ScanSoft PDF Converter Manual de Consulta Rápida 5.0 [es]

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Guía de referencia rápida
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Esta guía presenta imágenes de pantalla realizadas con Windows® XP. El aspecto
puede variar en otros sistemas operativos.
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¿Por qué los archivos PDF son tan populares?

El formato de documento portátil (PDF) se ha convertido en un estándar prácticamente obligatorio para el intercambio de documentos a través de las diferentes plataformas y entornos informáticos. En Internet se publican más de 200 millones de documentos PDF. Los beneficios clave que han impulsado esta popularidad son los siguientes:
Integridad: La apariencia de los archivos PDF es la misma que la de los
documentos originales a partir de los que se crearon. Y la conservan luego de ser compartidos, sin importar la plataforma, el sistema operativo ni la configuración local de cada dispositivo o equipo de computación.
Tamaño de archivo: En muchos casos, los archivos PDF pueden ser más
compactos que sus originales; característica que los hace ideales para la transferencia.
Seguridad: Los archivos PDF pueden firmarse digitalmente y contar con
protección por medio de una contraseña para evitar que sufran cambios no autorizados.
Colaboración: A pesar de que el contenido básico del documento se
bloquea, las herramientas para insertar comentarios y anotaciones permiten la creación y revisión de documentos en equipo.

Lo que PDF Professional hace por usted

Nuance® PDF Converter Professional 5 de Nuance Communications Inc. le ofrece todas las funciones necesarias para procesar archivos PDF. Puede desbloquear y abrir archivos PDF hasta la versión 1.7 para visualizarlos, modificarlos, insertarles anotaciones y volver a compilarlos. Además, puede crear archivos PDF de las versiones 1.3 a 1.7 (y también es compatible con el formato PDF/A). Puede desbloquear archivos PDF para adaptarlos a otras aplicaciones.
Este producto profesional cuenta con tres partes para crear, modificar y desbloquear archivos PDF. Todas se instalan y activan con el mismo procedimiento.
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Cree archivos PDF
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Nuance
PDF Create! 5 permite crear archivos en formato PDF a partir de una amplia variedad de tipos de archivo. En el cuadro de diálogo Imprimir de las aplicaciones con capacidad de impresión aparecerá una impresora denominada ScanSoft PDF Create!.
El Asistente de PDF Create! le permite compilar una lista de archivos generados por distintas aplicaciones. También puede crear archivos PDF a partir de archivos XPS.
Cada archivo se puede convertir en un archivo PDF individual o bien se pueden combinar, superponer o empaquetar varios en un solo archivo. Si está trabajando
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con Microsoft
WordTM, Excel®, PowerPoint o Outlook, puede utilizar los servicios del programa para crear archivos PDF directamente desde el documento actual. Si está convirtiendo un documento desde Microsoft Word, los hipervínculos y comentarios se pueden transferir y usted puede crear marcadores que se generen a partir de la estructura del documento de Word. Los archivos se pueden proteger mediante contraseñas y pueden incluir marcas de agua.
Modifique archivos PDF
Gracias a su sencilla interfaz de lectura y navegación, Nuance PDF Converter Professional le permite ejercer un gran control sobre archivos PDF. Puede modificar páginas y documentos, insertar
anotaciones y revisarlas, configurar la seguridad de los documentos, firmarlos y mucho más. Incluso, puede compilar documentos PDF a partir de distintas aplicaciones de origen y reorganizar las páginas. El programa cuenta con un eficaz sistema de administración de documentos que se puede utilizar para crear archivos de almacenamiento a partir de documentos relacionados a fin de indexarlos y buscarlos en otro momento. En la edición Enterprise también puede acceder a diferentes sistemas de administración de documentos a través de la aplicación: utilícelos para almacenar o archivar sus documentos en formato PDF.
Exporte archivos PDF
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Nuance
y modificarlos como archivos de Microsoft
Excel
PDF Converter 5 le permite desbloquear archivos PDF y XPS
®
®
, Microsoft® PowerPoint®, Corel® WordPerfectTM y archivos RTF
WordTM, Microsoft®
genéricos. También le permite abrir documentos PDF directamente en estas aplicaciones, modificarlos y guardarlos como el tipo de archivo correspondiente. Convierte archivos PDF hasta la versión 1.7 inclusive. El programa ofrece cuatro tipos de conversiones: documentos estándar, documentos legales, formularios y hojas de cálculo.
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Instalación y activación

PDF Converter Professional 5 detecta componentes y versiones anteriores y le solicita su confirmación para eliminarlos. Para poder instalar y activar el programa, debe contar con derechos de administrador en el equipo, y necesita tener acceso a Internet para realizar la activación.
1. Introduzca el CD en la unidad de CD-ROM
El programa de instalación se iniciará automáticamente. Si no lo hiciera, busque la unidad de CD-ROM en el Explorador de Microsoft® Windows® y haga doble
clic en el archivo AutoRun.exe del convertidor. Seleccione un idioma para la instalación. Aparecerá el Asistente InstallShield
(Si ha descargado el programa desde el sitio web de Nuance, haga doble clic en el archivo AutoRun.exe.)
2. Número de serie y licencia
Para poder continuar, deberá aceptar los términos del contrato de licencia. Deberá escribir un número de serie, que encontrará en la caja del CD o en el sitio web de Nuance, en el apartado de descargas. Los números de serie nunca incluyen la letra "O"; utilice siempre el cero.
Guárdelo en un lugar seguro. Este número será constatado en su totalidad sólo durante la activación del producto y, además, será necesario para reinstalar el producto.
3. Tipo de configuración y ubicación
El instalador ofrece una ubicación predeterminada para el programa. Usted puede aceptarla o establecer una diferente. Seleccione Instalación personalizada o Instalación completa. Para aceptar o rechazar la instalación del componente de desbloqueo de PDF, escoja la instalación personalizada. También debe escoger la instalación personalizada para habilitar o deshabilitar la integración de PDF Converter y PDF Create! en otros programas. Todos los programas ofrecidos en los paneles Integración de PDF Converter Professional del Asistente InstallShield estarán habilitados de forma predeterminada. (Puede cambiar la configuración de la integración más adelante seleccionando el programa en Agregar o quitar programas en el Panel de control y haciendo clic en Cambiar y luego Reparar.)
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4. Haga clic en Finalizar
Al final de la instalación se ejecuta el proceso de registro. Para establecer una conexión con el sitio web de Nuance, seleccione Registro en línea. Le proporcionamos un sencillo formulario electrónico que puede completarse en pocos minutos. Cuando haya rellenado el formulario, haga clic en Enviar. Si prefiere no registrar el producto ni que le recuerden hacerlo más adelante, visite
http://spain.nuance.com y regístrelo en línea en cualquier momento.
Haga clic en Soporte y, en la pantalla principal de soporte, seleccione Registro del producto en la columna de la izquierda. Para conocer las condiciones de uso de sus datos de registro, consulte el Reglamento de Privacidad de Nuance.
5. Active el producto
Al finalizar la instalación, el programa le invitará a activar el producto. Asegúrese de contar con acceso a Internet. Si el número de serie está en su lugar de almacenamiento y ha sido introducido correctamente, no hará falta interacción por parte del usuario ni se transmitirán datos personales. Si no activa el producto durante la instalación, se le invitará a que lo haga cada vez que abra el programa. Si no activa el producto, PDF Converter Professional creará archivos en formato PDF con una marca de agua en cada página. Si hace caso omiso a las primeras cinco
solicitudes de activación, deberá activar los productos por separado y en forma manual, lo cual es mucho más lento.
Debido a que la desinstalación incluye un paso de desactivación, podrá reinstalar el programa una cantidad razonable de veces sin experimentar problemas de reactivación. El número de serie es necesario para la reinstalación, y el acceso a Internet, para la desactivación y reactivación.
Para la resolución de problemas relacionados con la activación y el registro, consulte la base de conocimientos de Nuance en http://
knowledgebase.nuance.com/.
Nota: Conserve el número de serie de versiones anteriores para poder instalarlas en otro equipo, si así lo deseara.
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Cómo obtener ayuda

Esta guía de referencia rápida impresa viene con Nuance PDF Converter Professional en su versión en CD. La guía también está disponible como archivo PDF en el CD y, luego de la instalación, dentro de la carpeta del programa. También se puede acceder a ella desde el panel Acerca de. Si usted recibió el programa de manera electrónica, es aconsejable que consulte este documento, que está disponible en el sitio de descarga.
Nuance PDF Converter Professional dispone de un sistema integral de Ayuda en pantalla en formato HTML. Utilice el menú Ayuda para abrirlo en la introducción.
Pulse F1 para abrir la Ayuda, generalmente en el tema que describe el panel que se encuentra abierto. Algunos cuadros de diálogo cuentan con botones que remiten a la Ayuda.
En el CD y en la carpeta del programa se encuentra disponible un archivo Notas de la versión que incluye la información más reciente. El sitio web de Nuance ofrece información acerca del programa, una base de conocimientos actualizada y un foro de consultas para usuarios.
Nota: Los requisitos del sistema se detallan en la caja del producto y en la Ayuda en pantalla.

Inicio del programa

En el menú Inicio de Windows, escoja Nuance PDF Professional 5. Esto ofrece los siguientes elementos:
Escoja esta opción para convertir archivos PDF en documentos que puedan modificarse libremente.
Escoja esta opción para abrir el programa principal y modi fic a r archivos PDF.
Escoja esta opción para crear archivos PDF a partir de uno o más archivos de origen.
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Creación de archivos PDF

Creación de archivos PDF desde PDF Professional

Haga clic en el botón Nuevo PDF en la barra de herramientas principal de PDF Professional o elija Nuevo PDF en el menú Archivo. Vea la imagen que aparece a continuación. Puede crear un archivo PDF en blanco o ir a Desde un archivo… para seleccionar uno o más archivos del cuadro de diálogo Abrir, incluso si fueron creados en diferentes aplicaciones. Los tres comandos siguientes conducen al Asistente de PDF Create!, lo cual permite controlar completamente el proceso de conversión. También puede arrastrar archivos creados en una aplicación con capacidad de impresión y colocarlos en el espacio de trabajo de PDF Converter Professional. En ese caso, el comportamiento es el mismo que
cuando va a Desde un archivo... .
Es posible realizar varias selecciones: se crea un PDF para cada archivo utilizando los parámetros del cuadro de diálogo Propiedades de ScanSoft PDFCreate!, al cual puede acceder desde Archivo> Imprimir.
Estos comandos trabajan mediante el
Esto crea un archivo PDF desde el contenido activo del portapapeles.
Asistente de Create, donde se crean parámetros a través de perfiles.

Creación de archivos PDF desde cuadros de diálogo de impresión

El cuadro de diálogo Imprimir de las aplicaciones con capacidad de impresión incluirá una impresora de PDF Create!. Cargue un archivo que desee convertir en PDF y luego vaya a Archivo/Imprimir. Seleccione ScanSoft PDF Create! como nombre de la impresora. Especifique un intervalo de páginas y otras opciones según lo desee. Se crea un solo archivo PDF; la cantidad de copias se ignora. Haga clic en Propiedades para verificar o cambiar la configuración de PDF Create!. Haga clic en Aceptar para iniciar la creación. El cuadro de diálogo Guardar como aparece de manera predeterminada, pero usted puede proporcionar instrucciones de guardado automatizado en Propiedades > Configuración de PDF.
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Uso del Asistente de PDF Create!

El Asistente se puede abrir desde el menú Inicio de Windows. Le permite compilar una lista de archivos por convertir, que pueden haber sido creados por distintas aplicaciones. Puede combinarlos en el orden indicado para crear un solo archivo PDF o convertir cada uno individualmente. Puede empaquetar un grupo de archivos en un único archivo PDF. También se los puede superponer para la conversión. El Asistente le permite usar perfiles para controlar la creación de archivos PDF. Los perfiles contienen un grupo de configuraciones diseñadas para obtener un resultado específico. El programa incluye siete perfiles, pero usted puede crear más según sus propias necesidades. Este procedimiento se explica en la Ayuda en pantalla.
Quita los archivos seleccionados de la lista
Arrastre y coloque los archivos de entrada en esta área o use el botón Agregar
Mueve los archivos seleccionados hacia arriba o hacia abajo
Instrucción de compilación*
Quita todos los archivos de la lista
Seleccione un perfil
En esta área aparece la configuración de guardado actual
Haga clic para iniciar la creación de archivos PDF
Haga clic para cambiar la configuración de guardado
Cambia la configuración del perfil
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* otras instrucciones de compilación son:
Combinar archivos en un único PDF (según el orden de la lista)
Superponer archivos (con opciones de superposición)
Empaquetar archivos con formato PDF dentro de un archivo PDF que los
contenga (con opciones de empaquetado). Haga clic en el botón Perfiles... para cambiar la configuración de cualquier perfil o para crear uno nuevo a partir de uno ya existente.
1. Seleccione un perfil aquí
2. Haga las selecciones aquí
3. Especifique la configuración para cada selección aquí
Seleccione un perfil, haga clic aquí para asignarle un nombre a uno nuevo a partir de él, luego cambie los parámetros y guárdelo con Aceptar.
Haga clic aquí para eliminar el perfil seleccionado después de una advertencia.
Haga clic aquí para restaurar los parámetros predeterminados del perfil seleccionado.
Acceda a la configuración para la compresión MRC y la creación de archivos PDF que permitan búsquedas.
Para obtener información sobre la creación de archivos PDF con etiquetas o con capacidad de búsqueda y sobre los beneficios de aplicar la compresión MRC, consulte la Ayuda en pantalla.
Haga clic en Aceptar para que se aplique el perfil seleccionado con los parámetros que especificó.
Luego, pulse el botón Ir en el Asistente. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de impresión, que enumera los archivos de entrada y salida y muestra el estado de la conversión. Haga doble clic en el nombre de algún archivo PDF para verlo.
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Creación de archivos PDF desde el Explorador de Windows

Haga clic con el botón secundario del mouse en un solo archivo. El menú de acceso directo comprende:
Escoja un perfil del submenú del primer elemento. En la creación del archivo PDF se usará la configuración actual de ese perfil. Para modificar la configuración del perfil o crear uno nuevo antes de crear el archivo PDF, haga clic en Modificar... El segundo elemento muestra la instrucción de guardado actual. Haga clic aquí para establecer otra instrucción.
Si escoge un grupo de archivos y les hace clic con el botón secundario del mouse, el menú de acceso directo comprende:
Escoja la primera opción y luego un perfil para crear un archivo PDF a partir de cada archivo seleccionado. Para generar un único archivo PDF, escoja combinar, superponer o empaquetar los archivos junto con un perfil. La última opción muestra la instrucción de guardado actual. Hágale clic para cambiarla.

Creación de archivos PDF desde Microsoft Word

1. Abra el documento de Word.
2. Seleccione Crear PDF en el menú Nuance PDF o haga clic en . En Word
2007, encontrará esta opción en la ficha Nuance PDF.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, acepte o cambie la carpeta de destino
predeterminada y el nombre del archivo.
4. También puede agregar información sobre el documento (palabras clave, etc.).
5. Para crear un archivo PDF y adjuntar una copia a un mensaje de correo
electrónico, haga clic en .
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Cuadro de diálogo Configuración de Nuance PDF para Word

Se puede acceder a este cuadro de diálogo desde el botón en la barra de herramientas o bien desde un elemento del menú PDF Create!. (En Word 2007, encontrará esta opción en la ficha Nuance PDF). Aquí puede definir parámetros que se aplicarán solamente cuando cree un documento PDF a partir de un documento de Word. Defina qué estilos de párrafo del documento de Word se convertirán en marcadores en el archivo PDF, qué comentarios se transferirán y cómo deben aparecer los hipervínculos.

Creación de archivos PDF a partir de Microsoft Excel y PowerPoint

1. Abra el archivo de Excel o la presentación de PowerPoint.
2. Seleccione Crear PDF en el menú Nuance PDF o haga clic en .
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, acepte o cambie la carpeta de destino
predeterminada y el nombre del archivo.
4. Para crear un archivo PDF y adjuntar una copia a un mensaje de correo
electrónico, haga clic en .
5. Para cambiar las propiedades, haga clic en .
Nota: Si no ve los botones en Word, Excel o PowerPoint, vaya a Ver > Barras de herramientas y seleccione Nuance PDF.

Cuadro de diálogo Propiedades de ScanSoft PDF Create!

Este cuadro permite controlar completamente el proceso de conversión. En el panel General se puede definir la resolución, la orientación y el tamaño de página del archivo PDF, como así también especificar que el programa lo abra o no después de crearlo. El panel Configuración de PDF permite definir la versión de PDF, controlar la incrustación de fuentes, establecer el tipo y nivel de compresión, definir contraseñas y agregar marcas de agua. Además, ofrece opciones para asignar un nombre a los archivos PDF creados y definir propiedades, tales como el título, el autor, el tema y las palabras clave. Los archivos creados también se pueden adjuntar a mensajes de correo electrónico, de manera que queden listos para su distribución.
Se puede acceder al cuadro de diálogo Propiedades de ScanSoft PDF Create! desde el cuadro de diálogo Imprimir de sus aplicaciones. Al trabajar desde el Asistente de PDF Create! o el Explorador de Windows, esta configuración se
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cambia a través de los perfiles. Si necesita acceder a estos parámetros desde Microsoft Word, escoja Archivo/Imprimir en lugar del botón PDF Create!

Superposición de archivos PDF

Las opciones de superposición le permiten colocar imágenes u otros elementos fijos sólo en la primera página de sus archivos PDF, junto con elementos que cambian de un archivo a otro. Ejemplo de superposición para una portada:
Para obtener este resultado, desmarque la opción “Repetir última página del documento más corto para superponer páginas”.
También puede usar la superposición para agregar el logotipo de su empresa u otros elementos fijos a todas las páginas del archivo PDF creado. Para hacerlo, seleccione la opción antes mencionada.
Para obtener más información sobre opciones de superposición, consulte la Ayuda en pantalla.

Cómo empaquetar archivos

Un paquete es un archivo PDF único que contiene un conjunto de archivos PDF. Los paquetes lo ayudan a agrupar archivos relacionados, lo que facilita su envío por correo electrónico.
Para empaquetar un conjunto de archivos, quizá de tipos diferentes, selecciónelos en el Asistente de PDF Create!. Escoja empaquetado como instrucción de compilación. Haga clic en Opciones para elegir la portada que utilizará: una plantilla del Asistente de PDF Create! o el primer archivo de la lista. Haga clic en Procesar para que los archivos PDF se creen o se transmitan al paquete.
Para abrir un paquete PDF, debe utilizar un visualizador o editor reciente de archivos PDF, como Nuance PDF Converter Professional 5. Se mostrarán todos los archivos del paquete, y usted podrá abrir y guardar cada uno de ellos por separado. En Nuance PDF Converter Professional 4 y visualizadores o editores anteriores de archivos PDF, los archivos se indican como documentos adjuntos.
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Modificación de archivos PDF

Las áreas de la pantalla principal de PDF Converter Professional se ven como se ilustra a continuación:
Para ver y modificar archivos PDF
PDF Converter Professional agrupa los controles en varias barras de herramientas, que usted puede desbloquear y arrastrar hacia el área de trabajo. A continuación se presentan las barras de herramientas principales, en dos casos que describen las barras de herramientas individuales de izquierda a derecha. Puede personalizar las barras de herramientas para mostrar u ocultar botones.
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Se muestra la lista desplegable de la herramienta PDF Converter. Úsela para desbloquear el PDF actual, definiendo el formato seleccionado.
Esta barra de herramientas incluye operaciones básicas, tales como crear, abrir,
uardar, imprimir, enviar por correo electrónico, empaquetar y buscar archivos
PDF, o agregarlos a sus favoritos.
Use la herramienta Mano para ver el PDF y desplazarse en él. Las herramientas de selección le permiten seleccionar partes del texto y áreas del documento.
Recortar: Dibuje un rectángulo para definir el área que se conservará después de
recortar; haga doble clic para establecer las instrucciones de recorte.
Vínculo: Utilice esta opción para definir un rectángulo que se convertirá en
hipervínculo.
Seleccionar objeto: Use esta opción para modificar la alineación y las
propiedades de objetos.
Retocar objeto: Seleccione objetos para moverlos, girarlos, agruparlos, darles un
orden de prioridad o modificarles el tamaño. Para modificar datos de etiquetas, seleccione un objeto, haga clic con el botón secundario del mouse para abrir un menú de acceso directo y elija Propiedades/Etiqueta.
Retocar texto: Realice modificaciones limitadas al texto, aun en varias líneas.
Use esta barra de herramientas para acercarse y alejarse del PDF, ampliar áreas de interés o toda la página de manera dinámica.
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Utilice esta barra de herramientas cuando trabaje con formularios. Puede agregar los controles de formulario que se muestran a un formulario PDF. Otras herramientas le permiten resaltar o restablecer los campos de formulario y determinar el orden de las tabulaciones. FormTyper: Use esta opción para detectar y activar en forma automática
elementos de formularios y para convertir un PDF estático en un formulario rellenable.
Nota: Cuando se comparten archivos PDF, se pueden entablar conversaciones
con notas. Haga clic en esta opción para agregar notas al PDF. Clasifíquelas por autor, tipo, fecha y otros parámetros.
Cuadro de texto: Haga clic en esta opción para agregar un cuadro de texto sobre
otro contenido en una página PDF.
Llamada: Agregue llamadas personalizables a su documento. Marca de texto: Use diferentes herramientas de marcado en el texto
seleccionado.
Resaltar: Escoja entre las herramientas para resaltar que se muestran. Adjuntar: Adjunte un archivo o un archivo de sonido al PDF con un icono en una
ubicación específica.
Dibujar: Dibuje diferentes formas en la página. Cuando dibuje formas con varios
lados, utilice un menú de acceso directo para indicar que ha terminado.
Panel de seguridad: Haga clic aquí para establecer contraseñas y otras medidas
de seguridad para el PDF.
Firmas digitales: Firme o certifique su documento; se encuentran disponibles
esquemas de firma personalizada y la impresión de la hora con la firma.
Marcar eliminación: Oculte información confidencial en su texto (solo
disponible en la versión Enterprise, consulte más adelante).
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Utilice esta barra de herramientas para incluir películas, sonidos o archivos 3D en su PDF. Puede ver y modificar archivos 3D.
Imposición: Prepare el PDF para una impresión estilo autoedición.
Utilice esta barra de herramientas para medir dimensiones dentro de elementos del PDF, cuya escala puede definir.
Seguridad de documentos
Para modificar la configuración de seguridad del documento, haga clic en Documento > Propiedades de documento y vaya a la ficha Seguridad. Ésta siempre mostrará la configuración actual. Usted puede optar por proteger el documento con contraseña o Seguridad mediante certificado en distintos niveles.
Búsqueda e indexación de documentos
Puede buscar texto en el archivo PDF que está abierto en ese momento, en todos los archivos PDF de una carpeta específica o en un archivo de índice creado previamente. Utilice el organizador para especificar los criterios de búsqueda. Un archivo de índice PDF (.zpi) es un archivo de almacenamiento con capacidad de búsqueda de documentos PDF. Haga clic en Documento > Indexación para crear un nuevo índice, modificar uno existente o trabajar con índices incrustados.
Windows Desktop Search
Microsoft ofrece el recurso Windows Desktop Search para hacer búsquedas en archivos de distintos tipos en carpetas específicas. PDF Converter Professional 5 ofrece WDS con el beneficio adicional de incluir en estas búsquedas archivos PDF (esto incluye los PDF de solo imagen).
Leer texto en voz alta
Para que el texto de un PDF se lea en voz alta, use el comando Leer PDF en el menú Herramientas. Elija el párrafo o la página actual, siguiente o anterior, o todo el documento restante. En Propiedades, defina la velocidad y el volumen. También puede guardar el texto del PDF en un archivo de sonido con formato wav. Esta función cuenta con la tecnología del motor RealSpeak Solo Text-to­Speech de Nuance.
Optimizador de PDF
Optimice su PDF para que se adecue perfectamente a su objetivo. Haga clic en Herramientas > Optimizar PDF y defina los requisitos de destino, tales como vista rápida de Internet, compresión de objeto e imagen, configuración de página
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digitalizada, incrustación de fuentes y mucho más. Además puede agregar etiquetas a los archivos PDF para identificar y registrar su estructura lógica (párrafos, títulos, imágenes, tablas, celdas, etc.).
Impresión en PDF
Además de las opciones de impresión usuales, puede optar por imprimir el PDF con o sin comentarios. También puede imprimir campos de formularios solamente, lo cual le permite imprimir un formulario vacío, llenarlo electrónicamente y luego imprimir las respuestas en el formulario vacío. Las herramientas de imposición le permiten preparar páginas PDF para impresión.
Tabla de contenido
Inserte en su documento una tabla de contenido a partir de los marcadores. Abra el panel de marcadores, establezca los marcadores y su orden de prioridad, y luego elija Tabla de contenido en el menú de acceso directo del panel de marcadores. La tabla de contenido es útil cuando se imprime el PDF y los marcadores ya no están disponibles.
Comparación de documentos PDF
Esta función le permite comparar dos archivos PDF con contenido similar, normalmente una versión anterior y otra posterior de un mismo documento. Acceda a esta función desde el menú Documento, luego elija ver una comparación visual o textual, con presentación en paralelo o combinada. Esta muestra solo un documento y marca cambios de texto u objetos: el texto nuevo aparece subrayado y el texto eliminado aparece en un mensaje emergente con información de marcador.
División de archivos PDF
Puede dividir archivos PDF grandes en un conjunto de otros más pequeños para facilitar su distribución. Acceda a esta función desde el menú Documento y elija los criterios de división: por páginas en blanco, cantidad de páginas, marcadores, estructura del documento, etc. También puede extraer determinadas páginas según criterios que usted especifique.
Empaquetar archivos PDF
Acceda a esta función desde la barra de herramientas o el menú Archivo. Le permite seleccionar un conjunto de archivos y agrupar sus copias en un único archivo PDF de paquete. Cualquier archivo que seleccione que no esté en formato PDF entra en el paquete como archivo PDF. Para incluir dentro de un paquete archivos que no sean PDF en su formato original, abra el paquete, abra un PDF dentro de él y adjunte estos archivos. Puede agregar una portada al paquete.
En la Ayuda en pantalla encontrará la explicación sobre el modo en que distintos programas PDF le permiten utilizar y desempaquetar los paquetes que reciba.
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Colocación de archivos en un sobre
Esto es similar al empaquetado de archivos, pero en este caso los archivos se convierten en documentos adjuntos del PDF que los incluye y conservan su tipo original. El archivo de sobre actúa como portada.
Archivo de mensajes de correo electrónico
PDF Professional le permite archivar buzones de mensajes y mensajes de correo electrónico seleccionados. Puede elegir entre crear un archivo PDF individual a partir de cada mensaje, combinar todos los elementos de archivo seleccionados en un solo PDF (cada mensaje estará marcado dentro del archivo PDF) o empaquetar los elementos seleccionados. Los archivos adjuntos a los mensajes conservan sus tipos de archivo originales.
Las siguientes funciones solo se ofrecen en la edición Enterprise, junto con documentación Enterprise para los administradores de red:
Sistemas de administración de documentos
Se ofrece compatibilidad con sistemas de administración de documentos para el almacenamiento y la entrada de archivos para iManage, Hummingbird y LiveLink. Consulte los requisitos del sistema en la Ayuda en pantalla.
Compatibilidad legal
Se encuentran disponibles nuevas imágenes prediseñadas y sellos legales, junto con compatibilidad con CaseMap y sellos Bates para los estudios jurídicos. Escoja Inspeccionar documento en el menú Documento para seleccionar aquellos elementos que desee eliminar de un archivo, tales como comentarios, marcadores, texto oculto o metadatos confidenciales, como el nombre del autor o el historial del archivo.
Eliminación
La confidencialidad del texto de un documento se logra mediante la eliminación; es decir, la supresión de partes de texto o imágenes. Seleccione el texto o las imágenes que desee marcar para eliminar con la herramienta Eliminar que se encuentra en el menú Documento o en la barra de herramientas Seguridad. Este menú también permite marcar para eliminar mediante búsqueda. El programa encuentra todas las instancias de una cadena de texto determinada dentro del documento, lo que le permite revisarlas y elegir cuáles marcará para eliminar. Utilice el botón o elemento del menú Aplicar eliminación para suprimir de forma permanente todos los elementos marcados (ya sea que provengan de búsquedas o de selección). Cuando se guarda un documento con texto eliminado, el programa siempre ofrece la opción Guardar como, porque usted debería guardar el archivo con texto eliminado con un nombre nuevo. El archivo original queda con los elementos eliminados marcados pero no obstante legibles.
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Advertencias:
Tenga en cuenta que una vez que se guarda un archivo con elementos
eliminados, no hay forma de recuperar el contenido que se eliminó: no se
lo puede visualizar ni encontrar mediante búsqueda.
Si el texto que eliminará presenta errores tipográficos, es posible que
algunos datos confidenciales no se eliminen mediante búsqueda.
Sugerimos que antes de ponerlo en circulación, controle siempre en forma
manual un documento en el que se haya eliminado texto mediante
búsqueda.

Exportación de archivos PDF

Exportación de archivos PDF desde el programa Professional

El componente que le permite exportar el contenido de archivos PDF a formatos modificables se denomina PDF Converter. Se puede acceder a él desde el botón Convertir PDF en la barra de herramientas Archivo. Puede escoger una conversión directa para que se lleve a cabo con la configuración actual, o bien elegir que el último elemento abra el Asistente de PDF Converter, y lograr así control absoluto.
También puede realizar conversiones directas seleccionando el comando Guardar como en el menú Archivo. Puede extraer y guardar únicamente texto del documento o guardar el archivo como imagen. También es compatible con la conversión entre formatos de archivo PDF y XPS.
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El Asistente de PDF Converter

Comience en el menú Inicio de Windows. El Asistente le permite preparar las conversiones y controlarlas. En Vista completa muestra una vista preliminar de los archivos PDF y XPS que han de convertirse y le permite establecer los intervalos de páginas. El panel ubicado a la derecha muestra todos los archivos seleccionados para la conversión; los iconos muestran los estados de carga o conversión. Encontrará los significados de cada icono en la Ayuda en pantalla.
PDF Converter 5 ofrece 4 niveles de control:
Vista rápida
Permite conversiones rápidas utilizando la configuración actual de todo lo que no esté contemplado en las cuatro opciones básicas.
Vista completa
Presenta los mismos cuatro botones de Vista rápida, pero también muestra vistas preliminares de las páginas y ofrece todos los parámetros que influyen en las conversiones. Escoja un modo para ver sus parámetros. Escoja un destino (o, cuando no tenga ninguna opción, haga clic en la herramienta Salida) para establecer las opciones de guardado. En Vista completa se enumeran todos los archivos que conforman la sesión de conversión actual junto con información sobre el estado de cada uno de ellos.
Vista izquierda
Aparece cuando PDF Converter se abre desde una aplicación de destino. En estos casos, puede convertirse solamente un archivo; por ello, sólo se necesita el panel de vista preliminar izquierdo junto con sus controles.
Sin asistente
Desde aquellos lugares de inicio en los que están predefinidos el archivo de entrada y el destino, puede evitar utilizar el Asistente y realizar una conversión directa utilizando la configuración existente. Consulte Iniciar el programa desde otros lugares.
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Conversión con Vista rápida

Seleccione Vista rápida en el menú Ver. Así, las conversiones se realizarán como procesos sencillos de 4 pasos y utilizarán la configuración existente para todo.
1. Abrir archivo:
Escoja uno o más archivos PDF/XPS o
arrástrelos y colóquelos en la ventana
Vista rápida.
2. Seleccione un modo de procesamiento:
Documento estándar, Jurídico, Hoja de cálculo o
Formulario.
3. Seleccione un destino: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Corel WordPerfect o formato de texto enriquecido.
Herramienta Modo
Herramienta Salida
4. Comience la conversión.
Herramienta Convertir todo
Durante la conversión, los botones se atenúan. Si la opción Ver resultados del panel Opciones de salida se encuentra seleccionada, el archivo convertido se verá en su programa de destino.
Desactive Vista rápida en el menú Ver para volver a Vista completa y así poder visualizar el resumen del procesamiento, inspeccionar y cambiar los parámetros o realizar vistas preliminares de las páginas. Si cierra el programa con Vista rápida activa, volverá a estar activa la próxima vez que lo ejecute.
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Conversión con Vista completa

Éste es el Asistente en Vista completa. Existen tres archivos de muestra cargados; se ve el formulario de muestra en el panel Vista preliminar de la izquierda.
Restablecer la vista preliminar
Abrir archivos
Panel de vista preliminar de la página actual del archivo seleccionado
Seleccionar el modo de conversión y el destino, y mostrar su configuración
Convertir todos los archivos enumerados
Convertir el archivo seleccionado
Este icono indica que la página tiene capas de texto.
Las páginas que no tienen capas de texto tienen este icono:
Eliminar los archivos de la lista
Lista de archivos cargados o convertidos. Los iconos muestran el estado de los archivos. Puede añadir archivos arrastrándolos y colocándolos.
Desplazar archivos hacia arriba o hacia abajo en la lista de archivos
Ver el archivo de origen o el resultante del elemento seleccionado
Utilice estos botones de navegación para ver una vista preliminar del PDF/XPS.
Aquí especifique un intervalo de páginas. De manera predeterminada, la conversión se realiza en todas las páginas.
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Iniciar el programa desde otros lugares

Para facilitar el acceso a los servicios del programa, PDF Converter 5 puede iniciarse desde distintas ubicaciones, según se describe en los siguientes procedimientos.
El menú Inicio de Windows
En Programas o Todos los programas, seleccione el Asistente de PDF Converter desde el grupo Nuance PDF Professional 5. Todas las conversiones que se hacen desde el menú Inicio utilizan el Asistente de PDF Converter. Le permite nombrar los archivos PDF de entrada y decidir qué tratamiento recibirán los archivos de salida. La visualización del archivo creado es opcional.
El botón Abrir PDF/XPS en la barra de herramientas de Microsoft Word
1. Utilice el botón Abrir PDF/XPS de la barra de herramientas de
Microsoft Word o el elemento Abrir PDF/XPS… en el menú Archivo de Word y se abrirá un cuadro de diálogo Abrir con la opción PDF/XPS seleccionada como tipo de archivo. En Word 2007, vaya a la ficha Nuance PDF o acceda al menú Archivo a través del botón Office.
2. Seleccione un solo archivo PDF o XPS; si es necesario, examine el equipo en
busca de ese archivo. Haga clic en Abrir.
3. El panel de vista preliminar del Asistente de PDF Converter muestra la
primera página del archivo de entrada. Si lo desea, vea las páginas restantes y establezca un intervalo de páginas.
4. Seleccione el modo de procesamiento con la herramienta Modo o en el menú
Opciones. Esto abre el panel de configuración en el modo escogido. Establezca los parámetros según lo desee.
5. Haga clic en la herramienta Salida o seleccione Documento de Word (el
único destino posible) en el menú Opciones para escoger las opciones de guardado, como guardar en formato Office 2007 o versiones anteriores.
6. Oprima para iniciar la conversión y ver un monitor de progreso.
El archivo resultante se abre en Microsoft Word, listo para ser modificado.
Nota: En las versiones de Office anteriores a 2007, si no ve el botón Abrir PDF/XPS en ninguna barra de herramientas, vaya a Ver > Barras de herramientas y seleccione Nuance PDF o abra el cuadro de diálogo Preferencias del Asistente de PDF Converter para permitir la integración con Microsoft Word, y luego reinicie Word.
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El cuadro de diálogo Abrir de Microsoft Word
1. Haga clic en Word en el botón para abrir archivos o vaya al menú
Archivo y haga clic en Abrir…
2. Seleccione la opción PDF (Portable Document Format) (*.pdf) o XPS en el
cuadro Tipo de archivo.
3. Seleccione el archivo PDF o XPS que desea convertir. Es posible seleccionar
más de un archivo, y así los archivos se convertirán uno tras otro.
4. Haga clic en Abrir. (En la imagen se muestran los pasos 2, 3 y 4.)
5. La conversión comenzará con o sin el Asistente de PDF Converter, tal como
se especifica en el cuadro de diálogo Configuración de PDF Converter 5.0, que se encuentra en el menú Herramientas de Word. En Word 2007, el botón Configuración de PDF en la ficha Nuance PDF muestra el cuadro de diálogo.
6. Si habilita el Asistente de PDF Converter, se mostrará una vista preliminar
del archivo PDF/XPS y podrá cambiar los parámetros de modo antes de comenzar la conversión. Por el contrario, si inhabilita el Asistente de PDF Converter, la conversión comenzará inmediatamente utilizando los parámetros existentes para el modo predefinido.
7. Los documentos convertidos y modificables se visualizan en Microsoft
Word.
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8. El archivo convertido se mostrará como si todavía fuera el archivo PDF o
XPS. Debe guardarlo como documento de Word utilizando el comando Guardar como…. Si utiliza Guardar o Cerrar sin guardar, perderá el documento convertido o el archivo PDF original. El programa le mostrará el siguiente mensaje de advertencia:
WordPerfect
Utilice el elemento Abrir PDF/XPS… en el menú Archivo de WordPerfect. Seleccione un solo archivo PDF y haga clic en Abrir. Vea las páginas en el Asistente de PDF Converter en la vista izquierda. Establezca un intervalo de páginas si así lo desea. Seleccione un modo (Documento estándar o Jurídico) y configúrelo. Establezca los parámetros de salida. Haga clic en el botón Convertir todo. El archivo resultante se abre en WordPerfect, listo para ser modificado.
Microsoft Excel
Utilice el botón Abrir PDF/XPS en la barra de herramientas de Microsoft Excel o el elemento Abrir PDF/XPS del menú Archivo. Para Excel 2007, consulte
el punto anterior sobre Word 2007. Seleccione un archivo PDF o XPS y haga clic en Abrir. Vea el archivo PDF en la vista izquierda del Asistente de PDF Converter. Establezca un intervalo de páginas si así lo desea. Haga clic en el botón Hoja de Cálculo (el único modo posible) para establecer las opciones de conversión (entre ellas unas sola hoja de cálculo por tabla o por página). Establezca los parámetros de salida. Haga clic en el botón Convertir todo. El archivo resultante se abre en Microsoft Excel, listo para ser modificado.
Microsoft Outlook
1. Seleccione un mensaje que tenga un archivo PDF adjunto. Los botones de
PDF Converter quedarán habilitados.
2. Haga clic en el botón de PDF Converter que está en la
barra de herramientas de Outlook o en la del mensaje. En Outlook 2007, utilice la ficha Nuance PDF en la ventana de mensajes.
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3. Si el mensaje tiene más de un archivo PDF o XPS adjunto, seleccione el que
desee convertir y haga clic en Aceptar.
4. En este momento puede elegir usar el Asistente de PDF Converter para
realizar la conversión o desbloquear el archivo PDF sin usar el Asistente. Si prefiere realizar la conversión automática, debe escoger el modo y el destino de forma inmediata.
Microsoft Internet Explorer
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el hipervínculo a un archivo
PDF o XPS.
2. Elija Abrir con Nuance PDF Converter 5.0.
3. El Asistente descargará el archivo y lo convertirá.
Explorador de Windows
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de un archivo o
icono de PDF o XPS en el Explorador de Windows o en un icono de PDF o XPS del escritorio.
2. Seleccione un método de conversión y la aplicación de destino en el menú de
acceso directo. Si decide usar el Asistente, a estas opciones las seleccionará en el panel Vista preliminar.

Modos de procesamiento y salidas

Escoja entre cuatro modos de procesamiento, según el contenido del archivo PDF/XPS que ha de convertirse, y el tipo de salida que desea.
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Estas son las opciones:
Modo Salida
Documento estándar
Jurídico Word, Word 2007
Hoja de cálculo Excel
Formularios Word, Word 2007
Word, Word 2007 PowerPoint 2007 WordPerfect, RTF
Word Perfect, RTF
Excel 2007
RTF
Cuando escoge un modo, su configuración se muestra en el panel izquierdo del Asistente. Los valores se guardan en forma separada para cada modo y comprenden las opciones de procesamiento de sólo imagen y de gráficos que son comunes a todos los modos. Cuando escoge una salida, su configuración se muestra en el panel izquierdo. Dicha configuración es la misma para todos los destinos y sólo un conjunto de valores se guarda para ser utilizado en todos los métodos de guardado. Cree archivos de salida a Word o Excel 2007 seleccionando de la casilla de verificación "Generar salida a Office 2007" en el panel de salida correspondiente. La salida a PowerPoint es siempre para Office 2007. Puede descargar un complemento de Microsoft a fin de utilizarla para Office 2003. Consulte la Ayuda en pantalla. A continuación resumimos las opciones que son exclusivas de cada modo.

Conversiones de documentos estándares

Especifique el tipo de diseño que ha de utilizar:
True Page
®
: Coloca todos los elementos en marcos o cuadros de texto.
Flujo de columnas: Utiliza marcos y cuadros de texto sólo cuando es
necesario, lo cual permite que el texto principal fluya de una columna a otra.

Conversiones de documentos jurídicos

Escoja si desea mantener o descartar las características propias de un documento jurídico:
Números de alegato: Generalmente aparecen en los márgenes izquierdos
para definir los números de línea.
Imágenes: Generalmente consisten en sellos, firmas o logotipos de
compañías.
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Conversiones de hojas de cálculo

Se puede utilizar este tipo de conversión para archivos PDF cuyo contenido íntegro o parcial sean tablas. Escoja lo que desea que se coloque en cada hoja de cálculo de Excel:
Por página: Cada página del archivo PDF ocupará una hoja de cálculo
separada. Esto ocurrirá incluso si el contenido de la página no tiene forma de tabla. Puede especificar un intervalo de páginas para excluir aquéllas que no sean necesarias.
Por tabla: Cada tabla detectada se convertirá y se colocará en una hoja de
cálculo separada. Todo contenido que no sea detectado como tabla se colocará en una hoja de cálculo aparte al final. Allí no aparecerán las tablas detectadas sino que serán reemplazadas por hipervínculos a las tablas de las hojas de cálculo correspondientes.
Al convertir documentos estándares, las tablas del archivo PDF se convierten en tablas en el archivo de salida.

Conversiones de formularios

Aquí se utiliza la tecnología Logical Form Recognition™ para detectar los elementos del formulario y convertirlos correctamente. Elija una de las siguientes opciones:
Sin controles de formulario: Se obtendrá un formulario con capacidad de
introducción de datos con elementos de formulario estático. Puede utilizar las herramientas de procesamiento de formularios en la aplicación de destino para modificar su diseño.
Crear controles de formulario: Se obtendrá un formulario modificable,
con capacidad de introducción de datos. Puede cambiar las etiquetas de campo y modificar el diseño del formulario.

Procesamiento de archivos mixtos

A menudo, el contenido de los archivos es mixto: texto continuo, tablas y formularios. Muchas veces es posible procesar estos archivos con la configuración Documento estándar y obtener buenos resultados. No obstante, para tener un control más preciso, puede utilizar intervalos de páginas para separar formularios y tablas y convertirlos por separado. Por ejemplo, para desbloquear de manera óptima un archivo con dos páginas de texto ilustrado seguidas de un página con una tabla donde usted necesita hacer cálculos y, a continuación, un formulario de tres páginas, conviene convertir las páginas 1 y 2 como documento estándar, la página 3 como hoja de cálculo y las páginas 4 a 6 como formulario.
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¿Cómo funcionan los archivos PDF?

Los archivos PDF muestran textos en forma correcta en cualquier lugar en donde se vean, ya que transportan con ellos la información tipográfica. Las fuentes del documento se incrustan en el archivo PDF y se las utiliza después de la distribución para reconstruirlo. El modo en que se muestran no depende de que los archivos de fuentes necesarios estén disponibles en la máquina en la que se los utiliza, como tampoco del idioma de su sistema operativo. Los documentos PDF presentan sus páginas como imágenes. Pueden llevar comentarios o anotaciones, pero la capacidad para cambiar el texto básico es limitada. La mayoría de los archivos PDF cuentan con capacidad de búsqueda debido a que tienen dos capas, una capa de imagen que se presenta en pantalla y una capa de texto que generalmente está detrás de la anterior y que puede hacerse coincidir con los caracteres mostrados en pantalla.
Capa mostrada
Capa de texto
Cuando el punto de inicio de un archivo PDF es un grupo de imágenes, o un proceso de digitalización, esta capa de texto no se presenta y se obtiene como resultado un archivo PDF de sólo imagen. Cuando el punto de inicio es un archivo modificable, se puede crear la capa de texto y el archivo PDF adquiere el nombre de "normal" o "con capacidad de búsqueda". Quien cree un PDF puede solicitar el uso de una contraseña para permitir el acceso a la capa de texto.

¿Cómo funciona PDF Converter?

PDF Converter tiene la capacidad de realizar un reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Este proceso consiste en extraer texto a partir de una imagen. No necesita utilizar la tecnología OCR para desbloquear archivos PDF o XPS con una capa de texto accesible; debe capturar el diseño de la página y acomodar el texto dado y los demás elementos de forma correcta en cada página del nuevo documento.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se usa generalmente solo para páginas de entrada que no presentan una capa de texto accesible o cuando se detecta una codificación no estándar de caracteres, pero puede necesitarlo para
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cualquier conversión en Opciones de procesamiento en el Asistente de PDF Converter.

Procesamiento de páginas de sólo imagen

Las páginas sin capas de texto representan un caso especial de conversión. Por lo tanto, deberá decidir cómo procesar estas páginas, es decir, si va a convertirlas con el motor integrado de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), transferirlas como imágenes al documento de destino u omitirlas. Usted puede especificar que se inspeccionen las primeras páginas (hasta 10) en los archivos que abra, o establecer que se detenga la conversión si no se detectan páginas con
®
capas de texto. Si tiene ScanSoft
OmniPage®, puede utilizarlo para lograr mayor
control del proceso de reconocimiento.

Idiomas compatibles

PDF Converter admite más de 100 idiomas, entre los que destacamos los siguientes: danés, neerlandés, inglés, finlandés, francés, alemán, italiano, noruego, polaco, portugués, español y sueco. El programa puede convertir documentos en varios idiomas. En la ayuda en pantalla encontrará una lista exhaustiva de todos los idiomas compatibles. Es importante una correcta elección del idioma para la conversión de páginas de sólo imagen y para el procesamiento de codificación no estándar.

Compatibilidad con archivos XPS

La compatibilidad con archivos XPS que proporcionan los miembros de la familia de productos PDF es la siguiente:
XPS a PDF
PDF a XPS
Desbloquear XPS (XPS a Word, etc.)
Professional Create! Converter
No
No No
No
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Estos dos últimos temas están relacionados con PDF Converter Professional.

Actualizaciones en Internet

Seleccione Actualizaciones automáticas en Internet en el menú Ayuda a fin de recibir información cuando se encuentre disponible una actualización del programa para cualquiera de los tres componentes. También puede obtener las últimas actualizaciones del programa directamente desde el menú Ayuda. Asegúrese de contar con acceso a Internet.

Desinstalación

1. Seleccione Agregar o quitar programas en el Panel de control. En Vista,
seleccione Programas y características en el Panel de control.
2. Seleccione Nuance PDF Professional 5.0.
3. Haga clic en Quitar para desinstalar el programa o en Cambiar para
repararlo automáticamente. Esto quita los tres componentes de PDF Converter Professional. Al comienzo de la desinstalación, se realiza un paso de desactivación, que le
permite reinstalar el programa en otro momento sin experimentar problemas de reactivación. Este paso requiere conexión a Internet.
spain.nuance.com
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