Alcatel PREMIUM REFLEXES OFFICE, EASY REFLEXES OFFICE Quick guide
1
Manuel utilisateur
En choisissant un téléphone de la gamme REFLEXESTM, vous faites confiance
à ALCATEL : nous vous en remercions.
Votre poste numérique vous apporte tous les avantages
de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale.
Ergonomique, votre poste vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien
en matière souple
(1)
des touches audio (écoute amplifiée, mains libres
(2)
,...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants
par leur nom
(3)
des touches transparentes à effet loupe
(4)
pour une lecture immédiate
de vos programmations (appels directs, fonctions,...).
Convivial, votre poste vous propose :
un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants
et guider vos programmations,
des icones de communication
(5)
(occupé, libre, en attente) pour vous guider dans
la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre,...),
un ensemble complet de boîtiers de connexions pour transmettre des données,
utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux
analogiques (fax, répondeur, Minitel,...) ou Numéris (PC avec carte RNIS, fax G4,...).
(1) Zones de matière souple
(2) Mains libres
(3) Clavier alphabétique
(4) Touches transparentes
(5) Icones de communication
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
pour le poste Premium REFLEXES uniquement
F
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Symboles utilisés
dans la documentation
Actions, événements
Afficheur
Touches programmables et icones
Claviers
Touche spécifique
du clavier numérique.
Clavier alphabétique.
Clavier numérique.
Touche pré-programmée
(fonction symbolisée par son icone).
touche programmée
“Services”
Touche accédant à un service
s’il a été programmé par l’installateur.
Icone associée à une touche.
Touche d’appel.
Vue partielle de l’afficheur.
Indique le résultat de l’action.
Description d’une action
ou d’un contexte.
texte sur fond bleu
Raccrocher.
Décrocher.
Appuyer sur.
Touches audios
Autres touches fixes
Autres symboles utilisés
Choix entre différents modes opératoires
dans une séquence d’actions.
Signale une mise en œuvre
différente, propre à cet appareil.
Autre alternative
à la séquence d’action.
Signale une remarque.
Signale une information importante.
Raccrocher
ou attendre 2 secondes
Touche fixe.
Réglage “plus”.
Réglage “moins”.
Mains libres.
Écoute amplifiée (Easy).
Écoute amplifiée (Premium).
Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
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Sommaire général
Présentation du poste ............................................................. p. 4
Téléphoner..................................................................................... p. 7
Appeler un correspondant, recevoir un appel, mémoriser
temporairement un numéro...
Traiter plusieurs appels.......................................................... p. 15
Appeler ou recevoir un second appel en cours de communication,
transférer un appel, passer d’un correspondant à l’autre,
converser à trois, mettre un correspondant interne
ou externe en attente...
Travailler en équipe .................................................................. p. 21
Filtrer vos appels, intercepter un appel, répondre à la place
de l’opératrice, envoyer un message écrit...
En votre absence - A votre retour ..................................... p. 27
Effectuer un renvoi vers un autre numéro, vers la messagerie
vocale, annuler un renvoi, consulter les messages vocaux,
les messages de rappel...
Gérer vos coûts .......................................................................... p. 33
Imputer le coût de vos communications sur un compte client,
à votre Société...
Personnaliser et régler votre poste .................................. p. 35
Programmer votre code personnel, votre répertoire personnel,
modifier la valeur associée à une touche, régler votre sonnerie,
choisir la langue d’affichage...
Lexique............................................................................................ p. 41
Index ................................................................................................ p. 43
F
4
Présentation du poste
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pour diminuer le volume
du HP ou du combiné
Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher
pour augmenter le volume
du HP ou du combiné
Afficheur
Comporte plusieurs pages donnant
des informations sur votre correspondant
ou sur la communication en cours.
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation
Touches audio
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par nom, la messagerie et la programmation.
Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.
Voyant lumineux
indiquant la présence
de messages.
Pour terminer un appel
ou une programmation.
Touche guide : informer ou modifier votre programmation.
Définition de la fonction
des touches fixes.
+
Modification de la valeur associée
à une touche.
+
Identité du poste.
+
5
Présentation du poste
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication
Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.
Icones de fonction
Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Certaines touches de fonction sont pré-programmées :
Passer d’une page de l’afficheur à l’autre.
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Converser simultanément à trois (conférence).
Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).
Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur
en fonction de vos besoins :
Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable
par votre installateur.
Accéder aux différents services de messagerie.
Transférer une conversation vers un autre correspondant.
Touche Secret pour que votre correspondant ne vous entende plus.
Touche Interphonie pour que votre poste réponde automatiquement
à un appel sans que vous n’ayez à décrocher.
Placer les étiquettes des touches programmables
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous
les touches programmables.
Insérez un objet à bout plat dans l’encoche
(1 encoche par bloc de touches).
Soulevez le cache bloc de touches.
Glissez votre étiquette imprimée.
Remettez le cache en place.
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33
44
F
6
pour diminuer
le volume du HP
ou du combiné
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation
Touches audio
Touches programmables et diodes
Ces touches se répartissent en touches d’appel
associées à des diodes de communication
et en touches de fonction.
Diodes de communication
Communication en cours.
Réception d’un appel (clignotement).
Rappel (clignotement).
Communication en attente (clignotement).
Diodes de fonction
Fonction activée.
Certaines touches de fonction sont pré-programmées :
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Accéder aux différents services de messagerie.
Accéder à votre répertoire personnel.
Réémettre automatiquement le dernier numéro
composé (bis).
Passer d’une page de l’afficheur à l’autre.
Transférer un appel vers un autre poste.
Certaines autres touches ont été programmées
par votre installateur en fonction de vos besoins :
Touche accédant à un service nécessitant une
programmation préalable par votre installateur.
Placer l’étiquette des touches programmables
Vous disposez d’une étiquette imprimée livrée avec le poste, à placer
au milieu des touches programmables.
Insérez un objet à bout plat
dans l’encoche.
Soulevez le cache étiquette.
Glissez votre étiquette imprimée.
Remettez le cache en place.
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33
44
Afficheur
Comporte plusieurs pages donnant
des informations sur votre correspondant
ou sur la communication en cours.
Voyant lumineux indiquant la présence de messages
ou de demandes de rappel.
Pour terminer un appel ou une programmation.
Présentation du poste
Touche guide : informer ou modifier
votre programmation.
+
Identité du poste.
+
Définition de la
fonction des touches
fixes ou modification
de la valeur associée
à une touche
programmée.
7
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres)* ............................................................................................................................. p. 8
Appeler à l’extérieur de l’entreprise................................................................................. p. 8
Appeler à l’intérieur de l’entreprise.................................................................................. p. 8
Appeler votre correspondant interne par son nom
(annuaire de l’entreprise) ...................................................................................................... p. 9
Appeler par votre répertoire personnel ......................................................................... p. 10
Appeler un numéro du répertoire collectif................................................................... p. 10
Recevoir un appel...................................................................................................................... p. 10
Rappeler le dernier numéro composé (bis)............................................................... p. 10
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler
votre appel ..................................................................................................................................... p. 11
Être rappelé automatiquement si un correspondant interne
est occupé...................................................................................................................................... p. 11
Recevoir un appel interne en interphonie*................................................................. p. 11
Émettre en fréquences vocales......................................................................................... p. 12
Appeler un correspondant Numéris................................................................................ p. 12
Garder secrète votre identité............................................................................................... p. 12
Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) ................................................................................................................. p. 13
Vous isoler de votre correspondant (secret)*............................................................ p. 13
*Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
2
F
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres)*
Prendre la position mains libres : Répondre en mains libres :
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
Établir un appel :
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
touche
d’appel
n° de poste
code de la
fonction
“Appel des
opératrices”
n° de poste
le nom et le n° de
la personne appelée
s’affiche
vous informe sur
l’état de votre
communication
n° de votre
correspondant
code d’accès
au réseau
public
touche d’appel
“N° externe”
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
vous êtes
en communication
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné
sans interrompre l’appel.
terminer
votre appel
n° de votre
correspondant
touche
d’appel
vous êtes en position
mains libres
8
Téléphoner
Appeler votre correspondant interne par son nom (annuaire de l’entreprise)
Si le nom convient :
Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas :
vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau caractère
ou en consultant les différentes propositions :
* Entrer une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres
que vous pouvez afficher par appui sur la touche.
un seul appui, que ce soit
pour “A”, “B” ou “C”
effacer un nom
affiché
afficher le nom
suivant ou précédent
envoyer l’appel
si le nom
convient
deux premières
lettres du nom de
votre correspondant
un nom
est affiché
Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction nécessite une touche programmée
“Appel par le nom”. Après avoir appuyé sur cette touche :
pour effacer le nom affiché
pour afficher des informations complémentaires
pour afficher le nom suivant ou précédent
appeler votre correspondant
premières lettres
du nom de votre
correspondant
propose un nom suivi de son numéro
9
*
F
Téléphoner
Appeler par votre répertoire personnel *
*Pour programmer vos numéros voir page 37.
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
Recevoir un appel
Pour répondre :
Rappeler le dernier numéro composé (bis)
touche programmée
ou code de la fonction
“Réémission du dernier numéro (bis)”
nom ou numéro
du correspondant
votre poste sonne
n° abrégé
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre
répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :
numéro
de répertoire
souhaité (0 à 9)
le système compose
automatiquement le numéro
10
Téléphoner
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel
Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
Être rappeler automatiquement si un correspondant interne est occupé
Pour annuler la demande de rappel :
Recevoir un appel interne en interphonie*
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres.
L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
*Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
activer
l’interphonie
désactiver
l’interphonie
la diode associée
s’allume
touche programmée
ou code de la fonction
“Annulation d’un rappel automatique”
l’acceptation du rappel
s’affiche
touche programmée
ou code de la fonction
“Rappel automatique si poste occupé”
correspondant
interne occupé
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre
répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :
touche progammée
“N° Temporaire”
touche progammée
“N° Temporaire”
avant de
raccrocher
le numéro reste mémorisé jusqu’à
l’enregistrement d’un autre numéro
le poste de votre
correspondant
ne répond pas.
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F
Téléphoner
Émettre en fréquence vocale (serveur vocal, standard automatique
ou consultation de répondeur)
Appeler un correspondant Numéris
Pour corriger le numéro : Pour envoyer l’appel :
Envoyer une sous-adresse :
Il peut être nécessaire d’ajouter au numéro de son correspondant une sous-adresse
de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone…).
Garder secrète votre identité (appel Numéris)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné Numéris,
votre numéro lui est automatiquement transmis.
Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel :
même touche
pour annuler
touche
programmée
“Secret”
laisse le secret actif
tant que l’icone
de la touche est allumé
valider et
envoyer
l’appel
composer la
sous-adresse
sur le clavier
touche
programmée
“Adresse”
n° du
correspondant
touche
programmée
“ISDN”
déplacer le curseur
la led associée à la touche
“ISDN” reste allumée pendant
la communication
n° du
correspondant
touche
programmée
“ISDN”
l’écran affiche
le n° composé
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.
même touche
pour annuler
touche programmée
ou code de la fonction
“Surnumérotation FV”
Tous les chiffres
composés sont alors
émis en fréquence vocale.
vous êtes
en cours de
communication
12
Téléphoner
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché)
Vous isoler de votre correspondant (secret) *
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
*Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
reprendre
la conversation
désactiver
le micro
la diode associée
à la touche s’allume
vous êtes
en communication
désactiver
le haut-parleur
régler le volume
(7 niveaux)
activer le
haut-parleur
vous êtes
en communication
13F14
15
Traiter plusieurs appels
Appeler un second correspondant en cours de communication.................. p. 16
Recevoir un second appel en cours de communication.................................... p. 16
Transférer un appel................................................................................................................... p. 17
Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient).................................................. p. 17
Converser simultanément avec 2 correspondants
internes et/ou externes (conférence)............................................................................. p. 17
Mettre votre correspondant en attente (garde)......................................................... p. 18
Mettre un correspondant externe en attente (parcage) ...................................... p. 18
S’informer sur les appels en attente .............................................................................. p. 19
Entrer en tiers dans une communication interne................................................... p. 19
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