Papieren documenten
rechtstreeks
publiceren in iedere
bedrijfsapplicatie
Nuance® eCopy® ShareScan®
en eCopy
®
PDF Pro Office
™
you can
Informatie in papieren documenten is de wind in de zeilen
van een organisatie. Er is nu een slimme manier om deze
wind kracht bij te zetten.
eCopy verbindt uw Canon MFP's (multifunctionele printers)
en scanners met uw bedrijfsapplicaties. Dit maakt voordelige,
eenvoudige en onmiddellijke verspreiding, verwerking en
beheer mogelijk van elektronische kopieën van papieren
documenten en de informatie hierin.
Integreer papieren
documenten in uw digitale
werkprocessen.
Geavanceerd, maar toch
gebruiksvriendelijk
In combinatie met Canon imageRUNNER
ADVANCE-apparaten levert eCopy ShareScan
een krachtig en tegelijkertijd veelzijdig
platform voor de automatisering van
documenten, waarmee kantoorpersoneel
over geavanceerde functies beschikt die
gewoonlijk alleen in gespecialiseerde
centrale softwaresystemen voor
gegevensopname beschikbaar zijn.
eCopy ShareScan automatiseert de
document werkprocessen binnen bedrijven
door papieren documenten eenvoudig
te digitaliseren. Het kantoorpersoneel
kan hiermee eenvoudig en beveiligd de
imageRUNNER ADVANCE-apparaten
gebruiken papieren documenten om te
zetten in digitale informatie.
Efficiënter werken
Met eCopy en Canon MFP's wordt het
werken met documenten productiever,
document processen effectiever en worden
kosten aanzienlijk verlaagd, wordt informatie
beter beveiligd en kan iedereen in het bedrijf
efficiënter samenwerken.
eCopy ShareScan helpt u
Verhoog de productiviteit in de
werkruimte
Integreer papieren documenten en de
informatie deze bevatten rechtstreeks in
uw elektronische bedrijfsprocessen.
Samenwerking verbeteren
Deel documenten en informatie met
gemachtigde gebruikers, in een indeling
die zij kunnen bekijken en bewerken.
Beveiliging leveren
Bescherm de vertrouwelijke informatie
van uw bedrijf met gebruikersverificatie
en ingebouwde documentcodering en
zorg dat vertrouwelijke informatie ook
werkelijk vertrouwelijk blijft.
Wet- en regelgeving waarborgen
Behaal de doelstellingen voor wet- en
regelgeving met audit trails, zodat
precies wordt bijgehouden wie wat
verzendt.
Kostendekking
Duurzaamheid verbeteren
Verlaag de nadelige gevolgen op het
milieu, veroorzaakt door verspreiding
van papier via traditionele methoden
(fax, koerier, postdiensten).
Kies uit een uitvoerige lijst beschikbare
connectoren, of stel zelf aangepaste
verbindingen met de gewenste
bedrijfsapplicaties op.
Samenwerking
en documenten-
uitwisseling
Desktop
publishing en
tekstverwerking
CLIOR
Document
e
tte
e me
stee
e
ess w
d
,
,
zdatt uw
w
t d
e aatto
o
g
va
e
v
g
g
v
g
i
aae
e
ijfsinf
maat
e
r
.
werkprocessen
verbeteren
Copy kan me
n belangrijk
eïntegree
eginne
erwer
o a
t uw Canon
rjfsapplicati
medewerrsdirectkun
matiserin
t
al onbruik
pparatuu
orden
nde opname
bedr
or
e
e
Formuliergegevens rechtstreeks in databases invoeren
Plaats document in
documentinvoer of
op glasplaat
Werkproces
verifiëren en
selecteren
Scan het
document
Opgenomen gegevens
valideren en corrigeren
Vertrouwelijke gegevens automatisch door
de MFP laten verwijderen
Selecteer
bestemming
Geef de woorden op die u
wilt verwijderen of in het
document wilt markeren
Scant en
doorzoekt
het document
ShareScan converteert, splitst,
comprimeert, benoemt,
classificeert, indiceert en
archiveert
Publiceert opgehaalde
gegevens in bedrijfssystemen
Verzendt, print, of
archiveert een PDF waaruit
vertrouwelijke info is
verwijderd of geselecteerde
info is gemarkeerd, op de
geselecteerde bestemming
Voordelen
Niet langer meer alle
•
indexvelden invoeren, maar
alleen de tekens die niet zijn
herkend
Makkelijk toegankelijk voor alle
•
gebruikers, maar tegelijkertijd
beveiligd
Bedrijfsprocessen kunnen
•
vanaf de MFP worden voltooid.
Voordelen
Vertrouwelijke informatie,
•
zoals creditcardnummers,
verwijderen om de veiligheid
van gegevens te waarborgen
Wettelijke naleving (HIPAA,
•
FERPA, FCRA, GLB…)
Automatisch markeren
•
bespaart tijd; lees alleen
relevante informatie en versnel
de procedure voor evaluatie
van contracten
Scannen, converteren en bewerken
Leg het document
in documentinvoer of op
glasplaat
Druk op de knop
Scannen naar
Word of Scannen
naar Excel
Scan het
document
ShareScan converteert uw document naar
Word of Excel en verzendt het bestand naar
uw PC of andere bestemming
Voordelen
Nauwkeurige replicatie van
•
papieren documenten in
Word-indeling voor verdere
bewerking
Nauwkeurige replicatie van
•
spreadsheets en tabellen in
Excel-indeling, met bewerkbare
rijen en kolommen, die er
precies zo uitzien als in het
papieren document
Geen verloren tijd en geld
•
door documenten handmatig
opnieuw te moeten namaken.
Verander de manier waarop u informatie in uw bedrijf verspreidt en
verhoog de productiviteit, voldoe aan wet- en regelgeving en verminder
de nadelige gevolgen op het milieu. Hoe u uw efficiëntie ook wilt
verbeteren, de eCopy producten zorgen dat u altijd over de oplossing
beschikt waarmee u dit kunt bereiken.
De oplossing bij uitstek,
voor iedereen.
Document scannen met uw MFP
eCopy ShareScan Elements is geïnstalleerd
op de MFP en biedt u de mogelijkheid
documenten te scannen en te delen als
gecomprimeerde doorzoekbare PDF's
Of kies eCopy ShareScan Office, waarmee u
de beschikking heeft over meer functies en
mogelijkheden voor integratie in een applicatie
van uw keuze
Of kies eCopy ShareScan Suite,met zijn
volledige functionaliteit en mogelijkheden voor
integratie in meerdere applicaties
Elements: het gebruiksvriendelijke
systeem voor documentopname
Verbind uw MFP (multifunctionele printer)
met het e-mailsysteen, de fax en de
netwerkmappen van uw bedrijf voor snelle
documentverspreiding met eCopy ShareScan
Elements.
Verhoog de productiviteit van gebruikers
door het makkelijker te maken de informatie
uit papieren documenten te verzenden,
op te slaan, op te zoeken en te openen.
Gebruik audit trails om precies bij te houden
wie wat verzendt en behaal zo tevens uw
doelstellingen voor wet- en regelgeving.
Door codering van documenten en
integratie in uw netwerkbeveiliging wordt
gezorgd dat vertrouwelijke informatie ook
echt vertrouwelijk blijft.
MAPFAXE-MAIL
MAPFAXE-MAILAPPLICATIE
MAPFAXE-MAILAPPLICATIES
Office: de voordelen van Element
met extra mogelijkheden en
connectiviteit
Informatie op papier kan worden gescand
en rechtstreeks in Microsoft Office geplaatst,
dus hoeven deze gegevens nooit meer
handmatig te worden ingevoerd of op papier
te worden verspreid of gearchiveerd.
Naast de functies voor het beveiligd scannen
naar e-mail, naar PC en naar een bestand,
biedt ShareScan Office de mogelijkheid
de gescande documenten automatisch
naar doorzoekbare PDF's of bewerkbare
Microsoft Word- en Microsoft Excel-bestanden
te converteren en verbinding te maken
met uw documentmanagementsysteem.
eCopy ShareScan Office kan bovendien
worden uitgebreid met talloze connectoren
en extenders om de werkprocessen voor
documenten verder te automatiseren en
integreren.
Maak, bewerk en markeer PDFbestanden of converteer PDF's naar
bewerkbare MS Office-indelingen
vanaf uw PC, met gebruik van
eCopy PDF Pro Office
Suite: geavanceerde
documentautomatisering en
uitgebreide connectiviteit met uw
back-end systemen
Automatiseer geavanceerde papier-naardigitaal werkprocessen door informatie uit
papieren documenten in te voeren in de
systemen die uw bedrijf aansturen.
Daarbij krijgt u real-time integratie
met veel populaire documentbeheer-,
samenwerkings- en bedrijfsapplicaties.
Zo wordt uw MFP een efficiënt algemeen
documentinvoersysteem, dat u helpt uw
processen te stroomlijnen en efficiëntie
te verbeteren. En de kant-en-klare
connectiviteit met Microsoft technologieën,
zoals Active Directory, Exchange, SharePoint,
Access en SQL Server, zorgt dat u volop
kunt blijven profiteren van uw bestaande
investeringen.
Een gemiddeld bedrijf met 50 medewerkers verliest
circa ¤47.000/jaar door gebrek aan productiviteit,
veroorzaakt door problemen met niet-compatibele PDF
®
en Microsoft
Office-indelingen
Nuance Communications 2010
.
Persoonlijke productiviteit
verbeteren met eCopy PDF Pro Office
Met eCopy PDF Pro Office worden volledige
standaard PDF-bestanden gemaakt die op
iedere PDF-reader/viewer kunnen worden
gelezen of weergegeven. Dit is de nieuwste
bedrijfsklare PDF-softwareaanvulling
voor PC's.
eCopy PDF Pro Office is volledig geïntegreerd
met eCopy ShareScan en levert zo de
meest gestroomlijnde ervaring bij het
scannen van een MFP naar uw PC. De
applicatie is overigens ook los verkrijgbaar
als een krachtige, gebruiksvriendelijke
PDF-oplossing met ongeëvenaarde
functies voor het maken, converteren en
distribueren van documenten, waarmee
ongekende productiviteitsverbeteringen en
kostenbesparingen worden gerealiseerd.
eCopyScanStation
De eCopy-software is geïntegreerd met
uw Canon MFP met MEAP, waarmee de
gebruiker via het aanraakscherm van de
MFP toegang krijgt tot alle scanfuncties van
eCopy. eCopy kan echter ook als externe
oplossing worden geleverd. Deze oplossing
wordt dan het eCopy ScanStation genoemd
en wordt opgesteld naast uw Canon
MFP. eCopy ScanStation bevat een apart
touchscreen, toetsenbord en computer en
kan uiterst gemakkelijk op iedere Canon MFP
of documentscanner worden aangesloten.
Het station biedt verbeterde toegang, snelle
invoer van indexgegevens en connectiviteit
voor copiers, MFP's en scanners die geen
ondersteuning bieden voor ingesloten scanen OCR-oplossingen. De verwerking van
gescande beelden wordt lokaal op het eCopy
ScanStation uitgevoerd.
ScanStation voor scanners
Het ScanStation is tevens beschikbaar
voor afzonderlijke scanners en vormt
iedere scanner om tot een onderdeel van
een documentverspreidingsoplossing
en -werkproces.
Canon ScanFront 220e
De uiterst compacte ScanFront 220e
netwerkscanner bevat firmware waarin
eCopy is geïntegreerd, en is daarmee
ideaal geschikt voor drukke kantoren of
klantgerichte omgevingen.
Niet-compatibele documentindelingen of het handmatig opnieuw
moeten reproduceren van bepaalde documenten in andere indelingen,
zijn taken die in de drukke en dynamische bedrijfsomgevingen van
vandaag als super ongewenste geld- en tijdverspillingen worden
beschouwd. eCopy PDF Pro Office is een krachtige, gebruiksvriendelijke
applicatie voor desktops met ongeëvenaarde PDF-functies voor
het maken, converteren, manipuleren en samenwerken, waarmee
ongekende productiviteitsverbeteringen en kostenbesparingen worden
gerealiseerd.
Persoonlijke
productiviteit
verbeteren met eCopy
PDF Pro Office
Inefficiëntie verbannen
De meeste kantoren beschikken weliswaar
over een of meer MFP's, maar niet over
de juiste software voor het maken van en
werken met PDF-bestanden. PDF is de open
standaard voor documentenuitwisseling
en de meest gebruikte indeling voor
documentopname via MFP. Ruim 60%
van de ondervraagde professionals gaf
aan dat de vraag naar PDF hoog is, maar
minder dan 10% van de PC's beschikt over
de mogelijkheid PDF te kunnen maken en
bewerken.
Met eCopy PDF Pro Office kunt u:
industriestandaard PDF-bestanden maken, bewerken en markeren
converteren van PDF naar Office bestanden en omgekeerd.
Een geïntegreerde oplossing
Alle ingesloten versies van eCopy Sharescan
bevatten één licentie voor eCopy PDF Pro
Office, de PDF-software die speciaal is
ontwikkeld met het oog op de gebruiker
in een kantooromgeving. Dit is de meest
complete PDF-oplossing voor desktops
die verkrijgbaar is, ofwel als aanvulling op
eCopy ShareScan of als krachtige losstaande
PDF softwaretool. Extra licenties zijn los
verkrijgbaar.
Compromisloos waarde toevoegen
eCopy PDF Pro Office kost een fractie van
de prijs van producten met vergelijkbare
mogelijkheden: uitzonderlijke waarde,
zonder compromis.
verschillende versies van een document automatisch vergelijken
vertrouwelijke informatie verwijderen of automatisch tekst markeren met de geavanceerde
zoekfunctie
documenten elektronisch ondertekenen
verbinding maken met veelgebruikte ECM-oplossingen (Enterprise Content Management)
documenten hardop laten voorlezen door uw PC
Met eCopy PDF Pro Office kunnen al deze taken worden uitgevoerd – en meer, met
gebruik van één enkel, klein softwarepakket.
Wat is PDF?
Portable Document Format
Maakt als het ware een digitale 'print' van
•
bestanden uit alle applicaties
De PDF bevat alle tekst, fonts, afbeeldingen
•
en vectorafbeeldingen die tezamen het
originele print-klare document vormde
Ontwikkeld voor gemakkelijke uitwisseling
•
van documenten, ongeacht de software die
wordt gebruikt
Meer over PDF
PDF is een industriestandaardindeling
•
(ISO-norm)
Ruim 1800 hardware- en
•
softwareproducten maken PDF
Niet bedrijfseigen en volledig onderling
•
verwisselbaar
Automatische opname en routering van
binnenkomende post, met eCopy.
Neem de controle van
de binnenkomende papieren
bedrijfsinformatie in eigen
handen
Het handmatig sorteren en verspreiden van
inkomende post is een arbeidsintensief
en tijdrovend proces. Een deel van de post
moet dan ook nog aan tele- of externe
werkers worden gedistribueerd, hetgeen
verdere complicaties met zich meebrengt.
De oplossing eCopy Mailroom van Canon
lost deze problemen eenvoudig op door
automatisch alle inkomende post te
converteren naar elektronische bestanden,
die dan naar de betreffende ontvangers
worden doorgestuurd voor directe
verwerking en integratie in de gebruikte
applicaties.
Enkele van de voordelen van eCopy Mailroom:
Versterkte concurrentiekracht en
hogere niveaus van klantenservice:
Ontvangen post kan sneller worden
verspreid, waardoor wij onze respons
kunnen versnellen en problemen sneller
kunnen oplossen.
Kostenbesparingen
Elektronisch sorteren en routeren van
inkomende post verlaagt de overheads
en het risico op fouten door handmatige
invoer van gegevens. Verdere besparingen
worden gerealiseerd door gestroomlijnde
en geautomatiseerde processen en
vermindering in fysieke levering.
:Gebruiksgemak en minimale
Lage kosten van eigendom en snel
rendement op de investering
Dit is een oplossing met laag risico
waarvoor geen grote investeringen of
langetermijn ICT-projecten nodig zijn,
en die binnen enkele dagen kan worden
geïmplementeerd. Het centrale beheer
maakt de ondersteuning ervan bovendien
makkelijk te overzien.
training:
De oplossing eCopy is uitermate intuïtief en
makkelijk in gebruik. Het vereist minimale
training en wordt uitzonderlijk snel
toegepast.
Klanten van Canon en eCopy in Europa
“ Dankzij de oplossing eCopy Mailroom wordt kritieke informatie nu veel
sneller geleverd, zodat we vragen en problemen efficiënter kunnen
oplossen. Doordat inkomende post automatisch wordt gescand
en geclassificeerd, hebben onze partners nu meer tijd om zich op
belangrijkere taken te richten. Dit biedt ons de mogelijkheid meer
factureerbaar werk voor klanten uit te voeren.”
Als uw bedrijf het volgende vereist:Levert de oplossing eCopy Mailroom het volgende:
Naleving van wettelijke normen
Verbeteren van productiviteit en efficiëntie
Kosten verlagen
Bestaande investeringen in scanhardware
maximaliseren
Zichtbaarheid en toegankelijkheid van
binnenkomende informatie verbeteren
Gescande post bewerkbaar maken voor de
ontvanger
Audit trails en tracering van documenten
•
Scannen naar PDF/A en encryptie
•
Enkel punt voor invoer van inkomende papieren post
•
Herkenning van barcodes om het scannen te stroomlijnen, voor constante en foutvrije
•
batchverwerking
Vooraf gedefinieerde regels als tijdsbesparing voor het personeel van de postkamer, door
•
automatisch pagina's van batches papieren documenten te scheiden en rechtstreeks in
elektronische mappen met de naam van de ontvanger te plaatsen
Minder handmatige processen in de postkamer en binnen het hele bedrijf
•
Personeel van de postkamer inzetten op taken die meer opbrengen
•
Centralisering en automatisering van een enkel proces voor het hele bedrijf
•
De mogelijkheid met de bestaande en aanwezige infrastructuur te werken;
•
multifunctionele printers (MFP’s) of scanners die op het netwerk zijn geïnstalleerd
Medewerkers hebben onmiddellijk toegang tot hun post, waar ze ook zijn, en kritieke
•
informatie kan direct aan het werkproces en de applicaties van het bedrijf worden
geleverd.
Markeringsfuncties, waarmee aantekeningen kunnen worden toegevoegd met gebruik
•
van hulpmiddelen voor tekenen, tekst, markeren, blokken zwart of wit maken, en notities
Interfaces voor het maken, toepassen en bewerken van dynamische kop- en voettekst,
•
watermerken en Bates- en goedkeuringsstempels
Specificatie: eCopy ShareScan
ElementsOfficeSuiteScanstation
Beveiligd en kostenbesparend
scannen om de productiviteit
van personeel te verhogen.
MFP client- /gebruikersinterface
Personalisering van “Mijn favorieten” met "Opvolgen"
Aanraakhandelingen minimaliseren met bladeren/schuiven en vervolgmenu's
Ondersteuning voor extern toetsenbord*
Volledig toetsenbord met numeriek toetsenblok
Dynamische, realtime interactie met back-end bedrijfsapplicaties
Offline opdrachtverwerking en opdrachtmelding versnelt batchverwerking
Realtime documentverwerking
Beheer
MFP-paneel werkproces simulator voor snelle prototypenen inzet; geen MFP
benodigd
Foutbestendige, databasegestuurde architectuur
Traceren en bewaken van apparaat- en groepsactiviteiten
Beheer van apparaat- en groepsprofielen
Uitgebreide rapporteringsfunctie voor optimalisering van implementatie
Centraal management van multifunctionals en beheer over meerdere platformen
Tracering en rapportering van gebruikers en documentactiviteiten, audit trail
eCopy-activering voor niet “eCopy-Ready” apparatuur
Extenders voor documentverwerking ***
Geavanceerde beeldverbetering
Kostendekking¤1 kiezen
Markeren of verwijderen van vertrouwelijke informatie uit scans aan de bron
Barcode-herkenning¤¤
Bates-stempels / Extender voor nummering¤¤
Licentie Extender formulierenverwerking¤¤
Applicatieconnectoren
Mappen- en documentenmanagementsystemen
Autonomy iManage WorkSite applicatieconnector¤1 kiezen3 kiezen3 kiezen
EMC Documentum applicatieconnector¤1 kiezen3 kiezen3 kiezen
Microsoft SharePoint applicatieconnector¤1 kiezen3 kiezen3 kiezen
OpenText Content Server (LiveLink) applicatieconnector¤1 kiezen3 kiezen3 kiezen
OpenText DM, eDOCS Edition applicatieconnector¤1 kiezen3 kiezen3 kiezen
eCopy Quick Connect universele connector voor aangepaste verbindingen¤¤
Scannen naar desktop (eCopy PDF Pro Office of eCopy PaperWorks)
Scannen naar bestand - netwerkmap
Optimaliseren van duplicatie papieren kopie met scan-naar-print connector
Verbinding met meer applicaties dan in alle andere scanoplossingen mogelijk
dankzij onze uitvoerige lijst connectoren van partners
E-mail en fax
Scannen naar Exchange en Notes Mail, ondersteuning hostomgeving(WebDAV,
OWA, SSL), Exchange Forests-ondersteuning
Scannen naar SMTP via LDAP Mail, geautomatiseerde distributievia
gegevenspublicatie
OpenText Faxserver, RightFax Edition applicatieconnector¤1 kiezen3 kiezen3 kiezen
Faxen via Exchange, Notes en SMTP
Bestandsconversie
Converteren naar Microsoft Word en Microsoft Excel
Industriestandaard PDF en PDF/A
Sterk gecomprimeerde kleurenbestanden, TIFF, JPEG
Beveiligings- en compliance-functies
Active Directory en Novell eDirectory verificatie
Gebruikersgroepprofielen gesynchronieerd met Active Directory groepen
Single Sign-On (SSO) / aanmelden bij sessie
Aanmelden bij applicatie
Documentcodering
Drievoudig overschrijven voor beveiligd verwijderenUitgevoerd door MFP-beveiliging
Gereed voor CAC (Common Access Card)
Uitbreidbaarheid
UitbreidbaarheideCopy en partnerconnectoren en extenders
SDKVerkrijgbaarVerkrijgbaarVerkrijgbaarVerkrijgbaar
Universeel formulierontwerp; één keer schrijven, implementeren op iedere v5-MFR
Functie voor verklarende woordenlijst voor aangepaste interfaces
Installatie
Ondersteunde besturingssystemen: Ondersteunde besturingssystemen: Windows XP SP3
32-bits, Windows Vista SP2 32-/ 64-bits, Windows 7 32-/ 64-bits, Windows Server 2003
SP2 32-/ 64-bits, Windows Server 2008 32-/ 64-bits, Windows Server 2008 R2
Andere componenten (ShareScan installeert deze automatisch indien nodig) .NET
Framework 3.5, VC++ Runtime 8.0 , Java 2 SE Runtime 5.0, Apache Tomcat 5.5, SQL
Express 2005 SP2 of hoger (ShareScan installeert SQL Express 2008 R2)
Minimale bestelling 25
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓
✗✗✗✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✗✗✗✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✗✗✗✓
¤¤¤¤
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✗✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✗✗✗✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
✓✓✓✓
Scannen en OCRvoor
kantoorpersoneel
Productievolumes scannen
en OCR op de MFR
✓✓
✓✓
✓✓
✓✓
✓✓
Please confirm logos
PC extern op de MFP of
scanner aangesloten
voor toegankelijkheid en
beveiligingstoepassingen
n.v.t.
✓
✓ = Verkrijgbaar
* Indien beschikbaar
*** Extenders voor documentverwerking zijn toonaangevende technologieën voor herkenning
en conversie, waarmee gebruikers met hun gescande documenten meer kunnen doen.
✗ = Niet verkrijgbaar ¤ = Verkrijgbaar tegen een extra betaling