modèle de matériel
Menu ASSOCIATION - commande MATÉRIELS
Menu LISTES - commande MODÈLES - MATÉRIELS
La création d’un matériel ou d’un modèle de matériel est identique.
1. Dans la fenêtre
Liste du matériel, cliquez sur le bouton .
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