XEROX 4118 User Manual [en, fr, es, en, pt]

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Cover.fm Page 1 Wednesday, April 12, 2006 1:32 PM

WorkCentre 4118

Quick Use Guide.............................................................. 1

Guía rápida de uso ........................................................ 37

Guide d’initiation rapide ................................................. 73

32N00466

Guia de Uso Rápido..................................................... 109

Cover.fm Page 2 Thursday, March 2, 2006 9:41 AM

quick_use.book Page 1 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Xerox WorkCentre 4118

Quick Use Guide

32N00466

Document Feeder

Control Panel

Scanner

Module

Paper

Tray 1

Paper Tray 2

(optional)

Document Input Tray

Document Guides

Front Cover

Document

Output Tray

Release lever

Paper Guides

Bypass Tray

Side Cover

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quick_use.book Page 3 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Table of Contents

Welcome to Your Machine..........................................5

Introduction..................................................................6

Installing Cartridges....................................................7

Loading Paper..............................................................9

CD Contents...............................................................11

Installing Drivers .......................................................12

Control Panel Overview ............................................18

Setting and Using Features......................................21

Setting the Paper Size ............................................................. 21

Setting the Display Language.................................................. 22

Copying.................................................................................... 23

Faxing (4 in 1 only) .................................................................. 24

Scanning (4 in 1 only) .............................................................. 27

ControlCentre ............................................................29

Help List .....................................................................31

Machine Settings.......................................................32

Troubleshooting at Install.........................................34

Further Assistance....................................................35

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Welcome to Your Machine

Thank you for choosing the Xerox WorkCentre 4118.

To support the delivery of your new machine please refer to the following:

¾ Quick Use Guide ¾ Quick Install Sheets ¾ User Guide ¾ System Administration Guide (Network Kit only) ¾ The Xerox website http://www.xerox.com

The following pages contain an overview of the main features to help you get started. If you require more detailed information about any of the features available on your machine, please refer to the User Guide.

The Document Company Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1HE ENGLAND

information now allowed by statutory or judicial law or hereinafter granted, including without limitations, material generated from the software programs which are displayed on the screen, such as icons, screen displays, looks etc.

Xerox®, The Document Company®, the digital X® and all Xerox products mentioned in this publication are trademarks of Xerox Corporation. Product names and trademarks of other companies are hereby acknowledged.

quick_use.book Page 6 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Introduction

Xerox WorkCentre 4118p

Hereafter the 4118p will be referred to in this documentation as the 2 in 1 model.

The 2 in 1 model provides digital copying and direct printing at 17 pages per minute A4 or 18 pages per minute Letter as standard.

Options available include an additional Paper Tray, Document Feeder, Foreign Interface, Stand and Network Kit. The Network Kit enables network printing, including PostScript, Macintosh and Linux print and scan drivers.

Xerox WorkCentre 4118x

Hereafter the 4118x will be referred to in this documentation as the 4 in 1 model.

The 4 in 1 model provides digital copying, direct printing, fax and direct scanning at 17/18 pages per minute.

Options include an additional Paper Tray, Foreign Interface, Stand, and Network Kit. The Network Kit enables network printing including PostScript, Macintosh and Linux print and scan drivers.

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Installing Cartridges

¾ Pull the release latch to

open the side cover.

CAUTION: Ensure the side cover is always open before opening the front cover.

¾ Open the front cover.

¾ If the cartridge locking lever

is in the lower position, turn the lever upward until it locks into place.

¾ Remove the drum cartridge

from its bag and slide it into the machine firmly until it locks into place.

CAUTION: Do not expose the green drum to light for an extended period. Never expose the drum to direct sunlight or touch the drum surface. Damage or poor image quality may result.

quick_use.book Page 8 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

¾ Remove the starter toner

cartridge from its bag.

¾ Gently shake the cartridge

to loosen the toner. Shaking the cartridge will

ensure maximum copies per cartridge.

¾ Slide the toner cartridge

into the machine, aligning

the cartridge to the left of the slot, until it locks into place.

¾ Turn the toner locking lever

downwards until it locks in place.

¾ Close the front cover and

the side cover. The product returns to

standby mode.

quick_use.book Page 9 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Loading Paper

¾ Pull open the paper tray.

¾ Push down on the pressure

plate until it locks into position.

¾ Adjust the rear paper guide to

the required paper length. It is preset to A4 or Letter size

depending on country.

¾ To load another size, lift the

rear guide out of the current position and into the required position.

L The paper trays can hold a maximum

of 550 sheets of 80 g/m paper. You can use A4, Letter or Legal size paper only.

(20 lb) plain

Rear Guide

¾ Fan the paper and insert it into

the tray.

¾ If loading Letterhead, ensure

the design is face-up and the top edge of the sheet is placed at the right side.

quick_use.book Page 10 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

¾ Ensure that the paper is

positioned under the snubbers.

Do not fill above the maximum fill line.

¾ Position the side guide by

squeezing the lever and sliding it toward the stack of paper, until it gently touches the side of the stack.

Do not allow the guide to press against the edge of the paper tightly.

Max Fill

Line

Snubbers

¾ Close the paper tray.

quick_use.book Page 11 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

CD Contents

User Guide CD

Provides detailed information, technical specifications and procedural step by step instructions on all the features available.

Drivers CD

Contains the print drivers, TWAIN and WIA drivers and ControlCentre software available for your machine.

¾ Print Drivers are available for Windows 98, NT, 2000, ME and XP. Print

Drivers include PCL5e emulation and PCL6.

¾ The TWAIN driver is the interface between your machine and the image

manipulation software. The TWAIN driver is available for Windows 98, NT, 2000, ME and XP.

¾ The ControlCentre software allows you to adjust fax and print settings. It

is also used to upgrade the machine’s firmware.

Nuance CD (4 in 1 only)

This CD contains the PaperPort SE 10.0 and OmniPage 4.0 SE software available when scanning from your machine. You will receive 1 CD containing different languages.

¾ PaperPort SE 10.0 is image manipulation software that has a variety of

features.

¾ OmniPage 4.0 SE is an Optical Character Recognition (OCR) software

that converts the scanned image into editable text documents.

IMPORTANT RESTRICTION: THE FOLLOWING PROVISION FORMS PART OF THE LEGALLY BINDING AGREEMENT UNDER WHICH YOU ARE LICENSED TO USE THE SOFTWARE CONTAINED IN THIS PACKAGE. BY INSTALLING, COPYING OR USING THE SOFTWARE, YOU AGREE TO BE LEGALLY BOUND BY THE FOLLOWING. IF YOU DO NOT AGREE WITH THE FOLLOWING, DO NOT INSTALL, COPY OR USE THE SOFTWARE: This package contains multiple language versions of [PaperPort 10 SE; OmniPage SE v4.0]. This software is licensed on a single Seat basis only; that is, the software (regardless of language version) may only be used by you on or from a single Seat. A "Seat" means each computer (a) on which the software or a portion of the software is either installed or run, or (b) from which the software is accessed.

quick_use.book Page 12 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Installing Drivers

Supported Systems

Programs for Windows

To use your machine as a printer and scanner in Windows, you must install the MFP driver. You can install some or all the following components:

¾ Printer driver

features. The PCL Print driver is standard. The PostScript driver is available with the optional Network Kit.

¾ Scan driver

available for scanning documents on your machine (4 in 1 only).

¾ ControlCentre

print settings. You can also update the firmware of the machine.

- Use this driver to take full advantage of your printer’s

- TWAIN and Windows Image Acquisition (WIA) drivers are

- Used to adjust fax settings (for example phonebook) and

Macintosh Driver

You can print and scan to and from Macintosh operating systems using your machine. This driver is available with the optional Network Kit.

Linux Driver

You can print and scan to and from Linux operating systems using your machine. This driver is available with the optional Network Kit.

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System Requirements

Windows

ITEM REQUIREMENTS RECOMMENDED

CPU Windows 98/Me/NT 4.0/2000 Pentium II 400 MHz or higher Pentium III 933 MHz

Windows XP Pentium III 933 MHz or higher Pentium IV 1 GHz

RAM Windows 98/Me/NT 4.0/2000 64 MB or higher 128 MB

Windows XP 128 MB or higher 256 MB

Free disk space

Internet Explorer

Windows 98/Me/NT 4.0/2000 300 MB or higher 1 GB Windows XP 1 GB or higher 5 GB

5.0 or higher 5.5

98/Me/NT 4.0/2000/XP

Macintosh

Macintosh 10.3 or later - with Network Kit option.

Linux

Various Linux - with Network Kit option.

Installing Drivers in Windows

Installing Xerox Drivers in Microsoft Windows XP or Windows 2000 using the USB port

All applications should be closed on your PC before beginning installation.

)

Make sure that your computer is not connected to the WorkCentre 4118 at this point.

¾ Insert the Xerox Drivers CD into the CD-ROM drive.

quick_use.book Page 14 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

¾ When the language selection

window appears, select the appropriate language.

Choose the appropriate radio button for the hardware selected and then click [Next].

¾ Choose the components you

want to install and then click [Next].

¾ The confirmation screen

summarizes your selections. Either Click [Back] to reselect or Click [Next] to install your selections.

quick_use.book Page 15 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

¾ When the setup has completed

click [Finish].

¾ Plug the USB cable into the

WorkCentre 4118 and connect it to your Personal Workstation (PC).

The Hardware Wizard will search for and find the drivers.

If the Hardware Wizard prompts you, follow the instructions provided.

Two modes of USB operation are provided, Fast and Slow. Some PC user’s may experience

)

poor functionality in the default ’Fast’ mode, if this occurs select the Slow mode. Information on changing USB modes can be found in the Help List, which can be printed by following the instructions that appear on page 31 of this document.

quick_use.book Page 16 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Installing Xerox Drivers in Microsoft Windows XP, 2000, NT or Windows 98/ME using the Parallel port

¾ Plug the Parallel cable into the WorkCentre 4118 and connect it to your

PC.

¾ Start your PC and switch on the WorkCentre 4118.

¾ Insert the Xerox Drivers CD into the CR-ROM drive. In Microsoft Windows

click [Start] and then [Run]. Type [E:Xinstall.exe], replacing "E" with the

3 4

letter of your CD-ROM drive and click [OK].

¾ When the language selection window

appears, select the appropriate language.

¾ Choose the appropriate model.

¾ Choose the components you want to

install and then click [Next].

quick_use.book Page 17 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

¾ The confirmation screen summarizes

your selections. Either Click [Back] to reselect or Click [Next] to install your selections.

¾ Click [Finish].

The driver installation is now complete.

Test Print

1 2

Instructions for installing a USB driver in Windows 98 or Me can be found in the Xerox

)

WorkCentre 4118 User Guide, or at www.xerox.com.

To ensure the WorkCentre 4118 has been installed correctly a test print or scan should be submitted from the Workstation.

¾ Open a document on the Workstation.

¾ Select the Xerox WorkCentre 4118 as the printer to which the document

will be sent.

¾ Print the selected document on the device and verify that it prints

correctly. The installation process is now complete.

quick_use.book Page 18 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Control Panel Overview

Copy key

Feature

keys (1 - 6)

Copy/fax keys

Navigation keys

Menu/Exit

Display

Status Map Numeric

Status keys

Enter

Paper Supply

2 in 1 Control Panel

Navigation keys

Menu/Exit

Display

Status keys

Keypad

Clear / Clear All (AC)

Start

Stop

Clear / Clear All (AC)

Feature

keys (1 - 7)

Status Map

Paper Supply

Enter

Fax

Functions

Numeric

Keypad

Start

Stop

4 in 1 Control Panel

quick_use.book Page 19 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

ITEM DESCRIPTION

Lighten/Darken Use to adjust the contrast level to improve output quality. Reduce/Enlarge Use to adjust copy size from 25% to 400% when using the Document Glass, and

25% to 100% using the Document Feeder.

1-2 Sided Use to scan 1 Sided originals and produce 2 Sided output.

Collated Use to produce collated output.

Original Type Used to select the type of original being scanned.

Color Original Use this option when scanning a color original.

Resolution Use to adjust the scan resolution (4 in 1 only).

Copy Select to activate the Copy mode. The Copy key illuminates when selected.

Fax Select to activate the Fax mode. The Fax key illuminates when selected (4 in 1 only).

Menu/Exit Use to access the menu functions and also to move up through the menu levels.

Enter Use to confirm the selection on the display.

Navigation Keys Use to scroll through the menu items and the options available for each menu item.

Paper Supply Use to select a paper type and source. Each press of the Paper Supply key changes

the selection. The Status Map indicates the selected tray.

Paper Tray 2 is available as an option.

)

Status Map The Status Map identifies which paper tray is selected, when a paper tray is empty

and when an error occurs.

Bypass

Paper

Jam

Tray 2Tray 1

Display Displays the current status and the menu prompts and selections.

Job Status Use to view the current job status, add pages to jobs in memory and to delete jobs.

The Status Map has a light for each paper tray. A paper tray can be selected using the Paper Supply key. Each time the key is pressed, a different tray is selected and a green light displays to indicate the selected tray. When two tray lights display together, the Auto Tray Switching feature is active. This enables the machine to switch to a different tray if the current tray runs out of paper.

If a paper tray is empty, the light will flash and if enabled, an error tone will sound. If an error occurs, a red light displays and a message appears on the display

providing further information.

For a detailed description of the error messages, refer to the Xerox WorkCentre 4118

)

User Guide.

quick_use.book Page 20 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Machine Status Use to access setup menus and customise the machine.

Manual Group Use to manually enter multiple destinations for a fax job (4 in 1 only).

Manual Dial Use to dial a fax number manually (4 in 1 only).

Speed Dial Use to dial fax numbers and send faxes by entering a Speed Dial number which has

been set up previously and stored in the machine’s Dial Directory (4 in 1 only).

Pause/Redial Use to redial the last phone number called or to add a pause when storing a number

in the dial directory (4 in 1 only).

Numeric Keypad Use to enter alphanumeric characters.

Start Use to activate a job.

Stop Use to stop an operation at any time.

Clear/Clear All (AC) Press once to clear a current entry e.g. an incorrect number or character entry. Press

twice to clear all programmed settings, the display requests confirmation.

quick_use.book Page 21 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Setting and Using Features

Setting the Paper Size

After loading paper in the paper trays, you will need to set the default Paper Size. Use the following instructions to set the default Paper Size for each

tray.

¾ Press the [Machine Status]

key on the Control Panel.

2 3

Enter Machine

Status

¾ Select [Machine Setup] using the Navigation Keys and press [Enter].

The display shows [Tray 1 Size] on the bottom line.

¾ Press [Enter].

¾ Use the Navigation Keys to select the Paper Size required and press

[Enter] to save the selection.

¾ Repeat the procedure for [Tray 2 Size] if available, and [Bypass Size].

¾ Press [Menu/Exit] to exit each menu level and return to standby mode.

quick_use.book Page 22 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Setting the Display Language

Use this option to change the language displayed on the Control Panel.

¾ Press the [Machine Status]

key on the Control Panel.

¾ Select [Machine Setup] using the Navigation Keys and press [Enter].

Enter Machine

Status

3 4

¾ Select [Language] using the Navigation Keys and press [Enter].

The Current Language setting will appear on the display.

¾ Select the Language required using the Navigation Keys and press

[Enter] to save the selection.

¾ Press [Menu/Exit] to exit each menu level and return to standby mode.

quick_use.book Page 23 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Copying

Basic Copying

¾ Ensure Ready to Copy

displays.

¾ If necessary, press the

[Copy] key to change to Copy mode.

¾ The Copy key remains

illuminated when selected.

¾ Load originals using the

Document Feeder or the Document Glass.

¾ Select the Copy features

required, enter the quantity and press Start.

Ready To Copy 100% 001

Current Reduction /

Enlarge Setting

Copy Key

Copy Job Example: Using AutoCenter

¾ Press [Menu/Exit]. ¾ With Copy Features selected, press [Enter].

Number of Copies

¾ Using the Navigation Keys, select [Margin Shift] and press [Enter]. ¾ Using the Navigation Keys, select [AutoCenter] and press [Enter]. ¾ Press [Menu/Exit] twice to exit to the Ready to Copy display. ¾ Enter the number of copies required and press Start.

quick_use.book Page 24 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Faxing (4 in 1 only)

Fax Setup

231

¾ Connect one end of the supplied telephone line cord to the LINE jack on

the back of the WorkCentre 4118, and the other end directly into the wall jack.

Note: Do NOT plug the WorkCentre 4118 telephone cord into any other device, such as an

answering machine until the Fax operation has been verified.

¾ Press the [Fax] key. ¾ Test the connection by pressing the [Manual Dial] key and listen for a dial

tone.

¾ If a dial tone can be heard, continue to step 2.

If there is no dial tone, there is a problem with the telephone line cord, wall connection or an internal function on the WorkCentre 4118.

Setting the Machine ID (if applicable)

¾ Press [Machine Status] on the Control Panel. ¾ Using the Navigation Keys, select [Machine Setup] and press [Enter]. ¾ Using the Navigation Keys, select [Machine ID] and press [Enter]. ¾ Enter your fax number using the Numeric Keypad.

If you enter an incorrect digit, press the Navigation Key to delete the last digit.

¾ Press [Enter] when the number on the display is correct.

The display prompts you to enter the ID.

¾ Enter your name or the company name using the Numeric Keypad.

Pressing the appropriate key on the pad cycles through each letter and the number for the key continually. Stop when the letter or number required displays and press the right Navigation Key to move to the next position. Continue entering letters and numbers until the ID displays.

¾ Press [Enter] to save the entry, then press [Stop/Clear] to return to

standby mode.

quick_use.book Page 25 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Enabling a Confirmation Page

¾ Press [Machine Status] on the Control Panel. ¾ Using the Navigation Keys, select [Fax Setup] and press [Enter]. ¾ Using the Navigation Keys select [MSG Confirm] and press [Enter]. ¾ Using the Navigation Keys select [ON] and press [Enter].

A confirmation page will print after each Fax transmission.

Sending a Fax

¾ Load an original into the

Document Feeder or place face-down on the Document

Original Type

Fax Key

Glass.

¾ Press the [Fax] key to

activate Fax mode.

¾ Enter the destination fax

number using the Numeric Keypad on the machine.

¾ Press Start to send the fax.

Lighten/

Darken

2 Sided

Color

Original

Resolution

¾ Load an original into the Document Feeder or place face-down on the

Document Glass.

¾ Press the [Fax] key to activate Fax mode. ¾ Press the [Manual Dial] key and listen for the dial tone. ¾ Use the telephone keypad to enter the destination fax number. ¾ Press Start when you hear the high-pitched fax signal.

quick_use.book Page 26 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Fax Job Example: Using Delayed Fax

¾ Load originals face-up into the Document Feeder or place an original

face-down on the Document Glass.

¾ Press the [Fax] key to activate Fax mode. ¾ Press the [Menu/Exit] key. ¾ Using the Navigation Keys select [Fax Features] and press [Enter]. ¾ Using the Navigation Keys select [Delayed Fax] and press [Enter]. ¾ Enter the destination fax number using the Numeric Keypad and press

[Enter].

¾ Enter the name or company name of the destination fax using the

Numeric Keypad. Pressing the appropriate key on the pad cycles through each letter and the number for the key continually. Stop when the letter or number required displays and press the right Navigation Key to move to the next position. Continue entering letters and numbers until the full name displays.

¾ Press [Enter]. ¾ Enter the Time to Transmit and press [Enter].

The fax will be scanned, stored and then transmitted at the programmed time.

Deleting a Delayed Fax Job

If the job is no longer required, it can be deleted from the queue.

¾ Select [Job Status] on the Control Panel. ¾ Select the job in the queue using the Navigation Keys and press [Enter]. ¾ A Cancel Job request displays, press [Enter] to cancel the job.

quick_use.book Page 27 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Scanning (4 in 1 only)

Scan Setup

¾ If you have not already installed the PC Scan Drivers from the Print

Drivers CD, insert the Print Drivers CD into the CD-ROM and follow the

on-screen instructions.

¾ Ensure you select PC Scan by checking the box. ¾ Insert the Nuance OmniPage SE CD into the CD-ROM drive and follow

the on-screen instructions.

Scanning an Original

¾ Load originals face-up into the Document Feeder or place an original

face-down on the Document Glass.

¾ Go to the Start menu and select Programs, then Nuance OmniPage SE,

and then OmniPage SE.

¾ Select the Auto OCR button. ¾ Accept the defaults then click the blue Start button to start scanning. ¾ Follow the prompts as they appear and complete a test scan.

You can also optimize the WorkCentre 4118 scanner to work with OmniPage SE at this time.

¾ If the scan completes, installation is successful. If the scan fails, continue

to Problem Solving.

Problem Solving

¾ Go to the Start menu and select Programs, then Nuance OmniPage SE. ¾ Select Scanner Wizard. ¾ Click on Select Scanning Source, then click Next and then select Xerox

WorkCentre 4118.

Note: If you do not see this option, click on the other drivers button and select the TWAIN

option, then click OK. Select the Xerox WorkCentre printer and click Next. When the installer requests to test the connection, select No and click Next. Click Finish and perform another Test Scan.

¾ Follow the prompts to perform a series of test scans. ¾ When the tests are successful, select Finish.

quick_use.book Page 28 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Direct Scanning from Other Applications

¾ Load originals using the Document

Feeder or the Document Glass.

¾ Start the scan application program

being used to acquire the scanned image.

¾ Select [New Scan] in your

application to access the TWAIN driver options.

¾ Select the [Preview] option on the

TWAIN driver window.

¾ If necessary, drag the selection tool

to the area requiring scanning.

¾ Select the [Scan] option on the

TWAIN driver window.

Preview

The specified image displays on the screen.

¾ Select [File] and [Save].

The image is saved and can now be used in another document if required.

¾ Remove your original from the

Document Glass or Document Feeder.

For instructions on using the WIA driver (XP only) refer to the Scanning chapter of the Xerox

)

WorkCentre 4118 User Guide.

Scan

quick_use.book Page 29 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

ControlCentre

ControlCentre is software available for the WorkCentre 4118 which enables Fax and Printer options and features to be setup and viewed remotely using

a PC. After setting up options, simply click [Apply] on the ControlCentre screen to download the new settings to the machine.

The ControlCentre utility can be installed at the same time as the other drivers using the software CD supplied with your machine. Use the following instructions to run and use ControlCentre:

¾ Start the Windows software.

1 2

¾ From Programs select [Xerox WorkCentre 4118], then [ControlCentre].

¾ Use the [Phonebook] tab to create and

edit phonebook entries for use with Fax (4 in 1 only).

¾ Click on the [Firmware Update] tab to

update the firmware of the machine. For further information, please refer to the

User Guide.

quick_use.book Page 30 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

¾ Click on the [Printer] tab to set default

print options.

¾ Click on the [PCL] button to set options for

PCL printing.

To e xit ControlCentre, click the [Exit] key in the bottom of each tab screen. For further details, click the [Help] key in the bottom of each tab screen.

quick_use.book Page 31 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Help List

The Help List contains information about the features and settings available on your machine. It is helpful to print the list to use as a reference tool when performing Machine Setup tasks.

Use the following instructions to print the Help List.

¾ Press the [Menu/Exit] key.

2 3

EnterMenu/Exit

¾ Using the Navigation Keys select the [Help List] and press [Enter].

Help List Printing... displays. The Help List is printed.

¾ Press [Menu/Exit] to exit each menu level and return to standby mode.

quick_use.book Page 32 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Machine Settings

¾ Press the [Machine Status]

key on the Control Panel.

¾ Using the Navigation Keys select [Machine Setup] and press [Enter].

Enter Machine

Status

2 3

4 5

¾ Using the Navigation Keys select the required setup option and press

[Enter].

¾ Using the Machine Setup Options table on the next page, customize the

settings to meet your requirements.

¾ Press [Enter] to save your selections

¾ Press [Menu/Exit] to exit each menu level and return to standby mode.

quick_use.book Page 33 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Machine Setup Options

OPTION SETTINGS DESCRIPTION

Alarm Sound On Set to On to enable an alarm sound when an error occurs or a

Off

Key Sound On Set to On to enable a sound when any key is pressed.

Off

Speaker Control Low The speaker can be set to Low, Medium High or Off.

Med High

Off

Language List of Languages The display uses the language selected. Localization Inch Use to set whether measurements are displayed and entered in

Select Country List of Countries Setting the Country option sets the correct fax communication

USB Mode Fast Use to set the USB speed. Fast is the default mode. Some PC

Slow

Machine ID Fax Use to enter the fax number and name of the machine.

Name

Date & Time Enter the current date and time using the Numeric Keypad. Use

Clock Mode 12 hour The machine can be configured to display time using either a

24 hour

Toner Save On If On, the machine produces a lower quality output to reduce

Off

Discard Size [00 - 30] If the Fax Setup option Auto Reduction is set to Off, and the

fax communication ends.

inches or millimeters.

settings for each country.

users may experience poor USB implementation in the default mode. If this occurs, select Slow.

Clock Mode to set whether the machine uses a 12 or 24 hour clock.

12-hour or 24-hour format.

toner consumption. Useful if your machine is used for internal documents only.

received document is as long or longer than the paper selected, the machine will discard any excess image from the bottom of the page that is longer than the selected length.

If the received page is outside the discard margin set, it will print on two sheets of paper at the actual size. Margins can be set between 0 - 30mm (1.2").

quick_use.book Page 34 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Troubleshooting at Install

PROBLEM PROBABLE CAUSE SUGGESTED SOLUTION

Grinding noise at power up.

Smears, lines, marks or spots on copies.

Packing material remains in

Document Glass or Document

Scan Lock ¾ Power down.

tray(s)

Feeder

¾ Locate the Scan Lock switch on the

underside of the scanner.

¾ Make sure that the Scan Lock has been

)

moved to the unlock position (

¾ Power down. ¾ Remove all remaining packing material from

the trays.

¾ Clean the Document Glass and the

underside of the Document Feeder.

Refer to the User Guide for cleaning

)

instructions.

Original ¾ Verify there are no defects on the original.

Irregular faded patches Toner unevenly distributed ¾ Remove the toner cartridge.

¾ Shake it gently to distribute the toner evenly. ¾ Reinstall the toner cartridge.

Paper Quality ¾ Ensure the paper used in the machine

meets the specifications provided in the User Guide.

For further troubleshooting information, refer to the User Guide.

quick_use.book Page 35 Thursday, March 2, 2006 9:38 AM

Further Assistance

To run the User Guide CD (if it does not Autorun) double click on the run.exe file on the CD.

To run the Nuance CD (if it does not Autorun) double click on the install.exe file.

If you require further assistance, call our experts at the Xerox Welcome Center, or contact your local representative. When telephoning please quote the machine serial number. Use the space below to make a note of the machine serial number:

#_________________________________________________________

http://www.xerox.com

To access the serial number open the side cover using the release latch and then open the front door. The serial number is located on the panel above the toner cartridge.

The Xerox Welcome Center or local representative telephone number is provided when the machine is installed. For convenience and future reference, please record the telephone number in the space below:

#_________________________________________________________

Xerox US Welcome Center: 1-800-821-2797

Xerox Canada Welcome Center: 1-800-93-XEROX (1-800-939-3769)

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es_32N00466_QUG.book Page 37 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Xerox WorkCentre 4118

Guía rápida de uso

32N00466

Alimentador de documentos

Panel de control

Módulo del

escáner

Bandeja de

papel 1

Bandeja de

papel 2

(opcional)

Bandeja de entrada de documentos

Guías de

documentos

Cubierta frontal

Bandeja de salida

de documentos

Bandeja especial

Palanca de apertura

Guías del papel

Cubierta lateral

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Índice

Bienvenido a su máquina .........................................41

Introducción...............................................................42

Instalación de los cartuchos....................................43

Colocación del papel.................................................45

Contenido de los CD .................................................47

Instalación de los controladores .............................49

Descripción general del panel de control ...............55

Configuración y uso de las funciones.....................58

Definición del tamaño de papel................................................ 58

Definición del idioma del visor ................................................. 59

Copia........................................................................................ 60

Fax (modelo 4 en 1 solamente) ............................................... 61

Escaneado (modelo 4 en 1 solamente) ................................... 64

ControlCentre ............................................................66

Lista de ayuda............................................................68

Configuración de la máquina ...................................69

Solución de problemas en la instalación................71

Asistencia...................................................................72

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Bienvenido a su máquina

Gracias por adquirir el Xerox WorkCentre 4118.

Como apoyo a la entrega de la nueva máquina, consulte:

¾ Guía rápida de uso ¾ Hojas de instalación rápida ¾ Guía del usuario ¾ Guía de administración del sistema (kit de red solamente) ¾ El sitio web de Xerox http://www.xerox.com

En las siguientes páginas se incluye una descripción general de las funciones principales para comenzar a utilizar la máquina. Si desea obtener información más detallada sobre alguna de las funciones disponibles en la máquina, consulte la Guía del usuario.

Preparado y traducido por: Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1BU REINO UNIDO

©Xerox Corporation, 2006. Reservados todos los derechos. Los derechos de propiedad intelectual (copyright) incluyen en forma y en fondo todo el

material e información registrable como propiedad intelectual según la legislación actual y futura, incluido sin limitación el material generado por los programas de software y mostrado en pantalla, como iconos, vistas de pantalla, apariencia, etc.

Xerox® y todos los productos Xerox mencionados en este documento son marcas comerciales de Xerox Corporation. Se reconocen los nombres de productos y marcas comerciales de otras empresas.

es_32N00466_QUG.book Page 42 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Introducción

Xerox WorkCentre 4118p

De aquí en adelante el 4118p se mencionará en esta documentación como modelo 2 en 1.

El modelo 2 en 1 ofrece funciones de copia digital e impresión directa a 17 páginas A4 por minuto o 18 páginas Carta por minuto como función estándar.

Las opciones disponibles incluyen una bandeja de papel adicional, un alimentador de documentos, una interfaz de idiomas, una plataforma y un kit de red. El kit de red permite la impresión en red, incluyendo los controladores de escaneado e impresión Linux, Macintosh y PostScript.

Xerox WorkCentre 4118x

De aquí en adelante el 4118x se mencionará en esta documentación como modelo 4 en 1.

El modelo 4 en 1 ofrece funciones de copia digital, impresión directa, fax y escaneado directo a 17/18 páginas por minuto.

Las opciones incluyen una bandeja de papel adicional, una interfaz de idiomas, una plataforma y un kit de red. El kit de red permite la impresión en red, incluyendo los controladores de escaneado e impresión Linux, Macintosh y PostScript.

es_32N00466_QUG.book Page 43 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Instalación de los cartuchos

¾ Tire de la palanca de

apertura para abrir la cubierta lateral.

PRECAUCIÓN: Asegúrese de que la cubierta lateral esté abierta antes de abrir la cubierta delantera.

¾ Abra la cubierta delantera.

¾ Si la palanca de cierre del

cartucho se encuentra en la posición más baja, gire la palanca hacia arriba hasta que encaje.

¾ Extraiga el cartucho de

tambor del embalaje y deslícelo en el interior de la máquina con firmeza hasta que quede encajado.

PRECAUCIÓN: El tambor verde no debe exponerse a la luz durante períodos largos. En ningún caso debe dejarlo expuesto a la luz solar directa, ni tocar su superficie. Ello podría dañar el tambor o afectar a la calidad de impresión.

es_32N00466_QUG.book Page 44 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

¾ Extraiga el cartucho inicial

de tóner de su embalaje.

¾ Agite suavemente el

cartucho para que el tóner se suelte.

Al agitarse el cartucho se asegura el máximo número de copias por cartucho.

¾ Deslice el cartucho de

tóner en el interior de la

máquina, alineándolo a la izquierda de la ranura, hasta que quede encajado.

¾ Gire la palanca de cierre

del tóner hacia abajo hasta que encaje.

¾ Cierre la cubierta delantera

y la cubierta lateral. El equipo vuelve al modo

de reposo.

es_32N00466_QUG.book Page 45 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Colocación del papel

¾ Tire de la bandeja de papel

para abrirla.

¾ Empuje hacia abajo la placa de

presión hasta que quede encajado en posición.

¾ Ajuste la guía posterior a la

longitud de papel requerida.

Está prefijada para el tamaño A4 o Carta, dependiendo del país.

¾ Para colocar otro tamaño de

papel, levante la guía posterior de su posición actual y colóquela en la posición deseada.

L Las bandejas de papel pueden

contener un máximo de 550 hojas de papel común de 80 g/m² (20 libras). Solo puede utilizar papel de tamaño A4, Carta o Extra Oficio.

¾ Airee el papel y póngalo en

la bandeja.

¾ Si utiliza papel con membrete,

asegúrese de colocar el diseño hacia arriba y de que el borde superior de la hoja se encuentre en el lado derecho.

Guía

posterior

es_32N00466_QUG.book Page 46 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

¾ Asegúrese de que el papel está

colocado debajo de los retenes.

No coloque papel por encima de la línea de llenado máximo.

Línea de

llenado máximo

¾ Para colocar la guía lateral,

presione la palanca y desplácela hacia la pila de papel hasta que roce los laterales de la pila.

No permita que la guía presione con firmeza los bordes del papel.

Retenes

¾ Cierre la bandeja de papel.

es_32N00466_QUG.book Page 47 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Contenido de los CD

CD de la Guía del usuario

Proporciona información detallada, especificaciones técnicas e instrucciones detalladas para los procedimientos de todas las funciones disponibles.

CD de los controladores

Contiene los controladores de impresión, los controladores TWAIN y WIA y el software ControlCentre disponibles para la máquina.

¾ Los controladores de impresión están disponibles para Windows 98, NT,

2000, Me y XP. Los controladores de impresión incluyen las versiones emulación PCL5e y PCL6.

¾ El controlador TWAIN es la interfaz entre la máquina y el software de

tratamiento de imágenes. El controlador TWAIN está disponible para Windows 98, NT, 2000, Me y XP.

¾ El software ControlCentre permite ajustar las opciones de fax y de

impresión. También se utiliza para actualizar el firmware de la máquina.

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CD de ScanSoft (modelo 4 en 1 solamente)

Este CD contiene el software PaperPort SE 10.0 y OmniPage 4.0 SE, que están disponibles cuando se escanea desde la máquina. Recibirá 1 CD con el software en distintos idiomas.

¾ PaperPort SE 10.0 es un software de tratamiento de imágenes con varias

funciones.

¾ OmniPage 4.0 SE es un software de reconocimiento óptico de caracteres

(OCR) que convierte lo escaneado en documentos de texto que puede modificarse.

RESTRICCIONES IMPORTANTES: LAS ESTIPULACIONES SIGUIENTES FORMAN PARTE DEL CONTRATO PRECEPTIVO EN VIRTUD DEL CUAL SE LE CONCEDE LICENCIA PARA UTILIZAR EL SOFTWARE CONTENIDO EN ESTE PAQUETE. SI INSTALA, COPIA O USA ESTE SOFTWARE, ES PRECEPTIVO QUE SE CUMPLA LO SIGUIENTE. SI NO ESTÁ DE ACUERDO CON LO SIGUIENTE, NO INSTALE, COPIE O USE EL SOFTWARE: Este paquete contiene versiones del software [PaperPort 10 SE; OmniPage SE v4.0] en distintos idiomas. La licencia de este software es para un puesto solamente; es decir, el software (en cualquier idioma) solamente puede utilizarlo en un único puesto. "Puesto" significa cada PC (a) donde el software o parte del software está instalado o funcionando, o (b) desde el que se accede al software.

es_32N00466_QUG.book Page 49 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Instalación de los controladores

Sistemas compatibles

Programas para Windows

Para utilizar la máquina como impresora y escáner en Windows, se debe instalar el controlador MFP. Se puede instalar alguno de los siguientes componentes o todos ellos:

¾ Controlador de impresora: Utilice este controlador para aprovechar al

máximo las funciones de la impresora. El controlador de impresión PCL es estándar. El controlador PostScript está disponible con el kit de red opcional.

¾ Controlador de escaneado: Los controladores TWAIN y Adquisición de

imágenes de Windows (WIA) están disponibles para escanear documentos en la máquina (modelo 4 en 1 solamente).

¾ ControlCentre

de direcciones) y las opciones de impresión. También permite actualizar el firmware de la máquina.

: Permite ajustar las opciones de fax (por ejemplo, la libreta

Controlador Macintosh

Permite imprimir y escanear desde y hacia sistemas operativos Macintosh con la máquina. Este controlador está disponible con el kit de red opcional.

Controlador Linux

Permite imprimir y escanear desde y hacia sistemas operativos Linux con la máquina. Este controlador está disponible con el kit de red opcional.

es_32N00466_QUG.book Page 50 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Requisitos del sistema

Windows

ELEMENTO REQUISITOS SE RECOMIENDA

CPU Windows 98/Me/NT 4.0/2000 Pentium II 400 MHz o superior Pentium III 933 MHz

Windows XP Pentium III 933 MHz o superior Pentium IV 1 GHz

RAM Windows 98/Me/NT 4.0/2000 64 MB o superior 128 MB

Windows XP 128 MB o superior 256 MB

Espacio libre en el disco

Internet Explorer

Windows 98/Me/NT 4.0/2000 300 MB o superior 1 GB Windows XP 1 GB o superior 5 GB

5.0 o superior 5.5

98/Me/NT 4.0/2000/XP

Macintosh

Macintosh 10.3 o posterior (con la opción del kit de red).

Linux

Varias versiones de Linux (con la opción del kit de red).

Instalación de los controladores en Windows

Instalación de los controladores de Xerox en Microsoft Windows XP o Windows 2000 mediante el puerto USB

Antes de comenzar la instalación se deben cerrar todas las aplicaciones del PC.

)

Asegúrese de que el PC no está conectado al WorkCentre 4118 en este momento.

¾ Inserte el CD de los controladores de Xerox en la unidad de CD-ROM.

es_32N00466_QUG.book Page 51 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

¾ Cuando aparezca la ventana de

selección de idioma, seleccione el idioma correspondiente.

Seleccione el botón de radio adecuado para el hardware seleccionado y haga clic en [Siguiente].

¾ Seleccione los componentes

que desea instalar y haga clic en [Siguiente].

¾ En la pantalla de confirmación

se recogen las opciones seleccionadas. Haga clic en [Atrás] para modificar la selección o en [Siguiente] para instalar las opciones seleccionadas.

es_32N00466_QUG.book Page 52 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

¾ Cuando la instalación haya

finalizado, haga clic en [Finalizar].

¾ Enchufe el cable USB al

WorkCentre 4118 y conéctelo al PC.

El Asistente para hardware se encargará de buscar los controladores.

Si el Asistente para hardware se lo solicita, siga las instrucciones

indicadas.

Existen dos modos de funcionamiento USB: Rápido y Lento. Algunos usuarios de PC pueden

)

experimentar limitaciones de funcionamiento en el modo Rápido, que es el modo prefijado; si es así, seleccione el modo Lento. La información sobre cómo cambiar los modos USB se encuentra en la Lista de ayuda, que puede imprimirse siguiendo las instrucciones que aparecen en la página 68 de este documento.

es_32N00466_QUG.book Page 53 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Instalación de los controladores de Xerox en Microsoft Windows XP, 2000, NT o Windows 98/Me mediante el puerto paralelo

¾ Enchufe el cable paralelo al WorkCentre 4118 y conéctelo al PC.

¾ Inicie el PC y encienda el WorkCentre 4118.

¾ Inserte el CD de los controladores de Xerox en la unidad de CD-ROM.

En Microsoft Windows haga clic en [Inicio] y, a continuación, en

3 4

[Ejecutar]. Escriba [E:\Xinstall.exe], sustituyendo la "E" por la letra de la unidad de CD-ROM de su PC, y haga clic en [Aceptar].

¾ Cuando aparezca la ventana de

selección de idioma, seleccione el idioma correspondiente.

¾ Seleccione el modelo que

corresponda.

¾ Seleccione los componentes que

desea instalar y haga clic en [Siguiente].

es_32N00466_QUG.book Page 54 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

¾ En la pantalla de confirmación se

recogen las opciones seleccionadas. Haga clic en [Atrás] para modificar la selección o en [Siguiente] para instalar las opciones seleccionadas.

¾ Haga clic en [Finalizar].

La instalación del controlador ha finalizado.

Las instrucciones para instalar un controlador USB en Windows 98 o Me las puede consultar

)

en la Guía del usuario del Xerox WorkCentre 4118, o en www.xerox.com.

Prueba de impresión

Para asegurarse de que el WorkCentre 4118 se ha instalado correctamente, se debe realizar una prueba de impresión o escaneado desde la estación de trabajo.

¾ Abra un documento en la estación de trabajo.

¾ Seleccione Xerox WorkCentre 4118 como la impresora a la cual va a

enviar el documento.

¾ Imprima el documento seleccionado en el dispositivo y verifique que se

imprima correctamente. El proceso de instalación ha finalizado.

es_32N00466_QUG.book Page 55 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Descripción general del panel de control

Tecla Copia

Teclas de

funciones (1-6)

Teclas Copia/Fax

Teclas de desplazamiento

Menú/Salida

Mapa de estado Teclado

Visor

Introducir

Suministro de papel

Teclas de estado

numérico

Panel de control del modelo 2 en 1

Teclas de desplazamiento

Menú/Salida

Visor

Teclas de estado

Borrar/Borrar todo (AC)

Comenzar

Parar

Borrar/Borrar todo (AC)

Teclas de

funciones (1-7)

Mapa de estado

Suministro de papel

Introducir

Funciones

de fax

Panel de control del modelo 4 en 1

Teclado

numérico

Comenzar

Parar

es_32N00466_QUG.book Page 56 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

ELEMENTO DESCRIPCIÓN

Más claro/Más

oscuro

Reducir/Ampliar Se utiliza para ajustar el tamaño de las copias del 25% al 400% cuando se utiliza el

1-2 caras Se utiliza para escanear documentos de 1 cara y producir copias a 2 caras. Clasificadas Se utiliza para producir copias clasificadas.

Tipo de original Se utiliza para seleccionar el tipo de documento que se va a escanear. Original de color Se utiliza para escanear documentos en color.

Resolución Se utiliza para ajustar la resolución de escaneado (modelo 4 en 1 solamente).

Copia Seleccione esta opción para activar el modo de Copia. La tecla Copia se ilumina

Fax Seleccione esta opción para activar el modo de Fax. La tecla Fax se ilumina cuando

Menú/Salida Se utiliza para acceder a las funciones de menú y para desplazarse por los distintos

Introducir Se utiliza para confirmar la selección que figura en el visor.

Teclas de

desplazamiento

Se utiliza para ajustar el nivel de contraste con el objeto de mejorar la calidad de la salida.

cristal de exposición, y del 25% al 100% cuando se utiliza el alimentador de documentos.

cuando se selecciona.

se selecciona (modelo 4 en 1 solamente).

niveles del menú.

Se utilizan para desplazarse por las opciones de los menús y por los valores disponibles de cada opción de menú.

Suministro de papel Se utiliza para seleccionar el tipo y el origen del papel. Cada vez que se pulsa

la tecla Suministro de papel se cambia la selección. El mapa de estado indica la bandeja que se ha seleccionado.

La bandeja de papel 2 está disponible como opción.

)

es_32N00466_QUG.book Page 57 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Mapa de estado El mapa de estado identifica la bandeja de papel que se ha seleccionado, si una

bandeja de papel se ha quedado vacía o si se produce un error.

Bandeja especial

Atasco

papel

Bandeja 2Bandeja 1

Visor Muestra el estado actual, las opciones de los menús y las selecciones que se realizan.

Estado del trabajo Se utiliza para ver el estado del trabajo actual, para agregar páginas a los trabajos

Estado de la máquina Se utiliza para acceder a los menús de configuración y para personalizar la máquina.

Grupo manual Se utiliza para especificar manualmente varios destinos para un trabajo de fax

Marcación manual Se utiliza para marcar un número de fax de forma manual (modelo 4 en 1 solamente).

Marcación rápida Se utiliza para marcar números de fax y enviar documentos por fax introduciendo un

Pausa/Remarcar Se utiliza para volver a marcar el último número de teléfono al que se llamó o

Teclado numérico Se utiliza para introducir caracteres alfanuméricos.

Comenzar Se utiliza para activar un trabajo.

El mapa de estado tiene una luz para cada bandeja de papel. Se puede seleccionar una bandeja de papel con la tecla Suministro de papel. Cada vez que se pulse la tecla se selecciona una bandeja diferente, y una luz verde identifica la bandeja que está seleccionada. Si se iluminan a la vez las luces de dos bandejas, significa que la función Cambio automático de bandeja está activa. Esto permite que la máquina pase a utilizar otra bandeja si la actual se queda sin papel.

Si la bandeja de papel está vacía la luz parpadea, y la máquina emite un sonido de error si esta función está activada.

Si se produce un error, se enciende una luz roja y aparece un mensaje en el visor con más información.

Para ver una descripción detallada de los mensajes de error, consulte la Guía del

)

usuario del Xerox WorkCentre 4118.

que están en memoria y para eliminar trabajos.

(modelo 4 en 1 solamente).

número de marcación rápida que se ha configurado y guardado previamente en el directorio telefónico de la máquina (modelo 4 en 1 solamente).

para agregar una pausa cuando se guarda un número en el directorio telefónico (modelo 4 en 1 solamente).

Parar Se utiliza para detener el funcionamiento en cualquier momento.

Borrar/Borrar todo (AC) Pulse esta tecla una vez para borrar la entrada actual, por ejemplo un número o

carácter incorrecto. Púlsela dos veces para borrar todos los valores programados; el visor le solicitará confirmación.

es_32N00466_QUG.book Page 58 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Configuración y uso de las funciones

Definición del tamaño de papel

Después de colocar el papel en las bandejas de papel deberá especificar el tamaño de papel prefijado. Siga estas instrucciones para definir el ajuste prefijado de tamaño de papel para cada bandeja.

¾ Pulse la tecla [Estado de

la máquina] del panel de control.

3 4

Introducir Estado de

la máquina

¾ Seleccione [Configurac. máquina] mediante las teclas de desplazamiento

y pulse [Introducir]. El visor muestra el texto [Tmño. bandeja 1] en la línea inferior.

¾ Pulse [Introducir].

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar el tamaño de papel

necesario y pulse [Introducir] para guardar la selección.

¾ Repita el procedimiento para [Tmño. bandeja 2], si está disponible, y

[Tmño band especial].

¾ Pulse [Menú/Salida] para salir de cada uno de los niveles de menú y

volver al modo de reposo.

es_32N00466_QUG.book Page 59 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Definición del idioma del visor

Utilice esta opción para cambiar el idioma que se emplea en el panel de control.

¾ Pulse la tecla [Estado de

la máquina] del panel de control.

¾ Seleccione [Configurac. máquina] mediante las teclas de desplazamiento

y pulse [Introducir].

Introducir Estado de

la máquina

3 4

¾ Seleccione [Idioma] con las teclas de desplazamiento y pulse [Introducir].

En el visor aparecerá la opción de idioma actual.

¾ Seleccione el idioma que desee mediante las teclas de desplazamiento y

pulse [Introducir] para guardar la selección.

¾ Pulse [Menú/Salida] para salir de cada uno de los niveles de menú y

volver al modo de reposo.

es_32N00466_QUG.book Page 60 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Copia

Copia básica

¾ Asegúrese de que se

muestre Preparada para copia.

¾ En caso necesario, pulse la

tecla [Copia] para cambiar al modo de copia.

¾ La tecla Copia permanece

encendida cuando está seleccionada.

¾ Coloque los originales en el

alimentador de documentos o en el cristal de exposición.

¾ Seleccione las funciones

de copia necesarias, introduzca la cantidad y pulse Comenzar.

Preparada para copia 100% 001

Ajuste actual de Reducir/Ampliar

Tecla Copia

Número de copias

Ejemplo de trabajo de copia: Uso de Autocentrar

¾ Pulse [Menú/Salida]. ¾ Con la opción Funciones de copia seleccionada, pulse [Introducir]. ¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar [Desplazam.

margen] y pulse [Introducir].

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar [Autocentrar] y

pulse [Introducir].

¾ Pulse [Menú/Salida] dos veces para salir de la pantalla Preparada

para copia.

¾ Introduzca el número de copias que desee y pulse Comenzar.

es_32N00466_QUG.book Page 61 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Fax (modelo 4 en 1 solamente)

Configuración del fax

231

¾ Conecte un extremo del cable de la línea telefónica suministrado a la

clavija LINE de la parte posterior del WorkCentre 4118 y el otro extremo directamente al conector de pared.

Nota: NO enchufe el cable del teléfono del WorkCentre 4118 a ningún otro dispositivo, como un contestador, antes de verificar el funcionamiento del fax.

¾ Pulse la tecla [Fax]. ¾ Pruebe la conexión pulsando la tecla [Marcación manual] y escuche si

hay un tono de marcación.

¾ Si se oye el tono de marcación, vaya al paso 2.

Si no hay tono de marcación, significa que existe un problema en el cable de la línea telefónica, la conexión de pared o una función interna del WorkCentre 4118.

Configuración de la identificación de la máquina (si procede)

¾ Pulse la tecla [Estado de la máquina] del panel de control. ¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar

[Configurac. máquina] y pulse [Introducir].

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar

[Nombre dispositivo] y pulse [Introducir].

¾ Introduzca el número de fax mediante el teclado numérico.

Si introduce un dígito incorrecto, pulse la tecla de desplazamiento para borrar el último dígito.

¾ Pulse [Introducir] cuando el número que aparece en el visor sea correcto.

En el visor se solicitará que introduzca la identificación.

¾ Introduzca su nombre o el nombre de la empresa mediante el teclado

numérico. Al pulsar la tecla que corresponda del teclado se va pasando

por cada letra y por el número correspondientes a la tecla de forma continua. Deténgase cuando aparezca en el visor la letra o el número que desee y pulse la tecla de desplazamiento derecha para desplazarse a la siguiente posición. Siga introduciendo letras y números hasta que aparezca la identificación en el visor.

¾ Pulse [Introducir] para guardar la entrada y, a continuación, pulse

[Parar/Borrar] para volver al modo de reposo.

es_32N00466_QUG.book Page 62 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Activación de una página de confirmación

¾ Pulse la tecla [Estado de la máquina] del panel de control. ¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar [Configuración fax]

y pulse [Introducir].

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar [Mensaje

confirmac.] y pulse [Introducir].

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar [Sí] y pulse

[Introducir]. Se imprimirá una página de confirmación después de cada transmisión

de fax.

Envío de un fax

¾ Coloque el documento en el

alimentador de documentos o colóquelo, cara abajo, en el cristal de exposición.

¾ Pulse la tecla [Fax] para

activar el modo de fax.

¾ Introduzca el número de fax

de destino mediante el teclado numérico de la máquina.

Tipo de original

Más claro/

Más oscuro

A 2 caras

Original de color

Tecla Fax

Resolución

¾ Pulse Comenzar para enviar

el fax.

o bien

¾ Coloque el documento en el alimentador de documentos o colóquelo,

cara abajo, en el cristal de exposición.

¾ Pulse la tecla [Fax] para activar el modo de fax. ¾ Pulse la tecla [Marcación manual] y espere a oír el tono de marcación. ¾ Utilice el teclado del teléfono para introducir el número de fax de

destino.

¾ Pulse Comenzar cuando escuche la señal de tono agudo del fax.

es_32N00466_QUG.book Page 63 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Ejemplo de trabajo de fax: Uso de Fax diferido

¾ Coloque los documentos cara arriba en el alimentador de documentos o

coloque el documento cara abajo en el cristal de exposición.

¾ Pulse la tecla [Fax] para activar el modo de fax. ¾ Pulse la tecla [Menú/Salida]. ¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar [Funciones de fax] y

pulse [Introducir].

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar [Fax diferido] y

pulse [Introducir].

¾ Introduzca el número de fax de destino mediante el teclado numérico y

pulse [Introducir].

¾ Introduzca el nombre o el nombre de la empresa del fax de destino

mediante el teclado numérico. Al pulsar la tecla que corresponda del teclado se va pasando por cada letra y por el número correspondientes a la tecla de forma continua. Deténgase cuando aparezca en el visor la letra o el número que desee y pulse la tecla de desplazamiento derecha para desplazarse a la siguiente posición. Siga introduciendo letras y números hasta que aparezca el nombre completo en el visor.

¾ Pulse [Introducir]. ¾ Introduzca la hora de transmisión y pulse [Introducir].

El fax se escaneará y guardará, y será transmitido a la hora programada.

Eliminación de un trabajo de fax diferido

Si ya no se necesita un trabajo, se puede borrar de la cola.

¾ Seleccione [Estado del trabajo] en el panel de control. ¾ Seleccione el trabajo de la cola con las teclas de desplazamiento y pulse

[Introducir].

¾ Aparecerá una solicitud de Cancelar trabajo; pulse [Introducir] para

cancelar el trabajo.

es_32N00466_QUG.book Page 64 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Escaneado (modelo 4 en 1 solamente)

Configuración de escaneado

¾ Si no ha instalado aún los controladores de escaneado del PC del CD de

los controladores de impresión, introduzca el CD de los controladores de impresión en la unidad de CD-ROM y siga las instrucciones que

aparecerán en pantalla.

¾ Asegúrese de seleccionar escaneado del PC marcando la casilla. ¾ Inserte el CD de ScanSoft OmniPage SE en la unidad de CD-ROM y siga

las instrucciones que aparecerán en pantalla.

Escaneado de un documento

¾ Coloque los documentos cara arriba en el alimentador de documentos o

coloque el documento cara abajo en el cristal de exposición.

¾ Vaya al menú Inicio y seleccione Programas, a continuación ScanSoft

OmniPage SE y luego OmniPage SE.

¾ Seleccione el botón Auto OCR. ¾ Acepte los valores prefijados y haga clic en el botón azul Comenzar para

comenzar a escanear.

¾ Siga las indicaciones que vayan apareciendo en pantalla y realice una

prueba de escaneado. Además se puede optimizar el escáner del WorkCentre 4118 para que

funcione con OmniPage SE en este momento.

¾ Si el escaneado se lleva a cabo, la instalación es correcta. Si el

escaneado no se lleva a cabo, vaya a Solución de problemas.

Solución de problemas

¾ Vaya al menú Inicio y seleccione Programas, y a continuación ScanSoft

OmniPage SE.

¾ Seleccione el Asistente para escáner. ¾ Haga clic en Seleccionar fuente de escaneado, a continuación haga clic

en Siguiente y luego seleccione Xerox WorkCentre 4118.

Nota: Si no ve esta opción, haga clic en el botón de los otros controladores y seleccione la opción TWAIN, y luego haga clic en Aceptar. Seleccione la impresora Xerox WorkCentre y haga clic en Siguiente. Cuando el programa de instalación solicite probar la conexión, seleccione No y haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar y realice otra prueba de escaneado.

¾ Siga las indicaciones para realizar una serie de pruebas de escaneado. ¾ Si las pruebas se realizan correctamente, seleccione Finalizar.

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Escaneado directo desde otras aplicaciones

¾ Coloque los originales en el

alimentador de documentos o en el cristal de exposición.

¾ Inicie el programa de escaneado

para adquirir la imagen escaneada.

¾ Seleccione [Nuevo escaneado] en

la aplicación para acceder a las opciones del controlador TWAIN.

¾ Seleccione la opción [Vista previa]

en la ventana del controlador TWAIN.

¾ En caso necesario, arrastre la

herramienta de selección hasta el área que desea escanear.

Vista previa

¾ Seleccione la opción [Escaneado] en

la ventana del controlador TWAIN. La imagen especificada aparecerá

en el visor.

¾ Seleccione [Archivo] y [Guardar].

La imagen se guarda y ya puede utilizarse en otro documento, si así lo requiere.

¾ Retire el documento del cristal de

exposición o del alimentador de documentos.

Para obtener instrucciones sobre el uso del controlador WIA (XP solamente), consulte el

)

capítulo referente al escaneado en la Guía del usuario del Xerox WorkCentre 4118.

Escaneado

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ControlCentre

ControlCentre es un programa de software disponible para WorkCentre 4118 mediante el cual puede configurar las opciones y funciones del fax y de la impresora y consultarlas de forma remota utilizando un PC. Una vez configuradas las opciones, basta con hacer clic en el botón [Aplicar] de ControlCentre para descargar los nuevos ajustes en la máquina.

La utilidad ControlCentre se puede instalar al mismo tiempo que los demás controladores con el CD de software suministrado con la máquina. Siga estas instrucciones para ejecutar y usar ControlCentre:

¾ Inicie el software Windows.

1 2

¾ En Programas, seleccione [Xerox WorkCentre 4118] y, a continuación,

[ControlCentre].

¾ Haga clic en la ficha [Libreta de

direcciones] para crear y modificar las entradas del directorio telefónico y utilizarlas en el fax (modelo 4 en 1 solamente).

¾ Haga clic en la ficha [Actualización del

firmware] para actualizar el firmware de la máquina.

Si desea más información, consulte la

Guía del usuario.

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¾ Haga clic en la ficha [Impresora] para

definir las opciones de impresión prefijadas.

¾ Haga clic en el botón [PCL] para definir

las opciones de impresión PCL.

Para cerrar ControlCentre, haga clic en la tecla [Salir] que aparece en la parte inferior de cada ficha.

Para obtener más información, haga clic en la tecla [Ayuda] que aparece en la parte inferior de cada ficha.

es_32N00466_QUG.book Page 68 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Lista de ayuda

La Lista de ayuda contiene información sobre las funciones y ajustes disponibles en la máquina. Es conveniente que imprima la lista para utilizarla como herramienta de consulta al realizar las tareas de configuración de la máquina.

Siga las instrucciones siguientes para imprimir la Lista de ayuda.

¾ Pulse la tecla [Menú/Salida].

2 3

IntroducirMenú/Salida

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar la [Lista de ayuda] y

pulse [Introducir]. Aparece el mensaje Imprimiendo Lista de ayuda… La Lista de ayuda

se imprime.

¾ Pulse [Menú/Salida] para salir de cada uno de los niveles de menú y

volver al modo de reposo.

es_32N00466_QUG.book Page 69 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Configuración de la máquina

¾ Pulse la tecla [Estado de la

máquina] del panel de control.

¾ Utilice las teclas de desplazamiento para seleccionar

[Configurac. máquina] y pulse [Introducir].

Introducir Estado de la

máquina

3 4

¾ Con las teclas de desplazamiento seleccione la opción de configuración

deseada y pulse [Introducir].

¾ Con ayuda de la tabla Opciones de configuración de la máquina de la

página siguiente, personalice las opciones según sus necesidades.

¾ Pulse [Introducir] para guardar las opciones seleccionadas.

¾ Pulse [Menú/Salida] para salir de cada uno de los niveles de menú y

volver al modo de reposo.

es_32N00466_QUG.book Page 70 Thursday, March 2, 2006 9:36 AM

Opciones de configuración de la máquina

OPCIÓN AJUSTES DESCRIPCIÓN

Sonido de alarma Sí Seleccione Sí para que suene una alarma en caso de que se

Sonido de teclas Sí Seleccione Sí para que suenen las teclas al pulsarlas.

Control de altavoz Baj Los ajustes posibles del altavoz son Baj, Med, Alto o No.

Med Alto

Idioma Lista de idiomas En el visor se emplea el idioma que haya seleccionado. Unidades Pulgadas Se utiliza para especificar si las unidades de medida se muestran

Milímetros

Seleccionar país Lista de países Con la opción de país se definen los ajustes de comunicación por

Modo USB Rápido Utilice esta función para ajustar la velocidad de la línea USB.

Lento

Nombre dispositivo Fax Se utiliza para introducir el nombre y el número de fax de la

Nombre

Fecha y hora Introduzca la fecha y hora actuales mediante el teclado numérico.

Modo de reloj 12 horas La máquina puede configurarse para mostrar la hora en formato

24 horas

Ahorro de tóner Sí Si está seleccionado Sí, la máquina genera una copia de calidad

Descartar tamaño [00-30] Si Reducción automát. de la opción Configuración fax se define

produzca un error o cuando termine una comunicación de fax.

y se introducen en pulgadas o en milímetros.

fax adecuados para cada país.

Rápido es el modo prefijado. Algunos usuarios de PC pueden experimentar limitaciones de funcionamiento de USB en el modo prefijado. Si es así, seleccione el modo Lento.

máquina.

Utilice el modo de reloj para definir si la máquina debe utilizar el formato de 12 horas o 24 horas.

de 12 o 24 horas.

menor para reducir el consumo de tóner. Resulta útil si solo se utiliza la máquina para documentos internos.

con el valor No y el documento que se recibe tiene una longitud igual o superior a la del papel seleccionado, la máquina eliminará de la parte inferior de la página el fragmento de imagen que sea más largo que la longitud seleccionada.

Si la página recibida supera el margen de eliminación seleccionado, se imprimirá en dos hojas de papel a tamaño real. Los márgenes pueden ajustarse entre 0 y 30 mm (1.2 pulg.)

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Solución de problemas en la instalación

PROBLEMA CAUSA PROBABLE SOLUCIÓN SUGERIDA

Ruido de chirrido al encender el equipo.

Las copias presentan manchas, líneas, marcas o puntos.

Bloqueo de escaneado ¾ Apague el equipo.

¾ Localice el interruptor de bloqueo de

escaneado situado en la parte inferior del

escáner.

¾ Asegúrese de que el interruptor de bloqueo

de escaneado se ha colocado en la posición

de desbloqueo (

Queda material de embalaje en

la(s) bandeja(s).

Cristal de exposición o

alimentador de documentos

¾ Apague el equipo. ¾ Retire todos los restos de material de

embalaje de las bandejas.

¾ Limpie el cristal de exposición y la cara

inferior del alimentador de documentos.

Consulte la Guía del usuario para ver las

)

instrucciones de limpieza.

)

La impresión es irregular y descolorida en algunos puntos.

Si desea más información sobre la resolución de problemas, consulte la Guía del usuario.

Documento ¾ Verifique que el documento no presenta

defectos.

Distribución irregular del tóner ¾ Extraiga el cartucho de tóner.

¾ Agítelo con suavidad para redistribuir el tóner. ¾ Vuelva a colocar el cartucho de tóner.

Calidad del papel ¾ Asegúrese de que el papel utilizado en la

máquina cumple las especificaciones indicadas en la Guía del usuario.

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Asistencia

Para ejecutar el CD de la Guía del usuario (si no se ejecuta automáticamente), haga doble clic en el archivo run.exe del CD.

Para ejecutar el CD de ScanSoft (si no se ejecuta automáticamente), haga doble clic en el archivo install.exe.

http://www.xerox.com

Si precisa más asistencia, llame a nuestros especialistas del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox o póngase en contacto con el distribuidor

local. Cuando llame, proporcione el número de serie de la máquina. Utilice el espacio que se incluye a continuación para anotar el número de serie de la máquina:

_________________________________________________________

Para acceder al número de serie, abra la cubierta lateral utilizando la palanca de apertura y después abra la puerta delantera. El número de serie se encuentra en el panel situado encima del cartucho de tóner.

El número de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox o del distribuidor local se proporciona cuando se realiza la instalación de la máquina. Por comodidad y para futuras consultas, anote el número de teléfono en el espacio que se incluye a continuación:

_________________________________________________________

Centro de Asistencia al Cliente de Xerox en EE.UU.: 1-800-821-2797

Centro de Asistencia al Cliente de Xerox en Canadá:

1-800-93-XEROX (1-800-939-3769)

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Xerox WorkCentre 4118

Guide d’initiation rapide

32N00466

Chargeur de documents

Panneau de commande

Scanner

Support

Magasin 1

Plateau d’alimentation du chargeur

Guides document

Panneau avant

Bac de

réception

Levier de déverrouillage

Guides papier

Départ manuel

Panneau latéral

Magasin 2

(en option)

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fr_32N00466_QUG.book Page 75 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Table des matières

Avant-propos .............................................................77

Introduction................................................................78

Installation des cartouches......................................79

Supports.....................................................................81

Contenu du CD ..........................................................83

Installation des pilotes..............................................85

Présentation du panneau de commande ................91

Réglage et utilisation des fonctions ........................94

Réglage du format support ...................................................... 94

Réglage de la langue d'affichage............................................. 95

Copie........................................................................................ 96

Fax (4 en 1 uniquement).......................................................... 97

Numérisation (4 en 1 uniquement)......................................... 100

ControlCentre ..........................................................102

Aide-mémoire...........................................................104

Réglage de la machine............................................105

Résolution des problèmes à l'installation.............107

Assistance supplémentaire....................................108

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Avant-propos

Merci d'avoir choisi le système Xerox WorkCentre 4118.

Pour toute question lors la mise en service de la machine, consulter la documentation suivante :

¾ Guide d’initiation rapide ¾ Fiches d’installation rapide ¾ Guide de l’utilisateur ¾ Guide de l'administrateur système (Kit d'accessoires réseau, uniquement) ¾ Site Web de Xerox http://www.xerox.com

Les pages suivantes présentent les principales fonctions permettant une utilisation rapide de la machine. Pour des informations plus détaillées concernant les fonctions disponibles sur la machine, consulter le Guide de l'utilisateur.

Préparé et traduit par : Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1BU ANGLETERRE

documents prévus aux termes de la loi, quels que soient leur forme et leur contenu, y compris aux données générées par les logiciels et qui s’affichent à l’écran (profils, pictogrammes, écrans, icônes, etc.).

Xerox® et tous les produits Xerox mentionnés dans cette publication sont des marques de Xerox Corporation. Les noms et marques de produits d’autres sociétés sont également reconnus.

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Introduction

Xerox WorkCentre 4118p

Dans cette documentation, le modèle 4118p est appelé modèle « 2 en 1 ».

Le modèle 2 en 1 permet la copie numérique et l'impression en local à raison de 17 pages par minute en format A4 ou 18 pages par minute au format 216 x 356 en standard.

Parmi les options disponibles figurent un magasin supplémentaire, un chargeur de documents, une interface en langue étrangère, un support et un kit réseau. Le kit d'accessoires réseau permet d'imprimer en réseau, et comprend des pilotes d'impression et de numérisation PostScript, Macintosh et Linux.

Xerox WorkCentre 4118x

Dans cette documentation, le modèle 4118x est appelé modèle « 4 en 1 ».

En effet, le modèle 4 en 1 permet la copie numérique, l'impression en local, la télécopie et la numérisation en local à raison de 17/18 pages par minute.

Parmi les options disponibles figurent un magasin supplémentaire, une interface en langue étrangère, un support et un kit réseau. Le kit d'accessoires réseau permet d'imprimer en réseau, et comprend des pilotes d'impression et de numérisation PostScript, Macintosh et Linux.

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Installation des cartouches

¾ Actionner le levier de

déverrouillage pour ouvrir le panneau latéral.

ATTENTION : Toujours commencer par ouvrir le panneau latéral avant d'ouvrir le panneau avant.

¾ Ouvrir le panneau avant.

¾ Si le levier de verrouillage

de la cartouche est en position basse, le tourner vers le haut jusqu'à ce qu'il se bloque.

¾ Retirer la cartouche

d'impression de son emballage et la faire glisser dans la machine jusqu'à ce qu'elle se bloque en position.

ATTENTION : Ne pas exposer le tambour vert à la lumière de manière prolongée. Ne jamais exposer le tambour à la lumière du soleil ni en toucher la surface. Ceci risquerait d'endommager le tambour et d'entraîner une altération de la qualité d'impression.

fr_32N00466_QUG.book Page 80 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

¾ Déballer la cartouche

de toner livrée avec la machine.

¾ La secouer légèrement

pour décoller le toner. Une telle manipulation

permet d’obtenir le nombre maximum de copies.

¾ Faire glisser la cartouche

dans la machine en prenant soin de l'aligner sur la gauche jusqu'à ce qu'elle se bloque en position.

¾ Abaisser le levier de

verrouillage de la cartouche jusqu’à ce qu’il se bloque.

¾ Refermer le panneau

avant, puis le panneau latéral.

La machine retourne en mode attente.

fr_32N00466_QUG.book Page 81 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Supports

¾ Ouvrir le magasin.

¾ Appuyer sur la plaque de

pression jusqu’à ce qu’elle se bloque.

¾ Régler le guide papier arrière

en fonction de la longueur des supports utilisés.

Ce guide est préréglé pour du papier A4 ou 8,5 x 11 pouces, selon le pays.

¾ Pour mettre en place un

format différent, soulever le guide et l'amener à la position requise.

L Les magasins peuvent contenir au

maximum 550 feuilles de papier standard de 80 g/m² (20 lb). Ils acceptent uniquement les formats A4, 8,5 x 11 pouces et 8,5 x 14 pouces.

Guide

arrière

¾ Déramer le papier et le placer

dans le magasin.

¾ Les supports à en-tête doivent

être placés face préimprimée dessus et bord supérieur du papier vers la droite.

fr_32N00466_QUG.book Page 82 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

¾ Veiller à positionner le papier

sous la patte de blocage.

La pile ne doit pas dépasser la ligne de remplissage maximum.

Ligne de

remplissage max.

Pattes de blocage

¾ Régler le guide latéral : appuyer

sur le levier et amener le guide au contact de la pile.

S'assurer que le guide ne serre pas la pile ; il ne doit pas bloquer les feuilles.

¾ Refermer le magasin.

fr_32N00466_QUG.book Page 83 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Contenu du CD

CD Guide de l'utilisateur

Fournit des informations précises, les caractéristiques techniques et les instructions détaillées relatives à la machine et à toutes ses fonctions.

CD Pilotes

Contient les pilotes d'imprimante, les pilotes TWAIN et WIA et le logiciel ControlCentre correspondant à cette machine.

¾ Les pilotes d'imprimante sont disponibles pour Windows 98, NT, 2000,

ME et XP. Les pilotes d'imprimante incluent l'émulation PCL5e et PCL6.

¾ Le pilote TWAIN constitue l'interface entre la machine et le logiciel

de manipulation d'images utilisé. Il est fourni pour les versions de Windows 98, NT, 2000, ME et XP.

¾ Le logiciel ControlCentre permet de régler les paramètres de télécopie

et d'impression. Il permet également de mettre à jour le micrologiciel de la machine.

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CD ScanSoft (4 en 1 uniquement)

Ce CD contient les logiciels PaperPort SE 10.0 et OmniPage 4.0 SE disponibles pour les fonctions de numérisation de la machine. Le CD fourni contient différentes langues.

¾ PaperPort SE 10.0 est un logiciel de manipulation d'images proposant de

nombreuses fonctionnalités.

¾ OmniPage 4.0 SE est un logiciel de reconnaissance optique de

caractères (ROC) qui permet de convertir les images numérisées en documents texte modifiables.

RESTRICTION IMPORTANTE : LA CLAUSE SUIVANTE FAIT PARTIE DU CONTRAT JURIDIQUE AUX TERMES DUQUEL L'UTILISATEUR EST AUTORISÉ À UTILISER LES ÉLÉMENTS DE CE PROGICIEL. EN INSTALLANT, EN COPIANT OU EN UTILISANT CE PROGICIEL, L'UTILISATEUR S'ENGAGE LÉGALEMENT À RESPECTER LA CLAUSE SUIVANTE. SI L'UTILISATEUR N'ACCEPTE PAS LA CLAUSE SUIVANTE, L'INSTALLATION, LA COPIE ET L'UTILISATION DE CE PROGICIEL NE SONT PAS AUTORISÉES : Ce progiciel contient des versions multilingues de [PaperPort 10 SE ; OmniPage SE v4.0]. Il est soumis à une licence par siège ; l'utilisation du progiciel (quelle que soit la version linguistique) est strictement limitée à l'utilisateur sur ou à partir d'un seul siège. Le terme « siège » se rapporte à chaque ordinateur (a) sur lequel le progiciel ou une partie du progiciel est installé ou exécuté, ou (b) utilisé pour accéder au progiciel.

fr_32N00466_QUG.book Page 85 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Installation des pilotes

Systèmes pris en charge

Programmes pour Windows

Pour utiliser la machine comme une imprimante et un scanner sous Windows, commencer par installer le pilote MFP. Les composants suivants peuvent installés, en tout ou partie :

¾ Pilote d'imprimante

fonctions d'impression de la machine. Le pilote PCL Print est fourni en standard. Le pilote PostScript est disponible en option, avec le kit réseau.

¾ Pilote de numérisation

Acquisition) sont disponibles et permettent de numériser des documents sur la machine en version 4 en 1 uniquement.

¾ ControlCentre

par exemple) et les paramètres d'impression. Il permet également de mettre à jour le micrologiciel de la machine.

- Utiliser ce pilote pour profiter de toutes les

- Les pilotes TWAIN et WIA (Windows Image

- Permet de régler les paramètres de télécopie (répertoire,

Pilote Macintosh

Cette machine permet d'imprimer et numériser des documents entre systèmes d'exploitation Macintosh. Ce pilote est disponible en option, avec le kit réseau.

Pilote Linux

Cette machine permet d'imprimer et numériser des documents entre systèmes d'exploitation Linux. Ce pilote est disponible en option, avec le kit réseau.

fr_32N00466_QUG.book Page 86 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Configuration système requise

Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

ÉLÉMENT SPÉCIFICATIONS RECOMMANDÉ

Unité centrale

Mémoire vive Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP 64 Mo ou plus 128 Mo

Espace disque libre

Internet Explorer

Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP Pentium II 400 MHz ou supérieur Pentium III 933 MHz Windows XP Pentium II 933 MHz ou supérieur Pentium IV 1 GHz

Windows XP 128 Mo ou plus 256 Mo Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP 300 Mo ou plus 1 Go Windows XP 1 Go ou plus 5 Go

5.0 ou version ultérieure 5.5

Macintosh

Macintosh 10.3 ou version ultérieure - avec kit réseau en option.

Linux

Systèmes Linux - avec kit réseau en option.

Installation de pilotes sous Windows

Installation de pilotes Xerox sous Microsoft Windows XP ou Windows 2000 avec port USB

Refermer toutes les applications avant de procéder à l'installation.

)

vérifier que l'ordinateur n'est pas encore connecté au WorkCentre 4118.

¾ Insérer le CD des pilotes Xerox dans le lecteur de CD-ROM.

fr_32N00466_QUG.book Page 87 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

¾ Lorsque l'écran de sélection de

la langue s'affiche, sélectionner la langue désirée.

Choisir le bouton d'option de matériel approprié et cliquer sur [Suivant].

¾ Choisir les éléments à installer

puis cliquer sur [Suivant].

¾ L'écran de confirmation résume

les sélections effectuées. Cliquer sur [Précédent] pour effectuer une nouvelle sélection ou sur [Suivant] pour valider les sélections effectuées.

fr_32N00466_QUG.book Page 88 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

¾ Une fois l'installation terminée,

cliquer sur [Terminer].

¾ Brancher le câble USB dans le

WorkCentre 4118 et relier l'autre

extrémité à l'ordinateur. L'assistant de configuration

matérielle recherche et trouve les pilotes.

Si l'assistant d'installation de nouveau matériel le demande, suivre les

instructions qui s'affichent à l'écran.

Deux modes de fonctionnement USB sont proposés : Rapide et Lent. Les fonctionnalités

)

peuvent laisser à désirer si le mode Rapide est sélectionné ; dans ce cas, sélectionner le mode Lent. Les informations sur la modification du mode USB se trouvent dans les rubriques d'aide qui peuvent être imprimées en suivant les instructions de la page 104 de ce guide.

fr_32N00466_QUG.book Page 89 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Installation de pilotes Xerox sous Microsoft Windows XP, 2000, NT ou 98/ME avec port parallèle

¾ Brancher le câble parallèle dans le WorkCentre 4118 et raccorder l'autre

extrémité à l'ordinateur.

¾ Démarrer l'ordinateur et le WorkCentre 4118.

¾ Insérer le CDdes pilotes Xerox dans le lecteur de CD-ROM. Sous

Microsoft Windows, cliquer sur [Démarrer] et [Exécuter]. Taper

3 4

[E:Xinstall.exe], et remplacer le "E" par la lettre correspondant au lecteur de CD-ROM. Cliquer sur [OK].

¾ Lorsque l'écran de sélection de la

langue s'affiche, sélectionner la langue désirée.

¾ Sélectionner le modèle approprié.

¾ Choisir les éléments à installer puis

cliquer sur [Suivant].

fr_32N00466_QUG.book Page 90 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

¾ L'écran de confirmation résume les

sélections effectuées. Cliquer sur [Précédent] pour effectuer une nouvelle sélection ou sur [Suivant] pour valider les sélections effectuées.

¾ Cliquer sur [Terminer].

L'installation du pilote est terminée.

Les instructions d'installation d'un pilote USB sous Windows 98 ou Me sont décrites dans le

)

Guide de l'utilisateur du Xerox WorkCentre 4118 ou sur le site www.xerox.com.

Test d'impression

Un test d'impression ou de numérisation doit être effectué à partir du poste de travail, afin de vérifier que le système WorkCentre 4118 est correctement installé.

¾ Ouvrir un document sur le poste de travail.

¾ Choisir le système Xerox WorkCentre 4118 comme imprimante

destinataire du document sélectionné.

¾ Imprimer le document sur le système et vérifier que l'impression est

correcte. Le processus d'installation est terminé.

fr_32N00466_QUG.book Page 91 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Présentation du panneau de commande

Touche Copie

Touches de

fonction (1 à 6)

Touches

Copie/Fax

Touches de navigation

Menu / Sortie

Représentation

graphique

Panneau de commande 2 en 1

Touches de

navigation

Menu / Sortie

Touches d'état

Écran d'affichage

Entrer

Support

Écran d'affichage

numérique

Touches d'état

Effacer/Effacer tout (AC)

Pavé

Marche

Arrêt

Effacer/Effacer tout (AC)

Touches de

fonction (1 à 7)

Représentation

graphique

Panneau de commande 4 en 1

Entrer

Support

Fonctions

fax

Pavé

numérique

Marche

Arrêt

fr_32N00466_QUG.book Page 92 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

ÉLÉMENT DESCRIPTION

Éclaircir / Foncer Permet de régler le niveau de contraste afin d'améliorer la qualité des copies ou

impressions.

Réduire/Agrandir Permet de réduire ou d’agrandir les copies de 25 % à 400 % lors de l’utilisation de la

glace d’exposition ou de 25 % à 100 % lors de l’utilisation du chargeur de documents.

Mode de tirage Permet de numériser des documents recto et de réaliser des copies ou impressions

recto verso.

Assemblé Permet l'assemblage des feuilles en sortie.

Type document Permet de définir le type du document à numériser.

Document

couleur

Résolution Permet de régler la résolution de numérisation (4 en 1 uniquement).

Copie Permet d'activer le mode Copie. La touche Copie s'allume lorsqu'elle est

Fax Permet d'activer le mode Télécopie. La touche Fax s'allume lorsqu'elle est

Menu / Sortie Permet d'accéder aux fonctions du menu et de se déplacer dans le menu.

Entrer Permet de confirmer la sélection affichée à l'écran.

Touches de navigation Permettent de faire défiler les fonctions du menu et les options disponibles pour

Support Permet de sélectionner le support à utiliser et sa source. Chaque pression sur la

Cette fonction s'utilise lors de la numérisation d'un document couleur.

sélectionnée.

sélectionnée (4 en 1 uniquement).

chacune d'elles.

touche Support affiche une nouvelle sélection. La représentation graphique indique le magasin sélectionné.

Le magasin 2 est disponible en option.

)

fr_32N00466_QUG.book Page 93 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Représentation

graphique

Départ

manuel

Incident

papier

Magasin 2Magasin 1

Écran d'affichage Affiche l'état actuel de la machine ainsi que les menus et sélections.

État travail Affiche l'état du travail en cours et permet d'ajouter des pages aux travaux en

État machine Permet d'accéder aux menus de configuration et de personnaliser l'utilisation

Groupe manuel Permet d’entrer manuellement les numéros de plusieurs destinataires d'un fax

La représentation graphique permet d'identifier le magasin sélectionné et indique si un magasin est vide ou si un incident s'est produit.

À chaque magasin correspond un voyant sur la représentation graphique. Les différents magasins peuvent être sélectionnés à l'aide de la touche Support. Chaque fois que cette touche est sélectionnée, un magasin différent est sélectionné et le voyant vert correspondant s'allume. Lorsque deux voyants de magasin sont allumés simultanément, la fonction de permutation des magasins est activée. Cette fonction permet à la machine de passer à un magasin différent dans le cas où le magasin utilisé est vide.

Lorsqu'un magasin est vide, le voyant correspondant s'affiche et une tonalité d'erreur est émise (si elle est activée).

Si un incident se produit, un voyant rouge s'allume et des informations supplémentaires s'affichent à l'écran.

La description détaillée des messages d'erreur se trouve dans le Guide de l'utilisateur

)

du Xerox WorkCentre 4118.

mémoire et de supprimer des travaux.

de la machine.

(4 en 1 uniquement).

Composition manuelle Permet de composer un numéro de fax manuellement (4 en 1 uniquement).

Composition abrégée Permet de composer des numéros de fax à l’aide d’un numéro de

composition abrégée, préalablement enregistré dans le répertoire de la machine (4 en 1 uniquement).

Pause/Recomposer Permet de recomposer le dernier numéro appelé ou d’ajouter une pause lors

de l’enregistrement d’un numéro dans le répertoire (4 en 1 uniquement).

Pavé numérique Permet d'entrer des caractères alphanumériques.

Marche Permet de lancer un travail.

Arrêt Permet d’interrompre l’opération en cours à tout moment.

Effacer/Effacer tout (AC) Appuyer une fois sur cette touche pour effacer la dernière entrée (un numéro ou

un caractère incorrect, par exemple). Appuyer deux fois pour effacer tous les paramètres programmés. Dans ce cas, un message s'affiche et invite à confirmer l'opération.

fr_32N00466_QUG.book Page 94 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Réglage et utilisation des fonctions

Réglage du format support

Une fois le papier mis en place dans les magasins, il convient de définir le format de support par défaut. Suivre les instructions fournies ci-dessous pour définir un format support par défaut pour chaque magasin.

¾ Appuyer sur la touche

[État machine] du panneau de commande.

3 4

Entrer État

machine

¾ Sélectionner [Config. machine] à l'aide des touches de navigation et

appuyer sur [Entrer]. L'écran affiche [Format mag. 1] sur la dernière ligne.

¾ Appuyer sur [Entrer].

¾ À l'aide des touches de navigation, sélectionner le format support requis

et appuyer sur [Entrer] pour sauvegarder la sélection.

¾ Répéter la procédure pour [Format mag. 2], le cas échéant, et

[Format dép. manuel].

¾ Appuyer sur [Menu/Sortie] pour quitter les différents niveaux du menu et

revenir en mode d'attente.

fr_32N00466_QUG.book Page 95 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Réglage de la langue d'affichage

L'option Langue permet de modifier la langue d'affichage du panneau de commande.

2 3 4

¾ Appuyer sur la touche [

machine] du panneau de commande.

¾ Sélectionner [Config. machine] à l'aide des touches de navigation et

appuyer sur [Entrer].

¾ Sélectionner [Langue] à l'aide des touches de navigation et appuyer sur

[Entrer]. La langue actuelle s'affiche à l'écran.

¾ Sélectionner la langue requise à l'aide des touches de navigation et

appuyer sur [Entrer] pour valider cette sélection.

tat

Entrer État

machine

¾ Appuyer sur [Menu/Sortie] pour quitter les différents niveaux du menu et

revenir en mode d'attente.

fr_32N00466_QUG.book Page 96 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Copie

Opérations de base de la fonction de copie

¾ Le message Prêt à copier

doit s'afficher.

¾ Si nécessaire, appuyer sur la

touche [Copie] pour passer en mode Copie.

¾ La touche Copie reste

allumée lorsqu'elle est sélectionnée.

¾ Mettre les documents en

place dans le chargeur de documents ou sur la glace d'exposition.

¾ Sélectionner les fonctions de

copie requises, entrer le nombre d'exemplaires voulu et appuyer sur Démarrer.

Prêt à copier 100% 001

Taux de réduction/

agrandissement

actuel

Touche Copie

Nombre

d’exemplaires

Exemple de travail de copie : Utilisation de la fonction Centre auto

¾ Appuyer sur la touche [Menu/Sortie]. ¾ Sélectionner Fonctions copie et appuyer sur [Entrer]. ¾ À l’aide des touches de navigation, sélectionner [Décalage image] et

appuyer sur [Entrer].

¾ À l’aide des touches de navigation, sélectionner [Centre auto] et appuyer

sur [Entrer].

¾ Appuyer deux fois sur [Menu/Sortie] pour quitter l'écran Prêt à copier. ¾ Entrer le nombre de copies requis et appuyer sur Marche.

fr_32N00466_QUG.book Page 97 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Fax (4 en 1 uniquement)

Configuration fax

231

¾ Brancher une extrémité du fil du téléphone dans la prise LINE au dos du

WorkCentre 4118 et l'autre extrémité, dans la prise de téléphone murale.

Remarque : NE PAS brancher le fil du téléphone destiné au WorkCentre 4118 dans un autre périphérique, tel qu'un répondeur, tant que le fonctionnement de la télécopie n'a pas été vérifié.

¾ Appuyer sur la touche [Fax]. ¾ Tester la connexion en appuyant sur la touche [Comp. manuelle] : une

tonalité doit se faire entendre.

¾ En présence d'une tonalité, passer à l'étape nº 2.

En l'absence de tonalité, il existe un problème au niveau du fil téléphonique, du branchement mural ou d'une fonction interne du WorkCentre 4118.

Réglage de l'ID machine (le cas échéant)

¾ Appuyer sur la touche [État machine] du panneau de commande. ¾ À l’aide des touches de navigation, sélectionner [Config. machine] et

appuyer sur [Entrer].

¾ À l’aide des touches de navigation, sélectionner [ID machine] et appuyer

sur [Entrer].

¾ Taper le numéro de fax à l’aide du pavé numérique.

Si un chiffre est erroné, appuyer sur la touche de navigation et le dernier chiffre saisi est effacé.

¾ Appuyer sur [Entrer] si le numéro affiché est le bon.

Le système demande de préciser une identité.

¾ Taper le nom d'utilisateur ou le nom de la société à l'aide du pavé

numérique. Le fait d'appuyer plusieurs fois sur la même touche fait défiler

toutes les lettres et les chiffres attribués à cette touche. Arrêter lorsque la lettre ou le chiffre requis s'affichent et appuyer sur la touche de navigation de droite pour passer à la position suivante. Poursuivre la saisie des chiffres et des lettres pour afficher l'ID requis.

¾ Appuyer sur [Entrer] pour enregistrer les paramètres, puis appuyer sur

[Arrêt/Sortie] pour revenir en mode d'attente.

fr_32N00466_QUG.book Page 98 Thursday, March 2, 2006 9:32 AM

Demande de page de confirmation

¾ Appuyer sur la touche [État machine] du panneau de commande. ¾ À l’aide des touches de navigation, sélectionner [Configuration fax] et

appuyer sur [Entrer].

¾ À l’aide des touches de navigation, sélectionner [Confirmation] et appuyer

sur [Entrer].

¾ À l’aide des touches de navigation, sélectionner [Oui] et appuyer sur

[Entrer]. Une page de confirmation s'imprime après chaque fax transmis.

Envoi d'un fax

¾ Placer le document dans le

chargeur ou sur la glace d'exposition.

¾ Sélectionner la touche [Fax]

pour activer le mode Fax.

¾ Taper le numéro de fax à

l'aide du pavé numérique de la machine.

¾ Appuyer sur [Marche] pour

envoyer le fax.

Type document

Éclaircir/

Foncer

Mode de

tirage

Document

couleur

Touche Fax

Résolution

¾ Placer le document dans le chargeur ou sur la glace d'exposition. ¾ Sélectionner la touche [Fax] pour activer le mode Fax. ¾ Appuyer sur la touche [Comp. manuelle] et attendre la tonalité. ¾ À l'aide du clavier du téléphone, taper le numéro du fax de destination. ¾ Appuyer sur [Marche] lorsque le signal aigu de l'onde porteuse se fait

entendre.

XEROX 4118 User Manual [en, fr, es, en, pt]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual