Xerox 4118 User Manual

nantucket_poster.book Page 1 Thursday, March 2, 2006 11:42 AM

WorkCentre 4118

English

Quick Reference

OVERVIEW

Display

Copy/Fax keys

Feature

keys

Menu/Exit

Status Map

Used to identify the status of the paper trays and if an error has occurred.

¾ Green light - indicates selected tray ¾ Multiple lights - switches to a different

tray if the current tray runs out

¾ Flashing light - tray is empty ¾ Red light - an error has occurred

Navigation keys

Enter

Paper Supply

Paper Jam

Bypass

Tray 1

Tray 2

Status keys

Fax Function keys

WORKCENTRE 4118X (4-IN-1) CONTROL PANEL

Numeric Keypad

Clear / Clear All

Stop

Start

Document Feeder

(Optional on 4118P)

Control Panel

Output Tray

Paper Tray 1 Paper Tray 2

(Optional)

Document Input Tray

Bypass

Tray

COPY

Basic Copying

1. Ensure Ready to Copy displays, if

necessary press Copy to change to Copy Mode.

2. Load originals using the Document

Glass or Document Feeder (optional).

3. Select the Basic Copy features

required using the Control Panel.

4. Select the required setting for each

chosen feature using the navigation keys and press Enter.

5. Enter the quantity and press Start

Selecting Paper

1. Press Paper Supply until the tray

required is lit on the Status Map.

2. If Bypass Tray is selected the

Paper Type option displays. Use the navigation keys to select the Paper Type being used and press Enter.

Advanced Copy Features

1. Ensure Ready to Copy displays, if necessary press Copy to change to Copy Mode.

2. Load originals using the Document Glass or Document Feeder (optional).

3. Press Menu/Exit and select Copy Features using the navigation keys , then press Enter

ID Card Copy Book Copy Covers

¾ Select ID Card Copy and press

Enter.

Press Start S.1 displays.

¾ Place Side 1 of the identity card

face-down on the Document Glass and press Start. Press Start S.2 displays.

¾ Repeat for Side 2 of the identity

card.

Transparency Separators Create Booklet N Up

¾ Select Transparencies and press

Enter.

¾ Select Bypass and press Enter. ¾ Select Off, Printed or Blank for the

Separator Sheets and press Enter.

¾ Select a Paper Tray for the

separators and press Enter.

4. Enter the quantity and press Start .

¾ Select Book Copy and press Enter. ¾ Select Left Page, Right Page, or

Both Pages depending on the

pages being scanned.

¾ Press Enter.

¾ Select Create Booklet and press

Enter.

¾ Select On and press Enter.

The images will be arranged automatically to produce a booklet when folded.

¾ Select Covers and press Enter. ¾ Select Front, Back or Front & Back

depending on the cover required.

¾ Press Enter. ¾ Select Blank or Printed and press

Enter.

¾ Select the Paper Tray containing

the covers stock and press Enter.

¾ Select N Up and press Enter. ¾ Select 2 Up to print images from 2

originals onto 1 page, or 4 Up to print images from 4 originals onto 1 page.

¾ Press Enter.

Part No. 032N00474

GENERAL SETUP

Setting the Paper Size

1. Press Machine Status, select Machine Setup

using the navigation keys and press Enter.

2. Select Tray 1 Size and press Enter.

3. Select the size of paper loaded in Tray 1 and press Enter.

4. Repeat for Tray 2 (if available) and the Bypass Tray.

Setting Power Save Mode

1. Press Machine Status, select Machine Setup

using the navigation keys and press Enter.

2. Select Power Save and press Enter.

3. Select On and press Enter. Select the period of

time the machine waits before entering Power Save mode, either 15, 30, 60 or 120 minutes. Press

Enter.

Printing Reports

Various Reports are available, such as Fax Phone Book, System Data, and Billing Counters.

1. Press Machine Status, select Reports using the

navigation keys and press Enter.

2. Select the report required and press Enter.

3. To print all the reports, select Print All Reports and

press Enter.

Help List

The Help List contains information about the features and settings available on the machine.

1. Press Menu/Exit.

2. Select Help List using the navigation keys

and press Enter.

FAX SETUP

WORKCENTRE 4118X (4-IN-1) ONLY WORKCENTRE 4118X (4-IN-1) ONLY

Creating a Mailbox Speed Dial Setup

1. Press Machine Status.

2. Select System Admin Tools using the navigation

keys and press Enter. If required, enter the passcode and press Enter.

3. Select Mailbox Setup and press Enter.

4. Select Create and press Enter.

5. Select Set_Conf_MBX (confidential) or Set_Bull_MBX (bulletin) and press Enter.

6. Enter the Mailbox Number using the numeric

keypad and press Enter.

7. To passcode protect the mailbox, select Security Yes and press Enter.

8. Enter the passcode required using the numeric

keypad and press Enter.

9. Enter the Mailbox ID using the numeric keypad

and press Enter.

10. To setup another mailbox, select Another Yes and

press Enter.

Confirmation Page

1. Press Machine Status, select Fax Setup using

the navigation keys and press Enter.

2. Select MSG Confirm and press Enter.

3. Select On to print a confirmation page after each

transmission, or On-Err to print a confirmation page only if an error occurs.

4. Press Enter.

1. Press Machine Status, select Fax Setup using

the navigation keys and press Enter.

2. Select Speed Dials and press Enter.

3. Select New and press Enter. Enter a

number between 1 and 200 using the numeric keypad, then press Enter.

4. Enter the fax number to store and press Enter.

Assign a name if required and press Enter.

5. Repeat for each Speed Dial required.

Speed Dial

Group Dial Setup

1. Press Machine Status, select Fax Setup using

the navigation keys and press Enter.

2. Select Group Dials and press Enter.

3. Select New and press Enter. Enter a Group

number between 1 and 200 using the numeric keypad, then press Enter.

4. Enter a Speed Dial number to add to the Group

and press Enter twice.

5. Continue entering Speed Dial numbers to the

group, then press Menu/Exit.

6. To assign a name to the Group, enter the required

name. If a name is not required press Enter.

FAX

Sending a Fax

1. Load an original using the Document Glass or

Document Feeder (optional).

2. Press Fax to activate fax mode.

3. Select the Basic Fax features required using the

Control Panel.

4. Enter the destination fax number: Keypad Dial

¾ Enter the fax number using the numeric keypad.

Speed Dial

¾ Press Speed Dial and enter the Speed Dial

number (1 - 200).

Group Dial

¾ Press Speed Dial and enter the Group Dial

number (1 - 200).

Manual Dial

¾ Press Manual Dial. The dial tone is audible. ¾ Dial the fax number using the numeric keypad.

5. Press Start to send the fax.

Using Redial

1. Load originals and press Fax to activate fax mode.

2. Press Pause/Redial. The last number is dialed.

3. To access the last 10 dialed numbers, press Pause/Redial for 2 seconds. Use the navigation

keys to select the number required and press

Enter.

4. Press Start to dial the number.

Advanced Fax Features

Using Toll Save, Memory Fax, Delay Fax, Priority Fax, Polling and Batch TX

1. Load originals using the Document Glass or

Document Feeder (optional).

2. Press Fax to activate fax mode.

3. Press Menu/Exit, select Fax Features using the

navigation keys and press Enter

4. Select either Toll Save, Memory Fax, Delay Fax, Priority Fax, Polling or Batch TX and press Enter.

5. Select the options required for the chosen feature

and press Enter.

6. If not entered as part of the feature options, enter

the destination fax number using the numeric keypad and press Start to send the fax.

Secure Receive

If Secure Receive is enabled, a passcode is required to print all received faxes.

Enabling

1. Press Machine Status, select Fax Setup using the

navigation keys and press Enter.

2. Select Secure Receive and press Enter.

3. Select On and press Enter. Enter the passcode

required using the numeric keypad and press Enter. Confirm the passcode and press Enter.

Using

1. Press Menu/Exit, select Fax Features and press Enter

2. Select Secure Receive and press Enter.

3. Select Print and press Enter.

Mailbox

Sending to a Mailbox

1. Press Menu/Exit, select Mail Box using the

navigation keys and press Enter.

2. Select Send and press Enter.

3. Enter the Box Number for the remote mailbox and

press Enter. If required, enter the Passcode and press Enter.

4. Enter the remote fax number and press Enter.

The display shows the current time.

5. Enter a Start Time and press Enter. The originals

are sent to the mailbox at the specified time.

Printing or Deleting Documents

1. Press Menu/Exit and select Mail Box using the

navigation keys , then press Enter.

2. Select Delete or Print and press Enter.

3. Enter the Box Number for the mailbox and press Enter. If required, enter the Passcode and press Enter.

The contents of the mailbox are deleted or printed and deleted.

4. Enter the passcode and press Enter.

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WorkCentre 4118

Français

Guide de référence rapide

PRÉSENTATION

Écran d’affichage

Touches Copie/Fax

Touches de

fonction

Menu/Sortie

Représentation graphique

Indique l’état des magasins et si un incident papier s’est produit.

¾ Voyant vert : indique le magasin sélectionné ¾ Voyants multiples : indique le passage à un

autre magasin si le magasin utilisé est vide

¾ Voyant clignotant : le magasin est vide ¾ Voyant rouge : un incident s’est produit

Touches de navigation

Alimentation papier

Incident papier

Magasin 1

Magasin 2

WORKCENTRE 4118X (4 EN 1) - PANNEAU DE COMMANDE

Touches d’état

Entrée

Départ

manuel

Touches de fonction Fax

Chargeur de

documents

(en option sur 4118P)

Panneau de commande

Bac de réception

Magasin 1

Magasin 2 (en option)

Pavé numérique

Effacer/Effacer tout

Arrêt

Marche

Plateau

d’alimentation du

chargeur

Départ

manuel

COPIE

Copie standard

1. Vérifiez que le message Prêt à

copier est affiché. Si nécessaire,

appuyez sur Copie pour passer en mode copie.

2. Mettez les documents en place sur la

glace d’exposition ou dans le chargeur de documents (en option).

3. Sélectionnez les fonctions de copie

standard requises sur le panneau de commande.

4. Sélectionnez le paramètre requis

pour chaque fonction à l’aide des touches de navigation et appuyez sur Entrée.

5. Entrez la quantité voulue et appuyez

sur Marche .

Sélection du papier

1. Appuyez sur Alimentation papier

jusqu’à ce que le voyant du magasin requis s’allume sur la représentation graphique.

2. Si le départ manuel est sélectionné,

l’option Type de support s’affiche. Utilisez les touches de navigation

pour sélectionner le type de

support utilisé et appuyez sur

Entrée.

Fonctions de copie avancées

1. Vérifiez que le message Prêt à copier est affiché. Si nécessaire, appuyez sur Copie pour passer en mode copie.

2. Mettez les documents en place sur la glace d’exposition ou dans le chargeur de documents (en option).

3. Appuyez sur Menu/Sortie, sélectionnez Fonctions copie à l’aide des touches de navigation et appuyez sur Entrée

Carte d’identité Document relié Couvertures

¾ Sélectionnez Carte identité et

appuyez sur Entrée. Appuyer sur Marche 1 s’affiche.

¾ Placez le recto de la carte d’identité

face dessous sur la glace d’exposition et appuyez sur Marche. Appuyer sur Marche 2 s’affiche.

¾ Recommencez pour le verso de la

carte d’identité.

Séparateurs de transparents Création cahier N en 1

¾ Sélectionnez Transparents et

appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez Départ manuel et

appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez Non, Imprimé ou

Vierge pour les séparateurs et

appuyez sur Entrer.

¾ Sélectionnez un magasin pour les

séparateurs et appuyez sur Entrée.

4. Entrez la quantité voulue et appuyez sur Marche .

¾ Sélectionnez Document relié et

appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez Page gauche, Page

droite ou Droite et gauche selon

les pages numérisées.

¾ Appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez Création cahier et

appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez Oui et appuyez sur

Entrée.

Les images sont automatiquement copiées de façon à obtenir un cahier une fois les pages pliées.

¾ Sélectionnez Couvertures et

appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez Début, Fin ou Début

et fin selon la position requise.

¾ Appuyez sur Entrée. ¾ Sélectionnez Vierges ou

Imprimées et appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez le magasin à utiliser et

appuyez sur Entrée.

¾ Sélectionnez N en 1 et appuyez sur

Entrée.

¾ Sélectionnez 2 en 1 pour imprimer

les images de 2 documents sur 1 page, ou 4 en 1 pour imprimer les images de 4 documents sur 1 page.

¾ Appuyez sur Entrée.

RÉGLAGE GÉNÉRAL

Réglage du format support

1. Appuyez sur État machine, sélectionnez Config. machine à l’aide des touches de navigation

et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Format mag. 1 et appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez le format des supports placés dans le magasin 1 et appuyez sur Entrée.

4. Recommencez pour le magasin 2 (en option) et le

départ manuel.

Réglage du mode veille

1. Appuyez sur État machine, sélectionnez Config. machine à l’aide des touches de navigation

et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Mode veille et appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez Oui et appuyez sur Entrée.

Sélectionnez le délai d’attente au terme duquel la machine passe en Mode veille, soit 15, 30, 60 ou

120 minutes. Appuyez sur Entrée.

Impression de relevés

Différents relevés sont disponibles, tels que Répertoire fax, Données système et Compteurs de facturation.

1. Appuyez État machine, sélectionnez Relevés à

l’aide des touches de navigation et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez le relevé voulu et appuyez sur Entrée.

3. Pour imprimer tous les relevés, sélectionnez Impr. tous relevés et appuyez sur Entrée.

Aide-mémoire

L’aide-mémoire fournit des informations sur les fonctions et paramètres disponibles sur la machine.

1. Appuyez sur Menu/Sortie.

2. Sélectionnez Aide-mémoire à l’aide des touches

de navigation et appuyez sur Entrée.

RÉGLAGE FAX

WORKCENTRE 4118X (4 EN 1) UNIQUEMENT WORKCENTRE 4118X (4 EN 1) UNIQUEMENT

Création d’une boîte aux lettres Composition abrégée

1. Appuyez sur État machine.

2. Sélectionnez Outils adm. système à l’aide des

touches de navigation et appuyez sur

Entrée. Si nécessaire, entrez le code d’accès et

appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez Configuration BAL et appuyez sur Entrée.

4. Sélectionnez Créer et appuyez sur Entrée.

5. Sélectionnez Régler conf. boîte (confidentielle) ou Régler bull. boîte (bulletin) et appuyez sur Entrée.

6. Entrez le numéro de boîte aux lettres à l’aide du

pavé numérique et appuyez sur Entrée.

7. Pour protéger la boîte aux lettres par un code

d’accès, sélectionnez Sécurité puis Oui et appuyez sur Entrée.

8. Entrez le code d’accès requis à l’aide du pavé

numérique et appuyez sur Entrée.

9. Entrez l’ID de la boîte aux lettres à l’aide du pavé

numérique et appuyez sur Entrée.

10. Pour configurer une autre boîte aux lettres,

sélectionnez Une autre puis Oui et appuyez sur

Entrée.

Page de confirmation

1. Appuyez sur État machine, sélectionnez Configuration fax à l’aide des touches de

navigation et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Confirmation et appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez Oui pour imprimer une page de

confirmation après chaque transmission, ou Si err. pour imprimer une page de confirmation seulement si une erreur se produit.

4. Appuyez sur Entrée.

1. Appuyez sur État machine, sélectionnez Configuration fax à l’aide des touches de

navigation et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Comp. abrégée et appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez Nouveau et appuyez sur Entrée.

Entrez un numéro de composition abrégée compris entre 1 et 200 sur le pavé numérique, puis appuyez sur Entrée.

4. Entrez le numéro de fax à mémoriser et appuyez

sur Entrée. Affectez un nom à ce numéro si nécessaire, puis appuyez sur Entrée.

5. Recommencez pour chaque numéro de

composition abrégée requis.

Composition de groupe

1. Appuyez sur État machine, sélectionnez Configuration fax à l’aide des touches de

navigation et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Comp. de groupe et appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez Nouveau et appuyez sur Entrée.

Entrez un numéro de groupe compris entre 1 et 200 à l’aide du pavé numérique, puis appuyez sur

Entrée.

4. Entrez un numéro de composition abrégée à

ajouter au groupe et appuyez sur Entrée deux fois de suite.

5. Continuez à entrer les numéros de composition

abrégée au groupe, puis appuyez sur Menu/

Sortie.

6. Pour affecter un nom au groupe, entrez le nom

voulu. Si aucun nom n’est nécessaire, appuyez sur

Entrée.

FAX

Envoi d’un fax

1. Placez le document sur la glace d’exposition ou

dans le chargeur de documents (en option).

2. Appuyez sur Fax pour passer en mode fax.

3. Sélectionnez les fonctions de télécopie standard

requises à l’aide du panneau de commande.

4. Entrez le numéro de fax : Pavé numérique

¾ Entrez le numéro de fax sur le pavé numérique.

Composition abrégée

¾ Appuyez sur Comp. abrégée et entrez le

numéro de composition abrégée (1 - 200).

Composition de groupe

¾ Appuyez sur Comp. abrégée et entrez le

numéro de compositon de groupe (1 - 200).

Composition manuelle

¾ Appuyez sur Comp. manuelle. La tonalité de

composition se fait entendre.

¾ Composez le numéro de fax à l’aide du pavé

numérique.

5. Appuyez sur Marche pour envoyer le fax.

Recomposition

1. Mettez les documents en place et appuyez sur Fax pour passer en mode fax.

2. Appuyez sur Pause/Recomposer. Le dernier

numéro entré est recomposé.

3. Pour accéder aux 10 derniers numéros composés,

appuyez sur Pause/Recomposition pendant 2 secondes. Utilisez les touches de navigation pour sélectionner un numéro et appuyez sur Entrée.

4. Appuyez sur Marche pour composer ce numéro.

Fonctions de fax avancées

Utilisation des fonctions Envoi éco.,

Mémoire fax, Fax différé, Fax priorit., Interrogation et Envoi par lots

1. Placez les documents sur la glace d’exposition ou

dans le chargeur de documents (en option).

2. Appuyez sur Fax pour passer en mode fax.

3. Appuyez sur Menu/Sortie, sélectionnez Fonctions télécopie à l’aide des touches de navigation et

appuyez sur Entrée

4. Sélectionnez Envoi éco., Mémoire fax, Fax différé, Fax priorit., Interrogation ou Envoi par lots et

appuyez sur Entrée.

5. Sélectionnez les options requises pour la fonction

choisie et appuyez sur Entrée.

6. Si cela n’a pas déjà été fait, entrez le numéro de fax

de destination à l’aide du pavé numérique et appuyez sur Marche pour envoyer le fax.

Réception sécurisée

Si la réception sécurisée est activée, un code d’accès est nécessaire pour imprimer tous les fax reçus.

Activation

1. Appuyez sur État machine, sélectionnez Configuration fax à l’aide des touches de navigation

et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Réc. sécurisée et appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez Oui et appuyez sur Entrée. Entrez le

code requis à l’aide du pavé numérique et appuyez sur Entrée. Confirmez le code et appuyez sur Entrée.

Utilisation

1. Appuyez sur Menu/Sortie, sélectionnez Fonctions télécopie et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Réc. sécurisée et appuyez sur Entrée.

3. Sélectionnez Imprimer et appuyez sur Entrée.

4. Entrez le code d’accès et appuyez sur Entrée.

Boîte aux lettres

Envoi vers une boîte aux lettres

1. Appuyez sur Menu/Sortie, sélectionnez Boîte aux lettres à l’aide des touches de navigation

et appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Envoyer et appuyez sur Entrée.

3. Entrez le numéro de la boîte aux lettres distante et

appuyez sur Entrée. Si nécessaire, entrez le code d’accès et appuyez sur Entrée.

4. Entrez le numéro de fax distant et appuyez sur Entrée.

L’écran d’affichage indique l’heure actuelle.

5. Entrez une heure de début et appuyez sur Entrée.

Les documents sont envoyés à la boîte aux lettres à l’heure spécifiée.

Impression ou suppression de documents

1. Appuyez sur Menu/Sortie, sélectionnez Boîte aux lettres à l’aide des touches de navigation

puis appuyez sur Entrée.

2. Sélectionnez Supprimer ou Imprimer et appuyez

sur Entrée.

3. Entrez le numéro de la boîte aux lettres et

appuyez sur Entrée. Si nécessaire, entrez le code d’accès et appuyez sur Entrée.

Le contenu de la boîte aux lettres est supprimé ou imprimé puis supprimé.