Xerox 6050 ADMINISTRATOR'S GUIDE

Outil de gestion de comptes AccXES

Guide du responsable

Version 10.0

701P41630 mai 2004

Reconnaissance des marques

XEROX®, AccXES, The Document Company et les noms et numéros d’identification de produits indiqués ici sont des marques déposées de XEROX CORPORATION.

InstallAnywhere est une marque déposée de ZeroG Software Inc. Mac OS X est une marque déposée de Apple Computer, Inc. Pentium est une marque déposée de Intel Corporation. Red Hat est une marque déposée de Red Hat, Inc. Sun Sparc est une marque déposée de Solaris. Windows NT®, Windows XP®, Windows® 95, Windows® 98 et Windows® 2000

sont des marques déposées de Microsoft Corporation.

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Table des matières

Reconnaissance des marques .......................................................................................2

Table des matières...........................................................................................................3

Présentation................................ ......................................................................................6

Conditions nécessaires du système................................................................ ..............8

Plate-formes supportées................................................................ ..........................8

Conditions minimum................................................................................................ ..8

Installation de l'Outil de comptes AccXES...................................................................9

À partir du Internet........................................................................................................9

À partir du CD-ROM ...................................................................................................10

Mac OS X..................................................................................................................11

RedHat ......................................................................................................................11

Installation nette..........................................................................................................11

Installation nette..........................................................................................................12

Didacticiel................................................................................................ ........................14

Avant d'utiliser l'Outil de gestion de comptes .........................................................14

Utilisation de l'Outil de gestion de comptes ............................................................15

Onglet Comptes..............................................................................................................25

Présentation.................................................................................................................25

Comment utiliser l'onglet Comptes...........................................................................25

Ajouter un compte à la base de données Comptes...........................................25

Supprimer un compte dans la base de données AMT......................................26

Trouver un compte dans la base de données Comptes...................................26

État.............................................................................................................................27

Onglet Util isateurs..........................................................................................................28

Présentation.................................................................................................................28

Comment utiliser l'onglet Utilisateur .........................................................................28

Visualiser une liste des utilisateurs définis..........................................................28

Ajouter un utilisateur à la base de données Utilisateurs ...................................28

Supprimer un utilisateur de la base de données Utilisateurs...........................29

Trouver un utilisateur dans la base de données Utilisateurs............................30

État.............................................................................................................................30

Onglet Imprimantes................................ ........................................................................31

Présentation.................................................................................................................31

Comment utiliser l'onglet Imprimantes.....................................................................31

Visualiser la liste des imprimantes définies................................. ........................31

Ajouter une imprimante à la base de données des imprimantes.....................31

Éditer une imprimante dans la base de données Imprimantes........................33

Supprimer une imprimante dans la base de données des imprimantes. .......33

Trouver une imprimante dans la base de données des imprimantes.............33

Effectuer toute validation, mise à jour et maintenance de purge de

données pour les colonnes qui contiennent des coches. .................................34

Signification des autres colonnes dans la Liste d'imprimantes ...........................35

État.............................................................................................................................36

Éditer les associations de comptes.............................................................................37

Fenêtres Éditer les associations de compte...........................................................37

Comment connecter les comptes - imprimantes - utilisateurs sur le dialogue

Éditer les associations de comptes..........................................................................38

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Onglet Facturation des travaux d'imprimante ............................................................40

Présentation.................................................................................................................40

Comment utiliser l'onglet Facturation des travaux.................................................41

Importer des données à partir des imprimantes utilisant le micrologiciel

pre - 7.0 AccXES.....................................................................................................41

Visualisation des données de facturation des travaux AMT.............................41

Sélectionner les options Travail d'imprimante et combien de temps les

enregistrements de données restent dans la base de données brutes

AMT. ..........................................................................................................................41

Récupération (collecte) des données de facturation des travaux des

imprimantes et mise à jour de la base de données brutes de facturation

des travaux AMT ......................................................................................................42

Création de données dans la base de données de factur ation des travaux

comptés AMT...........................................................................................................42

Suppression manuelle des enregistrements.......................................................43

Exportation des données de la base de données de comptage ou de

données brutes ................................ ........................................................................43

État.............................................................................................................................44

Options Facturation des travaux..................................................................................45

Sélectionner les options suivantes pour la Facturation des travaux...................46

Importation des données dans AMT...........................................................................49

I mportation d'un fichier Pre 7.5 AccXES.................................................................50

Importation d'un fichier non-AccXES.......................................................................52

Écrire (exporter) les données comptées ou les données brutes à un fichier .......54

Présentation.................................................................................................................54

Comment exporter les données................................ ................................................54

Désinstallation de l'Outil de gestion de comptes AccXES.......................................56

Windows .......................................................................................................................56

Unix ...............................................................................................................................57

Mac OS X.....................................................................................................................57

RedHat..........................................................................................................................58

Annexe 1..........................................................................................................................59

1. Activer Facturation de travaux..............................................................................59

À partir du Web PMT...............................................................................................59

À partir du scanner compatible AccXES..............................................................59

À partir de l'interface utilisateur de l'imprimante WIDE FORMAT PRINT

SYSTEM (8825/8830/8850)...................................................................................59

2. Sauvegarde vers un fichier des données d'utilisation support pour chaque

imprimante, avant chargement du micrologiciel 7.0 AccXES..............................60

Annexe 2..........................................................................................................................62

Descriptions des zones de données........................................................................62

Résolution de base de données AMT......................................................................66

Base de données brutes de facturation des travaux.........................................66

Base de données Facturation des travaux comptés..........................................67

Annexe 3..........................................................................................................................68

Commandes de menu ................................................................................................68

Menu Fichier................................................................ ................................................68

Menu Affichage ............................................................................................................68

Menu Configuration................................................................ ....................................68

Menu Transaction .......................................................................................................69

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Menu Aide ................................ ....................................................................................69

Index.................................................................................................................................70

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Présentation

L'application de l'Outil de gestion de comptes AccXES (AMT) permet de récupérer les données de facturation des travaux pour de multiples imprimantes qui utilisent le micrologiciel AccXES version 7.0 ou plus avancé. Cette application remplace la fonctionnalité de l'onglet Facturation de AccXES Client Tools. Il est recommandé de charger le logiciel AMT sur une seule station de travail protégée par mot de passe.

Ÿ Le responsable AMT peut importer les identificateurs de com pte et les

identificateurs de sous compte/utilisateur ainsi que les données, à partir d’un fichier de données du micrologiciel pre -7.0 AccXES sauvegardé. L'identificateur de compte sera converti en ID de compte. Les identificateurs de sous compte/utilisateur seront convertis en ID utilisateur ou en fragment d'ID compte, selon le choix du Responsable AMT, au moment de l'importation.

Ÿ Le base de données maîtresse AMT consiste en tableaux de bases de

données suivants : Comptes, Utilisateurs, Imprimantes, Asso ciations, Base de données brutes de facturation des travaux et Base de données de facturation des travaux comptés.

REMARQUE

est : 9.999 comptes, 9.999 utilisateurs, 999 imprimantes et 12.000 associations. Par exemple, si vous disposez de 200 comptes et de 25 utilisateurs sur une imprimante ou de 100 comptes et de 25 utilisateurs sur 2 imprimantes, il y aura 5.000 associations créées si vous sélectionnez la fonction "Associations globales".

Lorsque AMT atteint sa limite d’associations, un message en incrustation avertit qu’aucune association ne peut être créée. Effacer les comptes, les utilisateurs ou les imprimantes non utilisés ou obsolètes dans la base de données, afin de réduire le nombre des associations, ce qui supprimera, par ailleurs, toute association qui référence ce compte/utilisateur/imprimante.

Ÿ Le Responsable AMT définit les comptes sur l'onglet Comptes. Ils sont

mémorisés dans le tableau Comptes. Les utilisateurs définis sont mémorisés dans le tableau Utilisateurs. Les imprimantes définies sont mémorisées sur l'onglet Imprimantes. Sur l'écran Éditer les associations de comptes, le Responsable AMT relie les utilisateurs et les imprimantes spécifiques aux comptes définis. Les associations sont mémorisées dans le tableau Associations.

Ÿ Le Responsable AMT exécute une commande AMT pour chaque

imprimante, afin de récupérer une copie des données d'utilisation des supports se trouvant dans le fichier journal de travaux du contrôleur d'imprimante. Lors de la récupération des données, celles-ci sont tout d'abord comparées aux informations de la base de données des

: Le nombre maximum d’enregistrements AMT permis

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associations, avant d'être mémorisées dans la base de données brutes de facturation des travaux AMT. Les données récupérées restent dans la base de données brutes de facturation des travaux AMT jusqu'à ce qu'elles soient supprimées manuellement ou jusqu'à ce que l'Intervalle d'enregistrements bruts d'imprimante spécifié soit atteint.

Les données brutes peuvent être exportées ou comptées d'abord et exportées ensuite de la base de données Facturation des travaux comptés, vers un autre logiciel tel que Microsoft® Excel, pour analyse.

REMARQUE :

Lorsque des données de compte ou de comptage sont écrites à un fichier, donner un nom unique pour chaque fichier. Si un nom de fichier existe déjà, il ne remplace pas le fichier, mais il le joint au fichier existant.

Ÿ Voir Annexe 2 pour obtenir la liste des zones de données AMT.

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Conditions nécessaires du système

Plate-formes supportées

L'Outil de gestion de comptes AccXES est supporté sur le matériel et sur les systèmes d'exploitation suivants :

Matériel Système d'exploitation PC basé sur Intel, Pentium 1 Ghz ou plus élevé PC basé sur Intel, Pentium 1 Ghz ou

plus élevé PC basé sur Intel, Pentium 1 Ghz ou plus élevé

Apple G3/G4/G5 MacOS X 10.2.x

Processeur Sun w/ SPARC, minimum 333 MHz

REMARQUE : Windows 95/98 ne sont plus officiellement supportés.

Conditions minimum

Ÿ AccXES Micrologiciel 6.2 – 10.0 Ÿ 30 méga -octets d'espace disque disponible Ÿ 128 méga-octets de mémoire minimum avec une recommendation

pour 256 méga-octets

Ÿ Pour plate-formes PC minimum 1 GHz Pentium Ÿ Pour plate-formes Solaris minimum 333 MHz Ÿ CD ROM pour installation Ÿ Souris ou autre outil de pointage Ÿ Affichage à résolution 800 par 600 Ÿ Capacité réseau TCP/IP

Windows NT Version 4.0

Windows 2000/Xp

RedHat Linux

Solaris Version 2.6/2.7/2.8

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Installation de l'Outil de comptes AccXES

Les logiciels Outil de gestion de comptes et AccXES Client Tools sont installés pendant le processus de configuration. L'installation peut être effectuée à partir du site web de Xerox ou à partir d'un CD -ROM.

AVERTISSEMENT : Avant de désinstaller AccXES Client Tools (ACT), dans le but de mettre à jour le micrologiciel AccXES version 7.0 ou plus avancée, récupérer tout d'abord les données de facturation en utilisant l'Outil de facturation ACT, puis en les sauvegardant à un fichier. Sinon, les données seront perdues.

À partir du Internet

•

Désinstaller tout d'abord toute version présente du logiciel Outils client AccXES sur le PC.

Télécharger Outils client AccXES du site web de Xerox de la manière suivante.

•

Aller à http://www.xerox.com.

• Choisir Support & Pilotes.

•

Aller à la section Grand format.

•

Sélectionner le lien hypertexte qui se rapporte à “AccXES 88xx/ X2 -Tech/ 510/ 721P”.

•

Sous Type de pilote, sélectionner Pilotes et téléchargements.

•

Sélectionner le système d'exploitation et la langue. Appuyer sur le bouton Aller.

•

Dans la section Utilitaires & Applications, choisir le lien hypertexte “Outils client AccXES (ACT) & Outil de gestion de compte AccXES (AMT).

•

Sélectionner le bouton Démarrer.

•

Sélectionner le bouton Ouvrir ou Sauvegarder pour lancer le téléchargement du fichier comprimé, ce qui peut prendre une heure.

•

Cliquer deux fois sur le fichier comprimé téléchargé. Pour Windows, cliquer deux fois sur le fichier install.exe qui est listé. Le fichier d'installation pour Solaris est install.bin et pour RedHat, c'est le fichier setup.bin. Sélectionner OK.

•

Sur l'écran Outils client AccXES, sélectionner la langue et OK, puis suivre les invites de l'écran.

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

•

Voir la section CD-ROM ci-dessous pour les détails d'instruction d'installation.

À partir du CD -ROM

1. Démarrer Windows sur le PC ou démarrer la station de travail UNIX et ouvrir la session sur l'écran bureau.

2. Insérer le CD-ROM AccXES Client Tools dans le lecteur de CD-ROM. Pour Windows : Sélectionner setup.exe pour commencer l'installation.

Pour Unix : Dans une fenêtre de commande, entrer ce qui suit :

cd "cd -rom mount point" ./setup.bin

REMARQUE :

répertoire où le CD -ROM est installé.

3. Le logiciel "InstallAnywhere" sera chargé.

4. Au bas de l'écran "AccXES Client Tools" sélectionner la langue à partir du menu déroulant. Cliquer sur le bouton OK.

5. Entrer le mot de passe AMTPASSWORD pour procéder à l’installation à l’Outil de gestion de comptes. Sélectionner le bouton SUIVANT.

6. Lire l'Introduction, l'Accord de licence et les écrans d'information, en cliquant sur le bouton Suivant pour passer à l'écran suivant.

7. Sur l'écran "Mise à jour du logiciel XES", lire le message et sélectionner le bouton Installer.

8. Si la version en cours du logiciel AMT figure déjà sur la machine ou si la version sur la machine est trop ancienne pour être mise à jour, un écran "Mise à jou r impossible" s'affiche. Il faut alors sélectionner le bouton Terminé pour stopper l'installation. Voir la page "Désinstaller..." pour savoir comment désinstaller le logiciel AMT, avant de continuer l'installation en cours.

9. Sur l'écran "Sélection du dossier d'installation", cliquer sur le bouton Sélectionner pour choisir où le logiciel doit être installé. L'emplacement par défaut dans Windows est C: \Program Files\ AccXES.

10. Cliquer sur le bouton Suivant. Sur l'écran "Sélection de l’emplacement du raccourci", sélectionner Sur le bureau , pour afficher un raccourci AccXES Client Tools sur l'écran bureau. Il est également possible de sélectionner la fonction "Créer des icônes pour tous les utilisateurs".

11. Sélectionner le bouton Suivant. Sur l'écran "Sélection du jeu d'installation", sélectionner le bouton ACT&AMT. Sélectionner le bouton Suivant.

12. Le processus d'installation commence.

13. Sur l'écran "Installation terminée", cliquer sur le bouton Terminé.

Dans tous les cas "cd -rom mount point" est le

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Mac OS X

1. Pour installer cette application sur un système MacOSX, insérer le CD ROM dans le lecteur de CD-ROM et entrer les commandes suivantes : * Au niveau supérieur du CD d'installation, cliquer à droite sur "setup.zip". * Sélectionner "Copier "setup.zip". * Cliquer à droite sur le Bureau et sélectionner "Coller l'élément". * Cliquer deux fois sur "setup.zip" sur le bureau. * Après avoir étendu l'archive, cliquer deux fois sur "installer" sur le bureau.

2. Pour installer l'application sur un système MacOSX à l'aide d'un navigateur web, insérer le CD-ROM dans l e lecteur de CD-ROM et charger /AccXES/install.htm dans le navigateur. Suivre les instructions sur la page web. (Dans tous les cas est le répertoire où le CD-ROM est installé. Noter que ces commandes peuvent différer de celles indiquées ci-dessous, selon l a version de MacOSX utilisée. Les commandes indiquées ici sont pour MacOSX 10.3.x.)

RedHat

1. Pour installer une application sur un système RedHat 8, insérer le CDROM dans le lecteur de CD-ROM et entrer les commandes suivantes : * cd /AccXES/InstData/Linux/VM/ * ./install.bin ou * cd * ./setup.bin

2. Pour installer l'application sur un système Linux à l'aide d'un navigateur web, insérer le CD -ROM dans le lecteur de CD-ROM et charger /AccXES/install.htm dans le navigateur. suivre les instructions sur la page web. (Dans tous les cas est le répertoire où le CD-ROM est installé. Noter que ces commandes peuvent différer de celles indiquées ci-dessous, selon la version de Linux utilisée. Les commandes indiquées ici sont pour un système RedHat 8.)

REMARQUE : Pour installer une version d'une autre langue de l'application ACTAMT au même répertoire, il faut tout d'abord désinstaller l'application ACT- AMT existante.

Installation nette

Une installation nette est comme une toute première installation. Pour effectuer une installation nette de l'Outil de gestion de comptes, les deux applications AMT et ACT doivent tout d'abord être désinstallées et le répertoire des préférences XES doit être manuellement supprimé. Le répertoire des préférences XES a été créé en utilisant AMT installé précédemment. Le programme de désinstallation ne le supprime pas.

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AVERTISSEMENT : Le fait de désinstaller l'Outil de gestion de comptes

maintient les fichiers de données AMT sauvegardés. Néanmoins, si les fichiers sont supprimés manuellement, faire tout d'abord une copie de sauvegarde des fichiers de données AMT.

Il est important d'effectuer régulièrement une sauvegarde en manuel des fichiers de la "base de données AMT". Les noms des

AccXESjadb.backup, AccXESjadb.data, AccXESjadb.script, AccXESjadb.properties.

ces fichiers de données est C:\Program Files\AccXES\AMTdatabase. Si les fichiers de données AMT sont accidentellement supprimés ou corrompus, ils ne peuvent pas être récupérés. Les fichiers sauvegardés manuellement devront, dans ce cas, être copiés dans le dossier Base de données AMT".

Le tableau suivant indique où le répertoire des préférences XES est situé sur les différentes plate-formes.

REMARQUE :

ACT- AMT vers le même répertoire, il faut désinstaller l’application existante ACT-AMT.

Pour installer une autre version de langue de l’application

En environnement Windows, l'emplacement par défaut de

fichiers de base de données AMT

sont :

Installation nette

AVERTISSEMENT : Le fait de désinstaller l'Outil de gestion de comptes maintient les fichiers de données AMT. Néanmoins, si les fichiers sont supprimés manuellement, faire tout d'abord une copie de sauvegarde des fichiers de données AMT.

Il est important d'effectuer régulièrement une sauvegarde en manuel des fichiers de la "base de données AMT". Les noms des fichiers de base de données AMT sont : AccXESjadb.backup, AccXESjadb.data, AccXESjadb.script, AccXESjadb.properties. En environnement Windows, l'emplacement par défaut de ces fichiers de données est C: \Program Files\AccXES\AMTdatabase. Si les fichiers de données AMT sont accidentellement supprimés ou corrompus, ils ne peuvent pas être récupérés. Les fichiers sauvegardés manuellement devront, dans ce cas, être copiés dans un dossier "base de données AMT ".

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Le tableau suivant indique où le répertoire des préférences XES est situé sur les différentes plate-formes.

ATTENTION : La suppression du répertoire entraîne la perte de tous

les paramètres de périphérique utilisateur ACT.

Type de plate-forme

Emplacement du répertoire des préférences XES

Windows NT C:\WINNT\Profils\<User Name>\XES Windows 2000 /Xp C:\Documents et paramètres\<User

Name>\XES Solaris 2.6-2.8 <home directory>/.XES MacOS X 10.2.x <home directory>/.XES RedHat Linux 8.0 <home directory>/.XES

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Didacticiel

REMARQUE : Pour visualiser tout écran d'aide, tout en étant en interaction avec l'Outil de gestion de comptes, sélectionner

défaut. Pour visualiser ce didacticiel électroniquement, sélectionner Aide > Sujets d'aide > Didacticiel.

AMT.

Puis minimiser le didacticiel pour voir les écrans

Avant d'utiliser l'Outil de gestion de comptes

1. Mettre sous tension toute imprimante et tout scanner avec lesquels l'Outil de gestion de comptes sera en interaction.

2. Activer la facturation des travaux pou r chaque imprimante de la manière suivante.

Ÿ Ouvrir le navigateur, tel que Microsoft Internet Explorer. Ÿ Dans la zone Adresse, entrer l'adresse IP de l'imprimante, telle que

13.10.144.8. Ceci permet d'ouvrir le logiciel du Web PMT, qui gère les réglages de l'imprimante.

Dans le Web PMT, sélectionner Configuration de session.

Ÿ Entrer le mot de passe ou 0 comme mot de passe par défaut.

Appuyer sur le bouton Soumettre.

Cliquer sur FACTURATION pour afficher la page Facturation.

Ÿ Copier le nom de la machine qui ser a requis plus tard dans ce

didacticiel.

Cliquer sur le bouton radio Activé ou Optionnel. Avec la sélection Activé, tout utilisateur doit entrer une ID compte et une ID utilisateur dans le scanner, avant toute impression ou travail de numérisation. La sélection de Optionnel donne à chaque utilisateur le choix d'utiliser, ou non, une ID de compte et une ID utilisateur. Lorsque ces identificateurs ne sont pas utilisés, les données de facturation des travaux seront répertoriées au fichier journal de travaux du contrôleur comme GenericAccountID et GenericUserID.

Appuyer sur le bouton Mettre à jour l'imprimante pour définir le mode. Le contrôleur va envoyer un message en retour indiquant le succès ou l'échec de la requête.

REMARQUE :

sur le scanner ou sur l'interface utilisateur de l'imprimante. Se reporter à l'

3. Sauvegarder les données du fichier journal de données du contrôleur de chaque imprimante utilisant le micrologiciel pre- 7.0 AccXES ou les données seront perdues lors du chargement du micrologiciel AccXES

7.0 ou plus avancé. Si cela n'est pas nécessaire, aller à l'étape intitulée "Installer le micrologiciel AccXES 8.0".

Sur la barre de menu principal du Web PMT, sélectionner FACTURATION.

Ÿ Sélectionner Rapports. Ÿ Sur la page Rapports, entrer le compte et le sous compte dont les

Facturation des travaux peut également être activé

Annexe 1

pour obtenir des détails.

Aide > Navigateur par

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

données d'utilisation des supports doivent être récupérées. Pour récupérer les données de comptes du système, entrer 0 pour le

numéro de compte et entr er 1 pour le numéro de sous compte.

Sélectionner si les valeurs d'affichage doivent être en décimètres carrés ou en pieds carrés.

Ÿ Sélectionner le bouton Interroger. Ÿ Sélectionner le bouton Exporter. Le dialogue standard Windows

pour la sauvegarde d'un fichier s'affiche.

REMARQUE :

AccXES peuvent aussi être sauvegardées en utilisant l'onglet Facturation de AccXES Client Tools, DST (Outil de soumission de document), avant AccXES Client Tools ou elles peuvent être sauvegardées sur une disquette. Se reporter à l' obtenir des détails.

Les données de facturation du micrologiciel Pre 7.0

Annexe 1

pour

Utilisation de l'Outil de gestion de comptes

1. À partir de l'ordinateur, comportant l'unique copie de l'Outil de gestion de comptes, installer le logiciel AMT. Se reporter à la page

Installation.... pour obtenir des détails.

2. Importer les identificateurs de comptes et de sous comptes/utilisateurs sauvegardés à un fichier, à partir des imprimantes utilisant le micrologiciel pre- 7.0 AccXES. Les données de comptes générées par AccXES peuvent également être importées. Voir la page Importation des données dans AMT pour obtenir des détails.

3. Ajouter des comptes sur l'onglet Comptes, de la manière suivante.

Ÿ Sélectionner l' onglet Comptes.

Ÿ Sélectionner ce bouton de barre d'outil s ou sélectionner

Configuration > Ajouter > Comptes. Des comptes vont pouvoir être créés sur le dialogue "Ajouter des comptes".

REMARQUE :

moins de caractères possible aux ID de comptes et aux ID utilisateurs et d'utiliser des chiffres plutôt que des lettres. Ceci en raison du fait que le clavier du scanner possède des chiffres et des lettres sur les mêmes touches. Sur le scanner, un bouton de touche peut être sélectionné entre les chiffres, si le même chiffre est utilisé en séquence, comme 66.

Ÿ Sur le dialogue "Ajout des comptes", entrer l'identificateur de

compte dans la zone Numéro de compte. L'ID compte est une chaîne de caractères alphanumériques (A-Z, 0-9), avec un maximum de 32 caractères. Un point de décimale . et un signe moins - sont permis. Les caractères minuscules sont convertis en majuscules dès leur saisie.

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Il est plus facile pour l'utilisateur de donner le

Si des numéros de sous comptes sont utilisés, ils doivent être ajoutés comme ID utilisateurs, sinon ils ne pourront pas faire partie de l'ID compte. Par exemple, pour ajouter un compte 3 et un sous compte 2, entrer 3.2 comme ID compte.

Appuyer sur ce bouton de barre d'outils après chaque nouvelle ID compte. L'ID compte sera ajoutée à la fenêtre au bas de l'écran.

Ÿ En cas de changement d'avis pour l'ajout d'un compte,

surligner le nom du compte à partir de la liste et sélectionner ce bouton de barre d'outils pour le supprimer.

Ÿ Pour associer les comptes listés à toutes les imprimantes et à tous

les utilisateurs en cours définis dans AMT, sélectionner la case devant "Activer ces comptes pour toutes les imprimantes et tous les utilisateurs". Les associations seront faites à la base de données AMT et la case "Autorisation requise" sera cochée sur l'onglet Imprimantes.

Il faut sélectionner ce bouton de barre d'outils après l'ajout de la nouvelle ID compte, afin de placer les ID comptes listées dans la base de données AMT.

Ÿ Appuyer sur le bouton Fermer. L'ID compte et la date de création

s'affichent sur la liste de l'onglet Comptes.

4. Ajouter des utilisateurs sur l'onglet Utilisateurs.

Sélectionner l' onglet Utilisateurs.

Sélectionner ce bouton de barre d'outils ou sélectionner Configuration > Ajouter > Utilisateurs. Entrer le nom d'utilisateur dans la zone ID utilisateur. C'est une chaîne de caractères alphanumériques (A-Z, 0-9), comprenant un maximum de 32 caractères. Le point de décimale . et le signe moins - sont autorisés. Les caractères minuscules sont convertis en lettres majuscules dès la saisie.

Appuyer sur ce bouton de barre d'outils. Le nom de l'utilisateur sera ajouté à la fenêtre ci-dessous. Répéter l'opération pour chaque utilisateur ajouté.

Ÿ En cas de changement d'avis pour l'ajout d'un utilisateur,

surligner le nom de l'utilisateur dans la liste et sélectionner ce bouton de barre d'outils pour le supprimer.

Ÿ Pour associer les utilisateurs listés à toutes les imprimantes et

àtous les utilisateurs en cours définis dans AMT, sélectionner la case devant "Activer ces utilisateurs pour toutes les imprimantes et

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

tous les comptes". Les associations seront faites à la base de données AMT et la case "Autorisation requise" sera cochée sur l'onglet Imprimantes.

Sélectionner ce bouton de barre d'outils après l'ajout du nouveau nom utilisateur pour placer l'ID utilisateur dans la base de données des utilisateurs AMT.

Sélectionner le bouton Fermer pour fermer cet écran.

5. Ajout d'imprimante sur l'onglet Imprimantes.

Sélectionner l' onglet Imprimantes.

Sélectionner ce bouton de barre d'outils. Le dialogue "Ajout d'imprimante" s'affiche.

Entrer le nom d'imprimante dans la zone de texte Nom d'imprimante. Ces informations apparaissent sur l'onglet

Imprimantes. Néanmoins, il est idéal d'entrer le nom de la machine qui figure sur la page Facturation du Web PMT pour qu'il y ait correspondance des noms entre l'onglet Imprimantes et l'onglet Facturation des travaux d'imprimante, après récupération des données par les contrôleurs d'imprimante. Le nom d'imprimante est limité à 20 caractères alphanumériques au maximum (A-Z, 0-9). Le trait d'union (-) et le point (.) sont des symboles autorisés. Les noms dupliqués d'imprimantes ne sont pas permis.

Ÿ Ajouter la Description d'imprimante dans la zone de texte de 80

caractères. La zone peut être laissée en blanc. Les descriptions de duplication sont permises.

Ajouter l'adresse IP, telle que "13 142 199 3".

Appuyer sur ce bouton de barre d'outils. Les informations seront supprimées dans les zones Nom d'imprimante, Description d'imprimante et Adresse IP ; l'imprimante définie sera déplacée au bas de la fenêtre lorsque AMT se connecte à l'imprimante. Il est possible d'ajouter des imprimantes de la même manière.

Ÿ En cas de changement d'avis pour l'ajout d'une imprimante,

surligner le nom de l'imprimante dans la liste et sélectionner ce bouton de barre d'outil s pour la supprimer.

Ÿ Pour associer les imprimantes listées à tous les comptes et à tous

les utilisateurs en cours définis dans AMT, sélectionner la case devant "Activer tous les comptes et tous les utilisateurs pour ces imprimantes". Les associations seron t faites à la base de données AMT et la case "Autorisation requise" sera cochée.

REMARQUE : Appuyer sur ce bouton pour éditer le nom, la

description ou l'adresse IP de l'imprimante.

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Sélectionner ce bouton de barre d'outils après avoir ajouté les no uvelles imprimantes pour placer les imprimantes définies dans la base de données des imprimantes AccXES.

Sélectionner le bouton Fermer pour fermer cet écran.

6. Éditer les associations de comptes.

REMARQUE : Si tous les comptes, utilisateurs et imprimantes ont déjà été associés sur les dialogues Ajouter, il est possible de passer cette étape.

Une fois ces comptes, utilisateurs et imprimantes ajoutés à AMT, il faut spécifier quels comptes et utilisateurs sont autorisés à utiliser telle ou telle imprimante. AMT appelle ceci "Faire des associations". Ceci est effectué sur l'onglet Éditer les associations. Ce qui suit explique comment connecter les comptes définis par AMT avec les utilisateurs et imprimantes définis.

Ÿ Sélectionner l'onglet Éditer les associations de comptes. Ce

dialogue comporte 4 fenêtres : Comptes, Utilisateurs, Imprimantes et Associations en cours.

Dans la fenêtre Comptes, cliquer sur le compte dont les associations doivent être éditées. Le premier compte sélectionné s'affiche dans la zone ID compte.

Ÿ Dans la fenêtre Imprimantes, cliquer sur les imprimantes à

associer avec ce compte.

Ÿ Consulter la fenêtre "Associations en cours" au bas de l'écran.

Elle liste toutes les associations en cours pour les imprimantes sélectionnées et leurs utilisateurs. Si la fenêtre est blanche, il n'y a aucune association utilisateur.

REMARQUE :

Chaque fois qu'un rappel est nécessaire pour savoir quels utilisateurs sont autorisés à utiliser quels comptes et quelles imprimantes, dans la barre d'outils, sélectionne r

Visualiser > Visualiser les associations

fenêtre "Associations en cours...".

pour "rafraîchir" la

Ÿ Dans la fenêtre Utilisateurs, sélectionner les autres utilisateurs à

associer au compte et aux imprimantes sélectionnées.

Sélectionner ce bouton de barre d'outils pour placer l'association définie dans la fenêtre "Associations en cours". Une coche apparaît dans la boîte "État de base de données" pour indiquer que les associations effectuées n'ont pas encore été placées dans la base de données des associations AMT. La coche dans la colonne "État des imprimantes" signifie que les imprimantes affectées n'ont pas été averties des associations. L'imprimante est

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aussi indiquée sur l'onglet Imprimantes avec la mention "Autorisation nécessaire".

Sélectionner ce bouton de barre d'outils après avoir créé les nouvelles associations, afin d'appliquer les associations mises à jour à la base de données des associations AMT. La coche sera supprimée de la colonne "État de base de données".

Ÿ Puisqu'à présent, AMT est aver ti des comptes et utilisateurs ayant

autorisation d'utiliser tels ou tels imprimantes et scanners, il faut envoyer les mêmes informations d'association aux imprimantes. Ceci va permettre à AMT et aux imprimantes de communiquer entre eux, en utilisant les mêmes informations de facturation.

Sélectionner ce bouton de barre d'outils pour envoyer également les associations mises à jour à chaque contrôleur d'imprimante, où le fichier de facturation est situé. Ce bouton de barre d'outil est également disponible sur l'onglet Imprimantes. Lorsque l'imprimante est mise à jour avec les associations, la coche sera supprimée de la colonne "État de l'imprimante". Elle sera également supprimée de la colonne "Autorisation requise" sur l'onglet Imprimantes.

Ÿ Aller à l'ongl et Imprimantes. La colonne "Dernière autorisation"

indique la date et l'heure de la dernière autorisation acceptée par l'imprimante.

Pour supprimer une association, sélectionner celle-ci dans la fenêtre "Associations en cours". Puis sélectionner ce bouton de barre d'outils pour supprimer l'association de la base de données des associations AMT. Les sélections multiples sont permises. Un dialogue de vérification s'affiche avant la suppression des associations.

Ÿ Cliquer sur ce bouton de barre d'outils pour mettre à jour les

imprimantes avec la suppression des associations.

7. Sélectionner l'onglet Imprimantes. Noter si les colonnes "Non validé", "Configuration requise" "Autorisati on requise" ou "Purge requise" comportent une coche. En présence de coches, effectuer ce qui suit. En l'absence de coches, passer à l'étape intitulée "Numérisation et impression".

Si la colonne "Non validé" comporte une coche, aller à l'imprimante et vérifier qu'elle est mise sous tension, que la licence de facturation des travaux est présente et que la facturation des travaux est définie sur Activé ou Optionnel. Puis sélectionner ce

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bouton de barre d'outils pour revalider la connexion AMT avec l'imprimante. La coche sera supprimée.

Si une coche figure dans la colonne "Configuration requise", les sélections Options de travail ont été effectuées sur le dialogue "Sélectionner les options de facturation des travaux " (accessible à l'aide du bouton de barre d'outil sur l'onglet Facturation des travaux d'imprimante). Néanmoins, AMT connexion à l'imprimante impossible. Ces sélections doivent toujours être envoyées aux contrôleurs des imprimantes pour mettre à jour les données de configuration collectées dans le fichier journal de travaux. Sélectionner ce bouton de barre d'outils pour envoyer les Options de travail aux contrôleurs des imprimantes.

Si une coche figure dans la colonne "Autorisation requise", choisir ce bouton de barre d'outils pour mettre à jour chaque compte et utilisateur autorisés pour l'imprimante. La commande d'autorisation sera envoyée aux imprimantes AMT définies, dont la zone "Autorisation requise" comporte une coche et dont la case "Non validé" ne comporte pas de coche. Lorsque les autorisations ont bien été envoyées à l'imprimante, la case "Autorisation requise" sera vide et la date "Dernière autorisation" sera modifiée.

Si une coche figure dans la case "Purge requise", sélectionner ce bouton de barre d'outils pour émettre une commande à chaque imprimante AMT définie, dont la zone "Purge requise" est cochée et dont la zone "Non validé" ne comporte pas de coche. Le fichier journal de travaux des imprimantes sera purgé, par ordre alphabétique ascendant, par nom d'imprimante. Chaque transaction d'imprimante sera terminée avant de passer à l'imprimante suivante. Si AMT ne peut terminer la connexion d'une imprimante (par exemple, si l'imprimante est hors ligne), AMT garde une coche dans la boîte "Purge requise". Lorsque la transaction avec l'imprimante est bien achevée, la zone "Purge requise" ne présente plus de coche.

8. Numériser et imprimer certaines images avec plusieurs imprimantes, en utilisant certaines ID utilisateur et ID compte créées dans AMT. Il est également possible d'envoyer ce rtains documents à partir de l'Outil de soumission de document de AccXES Client Tools vers l'imprimante. Les données de facturation des travaux seront créées pour chaque fichier journal de travaux du contrôleur d'imprimante.

9. Récupérer les données de facturation des travaux créées, de la manière suivante. Ÿ Aller à l'onglet Facturation des travaux d'imprimante .

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AVERTISSEMENT : Avant de sélectionner le bouton de barre d'outil suivant, afin de collecter les données du fichier journal de travaux de chaque imp rimante, il est préférable d'exporter les données AMT en cours. Tout enregistrement de base de données brutes AMT antérieure à Intervalle d'enregistrements bruts d'imprimante sera supprimé lors d'une prochaine sélection du bouton de barre d'outils.

Sélectionner ce bouton de barre d'outils pour collecter les

données du fichier journal de travaux de chaque imprimante.

Ÿ AMT va stocker les données dans la base de données de

facturation des travaux bruts, à présent visible sur l'onglet Facturation des travaux d'imprimante. Un message apparaît au bas de l'écran indiquant le nombre d'enregistrements bruts et de comptage. Les enregistrements de comptage sont supprimés lors de chaque récupération par AMT des données des contrôleurs d'imprimantes. Il sera expliqué ultérieurement dans ce didacticiel comment créér la base de données de comptage. Sur l'onglet Imprimantes, la date et l'heure de dernière collecte seront également mises à jour.

Ÿ Lorsque les données récupérées se trouvent dans la base de

données brutes de facturation des travaux, AMT soumet une commande à chaque contrôleur d'imprimante pour supprimer les données originales de "purge". Sur l'onglet Imprimantes, il n'y aura plus aucune coche dans la colonne "Purge".

Se reporter à l'Annexe 2 pour obtenir la signification des zones de données de comptage.

10. Répéter le processus ci-dessus dans l'étape intitulée "Sélectionner l'onglet Imprimantes" pour voir si l'onglet Imprimantes comporte des coches, puis les résoudre.

11. Sélectionner les options Travail d'impression :

Sur l' onglet Facturation des travaux d'imprimante, sélectionner ce bouton de barre d'outils pour accéder au dialogue "Sélectionner les options de facturation des travaux ".

Ÿ Dans "Conserver l'intervalle d'enregistrements bruts de

l'imprimante", entrer le nombre de jours durant lesquels les enregistrements des données brutes de facturation des travaux seront maintenus dans la base de données avant d'être supprimés. L'intervalle de maintien maximum est de 90 jours (2160 heures). L'intervalle de maintien par défaut pour la base de données brutes de facturation est de 30 jours.

La zone pour la valeur par défaut "Interrompre l'imprimante lorsque le journal de travaux est saturé" indique "ACTIVÉE". Si cette zone est cochée, l'imprimante interrompt l'impression lorsque le fichier journal de travaux est saturé, jusqu'à ce que le Responsable AMT récupère les données dans AMT.

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Si cette case est DÉSACTIVÉ, le contrôleur d'imprimante va interrompre l'enregistrement des données d'utilisation des supports lorsque le journal est saturé, mais va permettre de poursuivre l'opération d'impression/numérisation avec non enregistrement des données d'utilisation des supports .

Effectuer d'autres sélections d'options, au besoin. Consulter la pageOptions de facturation des travaux pour obtenir une explication des choix.

Ÿ Pour envoyer l'intervalle de maintien et d'autres options de travail

aux imprimantes, sélectionner le bouton Appliquer.

REMARQUE:

Tout enregistrement plus ancien que l'intervalle de maintien spécifié sera supprimé lors d'une prochaine sélection du bouton de barre d'outils qui permet de récupérer les données à partir des imprimantes.

12. Compter les données récupérées. C'est le processus pour créer un récapitulatif des données de facturation des travaux bruts, qui peut être ensuite exporté à un autre fichier pour analyse et besoins de facturation.

13.

Sur l'onglet Facturation des travaux d'imprimante,

sélectionner ce bouton de barre d'outils.

bas de l’écran pour indiquer le % des données comptées.

Une barre de progrès s’affiche au

Le récapitulatif des données comptées est affiché sur l'onglet Facturation des travaux d'imprimante. Un message s'affiche au bas de l'écran indiquant combien d'enregistrements figurent dans les bases de données de facturation des travaux bruts et de comptage.

AVERTISSEMENT : Il n'est possible de générer que le

comptage des donnéesen cours dans la base de données brutes de facturation des travaux. Chaque fois que les données brutes sont récupérées des imprimantes, la base de données de comptage est supprimée. Si les données de comptage n'ont pas été écrites à un fichier, au moment où les données sont supprimées de la base de données brutes de facturation des travaux (manuellement ou en raison d'un intervalle de maintien écoulé), les données brutes supprimées ne peuvent être recomptées.

14.

Pour visualiser de nouveau la base de données brutes de

facturation des travaux, sélectionner ce bouton de barre d'outils.

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15.

Pour visualiser de nouveau la base de données de facturation

des travaux de comptage, sélectionner ce bouton de barre d'outils.

16. Exporter les données d'utilisation des supports de la base de données des travaux bruts ou de comptage vers un logiciel externe, de la manière suivante. Ÿ Pour exporter les données en cours affichées, sélectionner

n 'importe quel bouton "Visualiser" qui affiche les données à exporter (données de base de données brutes ou de comptage).

Pour exporter les données en cours affichées, sélectionner

ce bouton de barre d'outil.

Ÿ Sur le dialogue "Écrire les données affichées à un fichier",

sélectionner les valeurs Séparateurs et Guillemets pour exporter la base de données Facturation des travaux en cours. Les options Séparateurs sont onglet, espace ou virgule, la valeur par défaut étant "Onglet". Les options pour Guillemets sont guillemets simples, doubles ou aucun. La valeur par défaut est Aucun.

Ÿ Dans la zone Fichier de sortie, entrer le nom du fichier à utiliser

lors de la sauvegarde du fichier exporté ou sélectionner le bouton Parcourir. Sur l'écran "Sauvegarder les informations de comptes", dans la zone "Regarder dans", cliquer deux fois sur le répertoire où les données doivent être sauvegardées. Dans la zone "Nom du fichier", entrer le nom du fichier avec son extension. Par exemple, Data1.txt pour un fichier texte ou Data1.xls pour un fichier Excel. Sélectionner le bouton OK. Sur "Écrire les données affichées à un fichier", sélectionner Sauvegarder pour confirmer le choix.

REMARQUE :

Vérifier de sauvegarder les données comptées dans un nouveau fichier. Ceci permet d'éviter de réécrire le fichier des données précédemment sauvegardées, qui contient d'autres valeurs.

Un message au bas de l'onglet Facturation des travaux d'imprimante indique "Les données ont été écrites au fichier".

Le fichier sauvegardé peut, à présent, être importé vers une autre application pour créer des rapports, etc.

Ÿ ATTENTION : Après exportation des données de comptage, les

mêmes données seront de nouveau exportées si les enregistrements ne sont pas tout d'abord supprimés de la base de données de facturation des travaux bruts, avant d'être recomptés. Les données sont automatiquement supprimées de la base de données de facturation des travaux bruts lorsque "Conserver l'intervalle des enregistrements bruts d'imprimante" (jours), défini sur le dialogue Options de travail, est atteint lorsque le Responsable AMT récupère ultérieurement les données des fichiers journaux de travaux des imprimantes.

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