Page 1
ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD
Alcatel Premium Reflexes
™
Alcatel Easy Reflexes
Alcatel OmniPCX Office
™
Page 2
Manuel utilisateur
En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à
Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie,
pour une communication plus conviviale.
Ergonomique, votre poste vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière
(1)
,
souple
des touches audio (écoute amplifiée, main libres
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondantspar leur
(3)
nom
,
des touches transparentes à effet loupe
programmations (appels directs, fonctions,...).
Convivial, votre poste vous propose :
un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos
programmations,
des icônes de communication
dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre,...),
un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données,
utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des
terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS,
fax G4...).
pour le poste Premium REFLEXES uniquement :
1) Zones de matière souple
2) Mains libres
3) Clavier alphabétique
4) Touches transparentes
5) Icônes de communication
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
how
(2)
,...) pour vous faciliter la vie,
(4)
pour une lecture immédiate de vos
(5)
(occupé, libre, en attente) pour vous guider
2
Page 3
Comment utiliser ce guide ?
• Actions • Touches audios
Décrocher. Écoute amplifiée.
Raccrocher. Mains libres.
Description d’une action
ou d’un contexte.
• Afficheur
Dupond Guy
• Touches programmables et
icones
Vue partielle de
l’afficheur.
Touche d’appel. Touche fixe.
how
Réglage “moins”.
Réglage “plus”.
• Autres touches fixes
Icone associée à une
touche.
Touche préprogrammée (fonction
symbolisée par son
• Clavier • Autres symboles utilisés
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes
implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans
le feuillet annexe.
Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d’un astérisque (*) ne sont
accessibles que pour certaines versions logicielles.
icone).
Clavier numérique.
Clavier alphabétique.
Touche spécifique du
clavier numérique.
Touche MENU.
Autre alternative à la
séquence d’action.
Informations importantes.
3
Page 4
Sommaire
Découvrir votre téléphone Premium . . . . . . . p.8
Découvrir votre téléphone Easy. . . . . . . . . . . . p.10
1.
Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.2 Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . p.13
1.3 Appeler à l’intérieur de l’entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . p.13
1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de
l’entreprise). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14
1.5 Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . p.15
1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . p.16
1.7 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
1.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . p.16
1.9 Rappeler* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouve-
ler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17
1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre cor-
respondant interne est occupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
1.12 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . p.19
1.13 Émettre en fréquences vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.19
1.14 Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20
1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . p.21
1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . p.21
1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.22
Toc
4
Page 5
2.
En cours de communication. . . . . . . . . . . . . . . p.23
2.1 Appeler un second correspondant. . . . . . . . . . . . . . . . . p.23
2.2 Recevoir un second appel en cours de communication p.24
2.3 Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.24
2.4 Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient) . . . . . p.25
2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants inter-
nes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . p.27
2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p.28
2.8 S’informer sur les appels en attente. . . . . . . . . . . . . . . . p.29
2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . p.30
2.10 Mémoriser un numéro* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30
3.
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31
3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . p.31
3.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31
3.3 Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32
3.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32
3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . p.33
3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . p.34
3.7 Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.35
3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur
portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36
3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . p.36
3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . p.37
3.11 Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . . p.40
3.12 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste
de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
3.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe
de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42
3.14 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif p.42
3.15 Allouer une ligne extérieure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.43
Sommaire
5
Page 6
4.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44
4.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44
4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi im-
médiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44
4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . p.45
4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . p.46
4.5 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous join-
dre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.46
4.6 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de re-
cherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . p.48
4.8 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48
4.9 Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . p.49
4.10 A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . p.49
4.11 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communica-
tion (renvoi sur occupation). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50
4.12 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
4.13 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . p.52
4.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. p.53
4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence. p.54
5.
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des
comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie
pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.56
5.3 Imputer le coût d’une communication externe à votre
Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57
6
Page 7
6.
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.58
6.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58
6.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59
6.3 Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60
6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . p.60
6.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . p.61
6.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61
6.7 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . p.62
6.8 Programmer votre répertoire personnel. . . . . . . . . . . . p.62
6.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . p.64
6.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . p.65
6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur p.66
6.12 Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.67
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68
Sommaire
7
Page 8
Découvrir votre téléphone Premium
p
t
m
Pour vous informer ou pour modifie r votre
programmation.
Appeler par votre répertoire personnel.
Touche secret
que votre correspondant
ne vous entende plus.
Interphonie
votre poste réponde
automatiquement à un
appel sans que vous
n’ayez à décrocher.
Touche raccrocher
pour terminer un appel
ou une programmation.
Touches audio
pour diminuer le
volume du HP
ou du combiné
pour
pour que
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation
Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre
à un appel sans décrocher.
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
Voyant lumineux
indiquant la présence
de messages.
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la
programmation.
Vous disposez d’une étiquette
autocollante “
l’intérieur du rabat.
Mémo
” à placer à
8
Page 9
Afficheur
Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la
communication en cours.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication
Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.
Icones de fonction :
Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Passer d’une page de l’afficheur à l’autre.
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Converser simultanément à trois (conférence).
Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).
Accéder aux différents services de messagerie.
Transférer une conversation vers un autre correspondant.
:
9
Page 10
Découvrir votre téléphone Easy
Afficheur
Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.
i
Touches programmables et diodes
Ces touches se répartissent en touches d’appel
associées à des diodes de communication et en
touches de fonction.
Diodes de communication
Communication en cours
Réception d'un appel (clignotement).
Rappel (clignotement).
Communication en attente (clignote-
ment).
Diodes de fonction
Fonction activée.
Certaines touches de fonction sont préprogrammées :
Renvoyer les appels vers un autre
destinataire.
Accéder aux différents services de
messagerie.
Accéder à votre répertoire personnel.
Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).
Passer d’une page de l’afficheur à
l’autre.
Transférer un appel vers un autre
poste.
Touche raccrocher
Pour terminer un appel
ou une programmation.
10
pour diminuer le
vo lume d u HP ou
du combiné
Voyant lumineux
messages ou de demandes de rappel.
Touches audio
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation
indiquant la présence de
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
Page 11
Placer les étiquettes des touches
programmables
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les
touches programmables.
1. Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de
touches).
2. Soulevez le cache bloc de touches.
3. Glissez votre étiquette imprimée.
4. Remettez le cache en place.
How
11
Page 12
1
Téléphoner
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
1.1
(mains libres) *
Other
touche d’appel n
vous êtes en position mains libres
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre
combiné sans interrompre l’appel.
vous êtes en communication
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
correspondant
terminer votre
12
° de votre
appel
Page 13
1.2
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
• Établir un appel :
1
touche d’appel “N°
externe”
0155667000
vous informe sur l’état de
votre communication
0 est le code par défaut pour accéder au réseau
téléphonique public.
1.3
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
n° de poste code par défaut de la
touche d’appel n°
de poste
fonction “Appel des
le nom et le n° de la personne appelée
n° de votre
correspondant
opératrices”
Téléphoner
s’affiche
13
Page 14
1
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire
1.4
de l’entreprise)
Dupond Guy
premières lettres du
nom de votre
correspondant
• Si le nom convient :
appeler votre correspondant
• Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas :
Vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau
caractère ou en consultant les différentes propositions.
pour afficher le nom suivant ou précédent
pour afficher des informations complémentaires
propose un nom suivi de son
numéro
pour effacer le nom affiché
Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction nécessite une touche
programmée “Appel par le nom”. Après avoir appuyé sur cette touche :
14
Page 15
1
*
un nom est affiché
deux premières lettres
du nom de votre
correspondant
afficher le nom suivant ou
précédent
* Entrer une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres
que vous pouvez afficher par appui sur la touche.
un seul appui, que ce soit pour “A”, “B” ou “C”
1.5
Appeler par votre répertoire personnel
le système compose automatiquement
numéro de répertoire
souhaité (0 à 9)
Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre
répertoire personnel'.
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre
répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :
envoyer l’appel si le nom
convient
effacer un nom affiché
le numéro
Téléphoner
15
Page 16
1
1.6
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
n° abrégé
1.7
Recevoir un appel
votre poste sonne
Dupond Guy
nom ou numéro du
correspondant
• Pour répondre :
1.8
Filtrage d’appel via la messagerie vocale
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale.
Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication
avec elle.
• Activer le filtrage :
touche programmée
'Filtrage MV'
entrer votre mot de
passe
16
Page 17
• A la réception d’un appel :
vous entendez la personne
0155667000
nom ou n° de l’appelant mains libres pour
déposer son message
prendre l’appel
1
Téléphoner
décrocher pour arrêter
1.9
Rappeler*
sélectionner
la fonction
"Bis"
1.10
correspondant ne répond pas
sélectionner le n° parmi les 10
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel
le poste de votre
le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement
l’écoute seulement
Other
derniers émis
avant de raccrocher
d’un autre numéro
même touche pour
arrêter l’écoute et
désactiver le filtrage
rappeler le numéro de votre
choix
touche programmée
° Temporaire”
“N
17
Page 18
1
• Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
touche programmée “N° Temporaire”
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre
répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :
Demander un rappel automatique lorsque votre
1.11
correspondant interne est occupé
correspondant interne occupé
touche programmée ou code de la
fonction “Rappel automatique si
poste occupé”
l’acceptation du rappel s’affiche
• Pour annuler la demande de rappel :
touche programmée ou code de la
fonction “Annulation d’un rappel
automatique”
18
Page 19
1.12
Recevoir un appel interne en interphonie *
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains
libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
1
la diode associée s’allume
activer
l’interphonie
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
1.13
Émettre en fréquences vocales
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences
vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique
ou d’un répondeur consulté à distance.
vous êtes en cours de
communication
touche programmée ou code de la
fonction “Surnumérotation FV”
tous les chiffres composés sont alors émis en
fréquence vocale
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la
communication.
désactiver l’interphonie
même touche pour
annuler
Téléphoner
19
Page 20
1
1.14
Appeler un correspondant RNIS
l’écran affiche le n°
composé
touche
programmée
“ISDN”
• Pour corriger le numéro :
déplacer le curseur
• Pour envoyer l’appel :
• Envoyer une sous-adresse :
Il peut être nécessaire d’ajouter au numéro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone,...).
n° du correspondant
la led associée à la touche “ISDN” reste allumée
pendant la communication
touche
programmée
“ISDN”
composer la
sous-adresse sur
le clavier
20
n° du correspondant touche programmée
“Adresse”
valider et envoyer
l’appel
Page 21
1.15
Garder secrète votre identité (appel RNIS)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné RNIS, votre
numéro lui est automatiquement transmis.
Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel.
1
la isse l e sec ret act if ta nt q ue l’i cone de l a tou che
touche programmée
“Secret”
même touche pour
annuler
1.16
Identifier un appelant malveillant (appel RNIS)
Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public
d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux
correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...).
vous êtes en communication
l’acceptation du service s’affiche
L’utilisation de ce service nécessite un abonnement
préalable auprès de l’opérateur du réseau.
est allumé
code de la fonction
'Identification d’appel
malveillant'
Téléphoner
21
Page 22
1
Mettre le haut-parleur en cours de communication
1.17
(combiné décroché)
vous êtes en
communication
activer le haut-
parleur
désactiver le haut-parleur
1.18
Vous isoler de votre correspondant (secret) *
• Vous entendez votre correspondant mais il ne vous
entendra plus :
régler le volume
(7 niveaux)
en communication
désactiver le
micro
reprendre la
conversation
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
22
la diode associée à la
touche s’allume
Page 23
2
En cours de communication
Other
2.1
Appeler un second correspondant
vous êtes en
communication
n° du second
correspondant
*
nom du second
correspondant
touche d’appel n
le premier correspondant est mis en attente
° du répertoire choisi
(0 à 9)
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
touche d’appel dont l’icone
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez
votre premier correspondant.
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
clignote
23
Page 24
2
Recevoir un second appel en cours de
2.2
communication
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
vous êtes en
communication
le premier correspondant est mis en attente
• Pour retrouver votre premier correspondant :
touche d’appel associée à
l’icone
Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.
2.3
Transférer un appel
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre
poste :
Dupond Guy
nom ou n° de l’appelant
clignotant pendant 3
secondes
touche d’appel dont
l’icone clignote
vous êtes en
communication
24
n° du poste
le premier correspondant est
mis en attente
Page 25
• Si le destinataire du transfert répond :
si la configuration du système le permet
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la
réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées cidessus.
Le transfert entre deux correspondants externes n’est
généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de
la programmation du système).
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée :
2
2.4
Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient)
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
touche d’appel
associée à l’icone
le premier correspondant est mis en
attente
En cours de communication
25
Page 26
2
Converser simultanément avec 2 correspondants
2.5
internes et/ou externes (conférence)
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :
converser à trois annuler la conférence et
raccrocher avec tous vos
correspondants
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux
correspondants en liaison :
26
reprendre votre premier
correspondant
Page 27
2.6
Mettre votre correspondant en attente (garde)
• Mise en garde exclusive :
Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en
attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.
votre correspondant est mis en attente
touche d’appel
• Reprendre le correspondant en garde :
touche d’appel associée à
l’icône
• Mise en garde commune :
Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre
installation qui supervise la ligne.
votre correspondant est mis en attente et
perçoit la tonalité d’attente
touche programmée
“Garde”
• Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe
quel poste :
touche d’appel associée à l’icone
2
En cours de communication
27
Page 28
2
Mettre un correspondant externe en attente
2.7
(parcage)
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à
partir d’un autre poste :
vous êtes en communication
touche programmée ou code de la
fonction “Parcage”
votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité
d’attente
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
touche programmée ou code de la
fonction “Reprise de parcage”
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans
un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers
l’opératrice.
n° du poste à l’origine
du parcage
28
Page 29
2.8
S’informer sur les appels en attente
• Un correspondant cherche à vous joindre :
2
vous êtes en communication, vous percevez
le correspondant est mis en attente
un bip
bip sonore
automatiquement
affichage momentané de son
• Vous souhaitez lui répondre tout de suite :
votre premier correspondant est mis
automatiquement en attente
touche d’appel
associée à l’icone
Si plusieurs appels arrivent simultanément, seul le dernier
appel est affiché.
Dupond Guy
identité
En cours de communication
29
Page 30
2
2.9
Entrer en tiers dans une communication interne
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous
pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :
touche
programmée
'Entrée en tiers'
code de la fonction
'Entrée en tiers'
même touche pour
annuler
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
touche programmée ou code de la
fonction “Protection d’une
communication”
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
2.10
Mémoriser un numéro*
En cours de communication, pour enregistrer dans le répertoire personnel le
numéro affiché :
sélectionner une
entrée du répertoire
n
° de votre
correspondant
saisir le nom de votre
correspondant
valider
(2 fois)
30
Page 31
3
L’Esprit d’Entreprise
Other
3.1
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
supervisé”
L’utilisation de ce service nécessite une programmation
préalable de votre installateur.
3.2
Répondre à la sonnerie générale
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent
à une sonnerie générale. Pour répondre :
touche programmée ou code de la
fonction “Réponse à la sonnerie
générale”
même touche pour
annuler
31
Page 32
3
3.3
Filtrage patron/secrétaire
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/
secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs
secrétaires.
• A partir du poste patron ou secrétaire :
les appels du poste patron sont filtrés par la
personne choisie (secrétaire,...)
touche programmée
“Filtrage”
même touche pour
annuler
Le filtrage est indiqué sur l’écran-afficheur du poste patron
et sur les touches programmées des postes patrons et
secrétaires.
3.4
Intercepter un appel
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut
répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe
d’interception que vous :
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
groupe”
32
Page 33
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que
vous :
3
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
3.5
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et
vous pourrez répondre à l’appel :
touche programmée
“Aide opératrice”
même touche pour
annuler
poste”
Par programmation du système, certains postes peuvent
être protégés contre l’interception.
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
votre poste sonnera en même temps que le
n° du poste qui
sonne
standard
• A chaque appel pour le standard :
un appel pour le standard sonne sur votre
poste
touche programmée
“Aide opératrice”
L’Esprit d’Entreprise
33
Page 34
3
3.6
Devenir destinataire des appels d’autres postes
Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros
maximum par touche programmée) :
touche programmée
“Pilotage d’appels”
même touche pour
annuler
votre poste sonnera en même temps que
les autres
34
Page 35
3.7
Groupement de postes
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en
composant le numéro du groupement.
• Sortir temporairement de votre groupement de poste :
3
touche programmée ou code de la
fonction “Sortie de groupement”
• Réintégrer votre groupement :
touche programmée ou code de la
fonction “Retour dans le
groupement'
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune
incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez
toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
n° de votre
groupement
° de votre
n
groupement
L’Esprit d’Entreprise
35
Page 36
3
Appeler un correspondant interne sur son récepteur
3.8
portatif (bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un
récepteur portatif :
n
° du correspondant touche programmée ou code de la
affichage de la recherche en cours
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe
quel poste de l’entreprise.
3.9
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé,
“décrocher” son poste à distance :
touche programmée
“Phonie”
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
fonction “Recherche de
personne”
36
Page 37
3.10
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
3
message n° du poste
Rappeler
premier message de la liste
(27 au total)
lire la totalité des
messages
envoyer le
message
sélectionné
destinataire
changer la langue
du message
sortir de la
messagerie
faire défiler les messages
• Si le message choisi est à compléter :
saisie des
données
nécessaires
effacer la saisie envoyer le message
saisir les premières
lettres du nom
sélectionné
L’Esprit d’Entreprise
37
Page 38
3
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” ou “Transfert” utiliser les touches
pré-programmées :
effacer la saisie
38
Page 39
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR
8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS
TELECOPIES
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE
COURRIER
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE
RENVOI
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A
L’ACCUEIL
14 REUNION A xx : xx (*) (*)Messages à compléter via le clavier
H xx (*)
JOURNEE
(*)
xx A xx : xx (*)
LE xx xx xx (*)
23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE
xx xx xx (*)
24 JE SUIS EN SALLE N
25 EN REUNION - NE PAS
DERANGER
27 MALADE
numérique
° xxxx (*)
3
L’Esprit d’Entreprise
39
Page 40
3
3.11
Envoyer une copie d’un message vocal
affichage du nombre de nouveaux et d’anciens
mot de passe choisir le message à copier
copier le
message
ajouter un
destinataire
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
° du poste
n
destinataire
enregistrer un
commentaire
messages
nom du
destinataire
envoyer le message
valider
40
Page 41
Envoyer un message vocal à un destinataire / une
3.12
liste de diffusion
mot de passe
3
n° du destinataire
ou de la liste
ajouter un
destinataire
Enregistrement..
enregistrement en cours fin de l’enregistrement
valider réécouter le message réenregistrer un
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
nom du destinataire
ou de la liste
enregistrer le message
valider
Prêt à enreg.
Confirmez svp
message
L’Esprit d’Entreprise
:
41
Page 42
3
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un
3.13
groupe de postes
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des
postes de votre groupe de diffusion :
parlez, vous disposez de 20 secondes
n° du groupe de
diffusion
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs
entendent le message.
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur
3.14
portatif
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de
l’entreprise.
votre récepteur portatif
sonne
code de la fonction
“Réponse à la
recherche de personne”
n° de votre poste
42
Page 43
3.15
Allouer une ligne extérieure
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre
poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe.
en communication avec le
correspondant interne
touche programmée
“Allocation externe”
votre correspondant interne est sur le réseau
public et peut numéroter
Si vous voulez connaître le coût de la communication,
appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation”
à la place de la touche “Allocation externe” pendant
l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”).
3
L’Esprit d’Entreprise
43
Page 44
4
Rester en contact
Other
4.1
Choix des appels à renvoyer
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous
souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...
le message “4-Renvoi” s’affiche
afficher “7-ExtLoc”
(appuis successifs)
renvoyer les
appels internes
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi
4.2
immédiat)
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture,
de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.).
touche renvoie ou code de la
fonction “Renvoi
immédiat”
l’acceptation du renvoi s’affiche
renvoyer les appels
internes et externes
valider votre choix
n° du poste
destinataire
votre poste revient au repos
renvoyer les appels
externes
44
Page 45
4
le re nv oi et le nu mé ro ou le no m d u d es ti na ta ir e
Remarque générale concernant les renvois : lors de la
programmation, vous pouvez choisir le destinataire du
re nvo i. To ute foi s, e n l’a bse nce de ce der nie r, le cho ix s e fer a
lors de l’activation de la fonction.
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste
destinataire peut vous joindre.
4.3
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
° d’appel de la
n
messagerie vocale
s’affichent
touche programmée ou code du
type de renvoi que vous souhaitez
effectuer
Rester en contact
45
Page 46
4
4.4
Activer/désactiver l’assistant personnel
affichage de l’état de l’assistant
assistant
personnel
pour activer l’assistant
personnel
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous
4.5
joindre
° d’un
saisir le n
collègue ou de
votre assistante ou
autre
activer / désactiver le
transfert vers le
standard
pour désactiver
l’assistant personnel
assistant
personnel
saisir un numéro
externe
personnel
valider
choisir le type de
renvoi
saisir le n° de votre
téléphone mobile ou
de votre DECT
46
Page 47
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de
4.6
recherche de personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans
l’entreprise :
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sur la recherche
de personne”
l’acceptation du renvoi s’affiche
le message “4-Renvoi” s’affiche
l’acceptation du renvoi s’affiche
4
Rester en contact
47
Page 48
4
4.7
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
• Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
touche programmée ou code de la
fonction “Faire suivre ses appels”
n° de votre poste
4.8
Effectuer un renvoi sélectif
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de
l’appelant :
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sélectif”
L’utilisation de cette fonction nécessite la programmation
préalable des listes de renvois sélectifs.
n° de votre poste
le message “4-Renvoi” s’affiche
même touche pour
annuler
48
Page 49
4.9
Renvoyer les appels de votre groupement
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un
destinataire interne :
4
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi des appels de
groupement”
l’acceptation du renvoi s’affiche
4.10
A votre retour, annuler tous les renvois
touche programmée ou code de la
fonction “Annulation de tout renvoi”
l’acceptation de l’annulation du renvoi s’affiche, votre poste
redevient disponible pour tous les appels
Vous pouvez également annuler un renvoi en programmant un autre type de
renvoi.
n
° du destinataire du
renvoi
le message “4-Renvoi”
s’affiche
Rester en contact
49
Page 50
4
4.11
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation)
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sur occupation”
l’acceptation du renvoi s’affiche
n° du destinataire du
renvoi
50
n° destinataire du
renvoi
le message “4-Renvoi” s’affiche
Page 51
4.12
Ne pas être dérangé
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
touche programmée ou code de la
fonction “Ne pas déranger”
4
le message “Ne pas déranger” s’affiche
le message “4-Renvoi” s’affiche
Rester en contact
51
Page 52
4
4.13
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
Le voyant lumineux indique la présence de messages.
mot de passe
affichage du nombre de nouveaux et
d’anciens messages
diffusion des
messages
réécouter le message effacer le message
rappeler l’auteur du
message
copier le message
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
sélectionner le message de votre
52
choix
Page 53
Laisser un message d’absence à vos appelants
4.14
internes
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-
afficheur du poste qui vous appelle.
Rappeler
touche programmée
“Renvoi texte”
choix du message en suivant les indications
Le choix du message se fait de la même façon que dans :
'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'.
premier des 27 messages
données
4
Rester en contact
53
Page 54
4
Consulter les messages écrits laissés en votre
4.15
absence
Le voyant lumineux indique la présence de messages.
le nombre de messages reçus s’affiche
le nom de la première personne à rappeler
le numéro de l’émetteur du message s’affiche
afficher la date et
l’heure du message
lire la totalité du
message
passer au
message suivant
* Le fait de rappeler la personne efface également le message.
afficher le contenu du
revenir au message
précédent
s’affiche
message
rappeler la personne
*
mettre fin à la
54
effacer le message
consultation
Page 55
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
effacer un message affiché
4
Rester en contact
55
Page 56
5
Gérer vos coûts
Imputer directement le coût de vos appels sur des
5.1
comptes clients
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros
de comptes associés à vos clients.
Other
touche programmée ou code de la
fonction “Code affaire”
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de
communication :
touche programmée “Code affaire en cours de
Connaître le coût d’une communication externe
5.2
établie pour un usager interne depuis votre poste
en communication avec l’usager
interne
votre correspondant est
mis en attente
communication”
n° du compte client
concerné
touche programmée ou code de la
fonction “Rappel de taxation”
n° externe
demandé
transfert de l’appel à
votre correspondant en
attente
56
Page 57
• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
1.lire les informations relatives
à la communication (coût,
2.imprimer un ticket de taxation.
durée, nombre de taxes...).
2 fois
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée :
Imputer le coût d’une communication externe à
5.3
votre Société *
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre
domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la
communication à votre Société.
5
Gérer vos coûts
n° de votre société n° du poste et le code
de contrôle
* Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système.
n° du réseau public
57
Page 58
6
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Other
6.1
Initialiser votre messagerie vocale
le voyant lumineux
clignote
entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
instructions du guide vocal
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie
vocale et pour verrouiller votre téléphone.
58
Page 59
6.2
Personnaliser votre accueil vocal
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce
personnelle.
messagerie
vocale
Enregistrement..
enregistrement en cours fin de l’enregistrement
Confirmez svp
6
:
valider pour revenir à l’annonce par
défaut
Votre poste s’ajuste à vos besoins
59
Page 60
6
6.3
Modifier votre mot de passe
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour
verrouiller votre téléphone.
options mot de passe
ancien code
(4 chiffres)
6.4
Choisir votre sonnerie et régler son volume
Vous pouvez choisir la sonnerie de votre poste (8 mélodies possibles) et régler
son niveau sonore (1 à 7).
le numéro et le volume de la mélodie s’affichent
appuis successifs
pour choisir la
sonnerie (8)
nouveau code
(4 chiffres)
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le
mot de passe est 1515.
appuis successifs pour
choisir le volume (7)
valider
finir
60
Page 61
6.5
Régler le contraste de votre écran
6
le niveau du contraste “Écran - Icone”
appuis successifs finir
Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16.
6.6
Choisir la langue
choix de la langue
(touche 1 ou 2)
s’affiche
options langue
valider votre choix
Votre poste s’ajuste à vos besoins
61
Page 62
6
6.7
Programmer les touches d’appel direct
appuyer sur une touche
programmée
0_. . . . . . .
valeur courante de la touche
sélectionnée
entrer le
numéro
6.8
effacer la valeur
actuelle
le n
valider
62
valider
Programmer votre répertoire personnel
n° du répertoire
(0 à 9)
saisir un nouveau label
0_. . . . . . .
° courant s’affiche effacer la valeur
actuelle
la valeur courante du label
n° interne ou externe
Label :
s’affiche
à enregistrer
Page 63
Pour effacer un caractère appuyer sur la touche '<-' du
clavier alphabétique.
• Pour les postes Easy REFLEXES :
° du répertoire
n
(0 à 9)
la valeur courante du label
*
effacer la valeur actuelle saisir un nouveau label
0_. . . . . . .
le n° courant s’affiche effacer la valeur
actuelle
6
Label :
s’affiche
Votre poste s’ajuste à vos besoins
° interne ou externe
n
à enregistrer
* Entrer un label : les touches du clavier numérique comportent des lettres que
vous pouvez afficher par appuis successifs.
un appui pour “A” deux appuis pour “B” trois appuis pour “C”
valider
déplacer le curseur à gauche ou à droite
63
Page 64
6
6.9
Programmer un rappel de rendez-vous
• Pour programmer un rappel de rendez-vous temporaire
(rappel une fois dans les 24 heures suivantes) :
RdV
temporaire :
heure du rendez-vous
temporaire (2 chiffres
pour les heures,
2 chiffres pour les
minutes)
RdV :
pour un rappel temporaire
valider
• Pour programmer un rappel de rendez-vous permanent
(rappel tous les jours à la même heure) :
valider
rendez-vous
permanent
heure du rendez-vous
64
Page 65
• A l’heure programmée votre poste sonne :
pour valider la réponse
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote, une tonalité est
émise et vous percevez un bip. Après un troisième rappel
sans réponse, une demande de rappel temporaire sera
annulée mais un rappel permanent restera en mémoire.Si
votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit
pas le renvoi.
• Pour annuler votre demande de rappel :
RdV
temporaire :
6
6.10
Connaître le numéro de votre téléphone
Appuyer deux fois sur cette touche.
Votre poste s’ajuste à vos besoins
65
Page 66
6
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-
6.11
parleur
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) :
poste au repos, vous entendez la musique
même touche pour annuler
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en
communication et reprend dès que vous avez raccroché.
66
Page 67
6.12
Verrouiller votre poste
Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication
externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :
6
touche programmée ou code de la
fonction “Verrouillage/
déverrouillage”
verrouiller votre
poste
verrouiller votre
poste
déverrouiller votre
poste
déverrouiller votre
poste
n
° de mot de passe
(4 chiffres)
° de mot de passe
n
(4 chiffres)
Votre poste s’ajuste à vos besoins
67
Page 68
Garantie et clauses
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un
an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède 1 an, la garantie
légale est alors seule applicable.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée.
Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux
instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations
provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause
extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.),
d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées
par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
Déclaration de conformité
Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel Premium
Reflexes et Alcatel Easy Reflexes sont présumés conformes aux exigences
essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.
Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de
conformité. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être
obtenue par courrier à :
Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care
1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France
Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes :
- 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
- 73/23/CEE (basse tension)
- 1999/5/CE (R&TTE)
Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont
accessibles après programmation par votre installateur.
howtoc
Copyright © Alcatel Business Systems. 2001. Tous droits réservés.
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de
modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.
Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F-92707 Colombes Cedex
R.C. Paris 602 033 185
3EH 21034 AAAA Ed.01
68
Loading...