SCANSOFT PDF Converter Guide rapide 5 [fr]

Guide de référence rapide

Les captures d’écran présentées dans ce guide ont été réalisées sous Windows® XP. Leur apparence pourra être différente sous d’autres systèmes d’exploitation.

Pourquoi les fichiers PDF sont-ils si répandus ?

Le format PDF (Portable Document Format) est le format de référence pour l’échange de documents entre différents environnements et plates-formes informatiques. Imaginez : plus de 200 millions de PDF sont aujourd’hui disponibles sur Internet ! Le format PDF doit son incroyable succès à ses nombreux avantages, parmi lesquels :

• Intégrité : Les fichiers PDF ressemblent en tout point aux documents à partir

desquels ils ont été créés, et s’affichent exactement de la même façon, quels que soient la plate-forme, le système d’exploitation ou les paramètres locaux de l’ordinateur ou du périphérique sur lequel ils sont consultés.

• Compacité : Très souvent, la taille des fichiers PDF est bien inférieure à celle

des documents d’origine. Ils sont donc bien plus faciles à transférer.

• Sécurité : Les fichiers PDF peuvent être signés numériquement et protégés

par mot de passe afin d’empêcher toute édition non autorisée.

• Partage : Même si le contenu de base d’un document PDF ne peut pas être

modifié, il est possible d’y ajouter des commentaires et des annotations pour simplifier sa révision au sein d’une équipe de travail.

Que fait PDF Professional ?

Dével

oppé par Nuance Communications Inc., Nuance® PDF Converter Professional offre une solution complète pour la gestion des fichiers PDF. Ce logiciel permet d’ouvrir des fichiers PDF jusqu’à la version 1.7 à des fins d’affichage, d’édition, d’annotation, de compilation et de ré-assemblage. Il permet également de créer des fichiers PDF aux formats 1.3 à 1.7 (le format PDF/A étant aussi pris en charge), et de déverrouiller des fichiers PDF pour en exploiter les informations dans d’autres applications.

Ce logiciel professionnel intègre trois composants permettant de créer, éditer et déverrouiller des fichiers PDF. Ces composants sont installés et activés au cours de la même procédure.

Création de fichiers PDF

Nuance® PDF Create! 5 vous permet de générer des fichiers PDF à partir d’un très large éventail de fichiers. Après avoir installé PDF Create!, la boîte de dialogue Imprimer de vos applications autorisant l’impression présentera une nouvelle imprimante virtuelle, appelée ScanSoft PDF Create!.

L’Assistant PDF Create! vous permet de traiter en une seule opération une liste de plusieurs fichiers provenant d’applications différentes. Il vous permet également de générer des PDF à partir de fichiers XPS.

Les fichiers de cette liste peuvent être convertis sous la forme de documents PDF distincts, ou bien combinés, superposés ou assemblés au sein d’un seul et même

fichier PDF. Lorsque vous travaillez dans Microsoft

WordTM, Excel®, PowerPoint ou Outlook, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de création de fichiers PDF depuis votre document actuel. Lorsque vous lancez une conversion depuis Microsoft Word, les hyperliens et les commentaires de votre document peuvent être transférés vers le fichier PDF cible, dans lequel vous pouvez également générer des signets reflétant la structure du document d’origine. Les fichiers générés peuvent être protégés par mots de passe et inclure des filigranes imprimés en arrière-plan.

Édition de fichiers PDF

Grâce à son interface de consultation et de navigation claire et simple d’utilisation, Nuance PDF Converter Professional vous permet de bénéficier d’un contrôle total de vos fichiers PDF. Il vous permet d’éditer

vos documents, de les annoter et de les réviser, d’en définir le niveau de protection, de les signer numériquement, et bien plus encore ! Vous pourrez également compiler des PDF provenant de différentes sources et en réorganiser les pages comme bon vous semble. Le programme dispose d’un puissant système de gestion de contenu qui vous permet de créer des archives de documents et d’en indexer le contenu pour des recherches ultérieures. De plus, si vous utilisez la version Enterprise, vous pourrez accéder à différents systèmes de gestion documentaire, directement depuis l’application, afin d’y stocker ou d’y archiver vos documents PDF.

Exportation de fichiers PDF

Nuance® PDF Converter 5 vous permet de déverrouiller des fichiers PDF

et XPS et de les convertir en fichiers Microsoft

Excel

, Microsoft® PowerPoint®, Corel® WordPerfectTM et RTF. Il vous

permet également d’ouvrir des fichiers PDF directement depuis ces applications, en vue de leur édition et de leur enregistrement dans des formats de fichier différents. PDF Converter prend en charge les fichiers PDF (Portable Document Format) jusqu’à la version 1.7 incluse, Le programme propose quatre modes de conversion : Document standard, Document juridique, Formulaire et Feuille de calcul.

WordTM, Microsoft®

Installation et activation

PDF Converter Professional 5 détecte si des versions précédentes ou des composants du programme sont déjà installés sur votre ordinateur, et vous demande de confirmer leur suppression. Vous devez disposer de droits d’administrateur pour installer et activer le programme, ainsi que d’une connexion à Internet pour activer le programme.

1. Insérez le CD dans votre lecteur de CD-ROM.

Le programme d'installation doit démarrer automatiquement. Si tel n'est pas le cas, ouvrez l'Explorateur Microsoft

ROM. Double-cliquez ensuite sur le fichier AutoRun.exe. Sélectionnez une langue pour l’installation. L’Assistant InstallShield

Si vous avez téléchargé le programme depuis le site Web de Nuance, double-cliquez sur le fichier AutoRun.exe.

2. Licence et numéro de série.

Vous devez accepter l’accord de licence pour pouvoir continuer. Entrez le numéro de série du produit. Vous trouverez ce numéro sur la pochette du CD ou sur le site Web de Nuance (sur la page depuis laquelle vous avez téléchargé le produit). Les numéros de série ne contiennent jamais la lettre « O ». Veuillez toujours utiliser le « zéro ».

Veillez à conserver précieusement ce numéro. Vous en aurez besoin pour activer le logiciel et si vous devez le réinstaller.

Windows® et cliquez sur l’icône du lecteur de CD-

apparaît.

3. Emplacement et type d’installation.

Le programme d’installation propose un répertoire d’installation par défaut. Acceptez ce répertoire ou choisissez-en un autre. Choisissez de procéder à une installation complète ou personnalisée. Choisissez Personnalisée pour accepter ou refuser l’installation du composant permettant de déverrouiller le contenu de fichiers PDF. Choisissez également Personnalisée pour activer ou désactiver l’intégration de PDF Converter et de PDF Create! à d’autres programmes. Tous les programmes proposés dans le volet Intégration de PDF Converter Professional du programme d’installation sont activés par défaut. (Vous pourrez modifier ultérieurement ces paramètres d’intégration en sélectionnant le programme dans la fenêtre Ajout/

Suppression de programmes du Panneau de configuration, puis en cliquant sur Modifier, puis sur Réparer).

4. Cliquez sur Terminé.

L’enregistrement intervient à la fin de l’installation. Cliquez sur Enregistrement en ligne pour établir une connexion avec le site Web de Nuance. Vous pourrez dès lors

enregistrer votre logiciel en quelques minutes, à l’aide d’un formulaire électronique. Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Soumettre. Si vous ne souhaitez pas enregistrer immédiatement votre logiciel, vous pourrez vous connecter ultérieurement au site http://www.nuance.fr pour réaliser cette opération. Cliquez sur Support, puis sur Enregistrement de logiciels dans l’écran qui apparaît alors. Pour obtenir des informations sur l’utilisation de vos données d’enregistrement, consultez la politique de protection de la vie privée de Nuance.

Activez le logiciel.

Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de l’installation. Pour ce faire, vous devrez disposer d’une connexion à Internet. Si le numéro de série du logiciel est stocké au bon endroit et qu’il a été saisi correctement, aucune interaction n’est requise de votre part. Aucune information personnelle ne sera transmise. Si vous n’activez pas immédiatement le logiciel à la fin de l’installation, vous serez invité à le faire à chaque démarrage du programme. PDF Converter Professional place un filigrane spécifique à la version d’évaluation sur chaque page des PDF générés, tant que le programme n’a pas été activé. Si vous ignorez les cinq premières invites

d’activation, vous devrez activer chaque composant manuellement, ce qui vous demandera beaucoup plus de temps.

Vous ne serez autorisé à réinstaller le logiciel qu’un nombre limité de fois. Au-delà de ce nombre d’installations, vous devrez réactiver le logiciel. Notez que le processus de désinstallation inclut une phase de désactivation du programme. Vous devrez être en possession du numéro de série pour réinstaller le logiciel et disposer d’un accès à Internet pour le désactiver ou le réactiver. Si vous rencontrez des problèmes lors de l’enregistrement ou de l’activation du programme, consultez les conseils de dépannage (en anglais) disponibles dans la base de connaissances de Nuance, à l’adresse http://knowledgebase.nuance.com/

Remarque : Pensez à bien conserver les numéros de série de vos versions précédentes. Vous pourrez ainsi les réinstaller sur d’autres ordinateurs.

Pour obtenir de l'aide

Une version imprimée du présent guide est fournie avec le CD-ROM du programme Nuance PDF Professional. Ce guide est également disponible au format PDF, sur le CD-ROM et dans le dossier d’installation du programme. Vous pouvez également y accéder depuis l’onglet Àproposde. Si vous avez téléchargé le programme, nous vous recommandons de consulter ce document PDF, disponible depuis la page de téléchargement.

Nuance PDF Converter Professional possède un système d’aide en ligne complet au format HTML, accessible depuis le menu Aide du programme.

Appuyez sur la touche F1 pour accéder au système d’aide, qui s’ouvre en général à la rubrique décrivant la fenêtre actuellement affichée à l’écran. Certaines boîtes de dialogue disposent également d’un bouton Aide.

Vous trouverez sur le CD-ROM et dans le dossier du programme un fichier appelé Notes de version, contenant des informations de dernière minute sur le produit. Le site Web de Nuance fournit également des informations sur le programme et propose une base de connaissances régulièrement actualisée, ainsi que des forums utilisateur.

Remarque : Vous trouverez des informations sur la configuration système requise sur l’emballage du logiciel ainsi que dans le système d’aide en ligne.

Démarrage du programme

Choisissez Nuance PDF Professional 5 dans le menu Démarrer de Windows. Les commandes suivantes sont proposées :

Choisissez cette commande pour convertir des fichiers PDF en documents éditables.

Choisissez cette commande pour lancer le programme principal et éditer des fichiers PDF.

Choisissez cette commande pour générer des fichiers PDF à partir d’un ou de plusieurs documents source.

C r é a t i o n d e f i c h i e r s P D F

Création de fichiers PDF avec PDF Professional

Cliquez sur le bouton Nouveau PDF dans la barre d’outils principale de PDF Professional ou choisissez la commande Nouveau PDF dans le menu Fichier. Reportez-vous à l’illustration suivante. Vous pouvez créer un PDF vide ou choisir la commande À partir d’un fichier pour sélectionner un ou plusieurs fichiers dans la boîte de dialogue Ouvrir, ceux-ci pouvant provenir d’applications différentes. Les trois commandes suivantes affichent l’Assistant PDF Create!, vous donnant ainsi un contrôle total sur le processus de création. Vous pouvez également faire glisser des fichiers créés dans une application autorisant l’impression sur l’espace de travail de PDF Converter Professional. Dans ce cas, la méthode est la même qu’avec la commande À partir d'un fichier.

Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers et générer un PDF pour chaque document source, selon les paramètres définis dans la boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create!, accessible depuis la commande Imprimer du menu Fichier.

Cette commande permet de convertir le contenu du Presse-papiers actif en fichier PDF.

Ces commandes s’appliquent à l’ensemble de l’Assistant PDF Create!, où les paramètres de traitement sont définis par l’intermédiaire de profils.

Création de fichiers PDF depuis la boîte de dialogue Imprimer

Une fois le programme installé, la boîte de dialogue Imprimer de vos applications présentera une nouvelle imprimante, appelée ScanSoft PDF Create!. Ouvrez le fichier à partir duquel vous souhaitez générer un PDF, puis sélectionnez la commande Imprimer du menu Fichier. Sélectionnez ScanSoft PDF Create! comme nom d'imprimante. Définissez si nécessaire l’étendue des pages à traiter, ainsi que d’autres paramètres d’impression. Un seul fichier PDF sera créé, indépendamment du nombre de copies défini. Cliquez sur Propriétés pour vérifier ou modifier les paramètres de PDF Create!. Cliquez sur OK pour lancer la création du fichier. Par défaut, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Il vous est toutefois possible de définir des instructions d’enregistrement automatisé depuis l’onglet Réglages PDF de la boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create!.

Utilisation de l’Assistant PDF Create!

Cet assistant, accessible depuis le menu Démarrer de Windows, vous permet de définir une liste de fichiers à convertir. Ces fichiers peuvent avoir été créés dans des applications différentes. L’Assistant PDF Create! vous permet de combiner au sein d’un même fichier PDF tous les fichiers sélectionnés, dans l’ordre que vous avez spécifié, ou de créer autant de fichiers PDF distincts. Vous pouvez assembler plusieurs PDF au sein d’un « lot PDF ». Vous pouvez également choisir de superposer les fichiers lors de leur conversion. L’Assistant utilise des profils pour contrôler le processus de création des fichiers PDF. Ces profils mémorisent des paramètres optimisés pour différents types de sorties. Le programme est livré avec sept profils, mais vous pourrez en créer d’autres si vous le souhaitez. Vous trouverez la description de ces opérations dans l'aide en ligne.

Supprimer les fichiers

sélectionnés de la

liste.

Déposez des fichiers dans cette zone à l’aide de la souris, ou sélectionnez-les en cliquant sur le bouton Ajouter.

Déplacer les fichiers sélectionnés vers le haut ou vers le bas.

Mode de création*

Supprimer tous les fichiers de la liste.

Sélectionner un profil.

Cette zone affiche les paramètres d’enregistrement actuels.

Lancer la création PDF.

Modifier les paramètres de destination.

Modifier les réglages des profils.

* les autres modes de création sont les suivants :

• Combiner les fichiers en un seul PDF (dans l’ordre défini dans l’Assistant)

• Superposer les fichiers (selon les options définies)

• Assembler les fichiers comme des PDF, au sein d’un lot PDF (selon les options

définies)

Cliquez sur le bouton Profils... pour modifier les paramètres d’un profil, ou créer un nouveau profil à partir d’un profil existant.

1. Sélectionnez un profil ici

Sélectionnez le profil à utiliser comme modèle de base, cliquez ici pour définir le nom du nouveau profil, modifiez les réglages appropriés, puis cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau profil.

2. Effectuez vos sélections ici

Cliquez sur ce bouton pour supprimer le profil sélectionné (un avertissement sera affiché avant la suppression définitive).

3. Définissez ici les réglages correspondants

Cliquez sur ce bouton pour restaurer les réglages par défaut du profil sélectionné.

Cliquez ici pour accéder aux réglages de compression MRC, et de création de fichiers PDF avec recherches.

Reportez-vous à l’aide en ligne pour obtenir des informations sur la création de fichiers PDF balisés ou autorisant les recherches, et découvrir les avantages de la compression MRC. Cliquez sur OK pour appliquer le profil sélectionné, selon les réglages spécifiés. Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la création PDF dans l’Assistant. La boîte de dialogue Infos d’impression apparaît, affichant la liste des fichiers d’entrée et de sortie, ainsi que leur état de chargement ou de conversion. Une fois le processus de création terminé, cliquez deux fois sur le nom d’un fichier PDF pour l’afficher.

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