ScanSoft PaperPort User Manual 10.0 [es]
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Peabody, Massachusetts 01960, EE.UU. Impreso en los Estados Unidos de América e Irlanda.
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VISO IMPORTANTE
A
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ARCAS COMERCIALES Y CRÉDITOS
M
ScanSoft, PaperPort, ScanDirect, SET, FormTyper, DesktopDelivery, All-in-One Search,
OmniPage y Tr u e Pag e son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de ScanSoft,
Inc. o sus filiales en los Estados Unidos y en otros países.
®
Outside In
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9 Centennial Drive
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Guía de procedimientos iniciales de PaperPort 10
Número de pieza 50-F31G-10030
Agosto de 2004
C ONTENIDO
¡Bienvenido a PaperPort! 5
Instalación y activación de PaperPort 5
Registro 6
Aprendizaje de PaperPort 6
Soporte técnico 7
Novedades de PaperPort 10 8
Introducción a PaperPort 11
El escritorio de PaperPort 11
Elementos de PaperPort 12
El panel Carpetas 13
Miniaturas de elementos de PaperPort 13
Miniaturas de páginas de PaperPort 15
Escritorio con dos partes 16
La ventana Vista de página 17
Obtención de elementos 17
Digitalización y envío al escritorio de PaperPort. 18
Configuración del escáner con PaperPort 19
Impresión en PaperPort 19
Captura de páginas Web 20
Agregar carpetas de PaperPort 20
Uso de DesktopDelivery 21
Importación de fotografías desde una cámara fotográfica 21
Retocar imágenes 22
Herramientas SET (Scanner Enhancement Technology) 22
Modificar varias páginas 23
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort iii
Insertar anotaciones en páginas 24
Herramientas de anotación 24
Protección de elementos 25
Archivar elementos 26
Agregar criterios de búsqueda a los elementos 27
Buscar elementos 28
Buscar elementos por sus propiedades 28
Buscar palabras en un elemento 28
Agregar elementos al índice de All-in-One Search 29
Usar el panel All-in-One Search 29
Usar imagen de búsqueda de PDF 30
Programar tareas de indexación 30
Uso compartido de archivos 31
Enviar elementos a otros programas 32
Usar OmniPage con PaperPort 33
Personalizar la barra Enviar a 34
Modificar las opciones de Enviar a 34
iv Contenido
Convertir elementos 36
Convertir elementos a formatos de imagen 36
Convertir imagen en texto 36
Completar formularios digitalizados 37
Crear documentos PDF 38
Usar ScanDirect 39
Desinstalación de PaperPort 40
¡Bienvenido a PaperPort!
Bienvenido a la Guía de Procedimientos Iniciales de ScanSoft® PaperPort.
®
PaperPort
digitales organizados que cualquier persona en una oficina puede encontrar y
utilizar con rapidez. PaperPort trabaja con escáneres, impresoras multifunción y
copiadoras digitales en red para convertir documentos impresos en sus
equivalentes digitales. También le ayuda a administrarlos juntamente con todos
los demás documentos electrónicos mediante un cómodo sistema de archivado
muy fácil de utilizar.
Las miniaturas claras y de tamaño adecuado de elementos de PaperPort le
permiten organizar visualmente, recuperar y utilizar sus documentos
digitalizados, entre ellos archivos de Word, hojas de cálculo, archivos PDF e
incluso fotografías digitales. Las herramientas SET (Scanner Enhancement
Technology) de PaperPort garantizan que sus documentos digitalizados tengan
un aspecto óptimo, mientras que las herramientas de anotación le permiten
agregar comentarios y texto resaltado a cualquier imagen digitalizada.
Instalación y activación de PaperPort
le ofrece la manera más fácil de convertir papeles en documentos
Puede instalar PaperPort desde un CD o desde Internet.
El programa de instalación de PaperPort proporciona sencillas instrucciones paso
a paso. S
El usuario que realice la instalación o desinstalación debe tener derechos de
administrador en el equipo. Para activar o desactivar el software, debe contar con
acceso a Internet. Al finalizar la instalación, el programa le invitará a activar el
producto. Si el número de serie está en su lugar de almacenamiento y ha sido
introducido correctamente, no hará falta interacción por parte del usuario ni se
transmitirán datos personales.
Si no activa el producto durante la instalación, se le invitará a que lo haga cada
vez que abra el programa. PaperPort 10.0 podrá abrirse sólo cinco veces mientras
no esté activado.
iga las instrucciones en cada pantalla para instalar el software.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 5
Registro
El registro le permite aprovechar al máximo el servicio técnico de los productos
de ScanSoft y recibir notificaciones de actualizaciones de productos.
Cuando termine de instalar PaperPort, se le solicitará que lo registre a través de
Internet. Si desea actualizar su información de registro, puede dirigirse al sitio
Web de ScanSoft, Inc. en http://www.scansoft.com.
Aprendizaje de PaperPort
Esta guía es una introducción a PaperPort y le muestra cómo PaperPort puede
ayudarle a gestionar su información. Las fuentes adicionales de información que
le ayudarán en el aprendizaje de PaperPort incluyen la ayuda en pantalla, las
notas de la versión y el sitio Web de ScanSoft.
Uso de esta guía
Esta guía ha sido escrita bajo la premisa de que usted ya sabe cómo trabajar en el
entorno de Microsoft Windows. Consulte la documentación de Windows si
tiene dudas acerca de cómo usar los cuadros de diálogo, comandos de menú,
barras de desplazamiento, funciones de arrastrar y colocar, menús de acceso
directo, etc.
Uso de la Ayuda en pantalla
La Ayuda en pantalla de PaperPort incluye información completa sobre
características, configuración y procedimientos. Para consultarla, diríjase al menú
Ayuda de PaperPort.
En el menú Ayuda de PaperPort puede consultar soporte técnico adicional, por
ejemplo notas técnicas, preguntas frecuentes, actualizaciones de software y
mucho más.
Uso de las Notas de la versión
Las Notas de la versión de PaperPort proporcionan información importante sobre
esta versión de PaperPort. Este documento está incluido en el CD de instalación,
en el menú de Ayuda de PaperPort y en el escritorio de PaperPort, como
documento de muestra.
6 ¡Bienvenido a PaperPort!
Soporte técnico
ScanSoft ofrece opciones de soporte técnico tanto de cortesía como mediante el
pago de una cuota, ambas pensadas para satisfacer sus necesidades particulares.
Nuestros servicios ofrecen asistencia personal telefónica y por correo electrónico.
También ofrecemos 24 horas de acceso autónomo a nuestra Base de información.
Visite http://www.scansoft.com para obtener información sobre nuestra política
de soporte técnico, contactos de soporte técnico local y actualizaciones de
productos. Antes de comunicarse con ScanSoft, asegúrese de leer la
documentación del usuario y revisar las Notas de la versión.
Requisitos mínimos del sistema
Ordenador con procesador Intel® Pentium® o superior
®
Microsoft Windows
Windows 2000 SP4 o superior, Windows XP SP2 o superior
Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior
128 MB de memoria RAM (se recomiendan 256 MB)
150 MB de espacio libre en el disco duro para los archivos de la aplicación, más
5 MB de espacio de trabajo durante la instalación
5 MB para Microsoft Installer (MSI) si no estuviera instalado. (Forma parte del
sistema operativo de Windows Me, Windows 2000 y Windows XP)
98 (a partir de la segunda edición), Windows Me,
Monitor SVGA con 256 colores, pero de preferencia a color de 16 bits (se
describe como "color de alta densidad" en Windows 2000 y como "media" en
XP) y una resolución de 800 x 600 píxeles
Dispositivo señalador compatible con Windows
Unidad de CD-ROM para la instalación
Conexión a Internet (con Internet Explorer 5.5 o superior) para la activación y
actualización del producto
El rendimiento y la velocidad serán mayores si el procesador, memoria y espacio
disponible en el disco duro del ordenador superan los requisitos mínimos. Esto se
observa especialmente durante el procesamiento de archivos PDF y de imágenes a color
de gran tamaño.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 7
Novedades de PaperPort 10
PaperPort 10 incluye una gran cantidad de características nuevas importantes
para administrar documentos.
Miniaturas de página
Vea miniaturas correspondientes a elementos de múltiples páginas, tanto en la
Vista de escritorio como en el programa PageViewer. Obtenga un mejor
panorama general de sus documentos; busque, procese y reordene páginas
rápidamente.
Herramientas SET (Scanner Enhancement Technology)
Mejore los elementos de imágenes con el juego de herramientas SETTM, ahora
disponible directamente en el escritorio de PaperPort haciendo clic con el botón
derecho del mouse en cualquier archivo de imagen. Las herramientas de
anotación permiten insertar comentarios en elementos de imágenes.
Nuevo Asistente de escáner
Configure escáneres más fácilmente con PaperPort y disfrute de controles
mejorados y de una mayor flexibilidad para adquirir documentos de múltiples
páginas sin interacción del usuario.
Mejor capacidad de búsqueda
La nueva herramienta All-in-One SearchTM es más potente y precisa en
búsquedas tanto de texto completo como de palabras clave y otros tipos de
información de archivos.
Creación de PDF
Genere archivos PDF de sólo imágenes. Utilice el comando Duplicar como PDF
para elementos de imágenes, entre ellos archivos MAX. Imprima elementos de
texto en PDF desde PaperPort o desde cualquier otra aplicación con capacidad de
impresión instalada en el sistema. Se pueden realizar búsquedas de texto
completo dentro de estos archivos utilizando la herramienta All-in-One Search
de PaperPort.
8 ¡Bienvenido a PaperPort!
Mayor funcionalidad para formularios
La herramienta "Imprimir sólo campos" de FormTyperTM permite utilizar
PaperPort para llenar formularios preimpresos.
Menús de acceso directo ampliados
Disfrute de muchas más funciones cuando haga clic derecho en archivos o
carpetas.
Mayor flexibilidad para apilar y desapilar
PaperPort ahora brinda más opciones tanto para apilar elementos de escritorio de
distintos formatos como para desapilarlos.
Mejoras en las carpetas
Utilice el Administrador de carpetas para organizar la estructura de directorios de
PaperPort, disfrute de más funciones en los menús de acceso directo
correspondientes a carpetas y utilice el botón Atrás para recorrer rápida y
fácilmente todo el árbol de directorios.
Mayor integración con otros productos de ScanSoft
• Si en su sistema está instalado ScanSoft OmniPage
colaborará más estrechamente que nunca con este programa a fin de prestar
servicios de avanzada tanto para el reconocimiento de páginas mediante
OCR como para la creación de archivos PDF de alta calidad.
®
Pro, PaperPort
• Si en su sistema tiene instalado ScanSoft PDF Converter para Microsoft
Word, este programa aparecerá en la barra "Enviar a" y le permitirá
desbloquear archivos PDF y transformarlos en documentos modificables de
Word.
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 9
®
Las siguientes características avanzadas sólo están disponibles en PaperPort
Professional 10:
Escritorio con dos partes
Divida el escritorio de PaperPort en dos áreas de trabajo para facilitar las tareas de
comparación, traslado y copia de páginas entre documentos guardados en
diferentes destinos. Inserte marcas en las áreas de trabajo para volver a sus
destinos favoritos con un solo clic.
Creación de archivos PDF con todas las características
PaperPort trae la versión más reciente de ScanSoft PDF Create!, aplicación que
permite crear archivos PDF versión 1.5 más compactos y de mayor calidad. A los
archivos se les puede asignar capacidad de búsqueda y modificación. Cree
archivos PDF desde PaperPort o desde cualquier aplicación con capacidad de
impresión que esté instalada en el sistema. Podrá controlar con gran precisión
aspectos tales como la compresión, incrustación de fuentes, protección mediante
contraseña y marcas de agua, entre muchos otros. Se puede acceder al programa
desde el menú Inicio de Windows, el cuadro de diálogo de impresión de
PaperPort y el elemento Imprimir en PaperPort (PDF) del menú Archivo. El
programa tiene sus propios sistemas de ayuda.
Index Manager
Programe la indexación con texto completo de todos sus documentos para que
All-in-One Search se ejecute en segundo plano en los horarios que usted elija.
DesktopDelivery
Configure la supervisión de carpetas del sistema mediante DesktopDeliveryTM
para transferir automáticamente a carpetas de PaperPort tipos específicos de
archivos. Adquiera elementos adjuntos a mensajes de correo electrónico de
manera similar.
PaperPort también está disponible en versiones Special Edition para fabricantes
de escáneres y otros revendedores selectos. La gama de funciones de estas
versiones puede variar según los requisitos del proveedor.
10 ¡Bienvenido a PaperPort!
Barra de
comandos
Introducción a PaperPort
Esta sección presenta las distintas partes de PaperPort. Consulte la Ayuda de
PaperPort para obtener información detallada acerca de todos estos temas.
El escritorio de PaperPort
Cuando inicia el programa por primera vez, el escritorio de PaperPort se abre con
el panel Carpetas. Allí verá sus documentos y las herramientas que puede utilizar
para administrarlos. PaperPort le brinda todas las herramientas necesarias para
organizar, buscar y utilizar documentos e imágenes.
Escritorio
Carpetas
El panel de funciones puede mostrar:
• Carpetas (menú Ver)
• Miniaturas de páginas (menú Ver)
• Propiedades de elemento (menú Ver)
• Digitalizar u obtener fotografía (menú
Archivo)
• All-in-One Search (menú Herramientas)
Miniatura de
elemento de imagen
Guía de Procedimientos Iniciales de PaperPort 11
Acceso a
otras
páginas
Barra
Enviar a
Miniatura de
elemento de texto
Elementos de PaperPort
Los documentos y las fotografías que obtiene con PaperPort se denominan
elementos. Existen dos tipos de elementos: elementos de imagen y elementos
de texto.
Los elementos de imagen son documentos y fotografías digitalizados, entre otros,
en formato de imagen, como por ejemplo PDF, JPEG, TIFF o imagen de
PaperPort (.max).
Puede crear elementos de imagen a partir de documentos, fotografías, líneas u
otros elementos que digitalice, copie o coloque en el escritorio de PaperPort.
Los elementos de texto son documentos que contienen texto modificable, tales
como archivos de Word (.doc), HTML y Excel creados por medio de
aplicaciones de procesamiento de texto y programas afines.
Con PaperPort puede usar cualquier tipo de archivo PDF (Imagen de PDF,
Imagen de búsqueda de PDF y Texto y gráficos con formato PDF). PaperPort es
capaz de diferenciar un elemento PDF de sólo imágenes de uno sin imágenes.
Para mejorar la calidad de los elementos PDF de sólo imágenes, se pueden utilizar
las herramientas SET (Tecnología de Mejoramiento de Escáner).
Puede enviar un elemento rápidamente a otro programa sin abandonar el
programa PaperPort. Basta con arrastrar el elemento en cuestión al icono de
vínculo en la barra Enviar a, que está en la parte inferior del escritorio. PaperPort
admite una amplia variedad de programas, entre ellos aplicaciones de
procesamiento de texto, hojas de cálculo, fax, correo electrónico de Internet,
gráficos, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y servicios de Internet.
PaperPort incluye una carpeta llamada Mis documentos de PaperPort, donde
hay elementos modelo de algunos de los tipos de contenido que puede guardar en
el escritorio de PaperPort.
También puede usar PaperPort para ver elementos que no sean de PaperPort pero
que residan en su equipo. Sólo tiene que copiar o mover el archivo del
documento o la fotografía a la carpeta de PaperPort.
12 Introducción a PaperPort
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